CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ ĐÀO TẠO
Các khái niệm
Nguồn nhân lực có nhiều khái niệm khác nhau tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu Từ góc độ vĩ mô, nguồn nhân lực của một quốc gia được xem là yếu tố quan trọng và năng động nhất trong tăng trưởng và phát triển kinh tế xã hội Ở cấp độ tổ chức, nguồn nhân lực bao gồm tất cả những người lao động trong tổ chức đó Nhân lực của mỗi con người bao gồm cả thể lực và trí lực Thể lực phụ thuộc vào giới tính, tuổi tác, sức vóc, tình trạng sức khỏe, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, làm việc, nghỉ ngơi và chế độ y tế Trong khi đó, trí lực liên quan đến khả năng suy nghĩ, tiếp thu kiến thức và tài năng của mỗi cá nhân.
Nguồn nhân lực là sự kết hợp của năng lực, thể lực, trí lực và nhân cách con người, đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng cơ cấu xã hội Đây là nguồn tài nguyên thiết yếu để đánh giá tiềm năng phát triển của quốc gia, vùng lãnh thổ, địa phương, ngành nghề và doanh nghiệp Theo nghĩa hẹp, nguồn nhân lực phản ánh số lượng và chất lượng lao động trong mỗi tổ chức Trong một tổ chức, nguồn nhân lực được hình thành từ các cá nhân có vai trò khác nhau, liên kết với nhau để đạt được những mục tiêu chung.
1.1.2 Đào tạo Định nghĩa về đào tạo theo giáo trình quản trị nguồn nhân lực của trường Đại học kinh tế Quốc Dân: “Đào tạo (hay còn được gọi là đào tạo kỹ năng): được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng nhiệm vụ của mình Đó chính là quá trình học tập làm cho người lao động nắm vững hơn về công việc của mình, là những hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động, để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả hơn” [2, tr 153]
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và tri thức hóa nền kinh tế, công tác đào tạo nguồn nhân lực trở nên thiết yếu cho các tổ chức Với nguồn lực vốn hạn chế và sự phát triển công nghệ nhanh chóng, đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân lực là cấp bách để khai thác tối đa tiềm năng con người Đào tạo không chỉ đáp ứng yêu cầu công việc mà còn phù hợp với nhu cầu học tập của người lao động, từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả công việc và chất lượng nguồn nhân lực, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
1.1.3 Đánh giá đào tạo Đánh giá đào tạo là một trong các bước của quá trình đào tạo Đánh giá đào tạo bao gồm đánh giá chương trình và kết quả đào tạo Chương trình đào tạo có thể được đánh giá theo các tiêu thức như: mục tiêu đào tạo có đạt được hay không, những điểm mạnh và điểm yếu của chương trình đào tạo… Đánh giá kết quả đào tạo bao gồm kết quả nhận thức, phản ứng của người học đối với chương trình đào tạo, khả năng vận dụng những kiến thức, kỹ năng lĩnh hội được từ khóa đào tạo vào trong công việc, sự thay đổi hành vi theo hướng tích cực… Đánh giá hiệu quả đào tạo là quy trình so sánh kết quả thu được sau đào tạo với chi phí đào tạo để xác định hiệu quả của đào tạo cán bộ công nhân viên Muốn đánh giá hiệu quả kinh tế của đào tạo nguồn nhân lực cần có số liệu, thông tin cần thiết về chi phí đào tạo và những lợi ích thu được sau đào tạo của từng phương pháp đào tạo, từng loại hình đào tạo Trong đánh giá đào tạo, việc hết sức quan trọng là thu thập thông tin, số liệu về kết quả đào tạo Các thông tin, số liệu đó có thể thu thập từ người học, người dạy và những người quản lý cũng như các chuyên gia đào tạo Các phương pháp thu thập thông tin, số liệu bao gồm phương pháp sử dụng bảng hỏi, phương pháp phỏng vấn, phương pháp thống kê, quan sát, yêu cầu người học làm bài kiểm tra….
Tầm quan trọng của công tác đánh giá đào tạo nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực chất lượng cao, chủ động và sáng tạo là một lợi thế cạnh tranh quan trọng trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng Do đó, việc đào tạo và bồi dưỡng nhân lực đang trở thành ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay Tuy nhiên, công tác đánh giá đào tạo, một bước thiết yếu trong quy trình phát triển nhân viên, thường bị xem nhẹ và bỏ qua tại nhiều công ty và tổ chức.
Việc đánh giá trong quy trình đào tạo không chỉ là bước cuối cùng mà cần được tiến hành ngay từ khi xây dựng mục tiêu Đánh giá trước khi đào tạo giúp nhận diện những thiếu sót và hạn chế của chương trình, từ đó điều chỉnh cho phù hợp với tổ chức Cần xác định mục tiêu có đầy đủ và hợp lý hay không, chương trình đào tạo có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không, và chất lượng môi trường đào tạo có đáp ứng yêu cầu Đánh giá nội dung, tổ chức và điều hành của chương trình, bao gồm lịch trình, phòng học, giảng viên và tài liệu, là rất quan trọng để hoàn thiện chương trình đào tạo Qua đó, việc này hỗ trợ trong công tác chuẩn bị và lập kế hoạch, góp phần nâng cao kết quả đào tạo cho học viên.
Đánh giá kết quả sau đào tạo có ảnh hưởng lớn đến người học, giúp họ nhận biết lợi ích từ chương trình đào tạo Thông tin phản hồi từ đánh giá là cần thiết để người học hiểu rõ tiến bộ của mình, từ đó nâng cao sự tự tin Đối với các công ty cung cấp chương trình đào tạo, đánh giá không chỉ kết nối chiến lược mà còn hỗ trợ marketing thông qua việc thu thập thông tin từ người tham gia, như khả năng giới thiệu chương trình, lý do tham gia và mức độ hài lòng với khóa học.
Đánh giá hiệu quả đào tạo và phát triển là cần thiết để cung cấp bằng chứng xác thực về lợi ích kinh tế cho tổ chức Qua việc so sánh chi phí và lợi ích của chương trình đào tạo, doanh nghiệp có thể xác định liệu đào tạo có mang lại giá trị hay không Kết quả đánh giá giúp điều chỉnh chương trình đào tạo, cải thiện quy trình tuyển dụng và hỗ trợ quyết định đầu tư hiệu quả Đồng thời, đánh giá cho phép doanh nghiệp xác định chi phí và lợi ích của từng chương trình, từ đó lựa chọn những khóa đào tạo hiệu quả nhất và loại bỏ những chương trình không mang lại giá trị Với việc đầu tư lớn vào đào tạo, các công ty kỳ vọng có thể đo lường kết quả và lợi ích để phát triển bền vững trong tương lai.
Đánh giá đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc hệ thống và phân tích hiệu quả quá trình đào tạo nhân viên Qua đó, nó giúp hoàn thiện chương trình đào tạo và hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt thực trạng nguồn nhân lực hiện tại Điều này là cơ sở để xây dựng các kế hoạch nhân sự phù hợp trong tương lai.
Quy trình đánh giá đào tạo nguồn nhân lực
Một quy trình đánh giá đào tạo bắt đầu với việc xác định nhu cầu đánh giá
Để nâng cao hiệu quả đào tạo, việc xác định mục đích và mục tiêu đánh giá là rất quan trọng Cần xây dựng các tiêu chí đánh giá có thể đo lường được, từ đó lập kế hoạch và thiết kế quy trình đánh giá Sau khi thực hiện, việc phân tích kết quả và số liệu thu được sẽ giúp rút ra những kết luận, giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện các chương trình đào tạo.
(Nguồn tác giả tự biên soạn)
Việc đánh giá đào tạo cần được xem xét kỹ lưỡng bởi nhà quản lý và người hướng dẫn trước khi diễn ra Quy trình này bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu đánh giá đào tạo, bao gồm thời điểm, bộ phận, kỹ năng và số lượng lao động cần đánh giá Nhu cầu này dựa trên mong muốn của quản lý về hiệu quả chương trình đào tạo và yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc Tổ chức cần kiểm soát và giám sát quá trình đào tạo để đảm bảo chất lượng công việc Giảng viên cần đánh giá tính hữu ích của khóa học và sự thay đổi của nhân viên, trong khi ban giám đốc và nhà quản lý kiểm soát quy trình đào tạo, nội dung, cơ sở vật chất, kinh phí và kết quả đạt được.
Xác định nhu cầu đánh giá đào tạo
Xây dựng các tiêu chí đánh giá đào tạo có thể đo lường được
Lập kế hoạch đánh giá
Phân tích và xử lý số liệu nhằm đánh giá xem mục tiêu đào tạo đã được thực hiện hay chưa là rất quan trọng Người tham gia đào tạo mong muốn được đánh giá sự tiến bộ của bản thân cũng như có cơ hội góp ý về khóa học, giảng viên, tài liệu, cơ sở vật chất, phương pháp giảng dạy và nội dung đào tạo Đồng thời, việc phân tích công việc và nhu cầu đánh giá kiến thức, kỹ năng sau đào tạo cũng cần được thực hiện Để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc, tổ chức cần xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện và yêu cầu đối với người lao động Qua đó, tổ chức có thể xác định những yếu kém và thiếu sót trong khả năng thực hiện công việc của nhân viên sau đào tạo so với yêu cầu công việc, từ đó tìm ra nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại của chương trình đào tạo nhằm cải thiện cho các khóa đào tạo sau.
Nhu cầu đánh giá trong chương trình đào tạo bắt đầu từ việc xác định mục tiêu đào tạo, nhằm xem xét tính phù hợp của các mục tiêu đó với tổ chức và người lao động Mỗi giai đoạn trong quá trình đào tạo, từ việc xác định chương trình, lựa chọn phương pháp và giảng viên đến dự tính chi phí, đều cần được đánh giá lại khi cần thiết Sau khi kết thúc khóa đào tạo, việc đánh giá kiến thức, kỹ năng và trình độ của nhân viên tham gia là rất quan trọng Đào tạo và phát triển là nhu cầu thiết yếu của người lao động, giúp họ nâng cao năng lực, hoàn thành công việc hiệu quả, tự tin và thích ứng với môi trường làm việc Khi phân tích nhu cầu đánh giá đào tạo, cần xem xét cả nhu cầu từ Ban giám đốc và người hướng dẫn.
Bước tiếp theo trong quy trình đào tạo là xác định các tiêu chí đánh giá có thể đo lường được, giúp dẫn dắt chương trình Các tiêu chí càng cụ thể và dễ đo lường thì việc xác định kết quả liên quan càng thuận lợi Ngoài việc xem xét các mục tiêu đào tạo, việc cân nhắc phản ứng của cá nhân và sự quan tâm của các bên liên quan như học viên, nhà quản lý và giảng viên cũng rất quan trọng Phân tích môi trường làm việc giúp xác định cách thức chuyển giao đào tạo và nội dung đào tạo sẽ được áp dụng trong thực tế Dựa trên các mục tiêu đào tạo và phân tích chuyển giao, việc đo lường kết quả đầu ra sẽ đánh giá hiệu quả của quá trình đào tạo và chuyển giao.
