Microsoft Excel là một chương trình xử lý bảng tính được thiết kế giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng. Phần này sẽ giúp bạn tự học Excel với các hướng dẫn cơ bản, dễ hiểu. Mặc dù bạn có thể cho rằng Excel chỉ được sử dụng bởi một số người khi xử lý dữ liệu phức tạp nhưng trên thực tế, bất kỳ ai trong số chúng ta cũng có thể học cách sử dụng các tính năng hữu ích của chương trình. Cho dù bạn đang giữ ngân sách, xây dựng một bản ghi đào tạo, hoặc tạo ra một hóa đơn, Microsoft Excel sẽ làm cho nó trở nên dễ dàng hơn để làm việc với các loại dữ liệu khác nhau. Hãy cùng Tự Học Tin làm quen với Microsoft Excel 2016 trong bài viết này nhé
LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel là phần mềm xử lý bảng tính, hỗ trợ người dùng ghi chép và trình bày thông tin dưới dạng bảng Chương trình này cho phép thực hiện các phép tính và tạo ra những số liệu thống kê trực quan, giúp người dùng dễ dàng phân tích và quản lý dữ liệu.
Phần này sẽ giúp bạn tự học Excel với các hướng dẫn cơ bản, dễ hiểu
Excel không chỉ dành cho những người làm việc với dữ liệu phức tạp; bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng học và áp dụng các tính năng hữu ích của chương trình này.
Cho dù bạn đang giữ ngân sách, xây dựng một bản ghi đào tạo, hoặc tạo ra một hóa đơn, Microsoft
Microsoft Excel 2016 giúp bạn dễ dàng quản lý và thao tác với nhiều loại dữ liệu khác nhau Hãy cùng Tự Học Tin khám phá những tính năng nổi bật của Excel trong bài viết này!
Nếu bạn đã từng sử dụng Excel 2010 hoặc 2013, giao diện của Excel 2016 sẽ rất quen thuộc Đối với những người mới sử dụng Excel hoặc có kinh nghiệm với các phiên bản cũ, việc làm quen với giao diện mới của Excel là rất quan trọng.
Khi khởi động Excel 2016, màn hình Start Screen sẽ hiển thị, cho phép bạn tạo bảng tính mới, chọn mẫu và truy cập các bảng tính đã chỉnh sửa gần đây.
• Từ màn hình Start Screen của Excel, hãy tìm và chọn bảng tính trống để truy cập vào giao diện Excel
• Click vào các nút tương tác minh họa bên dưới để làm quen với giao diện Excel
Ribbon và Quick Access Toolbar là nơi chứa các lệnh cho các tác vụ phổ biến trong Excel Chức năng Backstage view cung cấp nhiều tùy chọn để lưu trữ, mở tệp, in ấn và chia sẻ tài liệu.
Excel 2016 sử dụng một hệ thống Ribbon gồm các tab thay vì menu truyền thống Thanh công cụ
Ribbon chứa nhiều tab, mỗi nhóm có một số nhóm lệnh Bạn sẽ sử dụng các tab này để thực hiện các tác vụ phổ biến nhất trong Excel
• Mỗi tab sẽ có một hoặc nhiều nhóm
• Một số nhóm sẽ có mũi tên thả xuống, bạn có thể nhấp vào để có thêm tùy chọn
• Nhấp vào tab để xem thêm lệnh
• Bạn có thể điều chỉnh hiển thị thanh công cụ Ribbon với Ribbon Display Options (Tùy chọn hiển thị Ribbon)
Một số chương trình như Adobe Acrobat Reader có khả năng cài đặt các tab bổ sung trên thanh công cụ Ribbon, được gọi là lệnh tùy chỉnh add-ins.
Thay đổi tùy chọn hiển thị Ribbon
Thanh công cụ Ribbon được tối ưu hóa cho nhiệm vụ hiện tại của bạn, nhưng nếu nó chiếm quá nhiều không gian màn hình, bạn có thể thu nhỏ nó bằng cách nhấp vào mũi tên hiển thị Ribbon.
Options (Tùy chọn hiển thị Ribbon) ở góc trên bên phải của Ribbon để hiển thị menu thả xuống
Có ba chế độ trong trình đơn Ribbon Display Options:
Tính năng tự động ẩn thanh công cụ Ribbon cho phép bạn ẩn bảng tính ở chế độ toàn màn hình, giúp tối ưu hóa không gian làm việc Để hiển thị lại thanh công cụ, bạn chỉ cần thực hiện một thao tác đơn giản.
Ribbon, nhấp vào lệnh Expand Ribbon ở phía trên màn hình
Tùy chọn "Hiển thị Tabs" cho phép ẩn tất cả các nhóm lệnh không sử dụng, trong khi các tab vẫn được hiển thị Để hiển thị thanh Ribbon, người dùng chỉ cần nhấp vào tab tương ứng.
Tùy chọn "Hiển thị lệnh Tabs và Commands" tối đa hóa thanh công cụ Ribbon trong Excel, cho phép hiển thị tất cả các tab và lệnh Đây là tùy chọn mặc định khi bạn mở Excel.
Thanh công cụ Quick Access Toolbar
Thanh Quick Access Toolbar nằm trên thanh công cụ Ribbon, cho phép người dùng truy cập nhanh các lệnh phổ biến bất kể tab nào đang được chọn Mặc định, thanh này bao gồm các lệnh Lưu, Hoàn tác và Lặp lại, nhưng người dùng có thể tùy chỉnh để thêm các lệnh khác theo sở thích cá nhân.
Thêm lệnh vào thanh công cụ Quick Access Toolbar:
1 Nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải thanh công cụ Quick Access Toolbar
2 Chọn lệnh bạn muốn thêm từ trình đơn thả xuống Để chọn từ nhiều lệnh hơn, chọn More
3 Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar
Làm thế nào để sử dụng Tell me:
Hộp Tell Me hoạt động như một thanh tìm kiếm để giúp bạn nhanh chóng tìm các công cụ hoặc lệnh muốn sử dụng
1 Nhập một cụm từ tìm kiếm vào hộp Tell me về những gì bạn muốn làm
2 Kết quả sẽ cho bạn một vài lựa chọn có liên quan Để sử dụng, hãy nhấp vào một lựa chọn
Excel 2016 cung cấp nhiều tùy chọn để thay đổi cách hiển thị bảng tính, rất hữu ích cho các tác vụ khác nhau, đặc biệt khi bạn cần in bảng tính Để thay đổi chế độ xem worksheet, hãy tìm các lệnh ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Excel và chọn giữa chế độ xem bình thường, giao diện trang hoặc chế độ xem ngắt trang.
• Chế độ xem thông thường là chế độ xem mặc định cho tất cả các bảng tính trong Excel
Chế độ xem giao diện trang cho phép bạn xem trước cách bảng tính sẽ hiển thị khi in, đồng thời cung cấp tùy chọn để thêm tiêu đề và chân trang.
• Chế độ xem ngắt trang cho phép bạn thay đổi vị trí ngắt trang, đặc biệt hữu ích khi in nhiều dữ liệu từ Excel
Chức năng Backstage view trong Excel mang đến nhiều tùy chọn hữu ích cho việc lưu, mở tệp, in và chia sẻ tập tin Workbook Để truy cập vào Backstage view, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản.
1 Nhấp vào tab File trên Ribbon Backstage view sẽ xuất hiện
• Nhấp vào các nút minh họa trong trình tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về cách sử dụng Backstage view.
TÌM HIỂU VỀ ONEDRIVE
Nhiều tính năng trong Office hỗ trợ lưu trữ và chia sẻ tệp tin trực tuyến, trong đó OneDrive là không gian lưu trữ trực tuyến của Microsoft OneDrive cho phép người dùng lưu, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu cũng như các tệp tin khác dễ dàng Bạn có thể truy cập OneDrive từ máy tính, điện thoại thông minh hoặc bất kỳ thiết bị nào khác Để bắt đầu sử dụng OneDrive, chỉ cần thiết lập một tài khoản miễn phí.
• Nếu chưa có tài khoản Microsoft, hãy Tạo tài khoản Microsoft
Khi bạn sở hữu tài khoản Microsoft, việc đăng nhập vào Office trở nên dễ dàng Chỉ cần nhấp vào nút Đăng nhập ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ Excel.
Lợi ích sử dụng OneDrive
Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình, dưới đây là một vài điều bạn có thể làm với
Truy cập tệp tin mọi lúc, mọi nơi với OneDrive, cho phép bạn dễ dàng mở tệp từ bất kỳ máy tính, máy tính bảng hay điện thoại thông minh nào có kết nối Internet Bên cạnh đó, bạn còn có thể tạo tài liệu mới trực tiếp trên OneDrive.
Lưu trữ tệp tin trên OneDrive mang lại một lớp bảo vệ bổ sung cho tài liệu của bạn Ngay cả khi máy tính gặp sự cố, OneDrive vẫn đảm bảo rằng các tệp của bạn được an toàn và dễ dàng truy cập.
• Chia sẻ tệp tin: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp tin trên OneDrive với bạn bè và đồng nghiệp
Bạn có thể lựa chọn quyền chỉnh sửa hoặc chỉ đọc các tài liệu, điều này rất hữu ích cho việc cộng tác, cho phép nhiều người cùng lúc chỉnh sửa tài liệu, thường được gọi là đồng tác giả.
Lưu và mở các tệp tin
Khi đăng nhập vào tài khoản Microsoft, OneDrive sẽ xuất hiện như một tùy chọn khi bạn lưu hoặc mở tệp Mặc dù bạn có thể lưu tệp vào máy tính cá nhân, nhưng việc lưu vào OneDrive giúp bạn truy cập và chia sẻ tệp từ bất kỳ máy tính nào khác.
Ví dụ: Khi nhấp vào Save As (Lưu thành), bạn có thể chọn OneDrive hoặc máy tính này làm vị trí lưu.
TẠO MỚI VÀ MỞ BẢNG TÍNH
Giới thiệu bảng tính Excel 2016
Tập tin Excel được gọi là workbook, và khi bắt đầu một dự án mới, bạn cần tạo một workbook mới Có nhiều cách để bắt đầu làm việc với bảng tính trong Excel: bạn có thể tạo một bảng tính mới, chọn giữa một bảng tính trống hoặc một mẫu có sẵn, hoặc mở một bảng tính đã tồn tại.
Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về cách tạo mới và mở bảng tính có sẵn trong Excel 2016:
Khi mở hoặc lưu bảng tính, bạn có thể sử dụng OneDrive, dịch vụ lưu trữ tệp trực tuyến trong tài khoản Microsoft Để kích hoạt, bạn cần đăng nhập vào Office Để biết thêm chi tiết, hãy tham khảo Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 2) về OneDrive.
Tạo bảng tính Excel 2016 trống mới
1 Chọn tab File Backstage view sẽ xuất hiện
2 Chọn New, sau đó nhấp vào Blank workbook
3 Một bảng tính trống mới sẽ xuất hiện
Mở bảng tính Excel hiện có
Ngoài việc tạo bảng tính mới, bạn cũng cần biết cách mở bảng tính đã lưu trước đó Để tìm hiểu chi tiết về cách lưu bảng tính, hãy xem bài viết Hướng dẫn toàn tập Excel 2016.
4): Cách lưu trữ và chia sẻ bảng tính của chúng tôi
1 Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open (Mở)
2 Chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse (Duyệt) Ngoài ra, bạn có thể chọn OneDrive để mở các tệp tin được lưu trữ trên OneDrive của bạn
3 Hộp thoại Open sẽ xuất hiện Xác định thư mục và chọn bảng tính, sau đó nhấp vào Open
• Nếu gần đây bạn có mở bảng tính mong muốn, bạn có thể duyệt qua các bảng tính gần đây thay vì tìm kiếm tệp
Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một bảng tính, bạn có thể ghim nó vào chế độ Backstage view để truy cập nhanh hơn
1 Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open Các bảng tính đã chỉnh sửa gần đây của bạn sẽ xuất hiện
2 Di chuột qua bảng tính mà bạn muốn ghim Biểu tượng ghim sẽ xuất hiện bên cạnh bảng tính Nhấp vào biểu tượng ghim (như hình)
3 Bảng tính sẽ ở trong Recent Workbooks Để bỏ ghim bảng tính, chỉ cần nhấp lại vào biểu tượng ghim
Mẫu bảng tính là công cụ hữu ích giúp bạn nhanh chóng tạo bảng tính mới với định dạng và công thức sẵn có Việc sử dụng mẫu không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt công sức khi khởi động một dự án mới.
Tạo một bảng tính mới từ mẫu
1 Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view
2 Chọn New Một số mẫu sẽ xuất hiện bên dưới tùy chọn Blank workbook (Bảng tính trống)
3 Chọn mẫu để xem xét
4 Bản xem trước của mẫu sẽ xuất hiện cùng với thông tin bổ sung về cách sử dụng khuôn mẫu
5 Nhấp vào Create (Tạo) để sử dụng mẫu đã chọn
6 Một bảng tính mới sẽ xuất hiện với mẫu đã chọn
• Bạn cũng có thể duyệt các mẫu theo thể loại hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm một bảng mẫu cụ thể nào đó
Không phải tất cả các mẫu đều do Microsoft tạo ra; nhiều mẫu được phát triển bởi các nhà cung cấp thứ ba và cá nhân người dùng Do đó, chất lượng và hiệu suất của các mẫu có thể khác nhau, với một số mẫu hoạt động tốt hơn những mẫu khác.
Chế độ Compatibility Mode (Chế độ tương thích) Đôi khi, bạn cần phải làm việc với các bảng tính đã được tạo trong các phiên bản trước của Microsoft
Excel, chẳng hạn như Excel 2003 hoặc Excel 2000 Khi mở các loại bảng tính này, chúng sẽ xuất hiện trong chế độ Compatibility Mode (chế độ tương thích)
Chế độ tương thích hạn chế một số tính năng, cho phép bạn chỉ truy cập các lệnh có trong phiên bản Excel được sử dụng để tạo bảng tính Chẳng hạn, khi mở bảng tính từ Excel 2003, bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh của phiên bản này.
Bảng tính hiện tại đang ở chế độ Compatibility Mode, được hiển thị ở đầu cửa sổ bên phải tên tệp, điều này sẽ làm vô hiệu hóa một số tính năng của Excel 2016 và khiến chúng chuyển sang màu xám trên thanh công cụ Ribbon Để thoát khỏi chế độ này, bạn cần chuyển đổi bảng tính sang phiên bản hiện tại Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc với những người chỉ có quyền truy cập vào phiên bản Excel cũ, tốt nhất là giữ bảng tính trong chế độ Compatibility Mode để đảm bảo định dạng không bị thay đổi.
Nếu bạn muốn truy cập vào tất cả các tính năng Excel 2016, bạn có thể chuyển đổi bảng tính sang định dạng tệp 2016
• Lưu ý rằng việc chuyển đổi một tệp tin có thể làm thay đổi bố cục ban đầu của bảng tính
1 Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view
2 Định vị và chọn lệnh Convert (Chuyển đổi)
3 Hộp thoại Save As (Lưu dưới dạng) sẽ xuất hiện Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính, nhập tên tệp cho bảng tính và nhấp vào Save (Lưu)
4 Bảng tính sẽ được chuyển đổi sang loại tệp mới nhất.
LƯU TRỮ VÀ CHIA SẺ BẢNG TÍNH
Khi tạo bảng tính mới trong Excel, việc lưu trữ là rất quan trọng để bạn có thể truy cập và chỉnh sửa sau này Excel cho phép lưu tệp tin cục bộ trên máy tính, nhưng phiên bản Excel 2016 còn cung cấp tính năng lưu bảng tính lên hệ thống đám mây qua OneDrive Ngoài ra, bạn cũng có thể xuất và chia sẻ bảng tính trực tiếp từ Excel với người khác.
Khi mở hoặc lưu bảng tính, bạn có thể sử dụng OneDrive, dịch vụ lưu trữ trực tuyến từ tài khoản Microsoft Để kích hoạt tính năng này, bạn cần đăng nhập vào Office Để biết thêm chi tiết, hãy tham khảo bài viết Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 2): Tìm hiểu về OneDrive.
Excel 2016 cung cấp hai phương thức lưu tệp tin là Save và Save As, tương tự như các phiên bản trước nhưng có một số khác biệt quan trọng.
Khi tạo hoặc chỉnh sửa bảng tính, lệnh "Lưu" là công cụ quan trọng giúp bạn ghi lại các thay đổi Bạn sẽ thường xuyên sử dụng lệnh này, đặc biệt là khi lưu tệp lần đầu, bạn cần chọn tên và vị trí lưu Sau đó, để lưu lại những thay đổi, chỉ cần nhấp vào lệnh "Lưu" để giữ nguyên tên và vị trí đã chọn.
Lệnh "Save As" (Lưu thành) cho phép bạn tạo một bản sao của bảng tính mà vẫn giữ nguyên bản gốc Khi sử dụng tính năng này, bạn cần chọn một tên và/hoặc vị trí khác cho phiên bản được sao chép.
Khi lưu bảng tính Excel, điều quan trọng là bạn nên thực hiện lưu thường xuyên, đặc biệt khi bắt đầu dự án mới hoặc thay đổi kế hoạch hiện có, để tránh mất dữ liệu Ngoài ra, hãy chú ý đến vị trí lưu trữ bảng tính để dễ dàng tìm thấy sau này.
1 Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên thanh công cụ Quick Access Toolbar
2 Nếu bạn lưu tệp tin này lần đầu tiên, Save As sẽ xuất hiện trong chế độ Backstage view
Để lưu bảng tính vào máy tính, bạn cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp Bạn có thể chọn "Computer" và nhấp vào "Browse" để tìm vị trí lưu, hoặc chọn "OneDrive" để lưu tệp trực tuyến.
4 Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính
5 Nhập tên tệp (file name) cho bảng tính, sau đó nhấp vào Save (Lưu)
6 Bảng tính sẽ được lưu Bạn có thể nhấp vào lệnh Save để lưu các thay đổi khi sửa đổi bảng tính
Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím
Sử dụng Save As để tạo bảng tính bản sao
Để lưu một phiên bản khác của bảng tính mà vẫn giữ nguyên bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao Chẳng hạn, nếu bạn có tệp tên Dữ liệu bán hàng, bạn có thể lưu nó dưới tên Dữ liệu bán hàng 2 để chỉnh sửa tệp mới mà vẫn có thể tham chiếu đến phiên bản gốc Để thực hiện điều này, hãy nhấp vào lệnh Save As trong chế độ Backstage view, sau đó chọn vị trí lưu tệp và đặt tên cho tệp mới.
Cách thay đổi vị trí lưu file Excel mặc định
Nếu bạn không muốn sử dụng OneDrive làm vị trí lưu mặc định và cảm thấy bất tiện khi phải chọn lại "Máy tính" mỗi lần lưu, bạn có thể dễ dàng thay đổi cài đặt này để máy tính trở thành vị trí lưu mặc định.
1 Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view
2 Nhấp vào Options (Tùy chọn)
Hộp thoại Options trong Excel sẽ mở ra Bạn hãy chọn mục Save và đánh dấu vào ô bên cạnh "Save to Computer by default" để lưu vào máy tính theo mặc định, sau đó nhấn OK Vị trí lưu mặc định sẽ được cập nhật.
Excel tự động lưu các bảng tính của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn làm việc trên chúng
Nếu bạn quên lưu những thay đổi của mình hoặc nếu Excel gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng AutoRecover
Sử dụng tính năng AutoRecover:
1 Mở Excel Nếu phiên bản được lưu tự động của tệp được tìm thấy, khung Document Recovery sẽ xuất hiện
2 Nhấn để mở một tập tin có sẵn Bảng tính sẽ được khôi phục
Excel tự động lưu dữ liệu sau mỗi 10 phút Nếu bạn chỉnh sửa bảng tính trong thời gian ngắn hơn 10 phút, Excel sẽ không thể tạo phiên bản tự động lưu.
Nếu bạn không tìm thấy tệp tin cần thiết, hãy truy cập Backstage view để duyệt tất cả các tệp đã lưu tự động Chỉ cần chọn tab File, nhấn vào Manage Versions và sau đó chọn Recover.
Xuất bảng tính Excel 2016 sang các định dạng khác nhau
Theo mặc định, Excel lưu bảng tính dưới định dạng xlsx, nhưng bạn có thể cần xuất sang định dạng khác như PDF hoặc Excel 97-2003 Việc xuất bảng tính từ Excel rất đơn giản và dễ thực hiện.
Excel sang nhiều loại tệp khác nhau
Cách xuất một bảng tính dưới dạng tệp PDF:
Xuất bảng tính sang định dạng PDF, hay còn gọi là tài liệu Adobe Acrobat, rất hữu ích khi chia sẻ với những người không có ứng dụng Excel Tệp PDF đảm bảo rằng nội dung bảng tính được giữ nguyên và dễ dàng truy cập cho tất cả mọi người.
PDF sẽ cho phép người dùng xem nhưng không chỉnh sửa nội dung của bảng tính được
1 Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view
2 Nhấp vào Export (Xuất), sau đó chọn Create PDF/XPS
3 Hộp thoại Save As (Lưu dưới dạng) sẽ xuất hiện Chọn vị trí bạn muốn xuất bảng tính, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Publish (Xuất bản)
By default, Excel only exports the active worksheet To save all worksheets in a single PDF file, go to Options in the Save As dialog box In the Options dialog, select Entire workbook and then click OK.
KHÁI NIỆM Ô VÀ DẢI Ô
Khi làm việc với Excel, việc nhập thông tin vào các ô là điều cần thiết, vì các ô là khối xây dựng cơ bản của bảng tính Hiểu rõ các khái niệm về ô và nội dung ô sẽ giúp bạn thực hiện tính toán, phân tích và sắp xếp dữ liệu hiệu quả trong Excel.
Tìm hiểu về các ô Excel
Mỗi bảng tính bao gồm hàng ngàn ô hình chữ nhật, được hình thành tại giao điểm của các hàng và cột Các ô này là nơi mà một hàng và một cột giao nhau, tạo nên cấu trúc cơ bản của bảng tính.
Cột trong bảng được đánh dấu bằng chữ cái (A, B, C), trong khi hàng được xác định bằng số (1, 2, 3) Mỗi ô trong bảng có một địa chỉ riêng, được gọi là địa chỉ ô, dựa trên sự giao nhau giữa cột và hàng Ví dụ, ô nằm tại giao điểm của cột C và dòng 5 có địa chỉ là C5.
• Lưu ý rằng địa chỉ ô cũng xuất hiện trong hộp Tên ở góc trên cùng bên trái và tiêu đề cột và hàng của ô được đánh dấu khi ô được chọn
Bạn có thể chọn nhiều ô cùng lúc, tạo thành một dải ô, hay còn gọi là miền Để tham khảo một dải ô, bạn sử dụng địa chỉ ô đầu tiên và cuối cùng, được phân cách bởi dấu hai chấm Chẳng hạn, dãy ô gồm A1, A2, A3, A4 và A5 sẽ được viết là A1:A5 Dưới đây là một số ví dụ về các dãy ô khác nhau.
Nếu bảng tính của bạn sử dụng số để gán nhãn các cột thay vì chữ cái, bạn cần điều chỉnh kiểu tham chiếu mặc định trong Excel.
Chọn một ô: Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung ô, đầu tiên bạn cần chọn ô đó
1 Nhấp vào một ô để chọn nó Trong ví dụ, chúng tôi chọn ô D9
Khi bạn chọn một ô trong bảng tính, một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh ô đó, cùng với việc tiêu đề cột và tiêu đề các dòng cũng sẽ được đánh dấu Ô sẽ giữ trạng thái được chọn cho đến khi bạn nhấp vào một ô khác.
• Ngòai ra, bạn cũng có thể chọn các ô bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím
Chọn một dải ô Đôi khi, bạn có thể muốn chọn một nhóm lớn hơn các ô hoặc một dải ô
1 Nhấp và kéo chuột cho đến khi tất cả các ô bên cạnh bạn muốn chọn được đánh dấu Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô B5:C18
2 Nhả chuột để chọn dải ô mong muốn Các ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn nhấp vào một ô khác trong bảng tính
Mỗi thông tin bạn nhập vào bảng tính sẽ được lưu trữ trong một ô, và mỗi ô có khả năng chứa nhiều loại nội dung khác nhau như văn bản, định dạng, công thức và chức năng.
• Văn bản: Các ô có thể chứa văn bản, chẳng hạn như chữ cái, số và ngày tháng
Các ô trong bảng tính có thể chứa các thuộc tính định dạng, cho phép thay đổi cách hiển thị chữ, số và ngày tháng Chẳng hạn, tỷ lệ phần trăm có thể được thể hiện dưới dạng 0,15 hoặc 15% Ngoài ra, bạn còn có thể điều chỉnh văn bản và màu nền của ô để phù hợp với nhu cầu sử dụng.
• Công thức và chức năng: Các ô có thể chứa các công thức và chức năng tính giá trị các ô
Trong ví dụ, SUM (B2:B8) thêm giá trị của mỗi ô trong dải ô B2:B8 và hiển thị tổng số trong ô B9
1 Nhấp vào một ô để chọn nó Trong ví dụ, chúng tôi chọn ô F9
Nhập nội dung vào ô đã chọn và nhấn Enter để hiển thị nội dung trong ô và thanh công thức Bạn cũng có thể chỉnh sửa nội dung trực tiếp trong thanh công thức.
1 Chọn (các) ô với nội dung bạn muốn xóa Trong ví dụ, chúng tôi chọn phạm vi ô A10:H10
2 Chọn lệnh Clear (Xoá) trên tab Home, sau đó nhấp Clear Contents (Xóa nội dung)
3 Nội dung ô sẽ bị xóa
Bạn có thể sử dụng phím Delete trên bàn phím để xóa nội dung từ nhiều ô cùng lúc, trong khi phím Backspace chỉ cho phép xóa nội dung từ một ô mỗi lần.
Có sự khác biệt quan trọng giữa việc xóa nội dung trong một ô và việc xóa toàn bộ ô đó Khi bạn xóa ô, các ô bên dưới sẽ tự động dịch chuyển lên để lấp đầy khoảng trống, thay thế cho ô đã bị xóa.
1 Chọn (các) ô mà bạn muốn xóa Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn dải ô A10:H10
2 Chọn lệnh Delete từ tab Home trên thanh Ribbon
3 Các ô bên dưới sẽ thay đổi và lấp đầy khoảng trống
Sao chép và dán nội dung ô
Excel 2016 cho phép người dùng dễ dàng sao chép và dán nội dung giữa các ô trong bảng tính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình làm việc.
1 Chọn (các) ô mà bạn muốn sao chép Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô F9
2 Nhấp vào lệnh Copy (Sao chép) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + C trên bàn phím
Chọn các ô mà bạn muốn dán nội dung, ví dụ như F12:F17 Các ô đã sao chép sẽ được bao quanh bởi các đường thẳng nét đứt.
4 Nhấp vào lệnh Paste (Dán) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím
5 Nội dung sẽ được dán vào các ô đã chọn
Truy cập vào nhiều tùy chọn dán
Bạn có thể khám phá thêm các tùy chọn dán hữu ích, rất tiện lợi khi làm việc với các ô có công thức hoặc định dạng Để xem các tùy chọn này, chỉ cần nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Dán.
Thay vì sử dụng thanh công cụ Ribbon, bạn có thể nhanh chóng truy cập các lệnh bằng cách nhấp chuột phải Chỉ cần chọn ô cần định dạng và nhấp chuột phải, một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện với nhiều lệnh tương tự như trên thanh Ribbon.
Cắt và dán nội dung ô
Không giống sao chép và dán, trùng lặp nội dung ô, việc cắt cho phép bạn di chuyển nội dung giữa các ô
1 Chọn (các) ô bạn muốn cắt Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô G5:G6
2 Nhấp chuột phải và chọn lệnh Cut (Cắt) Ngoài ra, bạn có thể sử dụng lệnh trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím
3 Chọn các ô mà bạn muốn dán nội dung Trong ví dụ, chúng tôi chọn F10:F11 Các ô cắt sẽ có một hộp được bao quanh bởi nét đứt
4 Nhấp chuột phải và chọn lệnh Paste Ngoài ra, bạn có thể sử dụng lệnh trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím
5 Nội dung cắt sẽ được lấy ra từ các ô ban đầu và dán vào các ô được chọn
Thay vì cắt, sao chép và dán, bạn có thể kéo và thả các ô di chuyển nội dung của chúng
1 Chọn (các) ô bạn muốn di chuyển nội dung Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô H4:H12
2 Di chuột qua đường biên giới của các ô được chọn cho đến khi trỏ chuột thay đổi thành con trỏ với bốn mũi tên (như hình dưới)
3 Nhấp và kéo các ô đến vị trí mong muốn Trong ví dụ, chúng tôi di chuyển chúng đến dải ô G4:G12
4 Nhả chuột Các ô sẽ bị bỏ trong vị trí đã chọn
Sử dụng chức năng fill handle (một nốt màu đen ở góc phải – bên dưới của ô được chọn)
THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC CỘT, HÀNG VÀ Ô
Chiều rộng cột và chiều cao hàng trong Excel thường không tự động điều chỉnh theo dữ liệu nhập vào Để đảm bảo dữ liệu hiển thị đầy đủ trong các ô, bạn cần thay đổi kích thước của cột và hàng cho phù hợp.
Bài viết dưới đây hướng dẫn các bạn một số cách thay đổi kích thước cột, hàng và ô trong Excel
2016 Mời các bạn cùng tham khảo!
Theo mặc định, mỗi hàng và mỗi cột của một bảng tính mới sẽ có cùng chiều cao và chiều rộng Excel
Năm 2016, bạn có thể điều chỉnh chiều rộng cột và chiều cao hàng theo nhiều cách khác nhau, bao gồm việc ngắt dòng và hợp nhất các ô lại với nhau.
Chỉnh chiều rộng cột Excel 2016
Cột C trong ví dụ dưới đây quá hẹp để hiển thị toàn bộ nội dung trong các ô Để làm cho tất cả nội dung trở nên rõ ràng, chúng ta cần điều chỉnh chiều rộng của cột C.
1 Di chuyển chuột lên phía trên dòng cột trong tiêu đề cột để con trỏ trở thành một mũi tên đôi
2 Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều rộng cột
3 Nhả chuột Chiều rộng cột sẽ được thay đổi
• Với dữ liệu số, ô sẽ hiển thị các pound sign (#######) nếu cột quá hẹp Đơn giản chỉ cần tăng chiều rộng cột để làm cho dữ liệu hiển thị
Chỉnh độ rộng cột Excel tự động với AutoFit
Tính năng AutoFit sẽ cho phép bạn đặt chiều rộng của cột sao cho phù hợp với nội dung của nó
1 Di chuyển chuột đến phần trên của dòng cột trong tiêu đề cột để con trỏ chuột trở thành một mũi tên đôi
2 Nhấp đúp chuột Chiều rộng cột sẽ được thay đổi tự động để phù hợp với nội dung
Bạn có thể sử dụng chức năng AutoFit để tự động điều chỉnh chiều rộng cho nhiều cột cùng lúc Chỉ cần chọn các cột cần điều chỉnh và sau đó sử dụng lệnh AutoFit Column.
Width từ trình đơn Format thả xuống trên tab Home Phương pháp này cũng có thể được sử dụng cho chiều cao hàng
Chỉnh chiều cao hàng Excel 2016
1 Di chuyển chuột đến dòng hàng để con trỏ trở thành một mũi tên đôi
2 Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều cao hàng
3 Nhả chuột Chiều cao của hàng đã chọn sẽ được thay đổi
Chỉnh tất cả các hàng hoặc các cột Excel 2016
Thay vì điều chỉnh kích thước từng hàng và cột riêng lẻ, bạn có thể thay đổi chiều cao và chiều rộng của tất cả hàng và cột cùng một lúc Phương pháp này giúp bạn thiết lập kích thước đồng nhất cho mỗi hàng và cột trong bảng tính Ví dụ dưới đây sẽ minh họa cách thiết lập chiều cao cho hàng.
