Lý do lựa chọn đề tài
Hiện nay, nền kinh tế phát triển cùng với hội nhập quốc tế, các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau cực kì gay gắt Để có thể đứng vững trên thị trường, các doanh nghiệp cần có chiến lược thông minh, và để có được điều đó họ cần có một đội ngũ nhân lực vững mạnh, tâm huyết và có chất lượng Yếu tố con người được xem là chìa khóa để mở cánh cửa thành công của một doanh nghiệp Có nhân sự giỏi thì mới vận hành được máy móc tốt, hợp tác cùng nhau phát triển đưa doanh nghiệp đi lên Con người là một yếu tố cực kỳ quan trọng, vậy nên cần được cân nhắc kỹ lưỡng trong quá trình tìm kiếm và tuyển chọn.
Một bài toán đặt ra cho các nhà tuyển dụng là tìm được ứng viên phù hợp với vị trí đề ra Trên thị trường lao động hiện nay, có rất nhiều ứng viên nhưng để lựa chọn một người có thể cống hiến và gắn bó lâu dài cùng với công ty là điều không dễ dàng. Đây là vấn đề mà rất nhiều các công ty lớn nhỏ đang vướng phải Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn hay những ngành nghề kinh doanh đặc thù thì bộ phận tuyển dụng nội bộ sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu nhân lực Nắm bắt được nhu cầu đó, dịch vụ Headhunter hay còn gọi là dịch vụ cung ứng nhân lực đã ra đời như một sự cứu cánh cho các doanh nghiệp Ngày nay, loại hình dịch vụ này đang rất phổ biến Đây là cầu nối giữa các doanh nghiệp và người lao động Quá trình tuyển nhân sự của công ty sẽ được rút ngắn thời gian và đảm bảo chất lượng Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng thành công khi kinh doanh loại hình dịch vụ này. Rất nhiều công ty đã thất bại khi hoạt động không có hiệu quả, cung cấp nhân sự kém chất lượng.
Hoạt động trên lĩnh vực nhân sự, công ty TNHH HR Solution Sunflower cũng đang hoàn thiện quy trình tuyển dụng, cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cho các doanh nghiệp Mặc dù có quy mô nhỏ nhưng công ty thể hiện rõ vai trò của một công ty dịch vụ nhân sự và đang nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ, khẳng định uy tín trên thị trường headhunt Chính vì thế, em đã chọn đề tài “ Đánh giá hiệu quả dịch vụ tuyển dụng nhân sự của công ty TNHH HR Solution Sunflower ” để nghiên cứu trong khóa luận tốt nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
Từ những kiến thức đã học về Nhân sự nói chung và tuyển dụng nói riêng cùng với quá trình thực tập tại công ty, bài khóa luận hướng đến các mục tiêu sau:
• Giới thiệu tổng quát công ty về những thông tin cơ bản như lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, kết quả kinh doanh…
• Nắm được quy trình tuyển dụng và thực trạng về dịch vụ cung ứng nhân lực của công ty.
• Đánh giá thực trạng của dịch vụ và đề ra giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ cung ứng nhân lực.
Phương pháp nghiên cứu
Bài khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
• Phương pháp mô tả và so sánh.
• Phương pháp quan sát: quan sát thực tế quy trình cung cấp dịch vụ của công ty và cách thức làm việc của nhân viên.
• Phương pháp thu thập dữ liệu: thu thập các số liệu từ các báo cáo, các chứng từ, biểu mẫu liên quan đến dịch vụ tuyển dụng.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp: từ các số liệu, hình ảnh, quy trình thu thập được, đưa ra những phân tích và làm rõ vấn đề.
Kết cấu các chương của báo cáo
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung của bài khóa luận bao gồm 4 chương:
Chương 1 Tổng quan về Công ty TNHH HR Solution Sunflower.
Chương 2 Cơ sở lý thuyết về dịch vụ tuyển dụng nhân sự
Chương 3 Thực trạng về dịch vụ tuyển dụng tại Công ty TNHH HR
Chương 4 Giải pháp nâng cao hiệu quả về dịch vụ tuyển dụng của Công ty TNHH HR Solution Sunflower.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH
Giới thiệu chung
Tên công ty: Công ty TNHH HR Solution Sunflower Việt Nam.
Công ty được thành lập vào năm 2019, hoạt động ở lĩnh vực nhân sự từ tư vấn quản lý đến các dịch vụ cung ứng nhân lực cho tất cả các vị trí theo nhu cầu của khách hàng Ba năm hoạt động, công ty đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường Việt Nam Được thành lập bởi chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm đã từng đảm nhận các vị trí HR Manager tại các công ty lớn, công ty tin rằng sẽ mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất. Địa chỉ: Số 10, đường 19, khu phố 3, phường Linh Chiểu, TP Thủ Đức,
Hình 1.1 Logo công ty HR Solution Sunflower
Tên người đại diện pháp luật: Mai Thị Dương
Ngày bắt đầu hoạt động: 07/08/2019
Email: info@hrsolutionsunflower.com Điện thoại: 0911 842 633 - 0912 189 033
Hình 1.2 Văn phòng công ty TNHH HR Solution Sunflower
Nguồn: tác giả tự tổng hợp
❖ Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH HR Solution Sunflower được thành lập năm 2019 dưới sự điều hành của giám đốc Mai Thị Dương Ban đầu, công ty chỉ hoạt động ở lĩnh vực tư vấn, quản lý nhân sự và quản lý tiền lương bảo hiểm Đầu năm 2020, Sunflower đã triển khai thêm dịch vụ cung ứng nhân lực và tư vấn chuẩn bị hồ sơ kiểm xưởng Dịch vụ Visa – Giấy phép lao động cũng được triển khai sau đó Cho đến hiện tại, công ty đã và đang đẩy mạnh dịch vụ cung ứng nhân lực cho các doanh nghiệp Từ những dự án cung ứng nhỏ lẻ đến những dự án cung ứng lao động số lượng lớn, công ty đều cố gắng đáp ứng nhu cầu khách hàng, khẳng định thương hiệu của mình.
1.1.2 Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi
Hoạt động trong lĩnh vực về nhân sự, công ty luôn hướng đến tầm nhìn “Trở thành một trong những công ty hàng đầu chuyên cung cấp các dịch vụ nhân sự hàng đầu tại Việt Nam”
HRSS luôn hướng đến sự mệnh “Mang đến cho khách hàng sự trải nghiệm những dịch vụ tối ưu nhất”
Các giá trị mà công ty luôn đặt lên hàng đầu khi phục vụ khách hàng, đó là: “Chất lượng – Uy tín – Chuyên nghiệp – Sáng tạo”
Với phương châm “phục vụ bằng tâm”, công ty tin rằng sẽ tạo ra nhiều giá trị giúp các doanh nghiệp tạo được nhiều thành công, gắn kết bền chặt với HRSS để trải nghiệm những dịch tối ưu nhất.
Công ty TNHH HR Solution Sunflower hoạt động ở các lĩnh vực về nhân sự như sau:
Hình 1.3 Lĩnh vực hoạt động của công ty
Dịch vụ tuyển dụng: Chuyên cung cấp ứng viên theo yêu cầu của khách hàng cho tất cả các vị trí từ lao động phổ thông, nhân viên đến quản lý cấp cao.
• Sản xuất: cung cấp nhân lực cho các vị trí từ công nhân, giám sát đến quản đốc…
• Nhân sự: tuyển dụng, hành chính, đào tạo, C&B…
• Kế toán: kế toán nội bộ, công nợ, tổng hợp, kế toán kho, kế toán trưởng…
• Các ngành nghề khác như Sales, Marketing, công nghệ thông tin, Logistics…
Quản lý tiền lương và bảo hiểm:
Với hệ thống pháp luật và các thủ tục phức tạp tại Việt Nam, hầu hết các doanh nghiệp sẽ rất khó khăn trong vấn đề lương thưởng và các loại bảo hiểm cho nhân viên.
Vì vậy, việc sử dụng dịch vụ quản lý tiền lương và bảo hiểm là một lựa chọn phù hợp. Bên cạnh đó, với dịch vụ này của HRSS sẽ giúp các doanh nghiệp có nhiều thời gian để tập trung cho vấn đề kinh doanh của mình.
Tư vấn chuẩn bị hồ sơ kiểm xưởng:
HR Sunflower sẽ đồng hành cùng các doanh nghiệp trong việc tư vấn về các chính sách an toàn lao động, an ninh, pháp luật, đưa ra cải tiến theo tiêu chuẩn giúp các doanh nghiệp đi đúng chủ trương Nhà nước.
Tư vấn quản lý nhân sự: đối tượng khách hàng là những công ty vừa và nhỏ không thành lập phòng nhân sự.
Visa – Giấy phép lao động: tư vấn, soạn hồ sơ cấp mới, gia hạn ViSa, Giấy phép lao động…
Kinh doanh về lĩnh vực dịch vụ nhân sự, phân khúc thị trường mà công ty hướng đến là những công ty có quy mô vừa và nhỏ, không có thành lập bộ phận nhân sự Cùng với đó, công ty đang có hướng đẩy mạnh dịch vụ ra khu vực các công ty ở Bình Dương do mối quan hệ của Giám đốc Ngoài ra, ở khu vực này có nhiều công ty Trung Quốc và hay sử dụng dịch vụ về Chuân bị hồ sơ gia hạn Visa – giấy phép lao đồng, qua đó công ty có thể đẩy mạnh về các dịch vụ khác, đặc biệt là dịch vụ về tuyển dụng nhân sự.
Sau hơn 3 năm hoạt động, công ty đã cung cấp các dịch vụ cung ứng, tư vấn quản lý nhân sự cho khá nhiều các doanh nghiệp trong và ngoài nước Trong đó phải kể đến các khách hàng như: SINOMAX, VẢI NGUYÊN XƯƠNG, LAM HẢI,
CALLUS, DANCO, NANPAO, SAIGONBPO… Đây là những doanh nghiệp tiêu biểu đã tin dùng các dịch vụ của HRSS.
Hình 1.4 Khách hàng của công ty
Tổ chức quản lý tại công ty
Công ty TNHH HR Solution Sunflower hoạt động dựa trên cơ cấu tổ chức sau:
Hình 1.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của công ty cũng khá đơn giản Hoạt động về dịch vụ nhân sự nên cơ cấu chủ yếu là bộ phận nhân sự, các bộ phận khác thường chỉ một đến hai nhân viên hoặc gộp chung vào bộ phận nhân sự, thực hiện các dịch vụ của công ty.
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc: Là người đóng vai trò quan trọng nhất, là đại diện pháp nhân của công ty Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về các hoạt động kinh doanh Đồng thời, Giám đốc là người đưa ra các chiến lược dài hạn, kế hoạch phát triển cho công ty và ban hành các văn bản nội bộ Bên cạnh đó, giám đốc cũng thường xuyên tìm nguồn khách hàng mới cho công ty và đảm nhận vị trí tư vấn quản lý nhân sự.
Bộ phận kế toán: đảm nhận việc thu chi của công ty, chấm công tính lương cho nhân viên, hỗ trợ C&B các công việc liên quan.
Bộ phận kinh doanh: bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng mới và giữ mối liên hệ với khách hàng cũ Nhân viên kinh doanh phải đưa ra báo giá và chuẩn bị hợp đồng Ngoài ra, bộ phận kinh doanh cũng hỗ trợ lên kế hoạch xây dựng thương hiệu công ty.
Bộ phận nhân sự: Đối với bộ phận này được chia thành 2 nhóm: C&B và tuyển dụng.
• C&B: Phụ trách các dịch vụ như chấm công, tính lương, Bảo hiểm xã hội và Visa, giấy phép lao động cho khách hàng.
• Tuyển dụng: Đây là bộ phận chính của công ty, chịu trách nhiệm tuyển chọn và cung ứng nhân lực cho khách hàng.
1.2.3 Cơ cấu của bộ phận tuyển dụng
Hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực cung ứng nhân lực, nên nhân sự của bộ phận tuyển dụng cũng chiếm phần lớn trong cơ cấu của công ty Tuy nhiên, công ty cũng chỉ mới hoạt động được vài năm và với quy mô nhỏ, vì vậy cơ cấu hoạt động cũng còn khá đơn giản Dưới đây là cơ cấu bộ phận tuyển dụng nhân lực của công ty:
Trưởng bộ phận khối sản xuất công nghiệp
Nhân viên tuyển dụng Thực tập sinh
Trưởng bộ phận khối thương mại, dịch vụ
Nhân viên tuyển dụng Thực tập sinh
Hình 1.6 Cơ cấu bộ phận tuyển dụng của công ty
Nguồn: tác giả tự tổng hợp
Giám đốc: điều hành các hoạt động của công ty và giám đốc trực tiếp quản lý các công tác cung ứng nhân lực từ các nhóm, theo dõi và giám sát để xử lý các tình huống phát sinh.