Để xây dựng một kế hoạch đánh giá hiệu quả cho từng tổ chức và khóa học, cần xác định rõ mục đích, mục tiêu và các nguồn lực sẵn có Kế hoạch này phải mô tả chi tiết quy trình thực hiện, bao gồm thông tin cần thu thập, phương pháp đánh giá, vai trò của các bên liên quan, dự kiến chi phí và thời gian hoàn thành Bên cạnh đó, yếu tố chuyên môn, khả năng phản hồi nhanh chóng, những thay đổi tiềm năng và văn hóa tổ chức cũng cần được xem xét kỹ lưỡng Cuối cùng, việc đánh giá kết quả đào tạo cần đảm bảo tính đáng tin cậy, phù hợp và hợp lý.
Sau khi lập kế hoạch và dự tính chi phí đánh giá, bước tiếp theo là thực hiện đánh giá dựa trên kế hoạch đã được phê duyệt Quá trình này bao gồm việc thu thập kết quả đào tạo theo thiết kế đánh giá, thống kê, tổng hợp, phân tích và xử lý dữ liệu để đưa ra kết luận Kết quả đánh giá không chỉ giúp điều chỉnh chương trình đào tạo mà còn tạo thêm sự ủng hộ từ các bên liên quan, bao gồm nhà quản lý, công nhân viên và người hướng dẫn Điều này góp phần giúp công ty đạt được chiến lược kinh doanh và hỗ trợ các nhà quản lý, nhân viên trong việc hoàn thành mục tiêu của họ.
Phương pháp đánh giá đào tạo nguồn nhân lực
Có rất nhiều cách khác nhau để đánh giá đào tạo và học tập
Thí nghiệm kiểm tra là phương pháp đánh giá kết quả của chương trình đào tạo thông qua việc so sánh hai nhóm: nhóm được đào tạo và nhóm kiểm tra không được đào tạo Hai nhóm này được đánh giá dựa trên các chỉ số như số lượng sản phẩm và chất lượng công việc Đối với nhóm được đào tạo, việc so sánh diễn ra giữa thời điểm trước và sau giai đoạn đào tạo để xác định mức độ ảnh hưởng của quá trình đào tạo đến kết quả công việc Để đánh giá hiệu quả đào tạo, công ty cần xác định các tiêu chuẩn cụ thể và kết quả cần thu thập nhằm đánh giá chính xác chương trình đào tạo.
Phương pháp phân loại kết quả đào tạo của Donald Kirkpatrick là một trong những phương pháp điển hình đầu tiên được công nhận và áp dụng rộng rãi Phương pháp này chia kết quả đào tạo thành 4 cấp độ, trong đó cấp độ cao hơn không thể được đo lường nếu không có sự chuyển biến tích cực ở cấp độ thấp hơn Ví dụ, nếu học viên không thích khóa học, quá trình đào tạo sẽ không diễn ra hiệu quả Hơn nữa, những thay đổi ở cấp độ cao hơn sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn so với những chuyển biến ở cấp độ thấp hơn.
Bảng 1.1: Các cấp độ tiêu chuẩn đánh giá theo mô hình của Kirkpatrick
Cấp độ Tiêu chuẩn Tập trung
Sự hài lòng của học viên Trước hết đánh giá phản ứng của học viên đối với chương trình đào tạo Họ có thích chương trình không?
Doanh nghiệp cần đánh giá kiến thức, kỹ năng, thái độ và hành vi của học viên để xác định mức độ nắm vững các nguyên tắc và kỹ năng cần thiết.
Cải thiện hành vi trong công việc mức độ mà người được đào tạo áp dụng những gì họ được hoc khi quay trở lại công việc
Kết quả kinh doanh sau khi đào tạo nhân viên là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo Chúng ta cần xem xét liệu các mục tiêu đào tạo đã được đạt được hay chưa, cũng như tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên có giảm hay không Bên cạnh đó, việc giảm số lượng phàn nàn từ khách hàng cũng là một chỉ số quan trọng phản ánh sự thành công của quá trình đào tạo.
(Nguồn D L Kirkpatrick, “Evaluation” in The ASTD Training and Development Handbook 2 nd Edition, New York: McGraw-Hill, 1996, Trang 294 -
Mặc dù phương pháp này có những ưu điểm, nhưng cũng gặp phải một số phản đối Đầu tiên, mô hình giả định rằng các cấp độ cao hơn quan trọng hơn các cấp độ liền trước và tất cả các cấp độ đều liên quan với nhau, dẫn đến việc phản ứng được coi là ít quan trọng hơn và chỉ khi có phản ứng tích cực mới diễn ra việc học Tuy nhiên, điều này có thể không đúng trong mọi trường hợp Thứ hai, cách tiếp cận này không xem xét mục đích của việc đánh giá, trong khi kết quả đánh giá cần phải liên quan đến nhu cầu và mục tiêu của chương trình Thứ ba, việc đo lường các cấp độ 3 và 4 có thể tốn kém thời gian và chi phí, điều này khiến nó không thực tế cho nhiều tổ chức, đặc biệt là những tổ chức không có nguồn lực đào tạo chuyên dụng Cuối cùng, sự thay đổi trong tổ chức có thể không hoàn toàn do đào tạo, mà có thể là kết quả của các yếu tố khác như sự thay đổi lãnh đạo hoặc công nghệ mới.
Các nhà nghiên cứu đã phát triển một mô hình đánh giá đào tạo toàn diện hơn, trong đó Jack Philips bổ sung tiêu chí đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo (ROI) cho phương pháp Kirkpatrick Mô hình này phân chia tiêu chuẩn đánh giá thành 5 tiêu chí: phản ứng, học tập, hành vi áp dụng vào công việc, tác động kinh doanh và lợi nhuận trên vốn đầu tư.
Phương pháp 5 cấp độ trong phân loại kết quả đào tạo giúp đo lường hiệu quả của chương trình đào tạo qua từng cấp độ Kết quả cấp độ 1 và 2 (phản ứng và học tập) được thu thập ngay sau khi hoàn thành đào tạo, trong khi kết quả cấp độ 2 đánh giá kiến thức và kỹ năng của học viên Các kết quả ở cấp độ 3, 4, và 5 cũng có thể được đo lường để xác định khả năng ứng dụng kỹ năng trong công việc, cũng như xem xét tác động của đào tạo đến hoạt động kinh doanh, năng suất và sự hài lòng của khách hàng Những tiêu chí này còn giúp đánh giá liệu lợi ích từ đào tạo có vượt quá chi phí đầu tư hay không.
Hình 1.1: Quy trình đánh giá đào tạo theo phương pháp của Jack Phillips
(Nguồn www.phillips-roiinstitute.co.uk)
Bảng 1.2: Bảng mô tả các cấp độ đánh giá theo phương pháp của Jack Phillips
Tiêu chuẩn Cấp độ Đo lường những gì? Ví dụ Phương pháp đo lường
Phản ứng và kế hoạch hành động
1 Đo lường phản ứng của người tham gia khóa học và kế hoạch cụ thể để thực hiện
Nội dung chương trình và tài liệu hữu ích?
Kỹ năng, kiến thức, sự thay đổi thái độ
Kiến thức hoặc kỹ năng thu được
Kiểm tra Các mẫu công việc
Hành vi áp dụng vào trong công việc
Sự thay đổi hành vi trong công việc, cách thực hiện
Công việc có được hoàn thành nhanh hơn và chất
Tự đánh giá hoặc qua sự đào tạo) lượng công việc có được cải thiện không? xếp hạng của đồng nghiệp, khách hàng nhà quản lý Mẫu công việc
Kết quả kinh doanh 4 Đo lường tác động kinh doanh của chương trình đào tạo
Năng suất Chất lượng Chi phí
Sự hài lòng của khách hàng Các rủi ro
Dữ liệu thực hiện công việc từ bản ghi chép hoặc dữ liệu cơ sở của công ty
Lợi nhuận thu được trên vốn đầu tư bỏ ra
Xác định và so sánh giữa lợi ích và chi phí đào tạo
1 đồng đầu tư cho đào tạo thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận
Dựa trên mô hình của Jack Phillips.
Các tiêu chuẩn đánh giá đào tạo theo mô hình đánh giá của Jack Phillips 14 1.6 Kiểm định các tiêu chuẩn đánh giá
Phản ứng của học viên về chương trình đào tạo bao gồm đánh giá trang thiết bị, giảng viên và nội dung khóa học Những đánh giá này, thường được thực hiện vào cuối chương trình, giúp xác định thành công và các rào cản trong quá trình học tập Đánh giá thường được thu thập thông qua bảng câu hỏi, trong đó học viên bày tỏ sự hài lòng với giảng viên, tài liệu đào tạo và quản lý khóa học, cũng như mức độ rõ ràng của mục tiêu đào tạo và tính hữu ích của nội dung.
Đánh giá chính xác môi trường học tập thành công cần xem xét nhiều yếu tố quan trọng Các đánh giá thường tập trung vào sự chuẩn bị của giảng viên, khả năng dẫn dắt thảo luận, tổ chức tài liệu đào tạo, nội dung khóa học, sử dụng công cụ trực quan, phong cách trình bày, và khả năng trả lời câu hỏi Hơn nữa, khả năng kích thích sự tham gia và hứng thú của học viên cũng là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình đánh giá.
Theo lý thuyết, người học yêu thích chương trình đào tạo có xu hướng học hỏi hiệu quả hơn và cải thiện hành vi cũng như hiệu suất làm việc Nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng phản ứng tích cực của học viên có mối quan hệ lớn nhất với kết quả học tập Đối với các khóa đào tạo như nội quy hay các nội dung khác, phản ứng của học viên rất quan trọng, ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu và thay đổi thái độ Các phản ứng này cũng liên quan mật thiết đến động lực sau đào tạo, sự tự tin vào năng lực và kiến thức của học viên Khi sử dụng công nghệ như đào tạo trực tuyến, việc đảm bảo học viên dễ dàng tiếp cận các phương thức và nội dung đào tạo là cần thiết để tạo ra phản ứng tích cực Nội dung đào tạo cũng cần phải kết nối với kinh nghiệm công việc hiện tại, nhiệm vụ và vấn đề mà họ đang gặp phải.
Đánh giá học tập là phương pháp xác định mức độ quen thuộc của học viên với kiến thức, nguyên tắc, kỹ thuật và quy trình trong chương trình đào tạo Kết quả học tập phản ánh những kiến thức và kỹ năng mà học viên đã tiếp thu Thông thường, các bài kiểm tra bằng bút và giấy được sử dụng để đánh giá kết quả nhận thức, bên cạnh đó, việc kiểm tra có thể được thực hiện thông qua quan sát học viên thực hiện các mẫu công việc đã được thiết kế sẵn và kết hợp với tự đánh giá.
