CHƯƠNG 5 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP Câu 1 Công tác văn thư bao gồm các công việc a Lưu trữ văn bản b Quản lý văn bản c Xây dựng, ban hành, quản lý văn bản d Ban hành văn bản Câu 2 Ch[.]
CHƯƠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG DOANH NGHIỆP Câu Công tác văn thư bao gồm công việc: a Lưu trữ văn b Quản lý văn c Xây dựng, ban hành, quản lý văn d Ban hành văn Câu 2: Chọn đáp án Công tác văn thư a Các công việc xây dựng văn b Các công việc ban hành văn c Các công việc giải quản lý văn d Các công việc xây dựng, ban hành, giải quản lý văn Câu Chọn đáp án sai Nội dung công tác văn thư là: a Xây dựng ban hành văn b Tổ chức, giải quản lý văn c Quản lý dự án d Lập quản lý hồ sơ Câu 4: Đâu nhiệm vụ văn thư nói chung: A Nhận vào sổ công văn B Xem xét phân phối công văn đến, theo dõi giải công văn C Nghiên cứu công văn khởi thảo công văn D Đảm bảo sở vật chất cho hoạt động toàn quan, doanh nghiệp Câu 5: Đâu nhiệm vụ văn thư nói chung: A Đánh máy công văn, xem lại đánh máy, ký công văn B Vào sổ gửi công văn C Tổ chức hội họp, chuyến công tác D Làm loại biên Câu 6: Một nhiệm vụ văn thư nói chung: A Tổ chức hội họp, chuyến công tác B Vào sổ gửi công văn C Xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ cho quan, tổ chức D Quyết định phân phối, chỉ đạo giải văn đến Câu 7: Một nhiệm vụ văn thư nói chung: A Tổ chức tiếp đón, đãi khách B Xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ cho quan, tổ chức C Nhận vào sổ công văn đến D Quyết định phân phối, chỉ đạo giải văn đến Câu 8: Khái niệm nhất nói công tác văn thư: A Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan tổ chức B Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, xử lý văn bản, quản lý văn tài liệu khác, quản lý sử dụng dấu C Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác, quản lý sử dụng dấu D Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu Câu 9: Đâu yêu cầu công tác văn thư: A Nhanh chóng B Chính xác C Hiện đại D Cẩn thận Câu 10 Yêu cầu công tác văn thư khơng phải là: a Nhanh chóng, xác b Thẩm mỹ c Bảo mật d Đúng pháp luật Câu 11 Vai trị cơng tác văn thư khơng phải là: a Giải công việc quan theo ý muốn thủ trưởng b Góp phần tiết kiệm chi phí c Giữ gìn bí mật d Giữ gìn tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Câu 12 Chọn đáp án sai Ý nghĩa cua công tác văn thư: a Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin b Giúp giải cơng việc nhanh chóng, xác,có chất lượng c Lưu trữ thành tích cá nhân làm sở giải chế độ d Lưu trữ hồ sơ, tài liệu có giá trị để giải công việc trước mắt lâu dài Câu 13: Nhận định sai: A Công tác văn thư yêu cầu phải giải văn đến nhanh, kịp thời góp phần nhanh chóng vào giải công việc quan B Nội dung văn ban hành không trái với văn quy phạm pháp luật văn quan cấp trên, phải soạn thảo với thể thức hình thức văn quy định tổ chức C Công tác văn thư khơng u cầu hiện đại hóa gây khó khăn q trình bảo mật D Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động tổ chức Câu 14: Chọn đáp án nhất: A Văn đến bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành B Bản fax văn chuyển qua mạng không coi văn đến C Đơn thư