Giáo trình sử dụng phần mềm microsoft office nâng cao

XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO

Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu

1.1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp

MS Office cung cấp nhiều tính năng cơ bản cho người dùng, đồng thời cho phép tùy chỉnh một số chức năng để phù hợp với nhu cầu cá nhân của người sử dụng.

1.1.1.1 Định dạng nhanh dữ liệu Để định dạng dữ liệu một cách nhanh chóng như thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ… khi chúng ta bôi đen một đoạn văn bản nào đó, Word cung cấp một công cụ thu nhỏ để hỗ trợ chúng ta làm điều này.(Hình 1.1)

Hình 1.1 – Minh họa định dạng nhanh dữ liệu

Mặc định, công cụ thu nhỏ trong Microsoft Office đã được hỗ trợ khi cài đặt Tuy nhiên, nếu công cụ này không hiển thị, bạn cần mở màn hình Word Options để thiết lập lại.

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab General

 Check vào chọn lựa “Show Mini Toolbar on selection” Hình 1.2

Hình 1.2 - Tùy chỉnh cho phép định dạng nhanh dữ liệu

1.1.1.2 Chức năng kiểm tra chính tả

Mặc định, MS Word có chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh, giúp tăng tốc độ soạn thảo của người sử dụng Tuy nhiên, khi gõ văn bản tiếng Việt, chương trình thường hiểu sai và đánh dấu các từ sai chính tả bằng gạch chân màu đỏ và sai ngữ pháp bằng gạch chân màu xanh Để tắt chức năng kiểm tra chính tả, bạn có thể thực hiện theo các bước đơn giản.

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Proofing

 Bỏ dấu check tại các mục của đề mục When correcting spelling and grammar in Word Hình 1.3.

Để tắt kiểm tra chính tả trong Office 2013, bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt Để kiểm tra lỗi tiếng Việt, hãy tải công cụ kiểm soát lỗi Tiếng Việt từ địa chỉ: [http://www.microsoft.com/vi-vn/download/details.aspx?id5400](http://www.microsoft.com/vi-vn/download/details.aspx?id5400).

1.1.1.3 Tự động lưu dữ liệu

Chức năng tự động lưu trữ tài liệu của Word là một trong những tính năng quan trọng và hữu ích, giúp người dùng tránh mất dữ liệu trong quá trình soạn thảo Việc người dùng ít khi lưu tài liệu có thể dẫn đến rủi ro khi máy tính tắt đột ngột do hư hỏng hoặc mất điện Để kích hoạt tính năng tự động lưu tài liệu trong Word, người dùng cần thực hiện các bước cụ thể.

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Save

 Đánh dấu check vào mục Save AutoRecover Information every, nhập số phút tự động lưu (ví dụ 10 phút) Hình 1.4

Hình 1.4 - Tùy chỉnh tự động lưu

1.1.1.4 Thay đổi đơn vị đo Để có những trang văn bản đẹp, định dạng chuẩn ta thường căn chỉnh lề trước khi in Nhưng nếu hiện tại Word chúng ta đang sử dụng để đơn vị đo là inch rất khó hình dung nên chúng ta cần thay đổi đơn vị đo cho tài liệu Cách thực hiện như sau :

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Advanced

 Tại mục Display, chọn lại đơn vị ở mục Show measurements in unit of: Hình 1.5

Hình 1.5 - Tùy chỉnh thay đổi đơn vị đo

1.1.1.5 Hiển thị khung căn lề

Khung căn lề trong Word giúp căn chỉnh lề chuẩn theo quy định, hiển thị các đường chấm tạo viền văn bản để giới hạn chữ khi chỉnh sửa tài liệu Tuy nhiên, khung căn lề này mặc định bị vô hiệu hóa, gây khó khăn trong việc điều chỉnh lề Để hiển thị khung căn lề trong Word, ta cần thực hiện các bước sau:

 Vào Tab File / chọn mục Options / Chọn tab Advanced

 Tại mục Show Document Content ta đánh dấu Check ở mục Show text boundaries

Hình 1.6 – Tùy chỉnh hiển thị khung lề văn bản

1.1.1.6 Cách gõ chữ tự động (AutoText) Để giúp chúng ta tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản khi phải nhập các cụm văn bản dài và lặp lại nhiều lần, MS Word 2013 ra đời tính năng AutoText Việc sử dụng AutoText giúp chúng ta soạn thảo văn bản nhanh chóng, tiện lợi Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những cụm từ ta thường viết lặp lại rất quen thuộc Ví dụ những cụm từ dài như “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”, hay “đất nước” , hay “Công ty trách nhiệm hữu hạn”… là những cụm từ mà ta lặp lại nhiều lần, nếu phải viết lại như vậy thì rất mất thời gian

 Để tạo autotext trước tiên chúng ta cần bôi đen phần văn bản cần định nghĩa, ví dụ cụm từ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

 vào tab Insert, tại nhóm Quick Parts ,chọn kí hiệu mũi tên nhỏ chỉ xuống,chọn Autotext → chọn Save Selection to Autotext Gallery.

 Điền tên ngắn gọn cho AutoText là Vietnam trong mục Name, chọn Gallery là

AutoText, nhấn OK để hoàn thành Hình 1.8

Để chèn AutoText vào văn bản, bạn chỉ cần gõ đúng tên đã tạo và nhấn F3, hoặc nhấp vào biểu tượng AutoText để chọn phần văn bản cần chèn.

To delete a saved AutoText entry, go to the Insert tab, select the small downward arrow in the Quick Parts group, choose Building Blocks Organizer, select the AutoText name you wish to remove, and then click Delete.

Hình 1.9 - Danh sách các AutoText

Microsoft Word cung cấp nhiều tính năng hữu ích, giúp người dùng soạn thảo văn bản và tài liệu một cách nhanh chóng và đơn giản Để tiết kiệm thời gian cho các định dạng và thao tác thường xuyên, người dùng có thể tận dụng tính năng tạo mẫu (Template) thay vì phải nhập lại từng định dạng hay mẫu một cách thủ công.

Template là một tệp mẫu giúp người dùng tạo ra tệp mới dựa trên mẫu đã có sẵn Tệp mẫu này có thể chứa các yếu tố như tiêu đề, logo và các định dạng khác Định dạng của tệp mẫu thường có đuôi dotx.

Trong Word, bạn có thể dễ dàng truy cập các mẫu Template có sẵn bằng cách chọn File và sau đó chọn New Cửa sổ chứa các mẫu sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn một mẫu phù hợp với nội dung tài liệu của mình.

Hình 1.10 - Các mẫu Template có sẵn

 Cách tạo một Template mới Để tạo một mẫu Template sử dụng ta thực hiện như sau :

 Thiết kế một mẫu văn bản riêng cần sử dụng

 Vào tab File\ Save As

 Trong hộp thoại Save As tại khung Save as type ta chọn Word Template

(*.dotx) Tự động đường dẫn lưu trữ các Template sẽ được trỏ đến.

 Đặt tên cho mẫu vừa tạo.

 Tìm và áp dụng mẫu có sẵn

Vào Tab File / New  chọn PERSONAL, chọn mẫu vừa thiết kế Hình 1.12.

Hình 1.12 - Áp dụng mẫu có sẵn

Định dạng nâng cao

Có 3 chức năng định dạng mà trong quá trình soạn thảo văn bản chúng ta sử dụng nhiều nhất đó là in đậm (Ctrl +B), in nghiêng (Ctrl+I) và gạch chân (Ctrl+U) Và hầu hết các định dạng văn bản thường gặp cũng đã được liệt kê trong nhóm lệnh Font của Tab Home

MS Word 2013 cung cấp các kiểu font chữ đặc biệt thông qua biểu tượng Text Effects trong nhóm lệnh Font của tab Home Để áp dụng font chữ đặc biệt cho văn bản, người dùng chỉ cần chọn đoạn văn bản cần định dạng, sau đó nhấn vào biểu tượng Text Effects và chọn hiệu ứng mong muốn.

Hình 1.13 - Các hiệu ứng nâng cao cho Font chữ

Để định dạng font chữ nâng cao, bạn có thể mở cửa sổ Font Dialog bằng cách nhấn vào biểu tượng mở rộng trong nhóm lệnh Font của Tab Home, hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+D hoặc Ctrl+Shift+F.

Hình 1.14 - Cửa sổ Font Dialog

Khi in ấn, có thể xảy ra tình huống một số từ rơi xuống trang mới, làm xấu trang in hoặc cần giãn đều dòng chữ cuối cùng để trang in trở nên đẹp hơn Để khắc phục vấn đề này, bạn có thể sử dụng chức năng co giãn chữ trong tab Advanced của cửa sổ Font Dialog.

Normal : Chữ để bình thường

Dùng để định dạng Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, gạch chân, chữ hoa, chữ thường, Superscript

Dùng để hiệu chỉnh co giãn chữ, ghép chữ…

Dùng để thiết lập hiệu ứng nâng cao.

Dùng để thiết lập thông số mặc định theo ý muốn của người sử dụng.

Hình 1.15 – Thiết lập chữ co giãn

 Chèn Drop Cap vào văn bản

Drop Cap là trong một đoạn văn có 1 ký hoặc 1 một nhóm các ký tự ở đầu đoạn văn “rơi” xuống các dòng bên dưới.

 Chọn 1 hoặc nhiều ký tự cần tạo Drop Cap

 Vào Tab Insert Drop Cap Drop  Cap Option Hình 1.16

 Chọn font chữ, số dòng tạo Drop Cap và khoảng cách tới văn bản Hình 1.17

Hình 1.17 – Hộp thoại Drop Cap

Trong quá trình soạn thảo văn bản trên Word, việc định dạng các đoạn văn bản là rất quan trọng để tạo tính thẩm mỹ cho tài liệu Mặc dù định dạng không khó, nhưng những người mới sử dụng Word hoặc chưa quen soạn thảo cần có hướng dẫn để đảm bảo văn bản được trình bày một cách chuẩn xác.

 Định dạng khoảng cách dòng trong đoạn:

 Chọn đoạn cần định dạng

 Trên tab Home, nhấp vào lệnh Line and Paragraph Spacing Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện Hình 1.18

Di chuyển chuột qua các tùy chọn khác nhau để xem bản xem trước của khoảng cách dòng trong tài liệu Sau đó, hãy chọn khoảng cách dòng mà bạn muốn sử dụng.

Hình 1.18 – Định dạng khoảng cách dòng trong đoạn

 Định dạng khoảng giữa các đoạn

Trong Word 2013, nhấn phím Enter sẽ di chuyển điểm chèn xuống xa hơn một dòng, tạo khoảng trống tự động giữa các đoạn Người dùng có thể điều chỉnh khoảng cách trước và sau các đoạn văn, điều này rất hữu ích cho việc phân đoạn, tiêu đề và tiêu đề phụ.

 Thêm khoảng cách trước đoạn

 Chọn đoạn cần thêm khoảng cách

On the Home tab, select the Line and Paragraph Spacing option, then click on Add Space Before Paragraph from the dropdown menu A preview of the paragraph spacing will appear in the document text.

 Hoặc chọn Line Spaceing Options để chọn lại giá trị tạo khoảng cách đoạn.

 Thêm khoảng cách sau đoạn

 Chọn đoạn cần thêm khoảng cách

Trên tab Home, chọn lệnh Line and Paragraph Spacing, sau đó nhấp vào Add Space After Paragraph trong menu thả xuống để xem trước khoảng cách đoạn văn trong tài liệu.

 Hoặc chọn Line Spaceing Options để chọn lại giá trị tạo khoảng cách đoạn.

Hình 1.19 – Hộp thoại Paragraph chỉnh khoảng cách đoạn

1.2.3 Cột Để giúp văn bản của chúng ta được đẹp mắt, gọn gàng hơn thì chia cột cũng là một phần trang trí được nhiều người lựa chọn sử dụng Word.

 Chọn đoạn văn muốn chia cột

 Chọn số cột cần chia đều nhau như Hình 1.20

Hình 1.20 - Chia cột đoạn văn bản

 Hoặc chọn More Columns để tùy chỉnh lại độ rộng giữa các cột

Hình 1.21 – Hộp thoại định dạng cột

 Presets: chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc nhập số cột cần chia vào ô Number of columns.

 Line between: Kẻ/Không kẻ đường phân cách giữa các cột.

 Width and spacing: Độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột.

 Apply to: Phạm vi chia cột.

- Selected text: Áp dụng trang hiện tại.

- Selected sections: Áp dụng đoạn văn bản được chọn.

- Whole ducument: Áp dụng toàn bộ văn bản.

Khi chia cột, người dùng thường gặp phải lỗi như chia hai cột dữ liệu nằm trọn trong một cột hoặc không chia qua cột thứ hai Những lỗi này thường xảy ra do không nhấn Enter để kết thúc đoạn văn khi quét chọn văn bản Để đảm bảo việc chia cột thành công, người dùng cần quét chọn đúng nội dung trong đoạn văn bản mà không chọn dư đoạn.

- Nếu cột sau khi chia không đúng theo yêu cầu định dạng thì ta sử dụng lệnh Page Layout  Breaks  Column để ngắt cột Hình 1.22

Bảng (table) là kiểu trình bày văn bản có cấu trúc gồm các cột (column) và các dòng (row), giao giữa các dòng và các cột là các ô (cell).

Khi nào nên sử dụng bảng? Bảng rất hữu ích khi bạn cần tổ chức dữ liệu theo dòng và cột, chẳng hạn như tạo bảng điểm chi tiết cho sinh viên, bảng lương cho nhân viên, hoặc định dạng các biểu mẫu phức tạp.

Ví dụ bảng biểu đơn giản:

Mã Sinh Viên Tên Sinh Viên Điểm Trung Bình

Ví dụ bảng biểu phức tạp:

 Thực hiện rê chuột để tạo nhanh bảng trong nhóm Table Hình 1.23

 Hoặc chọn Insert Table để tạo bảng với số dòng và cột tự nhập vào, sau đó Click OK để tạo bảng Hình 1.24

Number of columns: Nhập số cột

Number of rows: Nhập số dòng

 Nhúng bảng tính Excel vào Word

Tạo bảng trong Word là một quá trình đơn giản, tuy nhiên, khả năng làm việc với bảng trong Word không mạnh mẽ bằng Excel Khi nhúng bảng Excel vào Word, người dùng có thể truy cập đầy đủ các tính năng của Excel, giống như sử dụng Excel trong một cửa sổ riêng Điều này cho phép thêm văn bản và giá trị số, cũng như áp dụng các công thức đặc biệt trong bảng Excel nhỏ.

 Click vào mục Excel Spreadsheet trong trình đơn thả xuống Hình 1.23

Khi bảng tính Excel được nhúng vào tài liệu Word, bạn chỉ cần double-click để hiển thị các thanh công cụ của Excel, giúp việc thao tác trở nên dễ dàng và quen thuộc như khi sử dụng Microsoft Excel Để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa, chỉ cần click chuột ra ngoài bảng tính.

Hình 1.25 – Chèn bảng tính Excel vào Word

Click chuột lên bảng để xuất hiện Tab Table Tools chọn Layout

 Thao tác trên hàng và cột

Click chuột lên bảng, chọn Layout Group Row & Column gồm các chức năng sau:

 Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên.

 Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới

 Insert Left: Thêm cột bên trái.

 Insert Right: Thêm cột bên phải.

Chọn các ô cần trộn, chọn Tab LayoutGroup Merge có các chức năng sau:

 Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất.

 Split Cells: Tách thành nhiều ô.

 Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau.

 Thay đổi độ lớn của các ô

Click chuột lên bảng, Chọn Tab LayoutGroup Cell Size gồm các chức năng sau: AutoFit:

 AutoFit Contents: Kích thước bảng co giãn theo lượng dữ liệu trong bảng.

 AutoFit Window: Kích thước bảng mở rộng bằng chiều rộng vùng soạn thảo.

 Fixed Column Width: Cố định chiều rộng cột.

 Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng.

 Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột.

 Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kích thước bằng nhau.

 Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cột có kích thước bằng nhau.

 Canh lề cho dữ liệu trong ô

Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab LayoutGroup Alignment có các chức năng sau:

 9 kiểu căn lề như hình

 Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô.

 Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô.