Hành vi áp dụng vào công việc (sự chuyển giao đào tạo)
Tiêu chuẩn hành vi trong công việc được sử dụng để đánh giá sự thay đổi và áp dụng kiến thức, kỹ năng đã học Việc đánh giá này có thể thực hiện thông qua quan sát hoạt động của nhân viên trong các tình huống mô phỏng Sự chuyển giao kỹ năng thường được xác định qua việc quan sát và khảo sát hành vi của học viên khi họ trở lại làm việc Chẳng hạn, một sinh viên y khoa nội trú có thể thực hiện phẫu thuật dưới sự giám sát và hỗ trợ của các bác sĩ phẫu thuật.
Học viên có thể cần cung cấp xếp hạng tự đánh giá về hành vi hoặc kỹ năng của mình, trong khi đồng nghiệp, nhà quản lý và cấp dưới cũng được yêu cầu đánh giá dựa trên quan sát của họ Nghiên cứu cho thấy rằng chỉ sử dụng tự đánh giá có thể dẫn đến kết quả không chính xác về hành vi hoặc kỹ năng chuyển giao trong công việc Do đó, việc thu thập xếp hạng đánh giá từ nhiều góc nhìn, bao gồm các nhà quản lý, cấp dưới và đồng nghiệp, là cần thiết để có cái nhìn toàn diện hơn về kỹ năng và hành vi của học viên.
Cấp độ tác động kinh doanh đo lường mức độ cải thiện kết quả kinh doanh sau đào tạo, bao gồm các yếu tố như sản lượng, chất lượng, chi phí, tai nạn, thời gian nghỉ máy móc và sự hài lòng của khách hàng Mặc dù chương trình đào tạo có thể mang lại những cải thiện đáng kể, vẫn cần xem xét chi phí của chương trình để đảm bảo rằng lợi ích kinh doanh vượt trội hơn chi phí Do đó, việc phân tích và đánh giá hiệu quả đào tạo thông qua tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư là rất cần thiết.
Lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI)
Lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) trong đào tạo so sánh lợi ích tài chính với chi phí đào tạo, thường được coi là cấp 5 trong đánh giá ROI giúp quản lý đánh giá giá trị của đầu tư đào tạo so với các cơ hội đầu tư khác Chi phí đào tạo bao gồm chi phí trực tiếp như lương và phúc lợi cho nhân viên tham gia, giáo viên, tư vấn, thiết kế chương trình, tài liệu học tập, thiết bị và chi phí đi lại Ngoài ra, chi phí gián tiếp như chi phí văn phòng, phương tiện và trang thiết bị cũng cần được xem xét Thông tin về các chi phí này rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo.
Giúp hiểu rõ tổng chi tiêu cho đào tạo, bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
So sánh những chi phí khác của chương trình đào tạo
Đánh giá tỷ lệ chi tiêu cho phát triển đào tạo, quản lý và đánh giá là rất quan trọng, đồng thời cần so sánh mức chi tiêu này giữa các nhóm công nhân viên khác nhau Việc phân tích chi tiêu đào tạo giúp xác định hiệu quả đầu tư và tối ưu hóa nguồn lực cho sự phát triển nhân sự.
Lợi ích từ chương trình đào tạo mang lại giá trị thiết thực cho công ty, bao gồm việc tăng cường doanh số bán hàng, nâng cao sản lượng, cải thiện năng suất và gia tăng lợi nhuận.
Đánh giá ROI (lợi tức đầu tư) trong đào tạo là một nhiệm vụ khó khăn và gây tranh cãi do nhiều yếu tố cần xem xét, trong đó một số khó định lượng Mặc dù chi phí cho đào tạo dễ xác định, nhưng lợi ích từ đào tạo, đặc biệt là các chương trình kỹ năng mềm như giao tiếp và quản lý thời gian, lại khó ước lượng Việc gán giá trị cho lợi ích từ đào tạo thường không khả thi, vì lợi ích tài chính có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau như công nghệ mới hay chiến lược marketing Do đó, đánh giá ROI trong đào tạo thường chỉ có thể là những ước lượng tốt nhất.
Nếu không thể thực hiện các đo lường ROI trong khu vực tài chính đáng tin cậy, có thể áp dụng một cách tiếp cận tốt nhất hoặc chỉ số danh nghĩa, và cách làm này cần được duy trì nhất quán qua các khóa học khác nhau để đảm bảo khả năng so sánh Ví dụ, khi tính toán ROI cho một chương trình đào tạo nhằm giảm thiểu sự vắng mặt, học viên và giám sát viên của họ sẽ ước tính chi phí của mỗi lần vắng mặt, sau đó các giá trị này được tính trung bình để đưa ra ước lượng chính xác.
Sau khi đào tạo nhân viên bán hàng, sự gia tăng về số lượng và giá trị doanh số bán hàng mới là một chỉ số quan trọng Đối với các chương trình đào tạo về động lực hoặc xây dựng đội nhóm, việc giảm tỷ lệ vắng mặt là một đầu ra mong đợi Tuy nhiên, thời gian và nguồn lực hạn chế cho công tác đánh giá đã ảnh hưởng đến độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu đầu vào và đầu ra Hơn nữa, việc phân tích nhu cầu đào tạo đã thúc đẩy quá trình đào tạo bản thân Câu hỏi đặt ra là: những yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh mà việc đào tạo đã nhằm cải thiện?
- Xác định kết quả đầu ra (ví dụ như tăng chất lượng sản phẩm, giảm tai nạn lao động…)
- Ước lượng một giá trị cho các kết quả này
- Xác định sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh là kết quả của việc đào tạo sau khi loại bỏ những ảnh hưởng tiềm năng khác
Để tính toán lợi ích hàng năm từ đào tạo, cần so sánh kết quả kinh doanh sau khi đào tạo với kết quả trước đào tạo, và chuyển đổi những kết quả này thành giá trị tiền tệ.
Để xác định chi phí đào tạo, cần xem xét các yếu tố sau: chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, chi phí quản lý và chi phí cơ hội do nhân viên tham gia các khóa đào tạo, dẫn đến việc không thực hiện được các công việc hàng ngày.
- Tính toán tổng giá trị thu giữ được (kết quả hoạt động đào tạo) bằng cách lấy lợi ích trừ đi các chi phí đào tạo
Thiết kế đánh giá
Sau khi đã xác định và xây dựng được các tiêu chí đánh giá phù hợp, tiến hành lập thiết kế công tác, chương trình đánh giá cụ thể
Thiết kế đánh giá đào tạo rất quan trọng trong việc xác định mối liên hệ giữa đào tạo và kết quả đánh giá Điều này có nghĩa là các công ty cần đảm bảo rằng những thay đổi trong kết quả đánh giá có thể được quy cho quá trình đào tạo Tuy nhiên, không có thiết kế nào có thể đảm bảo rằng kết quả đánh giá hoàn toàn do đào tạo mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác Do đó, người đánh giá thường áp dụng các thiết kế chặt chẽ, như sử dụng tình huống mô phỏng, để giảm thiểu khả năng có những giải thích khác cho kết quả đánh giá.
Việc thiết kế sẽ được lựa chọn dựa trên sự cân nhắc, xem xét các nhân tố
Bảng 1.3: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế đánh giá chương trình đào tạo
Nhân tố Nhân tố ảnh hưởng đến thiết kế đánh giá như thế nào?
Tiềm năng thay đổi, cải thiện chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo có thể sửa đổi không?
Đào tạo không hiệu quả có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến dịch vụ khách hàng, an toàn lao động, phát triển sản phẩm và mối quan hệ giữa các nhân viên Việc coi trọng đào tạo sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo an toàn và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong tổ chức.
Quy mô Có bao nhiêu học viên liên quan ?
Mục đích của đào tạo Đào tạo được tiến hành cho việc học tập, hay cải thiện các kết quả kinh doanh hoặc cả hai?
Các kết quả đào tạo đamg có minh chứng trong những chỉ tiêu và kỳ vọng của công ty?
Nghiên cứu phức tạp, chuyên sâu liệu có thể được phân tích với nhân lực hiện có của doanh nghiệp không?
Chi phí Việc đánh giá có quá tốn kém với ngân sách của tổ chức Khung thời gian Khi nào thông tin là cần thiết?
(Nguồn theo cuốn Traing Employee and Developmetn của Raymond A Noe, 5 th Edition, Trang 239)
Có một số lý do tại sao việc không đánh giá hoặc ít khắt khe trong thiết kế đánh giá có thể phù hợp hơn so với một thiết kế chặt chẽ, chẳng hạn như việc thiếu thời gian và nỗ lực từ các nhà quản lý hoặc giảng viên, sự thiếu chuyên môn trong việc thực hiện đánh giá, và quan điểm cho rằng đánh giá đào tạo là một khoản đầu tư lãng phí Tuy nhiên, một thiết kế đánh giá đầy đủ và khắt khe hơn, như bài kiểm tra trước và sau với các nhóm so sánh, có thể được xem xét khi các điều kiện nhất định được thỏa mãn.
Kết quả đánh giá có thể được sử dụng để thay đổi chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo đang diễn ra và có tiềm năng ảnh hưởng quan trọng đến các nhân viên và khách hàng
Chương trình đào tạo bao gồm những lớp học đa dạng và có số lượng lớn học viên tham gia
Giải trình chi phí dành cho đào tạo được dựa trên các chỉ số (các công ty đã định hướng chắc chắn hướng tới việc đánh giá)
Giảng viên và các chuyên gia trong công ty có khả năng thiết kế và đánh giá dữ liệu thu thập từ chương trình đào tạo, hoặc có thể sử dụng ngân sách để thuê chuyên gia bên ngoài.
Có đủ thời gian để tiến hành đánh giá Ở đây, thông tin liên quan đến hiệu quả đào tạo là chưa cần thiết ngay lập tức
Việc đo lường sự thay đổi về kiến thức, hành vi và kỹ năng trước và sau khi đào tạo là rất quan trọng, giúp đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo Ngoài ra, việc so sánh giữa hai hoặc nhiều chương trình đào tạo khác nhau cũng cung cấp thông tin giá trị để cải thiện chất lượng đào tạo.
Thiết kế đánh giá đơn giản, không có nhóm so sánh hay bài kiểm tra trước, phù hợp cho các công ty chỉ quan tâm đến việc xác định mức độ hiệu suất thực hiện công việc có đạt yêu cầu hay không Trong trường hợp này, các công ty không chú trọng đến số lượng thay đổi đã xảy ra, mà chủ yếu tập trung vào việc học viên đã đạt được một mức độ thành thạo nhất định.
