CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
Những vấn đề chung về kế toán bán hàng và xác định kế quả kinh doanh
1.1.1 Một số khái niệm liên quan
Thành phẩm là những sản phẩm hoàn thiện sau giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình sản xuất tại doanh nghiệp, bao gồm sản xuất chính, sản xuất phụ hoặc gia công thuê ngoài Những sản phẩm này đã trải qua quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt và được xác nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định, sau đó được nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng.
Bán hàng là quá trình đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường để thực hiện giá trị thông qua các phương thức bán hàng Sản phẩm có thể là thành phẩm, bán thành phẩm hoặc lao vụ hoàn thành từ các bộ phận sản xuất chính và phụ Tiêu thụ tốt sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp và là điều kiện cơ bản để thực hiện hạch toán kinh tế, bao gồm thu, chi, lãi và lỗ.
Quy trình bán hàng có thể chia thành 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết để xuất giao hàng hóa cho khách hàng
Giai đoạn 2 trong quy trình kinh doanh là khi khách hàng thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán qua các giấy tờ hóa đơn Tại thời điểm này, doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được doanh thu, đủ để bù đắp chi phí sản xuất và tạo ra lợi nhuận.
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được hoặc dự kiến thu được trong kỳ kế toán Nó phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và đóng góp vào việc tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Xác định kết quả kinh doanh là việc so sánh giữa chi phí đã bỏ ra và doanh thu đã thu về trong kì từ hoạt động bán hàng
1.1.2 Yêu cầu quản lý đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại bao gồm việc quản lý đa dạng khách hàng, các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán Quản lý hiệu quả nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi kiểm soát số lượng, chất lượng và giá cả hàng hóa, cũng như quy trình thu hồi tiền hàng và đánh giá kết quả kinh doanh.
Để quản lý hiệu quả số lượng hàng hóa, cần thường xuyên theo dõi tình hình vận động của từng loại hàng hóa trong quá trình nhập, xuất và tồn kho, cả về số lượng và chủng loại.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, cần chú trọng công tác kiểm tra và phân cấp các mặt hàng, đồng thời thiết lập chế độ bảo quản riêng biệt cho từng loại, đặc biệt là đối với những mặt hàng dễ hư hỏng.
Theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, hình thức thanh toán, loại hàng hóa và từng khách hàng là rất quan trọng Cần đôn đốc thanh toán và thu hồi đầy đủ tiền hàng để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, cần tính toán chính xác kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước theo quy định hiện hành.
1.1.3 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
Trong doanh nghiệp, kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý sản xuất và tiêu thụ Số liệu kế toán cung cấp thông tin cần thiết giúp các nhà quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty.
Thông tin từ kế toán bán hàng cung cấp cho các nhà quản trị doanh nghiệp cái nhìn rõ ràng về việc thực hiện kế hoạch bán hàng, bao gồm loại hình, số lượng, chất lượng, giá cả và thanh toán Đồng thời, thông tin này cũng giúp kiểm tra tình hình thực hiện các chi phí khác, từ đó hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn.
Xác định kết quả kinh doanh của đơn vị là bước quan trọng để đưa ra các biện pháp định hướng cho hoạt động kinh doanh trong những năm tiếp theo.
Thông tin này hỗ trợ các cơ quan Nhà nước trong việc kiểm tra và giám sát việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, từ đó giúp xây dựng các chính sách phù hợp nhằm phát triển toàn diện nền kinh tế quốc dân.
Các nhà đầu tư, nhà cung cấp và chủ nợ là những đối tượng có mối quan tâm trực tiếp đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Thông tin này giúp họ nắm bắt được diễn biến hoạt động kinh doanh, từ đó có thể đưa ra các phương án kinh doanh tối ưu và kịp thời.
Ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp là rất quan trọng Đồng thời, việc theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu từ khách hàng cũng cần được thực hiện một cách hiệu quả để đảm bảo tình hình tài chính ổn định.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, và đóng góp vào việc tăng vốn chủ sở hữu (VCSH).
1.2.1.1 Điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu bán hàng được ghi nhận đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
1.2.1.2 Nguyên tắc hạch toán doanh thu:
Doanh thu từ giao dịch được xác định dựa trên giá trị hợp lý của các khoản thu, sau khi đã trừ đi các chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.
Doanh thu bán hàng tại công ty là giá bán chưa có thuế GTGT
Khi bán hàng theo phương thức trả chậm, doanh thu bán hàng được xác định dựa trên giá bán ngay, trong khi phần lãi từ việc trả chậm sẽ được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính.
Trong trường hợp doanh nghiệp thu tiền đặt cọc từ khách hàng nhưng chưa giao hàng, số tiền này không được ghi vào tài khoản doanh thu Thay vào đó, cần ghi vào bên có tài khoản 131 để phản ánh khoản tiền đã thu Chỉ khi hàng hóa được giao cho người mua, doanh nghiệp mới được ghi nhận doanh thu vào tài khoản 511.
Doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp cho người mua, trong đó khách hàng sẽ đến tận kho của doanh nghiệp hoặc địa điểm đã thỏa thuận để nhận hàng.
Thời điểm bán hàng được xác định khi người mua ký nhận hàng, trong khi thời điểm thanh toán tiền phụ thuộc vào các điều kiện trong hợp đồng Bán buôn có hai hình thức chính.
- Bán buôn qua kho gồm bán trực tiếp và bán chuyển hàng
- Bán buôn vận chuyển thẳng gồm thanh toán luôn và nợ lại
Phương thức bán hàng qua kho:
Hàng hóa mua vào và lưu trữ trong kho và sau đó xuất ra bán
Khi bên bán giao hàng tại kho của mình, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng ngay sau khi hoàn tất việc giao hàng Tất cả trách nhiệm về hàng hóa và các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển sẽ thuộc về bên mua.
Bên bán sẽ giao hàng tại địa điểm do bên mua quy định trong hợp đồng đã thỏa thuận Trong suốt quá trình vận chuyển, trách nhiệm về hàng hóa và chi phí thuộc về bên bán Thời điểm xác định tiêu thụ là khi bên mua nhận hàng và đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp.
Khách hàng thực hiện giao dịch mua hàng trực tiếp tại công ty hoặc cửa hàng và thanh toán ngay, do đó doanh thu từ sản phẩm hàng hóa được ghi nhận ngay lập tức cho đơn vị.
Phương thức bán hàng thông qua đại lý:
Phương thức giao hàng ký gửi cho bên đại lý cho phép bên chủ hàng xuất hàng để bán và nhận thù lao dưới dạng hoa hồng Bên đại lý sẽ ghi nhận hoa hồng vào doanh thu tiêu thụ, được tính trên tổng giá thanh toán hoặc giá bán (không bao gồm VAT) của hàng hóa tiêu thụ Khi bên mua thông báo đã bán được hàng, thời điểm đó sẽ được xác định là thời điểm bán hàng trong kế toán.
Bán hàng vận chuyển thẳng:
Nghĩa là hàng hóa được mua đi để bán lại ngay mà không qua nhập kho Bán hàng vận chuyển thẳng có 2 phương thức thanh toán:
- Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng bên bán có tham gia thanh toán
- Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán
Phương thức tiêu thụ nội bộ :
Tiêu thụ nội bộ là quá trình mua sắm hàng hóa, sản phẩm, lao vụ và dịch vụ giữa các đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc, hoặc giữa các đơn vị trực thuộc trong một tập đoàn, tổng công ty hay liên hiệp Ngoài ra, nó còn bao gồm giá trị của sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ được sử dụng cho việc trả lương, biếu tặng, quảng cáo, tiếp thị, cũng như phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
- Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo ngân hàng
Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Bên nợ: Chiết khấu thương mại phát sinh trong kì
Giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ và doanh thu từ hàng bán bị trả lại đều ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh Kết chuyển doanh thu thuần là bước quan trọng để tính toán hiệu quả hoạt động kinh doanh Do đó, bên có doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ cần được ghi nhận chính xác để phản ánh đúng tình hình tài chính.
Tài khoản 511 không có số dư cuối kì
Tài khoản 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”
Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp”
1.2.1.6 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
Khi bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng (chưa bao gồm thuế GTGT)
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
Khi hàng hóa được gửi ký gửi tại đại lý, kế toán cần ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán chưa bao gồm thuế GTGT và xác định khoản hoa hồng phải trả cho đại lý.
Nợ TK 6421: Hoa hồng cho đại lý
Nợ TK 111, 112, 131: Số tiền nhận được sau khi trừ hoa hồng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng qua đại lý
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
Khi bán sản phẩm hoặc dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất nhập khẩu, doanh thu bán hàng sẽ được tính là tổng giá trị thanh toán, bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất nhập khẩu.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Cuối kì kết chuyển doanh thu thuần để tính kết quả kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Sơ đồ 1.1 - Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ không chịu thuế GTGT
Sơ đồ 1.2- Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chịu thuế XK, TTĐB, BVMT
1.2.2 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ bao gồm:
Chi phí nhân viên bán hàng (TK 6411) bao gồm tất cả các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản và vận chuyển hàng hóa Ngoài ra, nó còn bao gồm các khoản trích theo lương liên quan đến các hoạt động này.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
trong doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Hệ thống sổ theo hình thức Nhật Ký Chung
Tùy từng hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp mà kế toán sử dụng hệ thống sổ khác nhau Theo TT 133/TT-BTC như sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung: gồm các sổ như Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái: gồm Nhật ký- Sổ cái và các sổ, thẻ chi tiết
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm các thành phần chính như Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán (mẫu số B 01 – DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B 02 – DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B 03- DN)
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B 09 – DN)
- Báo cáo quản trị, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ với khách hàng, …
1.3.2 Tổ chức kế toán bán hàng trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin
1.3.2.1 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Kế toán máy mang lại nhiều lợi ích, giúp đơn giản hóa và tối ưu hóa công việc kế toán trong doanh nghiệp Nhờ vào công nghệ thông tin, các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng hệ thống kế toán máy để giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
34 tin với các phần mềm kế toán được xây dựng phù hợp với từng điều kiện, từng đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp
Dù áp dụng hình thức kế toán nào, quá trình xử lý thông tin trong hệ thống kế toán tự động thường được thực hiện theo một quy trình cụ thể.
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.6 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
1.3.2.2 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện công nghệ thông tin
Máy vi tính Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo kế toán quản trị
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ trình tự xử lí của máy
Khai báo các thông tin ban đầu cho máy
-Nhập các chứng từ liên quan đến giá vốn hàng bán, CPBH, CPQLDN -Hàng hóa, doanh thu
-Các khoản giảm trừ doanh thu
Máy tính xử lí thông tin đưa ra sản phẩm
-Các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp -Báo các kế toán doanh thu, kết quả
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
Tổng quan về công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An
- Tên đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An
- Địa chỉ: Thôn Hà Nam, Thị trấn Nghèn, Huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh, Việt Nam
- Loại hình DN: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Sản xuất và Thương Mại Minh An, thành lập ngày 25/06/2012 tại phường Bắc Hồng, thị xã Hồng Lĩnh, tỉnh Hà Tĩnh, Việt Nam, đã trải qua nhiều thách thức trong những năm đầu hoạt động Giai đoạn khởi đầu gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nhân sự có kinh nghiệm và khách hàng Tuy nhiên, đến giữa năm 2013, công ty đã dần ổn định với hệ thống vận hành hiệu quả hơn, nhận được sự tin tưởng từ nhiều khách hàng và đại lý Đội ngũ công nhân cũng đã nâng cao tay nghề, góp phần tăng cường công suất sản xuất các sản phẩm cấu kiện kim loại và khung thép, mở rộng đơn hàng ra nhiều tỉnh thành trong nước và quốc tế.
Sau 11 năm hoạt động, công ty TNHH Sản xuất và Thương Mại Minh An đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành Sắt Thép, trở thành một trong những nhà sản xuất và thương mại sắt thép hàng đầu tại Việt Nam Công ty không chỉ tạo ra doanh thu lớn mà còn mang đến nhiều cơ hội việc làm ổn định cho người lao động.
Sản phẩm và hàng hóa của công ty luôn đảm bảo chất lượng và số lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng Ngày 07/04/2014, công ty chuyển đến địa chỉ mới tại thôn Hà Nam, Thị trấn Nghèn, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh, với trụ sở và xưởng sản xuất rộng hơn Công ty cũng mở thêm Kho Nghi Quang và Kho Nghi Trung tại huyện Nghi Lộc, tỉnh Nghệ An để phục vụ sản xuất và thương mại Đến năm 2022, công ty đã mở thêm các kho ở Quảng Trị, Thanh Hóa, Diễn Châu, từ đó nâng cao nguồn cung cấp.
2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Chúng tôi chuyên sản xuất và buôn bán các sản phẩm sắt thép, cửa cuốn, tôn lợp, cổng sắt, cùng với các thiết bị lắp đặt xây dựng Ngoài ra, chúng tôi cũng gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại, sản xuất các cấu kiện kim loại và gia công khung nhà thép, lắp đặt hệ thống xây dựng khác Mục tiêu của chúng tôi là nâng cao khả năng kinh doanh, cải thiện trình độ quản lý và rút ngắn khoảng cách công nghệ với các nước phát triển, nhằm đưa ngành Sắt Thép Việt Nam vươn ra thị trường quốc tế Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng tốt nhất, đáp ứng mọi yêu cầu trong khả năng của công ty.
Doanh nghiệp cần hoạt động đúng theo ngành nghề đã đăng ký và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định pháp luật Cần tuân thủ các luật như Luật doanh nghiệp, Luật thương mại, Luật thương mại quốc tế và Luật lao động Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường Để phát triển bền vững, công ty cần chú trọng vào việc nâng cao nguồn nhân lực, tài chính và hiệu quả quản lý Cần đảm bảo tạo ra việc làm cho nhân viên với mức lương và chế độ đãi ngộ hợp lý, đầy đủ theo quy định Cuối cùng, doanh nghiệp phải chấp nhận sự kiểm tra và giám sát từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh sản xuất thương mại
- Loại hình kinh doanh: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài NN
Sản xuất các cấu kiện kim loại
Chi tiết: Sản xuất, gia công khung nhà thép
Quá trình sản xuất các cấu kiện thép như khung kèo, cột và vì kèo được thực hiện theo bản vẽ và tuân thủ quy trình nghiêm ngặt Việc gia công kết cấu thép phải đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng Kiểm soát tốt quá trình sản xuất sẽ giúp công đoạn lắp dựng nhà khung thép diễn ra dễ dàng hơn.
Quá trình sản xuất và gia công kết cấu thép nhà xưởng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo độ chính xác và chất lượng của các cấu kiện Sự hoàn thiện của dự án nhà thép tiền chế phụ thuộc hoàn toàn vào quy trình sản xuất.
Gia công cơ khí, xử lí và tráng phủ kim loại
Chi tiết: Sản xuất tôn các loại
Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
Chi tiết: Lắp đặt khung nhà thép
Buôn bán kim loại và quặng kim loại
Chi tiết: Mua bán sắt, thép, tôn, inox, nhôm, khung nhà thép, thép hình
Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Chi tiết: Mua bán tấm lợp trần nhựa và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Vận tải hàng hoá bằng đường bộ
2.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An nỗ lực không ngừng để trở thành nhà cung cấp hàng đầu về sản phẩm xây dựng và lắp đặt, với uy tín cao tại thị trường trong nước và quốc tế Bên cạnh việc cam kết chất lượng sản phẩm, Minh An còn chú trọng cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng, nhằm mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi đến với công ty.
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An cam kết đặt khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực trở thành điểm đến lý tưởng mà khách hàng muốn quay lại và lựa chọn đầu tiên trong mọi quyết định của họ.
Công ty sẽ triển khai nhiều kế hoạch nhằm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đồng thời cải thiện chất lượng máy móc và đội ngũ nhân viên Đầu tư vào cơ sở hạ tầng là một trong những ưu tiên hàng đầu, bên cạnh việc mở rộng thị trường và xây dựng thêm kho xưởng để đáp ứng tối đa yêu cầu và mong muốn của khách hàng.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An đã trải qua một quá trình phát triển mạnh mẽ, không ngừng nâng cao bộ máy hoạt động, mở rộng quy mô và cải thiện mức lương cho người lao động Đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, năng động và nhạy bén trong công việc là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của công ty.
Sơ đồ 2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Ban Giám Đốc đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng, giám sát và đánh giá nhân sự quản lý, đồng thời bồi dưỡng năng lực lãnh đạo Họ định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển của tổ chức, thiết lập hệ thống quản trị hiệu quả, và thực hiện các hoạt động ủy thác, giám sát và điều khiển để đảm bảo sự phát triển bền vững.
BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Bộ phận Hành chính - Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công tác nhân sự và hành chính của doanh nghiệp Họ chịu trách nhiệm quản lý truyền thông nội bộ, giải quyết các vấn đề pháp lý và điều phối hoạt động của nhân viên trong phòng Hành chính - Nhân sự.
Bộ phận Kế Toán chịu trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ tài chính và kế toán theo quy định của Nhà nước, bao gồm hạch toán vốn và nợ một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Đội ngũ này cũng thực hiện hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách công ty, đồng thời lập kế hoạch tài chính và kinh doanh theo tháng, quý, năm Ngoài ra, họ góp ý với ban giám đốc về việc quản lý và giám sát quy trình thực hiện các chế độ tài chính nội bộ, theo dõi sự vận động vốn và phản ánh các vấn đề liên quan Bộ phận Kế Toán còn phối hợp với các phòng ban khác để quản lý thông tin một cách hiệu quả.
Bộ phận Sản xuất đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, bảo quản, vận chuyển và giao nhận hàng hóa phục vụ nhu cầu kinh doanh Họ thiết kế sản phẩm cho doanh nghiệp, quản lý chi phí sản xuất để tối ưu hóa lợi nhuận Đảm bảo máy móc và thiết bị luôn được bảo trì, bảo dưỡng đúng cách là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, đồng thời cải thiện chất lượng sản phẩm để đáp ứng yêu cầu thị trường.
Kế toán bán hàng
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Quy trình bán hàng của công ty
Bước 1: Nhân viên kinh doanh tìm kiếm thị trường chốt báo giá, hợp đồng với khách hàng
Bước 2: Giám đốc kí duyệt hơp đồng, báo giá
Bước 3: Khách hàng xác định báo giá, thanh toán tạm ứng
Bước 4: Kế toán nhận tiền nhập quỹ, lập phiếu thu, ghi sổ nhật kí bán hàng, vào sổ theo dõi công nợ
Bước 5: Sắp xếp quy trình bán hàng, giao hàng, lập biên bản giao nhận hàng với khách hàng
Bước 6: Viết hóa đơn, ký và giao hóa đơn
Bước 7: Lập phiếu thu, quyết toán công nợ, lưu hồ sơ
Công ty cung cấp hai phương thức thanh toán cho khách hàng: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán qua chuyển khoản, được ghi rõ trên hóa đơn.
Hình thức thanh toán tiền mặt thường được sử dụng cho khách lẻ và khách hàng vãng lai, thường xuyên đặt hàng qua điện thoại Nhân viên kế toán sẽ nộp tiền ngay trong ngày cho thủ quỹ, đồng thời lập phiếu thu và ghi chép vào sổ quỹ tiền mặt.
Hình thức thanh toán chuyển khoản thường được áp dụng cho khách hàng quen thuộc và những khách hàng mua số lượng lớn một cách thường xuyên Đối với các khách hàng này, kế toán sẽ theo dõi công nợ thường xuyên cho đến khi toàn bộ khoản nợ được thanh toán.
Hàng ngày, các kế toán bán hàng đều phải lập báo cáo bán hàng
Kế toán công nợ sẽ theo dõi từng khách hàng
Quy trình xuất hóa đơn
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng, bao gồm ba liên Liên 1 được lưu tại quyển hóa đơn bán hàng để quản lý và theo dõi giao dịch.
Khách hàng nhận hàng và thực hiện thanh toán, trong khi liên 3 được lưu trữ nội bộ như chứng từ thu tiền, cùng với phiếu xác nhận đã thu tiền ghi trên hóa đơn.
Hóa đơn cần có đầy đủ các yếu tố sau: mộc vuông của đơn vị bán hàng, dấu tròn trên chữ ký của thủ trưởng, họ tên và địa chỉ cùng số điện thoại của người mua, hình thức thanh toán, mã số thuế, tên hàng, số lượng từng loại hàng, đơn giá và tổng số tiền phải thanh toán.
Khi viết thiếu hoặc viết sai thành phần trên hóa đơn, hóa đơn đó sẽ phải hủy, lập biên bản hủy hóa đơn hoặc điều chỉnh hóa đơn
Hóa đơn là tài liệu quan trọng giúp kế toán ghi chép chi tiết doanh thu bán hàng, theo dõi thuế GTGT đầu ra, lập phiếu xuất kho và phiếu thu, cũng như ghi nhận vào sổ phụ ngân hàng khi khách hàng thanh toán qua chuyển khoản Tất cả các hóa đơn đã được thanh toán đều được đóng dấu "đã thanh toán".
Quy trình xử lý hóa đơn ghi sai bao gồm các bước sau: Nếu hóa đơn chưa được gửi cho khách hàng, phòng kế toán sẽ giữ lại và lập biên bản hủy hóa đơn Trong trường hợp hóa đơn đã được gửi, phòng kế toán cần thu hồi hóa đơn cũ, lập biên bản hủy hóa đơn và xuất hóa đơn mới chính xác cho khách hàng.
Tài khoản sử dụng Để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
- TK 632: Giá vốn hàng bán
- Các tài khoản liên qua khác: TK 111, 112, 131,…
- Phiếu thu, giấy báo có
- Hợp đồng kinh tế kí kết với khách hàng
- Các chứng từ liên quan khác,…
Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi nhận được yêu cầu mua hàng từ khách hàng, nhân viên sẽ tiếp nhận và kiểm tra hàng tồn kho Nếu đủ số lượng hàng yêu cầu, kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng và giao cho khách Hóa đơn được lập thành 3 liên, từ đó lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ như xuất hàng, phải thu khách hàng, và thu/chi tiền mặt Cuối mỗi tuần, các chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc sẽ được chuyển đến kế toán tổng hợp để kiểm tra đối chiếu Vào cuối tháng, kế toán tổng hợp sử dụng các chứng từ này để cập nhật sổ cái và lập bảng cân đối phát sinh.
Minh họa nghiệp vụ phát sinh bán hàng tại công ty
Vào ngày 24 tháng 3 năm 2020, Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An đã cung cấp cho khách hàng Đồng Tâm 3.762kg Vân gỗ sáng loại 2345m và 3.736kg Vân gỗ sáng loại 2330m, với tổng giá trị là 205.445.200 triệu đồng, bao gồm VAT 10%.
Hình 2.1- Mẫu phiếu hóa đơn bán hàng
Vào ngày 26 tháng 03 năm 2020, công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An đã nhập kho lô hàng từ công ty Anh Lợi với giá trị đơn hàng là 10.000.000 triệu đồng, chưa bao gồm VAT 10%.
Hình 2.2- Mẫu phiếu xuất kho minh họa 2.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Phương pháp xác định giá vốn hàng bán tại công ty
- Hàng hóa của công ty mua về nhập kho rồi mới xuất kho để bán
- Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kì
Giá trị hàng hóa xuất kho = Đơn giá xuất kho + Số lượng xuất kho
Công ty là một doanh nghiệp kết hợp giữa sản xuất và thương mại, dẫn đến khối lượng hàng hóa xuất kho lớn Do đó, giá vốn hàng bán (GVHB) tại công ty chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí phát sinh trong kỳ.
- Phiếu xuất kho kiêm biên bản giao nhận hàng hóa
- Bảng nhập xuất tồn hàng hóa
- TK 632_ giá vốn thực tế hàng bán
Và tài khoản liên quan khác
Quy trình luân chuyển chứng từ
Sau khi nhập liệu xong vào phần mềm máy tính, số liệu sẽ tự cập nhật lên sổ kế toán, nhật ký chung và sổ cái,…
Giá vốn hàng bán được tính cuối mỗi quý
Minh họa nghiệp vụ phát sinh
Ngày 19/06/2021, công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An bán cho khách hàng Nguyễn Văn An 50m tôn cuốn, đơn giá 27.000/m VAT 10%
Số dư đầu kỳ: 150m, đơn giá 22.000 đồng
Nhập trong kỳ: 350m, đơn giá 24.000 đồng
Trị giá hàng xuất kho: 50 * 22.000 = 1.100.000 đồng
2.2.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính
Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Công ty không chỉ tập trung vào việc phân phối sản phẩm tôn thép, cửa cuốn và CNC để tạo doanh thu bán hàng, mà còn phát sinh doanh thu tài chính từ nhiều nguồn khác nhau Doanh thu tài chính này bao gồm lãi suất từ cho vay và tiền gửi, chiết khấu thanh toán, lãi từ đầu tư trái phiếu, cũng như tiền bản quyền và lợi nhuận chia sẻ.
Doanh thu tài chính khác bao gồm các khoản thu nhập từ mua bán chứng khoán, chuyển nhượng, cho thuê cơ sở hạ tầng, lãi từ việc bán ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá.
Khoản doanh thu hoạt động tài chính của công ty chủ yếu đến từ lãi suất tiền gửi ngân hàng và chênh lệch tỷ giá trong quá trình thanh toán hàng nhập khẩu.
- Chứng từ sử dụng: chủ yếu là giấy báo có, sổ phụ ngân hàng, sao kê ngân hàng
- Tài khoản sử dụng: TK 515, sổ cái TK 515, sổ nhật ký chung
- Trình tự luân chuyển chứng từ: khi nhận sổ phụ của các ngân hàng, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu tài chính
Minh họa nghiệp vụ phát sinh
Ngày 22/10, công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An nhận được sổ phụ tngân hàng là 103,442 đồng.
Hình 2.3- Mẫu chứng từ ghi sổ
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG
Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, bên cạnh việc sản xuất hàng hóa Công ty tập trung vào việc phân phối hàng hóa nhanh chóng và đầy đủ đến các đại lý, nhà máy và công trình, đảm bảo rằng các sản phẩm sắt thép của mình được tiêu thụ tốt và trở thành điểm mua hàng tin cậy cho cả khách lẻ và khách buôn Chiến lược phát triển của công ty luôn được điều chỉnh để mang lại hiệu quả tối ưu trong việc đưa sản phẩm đến tay khách hàng.
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An áp dụng hình thức kế toán không tập trung, đảm bảo việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận kinh doanh diễn ra nhanh chóng và kịp thời Tất cả các công việc kế toán, bao gồm phân loại, kiểm tra chứng từ, định khoản, ghi sổ, tính giá vốn và lập báo cáo, đều được thực hiện một cách đồng bộ và chặt chẽ.
Công ty đã tuân thủ đầy đủ các quy định về hệ thống sổ kế toán theo Luật kế toán, bao gồm việc mở sổ, ghi chép, sửa chữa sai sót, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán Đặc biệt, công ty thực hiện theo chế độ sổ sách kế toán hiện hành và thông tư kế toán số 133/2016/TT-BTC Đội ngũ nhân viên tại công ty là những người năng nổ, nhiệt tình, nhạy bén và giàu kinh nghiệm, luôn thể hiện sự nhiệt huyết trong công việc.
Công ty Minh An đã xây dựng thương hiệu vững mạnh trong lĩnh vực sắt thép sau nhiều năm hoạt động, duy trì ổn định trong tiêu thụ hàng hóa và quy trình bán hàng đơn giản, thuận tiện cho cả người bán lẫn người mua Điều này giúp công ty thu hút và giữ chân một lượng khách hàng lớn, gắn bó lâu dài.
Mỗi đơn hàng đều được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng và số lượng, đảm bảo không xảy ra tình trạng hàng hóa bị trả lại do sản phẩm kém chất lượng hoặc sai mẫu mã.
Công ty sử dụng phần mềm MISA để quản lý bán hàng, tận dụng nhiều tính năng đa dạng như hạch toán bán hàng, thu tiền ngay, hóa đơn GTGT và bán hàng công nợ, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và kế toán, mang lại sự dễ dàng và thuận tiện trong công việc.
Công ty theo dõi kết quả kinh doanh hàng tháng, giúp ban giám đốc nhanh chóng nắm bắt mọi biến động trong hoạt động kinh doanh và dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh.
Tất cả các mặt hàng hóa đều được mua vào và xuất bán ra nên kế toán rất dễ quản lí và xử lí
Khi bán sản phẩm, mỗi đơn hàng đều được lập hóa đơn chi tiết, đảm bảo việc nhập liệu vào máy kịp thời Giá cả và số lượng sản phẩm được ghi rõ trên hóa đơn, giúp cả hai bên dễ dàng đối chiếu và kiểm tra đơn hàng trước khi tiến hành giao nhận và thanh toán.
Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng đều có chứng từ và được ban giám đốc xét duyệt trước khi kế toán thanh toán
Công nợ khách hàng được kiểm soát chặt chẽ, và được nhắc nhở thu nợ kịp thời
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An kinh doanh đa dạng các mặt hàng với mẫu mã phong phú Tuy nhiên, doanh thu và giá vốn hàng bán chỉ được hạch toán trên hai tài khoản chung, TK 511 cho doanh thu và TK 632 cho giá vốn, mà không tách biệt theo từng mặt hàng Việc theo dõi này dẫn đến khó khăn trong việc phân tích hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm.
Hạch toán chung dẫn đến việc không cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình tiêu thụ và kinh doanh của từng nhóm mặt hàng, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch mua hàng nhập kho phù hợp Điều này cũng khiến kế toán gặp khó khăn trong việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, không phân biệt được mặt hàng bán chạy và hàng tồn kho, dẫn đến tính không chính xác về kết quả kinh doanh trong kỳ.
Công ty chưa chú trọng đến kế toán quản trị, dẫn đến hạn chế trong quản trị nội bộ và quyết định của ban lãnh đạo Quản trị doanh thu và xác định kết quả kinh doanh chưa được quan tâm, thiếu báo cáo quản trị và báo cáo doanh thu cho từng mặt hàng Việc hạch toán doanh thu chưa chi tiết khiến cho việc xây dựng chiến lược quản lý và gia tăng doanh thu gặp khó khăn và không hiệu quả.
Công việc thường thiếu sự rõ ràng, khiến một người phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc, dẫn đến mất tập trung và thiếu tính độc lập trong quá trình làm việc.
Hiệu quả công việc bị giảm sút đáng kể khi bị giao phó lượng công việc lớn do thiếu nhân viên
Các giấy tờ và chứng từ hiện tại chưa đủ đầy đủ về chữ ký và dấu của giám đốc Việc lập báo cáo thường xuyên với thời gian sát sao dẫn đến một số sai sót nhất định.
Cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường hiện nay là cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp phát triển Để tồn tại và phát triển bền vững, doanh nghiệp cần hoàn thiện mọi mặt Trong hoạt động sản xuất thương mại, quá trình bán hàng đóng vai trò quan trọng trong luân chuyển vốn Do đó, việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phù hợp với thực tế là cấp thiết để tối đa hóa lợi nhuận trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
Giải pháp
Nhà nước cần tiếp tục cải cách và hoàn thiện hệ thống Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, và chế độ kế toán để phù hợp với tình hình và đặc thù kinh tế của Việt Nam, đồng thời tuân thủ các thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế.
Để thực hiện hiệu quả các giải pháp trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, cần sự quan tâm và hỗ trợ từ Nhà nước, cùng với mức độ đầu tư hợp lý về lao động và tài nguyên vật chất.
Công ty cam kết tạo điều kiện cho đội ngũ kế toán nâng cao kiến thức chuyên môn, đảm bảo nhân viên kế toán luôn được cập nhật kịp thời những thay đổi trong chế độ kế toán hiện hành.
- Thường xuyên kiểm tra, theo dõi nghiệp vụ của các nhân viên kế toán:
- Bổ sung nguồn nhân lực: Mỗi nhân viên kế toán đều phải làm nhiều việc của những phần hành khác nhau, làm ảnh hưởng đến chất lượng công
68 việc, thời gian Do đó nên bổ sung thêm nhân viên kế toán để giảm bớt gánh nặng công việc, nhằm đảm bảo chất lượng công tác kế toán
Công ty cần nâng cao trang thiết bị bằng cách thường xuyên kiểm tra, sửa chữa và mua sắm các máy móc cần thiết, đặc biệt là hệ thống máy tính, máy in và máy photo, nhằm đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.
Tăng cường kiểm soát nội bộ là cần thiết để phát hiện sai sót và xử lý nghiêm các vi phạm trong hoạt động kế toán, từ đó đảm bảo tính trung thực và minh bạch trong công tác kế toán của công ty.
Khai thác và sử dụng phần mềm kế toán là cần thiết, vì hiện nay nhiều phần hành kế toán vẫn chưa được áp dụng, dẫn đến việc sử dụng Excel và cập nhật vào máy sau đó Điều này có thể gây ra sai lệch số liệu và không đồng nhất về thời gian Do đó, các công ty nên nghiên cứu và áp dụng phần mềm kế toán cho tất cả các khâu và phần hành kế toán, nhằm giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình làm kế toán thủ công.
Mở sổ chi tiết giúp theo dõi và quản lý báo cáo bán hàng một cách hiệu quả Lập báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết theo từng mặt hàng và nhóm mặt hàng sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất kinh doanh Đồng thời, phân tích báo cáo theo nhóm khách hàng cũng giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp cận và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
Phần mềm kế toán ASU cho phép theo dõi doanh thu bán hàng chi tiết theo hợp đồng, khách hàng và loại hàng hóa Để thực hiện điều này, công ty cần phân loại chứng từ nhập liệu (chứng từ kế toán) nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu của báo cáo bán hàng Việc này giúp nhà quản trị doanh nghiệp có thông tin chính xác để đánh giá thị trường, tìm kiếm cơ hội, xác định kết quả kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời và hiệu quả.
Kiến nghị
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh An là một doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực sản xuất và thương mại, đã đạt được nhiều thành công và bước đột phá đáng kể Doanh nghiệp luôn tuân thủ tốt các chính sách và quy định, góp phần vào sự phát triển bền vững.
Để vượt qua nhiều khó khăn và thách thức, chúng ta cần nhận thức rõ giá trị mà sự phát triển mang lại cho xã hội và đất nước Dưới đây là một số khuyến nghị chủ quan nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững và nâng cao giá trị cộng đồng.
Công ty cần nâng cao hiệu quả bộ máy kế toán bằng cách chuyên môn hóa rõ ràng từng bộ phận Mặc dù đội ngũ kế toán hiện tại chủ yếu là những người trẻ, năng động và có chuyên môn, việc phân định rõ trách nhiệm sẽ giúp tăng hiệu suất công việc và giảm thiểu tình trạng chồng chéo, từ đó nâng cao độ chính xác trong công việc kế toán.
- Thứ hai, công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên, hỗ trợ nhân viên tham gia các buổi đào tạo thêm, nâng cao kiến thức chuyên môn
- Thứ ba, để có thể tăng thêm doanh thu, công ty cần chú trọng đầu tư các chính sách bán hàng, quảng cáo qua các trang mạng
Cần mở các tài khoản chi tiết và sổ theo dõi doanh thu, giá vốn cho từng nhóm mặt hàng nhằm nắm bắt tình hình tiêu thụ và kết quả kinh doanh của từng nhóm.
Công ty nên chú trọng đến việc đóng bảo hiểm cho nhân viên vào ngày thứ năm, nhằm đảm bảo quyền lợi cho họ Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy an tâm mà còn khuyến khích họ gắn bó lâu dài và cống hiến nhiều hơn cho sự phát triển của công ty.
Vào thứ Sáu, chúng tôi nhắc nhở và khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn để tránh tình trạng nợ xấu Việc này giúp công ty duy trì nguồn tài chính cân đối và ổn định, phục vụ cho các công tác khác.