Giáo trình tổ chức sự kiện (nghề kỹ thuật chế biến món ăn) phần 1

BO GIAO THONG VAN TAI TRUONG CAO DANG GIAO THONG VAN TAI TRUNG UONG I GIAO TRINH Mô đun: Tổ chức kiện NGHE KY THUAT CHE BIEN MON AN TRINH DO: CAO DANG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 1955/QĐ- ngày 21 tháng 12 năm 2017 Hiệu trưởng trường Cao đăng GTVTTWI) Hà Nội, năm 2017 TUYEN BO BAN QUYEN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin có thé phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiêu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trên sở tham khảo giáo trình, tài liệu chuyên gia lĩnh vực Tô chức kiện kêt hợp với yêu câu thực tê nghê kỹ thuật chê biên ăn, Giáo trình biên soạn với tham gia tích cực có hiệu giáo viên có kinh nghiệm giảng dạy môn Tô chức kiện Căn vào chương trình dạy nghề _và thực tế hoạt động nghề nghiệp, phân tích nghé, tiêu chuân kỹ nghệ, Tô chức kiện môn học bô trợ cho nghê kỹ thuật chê biên ăn, giúp cho người học sau trường có thê ứng dụng tôt kiến thức tổ chức kiện, lập kê hoạch tô chức thực kiện với quy mô lớn nhỏ khác Cấu trúc chung giáo trình Tổ chức kiện bao gồm bài: Bai Khái quát hoạt động tổ chức kiện Bài Các hoạt động giai đoạn xúc tiến kiện Bài Các hoạt động giai đoạn chuẩn bị kiện Bài Các hoạt động giai đoạn diễn kiện Bài Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc kiện _ Sau có hệ thống câu hỏi tập để học viên hệ thông lại kiên thức rèn luyện kỹ mà học Cuốn giáo trình biên soạn sở kiến thức kinh nghiệm thực tế với việc tham khảo tài liệu liên quan có giá tri nước Mặc dù cố gắng song lĩnh vực nên cn giáo trình khơng thể tránh khỏi thiếu sót định Ban biên soạn mong mn thực cảm ơn ý kiến nhận xét, đánh giá chun gia, thầy đóng góp cho việc chỉnh sửa đê giáo trình ngày hồn thiện Hà Nội,, ngày tháng năm 2017 MUC LUC LOT GIOT THIBU o ceecccsssssssseesscsssssssseeescccsssssussececcesssntsssecessssnnesesseesessssnneesss BAI KHAI QUAT HOAT DONG TO CHUC SỰ KIỆN l4 na ÔỒÔÔ I4 6i is 1.2 Khái niệm tô chức kiện 1.3 Khái niệm tổ chức kiện nhà hàng Mục đích kiện 8; Yêu cản KIÊN GosocontniotiSGGESGDGISHGGGIIIGGISSIAIGSSENGGEQlSiStdqaisuaad 11 4, Phan lodtscnmsaanasmmancnesnnmnmnc ena 12 4,1;Theo tiêu chí Quy, 16 issssssssesssnsvssssusssousnsesssoavansevassussvesnxcsnenanspnsaessaaseneasromeaanse 12 4.2 Theo tiêu chí hình thức 4.3 Theo tiêu chí nội dung 5.Y nghĩa hoạt động tổ chức SU s0 15 5.1 Đối với doanh nghiệp chuyên tổ chức kiện -+¿ 15 5.2 Đối với doanh nghiệp cần tổ chức kiện . -2-2©czzecvszzcrxe Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện 6.1 Nhóm nhân tố khách quan 6.2 Nhóm nhân tố chủ quan Quy trình tổ chức kiện im 7.5 17 7.2 Đàm phán -++++2CEEV2+2++1E222221112111221711111111222221111112222211111,e2 18 7.3 Xây dựng kế hoạch 7.4 Ký kết se 7.5 Tổ chức thực -22£ ©+£2E++t+EE+EEEEEEEEEAEEEEEAEEEE2Ae211222222 cv 7.6 Kiểm tra đánh giá 2222222+++t22E2EE E221 xe CÂU HỎI ÔN TẬP BÀI .2 2+£V2++£22E++++2EEEYEeetECvvrrrrrrrrrrrrrrre BAI CAC HOAT DONG CO BAN GIAI DOAN XUC TIEN SỰ KIỆN 22 23 24 25 Công tác thu thập thông tin 1.1 Khái niệm thông tin 1.2 Vai trò thong tin I8 26 LAL XU AY tines cscccccccesssssscsssecessssssssscseeceseensssssesssesesssssssseseeessssssnsanssssseeetssnsssset 27 Tiếp xúc 2.1 Tiếp xúc trực tiếp 22: Tiép xúc gián tiếp 3:ĐAäHI,DHẤT sua ngttodinttttGLSAG0GG300XQBEGGGSGBWRGSDIIGSIRNGIAGESNSRNGISN%SQNSAiGã23gqi 33 3.1 Nghệ thuật mở đầu câu HUYỆN nuoc stGiA11806022518860051033603811684.010 08008 33 ko c8 3.3 Nghệ thuật kết thúc ẽ 34 Ký kết hợp đồng 1.Khái niệm . 2¿-2¿SEE+e+SE+EEEEEAEEE112E11527131221112711171110121122 2112 r1 4.2.Nội dung cách thức ký kẾt -2222222c+etttEEEvErrrrrrtrrrrrrrrrrrree 39 CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI 45 BÀI CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ KIỆN 46 Xây dựng chương trình 1.1.Khái niệm xa 1,5,;Cần xây dựng chương tRÌHL.