Nhiệm vụ của từng bộ phận:
Bộ phận khối sản xuất công nghiệp: chịu trách nhiệm tuyển dụng các vị trí thuộc khối ngành sản xuất, kế toán, nhân sự…
Bộ phận khối thương mại dịch vụ: đảm nhận cung ứng nhân sự cho các vị trí về thương mại, dịch vụ như Sales, Marketing, chăm sóc khách hàng, phiên dịch…
Ngoài nhân sự chính của công ty, để đảm bảo được tiến độ cung ứng nhân lực cho khách hàng, công ty còn có đội ngũ Freelancer hoạt động bên ngoài Tuy nhiên,đội ngũ này sẽ không hoạt động thường xuyên, tùy vào dự án của công ty.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2019 – 2021
Khoảng 3 năm hoạt động trong lĩnh vực nhân sự, HRSS luôn phát triển và tạo ra giá trị không ngừng, dưới đây là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:
Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2019 – 2021 Đơn vị tính: nghìn đồng
Nguồn: phòng Kế toán của công ty
Hình 1.7 Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2019 – 2021
Nguồn: Phòng Kế toán của công ty
Từ biểu đồ trên ta dễ dàng nhận ra rằng cả doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty đều tăng qua các năm Vào năm 2019, công ty đạt doanh thu là 470 triệu và đã tăng lên 1 tỷ 400 triệu vào năm 2020, tăng hơn 200%, năm 2021 tăng 32,2% so với
2020 Do thành lập vào những tháng cuối năm 2019 nên công ty chưa có nhiều hoạt động và gia tăng này chứng tỏ HRSS đã hoạt động có hiệu quả, các hoạt động đã có tiến triển Cụ thể, về dịch vụ cung ứng nhân lực, công ty đã cung cấp được nhiều ứng viên hơn, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng Doanh thu tăng cùng với đó là chi phí cũng tăng, ta có thể thấy rõ từ năm 2019 – 2021, chi phí đã tăng từ 326 triệu lên hơn 1,3 tỷ Điều này cho thấy, khi mới bắt đầu hoạt động, công ty chưa có nguồn khách hàng cũng như các dự án cung ứng nhân lực vì vậy biến phí bỏ ra cho việc đăng tuyển cũng còn khá thấp Bên cạnh đó, những năm đầu thành lập, nhân sự của công ty rất ít nên chi phí lương cho nhân viên cũng rất thấp.
Nhìn chung, so với ngày đầu thành lập, lợi nhuận của công ty tăng rất mạnh qua các năm Tuy nhiên một phần do được hình thành và phát triển trong giai đoạn dịch covid nên con số lợi nhuận mang lại cũng không cao Nhưng tóm lại từ bảng dữ liệu trên, có thể nói rằng tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đang có chiều hướng phát triển và tương lai sẽ tốt hơn.
Chương 1 đã giới thiệu khái quát về công ty TNHH HR Solution Sunflower. Được thành lập năm 2019, hiện nay công ty đã hoạt động trên 5 lĩnh vực: Tuyển dụng,
Tư vấn quản lý nhân sự, Tư vấn hồ sơ kiểm xưởng, Quản lý tiền lương và bảo hiểm, Visa - Giấy phép lao động Công ty đang hoạt động mạnh trên lĩnh vực Tuyển dụng nhân sự, mặc dù quy mô hoạt động còn nhỏ lẻ nhưng công ty đang cố gắng phát triển về mặt chất lượng dịch vụ và khẳng định vị thế trên thị trường.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỊCH VỤ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
Những khái niệm liên quan đến dịch vụ cung cấp nhân lực
2.1.1 Khái niệm về nguồn nhân lực
Trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng đều tồn tại “Nguồn nhân lực”.
Có rất nhiều quan điểm về cụm từ này, chúng ta có thể tham khảo qua một số khái niệm sau đây:
Theo tác giả Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2007), “Bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con người hay nguồn nhân lực của nó Do đó, ta có thể nói nguồn nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả những người làm việc trong tổ chức đó”.
“Nguồn nhân lực là nguồn lực mà con người có khả năng sáng tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội được biểu hiện ra số lượng và chất lượng tại một thời điểm xác định”, (Trần Xuân Cầu và Mai Quốc Chánh, 2008).
Có thể tham khảo khái niệm theo một cách khác “Nguồn lực là tổng thể các tiềm năng lao động có trình độ lành nghề, là kiến thức và năng lực của toàn bộ cuộc sống con người hiện có hoặc tiềm năng để phát triển kinh tế - xã hội trong một cộng đồng” (Nguyễn Hữu Thân, 2008).
Qua từ điển Cambridge, “Headhunter” được hiểu là một người cố gắng thuyết phục một ai đó nghỉ việc bằng cách đề nghị cho họ có một công việc khác với mức lương và vị trí cao hơn.
Theo Nguyễn Minh Nhật, Lại Văn Tài (2014): “Headhunter là cụm từ dùng để nói tới các tổ chức hoặc cá nhân chuyên săn lùng những ứng viên tài năng, bằng lòng làm việc cho một tổ chức thứ ba nào đó”. Đây là một khái niệm khá tương đồng với chuyên viên tuyển dụng tuy nhiênHeadhunter lại được ví như thợ săn đầu người Nhiệm vụ của họ là săn chất xám của các ứng viên tiềm năng để giải quyết các vấn đề về nhân sự.
2.1.3 Khái niệm về tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút, đánh giá và đưa ra quyết định lựa chọn người phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang cần Theo tác giả Lê Trường Diễm Trang và Phan Thị Thanh Hiền (2016) thì quá trình này bao gồm hai quá trình nhỏ là tuyển mộ và tuyển chọn.
Tuyển mộ: “là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức” Thực chất đây là quá trình thu hút, tập hợp và động viên ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng Quá trình tuyển chọn sẽ không được diễn ra nếu tuyển mộ không thành công hoặc chất lượng và số lượng ứng viên không đạt yêu cầu Đây là bước đầu tiên của quá trình tuyển dụng nhân sự, quyết định chất lượng đầu vào và có tác động rất lớn đến hoạt động quản trị nhân sự sau này.
Bằng hình thức nào đó, các nhà tuyển dụng phải chiêu mộ ứng viên cho vị trí đang tuyển dụng Kết quả của quá trình tuyển mộ được thể hiện qua số lượng hồ sơ ứng tuyển Tuyển mộ có thành công hay không phải phụ thuộc vào chỉ tiêu đề ra ban đầu và kế hoạch chiến lược, gây sự chú ý đến nguồn nhân lực bên ngoài cả bên trong. Tuyển chọn: “là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ”.
Tuyển mộ là bước cơ sở, là nguồn cho công tác tuyển chọn nguồn nhân lực Và tuyển chọn là bước đánh giá lại hiệu quả của tuyển mộ Hai quá trình này có mối quan hệ tác động lẫn nhau, không thể tách rời.
Cơ sở của tuyển chọn được dựa trên yêu cầu của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc Lựa chọn nhân sự sẽ xuất phát từ kế hoạch nguồn lực, chiến lược kinh doanh Quá trình tuyển chọn phải chọn được người phù hợp nhất, có chuyên môn, kỹ năng và thái độ cần thiết cho công việc Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa quan trọng đối với quá trình tuyển dụng nói riêng và cơ cấu của doanh nghiệp nói chung.
2.1.4 Khái niệm về dịch vụ cung ứng nhân lực
Tác giả Nguyễn Minh Nhật và Lại Văn Tài (2014) có đề cập rằng “Dịch vụ tuyển dụng nhân sự cao cấp là một loại hình dịch vụ mà trong đó, các headhunter sẽ tìm kiếm và cung cấp những ứng viên phù hợp, đáp ứng đầy đủ những yêu cầu mà các doanh nghiệp đề ra”.
“Dịch vụ tuyển dụng nhân sự là loại hình dịch vụ do các công ty dịch vụ tuyển dụng cung cấp cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng Đây là các đơn vị thứ ba chuyên tìm kiếm những ứng viên phù hợp theo yêu cầu của các tổ chức, hay có thể nói là tìm kiếm nhân sự theo đơn đặt hàng của các doanh nghiệp ”
Phần lớn các doanh nghiệp tìm đến dịch vụ tuyển dụng nhân sự là những doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng lớn, cần tuyển nhân sự cấp quản lý, cấp cao trong thời gian ngắn Vì vậy đơn vị dịch vụ phải hỗ trợ khách hàng tìm ứng viên theo đúng tính chất đúng người, đúng việc và nhanh chóng.
Yêu cầu và vai trò của dịch vụ tuyển dụng nhân sự
2.2.1 Các yêu cầu đối với tuyển dụng nhân sự
Theo Bùi Văn Chiêm (2013), tuyển dụng giữ vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động quản trị và các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vậy nên trước khi thực hiện công tác tuyển dụng cần đưa ra các yêu cầu phù hợp:
Tuyển dụng nhân sự được thực hiện vì mục tiêu của tổ chức, xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và dựa trên kế hoạch nguồn lực Kế hoạch phải chỉ ra rằng hệ thống cần bổ sung nhân lực thì hoạt động tuyển dụng mới được diễn ra, phân bổ nguồn lực một cách rõ ràng thì doanh nghiệp mới hoạt động có hiệu quả.
“Khi tuyển dụng phải tuyển được người đảm bảo được công việc, dựa trên bản mô tả và tiêu chuẩn thực hiện công việc Tuyển dụng được người có chuyên môn cần thiết với vị trí đó đạt hiệu quả làm việc cao.
Bên cạnh tuyển những người có chuyên môn phù hợp cần chú trọng lựa chọn ứng viên có tính kỷ luật, trung thực, mong muốn gắn bó và đóng góp cho doanh nghiệp.
2.2.2 Vai trò của tuyển dụng nhân sự
Trần Thị Tuyết Mai (2018) cho rằng tuyển dụng nhân sự có vai trò to lớn đối với doanh nghiệp, người lao động và tác động đến toàn xã hội như sau:
Tuyển dụng có tầm quan trọng rất lớn đối với doanh nghiệp vì nó quyết định yếu tố đầu vào để xây dựng và phát triển một tổ chức Việc tuyển dụng hiệu quả sẽ mang lại đội ngũ lao động chất lượng, phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Có thể nói rằng tuyển dụng nhân sự như là bước đầu trong quản trị doanh nghiệp và sẽ có ảnh hưởng tới các dự định trong tương lai ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp.
Thấy được vai trò to lớn của tuyển dụng nhân sự, các dịch vụ cung ứng nhân sự ra đời như một sự cứu cánh cho các doanh nghiệp khó khăn trong việc tìm kiếm lao động lành nghề Dịch vụ này giúp cho công tác tuyển dụng trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn Các công ty chuyên về cung cấp nhân sự thường có nguồn ứng viên rất lớn, nguồn nhân sự của họ được tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp Bên cạnh đó, dịch vụ tuyển dụng nhân sự sẽ có kế hoạch tuyển dụng rõ ràng, các doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra khoản phí cố định sẽ được cung cấp nhân sự chất lượng, được sàng lọc kỹ lưỡng Như vậy, dịch vụ cung cấp nhân sự giúp các doanh nghiệp tuyển được lao động chất lượng cao trong thời gian nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
❖ Đối với người lao động
“Ở khía cạnh người lao động, việc tuyển dụng giúp cho người lao động dễ dàng tiếp cận với các cơ hội việc làm, có nhiều sự lựa chọn cho bản thân ” Dịch vụ tuyển dụng sẽ giúp cho họ có những việc làm tốt hơn và cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp Người lao động sẽ được tư vấn về việc làm, cơ hội phát triển và những định hướng trong tương lai.
“Thất nghiệp là một vấn nạn rất lớn với bất kì xã hội nào, ảnh hưởng tới các vấn đề an ninh trật tự, chi phí an sinh, đời sống xã hội ” Tuyển dụng nhân sự giúp giải quyết việc làm, bố trí nguồn lao động trong xã hội làm giảm vấn nạn thất nghiệp, góp phần giảm thiểu tệ nạn xã hội Bên cạnh đó, các công ty về dịch vụ tuyển dụng nhân sự luôn tìm kiếm các ứng viên có chất lượng, phù hợp với yêu cầu của các doanh nghiệp Do đó, việc tuyển dụng góp phần nâng cao dân trí, trình độ và sự phát triển của xã hội.
Nguồn tuyển dụng và quy trình cung ứng nhân lực
2.3.1.1 Nguồn nội bộ doanh nghiệp Đối với một số vị trí, các doanh nghiệp thường ưu tiên nguồn bên trong hơn thị trường lao động bên ngoài Nguồn tuyển dụng nội bộ có thể được lấy từ những phương pháp sau:
Thông báo tuyển dụng: Có thể thông tin đến nhân viên bằng cách gửi email hoặc dán thông báo tuyển dụng ở bản tin của doanh nghiệp để các nhân viên có thể cập nhật hằng ngày Thông báo chứa các thông tin về vị trí công việc, số lượng và các yêu cầu của vị trí cần tuyển.
Thông qua sự giới thiệu của của công nhân viên trong tổ chức: qua hình thức này, các doanh nghiệp dễ dàng phát hiện được những tài năng phù hợp một cách nhanh chóng và có độ tin cậy cao.
Dựa vào hồ sơ của người lao động: với các thông tin của nhân viên như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng, nhà tuyển dụng sẽ tìm được những cá nhân có hồ sơ phù hợp nhất để tham gia vào quá trình tuyển chọn nhân sự.
Theo Trần Kim Dung (2011), nguồn tuyển dụng bên trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau:
Nhân viên được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc và có trách nhiệm trong công việc Tỷ lệ bỏ việc của nhân viên trong doanh nghiệp sẽ thấp hơn so với nguồn bên ngoài.
Nhân viên của doanh nghiệp sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn trong công việc Do họ đã làm quen với môi trường, văn hóa và mục tiêu doanh nghiệp, dễ dàng thích nghi với những thách thức mới, nhanh chóng bắt nhịp công việc.
Hình thức tuyển dụng nội bộ này tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên, kích thích tinh thần làm việc hăng say, tích cực Những nhân viên giỏi, có tinh thần cầu tiến sẽ tham gia vào những cơ hội mới, phát triển nghề nghiệp bản thân.
Tuy nhiên nguồn tuyển dụng nội bộ cũng mang lại một số nhược điểm Theo Lê Trường Diễm Trang và Phan Thị Thanh Hiền (2016), có những nhược điểm sau: Đối với các doanh nghiệp đang mở rộng kinh doanh, cung nội bộ cho các vị trí trống có thể không đáp ứng được số lượng Do đó dẫn đến kết quả nhân viên được thăng tiến nhanh chóng Bên cạnh đó, khi một vị trí trống được bổ sung nhân lực, vị trí khác lại bị bỏ trống Tương tự, vị trí này được tuyển dụng nội bộ thì vị trí khác bị trống lại xảy ra Sự chuyển dịch này gọi là “hiệu ứng gợn sóng” Tuyển dụng nhân sự nội bộ có thể làm cơ cấu doanh nghiệp trở nên chai lỳ, các nhà quản trị dễ thăng tiến từ bên trong. Ngoài ra đối với các tổ chức có quy mô nhỏ, nếu chỉ luân chuyển nhân sự nội bộ sẽ không có sự mới mẻ trong cách làm việc và không thay đổi chất lượng lao động.
2.3.1.2 Nguồn bên ngoài doanh nghiệp
Mong muốn doanh nghiệp có sự mới mẻ hơn trong hoạt động kinh doanh, mang lại hiệu quả kinh tế, các doanh nghiệp sẽ sử dụng hình thức tuyển dụng từ nguồn bên ngoài Nguồn này là nhân sự từ thị trường lao động, người quen của nhân viên, sinh viên có tiềm năng… Doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên qua đa dạng các nguồn thông tin Theo tác giả Lê Trường Diễm Trang và Phan Thị Thanh Hiền (2016), doanh nghiệp có thể áp dụng các nguồn bên ngoài sau:
Tuyển mộ ứng viên thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như truyền hình, tạp chí, mạng xã hội Đây là phương thức tuyển dụng rất được quan tâm và tỉ lệ hồ sơ dự tuyển cao nếu nội dung quảng cáo gây được chú ý, thể hiện rõ tính chất, yêu cầu công việc và đãi ngộ đối với vị trí đó.
Tuyển dụng thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm cũng được các doanh nghiệp sử dụng Tuy nhiên nguồn này sẽ thích hợp với các công ty đang có nhu cầu tuyển dụng lao động phổ thông với số lượng lớn Nguồn này sẽ rất mất thời gian, vì chờ rất lâu mới có ứng viên phù hợp Tuy nhiên cũng với hình thức trung tâm môi giới nhưng các dịch vụ về giải pháp nhân sự đang rất phổ biến Thông qua các công ty dịch vụ này, các doanh nghiệp sẽ nhanh chóng tìm kiếm được ứng viên phù hợp.
Doanh nghiệp có thể tuyển dụng qua các hội chợ việc làm Tại đây, các nhà tuyển dụng có thể tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các ứng viên, mở ra những cơ hội tuyển dụng Tại các trường đại học, doanh nghiệp cũng có thể tham gia vào các ngày hội việc làm, qua đó thu hút được những sinh viên tiềm năng.
Ngoài ra, nguồn bên ngoài còn đến từ những lời giới thiệu từ cán bộ, công nhân viên chức trong công ty Hình thức này dựa trên mối quan hệ xã hội, nhân viên thấy được ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng sẽ giới thiệu cho phòng nhân sự. Ưu điểm:
Ngược lại với hình thức tuyển dụng nội bộ, nguồn bên ngoài mang lại cho công ty những nhân tố mới, những ý tưởng mới Và nếu tuyển được một người có giàu kinh nghiệm sẽ tiết kiệm được chi phí đào tạo
Phương pháp này gây khó khăn đối với việc quản trị nhân lực, dễ gây mâu thuẫn nội bộ, không tạo động lực cho nhân viên do cơ hội thăng chức bị giảm đi. Ngoài ra tuyển dụng từ nguồn bên ngoài sẽ mất nhiều thời gian và chi phí hơn, cùng với đó không đảm bảo được rủi ro khi đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí cần tuyển.
2.3.2 Quy trình cung ứng nhân lực
Trình tự tuyển dụng trong doanh nghiệp thường tuân theo quy trình sau:
Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ
Ra quyết định tuyển dụng
Hình 2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự
Nguồn: Trần Kim Dung, 2011 Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng:
Phân tích và đánh giá hiệu quả của dịch vụ tuyển dụng nhân sự
2.4.1 Các yếu tố tác động đến quá trình tuyển dụng nhân sự
2.4.1.1 Các yếu tố môi trường bên trong doanh nghiệp
Con người là yếu tố quan trọng, là tài sản của doanh nghiệp Các tổ chức, doanh nghiệp nếu có nhân viên có chuyên môn, nghiệp vụ cao sẽ là yếu tố tác động tích cực cho sự phát triển dịch vụ của công ty Do đó, bộ phận tuyển dụng là bộ mặt đại diện cho cho doanh nghiệp khi họ là người trực tiếp kết nối ứng viên Nếu HR có kỹ năng, trình độ chuyên môn cao, chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với ứng viên và khách hàng, tăng thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp “ Trong trường hợp không làm được điều này, nhà tuyển dụng không hỗ trợ được ứng viên, việc thu hút tuyển chọn rất khó khăn ” Đồng thời có lực lượng nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng trở nên nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
❖ Hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp
Hình ảnh của công ty là yếu tố rất quan trọng trong việc thu hút ứng viên Khi một doanh nghiệp có hình ảnh và thương hiệu nhất định sẽ trở nên ấn tượng và được nhiều người quan tâm trên thị trường Khả năng tiếp cận ứng viên tiềm năng nhiều hơn do mức độ uy tín của doanh nghiệp, tạo lòng tin cho người xin việc Và ngược lại, nếu hình ảnh của công ty rất ít người biết đến thì ứng viên rất e ngại để kết nối khiến cho quá trình tuyển dụng mất nhiều thời gian hơn.
❖ Mục tiêu phát triển của công ty
Các doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên những mục tiêu nhất định Và để thực hiện được mục tiêu này thì nguồn lực phải được phân bổ rõ ràng Từ đó, căn cứ vào từng phòng ban, từng mục tiêu mà nhân sự sẽ có kế hoạch tuyển dụng phù hợp Vào từng thời kỳ hoạt động, các doanh nghiệp sẽ có chiến lược và mục tiêu phát triển khác nhau, bộ phận tuyển dụng cần dựa vào đó để có kế hoạch tuyển nhân sự phù hợp.
“Chi phí dành cho tuyển dụng càng lớn thì hiệu quả lại cho công tác tuyển dụng rất cao ” Bởi lẻ nếu có nguồn lực đủ lớn có thể sử dụng các phương pháp tuyển dụng
Trang 23 hiện đại, truyền thông, tìm kiếm ứng viên mạnh mẽ và đưa ra mức lương cao cho ứng viên Trong khi đó, các tổ chức bị eo hẹp tài chính cho tuyển dụng sẽ không có nhiều lựa chọn khi tuyển dụng, áp dụng các phương pháp truyền thống, rất khó tiếp cận với ứng viên.
2.4.1.2 Các yếu tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp
❖ Yếu tố kinh tế - chính trị
Môi trường kinh tế bao gồm những đặc điểm của hệ thống kinh tế Các yếu tố kinh tế có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kinh doanh của doanh nghiệp (Võ Anh Kha, 2019) “ Nếu một quốc gia có nền kinh tế ổn định thì kinh tế sẽ cơ hội phát triển ” Khi nền kinh tế phát triển mới thúc đẩy các hoạt động sản xuất kinh doanh và tạo nhiều cơ hội việc làm Từ đó, nhu cầu tuyển dụng tăng cao và hoạt động tuyển dụng được đầu tư nhiều hơn, thu hút ứng viên sẽ được quan tâm nhiều hơn Ngược lại nếu chính trị không ổn định, nền kinh tế suy thoái, các doanh nghiệp phải cắt giảm nhân sự, tuyển dụng sẽ bị đình trệ và không có hiệu quả Chưa kể đến các công ty dịch vụ nhân sự sẽ không thể hoạt động, không có hợp đồng tuyển dụng.
❖ Yếu tố văn hóa xã hội
Các yếu tố văn hóa xã hội tác động mạnh mẽ đến quá trình hoạt động kinh doanh như những quan niệm về lối sống, phong tục tập quán, trình độ học vấn, cơ cấu dân số… Quá trình tuyển dụng cũng bị chi phối bởi các yếu tố này vì nó chi phối hành vi ứng xử của người lao động Tâm lý của ứng viên sẽ lựa chọn những ngành nghề được xã hội đề cao như y dược, kế toán, ngân hàng Những ngành này sẽ có lượng ứng viên dồi dào, nhà tuyển dụng sẽ không mất quá nhiều thời gian Hoặc đối với các ngành nghề xu hướng, được xã hội ưa chuộng cũng sẽ có lượng ứng viên lớn.
Khoa học công nghệ ngày càng cải tiến và có sức ảnh hưởng lớn đến mọi mặt trong đời sống Và để có thể tồn tại ở môi trường công nghệ này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có đội ngũ lao động biết áp dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào công việc Vì vậy, tuyển dụng cần lựa chọn những ứng viên có thể đáp ứng được yêu cầu về công nghệ, bắt kịp được xu hướng thay đổi của công nghệ.
❖ Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh luôn tồn tại trên thị trường kinh doanh, bất kỳ ngành nghề hay lĩnh vực nào và tuyển dụng cũng không ngoại lệ Cuộc đua tranh giành nhân tài là thách thức lớn đối với bộ phận tuyển dụng Ai cũng muốn có nguồn lao động chất lượng cao cho hoạt động kinh doanh của mình Đối với các công ty về dịch vụ cung cấp nhân sự cũng đang chịu sự cạnh tranh gay gắt với các mức phí và dịch vụ khác nhau Vì vậy các công ty cần phải tìm hiểu rõ đãi ngộ và mức lương thưởng của đối thủ đưa ra như thế nào từ đó có kế hoạch và hình thức tuyển dụng phù hợp.
2.4.2 Đánh giá hiệu quả dịch vụ cung ứng nhân sự
2.4.2.1 Đặc điểm của chất lượng dịch vụ
Chất lượng dịch vụ là những gì khách hàng có thể cảm nhận được sau khi sử dụng dịch vụ Mỗi khách hàng sẽ có những nhận thức và những nhu cầu riêng biệt, vì vậy sự cảm nhận của mỗi người là khác nhau Chất lượng dịch vụ bao hàm nhiều ý nghĩa khác nhau, Đặng Phương Tâm (2020) cho rằng nó có các đặc điểm như sau:
Thứ nhất, chất lượng dịch vụ chỉ đánh giá một cách chính xác nhất dựa vào khách hàng sau khi đã sử dụng Bởi thực tế mỗi dịch vụ sẽ có những đặc trưng riêng, nếu chưa sử dụng sẽ không thể đánh giá dịch vụ mang lại có hiệu quả hay không.
Thứ hai, chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào các yếu tố tạo nên dịch vụ Đối với dịch vụ tuyển dụng nhân sự, mục đích cuối cùng của công ty là cung cấp ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển Và chất lượng của dịch vụ không chỉ đánh giá ở kết quả cuối cùng mà còn xem xét đến thời gian, cách thức tuyển dụng và thái độ phục vụ.
Thứ ba, chất lượng của dịch vụ chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi đội ngũ nhân viên cung cấp dịch vụ đó Đặc tính cơ bản của dịch vụ là tính vô hình, do đó sự thỏa mãn của khách hàng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của đội ngũ nhân sự Cùng với đó, họ là những người trực tiếp tìm kiếm và sàng lọc ứng viên, là người tạo ra giá trị dịch vụ.
Thứ tư, chất lượng này đòi hỏi tính nhất quán cao được thể hiện trong quá trình cung cấp dịch vụ Đó là sự đồng bộ, toàn diện, trước sau như một, đảm bảo cung cấp ứng viên cho doanh nghiệp theo thỏa thuận.
2.4.2.2 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả của dịch vụ tuyển dụng nhân sự
Hoạt động chủ yếu của dịch vụ này chính là tuyển dụng Chính vì vậy để đánh giá được hiệu quả của dịch vụ cần xem xét đến hiệu quả của công tác tuyển dụng Nội bộ công ty thường xem xét các tiêu chí để đo lường mức độ hiệu quả từ đó có kế hoạch cải thiện chất lượng cho những lần sau.
Theo sự tổng hợp của Bùi Thị Lệ Hoa (2020) để phân tích hiệu quả của hoạt động tuyển dụng, cần thu thập các chỉ tiêu sau:
THỰC TRẠNG VỀ DỊCH VỤ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH HR SOLUTION SUNFLOWER
Tổng quan về dịch vụ tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH HR Solution Sunflower
❖ Tuyển dụng theo nhu cầu
Công ty tiến hành công tác tuyển dụng dựa trên các đơn đặt hàng của khách hàng Mọi yêu cầu của khách hàng sẽ được ghi nhận và các chuyên viên sẽ lên kế hoạch phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Các dự án nhận được từ các khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chỉ cần thu thập được nhu cầu tuyển dụng, công ty sẽ tìm kiếm ứng viên ngay để đáp ứng nhân lực nhanh chóng Với nguyên tắc tuyển dụng theo nhu cầu của khách hàng, HRSS luôn đặt các tiêu chuẩn lên hàng đầu để tìm được ứng viên chất lượng Sunflower không chủ trương tuyển dụng tràn lan, các ứng viên đầu vào phải qua chọn lọc theo các chỉ tiêu đề ra, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
❖ Thái độ tốt với ứng viên và khách hàng
Các chuyên viên của HR Sunflower đều được đào tạo thái độ tôn trọng ứng viên và khách hàng Đối với khách hàng, công ty luôn giữ thái độ hòa nhã, tạo mối quan hệ tốt đẹp, điều này góp phần giúp cho các doanh nghiệp sử dụng lại dịch vụ và giới thiệu khách hàng mới cho công ty Giám đốc điều hành của Sunflower rất coi trọng thái độ của nhân viên, cho rằng một thái độ tốt là chìa khóa tạo nên thành công trong bất kì công việc Không những đối với khách hàng, chủ trương của công ty còn hướng đến sự quan tâm, chăm sóc ứng viên Trong quá trình tư vấn về công việc cũng như lúc trao đổi sơ vấn, các chuyên viên cần nhiệt tình và tạo cảm giác thoải mái cho ứng viên Vì đây là cơ sở dữ liệu lâu dài cho công ty và cũng là yếu tố chính trong dịch vụ cung ứng nhân lực Họ có thể làm tăng giá trị và độ uy tín của công ty Do đó, một trong những nguyên tắc tuyển dụng của công ty là thái độ, cách đối xử trong quá trình cung ứng sao cho cả khách hàng và ứng viên cảm thấy hài lòng nhất.
❖ Đảm bảo tính công bằng, dân chủ
Tất cả các vị trí khi nhận được từ nhu cầu của khách hàng đều được lên kế hoạch công khai rộng rãi để mọi người có thể ứng tuyển Bất kì ai quan tâm đến công việc đều được tư vấn và ứng tuyển, nếu đạt yêu cầu họ sẽ tiếp tục qua những bước tiếp theo, ngược lại, hồ sơ sẽ được lưu lại nếu có công việc phù hợp, các chuyên viên sẽ liên hệ với họ Tính công bằng còn được thể hiện ở chỗ với mọi vị trí công việc đã nhận, nếu chưa chấm dứt hoặc ngưng tuyển đều phải được thông báo đăng tuyển liên tục, không ưu tiên các dự án mới dễ hơn.
3.1.2 Tình hình cung cấp dịch vụ cung ứng nhân lực
Hiện nay, thị trường headhunt rất phổ biến do nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng Các công ty dịch vụ cạnh tranh với nhau cũng ngày một gay gắt Sự thành công của headhunt được khẳng định khi các vị trí nhận được tuyển thành công Tuy nhiên, không phải lúc nào dịch vụ headhunter cũng thành công cung cấp ứng viên cho khách hàng vì nhiều lý do Dưới đây là biểu đồ thể hiện tình hình cung cấp dịch vụ của Sunflower.
Tổng số job nhận được Tổng số job thành công Tổng số job bị ngưng
Hình 3.1 Tình hình cung cấp dịch vụ tuyển dụng của công ty giai đoạn 2019 – 2021
Nguồn: thống kê từ bộ phận Kinh doanh của công ty Qua biểu đồ trên, có thể nhận thấy, số lượng công việc mà công ty nhận tuyển đã tăng sau 2 năm hoạt động Năm
2019 tổng số vị trí nhận về là 105 và tăng gấp 3 lần (305) vào năm 2020, chứng tỏ sau gần 1 năm hoạt động công ty dần thu hút được
Trang 29 khách hàng, mở rộng thị trường Tuy nhiên, quy mô của HRSS khá nhỏ nên lượng vị trí nhận khá thấp so với mặt bằng các công ty headhunt hiện tại Bên cạnh đó, tỉ lệ các job tuyển thành công so với tổng job nhận cũng không cao, mặc dù tỷ lệ này đã tăng qua các năm lần lượt là 0,504; 0,619; 0,641 Các dự án bị ngưng tuyển cũng khá là cao, ảnh hưởng đến uy tín của công ty Có nhiều lý do khiến tỷ lệ này chiếm tỷ lệ cao. Một trong những nguyên nhân chính là do đặc thù của công việc rất khó tuyển có thể có nhiều ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển nhưng yêu cầu công việc cao, không phù hợp, lâu ngày các vị trí bị bỏ qua và ngưng tuyển Đồng thời, đối với các công việc này các doanh nghiệp cũng đã đăng tuyển nhưng không có kết quả và tìm đến dịch vụ Vậy nên, các công ty dịch vụ nói chung và HRSS nói riêng sẽ khó khăn cho việc tuyển dụng và tỷ lệ thất bại cao Thứ hai, các doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn về dịch vụ cung ứng, nếu công ty nào cung cấp được ứng viên sớm hơn sẽ giành được hợp đồng đó thành công Tóm lại, các dự án bị ngưng tuyển là do mất quá nhiều thời gian cho quá trình tìm kiếm ứng viên.
Hình 3.2 Số lượng hồ sơ ứng viên giai đoạn 2019 - 2021
Nguồn: Phòng Nhân sự của công ty
Qua biểu đồ trên, ta thấy rằng số lượng hồ sơ ứng viên có xu hướng tăng từ năm
2019 đến năm 2021 Vào năm 2019, công ty có 860 hồ sơ ứng viên và tăng lên 3001 hồ sơ (năm 2020), tăng gần 3,5 lần Tuy nhiên con số này đã giảm chỉ còn 2709 hồ sơ năm 2021, lý do công ty hoạt động trong tình hình dịch covid bùng phát Nhìn chung,lượng hồ sơ tăng khá nhanh, được thu thập từ các kênh mạng xã hội Facebook, Zalo và trang web của công ty Dữ liệu ứng viên tăng lên chứng tỏ công ty đã có những bước tiến nhất định, đang phát triển từng ngày để khẳng định uy tín.
Bảng 3.1 Số lượng ứng viên theo nhóm ngành Đơn vị tính: người.
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Tỷ lệ TB
Nguồn: Phòng Nhân sự của công ty.
Theo thống kê của nhân sự về số lượng ứng viên được chia theo nhóm ngành,công ty cung cấp nhân sự cho đa dạng các ngành nghề Dựa vào bảng số liệu trên,nhận thấy công ty cung ứng nhân sự chủ yếu là các vị trí ngành sản xuất, nhân sự vàSales – marketing Trong đó, số lượng ứng viên ở nhóm ngành sản xuất chiếm tỷ trọng rất lớn qua các năm, chiếm hơn 60% toàn bộ ứng viên Lý do ở ngành này công ty nhận cung cấp công nhân số lượng lớn, còn các ngành khác đa số là các vị trí đơn lẻ nên có sự chênh lệch về số lượng ứng viên qua các nhóm ngành Các ngành khác như công nghệ thông tin, nhà hàng – khách sạn, tài chính có lượng ứng viên tương đương,chiếm từ 3 đến 5% Những ngành không được liệt kê vào bảng này như Supply chain,bất động sản, luật có lượng ứng viên rất thấp, vì vậy công ty cân nhắc rất kỹ về những hợp đồng cung ứng nhân sự cho các nhóm ngành này.
Quy trình cung ứng dịch vụ
Hiện nay, các công ty cung cấp về dich vụ cung ứng nhân lực đều xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng biệt Có thể tùy thuộc vào từng nhóm ngành, đặc thù của mỗi công ty sẽ có mỗi quy trình khác nhau để tối ưu được thời gian, chi phí tuyển dụng Dưới đây là quy trình cung ứng nhân lực của công ty HRSS:
Nhận yêu cầu từ khách hàng và xây dựng bảng mô tả công việc
Không đạt Lọc hồ sơ và sơ vấn
Gửi hồ sơ ứng viên phù hợp cho khách hàng
Theo dõi kết quả phỏng vấn Đạt Chăm sóc ứng viên và khách hàng
Gửi xác nhận thanh toán
Hình 3.3 Quy trình cung ứng nhân lực của công ty
Nguồn: phòng Nhân sự của công ty
Tìm kiếm khách hàng là bước đầu của quá trình cung ứng nhân lực của công ty HRSS. Bước tìm kiếm được thực hiện như sau:
Xác định khách hàng tiềm năng Tìm hiểuthông tin Tiếp cận Trao đổi Ký hợpđồng
Hình 3.4 Giai đoạn tìm kiếm khách hàng
Nguồn: tác giả tổng hợp
Xác định khách hàng tiềm năng là bước vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến thời gian hợp tác lâu dài sau này Và xác định khách hàng cần tuyển các vị trí mà công ty có nguồn dữ liệu ứng viên lớn và thường tuyển dụng thì quá trình diễn ra nhanh chóng hơn Sau khi đã xác định được khách hàng tiềm năng, nhân viên sẽ nghiên cứu thông tin về doanh nghiệp khách hàng, các thông tin như vốn điều lệ, quy mô, thế mạnh, lĩnh vực hoạt động, môi trường làm việc…Điều này giúp cho HRSS hiểu rõ về khách hàng để dễ dàng cung cấp ứng viên cho đối tác Giai đoạn tiếp theo, tiếp cận khách hàng bằng những cách khác nhau Công ty tìm nguồn khách hàng thông qua các nhóm nhân sự trên facebook, email hoặc nhờ người giới thiệu Sắp xếp trao đổi với khách hàng, có thể là nhắn tin hoặc gọi điện thoại, trao đổi những thông tin cơ bản về dịch vụ của công ty Cuối cùng là thỏa thuận về các điều khoản và chi phí dịch vụ.
3.2.2 Nhận yêu cầu từ khách hàng và xây dựng bảng mô tả công việc
Khi đã tìm kiếm được khách hàng, công ty sẽ khai thác thông tin tuyển dụng từ người đại diện của đối tác Đặc thù của dịch vụ cung ứng nhân lực là phải tìm được ứng viên phù hợp trong thời gian nhanh nhất Vì vậy, HRSS phải tìm hiểu thông tin tuyển dụng thật cụ thể, khai thác nhiều khía cạnh, như vậy nguồn ứng viên cung cấp mới có thể đạt chất lượng như yêu cầu và không bị đứt đoạn trong quá trình tìm kiếm.
Mỗi chức danh công việc với những lĩnh vực khác nhau, chuyên viên tuyển dụng chuyên về mảng đó sẽ đảm nhiệm Bằng cách gọi điện thoại, email hoặc trao đổi trực tiếp, các chuyên viên sẽ linh hoạt khai thác thông tin từ nhu cầu của khách hàng, hiểu rõ tính chất công việc Sau khi thu thập đầy đủ các yêu cầu tuyển dụng, công ty xây dựng bản mô tả công việc với các mục rõ ràng như quyền lợi, yêu cầu, trách nhiệm…
Biểu mẫu này được xây dựng theo chuẩn riêng của công ty HR Sunflower (xem phụ lục 1).
Tiếp nhận vị trí tuyển dụng và xây dựng bảng mô tả công việc, các chuyên viên tuyển dụng tiến hành thông báo tuyển dụng ra thị trường Để tiếp cận đúng đối tượng và rút ngắn thời gian, nhóm tuyển dụng cần tìm hiểu các phương án, các nguồn phù hợp nhất đối với vị trí cần tuyển Quá trình tìm kiếm ứng viên sẽ ưu tiên cho các hồ sơ được lưu trữ trước đó, điều này giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian, chi phí và giúp cho ứng viên có cơ hội tìm được công việc Sau khi triển khai tìm kiếm vào hệ thống lưu trữ có sẵn, các chuyên viên sẽ thông báo tin tuyển dụng trên các kênh mạng xã hội như Facebook, zalo Tùy vào đặc điểm của từng vị trí như địa lý, hình thức và tính chất công việc, thông báo được đăng lên các nhóm phù hợp với từng đối tượng tiếp cận.
3.2.4 Sàng lọc và sơ vấn
Các chuyên viên nhân sự tiếp nhận các hồ sơ của ứng viên gửi tới Tùy theo từng vị trí cần tuyển và yêu cầu của khách hàng, bộ hồ sơ của ứng viên sẽ khác nhau. Nhưng đa phần, các chuyên viên chỉ cần nhận CV từ ứng viên và sắp xếp theo các thư mục rõ ràng Sau đó, theo tiêu chí như bản mô tả công việc và đánh giá khách quan từ các chuyên viên, các hồ sơ phù hợp nhất được lọc ra Nguyên tắc sàng lọc hồ ứng viên là 15:5, tức là có 15 CV sẽ chọn ra 5 CV đạt chuẩn Để có thể gửi những bộ hồ sơ này tới khách hàng, công ty luôn phải thực hiện qua bước phỏng vấn sơ bộ.
Hình thức sơ vấn được thực hiện qua điện thoại Mục đích của việc làm này là đánh giá tổng quan ứng viên về thái độ và bước đầu xác nhận ứng viên có đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra Các chuyên viên sẽ kiểm tra sơ bộ bằng bộ câu hỏi được thiết kế sẵn (xem phụ lục 2), tùy vào vị trí và độ tuổi mà các câu hỏi sẽ có sự thay đổi Bằng kinh nghiệm của mình, các chuyên viên tuyển dụng có thể đánh giá được sự linh hoạt,khả năng giao tiếp và thái độ của ứng viên qua giọng điệu, lời nói, sự tương tác Sơ vấn cũng là giai đoạn quan trọng để công ty có thể tạo mối quan hệ với ứng viên, tạo nguồn cơ sở dữ liệu.
3.2.5 Gửi hồ sơ ứng viên phù hợp cho khách hàng
Qua quá trình phỏng vấn sơ bộ, các chuyên viên tuyển dụng đã chọn lọc được những hồ sơ phù hợp nhất cho các vị trí cần tuyển Ở giai đoạn tiếp theo, các hồ sơ ứng viên sẽ được chuyển dữ liệu sang biểu mẫu của công ty có sẵn (xem phụ lục 3). Cùng với đó, thông tin liên hệ của ứng viên được lược bỏ, doanh nghiệp không thể liên hệ trực tiếp với ứng viên Việc chuyển đổi hồ sơ ứng viên để gửi cho khách hàng nhằm tăng thương hiệu của công ty, thể hiện sự chuyên nghiệp đồng thời đảm bảo cho khách hàng tuân thủ theo hợp đồng.
Gửi kèm với mẫu hồ sơ là những đánh giá của chuyên viên phụ trách vị trí đó. Những ý kiến này sẽ giúp cho bên đối tác có cái nhìn tổng quan trước khi phỏng vấn ứng viên Sau khi khách hàng lựa chọn được những hồ sơ ưng ý nhất, HRSS sẽ sắp xếp lịch phỏng vấn bằng cách gọi điện thoại, gửi email đến từng ứng viên và nhắc nhở họ tham gia đầy đủ.
3.2.6 Theo dõi kết quả phỏng vấn và gửi thư mời nhận việc Đối với nhà Sunflower, dịch vụ luôn được quan tâm chu đáo Trong quá trình phỏng vấn, các chuyên viên luôn nhắc nhở ứng viên tham gia, sau khi kết thúc thì hỏi thăm tình hình ở cả hai bên Nếu như ứng viên phàn nàn về công việc hoặc những đề cập của khách hàng không hợp lý, nhân sự của HRSS sẽ ghi chú và trao đổi lại với phía doanh nghiệp Ngược lại, nếu ứng viên chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, các chuyên viên cũng có thể rút kinh nghiệm và khai thác thông tin cụ thể hơn để tuyển đợt sau chất lượng hơn Đối với các ứng viên phỏng vấn thành công và được chọn, đại diện khách hàng sẽ gửi thông tin về cho các chuyên viên của Sunflower Từ đây, nhân sự sẽ phụ trách gửi thư mời nhận việc theo mẫu của HRSS (xem phụ lục 4). Nội dung thư mời phải đảm bảo có các thông tin về họ tên ứng viên, vị trí trúng tuyển, địa điểm và thời gian làm việc.
3.2.7 Chăm sóc ứng viên và khách hàng trước và sau nhận việc
Khi ứng viên nhận việc, quá trình cung ứng nhân lực của công ty vẫn chưa kết thúc Tùy vào vị trí mà những hợp đồng cung ứng sẽ có thời hạn bảo hành khác nhau.
Và trong thời gian này, nếu như nhân lực do Sunflower cung cấp không hoàn thành được yêu cầu của công ty như thỏa thuận ban đầu hay bỏ việc ngang thì HRSS sẽ thực hiện chế độ bảo hành 1 đổi 1 Quy trình tuyển dụng được lặp lại cho đến khi cung ứng ứng viên phù hợp nhất Chính vì vậy, chuyên viên tuyển dụng phải chăm sóc ứng viên và khách hàng, tìm hiểu những khó khăn, mong muốn của họ để trao đổi lại cho đôi bên, hạn chế tối đa tình trang bỏ việc ngang Đây là điểm cộng của dịch vụ công ty so với những công ty Headhunt khác trên thị trường.
3.2.8 Gửi xác nhận thanh toán
Kể từ 30 ngày sau khi ứng viên nhận việc, nhân viên sẽ gửi hóa đơn thanh toán đến cho khách hàng Tùy vào vị trí, phí thanh toán của công ty HRSS sẽ khác nhau,phí của 1 ứng viên trung bình rơi vào khoảng 80% lương cứng Mức phí này đã được thỏa thuận rõ trong Hợp đồng dịch vụ cung ứng nhân lực.
Nguồn và chi phí tuyển dụng
❖ Kho dữ liệu ứng viên
Khi có dự án cung ứng nhân lực, các chuyên viên tuyển dụng sẽ tìm hồ sơ ứng viên đã lưu trữ trước đó có sự phù hợp với vị trí để liên hệ Kho dữ liệu được thống kế theo cách truyền thống trong file excel Thông tin của ứng viên bao gồm họ và tên, nơi ở, vị trí ứng tuyển, kinh nghiệm và số điện thoại Đồng thời công ty cũng có in hồ sơ ứng viên và lưu trữ, điều này giúp thông tin nắm được thông tin của người tìm việc dễ dàng hơn Các CV không phù hợp, được giới thiệu hoặc tìm trên mạng xã hội sẽ được lưu trữ vào kho ứng viên, phục vụ cho công tác tuyển dụng sau này.
Mặc dù công ty Sunflower hoạt động với quy mô nhỏ, tuy nhiên công ty vẫn đầu tư thiết kế trang web riêng thể hiện sự chuyên nghiệp và mức độ uy tín Các vị trí đang tuyển dụng sẽ được thiết kế trên trang web để mọi người có thể theo dõi, kịp thời đáp ứng cho nhu cầu tìm và thay đổi công việc.
Với giao diện đơn giản, người truy cập sẽ dễ dàng tìm kiếm công việc theo ngành nghề, địa điểm, mức lương, kinh nghiệm…Các thông tin tuyển dụng được thể hiện một cách rõ ràng, ứng viên sẽ có cái nhìn tổng quan về công việc trước khi nhận được sự tư vấn của chuyên viên tuyển dụng Đồng thời, trang web cũng hỗ trợ cho nhà
Trang 36 tuyển dụng xem được hồ sơ ứng viên tuy nhiên không thể xem được cách liên hệ với ứng viên đó.
Bên cạnh đó, với trang web này, công ty có thể thống kê lượng truy cập, kiểm soát được trang web của công ty có được nhiều người biết đến hay không, từ đó có kế hoạch phát triển các dịch vụ Dưới đây là giao diện thống kê lượng truy cập hằng ngày của website công ty.
Hình 3.5 Thống kê lượng truy cập trang web tháng 08/2022
Theo thống kê tính đến 12h ngày 26/08/2022, trung bình trang web có khoảng
600 lượt truy cập từ người dùng, có những ngày con số này vượt qua 800 lượt Trung bình mỗi giờ có khoảng 25 người truy cập vào website Nhìn chung, trang web của công ty rất được quan tâm, điều này tạo sự thuận lợi cho sự phát triển của dịch vụ cung ứng nhân lực, mở rộng thị trường.
Ngoài nguồn tuyển dụng là cơ sở dữ liệu của công ty và website, các chuyên viên thường xuyên cập nhật các bài đăng tuyển dụng lên các nhóm trên Facebook giúp ứng viên dễ dàng tiếp cận và nộp hồ sơ ứng tuyển.
Hình 3.6 Bài đăng tuyển dụng trên panfage của công ty
Nguồn: Fanpage Facebook của công ty
Tần suất xuất hiện các bài đăng tuyển dụng rất dày đặc, có thể xuất hiện 2 – 3 lần/ ngày/ nhóm Tùy vào đặc điểm công việc của từng vị trí, các chuyên viên sẽ đăng trên những nhóm thích hợp về địa điểm, công việc, đối tượng Mỗi thông báo tuyển dụng được kèm theo poster minh họa để làm nổi bật cho nội dung Tuy nhiên, các bài đăng chưa được thiết kế hình ảnh hợp lý, không đặc biệt, chưa thu hút được sự quan tâm của ứng viên, Trung bình mỗi bài đăng chỉ khoảng 5 – 7 lượt thích và khoảng 3 bình luận trên mỗi bài viết.
Hình 3.7 Hình ảnh minh họa về hoạt động Marketing của công ty
Ngoài việc đăng tin tuyển dụng, hoạt động Marketing như đăng các tin
Nguồn: Fanpage Facebook của công ty công ty còn xây dựng hình ảnh công ty qua các về cuộc sống hoặc những nội dung liên quan đến ngành nhân sự Mục đích của việc này là tăng sự phong phú, đa dạng của fanpage, tránh nhàm chán và cũng tăng độ tương tác, lượng theo dõi Hiện tại fanpage Facebook của công ty chỉ đạt khoảng 300 lượt theo dõi và cần nhiều hoạt động để cải thiện con số này.
Bên cạnh việc đẩy mạnh tìm kiếm ứng viên trên các group Facebook, các chuyên viên tuyển dụng cũng đăng tin tuyển dụng trên các nhóm Zalo Tuy nhiên, ở kênh này các nhóm có số lượng thành viên tương đối ít, chỉ khoảng 200 – 300 người mỗi nhóm trong đó có cả người tìm việc và nhà tuyển dụng, vì vậy lượt tiếp cận sẽ thấp hơn so với Facebook.
❖ Phát tờ rơi Đối với hình thức phát tờ rơi, công ty sẽ áp dụng khi tuyển công nhân Nhân viên của các công ty sẽ tập trung phát tờ rơi ở những địa điểm đông người như khu công nghiệp, đèn giao thông hoặc chợ vào những giờ cao điểm, cơ hội tiếp cận đúng đối tượng sẽ cao hơn Nội dung của tờ rơi phải rõ ràng, ngắn gọn và đầy đủ các thông tin cơ bản về lương, công việc chủ yếu, thời gian làm việc và địa điểm, phần liên hệ là thông tin của công ty Sunflower.
❖ Tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài
Về mức giá dịch vụ tuyển dụng, công ty chia 3 mức phí tương ứng với các cấp vị trí như sau:
- Quản lý cấp cao: 90% mức lương của vị trí cần tuyển Mức phí bình quân dao động từ 18 đến 27 triệu đồng.
- Quản lý cấp trung: 80% mức lương của vị trí cần tuyển, dao động từ 9 đến 15 triệu đồng
- Nhân viên: 70-80% mức lương của vị trí cần tuyển Đó là mức phí đề ra tuy nhiên công ty trong quá trình thỏa thuận với khách hàng có thể thương lượng lại mức giá.
Hiện tại công ty HR Sunflower vẫn đang tuyển dụng theo kiểu truyền thống, đăng tin lên các kênh mạng xã hội là Facebook và Zalo Các loại chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng:
- Cước điện thoại: trung bình với mỗi ứng viên sẽ được liên hệ 2 - 3 lần để sơ vấn, gọi thông báo phỏng vấn và nhắc nhở phỏng vấn, khoảng 10 - 12 phút. Công ty sử dụng phí dịch vụ thuê bao trả sau.
- Dịch vụ chuyển phát thư: Sunflower sử dụng dịch vụ Viettel Post để chuyển hợp đồng cho khách hàng.
- In ấn tờ rơi: Khi có dự án tuyển công nhân, công ty sẽ chi thêm phí in, ấn tờ rơi
- Hoa hồng cho nhân viên:
+ Đối với nhân viên: mức hoa hồng 10%/ phí dịch vụ đối với các vị trí nhân viên quản lý và tuyển công nhân là 200.000đ/người.
+Đối với thực tập sinh: 100.000đ/ ứng viên thành công.
- Các chi phí phát sinh khác: phí đi lại, nước uống, văn phòng phẩm…
Bảng 3.2 Bảng chi phí tuyển dụng Đơn vị tính: đồng
Nguồn: thống kê từ phòng Kế toán của công ty Từ bảng chi phí trên, ta thấy rằng chi phí tuyển dụng tăng qua các năm Chi phí tuyển dụng chiếm rất nhỏ so với doanh thu đạt được, dao động từ 7,95% (năm 2019) đến 8,12% (năm 2021) Điều này cho thấy công ty chưa đầu tư nhiều cho dịch vụ tuyển dụng, đa phần áp dụng phương pháp tìm kiếm ứng viên một cách truyền thống. Chi phí này chủ yếu rơi vào khoản hoa hồng cho nhân viên, các phí còn lại không đáng kể Để đạt hiệu quả trong kinh doanh, Sunflower cần đầu tư nhiều hơn về phương thức cũng như nguồn tuyển dụng, hoạch định ngân sách hợp lý.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình cung ứng nhân lực
Theo khảo sát của các doanh nghiệp Top 500 Nhà tuyển dụng hàng đầu Việt Nam 2022 (VBE 500 – 2022) về thị trường lao động cho rằng thị trường đang dần phục hồi sau diễn biến phức tạp của dịch Covid Nhận định nhu cầu phát triển của ba năm tới, các DN cho rằng lực lượng lao động gắn với yếu tố công nghệ, lao động giản đơn bắt đầu suy giảm và xu hướng thay đổi nghề nghiệp gắn với kỹ năng mềm Các doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh và nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng cao Các ngành nghề có nhu cầu cao trong VBE500 là chế biến, chế tạo, bất động sản, ngân hàng… Đại diện Trung tâm Dự báo nhu cầu nhân lực và thông tin thị trường lao động Thành phố Hồ Chí Minh cho biết trong quý 4 năm 2022, thành phố
Hồ Chí Minh cần 69.500 - 77.100 chỗ làm việc, tập trung ở các ngành công nghiệp trọng yếu của thành phố như chế biến lương thực - thực phẩm, hóa chất-cao su-nhựa, cơ khí, điện tử - xây dựng và các ngành dịch vụ như thương nghiệp, vận tải kho bãi, dịch vụ lưu trú và ăn uống, thông tin truyền thông, tài chính ngân hàng, kinh doanh bất động sản, giáo dục và đào tạo Nhu cầu tuyển dụng tăng cao là cơ hội cho các dịch vụ cung ứng nhân sự phát triển.
Hiện nay, dịch vụ cung ứng nhân lực hoạt động rất phổ biến nên mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là cực kì gay gắt Bên cạnh đó, các trang web tuyển dụng trực tuyến với nguồn ứng viên rất lớn là sự lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp.
Các trang web việc làm trực tuyến
Các trang web tìm kiếm việc làm như Careerbuilder, Vietnamworks, Indeed, Timviec365, Jobstress… Các web việc làm này được đầu tư bài bản, hỗ trợ nhà tuyển dụng đăng tin tuyển dụng hiệu quả, đa dạng ngành nghề Các trang web đăng tin miễn phí đến chi trả từng gói phí khác nhau, lượng dữ liệu ứng viên cung cấp có thể là rất cũ nhưng cũng rất đa dạng, tiếp cận được nhiều đối tượng Có những web hoạt động ở nước ngoài và Việt Nam, độ uy tín rất lớn và có độ phủ sóng mạnh mẽ.
Vào thời gian đầu, toàn thị trường chỉ khoảng 200 công ty Headhunter, nhưng con số này đã lên 500 chỉ sau vài năm Tính chất cung cấp dịch vụ đa dạng, các công ty cũng đủ lực để cung cấp nhân sự đa ngành nghề Tại thị trường Việt Nam, mức phí dịch vụ dao động từ 0,5 đến 2 lần lương của ứng viên và các doanh nghiệp quy mô lớn, có đầu tư nước ngoài có mức phí lên đến 3 lương ứng ứng viên Hiện nay các công ty headhunt có thị trường rộng, độ uy tín cao như Talentnet, Manpower Việt Nam, HR2B, HR1 Việt Nam Đây là các công ty có dịch vụ cung ứng nhân sự lâu năm và có vị thế nhất định trên thị trường.
Khách hàng tạo ra áp lực rất lớn đối với quy trình cung ứng nhân lực của công ty Ở vai trò là người sử dụng lao động, ai cũng mong muốn tìm được người giỏi, cống hiến cho DN và đồng hành lâu dài Ảnh hưởng của khách hàng đến quy trình tuyển dụng của công ty có thể nhắc đến như sau:
Yêu cầu chất lượng ứng viên: khi tìm đến dịch vụ nhân sự, đồng ý bỏ ra mức phí tương đối cao đồng nghĩa với việc yêu cầu mà các doanh nghiệp đặt ra cho các ứng viên cũng phải đạt chất lượng cao Bên cạnh đó, công ty cung cấp cũng phải bị áp lực về mặt thời gian, tối ưu chi phí Đối với khách hàng của Sunflower, đa phần các doanh nghiệp thường thăm hỏi tình hình tuyển dụng khoảng 1 tuần một lần.
Khách hàng có thái độ không hợp tác: để cung ứng nguồn nhân lực đảm bảo yêu cầu của khách hàng đòi hỏi trong quá trình thu thập thông tin, các chuyên viên phải khéo léo, chi tiết và có sự hợp tác từ bên các doanh nghiệp Tuy nhiên, sẽ rất khó khăn cho các chuyên viên tuyển dụng nếu như đại diện bên khách hàng không trao đổi một cách nhiệt tình hoặc thông tin cung cấp không chính xác Khi ứng viên phỏng vấn trực tiếp với doanh nghiệp có sự sai lệch giữa 2 nguồn thông tin, ảnh hưởng đến uy tín của Sunfower và gián tiếp làm chậm quá trình cung ứng nhân lực cho doanh nghiệp đó.
Một doanh nghiệp có thể hợp tác với nhiều đơn vị cung ứng lao động: đối với dịch vụ tuyển dụng nhân sự, công ty HRSS không có chính sách thu phí trước, chỉ thanh toán khi tuyển thành công Chính vì vậy, các DN rất tự do trong việc chọn thêm các công ty dịch vụ khác.
Ngoài các yếu tố bên ngoài tác động làm ảnh hưởng đến dịch vụ cung ứng nhân lực của công ty thì con người là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của quá trình tuyển dụng Với quy mô hoạt động nhỏ, nhân sự của công ty tương đối là ít, điều này gây khó khăn cho việc tuyển dụng dự án nhân lực lớn như công nhân Đối với những công việc đặc thù, khó tuyển đòi hỏi nhiều chuyên viên tuyển dụng cùng hợp tác để mở rộng thông báo, tiếp cận với nhiều đối tượng hơn Tình hình biến động của HR Sunflower khá lớn, sự gắn bó giữa nhân viên và công ty không cao Vì vậy, dù chỉ mới hoạt động nhưng công ty có sự thay đổi nhân sự rất đáng kể. Điều này một phần nào ảnh hưởng đến dịch vụ của công ty khi các nhân viên chưa thực sự tâm huyết.
Tuy nhiên, không phải lúc nào có số lượng nhân viên tuyển dụng lớn sẽ đảm bảo quá trình cung ứng nhân lực thành công Điều này còn phải xét đến năng lực của đội ngũ nhân sự công ty, có sự khác biệt so với các chuyên viên khác.
3.4.2.2 Uy tín của công ty
Với ưu điểm là công ty kinh doanh đa dịch vụ về lĩnh vực nhân sự và trong đó với dịch vụ cung ứng nhân sự, HRSS cũng tuyển dụng theo yêu cầu của dịch vụ nhân sự với đa ngành nghề và từ cấp nhân viên đến quản lý cấp cao Tuy nhiên, thị trường của công ty vẫn chưa phát triển, các dự án của Sunflower còn nhỏ, chưa khẳng định vị thế của mình trên thị trường headhunter.
Hiện tại, khách hàng của HRSS đa số là các doanh nghiệp có vốn Trung Quốc.
Do mối quan hệ của giám đốc với các doanh nghiệp này, nên các dự án của công ty đều tập trung ở khu vực Bình Dương, Thủ Đức Do đó, công ty sẽ có chính sách xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng, qua đó công ty sẽ nhờ sự giới thiệu của khách hàng cũ để tìm kiếm khách hàng mới.
Đánh giá hiệu quả của dịch vụ cung ứng nhân lực của công ty
3.5.1 Đánh giá về kết quả tuyển dụng Để đánh giá về kết quả tuyển dụng của công ty, trước hết cần xem xét về quá trình tìm kiếm ứng viên Mức độ hiệu quả được thể hiện qua số lượng hồ sơ ứng viên và tỷ lệ phù hợp của các hồ sơ đấy.
Tổng CV nhận được Số CV đạt Số CV không đạt/không liên hệ được
Hình 3.8 Số lượng hồ sơ ứng viên 2019 - 2021
Nguồn: Phòng Nhân sự của công ty
Qua quá trình sàng lọc CV và sơ vấn, các chuyên viên tuyển dụng sẽ chọn ra những CV đạt và gửi cho khách hàng Từ biểu đồ trên ta có thể thấy tỷ lệ CV đạt/ tổng
CV nhận khá cao qua các năm, cụ thể 34,18% (2019); 32,52% (2020); 33,33% (2021).
Tỷ lệ chọn lọc này chưa được chuẩn, trung bình 3 hồ sơ ứng viên sẽ có 1 hồ sơ được chọn gửi cho khách hàng, tỷ lệ sàng lọc không cao, có thể dẫn đến chất lượng ứng không đáp ứng được nhu cầu Năm 2020, có tổng số 3001 hồ sơ ứng viên, trong đó
976 CV đạt và 2025 CV bị loại khỏi vị trí đang tuyển Tỷ lệ CV đạt cao do lượng hồ sơ ứng viên của Sunflower khá hạn chế và để đảm bảo được ứng viên gửi cho khách hàng nhanh nhất Vì vậy để đảm bảo số lượng hồ sơ ứng viên đạt cao và có chất lượng thì công ty cần có những phương pháp tối ưu mở rộng kho ứng viên.
Bảng 3.3 Số lượng hồ sơ gửi đến khách hàng Đơn vị tính: hồ sơ
Hồ sơ không được chọn 241 787 710
Nguồn: Phòng Nhân sự của công ty
Theo thống kê từ năm 2019 – 2021, số lượng hồ sơ được khách hàng chọn đã tăng qua các năm Năm 2019, tỷ lệ hồ sơ ứng viên đạt chiếm 18,03% và tăng lên 21,37% năm 2021 Tỷ lệ này tăng cho thấy các chuyên viên tuyển dụng đã nâng cao được năng lực, các ứng viên qua quá trình sơ vấn đạt chất lượng cao hơn Tuy nhiên, so với tỷ lệ hồ sơ ứng viên không được chọn thì vẫn thấp hơn rất nhiều Cụ thể, năm
2020, có 976 hồ sơ được gửi đi và trong đó có 787 hồ sơ không đạt yêu cầu Nguyên nhân của tỷ lệ hồ sơ bị hủy cao là chất lượng ứng viên chưa đáp ứng được yêu cầu, các doanh nghiệp không còn nhu cầu tuyển vị trí đó nữa hoặc nội bộ của doanh nghiệp đó đã tuyển dụng được không cần đến dịch vụ headhunt Mặc dù năng lực của nhân viên đang dần cải thiện tuy nhiên vẫn còn nhiều sai sót trong quá trình sàng lọc thông tin.
Mang bản chất là một công ty cung cấp dịch vụ nhân sự, công ty luôn mong muốn cung cấp ứng viên cho khách hàng một cách nhanh nhất Tuy nhiên, trong 3 năm hoạt động thì thời gian tuyển dụng thực tế của công ty luôn vượt mong đợi Dưới đây là bảng thể hiện sự chênh lệch giữa thời gian tuyển dụng mong muốn và thực tế đối với trung bình một vị trí cần tuyển:
Bảng 3.4 Chỉ số hoàn thành thời gian tuyển dụng Đơn vị tính: ngày
Năm Thời gian tuyển dụng Thời gian tuyển dụng Chỉ số hoàn thành thực tế mong muốn thời gian tuyển dụng
Nguồn: tác giả tự tổng hợp
Trong năm 2019, thời gian tuyển dụng thực tế là 18 ngày, trong khi đó thời gian mong muốn là 15 ngày cho một vị trí nên chỉ số hoàn thành thời gian tuyển dụng là 1.2 Qua năm 2020, thời gian tuyển trung bình tăng lên 20 ngày và chỉ số cũng sấp sỉ so với năm trước Năm 2021, khi nhu cầu cần người ngày một gấp hơn và sự cạnh tranh ngày một gay gắt, thời gian tuyển dụng thực tế lên đến 24 ngày và mong muốn tuyển được trong 14 ngày, vậy nên chỉ số hoàn thành thời gian tuyển dụng tăng lên 1.7 Đây là một yếu tố cực kỳ bất lợi đối với HR Sunflower vì thời gian kéo dài trong khi khách hàng đang có nhu cầu.
Hình 3.9 Biểu đồ thể hiện tỷ lệ ứng viên nghỉ việc sau nhận việc giai đoạn 2019 –
Nguồn: Phòng Nhân sự của công ty
Công ty HRSS cung cấp nhân sự cho nhiều vị trí, nhiều ngành nghề và chất lượng ứng viên có thể khác nhau tùy vào từng giai đoạn Tỷ lệ ứng viên gắn bó với các doanh nghiệp cũng khác nhau, điều đó được thể hiện qua tỷ lệ ứng viên nghỉ việc Ở giai đoạn 2019 – 2021, ứng viên nghỉ việc sau 1 tuần thử việc chiếm 10%, sau 30 ngày thử việc chiếm 25%, từ 30 ngày đến 2 tháng chiếm 16% và nghỉ việc sau 2 tháng đến 1 năm chiếm đến 49% Các nguyên nhân dẫn đến tình trạng nghỉ việc là do tính chất công việc không phù hợp hoặc không giống như thông tin trao đổi lúc phỏng vấn, môi trường làm việc và phúc lợi của công ty chưa tốt Bên cạnh đó, yếu tố về chất lượng của ứng viên không đáp ứng được yêu cầu công việc dẫn đến tình huống nghỉ việc chỉ sau 1 tuần Điều này, góp phần cho thấy hiệu quả tuyển dụng chưa cao, công ty cần có phương pháp tìm hiểu và chọn lọc kỹ càng thông tin về các doanh nghiệp và ứng viên.
Số job thành công Số job phải bảo hành
Hình 3.10 Biểu đồ thể hiện sự chênh lệch giữa tổng số vị trí phải bảo hành và tổng số vị trí thành công giai đoạn 2019-2021
Nguồn: Phòng Nhân sự của công ty. Đối với dịch vụ cung ứng nhân lực của HRSS, mặc dù chi phí dịch vụ khá thấp tuy nhiên công ty vẫn có chế độ bảo hành Nhìn vào biểu trên, dễ dàng thấy rằng mặc dù số lượng các vị trí cần bảo hành luôn thấp hơn các vị trí tuyển thành công Tuy nhiên, con số này vẫn chiếm tỷ lệ rất cao, năm 2020 tỷ lệ giữa vị trí thành công và phải bảo hành xấp xỉ nhau 98/91 Sự gia tăng của tỷ lệ này làm cho công ty mất nhiều thời gian, nhân lực và chi phí để đảm bảo được uy tín của dịch vụ Bên cạnh đó, trong thời gian bảo hành tốn quá nhiều thời gian để thay thế ứng viên, công ty bị mất uy tín và sự hài lòng của khách hàng.
❖ Nguyên nhân: tỷ lệ các vị trí cần phải bảo hành tương đối là cao Điều này là do chất lượng ứng viên mà công ty cung cấp chưa đạt yêu cầu của phía doanh nghiệp. Ngoài ra, các chuyên viên tuyển dụng chưa tìm hiểu kỹ thông tin, dẫn đến tìm nhân lực không phù hợp Về phía doanh nghiệp, có thể cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc không cập nhật những thay đổi về yêu cầu thường xuyên để các chuyên viên của Sunflower nắm bắt Bên cạnh đó, thị trường tuyển dụng nhiều biến động, nếu sau vài ngày cảm thấy không phù hợp, ứng viên sẽ dừng công việc Từ những điều trên, công ty phải tiến hành tuyển người để thực hiện chế độ bảo hành.
3.5.2 Đánh giá về chất lượng dịch vụ
Sau 3 năm gia nhập vào thị trường tuyển dụng nhân sự, HRSS đã có được những thành công nhất định Công ty luôn cố gắng để có được sự tin tưởng từ khách hàng, nâng cao vị thế của mình trên thị trường Vì vậy, sau mỗi lần tuyển dụng thành công, công ty sẽ gửi cho phía khách hàng một bảng đánh giá chất lượng (Xem phụ lục 5) để khảo sát.
Các tiêu chí khách quan để khách hàng đánh giá như sau:
- Thái độ của nhân viên (nhiệt tình, trung thực, luôn sẵn sàng trao đổi).
- Năng lực nhân viên (về chuyên môn nghiệp vụ, khả năng giao tiếp).
Công ty sử dụng thang điểm từ 1-5 để đánh giá chất lượng: 1 Rất không hài lòng; 2 Không hài lòng; 3 Bình thường; 4 Hài lòng; 5 Rất không hài lòng.
Bảng 3.5 Thống kê điểm đánh giá chất lượng của 30 vị trí Đơn vị tính: điểm Điểm đánh giá Tỷ lệ đánh giá (%)
STT Nội dung 1 2 3 4 5 Không Bình Hài hài thường lòng
Số lượt đánh giá lòng
3 Thái độ của nhân viên 2 3 4 14 7 16,67 13,33 70
6 Năng lực của nhân viên 5 8 7 5 5 43,33 23,33 33,33
Nguồn: phòng Nhân sự của công ty
Từ bảng đánh giá trên, ta có thế thấy khách hàng có mức độ hài lòng cao đối với các yếu tố như thái độ của nhân viên, phí dịch vụ với tỷ lệ tương ứng là 70% và 56,67% Điều này cho thấy rằng công ty rất chú trọng vào thái độ của nhân viên, một trong những tiêu chí rất quan trọng để trở thành chuyên viên tuyển dụng của Sunflower Cùng với đó, mức chi phí dịch vụ của HRSS cũng tương đối thấp so vơi các công ty Headhunt trên thị trường, Đó là mức phí dịch vụ trọn gói không so sánh với các gói dịch vụ chỉ cung cấp hồ sơ ứng viên.
Các chỉ tiêu về chất lượng ứng viên, dịch vụ bảo hành cũng được đánh giá tương đối tốt với tỷ lệ hài lòng là 10/30 và 11/30 Ứng viên mà công ty cung cấp cho khách hàng cũng đảm bảo được các tiêu chí đề ra, tuy nhiên tỷ lệ đánh giá chỉ đạt mức trung bình 33,33% Vì vậy, công ty cũng cần cải thiện phương pháp tuyển dụng hiệu quả hơn Về dịch vụ bảo hành, HRSS có những chế độ bảo hành khác nhau tùy vị trí, dao động từ 7 ngày đến 2 tháng Tuy nhiên quá trình bảo hành diễn ra còn tùy thuộc vào nguyên nhân của ứng viên và khách hàng.
Cuối cùng hai yếu tố có mức hài lòng thấp là năng lực của nhân viên và thời gian cung ứng Khách hàng hài lòng với năng lực của nhân viên chiếm 33,33%, trong khi không hài lòng chiếm đến 43,33% Tỷ lệ chênh lệch không quá lớn nhưng cũng có thể đánh giá được mức độ năng lực Nhân viên tuyển dụng của công ty đa phần là những người trẻ, và số lượng thực tập sinh chiếm tỷ lệ khá cao Các thực tập sinh được tham gia vào quá trình tuyển dụng của công ty mặc dù chưa được đào tạo bài bản vì vậy khó tránh khỏi những sai sót Ngoài ra, các vị trí mà công ty nhận hầu như là các ngành đặc thù, nhân sự tại các doanh nghiệp đã tuyển nhưng không thành công Vì vậy, quá trình cung ứng nhân lực của HRSS mất khá nhiều thời gian Điều này được thể hiện rõ khi đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về thời gian cung ứng dịch vụ rất thấp (chỉ chiếm 20%).
Ưu điểm và hạn chế về dịch vụ cung ứng nhân lực tại công ty
❖ Quá trình cung ứng luôn đặt ứng viên và khách hàng lên hàng đầu
Công ty HRSS có nguyên tắc tuyển dụng là tôn trọng ứng viên và khách hàng. Thái độ của nhân viên rất được coi trọng và được đánh giá cao trong quá trình tuyển dụng Trong suốt quá trình cung ứng dịch vụ, Sunflower luôn có chính sách chăm sóc và thăm hỏi khách hàng, nhiệt tình tư vấn, hỗ trợ ứng viên Đối với công ty, tìm được nguồn khách hàng sẽ có công việc để làm và tìm được ứng viên thì công việc đó mới thành công Chất lượng dịch vụ sẽ tạo nên uy tín và thương hiệu của công ty, khách hàng và ứng viên là những người đánh giá.
❖ Chi phí cho quá trình tuyển dụng thấp
Mặc dù hoạt động với quy mô còn hạn chế, doanh thu trong giai đoạn 2019-
2021 còn thấp nhưng chi phí bỏ ra cho dịch vụ tuyển dụng là rất thấp, chỉ khoảng 8% doanh thu Quá trình cung ứng nhân lực cần vào sự linh hoạt của các chuyên viên tuyển dụng khi tìm kiếm ứng viên trên mạng xã hội đã giúp hạn chế được chi phí Vì vậy, mức phí dịch vụ của HR Sunflower cũng rất cạnh tranh trên thị trường.
❖ Quy trình cung ứng dịch vụ rõ ràng
Quy trình tuyển dụng được lên kế hoạch rõ ràng, trải qua từng giai đoạn với những công việc cụ thể giúp các chuyên viên biết mình đang ở đâu, cần làm những công việc gì, giúp công việc trở nên hiệu quả Công ty sử dụng các biểu mẫu được thiết kế sẵn như bản mô tả công việc, hồ sơ ứng viên, mẫu đánh giá chất lượng Việc sử dụng các mẫu được thiết kế riêng của công ty thể hiện cách làm việc nghiêm túc và chuyên nghiệp Đối với mỗi vị trí cần tuyển dụng với mức thời gian khác nhau nhưng các chuyên viên tuyển dụng vẫn đảm bảo từng giai đoạn và thực hiện theo đúng quy trình đề ra.
❖ Đội ngũ nhân viên trẻ
Nhân viên tuyển dụng của công ty TNHH HR Solution Sunflower là những người trẻ, tốt nghiệp từ các trường đại học về kinh tế Với đội ngũ nhân lực trẻ, năng động và sáng tạo, họ là những người có tinh thần học hỏi cao, đam mê và đưa ra những
Trang 50 ý kiến mới lạ góp phần xây dựng quá trình cung ứng nhân lực hiệu quả hơn Bên cạnh đó, công ty cũng có sự hỗ trợ của thực tập sinh, mặc dù không có kinh nghiệm nhưng đội ngũ này cũng đóng góp vào công tác tuyển dụng nhân lực Đối với các bạn thực tập sinh, đây là những người mới bước vào môi trường doanh nghiệp, vì vậy các chuyên viên sẽ dễ đào tạo theo phương hướng hoạt động của công ty mình Đồng thời, đội ngũ này sẽ có tư duy mới lạ, nắm bắt xu hướng nhanh và tiếp cận với lượng ứng viên trẻ.
3.6.1 Hạn chế và nguyên nhân
❖ Nguồn tuyển dụng chưa được phong phú Đa số các công ty headhunt đều tìm kiếm ứng viên trên các trang mạng xã hội. Tuy nhiên, để tạo ra lợi thế cạnh tranh, các công ty luôn tìm cách khai thác tối ưu các nền tảng của mạng xã hội Do hạn chế về mặt chi phí, công ty HR Solution Sunflower chỉ tận dụng đăng tuyển trên các kênh miễn phí như Facebook, Zalo Hạn chế của việc tuyển dụng trên mạng xã hội là nguồn ứng viên sẽ bị trùng lặp giữa các chuyên viên. Khi lên kế hoạch tuyển dụng, các chuyên viên đồng thời đăng tin tuyển dụng nên sự xuất hiện của các bài đăng sẽ bị trùng lặp Bên cạnh đó, do mỗi chuyên viên tuyển dụng sẽ có cách thiết kế bài đăng khác nhau nên tỷ lệ các ứng viên nộp hồ sơ cho nhiều chuyên viên là rất cao Đồng thời, các bài đăng cùng nội dung xuất hiện quá nhiều hoặc thời gian tuyển quá lâu khiến những người tìm việc khá e ngại về vị trí đó. Hiện tại, công ty chỉ tuyển dụng trên một số nguồn, chưa khai thác các nguồn tiềm năng khác dẫn đến hồ sơ ứng viên khá thấp, ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng.
❖ Cơ sở dữ liệu ứng viên còn hạn chế
Cho đến nay, cơ sở dữ liệu ứng viên của công ty vẫn còn khá hạn chế Khi có thông tin tuyển dụng ở vị trí mới, phần lớn, các chuyên viên sẽ đăng tuyển trên các trang mạng xã hội, còn lại phần nhỏ là từ cơ sở dữ liệu ứng viên của công ty Bên cạnh đó, cách lưu trữ thông tin ứng viên còn truyền thống, chưa có hệ thống rõ ràng Điều này sẽ rất khó khăn khi tìm lại hồ sơ ứng viên khi cần gấp và có thể bỏ sót trong quá trình lưu trữ.
❖ Trình độ nhân lực còn thấp
Trong toàn bộ quá trình từ lấy thông tin của khách hàng đến tư vấn ứng viên, năng lực của nhân viên tuyển dụng cần được chú trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình cung ứng nhân lực Đội ngũ nhân lực trẻ là thế mạnh tuy nhiên nhân sự của công ty còn quá trẻ nên thiếu kinh nghiệm trong việc xử lý các tình huống khó, các vấn đề của khách hàng và ứng viên Đồng thời, đối với các ngành nghề đặc thù, các chuyên viên tuyển dụng sẽ không đủ khả năng nắm thông tin về vị trí đó và tư vấn cho những ứng viên dày dặn kinh nghiệm.
Cùng với đó, thực tập sinh tham gia vào quá trình tuyển dụng gặp phải nhiều khó khăn do chưa có kinh nghiệm và chưa qua đào tạo bài bản Chính vì vậy, thực tập sinh sẽ giúp tạo nguồn ứng viên tuy nhiên quá trình tư vấn sẽ mất thời gian và cần có sự hướng dẫn của chuyên viên tuyển dụng.
❖ Quá trình tìm kiếm ứng chưa hiệu quả
Việc đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm và thu hút ứng viên chưa thực sự hiệu quả. Một phần là do uy tín, thương hiệu của công ty trên thị trường chưa nổi bật, các ứng viên thiếu sự tin tưởng Mặt khác, các thông báo tuyển dụng có nội dung nhàm chán, không có sự sáng tạo để thu hút các ứng viên Cùng với đó, số lượng nhân sự khá hạn chế nên lượng ứng viên tìm được cũng rất ít, và để chạy theo chỉ tiêu kịp thời gian cung cấp nhân lực cho khách hàng, đồng nghĩa với chất lượng ứng viên không đảm bảo.
Chương 3 của khóa luận đã cơ bản giải quyết được các vấn đề sau:
Chỉ ra nguyên tắc tuyển dụng hiện tại của công ty, tình hình cung ứng dịch vụ tuyển dụng như số lượng vị trí nhận tuyển, số lượng lượng tuyển thành công, số lượng vị trí tuyển thất bại và ngưng tuyển, phân tích số lượng ứng viên theo nhóm ngành.
Phân tích thực trạng tuyển dụng nhân sự tại công ty với các nội dung: nguồn và chi phí tuyển dụng, quy trình cung ứng dịch vụ, các yếu tố ảnh hưởng và những đánh giá về kết quả tuyển dụng trong giai đoạn 2019-2021 Từ đó, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong dịch vụ tuyển dụng của công ty Sunflower.
Từ những thực trạng đó cho thấy, công ty có những ưu điểm cần phát huy như thái độ tôn trọng ứng viên và khách hàng, đội ngũ nhân sự trẻ, quy trình cung ứng dịch vụ rõ ràng và chi phí dùng cho quy trình tuyển dụng là thấp Tuy nhiên, từ những kết quả về đánh giá hiệu quả tuyển dụng, công ty còn tồn đọng những hạn chế về nguồn tuyển dụng, cơ sở dữ liệu chưa được tối ưu hóa, quy trình tìm kiếm chưa thực sự hiệu quả và chất lượng của nhân viên còn thấp.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO DỊCH VỤ TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY
Giải pháp ngắn hạn – trung hạn
4.1.1 Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng
Mặc dù là công ty Headhunt, chuyên cung cấp nhân lực cho các doanh nghiệp, tuy nhiên nguồn tìm kiếm ứng viên của công ty chỉ tập trung ở kênh Facebook và Zalo. Chính vì vậy, lượng hồ sơ ứng viên thu về không cao, ảnh hưởng đến thời gian cung ứng dịch vụ Hiện nay, nhu cầu tìm việc qua các trang mạng xã hội của các bạn trẻ rất cao, nếu biết cách tận dụng và khai thác triệt để, công ty sẽ tiếp cận được nhiều ứng viên Cùng với đó, xu hướng của giới trẻ hiện nay luôn hướng tới những điều mới lạ, ấn tượng, do đó những mẫu quảng cáo tuyển dụng phải thật sự đẹp mắt và thu hút.
Bên cạnh đó, nhân sự của công ty là những người trẻ, để phát triển sự sáng tạo mỗi cá nhân, công ty cũng có triển khai các ý tưởng tuyển dụng theo xu hướng và phát triển nó.
❖ Tìm nguồn ứng viên qua Linkedln
Linkedln là một trang một xã hội được thiết kế riêng cho cộng đồng doanh nghiệp Đây là công cụ hữu ích không những giúp các ứng viên tìm kiếm được các doanh nghiệp mà còn giúp các headhunt tìm được ứng viên phù hợp Tuy nhiên, việc tìm kiếm sẽ không đạt hiệu quả và mất thời gian nếu chỉ dùng các từ liên quan đến vị trí để tìm kiếm Là nhà tuyển dụng, nếu muốn tìm ứng viên trên Linkedin có thể dùng các từ khóa sau đây: AND, OR, NOT, dấu ngoặc kép, dấu ngoặc đơn, như vậy kết quả sẽ được chọn lọc, tìm kiếm ứng viên sẽ dễ dàng hơn.
Dùng từ AND giữa 2 từ khóa, kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị bao gồm cả 2 từ khóa, cách này làm hạn chế bớt kết quả tìm kiếm ứng viên.
Dùng từ OR xen giữa 2 từ khóa cần tìm, kết quả sẽ cho ra một trong hai từ khóa hoặc cả hai.
Khi dùng từ NOT trong tìm kiếm, kết quả sẽ không cho xuất hiện các từ ngữ phía sau từ NOT, đây là cách để giới hạn kết quả tìm kiếm.
Dấu ngoặc kép “” được dùng khi muốn tìm ứng viên phù hợp một cách chính xác bằng một cụm từ.
Dấu ngoặc đơn () thường đi kèm với cú pháp OR, áp dụng khi muốn tìm kiếm ứng viên có chức danh tương đương.
Ví dụ: Công ty đang có dự án tuyển vị trí Vice President, muốn tìm các hồ sơ về VP nhưng hạn chế các kết quả về assistant và SVP, có thể tìm kiếm như sau:
Hình 4.1 Cách tiếp cận ứng viên trên Linkedln
Nếu biết cách tận dụng thì Linkedln là nguồn tìm kiếm ứng viên hiệu quả tuy nhiên ở trang mạng này có hạn chế là các hồ sơ ứng viên trên đây có thể được người dùng tạo từ rất lâu và không được cập nhật thường xuyên
❖ Tuyển dụng trên nền tảng Tiktok
Hiện nay, Tiktok là trang mạng rất phổ biến, công ty HRSS có thể dựa vào nền tảng này để phát triển nguồn tuyển dụng Các chuyên viên có thể tạo các video ngắn về những vị trí đang tuyển, môi trường làm việc hoặc cơ hội phát triển nghề nghiệp để chia sẻ trên Tiktok Tuy nhiên, hình thức tuyển dụng nhân sự trên Tiktok còn khá mới mẻ và ít được nhiều người quan tâm Các video tuyển dụng cũng không được quan tâm như các video giải trí Thay vào đó, công ty có thể chia sẻ các video này qua trang
Facebook của công ty, điều này có thể tận dụng cả hai nền tảng Việc đưa các video qua fanpage tạo sự mới lạ, thu hút người xem góp phần marketing cho page của công ty.
Thời gian thực hiện: đối với những tài khoản mới, nhằm tăng tính tương tác, giới thiệu về kênh thì công ty nên tạo các video và đăng thường xuyên, tần xuất đăng khoảng 2 ngày 1 video Bên cạnh đó, các video cần được đăng vào các khung giờ vàng để có cơ hội trở thành những video xu hướng Tùy vào các vị trí đang tuyển sẽ tạo các video và đăng vào những thời điểm nào để dễ dàng tiếp cận với các đối tượng mong muốn.
Thiết kế mẫu đăng tuyển dụng
Hiện tại, việc đẩy mạng đăng tin tuyển dụng trên Facebook là nguồn tuyển dụng chủ yếu của công ty Tuy vậy, mẫu tin tuyển dụng của công ty trên fanpage chưa thực sự đẹp mắt và chuyên nghiệp Công ty nên tạo một mẫu quảng cáo chung để dễ dàng thay đổi nội dung khi tuyển một vị trí mới Mẫu quảng cáo này sẽ được ghim lên đầu trang, đánh dấu một vị trí đang trong quá trình tuyển dụng Mẫu quảng cáo được đề xuất như sau:
Hình 4.2 Mẫu thông báo tuyển dụng đề xuất
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Sau khi đã thiết kế mẫu thông báo tuyển dụng với những nội dung tiêu biểu,công ty sẽ tiến hành đăng thông tin vị trí tuyển dụng lên các trang mạng xã hội nhưFacebook, Zalo, Linkedln, Twitter, Instargram Các thông tin được đưa vào mẫu tin hầu như là ngắn gọn và chỉ có một vài thông tin cơ bản, vì vậy khi đăng tin các chuyên viên nên thêm nội dung đặc biệt là mô tả công việc, yêu cầu và lương thưởng hoặc thêm thông tin liên hệ rõ ràng để có thể giải đáp cho người tìm việc Công ty nên tận dụng triệt để các nền tảng có thể đăng tin miễn phí để tìm được ứng viên Tuy nhiên,nếu công ty muốn tiếp cận được nhiều người hơn có thể bỏ ra chi phí để chạy quảng cáo.
4.1.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên
Nhân viên tuyển dụng là nhân tố quyết định trực tiếp đến sự thành công của dịch vụ cung ứng nhân lực Họ là những người trực tiếp trao đổi với ứng viên và chọn lựa những ứng cử viên phù hợp cho vị trí cần tuyển dụng Mặt khác, nếu như không am hiểu về ngành nghề cần tuyển, các chuyên viên tuyển dụng sẽ không thể cung cấp ứng viên chất lượng, dẫn đến tỷ lệ bảo hành và khả năng nghỉ việc của ứng viên cao. Thực tế cho thấy, đội ngũ nhân viên của Sunflower là những người trẻ, còn ít kinh nghiệm cùng với đội ngũ thực tập sinh chưa qua đào tạo Từ những đánh giá phía khách hàng cũng cho thấy, nhân viên của Sunflower còn thiếu chuyên môn Việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự nhằm hướng đến thương hiệu công ty, sự chuyên nghiệp của dịch vụ và lòng tin của khách hàng qua đội ngũ được đào tạo bài bản.
Nội dung giải pháp: Để nâng cao hiệu quả dịch vụ, tạo lòng tin với khách hàng thì việc nâng cao chất lượng đội ngũ headhunter là điều cần thiết Để thực hiện giải pháp này, công ty nên tập trung vào các phương diện sau:
Thứ nhất , tổ chức cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo định kỳ về các kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng ứng xử, giao tiếp với khách hàng, ứng viên. Đồng thời, công ty có thể đưa các nhân viên tiềm năng đào tạo chuyên sâu về các lĩnh vực như tài chính, nhân sự, quản lý sản xuất, bán hàng… Định kỳ 6 tháng/ lần tổ chức kiểm tra năng lực của nhân viên, qua đây xét khen thưởng đối với những cá nhân xuất sắc, mặt khác phát hiện những điểm hạn chế để rèn luyện và có biện pháp cải thiện.
Giải pháp dài hạn
4.2.1 Phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu ứng viên
Cơ sở đề xuất: Đối với các công ty kinh doanh về dịch vụ cung ứng nhân sự thì nguồn dữ liệu ứng viên là yếu tố duy trì sự tồn tại của công ty Hiện tại, HRSS vẫn còn duy trì cách lưu trữ dữ liệu theo kiểu truyền thống, điều này gây nhiều khó khăn trong việc lưu trữ và lấy thông tin, có thể nói hệ thống cơ sở dữ liệu ứng viên của công ty không tối ưu. Đồng thời, nguồn dữ liệu ứng viên của HRSS còn khá thấp, tỷ lệ tuyển dụng từ nguồn có sẵn không đáng kể Ngày nay, công nghệ phát triển, muốn khẳng định vị thế trên thị trường, công ty cần tối ưu quy trình dịch vụ.
Cải thiện hệ thống cơ sở dữ liệu ứng viên được triển khai ở hai vấn đề sau:
❖ Sử dụng phần mềm để tối ưu hóa CSDL ứng viên
Ngày nay, ngoài việc đầu tư về yếu tố con người thì công nghệ là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp Các chuyên viên tìm kiếm Không những thế, việc đầu tư một hệ thống CSDL giúp quy trình hoạt động của công ty trở nên chuyên nghiệp Với quy mô như hiện nay, công ty chưa đủ kinh phí để sử dụng các phần mềm cao cấp Là một công ty về dịch vụ nhân sự, một phần mềm được đề xuất để quản lý Dữ liệu ứng viên trên nền tảng CRM là Zoho CRM Đây là phần mềm CRM tuyển dụng giúp cho người quản lý tuyển dụng bỏ đi cách nhập liệu thủ công, dễ dàng quản lý và theo dõi ứng viên Mức phí của phần mềm này dao động từ 0 đến 75$ cho một người dùng mỗi tháng, thanh toán hàng năm Với tình hình hiện tại, công ty cũng không cung ứng quá nhiều vị trí, công ty có thể lựa chọn gói tiêu chuẩn, quản lý 100 công việc, với phí là25$/người dùng.
Hình 4.3 Giao diện quản lý sơ yếu lý lịch của Zoho Recruit.
Chi phí: áp dụng nền tảng CRM vào hệ thống quản lý cơ sở ứng viên, công ty phải chi ra một khoản phí nhất định hằng năm Nếu có 4 người dùng, kinh phí dự trù trung bình là 100$/tháng, ước tính 1200$/năm.
❖ Cải thiện số lượng và chất lượng hồ sơ ứng viên Đối với 1 vị trí đang tuyển, công ty phải gửi đến khách hàng 4 – 5 bộ hồ sơ, và để đạt được tiêu chí này bắt buộc các chuyên viên phải nhận từ 15-20 bộ hồ sơ ứng viên ứng tuyển, chưa kể các vị trí phải bảo hành, công ty cũng phải cung cấp ứng viên thay thế Như vậy, để quy trình diễn ra có hiệu quả, nguồn ứng viên phải dồi dào, mỗi chuyên viên nên tự tạo nguồn ứng viên, xây dựng các mối quan hệ, tạo dựng thương hiệu cá nhân Các chuyên viên có thể mở rộng CDSL ứng viên qua các kênh mạng xã hội và tìm kiếm hồ sơ trên các trang mạng như Linkedln Các hồ sơ đạt chất lượng được lưu trữ theo từng lĩnh vực để dễ quản lý Bên cạnh đó, cần thanh lọc các hồ sơ không đạt yêu cầu và thiếu các thông tin cần thiết như trình độ, kinh nghiệm để tránh lãng phí không gian lữu trữ và mất thời liên hệ mà không đạt hiệu quả tuyển dụng.
4.2.2 Xây dựng hình ảnh công ty
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều công ty dịch vụ nhân sự, các công ty hoạt động lâu năm, có uy tín trong ngành Và có những công ty có tài chính mạnh, có vốn đầu tư nước ngoài, triển khai các hoạt động Marketing rầm rộ để quảng bá thương hiệu Do đó, các công ty có quy mô nhỏ như HR Solution Sunflower muốn tồn tại và phát triển lâu dài cần phải xây dựng hình ảnh và uy tín trên thị trường, Tuy nhiên,
HRSS vẫn chưa được biết đến, độ nhận diện thương hiệu thấp, công ty vẫn chưa có hoạt động marketing hiệu quả Trên cơ sở đó, đề ra chiến lược tiếp thị, xây dựng hình ảnh công ty.
Nội dung giải pháp Đầu tiên, để hình ảnh công ty được nhiều người biết đến, cần đẩy mạnh công tác marketing Sunflower nên đầu tư chi phí để thiết kế trang web chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra, công ty cũng có thể giới thiệu hình ảnh qua các diễn đàn, các hội thảo chuyên đề về nhân sự, giới thiệu dịch vụ của công ty đến cộng đồng biết nhiều hơn. Đồng thời tổ chức các hoạt động tiếp thị ở các trường đại học hoặc qua các hội chợ việc làm, qua đây công ty có thể lấy thông tin sinh viên tạo nguồn cơ sở dữ liệu Các chuyên viên tuyển dụng tham gia bình luận, trao đổi và giải đáp các vấn đề nhân sự, đặc biệt là tuyển dụng đồng thời giới thiệu công ty
Xây dựng thương hiệu trên nền tảng Tiktok:
Tiktok từng là nền tảng xây dựng các video âm nhạc, hát nhép nay đã trở thành hiện tượng toàn cầu với 1 tỷ người dùng, chiếm 20,83% trong số 4,8 tỷ người dùng internet (thống kê người dùng Tiktok 2022) Công ty nên tạo một tài khoản và đăng tải các video với cách thức như sau:
Xây dựng Sáng tạo và Đánh giá và chủ đề Định vị kênh sản xuất nội cải tiến nội dung dung
Hình 4.4 Quy trình xây dựng kênh tiktok để quảng bá thương hiệu
Nguồn: tác giả tự tổng hợp
- Bước 1 Đầu tiên, cần xây dựng chủ đề cho kênh tiktok, tất cả các video sẽ có nội dung theo cùng chủ đề nhất định Như vậy sẽ giúp Tiktok nhận diện rõ kênh của công ty đang hướng đến mục đích, đối tượng nào Với Sunflower, sẽ xây dựng nội dung về các vấn đề nhân sự.
- Bước 2 Định vị kênh: cần hoàn thiện hồ sơ cho tài khoản, công ty nên đặt tên cho kênh tiktok là tên của công ty mình – HR Solution Sunflower, ảnh đại diện là logo của công ty, mô tả ngắn gọn về kênh và đính kèm thêm website của công ty.
Hình 4.5 Mô phỏng giao diện kênh tiktok của công ty
Nguồn: tác giả tự tổng hợp
- Bước 3 Với chủ đề về lĩnh vực nhân sự, nhân viên có thể sáng tạo nội dung liên quan quản lý tư vấn, quản lý tiền lương và giới thiệu các vị trí tuyển dụng. Công ty có thể truyền tải nội dung bằng các câu chuyện ngắn, đóng tiểu phẩm, chỉnh sửa video, tạo hiệu ứng cho sinh động Tùy vào nội dung của các video nên chỉnh sửa hình ảnh, chèn chữ và âm thanh phù hợp Đồng thời với mỗi nội dung đăng tải kèm theo các cụm từ thịnh hành, góp phần đưa video đến những nhóm người nhất định.
- Bước 4 Với những video đầu sẽ khó tránh khỏi những thiếu sót, công ty nên liên tục đổi mới nội dung và hình ảnh để tiếp cận được nhiều người hơn Bên cạnh đó, xu hướng tiktok thay đổi thường xuyên nên công ty cũng cần cập nhật những xu thế mới và áp dụng vào video của mình một cách hiệu quả.
Ngoài những cách trên góp phần vào việc xây dựng thương hiệu cho công ty thì việc thể hiện uy tín của mình trên thị trường bằng chất lượng dịch vụ tốt sẽ giúp cho công ty phát triển lâu dài và vững mạnh.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 4 Ở chương 4, tác giả đã dựa trên những hạn chế và đề xuất 4 giải pháp như sau: Thứ nhất, giải pháp đa dạng hóa nguồn tuyển dụng Mục tiêu của giải pháp nhằm tăng nguồn tìm kiếm ứng viên, từ đó thu nhận được nhiều hồ sơ chất lượng cao hơn Nội dung của giải pháp được triển khai qua các nguồn mới như tìm kiếm ứng hồ sơ qua mạng xã hội Linkedln, thay đổi hình thức tạo video tuyển dụng trên nền tảng Tiktok Và cuối cùng là thiết kế lại thông báo tuyển dụng một cách chuyên nghiệp, đẹp mắt và đầy đủ thông tin cần thiết.
Thứ hai, giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên nhằm tăng kỹ năng chuyên môn Kế hoạch được triển khai trên ba phương diện: tổ chức cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo kèm với định kỳ 6 tháng/ lần sẽ kiểm tra trình độ, xét khen thưởng; đưa ra chính sách đãi ngộ tốt hơn và cuối cùng là có kế hoạch đào tạo thực tập sinh cụ thể.
