Giáo trình thông tin học phần 1 đoàn phan tân

GIÁO TRÌNH DÄN CHỢ sIĐH VIÊN NGANH THONG TINS THUSVIEN\VA QUANSTRETHONGATIN PGS.TS ĐỒN PHAN TÂN THƠNG TIN HỌC GIÁO TRÌNH DÀNH CHO SINH VIÊN NGANH THONG TIN - THU VIEN VA QUAN TRI THONG TIN (In lần thứ hai, có sửa chữa bổ sung) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LOI NOI DAU Năm 1990, giáo trình “Cơ sở Thơng tin học" tác giả lần xuất Sự đời sách kịp thời đáp ứng với yêu cầu đổi nội dung chương trình nâng cao chất lượng đào tạo cán ngành thông tin - thu viện trường Đại học Văn hoá Hà Nội lúc Từ đến sách trở thành tài liệu phục vụ che hoạt động học tập, giảng dạy hệ đào tạo cán tiøgành thông tin - thư viện Mười năm qua, phát triển mạnh mẽ cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt việc ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin - thư viện làm nảy sinh nhiều vấn để mới, tạo bước phát triển lý luận thực tiễn thông tin học hoạt động thơng tin khoa học Ngồi nghiệp đào tạo cán thông tin - thư viện đặt yêu cầu mới, cao chất lượng Vì chúng tơi thấy cần phải viết lại “Cơ sở Thơng tin hoc” góc độ ngày hôm 8o với lần xuất bẩn năm 1990, lần sách cập nhật, bổ sung thêm nhiều nội dung mới, thời chương mục cấu trúc lại cho khoa học, chặt chẽ, logic với nội dung đó, sách mang tên mới, gọn kiến thức hơn: "Thông tin học”, “Thông tin học” cung cấp bản, hệ thống thông tin thông tin học, vấn để lý luận phương pháp trình xử lý khai thác thông tin Nội dung sách cấu thành ba phần, bao gồm chương Phần gồm chương chương 2, giới thiệu tổng quát khái niệm thông tin, trình thơng tin, thơng tin học vấn để liên quan đến quan hệ thông tin tiến xã hội Các khái niệm thông tin, thuộc tính thơng tin q trình thơng tin trình bày tiết chương xem đối tượng phạm vi nghiên cứu chủ yếu thông tin học Lịch sử phát triển thơng tin trình bày gắn bó hữu với lịch sử phát triển kỹ thuật công nghệ truyền tin Các khoa học liên quan thông tin, điều khiển học, ngôn ngữ học, tin học thiệu với nội dung tổng quát để nói lên thông tin khoa học đa ngành trình độ chuyển thơng tin tư liệu trình bày thơng tín hoạt động thơng tin khoa học, đồng lý thuyết giới khoa học cao Dây trình thời giới thiệu mở đầu cho trình xử lý khai thác thơng tin trình bày tiết phần hai Ngoài tác giả điểm qua lịch sử phát triển thông tin học hoạt động thông tin khoa học Việt Nam chương 2, bên cạnh việc khẳng định vai trị thơng tin nguồn lực phát triển kinh tế xã hội, sở hoạt động quản lý điều hành, giới thiệu vấn đề xã hội lên tác động bùng nổ thông tin công nghệ thông tin đại như: kinh tế thông tin, thị trường thơng tin, tượng tin học hố xã hội xã hội thông tin Phần hai gồm chương 3, 4, 5, 6, trình bày trình xử lý, lưu trữ, khai thác, phổ biến sử dụng thơng tin Đó vấn để lý luận phương pháp luận thơng tin học Nội dung trình bày tuân theo logic chặt chế: loại hình tài liệu gắn với nguồn tin vấn để bổ sung vốn tư liệu, xử lý thông tin gắn với sản phẩm thơng tin mà tạo ra, lưu trữ thơng tin để phục vụ cho việc tìm tin, quan đơn vị thơng tin có trách nhiệm đảm bảo dịch vụ thông tin phục vụ cho đối tượng người dùng tin Nội dung chương trình bày quan điểm hệ thống, đồng thời cập nhật vấn đề hoạt