Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý du học sinh của doanh nghiệp
Tổng quan về Du học
2.1.1 Một số vấn đề chung về du học, du học sinh
Du học là quá trình học tập tại một quốc gia khác nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp, đáp ứng nhu cầu cá nhân hoặc yêu cầu từ tổ chức tài trợ Theo thống kê của Bộ Giáo dục và Đào tạo, năm 2016, Việt Nam có khoảng 130.000 du học sinh, chủ yếu tập trung ở Nhật Bản, tiếp theo là Úc, Hoa Kỳ và Trung Quốc.
Có hai hình thức du học phổ biến là du học tự túc và du học bằng học bổng Du học bằng học bổng lại được chia thành ba loại chính: học bổng toàn phần, học bổng bán phần và học bổng từ các chương trình hợp tác của chính phủ.
Du học sinh là công dân Việt Nam đang học tập và sinh sống tại nước ngoài, bao gồm các đối tượng như học sinh, sinh viên, học viên sau đại học, nghiên cứu sinh, thực tập sinh, tu nghiệp sinh, và học viên tham gia các khóa học bồi dưỡng ngắn hạn Tình trạng du học này không phân biệt nguồn kinh phí cho việc đào tạo.
Các hình thức du học cơ bản gồm:
Du học sinh học bổng
Du học sinh học bổng là công dân Việt Nam đang theo học tại nước ngoài và được cấp toàn bộ hoặc một phần chi phí cho đào tạo, đi lại, sinh hoạt, bảo hiểm y tế và các chi phí khác liên quan đến việc học từ một hoặc nhiều nguồn tài trợ.
- Ngân sách Nhà nước thông qua các Bộ, Ngành, Ủy Ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước;
Học bổng được cấp theo Hiệp định và Thỏa thuận hợp tác giữa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc tổ chức quốc tế, nhằm thúc đẩy sự giao lưu văn hóa và giáo dục.
Học bổng được cấp bởi các chính phủ nước ngoài, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế, tổ chức chính phủ hoặc cá nhân thông qua sự hỗ trợ của Chính phủ Việt Nam.
Du học sinh tự túc
Du học sinh tự túc là những công dân Việt Nam theo học tại nước ngoài mà không sử dụng các nguồn học bổng, mà hoàn toàn dựa vào kinh phí tự chi trả.
2.1.1.2 Khái niệm du học sinh Để hiểu được du học sinh là gì thì trước hết ta phải hiểu được quản lý du học, quản lý là gì Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về quản lý do vậy cũng có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý nhưng nhìn chung có thể đưa ra một khái niệm chung nhất về quản lý như sau:
Quản lý là quá trình tác động có tổ chức và có mục tiêu của người quản lý lên các đối tượng, nhằm tối ưu hóa tiềm năng và cơ hội của tổ chức Mục tiêu của quản lý là đạt được những kết quả mong muốn trong bối cảnh môi trường thường xuyên biến động, theo chỉ thị số 41CT/TW năm 1998 của chính phủ.
Quản lý được định nghĩa là những tác động có tổ chức và hướng đích của chủ thể lên đối tượng trong môi trường biến đổi nhằm đạt được mục tiêu Trong lĩnh vực du học, quản lý du học sinh là một hoạt động quan trọng, với chủ thể quản lý có thể là Nhà nước, các cơ quan có thẩm quyền hoặc doanh nghiệp tư vấn du học Đối tượng của quản lý bao gồm du học sinh, doanh nghiệp tư vấn và các hoạt động liên quan đến du học Các chủ thể này sử dụng công cụ quản lý như chính sách, quy chế, và các quy định pháp lý để thực hiện quản lý hiệu quả trong lĩnh vực du học.
Quá trình quản lý du học sinh có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, từ quản lý trong nước đến quản lý ở nước ngoài, và từ quản lý trực tiếp đến gián tiếp Mục tiêu chính của quản lý này là nâng cao hiệu quả của hoạt động du học, mang lại lợi ích cho quốc gia, doanh nghiệp và người du học Quản lý du học sinh được hiểu là một quá trình tác động liên tục, có tổ chức và có định hướng từ các chủ thể quản lý đến các đối tượng như người du học, doanh nghiệp tư vấn du học và các bên liên quan, nhằm tối ưu hóa hiệu quả của việc du học.
Quản lý được định nghĩa trong Từ điển tiếng Việt là quá trình trông coi, giữ gìn, tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định.
Theo Đặng Quốc Bảo và cộng sự trong cuốn “Khoa học tổ chức và quản lý”, hoạt động quản lý nhằm hướng hệ thống đạt được mục tiêu và nâng cao chất lượng Các tác giả phân chia thuật ngữ “Quản lý” thành hai quá trình: “Quản” - giữ gìn và duy trì ổn định, và “Lý” - sửa sang, sắp xếp, đổi mới và phát triển.
Quản lý, theo Hà Thế Ngữ và Đặng Vũ Hoạt, là một quá trình định hướng có mục tiêu, nhằm điều phối một hệ thống để đạt được những mục tiêu cụ thể.
Quản lý là quá trình tác động có ý thức của nhà quản lý nhằm chỉ huy và hướng dẫn các hoạt động xã hội, từ đó điều chỉnh hành vi của con người để đạt được mục tiêu đã đề ra Hành động quản lý không chỉ phản ánh ý chí của người lãnh đạo mà còn phải tuân theo các quy luật khách quan trong xã hội.
Cơ sở thực tiễn về hoạt động du học
2.2.1 Kinh nghiệm quản lý hoạt động du học của một số doanh nghiệp ở trong nước
2.2.1.1 Một số kết quả về du học của Việt Nam
Việt Nam hiện có 63.703 sinh viên đang theo học các chương trình đại học và sau đại học trên toàn cầu, theo thống kê của UNESCO.
Các bậc cha mẹ tin rằng việc học đại học ở nước ngoài mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm: cơ hội tích lũy kinh nghiệm làm việc quốc tế (49%), phát triển kỹ năng ngôn ngữ (49%), và tiếp cận với những trải nghiệm, ý tưởng, cũng như nền văn hóa mới (48%).
Theo khảo sát, Mỹ là điểm đến hàng đầu cho các bậc cha mẹ với 47%, tiếp theo là Úc (40%), Vương quốc Anh (39%), Canada (25%) và Đức (23%) Cha mẹ ưu tiên Mỹ vì họ tin tưởng rằng đây là nơi lý tưởng cho triển vọng nghề nghiệp của sinh viên mới tốt nghiệp Ngược lại, những người chọn Vương quốc Anh đánh giá cao chất lượng các trường đại học và cao đẳng, trong khi Canada được xem là nơi mang lại chất lượng cuộc sống tốt cho sinh viên.
