L ị ch s ử nghiên cứ u v ấn đề
CTVT là một lĩnh vực nghiên cứu đang thu hút sự chú ý nhằm cải thiện hệ thống quản lý và phát triển nghiệp vụ liên quan Các nghiên cứu ở nhiều quy mô khác nhau đã đóng góp quan trọng cho cả lý luận và thực tiễn, trong đó có những công trình liên quan đến khóa luận của tôi.
-“ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS, Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Quốc gia Hà Nội, năm 2011;
- Từ điển “Giải thích nghiệp vụ văn thư” của PGS TS Dương Văn
Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011;
-“Giáo trình văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do PGS TS Triệu Văn Cường chủbiên, Nhà xuất bản Lao động, năm 2016;
Bài viết "Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường" của tác giả Nguyễn Thị Hồng, luận văn Thạc sỹ tại Trường Đại học, tập trung vào việc phân tích thực trạng công tác văn thư và lưu trữ tại các phường Tác giả đưa ra các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quản lý và tổ chức công tác này, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy cập thông tin cho người dân Luận văn cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
Quốc gia hà Nội, năm 2013;
Bài luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Đăng Việt, được thực hiện tại Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, tập trung vào việc khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức cũng như quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội Nghiên cứu này nhằm phân tích các quy trình hiện tại, xác định những vấn đề tồn tại và đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh phát triển của các doanh nghiệp.
Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu khoa học và sách chuyên khảo về quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS), nhưng hầu hết chỉ tập trung vào lý luận chung áp dụng cho các loại hình cơ quan, tổ chức Việc nghiên cứu lý luận về QLVB và LHS cho từng loại hình tổ chức cụ thể vẫn còn rất hạn chế.
Bên cạnh các hệ thống lý luận về quản lý văn bản (QLVB), cần nhấn mạnh các nghiên cứu của chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ vận tải (CTVT), cùng với các báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên.
- Tác giả Đỗ Thị Ngọc Anh với đề tài khóa luận “ Quản lý văn bản và lập hồsơ tại Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ” (2019) ;
- Tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh với đề tài khóa luận “ Công tác văn thư và lưu trữ tại Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam” (2019);
Tác giả Phạm Thị Kim Anh đã thực hiện khóa luận với đề tài "Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF" vào năm 2016 Nghiên cứu này tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý văn thư và lưu trữ tài liệu, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Đề tài về công tác văn thư (CTVT) rất đa dạng và phong phú, cung cấp nhiều giá trị tham khảo cho công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS) trong các cơ quan, đặc biệt là sự khác biệt giữa Nhà nước và Doanh nghiệp Việc sửa đổi, bổ sung Nghị Định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư cũng mở ra cơ hội tìm hiểu thực trạng QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát, tạo nên điểm khác biệt cho đề tài này.
M ục tiêu nghiên cứ u
Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục tiêu sau:
- Khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế công tác QLVB, LHS tại Công ty
TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát từ đó đưa ra những nhận xét vềưu điểm, hạn chế về QLVB và LHS.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác QLVB, LHS của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát.
Nhi ệ m v ụ nghiên cứ u c ủa đề tài
Để đạt được mục tiêu nói trên, khóa luận này cần phải thực hiện được những nhiệm vụ sau:
Một là, nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung về công tác QLVB, LHS;
Hai là, tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển; cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát;
Ba là, tìm hiểu, khảo sát tình trạng đểđánh giá, đưa ra ưu điểm, hạn chế của công tác này;
Bốn là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác QLVB, LHS
5.Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát.
- Phạm vi nghiên cứu của khóa luận:
Về thời gian: từ năm 2017 đến tháng 4 năm 2021
Về không gian: khảo sát tại Văn phòng của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát
Trong quá trình nghiên cứu, em đã sử dụng các phương pháp sau:
Trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi đã áp dụng phương pháp quan sát và khảo sát để thu thập và soạn thảo các văn bản liên quan đến quản lý văn bản (QLVB) và lý lịch sinh viên (LHS) Tôi có cơ hội tham khảo nhiều loại văn bản, hướng dẫn và chỉ đạo của Công ty, đồng thời tiếp cận các khâu nghiệp vụ văn thư Qua đó, tôi đã đánh giá được tình trạng và hiệu quả công tác QLVB, LHS tại Công ty.
Phương pháp phân tích được thực hiện thông qua quá trình khảo sát và các tài liệu thu thập, từ đó em đã tiến hành nghiên cứu chi tiết các khâu nghiệp vụ.
CTVT được xây dựng dựa trên tình hình thực tế của công tác quản lý văn bản và lưu hồ sơ của Công ty, nhằm hiểu rõ bản chất của đối tượng nghiên cứu và từ đó đưa ra những kết luận chính xác.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để phân tích các vấn đề, từ đó tạo ra cái nhìn khách quan nhất về đối tượng nghiên cứu.