động thông tin tác động công nghệ thông tin đại như: sản phẩm thông tin điện tử, khổ mẫu biên mục đọc máy MARC, hệ thống thơng tin online, mạng thơng tin tồn cầu Internet Phần ba nội dung chương 7, trình bày kiến thức hệ thống thông tin Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ tổ chức quản lý, vai trị thơng tin hoạt động quản lý, chương giới thiệu hệ thống thông tin quản lý với trợ giúp máy tính điện tử Đó hệ thống thông tin tác nghiệp, hệ thống thông tin hỗ trợ định, hệ thống thông tin điểu hành hệ chuyên gia Cuến sách viết sở sách tên tác giả xuất năm 1990, giảng Thông tin học mà tác giả trình bày cho sinh viên ngành thơng tin - thư viện bậc đại học cao học, trường Đại học Văn hoá Hà Nội số kết đến nghiên cứu tác giả từ năm 1991 Trong trình biên soạn sách chúng tơi nhận đóng góp chân tình đồng nghiệp môn Thông tin học, khoa Thông tin - thư viện, chuyên gia làm việc trung tâm thông tin, thư viện Cho phép bày tổ lời cám ơn chân thành Mặc dù có nhiều cố gắng, song sách khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong góp ý nghiệp bạn đọc để sách tốt Hà Nội, tháng năm 2000 TÁC GIẢ _LỜI NÓI ĐẦU CHO LẦN XUẤT BẢN THỨ HAI Năm 2001 giáo trình “Thơng tin học” tác giả xuất Tác giả cảm kích trước thịnh tình mà bạn déng nghiệp sinh viên ngành thông tin - thư viện nước đành cho sách Từ đến nam Tit hon năm nay, nhiều bạn đồng nghiệp sở đào tạo ngành khích lệ tác giả cho tái giáo trình Khi tác giả nghĩ đến việc phải viết địng bổ sung, để hồn thiện thêm cập nhật nội dung cho sách “Trong lần xuất này, chương 1, tác giả viết rõ thêm mối quan hệ khái niệm thông tin, liệu tri thức; thông tin tốt; viết bổ sung thêm mục nghề thông tin yêu cầu lực đói với nghề thông tin Trong chương 2, tác giả thấy cần bổ sung thêm phần nói bối cảnh kinh tế giới môi trường bùng nổ thơng tin hội nhập kinh tế tồn cầu, dẫn đến việc đời thị trường thơng tín kinh tế thông tin Trong chương 3, nguồn thông tin truyền thống bổ sung thêm mục nói nguồn thông tin điện tử —- thông tin số công nghiệp nội dung số, khái niệm xuất năm gần Trong chương 4, ý nghĩa quan trọng nó, phần nói AACR2 giới thiệu kỹ tách thành tiểu mục riêng Ngày thư việ điện tử khơng cịn khái niệm, mà trở thành thực thể hữu, sinh động với cấu trúc rõ ràng mơ hình hoạt đoạn thời dung cứu, động hiệu Vì vậy, chương tác giả tách tiểu mục để viết riêng thư viện điện tử Ngoài này, đoạn sách, tác giả dành nhiều gian viết lại, viết thêm để làm rõ hơn, sâu nội da dé cập tới Đó kết tiếp thu, nghiên trải nghiệm tác giả lý luận thực tiễn thông tin học hoạt động thông tin khoa học năm qua Rất mong sách đóng góp phẩn nghiệp đào tạo cán ngành nhỏ bé Do điều kiện thời gian khả có hạn, sách khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong đóng góp bạn đồng nghiệp đông đảo bạn đọc gần xa Hà Nội tháng năm 2006 TÁC GIẢ MUC LUC LỜI NÓI ĐẦU LỚI NÓI ĐẦU CHO LẦN XUẤT BẢN THỨ HAI MUC LUC trang Chuong THONG TIN, CAC QUA TRINH THONG TIN VA 17 Théng tin 17 THONG TIN HOG 1.1 Khái tri thức niệm thông tin Dữ liệu, thông tin 1.2, Các đặc trưng thông tin tốt 1,3 Các yếu tố xử lý thơng tin Các thuộc tính thông tin 2.1 Giao lưu thông tin 2.3 Khối lượng thông tin 17 28 24 26 