Tổng quan dự án chương trình pr cộng đồng

TỔNG QUAN DỰ ÁN

Chương trình PR cộng đồng

- Độ tuổi: 65 tuổi trở lên

- Giới tính: Nam & Nữ (Nam chiếm đa số)

- Trình độ: Tiểu học trở lên

- Nghề nghiệp: Cựu thương binh liệt sĩ

- Địa điểm: Trung Tâm điều dưỡng thương binh và người có công long đất

- Địa chỉ: KP Hải Sơn, TT Long Hải, H Long Điền, Bà Rịa – Vũng Tàu

Hình 1.1: Hình ảnh trung tâm điều dưỡng thương binh và người có công long đất

Cựu thương binh thường mang trong mình tinh thần kỷ luật và tổ chức, nhờ vào quá trình đào tạo trong quân đội Họ áp dụng những nguyên tắc này vào cuộc sống hàng ngày, từ việc lập kế hoạch và quản lý thời gian cho đến việc duy trì sự gọn gàng và ngăn nắp trong không gian sống của mình.

Cựu thương binh thường phải đối mặt với nhiều trạng thái tâm lý sau khi trải qua thương tật, bao gồm cảm giác mất mát, buồn bã, sợ hãi, căng thẳng và khó chịu Trong một số trường hợp, họ có thể phát triển các vấn đề tâm lý nghiêm trọng như rối loạn căng thẳng sau chấn thương, trầm cảm hoặc lo âu.

- Thích hoạt động ngoài trời: Một số cựu thương binh có sở thích tham gia vào hoạt động ngoài trời như cho cá ăn vào buổi chiều mát.

Nghệ thuật và sáng tạo đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống của nhiều cựu thương binh, khi họ tham gia vào các hoạt động như vẽ tranh, điêu khắc, chụp ảnh, viết lách và âm nhạc Những sở thích này không chỉ giúp họ thể hiện cảm xúc mà còn tạo ra một không gian sáng tạo để thư giãn và tìm lại bản thân.

1.1.2 Xác định mục tiêu chương trình PR cộng đồng

- Nhận biết: Tăng độ tiếp cận và mức độ nhận biết về dự án cộng đồng đến với mọi người để gợi nhớ đến ngày 27/7

- Thái độ: Tăng độ yêu thích và niềm tin, ý nghĩa của chương trình dự án cộng đồng

- Hành vi: Thực hiện các hoạt động kêu gọi quyên góp như bán vé tham dự chương trình, bán hàng gây quỹ.

1.1.3 Xây dựng thông điệp/slogan của chương trình PR cộng đồng

- Thông điệp “Ngọt ngào trao yêu thương”

- Slogan “Ngọt ngào trao yêu thương – Cánh hồng mãi không phai”

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức nhóm Sugar Candy

Nhóm "Sugar Candy" mang ý nghĩa ngọt ngào và vui vẻ, với mục tiêu tạo ra và chia sẻ các tác phẩm nghệ thuật cùng những ý tưởng sáng tạo đầy tính ngọt ngào Nhóm hướng đến việc mang lại niềm vui và sự sáng tạo trong từng sản phẩm của mình.

● Năm thành lập: Nhóm Sugar Candy chính thức được thành lập ngày 26 tháng 6 năm 2023

Tầm nhìn - Tháng 8 năm 2023 Sugar Candy là team Event thành công nhất trong ngành Quan hệ công chúng PR & Tổ chức sự kiện

- Mục tiêu Sugar Candy sẽ thu hút sự quan tâm và ủng hộ từ công chúng để ngày càng trở nên lớn mạnh hơn

- Sự kiện của Sugar Candy sẽ tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ và độc đáo cho khách hàng.

- Mang lại giá trị lớn cho cộng đồng

- Sáng tạo: Team đặt sự sáng tạo làm giá trị cốt lõi, khám phá và phát triển các ý tưởng mới

Đội ngũ sự kiện cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao và trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng Chúng tôi tập trung vào việc tổ chức các sự kiện tinh tế, chuyên nghiệp, nhằm tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ cho tất cả mọi người tham gia.

1.3 Thiết kế sự kiện gây quỹ

- Giới tính: Nam và Nữ

- Trình độ: Cao đẳng, đại học

- Nghề nghiệp: Sinh viên, học sinh, khách quen của quán Là Nhà, dân văn phòng

- Địa điểm: Là Nhà Cafe, 463/69 Lê Đức Thọ, P16, Q Gò Vấp, Tp HCM

● Hành vi trong cuộc sống:

Trong thời đại xã hội phát triển nhanh chóng, học sinh và sinh viên cần nỗ lực học tập để trở nên xuất sắc Sau những buổi học căng thẳng, họ thường tìm đến các quán cafe để trao đổi bài tập và thư giãn Với nhiều deadline áp lực, sinh viên cần những không gian chữa lành tâm hồn, như quán cafe có nhạc acoustic, hay những hoạt động như ăn đồ ngọt, làm bánh kem và thủ công, giúp giải tỏa căng thẳng sau những giờ học mệt mỏi.

● Hành vi tham gia sự kiện:

Học sinh, sinh viên hiện nay thường ưa chuộng những hoạt động thú vị và nhẹ nhàng, như các sự kiện âm nhạc acoustic đầy cảm xúc Họ tìm kiếm những trải nghiệm chữa lành và đồng điệu với tâm hồn sau những ngày mệt mỏi, thể hiện sự nhiệt huyết của tuổi trẻ Thông thường, các bạn trẻ đi cùng những người bạn thân thiết, chia sẻ mọi điều trong cuộc sống, và lựa chọn những không gian có bầu không khí nhẹ nhàng, lãng mạn.

● Tâm lý trong cuộc sống:

Sinh viên thường dành thời gian cho mạng xã hội, tham gia quỹ từ thiện và tình nguyện, ủng hộ các hoạt động xã hội qua dự án phi lợi nhuận và sự kiện hỗ trợ người khó khăn, trẻ em kém may mắn Họ cũng tận dụng thời gian rảnh để gặp gỡ, du lịch, mua sắm và thưởng thức cafe với bạn bè và người thân, nhằm gắn kết hơn với mọi người.

● Tâm lý trong sự kiện:

Sự kiện này sẽ mang đến không khí ấm áp, giúp người tham gia xoa dịu mệt mỏi và hòa mình vào sự sôi động của buổi lễ Nó tạo cơ hội cho họ tự tin chia sẻ câu chuyện cá nhân và kết nối với những người xung quanh Người tham gia sẽ học được cách yêu thương, gặp gỡ những người họ quý mến, và có không gian chụp hình đẹp để lưu giữ kỷ niệm với bạn bè Đặc biệt, sự kiện cần đảm bảo tính an toàn và chất lượng từ trang trí, âm thanh đến ánh sáng, để thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng sâu sắc Cuối cùng, chất lượng sự kiện sẽ được đánh giá dựa trên giá trị mà nó mang lại và mức giá hợp lý cho người tham gia.

● Tiêu chí lựa chọn địa điểm

- Địa điểm phải rộng rãi, thoải mái.

- Địa điểm gần trường nằm trong khu vực quận 12 hoặc lân cận để thuận tiện cho việc đi lại.

- Về giá cả phải phù hợp với ngân sách của nhóm, giá sẽ rơi vào khoảng 2.000.000 - 2.500.000 VND.

- Có hoặc gần bãi giữ xe.

- Về thời gian nhóm muốn chọn một địa điểm được thương lượng kỹ về mặt giờ giấc.

- Dễ dàng vận chuyển các thiết bị cần thiết cho sự kiện: Loa, thiết bị của ban nhạc, các vật dụng phục vụ

Sân bóng rổ toà P – Trường Cao đẳng FPT

- Địa điểm gần trường nằm trong khu vực quận 12, thuận tiện cho việc đi lại

- Thời gian tự do Có nguồn điện

- Dễ dàng vận chuyển các thiết bị cần thiết cho sự kiện

- Địa điểm rộng rãi Nhược điểm

- Không có nhiều cây xanh, buổi trưa sẽ khá nóng

- Không có sẵn đồ ăn, thức uống tại chỗ

- Giữ nhiệt nguyên liệu kém

Khu đất trống: Hà Huy Giáp (Quận 12) Ưu điểm

- Địa điểm rộng rãi, thoáng mát

- Có thể tổ chức nhiều trò chơi vận động

- Thời gian tự do thoải mái

- Dễ di chuyển các thiết bị cần thiết cho sự kiện Nhược điểm

- Di chuyển qua địa điểm khó khăn

- Làm việc về phía sở hữu đất khó khăn

- Bất tiện về thời tiết

- Phải làm việc với nhiều đối tượng khác nhau để xin giấy phép

Là Nhà Café 463/69 Lê Đức Thọ, P16, Q.

- Địa điểm rộng rãi, thoáng mát, phù hợp cho các hoạt động của đêm nhạc

- Nằm lân cận quận 12 thuận tiện đi lại

- Điều kiện giữ nhiệt đồ ăn, thức uống tốt

- Sạch sẽ, có nhiều cây xanh

- Dễ dàng vận chuyển các thiết bị liên quan đến sự kiện

- Bãi giữ xe rộng rãi

- Không có sẵn âm thanh

- Số lượng bàn ghế ít hơn so với lượng khách mời

● Địa điểm nhóm chọn: Là Nhà Cafe, 463/69 Lê Đức Thọ, P16, Q Gò Vấp, Tp HCM 1.3.3 Thời gian

● Thời gian chọn tổ chức

Sự kiện sẽ diễn ra vào lúc 16:00 ngày 28/7 và kéo dài đến 19:00 cùng ngày, với thời gian chương trình khoảng 3 tiếng Đây là cơ hội tuyệt vời để tổ chức và tham gia các hoạt động vui chơi trong đêm nhạc, giúp các bạn trẻ tạm gác lại deadline Ngày 28/7/2022 rơi vào thứ 6, rất phù hợp với sinh viên, khi đây là thời điểm cuối tuần để họ tận hưởng những giây phút giải trí cùng bạn bè.

● Concept: Nhóm lựa chọn là Ngọt

Chương trình âm nhạc ngọt ngào kết hợp với buffet bánh ngọt mang đến cho khán giả những khoảnh khắc thư giãn và ấm áp Góc trưng bày ảnh về các loại bánh không chỉ giúp người tham quan hiểu rõ hơn về ý nghĩa của từng món bánh mà còn tạo cơ hội cho khách mời chụp ảnh lưu niệm Sự kiện này được lấy cảm hứng từ những câu chuyện tình yêu lãng mạn, nơi các đôi bạn trẻ cùng nhau thưởng thức âm nhạc và hương vị bánh ngọt, tạo nên những kỷ niệm đáng nhớ.

● Theme: Hồng Pastel và xanh Pastel

Màu hồng thường gợi nhớ đến sự nhẹ nhàng và đáng yêu, mang trong mình biểu tượng của tình yêu dễ thương Khác với màu đỏ thể hiện tình yêu mãnh liệt, màu hồng thể hiện một khía cạnh dịu dàng và ấm áp của tình cảm.

Màu hồng tượng trưng cho tình yêu ngọt ngào và hồn nhiên, thể hiện sự lãng mạn và yêu đời Sự hiện diện của màu hồng trong cuộc sống mang lại cảm giác trẻ trung, năng động và vui tươi, làm cho mọi khoảnh khắc trở nên sống động hơn.

