Kế toán công nợ phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại công ty tnhh truyền thông và trải nghiệm viral town

GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TRẢI NGHIỆM VIRAL TOWN

1.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TRẢI NGHIỆM VIRAL TOWN

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town, được thành lập vào ngày 07/09/2016, là một agency phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực truyền thông Với quyết tâm vượt qua mọi khó khăn và thách thức, Viral Town không ngừng khẳng định vị thế của mình trên thị trường Công ty luôn nỗ lực không ngừng để đáp ứng nhu cầu của thị trường, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Tên công ty: VIRAL TOWN EXPERIENCE COMMUNICATION

Tên công ty viết tắt: VIRAL TOWN CO., LTD

(Nguồn: VIRALTOWN Experience) Địa chỉ trụ sở chính: 66/8 PHAN SÀO NAM, PHƯỜNG 11, QUẬN

TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM Điện thoại: 0283 9911 777 Mã số doanh nghiệp: 0313997777

Hình 1.1: Logo Công ty TNHH Truyền Thông Trải Nghiệm Viral Town

SVTH: Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang: 5

Email: hello@viral-town.com Website: http://www.viral-town.com/ Người đại diện pháp luật:

Họ và tên: ĐẶNG THANH THẢO & VŨ HUỲNH PHƯƠNG ANH Chức danh: Tổng Giám Đốc

Ngành nghề kinh doanh chính: Marketing and Advertising

Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN

1.1.2 Các chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu chính của công ty

1.1.2.1 Chức năng của công ty

- Hoạt động sản xuất phim điện ảnh, phim video và chương trình truyền hình

- Giải pháp bán hàng & tiếp thị, sáng tạo, đổi mới

- Lập kế hoạch, truyền thông trải nghiệm, sự kiện

- Kích hoạt và Kỹ thuật số

- Truyền thông tiếp thị tích hợp và tạo ra khoảnh khắc trải nghiệm người tiêu dùng

1.1.2.2 Nhiệm vụ và mục tiêu chính của công ty

Công ty TNHH Truyền thông trải nghiệm Viral Town, với gần 6 năm hoạt động, đã mang đến nhiều trải nghiệm ấn tượng cho người tiêu dùng trong lĩnh vực sự kiện Sự kết hợp giữa sức trẻ và sự sáng tạo đã giúp công ty tạo ra những sản phẩm mang hơi hướng công nghệ cao, nâng cao giá trị trải nghiệm cho khách hàng.

Công ty chuyên về Activation, Digital & Video Production, sở hữu đội ngũ sáng tạo và giàu kinh nghiệm, mang đến những ý tưởng đổi mới và thực hiện tiềm năng từ sự kiện, kích hoạt, kỹ thuật số đến PR Được đánh giá cao trong ngành, công ty đã xây dựng được danh sách khách hàng ấn tượng với nhiều thương hiệu hàng đầu như Samsung, Diana, Coca Cola, Mercedes, Navigos Group, Grab, Toyota, CGV, Yola, Disney, và Crescent Mall, khẳng định vị thế của mình trong lòng các nhãn hàng đối tác.

Viral Town với khẩu hiệu “Dreamer – Thinker – Doer” cam kết tạo ra những khoảnh khắc trải nghiệm ý nghĩa, hướng tới việc phát triển thành Hệ sinh thái trải nghiệm Chúng tôi không ngừng mở rộng và đa dạng hóa các hạng mục dự án cũng như phạm vi kinh doanh của mình.

1.1.3.1 Quy trình cung ứng dịch vụ

• Quy trình hoạch định sự kiện tại công ty Viral Town:

Viral Town tiếp nhận yêu cầu sự kiện từ khách hàng qua hai phương thức chính: một là từ các mối quan hệ với khách hàng cũ và người quen, hai là thông qua các nhóm và cộng đồng liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.

Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện từ khách hàng:

Khi nhận được yêu cầu tổ chức sự kiện từ khách hàng, Giám đốc điều hành sẽ giao nhiệm vụ cho bộ phận Account để thực hiện dự án Từ đó, bộ phận Account sẽ duy trì liên lạc trực tiếp với khách hàng trong suốt quá trình và sau khi dự án hoàn thành.

Phân tích yêu cầu dự án từ khách hàng là bước đầu tiên quan trọng Sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng, trưởng nhóm dự án sẽ huy động các thành viên từ các bộ phận khác nhau trong công ty Mỗi nhóm thực hiện dự án sẽ bao gồm nhân sự từ các bộ phận như Account, Creative Planning, Operation và Designer, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong quá trình triển khai.

Hình 1.2: Một số đối tác của công ty Viral Town

Trưởng nhóm dự án sẽ truyền đạt thông tin về yêu cầu sự kiện cho các thành viên bộ phận Account trong một cuộc họp chung Tại đây, nhóm sẽ cùng nhau phân tích và phát triển ý tưởng thực hiện Sau cuộc họp, cả nhóm thống nhất chủ đề, ý tưởng lớn và chiến thuật sơ bộ cho dự án.

Lên kế hoạch thực hiện là bước quan trọng, trong đó các nhân sự sẽ trở về chuyên môn hóa công việc của mình Bộ phận Creative sẽ thiết kế nội dung thị giác để trực quan hóa ý tưởng, trong khi bộ phận Operation khảo sát địa điểm và lập phương án thi công sự kiện Bộ phận Account sẽ giám sát tiến độ và liệt kê bảng báo giá các hạng mục Sau khi hoàn thiện kế hoạch và phần trình bày ý tưởng, trưởng nhóm dự án sẽ gửi kế hoạch cho khách hàng để xem xét, quá trình này được gọi là đấu thầu Tùy thuộc vào dự án, có thể có một hoặc nhiều vòng đấu thầu, và công ty thắng thầu sẽ ký hợp đồng thực hiện sự kiện Các công ty thua thầu không nhận được chi phí nào cho công sức đã bỏ ra, vì vậy vòng đấu thầu quyết định hoạt động kinh doanh của công ty.

Sau khi thắng thầu, đội dự án sẽ tiếp tục hoàn thiện kế hoạch theo yêu cầu của khách hàng Sau khi chỉnh sửa, khách hàng và đội thực hiện sẽ thống nhất nội dung sự kiện trong bản kế hoạch cuối cùng để tiến hành sản xuất.

Thi công sự kiện là quá trình biến các kế hoạch thành hiện thực, nơi những ý tưởng đã được thiết kế sẽ được sản xuất theo yêu cầu của khách hàng trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện.

