Giáo trình Nguyên lý kế toán (Nghề Kế toán doanh nghiệp Trình độ Cao đẳng)

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm i LỜI GIỚI THIỆU Là mơn học bố trí sau học xong môn sở song song với mơn kế tốn doanh nghiệp Ngun lý kế tốn mơn học chun mơn bắt buộc chương trình đào tạo nghề kế tốn doanh nghiệp Xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu, quý doanh nghiệp, công ty; Khoa Đại cương, đơn vị q thầy ngồi trường tham gia đóng góp xây dựng giáo trình Cần Thơ, ngày……tháng……năm……… Tham gia biên soạn Chủ biên: Ths Trần Thị Hồng Châu ii MỤC LỤC CHƯƠNG VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, ĐỐI TƯỢNG, PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1 VAI TRỊ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA HẠCH TỐN KẾ TOÁN 1.1 Vai trị hạch tốn kế tốn kinh tế thị trường 1.2 Chức nhiệm vụ hạch toán kế toán 1.3 Phân loại hạch toán kế toán MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN 2.1 Một số khái niệm giả định 2.2 Một số nguyên tắc kế toán ĐỐI TƯỢNG CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 13 3.1 Đối tượng chung hạch toán kế toán 13 3.2 Đối tượng cụ thể hạch toán kế toán đơn vị 13 PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 14 4.1 Phương pháp chứng từ kế toán 14 4.2 Phương pháp tài khoản kế toán, ghi sổ kép 14 4.3 Phương pháp tính giá 15 4.4 Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán 15 THỰC HÀNH 15 CHƯƠNG 16 PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 16 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 16 1.1 Khái niệm: 16 1.2 Ý nghĩa phương pháp chứng từ kế toán 17 CÁC LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 17 2.1 Khái niệm ý nghĩa chứng từ kế toán 17 2.2 Các loại chứng từ kế toán 18 2.3 Các yếu tố chứng từ 20 TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 20 3.1 Lập chứng từ: 20 3.2 Kiểm tra chứng từ luân chuyển chứng từ 21 3.3 Bảo quản lưu trữ tài liệu: 21 3.4 Kiểm tra 21 THỰC HÀNH 22 CHƯƠNG 23 PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 23 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 23 1.1 Khái niệm tài khoản 23 1.2 Ý nghĩa phương pháp tài khoản kế toán 24 iii 1.3 Kết cấu chung tài khoản 25 TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 25 2.1 Khái niệm tài khoản kế toán 25 2.2 Kết cấu chung tài khoản kế toán 25 2.3 Nội dung kết cấu chung số loại tài khoản kế toán chủ yếu 27 CÁCH GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN 28 3.1 Ghi đơn vào tài khoản kế toán 28 3.2 Ghi kép vào tài khoản kế toán 28 KIỂM TRA SỐ LIỆU GHI CHÉP TRÊN TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 29 4.1 Kiểm tra số liệu ghi chép tài khoản tổng hợp 29 PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 31 5.1 Phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế 31 5.2 Phân loại tài khoản theo công dụng kết cấu 31 5.3 Phân loại theo mối quan hệ tài khoản kế tốn với báo cáo tài 33 5.4 Phân loại tài khoản kế toán theo mức độ khái quát đối tượng kế toán phản ảnh tài khoản 33 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 33 THỰC HÀNH 40 KIỂM TRA 40 CHƯƠNG 41 PHƯƠNG TÍNH GIÁ VÀ KẾ TỐN CÁC Q TRÌNH CHỦ YẾU 41 PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 41 1.1 Khái niệm ý nghĩa phương pháp tính giá 41 1.2 Yêu cầu việc tính giá tài sản 43 1.3 Nguyên tắc tính giá tài sản 43 1.4 Trình tự tính giá tài sản 43 KẾ TỐN CÁC Q TRÌNH KINH TẾ CHỦ YẾU 45 2.1 Kế tốn qúa trình mua hàng 45 2.2 Kế tốn q trình sản xuất 45 2.3 Kế tốn q trình bán hàng 46 THỰC HÀNH 47 KIỂM TRA 47 CHƯƠNG 48 PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 48 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 48 1.1 Cơ sở hình thành phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán 48 1.2 Tầm quan trọng phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán 49 HỆ THỐNG BẢNG TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 49 2.1 Nguyên tắc xây dựng báo cáo kế toán yếu tố báo cáo kế tốn 50 NHỮNG CƠNG VIỆC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI LẬP CÁC BẢNG TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 51 iv BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 52 4.1 Khái niệm ý nghĩa Bảng cân đối kế toán 52 4.2 Nội dung kết cấu Bảng cân đối kế toán 53 4.3 Tính chất “cân đối” Bảng cân đối kế toán 58 4.4 Nguyên tắc phương pháp chung lập Bảng cân đối kế toán 61 4.5 Mối quan hệ Bảng cân đối kế toán với tài khoản kế toán 61 THỰC HÀNH 63 CHƯƠNG SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TỐN 64 SỔ KẾ TOÁN 64 1.1 Khái niệm ý nghĩa sổ kế toán 64 1.2 Các loại sổ kế toán 65 1.3 Quy tắc sổ kế toán 67 HÌNH THỨC KẾ TỐN 70 2.1 Khái niệm hình thức kế tốn 70 2.2 Hình thức kế tốn 70 KIỂM TRA ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED CHƯƠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 78 Ý NGHĨA VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 78 1.1 Ý nghĩa tổ chức cơng tác hạch tốn kế toán 78 1.2 Nhiệm vụ tổ chức cơng tác hạch tốn kế toán 78 NỘI DUNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC HẠCH TỐN KẾ TỐN 79 2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 79 2.2 Tổ chức vận dụng hình