Thực hiện đánh giá
Sau khi hoàn thiện bản thiết kế đánh giá, quá trình đánh giá sẽ được tiến hành Khảo sát cho thấy phản ứng và kết quả học tập là hai tiêu chí phổ biến nhất trong đánh giá đào tạo Mặc dù hành vi và kết quả kinh doanh ít được nhắc đến hơn, nhưng nghiên cứu cho thấy đào tạo hiệu quả có ảnh hưởng tích cực đến các tiêu chí này.
Khi đánh giá một chương trình đào tạo, các công ty cần xác định tiêu chí thu thập dữ liệu dựa trên mục tiêu chương trình và chiến lược kinh doanh Mặc dù lý tưởng là thu thập tất cả năm cấp độ kết quả đào tạo, nhưng việc lựa chọn các chỉ số phù hợp là rất quan trọng Để đảm bảo đánh giá đầy đủ, cần đo lường kết quả liên quan đến cả học tập và hành vi chuyển giao đào tạo Hành vi chuyển giao là yếu tố quyết định để đánh giá thành công của chương trình, vì nó đảm bảo rằng học viên không chỉ tiếp thu kiến thức mà còn áp dụng chúng trong công việc thực tế Do đó, việc thu thập dữ liệu về hành vi chuyển giao là cần thiết để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo.
Các nhà quản lý áp dụng đào tạo và phát triển nhằm thúc đẩy những thay đổi tích cực trong hành vi của nhân viên Những thay đổi này không chỉ mang lại sự hài lòng cho khách hàng mà còn góp phần gia tăng doanh thu, những yếu tố mà họ có thể kiểm soát.
Tiêu chí đánh giá đào tạo tốt nhất phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của chương trình Nếu mục tiêu là nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng và chất lượng sản phẩm, thì tiêu chí kết quả kinh doanh cần được đưa vào đánh giá Tiêu chuẩn phản ứng giúp xác định mức độ cản trở của người hướng dẫn, trang thiết bị và môi trường học tập đối với quá trình đào tạo Tiêu chuẩn học tập và nhận thức đo lường khả năng tiếp thu nội dung của người học Tuy nhiên, phản ứng và kết quả nhận thức không cho thấy mức độ áp dụng nội dung đào tạo vào công việc thực tế Do đó, đánh giá cần xem xét hành vi, thái độ, cảm xúc và động lực để xác định sự chuyển giao kiến thức đã diễn ra, tức là liệu đào tạo có tạo ra sự thay đổi tích cực trong hành vi, kỹ năng và thái độ, cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty hay không.
Sau khi đào tạo, các tiêu chí đánh giá cần được thu thập, nhưng không có tiêu chuẩn chung về thời điểm thực hiện điều này Thường thì các phản ứng được đo lường ngay sau khi kết thúc đào tạo, trong khi tiêu chuẩn học tập, hành vi chuyển giao và tác động kinh doanh sẽ được đánh giá sau một khoảng thời gian nhất định để xác định ảnh hưởng của đào tạo Chuyển giao đào tạo tích cực xảy ra khi có sự cải thiện trong kỹ năng, thái độ và kết quả kinh doanh, trong khi không có sự chuyển giao hoặc chuyển giao tiêu cực xảy ra nếu không có thay đổi nào Nghiên cứu cho thấy giảng viên và quản lý cần xem xét môi trường học tập và động lực của học viên để đảm bảo hiệu quả của chương trình đào tạo.
Tiêu chí đánh giá thu thập sẽ được tổng hợp và phân tích để rút ra kết luận về chương trình đào tạo của tổ chức Kết quả này sẽ là cơ sở để đề xuất các điều chỉnh và cải tiến cho các khóa đào tạo trong tương lai tại doanh nghiệp.
Trách nhiệm trong công tác đánh giá đào tạo
Nhận thức về sự cần thiết và giá trị của đánh giá đào tạo cho tổ chức
Cuộc họp quản lý chuyên ngành đào tạo là cần thiết để lãnh đạo cấp cao đưa ra quyết định về những thay đổi trong tương lai Việc đánh giá đào tạo đóng vai trò quan trọng trong quá trình này, giúp xác định nhu cầu và cải tiến chất lượng.
Hiểu biết và hỗ trợ các kế hoạch đào tạo và thực hiện đánh giá đào tạo
Tham gia tích cực vào các sự kiện
Yêu cầu đánh giá sẽ được thực hiện và yêu cầu báo cáo tóm tắt thường xuyên
Chính sách và quyết định chiến lược dựa trên kết quả phân tích được và dữ liệu ROI
Chỉ đạo phối hợp các phòng ban để tiến hành công tác đánh giá
Người hướng dẫn/giảng viên
Cung cấp bất kỳ chương trình công việc khi cần thiết và lập kế hoạch chương trình
Xác định khi bắt đầu chương trình về kiến thức và cấp độ kỹ năng của các học viên/ người học
Cung cấp tài liệu và kiến thức đầy đủ cho việc đào tạo và học tập, giúp học viên đạt được các mục tiêu của chương trình cũng như mục tiêu cá nhân.
Giám sát việc học tập như các tiến bộ của chương trình
Vào cuối chương trình, đánh giá và nhận được báo cáo từ các học viên về trình độ, bằng cấp, chứng chỉ đạt được
Đảm bảo việc sản xuất, thực hiện công việc của các học viên trong một kế hoạch hành động để củng cố, thực hành và thực hiện học tập
Người quản lý trực tiếp
Nhận dạng con người và nhu cầu công việc
Tham gia vào các chương trình đào tạo và phát triển đánh giá
Hỗ trợ chuẩn bị trước sự kiện và tổ chức họp giao ban với các học viên
Cung cấp sự phản hồi thực tế và hỗ trợ cho các chương trình đánh giá đào tạo
Tổ chức hội nghị phỏng vấn với người học khi họ quay lại làm việc nhằm thảo luận và đồng thuận về kế hoạch hành động của họ Sự kiện này không chỉ giúp họ nhận được sự hỗ trợ cần thiết mà còn tạo cơ hội để điều chỉnh và tán thành những kế hoạch đã đề ra.
Xem xét sự tiến bộ của thực hiện học tập
Tổng kết việc thực hiện thành công và đánh giá
Nhân viên phụ trách nhân sự
Quản lý bộ phận đào tạo và xác định các nhu cầu đánh giá đào tạo và các chương trình ứng dụng
Lập kế hoạch và thực hiện các chương trình đào tạo và đánh giá, bao gồm cả sự tham gia thực tế khi có yêu cầu
Giới thiệu và duy trì hệ thống đánh giá, và lập các báo cáo định kỳ cho quản lý cấp cao
Thường xuyên, chủ động báo cáo xin ý kiến thích hợp với quản lý cấp cao
Liên lạc với quản lý trực tiếp và có trách nhiệm bố trí viêc thực hiện các chương trình học tập và đánh giá
Liên lạc với quản lý trực tiếp, khi cần thiết, trong việc đánh giá lợi ích thu được từ đầu tư cho đào tạo
Tham gia vào việc lập kế hoạch và thiết kế chương trình đào tạo và đánh giá nếu có thể
Tham gia vào việc lập kế hoạch và thiết kế quy trình đánh giá nếu có thể
Phải có sự quan tâm và tham gia tích cực trong các chương trình đào tạo và hoạt động đánh giá
Hoàn thành kế hoạch hành động cá nhân rõ ràng trong suốt quá trình đào tạo và áp dụng kiến thức, kỹ năng đã học vào thực tế khi trở lại công việc, đồng thời nhận được sự hỗ trợ từ người quản lý trực tiếp.
Dành sự quan tâm và hỗ trợ quá trình đánh giá
Mặc dù học viên trong chương trình chủ yếu cung cấp phản ứng, nhưng họ vẫn cần tham gia vào quá trình đánh giá Sự tham gia này là cần thiết vì ý kiến của họ giúp thực hiện chính xác các tiêu chí đánh giá như tiêu chuẩn học tập và hành vi chuyển giao đào tạo Việc bỏ qua trách nhiệm của học viên là lãng phí đầu tư vào đào tạo và đánh giá của doanh nghiệp Do đó, cần đảm bảo học viên nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác đánh giá trong quy trình đào tạo, cũng như hiểu biết chính xác về những gì và lý do họ được yêu cầu thực hiện trong công tác này.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp, mang lại lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động Khi công việc phù hợp với thế mạnh, tiềm năng, mục tiêu và ước mơ của mỗi cá nhân, sẽ tạo ra sự thay đổi tích cực Đánh giá đào tạo cần được chú trọng để hoàn thiện quy trình, không chỉ phục vụ giảng viên hay tổ chức mà còn hỗ trợ người học Thông tin phản hồi và kiểm tra kết quả đào tạo giúp người học nhận thức được vị trí của mình, từ đó ảnh hưởng đến niềm tin và quyết tâm phát triển của họ.
Quy trình đánh giá đào tạo cần phải được điều chỉnh theo từng tổ chức, bắt đầu từ việc xác định nhu cầu đánh giá, xây dựng chỉ tiêu đánh giá, lập kế hoạch thiết kế đánh giá, cho đến khi tiến hành thực hiện.
Đánh giá đào tạo có nhiều phương thức, nhưng đánh giá kiến thức lưu giữ chỉ là một hình thức hạn chế Phương pháp này không thể hiện cách mọi người áp dụng học tập vào thực tế Do đó, các phương pháp đánh giá hiệu quả thường dựa trên mô hình của Kirkpatrick và Jack Phillip, với việc định lượng hiệu quả đào tạo thông qua chỉ số ROI.
Chương 2 của khóa luận sẽ phân tích thực trạng công tác đánh giá đào tạo nguồn nhân lực tại công ty TNHH Thương mại Hà Hiếu, dựa trên những lý thuyết cơ bản về đánh giá đào tạo.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÀ HIẾU
Giới thiệu về công ty
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Thương Mại Hà Hiếu
Tên giao dịch quốc tế: HA HIEU Trading company limited
Trụ sở: 34/489 Nguyễn Văn Cừ, Phường Gia Thụy, Long Biên, Hà Nội Điện thoại: 0989 132 394
Giấy phép kinh doanh số: số 0102039599 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp lần đầu 30/06/2009
Tài khoản số: 10201-000095217-2 tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam chi nhánh thành phố Hà Nội
Vốn điều lệ: 1.990.000.000 VND (Một tỷ chín trăm chín mươi triệu đồng)
Là công ty có quy mô nhỏ
2.1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty được thành lập vào ngày 30/06/2009, trong bối cảnh kinh tế toàn cầu đang đối mặt với khủng hoảng tài chính, ảnh hưởng đến nền kinh tế Việt Nam và làm chậm tăng trưởng Năm 2008, tỷ lệ lạm phát cao đã dẫn đến sự gia tăng giá cả hàng hóa, tạo ra thách thức lớn cho công ty non trẻ trong việc vượt qua khó khăn.
