Huấn luyện và truyền kinh nghiệm Havard

Lời giới thiệu Bất kỳ công ty trọng đến việc phát triển nguồn nhân lực xem nhiệm vụ quan trọng hệ thống quản lý hiệu suất hoạt động bao gồm: đánh giá lực thực hiện, đào tạo thức khen thưởng Đây chương trình quản tý thức giúp cơng ty sử dụng, trì phát triển nguồn tài sàn người Bên cạnh đó, tương tác hàng ngày nhà quản lý nhân viên, nhà điều hành nhà quản lý đóng vai trị quan trọng khơng Chính lần tương tác đà cố kỹ năng, mờ rộng kiến thức cho người khắc sâu giá trị mong muốn nơi làm việc Cuốn sách chủ yếu tập trung vào hai hoạt động tương tác chính: huấn luyện cố vấn (truyền đạt kinh nghiệm) Huấn luyện hoạt động mà thơng qua nhà qn lý hợp tác với cấp cùa minh để khuyến khích phát triển kỷ năng, phô' biển kiến thức, cúng cố giá trị cách hành xử nhảm giúp cấp đạt mục tiêu cùa tổ chức chuẩn bị trước cho họ nhiệm vụ thách thức Huấn luyện thường kết quà việc đánh giá lực thực Tuy nhiên, hoạt động huấn luyện thường xảy q trình thực cơng việc hàng ngày, mổi nhà quản lý thấy cần phải giúp cấp cùa minh làm việc hiệu quà Tầm quan trọng việc huấn luyện tăng lên cấu tổ chức trở nên bình đẳng cần thiết việc học tập liên tục nhận Tương tự huấn luyện, cố vấn hình thức phát triển nguồn nhân lực Cơ’ vấn việc truyền đạt cho người khác cách thức, kinh nghiệm để họ đạt mục tiêu nghiệp cá nhân Người cố vấn đóng vai trò người hướng dẩn đáng tin cậy, đưa lời khuyên thích hợp tạo hội học hỏi cho người cố vấn Khác với huân luyện, hoạt động vấn thường bắt nguồn từ người có nhu cầu học hỏi người cỏ vấn phải chịu trách nhiệm tiến phát triển cùa bàn thán Cũng sách khác ưong cầm nang kinh doanh Harvard, sách Huấn luyện Truyền kinh nghiệm không giúp bạn trỡ thành chuyên gia xuất sắc lĩnh vực huấn luyện cố vấn, song sẻ đem lại cho bạn kiến thức bán chù đề quan trọng Việc kểt hợp nội dung sách với phần thực hành thường xuyên giúp bạn có khỏi dầu tốt giúp bí)n trở nên hiệu quà vai trò người huấn luyện, người cố vấn hay người tiếp nhận hai hoạt động TỔNG QUAN VỀ HUẤN LUYỆN VỊ TRÍ CỦA HUẤN LUYỆN TRONG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ Nội dung chính: • Định nghĩa huấn luyện • Lợi ích việc huấn luyện cho nhà quản lý nhân viên • Quy trình bốn bước việc huấn luyện Huấn luyện quy trình có tinh chất tương tác mà thơng qua dó nhà quản lý giám sát giải vấn đề nãng lực thực phát triển khã nãng cùa nhân viên Quy trình nảy phụ thuộc vào hợp tác hình thành sỡ ba thành phần: hổ trợ chuyên mõn, hổ trợ cá nhân, thách thức cá nhân Như trình bày hình 1-1, Những u tơ huấn luyện xây dựng theo mối quan hệ tình cảm giứa nhà quản lý/người huấn luyện cấp dưới/người huấn luyện Do công tác huấn luyện trải nghiệm giứa người với người, nên muôn thành Cơng, bắt buộc phải có loại quan hệ tình cảm phải loại tinh càm tích cực Chương trình bày lợi ích cùa cơng tác huấn luyện đồng thời giúp bạn xác định nhừng người cần huấn luyện Ngồi ra, chương cịn giới thiệu quy trình bốn bước để thực hiệu quà cơng tác huấn luyện LỢI ÍCH CỦA CƠNG TÁC HUẤN LUYỆN Công tác huấn luyện thực cách nghiêm túc thực