Cơ sở lý luận và thực tiễn
Cơ sở lý luận về tổ chức ktqt chi phí đào tạo ở trường đại học công lập
2.1.1 Các vấn đề chung về Kế toán quản trị
2.1.1.1 Bản chất của Kế toán quản trị
Việc nghiên cứu KTQT đƣợc xem xét từ quan điểm về hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp Nghiên cứu các thông tin cung cấp cho việc ra quyết định trong nội bộ đơn vị sự nghiệp cho phép làm rõ đƣợc chức năng, vai trò của KTQT nhằm thể hiện bản chất của KTQT trong đơn vị sự nghiệp.
Theo Đặng Thị Hòa (2006), kế toán chỉ là một trong số nhiều hệ thống thông tin khác nhau Những hệ thống thông tin nhƣ hệ thống kế toán không chỉ cung cấp hình ảnh của đơn vị cho bên ngoài mà còn phải đƣợc sử dụng nhƣ một công cụ quản trị nội bộ Hoạt động đầu tiên khi nghiên cứu một hệ thống thông tin là việc nắm giữ thu thập thông tin Trong quá trình này, thông tin phải đƣợc cấu trúc và đƣa vào trong các cơ sở dữ liệu để tiếp tục xử lý Nó đƣợc sử dụng để thành lập các bảng báo cáo theo các yêu cầu quản lý và được hình thành từ các phương pháp khác nhau Trong mọi trường hợp, phải phân biệt báo cáo bên ngoài và báo cáo nội bộ vì chỉ nhƣ vậy các thông tin kế toán mới có thể đƣợc sử dụng hiệu quả Tính tất yếu trong việc quản lý công khai và bí mật của các loại báo cáo này hình thành nên hai loại kế toán: Kế toán tài chính và Kế toán quản trị.
Kế toán tài chính (Financial Accounting) là bộ phận kế toán cung cấp thông tin chủ yếu cho những người ngoài đơn vị, bao gồm người chủ sở hữu, ngân hàng, nhà đầu tƣ, chủ nợ, khách hàng và tất cả những ai quan tâm đến đơn vị Những người này tiếp nhận thông tin qua các báo cáo tài chính, như bảng cân đối kế toán
Kế toán quản trị (Management Accounting) là bộ phận kế toán cung cấp thông tin cho những nhà quản lý tại đơn vị thông qua các báo cáo kế toán nội bộ. Những người bên trong đơn vị rất đa dạng, gọi chung là các nhà quản lý, nhưng nhu cầu thông tin của họ phản ánh một mục đích chung là phục vụ quá trình ra quyết định nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực Do nhu cầu thông tin nội bộ rất đa dạng trong các loại hình đơn vị sự nghiệp nên các báo cáo nội bộ do KTQT cung cấp không mang tính tiêu chuẩn nhƣ báo cáo tài chính.KTQT đặt trọng tâm giải quyết các vấn đề quản trị của đơn vị sự nghiệp, do đó nó phải thiết kế các thông tin kế toán sao cho nhà quản trị có thể dùng vào việc thực hiện các chức năng quản trị.
Nhƣ vậy Kế toán quản trị và Kế toán tài chính là hai hệ thống con của một hệ thống kế toán, cả hai nhằm mục đích mô hình hoá thông tin kinh tế của đơn vị sự nghiệp Tuy nhiên chính nhu cầu bí mật các thông tin nội bộ đối với người cạnh tranh và công khai các thông tin bên ngoài cho nhà tài trợ là động cơ chủ yếu hình thành hai hệ thống con này Nói một cách khác chính sự cạnh tranh làm xuất hiện KTQT trong đơn vị sự nghiệp.
Nếu xem xét hệ thống kế toán như một hộp đen thì người sử dụng thông tin kế toán tài chính có thể không quan tâm đến cái gì đã xảy ra bên trong mà chỉ cần kiểm tra dòng vào, dòng ra của đơn vị sự nghiệp Nhƣ vậy, mô hình kế toán tài chính thực chất chỉ cần theo dõi và tổ chức ghi chép các dòng vào và đầu ra của các dòng thông tin Mô hình nhƣ vậy cho phép giới thiệu hình ảnh của đơn vị sự nghiệp ở một thời điểm nhất định đồng thời giới thiệu kết quả của đơn vị sự nghiệp trong các thời kỳ Do vậy, có thể thấy rằng KTQT quan tâm đến những thông tin vận hành trong các hộp đen nhằm tạo ra nguồn lợi tốt nhất cho đơn vị sự nghiệp.
2.1.1.2 Lịch sử phát triển của Kế toán quản trị ở Việt Nam
KTQT và những văn bản quy định liên quan KTQT mới xuất hiện ở Việt Nam trong vòng 15 năm trở lại đây và đã thu hút đƣợc sự chú ý của các doanh nghiệp cũng nhƣ các đơn vị sự nghiệp Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp đã bước đầu vận dụng và xây dựng cho mình một bộ máy KTQT riêng biệt Đánh dấu cho sự mở đầu này khi Luật Kế toán Việt Nam đã quy định về KTQT ở các đơn vị nhƣ sau: “KTQT là việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính theo yêu cầu và quyết định kế toán trong nội bộ đơn vị kế toán (Quốc hội, 2003). Tuy nhiên, việc này chỉ đƣợc dừng lại ở góc độ nhìn nhận và xem xét, chƣa có một quyết định cụ thể hay hướng dẫn thi hành mang tính tổng quát Để có cơ sở vận dụng nhiều hơn trong thực tiễn, Bộ Tài chính (2006) đã ban hành Thông tƣ số 53/2006/TT-BTC về hướng dẫn áp dụng KTQT trong doanh nghiệp chính thức được ra đời nhằm hướng dẫn cho các doanh nghiệp thực hiện KTQT.
Từ khi ra đời đến nay vẫn chƣa có một tổ chức nào có đủ chuyên môn và kinh nghiệm chuyên tƣ vấn xây dựng hệ thống KTQT Còn đối với các doanh nghiệp, thì KTQT vẫn còn xa vời về mặt lý luận lẫn vận hành KTQThiện đại tạiViệt Nam Cũng nhƣ theo xu thế tiến hoá chung, KTQT vào Việt Nam ban đầu với hình thái hệ thống lập kế hoạch (dự toán ngân sách) và quản trị chi phí. Phương pháp lập kế hoạch đã bắt đầu sơ khai từ sau những năm 1985, tuy nhiên bước đầu còn đơn giản và thiếu chính xác Sau khi kinh tế tư nhân phát triển thì việc lập kế hoạch phục vụ cho nhu cầu hoạch định của doanh nghiệp mới đƣợc phát triển rầm rộ.Phương pháp lập kế hoạch ở nhiều doanh nghiệp cũng khác nhau Về cơ bản, phương pháp lập kế hoạch được phân làm 2 cách:
- Thứ nhất, lập kế hoạch dựa trên sự tăng trưởng Các doanh nghiệp thường dựa trên sự phát triển của công ty và các số liệu quá khứ (tốc độ tăng trưởng của doanh thu, mức độ gia tăng chi phí) và ước lượng kế hoạch thực hiện cho tương lai Phương pháp này thường được vận dụng khá phổ biến hiện nay do dể thực hiện và ước lượng tương đối chính xác Các doanh nghiệp hoạt động trong khối sản xuất thường vận dụng theo phương pháp này.
- Thứ hai, dựa vào mục tiêu của doanh nghiệp Các doanh nghiệp thường dựa vào mục tiêu tăng trưởng của mình trong thời gian tới và đề ra kế hoạch hành động sao cho thực hiện được mục tiêu đó Phương pháp lập kế hoạch này thường đƣợc vận dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ Ngoài ra, rất ít doanh nghiệp chú trong đến việc lập kế hoạch kết hợp giữa hai phương pháp trên do sự phức tạp trong khâu lƣợng hoá số liệu kế hoạch và hạ tầng thông tin chƣa đáp ứng đƣợc Hệ thống quản trị và kiểm soát chi phí cũng đƣợc hình thành theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp, theo cùng với hệ thống lập kế hoạch (dự toán) Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí chỉ dừng lại ở một vài khoản mục chi phí phát sinh tương đối lớn và chiếm tỉ trọng cao như: chi phí quảng cáo tiếp thị, chi phí vận chuyển, lương… (trong chi phí bán hàng); chi phí tiếp khách, đào tạo,…(trong chi phí quản lý doanh nghiệp) Bên cạnh đó, việc quản lý chi phí ở khâu sản xuất (đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất) cũng đƣợc tổ chức chặt chẽ nhằm giảm giá thành sản phẩm.
2.1.2 Chi phí đào tạo trong trường đại học công lập
2.1.2.1 Khái quát chung về trường đại học công lập a Khái niệm trường đại học công lập
Trường đại học công lập là một dạng của đơn vị sự nghiệp Theo Luật viên chức số 58/2010/QH12 (Quốc hội, 2010) “Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tƣ cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước” Đơn vị sự nghiệp công lập được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau:
- Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm:
+ Đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước).
+ Đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,…
+Tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,…
- Theo phân loại mức độ tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
+ Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư + Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên
+ Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được Nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chƣa tính đủ chi phí).
+ Đơn vị sự nghiệp công do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc cấp có thẩm quyền giao, không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp).
Nhƣ vậy, đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu đƣợc thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là sản xuất kinh doanh mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước.
Cơ sở thực tiễn về tổ chức ktqt chi phí đào tạo trong trường đại học
2.2.1 Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến tổ chức Kế toán quản trị chi phí đào tạo trong trường đại học
2.2.1.1 Tổng quan nghiên cứu tổ chức KTQT chi phí trong các trường đại học nước ngoài
Tổ chức KTQT chi phí trong các trường đại học đã được một số tác giả trên thế giới đề cập đến trong một khoảng thời gian dài trước đây, với nội dung chủ yếu về yêu cầu của một hệ thống kế toán chi phí đảm bảo hoạt động hiệu quả phục vụ cho việc đƣa ra các quyết định đúng đắn và phân bổ các nguồn lực tốt hơn trong hoàn cảnh nguồn lực tài chính tại các trường đại học ngày càng trở nên ít ỏi, cần thiết để bù đắp chi phí và các khoản lãi (lỗ) cho tất cả các khoá học. Theo kết quả điều tra của Cropper và Cook năm 2000, nhiều trường đại học không hài lòng với hệ thống kế toán chi phí và họ đang tìm cách để thay đổi chúng Ernst & Young (1998, 2000) đã nghiên cứu để đưa ra một phương pháp luận chung về kế toán chi phí cho các cơ sở giáo dục bậc cao tại Australia.
2.2.1.2 Tổng quan nghiên cứu tổ chức công tác KTQT tại một số đơn vị sự nghiệp trong nước
Hiện tại, ở các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu (HCSNCT) tại Việt Nam, KTQT và KTQT chi phí đã đƣợc một số tác giả nghiên cứu Các công trình nghiên cứu trên đã đƣa đƣợc một số nội dung KTQT chi phí trong thiết kế thông tin trên khía cạnh KTQT chi hoạt động; KTQT chi hoạt động SXKD hoặc cả hai nội dung; những nghiên cứu kết hợp với kế toán doanh thu và kết quả trên góc độ thiết kế thông tin… các nghiên cứu hiện tại chƣa có nghiên cứu nào đi sâu vào nghiên cứu một cách hệ thống việc tổ chức KTQT chi phí trên cả góc độ tổ chức bộ máy và tổ chức hệ thống thông tin, chƣa đề cập đến việc vận dụng ABC trong xác định chi phí nên đã hạn chế tính ứng dụng của KTQT trong công tác quản lý các trường đại học nói chung và các trường ĐHNCL nói riêng Như vậy có thể nói rằng, cho đến nay chƣa có một công trình nghiên cứu khoa học độc lập về tổ chức KTQT chi phí trong các trường ĐHNCL tại Việt Nam. Đối với các nghiên cứu tại trường đại học ở Việt Nam, vấn đề về kế toán trong các trường đại học đã được các tác giả nghiên cứu Tuy nhiên, các nghiên cứu chủ yếu tập trung vào các nội dung về tổ chức công tác kế toán tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán nhƣ: tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu; tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, phân tích và công khai báo cáo kế toán; tổ chức công tác kiểm tra kế toán; tổ chức bộ máy kế toán Các tác giả chƣa nghiên cứu cách thức vận dụng hoặc tổ chức KTQT trong các trường đại học nhằm cung cấp thông tin trợ giúp các nhà quản trị trong quá trình quản lý.
Trong những năm gần đây, một số tác giả đã bắt đầu nghiên cứu ứng dụng KTQT vào trong các trường đại học Dương Thị Cẩm Vân (2007) nghiên cứu đề tài
“Vận dụng KTQT vào trong các trường chuyên nghiệp” Trong nghiên cứu, tác giả đã nêu đƣợc vai trò của KTQT đối với các tổ chức và xác định các nội dung chủ yếu của KTQT được vận dụng vào các trường chuyên nghiệp như: phân tích chi phí và dự toán ngân sách, vận dụng các công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý, thông tin kế toán cho việc ra quyết định Đồng thời, tác giả cũng đề xuất giải pháp để vận dụng KTQT vào trong các trường chuyên nghiệp.
Nguyễn Thị Hạnh (2012) nghiên cứu “Vận dụng KTQT tại đại học Đà Nẵng”, Tác giả đã đánh giá thực trạng công tác KTQT tại đại học Đà Nẵng, từ đó tác giả đưa ra phương hướng, giải pháp để vận dụng KTQT cho nhà trường. Các giải pháp cụ thể: vận dụng định mức chi phí; thiết lập hệ thống báo cáo kiểm soát chi phí; các phương pháp phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định nhƣ phân tích biên, phân tích mối quan hệ giữa chi phí - sản lƣợng và lợi nhuận.
Phạm Thị Thủy (2012) đã nghiên cứu đề tài “Tổ chức KTQT chi hoạt động tại các trường đại học công lập trong điều kiện hiện nay - Định hướng nghiên cứu tại các trường đại học thuộc khối ngành kinh tế và quản trị kinh doanh trên địa bàn Hà Nội” Công trình nghiên cứu trên đã đƣa ra đƣợc các nội dung KTQTCP Tác giả đã đi sâu vào nghiên cứu một cách hệ thống việc tổ chức KTQT chi phí trên cả góc độ tổ chức bộ máy và tổ chức hệ thống thông tinKTQT chi hoạt động, đã đề cập đến việc vận dụng phương pháp xác định chi phí cho các đối tƣợng và phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định Tuy nhiên, do các trường đại học công lập hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận,thực hiện kế toán trên cơ sở tiền mặt mở rộng, nên việc xác định chi phí không đầy đủ Do đó, việc vận dụng các nội dung KTQT vào các trường đại học công lập không toàn diện.
Nhƣ vậy, các nghiên cứu hiện tại chƣa có công trình nào đi sâu vào nghiên cứu một cách hệ thống việc tổ chức KTQT chi phí đào tạo trong các trường đại học trên cả góc độ tổ chức bộ máy và tổ chức hệ thống thông tin một cách toàn diện Điều đó đã làm hạn chế tính hữu ích trong việc ứng dụng KTQT tại các trường đại học nói chung và các trường ĐHCL nói riêng Hiện nay, chưa có công trình nào đi sâu vào nghiên cứu một cách hệ thống việc tổ chức KTQT chi phí đào tạo tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam trên cả góc độ tổ chức bộ máy và tổ chức hệ thống thông tin một cách toàn diện.
Đặc điểm địa bàn và phương pháp nghiên cứu
Đặc điểm chung của học viện nông nghiệp Việt Nam
Tên đầy đủ của Học viện là Học viện Nông nghiệp Việt Nam, tên viết tắt là HVN và tên giao dịch bằng tiếng Anh là Vietnam National University of Agriculture (VNUA) Học viện là trường đại học công lập trọng điểm quốc gia, đào tạo đa ngành và cho các bậc đại học (đại học, cao đẳng) và sau đại học (thạc sỹ, tiến sĩ).Cơ quan chủ quản của Học viện là Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.Trụ sở chính của Học viện đóng tại Thị trấn Trâu Quỳ, Huyện Gia Lâm, Thành phố Hà Nội Một số thông tin khác về Học viện nhƣ sau:
Học viện Nông nghiệp Việt Nam cách trung tâm Thành phố Hà Nội khoảng 13km về phía Đông, cách cơ quan huyện Gia Lâm 1,5km Nhìn chung, Học viện Nông nghiệp Việt Nam nằm ở vị trí địa lý giao thông thuận tiện, rất thuận lợi cho việc học tập nghiên cứu khoa học nông nghiệp đối với cán bộ và sinh viên của Học viện Nằm ở vị trí này, Học viện có thể tiếp thu, giao lưu và trao đổi kinh nghiệp với các trường đại học khác trong nội thành, đặc biệt là trong việc hợp tác giữa các trường trong khắc phục những khó khăn về giảng viên cho từng môn học mới.
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Học viện
Học viện Nông nghiệp Việt Nam đƣợc thành lập vào ngày 12 tháng 10 năm 1956, với tên gọi đầu tiên là Trường Đại học Nông Lâm theo quyết định số 53QĐ/NL của Bộ Nông Lâm, đóng tại Văn Điển (Hà Nội) Hiệu trưởng đầu tiên là giáo sư Bùi Huy Đáp, hiệu phó là nhà nông học Lương Định Của Năm 1959, trường chuyển đến Trâu Quỳ, huyện Gia Lâm, ngoại thành Hà Nội.
Kể từ khi thành lập đến nay, Học viện đã trải qua nhiều thay đổi về tổ chức, tên gọi để đáp ứng các nhiệm vụ chính trị của ngành NN&PTNT, đồng thời liên tục san sẻ sức người, sức của để góp phần hình thành và phát triển mạng luới các trường Đại học, các Viện nghiên cứu khối Nông – Lâm - Ngư trên khắp mọi miền đất nước Khi mới được thành lập Trường có tên gọi là Trường Đại họcNông lâm (1956-1958), nhưng sau đó Trường đã tiếp nhận một số viện nghiên cứu của Bộ Nông lâm để hình thành Học viện Nông lâm (1958-1963) Để đáp ứng nhiệm vụ chính trị mới, một bộ phận quan trọng của Học viện lại đƣợc sáp nhập với một số đơn vị khác của Bộ để xây dựng Viện Khoa học kỹ thuật Nông nghiệp Việt Nam (1963), rồi Khoa Lâm nghiệp đƣợc tách ra để thành lập Trường Đại học Lâm nghiệp (1965), Khoa Thuỷ sản được tách ra thành Trường Đại học Thuỷ sản (1966), từ đây trường mang tên Trường Đại học Nông nghiệp. Năm 1967 Trường san sẻ lực lượng để thành lập Trường Đại học Nông nghiệp 2 (nay là Đại học Nông lâm Huế) và Trường mang tên mới là Trường Đại học Nông nghiệp 1 Năm 1970, Trường lại san sẻ lực lượng để thành lập Trường Đại học Nông nghiệp 3 (nay là Trường Đại học Nông lâm Thái Nguyên) Sau ngày thống nhất đất nước, Trường đã cử hàng trăm cán bộ vào tiếp quản và xây dựng Trường Cao đẳng Nông nghiệp Huế, Trường Đại học Nông nghiệp 4 (nay là Trường Đại học Nông lâm Tp HCM), Trường Đại học Cần Thơ…
Sau Nghị quyết số 73-HĐBT ngày 12/7/1983, Trường Đại học Nông nghiệp 1 đƣợc chuyển từ Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm sang Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp quản lý vào tháng 5/1984 Ngày 14/3/2008, Thủ tướng CP đã ban hành Quyết định số 283/QĐ-TTg đổi tên Trường thành Trường Đại học Nông nghiệp Hà Nội Theo Quyết định số 441/QĐ-TTg ngày 28 tháng 03 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ, Học viện Nông nghiệp Việt Nam được thành lập trên cơ sở tổ chức lại Trường Đại học Nông nghiệp Hà Nội và trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Trải qua 62 năm xây dựng và trưởng thành, Học viện đã có nhiều công lao trong đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật và quản lý có trình độ cao, nghiên cứu và chuyển giao nhiều tiến bộ kỹ thuật phục vụ sản xuất nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam.