Công ty mới thành lập đối mặt với nhiều thách thức như cơ sở vật chất chưa hoàn thiện, trình độ quản lý yếu kém, và đội ngũ lao động chưa đáp ứng yêu cầu Sự thiếu quen thuộc của người tiêu dùng và đối tác cũng ảnh hưởng đến hoạt động của công ty Để vượt qua khó khăn, công ty đã huy động sức mạnh nội bộ, khuyến khích nỗ lực cá nhân và tinh thần làm việc nhiệt huyết, từ đó triển khai các giải pháp nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững.
Với chiến lược mở rộng quy mô sản xuất, công ty đã nỗ lực vượt qua khó khăn ban đầu nhờ vào sự cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên Đội ngũ nhân viên phục vụ nhiệt tình, chu đáo và giá cả phải chăng đã giúp công ty chiếm được lòng tin của khách hàng trong và ngoài nước Công ty cam kết phục vụ tận tâm đối với tất cả khách hàng, tạo dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững.
Với mục tiêu chiến lược và tôn chỉ hành động cụ thể, công ty đã gặt hái được một số thành tựu:
- Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm
2.1.1.4 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Căn cứ theo nội dung giấy đăng ký kinh doanh, ngành nghề kinh doanh của công ty là:
- Sản xuất, mua bán đồ gỗ (trừ gỗ Nhà nước cấm)
- Dịch vụ trang trí nội, ngoại thất (không bao gồm thiết kế nội, ngoại thất)
- Kinh doanh vật liệu xây dựng
- Dịch vụ vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng
- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa
- Xuất, nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh
Chúng tôi chuyên xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, bao gồm hạ tầng giao thông, thủy lợi, và kỹ thuật cho khu công nghiệp và khu chế xuất Ngoài ra, chúng tôi cũng đảm nhận việc xây dựng trạm điện và đường dây tải điện lên đến 110kV.
Hiện nay, lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là sản xuất, mua bán đồ gỗ phục vụ cho xây dựng, thiết kế nhà ở dân cư, văn phòng
2.1.1.5 Thị trường tiêu thụ sản phẩm
Công ty ban đầu chỉ hoạt động tại Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hải Phòng, Bắc Ninh, Hưng Yên Sau khi ổn định, công ty hướng tới phát triển bền vững trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, không ngừng tìm kiếm hợp đồng và mở rộng đối tượng khách hàng trên toàn quốc Đồng thời, công ty cũng mở rộng giao thương ra nước ngoài, bao gồm các thị trường như Trung Quốc, Lào và Campuchia.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Dựa trên tính chất hoạt động và loại hình doanh nghiệp, quyền sở hữu vốn, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu trực tuyến chức năng.
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương mại Hà Hiếu
(Nguồn phòng hành chính nhân sự)
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế hợp lý và khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động Mô hình này mang lại lợi ích về chuyên môn hóa trong quản trị, giúp tiết kiệm chi phí nhờ vào việc một cá nhân có thể đảm nhận nhiều vai trò Tuy nhiên, nhược điểm của cơ cấu này là cấp dưới phải chịu sự lãnh đạo từ nhiều cấp, dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện mệnh lệnh và kiểm soát, phối hợp các hoạt động trong tổ chức.
2.1.2.2 Chức năng của các bộ phận
Giám đốc là người đại diện pháp lý cho công ty, có trách nhiệm trước Nhà nước về tất cả hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời nắm quyền quyết định trong các vấn đề liên quan đến quản lý công ty.
Phòng hành chính, nhân sự
Phòng tài chính – kế toán
Phòng vật tư Giám đốc
Phân xưởng điều hành cao nhất trong công ty có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp sản xuất, đồng thời có thể ủy quyền cho cấp dưới thực hiện các hoạt động khi vắng mặt.
Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ phân tích tài chính, tổ chức hạch toán tổng hợp và nội bộ cho các khoản doanh thu, chi phí, và tình hình biến động tài sản của công ty Phòng cũng theo dõi các khoản thu chi tài chính và định kỳ lập báo cáo tài chính gửi giám đốc Ngoài ra, phòng còn tổng hợp, thống kê, báo cáo và xây dựng định mức lao động hàng năm cùng đơn giá tiền lương để trình giám đốc và cơ quan Nhà nước phê duyệt.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận đơn đặt hàng và hướng dẫn khách hàng về quy trình báo giá Ngoài ra, phòng còn nghiên cứu và triển khai mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, đồng thời thực hiện các hoạt động quảng cáo và tiếp thị để giới thiệu sản phẩm đến tay khách hàng Một nhiệm vụ quan trọng khác là thăm dò ý kiến và phản ứng của khách hàng, từ đó nắm bắt thông tin và biến động của thị trường.
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, và thiết lập các chế độ lương, thưởng cũng như kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Phòng kỹ thuật đảm nhận trách nhiệm quan trọng trong việc xử lý sự cố liên quan đến trang thiết bị, hướng dẫn cách vận hành các thiết bị mới và phức tạp, cũng như nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhân viên vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và mua sắm trang thiết bị, vật tư cần thiết cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh và đào tạo Họ đảm bảo rằng mọi nguồn lực được cung cấp đầy đủ và kịp thời, hỗ trợ hiệu quả cho quá trình vận hành của doanh nghiệp.
Tổ trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tham gia sản xuất, đôn đốc và quản lý công nhân, thợ trong công ty Họ đảm bảo chất lượng, số lượng và thời gian hoàn thành sản phẩm theo đúng kế hoạch kinh doanh của công ty.
Thợ, công nhân: là lực lượng tham gia sản xuất trực tiếp tạo ra sản phẩm của công ty, chịu sự chỉ đạo của tổ trưởng phân xưởng
2.1.3 Cơ cấu nguồn nhân lực
Thực trạng công tác đào tạo tại công ty
Công tác đào tạo tại công ty hiện nay được diễn ra theo quy trình
(Nguồn phòng hành chính nhân sự)
Xác định nhu cầu đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo
Kiểm tra đánh giá kết quả đào tạo
Lưu và quản lý hồ sơ
2.2.1 Xác định nhu cầu đào tạo
Việc xác định nhu cầu đào tạo diễn ra hàng năm dựa trên định hướng, mục tiêu và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty Phòng nhân sự sẽ xác định nhu cầu đào tạo cần thiết, trong đó người phụ trách từng bộ phận phải đánh giá nhu cầu của bộ phận mình và gửi danh sách cho phòng nhân lực Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên các yếu tố cụ thể liên quan đến phát triển nguồn nhân lực.
- Căn cứ vào kế hoạch đào tạo phát triển hàng năm do phòng hành chính lập ra, căn cứ vào chiến lược nhân sự
- Căn cứ vào nhu cầu, nguyện vọng của người lao động
- Căn cứ vào số lượng công nhân tuyển mới
Công ty yêu cầu người lao động phải có bằng cấp và chứng chỉ bổ sung để đảm bảo họ đủ điều kiện và khả năng thực hiện công việc mới Việc này không chỉ giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực mà còn đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu công việc trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng.
- Căn cứ vào kiến nghị, yêu cầu của các phòng ban phân xưởng
Dựa trên kết quả công việc, năng suất lao động và chi phí lao động, công ty xác định những thiếu sót về kỹ năng và trình độ của nhân viên Đối với nhân viên mới được tuyển theo hợp đồng dài hạn, công ty sẽ tiến hành đào tạo các nội dung chủ yếu nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả làm việc.
- Các quy định, nội quy của công ty
- Cơ cấu tổ chức công ty
Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng đối với công nhân mới tuyển dụng theo hợp đồng ngắn hạn, thời vụ cho các dự án cần tập trung vào việc đào tạo các nội dung chủ yếu.
- Các quy định, nội quy công ty
- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
- Các yêu cầu kỹ thuật, biện pháp thực hiện cần thiết
- Các biện pháp an toàn lao động, phòng chống cháy, nổ
Công ty sử dụng phiếu ghi nhận kết quả thực hiện công việc và phiếu điều tra nhu cầu đào tạo để xác định nhu cầu đào tạo của cán bộ công nhân viên Điều này giúp công ty biết được ai cần đào tạo và trong lĩnh vực, hình thức nào.
2.2.2 Lập kế hoạch đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu cụ thể dựa trên kế hoạch công tác đào tạo của phòng nhân sự Ví dụ, trong kế hoạch đào tạo năm 2013, mục tiêu đặt ra là nâng cao trình độ chuyên môn để tạo lợi thế cạnh tranh và tăng doanh số, yêu cầu CBCNV văn phòng đạt trình độ C tiếng Anh, 50% đạt trình độ chuyên môn giỏi, và lao động phổ thông phải đạt trình độ chuyên môn khá Từ đó, phòng nhân sự sẽ xây dựng mục tiêu đào tạo chi tiết hơn.
Bảng 2.3: Các loại hình đào tạo và mục tiêu Đối tượng Các loại hình đào tạo Yêu cầu, mục tiêu đặt ra
Cán bộ công nhân viên văn phòng Đào tạo ngoại ngữ
Làm việc với đối tác và chuyên gia nước ngoài giúp nâng cao khả năng giao tiếp và ký kết hợp đồng với các công ty quốc tế Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ không chỉ cải thiện kỹ năng cá nhân mà còn tăng cường hiệu quả hợp tác quốc tế.
Nắm vững các kiên thức, kỹ năng chuyên sâu về công việc, bộ phận mình phụ trách Đào tạo kỹ năng bán hàng
Nắm bắt nhu cầu của khách hàng và ưu điểm của sản phẩm công ty để đánh trúng vào tâm lý khách hàng
Đào tạo nâng bậc cho 100% thợ, công nhân trực tiếp sản xuất, đảm bảo đạt yêu cầu nâng bậc Chương trình đào tạo mới giúp người lao động nắm vững và áp dụng kiến thức, kỹ năng vào công việc Đồng thời, đào tạo sử dụng trang thiết bị là một phần quan trọng trong quá trình nâng cao tay nghề.
Nắm vững nguyên lý vận hành và sử dụng thành thạo thiết bị trong công việc là rất quan trọng Bên cạnh đó, việc xử lý khắc phục sự cố kịp thời cũng đóng vai trò then chốt Đào tạo an toàn lao động và phòng chống cháy nổ là những yếu tố không thể thiếu để đảm bảo an toàn cho người lao động và môi trường làm việc.
Để đảm bảo an toàn trong môi trường làm việc, cần nắm vững các nguyên tắc khi sử dụng máy móc và hóa chất, đồng thời bố trí phân xưởng hợp lý Điều này giúp giảm thiểu tối đa số vụ tai nạn lao động và nâng cao hiệu quả công tác phòng chống cháy nổ.