QLVB, LHS Phân tích và tổng hợp là hai quá trình ngược nhau nhưng lại bổ sung cho nhau đểđưa ra kết quảnghiên cứu tốt nhất
- Phương pháp so sánh:ngoài nguồn tài liệu đã thu thập tại Công ty em còn tham khảo thêm các nguồn tài liệu khác đểcó sựso sánh, đối chiếu
Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, em còn sử dụng kết hợp một sốphương pháp khác như: mô tả, phỏng vấn
7.Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung bao gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận vềcông tác quản lý văn bản, lập hồsơ
Trong chương này, em khái quát những vấn đề cơ bản về công tác
QLVB và LHS là những khái niệm quan trọng, thể hiện nội dung và ý nghĩa sâu sắc trong công tác quản lý Việc hiểu rõ các nguyên tắc này giúp làm sáng tỏ cơ sở khoa học cũng như sự cần thiết của công tác này trong hoạt động của Công ty, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Chương 2: Thực trạng của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát
Chương 2, em khái quát về Công ty và tìm hiểu thực trạng công tác QLVB, LHS, công tác tổ chức bộ phận phụtrách công tác QLVB, LHS
Chương 3 trình bày những nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát Những giải pháp này bao gồm cải tiến quy trình lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, và đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý hồ sơ Việc thực hiện các biện pháp này sẽ giúp tăng cường tính chính xác, nhanh chóng và hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu của công ty.
Dựa trên kết quả nghiên cứu từ chương 1 và chương 2, bài viết này sẽ phân tích các ưu điểm và hạn chế của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát Đồng thời, chúng tôi cũng đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của công ty.
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀCÔNG TÁC
QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒSƠ 1.1 Cơ sởlý luận về công tác quản lý văn bản và lập hồsơ
Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức hiện nay, văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành công việc Đây là phương tiện thiết yếu trong quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của doanh nghiệp cũng như các tổ chức khác Để hiểu rõ hơn về công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS), cần tìm hiểu các khái niệm cơ bản liên quan đến ý nghĩa lý luận và thực tiễn của chúng.
Theo Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020, "văn bản" được định nghĩa là thông tin được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu Văn bản này hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và phải được trình bày đúng theo thể thức, kỹ thuật quy định.
- “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.[1;2]
- “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.[1;2]
Theo giáo trình văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải thích:
Quản lý văn bản là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học và nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao và lưu giữ văn bản một cách an toàn và kịp thời trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức Điều này không chỉ đảm bảo an toàn cho các văn bản mà còn phục vụ hiệu quả cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin.
Theo khoản 14, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
Theo quy định của Chính phủ trong Nghị định số 30/2020, "Hồ sơ" được định nghĩa là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, có đặc điểm chung Hồ sơ này được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Theo khoản 15, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định:
"Lập hồ sơ" là quá trình tổ chức và sắp xếp các văn bản, tài liệu liên quan đến việc theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, dựa trên những nguyên tắc và phương pháp cụ thể.
1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn bản và lập hồsơ
Công tác quản lý văn bản và lưu hồ sơ (QLVB, LHS) là một lĩnh vực nghiệp vụ kỹ thuật phức tạp, bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau Mỗi khâu đều có những đặc trưng riêng, với quy trình và thủ tục cụ thể cần tuân thủ để đảm bảo hiệu quả trong quản lý.
Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, nội dung QLVB, LHS gồm:
Sơ đồ 1.1 Nội dung công tác quản lý văn bản, lập hồsơ
N ội dung công tác QLVB, LHS
Qu ản lý văn bả n
Qu ản lý văn bả n đi
Qu ản lý văn bả n đến
Nội dung quản lý văn bản:
- Quản lý văn bản đi:
+ Trình tự quản lý văn bản đi:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
Bước 3: Tiến hành nhân bản và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, bao gồm dấu chỉ độ mật và mức độ khẩn đối với văn bản giấy; đồng thời thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử.
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Bước 5: Lưu văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến:
+Trình tự quản lý văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bảnđến.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Sơ đồ 1.2 Phương pháp lập hồsơ
1.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồsơ
Quản lý văn bản và lập hồ sơ là nhiệm vụ thiết yếu trong mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt tại Công ty TNHH Kỹ Thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát Để thực hiện hiệu quả công tác này, các văn bản cần được quản lý, phân loại và tổ chức một cách khoa học và ngăn nắp Việc sắp xếp theo thứ tự sẽ giúp dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời giảm thiểu rủi ro về mất mát và thiếu sót.
Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngành mà Công ty đang thực hiện và sản sinh khá nhiều văn bản, tài liệu, hồsơ như:
M ở h ồ sơ Thu th ập văn bản, tài liệ u vào hồ sơ
Tài liệu vềchương trình, kế hoạch hoạt động, sản xuất kinh doanh, ;
Tài liệu về kế hoạch tài vụhàng năm, hàng quý, ;
Giấy tờ về các hợp đồng: bảo lãnh, bảo hiểm, hợp đồng nhân công, hợp đồng thi công,….
Phương pháp nghiên cứ u
Trong quá trình nghiên cứu, em đã sử dụng các phương pháp sau:
Trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi đã áp dụng phương pháp quan sát và khảo sát để thu thập và soạn thảo các văn bản như QLVB và LHS Tôi có cơ hội tham khảo nhiều loại văn bản cùng với các hướng dẫn, chỉ đạo từ Công ty Qua đó, tôi đã tiếp cận các khâu nghiệp vụ văn thư, giúp tôi đánh giá tình trạng và tình hình công tác quản lý văn bản và lưu hồ sơ tại Công ty.
Phương pháp phân tích được áp dụng thông qua quá trình khảo sát và các loại tài liệu thu thập, từ đó em đã tiến hành nghiên cứu chi tiết các khâu nghiệp vụ.
CTVT được xây dựng dựa trên tình hình thực tế của công tác quản lý văn bản và lưu hồ sơ của Công ty, nhằm hiểu rõ bản chất của đối tượng nghiên cứu và đưa ra những kết luận chính xác.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng nhằm tổng hợp các kết quả phân tích từng vấn đề, từ đó tạo ra cái nhìn khách quan nhất về đối tượng nghiên cứu.
