Tổng quan tình hình nghiên cứu
Hiện nay, có nhiều nghiên cứu về công tác đánh giá hiệu quả công việc của người lao động thông qua các phương pháp khác nhau, bao gồm quản lý mục tiêu và chỉ số KPI Các công trình nghiên cứu trước đây cung cấp tư liệu tham khảo quan trọng cho tác giả trong việc xây dựng luận văn Trong số các nghiên cứu liên quan, tác giả đã sưu tầm và khảo cứu một số công trình tiêu biểu.
- Cuốn sách “Cẩm nang quản lý - Đánh giá năng lực nhân viên” của
Hoàng Ngọc Tuyến, Lê Ngọc Phương Anh, Công ty đào tạo kỹ năng chuyên nghiệp, NXB Tổng hợp Hồ Chí Minh;
- Cuốn sách “Nhu cầu, sự thỏa mãn của nhân viên và cam kết tổ chức” của Trần Kim Dung (2005), NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh ;
- Cuốn sách “Quản trị nguồn nhân lực”, của Nguyễn Vân Điềm - Nguyễn Ngọc Quân (2010), NXB Đại Học Kinh tế quốc dân;
- Luận văn thạc sĩ“Ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc ở
Công ty TNHH Thương mại Hà Việt” của Đỗ Hồng Yến (2014), Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội;
- Luận văn thạc sĩ“Hoàn thiện phương pháp đánh giá thực hiện công việc của giảng viên trường Đại học Lao động - Xã hội” Nguyễn Phương
Nhung (2010), trường Đại học Lao động - Xã hội;
- Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại Công ty
TNHH Thiên Hòa An” Trịnh Hồng Nhung (2015), Đại học Lao động - Xã hội;
Nghiên cứu này tập trung vào việc đánh giá hiệu quả công việc tại các đơn vị, dựa trên các hệ thống đánh giá và tiêu chuẩn cụ thể Tác giả sẽ phân tích tầm quan trọng của công tác đánh giá hiệu suất nhân viên và đề xuất giải pháp nhằm cải thiện quy trình đánh giá tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Bài viết này hệ thống hóa các cơ sở lý luận về đánh giá hiệu quả công việc và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng đánh giá tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô trong thời gian tới.
3.1 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu trên, luận văn giải quyết một số nhiệm vụ sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc
- Khảo sát thực trạng đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô trong thời gian vừa qua
- Đề xuất một số giải pháp cho đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô trong thời gian tới.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại Công ty TNHH Đầu tư
- Phạm vi không gian: Đề tài được nghiên cứu tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô
- Phạm vi thời gian: 5 năm từ 2010 đến 2015.
Mẫu khảo sát
Khảo sát 120 người tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô theo cơ cấu như sau: Nam: 81 người, Nữ: 39 người
- Phòng Tài chính kế toán: 12 người
- Phòng Dịch vụ khách hàng: 16 người
- Phòng Hành chính - Nhân sự : 7 người
- Phòng Xuất nhập khẩu: 6 người
Phòng Quản lý dự án có 6 nhân viên, trong đó mẫu khảo sát tập trung vào nhân viên kinh doanh Điều này được lý giải bởi hai nguyên nhân: nhân viên kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong nguồn nhân lực của Công ty và họ thường xuyên tương tác với nhiều đối tượng khác trong quá trình làm việc Sự tương tác này là yếu tố quan trọng trong việc nghiên cứu và đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô.
Câu hỏi nghiên cứu
Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô thời gian qua có những ưu điểm và hạn chế gì?
Để nâng cao chất lượng đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô, cần triển khai các giải pháp như: cải tiến quy trình đánh giá thông qua việc áp dụng công nghệ số, đào tạo nhân viên về kỹ năng đánh giá và phản hồi, thiết lập các tiêu chí đánh giá rõ ràng và minh bạch, cũng như khuyến khích văn hóa phản hồi tích cực trong tổ chức Những biện pháp này sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
Giả thuyết nghiên cứu
Mặc dù Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế trong việc đánh giá thực hiện công việc Cụ thể, thông tin phản hồi về kết quả đánh giá chưa được thực hiện tốt, và tính ứng dụng của công tác đánh giá vào thực tiễn còn hạn chế Dù các chỉ tiêu được đưa ra rất chi tiết và hợp lý, nhưng chúng thường mang tính áp đặt và thiếu sự thảo luận thống nhất, dẫn đến việc chưa xác định được mục tiêu hợp lý cho từng cá nhân.
Để nâng cao hiệu quả đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô trong thời gian tới, cần tập trung vào việc thảo luận và thống nhất các tiêu chuẩn đánh giá Bên cạnh đó, việc cải thiện thông tin phản hồi về kết quả đánh giá cũng là yếu tố quan trọng không thể thiếu.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu đề tài tôi đã sử dụng các phương pháp chính như sau:
Phương pháp phân tích - tổng hợp được áp dụng để đánh giá các luận điểm khoa học liên quan đến thực hiện công việc, nhằm hệ thống hóa thành cơ sở lý luận cho luận văn Các số liệu thu thập từ quan sát, điều tra qua bảng hỏi và phỏng vấn sâu sẽ được phân tích và tổng hợp, tạo thành những luận điểm và luận cứ vững chắc để chứng minh giả thuyết của luận văn.
Phương pháp quan sát tại Công ty cho phép đánh giá môi trường làm việc, cơ sở vật chất và điều kiện làm việc của người lao động Qua việc quan sát văn hóa và quan hệ lao động, có thể gián tiếp phản ánh mức độ hài lòng của nhân viên đối với quy trình đánh giá hiệu suất công việc mà Công ty áp dụng.
Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi được sử dụng để thu thập ý kiến từ nhân viên về công tác đánh giá thực hiện công việc hiện tại Qua việc lấy ý kiến phản hồi, chúng tôi đề xuất các giải pháp khoa học và phù hợp với nhân viên nhằm tăng tính khả thi và đồng thuận Kết quả khảo sát cho thấy nhân viên chưa hiểu rõ nội dung và ý nghĩa của đánh giá công việc, vì vậy chúng tôi sẽ đưa ra các giải pháp cụ thể về vấn đề truyền thông trong Công ty.
Dựa trên khảo sát và xử lý phiếu khảo sát, chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn ban lãnh đạo cùng các cán bộ trong Công ty Mục đích là làm rõ những vấn đề còn tồn tại và tìm hiểu mong muốn của lãnh đạo cũng như nhân viên về công tác đánh giá thực hiện công việc trong Công ty.
Tác giả đã thực hiện phỏng vấn sâu với 6 người, được chia thành ba nhóm: Nhóm 1 gồm 1 thành viên từ ban lãnh đạo công ty; Nhóm 2 bao gồm 2 cán bộ quản lý, gồm các trưởng nhóm và trưởng phòng; Nhóm 3 có 3 cán bộ nhân viên.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1 Đánh giá thực hiện công việc Chương 2 Thực trạng đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô
Chương 3 Một số giải pháp cho đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 13 1.1 Khái niệm và vai trò của đánh giá thực hiện công việc
Khái niệm đánh giá thực hiện công việc
Công việc bao gồm tất cả nhiệm vụ do một người lao động thực hiện hoặc các nhiệm vụ tương tự do nhiều người lao động thực hiện Đánh giá nhân viên, hay đánh giá hiệu quả làm việc, là quy trình chuẩn hóa nhằm thu thập thông tin từ các cấp quản lý về hành động và ứng xử chuyên môn của toàn bộ nhân sự.
Đánh giá thực hiện công việc là một phần quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực, đóng vai trò nền tảng cho các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo và phát triển, cũng như thù lao Sự thành công của công tác quản lý nguồn nhân lực phụ thuộc vào khả năng của tổ chức trong việc đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của nhân viên Dù có nhiều cách gọi khác nhau như đánh giá thành tích hay đánh giá nhân viên, đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là quá trình đánh giá hệ thống, chính thức về hiệu suất làm việc của người lao động so với các tiêu chuẩn đã được thiết lập và thảo luận với họ.