 Lưu ý: Tạo tab trong bảng phải nhấn ctrl+tab

 Thao tác với dữ liệu trong bảng

Khi làm việc với bảng biểu, việc sắp xếp dữ liệu đóng vai trò quan trọng, giúp tổ chức thông tin một cách khoa học Trong bảng biểu, có thể có các dòng và cột cần tính toán, và Word hỗ trợ các chức năng này để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Click chuột lên bảng, Tab Layout  Group Data gồm các chức năng:

 Sort: Sắp xếp dữ liệu trong bảng.

 Repeat Header Rows: Hàng đang được chọn sẽ được lặp lại khi độ lớn của bảng vượt quá một trang.

 Convert to Text: Loại bỏ bảng và chuyển dữ liệu bên trong về dạng chuỗi.

 Formula: Thực hiện tính toán với các trường dữ liệu trong bảng

Ví dụ : Cần tính tổng tiền các linh kiện được liệt kê trong bảng sau:

 Click chuột lên ô cần tính toán

 Chọn Tab Layout  Formula (biểu tượng có hình fx formula).

Hình 1.27 – công thức tính tổng

Cho phép tạo ra các bảng dữ liệu đẹp mắt theo mẫu được tạo sẵn.

Thực hiện: Click chuột lên bảng và chọn Style Có thể mở rộng Style để có nhiều

Hình 1.29 – Các kiểu mẫu bảng biểu

 Kẻ đường viền cho bảng biểu

Lựa chọn toàn bộ bảng muốn tạo đường viền  Design  Borders  Borders

Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện bao gồm các lựa chọn sau:

+ None: Hủy đường viền bảng.

+ Box: Chỉ có đường ngoài không có đường trong.

+ All: Thay đổi kiểu đường viền cả 2 đường viền trong và ngoài đều thay đổi

+ Grid: Thay đổi đường viền bên ngoài đường trong giữ nguyên mặc định.

+Custom: Thay đổi đường viền bên trong đường ngoài giữ nguyên mặc định.

- Mục Style: lựa chọn kiểu đường viền.

- Mục Color: lựa chọn màu sắc cho đường viền.

- Mục Width: lựa chọn độ rộng cho đường viền.

Hình 1.30 – Hộp thoại Borders and shading

Tham chiếu và liên kết

1.3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài

1.3.1.1 Tạo chú thích, Tiêu Đề Cho Hình Ảnh Để thêm chú thích cho hình ảnh, ta chọn một hình ảnh trong tài liệu, vào tab

Hình 1.31 – Cách tạo chú thích cho hình ảnh

Chọn một nhãn có sẵn, hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới Mặc định Word có 3 label là Figure, Table, Equation.

 Nhập tên cho nhãn vừa thêm  Ok.

To select a numbering style in Format, choose Numbering, which can be 1, 2, 3; a, b, c; or Roman numerals For numbering in the format of 1.2, 2.1 (indicating the image's section and its number within that section), enable the Include chapter number option Then, select the Heading that contains the images in the Chapter starts with style, and choose a period (.) as the separator in the Use separator option.

Hình 1.33 – Chọn kiểu số cho chú thích

Chú thích hình ảnh có thể được thêm theo kiểu Caption mặc định Chúng ta sử dụng các công cụ định dạng đoạn và chữ để điều chỉnh và định dạng lại chú thích theo yêu cầu cụ thể.

Để áp dụng các thay đổi kiểu Caption cho tất cả các chú thích khác, bạn cần nhấn vào nút ở góc dưới bên phải phần Styles trên tab Home Sau đó, di chuột đến tên kiểu Caption, nhấp vào mũi tên chỉ xuống bên phải và chọn "Update Caption to Match Selection" từ menu thả xuống.

 Bây giờ, tất cả chú thích thêm vào các hình ảnh trong tài liệu này sẽ được định dạng theo cùng một cách.

Khi soạn thảo nội dung trong Word cho luận án, báo cáo hoặc sách, người viết thường gặp các thuật ngữ chuyên ngành và từ viết tắt Để giúp người đọc hiểu rõ hơn về ý nghĩa của những từ ngữ này, chúng ta có thể sử dụng tính năng Footnote và Endnote để chèn chú thích ở chân trang hoặc cuối bài, điều này sẽ giúp làm rõ nội dung và nâng cao chất lượng văn bản.

 Bước 1: Di chuyển con trỏ văn bản vào vị trí cụm từ bất kỳ cần tạo ghi chú.

 Bước 2: Vào tab References / chọn Insert Footnote (để hiệu chỉnh nâng cao ta có thể bấm chuột vào hình mũi tên ở góc phải dưới cùng của nhóm lệnh Footnotes).

 Bước 3: Word sẽ di chuyển con trỏ văn bản xuống cuối trang và cho phép ta nhập ghi chú

 Nếu muốn chèn chú thích tại vị trí dưới cùng của file văn bản thì ta chọn Insert Endnote.

1.3.2 Mục lục và chỉ mục

Chức năng tạo mục lục đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức bài báo cáo, tiểu luận và luận văn Ví dụ, để xây dựng một mục lục cho đề cương chi tiết, chúng ta cần sử dụng chức năng này để đảm bảo tính rõ ràng và dễ dàng tra cứu cho người đọc.

Bước 1 : Tạo mức 1 cho tên chương :

 Đặt trỏ chuột tại tên chương cần tạo mục lục

 Chọn Heading 1 trong nhóm Styles

Hình 1.37 – Heading 1 trong nhóm Style

 Chỉnh sửa định dạng phù hợp cho chương bằng cách : Right click tại Heading 1

Hình 1.38 – Cách chọn chỉnh sửa định dạng Heading 1

 Định dạng lại Font, Size, Color, paragraph cho mục trong hộp thoại Modify

 Vào tab Home  Mutilevel List  chọn mẫu Heading như hình 1.39

 Thiết lập chỉ mục bằng cách gán Multilevel List vào các Style :

Vào mục Define New Multilevel List… trong nhóm lệnh Paragraph của tab

Hình 1.41 – Tạo chỉ mục cho chương

 Màn hình Define new Multilevel list hiển thị ra ta bấm nút “More>>” để hiển thị chi tiết

Hình 1.42 – Hộp thoại chọn mức chỉ mục

Hình 1.43 – Chọn các định dạng cho chỉ mục

To ensure proper formatting and organization, assign the correct style to each heading level; for instance, use Heading 1 for level 1 and Heading 2 for level 2.

 Number style for this level: Chọn đúng kiểu định dạng đánh số mục lục

(ví dụ cấp 1 thì chọn A,B,C ; cấp 2 thì chọn I,II,III,…; cấp 3 thì chọn 1,2,3…) Có thể nhập Caption cho number

 Tương tự ta tạo chỉ số mức 2 là Heading 2 cho mục 1.1

Hình 1.44 – Tạo chỉ mục mức 2

 Tương tự ta tạo chỉ số mức 3 là Heading 3 cho mục 1.1.1

Hình 1.45 – Tạo chỉ mục mức 3

 Cuối cùng gán các Style vào các chương trong văn bản.

 Cách chèn mục lục tự động vào văn bản : vào tab References  chọn

Table of Contens  chọn Custom Table of Contents

Hình 1.46 – Chèn mục lục vào văn bản

Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, mục lục có thể bị thay đổi Để đảm bảo tính chính xác, cần cập nhật lại mục lục bằng cách thực hiện các bước sau:

 Vào Tab References  Chọn Update Table để cập nhật mục lục

 Hoặc Right click tại mục lục chọn Update Field.

Hình 1.47 – Cách cập nhập mục lục

Hình 1.48 – Hộp thoại Update Table of Contents

Cập nhật số trang cho bảng mục lục là một bước quan trọng khi nhập dữ liệu cho phần nội dung, vì số trang sẽ tăng lên Chức năng này giúp đồng bộ hóa số trang cho mục lục, đảm bảo tính chính xác và dễ dàng tra cứu thông tin.

Cập nhật toàn bộ bảng: Cần điều chỉnh tiêu đề cho mục lục, thường chỉ nên thực hiện khi chưa nhập nội dung Điều này đảm bảo rằng bảng đề cương chi tiết được chấp nhận là chính xác trước khi tiến hành nhập dữ liệu.

– Sử dụng Bookmark và Hyperlink

Khi tài liệu có nhiều trang, việc sử dụng Bookmark và Hyperlink là rất cần thiết để người dùng dễ dàng di chuyển đến các đoạn văn bản cần thiết Bookmark giúp đánh dấu vị trí mong muốn trong tài liệu, trong khi Hyperlink cho phép người dùng nhấp chuột để truy cập nhanh chóng đến các Bookmark đã tạo Do đó, cần tạo Bookmark trước, sau đó mới tạo Hyperlink để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Hình 1.49 – ví dụ tạo Bookmark và hyperlink

Tài liệu gồm 62 trang, trong đó trang đầu tiên chỉ chứa các tiêu đề của nội dung Ví dụ, tiêu đề "Đoạn văn 2" nằm ở trang số 36.

Mục tiêu của chúng ta là khi nhấp vào “Đoạn văn 2” trên trang 1, con trỏ văn bản sẽ tự động chuyển đến trang 36, nơi chứa nội dung, nhằm giúp người dùng tìm kiếm thông tin trong tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Để tạo Bookmark, đầu tiên di chuyển con trỏ văn bản tới trang số 36, nơi chứa nội dung cần tìm Tại đây, nhấn chuột vào dòng đầu tiên hoặc bất kỳ vị trí nào trong nội dung, sau đó vào tab Insert và chọn Bookmark.

Nhập tên Bookmark (viết liền, tiếng việt không dấu) rồi nhấn nút “Add”, muốn xóa Bookmark nào thì chọn Bookmark đó rồi nhấn nút “Delete”.

 Bước 2: Gán Hyperlink Sau khi tạo xong Bookmark ở bước số 1, ta trở về trang số 1 Tại đây ta bôi đen dòng ghi “Đoạn văn 2” rồi vào tab Insert Hyperlink

Hình 1.52 – Ví dụ tạo Hyperlink

Để thêm Bookmark vào tài liệu, bạn hãy vào phần "Place in This Document", chọn Bookmark "Doan2" đã tạo ở bước 1 và nhấn nút OK Mỗi khi bạn tạo thêm Bookmark mới, chúng sẽ tự động hiển thị trong danh sách này.

Để di chuyển đến nội dung của đoạn văn, bạn chỉ cần giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào “đoạn văn 2” (đoạn văn có định dạng liên kết màu xanh).

Trường và biểu mẫu

Một trường là một cung cấp thông tin quy định hoặc thực hiện các hành động cụ thể theo cách quy định.

Trong Microsoft Word, bạn có thể chèn các trường để điều khiển quy trình, như tạo bảng nội dung hoặc kết hợp thư mẫu với nguồn dữ liệu Các trường cho phép cập nhật thông tin chỉ với một nút bấm khi có sự thay đổi Để chèn trường, bạn không thể gõ trực tiếp vào tài liệu, mà cần sử dụng tab Insert và chọn Quick Parts.

Parts  Field… để hiển thị các trường hộp thoại.

Hình 1.58 – Cách tạo trường văn bản

Chèn trường trong tài liệu có thể yêu cầu kiến thức nâng cao, nhưng một số trường lại rất dễ sử dụng Để chèn ngày hoặc thời gian hiện tại, chỉ cần vào Insert  Date & Time, sau đó chọn định dạng mong muốn trong hộp thoại Để thêm thông tin dưới dạng văn bản thông thường, chỉ cần nhấn OK Nếu cần cập nhật ngày hoặc thời gian, hãy sử dụng hộp kiểm Update để chèn thông tin trường.

Tự động chèn một trường ngày hoặc thời gian phù hợp với định dạng đã chọn, lấy thông tin từ lịch hoặc đồng hồ máy tính.

Theo mặc định, các trường ngày và thời gian trong tài liệu sẽ được cập nhật tự động mỗi khi mở tài liệu Để tắt tính năng cập nhật này, người dùng có thể chọn trường và nhấn Ctrl + F11 để khóa Để mở khóa lại, chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + F11 Nếu trường không bị khóa, người dùng có thể cập nhật thông tin mới bằng cách nhấp chuột phải và chọn Update hoặc nhấn phím F9.

Trong một số trường hợp ta cần làm những biểu mẫu để người sử dụng nhập thông tin,chẳng hạn như biểu mẫu dưới đây:

Hình 1.59 – Bảng thông tin cá nhân mẫu

Word allows us to design various controls such as Plain Text Control, Rich Text Control, Button, Drop List, DateTime Picker, Radio Button, and Checkbox Depending on the intended use, we can select the appropriate controls It is advisable to use tables to position these controls effectively on the form.

 Hiển thị Tab Developer trên thanh Ribbon bằng cách Vào File  Option 

Customize the Ribbon  tích vào mục Developer  Ok

Hình 1.60 – Tùy chọn hiển thị tab Developer

 Chèn các thông tin theo mẫu sau:

 Chọn các control phù hợp đưa vào biểu mẫu

 Mục Họ tên, ta di chuyển con trỏ vào đúng vị trí rồi bấm vào biểu tượng Aa như hình dưới:

Hình 1.61 – cách chèn Họ tên

 Click vào Properties để thêm tiêu đề, chú thích

Hình 1.62 – Cửa sổ Properties của Họ tên Đối với Năm Sinh, ta cũng di chuyển con trỏ vào đúng vị trí rồi chọn Date Picker

Cho hiển thị kiểu năm sinh trong cửa sổ Properties là dd/mm/yyyy

Hình 1.64 – Cửa sổ Properties của năm sinh

 Mục giới tính: Tại một thời điểm chỉ cho phép chọn một lựa chọn (Nam hoặc Nữ), ta dùng OptionButton Control Chú ý rằng hai OptionButton phải cùng một nhóm.

Để thiết lập Radio Button cho giới tính, cần tạo một nhóm cho các control này Trong trường hợp này, hai Button đại diện cho giới tính Nam và Nữ phải thuộc cùng một nhóm, đảm bảo rằng chỉ một lựa chọn có thể được chọn tại một thời điểm.

Ta quan tâm tới một số thuộc tính thường sử dụng sau:

Name: Đặt tên cho control

Caption: Nhập dữ liệu hiển thị

Đặt tên nhóm là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý các Radio Mỗi Radio có cùng tên nhóm chỉ có thể được chọn một lựa chọn tại một thời điểm trong cùng một nhóm Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng trong việc xác định các lựa chọn của từng nhóm.

Value: True để checked, False để bỏ checked, thường dùng để thiết lập giá trị mặc định.

 Kế đến ô tình trạng hôn nhân, ở đây ta có các tình trạng : Độc thân, có gia đình, ly thân, ly hôn Vậy ta sử dụng Drop list control:

Hình 1.67 – Chèn tình trạng hôn nhân

Tùy chỉnh Properties: Thêm các giá trị để chọn trong Drop – DownList Properties.

Hình 1.68 – Cửa sổ Properties của DownList Properties

 Add: Để nhập thêm dòng dữ liệu cho Drop list

 Modify: Để chỉnh sửa dòng đang chọn.

 Remove: Xóa dòng đang chọn

 Move up: Di chuyển dòng đang chọn lên trên

 Move Down: Di chuyển dòng đang chọn xuống dưới.

 Mục email và điện thoại tương tự như các mục nhập tên.

 Mục sở thích có nhiều lựa chọn như: Xem phim, bóng đá, đọc sách Người sử dụng có quyền chọn nhiều lựa chọn, vậy ta dùng Checkbox.

Đối với Checkbox, người dùng có thể chọn nhiều lựa chọn cùng một lúc và có thể điều chỉnh cách hiển thị của Checkbox thông qua cửa sổ Properties.

Hình 1.70 – Cửa sổ Properties của Checkbox

 Title: Nhập tiêu đề cho checkbox

 Checked symbol và Unchecked symbol: Ta có thể đổi biểu tượng bằng cách bấm vào nút Change:

Hình 1.71 – Hộp thoại chèn Symbol

Trong thực tế, chúng ta thường cần in văn bản để gửi đến nhiều người, bao gồm thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận và bằng tốt nghiệp.