Màu sắc có ảnh hưởng lớn đến tinh thần và cảm xúc của con người Sự kiện Sugar Candy sẽ tạo ra một không gian thư giãn nhẹ nhàng và ngọt ngào cho khách mời Khi đắm chìm trong không gian này, khách mời sẽ cảm nhận như đang lạc vào thế giới kẹo ngọt, mang đến nguồn năng lượng vui tươi, sự khỏe khoắn và tinh thần lạc quan, tích cực hơn.

Màu pastel, đặc biệt là màu xanh pastel, đang trở thành xu hướng phổ biến hiện nay Gam màu này không chỉ thể hiện sự dịu dàng và nhẹ nhàng mà còn mang đến cảm giác ấm áp, khiến nó trở thành lựa chọn ưa chuộng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống.

Thiết kế sự kiện gây quỹ

- Giới tính: Nam và Nữ

- Trình độ: Cao đẳng, đại học

- Nghề nghiệp: Sinh viên, học sinh, khách quen của quán Là Nhà, dân văn phòng

- Địa điểm: Là Nhà Cafe, 463/69 Lê Đức Thọ, P16, Q Gò Vấp, Tp HCM

● Hành vi trong cuộc sống:

Trong thời đại xã hội phát triển nhanh chóng, học sinh và sinh viên cần nỗ lực học tập để trở nên xuất sắc Sau những buổi học, họ thường gặp nhau tại các quán cà phê để thảo luận về bài tập Áp lực với nhiều deadline khiến sinh viên cảm thấy căng thẳng, vì vậy họ tìm kiếm những nơi thư giãn và chữa lành tâm hồn Các quán cà phê với những đêm nhạc acoustic, hay những hoạt động như ăn đồ ngọt, làm bánh kem, và thủ công là những lựa chọn phổ biến giúp sinh viên giải tỏa stress sau những giờ học mệt mỏi.

● Hành vi tham gia sự kiện:

Học sinh, sinh viên ngày nay thường ưa chuộng những hoạt động thú vị, nhẹ nhàng và lãng mạn, như tham gia đêm nhạc acoustic, giúp họ chữa lành tâm hồn sau những ngày mệt mỏi Các bạn trẻ thường đi cùng những người bạn thân thiết, chia sẻ mọi điều trong cuộc sống và lựa chọn những không gian có bầu không khí êm dịu, tạo cảm giác thoải mái và gần gũi.

● Tâm lý trong cuộc sống:

Sinh viên thường dành thời gian cho các trang mạng xã hội, tham gia vào quỹ từ thiện và tình nguyện viên, hỗ trợ các hoạt động xã hội thông qua dự án phi lợi nhuận và sự kiện giúp đỡ những người khó khăn, trẻ em kém may mắn Ngoài ra, họ cũng tận dụng thời gian rảnh để gặp gỡ, du lịch, mua sắm và thưởng thức cà phê cùng bạn bè và người thân, với mong muốn gắn kết hơn với cộng đồng.

● Tâm lý trong sự kiện:

Sự kiện sẽ mang đến không khí chữa lành, giúp người tham gia xua tan mệt mỏi và hòa mình vào sự sôi động của buổi lễ Những khoảnh khắc ấm áp sẽ khuyến khích họ chia sẻ câu chuyện cá nhân và kết nối với nhau Đây cũng là cơ hội để họ học cách yêu thương và gặp gỡ những người mà họ quý mến Việc có khu vực chụp hình đẹp sẽ giúp họ lưu giữ những kỷ niệm đáng nhớ bên bạn bè và người thân Quan trọng hơn, sự kiện cần đảm bảo an toàn và chất lượng từ trang trí, âm thanh đến ánh sáng để thu hút sự chú ý và để lại ấn tượng sâu sắc Cuối cùng, giá cả hợp lý và chất lượng sự kiện sẽ quyết định sự hài lòng của người tham gia.

● Tiêu chí lựa chọn địa điểm

- Địa điểm phải rộng rãi, thoải mái.

- Địa điểm gần trường nằm trong khu vực quận 12 hoặc lân cận để thuận tiện cho việc đi lại.

- Về giá cả phải phù hợp với ngân sách của nhóm, giá sẽ rơi vào khoảng 2.000.000 - 2.500.000 VND.

- Có hoặc gần bãi giữ xe.

- Về thời gian nhóm muốn chọn một địa điểm được thương lượng kỹ về mặt giờ giấc.

- Dễ dàng vận chuyển các thiết bị cần thiết cho sự kiện: Loa, thiết bị của ban nhạc, các vật dụng phục vụ

Sân bóng rổ toà P – Trường Cao đẳng FPT

- Địa điểm gần trường nằm trong khu vực quận 12, thuận tiện cho việc đi lại

- Thời gian tự do Có nguồn điện

- Dễ dàng vận chuyển các thiết bị cần thiết cho sự kiện

- Địa điểm rộng rãi Nhược điểm

- Không có nhiều cây xanh, buổi trưa sẽ khá nóng

Khu đất trống: Hà Huy Giáp (Quận 12) Ưu điểm

- Địa điểm rộng rãi, thoáng mát

- Có thể tổ chức nhiều trò chơi vận động

- Thời gian tự do thoải mái

- Dễ di chuyển các thiết bị cần thiết cho sự kiện Nhược điểm

- Di chuyển qua địa điểm khó khăn

- Làm việc về phía sở hữu đất khó khăn

- Bất tiện về thời tiết

- Phải làm việc với nhiều đối tượng khác nhau để xin giấy phép

Là Nhà Café 463/69 Lê Đức Thọ, P16, Q.

- Địa điểm rộng rãi, thoáng mát, phù hợp cho các hoạt động của đêm nhạc

- Nằm lân cận quận 12 thuận tiện đi lại

- Điều kiện giữ nhiệt đồ ăn, thức uống tốt

- Sạch sẽ, có nhiều cây xanh

- Dễ dàng vận chuyển các thiết bị liên quan đến sự kiện

- Bãi giữ xe rộng rãi

- Không có sẵn âm thanh

- Số lượng bàn ghế ít hơn so với lượng khách mời

● Địa điểm nhóm chọn: Là Nhà Cafe, 463/69 Lê Đức Thọ, P16, Q Gò Vấp, Tp HCM 1.3.3 Thời gian

● Thời gian chọn tổ chức

Sự kiện sẽ diễn ra vào lúc 16:00 ngày 28/7 và kéo dài đến 19:00 cùng ngày, với thời gian khoảng 3 tiếng, tạo cơ hội cho mọi người tham gia các hoạt động vui chơi và thư giãn cùng bạn bè, tạm gác lại công việc Ngày 28/7/2022 rơi vào thứ 6, rất phù hợp với sinh viên, khi đây là buổi cuối trong tuần để họ có thể tận hưởng thời gian giải trí và kết nối với bạn bè.

● Concept: Nhóm lựa chọn là Ngọt

Chương trình âm nhạc ngọt ngào và lãng mạn kết hợp với tiệc buffet bánh ngọt mang đến những khoảnh khắc thư giãn ấm áp cho khán giả Tại sự kiện, góc trưng bày hình ảnh về các loại bánh kèm ý nghĩa giúp khách tham quan hiểu rõ hơn và tạo cơ hội chụp ảnh lưu niệm Những câu chuyện về những người yêu thích không gian âm nhạc ngọt ngào, cùng nhau thưởng thức hương vị bánh ngọt trong không khí lãng mạn, đã truyền cảm hứng cho chúng tôi tổ chức sự kiện này.

● Theme: Hồng Pastel và xanh Pastel

Màu hồng, với vẻ đẹp nhẹ nhàng và đáng yêu, thường được liên tưởng đến tình yêu dễ thương Khác với màu đỏ thể hiện tình yêu mãnh liệt, màu hồng mang đến cảm giác ấm áp và ngọt ngào, tượng trưng cho những mối quan hệ nhẹ nhàng và lãng mạn.

Màu hồng biểu trưng cho tình yêu ngọt ngào và hồn nhiên, mang đến sự lãng mạn và yêu đời Sự xuất hiện của màu hồng trong cuộc sống không chỉ làm cho mọi thứ trở nên trẻ trung và năng động hơn mà còn mang lại niềm vui tươi cho mỗi ngày.

Màu sắc có ảnh hưởng lớn đến tinh thần và cảm xúc của con người Sự kiện Sugar Candy hứa hẹn mang đến không gian thư giãn ngọt ngào cho khách mời, giúp họ như lạc vào thế giới kẹo ngọt Không gian này sẽ truyền tải năng lượng vui tươi, sự khỏe khoắn và tinh thần lạc quan, tích cực hơn cho tất cả mọi người.

Màu pastel, đặc biệt là màu xanh pastel, đang trở thành xu hướng được ưa chuộng hiện nay Màu sắc này không chỉ mang lại cảm giác dịu dàng và nhẹ nhàng, mà còn tạo ra sự ấm áp trong không gian sống.

Màu xanh pastel tượng trưng cho bầu trời và biển cả, mang đến cảm giác nhẹ nhàng, mát mẻ và bình yên Sự chân thành của màu sắc này khiến người nhìn cảm thấy thư thái và dễ chịu khi ngắm nhìn.

⇨ Chính vì vậy, Sugar Candy không thể bỏ qua cách kết hợp Xanh pastel với Hồng pastel.

Sự kết hợp này mang lại sự đáng yêu, trẻ trung đầy sức sống nhưng không kém phần thời trang

Thông điệp “Ngọt ngào trao yêu thương” thể hiện sự trao gửi tình yêu và lòng quan tâm một cách nhẹ nhàng, mang lại niềm vui và hạnh phúc cho người nhận Đây là lời chúc tốt đẹp, khích lệ, góp phần lan tỏa tình cảm tích cực trong cuộc sống.

1.3.6 Bộ ấn phẩm truyền thông

- Standee sự kiện “Đại tiệc ngọt”

Hình ảnh 1.3: Standee sự kiện Đại tiệc ngọt

- Poster sự kiện “Đại tiệc ngọt”

Hình ảnh 1.3.1 : Poster sự kiện Đại tiệc ngọt

- Vé tham dự sự kiện “Đại tiệc ngọt”

Hình ảnh 1.3.2: Vé tham dự sự kiện Đại tiệc ngọt

Phân bố nhân sự Lead tổng

2 Trang trí sự kiện Hậu cần

4 Kiểm tra các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng

Kỹ thuật (Âm thanh thiên vũ)

5 Điểm danh ca sĩ, band nhạc, MC, nhân sự Lead phó

(Quỳnh An) TRONG SỰ KIỆN

Check – in và đón khách- tiệc buffet bánh ngọt

Chương trình mở cửa chào đón khách mời, cho phép họ tìm chỗ ngồi và tham quan sự kiện Khách có thể ghé thăm khu triển lãm bánh, chụp ảnh tại tháp bánh kẹo và thưởng thức tiệc buffet bánh ngọt hấp dẫn.

MC giới thiệu khai mạc

Bắt đầu đêm nhạc acoustic bằng tiết mục thứ nhất

Band nhạc xuất hiện trên sân khấu trình diễn hai bài hát mở đầu

Giới thiệu, tặng quà khách mời và nhà tài trợ

Mời nhà tài trợ và khách mời lên phát biểu

BTC tặng quà cho nhà tài trợ và khách mời

Band nhạc trình diễn set nhạc về tình yêu đôi lứa

11 18:25 – 18:40 15 phút Giờ nghỉ giữa buổi

Khán giả, khách mời có thể đi tới quầy

PG buffet bánh ngọt để lấy bánh, trái cây và các món ăn nhẹ

Tiết mục cuối khép lại chương trình

Band nhạc trình diễn những bài hát liên quan đến chủ đề và ghi lại được những khoảnh khắc đáng nhớ của chương trình

13 19:20 – 19:25 5 phút Bế mạc MC gửi lời cảm ơn MC Thanh

Tiễn khách ra về PG

- Tên sự kiện: Sweetie Melodies

- Thông điệp: Ngọt ngào trao yêu thương

- Ban tổ chức: Sugar Candy (Nhóm sinh viên khóa 18.1 ngành Quan hệ công chúng - PR &

- Địa điểm: Là nhà Coffee, 463/69 Lê Đức Thọ, P16, Q Gò Vấp, Tp HCM

- Khách mời: Thầy, cô giảng dạy trong chuyên ngành Quan hệ công chúng

- Khách hàng: Sinh viên, học sinh, khách vãng lai, dân văn phòng.

