CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của chi phí hoạt động
Doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nhu cầu hàng hóa và dịch vụ trên thị trường, hoạt động như cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải chịu các chi phí nhất định, bao gồm Chi phí hoạt động (CPHĐ) Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại được chia thành hai loại chính: Chi phí bán hàng (CPBH) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN).
Chi phí bán hàng (CPBH) là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ Doanh nghiệp thương mại cần theo dõi CPBH một cách chi tiết theo từng nội dung cụ thể để quản lý hiệu quả.
- Chi phí nhân viên: bao gồm các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,…
Chi phí vật liệu và bao bì phản ánh các khoản chi cho việc bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, bao gồm chi phí cho vật liệu đóng gói, nhiên liệu bảo quản, bốc vác và vận chuyển Ngoài ra, nó còn bao gồm chi phí vật liệu dùng cho sửa chữa và bảo trì tài sản cố định, hỗ trợ cho các bộ phận bán hàng trong quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Chi phí dụng cụ và đồ dùng là khoản chi tiêu cần thiết cho các công cụ hỗ trợ trong quá trình tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa, bao gồm dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán và các thiết bị làm việc khác.
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc bảo quản và bán hàng, như chi phí cho nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, cũng như các thiết bị dùng để tính toán, đo lường và kiểm nghiệm chất lượng.
- Chi phí bảo hành: phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa
Chi phí dịch vụ mua ngoài là những khoản chi phí liên quan đến việc thuê ngoài các dịch vụ phục vụ cho hoạt động bán hàng Các chi phí này bao gồm tiền thuê sửa chữa tài sản cố định phục vụ trực tiếp cho bán hàng, chi phí thuê kho bãi, phí bốc vác, vận chuyển sản phẩm và hàng hóa, cùng với tiền hoa hồng trả cho đại lý bán hàng và các đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu.
Chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt động bán hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh ngoài những chi phí đã đề cập, như chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu sản phẩm và hàng hóa, chi phí quảng cáo, chi phí chào hàng, cũng như chi phí tổ chức hội nghị khách hàng.
CPQLDN là tổng hợp tất cả chi phí liên quan đến quản lý, phục vụ và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi phí nhân viên quản lý là tổng hợp tất cả các khoản chi phí liên quan đến nhân sự quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội.
- Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ,…
- Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí chi cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là khoản chi phí liên quan đến việc khấu hao các tài sản cố định chung của doanh nghiệp, bao gồm nhà làm việc, máy móc thiết bị quản lý và các vật kiến trúc khác.
- Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác,…
- Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm các khoản chi phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, như tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định và chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe,…
Trong hoạt động kinh doanh, chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là hai khoản chi phí quan trọng, chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí Những khoản chi này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và thuế thu nhập doanh nghiệp Do đó, việc quản lý và hạch toán CPBH và CPQLDN cần được thực hiện chặt chẽ và đúng quy định.
1.1.2 Kế toán chi phí hoạt động
CPBH sử dụng tài khoản 641 để ghi nhận các chi phí liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ Các chi phí này bao gồm chi phí chào hàng, quảng cáo, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành, bảo quản, đóng gói và vận chuyển, ngoại trừ hoạt động xây lắp.
Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng loại chi phí như chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành và doanh nghiệp, Tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí khác Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ
- Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh" để tính kết quả kinh doanh trong kỳ
Sơ đồ 1.1: Hạch toán kế toán CPBH
1.1.2.2 Chi phí Quản lý Doanh nghiệp
TK 642 được sử dụng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm chi phí lương cho nhân viên quản lý, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp Ngoài ra, nó còn ghi nhận chi phí văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định, tiền thuê đất, thuế môn bài, và dự phòng phải thu khó đòi Các dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản và cháy nổ cũng được tính vào Cuối cùng, chi phí tiếp khách và hội nghị khách hàng cũng được phản ánh trong TK này.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC TP.HCM CHI NHÁNH HÀ NỘI
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KIỂM TOÁN
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kiểm toán và Dịch vụ Tin học TP.HCM
- Tên đơn vị thực tập: Công ty TNHH Kiểm toán và Dịch vụ Tin học TP.HCM
- Tên đơn vị thực tập bằng tiếng Anh: Auditing & Informatic Services Company Limited (viết tắt là AISC)
Địa chỉ: Số 389A Điện Biên Phủ - Phường 04 - Quận 3 - TP Hồ Chí Minh
Email: info@aisc.com.vn
Website: http://www.aisc.com.vn
Địa chỉ: Tầng 6, số 36 Ngõ Hòa Bình 4, Phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Email: hanoi@aisc.com.vn
Địa chỉ: 350 Hải Phòng, Phường Chính Gián, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng
Email: danang@aisc.com.vn
- Văn phòng đại diện Cần Thơ:
Địa chỉ: P9019, A200 Nguyễn Hiền P.An Khánh, Q.Ninh Kiều, Cần Thơ
Email: cantho@aisc.com.vn
- Văn phòng đại diện Hải Phòng:
Địa chỉ: 18 Hoàng Văn Thụ, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng
Email: haiphong@aisc.com.vn
Công ty AISC chi nhánh Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 4485/QĐ-
Chi nhánh của Công ty được thành lập theo quyết định UB ngày 9/8/2001 của UBND Thành phố Hà Nội, hoạt động dưới giấy phép kinh doanh số 314886 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 4/8/2001 Đặt tại C2 Tầng 24 Toà nhà VIMECO Lô E9, Phạm Hùng - Hà Nội, chi nhánh này là đơn vị hạch toán phụ thuộc và đã mở tài khoản số 720A 02227 tại Sở giao dịch I của Ngân hàng Công thương Việt Nam.
