Giáo trình sử dụng phần mềm microsoft office nâng cao

SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ĐỒNG THÁP TRƯỜNG TRUNG CẤP THÁP MƯỜI GIÁO TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE NÂNG CAO Đồng Tháp TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong thời đại công nghệ số nay, việc thành thạo kỹ tin học nước ta ngày trọng nhằm nâng cao hội học hỏi hội nhập với giới Mức độ cần thiết việc ứng dụng tin học lĩnh vực đời sống xã hội ngày cao Giáo trình “TIN HỌC ỨNG DỤNG” biên soạn dùng cho sinh viên Ngành, Nghề KỸ THUẬT SỬA CHỮA, LẮP RÁP MÁY TÍNH đồng thời tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khối ngành kỹ thuật trường Giáo trình “TIN HỌC ỨNG DỤNG” bám sát nội dung chi tiết Chương trình mơn học nhà trường ban hành gồm chương: Chương 1: Xử lý văn nâng cao Chương 2: Sử dụng bảng tính nâng cao Chương 3: Sử dụng trình chiếu nâng cao Nhằm cung cấp cho sinh viên đầy đủ kiến thức kỹ sử dụng tin học văn phịng nâng cao Với phương pháp trình bày ngắn gọn, trực quan, hy vọng giáo trình mang đến cho sinh viên kiến thức bổ ích cho ngành học áp dụng tốt cho công việc sau Tuy tham khảo nhiều tài liệu qua kinh nghiệm thực tế chắn giáo trình có hạn chế định mong nhận góp ý q thầy cơ, q đồng nghiệp gần xa em sinh viên để giáo trình thực trở thành cơng cụ hữu ích cho sinh viên Ngành, Nghề KỸ THUẬT SỬA CHỮA, LẮP RÁP MÁY TÍNH nói riêng độc giả nói chung Đồng Tháp, ngày tháng năm CHỦ BIÊN: VÕ THỊ TỐ HOÀNG i MỤC LỤC  LỜI GIỚI THIỆU i CHƯƠNG 1.1 Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu 1.1.1 Lựa chọn chế độ thiết đặt phù hợp 1.1.1.1 Định dạng nhanh liệu 1.1.1.2 Chức kiểm tra tả 1.1.1.3 Tự động lưu liệu 1.1.1.4 Thay đổi đơn vị đo 1.1.1.5 Hiển thị khung lề 1.1.1.6 Cách gõ chữ tự động (AutoText) 1.1.2 1.2 XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO Áp dụng mẫu Định dạng nâng cao 10 1.2.1 Văn 10 1.2.2 Đoạn 14 1.2.3 Cột 16 1.2.4 Bảng 18 1.3 Tham chiếu liên kết 24 1.3.1 Tiêu đề, chân trang, chân 24 1.3.1.1 Tạo thích, Tiêu Đề Cho Hình Ảnh 24 1.3.1.2 Chèn Footnote, Endnote 26 1.3.2 Mục lục mục 27 1.3.3 Đánh dấu, tham chiếu 37 1.3.4 Kết nối, nhúng liệu 40 1.4 1.3.4.1 Liên kết – Hyperlink .40 1.3.4.2 Cách chèn file tài liệu vào Word 43 Trường biểu mẫu 44 1.4.1 Trường văn 44 1.4.2 Biểu mẫu văn .45 1.4.3 Phối thư (Merge) 53 1.5 Biên tập văn chế độ cộng tác .58 1.5.1 Lần vết rà soát 58 1.5.1.1 Thêm Các Ghi Chú Vào Tài Liệu 58 1.5.1.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tài Liệu 58 1.5.2 Tài liệu chủ 62 ii 1.5.3 1.6 Bảo vệ tài liệu .71 Chuẩn bị in 74 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 77 CHƯƠNG 2.1 SỬ DỤNG BẢNG TÍNH NÂNG CAO 90 Thiết lập môi trường làm việc tối ưu 90 2.1.1 Thiết lập bảng tính, thuộc tính bảng tính .90 2.1.2 Sử dụng mẫu .97 2.1.3 Bảo mật liệu 99 2.2 Thao tác bảng tính 104 2.2.1 Ơ vùng 104 2.2.1.1 Định dạng Style cho ô: 104 2.2.1.2 Định Dạng Có Điều Kiện ( Conditionnal Formatting ) .105 2.2.1.3 Đặt Tên Vùng Dữ Liệu .107 2.2.2 Trang tính 109 2.2.2.1 Cố định dòng (cột ) bảng tính 109 2.2.2.2 Chia nhiều vùng xem khác 110 2.2.2.3 Hiển Thị Nhiều Cửa Sổ trang tính .110 2.2.2.4 Chức Năng Paste Special 112 2.2.3 Hàm công thức .113 2.2.3.1 Các hàm toán học: .114 2.2.3.2 Các hàm thống kê 116 2.2.3.3 Các hàm thời gian .119 2.2.3.4 Các hàm tài 122 2.2.3.5 CÁC HÀM VĂN BẢN .126 2.2.3.6 CÁC HÀM THÔNG TIN 128 2.2.3.7 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU .129 2.2.3.8 CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 131 2.2.4 Biểu đồ .134 2.2.5 Liên kết, nhúng nạp liệu từ 139 2.2.5.1 Liên Kết Từ Access .139 2.2.5.2 Sử Dụng Liên Kết Từ Web 141 2.2.5.3 Sử Dụng Liên Kết Từ File Text 144 2.2.5.4 Sử dụng liên kết từ nguồn khác .144 2.2.6 Phân tích liệu .145 2.2.6.1 Tạo bảng Pivot Table 145 2.2.6.2 Tùy biến bảng Pivot Table 146 iii 2.2.6.3 Giá trị Pivot Table (Value) 148 2.2.6.4 Xóa Pivot Table 149 2.2.7 2.2.7.1 Sắp xếp liệu 149 2.2.7.2 Lọc liệu 150 2.2.8 2.3 Sắp xếp lọc liệu .149 Kiểm tra hợp thức liệu 159 Biên tập lần vết 164 2.3.1 Ghi chú, nhận xét, thay đổi nội dung trang tính 164 2.3.1.1 Thêm ghi Vào Công Thức Excel: 164 2.3.1.2 Thêm ghi cho bảng tính .165 2.3.2 Lần vết thay đổi bảng tính 165 2.3.2.1 Chia Sẻ Tài Liệu 165 2.3.2.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tập Tin 166 2.3.2.3 Xem Chi Tiết Những Thay Đổi Của Tập Tin 167 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 169 CHƯƠNG 3.1 SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO .184 Lập kế hoạch cho việc trình chiếu 184 3.1.1 Tìm hiểu bối cảnh trình chiếu 184 3.1.2 Thiết kế nội dung hình thức trình bày hiệu 186 3.2 Trang thuyết trình chủ mẫu 188 3.2.1 Trang chủ 188 3.2.2 Mẫu 191 3.3 Các đối tượng đồ họa 195 3.3.1 Định dạng đối tượng đồ họa, tranh ảnh 195 3.3.1.1 Áp dụng hiệu ứng cao cấp: 195 3.3.1.2 Sao chép định dạng Shape 195 3.3.1.3 Hiệu chỉnh hình ảnh 196 3.3.2 Xử lý đối tượng đồ họa 198 3.3.2.1 Hiện/ẩn thước ngang dọc 198 3.3.2.2 Các Đường Lưới 198 3.3.2.3 Đường Trợ Giúp Khi Vẽ .199 3.3.2.4 Sắp Xếp Các Đối Tượng Đồ Họa 200 3.3.2.5 Xóa Nền hình ảnh: 201 3.3.2.6 Kết hợp hình .202 3.3.2.7 Chuyển Đổi Định Dạng .203 3.3.3 Sử dụng đồ thị, sơ đồ 204 iv 3.3.3.1 Định dạng đồ thị 204 3.3.3.2 Tạo Sơ Đồ Bằng Công Cụ Có Sẵn 207 3.3.4 3.4 3.3.4.1 Nhúng Âm Thanh Vào Slide .211 3.3.4.2 Chèn Video Vào Slide 212 3.3.4.3 Chèn Video Online Vào Slide .212 3.3.4.4 Tạo hiệu ứng cho đối tượng slide 213 3.3.4.5 Di chuyển đối tượng 216 3.3.4.6 Hiệu ứng Trigger 217 3.3.4.7 Sắp xếp thứ tự hiệu ứng 218 Liên kết, nhúng, nhập/xuất trang chiếu, bảng trình chiếu 218 3.4.1 Liên kết, nhúng 218 3.4.1.1 Liên kết .218 3.4.1.2 Tạo nút điều hướng (Action) .220 3.4.1.3 Nhúng Dữ Liệu 222 3.4.2 3.5 Đa phương tiện trang chiếu .211 Nhập, xuất 223 3.4.2.1 Nhập Slide Từ Tập Tin Khác 223 3.4.2.2 Lưu trình chiếu thành dạng khác 225 3.4.2.3 Chuyển trình chiếu sang video .225 3.4.2.4 Chuyển Handout sang Word .226 Quản lý trình chiếu .227 3.5.1 Trình chiếu theo yêu cầu 227 3.5.2 Thiết lập cách thức trình bày 229 3.5.2.1 Trình chiếu chuyển slide theo thời gian 229 3.5.2.2 Thiết lập tùy chọn slide show 229 3.5.2.3 Ấn định thời gian trình diễn cho slide 231 3.5.2.4 Ghi lại trình diễn 232 3.5.3 Kiểm sốt việc trình chiếu trang 233 