3.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Học viện
Chức năng của Học viện đƣợc thực quy định tại Khoản 2 Điều 1 Quyết định số 1026/QĐ-BNN-TCCB ngày 13 tháng 5 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Nông nghiệp Việt Nam Theo đó, Học viện là trường đại học trọng điểm quốc gia có chức năng đào tạo đại học, thạc sỹ, tiến sỹ, bồi dƣỡng ngắn hạn, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, cung cấp dịch vụ, tƣ vấn về giáo dục, khoa học, công nghệ trong lĩnh vực nông nghiệp và nông thôn theo quy định của pháp luật.
3.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động tại Học viện ĐẢNG ỦY, HỘI ĐỒNG HỌC VIỆN, BAN GIÁM ĐỐC ĐOÀN THANH NIÊN CÔNG ĐOÀN HỘI SINH VIÊN
CÁC HỘI ĐỒNG TƢ VẤN CÁC BAN TƢ VẤN
2 Khoa Công nghệ thông tin
3 Khoa Công nghệ thực phẩm
5 Khoa Công nghệ sinh học
6 Khoa Giáo dục quốc phòng
8 Khoa Kế toán và QT
9 Khoa LLCT và Xã hội
12 Khoa Quản lý đất đai
13 Khoa SP và Ngoại ngữ
2 Ban Quản lý đào tạo
3 Ban Hợp tác quốc tế
4 Ban Khoa học và Công nghệ
7 Ban Quản lý cơ sở vật chất và Đầu tƣ
8 Ban Tài chính và Kế toán
9 Ban Tổ chức cán bộ
11 TT Đảm bảo chất lƣợng
12 TT Giáo dục thể chất và Thể thao 13.TT Thông tin - Thƣ viện Lương Định Của
1 Cty TNHH MTV Đầu tƣ phát triển và Dịch vụ HVNNVN
2 Cty TNHH MTV Giáo dục Nông nghiệp Việt Nam
3 Viện Kinh tế và Phát triển
4 Viện Nghiên cứu và Phát triển cây trồng
5 Viện Phát triển Công nghệ Cơ điện
6 Viện Sinh học nông nghiệp
8 TT Đào tạo Kỹ năng mềm
9 TT BT và PT nguồn gen cây trồng
10 TT Dạy nghề Cơ điện và ĐT lái xe
11 TT Tƣ vấn việc làm và Hỗ trợ sinh viên
12 TT Kỹ thuật Tài nguyên đất và MT
13 TT Ngoại ngữ và Đào tạo quốc tế
14 TT NC thực nghiệm NNST Á nhiệt đới
15 TT Sinh thái Nông nghiệp
16 TT Thực nghiệm và Đào tạo nghề
18 TT Ƣơm tạo Công nghệ
19 TT Cung ứng nguồn nhân lực
20 TT Liên ngành và PTNT
Các Trung tâm, Bộ môn Các tổ công tác Các tổ sản xuất, dịch vụ
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của Học viện Nông nghiệp Việt Nam
Nguồn: Học viện Nông nghiệp Việt Nam
Học viện hiện nay là đại học tự chủ (thực hiện thí điểm), và là một trong
16 trường Đại học trọng điểm quốc giavới 15 Khoa đào tạo, 4 Viện và 14 Trung tâm nghiên cứu chuyên ngành và liên ngành trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn, 02 công ty hoạt động kinh doanh dịch vụ và tƣ vấn hỗ trợ cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện Hỗ trợ cho hoạt động của Học viện là 14 phòng, ban chức năng.
Bộ máy quản lý của Học viện đƣợc tổ chức theo 3 cấp: Ban Giám đốc - Khoa/viện/trung tâm, phòng/ban - Bộ môn/tổ công tác, trong đó Khoa là đơn vị gắn liền với các ngành và chuyên ngành đào tạo, viện/trung tâm chủ yếu là nghiên cứu và dịch vụ, các phòng/ban là các đơn vị chức năng tham mưu của
Ban Giám đốc (Sơ đồ 3.1).
3.1.5 Tình hình cơ bản của Học viện
Bảng 3.1 Tình hình cán bộ viên chức và người lao động của Học viện giai đoạn 2015-2017 Chỉ tiêu
Số CBVC và người LĐ So sánh (%)
Tổng số CBVC và người LĐ
Theo tính chất lao động
2 CB quản lý, nhân viên phục vụ 671 654 658 97 101 99
Trong đó: Giáo sƣ, Phó giáo sƣ 95 96 86 101 90 95
Tính đến hết năm 2017, tổng số cán bộ viên chức và người lao động của Học viện là 1.365 cán bộ, trong đó cán bộ trực tiếp giảng dạy chiếm 51,8%, còn lại là cán bộ nghiên cứu và nhân viên kỹ thuật chuyên môn hỗ trợ đào tạo, nghiên cứu chiếm và cán bộ quản lí hành chính và nhân viên phục vụ (Bảng 3.1) Từ
35 năm 2015, Học viện không tuyển thêm cán bộ cơ hữu, cùng với đó là cán bộ đã đến tuổi nghỉ chế độ dẫn đến việc theo tính chất lao động, cả số lƣợng giảng viên và cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ giảm qua các năm.
Tuy nhiên, theo trình độ đào tạo, theo số liệu thống kê, số lƣợng cán bộ viên chức là Tiến sĩ, thạc sĩ tăng dần qua các năm trong khi số lƣợng các cán bộ ở trình độ khác (đại học, cao đẳng và trình độ khác) giảm Điều này cho thấy việc cán bộ viên chức Học viện không ngừng nâng cao trình độ học vấn, chuyên môn góp phần quan trọng vào lực lƣợng giảng dạy và phục vụ đào tạo (Bảng 3.2).
Bảng 3.2 Tình hình cán bộ viên chức và người lao động của Học viện được cử đi đào tạo giai đoạn 2015-2017
STT Hình thức đào tạo 2015 2016 2017
Nguồn: Ban Tổ chức và cán bộ
3.1.5.2 Cơ sở vật chất và thiết bị phục vụ đào tạo
Một điểm mạnh nữa giúp tăng năng lực đào tạo của Học viện chính là cơ sở vật chất và thiết bị phục vụ đào tạo Đây là yếu tố thứ 2 để xác định chỉ tiêu tuyển sinh của một cơ sở giáo dục đào tạo (cùng với tiêu chí nguồn giảng viên cơ hữu)
Học viện luôn luôn dành nguồn kinh phí để đầu tƣ vào cơ sở vật chất nhƣ xây dựng các phòng thực hành, thực tập, đầu tƣ thiết bị học tập giúp nâng cao chất lƣợng đào tạo của Học viện Ngoài ra, Học viện đầu tƣ khu liên hợp thể
Bảng 3.3 Diện tích xây dựng sử dụng phục vụ hoạt đồng đào tạo của Học viện Nông nghiệp Việt Nam giai đoạn 2015-2017 Đơn vị: m 2
Nhà cửa vật kiến So sánh (%)
Nguồn: Ban Quản lý cơ sở vật chất và đầu tƣ
Diện tích Thƣ viện đã có một cơ sở hạ tầng với diện tích 3.795,7 m 2 , một hệ thống mạng thông tin Intranet /Internet kết nối với toàn Học viện thông qua
Phương pháp nghiên cứu
3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Thông tin thứ cấp sử dụng trong đề tài nghiên cứu chủ yếu đƣợc tổng hợp từ các báo cáo kế toán và báo cáo hoạt động của Học viện Ngoài ra, đề tài còn tổng hợp các thông tin thứ cấp khác có liên quan đến vấn đề quản trị chi phí đào tạo từ các nguồn khác nhau nhƣ công trình nghiên cứu khoa học đã công bố, sách, tạp chí khoa học chuyên ngành và trên Internet.
Số liệu sơ cấp phục vụ nghiên cứu đề tài đƣợc thu thập thông qua điều tra, phỏng vấn các cán bộ quản lý các cấp, các nhân viên nghiệp vụ và người lao động Để tiến hành điều tra, tác giả đã xây dựng biểu mẫu điều tra cho từng đối tƣợng, xin ý kiển lãnh đạo Học viện cũng nhƣ các phòng liên quan (Ban Tài chính và Kế toán, Ban Tổ chức cán bộ…) rồi phát phiếu điều tra tới từng đối tƣợng đƣợc điều tra.Đối tƣợng điều tra là các cán bộ quản lý và nhân viên nghiệp vụ kế toán, kế hoạch.Mẫu điều tra đƣợc tổng hợp nhƣ ở Bảng 3.5.