‹:s,,-:s;sssxcg6x6sg1661316630121501661346355116615/38868384 1,4, Nội dUHEssstng ung tcbinEVgS0GEEE55G050AG1558114134001318990150136g355114015088g 8u Chuẩn bị tài 2.1 Xác định nguồn thu 2.2 Xác định nguồn -2 2+£+EE++e+£CE++eettEExxerrrrrvrrrrrrrrrrerrrre 55 2.3 Dự kiến phát sinh -2 2£©+++£+EEE++ttEEE++rtttEEExrerrrrkxrrrrrrrrrrrrrre 58 Chuẩn bị sở vật chất -2-s xz+E+E+EEk£+EEE+EEESEEEEEEEEEEEEEEEkrerkeerrerre 60 3.1 Địa điểm 3.2 Hội trường 3.3.Trang thiết bị xi Chuẩn bị nhân -2-2£©V+2+2E++e2EE+E2EEE1222E15222232122112121122171122X 68 4.1 Về số lượng, - ¿ 2©2+2+++++2222222122222212111111122111111111 121111111 re 68 4.2 Về chất lượng . -22222++++2222222222222121111111222121111112 1211111111 re 71 CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI 74 BAI CAC HOAT DONG CO BAN GIAI DOAN DIEN RA SU KIEN 75 ho n.ố ố ố.ẻ.ốẻố.ẻ.ẻ.ẻ.ẻ T5 1.1 Cae hinh thite on 75 1.1.1 Don khach tai sn bay, nha ga eeecesseessseeesesseseseessseseeseseeessseeeseeeseseees 75 1.1.2 Đón tiếp sở lưu trú 1.1.3 Đón tiếp phịng hội nghi 1.1.4 Đón tiếp nơi diễn kiện 1;2./Gáo phi tHỮG đĨcaisioidigoeiditttioststisotstGSNIISGIAIGiS0SSg8930043G5g089a8080800g4 82 1,2,1, Đến theo nghÍ le scscsssssecessssinssssercnsessnssarsernremensenmsnemnarineannennnnan §2 [2.2 DGn thong thw ssesssssssesssnsvssssssssusasesssonvansevacansseonnxcsnsnanspoavsssasereasreomeaeanse 83 Phục vu 2.1 Giải trí cà NI CC 85 2.3.Các hoạt động khác - - «s5 HH T1 tre Đảm bảo an toàn an 3.1 An 88 ninh ¿+ +s +2 x2 S+sSeE£eE£eEeE£eE+eEeseeteeseesesresrsresre toàn 3.2 An ninh .02 3.3.Tổ chức xử lý trường hợp khẩn cất CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI 99 BÀI CÔNG TÁC TÔ CHỨC GIAI ĐOẠN KÉT THÚC SỰ KIỆN 100 Chuẩn bị phương tiện đưa tiễn khách cc¿¿222vvvvvcceezee 100 1.1.Theo yêu cầu đặt trước 1.2.Theo yêu cầu bổ sung Chuẩn bị lễ bế mạc . 222£ ©£+©E+Et£EE+E£EE+EEEEEEEELAEEEEEEE2A2eEExerrre 2.1.Hình thức trang trí -¿¿+ + 5+ +eSx+kxtrkekerkrkerrkrrrkrrrrsrkrrrrrrrre 2.2 Tài liệu liên quan ¿2-5555 +S*+x+£xexerrterrsrrrxrrrrrrrrrrrrrre 2.3 Biểu diễn văn nghệ 2.4 Tham quan sau hội nghị 2.5.Tiệc chia tay B."Tiển há TtoreossrnnntttttllttlidtttGIEGIEIRGHIGEIAGHEGSiHAETttayiexauna 3.1.Tiễn khách sở lưu trú . ¿2©££©++2©++£++££+z+xzerrxszrrerrxee 108 3.2.Tiễn khách sân bay, nhà ga -. 2¿222+vv+ttEvvverrtrrrerrrrrrrree 108 Thu dọn sau tổ chức kiện 4.1 Hội trường 4.2 Khu vực xung quanh nơi tổ chức kiện ¿-©czecccxse+rxee 110 4.3 Cac Khu vue KN an ố 110 Đánh giá rút kinh nghiỆm - - (+ + 5% S*+*+*+*££k££veveexexererrkrkrvre 5.1 Đánh giá rút kinh nghiệm chung 5.1.1.Ưu điểm 5.1.2.Nhược điêm sim 5.2 Rút kinh nghiệm cụ ”” Š:2,1 Từng KhẨM:ưsssssessosaoinnadilioialits1caE10046G11ã831816636455133800540356331816435338038 Š.2.2,Từng:cá THÊ: ssccscnsg10665160318515160100363016886181663600838580054836631316135938g638 CÂU HỎI ƠN TẬP, THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH BÀI 116 HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP - 117 CÁC THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN ¿¿©s2+2E+e2+Evxzz+crxzerre TÀI LIỆU THAM KHẢO -2-2£©+£££E++2£EE+E£E++£EE+EEEErrrverrre PHẢN PHỤ LỤC -2£ ©¿£©V+££2E+E£EE+E2EE+E2EEEESEEEEEEEEEErEExerrrrkerrre PHỤ LỤC : HỢP ĐỒNG CUNG CÁP DỊCH VỤ PHỤ LỤC PHỤ LỤC PHỤ LỤC -2222EEEEEEEEEE11212122111212221212112111111111111122EcE me PHU LUC necssssssssssssssssssssssssessesssssssssssssssssssusssssesesseseeesessssssssssssssssesssssesseeseeeees MO DUN TỎ CHỨC SỰ KIỆN Mã mơ đun: MĐ 30 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - VỊ trí: Mơ đun Tổ chức kiện giảng dạy sau mô đun Giao tiếp kinh doanh, Kỹ bán hàng nhà hàng, Quản trị kinh doanh nhà hàng song song với mô đun Nghiệp vụ nhà hàng - Tính chất: + Tổ chức kiện mơn đun thuộc nhóm mơn học, mơ đun chun mơn nghề chương trình dạy nghề Cao đẳng “Quản trị nhà hàng” + Tổ chức kiện môn đun lý thuyết kết hợp với thực hành - Y nghĩa vai trị + Là mơ đun quan trọng + Cung cấp trang bị cho người học kiến thức kỹ để tổ chức kiện nhà hàng đồng thời bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng sinh viên Mục tiêu mơ đun: - Néu khái niệm, mục đích, yêu cầu, ý nghĩa công tác tổ chức kiện - Phân loại kiện - Trình bày ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện, quy trình tổ chức kiện theo giai đoạn - Tổ chức kiện phạm vi liên quan nghiệp vụ nhà hàng - Cân thận, tỉ mi, bao quát công việc từ xác định thông tin, lập kế hoạch đến triển khai tổ chức kiện - Nhiệt tình, chim chi, cẩn thận, chu đáo có tỉnh thần hợp tác tích cực với phận liên quan đảm bảo việc tô chức kiện Nội dung mô đun: Số TT I_| ä Tên chương, mục Khai quát hoạt động tổ chức TT Thời gian moe Thực | Kiểm tra hành, | (LT hoic yer | paitap | TH) su kién Khai niém Muc dich Yéu cau Phan loai Y nghĩa hoạt động tổ chức kiện Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện Quy trình tổ chức kiện Các hoạt động giai 11 đoạn xúc tiến kiện Công tác thu thập thông tin Tiếp xúc Đàm phán Ký kết hợp đồng Các hoạt động giai đoạn chuẩn bị kiện 17 12 15 11 Xây dựng chương trình Chuẩn bị tài Chuẩn bị sở vật chất Chuẩn bị nhân Các hoạt động đoạn diễn kiện giai Đón tiếp Phục vụ Đảm bảo an tồn - an ninh Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc kiện 11 Chuẩn bị phương tiện đưa tiễn khách Chuẩn bị lễ bế mạc Tiễn khách Thu dọn hội trường Rút kinh nghiệm Cộng 60 17 39 BAI1 KHAI QUAT HOAT DONG TO CHUC SU KIEN Mã bài: MĐ 30-01 Giới thiệu: Bài học giới thiệu nét khái quát quy trình tổ chức kiện, qua cung câp cho học viên kiên thức hữu ích kỹ hoạt động tơ chức kiện Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, mục đích, yêu cầu ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện - Phân loại hoạt động tổ chức kiện - Phân tích nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện - Nêu quy trình tổ chức kiện - Hình thành kỹ tổ chức thực kiện - Cần thận, khéo léo trình tiếp xúc, đàm phán - Chu đáo, tỉ mỉ trình tổ chức thực Nội dung chính: 1.Khái niệm Mục tiêu: - Xác định kiện hàng hàng - Phân biệt tổ chức kiện nói chung tổ chức kiện nhà - Trình bày khái niệm tổ chức kiện tổ chức kiện nhà 1.1 Khái niệm kiện Mỗi ngày, khắp nơi giới diễn hàng trăm, hàng nghìn kiện với quy mô lớn nhỏ khác Vậy kiện thê kiện? Trước hết hiểu kiện hoạt động, việc diễn địa điêm vào thời gian định Cũng định nghĩa kiện tất có tính chất “điểm tụ” thu hút sơ đơng nhăm nói lên mục đích chủ nhân việc hướng tới đối tượng họ Đó buổi biểu diễn ca nhạc, giải đấu Tóm lại, tên gọi nd “unknow budget” (khoan ngan sach khó biét trước) hay “hidden cost” (chi phí ân), người tơ chức khơng có thê chuan bị xác 100% khoản phí phát sinh đó, đề cập trên, khoản chi phí thường tính cách mặc định từ 10 — 20% tổng phí tổ chức nhằm đề phịng cho phát sinh ngồi ý mn Người làm kiện có nhiêu kinh nghiệm việc dự tính chi phí phát sinh xác xảy hao hụt Dưới bảng liệt kê số phí thường hay phát sinh khó đốn đề cân nhăc lập dự trù chi phí cho kiện: - Chỉ phí đền bù, tu sửa vật thuê mua: phí giặt là, phí đồ đạc bị hư hỏng, tu sửa gian hàng chương trình dài ngày vận chuyển nhiêu nơi - Chỉ phí phụ thu chủ địa điểm: phí tổ chức quy định, phụ thu mang thiệt bị bên vào - Tiền cho nhân sự: bồi dưỡng cho đội thi công, trả tiền làm việc cho nhân viên phục vụ - Chi phi van chuyén, chuyén cho: di lai nhiều chở nhiều so với dự kiên - Chỉ phí ăn uống: gọi thêm rượu, phát sinh thêm khách, thời giá thực phâm tăng vào dịp đặc biệt Tết chiêu đãi đội ngũ nhân viên kiện sau kết thúc kiện - Chỉ phí trang trí, lắp đặt - Chỉ phí truyền thơng: mở rộng quy mơ truyền thơng - Chỉ phí in ấn: phải in lại sản phẩm bị lệch màu, lỗi tả - Chi phí nộp phạt: gây mắt trật tự nơi công cộng, phạt lấn chiếm lịng lề đường, phạt biêu diễn nghệ thuật khơng phù hợp - Chi phí ăn ở: trả thêm tiền phòng khách sạn (với kiện xa), tiền ăn cho đội ngũ quay phim chụp hình Chuẩn bị sở vật chất Mục tiêu: - _ Liệt kê trang thiết bị sở vật chất cần chuẩn bị cho kiện - Trinh bày vai trò tắc dụng nhân tơ -_ Xác định điểm cân lưu ý trình chuẩn bị sở vật chất cho kiện 60 3.1 Dia diém Trong tổ chức kiện, địa điểm giữ vai trị quan trọng, nhân tơ giúp kiện thành cơng, làm kiện thất bại Do chọn lựa địa điểm, nhà tổ chức cần chúý số vấn đề đây: Địa điểm phải phù hợp với kiện Điều tạo nên khơng gian hài hồ làm cho khách tham dự cảm thấy thoải mái, đễ chịu, có xu hướng thân thiện hồ nhập với kiện, thúc đầy kiện thành cơng Có thể lấy số ví dụ điển hình như: Sự kiện tun dương học sinh, sinh viên tồn quốc có thành tích xuất sắc học tập tổ chức