Nhận thấy khái niệm đánh giá thực hiện công việc có hai thuộc tính cơ bản đó là: Tính hệ thống và tính chính thức
Đánh giá hệ thống là quá trình liên tục, diễn ra theo chu kỳ, nhằm đánh giá toàn diện các khía cạnh công việc của nhân viên, bao gồm kết quả, phương pháp làm việc, phẩm chất và kỹ năng Điều này không chỉ tập trung vào mức độ hoàn thành công việc mà còn xem xét thái độ, tác phong, khả năng giải quyết vấn đề và sự sáng tạo của người lao động Đánh giá có vai trò quan trọng trong việc cung cấp cái nhìn sâu rộng cho các nhà quản lý, từ đó cải thiện mối quan hệ giữa tổ chức và nhân viên cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong doanh nghiệp.
Tính chính thức trong đánh giá thực hiện công việc được thể hiện qua việc công khai các văn bản quy định và nhận được sự chấp thuận từ tập thể người lao động Đánh giá này bao gồm các mục tiêu, tiêu chí, chu kỳ, phương pháp, người thực hiện và cách chấm điểm, cùng với các hình thức khen thưởng và kỷ luật Để đảm bảo tính minh bạch, cần có sự trao đổi giữa nhà quản lý và người lao động, tập trung vào việc thực hiện công việc thay vì năng lực hay phẩm chất cá nhân Kết quả đánh giá sẽ được so sánh với các tiêu chuẩn đã được thiết lập từ trước, giúp cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động về mức độ hoàn thành công việc Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình hệ thống và công khai, đo lường kết quả so với tiêu chuẩn đã đề ra, bao gồm các yếu tố cơ bản có liên quan mật thiết với nhau, nhằm đảm bảo tính công bằng và chính xác trong tổ chức.
Vai trò của đánh giá thực hiện công việc
Mọi tổ chức đều cần đánh giá thực hiện công việc, đây là hoạt động quản trị nhân lực quan trọng, góp phần lớn cho công tác quản lý của lãnh đạo Đánh giá có thể diễn ra một cách chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào mục đích cụ thể Các mục đích của việc đánh giá bao gồm việc nâng cao hiệu suất làm việc, phát triển nhân viên và cải thiện quy trình quản lý.
Đối với các nhà quản lý và lãnh đạo, việc đánh giá thực hiện công việc là công cụ quan trọng giúp đưa ra quyết định nhân sự chính xác Kết quả đánh giá không chỉ ảnh hưởng đến các vấn đề như tiền lương, thưởng, tuyển dụng, bố trí nhân lực hay sa thải, mà còn quyết định việc thăng chức hoặc xuống cấp cho nhân viên Thông tin phản hồi từ đánh giá giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về tâm tư và nguyện vọng của người lao động, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với mong muốn của họ.
Phát triển nguồn lao động thông qua đánh giá thực hiện công việc giúp người lao động nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc Kết quả đánh giá không chỉ tạo động lực cho người lao động mà còn cung cấp thông tin phản hồi quan trọng giữa họ và nhà quản lý Nhà quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác và kịp thời, đáp ứng nhu cầu của người lao động, trong khi người lao động điều chỉnh cách thức làm việc và thái độ để nâng cao năng suất và hoàn thành mục tiêu tổ chức.
Việc đánh giá đúng kết quả làm việc của người lao động có ý nghĩa rất lớn đối với cả nhà quản lý và người lao động
Kết quả đánh giá hiệu quả thực hiện công việc không chỉ giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhân sự mà còn đánh giá hiệu quả các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác như tuyển dụng, đào tạo và thăng tiến Việc sử dụng hệ thống đánh giá hợp lý và thông tin phản hồi chính xác sẽ tạo động lực cho người lao động, cải thiện tâm lý làm việc và phát triển đạo đức nghề nghiệp Đánh giá đúng năng lực sẽ đảm bảo quyền lợi cho người lao động, ảnh hưởng đến các chế độ thưởng, thăng tiến và đào tạo trong tương lai Ngược lại, nếu kết quả đánh giá sai lệch, dựa vào thâm niên hay ý kiến chủ quan, sẽ dẫn đến sự chán nản và thiếu động lực làm việc Do đó, một hệ thống đánh giá khách quan và chính xác là cần thiết để bảo vệ lợi ích của người lao động và khuyến khích họ phấn đấu hơn nữa.
Hệ thống đánh giá hiệu quả giúp người lao động cảm thấy công sức của họ được ghi nhận, từ đó khuyến khích họ có thái độ tích cực và nỗ lực trong công việc Khi mọi thành viên trong tổ chức đều duy trì thái độ làm việc tích cực, bầu không khí làm việc sẽ trở nên lành mạnh, thoải mái và hiệu quả hơn.
Đánh giá đúng kết quả làm việc của người lao động mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng cho cả cá nhân, nhà quản lý và tổ chức Khi được đánh giá công bằng, người lao động sẽ hăng say hơn trong công việc, tạo ra bầu không khí làm việc tích cực Điều này không chỉ giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu hiệu quả công tác mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
Quy trình đánh giá thực hiện công việc
1.2.1 Xác định mục tiêu và chu kỳ đánh giá thực hiện công việc 1.2.1.1 Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên được sử dụng cho nhiều mục tiêu khác nhau như:
Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với hiệu suất của các đồng nghiệp khác là rất quan trọng Điều này giúp nhân viên nhận thức rõ hơn về khả năng và hiệu quả làm việc của mình, từ đó thúc đẩy sự phát triển cá nhân và nâng cao chất lượng công việc.
Giúp nhân viên điều chỉnh và sửa chữa sai lầm trong quá trình làm việc là rất quan trọng Việc động viên nhân viên thông qua các điều khoản đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực và nâng cao hiệu suất.
- Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức …;
- Tăng cường hiệu quả của hoạch định nguồn nhân lực & tuyển chọn nhân viên
- Nâng cao sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về các cơ hội và hoạch định nghề nghiệp;
- Tăng cường quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới
Như vậy, ta có thể tóm tắt các mục tiêu của công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên vào 3 nhóm mục tiêu sau:
Mục tiêu hành chính trong đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên nhằm hỗ trợ ra quyết định nhân sự như tăng lương, đề bạt, sa thải, hoặc tạo cơ hội đào tạo và phát triển Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản trị cần sử dụng hệ thống đánh giá hiệu quả có khả năng phân biệt rõ ràng giữa các nhân viên.
Các mục tiêu phát triển ngày càng quan trọng, với việc xếp hạng hiệu quả được sử dụng để cung cấp thông tin ngược cho nhân viên về hiệu quả công việc của họ Thông tin này nhằm củng cố hành vi lao động, hướng dẫn và khuyến khích cải thiện thái độ và tác phong làm việc Để đạt được các mục tiêu phát triển, các nhà quản trị cần áp dụng hệ thống đánh giá hiệu quả cá nhân, cung cấp thông tin chi tiết về các mức độ khác nhau của hiệu quả công việc.
Mục tiêu điều hành trong quản lý nhân lực là phân loại hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng lực lượng lao động Điều này bao gồm việc đánh giá các hoạt động như tuyển chọn nhân viên, huấn luyện, phát triển và trả lương dựa trên hiệu quả công việc.
1.2.1.2 Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc
Chu kỳ đánh giá là thời gian giữa hai lần đánh giá, thường kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm Việc xác định chu kỳ này có thể ngắn hạn hoặc dài hạn, tùy thuộc vào đặc điểm công việc và mục tiêu quản lý của tổ chức Đánh giá hiệu suất nhân viên có thể được thực hiện theo thời gian, theo quản lý, hoặc theo từng dự án cụ thể.
