Triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp erp sap business one cho công ty tnhh vietnam korean exchange,

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC “Triển khai giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP SAP Business One cho Công ty TNHH Vietnam Korean Exchange” Đề tài: Giảng viên hƣớng dẫn : ThS GIANG THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện: Lớp : PHAN THỊ THÚY HTTTA Khố : 12 (2009-2013) Hệ Chính quy : Hà Nội, tháng 5/2013 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX HỌC VIỆN NGÂN HÀNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Độc lập - Tự – Hạnh phúc TĨM TẮT ĐỀ TÀI KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Họ tên sinh viên: Phan Thị Thúy Lớp: HTTTA.K12 Khoá: 12 (2009-2013) Ngành đào tạo: Hệ thống Thông tin Quản lý lĩnh vực TC-NH Hệ đào tạo: Chính quy 1/ Tên khố luận tốt nghiệp: Triển khai giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP SAP Business One cho Công ty TNHH Vietnam Korean Exchange 2/ Nội dung khố luận: 1/ Tổng quan triển khai ERP 2/ Thực trạng quản lý Công ty TNHH Vietnam Korean Exchange 3/ Giải pháp triển khai hệ thống SAP Business One cho công ty TNHH Vietnam Korean Exchange 4/ Kết luận 3/ Ngày nộp khoá luận : 28/05/2012 GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN CHỦ NHIỆM KHOA (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 i Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX MỞ ĐẦU A Tính cấp thiết đề tài Sự đời phát triển không ngừng sản phẩm công nghệ thông tin đại mang đến thách thức hội cạnh tranh to lớn cho đối tƣợng kinh tế, với chuyên nghiệp phong cách làm việc tất ngành nghề sống Enterprise Resource Planning (ERP) sản phẩm nhƣ thế, ERP đời nhu cầu ngày cao hơn, hiệu việc cải tiến quản lý tổ chức, quản lý kinh doanh, ERP giúp tăng suất lao động từ nguồn lực có sẵn, giúp tìm kiếm phát triển nguồn tiềm Nhƣng việc ứng dụng ERP vào quản lý địi hỏi nhiều yếu tố mà yếu tố chiếm tỉ lệ lớn thành công làm để áp dụng đƣợc quy trình thực tế doanh nghiệp hoạt động với quy trình quản lý chặt chẽ ERP Đề tài đƣa chiến lƣợc triển khai cách cụ thể việc thay đổi quy trình kinh doanh đơn vị doanh nghiệp, đồng thời khẳng định vị trí vơ quan trọng ERP phát triển không ngừng lâu bền doanh nghiệp hoạt động ngành nghề kinh tế ERP cho thấy đƣợc công nghệ thông tin công nghệ ngày khẳng định đƣợc vai trị thiết yếu cho kinh tế hội nhập đại B Mục đích đề tài Ngày nay, có nhiều giải pháp giúp doanh nghiệp thực cải thiện hiệu suất kinh doanh mà tùy vào doanh nghiệp cụ thể lại có chiến lƣợc khác nhau, với mục tiêu đẩy mạnh hiệu hoạt động, giúp doanh nghiệp khẳng định vị trí phát triển kinh tế, đề tài “Triển khai giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP SAP Business One cho Công ty TNHH Vietnam Korean Exchange” giúp có nhìn khái quát ERP tình hình ứng dụng ERP Việt Nam nhƣ nào? Đồng thời đề tài chi tiết vào công việc sau: - Khảo sát, phân tích thực trạng quản lý doanh nghiệp - Đề xuất triển khai giải pháp SAP ERP Business One, đề xuất quy trình kinh doanh - Đánh giá giải pháp áp dụng, tính hiệu - Đánh giá thuận lợi, khó khăn triển khai Đề tài giải pháp cấp thiết có ảnh hƣởng trực tiếp tới phát triển lâu dài, khắc phục tình trạng khó khăn tại VKX, đồng thời đƣa kiến thức chuyên sâu phân tích quy trình nghiệp vụ áp dụng doanh nghiệp kinh doanh Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 ii Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX C Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu tổng quan ERP tiến trình triển khai hệ thống