giúp ích cho cơng việc bạn vai ưò nhà quản lý Bạn điều hành Công việc suôn sẻ hơn, quản lý nhân viên cấp tốt hon, suất công việc cao hết bạn nâng cao nghề nghiệp thân Sau lọi ỉch mà công tác huáin luyện hiệu quà đem lại: HÌNH 1-1 Các yếu tó tác động đến thành công Công tác huấn luyện Thách thức cá nhân • Khắc phục vấn đề nảng lực thực Có khả náng nhiều nhân viên cấp cùa bạn giãi nhiệm vụ giao phó: có người nộp báo cáo thất thường, có người khơng biết bố trí thời gian làm việc, lại có người chẳng đóng góp ý kiến họp, Mỗi thiếu sót làm cơng việc cũa bạn trở nên khó khăn hon Cơng tác huấn luyện giải vấn đề • Phát triển kỹ nhân viên Huấn luyện phương pháp phát triển kỹ cùa nhân viên Bạn giao phó sơ nhiệm vụ hàng ngày vốn vản tiêu tốn nhiều thòi gian bạn cho nhân viên có nhiều khả nàng Điều giúp bạn có nhiều thịi gian hon để tư duy, hoạch định kế hoạch thúc dẩy người khác • Tăng suắt thông qua công tác huấn luyện, nhà quản lý truyền đạt bí kinh nghiệm làm việc cho nhân viên, giúp nhân viẽn thực hịện cơng việc nhanh chóng, chuẩn xác tự tin hon, từ hiệu suất cơng việc phịng ban bạn tâng cao Điều góp phần cúng cố vị bạn cơng ty • Tạo hội vá khả nàng thăng tiến cho cắp Trong chừng mực đó, triển vọng nghề nghiệp cùa bạn định mức độ mà bạn phát triển nguồn nhân lực quyền Bạn có phải nhà quản lý biết chuẩn bị cho nhân viên cấp Những vai trị quan trọng công ty không? Hãy cô gắng thực điều việc xếp cho nhân viên đảm nhận vai trò lớn làm tăng khả thăng tiến bạn Bạn có hội tiến lẽn vị trí cao bạn đà phát triển đủ khả thay vị trí bạn • Cài thiện việc tri nhân viên Bạn có bỏ nhiều thời gian để vấn tuyển dụng nhân viên thay không? Công tác huấn luyện giúp bạn khắc phục điều cách giảm tỷ lệ thay nhấn viên đặc biệt nhân viên mà bạn muốn giữ lại nhân viên trung thành có động lực thúc đẩy nhiều cấp dành thời gian để giúp họ cải thiện kỳ cùa Vì hoạt động xây dựng tinh thần tự nguyện họ'p tác nên việc huấn luyện xấy dựng niềm tin nhà quản lý cấp Niềm tin lớn lịng trung thành cùa nhân viên cao • Ni dưỡng mơi trường vàn hóa làm việc tích cực Việc huấn luyện hiệu quã đem lại cảm giác hài lòng công việc nhiều động lực làm việc mạnh Việc huấn luyện thiện mối quan hệ cùa bạn vói cấp dưới, giúp cho công việc cùa bạn với tư cách nhà quản lý dễ dàng hon Rõ ràng, không chi bạn mà nhân viên cấp hưởng lợi từ việc huấn luyện hiệu Huấn luyện giúp cấp trì dộng lực làm việc, khắc phục vân đề lực thực hiện, phát triển điểm mạnh kỹ cùa họ, chuẩn bị cho họ tiến lẽn vị trí cao XÁC ĐỊNH CÁC CƠ HỘI HUẮN LUYỆN Mọi tình xảy trình làm việc đem lại co' hội huấn luyện Hãy xem nhtfng ví dụ sau: • Jean - giám sát chi định - có cách cư xử độc đốn với cấp Vì thiếu kinh nghiệm huy, nên cô tin phương pháp cách để buộc nhân viên thực cơng việc cùa • Herb nhà nghiên cứu thị trường tài năng, Năng lực chuyên môn cùa anh thật xuất sắc khả tổ chức cùa anh Với Herb, anh sẩn sàng bỏ nhiều thời gian bên máy tính cịn tham gla họp Những nhân viên hoạch định thị trường phát triển sàn phẩm Do dó, nhũng phát có giá trị cùa anh khơng phải lúc đưa vào kế