Thay vì nhập thông tin cá nhân vào từng giấy chứng nhận một cách thủ công, dễ gây nhầm lẫn, bạn có thể sử dụng công cụ Mail Merge để tự động hóa quá trình này, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.

Một file dữ liệu nguồn thường bao gồm danh sách để trộn thư, được trình bày dưới dạng bảng đơn giản như bảng trong Excel hoặc Access, đảm bảo đầy đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

 Field: Chính là cột trong bảng biểu chỉ chứa thông tin theo một yêu cầu.

 Field Name: Tên của cột

 Record: Mỗi dòng trong bảng biểu, thể hiện đầy đủ thông tin của một đối tượng.

Ví dụ : ta cần tạo ra nhiều giấy chứng nhận cho các học viên trong danh sách có sẵn theo mẫu giấy chứng nhận như sau :

Cách thực hiện trộn thư như sau :

Để tạo tập tin data source cho danh sách học viên cần trộn, hãy đảm bảo rằng tiêu đề danh sách nằm ở dòng đầu tiên của văn bản Các trường tiêu đề không cần phải định dạng quá nhiều.

 Tạo tập tin main document : Mẫu giấy chứng nhận

 Đặt trỏ chuột tại vị trí field cần chèn vào đầu tiên chọn tab Mailings  Start

Hình 1.72 – Cách tạo giấy chứng nhận

 Chọn dữ liệu nguồn : danh sách giấy chứng nhận trong Select Reciptients  Use Existing List

Hình 1.73 – Chọn dữ liệu nguồn cho giấy chứng nhận

 Lần lượt chèn các field vào văn bản tại mục Insert Merge Field Chọn đúng tên cột cần hiển thị.

Hình 1.74 – Chèn các Field vào giấy chứng nhận

Để xem trước kết quả trộn thư, bạn có thể di chuyển qua lại giữa các bản sao của biểu mẫu bằng cách nhấn vào các biểu tượng bên cạnh nút "Xem trước kết quả".

 Chọn nút Finish & Merge để thực hiện trộn thư Chọn Edit Individual

Để xuất các nhân bản biểu mẫu vào một tập tin, mỗi dòng dữ liệu sẽ tạo ra một biểu mẫu nằm trên một trang riêng biệt Ví dụ, nếu có 5 dòng dữ liệu, hệ thống sẽ tự động tạo ra 5 biểu mẫu trên 5 trang khác nhau Tên mặc định cho tập tin là Letters1.

Hình 1.75 – Hoàn tất tạo giấy chứng nhận

 All: Trộn toàn bộ danh sách.

 Current record: Trộn dòng dữ liệu hiện tại đang xem.

 From … To : Trộn danh sách từ vị trí X tới vị trí Y (ví dụ From: 2, To: 4 thì trộn danh sách từ dòng thứ 2 tới dòng thứ 4).

 Lưu ý : Nếu field chèn vào có điều kiện thì ta sử dụng điều kiện trong mục Rule If…Then …Else

Hình 1.76 – cách tạo điều kiện trong trộn thư

Nếu thư có yêu cầu Khách hàng VIP, hãy đánh dấu là VIP để hiển thị dòng chữ “Mời khách hàng tới phòng 01”; nếu không, ghi “Mời khách hàng tới phòng 03” Di chuyển con trỏ đến vị trí cần hiển thị, sau đó vào Rules và chọn If.

Màn hình Insert Word Field: IF xuất hiện:

Field name: Chọn cột muốn so sánh (ở đây là cột khách hàng VIP).

Hình 1.77 - màn hình chọn điều kiện

Biên tập văn bản trong chế độ cộng tác

1.5.1 Lần vết và rà soát

1.5.1.1 Thêm Các Ghi Chú Vào Tài Liệu

Để ghi chú cho sự thay đổi, bạn có thể bôi đen cụm từ cần ghi chú và chọn "New Comment" trong tab Review Nếu muốn xóa ghi chú, chỉ cần nhấp chuột vào ghi chú và chọn "Delete" trong tab Review.

 Delete: Để xóa ghi chú đang chọn.

 Delete All Comments in Document: Xóa toàn bộ ghi chú.

 Previous: Di chuyển tới ghi chú trước đó.

 Next: Di chuyển tới ghi chú kế tiếp.

Hình 1.78 – minh họa thêm ghi chú vào tài liệu

1.5.1.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tài Liệu

Track Changes là tính năng trong Word cho phép sửa đổi văn bản mà vẫn bảo toàn bản gốc Khi sử dụng tính năng này, mọi thay đổi sẽ được ghi lại và hiển thị rõ ràng trong tài liệu Đây là công cụ hữu ích cho việc làm việc nhóm và chỉnh sửa tài liệu hiệu quả.

Nếu bạn không quan tâm đến tính năng Track Changes, nó có thể trở thành một phiền toái với những chữ đỏ gạch ngang, chữ xanh gạch chân và các bình luận lộn xộn Trong trường hợp này, bạn cần biết cách tắt chức năng này để trở lại giao diện làm việc quen thuộc của mình.

 Mở và tắt Track Changes Để mở Track Changes, trên menu chính, ta vào thẻ Review  chọn icon Track

Hình 1.79 – Cách mở Track Changes Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, ta có 2 tùy chọn:

 Đồng ý lưu lại các thay đổi: chọn Accept  Accept All Changes and Stop Tracking

 Loại bỏ hết các thay đổi: chọn Reject  Reject All Changes and Stop Tracking

Hình 1.80 - Cách tắt Track Changes

 Giao diện mặc định khi sử dụng Track Changes

Chế độ mặc định của Track Changes, giao diện sẽ gồm 3 phần:

 Phần gạch dọc bên trái: cho biết là đoạn văn bản nào được chỉnh sửa.

 Phần văn bản trung tâm: lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, kể cả các thành phần bị xóa cũng được hiển thị.

 Phần chú thích bên phải: cho biết những chỉnh sửa về định dạng, đồng thời hiển thị phần comment của người chỉnh sửa.

Hình 1.81 – Giao diện hiển thị Track Changes

 Tùy chỉnh cài đặt Track Changes

Hình 1.82 – Tùy chỉnh Track Changes

 Markup – Chế độ hiển thị sự thay đổi có 4 loại:

 Simple Markup: Chỉ hiển thị dòng có thay đổi

 All Markup: Hiển thị toàn bộ thay đổi

 No Markup: Chỉ hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể

 Original: Hiển thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa

 Show Markup – Tùy chỉnh loại thay đổi được hiển thị Ta muốn hiển thị thành phần nào thì click vào thành phần đó Bao gồm:

 Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa

 Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa

 Formatting: các chỉnh sửa về định dạng

 Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải

 Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị

 Reviewing Pane – Mở cửa sổ thay đổi theo dạng list theo chiều dọc hoặc chiều ngang.

 Change Tracking Options – Tùy chỉnh nâng cao : Chọn Advanced Options: ta có thể thay đổi màu sắc, quy ước của các loại thay đổi tùy ý

Hình 1.83 – Hộp thoại tùy chỉnh Track Changes

1.5.2 Tài liệu chủ Đã bao giờ chúng ta phải soạn thảo 1 văn bản Word bao gồm rất nhiều trang hay chưa? Nếu có thì chắc hẳn mọi người đều dễ dàng nhận ra rằng Word quản lý những kiểu văn bản như vậy chưa thực sự hiệu quả, do vậy cách thường làm để khắc phục tình trạng này là chia nhỏ fie văn bản lớn thành nhiều file nhỏ khác nhau Nhưng nếu như vậy thì làm sao chúng ta có thể đảm bảo rằng chúng đã được đánh số thứ tự chính xác, các phần nội dung trong bảng và mục index không bị “vỡ”? Có 1 tính năng rất hay của Word để áp dụng trong những trường hợp như vậy, đó là Master Document – có khả năng kết hợp nhiều file văn bản Word nhỏ thành 1 file duy nhất.

Master Document là một tệp Word chứa liên kết đến các tệp con (subdocument), cho phép quản lý nội dung mà không cần chèn trực tiếp vào tệp chính Điều này giúp người dùng dễ dàng chỉnh sửa, xóa hoặc thêm thông tin vào các tệp con riêng biệt, với mọi thay đổi được cập nhật tự động trong Master Document Khi nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, Master Document cho phép phân chia các phần khác nhau cho từng người, tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm.

– Tạo Master Document từ Scratch:

To create a new Master Document from scratch, start by opening a new Word file and saving it with a desired name Then, navigate to the View tab and select Outline in the Document Views section.

Hình 1.84 – Cách tạo Master Document

To begin entering content for the heading in the outline form, utilize the drop-down list for Level and apply a green color to the bullet points in the Outline Tools section of the Outlining tab.

Hình 1.85 - Cách tạo Master Document bước tiếp theo

Sau khi hoàn tất việc tạo heading này, nhấn Show Document trong phần Master

Lúc này, chương trình sẽ hiển thị thêm nhiều tùy chọn trong phần Master

Document của thẻ Outlining, chọn toàn bộ phần outline trong văn bản và nhấn Create:

Hình 1.86 - Cách tạo Master Document bước tiếp theo

Nhấn tiếp Create xung quanh từng phần văn bản riêng biệt, sau đó lưu lại file Master

Document thêm 1 lần nữa tại thời điểm này:

Hình 1.87 - Cách tạo Master Document bước tiếp theo

Các phần văn bản riêng biệt sẽ được lưu trữ thành các file tương ứng, với tên trong dòng heading của mỗi phần được sử dụng làm tên cho từng file subdocument.

Hình 1.88 - Cách trở về màn hình soạn thảo Để chuyển về chế độ View trước đó, ví dụ như Print Layout thì các ta nhấn nút Close

Outline View trong phần Close của tab Outlining:

To create a table of contents in a Master Document, position the cursor at the beginning of the text, navigate to the References tab, and select Table of Contents Then, choose one of the Automatic Table options to insert a formatted table at the cursor's location.

Để kiểm tra phần Section Break đã được chèn bởi Word khi tạo subdocument, bạn mở tab Home và nhấn vào nút có biểu tượng như hình dưới.

Hình 1.90 – Xem hiển thị ngắt mục

Word sẽ hiển thị chính xác các đoạn Setion Break và định dạng

Khi tạo Master Document, Word tự động chèn Section Break trước và sau mỗi subdocument, dẫn đến việc không có sự phân trang trong toàn bộ văn bản Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể dễ dàng thay đổi và chỉnh sửa các Section Break này.

Hình 1.91 – kết quả tạo Master Document

– Tạo Master Document từ các file Word có sẵn:

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ hướng dẫn cách tạo file Master Document cơ bản, bao gồm việc tạo mới file Master và chèn các file văn bản đã có sẵn thành subdocument Đầu tiên, tạo file mới và lưu lại Sau đó, mở tab View và chọn Outline trong phần Document Views Khi thẻ Outlining được kích hoạt, nhấn Show Document trong Master Document để mở rộng các tùy chọn Để thêm subdocument, hãy nhấn Insert.

Bảng điều khiển chính của Insert Subdocument cho phép người dùng chỉ định đường dẫn đến thư mục chứa các file văn bản cần chèn Để thực hiện, hãy chọn file đầu tiên và nhấn Open Nên lưu trữ các file subdocument trong cùng một thư mục và đặt tên theo thứ tự để dễ dàng sử dụng.

If the system displays a notification that a Style is available in both the Master Document and the subdocument, select "Yes to All." This action will ensure that all Styles in the subdocument are preserved to align with the Master Document.

Hình 1.93 – Hộp thoại xác nhận chọn style

Sau khi hoàn tất việc chèn từng file subdocument vào văn bản chính, bạn có thể thu gọn các đoạn subdocument bằng cách nhấn nút Collapse Subdocuments trong phần Master Document của tab Outlining.

Hình 1.94 – Thu gọn các đoạn subdocument

Tuy nhiên, chúng ta phải lưu thay đổi trong các file subdocument trước, khi Word hiển thị bảng thông báo như hình dưới, các bạn hãy nhấn nút OK:

Hình 1.95 – Hộp thoại xác nhận lưu thay đổi

Chuẩn bị in

Trước khi in ấn tài liệu ta thực hiện các bước sau :

 Vào tab File, chọn tới Print Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P.

 Khi chọn “Stop Protection”, Word sẽ yêu cầu ta nhập mật khẩu

Hình 1.105 – Giao diện in ấn văn bản

 Nhập số bản in trong mục Copies

 Chọn máy in trong khung Printer

 Định dạng in ấn trong phần Settings :

 Chọn trang in: Chọn Print All Pages để in tất cả các trang của văn bản ; hoặc

The "Print Current Page" option allows you to print only the selected pages, while choosing "Only Print Odd Pages" will print all odd-numbered pages Alternatively, selecting "Only Print Even Pages" will print all even-numbered pages Additionally, you can specify particular pages to print by entering their numbers in the designated field below.

Choose to print on one side or both sides of the paper: select "Print One Sided" for single-sided printing or "Print on Both Sides" for double-sided printing if your printer supports duplex printing.

 Collated (in theo tập): Chức năng này dùng để đóng sổ luôn 1 tập văn bản khi muốn in với số lượng lớn hoặc in theo từng trang.

 Chọn hướng giấy in :Portrait Orientation để in giấy đứng hoặc Landscape

Orientation để in giấy ngang

 Chọn loại giấy in : Chọn loại giấy in A4 hoặc A3, để in tài liệu

 Chọn căn lề cho tài liệu in(Magins): Normal với căn lề 4 bên 1 ; hoặc Narrow căn lề 4 bên 0,5",

 Chọn in gộp nhiều trang trong 1 trang giấy (Page per sheet): 2 pages per sheet,

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 1 Bài tập thực hành số 1

1 Thực hiện chỉnh sửa các cài đặt hệ thống sau:

- Cho hiển thị đường viền văn bản

- Thay đổi đơn vị đo là cm

- Cho hiển thị hai thanh thước ngang và dọc

- Cài đặt chế độ tự lưu

- Tắt chế độ kiểm tra chính tả

- Chọn font chữ mặc định là Times New Roman, size: 13

2 Tạo mẫu Template cho mẫu Biên bản sau:

Bài tập thực hành số 2

Sử dụng: Column, DropCap, WortArt, Picture, Textbox

Bài tập thực hành số 3

Sử dụng Column, WordArt, AutoText, Picture, Comment, DropCap

1 Tạo AutoText để thay thế từ “thời gian “ bằng “tg”

2 Nhập văn bản và thực hiện định dạng theo yêu cầu.

3 Tạo Comment để ghi chú lại những vị trí đã được định dạng (Tại vị trí đó đã sử dụng chức năng gì.

Bài tập thực hành số 4

Sử dụng Column, WordArt, DropCap, Picture

Bài tập thực hành số 5

Bài tập thực hành số 6

Bài tập thực hành số 7

Yêu cầu: Soạn thảo Nghị định của chính phủ theo mẫu sau và tạo các chân trang (footnote) tương ứng.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2008

Mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động tại các công ty, doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác trang trại, bộ gia đình, cá nhân và các tổ chức khác tại Việt Nam được quy định rõ ràng Điều 4 của quy định này nêu rõ những tiêu chí và điều kiện áp dụng cho việc thuê mướn lao động.

1 Mức lương tối thiểu vùng quy định tại Điều 2 Nghị định này được điều chỉnh tùy thuộc vào mức tăng trưởng kinh tế, chỉ số giá sinh hoạt và cung cầu lao động theo thừng thời kỳ.

2 Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội sau khi lấy ý kiến Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, đại diện người sử dụng lao động và bộ, ngành liên quan trình Chính phủ điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng quy định tại Điều 2 nghị định này.

Tháng 05/2008 STT Họ và tên Ngạch 2 Bậc Hệ số Phụ cấp Thực lãnh 3

Trong mỗi ngạch lương có nhiều bậc, và mỗi bậc tương ứng với một hệ số lương cụ thể Hệ số lương đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức lương của cán bộ, viên chức (CBVC), được tính theo công thức: Tiền lương = Hệ số lương * Lương tối thiểu.

3 540000 là mức lương tối thiểu theo qui định, nó được điều chỉnh theo từng thời điểm phụ thuộc vào tình hình thực tế và kinh tế của Nhà nước.