thức kế tốn 84 2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 85 2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài 86 2.5 Tổ chức máy kế toán 88 2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán kiểm toán nội 90 v CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: NGUN LÝ KẾ TỐN Mã môn học: MH 13 Thời gian thực môn học: 60giờ (Lý thuyết 30giờ; Thực hành 27giờ; Kiểm tra: giờ) I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠN HỌC: - Vị trí: Mơn học Ngun lý kế tốn thuộc nhóm mơn học sở bắt buộc bố trí giảng dạy sau học xong môn học Kinh tế trị; nguyên lý thống kê; Lý thuyết tài tiền tệ - Tính chất: Mơn học ngun lý kế tốn mơn học sở bắt buộc để thực môn học liên quan đến kế tốn mơn học khái qt lý thuyết kế toán doanh nghiệp II MỤC TIÊU MƠN HỌC: - Kiến thức: + Trình bày kiến thức lĩnh vực kế toán: Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ, yêu cầu, đối tượng kế toán + Phân loại tài sản đơn vị kế toán hệ thống phương pháp kế toán + Phân biệt hình thức kế tốn xác định loại sổ sách cần thiết cho hình thức kế tốn - Kỹ năng: + Sử dụng phương pháp kế toán để thực hành ghi chép hoạt động chủ yếu đơn vị kế toán + Vận dụng kiến thức học vào nghiên cứu môn học chuyên môn cuả nghề ứng dụng có hiệu vào hoạt động thực tiễn sau - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Có ý thức tích cực, chủ động trình học tập + Tuân thủ yêu cầu phẩm chất nghề kế toán trung thực, xác, khoa học III NỘI DUNG MƠN HỌC: Số TT Thời gian (giờ) Tên chương, mục Tổng số Lý thuyết Thực hành Chương 1: Vai trò, chức năng, đối tượng phương pháp hạch toán kế tốn Vai trị, chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán Một số khái niệm nguyên tắc kế toán Đối tượng hạch toán kế toán Phương pháp hạch toán kế toán 2 Chương 2: Phương pháp chứng từ kế toán vi Kiểm tra Khái niệm, ý nghĩa phương pháp chứng từ kế toán Các loại chứng từ kế tốn Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán Kiểm kê g tài khoản kế toán Chương 3: Phương pháp tài khoản kế toán Khái niệm, ý nghĩa phương pháp tài khoản kế toán Tài khoản kế toán Cách ghi chép vào tài khoản Kiểm tra số liệu ghi chép tài khoản kế toán Phân loại tài khoản kế toán Chương 4: Phương pháp tính giá kế 18 tốn q trình kinh tế chủ yếu Phương pháp tính giá Kế tốn q trình kinh tế chủ yếu Chương 5: Phương pháp tổng hợp - cân đối 11 kế toán Khái niệm, ý nghĩa phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán Hệ thống bảng tổng hợp – cân đối kế tốn Những cơng việc chuẩn bị trước lập Bảng tổng hợp – cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán 6 Chương 6: Sổ kế tốn hình thức kế tốn Sổ kế tốn Hình thức kế tốn 3 Chương 7: Tổ chức công tác hạch toán kế toán Ý nghĩa nhiệm vụ tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn Nội dung tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn Cộng 30 27 toán 60 vii CHƯƠNG VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, ĐỐI TƯỢNG, PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN Mã chương: MH 13 – 01 Giới thiệu: Để quản lý hoạt động với mục đích ngày mang lại hiệu lớn, người cần phải có thơng tin tồn diện, xác kịp thời tình hình kết hoạt động Thông tin nhu cầu khách quan, cần thiết để quản lý mặt hoạt động người, đặc biệt lĩnh vực sản xuất có ý nghĩa Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ yêu cầu kế toán - Xác định đối tượng hạch tốn kế tốn - Phân loại tồn tài sản đơn vị kế tốn - Phân tích khái niệm phương pháp hệ thống phương pháp kế tốn Vai trị, chức năng, nhiệm vụ hạch tốn kế tốn 1.1 Vai trị hạch toán kế toán kinh tế thị trường Hạch tốn kế tốn tính tất yếu khách quan hạch toán kế toán Hạch toán kinh tế có lịch sử tồn gần 6.000 năm Cùng với phát triển xã hội, hạch toán ngày phát triển phong phú, đa dạng vè nội dung, hình thức phương pháp Hạch tốn lúc đầu đơn công cụ người sử dụng chủ yếu để đối phó với điều kiện khăc nghiệt, bấp bênh sống, sau hạch toán xem phương tiện thiếu để tồn cạnh tranh Phân biệt loại hạch tốn: Muốn có nguồn thơng tin hoạt động mình, người cần phải thực đồng thời trình: quan sát, đo lường, tính tốn, ghi chép + Quan sát nhằm ghi nhận tồn đối tượng cần khai thác thông tin + Đo lường nhằm lượng hố đối tượng cần thơng tin qua thước đo phù hợp, qua đo lường xác định số lượng trọng lượng, thể tích, đối tượng + Tính tốn q trình sử dụng phép tính phương pháp tính để tiếp tục lượng hố đối ưtượng cần thơng tin thành số lệu tổng hợp tiêu tổng hợp với yêu cầu thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin + Ghi chép việc thể vào giấy tờ, sổ sách qui định – nội dung thông tin nhằm tạo nên xử lý tổng hợp thông tin cung cấp thông tin cần thiết Thực trình nêu cách đồng thời gọi chung thực cơng tác hạch tốn Hạch tốn bao gồm phận: Hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật, hạch toán thống kê hạch toán kế toán a/ Hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật dạng hạch toán cung cấp thông tin rời rạc loại hoạt động mang tính chất kỹ thuật sản xuất Tuỳ theo tính chất đối tượng cần thơng tin mà hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật sử dụng thước đo phù hợp b/ Hạch toán thống kê (gọi tắt thống kê) dạng