Chu kỳ đánh giá nên được xác định một cách hợp lý, không quá dài để tránh thiếu chính xác và không đầy đủ thông tin, dẫn đến kết quả sai lệch Đồng thời, chu kỳ cũng không nên quá ngắn, vì có thể không phản ánh đầy đủ quá trình thực hiện công việc Các tổ chức cần thông tin quản lý và đánh giá kịp thời để đưa ra quyết định nhân sự hợp lý, từ đó tạo động lực cho người lao động.
1.2.2 Xây dựng tiêu chuẩn và tiêu chí đánh giá thực hiện công việc 1.2.2.1 Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
* Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá
Để thiết lập tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, người lãnh đạo cần phân tích công việc và xây dựng bản mô tả công việc rõ ràng Tiêu chuẩn đánh giá sẽ giúp đo lường mức độ thực hiện công việc, do đó việc nắm rõ công việc của nhân viên là điều kiện tiên quyết Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá cần phải khả thi và phù hợp với thực tế công việc để đạt được hiệu quả cao nhất.
Dựa vào bản mô tả công việc, lãnh đạo sẽ xác định mục tiêu và khối lượng công việc cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đề ra Cần đảm bảo sự thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên để tránh tình trạng áp đặt công việc vượt quá khả năng của nhân viên hoặc để nhân viên đăng ký mức độ hoàn thành thấp hơn khả năng của họ Qua việc phân tích công việc, lãnh đạo có thể xác định mức độ ưu tiên và quan trọng của từng nhiệm vụ, từ đó quyết định thang điểm đánh giá phù hợp.
- Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Phân tích công việc và bản mô tả công việc giúp lãnh đạo xác định các yêu cầu tiêu chuẩn cho nhân viên Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng là cơ sở tham khảo quan trọng cho việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất.
* Các yêu cầu đối với tiêu chuẩn đánh giá
Tiêu chuẩn đánh giá cần phải liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược của tổ chức để đảm bảo tính hiệu quả Việc này thể hiện rõ qua ví dụ về tiêu chuẩn “95% khiếu nại của khách hàng phải được giải quyết trong ngày”, nơi lãnh đạo tích hợp mục tiêu này vào tiêu chí đánh giá nhân viên chăm sóc khách hàng Các công ty như 3M và Buckman Laboratories đã xác định mục tiêu chiến lược là 25%-30% doanh thu từ sản phẩm phát triển trong 5 năm qua, từ đó chuyển hóa thành tiêu chuẩn đánh giá nhân viên Tương tự, General Motors và Whirlpool cũng thiết lập các mục tiêu về chi phí, chất lượng và tốc độ, đồng thời phát triển các thang đo để đánh giá hiệu suất nhân viên trên toàn cầu.
Tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất cần đảm bảo tính bao quát và không khiếm khuyết, tức là phải phản ánh đầy đủ các nhiệm vụ của nhân viên Nếu tiêu chí đánh giá chỉ tập trung vào một khía cạnh như doanh thu bán hàng, trong khi bỏ qua những yếu tố quan trọng khác như chăm sóc khách hàng, thì hệ thống đánh giá sẽ không đạt yêu cầu về tính toàn diện.
Tiêu chuẩn không bị đồng nhất trong việc đánh giá hiệu suất công việc có thể dẫn đến những sai lệch trong nhận định Các yếu tố bên ngoài, ngoài tầm kiểm soát của nhân viên, có thể ảnh hưởng đến kết quả công việc của họ Ví dụ, việc so sánh hiệu suất của công nhân sản xuất không nên dựa vào việc họ sử dụng thiết bị máy móc mới hơn, và sự đánh giá nhân viên bán dịch vụ du lịch cũng không thể đồng nhất do sự khác biệt về tiềm năng thương mại ở các khu vực khác nhau.
Tiêu chuẩn đánh giá cần phải rõ ràng, có cơ sở và đáng tin cậy, với độ tin cậy phản ánh mức độ ổn định và nhất quán của tiêu chuẩn Độ tin cậy có thể được đo lường thông qua mối tương quan giữa hai bộ tiêu chuẩn bình chọn từ một hoặc hai người bình chọn khác nhau Ví dụ, khi hai lãnh đạo bình chọn cho cùng một cá nhân để đánh giá mức độ phù hợp cho việc đề bạt, việc so sánh kết quả bình chọn của họ sẽ giúp xác định mức độ tin cậy giữa những người bình chọn.
Các nhân tố ảnh hưởng đến đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc ngoài các tiêu chí của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào đánh giá từ các cấp quản lý và sự tương tác giữa nhân viên Tuy nhiên, quá trình này gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của nhiều nhân tố Hai nhân tố chính có thể xem xét là: sự khách quan trong đánh giá và mối quan hệ giữa các nhân viên.
Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng đánh giá là sự không phù hợp của hệ thống tiêu chí với tính chất công việc từng vị trí, cũng như việc các tiêu chí chưa đầy đủ và thuyết phục Điều này đặc biệt rõ ràng ở các doanh nghiệp Việt Nam, nơi mà nhiều công ty chưa áp dụng các tiêu chuẩn phần mềm quốc tế Trong khi các nước phát triển đã sử dụng KPI và BSC để đánh giá hiệu suất nhân viên từ những năm 1980, thì Việt Nam chỉ mới bắt đầu thảo luận và áp dụng trong khoảng 10 năm qua, với một số doanh nghiệp đã thành công.
Một yếu tố cần xem xét là mặc dù hệ thống tiêu chí đánh giá rất chi tiết và đầy đủ, nhưng khi áp dụng vào một tổ chức cụ thể, nó có thể không phù hợp và thiếu tính ứng dụng thực tiễn Điều này thường xảy ra ở các doanh nghiệp quan tâm đến việc đánh giá hiệu quả công việc và xây dựng hệ thống đánh giá hiện đại theo xu hướng toàn cầu, nhưng lại không đáp ứng đủ tiêu chuẩn nội tại để áp dụng, dẫn đến việc triển khai không hiệu quả và không phù hợp với thực tế.
Việc đánh giá hiệu suất dựa trên tiêu chí định lượng và định tính có thể gặp khó khăn khi cấp quản lý thiếu năng lực hoặc thiên vị, dẫn đến chất lượng đánh giá không đạt yêu cầu Hơn nữa, khi nhân viên tự đánh giá bản thân, họ có thể có xu hướng nâng cao giá trị của mình so với những đóng góp thực tế cho tổ chức.
Đánh giá thực hiện công việc là một yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp khen thưởng, động viên và kỷ luật nhân viên, đồng thời đảm bảo sự công bằng trong việc trả lương Việc đánh giá chính xác năng lực nhân viên không chỉ giúp lãnh đạo phân công công việc phù hợp mà còn là động lực thúc đẩy nhân viên phát triển Kỹ năng đánh giá nhân viên được coi là một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý nhân sự, song nó lại rất cần thiết để thực hiện các chiến lược và đạt được mục tiêu doanh nghiệp Khi doanh nghiệp đánh giá đúng người, họ có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc Do đó, các nhà quản trị cần xem xét các yếu tố như văn hóa tổ chức, cấu trúc công ty và khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên để áp dụng các phương pháp đánh giá phù hợp, đồng thời tránh ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý nhân viên.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƢ HÀ ĐÔ
2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Đầu tƣ Hà Đô
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô, thành lập năm 2005 tại Hà Nội, đã không ngừng đổi mới và cải tiến sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Để phù hợp với xu thế phát triển và hội nhập, công ty đã mở rộng lĩnh vực kinh doanh và áp dụng mô hình quản lý năng động, tối ưu hóa nguồn tài chính nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty Hà Đô tập trung vào việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao, với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và phong cách phục vụ chuyên nghiệp, tạo nên nền tảng cho sự thành công Công ty liên tục đổi mới công nghệ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu người tiêu dùng và nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập Hà Đô cũng xây dựng chuỗi giá trị độc đáo bao gồm văn hóa, nhân lực, quản trị quan hệ khách hàng, nghiên cứu phát triển, và hợp tác với nhà cung cấp Thành công hiện tại của công ty là nhờ vào phương thức quản lý hiện đại, đội ngũ cán bộ năng động, thiết bị tiên tiến và nền tảng tài chính vững mạnh.