Bảng 3.6 Tổng hợp mẫu điều tra
TT Đối tƣợng phỏng vấn Tổng Quản lý Quản lý Nhân số cấp cao cấp cơ sở viên
1 Ban Giám đốc, chủ tài khoản 2 2 0 0
2 Ban Tài chính và Kế toán 8 0 2 6
3 Các đơn vị chức năng hỗ trợ đào tạo 8 0 2 6
4 Các đơn vị chuyên môn 39 0 13 26
Nguồn: Tổng hợp mẫu điều tra (2017) Theo nhƣ bảng hợp nêu trên, để tìm hiểu những thông tin phục vụ nghiên cứu trong đề tài, tác giả đã tiến hành khảo sát, thăm dò ý kiến của lãnh đạo Học viện, cán bộ quản lý thuộc các phòng/khoa cũng nhƣ các đơn vị trực thuộc cụ thể nhƣ sau:
Giám đốc và phó Giám đốc Học viện là 2 chủ tài khoản: Tác giả tìm hiểu về nhu cầu sử dụng những thông tin gì liên quan tới chi phí đào tạo, đánh giá về mức độ thỏa mãn những thông tin đƣợc cung cấp từ các đơn vị.
Trưởng các phòng/ban và các khoa chuyên môn: tác giả đề nghị phỏng vấn Kế toán trưởng, trưởng 3 ban bao gồm Ban Tài chính và Kế toán, Ban Quản lý đào tạo, Ban Công tác chính trị và Công tác sinh viên và trưởng 13 khoa chuyên môn với mục đích tìm hiểu: Mức độ quản lý về chi phí đào tạo; Sự phối hợp công việc trong hoạt động đào tạo; mức độ thỏa mãn về thông tin đƣợc cung cấp về hoạt động đào tạo; khả năng báo cáo thông tin cho cấp trên về hoạt động đào tạo
Nhân viên các đơn vị bao gồm: Đối với khối nhân viên phục vụ gồm 6
Nhân viên Ban Tài chính và Kế toán, 2 nhân viên Ban Quản lý đào tạo, 4 nhân viên Ban Công tác chính trị và Công tác sinh viên; đối với cán bộ tại khoa gồm
13 giảng viên tại các bộ môn khác nhau cùng 13 trợ lý đào tạo tại 13 khoa chuyên môn, với mục đích tìm hiểu: Vị trí việc làm hiện tại liên quan nhƣ thế nào tới công tác giải ngân chi phí đào tạo, xây dựng định mức và dự toán về lƣợng; hình thức và nội dung trong việc theo dõi sử dụng kinh phí đào tạo; vai trò nhƣ thế nào trong việc cung cấp thông tin cho cấp quản lý trực tiếp.
Ngoài việc thu thập thông tin từ các cá nhân đƣợc điều tra thông qua phiếu điều tra, bản thân tác giả là kế toán viên tại Ban Tài chính và Kế toán, đƣợc sự cho phép của Giám đốc Học viện, trưởng Ban Tài chính và Kế toán và Kế toán trưởng, tác giả tiến hành thu thập, xử lý số liệu kế toán trên phần mềm kế toán thông qua tài khoản kế toán nhằm phục vụ cho công tác thống kê, phân tích.
3.2.2.1 Phương pháp thống kê mô tả
Phương pháp này được sử dụng để phản ánh tình hình hoạt động của Học viện qua các năm trên các khía cạnh nguồn lực (đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất) và kết quả hoạt động (đào tạo, nghiên cứu khoa học) Mặt khác, nó cũng đƣợc dùng để mô tả số liệu liên quan đến thực trạng công tác KTQT chi phí đào tạo tại Học viện nhƣ tình hình chi phí đào tạo, xây dựng định mức và dự toán chi phí đào tạo, tình hình thực hiện chi phí đào tạo, nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo và mức độ đáp ứng, nguyên nhân ảnh hưởng của các yếu tố đến công tacs KTQT chi phí đào tạo,…
3.2.2.2 Phương pháp phân tích so sánh
Chủ yếu đƣợc sử dụng để so sánh kết quả thực hiện chi phí đào tạo so với dự toán, chi phí đào tạo thực tế với định mức.Đây là cách thức để và là cơ sở quan trọng cho việc đánh giá sự nỗ lực của Học viện trong công tác quản trị chi phí đào tạo.
3.2.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống
Phương pháp này được sử dụng để phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến công tác KTQTchi phí đào tạo tại Học viện Theo đó, các nhân tố ảnh hưởng đƣợc nhìn nhận trên cơ sở tiếp cận theo mô hình tổ chức hoạt động đào tạo, quy trình các bước trong đào tạo và hệ thống quản lý chi phí đào tạo tại Học viện.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Đặc điểm chi phí đào tạo tại học viện nông nghiệp Việt Nam
4.1.1 Nhận diện chi phí đào tạo và đối tƣợng tính chi phí đào tạo
4.1.1.1 Nhận diện chi phí đào tạo
Hiện nay, Học viện đang thực hiện phân loại và hạch toán chi phí theo nội dung kinh tế (mục lục ngân sách) đáp ứng theo yêu cầu của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành Căn cứ vào chứng từ ban đầu, kế toán phân loại theo nội dung phù hợp với từng hoạt động Cụ thể, chi phí đào tạo bao gồm các nội dung:
- Các khoản chi cho con người: Gồm chi lương, các khoản trích theo lương, phụ cấp, khoản chi phí cho hoạt động thỉnh giảng (các cán bộ giảng dạy không phải cán bộ cơ hữu), các khoản thu nhập tăng thêm, chi học bổng cho sinh viên và các khoản khen thưởng, phúc lợi khác theo định mức.
- Chi cho hoạt động chuyên môn: Chi mua tài liệu (sách báo, giáo trình, tài liệu tham khảo) đƣợc bổ sung hàng năm cho thƣ viện; Đồ dùng giảng dạy và học tập phục vụ thực hành thực tập, mua sắm vật tƣ, động vật, cây trồng … phục vụ cho các giờ thực hành, thực tập của sinh viên; Chi hội thảo và các hoạt động chuyên đề; Chi mua sắm, sửa chữa, xây dựng nhỏ phục vụ cho hoạt động chuyên môn nhƣ mua sắm bàn ghế, máy tính, máy chiếu, dụng cụ thí nghiệm và các thiết bị giảng dạy khác.
- Chi về quản lý hành chính: Công tác phí, điện nước, vật tư văn phòng phẩm, tổ chức hội thảo, tổ chức các đoàn ra, đoàn vào và các khoản chi khác phục vụ công tác quản lý.
Tuy nhiên, do đang hoạt động theo cơ chế tự chủ nên Học viện không đƣợc cấp kinh phí chi họat động thường xuyên cho đào tạo nhưng lại được quyền thu học phí cao hơn theo quy định của Nhà nước áp dụng đối với các trường chưa tự chủ Do vậy, ngoài việc phân loại và hạch toán chi phí đào tạo nhƣ đã nêu trên thìBan Tài chính và Kế toán của Học viện đã tổ chức nhận diện chi phí đào tạo theo cách ghi nhận đầy đủ chi phí để tổng hợp, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin chi phí đào tạo cho Ban Giám đốc Học viện để ra quyết định trong công tác tuyển sinh đào tạo, mức thu học phí học phí hàng năm… Theo đó, chi phí đào tạo tại Học viện đƣợc nhận diện gồm các khoản sau:
- Chi phí lao động trực tiếp: Chi phí này bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản trích theo lương của cán bộ, giảng viên trực tiếp giảng dạy Trên cơ sở số lƣợng học viên hàng năm kết hợp với nguồn lực giảng viên hiện có, Học viện xác định số lớp lý thuyết và thực hành Cuối học kỳ, căn cứ vào khối lƣợng giảng dạy và định mức đƣợc quy định, Học viện đƣa ra tổng chi phí lao động trực tiếp phục vụ đào tạo.
- Chi phí vật chất trực tiếp: Chi phí vật chất bao gồm các khoản chi vật tƣ, năng lượng (điện, nước, xăng dầu…) dùng cho thực hành môn học, thực tập giáo trình, vật tƣ giảng dạy cho giảng viên… Đặc biệt đối với các ngành kỹ thuật chi phí này là rất lớn.
- Chi phí chung của Học viện: Chi phí này bao gồm các khoản chi lương của bộ phận lao động gián tiếp, năng lượng (điện, nước, xăng dầu…) dùng chung cho cả Học viện (bao gồm cả điện, nước sử dụng cho các khu giảng đường); chi phí dụng cụ, máy móc thiết bị chuyên dùng (sửa chữa, thay thế) và chi phí quản lý khác.
4.1.1.2 Xác định đối tượng tập hợp chi phí đào tạo
Theo nguyên lý chung, Học viện trước hết xác định đối tượng tính phí là suất chi đào tạo (chi phí đào tạo bình quân mỗi sinh viên hàng năm) theo ngành và chuyên ngành đào tạo Để tập hợp chi phí tương đối chính xác, Học viện xác định các khoa chuyên môn là các trung tâm hoạt động và đơn vị chức năng (phòng, ban) là trung tâm phục vụ Theo đó, chi phí phát sinh tại trung tâm nào sẽ được tập hợp cho các trung tâm chi phí đó Bước tiếp theo, chi phí của các trung tâm phục vụ sẽ đƣợc phân bổ cho trung tâm hoạt động dựa theo nhiều tiêu thức khác nhau tùy theo mỗi loại/nhóm chi phí (mỗi loại/nhóm chi phí chỉ sử dụng một tiêu thức duy nhất) Cuối cùng, suất chi đào tạo theo ngành, chuyên ngành đƣợc xác định bằng cách chia tổng chi phí hàng năm của trung tâm hoạt động cho tổng số sinh viên theo học trong năm đó.