hạch tốn cung cấp thơng tin số lớn mối quan hệ với mặt chất chất lượng cần thông tin gắn liền với thời gian địa điểm cụ thể nhằm rút xu quy luật vận động, phát triển đối tượng c/ Hạch toán kế toán (gọi tắt kế toán) loại hạch toán phản ánh cách thường xun liên tục có hệ thống tồn tượng kinh tế tài phát sinh đơn vị thông qua thước đo: tiền, vật thời gian lao động, thước đo tiền chủ yếu 1.2 Chức nhiệm vụ hạch toán kế toán Xuất phát từ định nghĩa kế tốn trên, thấy kế tốn có chức liên quan đến cơng tác quản lý, là: chức phản ánh chức giám đốc 1.2.1 Chức hạch toán kế toán - Chức phản ánh (hay cịn gọi chức thơng tin): Thể chỗ kế tốn thực cơng việc theo dõi toàn tượng kinh tế tài – phát sinh q trình hoạt động đơn vị thơng qua việc tính tốn, ghi chép phân loại, xử lý tổng kết liệu có liên quan đến q trình hoạt động sử dụng vốn đơn vị - Chức giám đốc (chức kiểm tra): Thể chổ thông qua số liệu phản ánh, kế toán nắm cách có hệ thống tồn q trình kết hoạt động đơn vị, làm sở cho việc đánh giá đắn, kiểm soát chặt chẽ tình hình chấp hành luật pháp, việc thực mục tiêu đề nhằm giúp cho hoạt động ngày mang lại hiệu cao Mối liên hệ chức năng: chức phản ánh chức giám đốc có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, thể sau: chức phản ánh đối tượng chức giám đốc, chức giám đốc công cụ đôn đốc chức phản ánh xác, rõ ràng đầy đủ Với chức kế tốn trở thành cơng cụ quan trọng công tác quản lý thân đơn vị tổ chức kế toán chức cần thiết đối tượng khác có quyền lợi trực tiếp gián tiếp hoạt động đơn vị tổ chức kế toán như: người chủ sở hữu vốn đơn vị, người cung cấp tín dụng, hàng hố – dịch vụ, nhà đầu tư, quan tài quan chức khác 1.2.2 Nhiệm vụ hạch toán kế toán Theo điều Luật kế toán, nhiệm vụ Kế toán đặt cách tổng quát sau: Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng nội dung cơng việc kế tốn, theo chuẩn mực chế độ kế toán Kiểm tra giám sát khoản thu chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, tốn nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản; phát ngăn ngừa hành vị vi phạm pháp luật để tài chính, kế tốn Phân tích thơng tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài đơn vị kế tốn Cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn theo quy định pháp luật Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài phạm vi đơn vị Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán; quản lý tập trung thống số liệu kế toán thống kê cung cấp số liệu cho phận liên quan xí nghiệp cho quan quản lý cấp theo quy định Nội dung tổ chức cơng tác hạch tốn kế toán 2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Những vấn đề chứng từ * Chứng từ kế toán minh chứng giấy tờ vật mang tin nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hồn thành, làm ghi sổ kế tốn Thực chất chứng từ kế toán giấy tờ in sẵn theo mẫu quy định, chúng dùng để ghi chép nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành q trình hoạt động đơn vị * Chứng từ kế toán coi hợp pháp phải đảm bảo yêu cầu sau: - Được lập theo mẫu quy định pháp luật, nội dung quy định chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chứng từ kế tốn khơng viết tắt, khơng tẩy xoá, sửa chữa - Phản ánh nội dung, chất nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh có liên quan đến đơn vị - Chữ ký chứng từ phải chữ ký người có trách nhiệm liên quan, chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngồi liên gửi bên ngồi phải có dấu đơn vị kinh tế (nếu có) - Trường hợp khơng có mẫu chứng từ in sẵn viết tay chứng từ viết tay phải có đầy đủ nội dung quy định cho chứng từ kế toán * Chứng từ kế toán coi hợp lệ phải chứng từ hợp pháp phải đảm bảo yêu cầu sau: - Các số liệu thông tin phản ánh chứng từ phải với thực tế không gian, thời gian, địa điểm giá - Các số liệu tính tốn theo phương pháp kết - Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá Nhà nước tiêu chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá thời kỳ - Ngoài ra, với chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý pháp nhân phải có chữ ký người kiểm soát (kế toán trưởng) người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng giấu đơn vị Đối với chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ cịn phải có thêm số yếu tố thuế suất số thuế phải nộp Cịn có chứng từ có thêm số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh tiêu mang tính đặc thù ngành 2.1.1 Phân loại chứng từ kế toán Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng sử lý chứng từ kế toán cần phải phân loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo tiêu thức khác nhau: 79 - Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh: + Chứng từ phản ánh tiêu lao động tiền lương + Chứng từ phản ánh tiêu hàng tồn kho + Chứng từ phản ánh tiêu bán hàng + Chứng từ phản ánh tiêu tiền tệ + Chứng từ phản ánh tiêu tài sản cố định + Chứng từ phản ánh tiêu sản xuất kinh doanh - Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế: + Chứng từ bắt buộc: Phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân đối tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất Đối với chứng từ bắt buộc phải lập theo mẫu thống Chứng từ bắt buộc có số loại đặc biệt séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín phiếu, cơng trái… + Chứng từ hướng dẫn: Phản ánh mối quan hệ kinh tế nội doanh nghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ, biên kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm… loại chứng từ có đặc thù riêng ngành đơn vị - Phân loại theo công dụng chứng từ: + Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để chuyền đạt mệnh lệnh hay thị người quản lý cho phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư… + Chứng từ thực hiện: Phản ánh nghiệp vụ kinh tế hoàn thành, thể kết thực trách nhiệm vật chất mà bên có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh lệnh chứng từ thực đính kèm với đảm bảo đầy đủ tính pháp lý + Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp cơng dụng khác như: Hố đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… - Phân loại theo thời điểm phát sinh chứng từ: + Chứng từ gốc: Phản ánh cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập phát sinh, chứng từ gốc bao gồm chứng từ mệnh lệnh chứng từ thực có đầy đủ tính pháp lý kế tốn quản lý + Chứng từ tổng hợp: (Chứng từ thủ tục kế toán) lập sở nhiều chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ phát sinh loại (chứng từ trung gian) nhằm giúp cho việc ghi sổ kế toán gọn nhẹ Chứng từ tổng hợp lập theo định kỳ (3 ngày, ngày, 10 ngày hàng ngày) như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ… Ngày chứng từ giấy tờ cịn có chứng từ điện tử, chứng từ điện tử chứng từ kế toán mà nội dung thể dạng điện tử mã hố khơng có thay đổi nội dung q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, thẻ toán Theo cách phân loại tổ chức cơng tác kế tốn phải xác định số lượng, chủng loại chứng từ, sau tiến hành phân loại, xắp xếp chứng từ để xác định danh mục chứng từ sử dụng loại chứng từ lập để phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài Bộ chứng từ hình thành thường bao gồm hai loại chứng từ mệnh lệnh từ sở chứng từ thực như: Chi tiền mặt cần lệnh chi tiền phiếu chi; hoá đơn bán hàng phiếu thu, phiếu lĩnh vật tư phiếu xuất kho… 80 2.1.2 Tổ chức trình lập chứng từ - Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế tài - Tổ chức lập chứng từ xây dựng qui chế lập trách nhiệm hình thành chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theo chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý yêu cầu ghi sổ kế toán - Nội dung chứng từ gồm yếu tố: Yếu tố yếu tố bổ xung + Yếu tố bản: Là yếu tố bắt buộc phải có tất chứng từ (tên chứng từ, ngày số thứ tự chứng từ, tên địa cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế cụ thể, quy mô nghiệp vụ số lượng giá trị, chữ ký người có trách nhiệm) + Yếu tố bổ sung: Là yếu tố thông tin thêm làm rõ đặc điểm cá biệt chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức toán, thời gian bảo hành…) - Lập chứng từ phải đảm bảo yêu cầu sau: + Lập mẫu quy định (bắt buộc hướng dẫn) + Ghi đủ yếu tố chứng từ + Khơng tẩy xóa chứng từ, lập sai phải hủy lập lại + Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ phận đơn vị phần hành kế toán - Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo mẫu quy định để ghi nhận đầy đủ thông tin nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh Tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để phận có liên quan thực nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh phản ánh chứng từ kiểm tra, ghi chép hạch toán kịp thời - Các nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hàng ngày tất phận doanh nghiệp, liên quan đến người lao động cần phải tổ chức thu nhận thơng tin chứng từ ban đầu tất phận Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch tốn ban đầu xác, cơng việc khởi đầu quy trình kế tốn, nhiên khơng hồn tồn kế tốn viên thực mà người làm việc khác doanh nghiệp phân công thực với hướng dẫn, kiểm tra giám sát phịng kế tốn doanh nghiệp - Các nghiệp vụ nội sinh phát sinh phải lập chứng từ kế toán làm ghi sổ Đại phận chứng từ kế toán nghiệp vụ nội sinh kế toán viên lập Doanh ngiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán nghiệp vụ nội sinh kế toán viên lập Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với loại nghiệp vụ nội sinh thường phát sinh doanh nghiệp (là nghiệp vụ phân bổ trích trước chi phí để tính giá thành, phân bổ cho đối tượng, nghiệp vụ liên quan đến việc xác định kết hoạt động kinh doanh - thường gọi bút toán điều chỉnh bút toán kết chuyển) 2.1.3 Tổ chức trình kiểm tra chứng từ - Chứng từ kế tốn vừa phương tiện chứa đựng thông tin vừa phương tiện truyền tin nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hồn thành doanh nghiệp 81 - Tổ chức phân công kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ loại nghiệp vụ kinh tế tài thuộc phần hành cơng việc bắt buộc phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước ghi sổ kế toán - Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra) + Kiểm tra việc ghi đầy đủ yếu tố chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý số liệu kế tốn + Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kế tốn tài chứng từ nhằm đảm bảo việc tuân thủ chế độ quản lý kế toán tài nhà nước ngăn chặn kịp thời tượng tham