Bài tập thực hành số 8

Cho trước nội dung đồ án yêu cầu sinh viên thực hiện :

- Định dạng trang giấy, canh lề cho văn bản : giấy A4, Lề trái : 3, lề phải 2, lề trên 2, lề dưới 2.5

- Định dạng font chữ : Sử dụng font Times New Roman, kích cở 13

- Định dạng đoạn : khoảng cách các dòng 1.15 lines, canh đều cho văn bản

- Tạo bìa đồ án : Kế toán tiền lương ở trang đầu

- Tạo header : Kế toán tiền lương

- Tạo Footer : Họ tên học viên

- Đánh số trang : Trang/ Tổng số trang

- Tạo mục lục tự động cho văn bản theo chỉ mục mẫu bên dưới

Lưu ý: Không tạo header và footer cho trang bìa và trang mục lục.

Bài tập thực hành số 9

Dựa vào chức năng trộn tài liệu dạng thư từ tạo ra 5 giấy chứng nhận cho 5 học viên sau:

DANH SÁCH CÁC HỌC VIÊN

SINH NOI SINH LOP DIEM XEPLOAI

Nguyễn Thị Bội Toàn 1972 Tp.HCM Điện Toán 7 Trung bình

Nguyễn Khánh Quỳnh 1974 Huế Excel 6 Trung bình Đinh Khải Trân 1984 Phan Thiết Word 9 Giỏi

Nguyễn Ngọc Vân 1981 Sài Gòn Access 8 Khá

Trần Thanh Thái 1979 Đồng Nai Word 8 Khá

TRUNG TÂM TIN HỌC THỰC HÀNH

Học lớp: Đã qua kỳ thi kiểm tra cuối khóa đạt điểm:

Tp Hồ Chí Minh, ngày / /20

Giám đốc Trung tâm Tin học

Bài tập thực hành số 10

1 Tạo DataSource: nguồn dữ liệu chứa trong 1 table lưu tập tin tên

2 Tạo Main Document: mẫu bảng điểm chứa trong một tập tin mới lấy tên là PhieuDiem.docx.

1 Thực hiện chức năng mail merge để import dữ liệu vào phiếu thông báo

2 Tại vị trí ( 6) Nếu Điểm TB>=5.0 thì “nhận chứng chỉ” ngược lại “phúc khảo điểm nếu cần”.

Bài tập thực hành số 11

- Họ tên khách hàng: Text Control

- Năm sinh: Date Picker Control

- Nơi sinh: Drop List Control

- Giới tính: RadioButton ( thuộc nhóm Phai)

- Sản phẩm thường mua: Check Box Control

Bài tập thực hành số 12 icrosoft Word

Năm 2013 đã cải thiện đáng kể việc cộng tác biên soạn tài liệu, giúp liên kết các phần của một tài liệu dài trở nên dễ dàng hơn Khi nhiều người cùng tham gia biên soạn, họ có thể phối hợp hiệu quả để tạo ra nội dung chất lượng.

Với Word 2013, bạn có thể làm việc trên cùng một tài liệu mà không cần sử dụng các phiên bản sao chép khác nhau, giúp tăng hiệu quả làm việc Các tính năng mới không chỉ làm cho tài liệu trở nên bóng bẩy hơn mà còn mang đến trải nghiệm quen thuộc trên trình duyệt và điện thoại di động Giờ đây, bạn có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu từ bất kỳ đâu, bao gồm cả desktop, laptop, và các máy tính không cài đặt ứng dụng Word.

Bộ (Sở):……… Mẫu số S02A-H Đơn vị:………

Số CTGS : Ghi chú: Ngày CTGS:

Ngày Số CT Trích yếu Nợ Có Số tiền

Kèm theo: chứng từ gốc

Phụ trách kế toán (Chữ ký, họ tên)

TÍNH NĂNG MỚI TRONG MICROSOFT WORD 2013

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH NÂNG CAO

Thiết lập môi trường làm việc tối ưu

2.1.1 Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính

 Tùy biến thanh công cụ

Vào File  Option để thiết lập các tùy chỉnh trong Excel

Tab này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với thanh công cụ mini (bật hoặc tắt), tùy chỉnh màu của Ribbon, và thiết lập các tùy chọn mặc định cho workbook Ngoài ra, nó còn hỗ trợ sắp xếp và điền tên người dùng, đồng thời cho phép truy cập vào tính năng Live Preview Tính năng Live Preview giúp bạn xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng các thay đổi một cách trực quan.

Mục When creating new workbooks trên tab này cho phép chọn giá trị mặc định cho font, font size, kiểu view và số lượng sheet của một workbook mới.

Tab này cho phép xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công thức, kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc.

Chọn "Sử dụng tên bảng trong công thức" trong mục "Làm việc với công thức" cho phép người dùng tùy chỉnh việc sử dụng tên của bảng trong công thức Excel.

Tab này cho phép người dùng chỉnh sửa và định dạng văn bản một cách linh hoạt Người dùng có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và loại bỏ các từ hoặc lỗi không mong muốn trong tài liệu thông qua tính năng Từ điển tùy chỉnh.

Tùy chọn Autocorrect dưới mục Autocorrect cho phép người dùng thiết lập chế độ sửa lỗi tự động khi nhập văn bản Tính năng này hữu ích cho việc tạo các từ viết tắt Ví dụ, sau khi cài đặt, gõ "ttgdtx" sẽ tự động hiển thị "Trung Tâm Giáo Dục Thường".

Tab này cho phép xác định cách một workbook được lưu Ta có thể xác định cách tự động lưu khi chạy và nơi workbook được lưu.

Tại vùng "Default local file location", người dùng có thể thay đổi thư mục lưu file Excel mặc định Điều này có nghĩa là khi thực hiện thao tác Save hoặc Save As mà không chọn thư mục hoặc ổ đĩa khác, Excel sẽ tự động lưu file vào thư mục đã được chỉ định.

Tab này cho phép xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in, hiển thị, công thức, tính toán và các thiết lập khác.

Ta có thể thay đổi (hoán đổi) dấu phân cách giữa phần lẻ thập phân và phần nguyên và giữa các nhóm số hàng trăm, hàng nghìn,…

Tab này cho phép thêm các nút công cụ (nút lệnh) vào Quick Access Toolbar.

Nếu có nhiều công cụ sử dụng thường xuyên, ta có thể thêm chúng vào Quick Access Toolbar.

Để thêm một nút công cụ mới vào thanh Quick Access Toolbar, bạn chỉ cần chọn nút mong muốn từ danh sách bên trái (chẳng hạn như vùng tô đỏ) và nhấn vào nút Thêm.

Nếu muốn cho thanh Quick Access Toolbar hiển thi bên dưới thanh Ribbon thì check nút: Show Quick Access Toolbar below the Ribbon.

 Hiệu chỉnh thuộc tính của bảng tính:

Hình 2.111 – hiệu chỉnh thuộc tính bảng

Khi tạo bảng tính trong Excel, chương trình sẽ tự động lưu lại các thuộc tính như kích thước tệp, thời gian tạo và sửa đổi cuối cùng, cùng với tên tác giả Các thuộc tính này thường ở chế độ chỉ đọc (Read Only), nhưng người dùng có thể thiết lập và chỉnh sửa các thuộc tính nâng cao và tùy chọn khác theo nhu cầu của mình.

Chúng ta có thể làm quen với các thuộc tính cơ bản mà Excel cung cấp Vào tab File \

Info: Để thiết lập thuộc tính nâng cao cho bảng tính ta chọn Properties \ Advanced

Hình 2.112 – Hiệu chỉnh thuộc tính nâng cao

Sau đó ta thiết lập các thuộc tính trong hộp thoại Advanced Properties:

Các Tab General, Statistics, và Contents hiển thị thông tin của bảng tính, một số thông tin đã hiển thị trong Info.

Tab Summary, chúng ta có thể thiết lập Tiêu đề (Title) và Môn học ( Subject ).

The Custom Tab displays a list of advanced attributes, including Check By, Client, Project, and Typist Users can either keep the default settings or customize their preferences based on the available list.

Sau khi đã chọn ta bấm Add Để đổi tên, loại, hay giá trị của thuộc tính ta chọn Modify.

Một bảng tính mẫu là một tệp tin mới chứa các tiêu đề cột và hàng, cùng với công thức, định dạng và các thành phần khác đã được thiết lập sẵn.

 Chọn kiểu tập tin lưu dạng Excel Template *.xltx

Khi lưu các bảng tính mẫu trong Excel, mặc định chúng được lưu trong thư mục: Users / UserName / AppData / Roaming / Microsoft / Template Việc lưu mẫu tại vị trí này giúp Excel hiển thị chúng trong hộp thoại chọn mẫu cho người dùng.

Hình 2.113 – Lưu bảng tính mẫu

Khi tạo bảng tính, người dùng thường có thể chỉnh sửa trực tiếp, bao gồm thay đổi định dạng, thêm hoặc xóa dữ liệu, và chèn bảng Tuy nhiên, để bảo vệ các bảng tính quan trọng, tính năng bảo mật dữ liệu của Excel là cần thiết.

Có các cách để bảo vệ bảng tính như sau:

 Bảo vệ mở file bảng tính

 File  Info  Protect Workbook  Encrypt with Password

 Nhập password bảo vệ (2 lần).

Hình 2.114 – Bảo vệ mở file bảng tính

Để bảo vệ trang tính khỏi việc chỉnh sửa dữ liệu, bạn có thể sử dụng tính năng bảo vệ sheet hiện hành, cho phép người sử dụng chỉ truy cập nội dung mà không thay đổi thông tin.

 Vào Tab Home  Format  Protect Sheet

 Nhập password bảo vệ (2 lần)

Hình 2.115 – Bảo vệ chỉnh sửa trang tính

 Để hủy bỏ bảo vệ trang tính ta thực hiện:

 Vào Tab Home  Format  Unprotect Sheet

 Bảo vệ vùng, ô trên trang tính

Trên một trang bảng tính, chúng ta chỉ muốn bảo vệ một vùng hoặc một ô nào đó của trang ta thực hiện các bước sau:

 Bước 1: Mở khóa bảng tính

 Chọn toàn bộ các ô trên trang tính (Ctrl + A)

 Vào Tab Home  Format  Format Cells

Hình 2.116 - Mở khóa bảng tính

Hình 2.117 – Hộp thoại Format Celll mở khóa bảng tính

 Bước 2: Chọn công thức cần khóa

 Chọn các ô, vùng cần khóa

 Vào tab Home/ Find & Select/ Go to Special

Hình 2.118 – Cách chọn công thức cần khóa

Hình 2.119 – Hộp thoại Go to Special chọn công thức

 Bước 3: Khóa các ô tính chứa công thức

 Chọn các ô, vùng cần khóa

 Vào tab Home  Format  Format Cells

 Bước 4: Bảo vệ trang tính

 Vào tab Review  Protect Sheet trong nhóm Changes

Hình 2.120 – Hộp thoại nhập mật khẩu bảo vệ

Để bảo vệ công thức trong Excel, bạn có thể ẩn chúng trên trang tính Điều này giúp ngăn người dùng xem các công thức cài đặt, bảo đảm tính riêng tư và bảo mật cho dữ liệu của bạn.

Nhấp Chọn các ô, vùng cần ẩn công thức

 Chọn công thức cần khóa Thực hiện tương tự ở bước 2 : vào Tab Home

 Find & Select  Go to Special  chọn Formulas  OK

 Ẩn và khóa các ô, vùng: Nhấp chọn các ô, vùng cần ẩn  vào tab Home

 Format  Format cell  check vào mục Lock và Hide

Hình 2.121 – Hộp thoại Format Cell khóa dữ liệu bảng tính

 Bảo vệ trang tính: Thực hiện tương tự như ở bước 4.

Thao tác bảng tính

Khi làm việc với Excel, đôi khi ta cần sử dụng các định dạng có sẵn của excel để định dạng nhanh bảng tính ta thực hiện như sau:

 Chọn vùng cần định dạng

 vào tab Home  Cell Styles trong nhóm Styles

 Chọn mẫu cần định dạng.

 Nếu không có kiểu như ta muốn, ta có thể tạo ra kiểu riêng như sau:

 Định dạng sẵn dữ liệu trong ô bảng định

 Vào tab Home  Cell style  New cell style

 Nhập tên style mới trong trường Style Name

Hình 2.123 – Hộp thoại định dạng Style

 Hoặc click vào Format để định dạng lại ô mẫu.

2.2.1.2 Định Dạng Có Điều Kiện ( Conditionnal Formatting )

Khi sử dụng bảng dữ liệu Excel, nhiều người dùng thường áp dụng chức năng lọc (Filter) để trích xuất dữ liệu theo quy tắc cụ thể Tuy nhiên, nếu cần làm nổi bật phần dữ liệu đó với định dạng riêng biệt, chức năng lọc không đủ khả năng Để thực hiện điều này, người dùng cần sử dụng chức năng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting).

Chức năng Conditional Formatting là một kỹ thuật định dạng mạnh mẽ, cho phép người dùng tùy chỉnh định dạng cho các ô được chọn dựa trên các điều kiện cụ thể Khi dữ liệu trong các ô thỏa mãn các tiêu chí đã được thiết lập, định dạng sẽ tự động được áp dụng, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và phân tích thông tin quan trọng trong bảng tính.

Định dạng khác biệt cho các ô dữ liệu theo điều kiện giúp người xem dễ dàng nhận diện thông tin quan trọng, đồng thời vẫn giữ được cái nhìn tổng thể về các dữ liệu khác.

 Định dạng nhanh các ô thỏa mãn điều kiện

 Chọn các ô cần định dạng có điều kiện

 Vào tab Home  Conditional  Highlight Cells Rules  Greater than…  nhập giá trị cần định dạng trong khung Format cells that are GREATER

THAN , chọn định dạng trong khung with

Hình 2.124 – Chọn màu định dạng

 Định dạng dữ liệu bằng hộp thoại New Formatting Rule

 Chọn các ô cần định dạng có điều kiện

Vào tab Home  Conditional  New Rule…

Hình 2.125 - Hộp thoại New Formatting Rule

 Chọn Format only cells that contain

 Nhập giá trị cho điều kiện trong mục Format only cells with

 Nhấp vào Format để định dạng cho ô thỏa điều kiện

2.2.1.3 Đặt Tên Vùng Dữ Liệu

Khi làm việc với bảng tính, việc đặt tên cho vùng dữ liệu giúp thuận tiện hơn trong việc lưu trữ và tính toán Để thực hiện điều này, bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn đơn giản sau đây.

 Chọn vùng cần đặt tên

 Chọn tab Formulas  Define Name

 Đặt tên vùng dữ liệu trong khung Name  OK.

Hình 2.126 – Hộp thoại đặt tên vùng dữ liệu

Để chỉnh sửa hoặc xóa tên vùng trong sổ tính, bạn cần chọn tab Formulas, sau đó vào nhóm Defined Names và nhấn Name Manager để mở hộp thoại Name Manager.

Hình 2.127 – Hộp thoại Name Manager

 Chọn tên vùng cần chỉnh sửa hoặc xóa

 Nhấp vào nút Edit để chỉnh sửa tên, vùng được đặt tên hoặc nhấp vào nút Delete để xóa tên vùng.

2.2.2.1 Cố định dòng (cột ) bảng tính Ở các bảng tính lớn , khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở dòng trên cùng , do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ với cột kia Tương tư như vậy , khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột trái nhất ( ví dụ như họ tên , mặt hàng , …) rất dễ bị nhầm lẫn giữa dòng này với dòng khác , do đó ta cần phải cố định cột hoặc dòng tiêu đề như sau :

 Di chuyển con trỏ hiện hành đặt bên dưới dòng cần khoá ( cố định )

 Vào tab View  Freeze Panes  Freeze Panes

 Di chuyển con trỏ hiện hành đặt bên phải dòng cần khoá

 Vào tab View  Freeze Panes  Freeze Panes

 Cố định dòng và cột :

 Di chuyển con trỏ hiện hành đặt tại giao điểm giữa dòng và cột cần khoá

 Vào Vào tab View  Freeze Panes  Freeze Panes

Hình 2.128 – Cách cố định dòng và cột

 Nếu ta muốn cố định dòng đầu tiên của trang tính thì chọn Freeze Top Row hoặc nếu muốn cố định cột đầu tiên thì chọn Freeze First Column

View  Freeze Panes  Unfreeze Panes

Hình 2.129 – Cách hủy bỏ cố định

2.2.2.2 Chia nhiều vùng xem khác nhau

Chia vùng xem cho phép người dùng dễ dàng quan sát từng phần riêng biệt trong bảng tính Điều này rất hữu ích khi làm việc với các bảng tính lớn, nơi cần thao tác trên nhiều khu vực cùng lúc.