ERP nói chung - Nghiên cứu quy trình kinh doanh doanh nghiệp - Nghiên cứu quy trình kinh doanh chuẩn hệ thống ERP - Thực đề xuất giải pháp triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp * Phạm vi nghiên cứu - Đi sâu nghiên cứu tìm hiểu ứng dụng ERP có thị trƣờng nhƣ: ERP SAP All-in-One, Open ERP, SAP Business One, Oracle EBS, từ đánh giá giải pháp hợp lý nhằm đề xuất giải vấn đề cho doanh nghiệp VKX - Nghiên cứu phƣơng pháp luận triển khai hệ thống ERP, quy trình chuẩn, giải pháp quản lý tổng thể hệ thống ERP nay, đánh giá khả tích hợp thống liệu - Nghiên cứu quy trình kinh doanh VKX, từ kiến thức nghiên cứu hệ thống SAP Business One đề xuất quy trình kinh doanh hiệu cho VKX - Nghiên cứu đánh giá tình hình ứng dụng ERP giới Việt Nam, lấy kinh nghiệm từ doanh nghiệp triển khai trƣớc, từ nhận định đƣa chiến lƣợc triển khai hệ thống cho VKX, đánh giá thuận lợi khó khăn dự án vào thực thi Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 iii Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX LỜI CẢM ƠN Sự phát triển không ngừng khoa học đại khoa học máy tính mang tới giải pháp tích hợp hệ thống hiệu cho doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực khác kinh tế Các giải pháp đƣợc đƣa ngày nhiều giúp đáp ứng nhu cầu khác quản lý cho đơn vị, nhiên giải pháp mang tính tổng thể đƣợc giới chuyên gia nhƣ thực tế đánh giá hiệu ERP, việc ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp đƣợc kiểm chứng qua nhiều hệ doanh nghiệp trƣớc, nhƣng việc triển khai thành công dự án ERP việc khó khăn Mà đó, vai trị ngƣời hiểu rõ quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp cộng với kiến thức chuyên sâu hệ thống vô quan trọng Để nghiên cứu vấn đề này, em thực đề tài: “Triển khai giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP SAP Business One cho Công ty TNHH Vietnam Korean Exchange” Em xin chân thành cảm ơn ThS Giang Thị Thu Huyền – Giảng viên Khoa Hệ thống thông tin quản lý – Học viện Ngân hàng, Cô gợp ý cho em đề tài giúp đỡ em nhiều suốt trình học tập nhƣ thực đề tài Em xin chân thành cảm ơn anh thuộc phịng Giải pháp cơng ty TNHH VKX giúp đỡ em nhiều thời gian em thực tập công ty Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể Giảng viên Học viện Ngân hàng, đặc biệt thầy cô giáo Khoa Hệ thống thông tin quản lý giảng dạy truyền đạt cho em kiến thức bổ ích năm học tập trƣờng Em cố gắng hoàn thiện đồ án với tất nỗ lực thân Tuy nhiên, thiếu kinh nghiệm, chắn khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận đƣợc quan tâm, ý kiến đóng góp Thầy bạn để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sv Phan Thị Thúy Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 iv Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX HỌC VIỆN NGÂN HÀNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý Độc lập – Tự – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Đơn vị thực tập: Công ty TNHH VKX Vietnam Korean Exchange Ngƣời hƣớng dẫn thực tập: Trƣơng Tƣ Hảo Sinh viên: Phan Thị Thúy Lớp: HTTTA.K12 Trƣờng: Học viện Ngân hàng Thời gian thực tập : tháng Đề tài: Triển khai giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP SAP Business One cho Công ty TNHH Vietnam Korean Exchange Nhận xét: - Trong thời gian thực tập Công ty TNHH VKX Vietnam Korean Exchange từ ngày 1/03/2013 đến ngày 30/05/2013 sinh viên Phan Thị Thúy có ý thức chấp hành tốt nội quy công ty, cố gắng học hỏi, hăng hái nghiên cứu chun mơn tìm hiểu hoạt động đơn vị phục vụ cho việc nghiên cứu khóa luận mình, có đóng góp định hoạt động công ty thời gian qua - Những