Vào ngày diễn ra sự kiện, bộ phận Account và trưởng dự án sẽ hợp tác với bộ phận Operation để đảm bảo chất lượng và trật tự cho sự kiện Sau mỗi dự án, toàn bộ nhân sự tham gia và cấp trên, cũng như khách hàng sẽ tiến hành đánh giá dự án từ nhiều khía cạnh Quá trình đánh giá này rất quan trọng, đặc biệt đối với những nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm, vì nó giúp họ rút ra bài học cá nhân và nâng cao chất lượng cho các dự án tiếp theo.

Quyết toán là quá trình mà bộ phận Account tổng hợp tất cả các chi phí từ hóa đơn để thực hiện quyết toán với khách hàng Công việc này cần sự cẩn thận cao do liên quan đến tài chính của công ty và các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.

Công ty TNHH Truyền thông trải nghiệm Viral Town là một agency chuyên cung cấp dịch vụ lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện cũng như quảng cáo truyền thông đa dạng theo yêu cầu của khách hàng.

1.1.4 Bộ máy tổ chức của công ty

Người quản lý đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của tổ chức, dẫn dắt nhân viên và thiết lập các chỉ số hiệu suất chính để phát triển Họ không chỉ giúp phát triển nhân viên mà còn điều chỉnh chiến lược để cung cấp định hướng rõ ràng Mỗi doanh nghiệp có cách quản lý riêng, dẫn đến các mô hình tổ chức khác nhau Tại Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town, bộ máy quản lý được xây dựng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

1.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

1.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ phòng ban và phương hướng hoạt động

• Chức năng nhiệm vụ phòng ban:

CÔNG TÁC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP

Mỗi doanh nghiệp, bất kể quy mô, đều cần một bộ phận kế toán, thường được gọi là phòng hoặc ban kế toán Bộ máy kế toán giữ vai trò quan trọng như mạch máu trong hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống kế toán và tài chính chặt chẽ, ổn định là nền tảng thiết yếu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Giám đốc tài chính là vị trí lãnh đạo cao cấp, chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ bộ phận tài chính và kế toán của công ty Họ đảm nhiệm các nhiệm vụ quan trọng như lập kế hoạch tài chính, quản lý rủi ro tài chính và theo dõi sự phát triển của các chiến lược tài chính.

Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm giám sát công việc của các kế toán viên và làm việc dưới sự quản lý của Giám đốc tài chính (CFO) Vai trò của kế toán trưởng bao gồm giám sát quyết toán, lập báo cáo tài chính, phân tích và dự báo tài chính, đồng thời tư vấn cho ban lãnh đạo về các vấn đề tài chính Điều này giúp cấp trên nắm bắt rõ tình hình kinh tế của công ty và đưa ra các kế hoạch phát triển doanh nghiệp hiệu quả.

Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát các số liệu tài chính của công ty Công việc của họ bao gồm tổng hợp, kiểm tra và xử lý dữ liệu, chứng từ, cũng như hạch toán và quản lý công nợ Chính vì vậy, kế toán tổng hợp quyết định tính chính xác và minh bạch của các vấn đề tài chính trong doanh nghiệp.

TSCĐ Kế toán tổng hợp Thủ quỹ

SVTH: Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang: 12 trong mỗi công ty và chịu trách nhiệm với các hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền của công ty, theo dõi các hoạt động thu chi để đảm bảo tính công khai và minh bạch trong các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

Kế toán thanh toán là người thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng cho nhà cung cấp Họ đảm nhiệm từ việc đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, đến kiểm tra phiếu đề nghị thanh toán và lập phiếu thanh toán như phiếu chi hay giấy báo nợ của ngân hàng Ngoài ra, kế toán thanh toán còn quản lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến thu, chi dòng tiền.

Kế toán công nợ là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, đảm nhận việc quản lý các khoản nợ phải trả và thu vào Người đảm nhiệm vị trí này sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát tình hình công nợ, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và bền vững Việc kiểm soát công nợ hiệu quả không chỉ đảm bảo sự ổn định tài chính mà còn góp phần vào sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp.

Kế toán TSCĐ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm kê và đánh giá tài sản cố định theo quy định của nhà nước Họ cũng chịu trách nhiệm lập các báo cáo liên quan đến tài sản cố định của đơn vị Ngoài ra, kế toán TSCĐ tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng tài sản cố định để nâng cao hiệu quả kinh tế của chúng.

Kế toán tiền lương là người đảm nhiệm việc quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương Họ sử dụng dữ liệu từ bảng chấm công và các tài liệu liên quan đến thu nhập của người lao động để lập bảng tính lương, thanh toán lương và quản lý chế độ bảo hiểm Mục tiêu của kế toán tiền lương là đảm bảo tính chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính liên quan đến người lao động.

1.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp

1.2.2.1 Hệ thống báo cáo tài chính

Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, trong đó kỳ lập báo cáo tài chính năm bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo chính.

- Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01 – DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Mẫu số B02 – DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ – Mẫu số B03 – DN

- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09 – DN

1.2.2.2 Hình thức, chế độ kế toán áp dụng, hệ thống tài khoản

Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town tuân thủ hệ thống chứng từ và tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được ban hành bởi Bộ Tài Chính vào ngày 22 tháng 12 năm 2014.

Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ (đồng Việt Nam)

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo chế độ tài khoản thống nhất của Thông tư 200/2014/TT-BTC Hệ thống tài khoản cấp 1 bao gồm: tài khoản loại 1 và 2 phản ánh tài sản của doanh nghiệp; tài khoản loại 3 và 4 thể hiện nguồn vốn; tài khoản loại 5 và 7 thể hiện doanh thu và thu nhập; tài khoản loại 6 và 8 phản ánh các loại chi phí; và tài khoản loại 9 xác định kết quả kinh doanh.

Các TK chi tiết (tài khoản cấp 2, 3…) được xây dựng dựa trên cơ sở TK cấp 1 nhằm mục đích quản lý dễ dàng, cụ thể và hiệu quả hơn

Nguyên tắc và phương pháp chuyển các đồng tiền khác theo tỷ giá thực tế của ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại tới điểm công bố

1.2.2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán

Công ty đang sử dụng hình thức kế toán máy và tổ chức sổ theo hình thức

“Kế toán trên máy vi tính” , gồm có: Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán cùng loại, phần mềm kế toán và máy vi tính

Sơ đồ 1.3: Hình thức ghi sổ kế toán trên máy tính

Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã kiểm tra làm căn cứ ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, từ đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, thông tin sẽ được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp như Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái, cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Vào cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện quy trình khóa sổ và lập báo cáo tài chính (BCTC) Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã nhập trong kỳ Kế toán cũng có khả năng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và BCTC sau khi in ra giấy.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP

CÁC KHÁI NIỆM VỀ NGHIỆP VỤ PHẢI THU, PHẢI TRẢ

Tài sản của công ty bao gồm các khoản nợ phải thu từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính và dịch vụ cung cấp Nó cũng ghi nhận các khoản phải thu từ người nhận thầu xây dựng với người giao thầu về khối lượng công việc đã hoàn thành Khoản vốn này có thể bị chiếm dụng bởi khách hàng, và công ty có trách nhiệm thu hồi Tài khoản được sử dụng để ghi nhận là TK 131 "Phải thu khách hàng", không bao gồm các nghiệp vụ thu tiền ngay.