nhiều địa điểm khác phù hợp có ý nghĩa tổ chức Văn Miếu — Quốc Tử Giám, Hà Nội — Truong đại học lâu đời nước ta Hoặc kiện khánh thành nhà máy, xí nghiệp, cơng trình xây dựng nên tổ chức địa điểm xây dựng cơng trình khơng nên tổ chức nhà hàng, khách sạn Thứ hai huy động loại hình địa điểm khác cho phù hợp với kiện tổ chức Loại hình địa điểm chọn phải nội dung đặc điểm loại hình kiện chi phối Địa điểm tổ chức phải có tác động tích cực nhân tô quan trọng hỗ trợ cho thành công kiện Khi lựa chọn địa điểm phù hợp với kiện tô chức, nhà tô chức phải tiên hành công việc sau: - Xác định rõ sức chứa địa điểm tổ chức để phát giấy mời cho hợp lệ để chia thời điểm khác đề phục vụ khách Việc xác đỉnh sức chứa dựa thơng tin nhà cung cấp Ngồi ra, cân có sơ khu vực tơ chức kiện thê lôi vào khu vực có liên quan cân thiết - Vệ sinh khu vực tổ chức kiện: cần đảm bảo tất khu vực trước, sau kiện kêt thúc, đảm bảo không xả rác thải bừa bãi, không gây ô nhiêm môi trường khu vực Một sô đô đạc không cân thiệt cản trở đề nghị nhà cung cấp di chuyền khỏi khu vực tổ chức - Khoanh vùng, giới hạn: Trước triển khai công việc, nên tìm hiểu phép hay khơng phép làm khu vực diễn kiện Phải làm việc với quan địa phương, ngành chức năng: văn hóa thơng tin, giao théng- cơng chánh cứu hoả, y tê, cảnh sát trực tiệp băng văn dé thông báo kiện đê nghị phôi hợp đê đảm bảo an toàn cho kiện - Thời gian: Phải định sử dụng địa điểm vào thời điểm kéo dai bao lau? Chú ý những: hạn định phải thé hign rõ hop đông đê tránh hiêu lâm Cân thiệt phải có thêm thời gian bơ trí đặt tuỳ theo loại hình nội dung yêu câu kiện 61 - Những vấn đề thuộc quy chế riêng: Những địa điểm thuộc cơng trình lịch sử, viện bảo tàng, phịng triển lãm nghệ thuật thường có số quy chế riêng kiện phép khơng phép diễn Đó điều kiện đặc biệt áp dụng cho địa điểm Cần đảm bảo khách không ghỉ thứ lên tường họ phải biết làm khơng làm Ví dụ: Sự kiện tổ chức viện bảo tàng, nhà tổ chức phải trả thêm phí bảo vệ, khách hàng không vào khu vực hạn chế lại Tại phịng triển lãm nghệ thuật, khách nhìn thấy không sờ vào vật, không lại nơi khoanh dây lụa Khách không ăn uống khu vực tham quan - Hồn thiện bổ sung: Rất loại địa điểm tổ chức kiện hoàn hảo theo nhu cầu mong muốn khách hàng Thông thường địa điểm thường phải bổ sung thêm hoàn thiện thoả mãn yêu cầu kiện Ví dụ lắp đặt hệ thống sân khấu, bổ sung hệ thống chiếu sáng, cảnh - Nhà bếp: kế hoạch kiện có ăn uống nhà tổ chức kiện cần phải xác định bếp vị trí nào, khu vực phục vụ gì? Công suất nhà bếp đến mức phục vụ khách thời điểm Để nắm thông tin trên, nhà tổ chức kiện gặp trực tiếp nhà cung cấp dịch vụ đề trao đổi thảo luận đến thực địa để kiểm tra cụ thể Khi chấp thuận, yêu cầu nhà tổ chức nhà cung cấp dịch vụ phải thể văn Đảm bảo giá cả, thuế, thực đơn, số lượng, phí phục vụ rõ ràng Nếu cần thiết, đề nghị nhà cung cấp dịch vụ thể rõ nhân viên phụ trách cơng việc Cần lư u cầu bổ sung phải ghi cụ thể vào phụ lục hợp đồng Bài tập thảo luận - Phương thức: Thảo luận nhóm (5-6hs⁄nhóm) - Địa điểm: Lớp học - Thời gian:0Igiờ - Nội dung thực hành: Lựa chọn địa điểm phù hợp để tổ chức kiện sau: Sự kiện mắt sản phẩm công ty Honda - Việt Nam - Số lượng khách mời: 300 khách - Thời gian: 8h00 — 11h30 ngày 10/10/2012 Sự kiện: Hội chợ “Âm thực Huế” Hà Nội - Số lượng gian hàng đăng ký: 56 - Thời gian: 04 ngày từ 20/10/2012 — 23/10/2012 - Điều kiện, vật dụng cân có: Giấy A0, bút máy vi tỉnh 62 - Yéu cau két qua: + Xác định địa điểm tổ chức phù hợp với kiện + Đưa lý lựa chọn địa điểm -_ Hình thức trình bày: Lựa chọn hai hình thức: + Làm phần mém Power point dé trinh chiếu + Làm giấy, sau thuyết trình ý tưởng nhóm 3.2 Hội trường Bài tập thực hành - Phương thức: Thảo luận nhóm (5-6hs⁄nhóm) - Địa điểm: Lớp học - Thời gian:0Igiờ - Nội dung thực hành: Em lên ý tưởng trang trí cho kiện Sau Sự kiện chào mừng lễ giáng sinh đón mừng năm + Đối tượng khách : Nhân viên công ty nội thất Đại An + Số lượng: 150 khách +Thời gian: ISh ngày 24/12 + Địa điểm: Khu vực ngồi trời Sự kiện Lễ hội hóa trang — Halloween + Đối tượng: Sinh viên + Số lượng: 200 khách +Thời gian: 19h ngày 