nội dung trình bày luận văn sinh viên Phan Thị Thúy phù hợp với trình thực tập thời gian qua công ty XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Hà Nội, ngày… tháng… năm 2013 GIÁM ĐỐC Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 v Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN Kết cấu, phƣơng pháp trình bày: - Khóa luận có kết cấu rõ ràng, trình bày logic, sáng sủa - Phƣơng pháp trình bày khoa học, nội dung đƣợc trình bày theo hƣớng từ vấn đề lý thuyết, sở lý luận, phân tích tình hình thực tiễn, từ đƣa giải pháp nhằm triển khai hệ thống ứng dụng thực tế Cơ sở lý luận: - Cơ sở lý luận trình bày khóa luận chặt chẽ đầy đủ tài liệu tham khảo cần thiết - Các vấn đề đƣợc đề cập đề tài có tính thuyết phục cao có nhiều ý nghĩa doanh nghiệp Tính thực tiễn khả ứng dụng khóa luận: - Tổng hợp đƣợc kiến thức liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, phân tích quy trình nghiệp vụ, đầy đủ sẵn sàng cho sinh viên ứng dụng môi trƣờng thực tiễn - Khóa luận sử dụng phƣơng pháp luận nghiên cứu phù hợp, tuân thủ quy trình khảo sát, phân tích, tổng hợp tình hình thực tế, đƣa giải pháp ứng dụng thực tế Trên sở sinh viên hồn tồn có khả xử lý vấn đề nghiên cứu tƣơng lai Các hƣớng nghiên cứu đề tài phát triển cao hơn: - Đề tài phát triển cao theo hƣớng sau: + Tính tốn đầy đủ đến yếu tố liên quan đến triển khai thực tế nhƣ chi phí cơng nghệ, nhân sự, thời gian, quản trị thay đổi doanh nghiệp + Hoàn thiện vấn đề quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp nhƣ quy trình sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng + Nghiên cứu khả tích hợp ERP phần mềm quản lý nhân hoạt động doanh nghiệp Kết quả: Sinh viên nắm vấn đề phƣơng pháp, vận dụng tốt lý thuyết để xử lý vấn đề nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu phát sinh thực tiễn doanh nghiệp hay Khóa luận đạt đƣợc mục tiêu đề GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN ThS Giang Thị Thu Huyền Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 vi Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX MỤC LỤC MỞ ĐẦU A Tính cấp thiết đề tài B Mục đích đề tài C Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu LỜI CẢM ƠN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN DANH MỤC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ, BẢNG BIỂU KÝ HIỆU VÀ CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT CHƢƠNG I: TỔNG QUAN VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP 1.1 Giới thiệu ERP 1.1.1 Khái niệm ERP 1.1.2 Lịch sử phát triển ERP 1.1.3 Tích hợp phân hệ hệ thống ERP .2 1.1.4 Lợi ích ERP 1.2 Quy trình triển khai hệ thống ERP 1.3 Hiện trạng ứng dụng ERP Việt Nam 1.4 Tổng quan ERP SAP Business One 1.4.1 Giới thiệu ERP SAP Business One (SAP B1) .8 1.4.2 Quy trình chuẩn hệ thống 1.4.3.1 Quy trình Mua hàng chuẩn 1.4.3.2 Quy trình Bán hàng chuẩn .11 1.4.3.2 Quy trình Kế tốn chuẩn .12 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI VKX 13 2.1 Giới thiệu Công ty TNHH VKX 13 2.1.1 Thông tin chung 13 2.1.2 Quá trình phát triển 13 2.1.3 Sơ đồ tổ chức quản lý 14 2.2 Đánh giá hệ thống thông tin quản lý VKX 15 2.2.1 Hệ thống quản lý Bộ phận Kế toán 15 2.2.2 Hệ thống quản lý Bộ phận Nhân 16 2.2.3 Hệ thống quản lý Bộ phận Kho vận 16 2.2.4 Hệ thống quản lý phòng ban khác 17 2.2.5 Quản lý quy trình Mua hàng 17 2.2.5.1 Mơ tả luồng quy trình thực 17 Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 vii Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX 2.2.5.2 Sơ đồ luồng cơng việc Quy trình Mua hàng 19 2.2.5.3 Đánh giá quy trình 21 2.2.6 Quản lý