(Căn cứ Điểm a, Khoản 1, Điều 18 – Phải thu khách hàng, Thông tư

Tài khoản 331 “Phải trả người bán” ghi nhận các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp đối với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký Tài khoản này cũng phản ánh tình hình thanh toán cho các nhà thầu xây lắp chính và phụ Tuy nhiên, các giao dịch mua trả tiền ngay không được ghi nhận vào tài khoản này.

(Căn cứ Điểm a, Khoản 1, Điều 51 – Phải trả người bán, Thông tư

Thanh toán với người bán, hay còn gọi là công nợ phải trả, xảy ra khi công ty mua sắm tài sản cố định, vật tư, hàng hóa hoặc dịch vụ từ các tổ chức kinh tế khác như nhà máy, xí nghiệp và các nhà cung cấp vật tư Quan hệ này thường xuất hiện khi công ty chưa thanh toán đầy đủ hoặc có khoản tiền ứng trước cho người bán.

Trong quá trình mua hàng, hàng hoá, dịch vụ và tiền hàng thường không đồng thời, dẫn đến việc phát sinh công nợ với người bán.

Thanh toán với khách hàng (công nợ phải thu) xảy ra khi công ty cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa thu được tiền từ khách hàng Quan hệ này cũng bao gồm trường hợp công ty nhận tiền trước từ khách hàng để cung cấp hàng hóa và dịch vụ theo đơn đặt hàng.

Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, quan hệ thanh toán phát sinh đa dạng và có tính chất công nợ khác nhau Kế toán cần phân biệt rõ ràng các quan hệ này để phản ánh chính xác trong sổ sách Việc theo dõi các khoản công nợ đến hạn thanh toán là rất quan trọng, đồng thời cần thường xuyên kiểm tra đối chiếu với công nợ bán hàng và các bộ phận kinh doanh Điều này giúp đảm bảo thông tin chính xác về diễn biến công nợ, đôn đốc thu hồi và trả nợ đúng hạn, tránh thiệt hại cho công ty và duy trì uy tín với nhà cung cấp.

VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

Các khoản phải thu xuất hiện khi doanh nghiệp cho các bên liên quan vay tiền và thanh toán sau một thời gian nhất định, giúp xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền chặt Mặc dù bị chiếm dụng vốn, doanh nghiệp vẫn có thể tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh khác.

Khi phân tích hoạt động kinh doanh, khoản nợ phải thu là yếu tố quan trọng cần chú ý, vì đây là tài sản lưu động bị chiếm dụng, ảnh hưởng lớn đến tính thanh khoản của doanh nghiệp Việc thu hồi nợ kịp thời là cần thiết, nếu không doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc trang trải các nghĩa vụ tài chính khác.

Khi phân tích báo cáo tài chính, các nhà kinh tế chú trọng vào việc đánh giá số vòng quay các khoản phải thu cũng như thời gian thu hồi các khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn.

Số lượng hàng hóa bán ra và lợi nhuận thu được cho thấy hiệu quả kinh doanh, đồng thời giúp đánh giá khả năng thu hồi nợ.

2.2.2 Vai trò và ý nghĩa nợ phải trả

Nợ phải trả của doanh nghiệp bao gồm các khoản vay và nợ từ tổ chức, cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong nguồn vốn Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết đối tượng và thời hạn các khoản nợ để đảm bảo thanh toán đúng hạn, từ đó duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan.

Nợ phải trả có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, vì sự tăng hoặc giảm nợ phải trả sẽ ảnh hưởng đến hệ số nợ (Hệ số nợ = Nợ phải trả/Tổng tài sản) Hệ số nợ thấp cho thấy doanh nghiệp có mức độ an toàn cao, giảm nguy cơ phá sản và mất khả năng trả nợ Ngược lại, hệ số nợ cao tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.

Mặc dù nợ cao thường bị coi là tiêu cực, nhưng trong một số trường hợp, điều này không nhất thiết là xấu nếu doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả Do đó, cần xem xét hệ số nợ trong bối cảnh tổng thể, bao gồm đặc điểm hoạt động của ngành và kết hợp với nhiều chỉ số, yếu tố khác để đưa ra đánh giá chính xác nhất.

ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

2.3.1 Đặc điểm của nợ phải thu

Khoản nợ phải thu là một phần tài sản quan trọng của doanh nghiệp, được xác định dựa trên tất cả các khoản nợ và giao dịch chưa thanh toán, cũng như bất kỳ nghĩa vụ tài chính nào mà khách hàng còn nợ công ty.

Các khoản phải thu được quản lý bởi kế toán công nợ, bao gồm các tài khoản như TK 131 (Phải thu khách hàng) và TK 136 (Phải thu nội bộ) Việc theo dõi chính xác các khoản này là rất quan trọng để đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn minh bạch và hiệu quả.

- Các khoản phải thu được chia thành 2 loại:

Các khoản phải thu ngắn hạn đại diện cho toàn bộ giá trị của các khoản phải thu có thời gian thu hồi không vượt quá 12 tháng.

Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang đã báo cáo rằng tại thời điểm báo cáo, SVTH là 20, tương ứng với một chu kỳ kinh doanh thông thường, sau khi đã trừ đi dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi.

Các khoản phải thu dài hạn là chỉ tiêu thể hiện toàn bộ giá trị của các khoản phải thu có thời gian thu hồi trên 12 tháng hoặc vượt qua một chu kỳ sản xuất, kinh doanh tại thời điểm báo cáo.

2.3.2 Đặc điểm của nợ phải trả

Khoản nợ phải trả là phần nguồn vốn của doanh nghiệp, thể hiện nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp và các đối tượng khác về vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận trong một khoảng thời gian nhất định Đây là những khoản mà doanh nghiệp chiếm dụng từ các cá nhân, tổ chức bên ngoài và bên trong doanh nghiệp.

Các khoản nợ phải trả được phân loại theo thời gian thanh toán, bao gồm nợ phải trả ngắn hạn Nợ phải trả ngắn hạn bao gồm các khoản thanh toán hóa đơn chưa thanh toán, các khoản phải trả, thuế, doanh thu chưa thực hiện và các khoản vay ngắn hạn Những nghĩa vụ tài chính này phải được hoàn trả trong vòng 12 tháng tới Vay ngắn hạn thường được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về vốn lưu động trong ba giai đoạn của quá trình sản xuất: dự trữ, sản xuất và tiêu thụ.