Chiến lược phát triển và một số mục tiêu từ nay đến năm 2020
- Doanh thu tăng trưởng bình quân: 25% năm
- Lợi nhuận tăng trưởng bình quân: 30% năm
Công ty TNHH Đầu Tư Hà Đô cam kết phát triển mạnh mẽ với đội ngũ nhân viên và lãnh đạo quyết tâm xây dựng tổ chức kinh tế vững mạnh Chúng tôi tập trung vào việc thiết lập quan hệ bền chặt và thúc đẩy hợp tác đa phương, mang lại lợi ích cho tất cả các bên tham gia Sự gắn kết quyền lợi của mọi người vào sự nghiệp chung sẽ tạo nên sức mạnh tập thể.
Kể từ khi thành lập, Hà Đô đã ghi nhận những thành tựu ấn tượng, phát triển mạnh mẽ và cải thiện đời sống nhân viên Công ty nhận được sự tin tưởng từ khách hàng và sự quý mến từ đối tác Những thành công này có được nhờ vào việc duy trì những cam kết quan trọng của mình.
- Tích cực tham gia đóng góp cho sự nghiệp “Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa” đất nước
- Hợp tác lâu dài và hỗ trợ khách hàng bằng việc thực hiện dịch vụ kỹ thuật và tư vấn kỹ thuật chất lượng cao, trung thực, tận tâm
- Mở rộng hợp tác với các đối tác trên cơ sở hợp tác chân thành, cùng có lợi để đem đến cho hách hàng những sản phẩm tốt nhất
Giá trị cốt lõi của Hà Đô là niềm tin vào nỗ lực và tinh thần làm chủ doanh nghiệp của từng thành viên Sự phát triển của công ty được thúc đẩy bởi đội ngũ tri thức trẻ, chuyên môn cao, năng động và sáng tạo, sẵn sàng chấp nhận thử thách để hoàn thành nhiệm vụ Tại Hà Đô, phương châm "Lợi ích của khách hàng là sự sống còn của Hà Đô" luôn được đặt lên hàng đầu.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Bảng 2.1 Mô hình tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô
Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô áp dụng mô hình tổ chức bộ máy theo hình thức trực tuyến chức năng, bao gồm các phòng và ban cụ thể.
Phó giám đốc phụ trách KD
Phó giám đốc phụ trách Tài chính
Phòng Dịch vụ khách hàng
Tổng giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm thông qua định hướng phát triển và quyết định các phương án sản xuất kinh doanh Ngoài ra, Tổng giám đốc có quyền sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Ban lãnh đạo, cũng như quyết định tổ chức lại hoặc giải thể Công ty, cùng với các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ Công ty.
* Phó giám đốc kinh doanh:
Chức năng và nhiệm vụ:
- Tham gia điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
- Xây dựng và trình giám đốc phê duyệt kế hoạch kinh doanh hàng năm; các quy chế điều hành quản lý Công ty
- Tiếp thị tìm kiếm các nguồn hàng
- Quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực kinh doanh của Công ty + Cấp báo cáo: Giám đốc công ty
- Uỷ quyền khi vắng mặt: Các trưởng phòng ban, bộ phận liên quan
* Phó giám đốc Tài chính:
Chức năng và nhiệm vụ:
- Tham gia điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Tham gia xây dựng và trình giám đốc phê duyệt các quy chế quản lý của Công ty, bao gồm quy chế tài chính, lao động và tiền lương, cùng với quy chế sử dụng lao động Đồng thời, kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức của Công ty.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định
- Tham mưu cho Giám đốc về việc bảo toàn và sử dụng nguồn vốn
- Quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực Tài chính, Xuất nhập khẩu, Hành chính nhân sự của Công ty
+ Cấp báo cáo: Giám đốc Công ty
- Uỷ quyền khi vắng mặt: Các trưởng phòng ban, bộ phận liên quan
* Phòng Tổ chức - Hành chính:
Tham mưu cho ban giám đốc trong việc củng cố và kiện toàn bộ máy tổ chức của Công ty; thực hiện quản trị và phát triển nguồn nhân lực; xây dựng kế hoạch tuyển dụng, quản lý nhân sự, giải quyết chế độ và chính sách cho người lao động; đồng thời tổ chức công tác văn thư, lưu trữ và quản trị hành chính văn phòng.
- Lập kế hoạch nhân sự hàng năm; Lập kế hoạch đào tạo, nâng bậc, tuyển dụng; Lập các báo cáo liên quan đến tổ chức, nhân sự
Lập và duy trì hồ sơ cán bộ nhân viên trong công ty là một nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần theo dõi, cập nhật và phổ biến các văn bản pháp quy cùng hướng dẫn liên quan đến tổ chức và nhân sự để đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả trong quản lý nguồn nhân lực.
Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại Công ty TNHH Đầu tƣ Hà Đô
Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng trong các tổ chức, nhưng cũng là một quá trình phức tạp chịu ảnh hưởng từ sự đánh giá chủ quan Nhận thức được tầm quan trọng này, Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô đã xây dựng một hệ thống đánh giá chung cho toàn công ty, qua đó được sửa đổi nhiều lần để phù hợp hơn với tình hình thực hiện công việc hiện tại của nhân viên.
Hiện nay, Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô chưa thực hiện công tác đánh giá hiệu quả công việc hàng quý cho nhân viên Một hạn chế lớn là công ty chưa xây dựng hệ thống KPI và BSC, điều này ảnh hưởng đến việc hoàn thiện quy trình đánh giá và đạt được mục tiêu phát triển chiến lược lâu dài Tình trạng này có thể được nhận thấy qua một số nội dung chính trong công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc tại công ty.
2.2.1 Mục đích và chu kỳ đánh giá thực hiện công việc
Mục đích đánh giá thực hiện công việc:
Mục đích chính của công tác đánh giá trong quản lý và lãnh đạo là xác định kết quả để làm cơ sở cho việc xét khen thưởng cuối năm, với Ban lãnh đạo dựa vào kết quả đánh giá của từng nhân viên để xác định mức thưởng tương ứng Ngoài ra, kết quả đánh giá còn được sử dụng cho quản trị nhân sự, bao gồm phát triển, đào tạo và tuyển dụng nhân sự Dựa trên kết quả đánh giá và nguyện vọng của nhân viên, Ban lãnh đạo sẽ xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự và chương trình đào tạo phù hợp, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên và nâng cao năng suất lao động Tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô, mặc dù không tổ chức đào tạo quy mô lớn, kết quả đánh giá vẫn được sử dụng để các bộ phận lập kế hoạch công việc và phân công nhiệm vụ, giúp đồng nghiệp hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc.
Thông qua việc trao đổi trực tiếp và thẳng thắn giữa nhân viên và người quản lý, nhân viên có thể nhận diện rõ ràng những điểm mạnh và điểm hạn chế của bản thân, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc Trong quá trình này, nhân viên cũng có cơ hội chia sẻ những khó khăn và vướng mắc trong công việc để nhận được sự hỗ trợ từ lãnh đạo, giúp khắc phục những thiếu sót Đặc biệt, việc thảo luận về kế hoạch phát triển dài hạn và mục tiêu công việc tương lai sẽ giúp nhân viên định hướng rõ ràng hơn Dựa trên kỹ năng và năng lực hiện tại, người lãnh đạo có thể hướng dẫn nhân viên tìm ra những phương thức hiệu quả để đạt được các mục tiêu đề ra.