QLVB, LHS Phân tích và tổng hợp là hai quá trình ngược nhau nhưng lại bổ sung cho nhau đểđưa ra kết quảnghiên cứu tốt nhất
- Phương pháp so sánh:ngoài nguồn tài liệu đã thu thập tại Công ty em còn tham khảo thêm các nguồn tài liệu khác đểcó sựso sánh, đối chiếu
Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, em còn sử dụng kết hợp một sốphương pháp khác như: mô tả, phỏng vấn.
CƠ SỞ LÝ LUẬ N V Ề CÔNG TÁC QU ẢN LÝ VĂN BẢ N,
Cơ sở lý luậ n v ề công tác quản lý văn bản và lậ p h ồ sơ
Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức hiện nay, văn bản đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực từ chỉ đạo đến điều hành Văn bản không chỉ là phương tiện cần thiết trong quản lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của doanh nghiệp và các tổ chức Để hiểu rõ hơn về công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu hồ sơ (LHS), cần tìm hiểu các khái niệm cơ bản liên quan đến ý nghĩa lý luận và thực tiễn của chúng.
Theo Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020, "văn bản" được định nghĩa là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu Văn bản này hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và phải được trình bày đúng theo thể thức, kỹ thuật quy định.
- “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.[1;2]
- “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.[1;2]
Theo giáo trình văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải thích:
Quản lý văn bản là quá trình áp dụng các phương pháp khoa học và nghiệp vụ nhằm tiếp nhận và chuyển giao văn bản một cách nhanh chóng và an toàn Hoạt động này đảm bảo rằng các văn bản hình thành trong công việc hàng ngày của cơ quan, tổ chức được lưu giữ hiệu quả, phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng sau này.
Theo khoản 14, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
Theo quy định của Chính phủ năm 2020 về công tác văn thư, “Hồ sơ” được định nghĩa là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, có đặc điểm chung Hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Theo khoản 15, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định:
"Lập hồ sơ" là quá trình thu thập và tổ chức các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, dựa trên các nguyên tắc và phương pháp cụ thể.
1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn bản và lập hồsơ
Công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ là một nhiệm vụ kỹ thuật phức tạp, bao gồm nhiều bước nghiệp vụ khác nhau Mỗi bước đều có những đặc điểm riêng, đi kèm với quy trình và thủ tục cụ thể.
Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, nội dung QLVB, LHS gồm:
Sơ đồ 1.1 Nội dung công tác quản lý văn bản, lập hồsơ
N ội dung công tác QLVB, LHS
Qu ản lý văn bả n
Qu ản lý văn bả n đi
Qu ản lý văn bả n đến
Nội dung quản lý văn bản:
- Quản lý văn bản đi:
+ Trình tự quản lý văn bản đi:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
Bước 3: Thực hiện nhân bản và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, bao gồm dấu chỉ độ mật và mức độ khẩn đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, cần có chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Bước 5: Lưu văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến:
+Trình tự quản lý văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bảnđến.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Sơ đồ 1.2 Phương pháp lập hồsơ
1.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồsơ
Quản lý văn bản và lập hồ sơ là nhiệm vụ thiết yếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt tại Công ty TNHH Kỹ Thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát Để thực hiện hiệu quả công tác quản lý văn bản và lưu hồ sơ, cần phải phân loại và tổ chức các văn bản một cách khoa học và ngăn nắp Việc này không chỉ giúp dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm thông tin mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát và thiếu sót trong quá trình quản lý.
Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngành mà Công ty đang thực hiện và sản sinh khá nhiều văn bản, tài liệu, hồsơ như:
M ở h ồ sơ Thu th ập văn bản, tài liệ u vào hồ sơ
Tài liệu vềchương trình, kế hoạch hoạt động, sản xuất kinh doanh, ;
Tài liệu về kế hoạch tài vụhàng năm, hàng quý, ;
Giấy tờ về các hợp đồng: bảo lãnh, bảo hiểm, hợp đồng nhân công, hợp đồng thi công,….
Công văn tài liệu nêu rõ việc nghiên cứu tình hình nhằm xây dựng kế hoạch toàn diện, góp phần hoàn thiện các hoạt động liên quan đến xây dựng, tu bổ và sửa chữa các công trình.
Quản lý các hoạt động cụ thể như thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa và thiết bị là rất quan trọng trong việc thanh quyết toán với chủ đầu tư Các văn bản và hồ sơ tài liệu đóng vai trò là căn cứ cần thiết cho các hoạt động của Công ty, giúp theo dõi, sửa chữa và chỉ đạo công tác hoạt động một cách hiệu quả, đảm bảo phù hợp với các mục tiêu đề ra.
Quản lý văn bản (QLVB) và lưu hồ sơ (LHS) hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh một cách khoa học, từ đó xác định các tiêu chuẩn và định mức lao động hợp lý.
Quản lý hiệu quả văn bản, tài liệu và hồ sơ không chỉ giúp đưa ra quyết định nhanh chóng mà còn nâng cao hiệu suất công việc Việc lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm các tài liệu này sẽ tiết kiệm thời gian và công sức, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc.
Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản (QLVB), lãnh đạo Công ty đã áp dụng quy trình thống nhất cho việc quản lý văn bản, lưu hồ sơ (LHS) và giao nộp tài liệu Kết quả là hoạt động quản lý đã nâng cao nhận thức về vị trí và vai trò của công tác này, dẫn đến sự quan tâm hơn từ lãnh đạo thông qua việc ban hành quy định riêng về quản lý văn bản, lập danh mục hồ sơ và đôn đốc, kiểm tra việc giao nộp hồ sơ cho Chủ đầu tư cùng các nhà thầu.
Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác quản lý tại Công ty đã được tăng cường đáng kể, với các thiết bị cần thiết như sổ theo dõi văn bản, bìa hồ sơ, cặp ba dây và các văn phòng phẩm như bút, thước, mực dấu, kẹp, ghim, viết, tẩy Những trang thiết bị này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu và số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính, đồng thời lưu trữ thông tin quá khứ để hỗ trợ công tác quản lý hiệu quả.
1.1.4 Nguyên tắ c qu ản lý văn bản và lậ p h ồ sơ Để thực hiện tốt công tác QLVB, LHS thì ta cần đảm bảo những nguyên tắc sau:
Văn bản đi và đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong cùng ngày, hoặc chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo để đảm bảo tính nhanh chóng và hiệu quả trong quản lý.
Khái quát chung về Công ty TNHH Kỹ thu ật Xây dựng và Thương
2.1.1 S ự hình thành và phát triể n c ủa Công ty TNHH Kỹ thu ật Xây d ựng và Thương mại Tín Phát
Công ty chúng tôi hoạt động đa lĩnh vực, với trọng tâm đầu tư vào tư vấn thiết kế kiến trúc nội thất cho các công trình xây dựng dân dụng, công cộng và công nghiệp Chất lượng và dịch vụ là yếu tố quyết định thành công của công ty Được thành lập vào ngày 16 tháng 3 năm 2012, công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0105823226 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp.
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TÍN PHÁT
Tên giao dịch Quốc tế:
TIN PHAT TRADING AND CONTRUCTION TECHNICAL
Tên viết tắt: TIN PHAT CO.,LTD
Công ty TNHH là một loại hình doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành tại Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Trụ sở chính: Số 16/67 tổ 40 phố Đỗ Quang, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Trụ sở giao dịch: Phòng 2402,tầng 24,tòa nhà Intracom 1,khu đô thị Trung Văn mới, phường Trúng Văn,Nam Từ Liêm,Hà Nội. Điện thoại : 0982.89.66.88
Tài khoản: Tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam –CN Thanh Xuân
Vốn điều lệ: 9.600.000.000 đ ( Chín tỉ , sáu trăm triệu đồng chẵn ) Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, thương mại;
- Gia công các hạng mục trần thạch cao;
- Gia công khung nhôm, cửa kính, sắt thép, đồ gỗ dân dụng;
- Tư vấn, thiết kế kiến trúc nội thất đối với các công trình xây dựng dân dụng, công cộng và công nghiệp
- Mua bán vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội - ngoại thất, vật tư, thiết bị, máy móc ngành xây dựng, công - nông nghiệp;
Sau một thời gian hoạt động, Công ty đã cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế và thi công trang trí nội thất cho nhiều dự án lớn, cũng như các công ty và tổ chức nước ngoài tại Việt Nam Chất lượng sản phẩm và dịch vụ của Công ty đã nhận được sự khen ngợi và đánh giá cao từ khách hàng.
Công ty nhận được sự ủng hộ và hợp tác từ các đối tác, nhà thầu phụ và nhà cung cấp, nhằm mang đến lợi ích tối ưu cho khách hàng.
Đội ngũ cán bộ kỹ sư của Công ty chủ yếu tốt nghiệp từ các trường đại học chính quy trong nước, được đào tạo thực tế và tham gia nhiều hội chợ triển lãm quốc tế, giúp họ nắm bắt công nghệ tốt Đội ngũ công nhân được đào tạo tại các trường trung học dạy nghề và có kinh nghiệm làm việc tại các dự án lớn, sở hữu trình độ chuyên môn cao, tay nghề thuần thục và khả năng sáng tạo trong công việc.
Công ty luôn chú trọng đến công tác đào tạo, được Ban điều hành đặc biệt quan tâm Đồng thời, việc tìm kiếm tài năng trẻ từ các trường đại học cũng là một phần quan trọng trong chiến lược đầu tư cho tương lai Hiện tại, Công ty đã xây dựng được đội ngũ tri thức trẻ, năng động, sáng tạo và có trách nhiệm với công việc của mình.
* Về trang thiết bị và hạ tầng làm việc:
Công ty chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị làm việc cho nhân viên, coi đây là yếu tố quan trọng để thu hút và tuyển dụng nhân tài Môi trường làm việc được xem là điều kiện thiết yếu giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình ở từng vị trí công việc.
2.1.2 Cơ cấ u t ổ ch ứ c c ủa Công ty
Sơ đồ1.3 Sơ đồcơ cấu tổ chức của Công ty
Kỹ Thuật Phó Giám Đốc
Phòng Kĩ Thu ậ t Phòng Kế Toán
T ổ đội sơn bả , sơn n ền sàn Epoxy
Lãnh đạo của Công ty gồm:
- Giám đốc: (ông)Nguyễn Văn Quyết
- Phó giám đốc: ( bà) Nguyễn Thị Thu Huyền
Phó giám đốc dự án đảm nhận trách nhiệm quản lý các công trình xây dựng, bao gồm việc bàn giao các hạng mục thi công Đồng thời, vị trí này cũng chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển các dự án thi công cho công ty.
Phó giám đốc kỹ thuật: là người quản lý trực tiếp tại thi công công trường,
Phó giám đốc tài chính: người chịu trách nhiệm về tiện ích, chi phí công trình, chi phí nội bộ,
Phòng thiết kế-kỹ thuật-hồ sơ-QS, do chú Nguyễn Như Sáng và anh Vương Sỹ Hà phụ trách, có nhiệm vụ hoàn thiện hồ sơ và thực hiện thanh quyết toán trong suốt quá trình thi công công trình.