Nợ phải trả dài hạn bao gồm các khoản thanh toán gốc và lãi, trái phiếu, giấy ghi nợ, và các khoản vay dài hạn, cũng như thuế thu nhập hoãn lại phải trả và các khoản thanh toán cho thuê kéo dài hơn một năm Ngoài ra, nghĩa vụ lương hưu, thế chấp, thiết bị, và các khoản thanh toán vốn khác chưa đến hạn từ 12 tháng trở lên cũng thuộc về loại nợ này Vay dài hạn thường được sử dụng cho các mục đích như xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định, mở rộng sản xuất kinh doanh, và đầu tư dài hạn.

NỘI DUNG, NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN CỦA NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

2.4.1 Nguyên tắc, nội dung của Kế toán nợ phải thu Khách hàng (TK 131)

Nguyên tắc kế toán các khoản nợ phải thu được quy định chi tiết tại: Điều

Các khoản phải thu cần được theo dõi chi tiết theo các tiêu chí như kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ và các yếu tố khác phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp Đồng thời, việc phân loại các khoản phải thu cũng rất quan trọng, bao gồm phải thu từ khách hàng, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác.

– Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn;

Đánh giá lại cuối kỳ đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ trong Báo cáo tài chính là cần thiết Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, việc thực hiện cần tuân theo nguyên tắc cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

Khi phát sinh khoản nợ phải thu từ khách hàng (bên Nợ TK 131), kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tức là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi khách hàng thanh toán Đối với trường hợp nhận tiền trước từ người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, bên Nợ TK 131 sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho số tiền đã nhận trước.

Khi thu hồi nợ phải thu từ khách hàng (bên Có TK 131), kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng nợ Nếu khách nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá thực tế đích danh sẽ được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động của các giao dịch đó Đối với các giao dịch nhận tiền trước từ người mua, bên Có TK 131 sẽ áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền trước, tương ứng với tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền.

Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại mọi thời điểm lập Báo cáo tài chính, theo quy định của pháp luật.

Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang, 22 tuổi, cho biết rằng tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ tại ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp có thể chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng mà họ thường xuyên giao dịch, đặc biệt khi có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng khác nhau.

– Trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định

− Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT3/001);

− Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu số 02GTTT3/001);

− Phiếu thu (thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước);

− Phiếu chi (chi hộ khách hàng);

− Biên bản nghiệm thu, bù trừ công nợ

Khi phát sinh khoản phải thu, chứng từ kế toán gốc sẽ ghi rõ số tiền phải thu từ khách hàng Khi khách hàng thực hiện thanh toán, số tiền phải thu sẽ được giảm tương ứng.

• Kết cấu TK 131 – Phải thu khách hàng được phản ánh như sau:

TK 131 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG

SDĐK - Bên Nợ SDĐK - Bên Có

- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính

- Số tiền chi hộ hoặc tiền thừa trả lại cho khách hàng

- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

- Số tiền khách hàng đã trả nợ;

- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;

- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);

- Số tiền CKTT và CKTM cho người mua

- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)

SDCK - Bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng SDCK - Bên Có: Số tiền được khách hàng ứng trước

Bảng 2.1: Kết cấu TK 131 – Phải thu khách hàng

• Một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu TK 131 - Phải thu khách hàng

Khi tiến hành bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, hoặc bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế xuất khẩu (XK), và thuế bảo vệ môi trường, kế toán cần ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ một cách chính xác.

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 511: Doanh thu từ bán hàng

Có TK 333: Thuế GTGT phải nộp

(2) Phản ánh số thu nhập về thanh lý, nhượng bán TSCĐ:

Có TK 711: Thu nhập khác

Có TK 333: Thuế GTGT phải nộp

(3) Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:

Nợ TK 5212, 5213: Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)

Nợ TK 333: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 131: Phải thu khách hàng

(4) Chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán cho khách hàng:

- Chiết khấu thương mại: chiết khấu do khách hàng mua số lượng lớn

Nợ TK 521: Phần chiết khấu tính trên giá bán chưa thuế GTGT

Nợ TK 333: Thuế GTGT đầu ra

Có TK 131: Giảm trừ công nợ

- Chiết khấu thanh toán: chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm

Nợ TK 635: Chi phí tài chính (số tiền chiết khấu thanh toán)

Nợ TK 111, 112: Số tiền còn lại nhận được

Có TK 131: Tất toán công nợ phải thu

(5) Chi hộ khách hàng hoặc trả lại tiền thừa cho khách hàng, kế toán ghi:

(6) Khách hàng trả tiền, bù trừ công nợ với số phải thu trước, kế toán ghi:

Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp, khách hàng

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

(7) Hạch toán số tiền trong khoản phải thu của khách hàng (kể cả số tiền ứng trước), kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 113: Phương thức trả tiền tương ứng

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi)

(8) Khoản nợ khó đòi đã xử lý vào chi phí, kế toán ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

2.4.2 Nguyên tắc và nội dung của Kế toán nợ phải trả NCC (TK 331)

Kế toán cần theo dõi chi tiết các đối tượng liên quan đến khoản vay, bao gồm loại vay, lần vay và hình thức vay Việc đối chiếu, kiểm tra và đôn đốc thường xuyên là rất quan trọng để đảm bảo thanh toán diễn ra kịp thời.

Nguyên tắc phân loại theo thời hạn thanh toán là việc kế toán cần phân loại các khoản vay và nợ để xây dựng kế hoạch huy động nguồn lực và đảm bảo trả nợ đúng hạn.

Nguyên tắc đánh giá các khoản vay và nợ bằng ngoại tệ, vàng, bạc, và kim loại quý hiếm yêu cầu kế toán thực hiện việc đánh giá lại vào cuối kỳ kế toán nếu có sự biến động lớn về giá cả hoặc tỷ giá Việc này nhằm đảm bảo phản ánh đúng giá trị thực của tài sản kinh doanh.

Khi trình bày báo cáo tài chính, kế toán cần dựa vào số dư chi tiết của từng tài khoản nợ phải trả để ghi số liệu vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính liên quan Việc bù trừ số dư giữa hai bên Nợ và Có trong các tài khoản là không được phép.

− Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT3/001);

• Kết cấu TK 331 – Phải trả nhà cung cấp được phản ánh như sau:

TK 331 – PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP

SDĐK - Bên Nợ SDĐK - Bên Có

- Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền đặt trước)

- CKTT và CKTM được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán

- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt

- Số tiền phải trả cho người bán

- Số tiền ứng thừa được người bán trả lại

- Đánh giá lại khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

SDCK - Bên Nợ: Số tiền ứng trước cho người bán

SDCK - Bên Có: Số tiền phải trả người bán

Bảng 2.2: Kết cấu TK 331 – Phải trả nhà cung cấp

• Một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu TK 331 - Phải trả nhà cung cấp

(1) Mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ, BĐS đầu tư:

(1.1) Khi mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ, BĐS đầu tư, căn cứ vào trị giá hàng mua, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157: Giá mua vật tư, hàng hóa

Nợ TK 211, 213: Giá mua TSCĐ hữu hình, vô hình

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 331 (chi tiết đối tượng): Tổng thanh toán PTNB (1.2) Khi đơn vị thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu:

Nợ TK 241: Trị giá XDCB dở dang chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá thanh toán

Nợ TK 211, 213/Có TK 241: Giá giao thầu (chưa thuế GTGT) được ghi nhận khi nghiệm thu và bàn giao công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, và nâng cấp tài sản cố định.

Nợ TK 211, 213 (chi tiết công trình): Giá giao thầu (chưa thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 331 (chi tiết đối tượng): Tổng giá thanh toán

(1.3) Khi phản ánh các khoản mua chịu khác phải trả người bán, được sử dụng trực tiếp cho hoạt động kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 611, 627, 641, 642, 635, 811,…: Giá mua chưa thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 (chi tiết đối tượng): Tổng giá thanh toán PTNB

(2) Khi thanh toán tiền hàng cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 331 (chi tiết đối tượng): Giảm số phải trả cho người bán

Có TK 111, 112, 341,…: Số tiền đã thanh toán người bán

(3) Khi nhà cung cấp cho hưởng chiết khấu thanh toán (CKTT):

Nợ TK 331: Tổng số công nợ phải trả

Có TK 515: Phần CKTT được hưởng

Có TK 111, 112: Phần còn lại thanh toán

Khi doanh nghiệp đặt trước một khoản tiền cho người bán nhằm mua vật tư, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ) hoặc dịch vụ, hoặc ứng trước tiền cho xây dựng cơ bản và sửa chữa TSCĐ, kế toán sẽ ghi nhận dựa trên số tiền đã đặt trước.

Nợ TK 331 (chi tiết đối tượng): Ghi tăng số tiền phải thu do đặt trước cho người bán

Có TK 111, 112, 341…: Số tiền đặt trước cho người bán

(5) Trường hợp thanh toán bù trừ, căn cứ vào biên bản thanh toán bù trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 331 (chi tiết đối tượng): Giảm số tiền phải trả

Có TK 131 (chi tiết đối tượng): Giảm số tiền phải thu

Doanh nghiệp có quyền ghi tăng thu nhập khác đối với các khoản nợ không ai đòi, sau nhiều lần gửi giấy báo thanh toán mà không có ai nhận.

Nợ TK 331 (chi tiết đối tượng): Xử lý số nợ vô chủ

Có TK 711: Ghi tăng thu nhập khác.

2.4.3 Dự phòng nợ phải thu khó đòi

2.4.3.1 Nguyên tắc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Theo Khoản 3, Điều 2 Thông tư 48/2019/TT-BTC quy định điều kiện: là các khoản nợ phải thu khó đòi như sau:

THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI DOANH NGHIỆP

THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

3.1.1 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

2 Các khoản giảm trừ doanh thu

3 Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ

6 Doanh thu hoạt động tài chính

7 Chi phí hoạt động tài chính 4.756.047 547.101 4.208.946 769.32%

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 8.548.321.762 7.797.436.710 750.885.052 9.63%

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

13 Lợi nhuận sau thuế TNDN (5.119.573.216) (467.121.781) (4.880.336.952) 2390.26%

Bảng 3.1: Bảng so sánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2020-2021

Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm 2021 được đính kèm ở phụ lục 3

Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty giảm mạnh từ 50.788.813.860đ năm 2020 xuống 34.699.847.427đ năm 2021, tương ứng với mức giảm 16.088.966.433đ, tức -31.68% Điều này cho thấy tình hình kinh doanh của công ty trong năm 2021 sụt giảm nghiêm trọng so với năm 2020 Sự bùng phát của dịch COVID-19 trong hai năm này đã tạo ra những thách thức lớn, ảnh hưởng đáng kể đến sự phát triển của công ty cũng như nền kinh tế Việt Nam.

Năm 2021, Công ty đối mặt với tác động nghiêm trọng từ đại dịch, khi hơn 50% nhân viên nhiễm Covid buộc Công ty phải thực hiện lockdown Hơn nữa, sự kiện đông người không được tổ chức do ảnh hưởng của đại dịch, khiến doanh thu năm 2021 giảm mạnh so với năm trước.

Nhiều dự án không thể hoàn thành do ảnh hưởng của dịch Covid, dẫn đến chi phí vay vốn và lỗ tỷ giá hối đoái gia tăng, làm tăng chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp lên 4.208.946đ.

Năm 2021, Công ty đã triển khai nhiều biện pháp y tế để bảo vệ sức khỏe của người lao động và khách hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm này chiếm khoảng 9,63% so với năm 2020, cho thấy sự gia tăng trong việc đầu tư cho công tác quản lý.

2021 tăng khá cao so với năm 2020, một khoảng 750.885.052đ

Chính phủ hiểu và chia sẻ những khó khăn mà cộng đồng doanh nghiệp đang gặp phải, đặc biệt là Công ty Để hỗ trợ doanh nghiệp, Chính phủ đã triển khai các giải pháp tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất và kinh doanh, bao gồm cơ cấu lại nợ, giãn, hoãn, miễn giảm thuế, phí, lệ phí, gia hạn thời gian nộp tiền thuê đất, và giảm giá điện Những biện pháp này nhằm giúp doanh nghiệp thích ứng an toàn, linh hoạt và kiểm soát hiệu quả dịch bệnh COVID-19.

K Ế TOÁN CÁC KHOẢN NỢ P HẢI THU KHÁCH HÀNG

Vì Công ty là công ty làm về dịch vụ nên sẽ có quy trình nợ phải thu khách hàng như sau:

Sơ đồ 3.1: Quy trình Kế toán công nợ Phải thu khách hàng

(Nguồn: Tác giả xây dựng)

3.2.1 Quy trình kế toán công nợ phải thu hàng ngày:

Khi nhận hợp đồng kinh tế từ các bộ phận, cần rà soát kỹ lưỡng nội dung và các điều khoản liên quan đến thanh toán Đồng thời, thống kê và theo dõi các hợp đồng phát sinh trong năm, bao gồm việc nhập mã hợp đồng, tên khách hàng, mã dự án và số tiền vào phần mềm quản lý khách hàng.