lãng phí + Kiểm tra tính hợp lý nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh phản ánh chứng từ Tính hợp lý nghiệp vụ kế tốn tài phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với định mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với kỷ luật tốn, tín dụng, phù hợp với giá thị trường + Kiểm tra tính xác trung thực thơng tin chứng từ (bao gồm nội dung tiêu, yếu tố số lượng chất lượng, vật giá trị) Kiểm tra phương pháp tính tiêu giá trị phản ánh chứng từ nhằm bảo đảm tính xác số liệu kế tốn Kiểm tra chứng từ kế tốn (các thơng tin hoạt động kế tốn tài chính) chức hạch tốn kế tốn kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng từ trước ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thơng tin kế tốn Muốn thực tốt việc kiểm tra chứng từ kế tốn địi hỏi phải nắm chế độ quản lý kế tốn tài hành, năm kỷ luật tốn, tín dụng, định mức kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm giá thị trường đối tượng tính giá doanh nghiệp 2.1.4 Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán - Chứng từ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán số liệu chứng từ gốc hợp pháp hợp lệ Trước ghi sổ kế toán kế toán viên phải phân loại chứng từ theo tiêu thức phân loại xác định - Chứng từ kế tốn ghi tiếng nước ngồi sử dụng để ghi sổ kế toán phải dịch tiếng việt - Căn vào phương pháp kế toán đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán (sổ tổng hợp sổ chi tiết): + Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc (theo trình tự thời gian) lập bảng tổng hợp chứng từ gốc ghi vào Nhật ký - Sổ đồng thời ghi vào thẻ, sổ chi tiết + Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ chứng từ phát sinh ghi vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung sổ cái, sau dung số liệu chứng từ ghi vào sổ kế toán chi tiết + Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp kế toán chi tiết thành bước công việc độc lập Căn vào chứng từ hàng ngày kế toán lập thành chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ sở ghi sổ kế toán tổng hợp (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sổ cái) Cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ lập + Đơn vị sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: Căn vào chứng từ kế toán tiến hành phân loại chứng từ đưa vào bảng tổng hợp chứng từ gốc loại để lập thành 82 nhật ký chứng từ Nhật ký chứng từ ghi nghiệp vụ loại theo bên có tài khoản ghi bên Nợ nhiều tài khoản Các sổ chi tiết dựa chứng từ gốc bảng phân bổ để ghi sổ Chứng từ có ý nghĩa quan trọng đến việc ghi sổ kế toán cung cấp thơng tin kế tốn cho đối tượng sử dụng phải tổ chức việc lập, kiểm tra chứng từ kế toán thật tốt để phản ánh trung thực tình hình kinh tế tài kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 2.1.5 Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng năm 2004 phủ hướng dẫn thi hành luật kế tốn QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 Bộ trưởng tài ban hành chế độ chứng từ kế toán - Tài liệu kế toán chứng từ kế tốn, sổ kế tốn, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra tài liệu khác có liên quan đến kế tốn - Tài liệu kế toán phải đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng Người làm kế tốn có trách nhiệm bảo quản tài liệu trình sử dụng - Tài liệu kế tốn lưu phải Đối với chứng từ kế tốn có cần phải lưu trữ cá nơi hai nơi lưu trữ chứng từ chụp - Chứng từ điện tử trước đưa vào lưu trữ phải in giấy để lưu trữ theo qui định lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử lưu trữ gốc thiết bị đặc biệt phải lưu trữ thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng cần thiết - Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, xếp thành hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh theo kỳ kế toán năm - Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế tốn an tồn, đầy đủ, hợp pháp tài liệu kế toán - Tài liệu kế toán phải lưu trữ kho lưu trữ đơn vị Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản bảo quản an tồn q trình lưu trữ theo quy định pháp luật - Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh viễn (theo điều 40 pháp luật kế toán) Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, báo cáo toán duyệt - Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phép tiêu hủy, tiêu hủy phải có định Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ Dữ liệu kế toán (chứng từ, số liệu) Phần cứng MVT Phần mềm KT Thơng tin kế tốn (Báo cáo KTTC, Báo cáo KTQT) Con ngườ i 83 Cơ sở liệu Xử lý liệu Các thủ tục 2.2 Tổ chức vận dụng hình thức kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn việc thu thập liệu xử lý thơng tin theo trình tự từ cung cấp thơng tin cần thiết cho người sử dụng Để hiểu rõ thuật ngữ cần xem xét khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn mơi trường đại ngày phần giao thoa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trị cơng nghệ thơng tin chủ đạo với hệ thống kế toán Sự giao thoa hai lĩnh vực tạo nên đối tượng nghiên cứu mới: Hệ thống thơng tin kế tốn, xu tất yếu thời đại toàn cầu hóa Mơ hình hoạt động hệ thống thơng tin kế tốn chia làm cơng đoạn: Thứ nhất, Nhập liệu đầu vào: Trong công