quy trình Bán hàng 21 2.2.6.1 Mơ tả luồng quy trình thực 21 2.2.6.2 Sơ đồ luồng công việc quy trình Bán hàng 23 2.2.6.3 Đánh giá quy trình 25 2.3 Kết luận thực trạng tồn 25 CHƢƠNG III: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP SAP BUSINESS ONE CHO CÔNG TY TNHH VKX 27 3.1 Chiến lƣợc triển khai chung cho toàn hệ thống .27 3.1.1 Các phân hệ chức triển khai 27 3.1.1.1 Giai đoạn thứ 27 3.1.1.2 Giai đoạn thứ hai 28 3.1.2 Quy trình triển khai 28 3.1.3 Lựa chọn mơ hình phần mềm ERP triển khai 29 3.1.4 Giải pháp triển khai đảm bảo an toàn, hiệu hệ thống 30 3.1.4.1 Kiến trúc hệ thống 30 3.1.4.2 Giải pháp kết nối mạng 31 3.2 Giải pháp cải tiến quy trình kinh doanh 31 3.2.1 Quản lý quy trình Bán hàng 31 3.2.1.1 Mơ tả quy trình 32 3.2.1.2 Sơ đồ luồng công việc thực 34 3.2.1.3 Những thay đổi ƣu điểm quy trình .36 3.2.2 Quản lý Kho vật tƣ 37 3.2.2.1 Mơ tả quy trình 37 3.2.2.2 Sơ đồ luồng công việc thực 38 3.2.2.3 Những thay đổi ƣu điểm quy trình 40 3.2.3 Quản lý quy trình Mua hàng 40 3.2.3.1 Mô tả quy trình 40 3.2.3.2 Sơ đồ luồng công việc thực 42 3.2.3.3 Những thay đổi ƣu điểm quy trình 44 3.2.4 Quản lý Kế tốn – Tài 44 3.2.4.1 Quy trình Kế tốn Phải thu 44 3.2.4.2 Quy trình Kế tốn Phải trả .46 3.2.4.3 Những thay đổi ƣu điểm quy trình 48 3.3 Tóm tắt lợi ích chung cho VKX .48 3.4 Phân tích thiết lập hệ thống cho quy trình Bán hàng 49 Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 viii Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX 3.4.1 Phân tích quy trình Bán hàng .49 3.4.1.1 Thông tin yêu cầu 49 3.4.1.2 Biểu đồ hoạt động 52 3.4.1.3 Biểu đồ Ca sử dụng .53 3.4.1.4 Biểu đồ liên kết, 58 3.4.1.5 Biểu đồ lớp 60 3.4.2 Thiết lập hệ thống demo quy trình Bán hàng 61 3.4.2.1 Các loại liệu quản lý ERP 61 3.4.2.2 Thiết lập liệu cấu hình 61 3.4.2.3 Thiết lập liệu danh mục 63 3.4.2.4 Demo quy trình bán hàng 64 3.5 Đánh giá triển khai 68 3.5.1 Thuận lợi triển khai 68 3.5.1.1 Đã áp dụng quy trình chuẩn ISO 69 3.5.1.2 Nguồn nhân đủ lực tham gia dự án 69 3.5.1.3 Ban lãnh đạo có kinh nghiệm lực quản trị tốt 69 3.5.2 Khó khăn triển khai 69 3.5.2.1 Chi phí đầu tƣ ban đầu cao 69 3.5.2.2 Triển khai thời gian so với kế hoạch 69 3.5.2.3 Phát sinh chi phí ngồi kế hoạch 70 3.5.2.4 ISO gây bất lợi 70 3.5.2.5 Yếu đơn vị tƣ vấn triển khai 70 KẾT LUẬN 71 PHỤ LỤC .72 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 ix Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX 3.4.1.5 Biểu đồ lớp Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 60/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX 3.4.2 Thiết lập hệ thống demo quy trình Bán hàng 3.4.2.1 Các loại liệu quản lý ERP ERP hệ thống đƣợc lập trình thiết kế giao diện sẵn có, để hệ thống vận hành đƣợc việc thiết lập liệu cấu hình nghiệp vụ để cho phịng ban phân hệ liên kết hiểu thông tin Trên SAP ERP có loại liệu: Dữ liệu cấu hình (Configuration Data), Dữ liệu danh mục (Master Data), Dữ liệu giao dịch (Transaction Data) - Dữ liệu cấu hình: Là loại liệu đƣợc định nghĩa thực ứng dụng ERP vào quản lý Ví dụ nhƣ: Thuế, Điều khoản tốn, Phƣơng thức tính giá, … Các liệu đƣợc thay đổi hàng ngày - Dữ liệu danh mục: Là thông tin cần quản lý đƣợc chia sẻ phân hệ hệ thống Ví dụ: danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hệ thống tài khoản kế toán Dữ liệu đƣợc lƣu trữ lâu hệ thống - Dữ liệu giao dịch: Là thông tin nghiệp vụ kinh doanh đƣợc ghi nhận hàng ngày nhƣ yêu cầu mua hàng, bán hàng, hóa đơn, tốn, Dữ liệu bao gồm thông tin tự sinh hệ thống thông tin ngƣời dùng nhập vào 3.4.2.2 Thiết lập liệu cấu hình Dữ liệu cấu hình nhƣ nói liệu