hoạch cùa công ty, nghiệp cúa anh chẳng đâu • Claudia người có tiềm quản lý Cơ có khả học hỏi nhanh chóng, làm việc tốt người khác, nắm vùng mục tiêu cùa công ty Cơng ty muốn cất nhác lên vị trí cao cô lại chưa sẩn sàng e ngại phài chạm trán với nhân viên khó chịu hay tranh cãi Sự thăng tiến cũa cô đà bị càn trờ điều • Cũng nhu nhà quản lý khác, Tim ln cảm tháy khơng có đủ thời gian để suy nghĩ hay lập kế hoạch Anh tự nhủ: “Nếu giao bớt số Cơng việc thường ngày cho Maureen có nhiều thời gian hon để lập kế hoạch’1 Maureen nhân viên thông minh chàm chi, cô cần bổ sung thêm vài kỷ thực nhiệm vụ mà Tim dự định giao cho Mỗi tình giả định nêu có điểm chung: cài thiện thông qua huấn luyện Jean cần hướng dần phương pháp hiệu quà để thu hút hợp tác cùa người khác Khả cùa Herb nghiên cứu thị trường đà khơng tận dụng anh khơng giao thiệp với người hưởng lợi từ cơng việc cùa anh, thê anh cần học hòi thêm kỳ nấng tổ chức Claudia Cơ đóng góp nhiều cho cơng ty khuyến khích đơi đầu với người khó chịu, bảo thủ Cuối Tim - vị quản lý chịu áp lực thời gian Anh sê thực cơng việc cùa đề dàng chịu khó huấn luyện cho Maureen kỹ nàng cần thiết để anh giao sơ' nhiệm vụ cho Bạn có nhận biết nhừng hội huấn luyện tương tự ví dụ khơng? Bạn có để vuột hội cải thiện hiệu suất hoạt dộng không? Hãy trả lời nhừng câu hòi cách lập danh sách tất người mà bạn làm việc cùng, người hường lợi từ việc huấn luyện hiệu quà Sau xác định thứ tự ưu tiên cho danh sách để xác định ba hội lớn Bây hình dung cóng việc cùa bạn sẻ trờ nên dễ dàng người giãi vấn đề cũa họ cài thiện hiệu suất hoạt động thịng qua huấn luyện Có khả nhân viên cấp báo cáo trực tiếp cho bạn hưởng lợi từ việc huấn luyện theo Những cách khác Vị trí bạn nắm giư kinh nghiệm làm việc đem lại cho bạn thành thạo cơng việc mà người khác có phải khó khăn nỗ lực nhiều đạt chẳng hạn, Shirley - người mà bạn đề bạt lên vị trí giám sát - dà khơng giao đù nhiệm vụ cho cấp dưới, thay vào cố tự làm việc Với kinh nghiệm cùa mình, bạn biết tầm quan trọng việc giao phó trách nhiệm cách thực điều dó Vì bạn cho Shirley số lời khuyên thiết thực Trong đó, Carlos, cấp cùa bạn, lại thấy nản lịng với vai trị trường nhóm hổ trợ bán hàng - công việc mà bạn chi định anh ây làm cách đáy vài tháng Carlos than phiền: "Các họp cùa dường chẳng đến kết quà Mọi người van thảo luận lại không giải vân đề gì”, vốn người chũ trì họp nhiều kinh nghiệm, bạn giúp Carlos làm cho họp hiệu quà Với vai trò nhà quản lý, bạn có nhiều kiến thức để chia với người khác giúp họ cải thiện lực thực thường bạn khơng có đủ thời gian để làm điều Vì xác định mục tiêu huấn luyện cùa bạn cho tình cần thiết - tức trường hợp mà bạn thu lọi ích cao bù đắp cho thời gian cơng sức mà bạn bỏ tình thường xuất khi: • Một nhân viên cấp dưói cần chi dần để thực tốt cơng việc • Một nhân viên báo cáo trực tiếp sần sàng cho trách nhiệm mól cần hỗ trợ thêm cùa bạn • Một người thực cơng việc cất nhắc lên cấp bậc cao nhận hướng dẫn chừng mực Đánh giá lực thực để hướng dẫn công tac huấn luyện bạn Đánh giá lực thực biện pháp hiệu để xác định hội huấn luyện quan trọng Đánh giá lực thực phương pháp thức nhiều cơng ty sử dụng để đánh giá mức độ thực công việc nhân viên so với mục tiẽu giao phó Nhìn chung, việc đánh giá nàng lực thực thường tiến hành hàng năm Cuộc kiểm tra toàn hàng năm giúp nhà quản lý Công ty phát vấn đề trước chúng trở nên nghiêm trọng Điều giúp nhân vỉèn nhà quản lý tập trung vào mục tiêu kết quà thực có ảnh hường đến lương bổng, khen thường thăng tiến Các buổi đánh giá vừa lả xác nhận vừa thức hóa ý kiến phản hổi vốn phần mối quan hệ nhà quản lý cấp Nếu việc đánh giá lực thực xác định vấn đề cần điều chinh, nhà quản lý nhân viên nên thống kế hoạch để giài vấn đề Và huấn luyện thường giữ vai trò quan trọng kế hoạch Đánh giá nàng lực thực củng dùng để xác định kỷ năng, kiên thức kinh nghiệm mà nhân viên giỏi cần có điều kiện thăng tiến trẽn nấc thang nghề nghiệp Một lần nửa, việc hn luyện lại đóng vai trị thiết yếu kế hoạch Những nhà quán lý bận rộn đặc biệt khơng thích việc đánh giá lực thực hai lý do: (1) muốn nói trực tiếp với nhân viên rang nhân viên không làm việc tốt mong đọi; (2) việc thực nhũng đánh giá cho nhiều cấp báo cáo trực tiếp tốn nhiều thời gian cho khâu chuẩn bị, hành chính, giấy tờ, theo dõi, mà thời gian nhà quản lý tài sản vô giá trị Tuy nhiên, tiếp cận phương pháp (hực tốt, kết quà việc đánh giá lực thực xứng đáng với công sức bỏ ra, Can thiệp sớm Nhiều tình huấn luyện liên quan đến hành vi cá nhân hay vấn đề lực thực mà bạn thường muốn né tránh Vi dụ: người không chịu hợp tác với người khác, chi phối nhóm đến mức người khác khơng thể đóng góp, thường xun làm trẻ, khơng nộp báo cáo thòi hạn, Việc né tránh vấn đề dễ dàng so với việc can thiệp chúng Nếu cách hành xử xuất phát từ vấn đề thuộc tính cách - chẳng hạn ln tìm cách chi phối hoạt động cùa nhóm - khả ngàn chặn thấp Nhùng vấn đề khác - thường xuyên chậm trễ - bắt nguồn từ hồn cảnh gia đình khơng có nhà quản lý lại muốn can thiệp vào rắc rối cá nhân cùa nhân viên Tuy nhiên, khắc phục vấn đề làm giảm lực thực lại nhiệm vụ nhà quản lý vấn đề trở nên dễ dàng việc can thiệp thực sớm Vì dừng dung túng nhừng hành vi xấu hay vấn đề lực thực Chúng sẻ không tự trở nên tốt Quy trình bốn bước Cơng tác huấn luyện thường thực thông qua quy trình bơn bước bao gồm: quan sát, thảo luận, huấn luyện chù động, theo dõi • Bước 1: Chuẩn bị Bước để huấn luyện hiệu quà quan sát Dù công tác huấn luyện bạn thực chỗ hay theo thời gian dịa điểm lập kê hoạch, bạn không nên thực hành động bạn chưa hiểu rỏ tinh huống, thán nhân viên kỹ người Cách tốt để có thơng hiểu quan sát Bạn nên đặt mục tiêu xác định điểm mạnh điểm yếu cùa nhân viên hiểu tác động từ cách hành xừ cùa họ đến đồng nghiệp khả đạt mục tiêu • Bước 2: Thào luận Bước bắt đầu việc chuẩn bị cẩn thận Khi bạn chuẩn bị, thật rõ ràng mục đích thảo luận, vấn đề mà bạn nghĩ quan trọng, hậu cùa việc không giải vấn đề Khi đà chuẩn bị, bạn sẵn sàng cấp tham gia vào đối thoại chia sẻ chiến lược để khắc phục vấn đề lực thực xây dựng kỹ nâng Trong nhiều trưòng họp, việc thào luận nên dân đến kế hoạch huấn luyện