Phòng kế toán: ( Cô Nguyễn Thị Thủy)
Bộ phận kiêm nhiệm, quản lý chung: Cô Vũ Thị Nga (nhân viên văn phòng)
NHÂN LỰC QUẢN LÝ - KỸ THUẬT - LAO ĐỘNG
STT Phân loại cán bộ, nhân viên Số lƣợng
Trình độ ĐH, trên ĐH
I Cán bộ lãnh đạo và bộ máy quản lý 18
3 Cán bộ chuyên viên quản lý các phòng ban
II Cán bộ khoa học kỹ thuật 13
4 Chuyên ngành công nghệ hoá dầu 1 1 1
III Khối trực tiếp sản xuất (công nhân) 400
4 Thợ thi công sơn bả 140 80 60
8 Thợ thi công thạch cao 70 30 40
9 Thợ thi công sơn nền sàn Epoxy 150 80 70
2.1.3 M ục tiêu và định hướ ng c ủa Công ty từ năm 2017 -2021
Về đội ngũ cán bộ nhân viên:
Xây dựng một đội ngũ tri thức với trình độ và tay nghề cao là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hiệu suất công việc Đội ngũ này cần không ngừng tìm tòi và sáng tạo nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất Phương châm của chúng tôi là "Làm việc thông minh hơn, thay vì vất vả hơn," giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, Công ty đã thiết lập những chuẩn mực cho các công việc và dịch vụ cung cấp, cam kết thực hiện theo những tiêu chuẩn này nhằm tăng cường sự chuyên nghiệp và tạo niềm tin cho khách hàng Điều này không chỉ giúp quảng bá hình ảnh mà còn nâng cao vị thế cạnh tranh của Công ty trong môi trường kinh doanh khắc nghiệt, nơi khách hàng ngày càng đòi hỏi cao hơn.
Để nâng cao vị thế thương hiệu, cần phát huy những ưu điểm sẵn có và nghiên cứu sâu về thị trường cùng nhu cầu khách hàng Việc mở rộng thị trường ra các tỉnh thành lớn trong nước và thiết lập văn phòng đại diện tại những thị trường quan trọng là rất cần thiết.
Hợp tác nghiên cứu khoa học là một yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng sản phẩm Đầu tư cho bộ phận nghiên cứu phát triển giúp cập nhật và ứng dụng hiệu quả các công nghệ mới trong lĩnh vực hoạt động của Công ty Đồng thời, việc hợp tác với các Viện nghiên cứu trong và ngoài nước sẽ góp phần nâng cao năng lực và cải tiến sản phẩm.
Con người - yếu tố quyết định sự thành công:
Lựa chọn và tuyển dụng thông minh là yếu tố quan trọng để khai thác và phát huy tài năng, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty Để đạt được điều này, cần liên tục đào tạo và bồi dưỡng nhân viên, giúp họ nâng cao kỹ năng và năng lực làm việc.
- Tiếp thu quản lý công nghệ, kỹ thuật mới;
- Cập nhật thông tin về quản lý, khoa học công nghệ, dịch vụ;
Để nâng cao kiến thức chuyên môn trong ngành xây dựng, việc tham khảo tài liệu chuyên ngành từ nước ngoài và tổ chức các chuyến tham quan hội chợ triển lãm quốc tế là rất quan trọng Những hoạt động này không chỉ giúp cập nhật xu hướng mới mà còn tạo cơ hội kết nối với các chuyên gia và doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng.
Có những chính sách đãi ngộ, sử dụng con người hợp lý, tạo điều kiện để họ phát huy hết khả năng để xây dựng doanh nghiệp
Th ự c tr ạng công tác quản lý văn bản và lậ p h ồ sơ của Công ty
2.2.1 T ổ ch ức nhân sự làm công tác văn thư
Lãnh đạo không thể theo dõi và kiểm soát tất cả các nghiệp vụ trong cơ quan, vì vậy cần có cán bộ phụ trách CTVT Tùy thuộc vào khối lượng công việc, lãnh đạo có thể tổ chức thành các phòng ban hoặc phân công cán bộ kiêm nhiệm.
Dựa trên quy mô, tính chất và vị trí của bộ phận thực hiện công việc, lãnh đạo Công ty sẽ quyết định số lượng và tiêu chuẩn để chọn lựa các nhân viên văn phòng phù hợp.
Nhân viên văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi văn bản, tài liệu cũng như thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của lãnh đạo Họ cần có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và khả năng linh hoạt trong công việc Việc bố trí nhân sự hợp lý không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty mà còn đảm bảo sự trôi chảy trong quy trình làm việc.
Hiện tại, Công ty không có bộ phận văn thư riêng biệt, mà chỉ có một nhân viên văn phòng đảm nhiệm việc quản lý văn bản chung và hai nhân viên hỗ trợ.
QS (chuyên làm về hồ sơ), nhân viên văn phòng tại Công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụtương đối, thực hiện tốt các công việc được giao
Cụ thể, về tình hình các nhân viênlàm công tác văn phòng tại Công ty như sau:
Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự làm công tác văn phòng tại Công ty TNHH kỹ thuật xây dựng Tín Phát
Stt Họvà tên Năm sinh Trình độ Chuyên ngành
1 Nguyễn Như Sáng 1987 Đại học Kỹ thuật-
2 Vũ Thị Nga 1988 Cao đẳng Thư ký văn phòng
3 Vương SỹHà 1992 Đại học Kỹ thuật xấy dựng
Ngoài ra còn một số cán bộ làm công tác thu thập tài liệu từ các công trình gửi về Văn phòng Công ty.