đoạn người sử dụng phải tự phân loại chứng từ phát sinh q trình hoạt động kinh tế sau nhập tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm phần mềm cụ thể Các chứng từ sau nhập vào phần mềm lưu trữ vào máy tính dạng nhiều tệp liệu; Thứ hai, Xử lý: Công đoạn thực việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn thơng tin tài kế tốn dựa thơng tin chứng từ nhập công đoạn để làm kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê công đoạn sau Trong công đoạn sau người sử dụng định ghi thông tin chứng từ nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch tốn), phần mềm tiến hành trích lọc thông tin cốt lõi chứng từ để ghi vào sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi bút toán hạch toán sổ tính tốn, lưu giữ kết cân đối tài khoản; Thứ ba, Kết xuất liệu đầu ra: - Căn kết xử lý liệu kế tốn cơng đoạn hai, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,.v.v.v Từ đó, người sử dụng xem, lưu trữ, in ấn, xuất liệu…để phục vụ cho mục đích phân tích, thống kê, quản trị, kết nối với hệ thống phần mềm khác Dữ liệu đầu vào Chứng từ kế toán: - Phiếu thu, chi - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn mua, bán hàng, - Hóa đơn GTGT, - v.v - Xử lý liệu Cơ sở liệu Nhật ký Sổ Cái Cân đối thử 84 Kết xuất liệu đầu - Báo cáo tài - Báo cáo kế tốn quản trị Mơ hình hoạt động phần mềm kế toán 2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Bản chất hệ thống báo cáo kế toán - Bản chất báo cáo tài + Khái niệm: Báo cáo tài hệ thống thơng tin sử lý hệ thống kế toán tài nhằm cung cấp thơng tin tài có ích cho đối tượng sử dụng để đưa định kinh tế + Trong hệ thống kế tốn doanh nghiệp Việt Nam, báo cáo tài xác định loại báo cáo tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn tình hình kết hoạt động doanh nghiệp thời kỳ định, thể thông qua hệ thống tiêu có mối quan hệ với nhà nước quy định thống mang tính chất pháp lệnh Nó cung cấp cho người sử dụng thấy tranh tồn cảnh tình hình hoạt động doanh nghiệp + Bản chất báo cáo tài phản ánh kết hợp kiện khứ với nguyên tắc kế toán thừa nhận nhằm chủ yếu cung cấp thông tin tài hữu ích cho đối tượng sử dụng bên ngồi doanh nghiệp (chính phủ, khách hàng, cổ đơng, nhà đầu tư, chủ nợ nhà cung cấp) - Bản chất kế toán quản trị + Khái niệm: Báo cáo kế toán quản trị báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nhà quản lý doanh nghiệp + Báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin mà nhà quản lý cần để lập kế hoạch, đánh giá, kiểm soát hoạt động doanh nghiệp, tồn lợi ích doanh nghiệp Nói cách tổng qt cung cấp thơng tin kế toán phục vụ cho mục tiêu định nhà quản lý + Vì thơng tin kế toán quản trị chuẩn bị sử dụng riêng cho nhà quản lý nên việc lập báo cáo không cần thiết phải tuân theo nguyên tắc kế toán định + Bản chất báo cáo kế tốn quản trị hệ thống thơng tin soạn thảo trình bày theo yêu cầu quản trị, điều hành sản xuất kinh doanh định thân doanh nghiệp nên có tính chất linh hoạt khơng phụ thuộc vào nguyên tắc kế toán Điều báo cáo giúp cho nhà quản lý thấy việc đã, diễn hoạt động doanh nghiệp gắn liền với phận, chức định 2.3.1 Mục đích báo cáo kế tốn - Mục đích báo cáo tài + Mục đích báo cáo tài cung cấp thơng tin tình hình tài chính, kết kinh doanh biến động tình hình tài doanh nghiệp, để giúp cho người sử dụng định kinh tế cách kịp thời + Thơng tin tình hình tài chủ yếu cung cấp qua bảng cân đối kế toán, tình hình tài doanh nghiệp chịu ảnh hưởng nhân tố: nguồn lực kinh tế doanh nghiệp kiểm sốt, cấu tài khả tốn cơng nợ - Mục đích báo cáo kế tốn quản trị + Mục đích báo cáo kế toán quản trị phải gắn liền với mục tiêu hoạt động cụ thể doanh nghiệp chức quản lý nội nhà quản lý Do 85 loại hình hoạt động khác có mục tiêu cách thức để đạt mục đích khác + Mục đích báo cáo kế tốn quản trị nhằm cung cấp thơng tin hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, kiểm soát định nhà quản lý nhiều cấp độ khác phù hợp với đặc điểm hoạt động doanh nghiệp 2.3.2 Phân loại báo cáo kế toán Báo cáo phương tiện cung cấp thông tin cho đối tượng cần sử dụng, báo cáo kế toán doanh nghiệp phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau: - Theo quy định chế độ kế toán: Báo cáo kế toán chia làm loại: + Báo cáo kế toán bắt buộc: Đây báo cáo buộc doanh nghiệp phải lập kỳ báo cáo theo mẫu quy định chế độ báo cáo kế toán, theo chế độ kế toán hành báo cáo kế toán bắt buộc bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết kinh doanh Bản thuyết minh báo cáo tài Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Báo cáo kế tốn khơng bắt buộc: Là báo cáo kế toán lập theo yêu cầu ngành, doanh nghiệp Nội dung kết cấu báo cáo ngành doanh nghiệp quy định - Phân theo nội dung báo cáo: Được chia làm loại Báo cáo tài báo cáo phần + Báo cáo tài báo cáo kế tốn tổng hợp phản ánh tồn hoạt động kế tốn tài kết hoạt động kinh tế doanh nghiệp + Báo cáo phần báo cáo loại vốn, nguồn vốn, trình kinh doanh, kết kinh doanh hoạt động kinh doanh cụ thể doanh nghiệp - Theo kỳ lập báo cáo: Được chia thành báo cáo định kỳ báo cáo thường xuyên + Báo cáo định kỳ báo cáo lập sau kỳ doanh nghiệp (quý, tháng, tháng, năm) + Báo cáo kế toán thường xuyên (còn gọi báo