đƣợc thiết lập từ bắt đầu sử dụng hệ thống, liệu đƣợc sử dụng giao dịch thao tác hàng ngày phân hệ Bán hàng hệ thống có ảnh hƣởng tới việc tính tốn số liệu quy định kiểu tác động lên đối tƣợng quản lý Danh sách liệu đƣợc thiết lập nhƣ sau: * Liên quan đến việc tạo danh mục đối tác kinh doanh - Thiết lập danh sách loại tiền tệ - Thiết lập Nhóm Khách hàng Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 61/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX - Thiết lập Điều khoản toán - Thiết lập Phƣơng thức tốn, Phƣơng thức vận chuyển, Nhóm Thuế đầu vào/ ra, Danh sách Ngân hàng, Danh sách Đất nƣớc, Danh sách Chi nhánh, Phòng ban, Danh mục nhân viên - Gán quyền phê duyệt cho ngƣời dùng * Liên quan đến liệu từ Kho - Thiết lập Danh sách Giá, Phƣơng thức tính giá, Thiết lập Kho, Thiết lập Nhóm hàng * Liên quan đến Dữ liệu kế toán - Thiết lập Hệ thống tài khoản Kế toán Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 62/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX 3.4.2.3 Thiết lập liệu danh mục - Tạo thông tin khách hàng: điền đầy đủ thông tin liên quan tới khách hàng, điều khoản tốn thỏa thuận, liệu đƣợc cập nhật sau điền Cập nhật tài khoản kế toán hạch toán bƣớc tab Accounting Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 63/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX - Tạo liệu vật tƣ: Sau thiết lập thông số cần thiết để tạo đƣợc liệu vật tƣ hệ thống, tiến hành tạo mặt hàng để thực quy trình bán hàng 3.4.2.4 Demo quy trình bán hàng - Tạo Chứng từ báo giá gửi Khách hàng Viễn thơng Bắc Cạn, có mã quản lý hệ thống C0000009 - Tạo Đơn đặt hàng, đơn đặt hàng đƣợc copy nội dung từ Báo giá gửi từ trƣớc Sau thỏa thuận xong với khách hàng, nhân viên bán hàng tạo đơn bán hàng hệ thống ERP theo thỏa thuận Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 64/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX - Tạo chứng từ xuất chuyển hàng xuất hàng cho khách Sau thêm chứng từ Xuất kho, lúc hệ thống tự động hạch toán bút toán ghi giảm hàng tăng chi phí nhƣ sau Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 65/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX - Tạo hóa đơn phải thu để giao khách hàng, ghi nhận tăng khoản công nợ phải thu tăng doanh thu cho doanh nghiệp Xem hệ thống tự động hạch toán kế toán cho nghiệp vụ tab Accounting Hóa đơn Phải thu nhƣ sau: Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 66/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX Khi khách hàng toán cho đơn hàng, Kế toán thực cập nhật chứng từ Incoming Payment lên hệ thống ERP, ghi nhận toán Một số Báo cáo liên quan có ảnh hƣởng tới quy trình Bán hàng + Kiểm tra tín dụng khách hàng + Báo cáo tuổi nợ Khách hàng Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 67/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX 3.5 Đánh giá triển khai ERP mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích từ việc cải thiện hiệu suất quy trình làm việc, nhiên để triển khai thành cơng dự án ERP điều đơn giản có tác động nhiều yếu tố Các doanh nghiệp triển khai tiên phong ERP thành cơng Việt Nam kể đến nhƣ FPT, Vinamilk đặc biệt dự án ERP trị giá gần 13 triệu USD Petrolimex triển khai vòng năm tạo niềm tin lớn cho doanh nghiệp sau muốn ứng dụng thành công ERP quản lý Từ thực tế quản lý mặt tổ chức nhƣ nhân sự, quy trình kinh doanh VKX, với học kinh nghiệm rút từ doanh nghiệp trƣớc, VKX cần có chuẩn bị chu đáo từ mặt cần có đánh giá trƣớc sau triển rõ ràng nhằm quản trị thay đổi doanh nghiệp nhƣ xác định thuận lợi, khó khăn gặp phải trình ứng dụng