 Đặt trỏ chuột dưới dòng cần chia

Hình 2.130 – Cách chia vùng bảng tính Để trở lại trạng thái ban đầu, ta click tiếp vào biểu tượng Split một lần nữa.

2.2.2.3 Hiển Thị Nhiều Cửa Sổ trang tính Để thuận tiện trong việc quản lý dữ liệu, MS Excel có chức năng hiển thị hai hay nhiều bảng tính trên màn hình.

Hình 2.131 – Hiển thị nhiều cửa sổ trang tính

 Vào tab View  Arrange All

Hình 2.132 – Hộp thoại hiển thị cửa sổ theo chiều đứng

Hộp thoại Arrange Windows xuất hiện Trong đó có các lựa chọn:

 Vertical: 2 cửa sổ sẽ được đặt cạnh nhau theo chiều đứng

 Horizontal: 2 cửa sổ bảng tính được đặt theo chiều ngang (một cửa sổ nằm trên, một cửa sổ nằm dưới).

 Tiled: Trong trường hợp ta mở 2 bảng tính, Tiled sẽ hoạt động giống

Vertical, đặt 2 bảng tính về 2 bên trái, phải của màn hình

 Cascade: Các cửa sổ bảng tính được xếp theo dạng bậc.

 Ta có thể chọn View Side by Side trên tab View của nhóm Window để hiển thị nhanh 2 cửa sổ bảng tính theo chiều ngang.

 Nếu muốn xem các bảng tính cùng một lúc khi ta sử dụng chức năng scroll của chuột, ta có thể chọn Synchronous Scrolling trong mục Window của tab

Khi sử dụng chế độ xem đồng thời, bạn có thể cuộn cả hai bảng tính trong cùng một cửa sổ, giúp dễ dàng so sánh và tìm ra sự khác biệt giữa chúng.

Trong quá trình làm việc với Excel, chúng ta thường xuyên thực hiện các thao tác như sao chép, cắt dán, xóa và chèn cột, dòng Khi cần sao chép danh sách, không phải lúc nào cũng cần sao chép cả định dạng và giá trị của ô Đôi khi, chỉ cần sao chép định dạng hoặc công thức riêng Chức năng Paste Special trong Excel cho phép sao chép ô và vùng dữ liệu với nhiều tùy chọn linh hoạt.

 Chọn vùng cần sao chép

 Vào Tab Home  Chọn Copy

 Di chuyển đến nơi cần dán

 Vào Tab Home  Paste  Chọn Paste Special

 Chọn chức năng cần sao chép trong hộp thoại Paste Special

Hình 2.133 – Hộp thoại Paste Special

All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn

Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng

Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức

Chỉ nên dán chú thích vào các ô mà không cần quan tâm đến giá trị và công thức Đối với phần xác thực, chỉ dán các quy định xác thực dữ liệu cho vùng đích.

Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn

All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền

Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột

Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số, các định dạng khác bị loại bỏ

Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc của các con số

None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào

Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích

Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn

Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn

Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn

Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại

Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn

Hàm Excel là các công thức có sẵn trong Excel, cho phép thực hiện các phép tính toán chính xác trên bảng dữ liệu Những công thức này có khả năng thực hiện các phép toán như cộng, nhân và so sánh giá trị trong worksheet.

Trong Excel có các hàm chính như sau:

 Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…

 Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…

 Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…

 Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,…

 Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…

 Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…

 Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…

 Hàm luận lý: If, And, Or,…

 Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,…

 Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…

 Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…

 Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…

+ Trong đó number là giá trị số nó có thể là tham số, tham chiếu hoặc biểu thức có giá trị.

- Ý nghĩa hàm: là hàm trả về giá trị tuyệt đối của một số.

- Cú pháp: power(number, power)

+ Power là hàm mũ (hay được hiểu là thừa số được nhân lên).

- Ý nghĩa của hàm: Là hàm thực hiện tính lũy thừa.

- Cú pháp: Product(number1, number2, …).

+ Number 1 là thừa số thứ 1.

+ Number 2 là thừa số thứ 2…

+ Chứa tối đa 255 đối số number.

- Ý nghĩa: Là hàm tính tích của một dãy số.

- Cú pháp: Mod(number, divisor).

+ Divisor: là số bị chia.

+ Nếu số chia =0 giá trị trả về là False.

- Ý nghĩa hàm trả về số dư của phép chia(số dư mang dấu của số bị chia).

- Ý nghĩa: là hàm làm tròn cho số thập phân.

- Cú pháp: roundup (number, Num_digits).

+ Number là số muốn làm tròn.

+ Num_digist: là phạm vi cần làm tròn lên mấy chữ số Dựa vào num_digist sẽ xác định quy tắc làm tròn.

+ Trong đó number: là số cần làm tròn.

- Ý nghĩa: Là hàm làm tròn nhưng làm tròn lên thành số nguyên chẵn gần nhất.

- Ví dụ: even(4.45)= 6 (6 là số chẵn gần nhất của số 4).

Trong đó number là số cần làm tròn.

- Ý nghĩa: Là hàm làm tròn nhưng làm tròn lên thành số nguyên lẻ gần nhất.

- Ví dụ: odd(4.45)= 5(5 là số lẻ gần nhất của 4).

- Cú pháp: rounddown(number, digits).

Là hàm làm tròn nhưng làm tròn giảm xuống 1 đơn vị.

- Cú pháp: Min(number1, number2,….number n).

- Ý nghĩa: Hàm lấy giá trị nhỏ nhất trong dãy.

- Cú pháp: Max(number1, number2,…).

Trong đó: number1, number2,…number n là dãy số cần xác định giá trị lớn nhất.

- Ý nghĩa: Hàm tìm giá trị lớn nhất của 1 dãy số.

- Cú pháp: average(number1, number2,…).

Trong đó: number1, number2 là các số cần tính trung bình.

- Cú pháp: AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ).

- Hàm tính giá trị trung bình của những số trong một dãy ô đáp ứng được cùng lúc nhiều điều kiện.

 average_range: Vùng dữ liệu cần tính giá trị trung bình cộng

 criteria_range1, criteria_range2: Các điều kiện cần tính trung bình cộng

Ví dụ: Tính trung bình cộng tiền lương của nhân viên lớn hơn 3,000,000 và nhỏ hơn 7,000,000.

Hình 2.134 – Ví dụ minh họa hàm AVERAGEIFS

- Cú pháp: Count (Value1, value2,… ).

+ Value1, Value2 là các giá trị trong dãy.

+ Value1, Value 2 thuộc kiểu số.

- Ý nghĩa: Hàm đếm dữ liệu thuộc kiểu số.

- Cú pháp: Counta(Value1, value2,….).

- Đếm tất cả các ô có chứa dữ liệu

- Cú pháp: COUNTBLANK (range) Đếm các ô rỗng trong một vùng.

- Cú pháp: Countif (range, criteria).

+ Range: Dãy dữ liệu thao tác.

+ Criteria: Điều kiện để đếm.

- Ý nghĩa: Dùng đếm các ô chứa dữ liệu theo 1 điều kiện.

- Cú pháp: COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,…) – Hàm đếm từ 2 điều kiện trở lên

 Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1

 Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1

 Criteria_range2: Vùng chứa điều kiện 2

 Criteria2: chuỗi mô tả điều kiện

Hình 2.135 – Ví dụ minh họa hàm COUNTIFS

- Cú pháp: Sum(number1, number2, ….).

- Tính tổng các giá trị number trong dãy

- Hàm tính tổng có điều kiện

- Cú pháp: Sumif(range, criteria, num_range).

+ Range: dãy xác định điều kiện.

+ Num_range: giá trị cần tính tổng.

- Cú pháp: SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,

– Hàm tính tổng có từ 2 điều kiện trở lên

 Sum_range: vùng cần tính tổng

 Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1

 Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1

 Criteria_range2: vùng chứa điều kiện 2

 Criteria2: vùng chứa điều kiện 2

Hình 2.136 – Ví dụ minh họa hàm SUMIFS

Khi sử dụng hàm để trả về các số thể hiện một ngày cụ thể, nếu ô có định dạng General trước khi nhập hàm, kết quả sẽ được hiển thị dưới dạng ngày tháng năm.

Chức năng EVALUE chuyển đổi chuỗi văn bản ngày tháng năm, như "02/09/13", thành giá trị số tuần tự có thể tính toán, ví dụ: EVALUE("02/09/13") cho kết quả là 41519.

Trả về phần ngày của một giá trị ngày tháng, được đại diện bởi số tuần tự Kết quả trả về là một số nguyên từ 1 đến 31.

DAYS360 (start_date, end_date, method)

Trả về số ngày giữa hai ngày dựa trên cơ sở một năm có

360 ngày (12 tháng, mỗi tháng có 30 ngày) để dùng cho các tính toán tài chính.

Trả về số tuần tự thể hiện một ngày nào đó tính từ mốc thời gian cho trước và cách mốc thời gian này một số

Cú pháp Ý nghĩa tháng được chỉ định.

Trả về số tuần tự thể hiện ngày cuối cùng của một tháng nào đó tính từ một mốc thời gian đã cho, cùng với số tháng được chỉ định từ mốc thời gian này.

Trả về phần giờ của một giá trị thời gian Kết quả trả về là một số nguyên từ 0 đến 23.

Trả về phần phút của một giá trị thời gian Kết quả trả về là một số nguyên từ 0 đến 59.

Trả về phần tháng của một giá trị ngày tháng, được đại diện bởi số tuần tự Kết quả trả về là một số nguyên từ 1 đến 12.

(start_date, end_date, holidays)

Biên tập và lần vết

2.3.1 Ghi chú, nhận xét, thay đổi nội dung trang tính

2.3.1.1 Thêm ghi chú Vào Công Thức Excel:

 Chọn ô cần nhập ghi chú

 Thêm công thức N( ) vào sau công thức đó

 Lưu ý: phải sử dụng thêm dấu “+” để thêm chú thích.

Hình 2.187 - Thêm ghi chú Vào Công Thức Excel

Ghi chú không làm thay đổi công thức trong bảng tính, và công thức vẫn hoạt động bình thường Khi ô chứa ghi chú, nội dung chú thích sẽ hiển thị trên thanh Function.

2.3.1.2 Thêm ghi chú cho ô bảng tính

Mỗi ô trong bảng đều cho phép người dùng tạo ghi chú, và khi di chuột đến góc phải của ô, ghi chú sẽ hiện ra Những ô có ghi chú sẽ được đánh dấu bằng màu đỏ ở góc phải trên Để tạo ghi chú trong ô, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

 Chọn ô muốn tạo ghi chú

Hình 2.188 – Thêm ghi chú cho ô

 Nhập nội dung vào khung ghi chú , nhập xong click chuột ra ngoài khung để kết thúc ghi chú

 Muốn chỉnh sửa lại ghi chú trong ô ta chọn Insert / Edit Comment

 Nếu không muốn tạo ghi chú cho ô bảng tính đó nữa thì ta chỉ việc bấm phải chuột vào ô đó sau đó chọn Delete Comment.

2.3.2 Lần vết các thay đổi đối với bảng tính

Chọn Tab Review  Share Wokbook

Hình 2.189 – Chia sẻ tài liệu

Trong cửa sổ Share Workbook, chọn tab Editing, chọn Allow changes by more than one user at the same time This also allows workbook merging

Hình 2.190 – Hộp thoại Share Workbook

 Tab Advanced cho phép thiết lập một số tính năng cho tập tin được chia sẻ.

 Click Ok để hoàn thành.

2.3.2.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tập Tin

Sau khi chia sẻ tập tin với người khác hoặc nhóm làm việc, bạn có thể theo dõi sự thay đổi của tập tin để kiểm tra các chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay đổi dữ liệu bằng cách thực hiện các bước sau đây.

 Chọn tab Review  Track Changes  Highlight Changes…

 Trong hộp thoại Highlight Changes, lựa chọn những điều kiện When , Who, Where thích hợp theo yêu cầu

Hình 2.191 – Hộp thoại Highlight Changes

Click Ok để hoàn thành.

Với thiết lập này thì những vị trí mà dữ liệu thay đổi sẽ được làm dấu với Highlight.

Hình 2.192 – kết quả hiển thị thay đổi

2.3.2.3 Xem Chi Tiết Những Thay Đổi Của Tập Tin

 Vào tab Review  Track Changes  Accept/Reject Changes

Trong hộp thoại Select Changes to Accept or Reject ta sẽ lựa chọn xem chi tiết thay đổi của dữ liệu khi nào, của ai, hay vùng nào,

Hình 2.193 – hộp thoại lựa chọn dữ liệu thay đổi

Trong hộp thoại Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi, bạn sẽ thấy chi tiết về các dữ liệu đã được chỉnh sửa, và bạn có quyền quyết định chấp nhận hoặc không chấp nhận những thay đổi này.

Hình 2.194 – chi tiết dữ liệu thay đổi

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 2

1 Bài tập thực hành số 1

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

− Tạo style tieude dùng để nhập tiêu đề cho excel : in đậm, canh giữa, màu nền

Sử dụng style tieude vừa tạo để áp dụng vào bảng tính và bảng phụ sau:

KẾT QUẢ TUYỂN SINH NĂM 2014

1 Điền dữ liệu cho cột “NGÀNH THI” dựa vào ký tự thứ 1 của “MÃ SỐ” được dò trong bảng “BẢNG TRA ĐIỂM CHUẨN”

2 Điền dữ liệu cho cột “KHU VỰC” là ký tự thứ 2 của “MÃ SỐ” và được chuyển về kiểu dữ liệu số

3 Điền dữ liệu cho cột “TỔNG ĐIỂM” là tổng của “ĐIỂM TOÁN”, “ĐIỂM LÝ” và

4 Sắp xếp bảng tính theo “MÃ SỐ” tăng dần

5 Điền dữ liệu cho “ĐIỂM CHUẨN” dựa vào ký tự đầu của “MÃ SỐ” được dò trong bảng “BẢNG TRA ĐIỂM CHUẨN” nhưng nếu “KHU VỰC” là 1 thì lấy

“ĐIỂM 1” còn nếu “KHU VỰC” là 2 thì lấy “ĐIỂM CHUẨN 2”

6 Điền dữ liệu cho “KẾT QUẢ” nếu tổng điểm lớn hơn hoặc bằng “ĐIỂM

CHUẨN” thì điền “đậu”, ngược lại điền “rớt”

7 Thống kê tổng số thí sinh ngành “Kế Toán” có kết quả đậu

8 Dùng Advance Filter rút trích ra tất cả các thí sinh có kết quả “đậu”

9 Thêm cột “LỚP TÀI NĂNG” bên phải cột “KẾT QUẢ” và điền dữ liệu như sau: Nếu tổng điểm thi lớn hơn hoặc bằng 18 và không có môn nào nhỏ hơn 5 thì điền là “lớp tài năng”, còn ngược lại thì điền là “lớp đại trà”

10 Thực hiện chức năng Conditional(định dạng có điều kiện) tô nền màu đỏ cho những thí sinh có kết quả rớt.

11 Thực hiện bảo vệ bảng tính không cho phép xem các công thức trong bảng tính.

Bài tập thực hành số 2

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào bảng tính và các bảng phụ sau:

1 Đặt tên vùng cho bảng 1 là BANG1, bảng 2 là BANG2

2 Lập công thức để điền dữ liệu vào cột TÊN HÀNG dựa vào hai ký tự đầu của MÃ HÀNG và BẢNG 1

3 Lập công thức điền vào cột TÊN TỈNH dựa vào ký tự thứ ba của mã hàng và BẢNG 2

4 Lập công thức điền vào cột SỐ LƯỢNG là ba ký tự cuối của MÃ HÀNG và được chuyển thành dữ liệu kiểu số

5 Lập công thức điền vào cột ĐƠN GIÁ, nếu sản phẩn được mua trước tháng 5 thì lấy giá 1, còn lại lấy giá 2

6 Lập công thức điền vào cột THÀNH TIỀN (VND): =SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ. Định dạng đơn vị VND.