4.1.2 Tình hình chi phí đào tạo của Học viện giai đoạn 2015-2017
Theo cách phân chia chi phí theo quan hệ giữa chi phí và đối tƣợng chịu phí, chi phí đào tạo đƣợc chia thành: Chi phí trực tiếp (Chi phí lao động trực tiếp và chi phí vật tƣ trực tiếp) và chi phí quản lý chung Cụ thể các khoản chi qua các năm của Học viện giai đoạn 2015-2017 đƣợc thể hiện qua Bảng 4.1 Theo đó, tỷ trọng chi cho con người luôn chiếm ưu thế so với các khoản chi khác cộng lại và có xu hướng tăng dần qua các năm Năm 2015 chi cho con người là
103.318 triệu đồng chiếm 40,4% tổng chi; năm 2016 là 120.748 triệu đồng chiếm
43,6% và năm 2017 là 138.607 triệu đồng chiếm 45,7% Nguyên nhân có sự chênh lệch lớn vậy giữa tỷ lệ chi cho con người với các khoản chi khác là do:
- Thứ nhất, đây là khoản chi cần thiết mang tính bắt buộc Khi lập dự toán cũng nhƣ khi phân bổ dự toán phải đảm bảo ngân sách đủ cho khoản chi này, sau đó mới cân đối các khoản chi khác.
- Thứ hai, do chính sách tiền lương có nhiều thay đổi theo các năm Bên cạnh đó, các khoản phụ cấp lương, mức trích bảo hiểm… cũng tăng lên theo hệ số lương và mức lương tối thiểu.
- Thứ ba, do số lƣợng giảng viên cơ hữu còn thiếu nên xuất hiện nhiều giảng viên hợp đồng, thuê ngoài Và số tiền chi lương cho bộ phận này cũng chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng chi cho con người.
Bảng 4.1 Chi phí đào tạo của Học viện giai đoạn 2015-2017 ĐVT: Triệu đồng
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng trọng
Nguồn: Ban Tài chính và Kế toán Khoản chi phí gián tiếp phẩn bổ cũng chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng chi của Học viện và đƣợc giảm dần qua các năm Tuy khoản chi này cũng
47 dung chính trong hoạt động giáo dục – đào tạo Những khoản công tác phí, tiếp khách, điện nước… cần tiết kiệm một cách tối đa nhằm giảm bớt sự lãng phí trong sử dụng nguồn vốn của Học viện, góp phần nâng cao chất lƣợng dạy học – hoạt động chính của sự nghiệp giáo dục đào tạo.
Nhu cầu sử dụng và tình hình cung cấp thông tin chi phí đào tạo tại học viện nông nghiệp Việt Nam
4.2.1 Nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo
Học viện Nông nghiệp Việt Nam là một đơn vị lớn với nhiều hoạt động về đào tạo nhƣ đào tạo dài hạn với các hệ từ cao đẳng, đại học lên cao học và Nghiên cứu sinh, các khóa đào tạo ngắn hạn, đào tạo liên kết… Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp mới ban hành, hoạt động đào tạo tại các trường đại học, cao đẳng là dịch vụ đào tạo nên việc quan tâm tới danh thu – chi phí – lợi nhuận trong hoạt động đào tạo là điều không tránh khỏi Học viện với hoạt động đào tạo đa dạng nhƣ hiện nay, để ra đƣợc các quyết định đúng đắn nhƣ đăng ký số lƣợng tuyển sinh hàng năm cho từng ngành, mở thêm những ngành nào, giảm bớt ngành nào, có nhu cầu tuyển thêm giảng viên hay không…, Ban Giám đốc Học viện cần một khối lƣợng thông tin lớn liên quan tới hoạt động đào tạo, đặc biệt quan tâm hơn cả các thông tin liên quan tới chi phí đào tạo Vì vậy, việc xác định nhu cầu sử dụng những thông tin gì liên quan tới chi phí đào tạo, hình thức thông tin báo cáo ra sao là vô cùng quan trọng để ra đƣợc quyết định chính xác, kịp thời.
Số liệu điều tra đƣợc tổng hợp ở Bảng 4.2 thể hiện nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo tại Học viện Theo đó, có 45 cán bộ đã trả lời (chiếm 100%) với các nội dung đƣợc cụ thể quả bảng tổng hợp sau:
Bảng 4.2 Tổng hợp nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo
Nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo Đối tƣợng Loại thông tin Mục đích sử dụng Thời gian cần
+ Chi phí tiền lương năm hiện Bố trí nguồn kinh phí thực hiện + Cuối năm tại và kế hoạch chi phí tiền tài chính. lương trong năm tiếp theo.
+ Báo cáo chi tiết chi kinh phí + Đột xuất đào tạo trong năm.
+ Báo cáo dự toán chi tiết chi + Đánh giá sự phù hợp về mức chi Cuối học kỳ, kinh phí đào tạo trong năm kế và cân đối với các khoản chi khác năm học. tiếp + Điều chỉnh các mức chi cho phù
+ Báo cáo chi tiết chi phí đào hợp hơn và cân đối giữa các nội tạo đơn vị (chi phí đào tạo cho dung chi khác. một sinh viên/học viên) + Báo cáo phân tích biến động chi phí đào tạo trong năm + Báo cáo tình hình nhân sự
Cán bộ quản trong năm
+ Báo cáo tình hình biến động lý cấp Học người học trong năm viện + Báo cáo đề án tuyển sinh trong + Xác định số lƣợng tuyển sinh + Cuối năm năm kế tiếp trong năm kế tiếp học
+ Báo cáo về nhu cầu, xu thế các + Xác định mức học phí ngành học ở thời điểm hiện tại + Xác định nguyên nhân và điều + Báo cáo tình trạng cơ sở vật chỉnh mức chi đào tạo chất phục vụ đào tạo + Xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ + Xây dựng và bố trí kinh phí cho các khoa chuyên môn.
+ Xác định số lƣợng sinh viên, từ đó xây dựng dự toán thu – chi hoạt động đào tạo
+ Xác định mở thêm ngành đào tạo + Xây dựng kế hoạch kinh phí sửa chữa, xây dựng mới CSVC
Cán bộ quản + Kinh phí đào tạo đƣợc bố trí + Xây dựng cơ cấu các nội dung + Đầu năm trong năm chi nhằm đảm bảo công tác đào học lý cấp trung
+ Kế hoạch tuyển sinh của Học đều trong năm học chuyên môn) viện trong năm + Xây dựng kế hoạch đào tạo
Nguồn: Tổng hợp mẫu điều tra (2017)
Qua bảng tổng hợp nhu cầu thông tin đƣợc tổng hợp từ phiếu điều tra nêu trên, ta có thể thấy thông tin KTQT chi phí đào tạo nhằm phục vụ cho các hoạt động ở các khoa chuyên môn nhƣ sau:
- Thông tin chi phí đào tạo đối với quản lý cấp cơ sở:
+ Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán chi phí đào tạo: Hàng năm, các khoa chuyên môn với vị trí là một đơn vị trực thuộc của Học viện, thực hiện các nhiệm vụ đào tạo được giao như giảng dạy, hướng dẫn, các đơn vị trên cần thực hiện tốt công tác lập kế hoạch giảng dạy và xây dựng dự toán chi phí đào tạo ngày từ đầu năm học hay học kỳ khi đƣợc Học viện bố trí nguồn kinh phí: Kế hoạch phân bổ kinh phí; Kế hoạch sử dụng kinh phí khoán; Kế hoạch xây dựng, sửa chữa;… Tất cả các kế hoạch đều phải đƣợc bố trí hợp lý, cân đối giữa các khóa, ngành, chuyên ngành đào tạo.
+ Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá: Sau khi kế hoạch và dự toán đã đƣợc phê duyệt, trong quá trình thực hiện, các đơn vị cần theo dõi tình hình sử dụng kinh phí thông qua sổ nhật ký có đối chiếu với Ban TC&KT của Học viện Thông qua đó mà trưởng các đơn vị có điều chỉnh và cân đối kịp thời nguồn kinh phí đào tạo đã đƣợc bố trí.
- Thông tin KTQT chi phí đào tạo đối với quản lý cấp Học viện:
+ Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán chi phí đào tạo: Với các báo cáo cuối năm, Học viện tiến hành xây dựng kế hoạch các mục tiêu đào tạo phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó trong năm tiếp theo Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn Với mỗi kế hoạch thường gắn liền với một dạng dự toán Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu. Trong số các bảng dự toán, nguồn chi là quan trọng nhất, vì nếu không xác định đƣợc nguồn chi kết hợp với nguồn lực do không đƣợc dự trù đơn vị sẽ không có khả năng hoạt động theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý Do đó, để chức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao phải dựa trên những thông tin kế toán quản trị hợp lý và có cơ sở.
+ Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện hoạt động đào tạo:Sau khi kế hoạch và dự toán đã đƣợc phê duyệt, với chức năng thực hiện, Học viện cần biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất Để thực hiện tốt chức năng này, tập thể lãnh đạo cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin KTQT chi phí đào tạo từ các đơn vị.
+ Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động đào tạo: Sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt đƣợc với mục tiêu đã đề ra Để làm đƣợc điều này, Học viện cần căn cứ vào các báo cáo chuyên môn từ khối đơn vị chức năng và các khoa chuyên môn, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.
+ Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định trong hoạt động đào tạo:
Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định Các quyết định về hoạt động đào tạo chủ yếu dựa vào những thông tin do KTQT chi phí đào tạo cung cấp. Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT chi phí đào tạo sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thường không có sẵn KTQT chi phí đào tạo không chỉ giúp tập thể lãnh đạo Học viện trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó tập thể lãnh đạo Học viện lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất trong hoạt động đào tạo.
4.2.2 Mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin chi phí đào tạo
Qua bảng tổng hợp phân tích nhu cầu sử dụng thông tin của các cán bộ quản lý cấp Học viện và cấp cơ sở, nội dung thông tin chủ yếu xoay quanh việc xác định số lƣợng đào tạo, định mức chi phí đào tạo, tổng chi phí liên quan tới đào tạo, công tác xây dựng định mức về lƣợng, xây dựng định mức về chi phí và xác định số lƣợng tối ƣu trong đào tạo… đây là những thông tin mà công tác KTQT chi phí đào tạo cần phải cung cấp đƣợc để ra quyết định Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát qua các đối tƣợng phục vụ nghiên cứu nội dung của đề tài, trong tổng số phiếu phát ra là 57 phiếu với 3 loại phiếu dành cho 3 nhóm đối tƣợng, có
57 cán bộ đã trả lời (chiếm 100), kết quả đƣợc tổng hợp nhƣ sau:
Bảng 4.3 Tình hình đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin chi phí đào tạo cho nhà quản lý ở Học viện Nông nghiệp Việt Nam
Mức độ thỏa Mức độ đáp Đối tƣợng Nhu cầu thông tin mãn về nội ứng về thời dung (%) gian
Thực trạng công tác kế toán quản trị tại học viện nông nghiệp
4.3.1 Tổ chức bộ máy Kế toán quản trị chi phí đào tạo
Tổ chức bộ máy KTQT chi phí đào tạo là nội dung rất quan trọng đối với Học viện Để bộ máy KTQT hoạt động có hiệu quả, thông tin của KTQT thực sự có ý nghĩa đối với các bộ phận và Ban Giám đốc trong quá trình hoạt động cần tổ chức bộ máy KTQT chi phí đào tạo phải hợp lý, khoa học Hiện nay, Học viện không tổ chức bộ máy KTQT chi phí riêng Bộ máy kế toán Học viện thực hiện cả 2 chức năng là thông tin kế toán tài chính và thông tin KTQT.
Ban Tài chính và Kế toán Các đơn vị chức năng, khoa chuyên môn
Kế toán các khoản thu chi
Kế toán vật tƣ, TSCĐ
Dự toán định mức về tiền
Xây dựng định mức về lƣợng
Xây dựng dự toán về lƣợng
Xây dựng nguồn lực tiêu hao
Sơ đồ 4.1 Tổ chức bộ máy KTQT chi phí đào tạo tại Học viện Nông nghiệp
Các nội dung tổ chức KTQT chi phí đào tạo nhƣ xây dựng định mức và dự toán chi phí đã đƣợc Học viện thực hiện với sự kết hợp giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác nhƣ: Ban Quản lý đào tạo, Ban QLCSVC&ĐT, Ban Tổ chức cán bộ, các khoa chuyên môn Trên cơ sở về định mức hiện vật và lao động đƣợc thực hiện ở các bộ phận chuyên môn, Ban TC&KT xây dựng định mức và dự toán giá trị Tuy nhiên, các công việc này chỉ đƣợc phân công cho một hoặc hai người thực hiện trong một số công việc và thời điểm nhất định. Các công việc nhƣ thiết lập hệ thống báo cáo kế toán nội bộ, phân tích chi phí ở mức độ chuyên sâu phục vụ cho việc cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc ra quyết định chƣa đƣợc phân công thực hiện.
4.3.2 Tổ chức các nội dung KTQT chi phí đào tạo
4.3.2.1 Xây dựng định mức chi phí đào tạo
Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 873/QĐ-TTg ngày 17 tháng 6 năm 2015 về việc phê duyệt Đề án thí điểm đổi mới cơ chế hoạt động của Học viện Nông nghiệp Việt Nam giai đoạn 2015 – 2017, thực hiện đề án đó Học viện đƣợc quyền tự quyết mức thu học phí Tuy nhiên nếu đƣa ra mức học phí quá cao sẽ tạo ra một áp lực đối với sinh viên đồng thời vô hình chung làm giảm sức “cạnh tranh” với các trường đào tạo khác, nếu đưa ra mức học phí thấp hơn chi phí đào tạo, về lâu dài là điều không thể Vậy việc tính toán một cách chính xác chi phí đào tạo đơn vị cho một sinh viên đối với từng ngành/chuyên ngành (hiện nay, Học viện đang đào tạo 68 chương trình đại học ở 28 ngành và chuyên ngành, trong đó có 2 chương trình tiên tiến, 2 chương trình đào tạo chất lượng cao và 9 chương trình đào tạo theo định hướng nghề nghiệp ứng dụng) là việc vô cùng quan trọng và cấp bách Đây là căn cứ quan trọng nhất để có quyết định mức thu học phí cho phù hợp. a Khối lượng đào tạo theo ngành/chuyên ngành
Khối lƣợng đào tạo theo từng ngành đào tạo đại học tại Học viện đƣợc tổng hợp theo Bảng 4.4 Theo đó, số lượng tín chỉ của cả chương trình học được tách riêng giữa phần lý thuyết và phần thực hành, thực tập Đây là cơ sở để xác định chi phí đào tạo cho từng ngành đó.
Bảng 4.4 Chi tiết khối lƣợng đào tạo của từng ngành
Ngành/Chuyên ngành Số tín chỉ trong chương trình
Tổng số Lý thuyết Thực hành
5 Công nghệ Rau hoa quả và Cảnh quan 128 90,5 37,5
8 Công nghệ sau thu hoạch 128 93,5 34,5
54 b Xác định chi phí đào tạo theo từng ngành/chuyên ngành Để xác định chi phí đào tạo cho từng ngành, tác giả đề nghị phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với đối tƣợng chịu phí: Chi phí lao động trực tiếp, Chi phí vật chất và chi phí quản lý chung đƣợc phân bổ cho từng đối tƣợng.
- Chi phí lao động trực tiếp: Chi phí này bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản trích theo lương của cán bộ, giảng viên trực tiếp giảng dạy Trên cơ sở số lƣợng tuyển sinh hàng năm kết hợp với nguồn lực giảng viên hiện có, Học viện xác định số lớp lý thuyết và thực hành Theo đó, số lớp lý thuyết đƣợc xác định theo sỹ số bình quân hiện nay là 40 sinh viên/lớp (đối với các lớp học ngoại ngữ và giáo dục thể chất), 70 sinh viên/lớp (đối với các lớp còn lại) và lớp thực hành là dưới 25 sinh viên/nhóm Số tiết quy đổi được xác định dựa trên khối lượng đào tạo theo chương trình đào tạo và cách tính số tiết quy đổi (được quy định tại điều 12 Chi thanh toán giờ giảng, coi thi, chấm bài trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện) Đơn giá giảng dạy được tính trên cơ sở lương bình quân và tiền vƣợt giờ của giảng viên dạy ở các bộ môn chi tiết cho từng môn học (tổng tiền lương và vượt giờ hàng năm của bộ môn chia cho số tiết quy đổi mà bộ môn đó thực hiện) Kết quả tính toán định mức chi phí lao động trực tiếp bình quân mỗi sinh viên/năm theo ngành nhƣ sau:
Bảng 4.5 Chi phí lao động trực tiếp theo ngành đào tạo đại học tại Học viện năm 2017
Chi phí lao động trực tiếp
TT Ngành Số sinh Số tiết Đơn giá/ Số tiền Chi phí/SV viên quy tiết (ng.đ) (tr.đ) /năm (tr.đ) đổi/năm
8 Công nghệ sau thu hoạch 578 16.003 201,19 3.219,72 5,57
- Chi phí vật chất trực tiếp: Chi phí vật chất bao gồm các khoản chi vật tƣ, năng lượng (điện, nước, xăng dầu…) dùng cho thực hành môn học, thực tập giáo trình, vật tƣ giảng dạy cho giảng viên… Số giờ thực hành đƣợc xác định dựa trên khối lƣợng đào tạo theo chương trình đào tạo và cách tính số giờ thực hành
(đƣợc quy định tại điều 12 Chi thanh toán giờ giảng, coi thi, chấm bài trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện) Đơn giá thực hành đƣợc xác định dựa trên mức vật tƣ tiêu hao cho thực tập, thực hành của mỗi môn học theo từng ngành đào tạo (Kinh phí khoán cho các khoa chuyên môn) Các loại vật tƣ, mức tiêu hao năng lƣợng đƣợc tính cho các ngành đào tạo dựa trên số sử dụng thực tế của khoa và ngành đó Kết quả tính toán định mức chi phí vật tƣ sử dụng trực tiếp cho đào tạo bình quân cho mỗi sinh viên/năm theo từng ngành đào tạo đƣợc thể hiện nhƣ bảng 4.6 sau:
Bảng 4.6 Chi phí vật tƣ theo ngành đào tạo đại học tại Học viện năm 2017
TT Ngành Số sinh Số tiết thực Đơn giá/ Số tiền Chi phí/SV/ viên hành/năm tiết (ng.đ) (tr.đ) năm (tr.đ)