Theo số liệu của UNESCO, Mỹ, Úc, Nhật Bản, Pháp và Vương quốc Anh là 5 điểm đến hàng đầu cho du học sinh Việt Nam, với số lượng sinh viên lần lượt là 19.336, 13.147, 6.071, 5.284 và 4.236 Đặc biệt, 73% phụ huynh dự kiến sẽ chịu trách nhiệm về ngân sách học tập cho con, với chi phí trung bình cho chương trình đại học và sau đại học ở nước ngoài ước tính lên tới 157.782 USD, trong đó 71.580 USD cho đại học và 86.202 USD cho sau đại học Ngoài ra, 45% phụ huynh còn có ý định xem xét việc mua bất động sản ở nước ngoài cho con theo học.
Đầu tư cho con cái đi du học không chỉ mang lại lợi ích cho gia đình mà còn tạo ra nguồn lợi kinh tế lớn cho quốc gia chủ nhà Theo nghiên cứu của Viện Giáo dục Quốc tế, sinh viên quốc tế theo học tại Mỹ đã đóng góp 39,4 tỷ USD cho nền kinh tế trong năm 2016, trở thành ngành dịch vụ xuất khẩu lớn thứ năm của nước này.
Báo cáo của HSBC khuyến nghị các bậc cha mẹ cần cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí khi cho con học tập ở nước ngoài Điều này bao gồm việc dự trù học phí, chi phí đi lại, chỗ ở, chi phí sinh hoạt hàng ngày và biến động tỷ giá Để giúp con phát huy tiềm năng mà không gây áp lực tài chính cho gia đình, việc lập kế hoạch và tiết kiệm sớm là rất quan trọng Các chuyên gia tài chính có thể tư vấn để tạo ra những lựa chọn tốt nhất cho việc lập kế hoạch này.
Theo báo cáo của HSBC, sinh viên nên nghiên cứu kỹ về quốc gia mà họ dự định du học, bao gồm văn hóa và phong tục của nơi đó Họ cũng nên đăng ký tham gia các khóa học hoặc chương trình tập huấn do trường đại học tổ chức để làm quen với môi trường mới.
Sinh viên nên giao lưu với các cựu sinh viên để học hỏi kinh nghiệm du học và những trải nghiệm cá nhân, giúp họ thích nghi nhanh chóng hơn Họ cũng nên tích cực tham gia các hoạt động ngoại khóa tại trường, tận dụng lợi ích từ việc tham gia đội nhóm, thể thao, câu lạc bộ sở thích và các sự kiện giao lưu để hòa nhập vào cộng đồng sinh viên đa dạng.
2.2.1.2 Kinh nghiệm quản lý hoạt động du học của Công ty Du học Việt SSE
Công ty Du học Việt SSE, với hơn 10 năm kinh nghiệm, đã trở thành thương hiệu uy tín trong lĩnh vực tư vấn du học Chúng tôi khẳng định thế mạnh tại các thị trường như Nhật Bản, Đài Loan, Kuwait, UAE, Cộng Hòa Séc và Trung Đông Việt SSE cũng là đơn vị tiên phong trong việc mở rộng thị trường cho học sinh Việt Nam Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế toàn cầu, chúng tôi tạo ra cơ hội lớn cho học sinh Việt Nam trong việc du học.
Công ty Việt SSE đã mở rộng đưa nhiều học sinh đến các thị trường truyền thống như Nhật Bản và Đài Loan, nhờ vào thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn du học Kể từ năm 2010, công ty đã hoạt động hiệu quả với chính sách tư vấn mang đậm nét văn hóa riêng Để đảm bảo sự chuyên nghiệp và đồng bộ trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý du học sinh, Việt SSE đã tổ chức các lớp tập huấn tại địa phương, phối hợp với chính quyền để cung cấp thông tin về trường học, ngành học, điều kiện tuyển dụng và chi phí Đặc biệt, việc có cơ sở đào tạo là điều kiện bắt buộc cho các doanh nghiệp hoạt động tư vấn du học, vì nếu xem nhẹ hoạt động này sẽ tăng nguy cơ rủi ro cho cả du học sinh và doanh nghiệp.
Công ty Việt-SSE, thành lập vào tháng 7/2007, là liên doanh giữa Việt Nam và Tổng công ty SSE Nhật Bản, đánh dấu sự phát triển trong bối cảnh Việt Nam gia nhập WTO và tổ chức thành công Hội nghị APEC Với tốc độ tăng trưởng kinh tế trên 8% mỗi năm, Việt Nam đang tích cực hội nhập kinh tế toàn cầu SSE Nhật Bản, công ty đa lĩnh vực, cung cấp dịch vụ tư vấn việc làm, công nghệ thông tin, y dược, mỹ phẩm và bất động sản, có văn phòng tại tòa nhà Shinzuku-Sumitono, một trong những khu vực sầm uất nhất Tokyo Việt Nam là thị trường quốc tế đầu tiên mà SSE lựa chọn để mở rộng kinh doanh.
Công ty du học Việt-SSE, được hỗ trợ mạnh mẽ từ tổng công ty SSE Nhật Bản, hướng đến việc kết nối hệ thống giáo dục Việt Nam và Nhật Bản Trong 6 năm qua, Viet-SSE đã tư vấn thành công cho hơn một nghìn học sinh sang Nhật Bản học tập và làm việc Đội ngũ lãnh đạo của Viet-SSE gồm các giảng viên đại học, tiến sĩ, thạc sĩ đã học tập và làm việc tại Nhật Bản Viet-SSE tự hào là công ty tư vấn du học Nhật Bản duy nhất có văn phòng đại diện tại nhiều vùng của Nhật Bản, chuyên nghiệp trong lĩnh vực này Công ty được đánh giá là lâu đời và uy tín nhất trong lĩnh vực du học Nhật Bản tại Việt Nam, đồng thời được Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp giấy phép tư vấn du học và là thành viên duy nhất của VIECA trong lĩnh vực này.
Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản hiện đang theo dõi sát sao các Trung tâm tư vấn du học tại Việt Nam, và khi một trung tâm được tin tưởng, hồ sơ gửi đi từ trung tâm đó có khả năng được cấp giấy phép lưu trú cao Viet-SSE tự hào là một trong những công ty uy tín trong lĩnh vực du học Nhật Bản, được Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản đánh giá cao trong suốt 6 năm qua Công ty không chỉ dẫn đầu thị trường du học Nhật Bản mà còn là địa chỉ tin cậy cho học sinh Để đảm bảo uy tín và giảm rủi ro cho người du học, Viet-SSE chú trọng vào việc đào tạo giáo dục định hướng và ngoại ngữ trước khi xuất cảnh Công ty cũng mở văn phòng đại diện ở nước ngoài để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh Nhờ vào hoạt động đào tạo và quản lý chặt chẽ, tỷ lệ rủi ro của du học sinh do Viet-SSE đưa đi rất thấp, với số lượng học sinh về nước trước hạn và bỏ trốn rất ít Trong bối cảnh khó khăn, Viet-SSE vẫn duy trì đưa hơn 200 học sinh ra nước ngoài mỗi năm, chủ yếu đến Nhật Bản, Đài Loan và gần đây là Hàn Quốc.