31/10 + Địa điểm: Hội trường - Điều kiện, vật dụng can có: Giấy A0, A4, bút, bút máy vi tính - Yêu cầu kết quả: + Giới thiệu kiện dự định tổ chức + Trình bày cách thiết kế, xếp, trang trí cho kiện -_ Hình thức trình bày: Lựa chọn hai hình thức: + Làm phần mém Power point dé trinh chiếu + Làm giấy, sau thuyết trình ý tưởng nhóm Chuan bị hội trường tổ chức kiện cần ý vấn đề sau: 63 ° Chuẩn bị bên hội trường - Kiém tra khu vực bên ngoài, xung quanh hội trường hay phòng chờ để đảm bảo thứ đã, sẵn sàng phục vụ khách - Bố trí bàn đón tiếp khách cách hợp lý, khoa học, thuận tiện cho khách đăng ký lấy tài liệu -_ Khu vực vệ sinh đảm bảo sẽ, có dẫn rõ ràng -_ Lối lại bên hội trường đủ rộng, khơng có vật cản để khách dễ dàng lại trang trí đẹp mắt © Chuẩn bị bên hội trường -_ Kiểm tra sức chứa hội trường phù hợp với số lượng khách tham dự -_ Các khu vực chỗ ngồi khách có phân định phải thể đặc trưng riêng: đâu khu vực dành cho khách mời đặc biệt, đâu khu vực dành cho khơi báo chí, truyền hình khách mời khác Phải đảm bao rang khơng có vị trí phịng q chật hẹp hay đông đúc Chú ý phải dành đường cho nhân viên phục vụ kiện -_ Trang trí bên hội trường yêu cầu ký hợp đồng từ đường lên xuống sân khấu, bục phát biểu, hoa trang trí, màu sắc hội trường đến băng rôn, biểu ngữ kiện Với nhà tổ chức chuyên nghiệp, họ vận dụng số cách trang trí sau: + Trang trí màu sắc theo mùa Với màu vàng cây, kiện tiệc, đám cưới, liên hoan, hội nghị chọn chủ đạo theo mùa Mùa xuân với thời tiệt mát mẻ, tông màu đỏ, đông, hông nhạt tông tự nhiên đât trời, côi màu xanh xanh đa trời làm không gian tiệc thêm tươi tăn, sức sông cỏ đâm chôi nảy lộc vào mùa xuân Với thời tiết nóng mùa hè, lựa chọn gam màu mát, dịu màu trắng pha với màu vàng, màu xanh da trời nhạt, tông màu sinh động màu cam, màu san hô Màu nhạt giúp khơng gian dịu lại, cịn màu rực rỡ góp phân khiên khơng gian sinh động Màu sắc lý tưởng cho mùa thu màu kem, màu đồng, màu tím đậm, màu hơng nhạt hay màu xanh navy Các gam màu mang lại lãng mạn, nhẹ nhàng Vào mùa đông, ta nên trang trí kiện với gam màu ấm, nóng cam, đỏ tạo cảm giác ấm áp gợi lên khơng khí đầm ấm, sang trọng + Trang trí màu sắc theo chủ đề Tùy chủ đề có thé chọn màu sắc cho phù hợp để gây ấn tượng với người xem Để thể điều cần khéo léo tay nghề thiết kế cao Ví dụ kiện với chủ đề hồng gia Ai Cập cỗ xưa, tồn khơng gian kiện nhà tổ chức trang trí màu vàng đồng bí ân mà sang trọng, vật dụng từ phông nên, khung cảnh sân khấu hệ thống đèn, khung chiếu đồng màu cách điệu phối hợp màu sắc khiến người xem không cảm thấy nhàm chán + Trang trí màu sắc theo thương hiệu Đây có lẽ lựa chọn nhiều người quan tâm nhất, cịn hiệu mang đến cho khách hàng cảm giác thể triệt để việc nhận diện thương hiệu mà tất thứ kiện mang màu đặc trưng? Tuy nhiên, màu sắc sử dụng tràn lan mang lại hiệu quả, cộng với thẩm mỹ nhiều vị khách hàng khiến cho không gian kiện trở nên đại Một số tông màu không dễ phối hợp xanh đậm, xanh nước biên, nâu phối hợp không tốt với màu sắc khác dễ gây chán mắt động + Trang trí màu sắc theo không gian Với không gian chật hẹp, nên chọn màu sắc tươi sáng trắng, kem, hồng nhạt kết hợp thêm đèn chiếu sáng Với không gian q rộng, kết hợp tơng màu tối để khiến khơng gian nhỏ lại hay tơng màu nóng tạo cảm giác ấm áp -_ Kiểm tra xếp đặt trang thiết bị cho đầy đủ phù hợp + Bàn ghế khăn trải bàn: Cần bàn ghế cho kiện Bàn cần trang bị gi (ỗ cắm điện, micro ) xếp đặt mơ hình Có nhiều kiểu xếp đặt bàn ghế cho kiện như: kiểu rạp hát, kiểu lớp học, kiểu chữ U, kiểu rỗng hay bàn tròn Do vào tính chất kiện để xếp đặt phòng hội trường cho phù hợp mang lại hiệu cao + Sân khấu: nơi trung tâm diễn hoạt động kiện, tránh để sân khấu vị trí mà khách phía sau khơng thấy sân khấu bị che khuất hàng cột hay vật cản khác -_ Nếu kiện dùng đến hiệu ứng đặc biệt ví dụ đèn laze, pháo giấy, khói số hiệu ứng khác vật liệu hội trường cần chống cháy không? Cần làm việc với người quản lý hội trường, trang thiết bị nhân viên cứu hoả công ty đảm bảo hiệu đặc biệt -_ Vấn đề an toàn phòng chống cháy nỗ hội trường cần phải lưu ý Nhà tổ chức cần phải năm