5 Công nghệ Rau hoa quả
8 Công nghệ sau thu hoạch 578 149.558 16,50 2.467,70 4,27
Nguồn: Ban Tài chính và Kế toán
- Chi phí chung của Học viện: Chi phí này bao gồm các khoản chi lương của bộ phận lao động gián tiếp, năng lượng (điện, nước, xăng dầu…) dùng chung cho cả Học viện (bao gồm cả điện, nước sử dụng cho các khu giảng đường); chi phí dụng cụ, máy móc thiết bị chuyên dùng (sửa chữa, thay thế) và chi phí quản lý khác Các khoản chi phí chung của Học viện đƣợc phân bổ cho các ngành đào tạo theo số sinh viên có mặt thực tế Riêng đối với chi phí dụng cụ, máy móc thiết bị chuyên dùng đƣợc phân bổ theo giá trị cho từng khoa chuyên môn và chuyên ngành đào tạo Kết quả tính toán phân bổ định mức chi phí chung củaHọc viện bình quân mỗi sinh viên/năm theo từng ngành đào tạo đƣợc thể hiện ở bảng 4.7 sau:
Bảng 4.7 Chi phí gián tiếp theo ngành/chuyên ngành đào tạo đại học tại Học viện năm 2017
Số SV Khấu Sửa Lao Chi phí Chi
TT Ngành CCDC, gián tiếp quy đổi hao chữa TS, động gián tiếp phí/SV/năm
TSCĐ thiết bị gián tiếp khác
5 Công nghệ Rau hoa quả và
8 Công nghệ sau thu hoạch
Nguồn: Ban Tài chính và Kế toán
- Chi phí đào tạo cho một sinh viên theo từng ngành:
Từ các bảng số liệu tính chí tiết cho các loại chi phí đào tạo ở trên, chi phí đào tạo cho một sinh viên hàng năm theo ngành đào tạo nhƣ ở bảng 4.8:
Bảng 4.8 Chi phí đào tạo đơn vị theo ngành/chuyên ngành đào tạo đại học tại Học viện năm 2017
Chi phí đào tạo/sinh viên/năm (tr.đ)
STT Ngành Chi phí Chi phí vật Chi phí
Chi phí đơn lao động chất trực gián tiếp vị/SV/năm trực tiếp tiếp phân bổ
Nguồn: Ban Tài chính và Kế toán Qua bảng trên ta thấy các ngành kỹ thuật thuộc khối Nông – Lâm - Ngƣ đều đòi hỏi chi phí đào tạo lớn nhƣng mức độ xã hội hóa lại thấp Theo quan điểm hiện tại, hoạt động đào tạo là dịch vụ nên việc xây dựng mức thu học phí phải trên nguyên tắc bù đắp chi phí đào tạo và có lợi nhuận nhằm mục đích đầu tƣ phát triển Tuy nhiên mức học phí hiện tại tại Học viện đa phần các ngành (trừ các ngành đào tạo theo nhu cầu xã hội) chỉ bù đắp đƣợc chi phí trực tiếp Hơn nữa thực tế đào tạo tại Học viện cho thấy sinh viên theo học những ngành này trên 95 đến từ khu vực nông thôn, miền núi nên việc tăng học phí những ngành trên là điều cần phải cân nhắc Đây là một trong những bất cập đối với những trường đào tạo ngành Nông – Lâm – Ngư nói chung và Học viện nói riêng.
4.3.2.2 Dự toán chi phí đào tạo
Tổ chức xây dựng dự toán chi phí đào tạo là một chức năng, một công tác
- Tổ chức xây dựng dự toán về lượng thường được thực hiện ở các phòng ban chức năng nhƣ Ban Quản lý đào tạo, Ban Tổ chức cán bộ, Ban Quản lý cơ sở vật chất và Đầu tƣ, các khoa chuyên môn… bao gồm các dự toán: chỉ tiêu tuyển sinh ở từng bậc và từng hệ đào tạo; kế hoạch đào tạo, tuyển dụng cán bộ công chức, kế hoạch đầu tƣ xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị phục vụ quản lý và giảng dạy… Do đƣợc xây dựng ở các phòng ban chức năng, nên nhân sự xây dựng dự toán về lƣợng là người kiêm nhiệm, do Trưởng các đơn vị chức năng tổ chức chỉ đạo, xây dựng.
- Dự toán chi tiền đƣợc xây dựng trên cơ sở các dự toán về lƣợng đã đƣợc xây dựng do các phòng ban chức năng Dự toán chi tiền tổng thể của toàn Học viện đƣợc xây dựng trên cơ sở cân đối tổng nguồn thu, chi của toàn Học viện sau đó phân bổ cho từng nhiệm vụ Dự toán chi đƣợc thực hiện bởi một bộ phận chuyên trách tại Ban Tài chính và Kế toán.Trên cơ sở chiến lƣợc phát triển dài hạn và từng thời kỳ các trường tiến hành xây dựng dự toán cho phù hợp Các dự toán Học viện xây dựng bao gồm:
- Dự toán thu hoạt động đào tạo đƣợc xây dựng chi tiết cho từng năm theo từng nguồn dựa trên cơ sở số lƣợng sinh viên dự kiến tuyển sinh và mức thu học phí dự kiến hàng năm.
- Dự toán chi đào tạo đƣợc xây dựng chi tiết hàng năm trên cơ sở cân đối nguồn thu và chi Dự toán chi bao gồm: chi thanh toán cá nhân, chi nhiệm vụ chuyên môn, chi mua sắm, chi khác Các khoản chi đƣợc xây dựng trên cơ sở dự kiến từng nội dung chi và định mức chi hoặc trên cơ sở số liệu năm trước ước đoán tỷ lệ phát triển của từng khoản chi.
Đánh giá công tác kế toán quản trị chi phí đào tạo tại học viện nông nghiệp Việt Nam 80 1 Ƣu điểm
Công tác kế toán ở đơn vị chủ yếu là kế toán tài chính, song bên cạnh đó đơn vị cũng thực hiện đƣợc một số nội dung thuộc lĩnh vực KTQT nhƣ:
- Tổ chức bộ máy kế toán: Học viện hiện nay đã xây dựng mô hình kế toán theo đúng quy định của Nhà nước, với bộ phận kế toán hiện tại đã phần nào đápứng nhu cầu thông tin của các cơ quan quản lý Nhà nước và Ban Giám đốc Tuy nhiên, do Học viện chƣa bố trí hệ thống KTQTCP đào tạo đầy đủ, nên thông tin đƣợc kế toán cung cấp chủ yếu đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nước trong khi nhu cầu về thông tin KTQTCP đào tạo là rất lớn, nhƣng kế toán của Học viện chƣa đáp ứng đƣợc.
- Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán: Bước đầu Học viện đã bố trí Trưởng Ban TC&KT cùng các thành viên Ban kiêm nhiệm để thực hiện các công việc, nội dung của KTQT nhƣ xây dựng định mức, dự toán,… Do kiêm nhiệm nên hiệu quả của các nhân viên này đối với KTQT chi phí đào tạo là chƣa cao, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu về thông tin KTQTCP đào tạo.
- Tổ chức xây dựng định mức chi phí: Định mức chi phí đƣợc Ban TC&KT xây dựng kiểm soát dựa trên cơ sở bản quy chế chi tiêu nội bộ và các văn bản pháp luật của Nhà nước và chủ yếu xây dựng định mức cho từng hoạt động, dự án, đề tài, bộ phận,… Các định mức về lƣợng đƣợc các bộ phận chức năng xây dựng nhƣ: Ban Quản lý đào tạo, Ban QLCSVC&ĐT, Văn phòng Học viện… Định mức về giá được xây dựng trên cơ sở các định mức của Nhà nước có sự điều chỉnh theo đặc thù của hoạt động Thông qua bản quy chế chi tiêu nội bộ, các định mức là công cụ kiểm soát chi phí hoạt động và nhiệm vụ của các đơn vị trong Học viện.
Tổ chức thu nhận thông tin ban đầu: Nhìn chung hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo tài chính đƣợc Học viện tổ chức đầy đủ, khá hợp lý Hệ thống chứng từ đƣợc lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành Bên cạnh đó Học viện cũng lập một số báo cáo KTQT đặc thù nhƣ Báo cáo chi phí, Báo cáo quyếttoán kinh phí lớp học, đặc biệt là các lớp học ngắn hạn.
- Chấp hành tốt quy định về việc lập dự toán hàng năm đối với các đơn vị sự nghiệp công lập Dự toán ngân sách hoạt động hàng năm tại đơn vị có sự kết hợp với các phòng ban với các đơn vị chuyên môn, do đó thu hút đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của cấp quản lý thuộc các bộ phận khác trong đơn vị vào quá trình lập dự toán, chính vì vậy làm cho thông tin lập dự toán đƣợc chi tiết, cụ thể hơn.
Bên cạnh những ƣu điểm kể trên thì việc thực hiện nội dung KTQT còn có một số hạn chế sau:
- Bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán hiện nay đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung tại Ban TC&KT Tổ chức KTQT đƣợc kết hợp giữa Ban TC&KT và các bộ phận khác (Tổ chức cán bộ, Quản lý Đào tạo, QLCSVC&ĐT, Văn phòng Học viện…) Với việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp sẽ phát huy đƣợc thế mạnh trong công tác xây dựng định mức chi phí, xây dựng dự toán (đặc biệt là định mức về lƣợng) Tuy nhiên mô hình này có nhƣợc điểm là thông tin KTQTCP đào tạo bị phân tán ở nhiều bộ phận nên khi Ban Giám đốc có nhu cầu về thông tin KTQTCP đào tạo cần mất thời gian để biết lấy thông tin ở đơn vị nào và thông tin thường bị thiếu tính hệ thống.
- Nhận diện chi phí đào tạo: Việc nhận diện chi phí chủ yếu theo nội dung kinh tế, phù hợp với quy định trong quản lý Nhà nước Các tiêu thức nhận diện chưa được các trường áp dụng.