cáo nhanh) báo cáo lập theo yêu cầu công tác quản lý hoạt động kinh doanh, hoạt động tài doanh nghiệp Có thể báo cáo hàng ngày báo cáo thời gian ngắn lãnh đạo quy định 2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài 2.4.1 Nội dung, đặc điểm hệ thống báo cáo tài - Mục đích báo cáo tài chính: Báo cáo tài dùng để cung cấp thơng tin tình hình tài chính, tình hình kinh doanh luồng tiền doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu quản lý chủ doanh nghiệp, quan nhà nước nhu cầu hữu ích người sử dụng việc đưa định kinh tế - Đặc điểm báo cáo tài + Báo cáo tài năm áp dụng cho tất loại hình doanh nghiệp thuộc ngành thành phần kinh tế + Việc lập trình bày báo cáo tài phải tuân thủ theo quy định chế độ kế tốn Bộ tài ban hành 86 + Báo cáo tài niên độ (Báo cáo tài quý) áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp niêm yết thị trường chứng khoán doanh nghiệp khác tự nguyện lập báo cáo tài niêm độ - Nội dung hệ thống báo cáo tài doanh nghiệp Báo cáo tài phải cung cấp thơng tin doanh nghiệp về: + Tài sản + Vốn chủ sở hữu nợ phải trả + Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh chi phí khác + Lãi, lỗ phân chia kết kinh doanh + Thuế khoản phải nộp nhà nước + Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế + Các lng tiền Ngồi thơng tin doanh nghiệp cịn phải cung cấp thơng tin khác “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải thích thêm tiêu phản ánh báo cáo tài tổng hợp 2.4.2 Hệ thống báo cáo tài hành Hệ thống báo cáo tài doanh nghiệp gồm báo cáo tài năm báo cáo tài niên độ (xem kế tốn doanh nghiệp) - Báo cáo tài năm gồm: + Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN + Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN + Bản thuyết minh báo cáo tài Mẫu số B09-DN - Báo cáo tài niên độ (dạng đầy đủ): + Bảng cân đối kế toán niên độ Mẫu số B01a-DN + Báo cáo kết hoạt động kinh doanh niên độ Mẫu số B02a-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ niên độ Mẫu số B03a-DN + Bản thuyết minh báo cáo tài niên độ Mẫu số B09a-DN - Báo cáo tài niên độ (dạng tóm lược): + Bảng cân đối kế toán niên độ Mẫu số B01b-DN + Báo cáo kết hoạt động kinh doanh niên độ Mẫu số B02b-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ niên độ Mẫu số B03b-DN + Bản thuyết minh báo cáo tài niên độ Mẫu số B09b-DN - Ngồi báo cáo tài quy định cho doanh nghiệp, theo đặc thù sản xuất kinh doanh có cơng ty mẹ tập đồn kinh doanh, loại hình phải lập báo cáo tài hợp báo cáo tài tổng hợp + Báo cáo tài hợp nhất: Cơng ty mẹ tập đồn lậo báo cáo tài tổng hợp để tổng hợp trình bày cách tổng qt, tồn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu thời điểm lập báo cáo tài + Báo cáo tài tổng hợp: Các đơn vị kế tốn cấp có đơn vị kế tốn trực thuộc tổng cơng ty nhà nước thành lập hoạt động theo mô hình khơng có cơng ty con, lập báo cáo tài tổng hợp để tổng hợp trình bày cách tổng qt, tồn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu thời điểm lập báo cáo tài chính, tình hình kết hoạt động kinh doanh kỳ báo cáo toàn đơn vị + Đối với công ty mẹ tập đồn vừa phải lập báo cáo tài hợp vừa phải lập báo cáo tài tổng hợp lập báo cáo tài tổng hợp trước sau 87 lập báo tài hợp Lập báo cáo tà hai trường hợp có biểu mẫu báo cáo hệ thống báo cáo tài 2.5 Tổ chức máy kế tốn Có hình thức tổ chức máy kế tốn là: Hình thức tập trung, phân tán vừa tập trưng vừa phân tán 2.5.1 Hình thức tổ chức máy kế tốn tập trung Hình thức thường áp dụng đơn vị có quy mơ vừa nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tương đối tập trung địa bàn định, có khả đảm bảo việc luân chuyển chứng từ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời Theo hình thức tổ chức phịng kế tốn trung tâm, tất cơng việc kế tốn phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thơng tin kinh tế thực tập trung phịng Kế tốn đơn vị Các phận trực thuộc tổ chức ghi chép ban đầu số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho đạo người phụ trách đơn vị trực thuộc đơn vị Hình thức có ưu điểm bảo đảm tập trung, thống chặt chẽ việc đạo cơng tác kế tốn giúp đơn vị kiểm tra, đạo sản xuất kịp thời, chun mơn hố cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng phương tiện tính tốn đại có hiệu có nhược điểm khơng cung cấp kịp thời số liệu cần thiết cho đơn vị trực thuộc nội đơn vị địa bàn hoạt động rộng Có thể mơ tả hình thức tổ chức máy kế toán tập trung theo sơ đồ sau đây: Sơ đồ 9.l: Tổ chức máy kế toán tập trung Kế toán trưởng Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc 2.5.2 Hình thức tổ chức kế tốn phân tán Đối với đơn vị có quy mơ sản xuất kinh doanh lớn có nhiều sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động rộng, có đơn vị phụ thuộc xa trung tâm huy, trường hợp này, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh sở, mặt khác đảm bảo việc cập nhật sổ sách kế tốn tồn đơn vị, 88 cần thiết khách quan đơn vị phụ thuộc hình thành tổ chức kế tốn hay nói cách khác người lãnh đạo đơn vị phải phân cấp việc hạch toán kế toán cho đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc Tức chứng từ kế toán phát sinh sở nào, sở tự tốn hạch tốn khơng phải gửi chứng từ phịng kế tốn trung tâm đơn vị chưa