gửi đến quan, tổ chức coi văn đến D Văn đến bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành; đơn thư gửi đến quan, tổ chức Câu 15 Nhiệm vụ văn thư xử lý văn đến: a Nhận văn bản, sơ phân loại b Đóng dấu đến c Đăng ký vào sổ văn đến d Giao trách nhiệm giải Câu 16 Chọn đáp án sai Khi văn đến có bao bì văn thư cần: a Bóc bao bì xử lý b Kiểm tra xem có địa chỉ không c Kiểm tra xem bao bì có bị rách khơng d Kiểm tra xem có nguyên vẹn không Câu 17: Chọn đáp án sai Khi bóc bao bì văn đến văn thư phải: a Không làm rách giấy tờ bên b Không để sót giấy tờ, văn c Kiểm tra thể thức văn d Không làm mất địa chỉ nơi gửi, dấu bưu điện Câu 18: Đâu nguyên tắc quản lý văn đến: A Văn đến phải tập trung tại phận văn thư quan, tổ chức B Văn đến thuộc ngày phải đăng ký phát hành, chuyển giao ngày, chậm nhất 02 ngày làm việc C Văn đến có dấu chỉ mức độ mật phải chuyển trực tiếp cho lãnh đạo D Ban văn thư có quyền bóc xử lý văn đến có dấu chỉ mức độ mật Câu 19: Văn đến có dấu chỉ mức độ mật phải: A Chỉ có người có trách nhiệm bóc xử lý B Đăng ký, trình chuyển giao sau nhận cho lãnh đạo C Xử lý loại văn thường D Không vào sổ đăng ký Câu 20: Văn đến có dấu chỉ mức độ khẩn: A Chỉ có người có trách nhiệm bóc xử lý B Chỉ có lãnh đạo bóc xử lý C Phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận D Phải đăng ký, trình chuyển giao ngày Câu 21: Trong quản lý văn đến, tiếp nhận văn chuyển đến vào giờ làm việc, văn thư cần phải: A Khơng tiếp nhận văn ngồi giờ làm việc B Kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) C Ghi vào sổ tiếp nhận văn D Làm thủ tục chuyển giao Câu 22: Nếu phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn, bị chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư cần: A Không tiếp nhận văn B Báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan C Báo cho nơi gửi tình trạng bì D Kiểm tra số lượng văn số lượng trang văn Câu 23: Nếu phát hiện thiếu mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn, bị chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư cần: A Lập biên với người đưa văn B Không tiếp nhận văn C Ký nhận bình thường D Kiểm tra số lượng văn số lượng trang văn Câu 24: Đối với văn chuyển qua máy fax qua mạng, cán văn thư cần: A Chuyển tiếp cho lãnh đạo B Chuyển tiếp cho người có trách nhiệm C Kiểm tra số lượng văn số lượng trang văn D Không tiếp nhận văn chuyển qua máy fax qua mạng Câu 25: Khi giải văn đến, cán văn thư khơng bóc bì loại văn nào? A Văn gửi cho tổ chức Đảng, Đồn thể quan B Văn khơng có địa chỉ đích danh người nhận C Văn có dấu mức độ khẩn D Văn có dấu mức độ thượng khẩn Câu 26: Khi giải văn đến, cán văn thư bóc bì loại văn nào: A Tất loại văn B Tất loại văn trừ văn có đóng dấu độ mật C Tất loại văn trừ văn có đóng dấu độ khẩn D Tất loại văn trừ văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức; văn gửi đích danh người nhận văn bì có đóng dấu chữ kí hiệu mức độ mật Câu 27: Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực hiện theo: A Các quy định bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức B Thực hiện theo quy định nhà nước có người thứ chứng kiến C Chỉ có lãnh đạo bóc bì D Những bì có đóng