Mặc dù công ty đã nhận thức rõ về mục đích của việc đánh giá thực hiện công việc, nhưng vẫn còn một số mục tiêu quan trọng chưa được thực hiện trong quá trình này.
Kết quả đánh giá công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xét thưởng cuối năm và tăng lương, vì vậy sự công bằng và chính xác trong quá trình này là rất quan trọng Mặc dù công ty đã áp dụng chính sách kết nối lương và thưởng với kết quả đánh giá, nhưng chính sách lương vẫn còn thiếu sự rõ ràng.
Hiện tượng áp dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc chưa chính xác đã ảnh hưởng đến công tác khen thưởng và tăng lương cuối năm Đối thoại trong quá trình đánh giá chưa tạo được sự đồng thuận cao, dẫn đến việc hiểu biết lẫn nhau trong công việc chưa được cải thiện Hơn nữa, việc kết nối mục tiêu cá nhân của người lao động với mục tiêu chung của Công ty vẫn chưa hiệu quả, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và định hướng phát triển của nhân viên.
Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc: Công ty tiến hành công tác đánh giá thực hiện công việc định kỳ vào tháng 12 hàng năm
2.2.2 Tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc 2.2.2.1 Tiêu chí đánh giá thực hiện công việc
Qua phiếu đánh giá quá trình thực hiện công việc tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô (phụ lục số 2), có thể nhận thấy những tiêu chí chính trong đánh giá hiệu quả công việc tại đây.
Việc xếp loại cán bộ dựa trên 10 tiêu chí chính như sau với thang điểm tối đa cho mỗi tiêu chí là 5
- Tiêu chí 1: Kiến thức về chuyên môn, công việc;
- Tiêu chí 2: Sự sáng tạo, sáng kiến, cải tiến dịch vụ
- Tiêu chí 3: Khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định;
- Tiêu chí 4: Kỹ năng làm việc theo nhóm và mở rộng công việc;
- Tiêu chí 5: Lập kế hoạch công việc và làm báo cáo công việc với cấp trên;
Tiêu chí 6 đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao, bao gồm chất lượng và số lượng công việc hoàn thành Điều này liên quan đến việc đạt được các chỉ tiêu và kế hoạch kinh doanh mà nhân viên kinh doanh và bán hàng phải thực hiện.
- Tiêu chí 7: Khả năng chịu được áp lực công việc, làm việc độc lập và sự linh hoạt trong công việc;
- Tiêu chí 8: Kỹ năng giao tiếp và mở rộng các mỗi quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác;
- Tiêu chí 9: Tinh thần học hỏi và cầu tiến;
- Tiêu chí 10: Tuân thủ nội quy, quy định của Công ty
Bảng 2.4: Bảng tiêu chí đánh giá thực hiện công việc
1 Kiến thức về chuyên môn, công việc điểm 2 Sự sáng tạo, sáng kiến, cải tiến dịch vụ điểm
3 Khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định
4 Kỹ năng làm việc theo nhóm và mở rộng công việc
5 Lập kế hoạch công việc và làm báo cáo công việc với cấp trên
6 Mức độ hoàn thành công việc được giao (Chất lượng, số lượng công việc hoàn thành bao gồm: chỉ tiêu, kế hoạch kinh doanh được giao đối với nhân viên kinh doanh, bán hàng)
7 Khả năng chịu được áp lực công việc, làm việc độc lập và sự linh hoạt trong công việc
8 Kỹ năng giao tiếp và mở rộng các mỗi quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác
9 Tinh thần học hỏi và cầu tiến điểm 10 Tuân thủ nội quy, quy định của Công ty điểm
Cán bộ nhân viên tự đánh giá khả năng và năng lực làm việc của mình dựa trên thang điểm từ 1 đến 6 Cụ thể, mức 1 đến 2 điểm được coi là yếu, tương ứng với việc không hoàn thành nhiệm vụ; mức 3 đến 4 điểm là trung bình, tức là cần phải hoàn thành nhiệm vụ; và mức 5 đến 6 điểm thể hiện sự khá, cho thấy nhiệm vụ đã được hoàn thành.
Mức 7 đến 8 điểm: Tốt = Hoàn thành tốt nhiệm vụ; Mức 9 đến 10 điểm: Xuất sắc = Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ)
Công ty TNHH Đầu Tư Hà Đô đã thiết lập các tiêu chí đánh giá công việc một cách chi tiết, yêu cầu sự nỗ lực từ mỗi cá nhân để đạt điểm tối đa Tuy nhiên, công ty chưa quy định tiêu chí cụ thể cho từng vị trí công việc như nhân viên kế toán, nhân viên kinh doanh, hay nhân viên dịch vụ khách hàng, dẫn đến việc đánh giá hiệu quả chưa cao do sự khác biệt trong đặc thù công việc.
2.2.2.2 Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Dựa trên các tiêu chí đánh giá, sau khi chấm điểm xong cán bộ nhân viên sẽ được xếp loại căn cứ theo các tiêu chuẩn sau
Bảng 2.5: Tiêu chuẩn xếp loại đối với nhân viên Điểm/
Mức xếp loại Điểm đánh giá
Khối lƣợng công việc hoàn thành và thời gian công tác
Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
- Hoàn thành 100% khối lượng công việc được giao và vượt chỉ tiêu trên 10% so với kế hoạch, hiệu quả đạt từ mức theo yêu cầu trở lên
- Đủ thời gian của kỳ đánh giá
- Riêng đối với cán bộ nữ nghỉ thai sản: Thời gian nghỉ theo chế độ là
6 tháng, do vậy không trong diện bình xét ở mức hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
- Không bị xử lý kỷ luật
- Đạt loại khá trở lên các khóa đào tạo, bồi dưỡng Nếu có tham gia trong kỳ
Hoàn thành tốt nhiệm vụ
- Hoàn thành 100% khối lượng công việc được giao đảm bảo chỉ tiêu so với kế hoạch và hiệu quả đạt từ mức theo yêu cầu trở lên
- Có đủ thời gian của kỳ đánh giá
Cán bộ nữ nghỉ thai sản có thời gian nghỉ theo chế độ là 6 tháng, do đó họ không nằm trong diện bình xét hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Không bị xử lý kỷ luật
- Hoàn thành 100% khối lượng công việc được giao
- Có thời gian công tác thực tế tối thiểu 2/3 kỳ đánh giá
- Riêng đối với cán bộ nữ nghỉ thai sản: Thời gian nghỉ theo chế độ là
6 tháng, do vậy trong diện bình xét mức hoàn thành nhiệm vụ
Cần phải hoàn thành nhiệm vụ
- Hoàn thành 75% khối lượng công việc được giao
- Có thời gian công tác thực tế tối thiểu 2/3 kỳ đánh giá
- Riêng đối với cán bộ nữ nghỉ thai sản: Thời gian nghỉ theo chế độ là
6 tháng, do vậy trong diện bình xét mức hoàn thành nhiệm vụ
Không bị xử lý kỷ luật
Không hoàn thành nhiệm vụ
- Hoàn thành dưới mức 75% khối lượng công việc được giao
- Cán bộ không đáp ứng được các điều kiện trên
Công ty TNHH Đầu Tư Hà Đô đã xây dựng các tiêu chí đánh giá chi tiết, phản ánh rõ ràng yêu cầu công việc và phân tích từng cá nhân Điều này cho thấy sự chú trọng của Công ty vào con người, khuyến khích sự sáng tạo và gắn bó lâu dài của nhân viên Các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể giúp tạo ra sự công bằng trong quy trình đánh giá, đồng thời thúc đẩy nhân viên hoàn thành tốt công việc và yêu thích công việc của mình.