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Các đối tượng tham gia

2 Nhà tài trợ Panna Cotta 1 Mrs Minh Thư

3 Nhà tài trợ âm thanh Art Band 3 Mr Thiên Vũ

4 Ban nhạc Rustic Band 6 Rustic Band

5 Nhà tài trợ Là Nhà Cafe 1 Mrs Lan Anh

THƯ MỜI THAM DỰ “ĐẠI TIỆC NGỌT”

Sugar Candy xin gửi lời chúc sức khỏe và lời chào thân thương nhất đến thầy/cô Chúng em trân trọng mời thầy/cô tham gia sự kiện “Sweetie Melodies”, do nhóm Sugar Candy PR18201 tổ chức Sự kiện này thuộc dự án cộng đồng “Cánh Hồng Không Phai”, nhằm kêu gọi quyên góp cho Trung tâm điều dưỡng Long Đất, với hy vọng cải thiện cơ sở vật chất và chăm sóc cho các cựu chiến binh và người có công với Cách mạng.

Xin phép gửi thầy thông tin về sự kiện “Đại tiệc Ngọt - Sweetie Melodies”

Thời gian diễn ra sự kiện: 16h-19h – Thứ Sáu 28/7/2023. Địa điểm: Là Nhà Café – 463/69 Lê Đức Thọ, P16, Quận Gò Vấp, TP.HCM.

Sugar Candy rất mong được đón tiếp và chia sẻ niềm vui khi tận hưởng buổi tiệc cùng thầy/cô.

Sự hiện diện của thầy/cô tại buổi tiệc sẽ niềm vinh dự to lớn của chúng em.

Trân trọng kính mời! Đặng Tuấn Kiệt (Trưởng BTC)

- Phương thức: Gửi qua Email

2.1.2 Ca sĩ, band nhạc, MC

BAND NHẠC RUSTIC BAND ST

- Ca sĩ có thực lực

- Được nhiều sinh viên FPT yêu thích

- Chưa có nhiều kinh nghiệm

- Đã từng đi hát nhiều, giọng hát tốt

- Chưa hát được nhiều thể loại nhạc

- Kỹ năng giao lưu khán giả tốt

- Chơi được nhiều thể loại nhạc

- Không sắp xếp được nhiều thời gian để luyện tập

- Kỹ năng giao tiếp chưa tốt

- Chưa chơi được nhiều thể loại nhạc

- Có khả năng hoạt náo

- Giọng nói rõ, phát âm chuẩn

- Có khả năng xử lý tình huống tốt

- Xử lý tình huống tốt

- Nắm bắt kịch bản nhanh chóng

- Không mất phí (Là thành viên của Sugar Candy)

- Giọng nói to , rõ ràng

- Kỹ năng hoạt náo tốt

- Nội dung thư mời hợp tác:

Kính gửi [Tên ca sĩ]

Chúng tôi rất hân hạnh gửi đến anh/chị thư mời hợp tác trong dự án âm nhạc mới của chúng tôi.

Dự án này là một sáng kiến thiện nguyện nhằm gây quỹ hỗ trợ cho các thương binh và liệt sỹ, thể hiện tinh thần cao cả và nhân văn Chúng tôi tin rằng sự hợp tác với anh/chị sẽ tạo ra những giá trị đặc biệt cho cả hai bên.

Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để thảo luận về chi tiết dự án và hợp tác Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý vị sớm.

Trân trọng kính mời! Đặng Tuấn Kiệt (Trưởng BTC)

Tổ chức đưa đón khách

- Người tham dự tìm hiểu về địa điểm và chương trình trước khi tham gia thông ba Fanpage SWEETIE MELODIES hoặc qua truyền thông tại lớp

- BTC có sơ đồ hướng dẫn hoặc tạo QR code về thông tin địa chỉ của địa điểm diễn ra sự kiện

- Khách mời và khán giả phần lớn di chuyển bằng xe máy nên thuận tiện về bãi xe

- Có đội ngũ BTC túc trực ở các khu vực để hướng dẫn khách mời và khán giả

Bãi giữ xe được bố trí ngay tại địa điểm tổ chức, giúp khách di chuyển thuận tiện và tránh việc đi bộ xa, mang lại sự hài lòng cho khách hàng Đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp đảm bảo an ninh cho bãi xe, với sức chứa từ 50 đến 80 xe máy.

Khách tới sự kiện

- BTC sẽ dựng một standee trước cổng Là Nhà Café để cho khách dễ dàng nhìn thấy.

- Nhân viên giữ xe sẽ hướng dẫn khách tham gia đại tiệc ngọt nơi đậu xe.

Trước cổng vào sự kiện, một backdrop rực rỡ sắc màu được trang trí với những quả bóng bay đầy sáng tạo, cùng với một tháp bánh khổng lồ để khách có thể check-in Lối vào sẽ được trang trí bằng khung tranh các loại bánh, tạo nên không gian hấp dẫn và bắt mắt cho mọi người.

- Khách tham gia đại tiệc ngọt có 2 PG soát vé và đeo vòng tay buffet bánh cho khách.

- Khi khách mời đã có vòng tay sẽ được Nhân viên oder hướng dẫn vị trí chỗ ngồi.

- Khách tham dự buổi tiệc sẽ được ăn bánh ngọt thỏa thích, order nước và nghe những bản nhạc ngọt ngào do BTC chuẩn bị.

Không gian

Không gian sự kiện gồm:

● Khu vực cổng, soát vé:

- Những khách mời khi có vé tham dự sự kiện khi đến cổng sẽ có 2 bạn PG soát vé và hướng dẫn khách vào quán

Đối với những khách chưa sở hữu vé tham dự sự kiện, khi đến cổng 2, các PG sẽ giới thiệu về sự kiện và những trải nghiệm tuyệt vời mà khách mời sẽ được thưởng thức.

+ Sẽ được chụp hình, check in với nhiều góc sống ảo tại quán

+ Thưởng thức buffet bánh ngọt thỏa thích, cùng với nước free khi mua vé buffet

+ Đồng thời khách còn được thưởng thức âm nhạc

- Khi khách vào đến bãi giữ xe sẽ có 1 bạn hướng dẫn khách đậu xe gọn gàng

- Khu vực để xe rộng rãi, thoáng mát không chen lấn 1 phần cũng giúp khách khi lấy xe chạy ra vào cũng thấy dễ chịu hơn

● Khu vực vị trí chỗ ngồi:

Quán Là Nhà Café sở hữu không gian thoáng đãng và sân rộng rãi, với nhiều cây xanh tươi mát, tạo cảm giác thoải mái cho khách tham dự khi hòa mình vào thiên nhiên Dù sự kiện diễn ra vào lúc 16 giờ, thời tiết vẫn rất dễ chịu.

Team Sugar Candy sẽ chuẩn bị những dãy bàn dài cho khách hàng đến với bạn bè và gia đình, cùng với bàn dành riêng cho các cặp đôi Những vị trí ngồi xung quanh sân khấu mang đến trải nghiệm thú vị, cho phép khách vừa thưởng thức bánh ngọt, uống nước và thưởng thức âm nhạc.

● Khu vực triển lãm tranh:

Sugar Candy hướng tới việc tạo ra những chiếc bánh ngọt độc đáo, nhằm thu hút sự chú ý của khách tham dự tại các khu vực triển lãm tranh Đội ngũ của chúng tôi sẽ bố trí các khung tranh ở những góc khác nhau trong quán, giúp tăng cường sự hấp dẫn và thu hút ánh nhìn từ khách hàng.

Chụp hình check-in là một yếu tố thiết yếu trong trải nghiệm của khách hàng Đội ngũ đã khai thác tâm lý này bằng cách tạo ra nhiều góc chụp hình sống ảo đẹp mắt và hấp dẫn, giúp thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng mạnh mẽ.

- Đầu tiên, khi vào cổng khách mời sẽ được chụp hình với tháp bánh khổng lồ cùng với chiếc bánh kem to màu hồng pastel thật ngọt

Khu vực buffet bánh ngọt được trang trí với hai gam màu chủ đạo là hồng pastel và xanh pastel, tạo nên không gian mát mẻ và dễ chịu cho khách mời Hình ảnh check-in tại đây sẽ mang lại cảm giác ưa nhìn và thu hút, giúp lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ.

- Sau đó, khách mời sẽ được thưởng thức âm nhạc trong một không gian cực chill tại quán

- Sân khấu được bố trí rộng rãi và thoáng khách mời sẽ không lo bị khuất tầm nhìn khi ngồi thưởng thức âm nhạc

- Sẽ có 2 bạn trakcare hỗ trợ các bạn ca sĩ, mc cũng như là band nhạc trong suốt quá trình làm việc

Tại khu vực buffet, sẽ có hai nhân viên hướng dẫn khách mời lấy bánh và liên tục bổ sung bánh mới, tạo sự hấp dẫn cho thực khách Đặc biệt, với sự đa dạng của nhiều loại bánh ngọt, khách tham dự sẽ cảm thấy thú vị hơn khi trải nghiệm ẩm thực tại đây.

Tổ chức ăn uống

STT NỘI DUNG SỐ LƯỢNG CHI PHÍ

Những vấn đề khác

1 Fanpage bị report hoặc bị giảm tương tác

2 In ấn các ấn phẩm không kịp , in sai

3 Khán giả chưa nhận được vé

4 Khán giả đến quá ít

5 Đồ trang trí bị hư hỏng

6 Âm thanh bị trục trặc

10 Bãi giữ xe hết chỗ chứa

12 MC, ca sĩ, band nhạc không đến hoặc đến muộn

1 Mất file hinh ảnh và video trong sự kiện

Kịch bản MC

STT THỜI GIAN HOẠT ĐỘNG NỘI DUNG PHỤ TRÁCH

TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU CHƯƠNG TRÌNH

2 17h00 – 17h05 Thông báo chương trình sắp bắt đầu

Kính thưa quý vị, thay mặt Ban Tổ Chức, chúng tôi trân trọng mời quý vị khách mời và khán giả đang ở bên ngoài nhanh chóng vào trong và lựa chọn chỗ ngồi phù hợp để tham dự chương trình hôm nay Xin chân thành cảm ơn sự có mặt của toàn thể quý vị.

BẮT ĐẦU CHƯƠNG TRÌNH ÂM NHẠC

3 17h05 – 17h15 Khai mạc - Lời nói đầu tiên MC Thanh

Xin chào quý khách mời và khán giả, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến sự ủng hộ và đóng góp của quý vị cho chương trình hôm nay, góp phần vào mục đích cao cả mà chúng tôi hướng tới.

- Thanh Tiên - Xin được phép giới thiệu đến quý khách mời, quý khán giả của chương trình Đại tiệc ngọt Sweetie Melodies được tổ chức với thông điệp

Chương trình “Ngọt ngào trao yêu thương” là một hoạt động thiện nguyện nhằm gây quỹ hỗ trợ cựu thương binh tại trung tâm điều dưỡng ở huyện Long Điền, Bà Rịa – Vũng Tàu Toàn bộ số tiền quyên góp sẽ được sử dụng để trao tặng quà cho những người có công Ban tổ chức rất mong nhận được sự ủng hộ từ cộng đồng để cùng nhau lan tỏa yêu thương.