7 Lập công thức điền vào cột THÀNH TIỀN (USD):

= THÀNH TIỀN (VND) /19000 Nếu sản phẩm được mua trước tháng 7

=THÀNH TIỀN (VND)/20000 Nếu sản phẩm được mua sau tháng 7 Định dạng đơn vị USD

8 Sắp xếp bảng tính theo thứ tự tăng dần dựa vào cột THÀNH TIỀN (VND)

9 Dùng Advance Filter lọc ra các dòng có TÊN HÀNG là FUTURE

10 Thực hiện bảng thống kê sau:

11 Câu 10: Tạo Header là Họ và Tên SV ở vị trí trung tâm (center)

12 Thực hiện chèn thêm 10 dòng mới vào cuối bảng tính sau đó cố định tiêu đề bảng tính.

Bài tập thực hành số 3

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Thiết lập điều kiện cho ba cột Toán, Lý, Hóa: điểm nhập >=0 và <

2 Chèn thêm hai cột Ngành thi và Khu vực vào bên trái cột Toán; Hai cột Tổng điểm và Điểm Chuẩn vào bên trái cột Kết Quả; Cột Học bổng vào bên phải cột Kết Quả

3 Lập công thức cho biết Khu vực và Ngành thi cho từng thí sinh Biết rằng kí tự thứ 2 của SBD cho biết khu vực; kí tự thứ nhất của SBD cho biết ngành thi

4 Tính Tổng điểm là tổng cộng của 3 môn thi

5 Lập công thức cho biết điểm chuẩn dựa vào ngành thi và bảng 2, nếu thí sinh ở khu vực 1 thì điểm chuẩn là Điểm chuẩn 1, ngược lại là Điểm chuẩn 2

6 Lập công thức cho cột kết quả, nếu tổng điểm lớn hơn hay bằng điểm chuẩn của ngành dự thi thì kết quả là “Đậu”, ngược lại là “Rớt”

7 Lập công thức cho cột học bổng, nếu tổng điểm lớn hơn hay bằng điểm học bổng của ngành dự thi thì học bổng là “Có”, ngược lại để trống

9 Trích những thí sinh thi Đậu của khối thi A

10 Vẽ biểu đồ (PIE) so sánh thí sinh Đậu và Rớt.

Bài tập thực hành số 4

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Mã khu vực là ký tự thứ 4 và thứ 5 của cột mã dự án

2 Loại dự án dựa vào 2 ký tự đầu của Mã Dự Án và bảng loại Dự Án

3 Chủ đầu tư dựa vào 3 ký tự sau của Mã Dự Án và bảng Chủ đầu tư & Vốn đầu tư

4 Vốn đầu tư dựa vào mã dự án và mã khu vực, tra trong bảng chủ đầu tư & vốn đầu tư

5 Mức ưu tiên dựa vào ký tự thứ 3 của mã dự án

6 Nếu số năm hoạt động 0

 Vẽ biểu đồ biểu diễn tổng tiền chênh lệnh theo từng mặt hàng.

Bài tập thực hành số 6

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

BẢNG DANH MỤC SẢN PHẨM

1 Cột tên hàng dựa vào 2 ký tự đầu của mã hàng và bảng tra dữ liệu 1

2 Cột số lượng dựa vào tên hàng và bảng tra dữ liệu 1

3 Cột đơn vị tính dựa vào tên hàng và bảng tra dữ liệu 1

4 Cột đơn giá dựa vào mã hàng và bảng tra dữ liệu 2 Nếu ký tự ngoài cùng của mã hàng là X thì lấy đơn giá 1, là Y thì lấy đơn giá 2

5 Cột thành tiền USD = đơn giá * số lượng

6 Cột thành tiền VNĐ = cột thành tiền USD * tỉ giá, biết rằng nếu hàng nhập từ tháng 1 tới tháng 7 thì lấy tỉ giá 1, còn lại lấy tỉ giá 2.

7 Cột ghi chú: Nếu ký tự ngoài cùng của mã hàng là X thì ghi Hàng Ngoại, là Y thì ghi Hàng Nội

8 Thực hiện bảng thống kê bên dưới

9 Vẽ biểu đồ cho bảng thống kê ở câu 8

10 Tạo Header có tiêu đề Bài Thi Excel, Footer có tiều đề Họ Tên của học viên.

Bài tập thực hành số 7

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Tạo Header là “họ và tên sinh viên” ở vị trí trung tâm (center)

2 Nơi đến: Dựa vào hai ký tự thứ 3 và thứ 4 của Mã bưu kiện và dò tìm trong bảng GIÁ VẬN CHUYỂN

3 Phương tiện: Dựa vào 2 ký tự đầu trong Mã bưu kiện và dò tìm trong bảng LOẠI PHƯƠNG TIỆN

4 Sắp xếp bảng tính theo Trọng lượng tăng dần

5 Hình thức: Nếu ký tự cuối của Mã bưu kiện là N thì ghi là “Bình thường”, ngược lại ghi “Nhanh”

6 Giá cước: Dựa vào hai ký tự 3 và 4 của Mã bưu kiện và dò tìm trong bảng GIÁ VẬN

 Nếu hai ký tự đầu của Mã bưu kiện là “MB” thì lấy giá 1

 Nếu hai ký tự đầu của Mã bưu kiện là “TT” thì lấy giá 2

 Nếu hai ký tự đầu của Mã bưu kiện là “TL” thì lấy giá 3

7 Thành tiền: = Trọng lượng * Giá cước, nếu hình thức gởi là “Nhanh” thì tăng 10% thành tiền Định dạng đơn vị tiền tệ là “VNĐ”

8 Thực hiện bảng thống kê theo mẫu:

DOANH THU CÁC HÌNH THỨC GỬI

9 Trích lọc danh sách các bưu kiện đi USA và có trọng lượng > 300 (gram)

10 Đếm tổng số bưu kiện được giao hàng bằng “Máy bay” và có trọng lượng >300(gram)

Bài tập thực hành số 8

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Dựa vào ký tự thứ 5 của mã hàng điền vào cột Phân loại

2 Dựa ký tự cuối của mã hàng điền cột xuất xứ: nếu là "m" ghi là "Malaysia", còn lại ghi "Indonesia"

3 Điền giá nhập dựa vào bảng tra

4 Điền cột giá bán theo quy định sau:

- Đối với mặt hàng của "Malaysia" : nếu hàng loại 1 thì giá bán > giá nhập 12%, hàng loại 2 thì giá bán hơn giá nhập 8%

- Đối với mặt hàng của Indonesia: giá bán hơn giá nhập 15%

5 Cột doanh thu được tính như sau: (giá bán - giá nhập) * số lượng

6 Cột thuế được xác định: nếu hàng loại 1: 5% doanh thu, hàng loại 2: 3% doanh thu

7 Cột lợi nhuận = doanh thu - thuế

8 Thống kê theo bảng "Tổng lợi nhuận các mặt hàng"

9 Trích các mặt hàng malaysia loại 1 có lợi nhuận >324

10 Vẽ đồ thị bảng thống kê.

Bài tập thực hành số 9

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

− Sử dụng style tieude để áp dụng vào các bảng sau:

1 Nhập dữ liệu, điền số thứ tự theo 001,002,003…

2 Tính tên vật tư dựa vào bảng 2, tính tên đối tượng dựa vào bảng 1

3 Tính đơn giá dựa vào bảng đơn giá.

4 Tính số lượng dựa vào các cột trong CT , và đổi thành số

6 Tính thuế = Thành tiền* TL Trợ Giá( Số liệu TL Trợ Giá của từng Công Ty lấy từ Bảng 1)

7 Sắp xếp bảng theo thứ tự giảm dần của số lượng

8 Trích ra danh sách các đối tượng là Công Ty Tư Nhân

9 Tính Bảng Thống Kê, vẽ biểu đồ cho bảng thống kê.

Bài tập thực hành số 10

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

1 Điền Khối thi dựa vào ký tự cuối cùng của Số báo danh

2 Điền vào tên Trường thi dựa vào 4 ký tự đầu của Số báo danh và tra vào bảng Bảng mã Tên trường

3 Điền vào Điểm Toán dựa vào 4 ký tự đầu của Mã điểm chuyển sang số

4 Điền vào Điểm Hóa dựa vào 4 ký tự giữa của Mã điểm chuyển sang số

5 Điền vào Điểm Lý dựa vào 4 ký tự sau cùng của Mã điểm chuyển sang số Nếu khối thi là A, khối khác bỏ trống

6 Điền vào Điểm Sinh dựa vào 4 ký tự sau cùng của Mã điểm chuyển sang số Nếu khối thi là B, khối khác bỏ trống

7 Tổng điểm là tổng số điểm 3 môn thi của thí sinh

8 Kết quả ghi là Đậu nếu tổng điểm lớn hơn hay bằng điểm chuẩn theo khối Ngược lại là Rớt

9 Rút trích danh sách các thí sinh thi đậu.

11 Vẽ đồ thị theo bảng thống kê

Bài tập thực hành số 11

− Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14.

1 Dựa ký tự đầu của mã thí sinh dò theo bảng điền tên trường.

2 Dựa ký tự sau của mã thí sinh điền môn thí sinh thi

3 Dựa vào điểm thi xếp loại kết quả của thí sinh.

4 Dựa vào tên trường và môn thi đếm danh sách thí sinh thi từng môn ( Dùng công thức mảng ).

5 Dựa vào tên trường và kết quả môn thi đếm danh sách loại thí sinh theo kết quả từng trường ( Dùng công thức mảng ).

6 Rút trích danh sách thí sinh đạt loại giỏi hay trung bình.

7 Vẽ đồ thị thống kê thí sinh dự thi.

8 Vẽ đồ thị thống kê kết quả thí sinh dự thi

9 Sắp xếp bảng tính theo trường và dùng Subtotal đếm số thí sinh dự thi mỗi trường

Bài tập thực hành số 12

Cài đặt Font chữ mặc định cho Excel là Font Times New Rowman, Size 14

STT Họ lót Lương ngày

Chức vụ Thưởng Phụ cấp chức vụ

1 Sử dụng chức năng Data validation để nhập cột số có giá trị từ 20 đến 30 Hiển thị thông báo lỗi nếu nhập sai dữ liệu.

2 Sử dụng chức năng Data validation để nhập cột Chức vụ từ danh sách: GD, PGD,

TP, NV Hiển thị thông báo lỗi nếu nhập sai dữ liệu.

3 Tính cột Lương Tháng = Lương ngày*số ngày công

4 Lập công thức cho cột thưởng, với mức thưởng được ấn định như sau:

Nếu số ngày công >%: Thưởng 20%* Lương Tháng

Nếu số ngày công >": Thưởng 10%* Lương Tháng

Nếu số ngày công = 1,000,000 thì in ra với màu đỏ nếu 500,000 < lương < 1,000,000 thì in ra với màu xanh Blue

Nếu lương < 500,000 thì in ra với màu tím(Magenta)

Số người làm hơn 22 ngày

Số người có lương hơn 1,000,000

SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO

Lập kế hoạch cho việc trình chiếu

3.1.1 Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu

 Xác Định Rõ Mục Tiêu:

Trước khi tổ chức buổi trình chiếu, việc xác định mục tiêu rõ ràng là rất quan trọng Điều này giúp hình thành nội dung và phương pháp truyền đạt hiệu quả đến người nghe Các yếu tố cần xem xét bao gồm thông tin cần truyền tải, đối tượng người nghe và bầu không khí tại địa điểm trình chiếu.

Để một bài trình chiếu thành công, cần đảm bảo ba yêu cầu chính: truyền đạt thông tin mới mẻ, thu hút sự chú ý của người nghe và khuyến khích họ không chỉ “nghe” mà còn tham gia tích cực vào nội dung.

Để "thưởng thức" bài trình chiếu, các vấn đề cần được trình bày rõ ràng và logic Nếu mục tiêu của bài trình chiếu là khuyến khích người nghe tham gia vào các hoạt động, nội dung nên tích cực và được thể hiện với giọng điệu hào hứng, phấn khích nhằm kích thích tinh thần và sự hưởng ứng từ người nghe.

Khả năng tập trung của người nghe thường chỉ kéo dài khoảng 45 phút, trong thời gian này họ chỉ tiếp thu được khoảng 1/3 nội dung trình bày Do đó, bài trình chiếu cần được chia thành 3-4 vấn đề quan trọng, với việc nhấn mạnh các điểm này ở phần mở đầu, phần giữa và nhắc lại chúng ở phần cuối.

– Tại sao “chủ đề trình chiếu” này lại cần thiết?

– Nội dung của “chủ đề trình chiếu” gồm những gì?

– Kết quả mong muốn sau buổi trình chiếu là gì?

Ngoài ra cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề trình chiếu dưới dạng lý thuyết vì chúng thường khó hiểu.

Để truyền đạt thông điệp hiệu quả, cần hiểu rõ trình độ văn hóa và quan điểm của người nghe Điều này đặc biệt quan trọng khi đề cập đến các vấn đề nhạy cảm, vì phản ứng của họ có thể ảnh hưởng đến bầu không khí của buổi trình bày Nếu biết có người nghe có quan điểm cứng rắn, nên thận trọng và chỉ nêu ra những vấn đề gây tranh cãi khi đã chuẩn bị đầy đủ chứng cứ và lập luận vững chắc.

Sự hài hước cần được sử dụng đúng lúc để tránh gây phản cảm và nâng cao hiệu quả trình bày Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến cách thức trình bày; với ít người, có thể tương tác cụ thể và khuyến khích ý kiến, trong khi với đông người, buổi trình chiếu thường mang tính một chiều Do đó, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là yếu tố quan trọng giúp duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi trình bày.

Địa điểm trình chiếu có ảnh hưởng đáng kể đến bầu không khí của buổi trình diễn Ví dụ, một buổi trình chiếu tại trường đại học sẽ có không khí hoàn toàn khác so với một buổi trình chiếu tại khách sạn Do đó, việc lựa chọn địa điểm phù hợp với chủ đề trình chiếu là rất quan trọng để tạo ra bầu không khí mong muốn.

Khi chuẩn bị cho một buổi thuyết trình, việc lựa chọn địa điểm và vị trí đứng là rất quan trọng Cần xem xét cách di chuyển, các vật cản có thể hạn chế tầm nhìn của người nghe, và khả năng điều chỉnh ánh sáng trong phòng khi sử dụng thiết bị trực quan Ngoài ra, việc sắp xếp ghế ngồi cũng cần được thực hiện hợp lý Nếu có thể, hãy điều chỉnh những chi tiết này để phù hợp với mục đích của buổi thuyết trình.

Trước khi sử dụng các thiết bị nghe nhìn cho bài trình chiếu, cần kiểm tra xem đã có sẵn các thiết bị cần thiết hay chưa Nếu đã có, hãy làm quen với cách sử dụng để tránh trục trặc trong quá trình trình chiếu Nếu chưa có thiết bị, cần tính toán và xem xét khả năng thuê thiết bị để đảm bảo bài trình chiếu đạt hiệu quả tối ưu.

3.1.2 Thiết kế nội dung và hình thức bài trình bày hiệu quả

Bài trình chiếu bắt đầu bằng slide đầu tiên, thường là slide tựa đề Mặc dù không có quy ước cụ thể về cách đặt tựa đề, nhưng cần đảm bảo rằng ba thông tin quan trọng nhất được trình bày rõ ràng.

 Tựa đề bài trình chiếu

 Tác giả và nơi làm việc

 Người hỗ trợ hoặc hướng dẫn.

Lời mở đầu là phần giới thiệu quan trọng trong bài trình chiếu, nơi người thuyết trình có thể nêu bật tầm quan trọng, đặc điểm hoặc thuộc tính nổi bật của chủ đề sắp được trình bày Để thu hút sự chú ý của khán giả, lời dẫn nhập có thể bắt đầu bằng một câu hỏi thú vị hoặc một lời giới thiệu hấp dẫn, tạo nền tảng cho nội dung tiếp theo.