2.2.3 Phương pháp đánh giá thực hiện công việc
Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô hiện đang áp dụng phương pháp đánh giá bằng bảng điểm kết hợp với quản trị theo mục tiêu (MBO) và các phương pháp khác như thang đo hành vi để đánh giá kết quả công việc của nhân viên Phương pháp này đơn giản và phổ biến, dựa trên việc liệt kê các tiêu chí như chất lượng và số lượng công việc, sắp xếp theo thứ tự từ kém đến xuất sắc Việc kết hợp linh hoạt các phương pháp đánh giá đã giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về kết quả công việc của mình Công ty đã quy hoạch và tạo biểu mẫu báo cáo dễ hiểu, dễ thực hiện, mặc dù còn một số lỗi nhỏ nhưng nếu được chú ý khắc phục, hiệu quả đánh giá sẽ được nâng cao Tổng thể, phương pháp đánh giá của Công ty đáp ứng tương đối tốt các mục tiêu đề ra.
2.2.4 Hình thức và quy trình đánh giá kết quả công việc 2.2.4.1 Hình thức đánh giá kết quả công việc
Nhận xét chung về công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại Công ty TNHH Đầu tƣ Hà Đô
Phân tích thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Đầu Tư Hà Đô cho thấy một số vấn đề chính cần được chú ý.
Ban lãnh đạo Công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của việc đánh giá hiệu quả công việc, điều này được thể hiện qua phiếu đánh giá mà Công ty áp dụng và trong quá trình nghiên cứu, làm việc của tác giả tại đây.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc được sử dụng để đào tạo nâng cao trình độ, xem xét nâng lương và khen thưởng định kỳ Đây là công cụ hỗ trợ quản trị điều hành, giúp lãnh đạo đánh giá và giám sát tốt hơn việc triển khai nhiệm vụ cá nhân và tập thể Qua đó, công tác này khuyến khích cá nhân và tập thể tăng tính chủ động, nâng cao năng suất lao động và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên cần đảm bảo tính nhất quán và công bằng Bản đánh giá chi tiết và rõ ràng với các chỉ tiêu định lượng cụ thể theo kế hoạch giao giúp dễ dàng trong việc chấm điểm.
- Bốn là các tiêu chí, tiêu chuẩn đưa ra chi tiết, cụ thể, và khá hợp lý, thang điểm rõ ràng
Đánh giá hiệu quả công việc hàng năm là quy trình quan trọng để xác định mức độ đóng góp của nhân viên trong hoạt động quản lý của Công ty, từ đó giúp cải thiện hiệu suất làm việc và phát triển nguồn nhân lực.
Việc giao chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh cụ thể cho từng công việc đã giúp nhân viên tự tin và sáng tạo hơn trong việc tìm ra các phương pháp hoàn thành mục tiêu Quá trình này không chỉ thúc đẩy hiệu suất làm việc mà còn là cơ hội để nhân viên thích ứng và tôi luyện bản thân trong quá trình phát triển cá nhân.
Sau khi kết thúc quá trình đánh giá, việc phản hồi thông tin về kết quả đánh giá đối với nhân viên là rất quan trọng Trưởng bộ phận sẽ tổ chức các buổi gặp gỡ trực tiếp với từng cá nhân để thông báo về kết quả, chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm, cũng như đề xuất biện pháp khắc phục Qua đó, cả trưởng bộ phận và nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về yêu cầu và mục tiêu của nhau, từ đó cải thiện sự hợp tác trong công việc.
Công ty cần xem xét lại các chỉ tiêu giao cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên kinh doanh, vì hiện tại chúng mang tính áp đặt và thiếu sự thảo luận thống nhất Việc không có mục tiêu hợp lý có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình làm việc và công tác đánh giá hiệu suất, dẫn đến việc mất đi ý nghĩa và mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc.
Mặc dù Công ty hiện đang áp dụng hệ thống tiêu chí đánh giá thực hiện công việc khá chi tiết và chính xác, nhưng vẫn chưa xây dựng tiêu chí cụ thể cho từng vị trí công việc và chưa thiết lập được tiêu chuẩn đánh giá cho các tiêu chí đó.
Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tận dụng tối đa công nghệ trong quy trình đánh giá, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian, công sức và chi phí, đồng thời ảnh hưởng đến tính bảo mật thông tin Tại TNI, quy trình đánh giá được thực hiện hoàn toàn qua hệ thống máy tính và internet, từ việc nhân viên tự đánh giá bản thân đến tổng hợp kết quả Ngược lại, nhiều doanh nghiệp vẫn dùng phương pháp thủ công, đánh giá và tổng hợp trên giấy, gây tốn kém thời gian và chi phí in ấn, gửi tài liệu, và làm giảm tính bảo mật của thông tin đánh giá.
Mặc dù các chỉ tiêu được đưa ra trong công tác đánh giá rất chi tiết, cụ thể và hợp lý, nhưng tính ứng dụng vào thực tiễn vẫn còn hạn chế.
Việc đánh giá thực hiện công việc hiện tại chỉ tập trung vào kết quả xếp hạng cuối cùng của từng nhân viên, mà thiếu đi các cuộc thảo luận chính thức giữa lãnh đạo và nhân viên Điều này dẫn đến việc người quản lý không hiểu rõ những khó khăn mà nhân viên gặp phải, từ đó không thể hỗ trợ họ hiệu quả Hệ thống đánh giá cần phải chú trọng hơn đến việc nhận diện tiềm năng phát triển của nhân viên để tạo điều kiện cho họ hoàn thiện bản thân.
Mặc dù các chỉ tiêu đánh giá nhân viên được thiết lập một cách chi tiết và công bằng, nhưng trong thực tế, việc áp dụng chúng lại cho thấy sự thiếu công bằng và không có sự động viên, khen thưởng kịp thời từ lãnh đạo công ty Điều này đã ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên.
2.3.3 Nguyên nhân hạn chế của kết quả đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên tại Công ty TNHH Đầu Tư Hà Đô
Mặc dù hệ thống chỉ tiêu đánh giá công việc hiện nay rất chi tiết và công bằng, nhưng khi áp dụng vào thực tế, nó gặp phải một số vấn đề làm giảm tính ứng dụng Sự "chênh" nhau giữa quy trình và thực tế áp dụng không thể tránh khỏi, bởi vì mọi quyết định cuối cùng đều do con người thực hiện, mà con người không phải là cá nhân hoàn thiện về mọi mặt.
Mục tiêu định lượng hàng quý mà công ty giao cho từng cá nhân thiếu sự hợp lý và không được thảo luận đồng thuận giữa nhân viên và quản lý, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình đánh giá Những mục tiêu không hợp lý này tạo ra tâm lý chán nản và ức chế cho nhân viên, khiến họ không còn phấn khởi trong việc hoàn thành nhiệm vụ Hệ quả là, điều này đã tác động xấu đến mục tiêu thực sự của việc đánh giá công việc, vốn nhằm khuyến khích và động viên sự phát triển của nhân viên.
Một số giải pháp
Dựa trên lý luận và thực tiễn đánh giá hiệu quả công việc, bài viết phân tích hiện trạng công tác đánh giá nhân viên tại Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô, chỉ ra những ưu và nhược điểm trong quá trình thực hiện, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân của những hạn chế Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại công ty.
3.3.1 Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá phù hợp với từng đối tượng nhân viên
Mỗi vị trí công việc yêu cầu tiêu chí đánh giá cụ thể, điều này rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả làm việc Dựa vào bản mô tả công việc và quy trình làm việc, bộ phận Nhân sự có thể xây dựng và hoàn thiện các tiêu chí đánh giá cho từng nhân viên Thay vì giao toàn bộ trách nhiệm cho các trưởng nhóm, bộ phận Nhân sự sẽ phối hợp, trao đổi và thống nhất các tiêu chí đánh giá với các trưởng nhóm và bộ phận liên quan.
Sau quá trình nghiên cứu, tác giả nhận thấy rằng các nhóm tiêu chí đánh giá hiện tại của Công ty TNHH Đầu tư Hà Đô cần được điều chỉnh để phù hợp hơn Do đó, tác giả đề xuất phân chia lại các nhóm tiêu chí đánh giá chung cho tất cả các vị trí nhân viên và xây dựng trọng số cho các nhóm tiêu chí đánh giá.
- Tiêu chí 1: Nhóm tiêu chí đánh giá về kết quả công việc chuyên môn
Đánh giá khối lượng và chất lượng công việc bao gồm việc xem xét các đầu mục công việc chính, đồng thời đo lường mức độ hoàn thành và hiệu quả so với kế hoạch đã đề ra Mức độ hoàn thành công việc được giao, bao gồm các chỉ tiêu và kế hoạch kinh doanh, đặc biệt quan trọng đối với nhân viên kinh doanh và bán hàng.
Tiêu chí 2 tập trung vào việc đánh giá trình độ năng lực chuyên môn và các kỹ năng thực hiện công việc Điều này bao gồm việc xác định mức độ và phương pháp áp dụng các kỹ năng cần thiết trong quá trình làm việc, cũng như khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định hiệu quả.
Một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá nhân viên là thái độ và tác phong làm việc Điều này bao gồm việc đánh giá thái độ, hành vi và cách thức thực hiện công việc, cũng như mức độ tuân thủ các quy định và nội quy của công ty Ngoài ra, khả năng làm việc độc lập và sự linh hoạt trong công việc cũng là những yếu tố quan trọng cần được xem xét.
Tiêu chí 4 tập trung vào việc đánh giá các sáng kiến và cải tiến dịch vụ trong quá trình làm việc Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng các ý tưởng đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện chất lượng dịch vụ Việc đánh giá này không chỉ giúp xác định những cải tiến đã được thực hiện mà còn khuyến khích sự sáng tạo và phát triển trong môi trường làm việc.
Tiêu chí 5 đánh giá kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm, bao gồm mức độ tham gia các hoạt động tập thể và hỗ trợ các phòng/ban trong công việc Đánh giá này cũng xem xét kỹ năng giao tiếp, cũng như mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
Ví dụ đối với nhân viên kinh doanh, các tiêu chí đánh giá có thể được xây dựng và áp dụng như sau:
TT Chủ điểm đánh giá Chỉ tiêu đánh giá
I Kết quả công việc chuyên môn
1 Xây dựng kế hoạch - Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình
Trưởng kênh bán hàng duyệt Thực hiện theo kế hoạch được duyệt
Để tối ưu hóa quy trình bán hàng, nhân viên cần lập danh sách khách hàng và danh mục hàng hóa, đồng thời triển khai chương trình khuyến mại, trưng bày, quảng cáo và tặng mẫu Các hoạt động này nên dựa trên chỉ tiêu doanh số theo năm, quý, tháng hoặc tuần, cùng với dữ liệu ngành nghề phù hợp Nhân viên bán hàng cần xây dựng hai loại kế hoạch: kế hoạch bao trùm và kế hoạch bán hàng để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
2 Quảng bá thương hiệu, phát triển thị trường
- Kiểm soát công nợ đúng đi h mức quy đi h của công ty
- Đốc thúc thường xuyên, nhắc nhở kip thời viêc thu hồi công nợ
- Đối chiếu kịp thời, chính xác số liệu tổng kết khuyến mại
3 Tiếp nhận, xử lý đơn hàng
- Tiếp nhâ đơn đă hàng kịp thời
- Duyệt đơn hàng kip thời, chuẩn xác theo quy trình
- Nắm bắt đầy đủ thông tin dự trù hàng, thời gian nhâp hàng
- Tiếp nhâ và kiểm tra thông tin đề nghi thu đổi hàng hóa theo quy đi h của công ty
- Tiếp nhâ các thông tin về khách hàng mới đầy đủ theo yêu cầu
4 Đấu thầu - Hoàn thiện hồ sơ thầu đúng quy trình, thời hạn
- Hoàn thiện kịp thời các hợp đồng, thủ tục hồ sơ sau trúng thầu
- Theo dõi đầy đủ, chính xác tiến độ thực hiện thầu
- Tiếp câ , đánh giá, chăm sóc khách hàng thường xuyên hoăc theo yêu cầu chỉ đi h của quản lý thị trường
- Hỗ trợ tác nghiêp nhiê tình, kịp thời khi có yêu cầu
6 Xây dựng chiến lược thúc đẩy doanh số
- Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có -Nhận đơn đặt hàng
Thiết lập mối quan hệ kinh doanh mới là điều cần thiết, và điều này có thể đạt được thông qua việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày Việc này không chỉ áp dụng cho các mối quan hệ kinh doanh hiện tại mà còn mở rộng đến những cơ hội tiềm năng khác.
7 Hệ thống báo cáo Hoàn thiện các báo cáo đúng hạn (báo cáo thực hiện công viêc , kế hoạch thu nợ, đánh giá khách hàng)
II Kỹ năng, năng lực chuyên môn
Có đầy đủ kiến thức về nghiệp vụ kinh doanh, dịch vụ khách hàng và có kiến thức chuyên môn sâu rộng về sản phẩm
2 Khả năng giao tiếp - Có khả năng giao tiếp tốt thông qua nhiều hình thức: như gặp mặt trực tiếp, email, thư tay hay điện thoại
- Tạo dựng nên các mối quan hệ tốt với những khách hành tiềm năng hay các đối tác kinh doanh, các đại lý kinh doanh
3 Kinh nghiệm vi tính Sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng như (phần mềm CSC, excel )
4 Kinh nghiệm lập báo cáo và quản lý công việc
Hoàn thiện các báo cáo đúng hạn (báo cáo thực hiện công viêc , báo cáo doanh số)
5 Kinh nghiệm giao tiếp và chăm sóc khách hàng
- Cư xử có văn hóa, lịch thiệp, tôn trọng khách hàng
- Nhận và giải quyết thấu đáo các vấn đề, vướng mắc hay than phiền của khách hàng
- Phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với khách hoàn, chủ động tìm kiếm nguồn khách hàng mới
6 Kinh nghiệm thu nhận và giải quyết tình huống
Chủ động, nhạy bén và linh hoạt khi phân tích, giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện công việc
7 Kinh nghiệm phân tích và tổng hợp dữ liệu
Tiếp nhận đủ, đúng và tổng hợp chính xác đối chiếu công nợ khách hàng…
III Thái độ, tác phong làm việc, giao tiếp ứng xử
1 Giao tiếp, ứng xử - Giao tiếp hiệu quả với mọi người (cả nói và viết);
- Quan hệ tốt với đồng nghiệp, giúp đỡ động viện đồng nghiệp
2 Thái độ - Nhiệt tình, siêng năng, có tinh thần trách nhiệm trong khi thực hiện công việc
- Hòa nhã với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác
3 Tác phong - Nhiệt tình, siêng năng, có tinh thần trách nhiệm trong khi thực hiện công việc
- Nhanh nhẹn, chủ động trong công việc
- Phương pháp làm việc có khoa học
- Sẵn sàng làm việc thêm giờ khi cần thiết để hoàn thành công việc
- Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy/quy định của Công ty
IV Sáng kiến, cải tiến dịch vụ
1 Sáng kiến cải tiến dịch vụ
- Chủ động đưa ra những biện pháp để nâng cao hiệu quả công việc
- Số lượng các biện pháp, sáng kiến được áp dụng
V Kỹ năng giao tiếp và làm việc theo nhóm và mở rộng công việc
1 Kỹ năng làm việc theo nhóm và mở rộng công việc
- Nắm rõ đầy đủ quy trình các bộ phận cùng phòng/ phòng, ban khác
- Chủ động hỗ trợ, phối hơp , tác nghiệp kịp thời và chính xác khi có yêu cầu
2 Kỹ năng giao tiếp Giao tiếp tốt, các mối quan hệ tốt với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác
3 Tác nghiệp phòng/ ban khác
Nhân viên dịch vụ khách hàng nên tích cực tham gia và hỗ trợ các công việc tập thể, cả khi có yêu cầu hoặc không Để đánh giá hiệu quả làm việc, có thể xây dựng và áp dụng các tiêu chí cụ thể cho nhân viên.