- Xây dựng dự toán chi phí đào tạo: Mặc dù đã thực hiện khá tốt công tác lập dự toán trong hoạt động đào tạo, tuy nhiên, kinh phí xây dựng trong các dự toán đƣợc tính theo thời kỳ hoặc tính cho từng dự án, hợp đồng hoặc vụ việc cụ thể nên phần cơ sở vật chất chƣa không đƣợc tính đến để phân bổ.
- Xác định chi phí cho đối tƣợng chịu chi phí đào tạo: Hiện nay, Học viện đã xác định chi phí trực tiếp cho các đối tƣợng chịu chi phí bằng việc sử dụng phương pháp xác định chi phí theo công việc và đặt mã chương trình cho từng đối tƣợng cụ thể Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí gián tiếp cho từng công việc, dự án cụ thể chƣa đƣợc thực hiện.
- Phân tích biến động chi phí: Việc phân tích biến động chi phí đào tạo chủ yếu là đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán chi phí hoặc đánh giá kết quả thực hiện của kỳ này so với các kỳ trước đó cơ bản đã được thực hiện, tuy nhiên báo cáo phân tích này chỉ đƣợc thực hiện đều đặn theo năm chứ chƣa theo từng chương trình, khóa học.
- Việc ứng dụng phân tích mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận: Học viện chƣa sử dụng mô hình tính toán để ra quyết định đối với việc tuyển sinh, lựa chọn chuyên ngành đào tạo, loại bỏ những chuyên ngành đào tạo không hiệu quả những quyết định này chủ yếu dựa trên phân tích nhu cầu xã hội và hiệu quả theo quy mô.
- Về báo cáo KTQT chi phí đào tạo: Hệ thống báo cáo KTQT chi phí đào tạo chƣa nhiều, chủ yếu báo cáo trong phạm vi tình hình thu – chi chứ chƣa có sự phân loại chi phí để đƣa ra quyết định Đối với các báo cáo phát sinh do các Bộ,Ngành yêu cầu báo cáo, nhân viên kế toán hoàn toàn chủ động sử dụng thông tin đã hạch toán trong phần mềm Do trong quá trình hoạch toán còn xảy ra sai sót, thiếu thông tin dẫn đến việc tổng hợp khó khăn.
Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác ktqt chi phí đào tạo tại học viện nông nghiệp việt
4.5.1 Cơ sở đề xuất giải pháp
4.5.1.1 Định hướng trong công tác tổ chức KTQT chi phí đào tạo Để tổ chức công tác KTQT chi phí đào tạo tại Học viện trong điều kiện hiện nay cần phải xác định lộ trình gồm 02 giai đoạn đó là:
- Giai đoạn 1: Giải quyết những nội dung có tính chất cơ bản và cấp thiết phù hợp với nguồn nhân lực hiện có, giúp cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc và Hội đồng Học viện Thực hiện giai đoạn này, ta nên chủ yếu tập trung vào một số nội dung cụ thể nhƣ hoàn thiện công tác lập dự toán, công tác tập hợp chi phí và phân tích biến động chi phí, công tác tổ chức thông tin phục vụ ra quyết định.
- Giai đoạn 2: Tổ chức KTQT chi phí đào tạo một cách có hệ thống và đầy đủ các nội dung để biến KTQT chi phí đào tạo trở thành công cụ trong quản lý và điều hành hoạt động lãnh đạo của Học viện.
4.5.1.2 Yêu cầu tổ chức KTQT chi phí đào tạo:
Tổ chức KTQTchi phí đào tạo là một nội dung cơ bản của tổ chức KTQT có tác động đến cách thức và hiệu quả quản trị của tổ chức Do vậy, việc tổ chứcKTQT chi phí đào tạo có đạt đƣợc thành công hay không có mang lại hiệu quả quản trị hay không phụ thuộc vào việc tổ chức có đáp ứng đƣợc yêu cầu của nhà quản trị hay không Yêu cầu tổ chức KTQT chi phí đào tạo trong trường đại học công lập bao gồm:
- Cung cấp kịp thời và đầy đủ về định mức chi phí, dự toán, kế hoạch để các nhà quản trị có phương hướng phân tích, đánh giá đưa ra quyết định phù hợp.
- Các thông tin cung cấp đều phải xuất phát từ nhu cầu của các nhà quản trị và đặc thù trong hoạt động của từng trường đại học.
- Các thông tin cần chi tiết, thuận tiện cho quá trình phân tích đánh giá đƣa ra quyết định phù hợp cho từng mục tiêu khác nhau.
4.5.1.3 Nguyên tắc tổ chức KTQT chi phí đào tạo: Để cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin về tình hình về chi phí đào tạo, kiểm soát chi phí đào tạo nhằm phát huy tối đa vai trò của tổ chức KTQTchi phí đào tạo trong hệ thống KTQT trong các đơn vị cung cấp dịch vụ, việc tổ chức KTQT cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc phù hợp: Khi tổ chức KTQTCP cần bố trí bộ máy phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng đơn vị cũng nhƣ trình độ quản trị của nhà quản trị. Ngoài ra, cũng cần dựa trên nhu cầu về thông tin KTQTCP của nhàquản trị để lựa chọn nội dung KTQTCP cho phù hợp.
- Nguyên tắc trọng yếu: Việc tổ chức KTQTCP cần phải chú trọng đến các vấn đề mang tính trọng yếu, các khoản mục, vấn đề có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị đƣợc coi là trọng yếu.
- Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: Việc tổ chức KTQTCP phải đảm bảo vừa hiệu quả vừa cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời Tránh tình trạng tổ chức bộ máy cồng kềnh, lãng phí, vận hành không linh hoạt, kém hiệu quả.
- Nguyên tắc khách quan: Trong nền kinh tế thị trường các đơn vị nói chung, các trường đại học công lập nói riêng phải chịu chi phối bởi các quy luật khách quan như: giá trị, cung - cầu để tồn tại và phát triển Các trường đại học công lập vơi vai trò là đơn vị kinh doanh dịch vụ luôn phải đổi mới về mọi mặt và đồng thời cũng phải nâng cao trình độ quản trị Tổ chức KTQTCP cũng phải chịu tác động của các quy luật khách quan đó Do vậy KTQTCP cũng phải luôn đổi mới để phù hợp với trình độ quản trị của đơn vị, từ đó hệ thống KTQTCP sẽ cung cấp kịp thời và đầy đủ thông tin cho nhà quản trị để ra quyết định.
- Tính phối hợp: Tránh tình trạng lãng phí tại các trường đại học công lập, khi tổ chức KTQTCP cần phối hợp giữa KTQT và KTTC Thông tin đƣợc cung cấp bởi KTTC có giá trị sử dụng đối với KTQT.
4.5.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy KTQT Để tổ chức bộ máy kế toán vừa phát huy đƣợc khả năng của các cá nhân, tính chuyên nghiệp hóa trong công việc nhƣ xây dựng định mức, dự toán,… vừa tổ chức đƣợc hệ thống thông tin KTQTCP đào tạo có hệ thống phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban Giám đốc thì việc tổ chức nhân sự thực hiện công việc KTQT đào tạo về Ban TC&KT như hiện nay là không phù hợp Dưới đây, tôi đề xuất mô hình tổ chức KTQTCP theo mô hình hỗn hợp.
Ban Tài chính và Kế toán
Kế toán tài chính Kế toán quản trị
Các phòng, ban chức năng và các khoa chuyên môn
Kế Kế Kế Kế Xây toán toán toán toán dựng thanh thu, vật tƣ tổng dự toán đề chi và hợp toán về tài, chi TSCĐ giá trị thường xuyên
Tƣ vấn ra quyết định
Xây Xây dựng dựng định dự mức toán về về lƣợng lƣợng
Sơ đồ 4.2 Mô hình tổ chức bộ máy KTQT chi phí đào tạo (đề xuất)
Theo mô hình hỗn hợp, hai bộ phận kế toán tài chính và KTQT đƣợc bố trí thực hiện chức năng của mình tại Ban TC&KT nhƣ mô hình kết hợp… Tuy nhiên bộ phận KTQT không thực hiện toàn bộ chức năng, công việc mà kết hợp với các bộ phận phòng ban khác (Văn phòng Học viện, tổ chức cán bộ, Quản lý đào tạo, các khoa chuyên môn…) để thực hiện một số chức năng công việc (xây dựng định mức, dự toán…) Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban chức năng là xác định các nguồnlực tiêu hao về mặt hiện vật, xây dựng định mức, dự toán về mặt lượng, hiện vật Trên cơ sở các định mức, dự toán dưới dạng hiện vật, số lƣợng bộ phận KTQT sẽ xây dựng dự toán về tiền và thực hiện các chức năng khác của KTQT.
4.5.2.2 Giải pháp hoàn thiện về tổ chức các nội dung KTQT chi phí a Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống dự toán chi phí đào tạo
Hệ thống dự toán là công cụ quản lý quan trọng trong, nó giúp kiểm soát trong quá trình hoạt động và đánh giá hoạt động khi đã hoàn thành Dự toán hiện nay tại Học viện chủ yếu đƣợc lập theo năm tài chính Để giúp chủ động trong quá trình hoạt động, khi xây dựng dự toán chi phí đào tạo cần phân bổ theo thời gian thực hiện Nhƣ vậy, dự toán chi phí phân bổ theo thời gian nhƣ tháng, quý. Với dự toán đƣợc phân bổ theo thời gian Học viện sẽ chủ động trong quá trình chi tiêu, từ đó có những điều chỉnh kịp thời đối với những khoản chi vƣợt mức so với dự toán vào giai đoạn (tháng, quý) sau.