giải pháp Bởi vì, chọn triển khai ERP, nhƣ gặp vấn đề dễ nảy sinh tƣ tƣởng từ bỏ hệ thống khó khăn, điều mà đa số doanh nghiệp thực triển khai ERP cho biết: “triển khai ERP dừng lại” Lý thực tế thời gian, tiền bạc công sức triển khai tới giai đoạn định, gặp trục trặc việc tiếp hay từ bỏ doanh nghiệp song nguồn lực đầu tƣ ban đầu động lực giúp lãnh đạo tâm nhằm cải thiện tình hình tâm ứng dụng giải pháp Một số đánh giá lợi VKX nhƣ khó khăn gặp phải triển khai ERP nhƣ sau 3.5.1 Thuận lợi triển khai * Các yếu tố đảm bảo thành công - Yếu tố tâm cao đạo sát cấp lãnh đạo cao VKX Với dự án liên quan đến quy trình nghiệp vụ nhạy cảm, địi hỏi có nhiều thay đổi cách nghĩ, cách quản lý chắn có nhiều khó khăn Những khó khăn đƣợc giải dƣới đạo kiên lãnh đạo cấp cao Kinh nghiệm cho thấy cứng nhắc thói quen quản lý làm hệ thống triển khai khó khăn chí khơng triển khai đƣợc - Chuẩn bị đủ nguồn lực: hệ thống mà việc triển khai đòi hỏi tập trung cao tài ngƣời Hơn nữa, cịn phải tính đến dự án khác triển khai cơng ty địi hỏi nguồn lực - Quy trình nghiệp vụ có đƣợc tơn trọng q trình triển khai, cần có thay đổi nghiệp vụ phù hợp với hệ thống Do vậy, cần có bƣớc chuẩn bị kỹ càng, thỏa hiệp cần thiết - Giải kịp thời khúc mắc trình triển khai Quản trị thay đổi doanh nghiệp tốt, đặc biệt thay đổi suy nghĩ, tƣ nghiệp vụ tổ chức cá nhân Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 68/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Cơng ty TNHH VKX - Cần có phối hợp tốt nhóm dự án VKX đối tác triển khai, VKX cần xây dựng đội dự án có chun mơn kỹ tốt 3.5.1.1 Đã áp dụng quy trình chuẩn ISO VKX có thuận lợi mặt quy trình kinh doanh Hiện tại, VKX áp dụng quy trình chuẩn ISO(Phụ lục A) vào kinh doanh việc triển khai ứng dụng hệ thống ERP vào quản lý dễ dàng đỡ tốn nhiều thời gian cho việc chuẩn hóa lại từ đầu tiến trình nghiệp vụ 3.5.1.2 Nguồn nhân đủ lực tham gia dự án Hiện tại, VKX có trung tâm Nghiên cứu Phát triển giải pháp, nhân trung tâm dùng để bổ xung vào đội dự án ERP theo đánh giá nhà quản lý VKX phịng ban có nhiều nhân lực có kinh nghiệm chuyên môn sâu Tuy nhiên, triển khai ERP, VKX cần có dự trù việc tuyển thêm nhân lực có kiến thức chuyên sâu ERP để dễ dàng trao đổi phối hợp với đội tƣ vấn đối tác 3.5.1.3 Ban lãnh đạo có kinh nghiệm lực quản trị tốt Bộ máy lãnh đạo VKX bao gồm ngƣời Việt Nam Hàn Quốc, hiệu lãnh đạo lực vận hành doanh nghiệp thể bảng thành tích vao lợi nhuận hàng năm nhƣ chiến lƣợc kinh doanh linh hoạt, đó, triển khai ERP, tin tƣởng vào phận lãnh đạo sáng suốt đủ tâm thực ứng dụng giải pháp vào quản lý 3.5.2 Khó khăn triển khai Triển khai ERP có ảnh hƣởng từ nhiều yếu tố, dƣới số khó khăn mà VKX gặp phải q trình triển khai dự án 3.5.2.1 Chi phí đầu tƣ ban đầu cao Việc triển khai hệ thống ERP tƣơng đối tốn kém, thƣờng chi phí TCO thấp cho dự án ERP vào khoảng 400.000 USD cao vào khoảng 300 triệu USD Chỉ số TCO đƣợc tính từ bắt đầu cài đặt hệ thống ERP đến vận hành khoảng năm, nghĩa hết kinh phí cho việc bảo trì, nâng cấp, tối ƣu hệ thống Do đó, vấn đề chi phí nói đƣợc đặt lên hàng đầu VKX Việc tùy nhiều vào thực trạng nguồn vốn tài sản doanh nghiệp, đầu tƣ vốn từ Hàn Quốc Nhƣng lãnh đạo tồn cơng ty hiểu đƣợc cần thiết phải có ERP vấn đề chi phí đầu tƣ chắn có phƣơng án đƣợc đƣa để giải quyết, thuộc độ tâm ban lãnh đạo VKX tới đâu 3.5.2.2 Triển khai thời gian so với kế hoạch Thực tế có tới 61% doanh nghiệp triển khai ERP vƣợt thời gian kế hoạch đặt ra(Phụ lục B), lý có nhiều: chuẩn bị dự án khơng tốt, việc triển khai phát sinh nhiều vấn đề mà không đƣợc khắc phục sớm, lực