Năm tài chính của Chi nhánh được bắt đầu từ tháng 1 năm sau khi quyết toán của năm trước được duyệt
Khách hàng của chi nhánh rất đa dạng, bao gồm các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài, cơ quan Nhà nước, đoàn thể công cộng và tổ chức kinh tế xã hội Họ hoạt động trong hầu hết các ngành nghề như ngân hàng, thương mại, tín dụng, bảo hiểm, xây dựng, dịch vụ, bưu chính viễn thông, vận chuyển và công nghiệp, trải rộng trên toàn quốc.
Chi nhánh hiện có khoảng 50 nhân viên chính thức với trình độ chuyên môn cao và đạo đức nghề nghiệp tốt Công ty AISC Hà Nội sở hữu đội ngũ cán bộ và cộng tác viên đông đảo, bao gồm các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán và pháp lý, được đào tạo một cách hệ thống.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty AISC chi nhánh Hà Nội
Chi nhánh AISC Hà Nội hoạt động độc lập, tự do kinh doanh và tìm kiếm khách hàng mà không phụ thuộc vào văn phòng chính tại TP.HCM Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Đào Tiến Đạt, chi nhánh có quyền điều hành và quyết định mọi hoạt động theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam Giám đốc chịu trách nhiệm về tất cả hoạt động của chi nhánh và có quyền tổ chức bộ máy quản lý để đảm bảo hiệu quả kinh doanh Hỗ trợ cho Giám đốc là phó giám đốc và trưởng phòng hành chính nhân sự, những người này có trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ được phân công và phải chịu trách nhiệm cá nhân về các hành vi vi phạm pháp luật Tất cả đều do Giám đốc đề nghị cấp trên bổ nhiệm.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty AISC chi nhánh Hà Nội
(Nguồn: Công ty AISC chi nhánh Hà Nội)
Các phòng ban trong công ty hoạt động độc lập và hiệu quả, mỗi phòng có một trưởng phòng, phó phòng và nhân viên Phòng kiểm toán bao gồm trưởng nhóm, kiểm toán viên, kỹ thuật viên và trợ lý kiểm toán Phòng hành chính thực hiện đúng chức năng của mình Tất cả các phòng đều dưới sự chỉ huy và điều hành của Giám đốc.
* Bộ máy kế toán tại Chi nhánh AISC Hà Nội
Bộ máy kế toán tại Chi nhánh AISC Hà Nội được tổ chức đơn giản và gọn nhẹ, phù hợp với chức năng kinh doanh dịch vụ Phòng tài chính kế toán kết hợp với phòng hành chính tổng hợp, hoạt động độc lập bên cạnh các phòng nghiệp vụ Đội ngũ kế toán của Công ty AISC Hà Nội chỉ gồm 2 người, trong đó một người chủ yếu phụ trách các hoạt động liên quan đến tiền và giao dịch với ngân hàng, trong khi người còn lại đảm nhận các lĩnh vực khác và lưu trữ tài liệu Các kế toán viên tại đây phải kiêm nhiệm nhiều chức năng khác nhau.