26 27 2.3 Chất lượng thông tin 27 2.4 Giá trị thông tin 2.5 Giá thành thông tin 29 Phân loại thông tin Sơ lược lịch sử phát triển kỹ thuật truyền tin 4.1 Tiếng nói 29 31 33 33 4.2 Chit viét 34 4.3 Kỹ thuật ấn lốt - Nghề in 36 4.4 Cơng nghệ thơng tin đại 37 Các q trình thơng tin 41 5.1 Q trình thơng tin 41 5.2 Thơng tin khoa học thông tin đại chúng 43 5.3 Dây chuyền thông tin tư liệu 45 51 Thông tin học khoa học liên quan 6.1 Thông tin học 61 6.2 Các khoa học liên quan 53 6.2.1 Lý thuyết thơng tin 54 6.2.2 Lý thuyết mã hóa 62 6.9.3 Điều khiển học 63 6.2.4 Ngôn ngữ học 64 6.2.5 Tin học 65 Vài nét lịch sử phát triển thông tin học 68 Nghề thông tin 73 Hoạt động thông tin khoa học Việt Nam 83 Chương THÔNG TIN VÀ TIẾN BỘ XÃ HỘI 91 Vai trị thơng tin 91 1.1 Thông tin nguên lực phát triển nguồn tài nguyên đặc biệt quốc gia 1.2 Thông tin yếu tố quan phát triển kinh tế sản xuất 1.38 Thơng 10 tin giữ vai trị hàng trọng thúc đầu đẩy 92 94 96 có hạn người, nhu cầu thơng tin khả thu nhận thông tin phù hợp Các quy luật phát triển tài liệu khoa ngày thể mặt sau đây: học kỹ thuật a Quy luật uễ gia tăng tài liệu Cùng với phát triển mạnh nghệ, đội ngũ người làm mẽ khoa học công khoa học tăng lên nhanh chóng Người ta dự đốn số cán khoa học kỹ thuật ngày chiếm tới 90% tổng số nhà khoa học nhân loại có từ trước đến Hệ tất yếu sản phẩm họ, tài liệu khoa học kỹ thuật tăng lên nhanh chóng Người ta thấy vòng từ 19 đến 15 năm, số lượng tài liệu khoa học kỹ thuật lại tăng lên gấp đôi Ngày nay, ngày giới có khoảng 2000 trang tạp chí khoa học kỹ thuật in ra, năm có tới triệu báo đăng tạp chí khoa học xuất định kỳ Người ta dự báo vòng 20 năm tới khơng có dấu hiệu phát triển chậm lại Do tăng nhanh số lượng nên chất lượng tài liệu khoa học kỹ thuật bị giảm sút Để khắc phục điều quan thơng tin phải tăng cường khâu chọn lọc xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống thông tin tự động hố mở rộng mạng lưới thơng tin quốc gia quốc tế b Quy luật uê tập trung tắn mạn thơng tin Quy luật hình thành đặc điểm phân hoá tổng hợp khoa học phát triển khoa học đại Quá trình phân hố theo chun mơn dẫn đến hình thành tài liệu 152 theo chun mơn hep Q trình liên kết khoa học hình thành tài liệu khoa học liên ngành Năm 1930, qua thống kê nhà thư viện học người Anh Bradford thấy rằng: Nếu xếp số tạp chí khoa học theo thứ tự giảm dần số báo chuyên ngành danh sách nhận ta tìm thấy “tạp chí hạt nhân” Số tạp chí không lớn, chiếm khoảng 10 - 15% số tạp chí, chứa đựng tới 90% số báo liên quan đến ngành Mối quan hệ biểu diễn biểu để sau: Tần xuất công dồn số báo Tần xuất cộng dồn số tạp 3” 42 Đ @ HD @ 100 Hình Biểu đồ xác định tạp chí hạt nhân Nhìn vào biểu để ta thấy có khoảng 10 - 15% số tạp chí có hiệu suất cao, chúng chứa đựng hầu hết báo chun ngành Nhờ xác định tạp chí hạt nhân, người ta xây dựng danh mục tạp chí cần mua cách hợp lý tránh lãng phí Qua thực tế ta thấy tỉ lệ sau thích hợp: 153 - TY 10 dén 15% tạp chí chuyên ngành - Từ 2ã đến 30% tạp chí liên quan e Quy luật uê thời gian hữu ích uà tính lỗi thời tài liệu Thời gian hữu ích hay tuổi thọ tài liệu khoa học kỹ thuật phụ thuộc vào lĩnh vực tri thức giá trị nội dung tài liệu, phụ thuộc vào tính thời khả tương thích tình trạng tri thức nhu cầu người dùng tin Chẳng hạn tài liệu triết học giữ nguyên giá trị hàng kỷ, vẽ cỗ máy có giá trị vài năm Một số tài liệu có tuổi thọ ngắn, chúng thường giá trị sau lần xuất Chẳng hạn niên giám, tiêu chuẩn, bẳng đương Nói chung tra cứu Tuổi thọ tạp chí phụ thuộc vào thực tế thời sách có tuổi thọ dài báo ấn phẩm định kỳ Bằng cách thống kê người ta tính tần số sử dụng, tần số trích dẫn tài liệu riêng biệt hay loại tài liệu Người ta gọi “nửa đời tài liệu” thời gian từ lúc cơng bố đến lúc sử dụng nhiều nhất, sau giá trị sử dụng giảm dần Tuổi thọ tài liệu tính từ lúc cơng bố đến lúc lỗi thời, không sử dụng Sự phát triển nhanh khoa học kỹ thuật công nghệ làm cho tài liệu khoa học kỹ thuật nhanh chóng trở nên lỗi thời Nhưng lỗi thời tài liệu phụ thuộc vào lĩnh vực tri thức nội dung tài liệu Khoa học ổn định giá trị sử dụng lâu 154 o+—> & Hình 10 Nửa đời tài liệu: - tạ Nói chung tài liệu sản sinh theo yêu cầu thường giảm dần giá trị sử dụng với phát triển yêu cầu trở nên lỗi thời Điều khác hẳn với tài liệu nguyên liệu có giá trị lich sit khai, vật khảo cổ hay tài Ta không nên nhầm lẫn tần số sử dụng với giá trị sử dụng tài liệu Vì có tài liệu sử dụng, đơi cũ, lại có lợi ích đáng kể vài đối tượng hay mục đích sử dụng NGUỒN THÔNG TIN ĐIỆN TỬ~ THÔNG TIN SỐ Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thông tin tư liệu, đặc biệt việc sử dụng kỹ thuật số để biểu diễn thông tin dẫn đến việc đời nguồn thơng tin mới, nguồn thơng tin điện tử (Electronic Information Resouces) hay goi 1A ng théng tin sé (Digital Information Resouces) Và từ xuất khái niệm thông tin điện tử hay thơng tin số 155 Có thể cơi thơng tin điện tử tất thông tin xử lý, lưu trữ truy cập máy tính hay mạng máy tính Thơng tin điện tử trình bày lưu trữ vật mang tin điện tử Đó băng từ, đĩa từ, đĩa quang Chúng tạo thành nguồn tài liệu điện tử Các sở liệu đơn vị thông tin xây dựng thơng tin điện tử quan trọng truy cập trực tiếp máy tính Nhưng nguồn thơng tin điện tử đổi đào nguồn thông tin trực tuyến truy cập máy tính thơng qua mạng Internet mạng máy tính khác Thơng tin điện tử bao gồm: - Các sở liệu chuyên ngành, đa ngành lưu trữ đĩa từ, băng ti, dia quang CD-ROM - Các sở liệu trực tuyến quan thơng tìn xây dựng, muốn sử dụng quyền truy cập phải đăng ký với server để - Bản tin điện tử, quan phát hành, thường đặt trang Internet - Báo chủ tạp đơn vị chí điện tử, ấn mạng hành Intranet, mang Internet - Các Website Internet, chứa thông tin quan hành nghiệp, doanh nghiệp, cơng ty, trường đại học, Việc truy cập thường miễn phí - Các sơ sở tri thức, chứa hệ thống luật đùng để xác định thay đổi mối liên hệ kiện đầu vào Các yêu cầu tài liệu điện tử là: 156 - Thiét ké trinh bay dep, thdm my - Dễ đọc, đễ xem Có thể đọc tuần tự, điều khiển chuyển dễ dàng tài liệu thông qua cấu trúc logic mối liên kết mở - Bảo đảm tính tồn vẹn biểu để, minh hoạ, cơng thức tốn học - Có khả tìm kiếm tồn văn bên tài liệu - Có khả in tồn phần tài liệu Thơng tin điện tử có đặc trưng bật sau đây: - Có mật độ thơng tin cao Chỉ cần từ đến đĩa CDROM lưu trữ tồn nội dung năm Chemical Abstract gồm 100 tập, tập 2000 trang : Thơng tin ln nhờ có khả thường xuyên kịp thời cập nhật nhanh, - Thơng tin lưu trữ nhiều dạng khác nhau: văn bản, đồ thị, âm thanh, hình ảnh tĩnh động - Có khả truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau: tác giả, nhan đề, từ khoá, năm xuất bản, - Có khả truy cập từ xa, không giới hạn không gian, thời gian - Cùng thời điểm nhiều người truy cập - Tạo khả cho người dùng tin tiếp cận với tác giả thông qua kênh thông tin phần hổi Bên cạnh ưu điểm đây, thơng tin điện tử có nhược điểm hạn chế: 157 - Tính ổn định khơng cao, độ bền vững khơng đồng nhất: có thơng tin tổn lâu dài thông tin ghi CD- ROM, có trơng tin có vịng đời ngắn tin, báo mạng Internet - Dễ bị vi phạm quyền, bị chép, sửa đổi, chí bị huỷ hoại vi phạm cố tình Với phát triển cơng nghệ thông tin truyền thông, nguồn tài liệu điện tử phát triển nhanh chí điện tử năm 1991 1895 số lã 700, Chỉ riêng tạp có 110 tên tạp chí điện tử, năm năm 1998 khoảng 5000, năm 2002 số tên tạp chí điện tử lên tới 6000 Người ta dự báo õ năm tới tất tạp chí khoa học xuất dạng điện tử Ngày thông tin điện tử giữ vai trị quan trọng giao lưu thơng tin lĩnh vực hoạt động người Sự đời nguồn thông tin điện tử làm thay đổi chất hoạt động giao lưu thông tin nói chung hoạt động thơng tin — thu vién nói riêng Các thư viện điện tử đời với phần cốt lõi kho thông tin số hoá Xuất điện tử đời phát triển làm thay đổi ngành xuất từ nhiều năm Ngày hầu hết tài liệu khoa học công nghệ xuất phổ biến dạng điện tử Theo số liệu năm 2009, giới 61% thông tin khoa học công nghệ, 41% thông tin y học xuất đạng số Sự phát triển bùng nổ nguồn thông tin số hoá năm ab gần dẫn đến hình thành khái đưng số”, tiếng anh E-content hay Digital Content niệm “nội Nội dung số thuật ngữ dùng để thơng tin số hố Nó dạng trang Web thông tin chứa 158 tệp đữ liệu dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh dạng tích hợp hồ trộn văn bản, âm thanh, hình ảnh (đa phương tiện) Nội dung số khai niệm rộng, bao quát nhiều lĩnh vực phát triển liên tục, bao gồm phần mềm nội dung, trò chơi điện tử, học tập trực tuyến (e-learning), xuất điện tử, âm nhạc, chương trình phát truyền hình, quảng cáo tiếp thị Internet, v.v Có ngành cơng nghiệp cho sản phẩm nội dung số Đó cơng nghiệp nội dung sé (Digital Content Industry — DCI) DCI 14 khái niệm giới người ta chưa tìm định nghĩa thống Theo quan điểm Bộ Buu — Viễn thơng: Cơng nghiệp nội dung số ngành thiết kế, sản xuất , xuât bản, lưu trữ, phân phối, phát hành sản phẩm nội dung số dịch vụ liên quan Nó bao gơm nhiều lĩnh vực như: tra cứu thơng tin, đữ Hệu số, giải trí số, nội dung giáo dục trực tuyến, thư viện bảo tàng số, phát triển nội dung cho mạng băng rộng, quảng cáo tiếp thị Internet, v.v XAY DUNG VON TAI LIEU - CHON LOC VA BO SUNG Chọn lọc lựa chọn tài liệu mà đơn vị thông tin cần phải có Bổ sung phương thức cho phép nhận tài liệu Hai cơng việc đặt đầu dây chuyển tư liệu, cho phép tạo lập trì vốn tư liệu đơn vị thông tin, nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng tin Chọn lọc cơng việc địi hỏi phải có tri thức rộng phải người có lực am hiểu người dùng tin thực Còn bổ sung cơng việc có tính chất nghiệp vụ, địi hỏi phải có phương