Chương trình bắt đầu với một buổi biểu diễn âm nhạc từ band nhạc RUSTIC BAND, không để khán giả chờ lâu, bài hát đầu tiên sẽ được trình bày ngay Sự ngọt ngào của tuổi học trò được thể hiện qua giọng ca ấm áp của nam ca sĩ Kiến Văn, hòa quyện cùng giọng ca ngọt ngào của nữ ca sĩ Lê Phương Xin mời quý vị cùng lắng nghe.

(RUSTIC BAND xuất hiện trên sân khấu trình diễn một bài hát mở đầu phù hợp với chủ đề chương trình)

- Xe Đạp – Song ca Kiến Văn – Lê Phương

Ca khúc “Xe Đạp” vừa được trình bày mang đến vị ngọt ngào của tình yêu tuổi học trò, đánh dấu món quà đầu tiên mà ban tổ chức muốn gửi tặng đến khán giả trong chương trình hôm nay.

5 17h25 – 17h55 Giới thiệu, tặng quà nhà tài trợ và khách mời chương trình

BTC xin trân trọng giới thiệu đến quý khán giả những đơn vị đồng hành đã góp phần quan trọng vào sự thành công của chương trình hôm nay Chúng tôi rất cảm kích sự hỗ trợ và đồng hành của các đơn vị này.

- Về phía nhà tài trợ chương trình xin được phép giới thiệu :

+ Chị Lan Anh chủ quán

Là Nhà café + Đại diện ART Band anh Thiên Vũ

- Xin được phép giới thiệu về phía trường Cao Đẳng FPT Polytechnic:

+ Cô Lê Nhựt Mi - giảng

MC Thanh Tiên viên chuyên ngành quan hệ công chúng PR & Tổ chức sự kiện

Để chương trình thành công và mang lại không khí ngọt ngào, sự hiện diện của nhà tài trợ Là Nhà café là rất quan trọng Xin mời đại diện của Là Nhà café lên sân khấu chia sẻ cảm nghĩ về sự kiện và lý do chị đã đồng ý cho Ban Tổ Chức tổ chức tại quán mình.

⇨ BTC xin được gửi những món quà ngọt ngào đến NTT Là Nhà Cafe để cùng nhau cảm nhận vị ngọt ngày hôm nay!

(MC cảm ơn khi nhà tài trợ trả lời câu hỏi xong)

Âm thanh đóng vai trò quan trọng trong sự kiện hôm nay BTC đã mời anh Thiên Vũ, đại diện ART Band, lên sân khấu để chia sẻ lý do anh quyết định hỗ trợ tổ chức chương trình này.

⇨ BTC xin được gửi những món quà ngọt ngào đến anh Thiên Vũ để cùng nhau cảm nhận vị ngọt ngày hôm nay!

(MC cảm ơn khi nhà tài trợ trả lời câu hỏi xong)

Cuối cùng, em xin trân trọng kính mời cô Lê Nhựt Mi lên sân khấu để chia sẻ cảm nghĩ của mình về sự kiện ngày hôm nay, nhờ vào sự chỉ bảo và hướng dẫn của cô mà chương trình đã diễn ra thành công.

⇨ BTC xin được gửi những món quà ngọt ngào đếnCô

Lê Nhựt Mi – GV Hướng dẫn dự án lần này, để cùng nhau cảm nhận vị ngọt ngày hôm nay!

(Cảm ơn khi cô trả lời xong)

Vào lúc 17h55 đến 18h25, MC đã giới thiệu tiết mục thứ hai của chương trình, nhấn mạnh rằng vị ngọt không chỉ có trong bánh kẹo mà còn hiện diện trong cuộc sống, đặc biệt là trong tình yêu Sau khi lắng nghe những cảm xúc ngọt ngào từ thời học trò, chương trình tiếp tục mang đến những trải nghiệm ngọt ngào về tình yêu ở độ tuổi đôi mươi.

Xin được mọi người cùng lắng nghe giọng ca của nữ ca sĩ Lê Phương sẽ gửi đến quý vị ca khúc

“Chuyện tình chàng nhà thơ” một sáng tác của nhạc sĩ Nguyễn Đức Cường.

(Ca sĩ: Lê Phương lên sân khấu thể hiện phần trình diễn của mình.)

- Chuyện tình chàng nhà thơ – Lê Phương

Ca sĩ Lê Phương xin gửi lời chào tới quý vị khán giả có mặt trong buổi tối hôm nay, chúc mọi người có một buổi tiệc vui vẻ và ý nghĩa Cô cũng chúc chương trình diễn ra thành công Tiếp theo, Lê Phương xin mời anh Kiến Văn, một người anh thân thiết, cùng tham gia biểu diễn.

MC Thanh Tiên quý vị ca khúc “Bốn chữ lắm”.

- Bốn chữ lắm – Kiến Văn &

MC: Xin cảm ơn Kiến Văn và Lê Phương đã cùng chương trình mang đến cho mọi người ở đây những giai điệu thật ngọt ngào của tình yêu.

Sự ngọt ngào của tuổi đôi mươi không chỉ thể hiện qua lời bài hát hay những khoảnh khắc trong tình yêu, mà còn là giai đoạn tuyệt vời nhất khi chúng ta đắm chìm trong tình cảm Hãy cùng dành một tràng pháo tay thật lớn cho phần trình bày của Tuấn Kiệt với ca khúc "Một đêm say"!

- Một đêm say – Tuấn Kiệt

MC: Mọi người Ơi, mọi người đã thấy ngọt ngào và say đắm trong giai điệu, âm nhạc tình yêu chưa?

Tiên tin rằng những ca khúc sắp tới của nam ca sĩ Nguyễn Hiếu sẽ chạm đến trái tim của mọi người nhờ giọng ca ấm áp và nội lực mạnh mẽ Anh là một thần tượng quen thuộc đối với sinh viên FPT Polytechnic TP HCM.

Và sau đây xin gửi đến tất cả mọi người ca khúc “Dành cho em”

Dành cho em – Nguyễn Hiếu (Ca sĩ: Hiếu giao lưu khán giả và tự giới thiệu bài hát)

- Có em bên đời bỗng vui - Nguyễn Hiếu

MC: Xin cảm ơn phần trình diễn vừa rồi của Ca sĩ Nguyễn Hiếu.

7 18h25 – 18h40 Nghỉ giữa buổi Thông báo nghỉ giữa buổi

MC: Vâng, thưa quý vị để ban nhạc và ca sĩ có thời gian nghỉ ngơi và chuẩn bị tốt hơn cho những ca khúc

MC Thanh Tiên sẽ tiếp tục mang đến cho quý vị những ca khúc ngọt ngào nhất Hãy cùng nhau dành khoảng 15 phút để nghỉ ngơi và thưởng thức món ăn nhẹ do Ban Tổ Chức chuẩn bị Xin mời quý vị cùng thưởng thức!

8 18h40 – 19h20 Tiết mục cuối MC: Chào mừng quý khán giả, quý khách mời đã quay trở lại chương trình Sweetie Melodies

Vị ngọt trong tình yêu không chỉ thuộc về tình yêu đôi lứa mà còn hiện hữu mạnh mẽ trong tình yêu gia đình, một tình cảm vĩnh cửu trong trái tim mỗi người con Hãy cùng lắng nghe ca khúc “Cha già rồi đúng không – Kiến Văn” để cảm nhận sâu sắc về vị ngọt của tình yêu gia đình.

Kịch bản chương trình

STT THỜI GIAN HOẠT ĐỘNG NỘI DUNG PHỤ TRÁCH

BẮT ĐẦU MỞ CỬA NHẬN KHÁCH

● Khách mời đến địa điểm sự kiện và được hướng dẫn đến nơi check-in.

● PG chào đón và cung cấp thông tin cần thiết về sự kiện.

● Khách mời được mời tham gia bữa tiệc buffet với một loạt món ăn và thức uống đa dạng.

2 17h00 – 17h05 Thông báo chương trình sắp bắt đầu

Thông báo chương trình chuẩn bị bắt đầu để khách ổn định chỗ ngồi

BẮT ĐẦU CHƯƠNG TRÌNH ÂM NHẠC

3 17h05 – 17h15 Khai mạc - Giới thiệu chương trình

- Tuyên bố lý do tổ chức chương trình

4 17h15 – 17h25 Tiết mục thứ nhất (RUSTIC BAND xuất hiện trên sân khấu trình diễn một bài hát mở đầu phù hợp với chủ đề chương trình)

- Xe Đạp – Song ca Kiến Văn – Lê Phương

5 17h25 – 17h55 Giới thiệu, tặng quà nhà tài trợ và khách mời chương trình

- Giới thiệu và mời nhà tài trợ và khách mời lên phát biểu

- Tặng quà quý khách mời, quý nhà tài trợ

MC giới thiệu tiết mục tiếp theo (Ca sĩ: Lê Phương lên sân khấu thể hiện phần trình diễn của mình.)

- Ngày chung đôi – Lê Phương

- Tình yêu màu nắng – Kiến Văn & Lê Phương

- Một đêm say – Tuấn Kiệt (Ca sĩ: Hiếu giao lưu khán giả và tự giới thiệu bài hát)

- Dành cho em – Nguyễn Hiếu

- Có em bên đời bỗng vui - Nguyễn Hiếu

MC: Xin cảm ơn phần trình diễn vừa rồi của Ca sĩ Nguyễn Hiếu.

Thông báo nghỉ giữa buổi MC Thanh Tiên

Tiết mục cuối của chương trình diễn ra từ 18h40 đến 19h20, sau giờ nghỉ giải lao, với sự biểu diễn của RUSTIC BAND Nhóm nhạc sẽ trình bày những ca khúc ngọt ngào, tập trung vào việc giao lưu và tương tác với khán giả, mang đến một trải nghiệm âm nhạc đáng nhớ.

- Cha già rồi đúng không – Kiến Văn

- Mẹ tôi – Lê Phương Tiếp theo là 2 tiết mục cuối để chuẩn bị khép lại chương trình

- Mặt trời bé con – Kiến Văn (Ca sĩ: Kiến Văn giao lưu cùng khán giả và mời Lê Phương lên thể hiện ca khúc cuối cùng để

MC Thanh Tiên khép lại chương trình)

Bài hát “Sống như những đóa hoa” của Kiến Văn và Lê Phương mang thông điệp tích cực, khuyến khích mọi người cùng nhau hòa nhịp và cất lên tiếng hát MC và ca sĩ đã kêu gọi khán giả tham gia, tạo nên một không khí vui tươi và đoàn kết Sống như những đóa hoa không chỉ là một lời mời gọi mà còn là một cách thể hiện niềm vui và sự gắn kết trong cuộc sống.

9 19h20 – 19h25 Bế mạc Cảm ơn quý khán giả, quý khách mời MC Thanh Tiên

10 19h25 – 19h30 Tiễn khách Tiễn khách ra về PG

Checklist

STT DANH SÁCH SỐ LƯỢNG GHI CHÚ ĐỒ TRUYỀN THÔNG

4 Thùng xốp giữ nhiệt 2 cái

2 Thùng quyên góp 1 cái ĐỒ DECOR

17 Bóng hình bánh kẹo 11 cái

25 Dao rọc giấy mini 1 cái

26 Cuộn băng keo trong 1 cuộn

33 Vải rèm trang trí 1 cái

TRANG THIẾT BỊ - SÂN KHẤU

Dự trù ngân sách

STT HẠNG MỤC ĐƠN VỊ

TÍNH GIÁ SỐ LƯỢNG THÀNH TIỀN GHI CHÚ

Tổng Cộng: 2.822.000 đ (Hai triệu tám trăm hai mươi hai nghìn đồng)

STT HẠNG MỤC ĐƠN VỊ TÍNH GIÁ SỐ LƯỢNG THÀNH TIỀN GHI CHÚ

Set 30 bong bóng trang trí Set 22.500 đ Set

2 Đồ bơm bong bóng Cái 16.000 đ 1 16.000 đ

8 Khay đựng kẹo 2 tầng Cái 58.500 đ 1 58.500 đ + ship

Set 50 gấu bông hồng giả

Quà tặng giảng viên Hộp bánh

100- 150.000 đ Dựa vào số giảng viên được mời

27 Quà tặng nhà tài trợ Hoa 50-70.000 đ 1 bó 50.000 đ

28 Quà tặng ca sĩ Hoa 50-70.000 đ 4 bó 200.000 đ

29 Dụng cụ hỗ trợ sự kiện

(Hai triệu bảy trăm bốn mươi hai nghìn đồng)

TRANG THIẾT BỊ - SÂN KHẤU

STT HẠNG MỤC ĐƠN VỊ TÍNH GIÁ SỐ LƯỢNG THÀNH TIỀN GHI CHÚ

(Bảy triệu không trăm bảy mươi nghìn đồng)

STT HẠNG MỤC ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG GIÁ GHI CHÚ

(mãng cầu quả quýt, thanh long nhn hồng

Tổng Cộng:425.000 đ (Bốn trăm hai mươi lăm nghìn đồng)

STT NỘI DUNG SỐ LƯỢNG CHI PHÍ

STT HẠNG MỤC SỐ LƯỢNG GIÁ THÀNH TIỀN GHI CHÚ

CÁC KẾ HOẠCH KHÁC

Kế hoạch truyền thông

- Đặt mục tiêu 1000 người theo dõi và yêu thích Sweetie Melodies

- TVC "Như thế nào là hạnh phúc?" đạt 1000 lượt xem, 1000 tương tác và 200 bình luận

- Thu hút hơn 1000 tương tác và 200 bình luận ở các bài đăng của Sweetie Melodies

- Đi truyền thông hầu hết các lớp học ở cả 3 toà F, P và T

- Nhận được nhiều quyên góp và hưởng ứng của các bạn sinh viên

- Tổ chức mini game đoán tên bài hát nhận vé sale

- Hỗ trợ combo vé đôi và vé đội

- Có hơn 60 người tham gia sự kiện Sweetie Melodies

- Trong đó vé đơn và vé đội chiếm đa số

● Triển khai các hoạt động “Ngọt ngào trao yêu thương”

Giai đoạn 1: Điều ngọt ngào lan tỏa (10/07 - 15/07) Content Fanpage: “Điều ngọt ngào lan tỏa”

Hoạt động 1: Bài viết về những điều “ngọt ngào” trong cuộc sống

Để viết nội dung hiệu quả cho hoạt động 1, cần xác định rõ thông điệp phù hợp với đối tượng mục tiêu, nhằm tạo sự thu hút và nâng cao nhận thức về sự kiện trong giai đoạn 1 Việc đăng tải trên trang và tương tác tích cực với công chúng sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả truyền thông.

STT Nội dung Khung giờ Ngày đăng

1 Đăng tải avatar nhóm Sweetie Melodies 11h00 10/07

2 Ra mắt tên dự án 20h00 10/07

3 Giới thiệu slogan của nhóm 11h00 13/07

5 Sự ngọt ngào đến từ bánh ngọt 11h00 14/07

6 Hãy trao cho nhau những hành động nhỏ bé nhưng chân thành để cảm nhận sự yêu thương 20h00 14/07

Hoạt động 2: Up story các bài hát và hình ảnh ngọt ngào

- Cách thức: Đăng story về hình ảnh ngọt ngào từ bánh kẹo và các bài hát ngọt ngào

Giai đoạn 2: Hành động ngọt ngào (16/07 - 27/07) Content Fanpage: “Hành động ngọt ngào”

Hoạt động 1: Cùng chia sẻ những công lao của những người kháng chiến

- Cách thức: Viết content về những công lao, những hy sinh to lớn của những anh hùng kháng chiến.

1 Viết content về tình yêu thương mà chúng ta dành cho nhau và dành cho quê hương đất nước 11h00 17/07

Hoạt động 2: Thông tin về sự kiện Sweetie Melodies

- Cách thức: Viết content về thông tin sự kiện, hoạt động truyền thông bán vé và bán bánh ngọt Đăng tải và tương tác với công chúng.

1 Giới thiệu về về sự kiện và sứ mệnh của sự kiện

2 Mở bán vé và thông tin địa điểm tổ chức sự kiện 20h00 19/07

3 Những khoảnh khắc truyền thông của Sweetie

6 Kêu gọi mua bánh ngọt 11h00 25/07

7 Bài PR về các hoạt động cũng như về band nhạc của sự kiện 20h00 25/07

8 Đừng quên cuộc hẹn với Sweetie Melodies 08h00 28/07

Hoạt động 3: TVC Sweetie Melodies

Nhóm thực hiện video mang thông điệp “Ngọt ngào trao yêu thương”, xoay quanh một ngày đi học của một bạn nữ Video sẽ được đăng tải và tương tác tích cực với công chúng để lan tỏa ý nghĩa của tình yêu thương trong cuộc sống học đường.

STT Nội dung Vị trí đăng video Khung giờ Ngày đăng Lượt xem

Hình: TVC của Sweetie Melodies Hình: TVC của Sweetie Melodies

Hoạt động 4: Bài PR “Đồng Hành Và Tri Ân” trên fanpage dự “Cánh Hồng Không

- Cách thức: Xin hỗ trợ truyền thông từ fanpage dự án tổng cho fanpage Sweetie Melodies và tương tác với bài viết.

STT Nội dung Vị trí đăng video Khung giờ Ngày đăng

1 Hỗ trợ truyền thông cho page Sweetie Melodies Fanpage Facebook:

Hoạt động 5: Truyền thông trực tiếp tại các tòa F,P,T

Truyền thông trực tiếp tại các lớp học là một phương pháp hiệu quả để kết nối với học sinh, bao gồm việc mời họ quét mã QR để tương tác với fanpage Đồng thời, việc quét mã QR cũng hỗ trợ trong các hoạt động gây quỹ, trong đó các PB/PG sẽ bán bánh gây quỹ nhằm mục đích hỗ trợ các hoạt động của lớp.

Hoạt động 6: Bán bánh ngọt gây quỹ

- Cách thức: Nhập sỉ các loại bánh: Su kem, bông lan, lá dứa, panna cotta, tiramisu để bán gây quỹ

Hoạt động 7: Bán hàng cá nhân

- Chỉ tiêu mỗi cá nhân: 06 vé

- Cách thức: Các bạn đăng bài trên trang cá nhân, bán trực tiếp cho khách hàng, bạn bè. Hoạt động 8: Minigame “gắn kết yêu thương”

- Cách thức tham gia:Và Sweetie Melodies có một mini game dành cho các bạn để chúng ta có thể "gắn kết yêu thương cùng với nhau".

Phần quà hấp dẫn dành cho người chiến thắng sẽ được công bố bởi Sweetie sau khi kết thúc mini game vào lúc 9h ngày 23/07/2023 Câu hỏi đầu tiên của trò chơi là: Sự khác nhau của bạn nữ trong video là gì nhỉ?

Câu hỏi 2: Đâu là chi tiết thể hiện "Ngọt ngào trao yêu thương"

Cùng tham gia với Sweetie để dành những phần quà hấp dẫn nhé!!

Giai đoạn 3: Ngọt ngào trao đi (29/07 - 10/08) Content Fanpage: “Ngọt ngào trao đi”

Hoạt động 1: Sự kiện Sweetie Melodies diễn ra

- Cách thức tham gia:Ban tổ chức, band nhạc, ca sĩ, MC, khán giả, ekip quay phim chụp hình cho sự kiện.

Hoạt động 2: Tổng kết sự kiện và công bố số tiền gây quỹ

- Cách thức: Viết bài tổng kết, cảm ơn khán giả và cô Công bố quỹ

1 Gửi lời cảm ơn đến khán giả và tổng kết sự kiện 20h00 29/07

2 Gửi lời cảm ơn đến cô Lê Nhụt Mi 20h00 31/07

3 Hình ảnh hậu trường của sự kiện 20h00 04/08

4 Công bố số tiền gây quỹ 11h00 08/08

5 Số tiền gây quỹ đã được gửi đến dự án Cánh Hồng

Hoạt động 3: Đi thiện nguyện tại Bà Rịa - Vũng Tàu

Sugar Candy đã hợp tác cùng FLAME Team, S.O.L Team và dự án Cánh Hồng Không Phai để tổ chức chương trình trao quà tặng ý nghĩa cho các chiến sĩ tại trung tâm điều dưỡng thương binh.