dấu mật cần bóc trước để giải kịp thời Câu 28: Những bì văn có đóng dấu cấp độ khẩn: A Cần bóc trước để giải kịp thời B Chỉ lãnh đạo bóc C Văn thư không bóc bì có đóng dấu khẩn D Khơng có quy định việc xử lý văn có dấu cấp độ khẩn Câu 29: Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm đó văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn bản, cán văn thư phải: A Giữ lại bì lưu sổ B Giữ lại bì đính kèm với văn C Lưu sổ D Báo cáo với lãnh đạo Câu 30: Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải: A Đóng dấu đến, ghi tên người nhận, đơn vị nhận B Đóng dấu đến, ghi ngày đến C Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến D Đóng dấu đến, ghi số đến đơn vị nhận Câu 31: Tất văn không thuộc diện đăng ký văn thư thì: A Đóng dấu đến, ghi sổ đến ngày đến B Chuyển trực tiếp cho cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải C Đóng dấu đến, ghi sổ đến đơn vị nhận D Không phải đóng dấu, chuyển trực tiếp cho lãnh đạo Câu 32: Việc chuyển giao văn đến cần đảm bảo yêu cầu nào: A Đầy đủ thông tin B Đúng đối tượng C Nhanh chóng D Giao đối tượng đảm bảo nhanh chóng Câu 33: Đối với văn đóng dấu ‘thượng khẩn’ ‘hỏa tốc’: A Không cần ghi rõ thời gian chuyển B Cần ghi rõ thời gian chuyển C Không cần ghi rõ người nhận đơn vị nhận D Cần ghi rõ thời hạn trả lời văn Câu 34: Đâu khơng phải cơng việc văn thư ? A Xử lý văn B Nhận vào sổ công văn C Vào sổ gửi công văn D Làm sổ ghi chép tài liệu Câu 35 : Đâu công việc văn thư? A Nghiên cứu công văn khởi tạo công văn B Làm loại biên C Làm sổ ghi chép tài liệu D Ra định với văn Câu 36: Thư điện tử (E-mail) áp dụng hoạt động hành văn phịng A Có thể B Không thể C Không nên D Được khuyến cáo Câu 37: Đâu bước quy trình tiếp nhận văn đến? A Tiếp nhận, đăng kí văn B Trình giao văn C Kiểm tra thể thức, hình thức kỉ luật trình bày ghi số ngày, tháng văn D Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Câu 38: Luồng thông tin đầu vào gọi chung là: A Văn đến B Văn C Văn thường D Văn điện tử Câu 39: Luồng thông tin đầu gọi chung là: A Văn đến B Văn C Văn thường D Văn điện tử Câu 40: Văn thư khẩn bao gồm: A Điện tính, thư phát nhanh, thư bảo đảm B Thư cá nhân thư có in dấu “mật” C Các bưu ảnh, bưu kiện, hóa đơn, trái phiếu D Thư nội Câu 41: Loại văn cần ưu tiên giải trước: A Văn nội B Văn khẩn, điện tín, thư bảo đảm, thư phát nhanh C Văn cá nhân D Nhật báo tạp chí Câu 42: Một ý nghĩa việc đóng dấu ngày, tháng, năm xử lý văn đến: A Xác định ngày chuyển văn B Xác định ngày soạn xong văn C Tùy loại văn để định có lưu văn thư hay không D Cần phải lưu giữ lại nhất 02 chính: văn thư, đơn vị cá nhân soạn thảo văn Câu 51 Cần đóng dấu giáp lai trường hợp sau đây? A Sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn B Quyển tài liệu tham khảo chuyên ngành C Các văn có 01 trang D Các văn in 02 mặt 01 tờ giấy Câu 52: Đối với văn đi, trước bỏ văn vào bì, khơng cần kiểm tra: A Văn đã điền ngày, tháng, năm chưa? B Văn đã có chữ ký người có thẩm quyền chưa? C Địa chỉ bên có phù hợp với địa chỉ bên ngồi phong bì khơng? D Người soạn thảo văn ai? Câu 53 Tất văn phải: a Qua văn thư đăng ký, làm thủ tục gửi b Qua văn thư đóng dấu, làm thủ tục