pháp tổ chức tốt 159 Việc chọn lọc bổ sung bao gồm yếu tố sau: - Chính sách kế hoạch bổ sung - Tiếp cận nguồn tài liệu - Hình thức phương thức bổ sung 4.1 Chinh sách bổ sung Ngày số lượng tài liệu xuất gia tăng nhiều Không thư viện nào, chí thư viện lớn khơng thể thu thập t: liệu; nhiều lĩnh vực chun mơn hẹp, người ta cần có sưu tập tài liệu riêng Vì việc bổ sung tài liệu cho đơn vị thông tin làm cách tùy tiện, mà phải thực theo sách xác định Đó tập hợp nguyên tắc tiêu chuẩn cho việc lựa chọn hay loại bỏ tài liệu Một sách thiếu nhằm: - Xác lập tiêu chuẩn để lựa chọn lọc tài liệu - Xác định nguồn tài liệu - Điều chỉnh phương thức tiếp nhận tài liệu - Sử dụng có hiệu nguồn kinh phí mà đơn vị thơng tin cấp - Duy trì hợp tác tài liệu đơn vị thông tin, tránh lãng phí Chính sách thơng tin xây dựng sở yếu tố sau đây: - Khả ngân sách tiểm đơn vị thông tin bao gồm: tổng số vốn, số lượng chất lượng đội ngũ cán bộ, 160 phương tiện kỹ thuật người ta không tiếp nhận nguồn tài liệu mà cịn phải xử lý chúng + Chức chun mơn đơn vị thông tin, tức lĩnh vực chuyên môn mà đơn vị thông tin quan tâm Cần phải xác định lợi ích tính thích ứng tài liệu theo đối tượng người đùng tin - Những mục tiêu thường xuyên mục tiêu ưu tiên đơn vị thơng tin - Vị trí tính chất phục vụ đơn vị thông tin đối tượng người dùng tin - Mối quan hệ với đơn vị thơng tin khác Nội dung sách bổ sung bao gồm: - Xác định loại hình tài liệu, tỈ lệ loại hình tài liệu theo yêu cầu người dùng tin - Xác định nội dung chủ đề tài liệu Các tài liệu phải bao quát lĩnh vực mà đơn vị thông tin quan tam (điện vốn tư liệu) - Sự đùng tin thích ứng tài liệu với lợi ích người - Ngơn ngữ ấn phẩm - Mức độ phổ cập tài liệu thông thường, quý hiếm, tài liệu không công bố tài liệu - Niên hạn tài liệu - Các tài liệu tặng biếu trao đổi - Các tiêu chuẩn cho lọc tài liệu lỗi thời 161 4.2 Cách tiếp cận nguồn tài liệu Việc tiếp cận nguần tài liệu thực nhờ nhiều nguồn thông tin bổ trợ khác nhau: cá nhân, tổ chức hay tài liệu Yếu tố thứ ba khác chỗ tài liệu cần tìm tài liệu cơng bố hay khơng cơng bố - Các chuyên gia, nhà khoa học thể nguồn thông tin quan trọng mà đơn vị thơng tin cần phải trì mốt quan hệ thường xuyên Người ta gọi đồng nghiệp vơ hình đơn vị thơng tin Trong lĩnh vực chuyên môn, họ người sản sinh tài liệu, để cập tối tri thức mà người ta quan tâm Người ta tìm đến nhà chun mơn đường trực tiếp như: tiếp xúc thường xuyên với tác giả, quan nghiên cứu, cán thông tin chuyên ngành, gặp gõ hội nghị quốc gia hay quốc tế Người ta tiến hành cách gián tiếp, thông qua mục lục chuyên ngành - Việc tiếp cận tài liệu công bố thực cách sử dụng nguồn tài liệu dẫn khác như: dịch vụ làm tóm tắt đánh số, thư mục quốc gia thư mục chuyên ngành, thư mục in trang cuối tài liệu cấp một, mục lục tủ phiếu đơn vị thông tin khác, danh mục thông báo sách xuất bản, tài liệu giới thiệu sách xuất bản, ấn phẩm thương mại quang cáo, danh mục ấn phẩm định kỳ, xuất phẩm thức, tạp chí hàng năm, danh mục chọn lọc liên quan tới nhà xuất hay quan xuất lớn, báo cáo tổng kết Trong số thư mục quốc gia xây dựng dựa tài liệu bổ sung thư viện quốc gia 162 có vị trí đặc biệt Thư mục quốc gia Anh (Bristish National BibHography), xây dựng từ năm 1950 Bảo tàng Anh ví dụ: xuất hàng tuần, tích lũy đặn tài liệu xuất trở thành công cụ để tim tài liệu theo chủ đề cho lựa chọn tài liệu Hiệp hội thư viện quốc tế (FLA) lập chương trình nhằm thúc đẩy gia tăng cơng cụ thư mục nhự Chương trình gợi chương trình Kiểm sốt thư mục tồn thể MARC International quốc tế (Universal Biblioghaphic Control MARC) nhằm động viên thư viện quốc gia nước xuất thư mục quốc gia theo khổ mẫu chuẩn nhập chúng vào máy tính nơi Nhờ người ta tiếp cận nguồn tài liệu hệ thống thông tin trực tuyến - Việc tiếp cận tài liệu không cơng bố đặt khó khăn riêng, địi hỏi phải có cố gắng đặc biệt Người ta tìm tài liệu hai cách: Trực tiếp tiếp xúc cá nhân với tác giả, quan xuất tài liệu này, cá nhân thường thông báo thông tin lĩnh vực Gián tiếp cách tham khảo thự mục ấn phẩm, luận văn, tra cứu mục lục dẫn quan quốc gia quốc tế UNESCO, FAO Việc thăm dò bổ sung tài liệu đồi hỏi cố gắng lớn đơn vị thông tin Giá trị loại tài Hệu thể thời gian cơng sức dùng để tìm kiếm tài liệu 163 4.3 Các phương thức thủ tục bổ sung Phương thức bổ sung Có hai phương thức bổ sung: bổ sung phải trả tiền bổ sung không tiển - Việc bổ sung phải trả tiền hay mua tài liệu thực hai cách: "Trực tiếp nơi sản xuất tài liệu: tác giả, nhà xuất Phương thức nhanh, đồi hỏi công việc quản lý ngân sách dự trù đặt hàng Gián tiếp thông qua quan phát hành sách báo Các quan lo tồn khâu kỹ thuật tài Phương thức thường áp dụng việc đặt mua tài liệu nước ngoài, tài liệu mua với khối lượng lớn thường xuyên - Việc bổ sung khơng nhiều cách: tiển thực Bằng trao đổi tài liệu quan thông tin quan thơng tin khác Lợi ích phương thức tránh phải tiển mặt có khả trao đổi tất loại hình tài liệu Điều bất lợi tài liệu nhận đáp ứng với yêu cầu giá trị tài liệu trao đổi Bằng tài liệu tặng biếu dạng khác nhau: tài liệu biếu đột xuất hay thường xuyên sử quần, quan thương mại, tác giả Lưu chiểu dạng tài liệu biếu quy định luật nhà xuất Họ phải cung cấp số ấn phẩm cho thư viện quốc gia hay quan lưu trữ quốc gia 164 Những khó khăn đặt cho cơng tác bổ sung thường là: - Khó khăn tài chính: thiếu tiền mặt, thiếu ngoại tệ - Khó khăn trang thiết bị: điện tích kho, thiết bị lưu trữ bảo quản số loại tài liệu - Khó khăn chế, sách thơng tin, khả có quan ngồi nước hệ với nguồn thông tin nước Các thủ tục bổ sung Các thủ tục bổ sung tiến hành theo kế hoạch tỉ mỉ, gồm bước sau: - Xác định yêu cầu bổ sung làm dự trù (đơn đặt hàng) Trước gửi đơn đặt hàng cần kiểm tra lại tiết như: tên sách, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, số ky hiệu ISBN, ISSN Cũng cần kiểm tra xem kho có tài liệu chưa để tránh trùng lặp - Lập kê khai tài liệu cần mua thành nhiều Tiến hành tất thủ tục hành cho việc bổ sung - Khi nhận tài liệu, cân kiểm tra xem tài liệu nhận có với đơn đặt hàng hay khơng, tình trạng tài liệu có cịn tốt hay khơng - Ghi tài liệu vào “sổ nhập”, theo thứ đến tài liệu Mỗi loại tài liệu phải có sổ nhập tương ứng - Cám ơn quan, cá nhân gửi biếu tài liệu để xây dựng quan hệ lâu dài 165 - Chuyển tài liệu đến phận xử lý hình thức, xử lý nội dung để nhập vào hệ thống lưu trữ khai thác thông tin đơn vị thông tin 166