TT Chủ điểm đánh giá Chỉ tiêu đánh giá
I Kết quả công việc chuyên môn
1 Tiếp nhận, xử lý đơn hàng
- Tiếp nhâ đơn đă hàng kịp thời
- Duyệt đơn hàng kip thời, chuẩn xác theo quy trình
- Nắm bắt đầy đủ thông tin dự trù hàng, thời gian nhâp hàng
- Tiếp nhâ và kiểm tra thông tin đề nghi thu đổi hàng hóa theo quy đi h của công ty
- Tiếp nhâ các thông tin về khách hàng mới đầy đủ theo yêu cầu
2 Kiểm soát công nợ phải thu
- Kiểm soát công nợ đúng đi h mức quy đi h của Công ty
- Đốc thúc thường xuyên, nhắc nhở kip thời viêc thu hồi công nợ
- Đối chiếu kịp thời, chính xác số liệu tổng kết khuyến mại
- Tiếp câ , đánh giá, chăm sóc khách hàng thường xuyên hoăc theo yêu cầu chỉ đi h của quản lý thị trường
- Hỗ trợ tác nghiêp nhiê tình, kịp thời khi có yêu cầu
4 Hệ thống báo cáo - Hoàn thiện các báo cáo đúng hạn (báo cáo thực hiện công viêc , kế hoạch thu nợ, đánh giá khách hàng)
II Kỹ năng, năng lực chuyên môn
Có đầy đủ kiến thức về nghiệp vụ dịch vụ khách hàng và công tác làm hồ sơ thầu
2 Kinh nghiệm vi tính Sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng như
3 Kinh nghiệm lập báo cáo và quản lý công việc
Hoàn thiện các báo cáo đúng hạn (báo cáo thực hiện công viêc , kế hoạch thu nợ, đánh giá khách hàng)
4 Kinh nghiệm giao tiếp và chăm sóc khách hàng
- Cư xử có văn hóa, lịch thiệp, tôn trọng khách hàng
- Nhận và giải quyết thấu đáo các vấn đề, vướng mắc hay than phiền của khách hàng
- Duy trì quan hệ tốt với các khách hàng; không gây khó khăn với khách hàng
5 Kinh nghiệm thu nhận và giải quyết tình huống
Chủ động, nhạy bén và linh hoạt khi phân tích, giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện công việc
6 Kinh nghiệm phân tích và tổng hợp dữ liệu
Tiếp nhâ đủ, đúng và tổng hợp chính xác đối chiếu công nợ khách hàng…
III Thái độ, tác phong làm việc, giao tiếp ứng xử
1 Giao tiếp, ứng xử - Giao tiếp hiệu quả với mọi người (cả nói và viết);
- Quan hệ tốt với đồng nghiệp, giúp đỡ động viện đồng nghiệp
2 Thái độ - Nhiệt tình, siêng năng, có tinh thần trách nhiệm trong khi thực hiện công việc
- Hòa nhã với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác
Cách xây dựng và hoàn thiện biểu mẫu đánh giá sẽ áp dụng các tiêu chí tương tự cho các vị trí nhân viên khác Đối với các vị trí trưởng nhóm hoặc bộ phận, cần bổ sung các tiêu chí đánh giá liên quan đến khả năng quản lý, huấn luyện và đào tạo nhân viên.
3 Tác phong - Nhiệt tình, siêng năng, có tinh thần trách nhiệm trong khi thực hiện công việc
- Nhanh nhẹn, chủ động trong công việc
- Phương pháp làm việc có khoa học
- Sẵn sàng làm việc thêm giờ khi cần thiết để hoàn thành công việc
- Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy/quy định của Công ty
IV Sáng kiến, cải tiến dịch vụ
1 Sáng kiến cải tiến dịch vụ
Chủ động đưa ra những biện pháp để nâng cao hiệu quả công việc
Số lượng các biện pháp, sáng kiến được áp dụng
V Kỹ năng giao tiếp và làm việc theo nhóm và mở rộng công việc
1 Kỹ năng làm việc theo nhóm và mở rộng công việc
- Nắm rõ đầy đủ quy trình các bộ phận cùng phòng/ phòng, ban khác
- Chủ động hỗ trợ, phối hơp , tác nghiệp kịp thời và chính xác khi có yêu cầu
2 Kỹ năng giao tiếp Giao tiếp tốt, các mối quan hệ tốt với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác
3 Tác nghiệp phòng/ ban khác
Nhiê tình tham gia đóng góp, hỗ trợ các công viêc tập thể khác đươc yêu cầu hoăc ngay cả khi chưa có yêu cầu
Kỹ năng lãnh đạo, quản lý
Có sức ảnh hưởng và tác động lớn đến nhân viên thông qua các quyết định quản lý
Thúc đẩy nhân viên đạt mục tiêu của bộ phận và mục tiêu doanh nghiệp
Hướng dẫn và đào tạo nhân viên trong quá trình thực hiện công việc
Xây dựng các kế hoạch, mục tiêu dài hạn cho nhân viên
Để khích lệ và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, các trưởng nhóm trong phòng Bán hàng cần thống nhất với trưởng phòng Tổ chức hành chính về tiêu chí đánh giá nhân viên, tránh việc tự xây dựng tiêu chí khác nhau dẫn đến kết quả không đồng nhất Qua việc thảo luận và tổng hợp ý kiến từ các trưởng nhóm, họ có thể xây dựng một bộ tiêu chí cụ thể, chi tiết và định lượng, giúp đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
3.3.2 Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá các tiêu chí
Việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá có vai trò quan trọng không kém so với việc xây dựng các tiêu chí đánh giá Sau khi xác định các cấp độ tiêu chuẩn khác nhau, cần định nghĩa rõ ràng từng cấp độ để đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra một cách chính xác.
Xây dựng lại thang điểm đánh giá theo thang điểm 5, cụ thể như sau:
Mức đánh giá Yếu Cần hoàn thiện Khá Tốt Xuất sắc Điểm số 1 2 3 4 5
Kết quả cuối cùng của nhân viên là tổng điểm của các nội dung được đánh giá, cụ thể như sau: Điểm số Trung bình Từ 1- 5 điểm Từ 6-10 điểm
Không hoàn thành nhiệm vụ
Cần hoàn thành nhiệm vụ
Hoàn thành tốt nhiệm vụ
Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
Trên cơ sở đó thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá như sau:
Mức đánh giá Diễn giải Điểm
Tiêu chí 1: Đánh giá kết quả công việc chuyên môn bao gồm khối lượng và chất lượng Việc đánh giá này dựa trên các đầu mục công việc chính, đo lường mức độ hoàn thành và hiệu quả công việc so với kế hoạch đề ra, cùng với mức độ hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
Hoàn thành 100% khối lượng công việc được giao và vượt chỉ tiêu trên 10% so với kế hoạch, hiệu quả đạt từ mức theo yêu cầu trở lên
Tốt Hoàn thành 100% khối lượng công việc được 4 giao và vượt chỉ tiêu từ 1% - 9% so với kế hoạch, hiệu quả đạt từ mức theo yêu cầu trở lên