Các cán bộ kiêm nhiệm tại Công ty có trình độ chuyên môn cao và nhiều năm kinh nghiệm, luôn làm việc với trách nhiệm và hiệu quả Tuy nhiên, áp lực công việc đôi khi dẫn đến sai sót và cảm xúc tiêu cực, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
2.2.2 Th ự c tr ạng công tác quản lý và giả i quy ết văn bản đi, đế n
Công ty chúng tôi hoạt động đa lĩnh vực, chuyên tư vấn thiết kế kiến trúc nội thất và thi công các công trình xây dựng dân dụng, công cộng và công nghiệp Chúng tôi cung cấp nhiều loại tài liệu phục vụ cho các dự án này.
Tài liệu của Công ty chủ yếu bao gồm các loại tài liệu khoa học kỹ thuật như tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, hồ sơ thầu, bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công, hoàn công, bản vẽ tổng thể và chi tiết công trình, sơ đồ, biểu đồ tính toán, cùng các loại bản đồ và trắc địa Đặc thù chuyên môn cao của tài liệu này khiến chúng khác biệt so với tài liệu hành chính, với số lượng tài liệu chuyên môn chiếm ưu thế và hình thành những loại hình tài liệu riêng biệt.
Tài liệu của Công ty bao gồm nhiều loại như thiết kế chế tạo, hợp đồng, dự án, nhật ký công trình và bản thuyết minh, tạo ra khó khăn trong việc phân loại tài liệu Bên cạnh đó, Ban Giám Đốc phát hành các văn bản như quyết định, công văn, kế hoạch và thông báo Các văn bản chuyên ngành cũng rất đa dạng, bao gồm hợp đồng lao động, hợp đồng với chủ đầu tư, biên bản, giấy mời, chứng từ, giấy giới thiệu và giấy đi đường.
Công ty sở hữu một lượng lớn tài liệu, trong đó tài liệu bản chính chiếm ưu thế, vì bản gốc phải được nộp cho Chủ đầu tư để thanh quyết toán Công ty chỉ lưu giữ bản chính hoặc bản sao có giá trị hợp pháp Nội dung và hình thức của tài liệu rất phong phú và đa dạng.
Tài liệu kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty, yêu cầu cán bộ kế toán lưu trữ và bảo quản một cách cẩn thận Các tài liệu này bao gồm chứng từ kế toán, hợp đồng kinh tế, hợp đồng liên doanh, hợp đồng vay, thông tin về vốn và quỹ lợi, cũng như các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách và nghĩa vụ thuế Tất cả tài liệu kế toán phải được ghi chép trên máy và lưu trữ dưới dạng giấy, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý như mẫu biểu, mã số, chữ ký và con dấu theo quy định của Nhà nước.
2.2.2.1 Công tácquảnlý vănbảnđến vàcácbướcxửlývăn bản
Việc quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty đòi hỏi sự tổ chức chặt chẽ do tính đa dạng và phong phú của các mối quan hệ Văn bản đến có thể được gửi qua nhiều hình thức như bưu điện, chuyển phát nhanh (đường chính), fax và email Tất cả các văn bản và thư từ đều được tập trung tại văn phòng, nơi nhân viên thực hiện quy trình giải quyết không chỉ theo quy định của Nhà nước mà còn theo quy định riêng của Công ty, với nhiều bước hơn, bao gồm cả việc không thực hiện đóng dấu “Đến”.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồquy trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn, cả trong và ngoài giờ làm việc, nhân viên văn phòng cần kiểm tra số lượng, tình trạng bìa và dấu niêm phong (nếu có) Việc kiểm tra và đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của văn bản.
Ti ế p nh ận văn bả n Đăng ký, trình, chuyể n văn bả n
Tri ể n khai gi ả i quy ế t và scan văn bản đó
B ộ ph ậ n/ cá nhân có trách nhi ệ m gi ả i quy ế t
Trong trường hợp phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, hoặc văn bản được chuyển đến muộn so với thời gian ghi trên bì (đặc biệt đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), nhân viên tiếp nhận văn bản phải ngay lập tức báo cáo cho người có trách nhiệm Nếu cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Khi nhận văn bản qua Fax hoặc Email, nhân viên văn phòng cần kiểm tra số lượng văn bản và số trang của mỗi tài liệu Nếu phát hiện sai sót, họ phải nhanh chóng thông báo cho bên gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm để xem xét và giải quyết.
Phân loại sơ bộ, bóc bìvăn bản đến
- Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản chung đến gửi cho Công ty
Các tài liệu không bóc bì, bao gồm các bì văn bản có đóng dấu chỉ mức độ mật, sẽ được gửi đến cá nhân hoặc ban lãnh đạo Nhân viên văn phòng có trách nhiệm chuyển tiếp những tài liệu này đến nơi nhận đúng theo quy định.
Bước 2: Đăng ký, trình, chuyển văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ:
NH ẬN XÉT VÀ ĐỀ XU Ấ T M Ộ T S Ố GI ẢI PHÁP NHẰ M NÂNG CAO HIỆ U QU Ả CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬ P
Nh ận xét
Quản lý văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng lập hồ sơ, vì văn bản là yếu tố thiết yếu để hình thành hồ sơ Đối với hồ sơ của công ty trong lĩnh vực xây dựng, việc đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hoàn chỉnh, phản ánh chính xác diễn biến công việc là điều kiện cần thiết, đòi hỏi phải có đầy đủ các văn bản liên quan trong suốt quá trình thực hiện công trình.