- và người có công Long Đất

Kế hoạch ngân sách

1 Bánh đi tiền trạm 20 113.800 VND

2 Hộp quà đựng bánh 1 99.000 VND

3 Nguyên vật liệu đợt 1 1.150.000 VND

4 Nguyên vật liệu đợt 2 931.000 VND

5 Hộp đựng bánh trang trí 30 312.000 VND

6 In ấn trước sự kiện 5 1.040.000 VND

Vé Poster Standee Thẻ tên Vòng đeo tay

7 Bánh quay TVC + mời cf 70.000 VND

8 Thanh toán bánh đợt đầu 40 288.400 VND Hoạt động bán hàng

9 Tiền ship thùng đá đựng bánh 1 34.000 VND Hoạt động bán hàng

10 In QR code gây quỹ + bản đồ 1 15.000 VND

11 Thanh toán bánh 929.000 VND Hoạt động bán hàng

13 Thanh toán bánh panacotta 175 1.058.000 VND

14 Thanh toán bánh Su đợt 1 508.000 VND

16 Thanh toán bánh Su đợt 3,4,5 2.449.400 VND Hoạt động bán hàng

17 Ghim poster + Ship bánh + tiền bịch 2 đợt 130.000 VND

87.000 đ mời nước band nhạc tập dợt

28.000 đ in kịch bản ca sĩ

1.009.800 VND Nguyên, vật liệu chuẩn bị cho sự kiện (Còn dư 44.000 đ)

27 Bông hướng dương tặng 5 330.000 VND

30 Xăng 50.000VND Nguyên, vật liệu chuẩn bị cho sự kiện

38 In ấn trong sự kiện

Logo nhóm Ảnh bánh (10) Vòng đeo tay Hashtag Menu

41 Sân khấu 2.820.000 VND Thanh toán bill nước 94 ly

46 Lấy bánh ngọt cho buffet 2.814.000 VND Nguyên liệu chuẩn bị cho sự kiện TỔNG CỘNG: 30.076.000 VND

Chi phí phát sinh: 14 ly nước => 420 VND

Tổng ngân sách dự thu của sự kiện cả 3 đợt là: 34.920.000 VND

BẢNG DỰ THU VỐN KHỞI SỰ

STT TÊN THÀNH VIÊN THU ĐỢT 1

1 Đặng Hoàng Quỳnh An 1.000.000 200.000 1.200.000 VND

2 Phan Lý Hồng Anh 1.000.000 200.000 1.200.000 VND

3 Nguyễn Thị Ngọc Trinh 1.000.000 200.000 1.200.000 VND

4 Nguyễn Huỳnh Xuân Thuyên 1.000.000 200.000 1.200.000 VND

5 Nguyễn Trúc Huệ Vi 1.000.000 200.000 1.200.000 VND

6 Nguyễn Thị Yến Nhi 1.000.000 200.000 1.200.000 VND

9 Phạm Thị Mai Trinh 1.000.000 200.000 1.200.000 VND

14 Bán hàng tại các tòa P,T 16.662.000 VND

STT TÊN LOGO HẠNG MỨC TÀI TRỢ

1 Là Nhà Cafe 2.000.000 (Hình thức tài trợ hiện vật)

2 ART Band 1.200.000 (Hình thức tài trợ hiện vật)

Kế hoạch nhân sự

KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRƯỚC SỰ KIỆN

STT THỜI GIAN CÔNG VIỆC PHỤ TRÁCH

- Đăng bài trên Fanpage Ban truyền thông

2 - Viết nội dung cho sự kiện Ban nội dung

3 - Thiết kế ấn phẩm cho sự kiện

- Edit video Ban thiết kế

- Tổng kết tiền quyên góp

- Chi tiên mua đồ Ban tài chính

- Mua đồ cho sự kiện

- Chuẩn bị dụng cụ cho tất cả hoạt động Ban hậu cần

Phân công việc làm trước sự kiện

STT CÔNG VIỆC CHUNG NỘI DUNG CHI TIẾT

TỔNG DUYỆT BAN NỘI DUNG DEADLINE 2/7 – 16/7

Nội dung sự kiện Ý tưởng cho sự kiện Kiệt Đặng Team Sugar

2 Proposal Ngọc Trinh Kiệt Đặng

3 Timeline Kiệt Đặng Team Sugar

4 Kịch bản chi tiết Kiệt Đặng Team Sugar

5 Kịch bản MC Kiệt Đặng

- Sau Đình Hào, Huệ Vi Huệ Vi, Kiệt Đặng

2 Truyền thông online Huệ vi, Ngọc

Hồng anh, Huệ Vi, Ngọc Trâm

4 Đi truyền thông tại các lớp (18/7)

Dự trù ngân sách Mai Trinh Team Sugar

2 Thống kê thu - chi Mai trinh Team Sugar

Candy BAN HẬU CẦN DEADLINE 7/7 – 20/7

1 Hậu cần Tìm địa điểm Yến Nhi Kiệt Đặng

2 Liên hệ ban nhạc, ca sĩ, âm thanh Yến Nhi Kiệt Đặng

3 Mua đồ trang trí, đồ dùng cho sự kiện Yến Nhi

4 Setup chương trình Team Sugar

5 In ấn các ấn phẩm ( 18/7 phải có ) Mai Trinh

6 Đo diện tích, khảo sát địa Kiệt Huỳnh Kiệt Đặng điểm BAN THIẾT KẾ DEADLINE 10/7 – 19/7

- Thẻ BTC ( Xong trước trưa 10h ngày 17/7)

Xin phép mượn sảnh và bàn ghế ( thứ 318/7 ) Quỳnh An,

2 Liên hệ nhà tài trợ ( 17/7

 Phân công việc làm trong sự kiện

STT CÔNG VIỆC NỘI DUNG PHỤ TRÁCH

7 tiếng setup và chuẩn bị gồm những công việc sau

1 Mua đồ cúng tổ - Mua và chuẩn bị nhang, trái cây Yến Nhi

2 Mua đồ ăn sáng - Cho gì ăn đó Mai Trinh

3 Chuẩn bị bánh - Lấy bánh chuẩn bị cho buổi tiệc buffet

Background, backdrop, sân khấu biểu diễn, setup bàn ghế

- Setup vị trí khách ngồi

- Hồng Anh 5 bàn tiệc buffet, Tháp bánh, khu triển lãm tranh bánh

- Trang trí bàn tiệc buffet

- Trang trí dựng tháp bánh

6 Gọi điện nhắc nhở và điểm danh Ca sĩ, Band nhạc âm thanh

Yến NhiTổng duyệt sự kiện - Khu vực check in - Kiệt Đặng

- Âm thanh, ánh sáng, đường điện

- Trao đổi MC về kịch bản chương trình

Công việc các thành viên khi bắt đầu chương trình

1 Điều phối khu vực giữ xe - Hướng dẫn khách đậu xe vào lối Kiệt Huỳnh

Khu vực cổng đón khách và soát vé

- Hướng dẫn khách mang vòng tay tiệc buffet

Check – in - Media chụp hình check in Thuê Media giá hạt dẻ

- Order đồ uống cho khách

- Hướng dẫn và sắp xếp chỗ ngồi cho khách

5 Điều phối thành viên order

- Nhận danh sách order và chuyển lại cho nhân viên làm nước

6 Khu vực bàn tiệc - Hướng dẫn khách lấy bánh - Mai Trinh

Khu vực VIP nhà tài trợ, giảng viên và ca sĩ

- Sắp xếp vị trí cho nhà tài trợ, giảng viên và ca sĩ

8 Hỗ trợ sân khấu - Âm thanh, ánh sáng

- Các vấn đề phát sinh - Kiệt Đặng

Kiểm soát timeline, kịch bản chương trình

- Đảm bảo timeline chương trình diễn ra đúng thời gian

- Phối hợp với MC để điều chỉnh kịch bản

- Quay phim, chụp ảnh tại backdrop

- Quay phim chụp hình trong sự kiện

11 Chuẩn bị quà cho khách mời và nhà tài trợ - Kiểm tra các phần quà Yến Nhi

12 Trao quà cho khách mời và nhà tài trợ

- PG trao quà - Hồng Anh

- Xuân Thuyên Kết thúc chương trình

- Tiễn giảng viên, khách mời

- Gửi lời cảm ơn đến khách mời và khán giả

Dọn vệ sinh trả lại hiện trường cho địa điểm

- Kiểm tra và điểm danh lại các đồ dùng, trang thiết bị

Thanh toán các khoản chi tiêu

- Tiền vận chuyển âm thanh

- Tổng lại khoảng chi tiêu của sự kiện

Tổng cộng tiền quyên góp

- Tổng hợp số tiền quyên góp

- Sao kê số tiền quyên góp

Bài viết sau sự kiện

- Viết bài cảm ơn giảng viên, nhà tài trợ, khán giả sau sự kiện

- Gửi form đánh giá và thu thập đánh giá

- Huệ Vi, Ngọc Trâm, Ngọc Trinh

6 Đi trao quà cho đối tượng thụ hưởng - Trào qua - Tất cả

7 ASM - Hoàn chỉnh nội dung

8 PPT bảo vệ môn - Thiết kế PPT bảo vệ môn - Xuân

Kế hoạch quản trị rủi ro

STT RỦI RO HƯỚNG KHẮC PHỤC

1 Bộ đàm bị hư Gọi điện thoại

2 Bánh dễ hư Tìm không gian thoáng mát

3 Vé bán ra ít Phát vé miễn phí

4 Thời tiết xấu Chuẩn bị dù ở chỗ ngồi

5 Sân khấu bị che Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý

6 Tháp bánh thiếu kẹo Đi mua kẹo thêm

7 In sai kích thước tranh Thay bằng bánh kem tầng

8 Sự kiện ít người biết Dựng standee nơi đông người qua lại

Để chuẩn bị cho các tình huống thời tiết xấu như mưa và bão, hãy xem trước dự báo thời tiết nhằm lên kế hoạch và có các phương án phù hợp Đảm bảo rằng bạn có đủ loại dù che cỡ lớn và mái che với không gian rộng rãi.

Hệ thống âm thanh bị thư

Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, BTC cần kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị âm thanh và chuẩn bị kế hoạch dự phòng với các thiết bị dự trữ nhằm ứng phó kịp thời với bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra.

Trưởng BTC duy trì liên lạc chặt chẽ với MC để phối hợp nội dung chương trình Trong trường hợp thời gian bị rút ngắn, có thể linh hoạt cắt bớt những phần không quan trọng hoặc bổ sung thêm nội dung cần thiết.

Khách mời đến muộn Chuẩn bị trước các trò chơi nhẹ nhàng hoặc các hoạt động giao lưu với khán giả để kéo dài thời gian.

5 Thiếu chỗ ngồi Luôn backup 1 lượng ghế nhất định để bổ sung nếu khách mời quá đông so với dự kiến

6 MC, ca sĩ, khách mời (đến muộn) Chuẩn bị một tiết mục ca nhạc hoặc một bài hát trong thời gian chờ đợi 7

Mất điện Chuẩn bị các loại đèn sạc dự phòng, nhanh chóng chuyển các nguồn điện sang máy phát điện để chương trình được tiếp tục.

1 File hình ảnh và video bị mất Làm việc với bên quay phim Sao chép ngay ra

1 bản sao vào cuối chương trình

2 Chưa thanh toán tiền nước cho quán và tiền catse cho ca sĩ

Giải thích lý do và hẹn vài ngày sau để thanh toán hoàn tất việc chi trả

3 Phát sinh tài chính Quản lý tài chính kỹ càng tổng kết thu chi mỗi ngày

4 Dư bánh quá nhiều Tặng khán giả , những khách mời hoặc đem bán tiếp để lấy lại vốn

5 Dọn dẹp không kịp thời gian để trả mặt bằng

Phân công nhiệm vụ cho các thành viên hỗ trợ lẫn nhau

TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN & ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