rõ sơ đồ khu vực đồng thời áp dụng quy chế an tồn phịng chống cháy nổ Kiểm tra lối thoát hiểm hội trường đồng thời phải đặt biên thơng báo cho vị trí Các quy chê vê 65 an tồn phịng chống cháy nỗ dán vị trí thích hợp bảo đảm khách có thê đọc Cân phải mua bảo hiêm cho khách hoạt động đặc biệt có kiện - Dam bao vé sinh toan khu vực hội trường nơi diễn kiện 3.3.Trang thiết bị Trang thiết bị phục vụ kiện đa dạng phong phú Tuỳ thuộc vào quy mô, hình thức, nội dung kiện mà sử dụng loại trang thiết bị khác Ở đây, ta có thê liệt kê sơ loại trang thiết bị sau: KHUVỰC | HỆ THÓNG MÁY MOC KHU VỰC ĐÓN KHÁCH, HỘI CAC DICH VU KHÁC er Khinh khí cầu Máy nghe Bục phát biểu Dụng cụ khởi công, động thô 66 ull ay ge wi cô Tất trang thiết bị phục vụ kiện phải đảm bảo vận hành kiêm tra chạy thử trước kiện khai mạc Trong q trình kiện diễn ra, phải ln có nhân viên thường trực đảm bảo kỹ thuật hệ thơng máy móc Bài tập thảo luận - Phương thức: Làm nhân theo nhóm (Š-6hs/nhóm) - Địa điểm: Lớp học - Thời gian:2 - Nội dung thảo luận: + Cơ sở vật chất tổ chức kiện bao gồm yếu tố nào? + Trình bày đặc điểm yếu tổ - Diéu kiện, vật dụng can có: - Yêu cầu kết quả: + Liệt kê yếu tô sở vật chat tổ chức kiện + Trình bày đặc điểm yếu tố -_ Hình thức trình bày: Lựa chọn hình thức: + Làm phần mém Power point dé trinh chiếu + Làm giấy, sau thuyết trình ý tưởng nhóm 67 Chuẩn bị nhân Mục tiêu: -_ Xác định vai trò yếu t6 người — nhân tổ chức kiện - Trinh bay dugc để xác định số lượng nhân cho kiện - _ Liệt kê số chức danh cơng ty tổ chức kiện - Phan tích đặc điểm tố chất cần có nhân viên tô chức kiện Trong tổ chức kiện, yếu tố người - nhân yếu tố quan trọng khơng thể thiếu, yếu tố định lớn đến thành công hay thất bại kiện Để lựa chọn nhân tham gia vào công tác tổ chức quản lý kiện cần ý số vấn dé co sau: 4.1 Về số lượng Bài tập thảo luận - Phương thức: Thảo luận nhóm (Š5-6hs/nhóm) - Địa điểm: Lớp học - Thời gian:0Igiờ - Nội dung thảo luận: + Căn vào đâu để xác định số lượng nhân tham gia phục vụ kiện? + Liệt kê số chức danh( vị trí) máy cơng ty tổ chức kiện mà em biết - Yêu cầu kết quả: + Chỉ để xác định số lượng nhân tham gia phục vụ kiện + Liệt kê số chức danh máy cơng ty tổ chức kiện -_ Hình thức trình bày + Làm gidy, sau thuyết trình trước lớp Số lượng người tham gia vào tơ chức kiện phụ thuộc vào quy mô kiện Ví dụ tổ chức kiện nhỏ cần từ đến người (tiệc gia đình, sinh nhật, hội thảo ) kiện có quy mơ lớn số lượng nhân nhiều, có lên đến ngàn người kiện Quốc gia 68 vi dụ như: vận hội Olympics, lễ hội bia lớn gidi Oktoberfest (Đức), đua xe đạp Pháp - Tour de France Đối với công ty tổ chức kiện tùy quy mơ mà người ta phân cập bậc quan lý khác Một sô cơng ty có thê phân theo cap bậc, số lại phân theo phận Một công ty quản lý kiện có nhân sau đây: * Quản ly (Event Manager/Event Planner) Người chịu trách nhiệm lập kế hoạch quản lý toàn kiện, từ viết kế hoạch hạng mục sản xuât, hạng mục thuê mướn quản lý rủi ro, phân công nhân vân đê sau kiện * Gidm sat (Event leader/ Event supervisor) Có nhiệm vụ quản lý theo hạng mục kiện, ví dụ điều phối tiệc, quản lý PGs (đội lễ tân, chào đón khách), phụ trách truyền thơng Đơi với cơng ty có quy mơ nhỏ bỏ qua câp bậc nhân mà phân công trực tiệp cho nhân viên kiện - Event executive * Điều phối vién (Coordinator) Chịu trách nhiệm kiểm sốt tồn kiện đảm bảo việc điều hành có hiệu chât lượng tơt nhât * Nhân viên kiện (Event executive) Là người thực công việc theo phân công Event Manager Ngoài để hỗ trợ cho kiện thành cơng cịn có nhiều phận khác như: - Bộ phận Khách hàng (Customer care): có trách nhiệm chăm sóc mạng lưới khách hàng trước — sau kiện; trì quản ly thơng tin từ nhiều nguồn khác nhà cung cấp dịch vụ, khách mời, nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối Chính trường; tìm động quảng tác, khách hàng, khán giả mục tiêu, giới truyền thông, quan phủ Ngoài ra, phận đảm trách việc nghiên cứu thị khách hàng mới; tăng doanh thu công ty thông qua hoạt bá, tài trợ - Bộ phận Sáng tạo (Creafive): lên ý tưởng, cách thức thực hiện, phối hợp với phận khác nhằm đưa giải pháp tối ưu phù hợp với mong