(Nguồn phòng hành chính nhân sự)
Mỗi chương trình đào tạo cần xác định yêu cầu và mục tiêu cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong công việc và đánh giá kết quả Tuy nhiên, nhiều mục tiêu hiện tại còn thiếu rõ ràng và mang tính chủ quan, dẫn đến việc công ty chưa thiết lập được mục tiêu dài hạn cho từng giai đoạn.
2.2.2.1 Xây dựng chương trình và phương pháp đào tạo
Sau khi xác định nhu cầu và mục tiêu đào tạo, phòng nhân sự sẽ phối hợp với các phòng ban khác để xây dựng chương trình và phương pháp đào tạo Các giảng viên sẽ đảm nhiệm việc thiết kế chương trình giảng dạy phù hợp với nội dung đào tạo và trình độ của học viên Các bước chuẩn bị cho chương trình đào tạo sẽ được thực hiện một cách bài bản.
- Lập danh sách các giảng viên
- Lập danh sách các lớp học tùy theo trình độ
- Phổ biến nội quy, quy chế lớp học cho học viên
- Chuẩn bị giáo trình, tài liệuvà điều kiện phục vụ cho đào tạo như máy chiếu, đèn, nước uống,…
- Thông báo cho đối tượng về thời gian, địa điểm
Chương trình đào tạo sẽ tập trung vào:
- Đào tạo chuyên môn (đào tạo nâng bậc cho công nhân hàng năm)
- Đào tạo kiến thức bổ trợ: anh văn, tin học, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng kinh doanh, kỹ năng quản lý,…
Ví dụ về một chương trình đào tạo của công ty
Chương trình đào tạo an toàn lao động, phòng chống cháy nổ
Bảng 2.4: Kế hoạch chương trình đào tạo an toàn lao động và phòng chống cháy nổ
STT Tiêu chí Nội dung
1 Số lượng đào tạo 20 người
2 Phương pháp đào tạo Đào tạo theo kiểu học nghề
3 Nội dung đào tạo Kiến thức an toàn lao động, quy tắc phòng cháy nổ tại phân xưởng
4 Địa điểm đào tạo Tại công ty
5 Giáo viên giảng dạy Nhân viên kỹ thuật, tổ trưởng, giảng viên thuê ngoài
6 Phương tiện đào tạo Phòng học, giáo trình, máy chiếu và trang thiết bị liên quan
7 Thời gian đào tạo 5 buổi với thời gian 2 tiếng/buổi
8 Chi phí đào tạo 7.2 triệu đồng/lớp
9 Hội đồng đánh giá Giảng viên đánh giá, tổ trưởng phân xưởng
Chương trình đào tạo của công ty được thiết kế khá đầy đủ và chi tiết, nhưng vẫn còn thiếu tính sáng tạo và có phần rập khuôn Nội dung đào tạo hạn chế, thiết kế chung chung và chủ yếu mang tính lý thuyết, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế.
Hiện nay, công ty áp dụng nhiều hình thức đào tạo để nâng cao trình độ nhân viên Đào tạo mới được thực hiện cho lao động phổ thông, tập trung vào việc sử dụng máy móc như máy xẻ gỗ và máy cắt một cách hiệu quả và an toàn Đào tạo lại dành cho cán bộ quản lý và lao động phổ thông, nhằm đảm bảo không bỏ sót quy trình sau một thời gian làm việc Cuối cùng, đào tạo nâng bậc được áp dụng cho những người học có kết quả tốt và không vi phạm kỷ luật, giúp họ được xem xét nâng bậc thợ và tăng lương.
Công ty tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm trang bị kiến thức và kỹ năng về an toàn lao động, đặc biệt là quy tắc phòng chống cháy nổ và sử dụng hóa chất, thiết bị cho nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất Lớp học này không chỉ giúp nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác an toàn trong sản xuất mà còn đào tạo đội ngũ công nhân, thợ sản xuất về các biện pháp phòng chống cháy nổ và an toàn khi sử dụng máy móc tại phân xưởng.
Thực trạng công tác đánh giá đào tạo tại công ty
Quy trình đánh giá đào tạo tại công ty bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu đánh giá, sau đó nhân viên phụ trách sẽ xây dựng kế hoạch đánh giá chi tiết Kết thúc quy trình, việc phân tích và tổng hợp nhận xét sẽ giúp rút ra kinh nghiệm cho các khóa đào tạo sau, đồng thời lưu giữ hồ sơ và tài liệu liên quan.
2.3.1 Xác định nhu cầu đánh giá
Nhu cầu đánh giá chương trình đào tạo là cần thiết để kiểm soát và giám sát nội dung, giảng viên cũng như kết quả đạt được của nhân viên sau đào tạo Để thực hiện điều này, bộ phận hành chính nhân sự sẽ thu thập thông tin về nhu cầu đánh giá từ lãnh đạo công ty.
Giám đốc và bộ phận quản lý yêu cầu đánh giá kết quả thực hiện chương trình đào tạo, nhằm xác định sự thay đổi trong hiệu suất của giảng viên và cán bộ nhân viên sau khi hoàn thành khóa học so với trước đào tạo.
Nhu cầu của cán bộ công nhân viên trong việc đánh giá khả năng và kiến thức sau quá trình đào tạo ngày càng gia tăng Họ mong muốn xác định xem mình có đủ kỹ năng để thực hiện tốt công việc hay không Việc này không chỉ giúp họ tự tin hơn trong công việc mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.
- Định hướng kế hoạch, mục tiêu phương hướng phát triển của công ty
- Căn cứ vào kế hoạch đào tạo phát triển hàng năm do phòng hành chính lập ra, căn cứ vào chiến lược nhân sự
- Căn cứ vào mục tiêu của chương trình đào tạo
- Căn cứ vào kiến nghị, yêu cầu của các phòng ban phân xưởng
Lập kế hoạch đánh giá
Phân tích đánh giá kết quả và lưu hồ sơ
- Căn cứ vào kết quả thực hiện công việc, năng suất lao động, chi phí đào tạo từ đó đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo
Công ty áp dụng phiếu ghi nhận kết quả thực hiện công việc và chi phí đào tạo để tổng hợp và đánh giá hiệu quả sau mỗi chương trình đào tạo.
2.3.2 Lập kế hoạch đánh giá đào tạo
2.3.2.1 Mục tiêu của công tác đánh giá
Đánh giá nội dung và tổ chức các chương trình đào tạo, bao gồm lịch trình, phòng học, giảng viên và tài liệu, là cần thiết để đảm bảo tính đầy đủ và hợp lý Quá trình đánh giá giúp nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu của chương trình, từ đó điều chỉnh cho phù hợp hơn với nhu cầu học viên.
- Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo đóng góp được vào việc gia tăng doanh số, lợi nhuận của công ty
- So sánh chi phí và lợi ích của các chương trình đào tạo khác nhau để lựa chọn chương trình có hiệu quả nhất cho công ty
Cán bộ công nhân viên có khả năng nhận diện rõ ràng lợi ích từ việc đào tạo, dù là lớn hay nhỏ Họ thường đặt ra câu hỏi về tính hữu ích và sự cần thiết của đào tạo đối với công việc cũng như sự phát triển cá nhân của mình.
2.3.2.2 Lập kế hoạch đánh giá
Nhân viên phụ trách xây dựng kế hoạch đánh giá cụ thể dựa trên nhu cầu và mục tiêu của công ty Kế hoạch này sẽ bao gồm các tiêu chí và phương pháp đánh giá phù hợp để đảm bảo hiệu quả trong quá trình đánh giá.
- Lập danh sách nhân lực tham gia, thực hiện đánh giá
- Chi phí cho việc đánh giá
- Thiết kế mẫu đánh giá cho các tiêu chuẩn đánh giá người học, giảng viên
- Thông báo cho đối tượng liên quan
Chương trình đánh giá sẽ tập trung vào:
- Đánh giá tiến bộ trong kỹ năng, kiến thức của cán bộ công nhân viên
- Đánh giá hiệu quả của đào tạo dựa trên chỉ số ROI
Chương trình đánh giá được lập với các nội dung:
- Số lượng người tham gia là bao nhiêu?
- Nội dung, phương pháp đánh giá
- Chi phí đánh giá cụ thể
- Lựa chọn người đánh giá như thế nào
- Cán bộ phụ trách, cán bộ giúp đỡ
- Hội đồng tổng hợp, phân tích kết quả đánh giá thu nhận được để đưa ra kết luận
Việc đánh giá phản ứng của người tham gia khóa học ngay sau khi chương trình kết thúc giúp phản ánh chính xác và kịp thời thái độ của cán bộ công nhân viên Đánh giá kiến thức và kỹ năng được thực hiện qua phiếu đánh giá phản ứng học viên, đồng thời theo dõi hành vi chuyển giao kỹ năng và kiến thức vào công việc sau khóa học Đánh giá tác động kinh doanh và hiệu quả đào tạo thường diễn ra vào cuối năm tài chính, khi bộ phận nhân lực tổng hợp số liệu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận để báo cáo kết quả lên Giám đốc.
Nhân lực tham gia, thực hiện đánh giá
Nhân lực tham gia đánh giá đào tạo bao gồm giảng viên từ các trường, lớp, trung tâm dành cho cán bộ được cử đi học Đối với công nhân viên đào tạo tại doanh nghiệp thông qua hình thức chỉ bảo, người hướng dẫn có thể trực tiếp đánh giá qua việc thực hiện công việc hoặc thông qua cán bộ quản lý, giám sát Trong các lớp học về nội quy, quy định, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy, việc đánh giá được thực hiện bởi cán bộ quản lý, giám sát kết hợp với nhân viên phòng hành chính, nhân sự và giảng viên để đánh giá phản ứng, kiến thức, kỹ năng và hành vi chuyển giao đào tạo.
Nội dung đánh giá kiến thức, kỹ năng và hành vi trong các chương trình đào tạo cần được xây dựng phù hợp và sát thực tế Việc này giúp đảm bảo rằng đánh giá không chỉ phản ánh chương trình đào tạo mà còn liên quan trực tiếp đến công việc của người tham gia, từ đó nâng cao hiệu quả chuyển giao đào tạo.
Đánh giá nhân viên phòng kinh doanh sau khóa học đào tạo ngoại ngữ cần tập trung vào phản ứng của họ về nội dung, tài liệu, giảng viên và trang thiết bị Đồng thời, cần kiểm tra kiến thức của nhân viên thông qua kết quả thi tại các trung tâm giảng dạy uy tín Bên cạnh đó, đánh giá kỹ năng giao tiếp bằng ngoại ngữ trong công việc là rất quan trọng Cuối cùng, cần thống kê các hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài để xác định sự gia tăng trong hợp tác quốc tế.