Nên giới thiệu qua toàn bộ nội dung mình sẽ nói (các đầu mục lớn trong bài).

Khi trình bày một nội dung, việc có phần dẫn nhập là cần thiết, và khi chuyển sang phần khác, câu chuyển tiếp cũng đóng vai trò quan trọng Câu chuyển tiếp không chỉ kết thúc đoạn trước mà còn mở đầu đoạn tiếp theo, có thể là một nhận định hoặc câu hỏi để làm rõ vấn đề Để giải thích cho các nội dung tiếp theo, chúng ta cần tìm hiểu sâu hơn Việc sử dụng từ nối và từ chuyển như “tiếp theo” hay “vậy thì” sẽ giúp mạch lạc hơn trong bài viết Hơn nữa, nếu bài trình chiếu có hình ảnh, biểu đồ hay bảng biểu, chúng ta cần phải giải thích rõ ràng để người đọc dễ hiểu.

Trong phần này, chúng ta sẽ tóm tắt những vấn đề quan trọng nhất mà có thể đã bị bỏ sót trong quá trình trình chiếu, đồng thời đưa ra những câu kết thúc ấn tượng và hướng phát triển cho tương lai Việc này sẽ giúp nâng cao chất lượng và đánh giá của bài trình chiếu.

Nên trình bày báo cáo với tốc độ trung bình 1 slide/1 phút Bài trình chiếu thực hiện trong thời gian 15 – 20 phút.

Sau khi phân chia nội dung thành các phần cơ bản, việc lựa chọn thời gian cho từng phần là rất quan trọng Phần mở đầu nên được rút gọn để tạo cảm giác ngắn gọn cho bản trình bày, từ đó nâng cao khả năng tập trung của thính giả.

– Sử Dụng Đồ Họa Kết Hợp Với Văn Bản:

Sau khi hoàn tất nội dung, việc thêm hình ảnh minh họa trực quan vào các slide sẽ tạo ấn tượng mạnh với khán giả Bên cạnh hình ảnh, việc sử dụng sự tương phản giữa màu chữ và màu nền sẽ giúp làm nổi bật các nội dung quan trọng Ngoài ra, WordArt cũng là một công cụ hiệu quả để hình ảnh hóa các đoạn văn bản ngắn, nhấn mạnh thông điệp chính.

Trang thuyết trình chủ và các mẫu

The Slide Master feature in PowerPoint serves as a tool for applying uniform formatting across all slides in a presentation, including font style, size, color, and animation effects Utilizing Slide Master simplifies the process of implementing changes throughout the entire presentation.

 Tạo slide Master Để tạo Slide Master ta thực hiện như sau:

 Vào tab View  Slide Master

Chọn mẫu slide cần định dạng ở khung bên trái cửa sổ, sau đó thực hiện định dạng cho slide trong khung bên phải, bao gồm các yếu tố như font chữ, kích thước và màu sắc Lưu ý không nhập dữ liệu trực tiếp vào trong slide.

 Chọn Close master View để đóng cửa sổ Master Slide trở về chế độ soạn thảo trên slide.

 Lưu định dạng Slide Master

Nếu chúng ta muốn lưu lại Slide Master đã tạo để tiện dùng cho những lần sau thì thực hiện các thao tác sau:

- Vào tab Design  chọn mũi tên mở rộng  Save Current Theme

Hình 3.197 – Lưu định dạng Slide Master

- Hộp thoại Save Current Thêm xuất hiện nhập tên cho định dạng cần lưu

Hình 3.198 – Hộp thoại lưu định dạng slide master

 Sử dụng slide master đã lưu: Để tạo một file mới có định dạng như mẫu vừa tạo ta thực hiện như sau

 Vào tab File  New  Blank Presentation

 Chọn Tab Design  chọn mẫu đã lưu hiển thị trong khung design.

Hình 3.199 – Áp dụng mẫu slide master

Để sử dụng mẫu có sẵn trong PowerPoint, bạn chỉ cần vào tab File, chọn New, và cửa sổ xem trước các mẫu sẽ hiển thị Nếu bạn tìm thấy mẫu phù hợp, hãy nhấn chọn mẫu đó để bắt đầu.

Hình 3.200 – Các mẫu có sẵn trong Power Point

Hoặc chúng ta có thể tìm kiếm tên mẫu trong khung Search for online templates and themes hoặc tìm mẫu theo chủ đề trong khung suggested searches

– Tạo Mẫu Mới: Để tạo mẫu Template mới ta thực hiện như sau:

 Vào tab File  New  Blank Presentation

 Vào tab View  Slide Master để định dạng slide mẫu

 Chèn hình nền trong phần Background Styles, nếu không các ta cũng có thể chọn hình nền do mình tạo bằng cách vào tab Slide  Master  Background

 Xuất hiện cửa sổ Format Background ở phía bên phải  ta chọn Picture or texture fill, sau đó chọn File và tìm đường dẫn đến hình nền cần chèn.

 Để áp dụng hình nền cho tất cả các slide đang có hay thêm mới thì chọn Apply to All.

Hình 3.202 – tùy chỉnh hình nền Background

 Hoặc nếu muốn chọn các mẫu hình có sẵn trong power point ta click vào mũi tên mở rộng khung Themes  Chọn mẫu cần áp dụng

Hình 3.203 – Các mẫu Themes cho Slide Master

 Chọn các mẫu slide bên trái cửa sổ để định dạng lại Font chữ, size, color, logo, hình ảnh…, bao gồm:

 Slide tiêu đề: là slide thứ 2 trong khung trái cửa sổ Slide này chỉ áp dụng cho 1 slide đầu tiên

 Slide thứ ba hoặc slide đầu tiên dùng để định dạng slide nội dung bài trình diễn

 Tiếp theo ta định dạng các mẫu slide cần soạn theo mẫu bên dưới.

 Sau đó Close Master View để đóng cửa sổ thiết kế Slide Master.

 Cuối cùng ta cần phải lưu mẫu Template vừa tạo lại để sử dụng:

Vào Tab File \ Save \ Computer \ Browse.

Xuất hiện hộp thoại Save As ta tìm đến đường dẫn lưu file và nhập tên cho Template trong ô File name, trong ô Save as type ta chọn PowerPoint

Template(*.potx) rồi chọn Save để lưu.

To utilize a saved template, navigate to the File tab, select New, then choose the Custom tab Double-click on Custom Office Template to access your created templates, or alternatively, double-click Document Themes to select from the saved themes.

Hình 3.205 – Các mẫu Template do người dùng tạo

Các đối tượng đồ họa

3.3.1 Định dạng các đối tượng đồ họa, tranh ảnh

3.3.1.1 Áp dụng các hiệu ứng cao cấp:

PowerPoint không chỉ hỗ trợ các hiệu ứng cơ bản cho đồ họa mà còn cung cấp nhiều hiệu ứng cao cấp như đổ bóng, tương phản, cạnh mềm và hiệu ứng 3-D Để áp dụng những hiệu ứng này, người dùng cần thực hiện các bước cụ thể.

 Bấm chuột phải vào đối tượng cần hiệu chỉnh.

 Chọn Format Shape hoặc Format Picture

 Hiển thị cửa sổ Format bên khung phải màn hình

 Các hiệu ứng cho hình được phân loại thành nhiều nhóm:

 Fill & Line: tô màu và kẻ đường viền cho đối tượng.

 Effect: chọn hiệu ứng đổ bóng (shadow), độ tương phản (reflection), độ sáng (glow), tinh chỉnh cạnh biên (soft eges), 3-D … cho đối tượng

 Size & Properties: tùy chỉnh kích cỡ, vị trí, chú thích,… của đối tượng.

Hình 3.206 – Các tab trong hộp thoại Format Shape

3.3.1.2 Sao chép định dạng Shape Để sao chép các định dạng từ đối tượng Shape đã có sẵn, ta thực hiện như sau:

 Chọn đối tượng cần sao chép

 Click chọn ảnh cần sao chép.

Hình 3.207 – Lệnh sao chép định dạng

Để tạo định dạng mặc định cho các đối tượng đồ họa mới theo định dạng của đối tượng đã áp dụng, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào đối tượng và chọn "Set as Default".

 Sao chép định dạng màu cho đối tượng đồ họa:

 Chọn đối tượng cần sao chép

Hình 3.208 – Minh họa sao chép màu cho Shape

 Chọn hình cần hiệu chỉnh

 Thay đổi độ sáng, độ tương phản và độ sắc nét:

Hình 3.209 – Chỉnh độ tương phản, sắc nét cho hình ảnh

At Shape and Soften and Brightness and Contrast, there is a collection of preset shape adjustments Users can hover over these styles to preview the results displayed on the slide before selecting a specific option.

Ngoài ra, bạn có thể chọn lệnh "Tùy chọn Chỉnh sửa Hình ảnh" để điều chỉnh linh hoạt độ sáng, độ tương phản và độ sắc nét của hình ảnh.

 Thay đổi cường độ màu, tông màu, hiệu ứng chuyển màu:

 Click chọn Color để hiệu chỉnh

Hình 3.210 - Chỉnh độ màu sắc cho hình ảnh

 Color Saturation: chọn kiểu phù hợp trong danh sách các kiểu thiết lập sẵn.

 Color Tone: chọn tông màu

 Recolor: chọn áp dụng hiệu ứng chuyển màu.

 More Variantions: để tùy chọn thêm các màu ưa thích khác.

 Set Transparent Color: để đặt màu trong suốt.

 Picture Color Options… để linh động tùy biến cường độ màu, tông màu và chuyển đổi màu.

 Lưu ý: Với nút lệnh Reset Picture chúng ta có thể phục hồi hình ảnh về tình trạng ban đầu một cách dễ dàng

3.3.2 Xử lý các đối tượng đồ họa

3.3.2.1 Hiện/ẩn thanh thước ngang dọc

Các thanh thước ngang và dọc hỗ trợ việc bố trí các thành phần trên slide một cách chính xác hơn Để hiển thị thước, bạn vào tab View và chọn Rulers trong nhóm Show.

Hình 3.211 – Lệnh mở thanh thước ngang và dọc

Ta có thể tắt bớt thanh thước dọc bằng cách vào tab File  Options  Advance, tìm đến mục Display và bỏ chọn Show vertical ruler.

Hình 3.212 – Tùy chỉnh mở thanh thước ngang và dọc

Các đường lưới trên slide giúp canh chỉnh các đối tượng dễ dàng bằng cách chia slide thành các ô vuông đều nhau, và chúng sẽ không hiển thị khi in Để điều chỉnh hiển thị của các đường lưới, bạn chỉ cần vào tab View và chọn Gridlines.

Hoặc click vào mũi tên mở rộng để chỉnh sửa các thuộc tính đường lưới.

Hình 3.213 – Hộp thoại Grid and Guides

3.3.2.3 Đường Trợ Giúp Khi Vẽ Đường trợ giúp khi vẽ (guides) cũng giống như các đường lưới trên slide nhưng ta có thể kéo và thả chúng đến các vị trí mong muốn Các đường trợ giúp này giúp chúng ta dễ dàng trong việc canh chỉnh vị trí của các đối tượng trên slide và chúng sẽ không được hiển thị khi in ra giấy. Để bật đường trợ giúp khi vẽ ta vào tab View  Guides.

Để tạo thêm các đường trợ giúp, bạn chỉ cần giữ phím Ctrl và kéo chuột để di chuyển đường trợ giúp ngang hoặc dọc đến vị trí mong muốn, sau đó thả chuột.

Hình 3.214 – Minh họa đường Guides

 Lưu ý: Để xóa bớt các đường trợ giúp, bạn dùng chuột kéo chúng ra khỏi diện tích của slide

3.3.2.4 Sắp Xếp Các Đối Tượng Đồ Họa

Trong một slide, việc sắp xếp nội dung như văn bản, hình ảnh và hình dạng là rất quan trọng để tránh sự lộn xộn, giúp việc quan sát trở nên dễ dàng hơn Để căn chỉnh nhiều đối tượng, bạn chỉ cần chọn các đối tượng cần căn chỉnh, sau đó vào tab Format và chọn Align.

Hình 3.215 – Căn dòng cho Shape Để sắp lớp các đối tượng trong một slide, ta thực hiện:

 Chọn một trong các đối tượng

 Nhấn Selection Pane để mở Sidebar của Selection and Visibility

Hình 3.216 – Lệnh sắp xếp các Shape

 Chọn đối tượng cần sắp xếp.

 Sử dụng các mũi tên sắp xếp lại trong Sidebar để di chuyển nội dung lên lớp trên hay xuống lớp dưới.

 Nhấn vào con mắt bên cạnh mỗi nội dung trong sidebar để ẩn/hiện các nội dung đó.

Thay vì sử dụng tùy chọn Selection Pane, bạn có thể nhấn chuột phải vào nội dung cần di chuyển Khi nhấn chuột phải, bạn có thể di chuyển nội dung từng bước bằng cách chọn Bring Forward hoặc Send Backward Ngoài ra, bạn cũng có thể nhanh chóng đưa nội dung lên đầu hoặc xuống cuối bằng cách sử dụng Bring to Front hoặc Send to Back.

3.3.2.5 Xóa Nền hình ảnh: Để xóa bỏ ảnh nền trong hình ảnh, ngoài việc sử dụng chương trình chuyên nghiệp, PowerPoint cũng cung cấp công cụ hỗ trợ việc xóa nền.

 Chọn hình ảnh cần xóa nền

 vào tab Format  Remove Background

Hình 3.217 – Lệnh xóa nền hình ảnh

 Thanh công cụ Background Removal xuất hiện:

Hình 3.218 – Tùy chọn xóa nền

- Mark Areas to Keep: đánh dấu vùng giữ lại

- Mark Areas to Remove: đánh dấu vùng bỏ đi

- Delete Mark: xóa đường đánh dấu

- Discard All Changes: xóa mọi sự thay đổi

- Keep Changes: Giữ lại sự thay đổi

 Cuối cùng nhấn Keep Changes để hoàn thành

Hình 3.219 – Minh họa tách nền hình ảnh

Bằng cách sử dụng công cụ Merge Shapes, chúng ta có thể kết hợp các hình vẽ đơn lẻ để tạo ra những hình phức tạp mới, thông qua việc lấy phần giao và phần bù của chúng.

Thực hiện: Chọn các hình cần kết hợp (giữ ctrl và nhấp chuột) rồi vào công cụ Merge

Hình 3.220 – Minh họa kết hợp nhiều đối tượng Shape

Để chuyển đổi hình vẽ được tạo từ nhiều hình Shape thành một hình ảnh có thể lưu trữ trên máy tính để tái sử dụng, bạn cần thực hiện các bước cụ thể.

 Nhóm các hình lại với nhau bằng chức năng Group

 Bấm chuột phải vào hình vẽ, chọn Save as Picture…

 Trong hộp thoại Save As Picture, bạn chọn đường dẫn lưu hình ảnh, tên hình ảnh trong File Name và loại hình ảnh trong Save as Type.

Hình 3.221 – Hộp thoại lưu thay đổi định dạng hình ảnh

 Nhấn Save để hoàn thành.

3.3.3 Sử dụng đồ thị, sơ đồ

 Cập nhật thông tin cho đồ thị

Trong quá trình là việc với đồ thị, đôi khi chúng ta cần phải cập nhật hoặc xóa bớt các số liệu cho đồ thị đã có.

 Chọn đồ thị cần hiệu chỉnh.

 Vào Chart Tools, tab Design  Edit Data

Hình 3.222 – Lệnh hiệu chỉnh dữ liệu đồ thị

Trong cửa sổ Excel, bạn có thể thay đổi, thêm hoặc xóa số liệu của đồ thị Sau khi hoàn tất các thay đổi, hãy đóng cửa sổ Excel.

Hình 3.223 – Minh họa bảng dữ liệu hiệu chỉnh

 Tùy biến định dạng đồ thị

PowerPoint cung cấp nhiều mẫu đồ thị hấp dẫn, cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh màu sắc, thêm hoặc bớt các thành phần như đường lưới, nhãn và chú thích Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể thay đổi kiểu định dạng của toàn bộ đồ thị.

 Chọn đồ thị cần hiệu chỉnh số liệu.