Thêm mã khách hàng mới vào phần mềm kế toán Boro Tam Khoa giúp quản lý hiệu quả danh mục mã khách hàng Đồng thời, việc sửa đổi thông tin nhà cung cấp khi có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi mã cũng rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và cập nhật trong quản lý.

Tiếp nhận hồ sơ nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, kiểm tra tính khớp giữa các số liệu trong hồ sơ với sổ chi tiết, và xác nhận các số liệu lũy kế sau các lần nghiệm thu, thanh toán trước, cũng như việc xuất hóa đơn bán hàng.

− Hạch toán hóa đơn bán hàng của công ty lên phần mềm kế toán và ghi nhận công nợ với khách hàng nếu có phát sinh

Nhận hợp đồng kinh tế từ khách hàng

Tạo mã khách hàng lên phần mềm quản lý hoặc chỉnh sửa mã khi có chuyển nhượng, thay đổi.

Tiếp nhận hồ sơ nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Hạch toán hóa đơn lên phần mềm kế toán và ghi nhận công nợ

Theo dõi, kiểm tra các khoản nợ phải thu khách hàng đến hạn

Gửi hóa đơn bán hàng và đề nghị thanh toán cho khách hàng

Làm các biên bản đối chiếu để xác nhận công nợ

− Gửi hóa đơn bán hàng kèm với đề nghị thanh toán cho khách hàng

− Theo dõi, kiểm tra, hạch toán các khoản công nợ phải thu phát sinh khác ngoài các khoản công nợ phải thu của khách hàng

3.2.2 Quy trình kế toán công nợ phải thu hàng quý:

Xem xét và kiểm tra thời hạn thanh toán cùng hạn mức tín dụng của các khoản nợ phải thu là cần thiết Đối chiếu với các điều khoản hợp đồng và quy định của công ty giúp lập kế hoạch nhắc nhở khách hàng thanh toán hiệu quả.

− Gửi đề nghị thanh toán công nợ qua email, gọi điện cho khách hàng để thông báo về tình hình thanh toán và số tiền còn nợ

− Đôn đốc các khoản phải thu, đồng thời đưa ra các cảnh báo kịp thời về công nợ quá hạn hay công nợ khó đòi

− Định kỳ làm các biên bản đối chiếu để xác nhận công nợ

− Cuối kỳ đánh giá lại khi lập báo cáo tài chính các khoản phải thu tiền có gốc ngoại tệ

3.2.3 Một số nghiệp vụ chủ yếu

[1] Hóa đơn GTGT ngày 05/02/2021 số 0000141 về chi phí tổ chức sự kiện

“Aviva New Year Party 2021” của công ty TNHH Bảo Hiểm Nhân Thọ Aviva Việt Nam, số tiền 435.488.142đ, thuế suất thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán (phụ lục 3.1)

Công ty ghi nhận doanh thu:

[2] Ngày 01/03/2021, Khách hàng là công ty TNHH Bảo Hiểm Nhân Thọ Aviva Việt Nam thanh toán tiền cung cấp dịch vụ 100% bằng chuyển khoản (NV1)

Vào ngày 07/06/2021, Công ty đã cung cấp dịch vụ tổ chức chương trình “VRA FEST COMMUNICATION” cho Công ty TNHH Học Viện Thể Thao Tốc Độ Việt Nam với tổng giá trị 44.000.000đ (bao gồm thuế GTGT 10%), theo hóa đơn GTGT số 0000163, mẫu số 01GTKT0/001 (phụ lục 3.2) Tuy nhiên, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán cho dịch vụ này.

Công ty ghi nhận doanh thu:

[4] Ngày 09/06/2021, Công ty TNHH Học Viện Thể Thao Tốc Độ Việt Nam thanh toán tiền cung cấp dịch vụ số tiền 44.000.000đ bằng hình thức chuyển khoản

Vào ngày 31/12/2021, phiếu thu số 0027B ghi nhận việc hoàn chi phí hóa đơn của công ty TNHH Truyền Thông Đa Phương Tiện Mai bằng tiền mặt, với số tiền 9.570.000đ do công nợ còn treo chưa được xử lý.

Hình thức thu thực tế: tiền mặt:

Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng được đính kèm ở phụ lục 3.4

3.2.4 Các chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng

Doanh nghiệp chỉ nhận được mức chiết khấu thương mại 0.45% từ Công ty khi doanh thu hàng năm vượt quá 5 tỷ đồng Trong kỳ này, Công ty không ghi nhận bất kỳ giao dịch nào liên quan đến chiết khấu thương mại, do đó không có ví dụ minh họa cho chính sách này.

K Ế TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ N HÀ CUNG CẤP

3.3.1 Quy trình kế toán công nợ phải trả Nhà cung cấp:

Sơ đồ 3.2: Quy trình kế toán công nợ phải trả Nhà cung cấp

(Nguồn: Tác giả xây dựng)

Tiếp nhận và theo dõi hợp đồng mua sắm trong doanh nghiệp, kiểm tra giá trị, điều khoản thanh toán và ghi nhận thanh toán như tạm ứng, giao vận, bảo hiểm, bảo hành Đảm bảo thời hạn thanh toán trên hợp đồng kinh tế để làm cơ sở tính toán và đối chiếu các khoản nợ phải trả cùng thời hạn thanh toán công nợ.

Tiếp nhận và xử lý hồ sơ thanh toán công nợ từ cá nhân, phòng ban, bộ phận theo quy trình và quy định của công ty Đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác các khoản công nợ theo từng đối tượng và nghiệp vụ phát sinh.

Kiểm tra và giám sát hồ sơ thanh toán là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp Quá trình này bao gồm việc đối chiếu các quy định, quy trình và biểu mẫu nội bộ của doanh nghiệp với các quy định pháp luật kế toán và thuế hiện hành liên quan đến hóa đơn chứng từ.

Tiếp nhận hồ sơ thanh toán công nợ và theo dõi hợp đồng

Làm việc trực tiếp với

NCC để chốt số liệu kế toán và công nợ

Tạo mã NCC lên phần mềm quản lý hoặc chỉnh sửa mã khi có chuyển nhượng, thay đổi.

Lập biên bản đối chiếu, gia hạn, bù trừ công nợ định kỳ theo thời gian quy định

Tham mưu cho BLĐ chính sách thanh toán các khoản công nợ

Liên tục cập nhật các thông tin về khoản công nợ trình kế hoạch thanh toán cho BLĐ

Thực hiện thanh toán nợ phải trả đúng hạn theo ngân sách được duyệt

Lưu giữ chứng từ, sổ sách, báo cáo

Thông tin trong hồ sơ thanh toán cần bao gồm khối lượng, đơn giá, giá trị, số tiền đã thanh toán tạm ứng và số tiền còn phải thanh toán Đồng thời, số liệu trên các bảng tổng hợp phải khớp với số liệu chi tiết từ các chứng từ và hồ sơ gốc.