Phó giám đốc Trưởng phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự
Phòng tổ chức kế toán, marketing
Tại Hà Nội, Công ty chỉ thực hiện hạch toán chi phí và nộp thuế riêng, trong khi hạch toán lỗ lãi được chuyển về TP.HCM để tính toán kết quả cuối cùng Các hoạt động theo dõi công nợ cũng diễn ra tại TP.HCM, trong khi Hà Nội chỉ thu tiền từ một số khách hàng theo hợp đồng Với các hoạt động đơn giản, Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán AISYS, phù hợp cho các doanh nghiệp thương mại dịch vụ đơn giản Tất cả hoạt động kế toán đều tuân thủ Chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành do Bộ Tài Chính quy định.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán của Công ty AISC chi nhánh Hà Nội
Ghi hằng ngày Đối chiếu
(Nguồn: Công ty AISC chi nhánh Hà Nội)
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Hệ thống phần mềm kế toán AISYS, do Công ty AISC phát triển, được thiết kế với các MODULE độc lập có khả năng tích hợp vào hệ thống tổng thể AISYS tương thích với nhiều loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhà nước đến doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Hệ thống này đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ kế toán theo chế độ kế toán Việt Nam.
2.1.3 Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính chung tại Chi nhánh AISC Hà Nội
Do tính chất công việc kiểm toán khác nhau giữa các công ty, quy trình kiểm toán cũng sẽ khác nhau Để đảm bảo hiệu quả, kinh tế và tính hợp lệ của các cuộc kiểm toán, Chi nhánh AISC Hà Nội đã xây dựng quy trình kiểm toán báo cáo tài chính mẫu Quy trình này bao gồm các bước: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, kết thúc kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán.
2.1.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn quan trọng đầu tiên trong một cuộc kiểm toán, ảnh hưởng lớn đến chất lượng và hiệu quả của toàn bộ quá trình Kế hoạch này định hướng cho kiểm toán viên trong việc thu thập bằng chứng đầy đủ và hiệu quả, đồng thời hạn chế sai sót Nó cũng giúp các kiểm toán viên phối hợp hoạt động một cách hiệu quả và là căn cứ để đánh giá tính hiệu quả, chất lượng của cuộc kiểm toán.
Kế hoạch kiểm toán là yếu tố quan trọng cho mọi cuộc kiểm toán mà công ty thực hiện, cần được xây dựng phù hợp để đảm bảo bao quát tất cả các khía cạnh trọng yếu, bao gồm việc phát hiện gian lận, rủi ro và các vấn đề tiềm ẩn Kế hoạch này cũng giúp đảm bảo rằng cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn, đồng thời phân chia công việc giữa các thành viên trong nhóm một cách hiệu quả, tránh tình trạng trùng lặp công việc.
Phạm vi kế hoạch kiểm toán sẽ được điều chỉnh dựa trên quy mô của khách hàng, mức độ phức tạp của công việc kiểm toán, cũng như kinh nghiệm và hiểu biết của kiểm toán viên về khách hàng và lĩnh vực hoạt động của họ Những yếu tố này sẽ góp phần xác định các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và báo cáo tài chính.
Khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV của Công ty cần thảo luận với các KTV nội bộ, BGĐ và nhân viên của đơn vị được kiểm toán Việc tham khảo ý kiến từ các KTV tiền nhiệm đã thực hiện kiểm toán công ty KH trong những năm trước cũng rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc.
Kiểm toán là quá trình chủ động thực hiện các kế hoạch và chương trình đã định nhằm đánh giá tính trung thực và hợp lý của đối tượng kiểm toán.
Sau khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV sẽ tiến hành kiểm toán theo kế hoạch và chương trình đã định để thu thập các bằng chứng kiểm toán có giá trị, xác minh tính đúng đắn của đối tượng kiểm toán Công việc kiểm toán rất đa dạng, phụ thuộc vào từng cuộc kiểm toán, thời gian và thời điểm thực hiện, do đó có thể có sự thay đổi trong công việc để phù hợp với tình hình, tiến độ và chi phí của cuộc kiểm toán.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC TP.HCM CHI NHÁNH HÀ NỘI
KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC TP.HCM CHI NHÁNH HÀ NỘI
b Xem xét các nguyên tắc, chính sách kế toán áp dụng:
Mục tiêu của bài viết là kiểm tra tính nhất quán của các nguyên tắc kế toán so với năm trước, đồng thời đánh giá sự phù hợp của chúng với các quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Nguồn gốc của số liệu: Sổ kế toán và chứng từ có liên quan
- Các công việc thực hiện:
+ Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 641 để theo dõi tất cả chi phí liên quan đến bộ phận bán hàng tại đơn vị Bao gồm:
TK 6411 - Chi phí nhân viên
TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì
TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415 - Chi phí bảo hành
TK 6416 - Chi phí dự phòng
TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác
+ Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 642 để theo dõi tất cả chi phí liên quan đến bộ phận quản lý tại đơn vị Bao gồm:
TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý
TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