2.2.1.3 Kinh nghiệm quản lý hoạt động du học của Công ty Đào tạo và cung ứng nhân lực - HaUI
Công ty Đào tạo và cung ứng nhân lực - HaUI, trước đây là Công ty Hợp tác đào tạo và xuất khẩu lao động, là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Đại học Công nghiệp Hà Nội, được chuyển đổi theo quyết định số 3466/QĐ-BCT ngày 29/6/2010 của Bộ Công Công ty chịu trách nhiệm thực hiện các quy định về quản lý hoạt động của các tổ chức dịch vụ tư vấn du học tự túc tại Hà Nội, theo chỉ đạo của Ủy ban Nhân dân Thành phố và Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội Với 25 chức năng kinh doanh, công ty chuyên tổ chức xuất khẩu lao động và đưa chuyên gia đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài.
Trong những năm gần đây, hoạt động tư vấn du học đã phát triển mạnh mẽ với số lượng học sinh đi du học ngày càng tăng và chất lượng cải thiện Từ năm 2016 đến 2017, số lượng học sinh nhận Visa xuất cảnh đã tăng nhanh, từ 220 người năm 2016 lên 390 người năm 2017 Hầu hết học sinh đến từ các vùng nông thôn nghèo, nơi điều kiện sống và trình độ tiếng Anh còn hạn chế, dẫn đến sự thiếu hài lòng từ đối tác tại Đài Loan và Nhật Bản Tuy nhiên, công ty đang nỗ lực đáp ứng tốt nhất yêu cầu về chất lượng du học sinh, nhằm đưa nhiều học sinh trong nước đi du học hơn, từ đó thúc đẩy sự phát triển kinh doanh của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Đặc điểm địa bàn nghiên cứu
3.1.1 Giới thiệu về Công ty Vietsus
Công ty cổ phần SX&TM Vietsus được thành lập ngày 6/2/2013, với vốn điều lệ là 1.500.000.000 đồng
Tên giao dịch: VIETSUS TM&SX JOINT STOCK COMPANY Địa chỉ: Số 58 – tổ 17, Phúc Đồng, Long Biên, Hà Nội Điện thoại/ Fax: 0243 212 7685
E-mail: admin@vietsus.com.vn
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
Ngành nghề kinh doanh bao gồm tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại, cung ứng lao động, sản xuất thép và gang Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ giáo dục, đào tạo nghề và ngoại ngữ, cũng như giáo dục định hướng cho lao động xuất khẩu và du học Đặc biệt, công ty cũng chuyên tư vấn du học ở nước ngoài.
- Cơ cấu tổ chức và chức năng thực hiện quản lý
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Vietsus
Hội đồng quản trị Giám đốc
Phòng tổ chức hành chính
Phòng tài chính kế toán
Phòng kinh doanh và phát triển thị trường
Phòng tuyển sinh Nam Định
Phòng tuyển sinh TP Hà Nội
Phòng tuyển sinh TP Hồ Chí Minh
Phòng tuyển sinh Thái Bình h
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí trong bộ máy tổ chức Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính Đại hội đồng cổ đông thường niên không được tổ chức thông qua hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý tối cao của Công ty, có quyền hạn toàn diện để đại diện cho Công ty trong việc quyết định và thực hiện các quyền lợi cũng như nghĩa vụ mà không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Giám đốc điều hành: Giám đốc điều hành là đại diện theo pháp luật của
Công ty điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị Ban điều hành chịu trách nhiệm thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao, đồng thời phải báo cáo trước Hội đồng quản trị và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Phòng Tổ chức - Hành chính có vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc điều hành về các vấn đề liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và quản lý nguồn nhân lực Ngoài ra, phòng còn phụ trách chế độ tiền lương, thu nhập, bảo hiểm xã hội và các chính sách khác liên quan đến người lao động, cũng như công tác hành chính của công ty.
Phòng Tài chính - Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc điều hành về các vấn đề tài chính, quản lý vốn kinh doanh, hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính, cũng như phân tích lãi lỗ và hiệu quả sử dụng vốn.
Trung tâm Du học cung cấp tư vấn cho Giám đốc điều hành về việc tổ chức tuyển dụng, đào tạo và định hướng giáo dục cho du học sinh Đồng thời, trung tâm cũng hỗ trợ trong việc khai thác thị trường lao động cả trong và ngoài nước, cũng như quản lý các hoạt động lao động ở nước ngoài.
Các phòng tuyển sinh trực thuộc: Công ty hiện có 4 Phòng tuyển sinh
1 Phòng tuyển sinh số 1 tại Kim Hồ lệ Chi-Gia Lâm-Hà Nội
2 Phòng tuyển sinh số 2 tại Phú Nhuận-Hồ Chí Ninh
3 Phòng tuyển sinh số 6 tại Giao Thủy –Nam Định
4 Phòng tuyển sinh số 8 tại Vũ Thư-Thái Bình
Các phòng tuyển sinh hạch toán độc lập hoạt động dựa trên luật doanh nghiệp và các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời tuân thủ điều lệ và quy chế do Công ty ban hành Đặc điểm của người lao động trong Công ty cũng được chú trọng, đảm bảo sự phù hợp với các tiêu chuẩn và quy định trong ngành.
Đến tháng 12 năm 2017, theo báo cáo của phòng Nhân sự, công ty có tổng cộng 38 lao động, trong đó có 20 lao động nữ và 18 lao động nam.
