LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
1.1.1 Quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Hoạt động sản xuất của con người là một quá trình tự giác, có ý thức và mục đích, diễn ra liên tục và không ngừng đổi mới, hình thành nên quá trình tái sản xuất xã hội với các giai đoạn: sản xuất, lưu thông, phân phối và tiêu dùng Các giai đoạn này diễn ra tuần tự, trong đó tiêu dùng là khâu quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Sau khi sản phẩm được sản xuất, việc tiêu thụ là cần thiết để chuyển hóa từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị.
Bán hàng liên quan đến việc chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích của hàng hóa cho khách hàng, đồng thời khách hàng sẽ thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Tiền tệ đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành kết quả bán hàng.
Theo chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”, bán hàng được định nghĩa là việc bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất hoặc bán hàng hóa mua vào Quá trình bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tái sản xuất xã hội và hoạt động của doanh nghiệp Sau khi hoàn tất quá trình này, doanh nghiệp thu được tiền từ bán hàng, số tiền này dùng để bù đắp chi phí và hình thành kết quả bán hàng Việc xác định kết quả bán hàng là thước đo quan trọng để đánh giá tình hình và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.1.2 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ đa dạng với bạn hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp và khách hàng để tồn tại và phát triển Mối quan hệ này mang tính tương tác, trong đó kết quả kinh doanh của doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quyết định của các đối tượng khác Đối với nhà cung cấp và nhà đầu tư, thông tin từ KTBH và XĐKQKD giúp họ đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó quyết định hình thức cung cấp và mức độ đầu tư Còn với cơ quan nhà nước, dữ liệu này cho phép đánh giá tình hình kinh doanh và mức độ tuân thủ pháp luật, hỗ trợ trong việc xây dựng chính sách phát triển kinh tế Đối với chính doanh nghiệp, thông tin từ KTBH và XĐKQKD giúp tự đánh giá hiệu quả kinh doanh, so sánh với đối thủ và từ đó lập kế hoạch chiến lược cho hoạt động sản xuất, mua hàng và quản lý nguyên vật liệu.
1.1.3 Nhiệm vụ, yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý về bán hàng, xác định kết quả kinh doanh thì kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình hiện tại cùng với sự biến động của từng loại thành phẩm và hàng hóa theo các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Ghi chép và theo dõi đầy đủ, kịp thời các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu và chi phí cho từng hoạt động trong doanh nghiệp là rất quan trọng Đồng thời, việc theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng cũng cần được thực hiện một cách chính xác để đảm bảo hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.
Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả, việc phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động là rất quan trọng Điều này giúp giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và theo dõi tình hình phân phối kết quả các hoạt động một cách hiệu quả.
Cung cấp thông tin kế toán chính xác là rất quan trọng cho việc lập báo cáo tài chính Để thực hiện nhiệm vụ này hiệu quả, KTBH và XĐKQKD cần chú ý đến các yêu cầu cụ thể.
Thứ nhất, phải xác định đúng thời điểm hàng hóa được coi là tiêu thụ để kịp báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu.
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, cần tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và quy trình luân chuyển hợp lý, hợp pháp Đồng thời, việc vận dụng hệ thống tài khoản và sổ kế toán phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực hiện hiệu quả các yêu cầu và nhiệm vụ sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường khối lượng tiêu thụ, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho các đối tượng liên quan.
Các phương thức bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Phương thức bán hàng ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng tài khoản kế toán, thể hiện tình hình xuất kho thành phẩm và hàng hóa Điều này quyết định thời gian ghi nhận doanh thu, hình thành kết quả bán hàng, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận.
Hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng các phương thức bán hàng:
Phương thức bán hàng trực tiếp:
Phương thức bán buôn giao hàng trực tiếp
Bán buôn là quá trình bán hàng cho các đơn vị để tiếp tục chuyển bán hoặc đưa vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm để bán.
Theo phương thức này, bên mua cử đại diện đến kho của bên bán để nhận hàng hóa Doanh nghiệp xuất kho sẽ giao hàng trực tiếp cho đại diện của bên mua Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, đại diện bên mua ký nhận hàng hóa đầy đủ, bên mua sẽ thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, và hàng hóa được xác nhận là đã tiêu thụ.
Phương thức bán lẻ giao hàng trực tiếp
Bán lẻ là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, giúp sản phẩm rời khỏi khu vực lưu thông và thực hiện giá trị của nó một cách đầy đủ Các hình thức bán hàng trong phương thức này bao gồm nhiều cách tiếp cận khác nhau.
Hình thức bán hàng thu tiền tập trung tách biệt nghiệp vụ thu tiền và giao hàng, với mỗi quầy có nhân viên thu ngân phụ trách thu tiền và viết hóa đơn cho khách Khách hàng sẽ nhận hàng từ nhân viên giao hàng dựa trên hóa đơn đã nhận Cuối ngày, nhân viên bán hàng dựa vào hóa đơn hoặc kiểm kê hàng tồn để lập báo cáo bán hàng, trong khi nhân viên thu ngân lập giấy nộp tiền cho thủ quỹ Doanh thu bán hàng được ghi nhận dựa trên báo cáo bán hàng này.
Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp là phương thức mà nhân viên bán hàng giao hàng và thu tiền ngay từ khách hàng Nhân viên phải chịu trách nhiệm về số hàng xuất ra và số tiền thu được Doanh thu được ghi nhận ngay khi hàng hóa được giao cho khách.
Bán hàng theo hình thức trả chậm, trả góp cho phép người mua thanh toán nhiều lần, bắt đầu bằng một khoản thanh toán tại thời điểm mua và số tiền còn lại sẽ được trả dần trong các kỳ tiếp theo, kèm theo lãi suất Doanh thu được ghi nhận khi hàng hóa được giao cho người mua và tính theo giá bán trả một lần.
Bán hàng theo phương thức gửi hàng
Theo phương thức này, doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng theo thỏa thuận hợp đồng, thường là các đơn vị nhận bán đại lý Khi hàng hóa được xuất kho, quyền sở hữu vẫn thuộc về doanh nghiệp cho đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Doanh thu sẽ được ghi nhận khi doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn lợi ích và rủi ro liên quan đến hàng hóa cho khách hàng.
Tổng quan về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là tổng số tiền thu được từ các giao dịch bán sản phẩm và hàng hóa cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán.
Chế độ kế toán Việt Nam được quy định bởi Quyết định số 48/2006 và Thông tư số 200/2014, có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hướng dẫn nguyên tắc và nội dung hạch toán tài khoản 511 Các tài liệu này nêu rõ các nguyên tắc quan trọng trong việc xác định doanh thu bán hàng.
Các nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng: h
+Đối với những sản phẩm hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT.
Đối với sản phẩm và hàng hóa không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, doanh thu bán hàng được xác định là tổng giá thanh toán.
Các doanh nghiệp nhận gia công vật tư và hàng hóa sẽ ghi nhận doanh thu từ bán hàng, tuy nhiên, số tiền gia công thực tế mà họ nhận được không bao gồm giá trị của vật tư và hàng hóa đã nhận gia công.
Đối với hàng hóa nhận bán đại lý theo phương thức ký gửi, doanh nghiệp sẽ hạch toán vào doanh thu bán hàng phần hoa hồng mà mình được hưởng từ việc bán đúng giá.
+Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh thu bán hàng là giá bán trả ngay.
Các sản phẩm, hàng hóa được xác định là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối thanh toán do chất lượng hoặc quy cách kỹ thuật không đạt yêu cầu, sẽ được gửi trả lại cho người bán hoặc yêu cầu giảm giá, và doanh nghiệp sẽ chấp thuận Ngoài ra, trong trường hợp người mua mua hàng với khối lượng lớn và được chiết khấu thương mại, các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này sẽ được theo dõi riêng.
- Theo chuẩn mực số 14 – Doanh thu và thu nhập khác, doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn 5 điều kiện:
+Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa cho người mua.
Doanh nghiệp hiện nay không còn giữ quyền kiểm soát đối với sản phẩm và hàng hóa như trước đây, mà quyền sở hữu và quản lý đã chuyển giao cho những người sở hữu thực sự Đồng thời, doanh thu của doanh nghiệp được xác định với mức độ chắc chắn tương đối cao.
+Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn giữ phần lớn rủi ro và lợi ích liên quan đến quyền sở hữu, giao dịch sẽ không được xem là bán hàng và doanh thu sẽ không được ghi nhận Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đảm bảo tài sản hoạt động bình thường, điều này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thường.
+Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn chưa chắc chắn vì còn phụ thuộc vào người mua hàng đó.
Khi hàng hóa được giao nhưng vẫn đang chờ lắp đặt, việc lắp đặt này là một yếu tố quan trọng trong hợp đồng mua bán Doanh nghiệp cần xác định rõ khả năng hàng hóa có thể bị trả lại hay không.
Doanh thu bán hàng và chi phí liên quan đến giao dịch cần được ghi nhận đồng thời, tuân theo nguyên tắc phù hợp và trong cùng năm tài chính.
- Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa hay dịch vụ khác tương tự về bản chất thì không cần ghi nhận doanh thu.
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả và lập báo cáo tài chính chính xác, cần theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu theo mặt hàng, ngành hàng và sản phẩm Việc này bao gồm cả việc ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, nhằm xác định doanh thu thuần cho từng loại và sản phẩm cụ thể.
Tài khoản kế toán sử dụng.
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp. h
TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
Và các tải khoản liên quan khác (TK 111, 112, 131…)
+ Trường hợp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ :
Sơ đồ 1: Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK911 TK511 TK111,112,131 TK521 Kết chuyển doanh doanh thu bán hàng và doanh thu bán hàng
Thu thuần cung cấp bị trả lại, dịch vụ TK3331 thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT hàng bán bị trả lại,…
Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại,…phát sinh trong kỳ h
+ Trường hợp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp:
Sơ đồ 2: Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK333 TK511 TK111,112,131 TK521 Thuế XK, TTĐB Doanh thu bán hàng Chiết khấu thương mại, phải nộp và cung cấp dịch vụ giảm giá hàng bán,
Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Sơ đồ 3: kế toán doanh thu bán hàng đại lý theo phương thức bán hàng đúng giá hưởng hoa hồng ( đối với bên giao đại lý)
Xuất kho thành phẩm gửi bán Kết chuyển giá vốn của hàng Đại lý( theo pp kê khai TX) đại lý đã bán được
Doanh thu bán hàng đại lý Hoa hồng đại lý
Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ h
Doanh thu = Giá bán trả tiền ngay
Lãi bán hàng trả góp = Giá bán trả góp – Giá bán trả tiền ngay.
Sơ đồ 4: Kế toán doanh thu bán hàng trả chậm, trả góp
Doanh thu theo bán Số tiền còn hàng thu tiền ngay phải thu
TK3387 Định kỳ, kết chuyển lãi Lãi trả chậm Số tiền đã thu trả chậm, trả góp
Hàng khuyến mãi, hàng mẫu:
Sơ đồ 5: Kế toán doanh thu hàng khuyến mãi, hàng mẫu
1.3.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại Những khoản này là cơ sở quan trọng để tính toán doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ.
Doanh thu thuần là khoản chênh lệch giữa DTBH và các khoản giảm trừ doanh thu.
Chiết khấu thương mại là khoản tiền giảm giá mà doanh nghiệp dành cho người mua khi họ thực hiện giao dịch mua hàng với số lượng lớn, theo các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng hoặc cam kết mua bán.
Nội dung: Các quy định ghi nhận chiết khấu thương mại:
-Chỉ hạch toán là chiết khấu thương mại trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu của doanh nghiệp.
Khi người mua thực hiện nhiều lần giao dịch để đạt mức hàng hóa đủ điều kiện nhận chiết khấu thương mại, khoản chiết khấu này sẽ được ghi giảm vào giá bán trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng cuối cùng Nếu khoản chiết khấu thương mại mà người mua nhận được lớn hơn số tiền phải thanh toán theo hóa đơn, người bán có trách nhiệm thanh toán khoản chiết khấu cho người mua.
Trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, cần ghi rõ mức chiết khấu thương mại Nếu chiết khấu được thể hiện dưới dạng giảm trừ trực tiếp trên giá bán, thì khoản giảm trừ này không được hạch toán vào chiết khấu thương mại.
Hàng bán bị trả lại
Sổ kế toán và báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
1.4.1 Sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Tùy thuộc vào hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ sử dụng các sổ kế toán phù hợp Cụ thể, trong hình thức kế toán Nhật ký chung, mà Công ty cổ phần bao bì Cửu Long đang áp dụng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sử dụng các sổ kế toán đặc thù để quản lý hiệu quả.
- Sổ Cái và Sổ chi tiết các Tài khoản: TK 511, 521, 515, 632, 635, 6421,
1.4.2 Báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Thông tin về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp được trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các báo cáo kế toán quản trị, bao gồm Báo cáo Doanh thu bán hàng và Báo cáo công nợ với khách hàng.
Đặc điểm tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán
1.5.1 Nguyên tắc và yêu cầu tổ chức kế toán máy
Tổ chức công tác kế toán máy cần đảm bảo tính khoa học và hợp lý, tuân thủ Luật Kế toán, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô, cũng như các chuẩn mực kế toán và chính sách tài chính kế toán của Nhà nước.
- Tổ chức công tác kế toán máy ở doanh nghiệp phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp h
Tổ chức công tác kế toán máy cần phải thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính một cách hiệu quả, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như của Nhà nước.
Tổ chức công tác kế toán máy cần phải tương thích với biên chế và trình độ của đội ngũ kế toán hiện tại Cần thường xuyên bồi dưỡng và cập nhật nghiệp vụ, đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng tin học cho cán bộ nhân viên kế toán.
- Tổ chức công tác kế toán máy ở doanh nghiệp cần quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
1.5.2 Đặc điểm kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện áp dụng kế toán máy
Sau khi nhập dữ liệu các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng, tài chính và các hoạt động khác, phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và cập nhật số liệu vào các sổ kế toán như Sổ Cái.
Phần mềm kế toán TK 511, 515 cung cấp sổ chi tiết thành phẩm, hàng hóa và doanh thu, đồng thời hỗ trợ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Nó tự động tính toán thuế GTGT phải nộp và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ cho doanh nghiệp theo phương pháp khấu trừ, chỉ cần người dùng nhập thuế suất cho từng loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ Ngoài ra, phần mềm còn tương thích với các công cụ kê khai thuế, giúp xử lý dữ liệu thuế và tự động lập các báo cáo thuế cần thiết.
Các bút toán kết chuyển chi phí, doanh thu và thu nhập khác để xác định kết quả kinh doanh có thể được thực hiện tự động trên phần mềm thông qua chức năng bút toán kết chuyển tự động Bảng kết chuyển có thể cố định hoặc thay đổi theo từng kỳ, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và thiết lập của người dùng Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện kết chuyển thủ công cho từng tài khoản.