gửi c Qua văn thư đăng ký, đóng dấu, làm thủ tục gửi d Qua văn thư kiểm tra, đăng ký, đóng dấu, làm thủ tục gửi Câu 54 Các văn phải phải lưu trữ nhất a 01 b 02 c 03 bán d 04 Câu 55: Đối với văn đi, trước bỏ văn vào bì, khơng cần kiểm tra: A Văn đã điền ngày, tháng, năm chưa B Văn đã có chữ ký người có thẩm quyền chưa C Văn đã trình bày thể thức chưa D Bộ phận có thẩm quyền ban hành văn Câu 56: Đối với văn đi, trước bỏ văn vào bì, khơng cần kiểm tra: A Văn đã đóng dấu quan đơn vị chưa B Văn đã có chữ ký người có thẩm quyền chưa C Văn đã trình bày thể thức chưa D Người ký vào văn có thẩm quyền không Câu 57: Đối với văn đi, trước bỏ văn vào bì, cần kiểm tra: A Văn đã có chữ ký người có thẩm quyền chưa B Người ký vào văn có thẩm quyền không C Bộ phận có thẩm quyền ban hành văn D Người soạn thảo văn ai? Câu 58 : Đối với văn đi, trước bỏ văn vào bì, cần kiểm tra: A Người soạn thảo văn B Người ký vào văn có thẩm quyền không C Bộ phận có thẩm quyền ban hành văn D Văn đã điền ngày, tháng, năm chưa? Câu 59 : Đối với văn đi, trước bỏ văn vào bì, cần kiểm tra: A Văn in làm B Người ký vào văn có thẩm quyền không C Bộ phận có thẩm quyền ban hành văn D Văn đã trình bày thể thức chưa Câu 60: Đối với văn đi, trước bỏ văn vào bì, cần kiểm tra: A Văn in làm B Người ký vào văn có thẩm quyền không C Địa chỉ bên có phù hợp với địa chỉ bên ngồi phong bì khơng D Người soạn thảo văn Câu 61: Đối với văn thư đi, trước bỏ văn thư vào bì, cần kiểm tra điểm sau đây, ngoại trừ: A Văn thư đã đề ngày, tháng chưa B Văn thư đã ký tên chưa C Địa chỉ bên có phù hợp với địa chỉ bên phong bì khơng D Nội dung đã chưa Câu 62 Khi kiểm tra văn cần phải ý kiểm tra: a Hình thức, thể thức, ngày tháng, chữ ký b Kỹ thuật trình bày, ngày tháng, chữ ký c Hình thức, thể thức, số - ký hiệu, ngày tháng, chữ ký d Hình thức, số - ký hiệu, ngày tháng, chữ ký Câu 63: Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn cần phải: A Do người kí văn định dấu đóng lên trang đầu trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục B Do văn thư định C Do người kí văn định dấu đóng lên trang thứ trùm lên phần nội dung trang đó D Do người kí văn định dấu đóng lên trang cuối, trùm lên phần nội dung trang đó Câu 64 : Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: A Đóng dấu vào tờ có số thứ tự trang chẵn B Đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy C.Đóng vào khoảng mép trái văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy D Đóng dấu vào tờ có số thứ tự trang lẻ Câu 65: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh văn bằng máy fax, qua mạng: A.Văn chuyển cho nơi nhận bằng máy fax chuyển qua mạng khơng cần gửi văn có giá trị B Văn chuyển cho nơi nhận bằng máy fax chuyển qua mạng không cần gửi khơng cần phải lưu lại sổ văn thư C.Văn chuyển cho nơi nhận bằng máy fax chuyển qua mạng sau đó phải gửi văn có giá trị lưu giữ D Văn chuyển cho nơi nhận bằng máy fax chuyển qua mạng không cần phải gửi phải in lưu giữ sổ văn thư Câu 66: Khi thực hiện lưu văn cần ý: A.Bản lưu phải có chữ kí văn thư B.Bản lưu phải có chữ kí trực tiếp người có thẩm quyền C.Bản lưu photo có công chứng D Bản lưu không cần chữ ký người có thẩm quyền Câu 67 : Giải văn nội cần đảm bảo yêu cầu: A Phải vào số đăng kí B Các đơn vị nội tổ chức nhận văn nội không cần thiết phải kí nhận vào sổ chuyển giao C.Văn nội không cần lưu loại văn đến D Văn nội không cần vào sổ đăng ký Câu 68: Đối với văn gửi lý đó (khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện chuyển trả lại văn thư cần: A Chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó B Thông báo cho cấp cao để xử lý C.Ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra xác minh cần thiết D Chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó, đồng thời ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra xác minh cần thiết Câu 69: Trong quản trị hành văn phịng, tập giấy tờ, tài liệu có liên quan với việc, vấn đề cá nhân hình thành q trình giải cơng việc gọi là: A Tập tài liệu B Tập giấy tờ C Hồ sơ D Tập công văn Câu 70: Trong quản trị hành văn phịng, việc hoạch định, tổ chức, xếp, lưu trữ thông tin nơi, lúc đồng thời kiểm tra cho hệ thống thông tin đạt hiệu nhất, gọi là: A Quản trị tài liệu B Quản trị hồ sơ C Quản trị công văn D Quản trị giấy tờ Câu 71: Các bước giải văn A Kiểm tra, vào sổ công văn đi, chuyển phát B Vào sổ công văn đi, kiểm tra, chuyển phát C Phân loại, đóng dấu, soạn phiếu chuyển D Đóng dấu, phân loại, soạn phiếu chuyển Câu 72: Bước nằm bước giải văn A Đóng dấu vào văn vừa nhận B Đọc lại văn mật C Ký vào văn D Kiểm tra văn Câu 73: Bước nằm bước giải văn A Đóng dấu vào văn vừa nhận B Đọc lại văn mật C Ký vào văn D Vào sổ văn Câu 74: Bước nằm bước giải văn A Đóng dấu vào văn vừa nhận B Đọc lại văn mật C Ký vào văn D Chuyển phát văn Câu 75 Bước không nằm bước giải văn A Kiểm tra văn B Vào sổ công văn C Chuyển phát văn D Đọc lại văn mật Câu 76: Bước không nằm bước giải văn đi: A Kiểm tra văn B Vào sổ công văn C Chuyển phát văn D Ký vào văn Câu 77: Bước không nằm bước giải văn đi? A Kiểm tra văn B Vào sổ công văn C Chuyển phát văn D Đóng dấu vào văn gửi Câu 78: Bước không nằm bước giải văn đi? A Kiểm tra văn B Vào sổ công văn C Chuyển phát văn D Trình cấp duyệt Câu 79: Bước sau không nằm bước giải văn đến? A Mở văn B Soạn phiếu chuyển C Phân phối văn D Chuyển phát Câu 80: Vấn đề sau không thuộc công việc kiểm tra, giải văn đi: A Văn thư đã đề ngày tháng chưa B Địa chỉ có xác khơng C Văn thư đã ký tên đóng dấu chưa D Phân phối văn thư chưa Câu 81: Văn chỉ có giá trị pháp lý có dấu quan đơn vị đóng lên A Góc trái trang đầu văn B Góc phải trang đầu văn C Tất trang văn D Chữ ký người có thẩm quyền Câu 82: Khi đóng dấu quan lên chữ ký người có thẩm quyền phải A Trùm lên khoảng 1/4 chữ ký phía bên tay trái B Trùm lên khoảng 1/4 chữ ký phía bên tay phải C Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên tay phải D Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên tay trái Câu 83: Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn do: A Người ký văn định B Bộ phận văn thư định C Người đánh máy văn định D Bất kì có quyền định Câu 84: Một loại dấu chỉ mức độ khẩn là: A Tối mật B Tuyệt mật C Mật D Khẩn Câu 85: Một loại dấu chỉ mức độ khẩn là: A Tối mật B Tuyệt mật C Mật D Thượng khẩn Câu 86 Một loại dấu chỉ mức độ khẩn là: