Bài giảng môn tin học đại cương chương 3 học viện ngân hàng

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Chương III Microsoft Office Word  2010 Hà Nội – 2015 Nội dung 6/22/18 Chương III. Microsoft Office Word 2010 1. Làm quen với Microsoft Word 2010 v v v v v v v v Tìm hiểu giao diện phần mềm Các chế độ xem tài liệu Biên tập văn bản Bảo vệ văn bản Lưu văn bản Chia sẻ văn bản Sử dụng các loại văn bản mẫu Tài liệu chủ 6/22/18 Chương III. Microsoft Office Word 2010 Tìm hiểu giao diện phần mềm Quick Access Toolbar Thẻ ngữ cảnh Ribbon Thước Thanh trạng thái (Status bar) 6/22/18 Chương III. Microsoft Office Word 2010 Tìm hiểu giao diện phần mềm v Các thẻ trên Ribbon § § § § § 6/22/18 § Home: Các chức năng cơ bản: Font, Paragraph,  Styles… Insert: Chèn thêm các đối tượng: Table, Chart,  Picture… Page Layout: Thiết lập bố cục, định dạng trang,  đoạn References: Tham thiếu trong tài liệu Mailings: Soạn thảo thư Chương III. Microsoft Office Word 2010 Tìm hiểu giao diện phần mềm v Giao diện Backstage 6/22/18 Chương III. Microsoft Office Word 2010 Tìm hiểu giao diện phần mềm v Các chế độ xem tài liệu Các chế độ xem tài liệu Print Layout: Hiển thị đầy đủ nội dung như khi  in § Full Screen Reading: Hiển thị văn bản dưới dạng  2 trang hiển thị cùng lúc § Web Layout: Hiển thị tương tự như trên trình  duyệt § Outline: Hiển thị các ký hiệu để ẩn/hiện các cấp  Chươả ng III. Microsoft Office Word 2010 6/22/18 của văn b n § Điều chỉnh chế độ thu phóng  tài liệu v  Thay đổi chế độ thu  phóng § View  Zoom § Nhóm chức năng  Zoom trên thanh  trạng thái § Ctrl + lăn bánh xe  chuột 6/22/18 Chương III. Microsoft Office Word 2010 Biên tập văn bản Tạo tài liệu § File  New (nhấn Ctrl + N để tạo tập tin mới) § Chọn Blank Document, nhấn Create để tạo tài  liệu mới § Nhấn Enter để ngắt đoạn hoặc tạo dịng trống  (Shift + Enter: nhập ký hiệu cắt dịng mà khơng  kết thúc đoạn) § Nếu cần thiết, nhấn nút Show/Hide trong thẻ  Home v Thanh cơng cụ mini § Mini toolbar xuất hiện khi người dùng chọn/nháy  ộng III. Microsoft Office Word 2010 t Chươ 6/22/18 phải chu v Biên tập văn bản v Sao chép/cắt dán văn bản § Sao chép/cắt:  • • • • § Dán • • • v Chọn văn bản Nháy phải chuột chọn Copy hoặc Cut Phím tắt: Ctrl + C (Copy), Ctrl + X (Cut)  Nút Copy ,     Cut     trên nhóm Clipboard Đặt chuột tại vị trí cần dán Nhấn Paste Các tuỳ chọn dán nâng cao:  Paste Special Undo/Redo § Phím tắt: Ctrl + Z (Undo), Ctrl + Y (Redo) 6/22/18 Chương III. Microsoft Office Word 2010 10 Chú thích chân trang v Chú thích chân trang § Được sử dụng trong nhiều tài liệu để cung cấp  vngungccanidungctrớchdn Đ ChốnthờmchỳthớchdngFootNote ã Đ ChốnthờmchỳthớchdngEndnote ã Đ ReferencesInsertEndnote XoỏFootnote/Endnote • • 6/22/18 References  Insert Footnote Nhấn Delete Nhấn Backspace Chương III. Microsoft Office Word 2010 80 Mục lục cho văn bản v Mclcchonidung Đ Bc1.nhdngvnbn ã Đ Bc2.Tomclc ã ã 6/22/18 SdngcỏcHeading References  Table of Contents  Insert Table of  Contents Chọn các tuỳ chọn trong hộp thoại Chương III. Microsoft Office Word 2010 81 Mục lục cho văn bản v Mục lục cho hình ảnh/bảng biểu § Bước 1. Chèn tiêu đề chú thích cho hình  nh/bngbiu ã Đ Bc2.Tomclc ã ã 6/22/18 ReferencesInsertCaption ReferencesInsertTableofFigures Chncỏcthụngstronghpthoi Chương III. Microsoft Office Word 2010 82 7. Trộn thư v v Trộn thư Trộn phong bì và nhãn 6/22/18 Chương III. Microsoft Office Word 2010 83 Trnth v Trnth(MailMerge) Đ Tớnhnngchophộpngisdngkthpmt tiliuchớnhvmtngundliu Đ CụngcMailMergetrờnthanhRibbon ã ã • • 6/22/18 • Create: Tạo tài liệu dạng phong bì hoặc nhãn Start Mail Merge: Khởi động quá trình trộn thư Write & Insert Fields: Đưa nội dung vào thư Preview Results: Xem duyệt nội dung Chương III. Microsoft Office Word 2010 84 Trnth TrnthsdngMailMergeWizard TrongthMailings,chnStartMailMergeStepby v StepMailMergeWizard Đ Bc1:Chnkiutiliu ã ã 6/22/18 Chọn Letters Nhấn Next: Starting document Chương III. Microsoft Office Word 2010 85 Trộn thư v Trộn thư sử dụng Mail Merge  Wizard § Bước 2: Chọn tài liệu chính • • • • 6/22/18 Use the current document: Sử  dụng tài liệu hiện tại Start from a template: Sử  dụng một tập tin mẫu Start from existing document:  Sử dụng tài liệu có sẵn trong  máy tính Nhấn Next: Select recipients Chương III. Microsoft Office Word 2010 86 Trộn thư v Trộn thư sử dụng Mail Merge Wizard § Bước 3: Chọn nguồn dữ liệu để trộn • • 6/22/18 Nhấn Browse để chọn tập tin chứa dữ liệu Nhấn Next: Write your letter Chương III. Microsoft Office Word 2010 87 Trộn thư v Trộn thư sử dụng Mail Merge  Wizard Đ Bc4:Sonthoth ã ã 6/22/18 Thchinchốncỏctrngd liuvocỏcvtrớthớchhptrong tiliu NhnNext:Previewyourletters ChngIII.MicrosoftOfficeWord2010 88 Trnth v TrnthsdngMailMergeWizard Đ Bc5:Xemtrcnidungth ã ã ã 6/22/18 Tìm kiếm: find Recipient Điều chỉnh danh sách dữ liệu:  Edit recipient list Nhấn Next: Complete the merge Chương III. Microsoft Office Word 2010 89 Trộn thư v Trộn thư sử dụng Mail Merge Wizard § Bước 6: Hồn thiện • 6/22/18 In, gửi theo thư điện tử, lưu trữ hay soạn thảo lại các  nội dung một cách riêng biệt Chương III. Microsoft Office Word 2010 90 Trộn thư v Trộn thư sử dụng Ribbon § 1. Chọn thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail  Merge, chọn Start Mail Merge, nhấn vào mục  Letters để chọn hình thức trộn thư § 2. Nhấn Select Recipients để chọn danh sách  muốn trộn cùng nội dung chính • • • § 3. Đưa các trường vào vị trí cần thiết • 6/22/18 Type New List: tự nhập danh sách mới Use Existing List: chọn từ một danh sách đang có Select From Outlook Contacts: lấy danh sách có  trong Microsoft Outlook Nhấn Insert Merge Field chọn trường muốn thêm  91 vo.ChngIII.MicrosoftOfficeWord2010 Trnth v TrnthsdngRibbon Đ 4.Kimtracỏcthụngtin ã ã Đ 5.NhnnỳtFinish&Mergechnthaotỏcin, soạn thảo hay gửi e­mail.  • • • 6/22/18 Nhấn nút Preview Results: hiển thị kết quả sau khi  trộn thư.  Next Record, Previous Record, First Record, Last  Record để duyệt qua các bức thư Edit Invididual Documents: Soạn thảo từng thư Print Documents: In thư Send e­mail messages: Gửi e­mail Chương III. Microsoft Office Word 2010 92 Trộn phong  bì và nhãn v Thao tác trộn phong bì/nhãn § 1. Chọn thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail  Merge, chọn Start Mail Merge • • § 2. Nhấn Select Recipients để chọn danh sách  muốn trộn cùng nội dung chính • • • 6/22/18 Nhấn Labels để chọn hình thức trộn nhãn, chọn loại  nhãn trong hộp thoại Label Options Nhấn Envelops để chọn trộn phong bì, chọn loại  phong bì trong hộp thoại Envelope Options Type New List: Tự nhập danh sách mới Use Existing List:  Chọn từ một danh sách đang có Select From Outlook Contacts : Lấy danh sách có  trong Microsoft Outlook 93 Chương III. Microsoft Office Word 2010 Trộn phong  bì và nhãn v Thaotỏctrnphongbỡ/nhón Đ 3.acỏctrngvovtrớcnthit ã ã Đ 4.Kimtracỏcthụngtin ã ã § 6/22/18 Trong thẻ Mailing, nhóm Write & Insert Fields, nhấn  Insert Merge Field dể chọn trường muốn thêm vào Lặp lại thao tác trên cho các vị trí khác Nút Preview Results: hiển thị kết quả sau khi trộn  thư.  Nút Next Record, Previous Record, First Record,  Last Record để duyệt qua các bức thư 5. Nhấn nút Finish & Merge để chọn thao tác in,  soạn thảo hay gửi e­mail Chương III. Microsoft Office Word 2010 94