 Vào Chart Tools, tab Design

 Tại Chart Layout: chọn kiểu layout muốn thay đổi.

 Tại Chart Style: chọn kiểu định dạng đồ thị muốn áp dụng.

Hình 3.224 – Tab Design hiệu chỉnh đồ thị

 Để thay đổi loại đồ thị thì ta vào nhóm Type trên ngăn Design  chọn lệnh

Change Chart Type, hộp thoại Change Chart Type xuất hiện.

Liên kết, nhúng, nhập/xuất các trang chiếu, bảng trình chiếu

3.4.1.1 Liên kết Để tạo liên kết cho các đối tượng trên slide ta thực hiện như sau:

 Chọn đối tượng cần tạo liên kết

 Vào tab Insert  Hyperlink (hoặc bấm chuột phải chọn Hyperlink)

Hình 3.242 – Lệnh chèn liên kết

 Xuất hiện hộp thoại Insert Hyperlink có các mục lựa chọn sau:

Hình 3.243 – Hộp thoại Insert Hyperlink

 Existing File or Web Page: Liên kết đến file, Website, webpage bên ngoài file trình chiếu đang soạn thảo.

 Place in this Document: Liên kết tới slide nào đó bên trong tài liệu trình diễn đang soạn thảo.

 Create New Document: Tạo một tài liệu mới và liên kết tới chính tài liệu này.

 E-mail address: nhập vào địa chỉ email mà ta muốn gửi thư đến

 Sau khi đã chọn đúng dạng liên kết, ta bấm OK để áp dụng Lúc này đối tượng sẽ có đường gạch chân nếu đối tượng chọn là text.

Thông thường chúng ta hay chọn dạng liên kết các là các slide trong bài thuyết trình nên ta chọn mục Place in this Document

Hình 3.244 – minh họa tạo liên kết trong cùng tài liệu

Lúc này ta sẽ chọn slide cần liên kết trong khung Select a place in this document và xem hiển thị nội dung slide liên kết trong khung Slide preview

3.4.1.2 Tạo nút điều hướng (Action)

Chức năng Hyperlink cho phép liên kết tập tin, địa chỉ website và các slide, trong khi nút lệnh cung cấp khả năng tạo liên kết linh hoạt hơn thông qua thao tác bấm chuột và di chuyển chuột qua Để tạo nút lệnh Action, bạn cần thực hiện các bước cụ thể.

 Đưa trỏ chuột vào vị trí cần chèn Action

 Hoặc chọn tab Insert  Shapes  Chọn nút điều hướng trong mục Actions

Hình 3.245 – Hiển thị Action Buttons

 Chọn hành động cần thực hiện trong hộp thoại Action Setting

Hình 3.246 – Hộp thoại Action Setting

Hyperlink là tính năng cho phép tạo liên kết đến một slide cụ thể, một file trình chiếu khác hoặc một địa chỉ URL Để liên kết đến một slide trong bài thuyết trình, bạn chỉ cần chọn tùy chọn Slide.

 Run program: mở một chương trình có sẵn

 Run macro/Object action: thực thi một macro hay một hành động cho một đối tượng nào đó.

 Play Sound: thêm âm thanh cho hành động tương ứng.

Việc đính kèm file vào Word và Excel giúp người đọc hiểu rõ hơn về nội dung khi không thể trình bày cụ thể một vấn đề Tất cả các công cụ Office đều cho phép người dùng dễ dàng đính kèm file, tiết kiệm thời gian tìm kiếm Để thực hiện việc này trong slide PowerPoint, bạn cần làm theo các bước hướng dẫn cụ thể.

 Chọn vị trí cần nhúng dữ liệu vào slide

Hình 3.247 – Lệnh nhúng đối tượng bên ngoài vào Slide

 Chọn Create from File  sau đó click chọn Browse  chọn đường dẫn đến file đính kèm

Hình 3.248 – Hộp thoại Insert Object

Kết quả file đính kèm sẽ hiển thị dưới dạng biểu tượng Khi click chuột vào biểu tượng, nội dung của file sẽ hiển thị ngay sau đó.

3.4.2.1 Nhập Slide Từ Tập Tin Khác

Bạn có thể dễ dàng thêm một hoặc nhiều slide vào bản trình chiếu mà không cần mở tập tin gốc Mặc định, slide được sao chép sẽ thừa hưởng định dạng của bản trình chiếu hiện tại Tuy nhiên, bạn cũng có tùy chọn giữ nguyên định dạng của bản trình chiếu từ nguồn sao chép.

Khi chèn slide từ một bản trình chiếu khác, bạn chỉ tạo ra một bản sao của phiên bản gốc, do đó mọi thay đổi trên bản sao sẽ không ảnh hưởng đến tập tin gốc của bạn Để thêm slide từ tập tin khác vào bài thuyết trình, bạn có thể thực hiện các bước sau.

 Mở bản trình chiếu cần thêm slide vào.

 Trong ngăn hình thu nhỏ slide ở bên trái, bấm vào nơi muốn thêm.

 Vào tab Home  click mũi tên trên New Slide  Reuse Slide …

Hình 3.249 – Lệnh chèn slide từ bên ngoài

 Xuất hiện khung Reuse Sildes bên phải màn hình  chọn Open a PowerPoint File.

 Chọn file trình chiếu mà ta sẽ lấy slide để nhập vào bản trình chiếu hiện tại

To add a slide, simply select the desired slide, and it will be automatically inserted For adding all slides at once, right-click on any slide and choose the "Insert All Slides" option.

 Nếu ta muốn thêm các slide vào mà vẫn giữ nguyên định dạng, ta chọn

Keep Source Formatting trước khi thêm slide.

3.4.2.2 Lưu bản trình chiếu thành các dạng khác

Lưu bản trình chiếu đã hoàn thành sang các định dạng như PDF, Video hoặc phiên bản PowerPoint trước đó giúp dễ dàng chia sẻ hơn Để thực hiện việc lưu bài trình thuyết trình sang định dạng khác, bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn sau đây.

 Mở bản trình chiếu cần chuyển về định dạng

 Vào File \ Save As  Đặt tên tập tin tại hộp File name

 Chọn kiểu định dạng tập tin tại Save as type và nhấn nút Save.

Hình 3.251 – Hộp thoại lưu file sang định dạng pdf

3.4.2.3 Chuyển bản trình chiếu sang video

Chuyển đổi bản trình chiếu sang video giúp người xem dễ dàng tiếp cận nội dung mà không cần cài đặt PowerPoint, chỉ cần sử dụng phần mềm phát video như Windows Media Player.

 Mở bản trình chiếu cần chuyển về định dạng Video.

 Vào File  Export  Create a Video

Hình 3.252 – Lệnh chuyển bản trình chiếu sang video

 Chọn chất lượng phim cần xuất ra và nhấn nút Create Video.

 Xác định vị trí lưu bản trình chiếu và đặt tên

Chuyển đổi các Handout hoặc Notes Pages sang Microsoft Word cho phép người dùng thêm các định dạng tùy chỉnh mà PowerPoint không hỗ trợ, giúp nâng cao chất lượng tài liệu trước khi in.

 Mở bản trình chiếu cần chuyển về định dạng Handout.

 Vào File  Export  Create Handouts  Create Handouts

Hình 3.253 – Lệnh xuất ghi chú sang Word

Tại nhóm Page layout in Microsoft Word, ta xem hình mẫu các kiểu định dạng khi chuyển sang Word và chọn một kiểu.

Tại nhóm Add slides to Microsoft Word document:

+ Nếu chọn Paste thì các handout hoặc notes pages sẽ độc lập với tài liệu Word,

Khi bạn chọn tùy chọn "Paste link," mọi chỉnh sửa trên slide trong bản trình chiếu sẽ tự động được cập nhật vào tài liệu Word.

Bấm OK và chờ trong giây lát chương trình Microsoft Word sẽ mở lên và các slide sẽ được lần lượt chuyển sang Word.

Quản lý các bản trình chiếu

3.5.1 Trình chiếu theo yêu cầu Để sắp xếp thứ tự trình diễn slide, Power Point tích hợp tính năng Custom Slide Show giúp chúng ta dễ dàng sắp xếp thứ tự trình diễn các slide cho hợp lý.

 Vào tab Slide Show  Custom Slide Show  Custom Shows…

Hình 3.254 – Lệnh tùy chọn trình diễn

Hình 3.255 – Hộp thoại Custom Shows

Bấm New… để tạo Custom Show mới, hộp thoại Define Custom Show xuất hiện.

Hình 3.256 – Hộp thoại Define Custom Show

 Tại hộp Slide show name: đặt tên cho Custom Show (ví dụ: Giới thiệu PP)

In the "Slides in Presentation" section, select the desired slides by checking the box next to each one and clicking the "Add" button to include them in the Custom Show To remove slides from the Custom Show, simply select the slides from the "Slides in Custom Show" list and click the "Remove" button.

 Dùng 2 nút mũi tên hướng lên và hướng xuống để sắp xếp trình tự của các slide trong Custom Show.

 Nhấn OK để trở về hộp thoại Custom Shows

Để hoàn tất, nhấn Close Để trình chiếu slide đã tùy chỉnh, vào tab Slide Show, chọn Custom Slide Show, sau đó chọn tên custom slide show vừa tạo (Giới thiệu PP) Để chỉnh sửa lại custom slide show, chọn Custom Shows… và sau đó chọn Edit.

Hình 3.257 – Lệnh trình chiếu custom slide show

3.5.2 Thiết lập cách thức trình bày

3.5.2.1 Trình chiếu chuyển slide theo thời gian

 Chọn Slide cần điều chỉnh thời gian

 Vào tab Transitions, trong nhóm Timing để thiết lập thời gian:

Hình 3.258 – Lệnh điều chỉnh thời gian

 Sound: chọn âm thanh khi chuyển slide

 Duration: thiết lập thời gian thực thi hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác.

 On Mouse Click: chuyển sang slide khác nếu nhấp chuột trong khi trình chiếu.

Để tạo một bản trình chiếu tự động, bạn cần thiết lập thời gian chuyển đổi giữa các slide bằng cách chỉ định số phút và giây (mm:ss) Điều này cho phép slide tự động chuyển sang slide tiếp theo mà không cần nhấn chuột.

 Apply To All: áp dụng thiết lập trên cho tất cả các slide trong bản trình chiếu.

Khi đó, tất cả các slide sẽ có hiệu ứng giống nhau

3.5.2.2 Thiết lập tùy chọn slide show

PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn linh hoạt cho việc thiết lập và trình chiếu Chẳng hạn, người dùng có thể tạo bản trình diễn tự động mà không cần người giám sát, cho phép slide show lặp lại liên tục.

 Chọn tab Slide Show  Set Up Slide Show.

Hình 3.259 – Lệnh tạo tùy chỉnh trình chiếu

 Xuất hiện hộp thoại Set Up Show, ta tiến hành thiết lập các tùy chỉnh trong hộp thoại.

Hình 3.260 – Hộp thoại Set Up Show

 Presented by a speaker (full screen): hiển thị trang chiếu đầy màn hình

 Browsed by an individual (window): hiển thị trang chiếu trong một cửa sổ

 Browsed at a kiosk (full screen): hiển thị trang chiếu đầy màn hình tự động lặp lại khi đến slide cuối cùng.

Đánh dấu vào tùy chọn "Loop continuously until ‘Esc’" sẽ giúp trình chiếu tự động lặp lại từ Slide đầu tiên khi đến Slide cuối cùng Nếu không chọn tùy chọn này, màn hình sẽ hiển thị màu đen sau khi chạy hết tất cả các Slide.

 Show without narration: chạy trình chiếu tắt lời tường thuật

 Show without animation: chạy trình chiếu không có bất kỳ hiệu ứng nào.

 Disable hardware graphics acceleration: tắt chức năng tăng tốc phần cứng đồ họa GPU.

 Pen color và Laser pointer color: màu nét vẽ của trỏ chuột trên slide lúc trình chiếu và màu bút chiếu Laser.

 All: tất cả các slide đều được trình chiếu

 Form to : chỉ trình chiếu từ slide m đến n (m,n là chỉ số slide)

 Custom show: tùy chọn slide

 Manually: Khi trình chiếu các Slide không tự động chạy mà phải có tác động bằng chuột hoặc bàn phím

 Using timings, if present: khi trình chiếu các slide sẽ tự động chạy (nếu có thiết lập).

Chọn màn hình để trình chiếu báo cáo trong chế độ Show Presenter View sẽ kích hoạt chế độ báo cáo với màn hình riêng dành cho người thuyết trình.

3.5.2.3 Ấn định thời gian trình diễn cho mỗi slide

In addition to using the Office Timeline add-in for setting slide presentation timings, PowerPoint 2013 offers a feature called Rehearse Timings, which allows users to establish the duration of their presentations effectively.

 Tạo xong các slide và các hiệu ứng cần thiết

 Vào tab Slide Show  Rehearse Timings

Hình 3.262 – Lệnh tạo thời gian phát bài trình diễn

Quá trình thực tập trình diễn bắt đầu ngay lập tức, với Rehearse Timings ghi lại thời gian cho từng slide và hiệu ứng theo sự điều khiển của chúng ta.

Hình 3.263 - Hộp thoại ghi thời gian

Sau khi hoàn thành việc trình diễn slide cuối cùng, một hộp thông báo sẽ xuất hiện Chúng ta chọn "Yes" để lưu lại tiến trình Tiếp theo, chỉ cần nhấn F5 để bắt đầu trình chiếu tự động theo đúng thứ tự.

Hình 3.264 – Minh họa hiển thị thời gian kết thúc trình diễn

 Nếu cần thử lại một lần nữa để điều chỉnh lại thời gian cho phù hợp hơn hộp thoại

Bạn có thể tạm dừng hoặc bắt đầu lại việc ghi âm trên một slide Để tạm dừng tính năng bấm giờ, chỉ cần nhấp vào nút Pause Khi tính năng này được tạm dừng, thời gian sẽ không bị tính vào khoảng thời gian đã lưu Để ghi lại thời gian trên slide hiện tại, hãy nhấp vào nút Repeat.

Hình 3.265 – Minh họa dừng ghi thời gian

3.5.2.4 Ghi lại bài trình diễn

Tính năng Record Slide Show (ghi lại bài thuyết trình) cũng tương tự như tính năng

Lên kế hoạch cho thời gian luyện tập là rất quan trọng Nếu bạn có micro cho máy tính, hãy ghi lại phần thuyết minh cho toàn bộ bài thuyết trình Điều này sẽ giúp ích rất nhiều nếu bạn dự định sử dụng slideshow của mình cho bài thuyết trình hoặc video tự động chạy.

 Vào tab Slide Show  chọn mũi tên mở rộng Record Slide Show, sau đó chọn

Start Recording from Beginning hoặc Start Recording from Current Slide.

Hình 3.266 – Lệnh ghi lại bài trình diễn

Khi hộp thoại Recording xuất hiện, người dùng cần chọn các tùy chọn mong muốn và nhấn Start Recording để bắt đầu ghi lại bài trình diễn Lưu ý rằng để ghi lại lời thuyết minh, máy tính cần có micro kết nối.

Hình 3.267 – hộp thoại Record Slide Show

 Để thực hiện chuyển sang slide tiếp theo, ta nhấp vào nút Next trên thanh Recording hoặc sử dụng phím mũi tên phải.

 Khi đến cuối slideshow, PowerPoint sẽ đóng chế độ xem toàn màn hình.

Thời gian cho mỗi slide và lời thuyết minh đã trở thành một phần quan trọng trong bài trình diễn Các slide có kèm theo lời thuyết minh sẽ được nhận diện bằng biểu tượng loa ở góc dưới bên phải.

Trong slideshow, con trỏ chuột không hiển thị trong sản phẩm hoàn chỉnh, vì vậy để chỉ ra điều gì đó, bạn cần sử dụng tính năng con trỏ laser Để sử dụng, hãy giữ phím Ctrl trên bàn phím và nhấp giữ chuột; lúc này, con trỏ sẽ xuất hiện dưới dạng một chấm đỏ nhỏ.

3.5.3 Kiểm soát việc trình chiếu các trang

3.5.3.1 Ghi chú trong chế độ Normal View