phân cấp hạch toán kế toán Quan hệ phịng kế tốn cấp với phận kế tốn đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc quan hệ đạo nghiệp vụ tiếp nhận thông tin thơng qua chế độ báo cáo kế tốn đơn vị quy định Tuỳ theo trình độ điều kiện cụ thể, đơn vị giao vốn (vốn cố định, vốn lưu động) cho đơn vị phụ thuộc mở tài khoản tiền gửi ngân hàng uỷ quyền cho đơn vị phụ thuộc vay vốn ngân hàng phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh Như cơng việc phịng kế tốn doanh nghiệp chủ yếu tổng hợp, kiểm tra báo cáo đơn vị phụ thuộc gửi lên trực tiếp toán, hạch toán chứng từ kế toán đơn vị trực thuộc khơng có tổ chức hạch tốn kế tốn Có thể mơ tả hình thức tổ chức máy kế toán phân tán theo sơ đồ sau: Đơn vị kế toán cấp Kế toán trưởng Bộ phận kế tốn hoạt động tài đơn vị kế toán cấp Bộ phận kế toán Bộ phận kiểm tra tổng hợp kế toán Kế toán trưởng đơn vị kế toán cấp Đơn vị Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Đơn vị Đơn vị Bộ phận kế toán Đơn vị Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Các nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp 89 Bộ phận kế tốn tổng hợp Hình thức có ưu điểm tạo điều kiện cho đơn vị phụ thuộc nắm tình hình sản xuất kinh doanh cách xác, kịp thời có nhược điểm số lượng nhân viên lớn, máy cồng kềnh 2.5.3 Hình thức tổ chức kế tốn vừa tập trung vừa phân tán Đây hình thức kết hợp đặc điểm hai hình thức Theo hình thức đơn vị tổ chức phịng kế toán trung tâm Nhưng người quản lý đơn vị trực thuộc ngồi việc ghi chép ban đầu giao thêm số phần việc mang tính chất kế tốn, Ví dụ: Hạch tốn chi phí tiền lương, chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí quản lý phát sinh đơn vị trực thuộc Mức độ phân tán phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch tốn kinh tế đơn vị Đơn vị kế toán cấp Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế tốn hoạt động kinh tế tài đơn vị kế toán cấp Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế tốn hoạt động kinh tế tài đơn vị kế toán cấp Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận kiểm tra kế toán Nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng Bộ phận kế toán 2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán kiểm toán nội Kiểm tra kế toán biện pháp đảm bảo cho quy định kế toán chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế tốn xác, trung thực Thơng qua kiểm tra kế toán quan chủ quản cấp quan chức nhà nước thực việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động đơn vị Theo quy định, thủ 90 trưởng kế toán trưởng đơn vị phải thường xuyên kiểm tra kế toán nội đơn vị Các quan chủ quản quan tài kiểm tra kế toán đơn vị theo chế độ kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán phải thực thường xuyên, liên tục có hệ thống Mọi thời kỳ hoạt động đơn vị phải kiểm tra kế toán Mỗi đơn vị kế toán độc lập phải quan chủ quản kiểm tra kế tốn năm lần thiết phải tiến hành trước xét duyệt toán năm đơn vị Các tra, kiểm tra kinh tế tài phải việc kiểm tra kế toán Nội dung kiểm tra kế toán kiểm tra việc tính tốn, ghi chép, phản ánh chứng từ kế toán, sổ kế toán báo cáo kế toán; kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ kế tốn tài chính, việc tổ chức cơng tác kế tốn máy kế tốn, việc đạo cơng tác kế tốn việc thực nghĩa vụ quyền hạn kế toán trưởng Quy định cụ thể Luật Kế tốn cơng tác kiểm tra kế toán sau: Đơn vị kế toán phải chịu kiểm tra kế tốn quan có thẩm quyền không lần kiểm tra nội dung năm Việc kiểm tra kế tốn thực có đỉnh quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật Nội dung kiểm tra kế toán gồm: + Kiểm tra việc thực nội dung công tác kế toán + Kiểm tra việc tổ chức máy kế toán người làm kế toán + Kiểm tra việc tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kế toán + Kiểm tra việc chấp hành quy định khác pháp luật kế toán Nội dung kiểm tra kế toán phải xác định định kiểm tra - Quyền trách nhiệm đoàn kiểm tra kế tốn: + Khi kiểm tra kế tốn, đồn kiểm tra kế tốn phải xuất trình định kiểm tra kế tốn Đồn kiểm tra kế tốn có quyền yêu cầu đơn vị kế toán kiểm tra cung cấp tài liệu kế tốn có liên quan đến nội dung kiểm tra kế tốn giải trình cần thiết + Khi kết thúc kiểm tra kế tốn, đồn kiểm tra kế toán phải lập biên kiểm tra kế toán giao cho đơn vị kế toán kiểm tra bản; phát có vi phạm pháp luật kế tốn xử lý theo thẩm quyền chuyển hồ sơ đến quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định pháp luật + Trưởng đồn kiểm tra kế tốn phải chịu trách nhiệm kết luận kiểm tra + Đồn kiểm tra kế tốn phải tn thủ trình tự, nội dung, phạm vi thời gian kiểm tra, không làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường khơng sách nhiễu đơn vị kế tốn kiểm tra TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết 91 MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ - Báo cáo tài - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Chế độ kế toán doanh nghiệp - Chuẩn mực kế toán - Luật kế toán [1] PGS.TS Trần Văn Thuận (2015), Nguyên lý kế toán, NXB Đại học kinh tế quốc dân, [2] PGS TS Võ Văn Nhị (2018), Nguyên lý kế toán, NXB Tài Chính, [3] PGS TS Nguyễn Hữu Ánh (2020), Giáo trình nguyên lý kế toán, NXB Đại học kinh tế quốc dân 93