Bài giảng môn tin học đại cương chương 4 học viện ngân hàng

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ Chương 4 PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN  TỬ MS EXCEL 2010 Bài giảng của Khoa Hệ thống thơng tin Quản lý Nội dung Làm quen với môi trường làm việc Excel 2010 2 › Tổng quan bố cục giao diện trong Excel  › Định dạng trong sổ tính excel 2010 › Tổ chức trang tính và bảng › Các đối tượng đồ họa trong excel › Tùy chỉnh và nâng cao mơi trường excel 2010 Các hàm số phân tích liệu với Excel 2010 1 ­ Các khái niệm cơ bản  ­ Sổ tính và trang tính là gì? Sổ tính có tên ngầm định là  Book1, Book2 … Trang tính có tên ngầm định là  Sheet1, Sheet2 … 2 – Các thành phần giao diện trong Excel Các thành phần giao diện The Quick Access toolbar Mơ tả Cơng cụ truy xuất nhanh The Ribbon Phần  chứa  các  thẻ,  nhóm  lệnh,  lệnh  thực  thi  các  tác  vụ khác nhau The Formula Bar Chứa dữ liệu của một ơ (có thể là cơng thức hay hàm) The task pane Vùng xuất hiện khi sử dụng một s ố tính năng xác định  của Excel (clipboard, recovery…) The status bar Là vùng hiển thị một số thơng tin hữu ích cho bạn như  thanh  trượt  phóng  to/thu  nhỏ  hay  các  trạng  thái  tùy  chỉnh Customize Quick Access Toolbar cơng cụ tùy chỉnh 2 ­ Các thành phần giao diện trong Excel Sổ/bảng tính Bộ cơng cụ Ribbon gồm các nhóm chức  năng chính của EXCEL  Các trang tính 2 ­ Các thành phần giao diện trong Excel Khu vực trang tính Các trang tính có cấu trúc giống nhau Mỗi trang tính đều:  Có 16 384 cột: từ A đến XFD (Ctrl + ↑ )  Có 1 048 576 dịng: từ 1 đến 1 048 576 (Ctrl + → ) Trang tính thời Khu vực Zoom  trang tính 2 ­ Các thành phần giao diện trong Excel Hủy bỏ nội dung vừa nhập Chèn hàm Lưu nội dung vừa nhập Thanh công thức: hiện nội  dung ô hiện thời 2.1 – Giao diện Ribbon - Tab ribbon: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data,  Review, View,…  • - - Thẻ ngữ cảnh (Contextual tab) Nhóm ribbon: Font, Alignment, Number, … Command: Paste, Conditional Formating, Format as table,  Sort & Filter, … Các thẻ trên thanh Ribbon Dùng để hiển thị Backstage, chứa các câu lệnh thơng dụng nhất trong Excel  như in ấn, lưu, tạo mới hay chia sẻ sổ tính Các thẻ trên thanh Ribbon Thẻ Home: Thực hiện các chức năng cơ bản như định dạng bảng,  thêm/sửa style, thêm các định dạng căn bản cho ơ dữ liệu Nhóm hàm cơ sở dữ liệu (Database) v TÊN_HÀM_CSDL (database,field,criteria) § Database: Vùng CSDL là tồn bộ hoặc một phần  CSDL ban đầu § Field: Tên trường (thơng qua địa chỉ ơ chứa tên  trường) hoặc tương ứng là cột thuộc tính thứ n trong  vùng CSDL đã chọn § Criteria: Vùng tiêu chuẩn là miền ơ chứa tên trường và  biểu thức chứa điều kiện của các bản ghi chịu tác  động của hàm Tên hàm Ý nghĩa M ộ t s ố  hàm CSDL DAVERAGE(database,field,criteria) Tính trung bình các giá trị thuộc tên trường/cột n  trong  vùng  CSDL  theo  điều  kiện  được  diễn  tả  ở  DMAX/DMIN(database,field,criteria) vùng tiêu chuẩn.   Lấy ra giá trị lớn nhất/nhỏ nhất thuộc tên trường/  cột n  trong vùng  CSDL theo  điều kiện  được diễn  DGET(database,field,criteria) tả ở vùng tiêu chuẩn Lấy  ra  giá  trị  thuộc  tên  trường/  cột  n  trong  vùng  CSDL  theo  điều  kiện  được  diễn  tả  ở  vùng  tiêu  DCOUNT(database,field,criteria) chuẩn Đếm  số  lượng  các  giá  trị  kiểu  số  thuộc  tên  trường/  cột  n  trong  vùng  CSDL  theo  điều  kiện  DCOUNTA(database,field,criteria) được diễn tả ở vùng tiêu chuẩn Đếm  số  lượng  ô  không  trống  thuộc  tên  trường/  cột n  trong vùng  CSDL theo  điều kiện  được diễn  DSUM(database,field,criteria) tả ở vùng tiêu chuẩn Tính tổng cộng các giá trị thuộc tên trường/ cột n  trong  vùng  CSDL  theo  điều  kiện  được  diễn  tả  ở  Ví dụ Phân nhóm dữ liệu (SUBTOTAL) v Bước 1: tiến hành sắp xếp dữ liệu (tăng dần hoặc giảm  dần) trên trường cần phân nhóm dữ liệu.  v Bước 2: lựa chọn vùng CSDL v Bước 3: Data – Subtotal.  Ví dụ Tính tổng thu nhập theo từng nhóm giới tính v Liên kết dữ liệu (tính năng GROUP and  OUTLINE) Tình huống 1: Người dùng chủ động thực hiện liên  kết các dịng/cột liền kề vào thành từng nhóm § Bước 1: (chỉ thực hiện khi muốn liên kết các dịng dữ  liệu vào từng nhóm): sắp xếp dữ liệu trên trường sẽ  phân nhóm dữ liệu.  § Bước 2: chọn các dịng/ cột dữ liệu cần liên kết trong  một nhóm.  § Bước 3: chọn Data – Group – Group  Ví dụ v Liên kết dữ liệu (tính năng GROUP and  OUTLINE) Tình huống 2: Excel sẽ tự động thực hiện liên kết  cột khi phát hiện thấy dữ liệu trên các cột liền kề có  liên quan lẫn nhau qua cơng thức/hàm § Bước 1: Đưa chuột đến ơ bất kì trong vùng dữ liệu § Bước 2: Nhấn chọn Data ­ Group ­ Auto OutLine =>  sẽ  tự  động  xuất  hiện  các  liên  kết  dịng/cột  theo  các  cấp có thể được.  Chú ý: nếu trong CSDL khơng có mối liên kết giữa các cột  liền kề thì Excel sẽ từ chối thực hiện tính năng Auto  OutLine Bảng tham chiếu chéo ­ Pivot Table v Lựa chọn CSDL v Insert ­ PivotTable/ PivotChart   Cấu trúc bảng PivotTable Report Filter Mức tổng hợp dữ  liệu cao nhất  Phân tích dữ  liệu   Column Labels Mức tổng  hợp dữ  liệu cao  thứ nhì  Row Labels ∑ Values Thống  kê/tính  tốn  trên dữ  liệu  Ví dụ Với mỗi Tên đơn vị vay,  cho biết Ngày vay và  Thời hạn vay tương ứng  cùng với Tổng số tiền  phải trả của đơn vị vay  Ví dụ Biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ Phân tích xu hướng dữ liệu  v Sparkline v Trendline