Khoá luận tốt nghiệp quản lý văn bản và lập hồ sơ tại công ty tnhh kỹ thuật xây dựng và thương mại tín phát

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS NGUYỄN THỊ HỒNG Sinh viên thực : ĐẶNG THỊ DUYÊN Mã số sinh viên : 1705LTHB013 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705LTHB HÀ NỘI - 2021 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận hồn thiện thời gian thực tập Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát Các số liệu sử dụng phân tích khóa luận có nguồn gốc rõ ràng, công bố theo quy định Các kết qủa nghiên cứu em tự tìm hiểu, phân tích khách quan phù hợp với thực tiễn em khảo sát Các kết chưa cơng bố nghiên cứu khác Sinh viên Đặng Thị Duyên LỜI CẢM ƠN Được phân công Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em thực đề tài “Quản lý văn lập hồ sơ Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng thương mại Tín Phát” Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với kiến thức trang bị ghế nhà Trường, Thầy Cô khoa Văn thư – Lưu trữ giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Nguyễn Thị Hồng cán Công ty thời gian viết khóa luận bảo cho em kiến thức làm sở, tảng cho việc tiếp thu tri thức kỹ nghề nghiệp, giúp đỡ em trình vận dụng kiến thức học Trường vào thực việc thực tế quan nơi thực tập hồn thành khóa luận Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh nhất, song làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực tế kiến thức kinh nghiệm, nên khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý q Thầy Cơ để khóa luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đặng Thị Duyên DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ CTVT Công tác văn thư TNHH Trách nhiệm hữu hạn QLVB Quản lý văn LHS Lập hồ sơ BXD Bộ xây dựng Cán QS Cán làm hồ sơ DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 1.1 Nội dung công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ Sơ đồ 1.2 Phương pháp lập hồ sơ Sơ đồ 1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty 15 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến 23 Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân làm cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH kỹ thuật xây dựng Tín Phát 21 Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn đến Công ty TNHH Kỹ Thuật xây dựng Thương mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 4/2021 27 Bảng 2.3 Bảng thống kê loại hồ sơ hình thành q trình hoạt động Cơng ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát 36 Biểu đồ 2.1 Số lượng văn Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng Thương mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 04 năm 2021 28 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình ảnh Mẫu sổ quản lý văn đến 25 Hình ảnh Nội dung sổ quản lý văn đến 26 Hình ảnh Mẫu bìa sổ đăng ký văn 30 Hình ảnh Mẫu phần đăng kí sổ quản lý văn 31 Hình ảnh Bìa hồ sơ pháp lý 45 Hình ảnh Một vẽ Autocad tòa nhà S8 51 Hình ảnh Bản vẽ hồn cơng in để làm hồ sơ toán 52 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ 1.1 Cơ sở lý luận công tác quản lý văn lập hồ sơ 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn lập hồ sơ 1.1.3 Ý nghĩa công tác quản lý văn lập hồ sơ 1.1.4 Nguyên tắc quản lý văn lập hồ sơ 10 1.1.5 Trách nhiệm thực công tác QLVB, LHS Công ty 10 1.1.5.1 Trách nhiệm Ban giám đốc 10 1.1.5.2 Trách nhiệm nhân viên văn phòng 11 Tiểu kết chương 12 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT 13 2.1 Khái quát chung Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát 13 2.1.1 Sự hình thành phát triển Cơng ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát 13 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty 15 2.1.3 Mục tiêu định hướng Công ty từ năm 2017-2021 18 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty 20 2.2.1 Tổ chức nhân làm công tác văn thư 20 2.2.2 Thực trạng công tác quản lý giải văn đi, đến 21 2.2.2.1 Công tác quản lý văn đến bước xử lý văn 23 2.2.2.2 Công tác quản lý văn bước xử lý văn 28 2.2.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát 34 2.4 Cơ sở hạ tầng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn lập hồ sơ 49 2.4.1 Máy móc, trang thiêt bị 49 2.4.2 Phần mềm ứng dụng 51 Tiểu kết chương 52 CHƢƠNG NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI TÍN PHÁT 53 3.1.Nhận xét 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1.2 Hạn chế 56 3.2 Một số giải pháp 57 3.2.1 Xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư 57 3.1.2 Giải pháp tổ chức quản lý: 58 3.1.3 Giải pháp sở vật chất, kinh phí: 59 Tiểu kết chương 60 KẾT LUẬN 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC 65 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, tổ chức mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Làm tốt CTVT góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật quan, tổ chức Nắm bắt tầm quan trọng đó, khơng quan, tổ chức Nhà nước mà doanh nghiệp đầu tư vào CTVT tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt CTVT địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, quản lý sử dụng dấu Ngày CTVT có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trị quan trọng Việt Nam giới ngày cố gắng tiến bước đường phát triển, làm giàu đẹp cho tổ quốc, cho cộng đồng, ngày ngày lại tiến bước đường mang lại giới ngày ấm no hạnh phúc bao đời hy vọng Trong tâm xây dựng làm giàu đẹp tổ quốc ấy, có biết cơng trình dựng nên, tòa nhà, đường điểm tô cho không gian đất nước đáp ứng ngày tốt nhu cầu ăn, mặc, ở, lại…những nhu cầu thường ngày quan trọng người Trên đà phát triển đó, xây dựng ngành xu phát triển lên Sau thời gian nghiên cứu tìm hiểu bước đầu tình hình tổ chức, máy CTVT mà rõ em thực hành nhiều công tác QLVB, LHS Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát Vì lý nêu nên em chọn đề tài: “Quản lý văn lập hồ sơ Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng Thương mại Tín Phát” làm khóa luận tốt nghiệp để có nhìn khái qt CTVT doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề CTVT vấn đề mà dành quan tâm nghiên cứu nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống quan quản lý phát triển nghiệp vụ công tác Những cơng trình nghiên cứu quy mơ khác góp phần quan trọng sở lý luận thực tiễn cơng trình liên quan đến khóa luận em gồm: -“ Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” PGS, Vương Đình Quyền, Nhà xuất Quốc gia Hà Nội, năm 2011; - Từ điển “Giải thích nghiệp vụ văn thư” PGS TS Dương Văn Khảm, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin, năm 2011; -“Giáo trình văn thư” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PGS TS Triệu Văn Cường chủ biên, Nhà xuất Lao động, năm 2016; - “ Đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường” tác giả Nguyễn Thị Hồng, luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học Quốc gia hà Nội, năm 2013; - “ Khảo sát đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ số công ty cổ phần địa bànThành phố Hà Nội” tác giả Nguyễn Đăng Việt, luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2014 Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu khoa học sách chuyên khảo nghiên cứu công tác QLVB, LHS góc độ lý luận chung, áp dụng với loại hình quan, tổ chức cịn việc nghiên cứu lý luận công tác QLVB, LHS cho loại hình tổ chức riêng biệt cịn Hình Máy Photo, Scan chung Cơng ty 82 83 Hình Một số tài liệu cần có hồ sơ pháp lý 84 85 86 87 88 89 90 Hình Một số hình ảnh việc bảo quản tài liệu Công ty 91 Hồ sơ bị côn trùng (dán) xâm nhập 92 Tài liệu cịn tình trạng bó gói, lộn xộn chƣa đƣợc xử lý 93 Hịm tơn phƣơng tiện bảo quản, lƣu trữ tài liệu Công ty 94 95 Hồ sơ trình đƣợc lập Tài liệu, hồ sơ hoàn thành xong đƣợc lƣu vào kho sau kết thúc thời gian bảo hành công trình đƣợc đƣa lý hợp đồng, nhằm giải phóng mặt kho để tiếp tục lƣu trữ tài liệu, hồ sơ 96