3.5.3.1 Ghi chế độ Normal View 233 3.5.3.2 Ghi chế độ Notes Page 234 3.5.3.3 Cách in slide PowerPoint kèm ghi 235 3.5.3.4 Thao Tác Khi Trình Chiếu 236 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 239 TÀI LIỆU THAM KHẢO .250 v GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TIN HỌC ỨNG DỤNG Mã mơn học: MH13KC6480102 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học/mơ đun:    Vị trí: Mơn học Tin học ứng dụng thuộc nhóm mơn sở ngành bố trí giảng dạy sau mơn Tin học Tính chất: môn học sở bắt buộc nhằm trang bị cho HSSV chuyên ngành kỹ nghiệp vụ văn phịng Ý nghĩa vai trị mơn học: môn học thiếu nghề Sửa chữa, lắp ráp máy tính Mục tiêu mơn học/mơ đun:  Kiến thức: + Hình thành kiến thức xử lý văn bản, xử lý bảng tính phần mềm trình diễn nâng cao + Hiểu cú pháp hàm xử lý bảng tính, kết hợp hàm + Hiểu cách trình bày, định dạng văn bản, hiệu ứng phần trình diễn  Kỹ năng: + Sử dụng tốt phần mềm soạn thảo văn để tạo tài liệu ứng dụng thực tế + Sử dụng tốt phần mềm bảng tính để tạo lập, xử lý bảng tính phức tạp, biểu diễn kiểu liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ, liên kết, nhúng, + Sử dụng phần mềm trình diễn để tạo lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề cách chuyên nghiệp  Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nghiêm túc tham gia học tập + Xử lý tập lớn ứng với chương chương trình học Nội dung môn học: Thời gian Mã chương Tên chương môn học MH13-01 Tổng số Lý thuyết Chương 1: Xử lý văn nâng cao 22 15 MH13-02 Chương 2: Sử dụng bảng tính nâng cao 30 24 MH13-03 Chương 3: Sử dụng trình chiếu nâng cao 22 17 Thi/kiểm tra kết thúc mô đun vi Thự Kiểm c tra* hành Cộng 75 vii 15 56 CHƯƠNG XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO CHƯƠNG Mã chương: MH 13 - 01 CHƯƠNG Giới thiệu: CHƯƠNG .Nhằm cung cấp kiến thức giúp sinh viên vận dụng chức chuyên dụng để nâng cao chất lượng văn tiết kiệm thời gian làm việc Khi hoàn tất chương này, sinh viên soạn thảo văn chuyên nghiệp tiết kiệm thời gian thực hiện, in ấn, kiểm tra bảo vệ văn CHƯƠNG Mục tiêu: CHƯƠNG - Biết thiết đặt môi trường làm việc tối ưu; CHƯƠNG - Định dạng văn bản, đoạn, cột, bảng, … nâng cao CHƯƠNG cách - Biết cách chèn, thay đổi chân trang (footnote), chân (endnote) Biết CHƯƠNG chuyển đổi chân trang thành chân ngược lại CHƯƠNG - Biết cách tạo cập nhật Mục lục tự động dựa vào phong cách định dạng đề mục CHƯƠNG 10 - Biết cách chèn, sửa, xóa siêu liên kết văn CHƯƠNG 11 - Biết cách tạo tài liệu trường Biết cách tạo danh sách tệp đặt tên cho tệp để ghép vào thư CHƯƠNG 12 dụng tính - Biết cách bảo vệ văn cách cho phép nhận xét sử CHƯƠNG 13 lần vết thay đổi CHƯƠNG 14 Nội dung chính: 1.1.Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu 1.1.1 Lựa chọn chế độ thiết đặt phù hợp CHƯƠNG 15 MS Office ln thiết lập số tính cho người dùng, có phần tùy chọn (Option) thay đổi số tính phù hợp người dùng tự đặt 1.1.1.1 Định dạng nhanh liệu CHƯƠNG 16 Để định dạng liệu cách nhanh chóng thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ… bôi đen đoạn văn đó, Word cung cấp cơng cụ thu nhỏ để hỗ trợ làm điều này.(Hình 1.1)