Để đánh giá kết quả đào tạo cho cán bộ công nhân viên (CBCNV), công ty có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau Đối với CBCNV đào tạo nội bộ, việc quan sát tác phong và thái độ làm việc tại các phòng ban, phân xưởng cùng với đánh giá từ giảng viên và hiệu quả công việc sau khóa đào tạo là rất quan trọng Đối với CBCNV gửi đi học tại các trường, thành tích học tập như bảng điểm, bằng cấp, chứng chỉ và đánh giá từ giảng viên sẽ được xem xét Phản ứng của học viên về chương trình đào tạo thường được thu thập qua bảng câu hỏi Trong đào tạo tại doanh nghiệp, việc quan sát học viên trong quá trình học cũng đóng vai trò quan trọng Đánh giá học tập bao gồm kiến thức, kỹ năng và hành vi thông qua tự đánh giá và quan sát từ tổ trưởng, quản lý Đối với cán bộ được đào tạo bên ngoài, hành vi chuyển giao kỹ năng sẽ được đánh giá qua quan sát và xếp hạng từ đồng nghiệp, quản lý Cuối cùng, hiệu quả đào tạo được xác định thông qua thống kê và phân tích số liệu để so sánh sự gia tăng doanh số, sản lượng và giảm thiểu tai nạn.
Sau khi xác định nội dung, phương pháp và lực lượng tham gia đánh giá đào tạo, bộ phận hành chính và nhân sự sẽ lập dự toán chi phí cho công tác đánh giá Chi phí dự kiến được xác định dựa trên phương pháp, nội dung và hình thức đánh giá, bao gồm chi phí cho người đánh giá, thiết kế và in ấn mẫu đánh giá, cùng trang thiết bị phục vụ quá trình đánh giá.
Việc công ty áp dụng phương pháp đánh giá đơn giản giúp lồng ghép quá trình này vào chương trình đào tạo và quan sát, từ đó giảm thiểu chi phí đánh giá xuống mức tối thiểu, không đáng kể.
Thiết kế mẫu đánh giá
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÀ HIẾU
Những ưu điểm và tồn tại, hạn chế trong công tác đánh giá tại công ty
Quá trình nghiên cứu thực trạng công tác đánh giá đào tạo diễn ra ở công ty có những ưu điểm được ghi nhận là:
- Công ty nhận thức được tầm quan trọng của công tác đánh giá đào tạo để tiến hành thực hiện đánh giá sau các khóa đào tạo
Chương trình đánh giá được thiết lập với các kế hoạch cụ thể và chi tiết, tuân theo quy trình đã định sẵn Trước khi tiến hành đánh giá, các kế hoạch này sẽ được gửi đi xin ý kiến phê duyệt từ giám đốc.
Đánh giá đào tạo cần được thực hiện cả về mặt định tính và định lượng Việc thiết kế mẫu đánh giá nhằm thu thập phản hồi từ cán bộ công nhân viên về khóa học, tài liệu học tập, nội dung, phương pháp giảng dạy và người hướng dẫn là rất quan trọng Đặc biệt, đánh giá định lượng giúp làm rõ lợi ích kinh tế của quá trình đào tạo.
Sự kết hợp giữa phương pháp tự đánh giá của người tham gia khóa học và quan sát của cán bộ, tổ trưởng giúp đánh giá hành vi và khả năng chuyển giao kỹ năng đào tạo vào công việc một cách khách quan và chính xác hơn.
Phương pháp thu thập thông tin để đánh giá như tự đánh giá, quan sát và đánh giá từ đồng nghiệp, cấp trên giúp giảm thiểu chi phí đánh giá, không tốn kém về nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị Các cán bộ quản lý, giám sát, tổ trưởng, giảng viên và đồng nghiệp trực tiếp tham gia vào quá trình đánh giá này.
- Nội dung đánh giá tập trung vào những gì thợ, công nhân viên học hỏi được từ chương trình đào tạo
- Nội dung đánh giá khá đầy đủ theo 5 cấp độ dựa trên mô hình đánh giá đào tạo của Donald Kirkpatrick và Jack Phillips
Công tác đánh giá là yếu tố quan trọng giúp hoàn thiện quy trình đào tạo của công ty, tạo cơ sở để cải tiến và đổi mới các khóa đào tạo trong tương lai Khi thông báo kết quả đánh giá cho cán bộ công nhân viên, điều này không chỉ nâng cao sự tự tin về kiến thức và kỹ năng của họ, mà còn khuyến khích họ chủ động và mạnh dạn hơn trong công việc, đặc biệt khi nhận được đánh giá tích cực sau đào tạo.
- Công tác đánh giá nhìn chung hoàn thành được cơ bản các mục tiêu đánh giá đã đề ra
3.1.2 Những tồn tại hạn chế trong công tác đánh giá tại công ty
Tuy đạt được một số ưu điểm nhưng công tác đào tạo trong công ty còn tồn tại một số hạn chế sau:
Sử dụng chỉ số danh nghĩa để tính toán ROI từ tỷ lệ đóng góp của đào tạo nguồn nhân lực vào doanh thu và lợi nhuận có thể không chính xác, vì nó dựa trên tỷ lệ chi phí cho đào tạo trong tổng chi phí đầu tư Việc tách biệt lợi ích từ đào tạo trong doanh thu và lợi nhuận là khó khăn do các yếu tố môi trường và nội bộ doanh nghiệp luôn biến động.
Việc đánh giá kỹ năng và hành vi của cán bộ quản lý và chuyên môn chủ yếu dựa vào thông tin thu thập từ bên ngoài, nơi các nhân viên tham gia đào tạo Đánh giá của công ty thường dựa vào bảng điểm, bằng cấp và chứng chỉ do các trường, lớp, và trung tâm bên ngoài cấp phát sau khi hoàn thành khóa học Tuy nhiên, nếu những địa chỉ này không uy tín và tin cậy, sẽ rất khó để đảm bảo chất lượng thực sự của các đánh giá này.
Đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo chỉ được thực hiện sau khi kết thúc năm tài chính, không phản ánh kịp thời hiệu quả của từng khóa học Việc đánh giá dựa vào số liệu tổng hợp về doanh thu, lợi nhuận và tỷ lệ chi phí cho đào tạo trong tổng chi phí đầu tư cho nguồn nhân lực, dẫn đến kết quả không chính xác về hiệu quả đào tạo toàn bộ doanh nghiệp Hơn nữa, phương pháp này không tách bạch hiệu quả của từng chương trình, khóa đào tạo, và không cho phép so sánh hiệu quả giữa các chương trình, gây khó khăn trong việc xác định chương trình đào tạo nào mang lại hiệu quả tốt nhất cho công ty và nhân viên.
Công ty chưa áp dụng các phương pháp thu thập thông tin trực tiếp và chính xác như mô phỏng, kiểm tra, hay mẫu công việc trong quá trình đánh giá Hiện tại, việc đánh giá hiệu quả chủ yếu dựa vào số liệu thống kê thứ cấp.
Hình thức và nội dung đánh giá hiện tại còn đơn giản và thiếu tính phân loại cao, dẫn đến việc thiết kế mẫu đánh giá chưa được chú trọng một cách chuyên sâu Công tác đánh giá chủ yếu mang tính chủ quan, chung chung và hình thức, đặc biệt trong việc đánh giá các tiêu chí về kỹ năng, kiến thức và hành vi chuyển giao đào tạo.
Đội ngũ nhân lực đảm nhận công tác đánh giá chủ yếu là từ nội bộ doanh nghiệp, thiếu sự tham gia của các chuyên gia và những người có kinh nghiệm sâu sắc về quy trình đánh giá.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay chỉ thực hiện đánh giá sau đào tạo mà chưa chú trọng đến việc đánh giá trong quá trình thiết kế chương trình đào tạo, lựa chọn giảng viên, cũng như phương pháp và nội dung đào tạo Việc đánh giá trước đào tạo là cần thiết để đảm bảo hiệu quả và tính phù hợp của chương trình đào tạo.
Chi phí đào tạo nhân viên của doanh nghiệp không chỉ bao gồm chi phí trực tiếp mà còn cần xem xét chi phí cơ hội khi nhân viên tham gia các khóa học, dẫn đến việc không hoàn thành công việc hàng ngày Điều này ảnh hưởng đến tính chính xác trong việc đánh giá hiệu quả đào tạo của công ty.
Nguyên nhân đối với những hạn chế của công tác đánh giá đào tạo tại công ty
ty TNHH Thương mại Hà Hiếu
Công tác đánh giá đào tạo tại công ty gặp nhiều hạn chế do quy mô nhỏ và thiếu sự quan tâm đúng mức Nhiều bộ phận và cá nhân chưa nhận thức rõ vai trò quan trọng của đánh giá trong quy trình đào tạo nguồn nhân lực, dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện Hơn nữa, việc đánh giá chưa được chú trọng một cách chuyên sâu và đa dạng, thường chỉ dựa vào các phương pháp cũ như quan sát và tự đánh giá, thay vì áp dụng các phương pháp hiện đại và hiệu quả như mô phỏng công việc.
Nguyên nhân thứ hai ảnh hưởng đến công tác đánh giá là do công ty chưa tiến hành nghiên cứu và phân tích công việc, dẫn đến việc không có bản mô tả công việc rõ ràng cùng với yêu cầu và tiêu chuẩn thực hiện Điều này khiến người đánh giá không nắm rõ nhiệm vụ cụ thể của công việc, cũng như không xác định được liệu người thực hiện có đủ kỹ năng cần thiết hay không.
Việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên đang gặp thiếu sót, dẫn đến việc đánh giá các tiêu chí học tập và hành vi chuyển giao đào tạo không chính xác và không phản ánh đúng thực tế.
Việc đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp gặp khó khăn do các yếu tố môi trường và nội bộ luôn biến động, làm cho việc tách biệt lợi ích từ đào tạo vào doanh thu và lợi nhuận trở nên phức tạp Để có được kết quả định lượng chính xác, cần phải cô lập các yếu tố khác, điều này đòi hỏi nhân lực đánh giá phải là chuyên gia có kiến thức và kỹ năng sâu sắc Tuy nhiên, đối với các công ty nhỏ, việc thuê chuyên gia bên ngoài để thực hiện đánh giá ROI theo phương pháp Jack Phillips có thể tốn kém và ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, dẫn đến phương pháp này thường bị bỏ qua.
Kết quả đánh giá kỹ năng và hành vi chuyển giao đào tạo có thể không chính xác khi dựa vào thông tin từ đồng nghiệp và cấp trên Nguyên nhân là do tâm lý e ngại va chạm và cơ chế xin cho, dẫn đến việc nhân viên có thể được đánh giá cao hơn khả năng và kỹ năng thực tế của họ.
Trong công tác quản trị nguồn nhân lực, một số lĩnh vực vẫn còn hạn chế, bao gồm kế hoạch hóa nguồn nhân lực, phân tích công việc chưa được xây dựng một cách rõ ràng, và các biện pháp tạo động lực cho nhân viên chưa hiệu quả.