1 Xác định vị trí và nhấp chuột vào nút Select All (Chọn tất cả) ngay dưới hộp tên để chọn mỗi ô trong bảng tính
2 Di chuyển chuột trên hàng dòng để con trỏ trở thành một mũi tên đôi
3 Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, sau đó nhả chuột khi cảm thấy hài lòng
Chiều cao hàng sẽ được thay đổi cho toàn bộ bảng tính
Chèn, xóa, di chuyển và ẩn hàng, cột Excel 2016
Sau khi sử dụng bảng tính trong một thời gian, bạn có thể cần chèn thêm cột hoặc hàng mới, xóa các hàng hoặc cột không cần thiết, di chuyển chúng đến vị trí khác trong bảng tính, hoặc thậm chí ẩn chúng để cải thiện bố cục và tính khả dụng của dữ liệu.
Để chèn một hàng mới vào bảng, hãy chọn tiêu đề hàng bên dưới vị trí mà bạn muốn thêm hàng mới Trong trường hợp này, nếu bạn muốn chèn hàng mới giữa hàng 4 và 5, hãy chọn hàng 5 làm vị trí chèn.
2 Nhấp vào lệnh Insert trên tab Home
3 Hàng mới sẽ xuất hiện phía trên hàng đã chọn
Khi bạn chèn hàng, cột hoặc ô mới trong Excel, biểu tượng chổi vẽ sẽ xuất hiện bên cạnh các ô được chèn Biểu tượng này cho phép bạn chọn cách định dạng cho các ô mới Mặc định, các ô chèn sẽ có cùng định dạng với ô ở hàng trên Để có thêm nhiều tùy chọn định dạng, bạn chỉ cần di chuột qua biểu tượng và nhấp vào mũi tên thả xuống.
1 Chọn tiêu đề cột ở bên phải nơi bạn muốn cột mới xuất hiện Ví dụ: nếu bạn muốn chèn một cột giữa các cột D và E, hãy chọn cột E
2 Nhấp vào lệnh Insert trên tab Home
3 Cột mới sẽ xuất hiện ở bên trái cột đã chọn
Khi chèn hàng hoặc cột trong bảng, hãy chắc chắn chọn toàn bộ hàng hoặc cột bằng cách nhấp vào tiêu đề tương ứng Nếu chỉ chọn một ô trong hàng hoặc cột, lệnh chèn sẽ chỉ thêm một ô mới.
Việc xóa hàng hoặc cột không cần thiết trong bảng rất đơn giản Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xóa một hàng, nhưng bạn cũng có thể áp dụng quy trình tương tự để xóa cột.
1 Chọn hàng bạn muốn xóa Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn hàng 9
2 Nhấp vào lệnh Delete trên tab Home
3 Hàng đã chọn sẽ bị xóa và những hàng xung quanh nó sẽ thay đổi Trong ví dụ, hàng 10 đã di chuyển lên thành hàng 9
Hiểu rõ sự khác biệt giữa việc xóa hàng hoặc cột và chỉ xóa nội dung là rất quan trọng Để xóa nội dung, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào tiêu đề và chọn "Xóa nội dung" từ trình đơn thả xuống.
Đôi khi, bạn cần di chuyển hàng hoặc cột trong bảng tính để sắp xếp lại nội dung Ví dụ, bạn có thể dễ dàng di chuyển một cột, và quy trình tương tự cũng áp dụng cho việc di chuyển hàng.
1 Chọn tiêu đề cột mong muốn cho cột bạn muốn di chuyển
2 Nhấp vào lệnh Cut (Cắt) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím
3 Chọn tiêu đề cột ở bên phải nơi bạn muốn di chuyển cột Ví dụ: nếu bạn muốn di chuyển một cột đến giữa các cột E và F, hãy chọn cột F
4 Nhấp vào lệnh Insert trên tab Home, sau đó chọn Insert Cut Cells (Chèn các ô cắt) từ trình đơn thả xuống
5 Cột sẽ được di chuyển đến vị trí đã chọn và các cột xung quanh nó sẽ thay đổi
Bạn có thể truy cập các lệnh Cut và Insert bằng cách nhấp chuột phải và chọn từ trình đơn thả xuống Đôi khi, để so sánh các hàng hoặc cột mà không làm thay đổi cách tổ chức bảng tính, Excel cho phép bạn ẩn chúng Trong ví dụ này, chúng ta sẽ ẩn một số cột, và bạn cũng có thể ẩn hàng theo cách tương tự.
1 Chọn cột bạn muốn ẩn, nhấp chuột phải, sau đó chọn Hide (Ẩn) từ trình đơn định dạng Trong ví dụ, chúng tôi sẽ ẩn các cột C, D và E
2 Các cột sẽ bị ẩn Dòng cột màu xanh lá cây cho thấy vị trí của các cột ẩn
3 Để bỏ ẩn các cột, chọn các cột trên cả hai bên của cột ẩn Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn cột B và F
Sau đó nhấp chuột phải và chọn Unhide (Bỏ ẩn) từ trình đơn định dạng
4 Các cột ẩn sẽ hiện thị lại
Ngắt dòng và hợp nhất các ô Excel 2016
Khi có quá nhiều nội dung trong một ô, bạn có thể chọn ngắt dòng hoặc gộp ô thay vì thay đổi kích thước cột Ngắt dòng sẽ tự động điều chỉnh chiều cao hàng, cho phép hiển thị nội dung trên nhiều dòng Trong khi đó, gộp ô cho phép kết hợp một ô với các ô trống, tạo thành một ô lớn hơn.
I Ngắt dòng trong các ô Excel:
1 Chọn các ô mà bạn muốn ngắt Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn các ô trong cột C
2 Nhấp vào lệnh Wrap Text trên tab Home
3 Văn bản trong các ô đã chọn sẽ được ngắt dòng
• Nhấp vào lệnh Wrap Text một lần nữa để giải nén văn bản
II Hợp nhất các ô bằng lệnh Merge & Center:
1 Chọn dải ô bạn muốn hợp nhất Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn dải ô A1:F1
2 Nhấp vào lệnh Merge & Center trên tab Home
3 Các ô được chọn sẽ được hợp nhất lại và văn bản sẽ được căn giữa
Truy cập vào nhiều tuỳ chọn hợp nhất
Nếu bạn nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Merge & Center trên tab Home, trình đơn thả xuống Merge sẽ xuất hiện
Từ đây, bạn có thể chọn:
• Merge & Center: hợp nhất các ô đã chọn vào một ô và căn giữa văn bản;
• Merge Across: hợp nhất các ô đã chọn vào các ô lớn hơn trong khi giữ từng hàng tách biệt;
• Merge Cells: hợp nhất các ô đã chọn vào một ô nhưng không căn giữa văn bản;
• Unmerge Cells: hủy hợp nhất các ô đã chọn
Khi sử dụng tính năng hợp nhất ô trong Excel, bạn cần chú ý cẩn thận Nếu bạn hợp nhất nhiều ô có chứa dữ liệu, Excel chỉ giữ lại nội dung của ô ở góc trên bên trái và sẽ xóa bỏ các nội dung của các ô khác.
ĐỊNH DẠNG Ô DỮ LIỆU
Excel là ứng dụng quan trọng trong bộ Microsoft Office, đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ quyết định kinh doanh Công cụ này cho phép người dùng ghi chép và trình bày thông tin dưới dạng bảng, từ đó thực hiện tính toán và tạo ra các số liệu thống kê trực quan Excel phục vụ cho nhiều đối tượng, từ kế toán, nhân sự, hành chính đến giáo viên và sinh viên Tuy nhiên, liệu bạn đã khai thác hết các chức năng của Excel chưa?
Một trong những chức năng cơ bản của Excel là định dạng cell, cho phép thay đổi diện mạo của dữ liệu mà không làm thay đổi giá trị thực tế Ví dụ, số 0.8 có thể được định dạng thành tiền tệ là $0.80 hoặc dưới dạng phần trăm là 80% Ngoài ra, còn nhiều cách khác để định dạng cell như căn chỉnh vị trí, chọn font chữ, và thêm đường viền cho cell Hãy cùng Gitiho khám phá chức năng này!
Bạn hãy thử mở một bảng tính mới và thực hiện các bước sau để cùng làm quen với chức năng này:
Bước 1: Bạn hãy nhập vào cell B2 số 0.8
Hình 1: Nhập số 0.8 vào cell B2 trong bảng tính mới
Bước 3: Nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Format Cells trong menu ngữ cảnh (hoặc bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím CTRL+1) như hinh dưới đây;
Hình 2: Chọn vào tùy chọn Format Cells
Sau đó cửa sổ hộp thoại Format Cell sẽ hiện ra:
Bước 4: Chúng ta hãy thử lấy ví dụ định dạng cell B2 thành dữ liệu tiền tệ (currency) thì bạn sẽ chọn trong cửa sổ hộp thoại như sau:
Hình 3: Chọn định dạng dữ liệu bạn muốn trong cửa sổ hộp thoại
Lưu ý: Đối với bất cứ loại định dạng nào thì Excel cũng sẽ đưa cho bạn một ví dụ thực tế của dữ liệu đó trong mục Sample
Bước 5: Sau khi chọn loại định dạng bạn muốn thì nhấn vào nút OK để đóng cửa sổ
Hình 4: Kết quả của ví dụ về cách định dạng cell
Số 0.8 trên thanh công thức vẫn giữ nguyên, nhưng khi hiển thị trong ô B2, nó được định dạng dưới dạng tiền tệ Các định dạng ô phổ biến nhất có sẵn trong tab Home của thanh công cụ.
Bước 6: Trong tab Home, trong nhóm danh mục Number, bạn hãy nhấn vào biểu tượng phầm trăm để định dạng dữ liệu dưới dạng %
Hình 5: Vị trí định dạng phần trăm trên thanh công cụ Excel
Bước 7: Trong tab Home, trong nhóm danh mục Alignment, bạn hãy chọn tùy chọn ở giữa để định dạng dữ liệu vào chính giữa cell
Hình 6: Các tùy chọn về định dạng vị trí dữ liệu trong cell trên thanh công cụ Excel
Bước 8: Trong tab Home, trong nhóm danh mục Font, bạn hãy thêm đường viền bên ngoài cell và thay đổi màu sắc của dữ liệu thành màu xanh
Hình 7: Các tùy chọn về định dạng văn bản dữ liệu trong cell
Và dưới đây sẽ là kết quả của chúng ta:
Hình 8: Dữ liệu trong cell B2 sau khi được định dạng
ĐỊNH DẠNG NUMBER FORMAT
Các dữ liệu trong bảng tính Excel khi bạn thực hiện nhập vào luôn có chế độ mặc định là định dạng
To ensure that Excel displays and calculates data accurately according to its actual format, it is essential to set the appropriate number formats Let's explore Number Formats in Excel 2016 together!
Khi làm việc với bảng tính, việc sử dụng định dạng số phù hợp với dữ liệu là rất quan trọng Định dạng số giúp xác định chính xác loại dữ liệu bạn đang sử dụng, bao gồm tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), số lần và ngày tháng.
Sử dụng định dạng số trong bảng tính không chỉ cải thiện tính dễ đọc mà còn tăng cường khả năng sử dụng Khi áp dụng định dạng số, bạn cung cấp thông tin rõ ràng về loại giá trị trong ô, như định dạng ngày giúp bảng tính nhận diện dữ liệu cụ thể Điều này không chỉ giúp bảng tính hiểu dữ liệu tốt hơn mà còn đảm bảo tính nhất quán và độ chính xác trong các công thức tính toán.
Nếu không cần định dạng số cụ thể, bảng tính sẽ tự động áp dụng định dạng số chung Tuy nhiên, định dạng chung có thể thực hiện một số thay đổi nhỏ đối với dữ liệu của bạn Hãy áp dụng định dạng số phù hợp để cải thiện cách trình bày thông tin.
Giống như các định dạng khác như thay đổi màu chữ, bạn có thể áp dụng định dạng số bằng cách chọn ô và lựa chọn định dạng mong muốn Có hai phương pháp chính để chọn định dạng số.
• Chuyển đến tab Home (Trang chủ), nhấp vào trình đơn thả xuống Number Format (Định dạng số) trong nhóm Number (Số) và chọn định dạng mong muốn
• Bạn có thể nhấp vào một trong các lệnh định dạng số nhanh dưới trình đơn thả xuống
• Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các ô mong muốn và nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím để truy cập vào các tùy chọn định dạng số khác
Chúng tôi đã sử dụng định dạng số tiền tệ để thêm ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị hai vị trí thập phân cho mọi giá trị số.
Khi bạn chọn ô có định dạng số trong bảng tính, giá trị thực của ô sẽ hiển thị trong thanh công thức Giá trị này được sử dụng cho các công thức và tính toán khác trong bảng tính.
Sử dụng đúng định dạng số
Có nhiều phương pháp để định dạng số trong bảng tính, không chỉ đơn giản là chọn ô và áp dụng định dạng Bảng tính có khả năng tự động áp dụng nhiều định dạng số dựa trên cách bạn nhập dữ liệu, vì vậy bạn cần nhập dữ liệu một cách chính xác để chương trình có thể hiểu Đảm bảo rằng các ô được định dạng số phù hợp là rất quan trọng Ví dụ, bạn có thể thấy cách định dạng số cho ngày tháng, tỷ lệ phần trăm và thời gian trong hình ảnh dưới đây.
Bây giờ bạn đã hiểu về cách hoạt động của các định dạng số, chúng ta sẽ khám phá một số định dạng số khác nhau, trong đó có định dạng phần trăm.
Định dạng phần trăm (%) là một trong những định dạng số hữu ích nhất, cho phép hiển thị các giá trị như 20% hoặc 55% Nó rất có ích trong việc tính toán, chẳng hạn như thuế mua hàng hoặc lợi nhuận Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số, định dạng phần trăm sẽ tự động được áp dụng cho ô đó.
Về lý thuyết toán học, một phần trăm cũng có thể được viết như một số thập phân Vì vậy, 15% tương đương 0,15; 7,5% là 0,075; 20% là 0,20; 55% là 0,55 và hơn nữa
Định dạng phần trăm có thể rất hữu ích trong nhiều trường hợp Chẳng hạn, trong các hình ảnh dưới đây, bạn sẽ thấy cách tỷ lệ thuế doanh thu được trình bày khác nhau trong mỗi bảng tính, với các định dạng là 5, 5% và 0,05.
Trong bảng tính bên trái, phép tính không chính xác do thiếu định dạng số phần trăm; bảng tính hiểu rằng chúng tôi muốn nhân $22,50 với 5 thay vì 5% Mặc dù bảng tính bên phải vẫn hoạt động mà không cần định dạng phần trăm, bảng tính ở giữa lại dễ đọc hơn.
Khi làm việc với ngày tháng trong bảng tính, bạn cần sử dụng định dạng ngày để chỉ định các ngày cụ thể, ví dụ như ngày 15 tháng 7 năm 2014 Định dạng này cũng cho phép bạn sử dụng các hàm xử lý kiểu ngày (Date functions) để thực hiện các phép tính liên quan đến thời gian và ngày tháng.
Bảng tính không hiểu thông tin như con người, ví dụ, khi bạn nhập "tháng 10", nó không nhận biết đó là ngày Để nhập ngày, bạn cần sử dụng định dạng mà bảng tính hiểu, chẳng hạn như tháng/ngày/năm hoặc ngày/tháng/năm tùy theo quốc gia Ví dụ, khi nhập "10/12/2014", bảng tính sẽ hiểu đó là ngày 12 tháng 10 năm 2014 và tự động áp dụng định dạng số ngày cho ô đó.
Bây giờ, chúng ta có ngày được định dạng đúng, chúng ta có thể làm nhiều điều khác với dữ liệu này
Ví dụ: chúng tôi có thể sử dụng chốt xử lý để tiếp tục các ngày thông qua cột, do đó một ngày khác sẽ xuất hiện trong mỗi ô:
Nếu định dạng ngày không tự động áp dụng, bảng tính không nhận diện dữ liệu bạn đã nhập Ví dụ, khi bạn nhập ngày 15 tháng 3, bảng tính không hiểu đây là một ngày, dẫn đến ô này vẫn giữ định dạng số chung.
LÀM VIỆC VỚI NHIỀU BẢNG TÍNH
Tập tin Workbook trong Excel bao gồm từ 1 đến 255 bảng tính khác nhau, như dữ liệu, đồ thị và Macro, thường có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Mỗi tập tin workbook trong Excel 2016 mặc định chứa ít nhất một bảng tính, nhưng khi làm việc với lượng dữ liệu lớn, bạn có thể tạo nhiều bảng tính để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm nội dung Ngoài ra, việc nhóm các bảng tính cũng giúp bạn nhanh chóng thêm thông tin vào nhiều bảng tính cùng lúc Hãy cùng Tự Học Tin khám phá cách làm việc hiệu quả với nhiều bảng tính trong Excel 2016!
Chèn một bảng tính mới
1 Xác định vị trí và chọn nút New sheet (bảng tính mới) ở góc dưới cùng bên phải cửa sổ Excel
2 Một bảng tính mới sẽ xuất hiện
Mặc định, mỗi workbook mới trong Excel sẽ có một bảng tính mang tên Sheet1 Để thay đổi số lượng bảng tính mặc định, bạn hãy truy cập vào Backstage view, nhấp vào Tùy chọn, và chọn số lượng bảng tính mà bạn muốn cho mỗi workbook mới.
Sao chép một bảng tính Excel
Nếu bạn cần sao chép nội dung của một bảng tính sang một bảng tính khác, Excel cho phép bạn sao chép một bảng tính hiện có
1 Nhấp chuột phải vào bảng tính mà bạn muốn sao chép, sau đó chọn Move or Copy (Di chuyển hoặc Sao chép) từ trình đơn bảng tính
2 Hộp thoại Move or Copy sẽ xuất hiện Chọn nơi bảng tính sẽ xuất hiện trong trường Before sheet:
Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn (move to end - di chuyển đến cuối) để đặt bảng tính ở bên phải của bảng tính hiện có
3 Chọn hộp bên cạnh Create a copy (Tạo một bản sao), sau đó nhấp vào OK
Bảng tính sẽ được sao chép với cùng tiêu đề và số phiên bản như bảng tính gốc Ví dụ, khi sao chép bảng tính November, bảng tính mới sẽ được đặt tên là November (2) Tất cả nội dung từ bảng tính November cũng sẽ được sao chép vào bảng tính mới này.
Bạn có thể dễ dàng sao chép một bảng tính sang một bảng tính khác trong Excel 2016 Để thực hiện điều này, hãy chọn workbook mong muốn từ trình đơn thả xuống "To book:".
1 Nhấp chuột phải vào bảng tính mà bạn muốn đổi tên, sau đó chọn Rename từ menu bảng tính
2 Nhập tên mong muốn cho bảng tính
3 Nhấp vào bất kỳ nơi nào bên ngoài tab bảng tính hoặc nhấn Enter trên bàn phím Bảng tính sẽ được đổi tên
Di chuyển bảng tính Excel 2016
1 Nhấp và kéo bảng tính mà bạn muốn di chuyển cho đến khi mũi tên nhỏ màu đen xuất hiện phía trên vị trí mong muốn
2 Thả chuột Bảng tính sẽ được di chuyển
Thay đổi màu tab bảng tính Excel 2016
1 Nhấp chuột phải vào tab bảng tính mà bạn muốn và di chuột qua Tab Color (Màu Tab) Menu màu sắc sẽ xuất hiện
3 Màu tab bảng tính sẽ được thay đổi
Màu sắc của tab bảng tính không thay đổi nhiều khi bạn chọn bảng tính Hãy thử chọn một bảng tính khác để quan sát cách màu sắc hiển thị khi bảng tính đó không được chọn.
1 Nhấp chuột phải vào bảng tính mà bạn muốn xóa, sau đó chọn Delete (Xóa) từ trình đơn bảng tính
2 Bảng tính sẽ bị xóa khỏi bảng tính của bạn
Để ngăn chặn việc chỉnh sửa hoặc xóa các bảng tính cụ thể, bạn có thể bảo vệ chúng bằng cách nhấp chuột phải vào bảng tính cần bảo vệ và chọn "Bảo vệ bảng tính" từ menu.
Nhóm và bỏ nhóm các bảng tính trong Excel 2016
Bạn có thể làm việc với từng bảng tính riêng lẻ hoặc kết hợp nhiều bảng tính cùng lúc Các bảng tính có thể được nhóm lại, và mọi thay đổi trên một bảng tính trong nhóm sẽ tự động áp dụng cho tất cả các bảng tính khác trong nhóm đó.
1 Chọn bảng tính đầu tiên mà bạn muốn đưa vào nhóm bảng tính
2 Nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím Chọn bảng tính tiếp theo mà bạn muốn trong nhóm
Tiếp tục chọn các bảng tính cho đến khi bạn đã chọn tất cả các bảng muốn nhóm, sau đó nhả phím Ctrl Lúc này, các bảng tính sẽ được nhóm lại với nhau.
Trong khi các bảng tính được nhóm lại, bạn có thể điều hướng tới bất kỳ bảng tính nào trong nhóm
Bất kỳ thay đổi nào trên một bảng tính sẽ được cập nhật trên tất cả các bảng tính trong nhóm Tuy nhiên, nếu bạn chọn một bảng tính không thuộc nhóm, các bảng tính của bạn sẽ trở thành bảng tính tách biệt.
Tách nhóm các bảng tính
1 Nhấp chuột phải vào một bảng tính trong nhóm, sau đó chọn Ungroup Sheets từ trình đơn bảng tính
Các bảng tính sẽ được phân chia thành các nhóm riêng biệt Để tách tất cả các bảng tính, bạn chỉ cần nhấp vào bất kỳ bảng tính nào không thuộc nhóm.
FIND VÀ REPLACE
Khi làm việc với dữ liệu lớn trong Excel 2016, việc tìm kiếm thông tin có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng tính năng Find để nhanh chóng xác định vị trí thông tin trong Workbook và tính năng Replace để sửa đổi nội dung một cách dễ dàng Hãy cùng tham khảo hướng dẫn sử dụng chức năng Find và Replace trong Excel 2016 để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn!
Tìm kiếm nội dung trong Excel 2016
Trong ví dụ, chúng ta sẽ sử dụng lệnh Find để xác định vị trí một bộ phận cụ thể trong danh sách này
1 Từ tab Home (Trang chủ), hãy nhấp vào lệnh Find and Select, sau đó chọn Find từ trình đơn thả xuống
2 Hộp thoại Find and Replace (Tìm và thay thế) sẽ xuất hiện Nhập nội dung bạn muốn tìm Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập tên của bộ phận
3 Nhấp vào Find Next (Tìm tiếp) Nếu nội dung được tìm thấy, ô chứa nội dung đó sẽ được chọn
4 Nhấp vào Find Next (Tìm tiếp) để tìm các vị trí khác hoặc Find All (Tìm tất cả) để xem từng vị trí của cụm từ tìm kiếm
5 Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng) để thoát khỏi hộp thoại Find and Replace
• Bạn cũng có thể truy cập lệnh Find bằng cách nhấn Ctrl + F trên bàn phím
• Nhấp vào Options (Tùy chọn) để xem các tiêu chí tìm kiếm nâng cao trong hộp thoại Find and
Trong Excel 2016, bạn có thể sử dụng tính năng Tìm và Thay thế để nhanh chóng sửa lỗi trong workbook, chẳng hạn như chỉnh sửa lỗi chính tả hoặc thay đổi từ/cụm từ cụ thể.
Trong ví dụ, chúng tôi sẽ sử dụng Find and Replace để sửa danh sách tên các bộ phận
1 Từ tab Home (Trang chủ), hãy nhấp vào lệnh Find and Select (Tìm và chọn), sau đó chọn Replace (Thay thế) từ trình đơn thả xuống
2 Hộp thoại Find and Replace (Tìm và thay thế) sẽ xuất hiện Nhập văn bản mà bạn muốn tìm vào trường Find what:
3 Nhập văn bản mà bạn muốn thay thế trong trường Replace with:, sau đó nhấp vào Find Next (Tìm tiếp)
4 Nếu nội dung được tìm thấy, ô chứa nội dung đó sẽ được chọn
5 Xem lại văn bản để đảm bảo bạn muốn thay thế văn bản đó
Nếu bạn muốn thay thế từ hoặc cụm từ trong tập tin workbook, hãy chọn một trong các tùy chọn thay thế Việc chọn "Replace" sẽ thay thế các cá thể riêng lẻ, trong khi "Replace All" sẽ thay thế toàn bộ các từ hoặc cụm từ Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn "Replace All".
7 Một hộp thoại sẽ xuất hiện, xác nhận số lượng thay thế được thực hiện Nhấp OK để tiếp tục
8 Nội dung ô đã chọn sẽ được thay thế
9 Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng) để thoát khỏi hộp thoại Find and Replace
Tốt nhất là tránh sử dụng tính năng "Thay thế tất cả" vì nó không cho phép bạn bỏ qua những thay đổi không mong muốn Chỉ nên sử dụng tùy chọn này khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng nó sẽ không thay thế bất kỳ nội dung nào mà bạn không muốn.
KIỂM TRA CHÍNH TẢ
Trước khi chia sẻ bảng tính, hãy đảm bảo rằng không có lỗi chính tả Excel 2016 cung cấp công cụ kiểm tra chính tả giúp bạn xác nhận mọi nội dung trong tập tin được viết chính xác.
Nếu bạn đã quen với tính năng kiểm tra chính tả trong Microsoft Word, hãy lưu ý rằng công cụ kiểm tra chính tả trong Excel hữu ích nhưng không mạnh mẽ Nó không kiểm tra ngữ pháp và sẽ không kiểm tra chính tả khi bạn nhập văn bản.
Hãy cùng Tự Học Tin tham khảo bài hướng dẫn kiểm tra chính tả trên trang tính Excel 2016 trong bài viết này nhé!
Sử dụng Spell Check trong Excel 2016
1 Từ tab Review (Xem lại), hãy nhấp vào lệnh Spelling
Hộp thoại Spelling sẽ hiển thị khi bạn kiểm tra chính tả Đối với mỗi lỗi chính tả trong bảng tính, công cụ Spell Check sẽ đưa ra các đề xuất chính xác Bạn chỉ cần chọn đề xuất phù hợp và nhấp vào nút Change (Thay đổi) để sửa lỗi.
3 Một hộp thoại sẽ xuất hiện sau khi xem xét tất cả các lỗi chính tả Nhấp vào OK để đóng Spell
• Nếu không có gợi ý thích hợp, bạn có thể tự nhập lại cho đúng chính tả
Bỏ qua "lỗi" chính tả
Spell Check không phải lúc nào cũng chính xác, vì có những từ bị đánh dấu sai mặc dù chúng hoàn toàn đúng Điều này thường xảy ra với các tên riêng, vì chúng không có trong từ điển.
Bạn có thể chọn không thay đổi “lỗi” chính tả bằng cách sử dụng một trong ba tùy chọn sau:
• Ignore Once (Bỏ qua một lần): Bỏ qua từ mà không thay đổi
Bỏ qua tất cả (Ignore All) cho phép bạn bỏ qua từ mà không cần thay đổi, đồng thời loại bỏ tất cả các trường hợp khác liên quan đến lỗi chính tả trong bảng tính của bạn.
Thêm từ vào từ điển sẽ ngăn chặn việc từ đó xuất hiện như một lỗi trong tương lai Hãy chắc chắn rằng từ được đánh vần chính xác trước khi chọn tùy chọn này.
ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN
Đôi khi, bạn cần in bảng tính Excel để xem và chia sẻ dữ liệu ngoại tuyến Để thực hiện điều này, hãy chọn cài đặt định dạng trang và sử dụng cửa sổ In trong Excel 2016 để xem trước và in bảng tính dễ dàng Hãy tham khảo hướng dẫn của Tự Học Tin về cách định dạng trang và in bảng tính trong Excel 2016!
Truy cập cửa sổ Print
1 Chọn tab File Chế độ Backstage view sẽ xuất hiện
2 Chọn Print (In) Cửa sổ Print sẽ xuất hiện
1 Điều hướng đến cửa sổ Print, sau đó chọn máy in mong muốn
2 Nhập số lượng bản sao mà bạn muốn in
3 Chọn cài đặt bổ sung nếu cần
Trước khi in bảng tính Excel, bạn cần xác định rõ thông tin muốn in, chẳng hạn như in toàn bộ bảng tính, chỉ in các bảng tính đang hoạt động, hoặc chỉ in nội dung được chọn.
In các trang tính hiện hành
Các bảng tính được coi là đang hoạt động khi được chọn
Để in một bảng tính trong Excel, hãy chọn bảng tính mong muốn Nếu bạn cần in nhiều trang tính, hãy nhấp vào bảng tính đầu tiên, giữ phím Ctrl trên bàn phím và sau đó nhấp vào các bảng tính khác mà bạn muốn chọn.
2 Điều hướng tới cửa sổ In
3 Chọn Print Active Sheets (Các trang tính hiện hành) từ trình đơn thả xuống Print Range (Vùng in)
In toàn bộ bảng tính
1 Điều hướng tới cửa sổ In
2 Chọn Print Entire Workbook (In toàn bộ bảng tính) từ trình đơn thả xuống Print Range (Vùng in)
Trong ví dụ, chúng tôi sẽ in bản ghi cho 40 nhân viên bán hàng đứng đầu ở bảng tính trung tâm
1 Chọn các ô mà bạn muốn in
2 Điều hướng tới cửa sổ In
3 Chọn Print Selection từ trình đơn thả xuống Print Range
4 Bản lựa chọn xem trước của bạn sẽ xuất hiện trong cửa sổ Preview (Xem trước)
5 Nhấp vào nút In để in vùng chọn
Để hình dung những ô sẽ được in trong Excel, bạn có thể cài đặt khu vực in bằng cách chọn các ô mong muốn, vào tab Page Layout, chọn lệnh Print Area và sau đó chọn Set Print Area Nếu bạn cần in toàn bộ bảng tính, hãy nhớ xóa vùng in đã thiết lập Đôi khi, để nội dung bảng tính nằm gọn trên một trang in, bạn cần thực hiện những điều chỉnh nhỏ từ ô Print, sử dụng các công cụ trong cửa sổ Print như chia tỉ lệ và điều chỉnh lề trang.
Thay đổi định hướng trang
Excel 2016 cung cấp hai tùy chọn định hướng trang là phong cảnh (landscape) và chân dung (portrait) Tùy chọn phong cảnh định hướng trang theo chiều ngang, trong khi tùy chọn chân dung định hướng trang theo chiều dọc.
Trong ví dụ, chúng tôi sẽ thiết lập hướng landscape
1 Điều hướng tới cửa sổ In
2 Chọn hướng mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Orientation Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Landscape Orientation (Định hướng phong cảnh)
3 Định hướng trang mới sẽ được hiển thị trong ô Preview (Xem trước)
Tinh chỉnh nội dung trước khi in
Nếu nội dung của bạn bị cắt khi in, bạn có thể sử dụng tính năng chia tỉ lệ để tự động thu gọn bảng tính vào trang.
1 Điều hướng tới cửa sổ In Trong ví dụ, chúng tôi nhìn thấy ở khung Preview nội dung bảng tính sẽ bị cắt khi in
2 Chọn tuỳ chọn mong muốn từ trình đơn thả xuống Scaling Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Fit All
3 Bảng tính sẽ được thu gọn để xuất hiện đủ trong một trang
Khi in bảng tính, bạn nên lưu ý rằng việc thu nhỏ sẽ làm cho bảng trở nên khó đọc Do đó, tùy chọn này không phù hợp cho bảng tính chứa nhiều thông tin Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ điều chỉnh thiết lập tỉ lệ thành Không thu nhỏ.
Sử dụng lệnh Print Titles
Khi bảng tính của bạn có tiêu đề mục, việc in tiêu đề trên mỗi trang là rất quan trọng để đảm bảo tính dễ đọc Nếu tiêu đề chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên, việc hiểu nội dung sẽ trở nên khó khăn Lệnh Print Titles cho phép bạn chọn các hàng và cột cụ thể để hiển thị trên tất cả các trang in.
1 Nhấp vào tab Page Layout trên thanh công cụ Ribbon, sau đó chọn lệnh Print Titles
Hộp thoại Cài đặt trang sẽ hiển thị, cho phép bạn chọn hàng hoặc cột để lặp lại trên mỗi trang Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ lặp lại hàng đầu tiên.
3 Nhấp vào nút Collapse Dialog bên cạnh trường Rows to repeat at top: (Các dòng lặp lại ở đầu:)
Khi bạn sử dụng chức năng Page Setup, con trỏ sẽ chuyển thành một mũi tên nhỏ để lựa chọn, và hộp thoại sẽ được thu gọn Hãy chọn các hàng mà bạn muốn lặp lại ở đầu mỗi trang in; trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn hàng 1.
5 Hàng 1 sẽ được thêm vào Rows to repeat at top: Nhấp vào nút Collapse Dialog
Hộp thoại Page Setup sẽ mở rộng, cho phép bạn lặp lại một cột bằng cách sử dụng quy trình tương tự như trong các bước 4 và 5 Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn lặp lại hàng 1 và cột A.
7 Khi đã hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK
8 Trong ví dụ, hàng 1 xuất hiện ở đầu mỗi trang và cột A xuất hiện ở bên trái mỗi trang Điều chỉnh ngắt trang
1 Nhấp vào lệnh Page Break Preview (Xem trước ngắt trang) để thay đổi sang chế độ xem Page
2 Các đường chấm nét đứt dọc và ngang biểu thị các điểm ngắt trang Nhấp và kéo một trong những dòng này để điều chỉnh ngắt trang đó
3 Trong ví dụ, chúng tôi đã đặt ngắt trang nằm ngang giữa hàng 21 và hàng 22
4 Trong ví dụ, tất cả các trang bây giờ hiển thị cùng một số hàng do thay đổi trong ngắt trang
Sửa đổi lề trong ô Preview (xem trước)
Lề là khoảng cách giữa nội dung và cạnh trang, và việc điều chỉnh lề là cần thiết để dữ liệu trở nên dễ đọc hơn Bạn có thể thay đổi lề trang thông qua ngăn In.
1 Điều hướng tới ngăn In
2 Chọn kích thước lề mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Margins Trong ví dụ, chúng tôi chọn Narrow Margins (Thu hẹp biên)
3 Lề mới sẽ được hiển thị trong ô Preview
Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh lề tài liệu bằng cách nhấp vào nút "Hiển thị lề" ở góc dưới bên phải, sau đó kéo đường kẻ lề trong cửa sổ "Xem trước".
Một số sách và khoá học dành cho bạn:
# Sách, tài liệu [Click để xem]
# Khoá học online [Click để xem]
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG THỨC
Một trong những tính năng nổi bật của Excel là khả năng thực hiện các phép toán số học thông qua công thức Tương tự như một chiếc máy tính, Excel cho phép người dùng thực hiện các phép cộng, trừ, nhân và chia một cách dễ dàng.
Mạng sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tham chiếu ô để tạo các công thức đơn giản trong Excel 2016 Mời các bạn tham khảo!
Excel 2016 sử dụng các toán tử tiêu chuẩn trong công thức, bao gồm dấu cộng (+) để cộng, dấu trừ (-) để trừ, dấu hoa thị (*) để nhân, dấu gạch chéo (/) để chia và dấu mũ (^) để tính số mũ.
Tất cả công thức trong Excel đều bắt đầu bằng dấu "=" Điều này cho phép ô chứa công thức hoặc giá trị mà nó tính toán.
Tìm hiểu Tham chiếu ô (Cell references)
Trong Excel 2016, bạn có thể tạo công thức đơn giản bằng cách sử dụng các con số như =2+2 hoặc =5*5, nhưng thường thì việc sử dụng địa chỉ ô để tạo công thức là phổ biến hơn Việc này được gọi là tạo tham chiếu ô, giúp đảm bảo rằng các công thức của bạn luôn chính xác Bằng cách thay đổi giá trị của các ô được tham chiếu, bạn không cần phải viết lại công thức, tiết kiệm thời gian và công sức.
Trong công thức dưới đây, ô A3 thêm các giá trị của ô A1 và ô A2 bằng cách làm các tham chiếu ô:
Khi bạn nhấn Enter, công thức tính toán và hiển thị câu trả lời trong ô A3:
Nếu các giá trị trong các ô được tham chiếu thay đổi, công thức sẽ tự động tính toán lại:
Bằng cách kết hợp phép toán tử với tham chiếu ô, bạn có thể tạo ra nhiều công thức đơn giản trong Excel Các công thức này cũng có thể bao gồm sự kết hợp giữa tham chiếu ô và số.
Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng một công thức đơn giản và tham chiếu ô để tính toán ngân sách
1 Chọn ô chứa công thức Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D12
2 Nhập dấu bằng (=) Chú ý cách nó xuất hiện trong cả ô và thanh công thức
3 Nhập địa chỉ ô của ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức: ô D10 trong ví dụ Một đường viền màu xanh sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu
4 Gõ toán tử toán học bạn muốn sử dụng Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập dấu cộng (+)
5 Nhập địa chỉ ô của ô bạn muốn tham khảo thứ hai trong công thức: ô D11 trong ví dụ Một đường viền màu đỏ sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu
Nhấn Enter trên bàn phím để tính toán công thức và hiển thị giá trị trong ô Khi bạn chọn lại ô đó, lưu ý rằng ô sẽ hiển thị kết quả, trong khi thanh công thức sẽ hiển thị công thức.
Nếu kết quả của một công thức quá lớn để hiển thị trong ô, nó sẽ xuất hiện dưới dạng các dấu hiệu bảng (#######), cho thấy cột không đủ rộng Để khắc phục, bạn chỉ cần tăng chiều rộng cột để hiển thị đúng nội dung ô.
Sửa đổi các giá trị với tham chiếu ô
Lợi thế của tham chiếu ô là khả năng cập nhật dữ liệu trong bảng tính mà không cần viết lại công thức Ví dụ, khi thay đổi giá trị ô D1 từ 1.200 đôla thành 1.800 đôla, công thức trong ô D3 sẽ tự động tính toán và hiển thị giá trị mới.
• Excel không phải lúc nào cũng cho bạn biết công thức của bạn có lỗi, do đó bạn phải kiểm tra tất cả các công thức
Tạo ra một công thức sử dụng phương pháp trỏ-và-click
Thay vì nhập địa chỉ ô một cách thủ công, bạn có thể dễ dàng trỏ và click vào ô cần thiết để đưa vào công thức Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi tạo công thức trong bảng tính.
Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ tạo một công thức để tính toán chi phí đặt hàng một số hộp nhựa
1 Chọn ô chứa công thức Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D4
3 Chọn ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức: ô B4 trong ví dụ Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức
4 Gõ phép tính toán tử mà bạn muốn sử dụng Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập dấu nhân (*)
5 Chọn ô bạn muốn tham chiếu thứ hai trong công thức: ô C4 trong ví dụ Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức
6 Nhấn Enter trên bàn phím Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô
Sao chép công thức bằng Fill Handle
Công thức có thể được sao chép vào các ô liền kề bằng cách sử dụng Fill Handle, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện các tính toán tương tự nhiều lần trong bảng tính.
Handle là hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của (các) ô được chọn
1 Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn sao chép Nhấp và kéo Fill Handle vào các ô mà bạn muốn điền
2 Sau khi bạn thả chuột, công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn
Đôi khi, bạn có thể cần chỉnh sửa một công thức hiện có Trong trường hợp này, chúng tôi đã nhập một địa chỉ ô không chính xác, do đó, việc sửa đổi là cần thiết để đảm bảo công thức hoạt động chính xác.
1 Chọn ô chứa công thức bạn muốn chỉnh sửa Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D12
2 Nhấp vào thanh công thức để chỉnh sửa công thức Bạn cũng có thể nhấp đúp vào ô để xem và chỉnh sửa công thức trực tiếp trong ô
Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu Trong trường hợp này, chúng ta sẽ thay đổi phần đầu tiên của công thức từ ô D9 thành ô D10.
4 Khi hoàn tất, nhấn Enter trên bàn phím hoặc chọn lệnh Enter trong thanh công thức
5 Công thức sẽ được cập nhật và giá trị mới sẽ được hiển thị trong ô
Nếu bạn muốn hủy bỏ thay đổi công thức, hãy nhấn phím Esc hoặc chọn lệnh Hủy trên thanh công thức Để xem tất cả các công thức trong bảng tính, giữ phím Ctrl và nhấn dấu huyền (`).
Phím dấu huyền thường nằm ở góc trên cùng bên trái của bàn phím Bạn có thể nhấn Ctrl+` một lần nữa để chuyển về chế độ xem bình thường.
TẠO CÁC CÔNG THỨC PHỨC TẠP
Khi làm việc với công thức trong Excel, bạn có thể đã quen với các công thức đơn giản như 7+9 Tuy nhiên, các công thức phức tạp hơn như 5+2*8 đòi hỏi bạn phải hiểu thứ tự thực hiện phép tính để đảm bảo kết quả chính xác Việc xác định thứ tự các toán tử là rất quan trọng, vì nó giúp Excel biết thao tác nào cần thực hiện trước Hãy cùng Tự Học Tin khám phá cách tạo ra các công thức phức tạp hơn trong Excel 2016.
Mời mọi người tham khảo!
Thứ tự của toán tử
Excel tính công thức dựa trên thứ tự của toán tử như sau:
1 Các toán tử nằm trong dấu ngoặc đơn
2 Phép tính hàm mũ (Ví dụ: 3^2)
3 Nhân và chia, tùy vị trí để thực hiện tính trước
4 Cộng và trừ, tùy vị trí để thực hiện tính trước
Tính ghi nhớ (mnemonic) PEMDAS, hay còn gọi là "Please Excuse My Dear Aunt Sally," giúp bạn nhớ thứ tự thực hiện các phép toán: đầu tiên là phép tính trong ngoặc, sau đó là số mũ, và cuối cùng là các phép cộng, trừ, nhân, chia.
Dưới đây là cách thứ tự thực hiện phép tính được sử dụng để tính công thức trong Excel
Sử dụng quy tắc PEMDAS để giải bài toán 10+(6-3)/2^2*4-1 Mặc dù công thức có vẻ phức tạp, nhưng áp dụng thứ tự thực hiện phép tính từng bước sẽ giúp chúng ta tìm ra kết quả chính xác.
• Đầu tiên, chúng ta sẽ bắt đầu tính trong ngoặc trước ngoài ngoặc sau Trong trường hợp này, chỉ có một thứ chúng ta cần tính: 6-3=3
• Như bạn thấy, công thức đã trở nên đơn giản hơn Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét xem có số mũ nào không Có một số mũ: 2^2=4
• Tiếp theo, chúng ta sẽ giải quyết phép nhân và phép chia, tiến hành thực hiện từ trái sang phải
Bởi vì phép chia đứng trước phép nhân nên nó được tính trước: 3/4=0,75
• Bây giờ, chúng ta sẽ tiếp tục giải phép nhân còn lại: 0.75*4=3
• Tiếp theo, tính đến phép cộng hoặc phép trừ, một lần nữa thực hiện từ trái sang phải Thực hiện
• Cuối cùng, chúng ta thực hiện phép trừ phép còn lại: 13-1
• Bây giờ, câu trả lời của chúng tôi là: 12 Và đây chính xác là kết quả bạn sẽ nhận được nếu bạn nhập công thức vào Excel
Tạo các công thức phức tạp
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách Excel áp dụng thứ tự toán tử để giải quyết một công thức phức tạp Cụ thể, chúng tôi sẽ tính chi phí thuế doanh thu cho một hóa đơn bằng cách sử dụng công thức =(D3+D4+D5)*0.075 trong ô D6 Công thức này thực hiện phép cộng giá trị các mặt hàng và sau đó nhân tổng đó với thuế suất 7.5% (0.075) để đưa ra kết quả.
• Excel tuân theo thứ tự của toán tử và trước tiên cộng các giá trị trong ngoặc đơn: (45.80+68.70+159.60) = 274.10 Sau nhân giá trị đó với mức thuế suất: 274.10*0.075
Kết quả sẽ cho thấy thuế bán hàng là $20.56
• Điều đặc biệt quan trọng là thực hiện theo thứ tự phép tính khi tạo công thức Nếu không,
Excel có thể đưa ra kết quả tính toán không chính xác nếu không sử dụng dấu ngoặc đơn Ví dụ, khi không có dấu ngoặc, phép nhân sẽ được thực hiện trước, dẫn đến kết quả sai Do đó, việc sử dụng dấu ngoặc đơn là cách hiệu quả nhất để xác định thứ tự thực hiện các phép tính trong Excel.
Tạo ra một công thức phức tạp sử dụng thứ tự thực hiện phép tính
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tham chiếu ô kết hợp với các giá trị số để xây dựng một công thức phức tạp nhằm tính tổng hàm subtotal Công thức này sẽ giúp bạn tính toán chi phí cho từng mục trong menu và sau đó tổng hợp các giá trị này lại với nhau.
1 Chọn ô chứa công thức Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô C5
Để nhập công thức trong bảng tính, bạn có thể gõ *C3+B4*C4 Công thức này sẽ thực hiện phép tính theo thứ tự ưu tiên, bắt đầu với phép nhân: 2.79*35 = 97.65 và 2.29*20 = 45.80 Cuối cùng, tổng các giá trị này sẽ được tính bằng cách cộng lại: 97.65+45.80.
Kiểm tra độ chính xác của công thức và nhấn Enter để tính toán Kết quả hiển thị tổng hàm subtotal là $143.45.
Bạn có thể sử dụng dấu ngoặc đơn trong bất kỳ phương trình nào để tăng tính dễ đọc Mặc dù việc này không làm thay đổi kết quả của công thức, nhưng việc đưa các phép nhân vào ngoặc đơn giúp làm rõ rằng chúng sẽ được thực hiện trước khi thực hiện phép cộng.
Lưu ý: Excel không phải lúc nào cũng thông báo nếu công thức của bạn có lỗi, do đó bạn hãy kiểm tra tất cả các công thức của mình.
ĐỊA CHỈ Ô (THAM CHIẾU Ô)
Trong Excel, có hai loại tham chiếu ô: tham chiếu tương đối và tham chiếu tuyệt đối Tham chiếu tương đối sẽ thay đổi khi công thức được sao chép sang ô khác, trong khi tham chiếu tuyệt đối giữ nguyên giá trị bất kể vị trí sao chép Để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của các tham chiếu này trong Excel 2016, hãy tham khảo bài viết hướng dẫn từ Tự Học Tin.
Tham chiếu tương đối (Relative references)
Theo mặc định, tham chiếu ô trong Excel là tương đối, nghĩa là khi sao chép công thức qua các ô khác, chúng sẽ tự động điều chỉnh dựa trên vị trí của hàng và cột Chẳng hạn, nếu bạn sao chép công thức +B1 từ hàng 1 sang hàng 2, công thức sẽ biến thành +B2 Điều này rất hữu ích khi bạn cần thực hiện cùng một phép tính trên nhiều hàng hoặc cột.
Tạo và sao chép một công thức sử dụng tham chiếu tương đối
Để tạo ra một công thức nhân giá của mỗi mặt hàng theo số lượng một cách hiệu quả, chúng ta có thể tạo ra một công thức đơn lẻ trong ô D2 và sau đó sao chép nó vào các hàng khác Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức so với việc tạo một công thức mới cho mỗi mặt hàng Bằng cách sử dụng tham chiếu tương đối, công thức sẽ tính tổng cho mỗi mục một cách chính xác và tự động cập nhật khi sao chép sang các hàng khác.
1 Chọn ô chứa công thức Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D4
2 Nhập công thức để tính giá trị mong muốn Trong ví dụ, chúng tôi sẽ gõ *C4
3 Nhấn Enter trên bàn phím Công thức sẽ được tính và kết quả sẽ hiển thị trong ô
4 Xác định vị trí fill handle ở góc dưới cùng bên phải của ô mong muốn Trong ví dụ, chúng tôi sẽ xác định vị trí fill handle cho ô D4
5 Nhấp và kéo fill handle vào các ô mà bạn muốn điền Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn các ô D5:D13
6 Nhả chuột Công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn với tham chiếu tương đối, hiển thị kết quả trong mỗi ô
Bạn có thể kiểm tra tính chính xác của công thức trong ô đã điền bằng cách nhấp đúp vào ô đó Lưu ý rằng các tham chiếu tương đối cho mỗi ô sẽ khác nhau tùy thuộc vào hàng.
Tham chiếu tuyệt đối (Absolute references) là một công cụ hữu ích trong Excel, cho phép bạn giữ nguyên tham chiếu ô khi sao chép vào các ô khác Khác với tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối không thay đổi vị trí khi bạn sao chép hoặc điền công thức Điều này giúp bạn duy trì hàng và/hoặc cột liên tiếp, tạo sự chính xác trong tính toán.
Một tham chiếu tuyệt đối được chỉ định trong một công thức bằng cách thêm vào một dấu đồng đôla
($) Nó có thể đứng trước tham chiếu cột, tham chiếu dòng hoặc cả hai
Khi tạo công thức với tài liệu tham chiếu tuyệt đối, bạn thường sử dụng định dạng $A$2 Ngoài ra, còn hai định dạng khác ít được sử dụng hơn.
Khi soạn thảo công thức, bạn có thể sử dụng phím F4 trên bàn phím để chuyển đổi giữa tham chiếu ô tương đối và tham chiếu ô tuyệt đối Phương pháp này giúp bạn nhanh chóng chèn tham chiếu tuyệt đối một cách dễ dàng.
Tạo và sao chép một công thức bằng tham chiếu tuyệt đối
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng ô E2 với mức thuế suất 7,5% để tính thuế doanh thu cho từng mục trong cột D Để đảm bảo thuế suất không thay đổi khi công thức được sao chép sang các ô khác, chúng tôi cần thiết lập ô $E$2 là tham chiếu tuyệt đối.
1 Chọn ô chứa công thức Trong ví dụ, chúng ta sẽ chọn ô D4
2 Nhập công thức để tính giá trị mong muốn Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập =(B4*C4)*$E$2, làm cho $E$2 là một tài liệu tham chiếu tuyệt đối
3 Nhấn Enter trên bàn phím Công thức sẽ tính toán và kết quả sẽ hiển thị trong ô
4 Xác định vị trí fill handle ở góc dưới cùng bên phải của ô mong muốn Trong ví dụ, chúng tôi sẽ xác định vị trí fill handle cho ô D4
5 Nhấp và kéo fill handle vào các ô mà bạn muốn điền vào (ô D5:D13 trong ví dụ)
6 Nhả chuột Công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn với tham chiếu tuyệt đối và các giá trị sẽ được tính trong mỗi ô
Bạn có thể kiểm tra chính xác công thức trong ô đã điền bằng cách nhấp đúp vào nó Tham chiếu tuyệt đối trong mỗi ô sẽ giống nhau, trong khi các tham chiếu khác sẽ thay đổi theo hàng của ô.
Khi thực hiện tham chiếu tuyệt đối trên nhiều ô trong Excel, hãy chắc chắn bao gồm dấu đôla ($) để tránh việc Excel hiểu nhầm thành tham chiếu tương đối Việc bỏ qua dấu đôla có thể dẫn đến kết quả không chính xác khi sao chép công thức vào các ô khác.
Sử dụng tham chiếu ô với nhiều trang tính
Excel cho phép tham khảo ô từ bảng tính khác, rất hữu ích khi cần giá trị cụ thể Để thực hiện, bạn chỉ cần bắt đầu tham chiếu ô với tên bảng tính theo sau bởi dấu chấm than (!) Ví dụ, để tham khảo ô A1 trên bảng tính khác, bạn sẽ sử dụng cú pháp thích hợp.
Sheet1, tham chiếu ô của nó sẽ là Sheet1!A1
• Lưu ý rằng nếu một tên bảng tính chứa dấu cách, bạn sẽ cần bao gồm dấu ngoặc đơn ('
') quanh tên Ví dụ, nếu bạn muốn tham khảo ô A1 trên một bảng tính có tên là July
Budget (Ngân sách tháng 7), thì tham chiếu ô của nó sẽ là 'July Budget'!A1
Tham chiếu các ô trên các trang tính:
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cách tham khảo một ô chứa giá trị tính toán từ hai bảng khác nhau Phương pháp này cho phép sử dụng giá trị chính xác trên cả hai bảng tính mà không cần phải sao chép dữ liệu hay viết lại công thức.
Để tham chiếu một ô trong bảng tính, trước tiên bạn cần xác định vị trí ô đó và ghi nhớ tên bảng tính Ví dụ, trong trường hợp này, chúng ta muốn tham chiếu ô E14 trên bảng tính có tên là Menu Order (Đơn đặt hàng).
2 Điều hướng tới bảng tính mong muốn Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn bảng tính hóa đơn Catering
3 Xác định vị trí và chọn ô mà bạn muốn giá trị xuất hiện Trong ví dụ, chúng ta sẽ chọn ô C4
4 Gõ dấu bằng (=), tên bảng sau dấu chấm than (!) và địa chỉ ô Trong ví dụ, chúng ta sẽ gõ ='MenuOrder'!E14
5 Nhấn Enter trên bàn phím Giá trị của ô được tham chiếu sẽ xuất hiện Bây giờ, nếu giá trị của ô
E14 thay đổi trên bảng tính Menu Order, nó sẽ được cập nhật tự động trên bảng tính hóa đơn Catering
• Nếu bạn đổi tên trang tính của mình ở điểm sau, tham chiếu ô sẽ được cập nhật tự động để phản ánh tên bảng tính mới
Nếu bạn nhập sai tên bảng, ô sẽ hiển thị lỗi #REF! Trong ví dụ này, chúng tôi đã nhập nhầm tên bảng tính Để sửa lỗi, bạn có thể nhấp vào nút Lỗi bên cạnh ô và chọn một tùy chọn từ trình đơn.