muôn đơn hàng - Bộ phận Sản xuất — Kỹ thuật (Infrastructure and Technical): c6 nhiệm vụ đưa ý tưởng thành thực; tháo dỡ, lắp đặt giám sát sở vật chất cho tồn kiện (hệ thơng âm ánh sáng, sân khâu, hiệu ứng đặc biệt, điện nước, đường viên thông ) - Bộ phận Hậu cần (Logistics): tổ chức, lập kế hoạch triển khai nguồn lực để kiện diễn kết thúc cách hiệu Bộ phận 69 chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vật tới điểm sử dụng; liên hệ giấy phép thủ tục hành khác; chuân bị kho vận bao hiém hang hoa; đảm bảo an ninh an toàn cho toàn người tham dự Hỗ trợ vị trí nghề tổ chức kiện cịn có: phận ăn uống, trang trí (hoa, bóng ); phận nhân sự; phận tài kê tốn (theo dõi hợp đồng, đảm bảo doanh thu, giám sát đầu — vào với bên liên quan ) Bên cạnh nguồn nhân viên sẵn có mình, đơi cơng ty th đối tượng khác để hỗ trợ công việc nhiều quy mô kiện lớn Đội ngũ bao gôm: ~ Nhân viên kiện tự (Freelancer) Các nhân viên kiện tự thường tham gia kiện với nhiều vai trị, đơi từ đầu dự án, từ lúc gặp khách hàng trình bày ý tưởng thực kiện hoàn thành, giai đoạn đó: sáng tạo ý tưởng, viết kế hoạch tham gia trình chuẩn bị cho kiện, hay chạy ngày kiện diễn Freelancer thường người có kinh nghiệm nói "cứng tay" để đảm nhận vai trị người lên kế hoạch hay người phụ trách, điều phối cho kiễn diễn Những người khả đề ứng phó với chương trình giải qut cách đủ đủ tơt - Cộng tác viên/Tình nguyện viên (Helper/Volunfeer) Cũng thuê dé làm thời vụ theo dự án kiện, Freelancer đảm nhận vai trò quản lý kiện, helper người hỗ trợ thực công việc cụ thé Thông thường, người ta hay coi helper "chân sai vặt" kiện, thực vai trị nhân khơng phần quan trọng địi hỏi phải có số kĩ chu đáo, cần thận, tập trung trình diễn kiện - Lễ tân đón khách (PB/PG) PB, PG viết tắt chàng trai, cô gái khách hướng dẫn khách hình ưa nhìn, gương mặt khả cụm từ Promotion Boy Promotion Girl dùng để hoạt náo viên quảng bá sản phẩm, có nhiệm vụ đón Muốn làm nghề này, ứng viên phải có ngoại khả diễn đạt tốt - Bảo vệ, vệ si (Security) Với kiện quan trọng, tập trung đông người việc thuê lực lượng bảo vệ yếu tố cần thiết Thường thuê địa điểm, họ có ln dịch vụ bảo vệ kèm, kiện đông, cần lực lượng bảo vệ hùng hậu ta cần liên hệ với dịch vụ bảo vệ dé nhờ họ cung cấp - Quay phim, chụp hinh (Cameraman,Photographer) 70 Thực việc ghỉ chụp hình cho kiện Để đảm bao ghi duge day đủ hình ảnh, thước phim quan trọng cân thiệt, ta nên đưa cho họ kịch sơ lược lưu ý với họ mốc thời gian, thời điểm quan trọng cần phải lưu lại 4.2 Về chất lượng Các chuyên gia ví von người tổ chức kiện "nghệ nhân ghép hình", tỉ mỉ, can trọng đến tiểu tiết Kiến thức, hiểu biết, kinh nghiệm đội ngũ nhân viên tham gia kiện có ảnh hưởng lớn đến chất lượng thành bại kiện Để trở thành nhân viên kiện giỏi, khơng có kiến thức, kỹ năng, chun mơn nghiệp vụ mà bên cạnh cịn cần phải có số tố chất sau: - Su động, chịu khó Tổ chức kiện cơng việc địi hỏi tính chủ động cao, phù hợp với người động, linh hoạt, giải công việc hợp lý, hiệu Những lúc chạy đua với hạn mốc chương trình (deadline), người tổ chức kiện phải làm khơng kể thời gian, giấc để kịp tiến độ công việc mà đảm bảo hiệu quả, chất lượng hạng mục Nếu khơng có chịu khó mà làm việc qua loa đại khái khơng tổ chức kiện thành cơng - Cần thận, tỉ mỉ Mỗi kiện tổ chức thực cần phải trau chuốt tiết, từ tiết nhỏ việc treo biển hiệu ngắn, sàn nhà không chút rác bần, công tác đón khách chu đáo việc tổ chức kiện cách thông suốt để mang lại ấn tượng chuyên nghiệp cho người tham dự khách hàng Các hạng mục sản xuất cần khả thi hợp lý, tránh thừa thiếu ý muốn Các hạng mục th ngồi cần phải kiểm sốt tốt số lượng, chất lượng tránh đề hư hao mắt mát Chính người cân thận, kỹ lưỡng trọng đến nhỏ kiện họ tổ chức giảm thiểu trục trặc, rủi ro, hạn chế phát sinh ý muốn Người làm kiện đầu lúc cần phải suy nghĩ đến tất rủi ro xảy lúc chuẩn bị chạy chương trình, ln đặt tư kiểm sốt cao độ, đặt tình xấu xảy Ngồi cần thận, tỉ mỉ giúp cho khả quan sát, nắm bắt vấn đề người tổ chức tốt hơn, qua kiện diễn cách sn sẻ, tốt đẹp - Úc sáng tạo, thẩm mỹ Người làm kiện, tạo nên khách hàng Sáng giải vấn