Các công ty mới thành lập thường thiếu kinh nghiệm ứng phó với biến động kinh tế, dẫn đến việc cắt giảm nhân sự và ngân sách cho đào tạo khi gặp khó khăn Hệ quả là chương trình đào tạo bị giới hạn về nội dung và chất lượng, ảnh hưởng đến quy trình đánh giá đào tạo Việc đánh giá thường được thực hiện một cách đơn giản và nhanh chóng, không phản ánh chính xác tình hình thực tế của doanh nghiệp Sau khi hoàn thành khóa đào tạo, nhân viên nhận phiếu đánh giá phản ứng và kỹ năng, hành vi chuyển giao đào tạo dựa trên quan sát của cấp trên khi họ trở lại công việc.
Sự tham gia và đề xuất ý kiến giữa các phòng ban với bộ phận lao động trực tiếp trong quá trình đánh giá còn thiếu rõ ràng và cụ thể Việc phối hợp hiện tại chủ yếu tuân theo thủ tục mà chưa đi vào chi tiết cần thiết.
Mục tiêu đánh giá đào tạo hiện tại còn khá chung chung và chưa được cụ thể hóa cho từng chương trình, loại hình đào tạo Hơn nữa, cũng chưa có các biện pháp cụ thể đi kèm để thực hiện hiệu quả việc đánh giá này.
Một số giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá đào tạo tại công ty TNHH Thương Mại Hà Hiếu
3.3.1 Phương hướng phát triển của công ty giai đoạn từ 2014 - 2016
Dựa trên kết quả kinh doanh trong những năm qua và điều kiện hiện tại của doanh nghiệp, công ty đã xây dựng kế hoạch cho ba năm tới với mục tiêu tăng doanh thu hàng năm 30% và tăng số lượng lao động khoảng 15-20% Công ty đặt mục tiêu giữ vững vị trí là nhà sản xuất và kinh doanh sản phẩm đồ gỗ uy tín trên thị trường Định hướng nguồn lao động tại công ty sẽ tập trung vào việc phát triển đội ngũ công nhân và thợ sản xuất.
- Nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề, kỹ năng thực hiện công việc, phục vụ khách hàng
- Khơi dậy được động lực, tinh thần hăng say làm việc, có trách nhiệm cao trong công việc
- Không ngừng phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của khách hàng Đối với cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn hành chính:
- Xây dựng đội ngũ lao đội nắm rõ chuyên môn, giỏi về quản lý kinh tế
Chất lượng lao động quản lý ngày càng được cải thiện, với sự thành thạo trong chuyên môn và nghiệp vụ Họ cũng am hiểu sâu sắc các lĩnh vực liên quan đến ngành nghề và công việc của mình.
- Thu hút các lao động giỏi, tận tâm với công ty
Quản lý nguồn lao động hiệu quả trong công ty là yếu tố then chốt để khai thác và phát huy tiềm năng của người lao động, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững Để nâng cao năng suất lao động, cần khuyến khích khả năng sáng tạo và cải tiến kỹ thuật của đội ngũ quản lý.
Thuận lợi và khó khăn của công ty khi thực hiện kế hoạch 3 năm giai đoạn
Lãi suất cho vay hiện nay đã giảm so với các năm trước, giúp công ty dễ dàng tiếp cận nguồn vốn để mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh Lạm phát được kiểm soát dưới 10%, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh tế Qua những biến động kinh tế giai đoạn 2011 - 2013, công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu để ứng phó hiệu quả với những thay đổi trong môi trường kinh tế vĩ mô.
Công ty sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn, đặc biệt là trình độ khoa học công nghệ và khả năng đổi mới trong doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam còn thấp Mặc dù Chính phủ đã triển khai các chính sách hỗ trợ vốn như bảo lãnh tín dụng và hỗ trợ tín dụng, nhưng chỉ một số ít doanh nghiệp được hưởng lợi từ các chính sách này Phần lớn doanh nghiệp còn lại gặp phải rào cản trong quy trình vay vốn, với hồ sơ vay phức tạp và thiếu thủ tục vay đơn giản cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế, giá nguyên liệu đầu vào tăng trong khi giá bán sản phẩm không thay đổi, cùng với đó là những hạn chế về trình độ quản lý và chất lượng nguồn lao động trong các doanh nghiệp này.
3.3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá đào tạo tại công ty THHH Thương mại Hà Hiếu
Để cải thiện công tác đánh giá đào tạo tại công ty, cần khắc phục những hạn chế hiện có và áp dụng những phương hướng phát triển hiệu quả Dưới đây là một số biện pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng đánh giá trong công ty.
3.3.2.1 Khuyến khích, tạo mọi điều kiện cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty được tham gia đào tạo và thực hiện đánh giá
Lãnh đạo và cán bộ quản lý cần nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của công tác đánh giá đào tạo trong quy trình đào tạo, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm trong thực hiện đánh giá tại công ty Điều này cũng giúp tăng cường nhận thức của bộ phận liên quan và nhân viên tham gia đào tạo Công tác đánh giá không chỉ hoàn thiện chương trình đào tạo mà còn là cơ sở để cải thiện và đổi mới các khóa đào tạo sau, tạo động lực và sự hứng thú cho người học Khi chương trình đào tạo đáp ứng mong muốn của nhân viên, sẽ mang lại kết quả tích cực, gia tăng hiệu quả đầu tư cho đào tạo và đóng góp vào lợi nhuận, doanh thu của doanh nghiệp.
Lãnh đạo công ty cần nhận thức rõ tầm quan trọng của việc đánh giá đào tạo và đầu tư vào công tác này để đảm bảo kết quả đánh giá chính xác và phù hợp với chương trình đào tạo Việc thành lập bộ phận nhân viên chuyên trách cho công tác đánh giá sẽ giúp phản ánh đúng thực trạng đào tạo và phát triển trong doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả đào tạo, cần tạo điều kiện cho lao động đã được đào tạo đánh giá và ứng dụng những kỹ năng, kiến thức đã học vào công việc thực tế Mặc dù việc này có thể tốn kém và ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất ban đầu, nhưng việc đánh giá đúng sẽ giúp cải thiện nội dung và hình thức chương trình đào tạo Mục tiêu là đảm bảo mỗi chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu người học, từ đó nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên, giúp họ thực hiện tốt nhiệm vụ và mở ra cơ hội phát triển nghề nghiệp trong tương lai.
3.3.2.2 Hoàn thiện bộ máy nhân sự hợp lý, đáp ứng được yêu cầu của công việc và công tác đánh giá đào tạo
Công ty đang hoàn thiện cơ cấu nhân sự theo định hướng phát triển bền vững, nhằm tối ưu hóa hiệu quả trong hoạt động sản xuất và kinh doanh Để xây dựng đội ngũ công nhân lành nghề, công ty cần chú trọng vào công tác đào tạo và đánh giá đào tạo Đồng thời, cần xem xét việc giản lược bộ máy lao động ở cấp quản lý, đảm bảo mỗi vị trí đều mang lại giá trị thực cho doanh nghiệp Ban lãnh đạo cũng cần tích cực tham gia vào quá trình đào tạo và nâng cao kiến thức về quản trị kinh doanh và chiến lược, nhằm ứng phó hiệu quả với những biến động kinh tế trong thời kỳ hội nhập.
Lãnh đạo công ty đang xem xét việc tuyển dụng thêm nhân sự cho phòng hành chính nhân sự nhằm đáp ứng sự phát triển quy mô và khối lượng công việc trong tương lai Bộ phận này đảm nhận nhiều hoạt động quản trị nhân sự như lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng, xác định lương thưởng và công tác đào tạo phát triển Để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian và chất lượng, việc đánh giá trong quá trình đào tạo là rất quan trọng, cần phải gắn với tiêu chí thực tế Người thực hiện đánh giá cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn để đánh giá chính xác quá trình học tập và chuyển giao đào tạo Vì vậy, công ty cần cử cán bộ tham gia các khóa học chuyên sâu về đánh giá, cập nhật phương pháp mới để cải tiến công tác đánh giá hiệu quả hơn.
Với các cán bộ quản lý ngoài việc nâng cao kiến thức chuyên môn cần nâng cao kiến thức marketing, nâng cao kỹ năng quản lý
Nhân viên phòng kinh doanh cần cải thiện kỹ năng giao tiếp và nâng cao khả năng ngoại ngữ để thuận lợi trong việc giao tiếp và ký kết hợp đồng sản xuất thương mại với các đối tác quốc tế.
3.3.2.3 Tiến hành phân tích công việc và đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên làm cơ sở, căn cứ cho công tác đánh giá đào tạo
Lãnh đạo công ty cần chỉ đạo các phòng ban phối hợp với phòng nhân sự tiến hành phân tích công việc để xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện và yêu cầu đối với người thực hiện cho từng vị trí Phân tích công việc giúp xác định hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết trong tổ chức Bản mô tả công việc giải thích chức năng, nhiệm vụ và điều kiện làm việc, trong khi bản yêu cầu nêu rõ năng lực cá nhân cần có như trình độ học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp Dựa vào đó, việc đánh giá kỹ năng và kiến thức của nhân viên sau đào tạo sẽ chính xác hơn Thiết kế và phân tích công việc hỗ trợ xác định nhu cầu đào tạo, giúp cán bộ công nhân viên nhận biết những kỹ năng còn thiếu và cần được đào tạo thêm.
Ví dụ về bản yêu cầu công việc đối với vị trí nhân viên phòng kinh doanh như sau:
BẢN YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Vị trí: nhân viên kinh doanh
Trình độ học vấn:Tốt nghiệp cao đẳng trở lên thuộc các chuyên ngành kinh tế, thương mại, quản tri kinh doanh
Sức khỏe tốt, đủ điều kiện để đi công tác xa
Am hiểu đường lối chiến lược và chính sách bán hàng, giá cả sản phẩm của công ty
Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng làm việc độc lập Tuổi dưới 35
Có ít nhất một năm kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương
Có các kiến thức liên quan về kinh doanh, xuất nhập khẩu
(Nguồn tác giả tự biên soạn)
Người phụ trách cần thường xuyên và chính xác đánh giá năng lực thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên bên cạnh việc phân tích nhiệm vụ công việc Việc phân tích và đánh giá kết quả thực hiện công việc không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà còn là cơ sở quan trọng cho công tác đánh giá đào tạo.
- Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
- Lựa chọn phương pháp đánh giá
- Lựa chọn thời điểm, chu kỳ đánh giá
- Lựa chọn và đào tạo những người tham gia đánh giá
Công tác đánh giá năng lực thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên cần được thực hiện một cách công khai và nghiêm túc, nhằm đảm bảo tính công bằng và khách quan trong quá trình đánh giá.