Trong nhiều năm qua, việc áp dụng các văn bản về CTVT tại Công ty vẫn còn tồn tại sai sót trong thực hiện quy định Nhân viên văn phòng và cán bộ QS, với kinh nghiệm dày dạn, đã hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, đáp ứng cơ bản các yêu cầu nhiệm vụ Công tác hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào nơi lưu trữ được thực hiện thường xuyên và nghiêm túc Cơ sở vật chất và trang thiết bị cho công tác văn thư cũng được trang bị tương đối đầy đủ, giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Ban lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan trọng của quản lý văn bản và lập hồ sơ trong cơ quan Do đó, việc tổ chức và quản lý công tác này được chú trọng, nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ được giao.
Cơ sở vật chất cho công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS) tại văn phòng công ty được trang bị đầy đủ và hiện đại, bao gồm sổ ghi chép, sổ đăng ký văn bản, cặp, hộp đựng hồ sơ, máy scan, và các dụng cụ văn phòng cần thiết Những trang thiết bị này đáp ứng hiệu quả cho quá trình thực hiện công tác QLVB và LHS của cán bộ Đồng thời, việc hiện đại hóa công tác này thông qua chuyển phát nhanh và công nghệ máy tính giúp gửi, nhận văn bản nhanh chóng qua email và mạng xã hội, đảm bảo công việc của công ty được giải quyết kịp thời và đúng quy định.
Các cán bộ công ty đã tích cực cập nhật phần mềm mới, nâng cấp Word, Excel và PowerPoint để đáp ứng nhu cầu thẩm mỹ của sản phẩm, giúp tạo ra sản phẩm đẹp và nhanh chóng Bên cạnh đó, đội ngũ QS cũng không ngừng sáng tạo, tìm hiểu và học hỏi trong quá trình thiết kế bản vẽ Autocad, nhằm mang lại sự dễ nhìn và dễ hình dung nhất cho sản phẩm.
Công tác quản lý tại công ty được đảm nhận bởi nhân viên văn phòng, làm việc tại Văn phòng chính Ban Giám đốc yêu cầu tuyển dụng một nhân viên văn phòng hợp đồng để thực hiện công tác kiêm nhiệm, kèm theo chế độ thưởng và phụ cấp cho vị trí này.
Lãnh đạo luôn chú trọng đến việc đầu tư kinh phí cho các hoạt động quản lý, bao gồm tu sửa, bảo trì máy móc, cải tạo kho lưu trữ, và trang bị thiết bị như giá, tủ đựng tài liệu, máy photo, máy scan, và máy vi tính Những nỗ lực này nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ và đảm bảo công tác bảo quản được thực hiện tốt.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty ngày càng được nâng cao về chất lượng nội dung và hình thức Kỹ thuật trình bày và soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của Công ty, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý và điều hành Qua kiểm tra, nhận thấy rằng việc thực hiện kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản tuân thủ đúng quy định, tuy nhiên, Công ty cần có quy định rõ ràng hơn thay vì chỉ chung chung.
Công tác quản lý văn bản đi và đến được thực hiện thường xuyên thông qua sổ theo dõi chung, đảm bảo việc tra cứu tài liệu hiệu quả Hệ thống này giúp theo dõi và quản lý văn bản một cách hợp lý, đáp ứng nhu cầu sử dụng và tìm kiếm thông tin.
Mỗi năm, đơn vị tiếp nhận trung bình khoảng 800 văn bản, và các văn bản này được chuyển cho người có thẩm quyền để xử lý theo đúng thủ tục Ban lãnh đạo đặc biệt chú trọng đến việc theo dõi và đôn đốc quá trình giải quyết văn bản, giao cho các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu và xử lý đúng thời hạn quy định Đồng thời, đơn vị cũng phát hành trung bình khoảng 600 văn bản/năm, chủ yếu gửi đến cá nhân và đơn vị công trình xa; các văn bản đi được lưu trữ (bản gốc) và sắp xếp theo thứ tự quy định bởi nhân viên.
Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu là quá trình quan trọng giúp sắp xếp các công trình một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu Các tài liệu cũ được chỉnh lý sơ bộ và sắp xếp lên giá để đảm bảo an toàn và tiện lợi trong việc khai thác hàng năm.
Việc lập danh mục tài liệu đầu năm giúp cán bộ xác định loại hồ sơ cần thiết cho công ty, từ đó chủ động trong việc lập và quản lý hồ sơ đã được tạo ra.
Nhân viên văn phòng đã thực hiện quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định hiện hành, đảm bảo không xảy ra vi phạm nào Con dấu được sử dụng trong giờ làm việc và được cất giữ an toàn trong tủ khóa khi hết giờ làm.
Cán bộ văn phòng tại Công ty có nhiều năm kinh nghiệm và được đào tạo từ trình độ cao đẳng trở lên, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc và duy trì hiệu quả trong công tác quản lý văn bản và lưu hồ sơ.
Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế thì công tác này vẫn còn những hạn chế:
Phần lớn cán bộ chưa hình thành thói quen ghi chép và phân loại văn bản, tài liệu một cách cẩn thận Việc lập hồ sơ chưa được phân công rõ ràng, dẫn đến tình trạng theo dõi và giải quyết hồ sơ không hiệu quả, cùng với việc giao nộp tài liệu giá trị không đúng hạn Trong các báo cáo hàng năm, công tác lập hồ sơ và hướng dẫn tổ chức hồ sơ tại Công ty vẫn còn nhiều hạn chế, chưa tuân thủ quy định và thiếu thời hạn bảo quản rõ ràng, gây khó khăn trong việc bảo quản và xử lý hồ sơ.