Bảng 3.1 Số lƣợng lao động của Công ty Vietsus
2 Phòng tổ chức hành chính 1 2,63 1 2,63 1 2,63
3 Phòng kế toán tài chính 1 2,63 1 2,63 1 2,63
Nguồn: Công ty Vietsus (2015-2017) Theo chính sách phát triển lâu dài và cơ bản của Vietsus nên từ năm 2015,
Trong năm 2016 và 2017, số lượng nhân sự không thay đổi, tuy nhiên, nhu cầu về giáo viên và nhân viên để đào tạo, hướng dẫn và tư vấn cho những người có mong muốn du học đã tăng lên, chiếm tỷ lệ 34,21% Đây là nhóm đối tượng mà Công ty đặc biệt chú trọng trong hoạt động đào tạo, vì họ có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tư vấn và đào tạo du học sinh Việc tăng cường hiệu quả trong nhóm này sẽ góp phần quan trọng vào việc tăng số lượng du học sinh, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Bảng 3.2 Cơ cấu lao động theo trình độ và giới tính năm 2015 - 2017
Trên đại học 3 7,89 3 7,89 3 7,89 Đại học 30 78,95 32 84,22 32 84,22
Cao đẳng, trung cấp, nghề 5 13,16 3 7,89 3 7,89
Theo bảng thống kê, Công ty có lực lượng lao động với trình độ chuyên môn cao ngày càng tăng, đặc biệt là lao động có trình độ đại học và trên đại học, trong khi lao động cao đẳng và trung cấp giảm đáng kể, chỉ còn 7,89% vào năm 2016 so với năm 2015 Đến năm 2017, lao động tốt nghiệp đại học và trên đại học chiếm 84,22% tổng số lao động, tạo lợi thế cho doanh nghiệp trong việc phát triển kinh doanh và đảm bảo chất lượng đào tạo cho du học sinh Khi được tuyển dụng, nhân viên sẽ trải qua quá trình đào tạo từ 3-6 tháng để đáp ứng yêu cầu công việc.
Về sơ sở vật chất của Công ty :
Công ty có trụ sở và là trung tâm du học diện tích 325m2 với 4 tầng Gồm :
+ 4 phòng kí túc xá cho học sinh ở xa
Trang thiết bị của công ty đảm bảo cho hoạt động kinh doanh doanh của công ty như: Máy tính , bàn ghế, điều hòa….
Phương pháp nghiên cứu
3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
3.2.1.1 Thu thập số liệu thứ cấp
Thu thập tài liệu thứ cấp là quá trình thu thập các nguồn tài liệu đã được công bố, bao gồm sách báo, internet, và các báo cáo tổng kết từ Công ty Vietsus, đối tác Nhật Bản cùng các cơ quan ban ngành liên quan Đối với lý luận về tình hình du học sinh Việt Nam, đặc biệt là tại Nhật Bản, các nghiên cứu đã công bố của các nhà khoa học và nhà nghiên cứu cũng được tham khảo để cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn.
3.2.1.2 Thu thập số liệu sơ cấp
Để xây dựng phiếu hỏi cho cán bộ doanh nghiệp tư vấn du học, cần thu thập các thông tin quan trọng như giới tính, trình độ học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tư vấn du học, và công việc hiện tại mà họ đang đảm nhiệm.
Để xây dựng phiếu hỏi cho người tham gia du học, cần thu thập thông tin như họ tên, địa chỉ cư trú, giới tính, độ tuổi và trình độ học vấn trước khi du học Nghiên cứu này nhằm đánh giá thực trạng quản lý du học sinh Việt Nam của Công ty Vietsus tại Nhật Bản thông qua việc điều tra và thu thập số liệu sơ cấp Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên sẽ được áp dụng để khảo sát ý kiến của các đối tượng liên quan.
Phiếu hỏi được gửi đến một cán bộ của Cục Đào tạo với nước ngoài thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, cùng với một cán bộ từ Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, người trực tiếp phụ trách các vấn đề liên quan đến du học sinh Việt Nam tại Nhật Bản.
- Phiếu hỏi toàn bộ 11 cán bộ Công ty Vietsus tại Việt Nam có liên quan đến công tác quản lý du học sinh;
Phiếu hỏi đã được gửi đến 06 cộng tác viên của Công ty Vietsus tại Nhật Bản, những người trực tiếp quản lý và hỗ trợ du học sinh Việt Nam trong quá trình học tập và sinh sống tại đây.
- Phiếu hỏi 90 du học sinh Việt Nam tại Nhật Bản
Bảng 3.3 Số phiếu điều tra
TT Điều tra Số lƣợng
1 Cục Đào tạo với nước ngoài – Bộ Giáo dục và Đào tạo 1
2 Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản 1
3 Cán bộ Công ty Vietsus 11
4 Cộng tác viên của Công ty Vietsus tại Nhật Bản 6
5 Du học sinh Việt Nam tại Nhật Bản 90
Nguồn: Tác giả luận văn
Phương pháp điều tra chính được áp dụng là phát phiếu bảng hỏi bán cấu trúc, kết hợp với phỏng vấn sâu cho một số đối tượng, nhằm thu thập thông tin liên quan đến vấn đề nghiên cứu.
3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu
Các tài liệu thứ cấp được tổ chức theo từng yêu cầu nội dung nghiên cứu, được phân loại thành các nhóm dựa trên các phần của đề tài Các nhóm tài liệu bao gồm lý luận, tổng quan và thực tiễn chung.
Thu thập số liệu liệu sơ cấp bao gồm đối tượng, số lượng mẫu và phương pháp theo mục 3.2.1.2 Kết quả được xử lý như sau:
Bước 1: Kiểm tra và nhập phiếu điều tra, sau khi phỏng vấn, cần rà soát bảng hỏi để phát hiện sai sót và bổ sung, sửa chữa các thông tin chưa chính xác.
Bước 2: Mã hóa thông tin và nhập số liệu là quá trình chuyển đổi các thông tin định tính thành các con số, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập liệu và xử lý thông tin hiệu quả hơn.
Bước 3: Xử lí số liệu: Tiến hành xử lý số liệu trên công cụ Excel trong bộ MicroSoft Office
3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu
3.2.3.1 Phương pháp thống kê mô tả Đề tài áp dụng phương pháp phân tích thống kê bao gồm thống kê mô tả (tính giá trị trung bình, tần xuất/tỷ lệ xuất hiện của các sự kiện, ), phân tích so sánh thống kê để phân tích số liệu thu được qua điều tra phỏng vấn các đối tượng trong mẫu nghiên cứu
Sử dụng phương pháp so sánh kết quả, hiệu quả của công tác quản lý du học sinh Việt Nam của Công ty Vietsus tại Nhật Bản
3.2.4 Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu
- Số lượng, cơ cấu du học sinh của Vietsus tại Nhật Bản
- Số lượng, trình độ cán bộ của Công ty Vietsus
- Đánh giá về công tác quản lý du học sinh của Vietsus tại Nhật Bản
- Đánh giá về thủ tục đi học, về nước và gia hạn
- Kết quả kiểm tra và xử lý vi phạm du học sinh của Công ty Vietsus tại Nhật Bản h
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Thực trạng quản lý du học sinh của công ty Vietsus tại Nhật Bản
4.1.1 Thực trạng tuyển sinh học viên du học tại Nhật Bản của Công ty Vietsus giai đoạn 2015-2017
Hoạt động tuyển chọn du học sinh của Vietsus được thực hiện một cách bài bản và hiệu quả, với số lượng du học sinh tăng lên Tuy nhiên, chất lượng tuyển chọn có phần giảm sút do chính sách kiểm soát nghiêm ngặt của Nhật Bản đối với du học sinh nước ngoài, nhằm ngăn chặn tình trạng cư trú bất hợp pháp.