giải vấn đề đội tƣ vấn thấp ngƣời dùng không ủng hộ chấp nhận thay Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 69/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX đổi cách làm việc ERP Vì mà VKX cần có chiến lƣợc tồn diện chuẩn bị thật chu đáo từ nhiều phía để đảm bảo việc triển khai theo kế hoạch 3.5.2.3 Phát sinh chi phí kế hoạch Đây vấn đề thƣờng gặp doanh nghiệp triển khai, ứng dụng ERP kể có chuẩn bị kỹ khó lƣờng trƣớc đƣợc vấn đề phát sinh thêm ngồi mong muốn Theo ngƣời có kinh nghiệm triển khai ERP cho rằng, chi phí đào tạo phần thƣờng vƣợt khỏi dự trù kinh phí Tuy nhiên khơng lớn đến mức chiếm tồn phần kinh phí vƣợt ngồi, phí tổn cho đào tạo cao nhân viên doanh nghiệp không học sử dụng phần mềm mà cịn phải học cách thực loạt quy trình hệ thống Trong báo cáo vào năm 2013 Panorama(Phụ lục B) cho thấy có 47% doanh nghiệp triển khai ERP dƣới ngân sách ban đầu hoạch định Nhƣ thấy, hầu hết doanh nghiệp dự trù chi phí ban đầu thấp so với thực tế, VKX cần có cách tính chi phí hợp lý dự trù ngân sách mức để tránh rơi vào tình trạng phát sinh thêm q nhiều chi phí ngồi kế hoạch 3.5.2.4 ISO gây bất lợi ISO việc ứng dụng quy trình chuẩn nhƣng việc thực giấy tờ, việc áp dụng ERP lại mang tính hệ thống hóa, cơng nghệ thơng tin hóa tồn quy trình ISO Khi nhân viên quen với công việc hàng ngày đƣợc thực giấy tờ, thủ cơng sang hệ thống phát sinh tƣ tƣởng khơng chấp nhận thay đổi cách làm việc quen từ trƣớc, việc làm gián đoạn q trình triển khai làm chậm tiến độ Lúc tâm lãnh đạo, cách tác động tâm lý cách giải pháp mà ban lãnh đạo cần làm để tăng mức độ chấp nhận ngƣời dùng với hệ thống, đảm bảo thành công dự án 3.5.2.5 Yếu đơn vị tƣ vấn triển khai Đây số vấn đề mà lãnh đạo VKX cần cân nhắc kỹ lƣỡng Bởi vì, việc thành cơng dự án ERP việc th đơn vị tƣ vấn có lực, kinh nghiệm tốt thị trƣờng điều doanh nghiệp muốn, nhiên vấn đề lại có ảnh hƣởng trực tiếp tới chi phí đầu tƣ ban đầu, đơn vị chƣa nhiều kinh nghiệm chi phí nhỏ Nhƣng tƣ vấn triển khai khơng có lực giải vấn đề khúc mắc doanh nghiệp khiến triển khai ERP kéo dài lý khiến lãnh đạo “khó chịu” Do đó, để đảm bảo triển khai ERP thành cơng, khuyến khích VKX chuẩn bị sẵn sàng khoản chi phí để đầu tƣ thuê đơn vị triển khai thực có chất lƣợng Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 70/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX KẾT LUẬN Việc triển khai thành cơng dự án ERP khó khăn, đòi hỏi doanh nghiệp đơn vị triển khai phải có chuẩn bị thật chắn mà việc tƣ vấn phân tích nghiệp vụ đƣợc đánh giá nhiệm vụ chiếm 80% thành công dự án Bài khóa luận có nghiên cứu sâu sắc thực tiễn quản lý quy trình kinh doanh doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin nhƣ giải pháp quản trị cách chuyên sâu: - Nghiên cứu tổng quan giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP - Nghiên cứu, phân tích quy trình quản lý hệ thống SAP ERP All-in-One, SAP Business One - Áp dụng hệ thống, xây dựng quy trình cải tiến với toán cụ thể cho doanh nghiệp - Cấu hình hệ thống vận hành thành thạo chức hệ thống ERP - Giải pháp có tính ứng dụng cao, phù hợp với thực tế, giúp giải nhiều toán quản lý cho doanh nghiệp Tóm lại, đề tài đáp ứng đƣợc yêu cầu ứng dụng hệ thống thông tin vào quản lý, có tính ứng dụng cao hồn tồn có khả thi áp dụng vào thực tiễn Đề tài giúp em có thêm kiến thức phân tích nghiệp vụ cách ứng dụng hệ thống thông tin giải vấn đề thực tế doanh nghiệp Tuy nhiên, hạn chế thời gian nhƣ kiến thức kinh nghiệm, khóa luận cịn nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong nhận đƣợc quan tâm, ý kiến đóng góp Thầy bạn để khóa luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 71/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX PHỤ LỤC PHỤ LỤC A: Các giải pháp ERP SAP theo quy mô doanh nghiệp Là công ty dẫn đầu thị trƣờng giải pháp phần mềm ứng dụng dành cho doanh nghiệp, có trụ sở Cộng hịa Liên bang Đức SAP giúp cơng ty thuộc quy mô ngành hoạt động tốt Đƣợc thành lập vào năm 1972, SAP (viết tắt từ "System - Hệ thống, Application - Ứng dụng, Product - Sản phẩm Xử lý Dữ liệu") có lịch sử phong phú sáng tạo phát triển lịch sử nhƣ công ty đầu ngành thực Doanh thu SAP AG 2012 12.464 triệu Euro (trong doanh thu phần mềm dịch vụ phần mềm 9.784 triệu Euro) Hiện nay, SAP có 109.000 khách hàng 120 quốc gia, cung cấp 25 giải pháp cho ngành công nghiệp khách Hợp tác phát triển với 2.400 đối tác thức Đối với loại hình doanh nghiệp khác nhau, SAP cung cấp giải pháp với quy trình lõi, đồng thời tùy quy mô doanh nghiệp, SAP đƣa lựa chọn giải pháp khác nhƣ sau: Hình 1: Giải pháp SAP theo quy mô doanh nghiệp - Giải pháp giành cho doanh nghiệp cực lớn lớn: SAP Business Suite, SAP All-in-One - Giải pháp giành cho doanh nghiệp vừa nhỏ: SAP Business One - Giải pháp SAP Business ByDesign đƣợc phân tích, thiết kế riêng cho doanh nghiệp có nhu cầu phân tích quy trình áp dụng riêng cho doanh nghiệp Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 72/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX PHỤ LỤC B: Tỷ lệ phần trăm doanh nghiệp vƣợt kế hoạch triển khai ERP thời gian chi phí Thời gian Chi phí Dưới ngân sách 2% Sớm kế hoạch 5% 4% Đúng kế hoạch 12% Đúng ngân sách 12% Vượt ngân sách từ 0-25% 16% 12% 34% 10% Vượt kế hoạch từ 0-25% Vượt kế hoạch từ 26-50% 27% 35% 31% Vượt ngân sách từ 51-75% Vượt kế hoạch từ 51-75% Vượt ngân sách 76% Vượt 76% Hình 1: Tỉ lệ phần trăm doanh nghiệp theo thời gian Vượt ngân sách từ 26-50% Hình 2: Tỉ lệ phần trăm doanh nghiệp theo chi phí phát sinh [Nguồn: Panorama Consulting’s 2013 ERP Report] Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 73/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT PGS-TS Nguyễn Văn Bá Phân tích hệ thống hướng đối tượng với UML 2.0 C++ NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005 TIẾNG ANH Davenport, T H Putting the enterprise into the enterprise system Harvard Business Review, 1998 Davenport, T H Mission Critical: Realizing the Promise of Enterprise Systems Boston, MA: Harvard Business School Press, 2002 Kumar, K and Van Hillsgersberg, J ERP experiences and evolution Communications of the ACM, 2002 Liaquat Hossain, Jon David Patrick and M.A Rashid Enterprise Resource Planning: Global Opportunities and Challenges Idea Group Pub, March 4, 2002 Panorama ERP Research 2008 - 2013 ERP Report Panorama Consulting Solutions SAP AG 2009 SAP Business One 8.8 Introduction GTM Rollout Service, 2009 SAP Documents, R/3 System TAMM40 Material Management Part I - II, April 2000 Robert MayerHoper Introduction to SAP Business One Galileo Press, 2007 DANH MỤC WEBSITE THAM KHẢO 10 Báo Thế giới Vi tính Việt Nam - http://www.pcworld.com.vn 11 Cục Ứng dụng Cơng nghệ Thông tin - http://www.diap.gov.vn 12 Công ty Hệ thống thông tin FPT - http://www.fis.com.vn 13 Công ty TNHH VKX - http://www.vkx.com.vn 14 Tƣ vấn ERP - http://www.tuvanERP.vn 15 CIO Magazine - http://www.CIO.com 16 Oracle - http://www.oracle.com 17 Panorama Consulting Solutions - http://www.panorama-consulting.com 18 SAP Press - http://sap-press.com 19 SAP - http://www.sap.com/businessone Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 74/86