Trình tự xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng,chế độ công tác và lề lối làm việc

Phụ lục Lời nói đầu I ) Các khái niệm / Tổ chức ? / Xác lập xử lý mối quan hệ II ) Trình tự xác lập / Những nguyên lý tổ chức / Các c¬ cÊu tỉ chøc III ) Tỉng kÕt IV ) Thực trạng vận dụng Đề xuất phơng án giải lời nói đầu Thế kỷ XX vừa khép lại nh mét trang sư võa rùc rì, võa kinh hoµng lịch sử nhân loại Còn sớm để tỉng kÕt vỊ bÊt cø mét lÜnh vùc nµo cđa thÕ kû nµy Song mét sè lÜnh vùc , muộn từ ngời kỷ đặc biệt hệ sinh viên chủ nhân tơng lai đất nớc kế thừa cách chọn lọc đồng thời ứng dụng tốt học mà đại diện lỗi lạc kỷ trớc đà trải nghiệm đúc kết Một lĩnh vực đặc biệt Quản lý tổ chức Cha quản lý có vai trò quan trọng nh ngày nay, tổ chức Cha ngời làm quản lý đứng trớc nhiều hội thử thách nh năm đầu kỷ XX Cũng nh cha cách thức tổ chức quản lý ảnh hởng trực tiếp đến thành bại cộng đồng cách rõ rệt đến nh việc cải tiến quản lý cách có lại trở thành nhiệm vụ quan trọng nh vậy.Trong bối cảnh đó, việc kế thừa vận dụng cách sáng tạo thành tựu quản lý kỷ trớc đà trở thành nhu cầu cấp bách Bởi vì, kỷ XX không kỷ tiến vợt bậc công nghệ mà kỷ thành tựu cha có quản lý Mặc dầu hoạt động quản lý đời từ xa xa, bắt đầu có xà hội loài ngời, có lao động tập thể, có phân công hợp tác, song nhiều kỷ, quản lý hầu nh dẫm chân chỗ tình trạng thiếu kinh nghiệm chủ nghĩa, không lý luận, không nguyên lý, nguyên tắc Tình hình đà thay đổi nhiều sau F.W.Taylor công bố " Những nguyên lý quản lý cách khoa học" (1911).Các công trình nghiên cứu, tổng kết quản lý tới tấp xuất Hàng loạt vấn đề quản lý đợc phát hiện,phân tích hệ thống hoá, khoa học hoá Lý luận quản lý hình thành soi sáng cho thực tiễn để lại phát triển nhanh sở tổng kết thực tiễn phong phú sống động Nhờ đó, vai trò quản lý đợc nâng cao Quản lý trở thành nhân tố định sức sống thành công tổ chức Vấn đề quản lý ngày thu hút quan tâm ngời Mọi thành viên tổ chức, ngời quản lý ngời bị quản lý, đạt đợc mục tiêu thông qua vận dụng yếu tố quản lý Em hy vọng tiểu luận nhỏ giúp cho độc giả bạn cảm thấy hứng thú với nghề" tổ chức quản lý" nghề lâu bị mang tiếng "khô khan ", "cứng nhắc " Em hy vọng tiểu luận góp phần nhỏ bé để trở thành ngời bạn thân thiết gần gũi tất đÃ, trở thành "nhà quản lý" quan tâm đến tổ chức quản lý thành đạt kỷ Do hạn chế thời gian lực, tiểu luận khó tránh khỏi có khiếm khuyết Em mong đợc độc giả Khoa Thầy cô thông cảm góp ý thêm cho em để viết sau đợc hay Em xin chân thành cảm ơn ! nội dung I) Khái niệm 1)Tổ chức gì: Tổ chức cấu, máy hệ thống máy đợc xây dựng có chủ định vai trò chức đợc hợp thức hoá, thành viên thực phần việc đợc phân công với liên kết hữu nhằm đạt tới mục tiêu chung Tổ chức không xuất tự phát ngẫu nhiên, đợc hình thành dựa định với mong muốn có chủ định ngời thành lập tổ chức, nhằm thực hoạt động đạt tới mục tiêu đà chọn, qua liên kết chặt chẽ cá nhân hợp thành - Xuất phát từ nhiệm vụ cần tiến hành để đạt tới mục tiêu đà xác định không lý khác không phục vụ đồng thời mục tiêu khác - Có phân công lao động rành mạch : Mỗi ngời ,mỗi nhóm ngời phải hoàn thành khâu, phần nhiệm vụ đợc liên kết với tổng thể hoạt động chung - Có cấu tạo hợp lý gồm nhiều phận hợp thành có cấu điều khiển thống để vận hành guồng máy cách nhịp nhàng đại diện cho khối thống quan hệ với bên 2) Những nguyên tắc chung tổ chức : Nguyên tắc 4: Cần xác lập xử lý mối quan hệ chức chế độ công tác lề lối làm việc Quan hệ chức yếu tố quan trọng chế vận hành nh phần mềm tổ chức, thể trạng thái động tổ chức Xác lập xử lý đảm bảo trình vận hành đồng bộ, hài hoà guồng máy hoạt động, không chồng chéo vớng mắc, mâu thuẫn Cần nắm vững đặc điểm tổ chức để vận dụng phù hợp, sở số đặc điểm chung nh sau: - Trớc hết, cần nhận thức đợc phận phụ trách thuộc tuyến nµo ngang hay däc mèi quan hƯ xư lý Từ đó, thấy đợc cụ thể đối tác quan hệ, có liên quan đến phận nh nào; hình thức thực mối quan hệ qua văn ,phone mặt trực tiếp - Cần phân biệt mối quan hệ lâu dài, thòng xuyên mối quan hệ đột xuất, tạm thời để xử lý Với quan hệ lâu dài phải trì liên tục thờng có định kỳ, tránh đứt quÃng lâu Với quan hệ đột xuất, cần xử lý kịp thời dứt điểm - Chế độ công tác lề lối làm việc quy định nhằm điều chỉnh hành vi đối tợng tham gia mối quan hệ chức năng, đợc xây dựng thành nÕp vµ thãi quen ; thĨ hiƯn sù rµng bc tổ chức Chế độ công tác manh tính ổn định tong đối tính thể chế; chế độ sinh hoạt tập thể (hội nghị, hội ý, hội báo) chế độ thông tin (báo cáo, truyền đạt, thông báo thỉnh thị ) chế độ kiểm tra, đôn đốc (thờng xuyên, định kỳ) chế độ trách nhiệm (đánh giá, xử lý trách nhiệm) chế độ khen thởng kỷ luật v v Lề lối làm việc cần đợc không ngừng sửa đổi, cải tiến để phù hợp với ®iỊu kiƯn míi - C¬ së cđa viƯc xư lý mối quan hệ chức chức phận, chức danh với đờng ranh giới rõ, song không biệt lập.Trên thực tÕ, c¸c "vïng tr¸ch nhiƯm "thêng cã sù "giao thoa" "chång lÊn", thĨ hiƯn tÝnh mỊm dỴo cđa tỉ chøc Có tình đặc biệt buộc phải vợt ranh giới chừng mực đó, chí can thiệp vợt cấp; song không đợc lạm dụng sau can thiệp phải có giải thích để đối tác thông cảm, tránh nảy sinh thắc mắc, nghi kỵ, phá vỡ nếp quan hệ bình thờng Nếu qúa câu nệ, cứng nhắc làm hỏng việc sinh tệ quan liêu II ) Trình tự xác lập xử lý mối quan hệ chức năng,chế độ công tác lề lối làm việc 1)Những nguyên lý công tác tổ chức: "Nhiệm vụ ngời tổ chức trớc hết chỗ phải lựa chọn hợp lý ngời để đa vào biên chế doanh nghiệp mình, giao cho ngời lĩnh vực cụ thể định, vạch rõ mục đích, phối hợp công tác ,kiểm tra thực đồng thời đừng tự cho ngời thông thạo mặt kỹ thuật, đừng phân tán sức lực vào điều vụn vặt kỹ thuật chức năng, nhiệm vụ Ngời tổ chức phải thấy ngời huy tàu, ngời định hớng đi, thị, điều chỉnh trình hoạt động tàu.Và hết, ngời phải tự răn không lúc nghĩ lĩnh vực kỹ thuật hiểu biết ngời Cũng nh thuyền trởng công việc họ lựa chọn thuỷ thủ nhân viên thích hợp nhng cán nhân viên không điều trớc hết chứng tỏ ngời thuyền trởng tồi khác Biết vợt khỏi gánh nặng công việc vụ - phẩm chất ngời lÃnh đạo,ngời tổ chức 2) Các cấu tổ chức Để sử dụng đắn lực lợng vấn đề quan trọng không biết dồn phần lớn lực lợng vào điểm định, mà phải biết lần lợt đa lực lợng vào phân chia công việc trớc mắt thành khoảng thời gian định phải biết cách phân bố lực lợng để khoảng thời gian có cách xếp lợng thích hợp Nh ngời ta thờng nói, phân chia lực lợng thành đội quân định đa đội quân vào trận đánh theo trình tự định vào thời điểm định thời điểm định, công tác tổ chức để hoàn thành nhiệm vụ thu hút nhiều, ngời tham gia, dới hình thức tổ chức hay tổ chức khác Ngời lÃnh đạo nắm đợc tơng đối xác lực luợng hoạt động vào lúc hay lúc khác, đội quân dới quyền đợc đa vào chiên đấu theo trình tự nào, lúc đâu cần phải tập trung lực lợng vật chất Tiến hành tổ chức quản lý vào nguyên lý phân công công việc theo chức năng, tách biệt rõ ràng chức kế hoạch với chức thừa hành thiết lập cấu quản lý cách tơng ứng.Trong chế quản lý cũ ,ngời ta đòi hỏi công nhân gánh vác toàn chức trách toàn trình tự công việc, bao gồm chi tiết công việc hoàn thành công việc Ngoài ra, công nhân phải gánh vác toàn công việc lao động chân tay thực tế Taylor nói tổ chức quản lý vào nguyên lý phân công theo chức ,phân định rõ chức quản lý Ông chủ trơng xoá bỏ hình thức tổ chức trực tuyến theo kiểu quân đội thay vào hình thức tổ chức theo chức Cụ thể vào yêu cầu phân công theo chức năng, ông đà đặt nhân viên quản lý chức : Quản lý trình tự tác nghiệp Quản lý thao tác Quản lý giá thành Quản lý kỷ luật Quản lý kỹ Quản lý tốc độ Quản lý sửa chữa Quản lý chất lợng Taylor cho rằng, việc thực phân công theo chức quản lý có nhiều u điểm - Cơ cấu trực tuyến: Cơ cấu trực tuyến có đặc điểm mối quan hệ nhân viên tổ chức đợc thực đờng thẳng Ngời thừa hành nhận thi hành mệnh lệnh ngời cấp trực tiếp Ngời phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn kết công việc ngời dới quyền Kiểu cấu thích hợp với chế độ thủ trởng, tăng cờng trách nhiêm cá nhân, tránh đợc tình trạng ngời thừa hành phải thi hành thị khác nhau, chí mâu thuẫn với ngời phụ trách Tuy nhiên, kiểu cấu có nhợc điểm : thủ trởng phải có kiến thức toàn diện, thuộc nhiều lĩnh vực khác Mặt khác, không tận dụng đợc chuyên gia có trình độ cao chức quản trị Trong thực tế, đến kiểu cấu tổ chức đợc sử dụng có phạm vi hẹp (ngành, tổ đội sản xuất) - Cơ cấu chức : Mở rộng phạm vi toàn doanh nghiệp kiểu cấu cho phép cán phụ trách phòng chức có quyền mệnh lệnh vấn đề có liên quan đến chuyên môn họ cho nhân viên phân xởng, phận sản xuất Ưu điểm kiểu cấu thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho cán huy chung doanh nghiệp Một u điểm khác phân công theo chức quản lý xác định rõ ràng nhiệm vụ nhân viên quản lý chức năng, ứng dụng nguyên tắc quản lý công nhân lao động quản lý Một nhân viên quản lý chức cần hoàn thành toàn nhiệm vụ quản lý đợc hởng thêm phụ cấp tăng thêm thu nhập nh công nhân Còn không đạt mục tiêu nhận đợc mức lơng thấp Nhợc điểm cấu vi phạm chế độ thủ trởng, dễ sinh tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng,thiếu kỷ luật cách chặt chẽ - Cơ cấu tổ chức trực tuyến -chức năng: Là kiểu cấu kết hợp hai kiểu trình bày Theo kiểu này, ngời thủ trởng đợc giúp sức phòng chức năng, chuyên gia, hội đồng t vấn việc suy nghĩ, nghiên cứu bàn bạc tìm giải pháp tối u cho vấn đề phức tạp Tuy nhiên, quyền định vấn đề thuộc thủ trởng Những định quản lý phòng chức nghiên cứu đề xuất đợc thủ trởng thông qua , biến thành mệnh lệnh đợc truyền đạt từ xuống dới theo tuyến đà quy định Các phòng chức có trách nhiệm tham mu cho toàn hệ thống trực tuyến Đặc biệt, cần nhấn mạnh : Các phòng chức quyền mệnh lệnh cho phân xởng phận sản xuất Kiểu cấu tổ chức vừa phát huy lực chuyên môn phận chức năng, vừa bảo ®¶m qun chØ huy cđa hƯ thèng trùc tun )Tóm tắt vấn đề : Do tổ chức kiểu truyền thống coi thành viên cá nhân riêng lẻ không đối xử với họ nh thành viên tổ chức, nên phải xác định rõ quyền hạn trách nhiệm thành viên không thành viên tổ chức dễ dàng xảy mâu thuẫn việc phân chia quyền hạn trách nhiệm, cá nhân muốn mở rộng phạm vi quyền hạn lực Đối với cấp lại dùng phơng thức mặc nịnh bợ để giành lợi nhỏ phận, đơn vị mà giá phải trả thờng thiệt hại đến ngời khác công việc tập thể Cấp kiểm soát chặt chẽ, ngời lÃnh đạo chuyên quyền tình trạng tranh giành quyền lợi diên mạnh mẽ liệt Trong cán lÃnh đạo tổ chức, phân hai loại Có cán lÃnh đạo chiến lợc, nghĩa cá nhân, có khả bao quát tình hình rộng rÃi, đặt mục tiêu bản, dự kiến xa tất khả năng, mạnh bạo phối hợp yếu tố Đấy lÃnh tụ với đầy đủ ý nghĩa chữ Mặt khác có ngời lÃnh đạo thiếu khả đặt kế hoạch, dự kiến tơng lai nhng lại biết nhanh chóng xác định phơng hớng tình sẵn có có định đắn kiên Tóm lại : Đối với ngời cán tổ chức, đặt yêu cầu nh sau: Ngời phải có lực định quản lý, nghĩa biết bắt buộc ngời khác hoàn thành nhiệm vụ Thờng thờng ý chí kiên quyết, tính kiên trì nghị lực tạo lực Ngời cần có sáng kiến, nghĩa biết tìm thấy phơng thức để tiến hành công việc biết phơng thức mơí để tiến hành công việc biết dĩng cảm thực Ngời cần phải a thích thờng xuyên hoạt động theo kế hoạch, nghĩa phải biết hình dung toàn nhiệm vụ, biết chia nhiệm vụ thành yếu tố cấu thành, biết vạch kế hoạch sau, v v III )Tæng kÕt : Theo em, Tổ chức chức quan trọng quản lý nhà nớc kinh tế, đặc biệt thời kỳ đổi kinh tế Nhà nớc cần xếp ,tổ chức lại đơn vị kinh tế, quan trọng cấp thiết xếp củng cố lại doanh nghiệp nhà nớc; tổ chức vùng kinh tế, khu công nghiệp, khu chế xuất, nhằm tạo nên cấu kinh tế hợp lý Nhà nớc cần tổ chức lại hệ thống quản lý, xếp lại quan quản lý nhà nớc kinh tế t Trung ơng đến sở, đổi thể chế thủ tục hành chính, đào tạo đào tạo lại, xếp đội ngũ cán công chức quản lý Nhà nớc quản lý doanh nghiÖp, thiÕt lËp mèi quan hÖ kinh tÕ với nớc tổ chức quốc tế Và việc cần xác lập xử lý mối quan hệ chức năng, chế độ công tác lề lối làm việc ngày trở nên cấp bách sống DN Vì không xác lập xử lý mối quan hệ chức năng, chế độ công tác lề lối làm việc doanh nghiệp không đạt đợc mục tiêu đề doanh nghiệp bị rơi vào tình trạng trì trệ, không lối thoát doanh nghiệp phát triển đợc thiếu cấu quản lý doanh nghiệp vững chắc.Hơn nữa, níc ta l¹i cã mét nỊn kinh tÕ l¹c hậu, sở hạ tầng thấp công nghệ lạc hậu trình độ tay nghề công nhân cha cao, có nhiều tợng công nhân làm việc chồng chéo tranh giành công việc nhau, không chuyên môn hoá công việc đợc nh cách thức quản lý Nhật Bản Nhật Bản có đợc quy trình quản lý công nhân thành thạo, mức độ chuyên môn cao Vì điều kiện kinh tế thị trờng, có cạnh tranh gay gắt nớc ta công việc cần xác lập xử lý mối quan hệ chức năng, chế độ công tác lề lối làm việc ngày trở nên quan trọng cần thiết hết Theo em, với cơng vị sinh viên ngồi ghế nhà trờng em thấy phải có trách nhiệm đóng góp phần công sức, kiến thức nhỏ bé để tạo cho đất nớc kinh tế vững IV ) Thực trạng vận dụng : Bên cạnh thành tựu đạt đợc trình đổi mới, quản lý nhà nớc kinh tế nhiều mặt hạn chế yếu Thứ "Quản lý nhà nớc cha ngang tầm với đòi hỏi thời kỳ mới, cha phát huy đầy đủ mặt tích cực hạn chế đợc tính tự phát, tiêu cực kinh tế thị trờng" Thứ hai, hệ thống luật pháp, chế sách cha đồng quán, thực cha nghiêm Nguyên nhân tình hình có nhiều, nhng có nguyên nhân chủ yếu : Nớc ta trình đổi mới, cũ cha hoàn toàn đi, cha đời đồng Việc xây dựng Nhà nớc dân, dân, dân quản lý kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo chế thị trờng công việc mẻ vừa làm vừa tìm tòi rút kinh nghiệm Việc tự đổi mới, tự chỉnh đốn doanh nghiệp công tác tổ chức, xác lập xử lý quan hệ chức thiếu khoa học nh cha đủ tâm để nâng cao hiệu quản lý doanh nghiệp Công việc tổ chức lại phận phòng ban doanh nghiệp yêu cầu vô cấp bách cần thiết doanh nghiệp Việt Nam đề xuất cá nhân phơng án giải Nhà nớc ta cần phải cải cách hành việc đa ssách, quy định, hỗ trợ công việc kinh doanh quản lý doanh nghiệp trình làm quen với kinh tế thị trờng có cạnh tranh gay gắt, giảm bớt thủ tục hành quy chế phơng pháp thực hiện, hạn chế tối đa phong cách quan liêu phiền hà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển kinh tế nớc ta nói chung điều kiện kinh doanh cho doanh nghiệp nói riêng, góp phần quan trọng vào việc thu hút nâng cao hiệu vốn đầu t nớc Đa nớc ta trở thành nớc có công nghiệp phát triển sánh ngang tầm với giới Do hạn chế thời gian lực, tiểu luận khó tránh khỏi có khiếm khuyết Em mong đợc độc giả Khoa Thầy cô thông cảm góp ý thêm cho em để viết sau đợc hay Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo Giáo trình tổ chức quản lý - Trờng Đại học Quản Lý Kinh Doanh 1 Giáo trình Tinh hoa quản lý - NXB Thanh Niên Bài giảng Quản lý kinh tế - Học viện Chính trị quốc gia Quản trị học - Trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân Quản trị kinh doanh Trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân Một số báo Đầu t