− Làm việc trực tiếp với đối tác, nhà cung cấp chốt các số liệu kế toán, số liệu công nợ,…;

Cập nhật liên tục và chính xác các khoản công nợ, đồng thời báo cáo kịp thời về tình hình công nợ và kế hoạch thanh toán cho Ban Lãnh Đạo.

− Thực hiện thanh toán nợ phải trả đúng hạn theo ngân sách được duyệt;

− Lập biên bản đối chiếu, gia hạn, bù trừ công nợ định kỳ theo thời gian quy định;

− Tham mưu cho BLĐ chính sách thanh toán các khoản công nợ;

− Lưu giữ chứng từ, sổ sách, báo cáo… liên quan đến kế toán công nợ;

− Nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Kế toán trưởng, Ban lãnh đạo

3.3.2 Một số nghiệp vụ chủ yếu:

Vào ngày 10/06/2021, công ty đã thanh toán chi phí in ấn cho dự án “VGU Brochure” theo hợp đồng số 2805/HDDV/VT-BB với nhà cung cấp là công ty TNHH BB Creative Hóa đơn GTGT số 000164, mẫu số 01GTKT0/002, với tổng số tiền 23.950.000đ (bao gồm thuế GTGT 10%) đã được thanh toán qua hình thức chuyển khoản Sổ theo dõi chi tiết được đính kèm trong phụ lục 3.7.

- Chi phí in ấn cho dự án:

- Thanh toán cho Nhà cung cấp:

[2] Ngày 31/07/2021, chi tiền mặt thanh toán dịch vụ bảo hành phần mềm kế toán theo hợp đồng số 0724.1A/2021/HDKT-TK (phụ lục 3.8), hóa đơn GTGT

Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang, mã số SVTH: 42, đã nhận số tiền 4.400.000đ theo quyết định số 0000203 ngày 24/07 từ công ty cổ phần công nghệ Tam Khoa Chi tiết về khoản chi này được ghi lại trong sổ theo dõi đính kèm tại phụ lục 3.10.

Theo quy định tại khoản 21 Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC, sản phẩm phần mềm không chịu thuế giá trị gia tăng Hiện tại, tài khoản 331 có số dư 4.400.000.

- Chi tiền mặt trả Nhà cung cấp:

[3] Ngày 27/10/2021 chi tiền thanh toán cước vận chuyển hàng hóa cho dự án

“Premium HRC Posm Project” theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT0/001 số

Công ty TNHH Vận Chuyển DH Việt đã thực hiện tạm ứng số tiền 3.300.000 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%), kèm theo phiếu thu từ Nhà cung cấp và đề nghị tạm ứng (phụ lục 3.12) Sổ theo dõi chi tiết được đính kèm ở phụ lục 3.13.

- Thanh toán cho nhà cung cấp:

Vào ngày 03/11/2021, doanh nghiệp đã chi 2.034.455đ cho việc mua thẻ cào phục vụ quản lý, bao gồm thuế GTGT 10% theo hóa đơn GTGT số 0002661, ký hiệu TA/20E Hình thức thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt, và sổ theo dõi chi tiết được đính kèm trong phụ lục 3.15.

Vào ngày 02/12/2021, công ty TNHH Quảng Cáo Thương Mại Gamma đã phát hành hóa đơn GTGT số 0000524, ký hiệu GM/19E, cho dịch vụ sản xuất và thi công mẫu kệ trưng bày dự án “Reddi Winmart” với tổng số tiền 45.016.400đ, bao gồm thuế GTGT 10% Hóa đơn kèm theo hợp đồng dịch vụ, báo giá và biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng Công ty đã thực hiện thanh toán qua chuyển khoản.

- Công ty nhận sản phẩm:

Sổ theo dõi chi tiết đính kèm ở phụ lục 3.18

Sổ tổng hợp công nợ phải trả được thể hiện ở phụ lục 3.19

Trong chương 3, tác giả đã phân tích các nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp thực tập, khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh trong giai đoạn 2020-2021, từ đó đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán và hỗ trợ sự phát triển bền vững của công ty Chương 4 tiếp tục nêu rõ những ưu điểm cần phát huy, các thực trạng tồn đọng và đề xuất giải pháp nhằm giúp công ty khắc phục khó khăn và phát triển trong tương lai.

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG

NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT VỀ BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế và tài chính, giúp điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town đã nỗ lực hoàn thiện bộ máy kế toán để đạt hiệu quả cao nhất, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra và giám sát Sau ba tháng thực tập, tôi đã có một số nhận xét về bộ máy kế toán của công ty.

Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town đã xây dựng tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động Việc phân chia chức năng và tổ chức bộ máy quản lý theo từng phòng ban đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra và giám sát.

Tổ chức bộ máy kế toán cần có năng lực chuyên môn vững vàng, thường xuyên cập nhật kiến thức từ các văn bản và quy định của Nhà nước Việc phân công công việc rõ ràng và chuyên môn hóa từng phần sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc Nhân viên kế toán luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính.

Tổ chức chứng từ kế toán trong công ty đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu của chế độ kế toán, với các chứng từ hợp pháp và hợp lệ, phản ánh chính xác nội dung ghi chép Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, công ty đã triển khai hệ thống chứng từ trên phần mềm, bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy rút dự toán và bảng kê thanh toán lương, điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của kế toán.

Công ty đã xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ theo quy định của Bộ Tài Chính, đảm bảo hạch toán kế toán chính xác và hiệu quả Các tài khoản được chi tiết theo từng nguồn kinh phí, giúp quản lý điều hành trở nên chặt chẽ Quy trình tổ chức hạch toán kế toán đã được thực hiện nề nếp từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán đến thanh quyết toán các nguồn kinh phí và hạch toán chứng từ kế toán.

Tổ chức sổ kế toán tại Công ty đã được thực hiện đúng theo quy định của Bộ Tài Chính, đảm bảo việc ghi sổ và lập báo cáo tài chính (BCTC) tuân thủ các văn bản quy định của Nhà nước Bộ phận kế toán thực hiện công tác lưu trữ sổ sách một cách có trách nhiệm và đảm bảo an toàn.

Tổ chức báo cáo kế toán đã tuân thủ đúng mẫu quy định và thời hạn nộp BCTC theo hướng dẫn của cơ quan Nhà nước Nội dung BCTC phản ánh đầy đủ tình hình quản lý tài chính của Công ty Việc công khai thông tin tài chính được thực hiện hiệu quả, đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên và người lao động.