Một số giải pháp
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, nhưng công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS) tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Để nâng cao hiệu quả của công tác này, tôi xin đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm cải thiện quy trình và tối ưu hóa hoạt động quản lý.
3.2.1 Xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư Để thực hiện tốt công tác văn thư, đặc biệt là công tác QLVB, LHS ngoài thực hiện các quy định của lĩnh vực ngành xây dựng và quy định chung của Công ty thì cần phải xây dựng quy chế riêng Mục đích của việc ban hành quy chế riêng đối với Công ty là để có những quy định phù hợp, thực tế hơn với tình hình hoạt động của Công ty, giúp cho công ty thực hiện tốt các nội dung nghiệp vụvà có trách nhiệm với công việc hơn.
Trong quy chế về công tác văn thư của công ty, việc xác định rõ các thuật ngữ chuyên ngành là rất quan trọng để cán bộ, cả mới và lâu năm, có thể hiểu và thực hiện công việc hiệu quả Đồng thời, các quy định cần được xây dựng dựa trên tình hình thực tế của công ty nhằm đảm bảo tính thực tiễn cao trong quá trình áp dụng.
3.1.2 Giải pháp về tổ chức quản lý:
Nâng cao nhận thức về CTVT là cần thiết để tăng cường trách nhiệm lãnh đạo và đảm bảo tuân thủ các quy định của Công ty Cần chú trọng đến việc quán triệt và phổ biến các văn bản đã được phê duyệt, nhằm hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, cũng như quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ cho Chủ đầu tư và các nhà thầu.
Nhân viên văn phòng cần thực hiện hiệu quả các nghiệp vụ văn thư như tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp và bảo quản tài liệu Họ cũng phải đảm bảo việc tra cứu và sử dụng bản lưu văn bản, soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như phối hợp với cán bộ QS để lập hồ sơ và tổ chức giao nộp hồ sơ.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên văn phòng, việc soạn thảo văn bản cần tuân thủ đúng quy trình và thủ tục ban hành Nhân viên phải ký nháy hoặc ký tắt ở cuối văn bản theo quy định để đảm bảo hiệu lực pháp lý Ngoài ra, họ cũng cần thường xuyên tự đào tạo nghiệp vụ tại chỗ nhằm cải thiện kỹ năng và hiệu quả công việc.
Lãnh đạo cần thiết lập các chính sách khuyến khích và động viên cả về tinh thần lẫn vật chất để nâng cao hiệu quả làm việc của các cán bộ kiêm nhiệm văn thư và QS.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ tài liệu không chỉ đảm bảo an toàn mà còn giúp tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả Việc số hóa tài liệu lưu trữ dưới dạng file điện tử như PDF ngày càng trở nên phổ biến Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ giảm thiểu không gian lưu trữ, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và tốc độ truy xuất tài liệu.
3.1.3 Giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí:
Văn phòng cần lập kế hoạch chủ động để báo cáo lãnh đạo về việc mua sắm máy photo mới và thực hiện bảo trì, sửa chữa thường xuyên Điều này nhằm đảm bảo công việc sao in và nhân bản văn bản không bị gián đoạn.
Bố trí kho lưu trữ kiên cố và đúng quy chuẩn là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và bảo quản tài liệu Kho lưu trữ cần có hệ thống báo cháy khẩn cấp, phòng cháy tự động, cùng với hệ thống điện, nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và thông gió hợp lý Các thiết bị bảo quản như cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, và dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm là cần thiết Ngoài ra, cần sử dụng quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hòa không khí, và các dụng cụ vệ sinh như máy hút bụi để duy trì môi trường kho Việc áp dụng các biện pháp bảo quản như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng và chuột cũng rất quan trọng Tổ chức lại tài liệu, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá và lập sơ đồ giá trong kho giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn.
Giải pháp về nghiệp vụ:
Để đảm bảo công tác văn thư được thực hiện hiệu quả, cần thường xuyên kiểm tra và đánh giá quy trình quản lý văn bản và lập hồ sơ Việc này bao gồm kiểm tra tính chính xác của số lượng văn bản tài liệu lưu trữ và quy trình thực hiện các nghiệp vụ Nếu phát hiện sai sót, cần kịp thời điều chỉnh để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Chính sách khen thưởng nhằm ghi nhận những cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, khuyến khích tinh thần làm việc và sáng tạo Đồng thời, cần xử lý nghiêm khắc và kiểm điểm đối với những cán bộ vi phạm quy định, đặc biệt là việc đảm bảo xử lý tài liệu đúng thời gian để hỗ trợ công tác quản lý công trình hiệu quả.
Trong chương cuối, tôi đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS) của Công ty Dựa trên đó, tôi đã đề xuất các giải pháp để phát huy những ưu điểm và khắc phục các hạn chế hiện có Những giải pháp này sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác QLVB và LHS của Công ty.
Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Công ty cũng như các cơ quan tổ chức Đây là một hoạt động thiết yếu của bộ máy quản lý, liên quan đến việc xử lý văn bản và tài liệu từ giai đoạn soạn thảo, tiếp nhận cho đến khi hoàn tất công việc, lập hồ sơ và nộp hồ sơ.
Quản lý văn bản và lập hồ sơ là yếu tố then chốt trong hoạt động của Công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc Nhận thức được tầm quan trọng này, Công ty đã liên tục phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, đồng thời nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ.