Bài giảng hệ thống thông tin chương 8 gv lê thị quỳnh nga

Faculty of MIS Chương 8: Thiết Kế Biểu Mẩu & Báo Cáo (Forms & Reports) GV: LÊ THỊ QUỲNH NGA Faculty of MIS Nội Dung  Giải thích tiến trình thiết kế biểu mẫu & báo cáo  Áp dụng hướng dẩn tổng quát cho định dạng forms & reports  Sử dụng màu & biết màu sắc cải thiện khả sử dụng thông tin  Định dạng văn bản, bảng & danh sách cách hiệu  Giải thích làm để đánh giá khả sử dụng & mô tả yếu tố ảnh hưởng khả sử dụng Faculty of MIS Faculty of MIS Biểu mẩu & Báo cáo  Biểu mẩu  Văn kinh doanh chứa số liệu xác định trước & bao gồm số vùng để liệu điền vào thêm  biểu mẩu cụ thể thường tương ứng với mẩu tin CSDL  Báo cáo  Văn kinh doanh chứa số liệu xác định trước  Văn thụ động dùng để đọc & xem liệu  Chứa liệu có từ nhiều mẩu tin hay giao dịch CSDL Faculty of MIS Các Loại Báo Cáo  Theo lịch (Scheduled): tạo lúc xác định trước để đáp ứng nhu cầu thường xuyên  Chỉ số (Key-indicator): Cung cấo tổng hợp thơng tin quan trọng theo bình th ường  Ngoại lệ (Exception): Làm bật liệu nằm giới hạn điều hành chuẩn  Drill-down: cung cấp chi tiết nằm tổng hợp số hay báo cáo ngoại lệ  Bất thường (Ad-hoc): đáp ứng yêu cầu bất thường Faculty of MIS Tiến Trình Thiết Kế Biểu Mẫu & Báo Cáo  Hoạt động trọng đến người sử dụng (User-focused)  Theo cách tiếp cận prototyping  Xác định yêu cầu:  Ai dùng biểu mẫu hay báo cáo?  Mục tiêu biểu mẫu hay báo cáo gì?  Khi báo cáo cần hay sử dụng?  Biểu mẫu & báo cáo cần phân phối & sử dụng đâu?  Bao nhiêu người cần dùng hay xem biểu mẫu hay báo cáo? Faculty of MIS Tiến Trình Thiết Kế Biểu Mẫu & Báo Cáo  Làm mẫu (Prototyping) Bản mẫu khởi đầu thiết kế từ yêu cầu Người sử dụng xem xét thiết kế mẫu & chấp nhận hay yêu cầu thay đổi Nếu có yêu cầu thay đổi, chu kỳ tinh chỉnhđánh giá-xây dựng thực lặp lặp lại thiết kế chấp nhận Faculty of MIS Đặc Tả Thiết Kế Form/Report  Phân bố thiết kế giao diện  Bao gồm phần:  Tổng quan sơ lược(Narrative overview): Đặc trưng người sử dụng, nhiệm vụ, hệ thống & yếu tố mơi trường  Mẫu thiết kế (Sample design): hình ảnh biểu mẫu  Đánh giá: thử nghiệm đo lường / kết sử dụng (thống nhất, hiệu suất, xác…) Faculty of MIS Faculty of MIS Faculty of MIS Các Hướng Dẫn Cho Trình Bày Văn Bản  Chữ: Pha trộn chữ in & chữ thường, sử dụng phép chấm câu quy ước  Khoảng trống: khoảng cách gấp đơi hay có dịng trống đoạn văn  Canh lề: chữ theo lề trái  gạch dấu nối: không nối từ dòng  chữ viết tắt: hiểu cách rộng rãi & ngắn đáng kể so với chữ đầy đủ Faculty of MIS thiết kế hình Giúp Đỡ tệ Faculty of MIS thiết kế hình Giúp Đỡ tốt Faculty of MIS Các Hướng Dẫn Cho Bảng & Danh sách Các nhãn Tất cột & dòng nên có nhãn tiêu đề có nghĩa Nhãn nên phân biệt với thông tin khác cách dùng highligh Thể lại Nhãn tiêu đề liệu vượt trang hình hay trang giấy Faculty of MIS Các Hướng Dẫn Cho Bảng & Danh sách  Định dạng cột, dòng & văn bản:  Sắp xếp theo trật tự có nghĩa  Đặt dòng trắng dòng cột dài  Thông tin tương tự thể nhiều cột nên xếp theo cột  Các cột nên có ký tự trắng chúng  Cho phép có vùng trống báo cáo để người dùng thích  Sử dụng loại font, muốn nhấn mạnh  Sử dụng font & xuyên su ốt trình bày & báo cáo  Tránh font Faculty of MIS Các Hướng Dẫn Cho Bảng & Danh sách Định dạng số, chữ & chữ số: Canh phải liệu số & canh thẳng hàng cột từ dấu chấm thập phân & phân cách khác Canh trái liệu chữ Dùng độ dài dòng ngắn, khoảng 30-40 ký tự dòng Chia liệu chữ số dài thành nhóm nhỏ 3-4 ký tự nhóm Faculty of MIS thiết kế bảng tệ Faculty of MIS thiết kế bảng tốt h ơn Faculty of MIS Bảng So Với Đồ Thị  Dùng bảng để đọc giá trị liệu  Dùng đồ thị để: Cho tổng hợp nhanh Thể khuynh hướng khoảng thời gian So sánh điểm & mẫu biến Dự báo hoạt động Báo cáo đơn giản khối lương thông tin lớn Faculty of MIS Faculty of MIS Bar graph Line graph cho thông tin tổng hợp hình nâng cao báo cáo & biểu mẫu Faculty of MIS Đánh giá tính khả dụng  Đánh giá tổng quát HT thực việc hỗ trợ người dùng cho công việc cụ thể  Có đặc trưng Tốc độ (Người dùng hồn thành cơng việc cách có hiệu quả?) Tính xác (Đầu cung cấp mà người dùng kỳ vọng?) Sự thỏa mãn (Người dùng thích sử dụng đầu ra?) Faculty of MIS Hướng Dẫn Để Tối Đa Hóa Tính Khả Dụng  Nhất quán: thuật ngữ, định dạng, tựa đề, điều khiển (navigation), thời gian đáp ứng  Hiệu quả: tối thiểu hóa hành động người dùng  Dễ hiểu: Các nhãn & kết xuất dễ hiểu  Định dạng: Trình bày liệu & ký hiệu thích hợp  Năng động: Tối đa hóa tùy chọn người dùng cho việc nhập liệu theo ý thích Faculty of MIS Các đặc trưng cần xem xét Người dùng: kinh nghiệm, kỹ năng, động cơ, đào tạo, tính chất cá nhân Cơng việc: áp lực thời gian, chi phí sai sót, độ dài cơng việc Hệ thống: platform Mơi trường: vấn đề xã hội & vật lý Faculty of MIS Các Phương Pháp Đánh Giá Tính Khả Dụng Thời gian để học Tốc độ hồn thành Tỉ lệ sai sót sự ghi nhớ qua thời gian Thỏa mãn chủ quan Faculty of MIS