Triển khai kế hoạch trước sự kiện

4.1.1 Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện

Danh sách gửi thư mời

Hình ảnh 4.1: Danh sách khách mời

Hình ảnh 4.2: Nội dung thư mời

Hình ảnh 4.3: Thư mời ca sĩ hợp tác Địa điểm tổ chức

Hình ảnh 4.4: Fanpage quán Là Nhà Café

4.1.2 Triển khai kế hoạch truyền thông

STT NỘI DUNG GIỜ NGÀY LƯỢT TIẾP CẬN ĐĂNG ĐĂNG

3 Tầm nhìn và sứ mệnh của nhóm 20:01 13/7 30

4 Giới thiệu thành viên nhóm 23:24 13/7 27

5 Bài tương tác với người theo dõi 11:51 14/7 18

6 Nói về sự ngọt ngào trong cuộc sống 20:13 14/7 24

7 Sự ngọt ngào hằng ngày 12:20 17/7 20

8 Chia sẻ bài viết nhóm khác 12:47 17/7 14

12 Ra mắt Poster dự án 10:24 18/7 24

14 Những khoảnh khắc đáng yêu, tích cực của nhóm bán vé 16:43 21/7 26

15 Khoảnh khắc bán bánh gây quỹ 23:25 21/7 24

16 Tiểu phẩm “Như thế nào là hạnh phúc” 21:05 22/7 15

17 Chia sẻ bài viết của Cánh Hồng Không Phai 5:54 25/7 7

18 Bài đăng bán bánh ngọt 10:18 25/7 21

19 Poster về sự kiện Sweetie Melodies 21:19 25/7 21

20 Lời nhắc 6h trước sự kiện 10:32 28/7 4

21 Hình ảnh về Đại tiệc ngọt Sweetie Melodies ngày

23 Hậu trường Đại tiệc ngọt 4/8 16

24 Công bố quỹ quyên góp 16:00 7/8 11

Triển khai kế hoạch ngân sách

STT Ngày thu Nội dung Số tiền Ghi chú

1 10/7/2023 Thu quỹ đợt 1 11.000.000 VND Hoàn thành

2 17/7/2023 Thu quỹ đợt 2 2.200.000 VND Hoàn thành

1 Bánh đi tiền trạm 20 113.800 VND

2 Hộp quà đựng bánh 1 99.000 VND

3 Nguyên vật liệu đợt 1 1.150.000 VND

4 Nguyên vật liệu đợt 2 931.000 VND

5 Hộp đựng bánh trang trí 30 312.000 VND

6 In ấn trước sự kiện 5 1.040.000 VND

Vé Poster Standee Thẻ tên Vòng đeo tay

7 Bánh quay TVC + mời cf 70.000 VND

8 Thanh toán bánh đợt đầu 40 288.400 VND Hoạt động bán hàng

9 Tiền ship thùng đá đựng bánh 1 34.000 VND Hoạt động bán hàng

10 In QR code gây quỹ + bản đồ 1 15.000 VND

11 Thanh toán bánh 929.000 VND Hoạt động bán hàng

13 Thanh toán bánh panacotta 175 1.058.000 VND

16 Thanh toán bánh Su đợt 3,4,5 2.449.400 VND Hoạt động bán hàng

17 Ghim poster + Ship bánh + tiền bịch 2 đợt 130.000 VND

87.000 đ mời nước band nhạc tập dợt

28.000 đ in kịch bản ca sĩ

1.009.800 VND Nguyên, vật liệu chuẩn bị cho sự kiện (Còn dư 44.000 đ)

27 Bông hướng dương tặng 5 330.000 VND

30 Xăng 50.000VND Nguyên, vật liệu chuẩn bị cho sự kiện

38 In ấn trong sự kiện

Logo nhóm Ảnh bánh (10) Vòng đeo tay Hashtag Menu

41 Sân khấu 2.820.000 VND Thanh toán bill nước 94 ly

46 Lấy bánh ngọt cho buffet 2.814.000 VND Nguyên liệu chuẩn bị cho sự kiện TỔNG CỘNG: 30.076.000 VND

Chi phí phát sinh: 14 ly nước => 420 VND

Triển khai kế hoạch nhân sự

KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRƯỚC SỰ KIỆN

STT THỜI GIAN CÔNG VIỆC PHỤ TRÁCH

2 - Viếtnộidung cho sự kiện Ban nội dung

3 - Thiếtkếấn phẩm cho sự kiện

- Tổng kết tiền quyên góp

- Chuẩn bị dụng cụ cho tất cả hoạt động

- Chụp ảnh Media Phân công việc làm trước sự kiện

STT CÔNG VIỆC CHUNG NỘI DUNG CHI TIẾT THÀNH

TỔNG DUYỆT BAN NỘI DUNG DEADLINE 2/7 – 16/7

Nội dung sự kiện Ý tưởng cho sự kiện Kiệt Đặng Team Sugar

2 Proposal Ngọc Trinh Kiệt Đặng

3 Timeline Kiệt Đặng Team Sugar

4 Kịch bản chi tiết Kiệt Đặng Team Sugar

5 Kịch bản MC Kiệt Đặng

1 Truyền thông Lộ trình truyền thông Đình Hào, Huệ Vi, Kiệt

2 Truyền thông online Huệ vi, Ngọc

Hồng anh, Huệ Vi, Ngọc Trâm

4 Đi truyền thông tại các lớp (18/7) Team Sugar

Dự trù ngân sách Mai Trinh Team Sugar

2 Thống kê thu - chi Mai trinh Team Sugar

Candy BAN HẬU CẦN DEADLINE 7/7 – 20/7

Tìm địa điểm Yến Nhi Kiệt Đặng

2 Liên hệ ban nhạc, ca sĩ, âm thanh Yến Nhi Kiệt Đặng

3 Mua đồ trang trí, đồ dùng cho sự kiện Yến Nhi

4 Setup chương trình Team Sugar

5 In ấn các ấn phẩm ( 18/7 phải có ) Mai Trinh

6 Đo diện tích, khảo sát địa điểm Kiệt Huỳnh Kiệt Đặng

- Thẻ BTC ( Xong trước trưa 10h ngày 17/7)

Xin phép mượn sảnh và bàn ghế ( thứ 318/7 ) Quỳnh An,

2 Liên hệ nhà tài trợ ( 17/7

Phân công việc làm trong sự kiện

3 Chuẩn bị bánh - Lấy bánh chuẩn bị cho buổi tiệc buffet - Ngọc Trinh

- Hồng Anh 5 bàn tiệc buffet, Tháp bánh, khu triển lãm tranh bánh

1 Điều phối khu vực giữ xe - Hướng dẫn khách đậu xe vào lối Kiệt Huỳnh

- Media chụp hình check in

Thuê Media giá hạt dẻ

5 Điều phối thành viên order

6 Khu vực bàn tiệc - Hướng dẫn khách lấy bánh - Mai Trinh

12 Trao quà cho khách mời và nhà tài trợ

- PG trao quà - Hồng Anh

3 Thanh toán các khoản chi tiêu - Tiền thuê band

- Tổng lại khoảng chi tiêu của sự kiện 4

Tổng cộng tiền quyên góp

- Tổng hợp số tiền quyên góp

- Sao kê số tiền quyên góp

Bài viết sau sự kiện

- Viết bài cảm ơn giảng viên, nhà tài trợ, khán giả sau sự kiện

- Gửi form đánh giá và thu thập đánh giá

- Huệ Vi, Ngọc Trâm, Ngọc Trinh

6 Đi trao quà cho đối tượng thụ hưởng

7 ASM - Hoàn chỉnh nội dung

8 PPT bảo vệ môn - Thiết kế PPT bảo vệ môn

Triển khai kế hoạch dự phòng

STT TIÊU CHÍ PHƯƠNG ÁN PHỤ TRÁCH

1 Khách đến trễ Có thành viên hướng dẫn khách vào khu vực check in và ghế ngồi

2 Khách tham dự đông dẫn đến thiếu chỗ ngồi

Chuẩn bị thêm bàn và ghế dự phòng

3 Sự cố thời tiết: Mưa Có nhân viên hướng dẫn khách vào khu vực trú mưa

Ngọc Trinh, Ngọc Trâm 4 Đáp ứng các nhu cầu khác mà khách tham dự yêu cầu (Thêm nước, bánh,…)

Chuẩn bị các bộ đàm cho các bộ phận order trong và ngoài quầy

5 Sự cố về các thiết bị âm thanh, ánh sáng, cháy nổ

Có nhân viên kiểm tra và sửa chữa các nguồn điện

6 Sự cố thời tiết: Mưa Chuẩn bị thêm các dù lớn đặt ngoài khu vực sân khấu

7 Khu vực tổ chức sự kiện có muỗi và các côn trùng

Chuẩn bị nhang muỗi và bình xịt côn trùng

TỔ CHỨC ĂN UỐNG SK

8 Trong sự kiện bị thiếu bánh Liên hệ với tiệm bánh để đặt thêm Ngọc Trinh

9 Sau sự kiện dư bánh quá nhiều Cho khán giả, bạn bè, khách mời hoặc đem bán để lấy lại vốn Tất cả

10 Bánh bị hư Sẽ tìm không gian thoáng mát Mai Trinh

11 Tháp bánh thiếu kẹo Đi mua kẹo thêm Đình Hào

12 In sai kích thước tranh Sẽ thay bằng bánh kem tầng Mai Trinh

13 Sự kiện ít người biết Dựng standee nơi đông người qua lại

14 Hệ thống âm thanh bị hư Có thêm các thiết bị dự trữ để đối phó với những sự cố Team hậu cần

15 Timeline chương trình có sự thay đổi

Trưởng hoặc phó BTC trao đổi với

MC trước sự kiện để cắt bớt nội dung không liên quan đến chương trình

16 MC, ca sỹ tới muộn Tổ chức minigame hoặc giao lưu với khán giả Tuấn Kiệt

17 Mất điện Chuẩn bị sẵn máy phát điện Team hậu cần

18 File hình ảnh và video bị mất Sao chép ngay 1 bản sao sau sự kiện Ngọc Trinh

19 Bộ đàm bị hư Tất cả để chuông và chú ý chuông điện thoại reo Tất cả

20 Không đủ người đi truyền thông ở các lớp

Nhờ các ban khác đi hỗ trợ truyền thông ở các lớp

21 Fanpage bị report Chuẩn bị trước một Fanpage khác để dự phòng

22 Bị giảm tương tác Đăng bài viết vào những khung giờ vàng

Tổ chức một mini game trên fanpage hoặc đi truyền thông ở các lớp

24 Chi phí phát sinh Lập ra danh sách những đồ dùng cần mua trong sự kiện Team hậu cần

25 Bánh ngọt không sử dụng hết Đem những số bánh ngọt không sử dụng hết đi tặng hoặc bán để lấy lại vốn

26 Ca sĩ, band nhạc đòi thêm tiền catse

Phân công người đi đàm phán với ca sĩ và band nhạc Tuấn Kiệt

27 Thành viên đi trễ Gọi điện thoại nhắc nhở Tuấn Kiệt

28 Thành viên có việc bận đột xuất Phân công người thay thế Tuấn Kiệt

29 Thành viên nghỉ học ngang Sắp xếp chia việc lại Tuấn Kiệt

30 Thiết kế chậm tiến độ Sắp xếp người ở ban khác qua hỗ trợ ban thiết kế Tuấn Kiệt

Rehearsal

STT NỘI DUNG CHI TIẾT THỜI GIAN PHỤ TRÁCH

1 Lựa chọn địa điểm - Khảo sát điạ điểm tổ chức phù hợp với tiêu chí đưa ra

- Lựa chọn hướng setup cho phù hợp

- Vị trí dựng background và backdrop

- Lựa chọn bãi giữ xe phù hợp

Tuấn Kiệt, Huỳnh Kiệt, Yến Nhi 3

Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết

- Các dụng cụ cho đại tiệc

4 Setup bước đầu - Đóng khung tranh Tuấn Kiệt,

Kiểm tra checklist công việc

- Theo dõi công việc có đúng tiến độ hay không

- Phân chia công việc cho hợp lý

Setup hoàn chỉnh chương trình

- Bắn khung làm background và backdrop

- Thổi bong bóng để trang trí

- Trang trí bàn tiệc buffet bánh

- Dựng khu triển lãm tranh

- Dàn dựng sân khấu cho phù hợp

- Setup bàn ghế vị trí khách ngồi hướng về sân khấu

- Chuẩn bị ô dù ở những vị trí ngồi phòng trời mưa

7 Kiểm tra bộ đàm - Điều chỉnh và kết Huỳnh Kiệt nối bộ đàm 8 Ánh sáng, âm thanh

- Điều chỉnh âm thanh khi gặp vấn đề trục trặc

- Backup: có vấn đề gì thì nhờ bên âm thanh điều chỉnh ngay lập tức

- Backup: nếu ca sĩ bị đau họng thì band nhạc hạ tone

Duyệt kịch bản cùng MC

- Điều chỉnh những chi tiết còn thiếu hoặc thừa trong kịch bản MC

- Backup: Điều chỉnh những chi tiết không phù hợp

Triển khai sự kiện

3 Chuẩn bị bánh - Lấy bánh chuẩn bị cho buổi tiệc buffet - Ngọc Trinh

5 bàn tiệc buffet, Tháp bánh, khu triển lãm tranh bánh

1 Điều phối khu vực giữ xe

- Hướng dẫn khách đậu xe vào lối

- Media chụp hình check in

Thuê Media giá hạt dẻ

5 Điều phối thành viên order (Khu vực quầy nước)

6 Khu vực bàn tiệc - Hướng dẫn khách lấy bánh

12 Trao quà cho khách mời và nhà tài trợ - PG trao quà - Hồng Anh

Thanh toán các khoản chi tiêu

Tổng lại khoảng chi tiêu của sự kiện

Đánh giá kết quả chương trình

4.7.1 Đo lường hiệu quả truyền thông

Kết quả truyền thông trực tiếp tại lớp

Hình ảnh 4.7: Nhóm Sugar Candy đi truyền thông trực tiếp tại các lớp học

- Những hình ảnh trên là 1 trong số ít trong tổng 30 lớp (tòa F, P, T) mà nhóm đã tiếp cận.

Trong các lớp học, chúng tôi tổ chức nhiều hoạt động thú vị như thuyết trình và trình bày dự án, giới thiệu sự kiện, địa điểm và vé Ngoài ra, chúng tôi còn kêu gọi góp quỹ thông qua việc đút heo đất và bán bánh ngọt, cùng với những khoảnh khắc chụp hình cùng lớp để ghi lại kỷ niệm.

- Các bạn hiểu về thông điệp truyền thông của nhóm chiếm 100% độ thấu hiểu.

- Nhận được lượt khen rằng bánh ngon rất nhiều

- Số vé bán ra trực tiếp tại các lớp trung bình 1 lớp 1 vé (với giá vé 129k/vé)

 Cụ thể 1 ngày truyền thông tại lớp sẽ như sau:

+ Nhóm có mặt lúc 8h để chuẩn bị standee, laptop, bày bánh

+ 8h30 nhóm bắt đầu đi truyền thông tại các lớp, thời gian trung bình 1 lớp sẽ 10- 12p cho đến hết ca 1

+ Ca 2 nhóm bắt đầu đi truyền thông từ 10h15 đến 11h45

+ Nhóm bắt đầu truyền thông từ 13h30 cho đến hết ca 4

+ Tích cực giới thiệu bán vé

+ Trong 1 ngày truyền thông xuyên suốt nhóm sẽ tiếp cận được 8 lớp

 Ngoài ra, để tăng thêm độ tương tác, nhóm đã bán thêm bánh ngọt song song với hoạt động truyền thông. Đo lường hiệu quả bài viết

STT Tên Số người tiếp cận Cảm xúc Bình luận Lượt chia sẻ

 Truyền thông trên Fanpage Sweetie Melodies

4.7.2 Đo lường kết quả sự kiện

Bảng đánh giá kết quả bán vé

VÉ DỰ KIẾN VÉ BÁN RA KẾT QUẢ

NGƯỜI THAM GIA THỰC TẾ NGƯỜI THAM GIA DỰ KIẾN

42NGƯỜI 60NGƯỜI Bảng đánh giá kết quả người tham gia

Bảng đánh giá kết quả mục tiêu kêu gọi quyên góp

Kết quả đầu tư sự kiện

DOANH THU BÁN VÉ TÀI TRỢ SỰ KIỆN CHI PHÍ ĐẦU TƯ

Tổng: 4.666.000 đ  Là nhà coffe giảm tiền mặt bằng 2.000.000 đ

 ART Band giảm tiền âm thanh 1.200.000 đ

 Cô Thu Thảo tài trợ tiền bánh 500.000 đ

Báo cáo cá nhân sau dự án

Thành viên: Đặng Tuấn Kiệt (Leader)

Kính gửi cô Lê Nhựt Mi – Giảng viên hướng dẫn dự án 1

Dự án Cánh hồng không phai được thành lập để gây quỹ hỗ trợ các thương binh và liệt sĩ tại trung tâm điều dưỡng Long Đất, nhằm tri ân và giúp đỡ những người có công với đất nước.

TT Long Hải, huyện Long Điền, Bà Rịa – Vũng Tàu.

Nhóm Sugar Candy đã xuất sắc trong việc truyền tải thông điệp “Ngọt ngào trao yêu thương” đến người tham gia, giúp mọi người cảm nhận rõ ràng ý nghĩa của sự kiện Sự thành công của sự kiện còn nhờ vào sự tham gia nhiệt tình của khách mời và các nhà tài trợ, cùng với sự hướng dẫn chu đáo của cô Mi, đã góp phần quan trọng vào việc hoàn thành sự kiện này.

Và bên cạnh đó nhóm cũng còn nhiều thiếu sót trong sự kiện:

- Các thành viên còn thiếu sự chủ động trong công việc

- Hoàn thành các công việc khá chậm tiến độ

Với vai trò Trưởng Ban tổ chức, tôi rất vui khi được làm việc cùng những người bạn đồng hành tuyệt vời Dù có những mâu thuẫn cá nhân trong quá trình làm việc, nhưng sau mỗi lần xung đột, nhóm lại hiểu nhau hơn và quyết định bỏ qua những chuyện không đáng Chúng tôi luôn đặt mục tiêu hoàn thành sự kiện lên hàng đầu, vì đó là mục đích chung của cả nhóm.

Sau sự kiện vừa qua, em nhận ra rằng cần phải quyết đoán hơn trong công việc và phân công nhiệm vụ cho các thành viên một cách rõ ràng hơn, nhằm tránh tình trạng trì hoãn tiến độ công việc.

2/ Bán hàng gây quỹ và Truyền thông tại lớp học

Mặc dù mỗi người đều có công việc và trách nhiệm riêng, chúng em vẫn nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ bán hàng để gây quỹ cho dự án Sự cống hiến không ngừng nghỉ của cả nhóm đã giúp chúng em đạt được mục tiêu ban đầu đề ra, điều này thật sự đáng mừng.

Là một người lãnh đạo, tôi nhận thấy rằng các thành viên trong nhóm đã có sự tiến bộ rõ rệt qua dự án này Các bạn đã hiểu rõ hơn về công việc và trách nhiệm của mình.

Dự án này đầy thách thức với nhiều hoạt động phức tạp, nhưng nhóm luôn giữ tinh thần lạc quan và nỗ lực hết mình để hoàn thành mục tiêu.

Sự đoàn kết trong nhóm là yếu tố quan trọng giúp hoàn thành tốt dự án, từ đó tạo cơ hội để nhóm gửi gắm tình yêu thương đến các cô chú thương binh liệt sĩ Nỗ lực chung của từng thành viên không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn thể hiện lòng tri ân sâu sắc đối với những người đã hy sinh vì đất nước.

Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lê Nhựt Mi, người luôn tận tâm dẫn dắt và hỗ trợ nhóm trong suốt quá trình học tập Sự nỗ lực của chúng em hy vọng sẽ mang lại niềm tự hào cho cô Một lần nữa, em xin cảm ơn cô rất nhiều.

Thành viên : Đặng Hoàng Quỳnh An

Em là Quỳnh An, thành viên nhóm Sugar Candy, đảm nhiệm vai trò phó BTC, trưởng team nội dung, hậu cần và đối ngoại Trong dự án lần này, em đã hoàn thành các nhiệm vụ được giao bởi Leader Tuy nhiên, em cảm thấy mình chưa làm tốt trong việc kêu gọi tài trợ do kỹ năng giao tiếp chưa hiệu quả, dẫn đến việc không thuyết phục được nhà tài trợ Em vẫn còn thụ động và chưa dành nhiều thời gian để chăm sóc chu đáo cho dự án này.

Dự án lần này đã thể hiện sự nỗ lực và cố gắng của nhóm trong từng ngày, mặc dù gặp phải sự cố về thời tiết gây gián đoạn Tuy nhiên, nhóm vẫn đảm bảo thời gian diễn ra sự kiện Trong quá trình chuẩn bị và thực hiện, đã có không ít lần xảy ra xích mích do cái tôi của mỗi thành viên, nhưng điều này giúp nhóm hiểu nhau hơn và làm việc hiệu quả hơn Đây là dự án đầu tiên của nhóm, nên không tránh khỏi những thiếu sót Mong cô bỏ qua và góp ý cho nhóm, những lời góp ý của cô sẽ là bài học quý giá cho dự án tốt nghiệp sau này.

Bài học rút ra từ sự kiện này là cần dẹp bỏ cái tôi khi làm việc nhóm để đạt hiệu quả cao hơn Điều quan trọng là kiên nhẫn lắng nghe ý kiến từ đồng đội, từ đó cải thiện bản thân Ngoài ra, cần có trách nhiệm trong công việc và chủ động hơn trong mọi tình huống.

Thành viên: Nguyễn Trúc Huệ Vi – Leader ban truyền thông Đánh giá về sự kiện (Mảng truyền thông)

STT NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ

1 Tiếp cận được nhiều người 7.5/10

2 Nội dung đi truyền thông 7/10

3 Hiệu quả đi truyền thông (bán vé, sự quan tâm…)

4 Tiếp cận được nhiều người 8/10

6 Hiệu quả truyền thông (bán vé, sự quan tâm….) 5/10

Bài học rút kinh nghiệm cho bản thân

- Truyền thông online cần đa dạng content hơn

- Chủ động về nội dung đăng bài

Thành viên : Nguyễn Thị Yến Nhi - Leder ban hậu cần

Trước sự kiện, cần thực hiện các công việc quan trọng như tìm kiếm địa điểm tổ chức, liên hệ với ca sĩ hoặc ban nhạc để đảm bảo âm nhạc, lập kế hoạch mua sắm đồ dùng cần thiết, in ấn các tài liệu liên quan, lên ý tưởng và trang trí sân khấu, cũng như chuẩn bị và bán bánh để phục vụ khách mời.

- Công việc trong sự kiện: giúp khách lấy bánh

- Công việc sau sự kiện : dọn dẹp, bán bánh. Đánh giá về dự án

Mặc dù sự kiện gặp phải một số khó khăn do thời tiết, nhưng nhờ vào tinh thần đồng đội và sự quyết tâm của cả nhóm, mọi thứ vẫn diễn ra suôn sẻ Trước sự kiện, các thành viên đã tích cực chuẩn bị và hỗ trợ lẫn nhau Mặc dù còn nhiều sai sót do thiếu kinh nghiệm, nhóm đã không ngừng nỗ lực khắc phục và hoàn thiện để đảm bảo sự kiện thành công.

Bài học kinh nghiệm cho bản thân

Bình tĩnh và nhanh nhẹn trong xử lý tình huống là yếu tố quan trọng khi đưa ra quyết định, vì vậy cần tham khảo ý kiến nhóm trước khi hành động Qua các sự kiện, tôi đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong tổ chức và ứng phó với các tình huống phát sinh Tôi học hỏi được rất nhiều từ thầy cô và bạn bè, đồng thời cũng rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm và khả năng chủ động trong công việc.

Thành viên: Nguyễn Huỳnh Xuân Thuyên

Chức vụ: Leader ban thiết kế của Sugar Candy và sự kiện Sweetie Melodies

Tiêu đề	Tổng Quan Dự Án Chương Trình PR Cộng Đồng
Tác giả	Đặng Tuấn Kiệt, Nguyễn Ngọc Trâm, Nguyễn Trúc Huệ Vi, Nguyễn Huỳnh Xuân Thuyên, Lại Đình Hào, Huỳnh Tuấn Kiệt, Nguyễn Thị Yến Nhi, Nguyễn Thị Ngọc Trinh, Đặng Hoàng Quỳnh An, Phạm Thị Mai Trinh, Phan Lý Hồng Anh
Người hướng dẫn	GVHD: Lê Nhựt Mi
Trường học	Trường Cao Đẳng FPT Polytechnic
Chuyên ngành	Kinh Tế Chuyên Ngành Quan Hệ Công Chúng PR & Tổ Chức Sự Kiện
Thể loại	Báo Cáo Cuối Môn
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Thành Phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	135
Dung lượng	26,93 MB