Công ty đã thiết lập nhiều quy trình quan trọng như quy trình thanh toán và quy trình mua sắm tài sản cố định, đi kèm với các biểu mẫu chứng từ riêng biệt, giúp việc lập và kiểm tra chứng từ trở nên dễ dàng hơn Môi trường làm việc năng động và thoải mái, cùng với việc bố trí các phòng ban hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận liên quan.

Kế toán trưởng của công ty hiện đang kiêm nhiệm cả phần kế toán tổng hợp, dẫn đến khối lượng công việc ngày càng tăng, gây khó khăn và dễ phát sinh sai sót.

Phần mềm kế toán Tam Khoa BORO eAccounting mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, nhưng cũng gặp phải một số vấn đề như cần thường xuyên bảo trì và nâng cấp, yêu cầu sao lưu dữ liệu định kỳ, và có thể xảy ra lỗi khiến người dùng không thể truy cập phần mềm.

SVTH: Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang: 46 vấn đề không hoạt động thì các máy phân quyền cũng không thể hoạt động,…

− Công ty cần tuyển thêm nhân viên kế toán tổng hợp để có thể chia sẻ phần công việc của kế toán trưởng

Công ty cần khắc phục các lỗi thường gặp bằng cách liên hệ với nhân viên hỗ trợ phần mềm để bảo trì, hoặc chuyển sang sử dụng các phần mềm kế toán phổ biến như MISA SME.NET, phần mềm kế toán 1A, hoặc Fast Accounting 11 để nâng cao hiệu quả công việc.

NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY

Kể từ khi thành lập, Công ty đã đối mặt với nhiều khó khăn để tồn tại và phát triển Ban lãnh đạo và nhân viên đã nỗ lực vượt qua thử thách, khẳng định vị thế của mình, không chỉ đạt được tăng trưởng vật chất mà còn nâng cao trình độ quản lý Thành công này góp phần tạo việc làm cho người lao động và đóng góp vào ngân sách Nhà nước Đặc biệt, bộ máy kế toán được tổ chức chặt chẽ với đội ngũ nhân viên có trình độ và nhiệt huyết đã đóng vai trò quan trọng Nhân viên kế toán linh hoạt áp dụng chế độ kế toán hiện hành, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và góp phần vào công tác hạch toán và quản lý tài chính của Công ty.

Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town, em có một số nhận xét sau:

Các thủ tục liên quan đến các khoản phải thu và phải trả được cập nhật hàng ngày và hàng quý một cách đầy đủ, từ hạch toán ban đầu đến kiểm tra và lưu giữ chứng từ Việc này giúp tránh sai sót, đảm bảo số liệu phản ánh rõ ràng, hợp lý và dễ hiểu.

Nhân viên kế toán các khoản phải thu và phải trả luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, không ngừng học hỏi và nâng cao kiến thức kế toán Họ linh hoạt trong việc áp dụng chế độ kế toán hiện hành và sử dụng thành thạo máy vi tính cùng các ứng dụng tin học văn phòng, giúp công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng và đảm bảo số liệu chính xác.

− Cập nhật kịp thời các số liệu có liên quan để giúp cho BLĐ lấy đó làm cơ sở để điều hành tốt công ty

− Số liệu dễ hiểu, minh bạch, trung thực, có phân chia khách hàng chi tiết và số liệu tổng hợp

Việc theo dõi thường xuyên các khoản phải thu và phải trả là rất quan trọng, giúp nắm bắt kịp thời tình hình biến động của các khoản này Điều này hỗ trợ hiệu quả cho công tác thu hồi nợ và đảm bảo thanh toán đúng hạn các khoản nợ.

Công tác kế toán công nợ phải thu và phải trả tại Công ty gặp phải một số khó khăn nhất định, đòi hỏi phải có những biện pháp hoàn thiện để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

4.2.2 Nhược điểm còn tồn đọng:

Các đơn vị hàng năm cần lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi để bù đắp thiệt hại thực tế phát sinh từ việc không thu hồi được nợ, đặc biệt trong trường hợp khách hàng gặp khó khăn trong kinh doanh và thua lỗ.

Hiện tại, công ty chỉ chấp nhận hai hình thức thanh toán là chuyển khoản và tiền mặt Để dễ dàng quản lý, khách hàng phải thanh toán toàn bộ bằng một trong hai hình thức này, do đó không thể kết hợp giữa tiền mặt và chuyển khoản Điều này dẫn đến việc công ty đang hạn chế các phương thức thanh toán cho khách hàng.

Trong quá trình mua hàng, kế toán công nợ không chỉ đảm nhận nhiệm vụ quản lý công nợ mà còn phải tìm kiếm nhà cung cấp, nhận báo giá và thực hiện đặt hàng, dẫn đến khối lượng công việc của họ tăng lên đáng kể.

Kế toán khoản phải thu cần thiết lập chính sách dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi Việc này giúp doanh nghiệp có giải pháp hiệu quả hơn khi gặp nợ khó đòi, đồng thời dự phòng giá trị tổn thất dự kiến, từ đó giảm thiểu ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty.

Việc xét duyệt hạn mức tín dụng của khách hàng là rất quan trọng nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan đến khoản phải thu Điều này giúp ngăn chặn tình trạng bán hàng với giá trị quá cao so với khả năng thanh toán của khách hàng, đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp.

Kế toán công nợ nên đề xuất với Ban Lãnh đạo các phương thức thanh toán linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp, bao gồm cả hình thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản.

Để ngăn chặn gian lận trong quá trình mua sắm, cần tách biệt vai trò của người mua hàng và kế toán công nợ Việc này giúp tránh tình trạng kế toán nhận tiền hoa hồng từ người bán, dẫn đến việc nâng giá mua hoặc mua hàng không đạt chất lượng, gây thiệt hại cho công ty.

Trong chương 4, tác giả đã phân tích ưu và nhược điểm của hệ thống kế toán tại công ty, đặc biệt là trong việc quản lý các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp Qua phương pháp quan sát trong quá trình thực tập, tác giả đã đưa ra những kiến nghị nhằm cải thiện bộ máy kế toán, từ đó hỗ trợ công ty phát triển bền vững trong tương lai.

Tiêu đề	Kế Toán Công Nợ Phải Thu Khách Hàng Và Phải Trả Nhà Cung Cấp Tại Công Ty TNHH Truyền Thông Và Trải Nghiệm Viral Town
Tác giả	Nguyễn Lương Thùy Tâm
Người hướng dẫn	ThS. Nguyễn Thị Hoàng Anh
Trường học	Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Thành Phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	83
Dung lượng	6,74 MB