đề kiện cần có óc sáng tạo để có nhữngý tưởng đột phá cho proposal (chương trình kiện) đầy tính thuyết phục tạo để có phương án sản xuất hay thuê tối ưu, để phát sinh hay rủi ro cách ôn thỏa hiệu Bên cạnh 71 óc thẩm mỹ tốt giúp cho kiện ln hồn mỹ, để lại cảm tình ấn tượng tơt cho người tham dự - Kỹ tổ chức làm việc nhóm Kỹ tổ chức giúp ta sip xếp cơng việc cách khoa học, ổn thỏa, phân bỗ nhân hợp lý giải linh hoạt tình rủi ro xảy tô chức kiện Kỹ làm việc nhóm (teamwork) giúp làm việc nhịp nhàng với đội với người trực tiếp hỗ trợ cho kiện, giúp ta biết cách kết nối thành viên đội với phận hỗ trợ dé tạo nên thành cơng cho kiện -$ức khóe bền bỉ Thức khuya, dậy sớm, lại hoạt động liên tục, nhiều phải làm việc môi trường khắc nghiệt nắng cháy mưa dầm, nhịn đói, căng thẳng thường xun địi hỏi mà người khơng có sức khỏe đáp ứng Bởi xác định theo nghề cần phải có sức khỏe tốt thể lực dẻo dai - Chịu áp lực công việc cao Người tổ chức kiện không xây dựng tiết chương trình, liên hệ với đơn vị cung cấp ánh sáng, phương tiện đón khách, đặt ăn mà liên hệ với khách mời để biết thơng tin xác Vắt vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối Bên cạnh đó, người làm kiện cịn người "đi trước sau" Họ phải người đến sân bãi để đạo thiết kế từ âm thanh, ánh sáng điều tưởng nhỏ nhặt khu vực vệ sinh Khi chương trình kết thúc, họ người lại "chiến trường" thu gom "sáng tạo" người Làm kiện đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, áp lực để chạy đua với thời gian cho kịp với tiến độ thời hạn chương trình - Đam mê nghề Để gắn bó lâu dài với nghề tổ chức kiện, điều thiếu niềm đam mê lịng u thích cơng việc Đây nhân tố vô quan trọng, liều thuốc tăng lực cơng việc, lúc khó khăn, nguồn gốc khoảnh khắc thăng hoa công việc người làm kiện Như có thé thấy người tổ chức kiện giỏi chắn không thé thiếu t6 chat như: óc tổ chức tốt, động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả thiết lập mối quan hệ tốt, có khả làm việc theo nhóm, có sức khỏe niềm đam mê Nghề tổ chức kiện nghề đòi hỏi người thực bền sức chịu áp lực cao Họ phải biết cách xoay xở ứng phó tình Ít người biết từ bắt đầu kiện kết 72 thúc, người tổ chức kiện dù có bề ngồi trằm tĩnh đầu óc họ “căng ra” đê dự trù xử lý bât kỳ “sự cô không mời mà đên nào” Và kiện kêt thúc, người tô chức kiện có thê thở phào nhẹ nhõm Bài tập thảo luận - Phương thức: Thảo luận nhóm (5-6 hs⁄nhóm) - Địa điểm: Lớp học - Thời gian: 01 - Nội dung thảo luận: Để _trở thành nhân viên tổ chức kiện tốt em can trang bị cho tơ chất ban nao? Hay phân tích u tơ - u cầu kết quả: + Liệt kê phẩm chat can có nhân viên tổ chức kiện + Phân tích đặc điểm yếu tố -_ Hình thức trình bày + Làm giấy, sau thuyết trình ý tưởng nhóm Yêu cầu đánh giá kết học tập: - Nội dung + Xây dựng chương trình + Chuẩn bị tài + Chuẩn bị sở vật chất + Chuẩn bị nhân - Cách thức phương pháp đánh giá + Vấn đáp + Trắc nghiệm + Thảo luận nhóm - Gợiý tài liệu học tập Tổ chức kiện, PGS ~ TS Lưu Văn Nghiêm, 2007, Nhà xuất đại học kinh tê quốc dân Nam Tài liệu tổ chức quản lý kiện du lịch, Tông cục du lịch Việt Ghi nhớ - Khái niệm xây dựng chương trình - Xây dựng kịch nội dung chương trình - Chuan bj tai chinh : xdc định khoản thu, phi phat sinh cua su kién kiện - Chuẩn bị sở vật chất: địa điểm, hội trường, trang thiết bị cho - Xác định số lượng chất lượng nhân tham gia kiện CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH Đề tô chức thành công kiện, bạn cần phải chuẩn bị gi? Theo bạn, yếu tố quan trọng nhất, sao? 2.Xây dựng chương trình tổ chức kiện (chủ đề tự chọn) cho khoảng 200 khách, thực cơng việc sau: a Lập kịch nội dung chương trình kiện b, Dự trù ngân sách tổ chức kiện (Bao gồm khoản thu, chi khoản có thê phát sinh) c Chuẩn bị địa điểm tô chức d Lập danh sách nhân tham gia tổ chức kiện e Chuẩn bị sở vật chất đề tổ chức kiện Hãy xây dựng nội dung chương trình cho kiện tổ chức cho lớp học trường học bạn Trong công ty tổ chức kiện có nhóm nhân nào? Hãy trình bày hiệu biệt bạn vê nhóm nhân Để trở thành nhân viên tổ chức kiện tốt, bạn cần trang bị cho gì? Theo bạn tố chất quan trọng nhất? Tại sao? 74