Bảng 4.1 Số lƣợng du học sinh của Vietsus tại nhật bản giai đoạn 2015-2017
Số lượng nhận nhận Visa đi du học (người) 126 145 157 115,08 108,28
Du học sinh nữ (người)
Tỉ lệ du học sinh nữ (%)
Du học sinh nam (người)
Tỉ lệ du học sinh nam (%)
Tỷ lệ nhận Visa đi du học (%) 100 99,31 98,74
Số lượng du học sinh về nước đúng hạn (người)
Tỷ lệ du học sinh về nước đúng hạn (%)
Bảng 4.1 cho thấy số lượng du học sinh Việt Nam tăng trưởng ổn định, với mức tăng 7,14% vào năm 2016 so với năm 2015 và 8,27% vào năm 2017 so với năm 2016 Sự gia tăng này một phần do đặc điểm chăm chỉ và ham học hỏi của du học sinh Việt Nam Đồng thời, căng thẳng trong quan hệ giữa Nhật Bản và Trung Quốc, đặc biệt là xung đột liên quan đến quần đảo Senkaku, đã dẫn đến sự giảm sút số lượng du học sinh Trung Quốc đến Nhật Bản.
Chất lượng du học sinh được Công ty tuyển chọn đáp ứng đầy đủ yêu cầu của đối tác, dẫn đến tỷ lệ nhận Visa xuất cảnh cao Cụ thể, tỷ lệ này đạt 100% vào năm 2015 và 99,31% vào năm tiếp theo.
Trong giai đoạn 2016 và 2017, tỷ lệ du học sinh đạt visa Nhật Bản chỉ chiếm 98,74% Một số du học sinh không được cấp visa mặc dù đã qua quá trình tuyển dụng do không đạt tiêu chuẩn về chất lượng và trình độ ngoại ngữ, hoặc vì hoàn cảnh cá nhân không cho phép họ tiếp tục du học Ngoài ra, cũng có trường hợp hồ sơ không đồng nhất, dẫn đến yêu cầu giải trình từ cục xuất nhập cảnh Nhật Bản, gây chậm trễ trong kỳ nhập học.
Từ năm 2015 đến 2017, tỷ lệ du học sinh nữ tại Nhật Bản đạt 61,3%, trong khi nam chỉ chiếm 38,7% Nguyên nhân chủ yếu là do du học sinh nữ mong muốn kết hợp học tập và làm thêm, phù hợp với chính sách giáo dục của Nhật Bản, nơi có nhiều công việc làm thêm nhẹ nhàng Ngược lại, nam sinh thường hướng đến xuất khẩu lao động.
Số lượng du học sinh về nước đúng hạn rất thấp, với chỉ 32 người (25,39%) năm 2015, 18 người (12,41%) năm 2016 và 26 người (16,56%) năm 2017 Nguyên nhân chủ yếu là sau khi hoàn thành khóa học tiếng Nhật, nhiều sinh viên tiếp tục học lên cao đẳng, đại học hoặc muốn ở lại Nhật làm việc trong các nhà máy, mở quán ăn, kết hôn Tỉ lệ du học sinh nam về nước cao hơn nữ, do nam sinh thường phải tự chăm sóc bản thân, vừa học vừa làm thêm, dẫn đến một số không chịu được áp lực và trở về Việt Nam sau khóa học tiếng, trong khi một số khác chỉ có ý định du học khóa tiếng rồi về nước làm việc.
Theo hướng dẫn số 05/2013QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Vietsus đã ký hợp đồng với người bảo lãnh cho du học sinh trong khóa học tiếng Nhật tại Nhật Bản Khi các em hoàn thành khóa học, hợp đồng sẽ tự động hết hạn.
Tất cả du học sinh của Vietsus đều trải qua chương trình đào tạo trong nước từ 4-6 tháng, giúp các em nhận thức đúng đắn và tuân thủ pháp luật tại Nhật Bản Kết quả là, sau khi hoàn thành khóa học tiếng, 100% du học sinh trở về nước mà không có ai cư trú bất hợp pháp tại Nhật Điều này chứng tỏ hiệu quả cao trong công tác quản lý du học sinh của Vietsus.
Bảng 4.2 Số lƣợng du học theo nhóm nghành nghề của Vietsus tại Nhật
Số lượng nhận nhận Visa đi du học (người) 126 145 157 115,08 108,28
Nhóm 1 : Kinh doanh –Tài chính –Ngân hàng (người)
Du học sinh nữ (người)
Tỉ lệ du học sinh nữ (%)
Du học sinh nam (người)
Tỉ lệ du học sinh nam (%)
Nhóm 2 : Kỹ thuật cơ khí , công nghệ , chế tạo(người)
Du học sinh nữ (người)
Tỉ lệ du học sinh nữ (%)
Du học sinh nam (người)
Tỉ lệ du học sinh nam (%)
Nhóm 3 : Ngoại ngữ -Biên phiên dịch (người)
Du học sinh nữ (người)
Tỉ lệ du học sinh nữ (%)
Du học sinh nam (người)
Tỉ lệ du học sinh nam (%)
Bảng 4.2 cho thấy sự tăng trưởng rõ rệt trong số lượng học sinh chọn nhóm ngành 3 - Ngoại ngữ - Biên phiên dịch từ năm 2015 đến 2017 Cụ thể, năm 2015, tỷ lệ học sinh chọn nhóm ngành này đạt 46,85%, và con số này tăng lên 68,28% vào năm 2016, tăng 118,6% so với năm trước Đến năm 2017, tỷ lệ học sinh chọn nhóm ngành 3 giảm nhẹ xuống 45,83% nhưng vẫn cao hơn 102,8% so với năm 2016 Nguyên nhân chính là do học sinh có xu hướng yêu thích việc học ngoại ngữ và phiên dịch, mong muốn tìm kiếm công việc nhàn hạ và môi trường làm việc sạch sẽ.
Theo bảng 4.2, tỷ lệ học sinh nữ chọn ngành học nhóm 1 và nhóm 3 cao hơn so với nhóm 2 Đặc biệt, trong năm 2015, tỷ lệ học sinh nam chọn ngành nhóm 2 đạt 87%, cao hơn đáng kể so với học sinh nữ Năm 2016, tỷ lệ này giảm nhẹ còn 83,3%, nhưng đến năm 2017, tỷ lệ học sinh nam chọn ngành này lại tăng lên 89,6% so với học sinh nữ.
3 này năm 2016 tăng so với 2015 là 130,43% nhưng năm 2017 lại chỉ còn 96,7% so với năm 2016
Nhiều nam sinh chọn ngành kỹ thuật vì họ khao khát nghiên cứu và học hỏi sâu sắc, đồng thời mong muốn trở về quê hương để làm việc trong lĩnh vực này Một số khác cũng có ý định mở công ty hoặc cửa hàng kinh doanh liên quan đến kỹ thuật.
Theo bảng thống kê, số lượng học sinh nữ chọn ngành học này vượt trội so với số học sinh nam Điều này cho thấy sự quan tâm và ưu tiên của nữ sinh đối với lĩnh vực này ngày càng tăng.
1 này năm 2016 là 102,3% cao hơn so với năm 2015 là 2,3%, tuy nhiên tỉ lệ học sinh chọn nghành học nhóm 1 này lại tăng mạnh , năm 2017 cao hơn năm
Theo bảng 4.3, số lượng học sinh theo học cao nhất tập trung tại hai thành phố lớn của Nhật Bản là Nagoya và Tokyo Sự phát triển của phương tiện giao thông và dân số đông đúc tại đây, cùng với các ngành dịch vụ phát triển mạnh mẽ, tạo ra nhiều cơ hội việc làm thêm cho du học sinh, giúp các em trang trải một phần chi phí sinh hoạt.
Bảng 4.3 Số lƣợng du học sinh tại Nhật Bản của công ty Vietsus theo tỉnh/thành phố giai đoạn 2015-2017 ĐVT: Người
4.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý du học sinh của Vietsus tại Nhật Bản
4.1.2.1 Tổ chức quản lý du học sinh của công ty Vietsus
- Cơ cấu tổ chức và chức năng thực hiện quản lý
Giám đốc điều hành: Giám đốc điều hành là đại diện theo pháp luật của
Công ty điều hành công việc kinh doanh hàng ngày dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, đồng thời chịu trách nhiệm trước Hội đồng và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phòng Tổ chức - Hành chính có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc điều hành trong các lĩnh vực tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và quản lý nguồn nhân lực Ngoài ra, phòng còn phụ trách chế độ tiền lương, thu nhập, bảo hiểm xã hội cùng các chính sách khác liên quan đến người lao động và công tác hành chính của công ty.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý du học sinh Việt Nam của công ty
4.2.1 Yếu tố bên trong Công ty Vietsus a Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị h
Công ty sở hữu tòa nhà 4 tầng với diện tích mỗi tầng là 214 m2, bao gồm 3 phòng ở đầy đủ tiện nghi như thiết bị vệ sinh, nước nóng, và mạng internet, phục vụ cho học sinh học tiếng tại Việt Nam Ngoài ra, công ty còn có 3 phòng học tiêu chuẩn với bàn học riêng biệt, tai nghe, loa và máy chiếu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc học ngoại ngữ Giám sát và giáo viên được cung cấp đồng phục, điện thoại và bộ đàm để hỗ trợ công việc Tại Nhật Bản, bộ phận quản lý du học sinh cũng được trang bị đồng phục, điện thoại và máy tính nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu của công ty.
Năng lực quản lý của nhân viên tại Việt Nam và Nhật Bản được thể hiện qua số lượng nhân viên chuyên trách và cộng tác viên Tại Việt Nam, có 11 nhân viên chuyên trách, trong khi tại Nhật Bản, có 6 cộng tác viên làm việc đúng theo bản mô tả công việc cho từng vị trí.
Tất cả nhân viên quản lý đều có trình độ đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong việc quản lý du học sinh, giúp họ giải quyết tình huống một cách linh hoạt và hiệu quả Năm 2017, trong tổng số 8 vụ việc xảy ra, 6 vụ đã được giải quyết thành công, trong khi 2 vụ còn lại cần được xem xét lại do sự nóng nảy của nhân viên khi giao tiếp với phụ huynh học sinh.
4.2.2 Yếu tố bên ngoài Công ty
4.2.2.1 Sự khác biệt về nền văn hóa, tổ chức xã hội và luật pháp của Nhật Bản
Trong quá trình học tập tại nước ngoài, lưu học sinh Việt Nam cần tuân thủ luật pháp và quy tắc ứng xử văn hóa của nước sở tại như những công dân địa phương Công tác quản lý sinh viên du học phụ thuộc vào nền văn hóa, tổ chức xã hội và luật pháp của từng quốc gia Rào cản ngôn ngữ và sự thiếu hiểu biết về các yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến cuộc sống và học tập của du học sinh mà còn tác động đến hiệu quả quản lý sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản.
4.2.2.2 Sự khác biệt giữa hệ thống giáo dục ĐH của Việt Nam và Nhật Bản
Nhà nước Việt Nam khuyến khích du học sinh theo học tại các trường đại học uy tín ở những quốc gia phát triển về kinh tế, văn hóa, khoa học và kỹ thuật Những cơ sở giáo dục này có sự khác biệt rõ rệt so với các trường đại học trong nước, từ môi trường giáo dục, chương trình đào tạo, đến phương pháp học tập và đánh giá Đặc biệt, sự khác biệt trong cách quản lý và đánh giá người học là yếu tố quan trọng cần lưu ý.
Hệ thống các trường đại học ở Mỹ có sự khác biệt lớn về uy tín và chất lượng đào tạo, với một số trường chỉ hoạt động như "diploma mill" (bán bằng cấp), trong khi những trường danh tiếng khác lại yêu cầu cao đối với sinh viên, đặc biệt trong các ngành khoa học cơ bản như Toán, Tin học và Vật lý Điều này thể hiện rõ qua bảng điểm của sinh viên, thường thấp hơn so với các cơ sở giáo dục khác.
Hiểu rõ các yếu tố liên quan đến từng quốc gia và từng cơ sở đào tạo quốc tế sẽ hỗ trợ các nhà quản lý trong việc xây dựng quy định chính xác cho công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học ở nước ngoài.
4.2.2.3 Trào lưu du học trong học sinh và sinh viên Việt Nam
Xu thế toàn cầu hóa trong giáo dục và sự yếu kém của hệ thống giáo dục đại học Việt Nam đã thúc đẩy trào lưu du học trong học sinh và sinh viên Tuy nhiên, hiện tại chúng ta chưa có nhiều biện pháp định hướng và kiểm soát hiệu quả cho trào lưu này Cần thiết phải tuyên truyền và giải thích rõ ràng cho phụ huynh và học sinh về hệ thống giáo dục của các quốc gia, đồng thời hướng nghiệp dựa trên chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và ngành giáo dục Ngoài ra, việc chuẩn bị những yếu tố cần thiết cho học sinh trước khi ra nước ngoài học tập cũng là điều cần được chú trọng.
Vì thế, bên cạnh những yếu tố tích cực, trào lưu cũng tạo ra những khó khăn mới trong công tác quản lý
4.2.2.4 Việc triển khai cơ chế, chính sách và các văn bản quy định của Nhà nước về công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại Nhật Bản Đây là nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương rất rõ ràng và nhất quán trong công tác quản lý Tuy nhiên, sự thiếu đồng bộ trong việc thực thi các chủ trương, đặc biệt việc chậm ban hành những văn bản pháp quy quy định đầy đủ công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài, đã ảnh hưởng nhiều đến công tác này Vì thế, việc xây dựng và ban hành những văn bản pháp quy quy định đầy đủ công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài là một khâu then chốt trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài Những văn bản pháp quy như thế h được xây dựng và ban hành càng sớm càng tốt
4.2.2.5 Sự phù hợp với thực tiễn sinh hoạt và học tập của lưu học sinh của cơ chế, chính sách đối với sinh viên du học tại Nhật Bản
Cuộc khủng hoảng tài chính đã gây ra nhiều biến động tiêu cực trong tình hình kinh tế xã hội của các nước phát triển, như giá cả sinh hoạt tăng cao và việc cắt giảm ưu đãi hỗ trợ cho sinh viên Do đó, các chính sách dành cho sinh viên Việt Nam du học cần phải phù hợp với thực tế cuộc sống và học tập của họ Chính sách học bổng cần đảm bảo đáp ứng nhu cầu sinh hoạt của lưu học sinh, đồng thời quy trình cấp học bổng cần phải nhanh chóng và đúng thời hạn.
4.2.2.6 Năng lực của đội ngũ nhân viên Công ty Vietsus
Trình độ và năng lực của đội ngũ quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công tác này Họ không chỉ thực thi chính sách quản lý lưu học sinh mà còn đề xuất những đổi mới và điều chỉnh chính sách phù hợp với thực tiễn cuộc sống.
So với trước đây, công tác quản lý sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài đã có nhiều thay đổi, nhưng cũng gặp phải nhiều khó khăn phức tạp Đội ngũ quản lý sinh viên hiện nay còn thiếu kinh nghiệm, do đó, việc xây dựng và bồi dưỡng đội ngũ này là một nhiệm vụ cấp bách và mang tính chiến lược lâu dài.
Định hướng và giải pháp tăng cường quản lý du học sinh Việt Nam của công ty Vietsus tại Nhật Bản
4.3.1 Định hướng Đến năm 2020, Công ty Vietsus định hướng mở rộng các hoạt động đào tạo, xúc tiến việc làm theo hướng khép kín: Hỗ trợ du học sinh ở lại Nhật Bản làm việc và Tìm kiếm việc làm cho du học sinh về nước Đối với định hướng Hỗ trợ du học sinh ở lại Nhật Bản làm việc: Công ty sẽ tuyển thêm cộng tác viên là Luật sư người Nhật Bản để tư vấn kịp thời cho các du học sinh sau khi đã hoàn thành khóa tiếng Nhật và muốn học lên cao nên lựa chọn ngành nghề, trường học phù hợp Tư vấn hồ sơ xin cấp tư cách lưu trú, hợp h đồng và tìm kiếm cơ hội việc làm tại Nhật Bản
Bảng 4.13 Định hướng phát triển của Công ty Vietsus đến 2020
Năm 2020, công ty Vietsus sẽ hoàn thành các phòng học đào tạo nghề phổ biến như cơ khí CNC, điện công nghiệp và điện dân dụng, nhằm hỗ trợ du học sinh trở về từ Nhật Bản, đặc biệt là những người gặp khó khăn trong việc xin việc do lựa chọn chuyên ngành hạn chế Công ty sẽ mở lớp đào tạo nghề và giới thiệu du học sinh đến làm việc tại các công ty liên doanh hoặc 100% vốn Nhật Bản.
4.3.2 Một số giải pháp tăng cường quản lý du học sinh của Công ty Vietsus tại Nhật Bản
4.3.2.1 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy và cơ chế phối hợp trong công tác quản lý du học sinh Để hoạt động quản lý du học sinh tại thị trường Nhật Bản của Công ty Vietsus thực sự phát huy hiệu quả, bên cạnh sự điều chỉnh chính sách của Chính phủ về nhiều mặt thì điều quan trọng là tâm thế và sự chủ động của Công ty trong việc đưa ra các giải pháp phù hợp Để hoạt động quản lý du học sinh phát triển bền vững và đạt kết quả cao, Công ty Vietsus cần Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy và cơ chế phối hợp trong công tác quản lý du học sinh phối kết hợp các ban nghành liên quan nhanh chóng triển khai áp dụng các biện pháp sao cho có hiệu quả nhanh nhất trong tình hình nhạy cảm hiện nay tại thị trường du học Nhật Bản , cụ thể:
Tách bộ phận quản lý du học sinh ra khỏi Trung tâm du học trong sơ đồ tổ chức của công ty Thành lập một phòng chuyên biệt để quản lý và hỗ trợ du học sinh đang học tập tại Nhật Bản, cũng như hỗ trợ các du học sinh đã hoàn thành chương trình học và đang làm việc tại đây.
Sơ đồ tổ chức công ty Vietsus
Nguồn: Tác giả luận văn
Công ty Vietsus tại Nhật cần tổ chức cơ cấu quản lý một cách hiệu quả, đảm bảo sắp xếp và bố trí công việc cho cán bộ quản lý đúng người đúng việc Việc giao quyền hạn, trách nhiệm và phân phối nguồn lực trong tổ chức phải phù hợp và hiệu quả để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Cơ cấu quản lý của Công ty Vietsus tại Nhật Bản đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín doanh nghiệp tại thị trường này Tổ chức bộ máy quản lý bao gồm nhiều nội dung thiết yếu nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững.
+Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp
+Nhóm gộp các bộ phận này thành các phòng ban hoặc các bộ phận +Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện các hoạt động
+Quy định các mối quan hệ theo chiều dọc và ngang bên trong tổ chức
Công tác tổ chức đòi hỏi đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm và những phẩm chất cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
Phòng tổ chức hành chính
Phòng tài chính kế toán
Phòng kinh doanh và phát triển thị trường
Phòng tuyển sinh Nam Định
Phòng tuyển sinh TP Hà Nội
Phòng tuyển sinh TP Hồ Chí Minh
Phòng tuyển sinh Thái Bình
Phòng quản lý hỗ trợ du học sinh h
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác tổ chức là xác định biên chế, bao gồm việc bổ nhiệm và duy trì các chức vụ theo yêu cầu của cơ cấu tổ chức Điều này gắn liền với việc xác định các yêu cầu cần thiết cho công việc hoặc nghề nghiệp và tuyển chọn những người phù hợp đảm nhận các chức vụ đó.
Công ty Vietsus cần nghiên cứu kỹ lưỡng và cân nhắc các yếu tố ảnh hưởng khi cử cán bộ quản lý du học sinh từ Việt Nam sang Nhật Bản hoặc tuyển dụng trực tiếp cán bộ quản lý tại Nhật.
-Môi trường hoạt động công tác quản lý du học sinh
-Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp
-Quy mô của doanh nghiệp
-Trình độ của người quản lý, nhân viên và trang thiết bị quản lý
-Một số yếu tố khác: Các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, thị trường của doanh nghiệp…
Công ty Vietsus cần hợp tác chặt chẽ với người quản lý và đại diện tại thị trường Nhật Bản, cùng các ban ngành liên quan để xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm, quy định và hướng dẫn thực hiện cụ thể.
Xây dựng và ban hành các văn bản, quy chế, quy trình quản lý du học sinh là rất quan trọng để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa phòng quản lý du học sinh và các phòng ban khác trong công ty như Phòng tài chính, Phòng kinh doanh, và Trung tâm đào tạo Quy trình tuyển sinh và quản lý du học sinh ở nước ngoài, cùng với việc cấp phát kinh phí và chuyển trả du học sinh, cần được thực hiện một cách chặt chẽ để nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ tốt nhất cho sinh viên.
- Hướng dẫn, giám sát, đôn đôc các em du học sinh thực hiện nghiêm túc, đúng quy định liên quan đến công tác này b Công tác lập kế hoạch
- Tổ chức xây dựng kế hoạch quản lý du học sinh hàng năm của Công ty, căn cứ theo kế hoạch tuyển sinh công ty đã đề ra
- Phối hợp với phòng Tài chính để lập kế hoạch phân bổ tài chính hàng năm
- Lập kế hoạch, phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý du học h
- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các du học sinh theo kế hoạch đề ra c Công tác quản lý du học sinh
- Thực hiện công tác quản lý du học sinh, công tác tuyển sinh theo đúng quy định của công ty, của nhà nước
Quản lý du học sinh bao gồm việc tuyển chọn cán bộ quản lý, phối hợp với các tổ chức giáo dục và trường học, cũng như điều chỉnh các hoạt động quản lý du học sinh để đảm bảo hiệu quả.
Tổ chức công tác kiểm tra nội bộ tại phòng quản lý du học sinh nhằm giám sát và đôn đốc các đơn vị sự nghiệp của Cục thực hiện đúng quy định theo quy chế quản lý lưu học sinh hiện hành.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý, cần thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan như quyết toán và kiểm toán Đồng thời, tổ chức kiểm tra, xét duyệt và tổng hợp các báo cáo từ phòng Quản lý lưu học sinh và các phòng ban khác là rất quan trọng trong việc cấp phát kinh phí.
- Quản lý cập nhật số liệu du học sinh tuyển chọn, cấp phát kinh phí, chuyển trả cũng như giải quyết sự vụ e Công tác khác
- Tổ chức, lập kế hoạch, thực hiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghề nghiệp chuyên môn cho cán bộ, nhân viên Phòng Quản lý du học sinh
- Hướng dẫn, phổ biến và thì hành kịp thời các chế độ và quy định mới về quản lý du học sinh
- Công tác khác Điều kiện thực hiện:
- Cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo của Chính phủ, sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ giữa các Bộ, ngành
- Có phương pháp khoa học
- Có quy trình, tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá, khảo sát
Đội ngũ chuyên gia và cán bộ có trình độ cao, chuyên trách, sở hữu năng lực vượt trội cùng với trang thiết bị làm việc hiện đại Họ không chỉ đánh giá thành thạo về chuyên môn và nghiệp vụ mà còn có phẩm chất tốt, trung thực và khách quan.
Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý du học sinh cần đảm bảo đủ nhân sự để quản lý hiệu quả tất cả các tỉnh, thành phố nơi có học sinh của công ty tham gia du học.
4.4.2.2 Giải pháp xây dựng về hoàn thiện công tác tuyển chọn và đào tạo học sinh tại Việt Nam
Chất lượng học sinh là yếu tố quyết định đến khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững của Công ty Vietsus, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý du học sinh tại nước ngoài, đặc biệt là tại Nhật Bản Tuy nhiên, chất lượng du học sinh của công ty hiện đang gặp nhiều thách thức, với nhiều học sinh yếu kỹ năng sống, ngoại ngữ, kỹ năng mềm và ý thức kỷ luật Gần đây, tình trạng du học sinh Việt Nam vi phạm pháp luật tại Nhật Bản gia tăng, bao gồm trộm cắp, buôn bán hàng phi pháp và định cư bất hợp pháp Theo Bộ Ngoại Giao, tỷ lệ phạm tội của công dân Việt Nam tại Nhật Bản đang cao nhất trong số người nước ngoài, với số vụ phạm tội tăng từ 500-600 trường hợp (2010-2012) lên 1.100-1.400 trường hợp (2014-2015) Số lượng thực tập sinh và du học sinh Việt Nam ở lại bất hợp pháp tại Nhật Bản cũng tăng mạnh từ năm 2015.
2016 ( Theo tác giả VIẾT LONG – Báo pháp luật)
Để thu hút nguồn học sinh chất lượng, công ty cần phối hợp chặt chẽ với các địa phương trong việc tư vấn, tạo nguồn, đào tạo và giáo dục định hướng, nhằm nâng cao kỹ năng cho học sinh trước khi xuất cảnh Đồng thời, công ty cần xác định rõ yêu cầu của thị trường du học tại từng quốc gia để xây dựng những kế hoạch cụ thể cho việc tạo nguồn và đào tạo phù hợp.
Thị trường Nhật Bản yêu cầu chất lượng học sinh rất cao, do đó công ty cần xây dựng kế hoạch đào tạo khoa học và chất lượng để đáp ứng nhu cầu này Để làm được điều đó, công ty cần nâng cao quy trình tuyển chọn, đào tạo và sàng lọc học sinh trước khi xuất cảnh Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nguồn học sinh du học sẽ tập trung vào việc cải thiện kỹ năng sống, ý thức chấp hành kỷ luật và luật pháp, cũng như nâng cao trình độ ngoại ngữ cho học sinh.
Để nâng cao chất lượng giáo dục, cần đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại phục vụ giảng dạy Quan trọng là xây dựng đội ngũ giáo viên có trình độ cao và tâm huyết, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường lao động quốc tế Chương trình giảng dạy cũng cần đổi mới, với thời lượng và nội dung phù hợp cho từng đối tượng, giúp học sinh du học có khả năng giao tiếp tốt và hòa nhập nhanh chóng vào xã hội nước ngoài.