Đang tải... (xem toàn văn)
tài liệu tự học exel chuyên nghiệp giúp bạn lhọc tập tốt,làm chủ việc tính toán quản trị công việc linh hoạt, trở thành nhân tài tốt trong doanh nghiệp. Các mục hướng dẫn chi tiết giúp người học dc dễ dàng hiểu và phát triẻn kĩ năng ứng dụng.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ TRUNG TÂM MÁY TÍNH - TÀI LIỆU MICROSOFT EXCEL Hà nội, 2016 MỤC LỤC I Khởi động làm quen giao diện I.1 Khởi động chương trình I.2 Tạo bảng tính I.3 Thanh công cụ Ribbon I.4 Thanh công cụ nhanh 10 I.5 Office Button 14 I.6 Các thành phần khác giao diện .17 II Thao tác với bảng tính .22 II.1 Thành phần thao tác .22 II.2 Làm việc với ô (Cell) 34 II.3 Làm việc với cột 51 II.4 Làm việc với hàng (dòng) 59 II.5 Một số thao tác khác 68 III Làm việc với liệu .82 III.1 Kiểu liệu cách định dạng 82 III.2 Định dạng liệu 89 III.3 Tìm kiếm liệu .99 III.4 Tìm kiếm thay liệu 101 III.5 Sắp xếp lọc liệu .103 IV Công thức hàm 120 IV.1 Một số khái niệm 120 IV.2 Các phép toán 121 IV.3 Công thức, hàm .125 IV.4 Phân loại hàm 131 V Tìm hiểu số hàm 132 V.1 Nhóm hàm tài 132 V.2 Nhóm hàm ngày tháng .137 V.3 Nhóm hàm tìm kiếm tham chiếu 140 V.4 Nhóm hàm thống kê 142 V.5 Nhóm hàm xử lý chuỗi .144 V.6 Nhóm hàm luận lý 146 V.7 Hàm toán học lượng giác .147 VI In ấn 150 VI.1 Định dạng trang in 150 VI.2 Xem thực in ấn 158 I Khởi động làm quen giao diện I.1 Khởi động chương trình Để khởi động Microsoft Excel nhấp đúp vào biểu tượng sẵn có chương trình hình Desktop máy tính Cửa sổ giới thiệu sau xuất hình đây: Chọn Blank workboOK hình chương trình xuất hình đây: Dưới thành phần hình 1/165 - (1): Thanh cơng cụ nhanh: Chứa lệnh thao tác nhanh - (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần toàn lệnh thao tác với chương trình, chúng phân chia thành nhóm khác - (4): Name box: Vùng địa vị trí trỏ thời - (5): Fomula bar: Thanh cơng thức - (6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn hình chương trình, vùng chứa liệu bảng tính (WorkSheet) (7): Tiêu đề cột, hàng WorkSheet: Gồm cột hàng tiêu đề, cột thường đánh dấu - theo ký tự bảng chữ cái, hàng dược đánh dấu theo dãy số liên tiếp (trong thực tế thay đổi ký hiệu này) - (8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn lên xuống, sang trái sang phải (9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách bảng tính có tệp Excel (WorkBoOK), - ngồi cịn chứa điều khiển để di chuyển qua lại Sheet (10): Thanh trạng thái: Chứa số thông tin thời văn chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại, … I.2 Tạo bảng tính Thực chất sau khởi động chương trình tự động tạo sẵn bảng tính Nếu khơng, thực cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button Một hộp thoại xuất nhấp chọn New chọn biểu tương Blank WorkboOK hộp thoại bên tay phải 2/165 Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng New công cụ nhanh Trong trường hợp chưa thấy biểu tượng công cụ, chọn mũi tên trỏ xuống này, chọn New Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Bằng ba cách trên, bảng tính rỗng tạo 3/165 Khác với Microsoft Wor, Microsoft Excel dùng để soạn thảo văn mà Excel có tác dụng bảng tính thực hiện, xử lý tính tốn nhiều tốn từ đơn giản đến phức tạp I.3 Thanh công cụ Ribbon Thanh Ribbon cơng cụ chứa gần tồn lệnh để thao tác với chương trình, lệnh hiệu chỉnh bảng tính, hàm, cơng thức, hay xử lý liệu, … Thanh Ribbon bao gồm tab (home, insert, Page layout, ) bên nút lệnh Tab Tùy ngữ cảnh sử dụng nút lệnh sáng lên cho phép người dùng thao tác Như để thao tác với lệnh Ribbon cần phải biết nằm Tab Ribbon nào, sau chọn tới lệnh cần thao tác Tab Ribbon I.3.1 Chi tiết Tab Ribbon - Home: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh sau: o o o o - Clipboard: Cắt dán Font: Font chữ Alignment: Căn lề nội dung Number: Định dạng liệu o Styles: Định dạng bảng tính o Cells: Thao tác với Cell o Editing: Hàm, lọc, tìm kiếm liệu Insert: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng vào văn bản, chi tiết sau: o Tables: Các chèn bảng vào thao tác với bảng 4/165 o Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa o Charts: Lệnh chèn liên kết o Text: Lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng TextBox, Wordart, Header & Footer, … o Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn biểu tượng - Page Layout: Xuất mặc định Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến bố cục tính o Themes: Tủy chỉnh cho bảng tính o Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng trang in o Scale to fit: Cố định số trang in văn o Sheet Options: Tùy chỉnh Sheet o rrange: Các lệnh xếp đối tượng văn - - Formulas: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa lệnh làm việc với hàm công thức o Function Library: Chứa lệnh gọi hàm Excel o Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng làm việc o Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu cơng thức o Calculation: Tùy chọn tính tốn Excel Data: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa lệnh làm việc với liệu o o o o Get External Data: Lấy liệu từ ứng dụng khác Sort & Filter: Chứa lệnh xếp, lọc liệu Data Tools: Chứa số công cụ thao tác với liệu Outline: Chứa lệnh nhóm liệu 5/165 - Review: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến thao tác kiểm tra ngữ pháp cho nọi dung bảng tính, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính, … - View: Xuất mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh hiển thị, chi tiết sau: o o o o o WorkboOK Views: Chế độ hiển thị Show: Tùy chọn hiển thị số Panel Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ nội dung WorkboOK Window: Chứa lệnh tùy chọn hiển thị nhiều WorkboOK Macros: Các lệnh Macros I.3.2 Ẩn Tab lệnh Để làm ẩn hay xuất nhóm lệnh Tab lệnh công cụ Ribbon làm sau: - Nhấp phải chuột vào khoảng trống công cụ Ribbon - Một menu nhanh xuất chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel Option xuất trỏ tới mục Customize the Ribbon 6/165 - Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải hình liệt kê danh sách Tab Ribbon muốn ẩn Tab cần bỏ dấu tính đầu tên Tab Ngược lại muốn chúng lên đánh dấu tính cho Tab bị ẩn Cuối nhấp OK để lưu lại Lưu ý: Trường hợp muốn ẩn toàn công cụ Ribbon, nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1) phía góc phải hình Khi muốn lại công cụ này, nhấp chuột vào nút lệnh lần I.3.3 Tự tạo Tab lệnh nhóm lệnh cơng cụ Ribbon Ngồi Tab lệnh sẵn có Microsoft Excel cịn cung cấp cho người dùng chức tự tạo Tab lệnh mới, cách thực sau: - Nhấp phải chuột vào khoảng trống cơng cụ Ribbon 7/165 Cú pháp: =ABS(Number) Giải thích: - Number: Là số hay địa ô cần lấy giá trị tuyệt đối V.7.2 Hàm CEILING Làm tròn số theo hướng tăng đến số gần hay bội số gần số có nghĩa Cú pháp: =CEILING(Number, Significance) Giải thích: - Number: Là giá trị số (tham chiếu ô chứa số hay công thức trả số) muốn làm tròn Significance: Là giá trị bội số mà muốn làm trịn V.7.3 Hàm EVEN Hàm có tác dụng làm tròn lên số nguyên chẵn gần Cú pháp: =EVEN(Number) Giải thích: - Number: Là giá trị số muốn làm trịn V.7.4 Hàm FACT Hàm tính giai thừa số Cú pháp: =FACT(Number) Giải thích: - Number: Là số cần tính giai thừa V.7.5 Hàm FLOOR Hàm làm tròn xuống bội số cho gần tiến đến Cú pháp: =FLOOR(Number, Significance) Giải thích: - Number: Là số muốn làm trịn Significance: Là bội số muốn làm tròn đến V.7.6 Hàm INT Hàm trả giá trị phần nguyên số thực làm trịn xuống số thực Cú pháp: =INT(Number) 148/165 Giải thích: - Number: Là số cần làm tròn V.7.7 Hàm MOD Hàm trả phần dư phép chia Cú pháp: =MOD(Number, Divisor) Giải thích: - Number: Số bị chia - Divior: Số chia (phải khác 0, số Excel báo lỗi) V.7.8 Hàm SQRT Hàm có tác dụng tính bậc hai số Cú pháp: =SQRT(Number) Giải thích: - Number: Là số dương lớn cần tính bậc hai, số số âm hàm trả lỗi V.7.9 Hàm SUM Hàm trả tổng chuỗi số Cú pháp: =SUM(Number1, Number2,…) Giải thích: - Number1, Number2,… giá trị số, công thức, địa dãy ô… hàm lấy tới 30 đối số V.7.10 Hàm SUMIF Hàm trả giá trị tổng dãy ô hàm thoả điều kiện Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) Giải thích: - Range: Là dãy ô để thực việc kiểm tra theo tiêu chuẩn Criteria: Là số, biểu thức hay chuỗi để xác định cần tính tổng đối dựa đối Range để kiểm tra Sum_range: Dãy tính tổng 149/165 VI In ấn VI.1 Định dạng trang in Cần định dạng cho trang in trước thực việc in hai cách sau đây: Cách 1: Sử dụng công cụ Ribbon - Từ công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Page Layout - Margin: Căn lề cho trang in, nhấp chọn mục lệnh danh sách xuất hình đây: Có thể chọn mẫu có sẵn nhấp mục Custom margin… để có thêm lựa chọn Sau chọn lệnh Custom Margin hộp thoại Page Setup xuất hình đây: 150/165 - Orientation: Chọn chiều cho trang giấy in, nhấp chọn lệnh có hai lựa chọn Portrait (in theo chiều dọc khổ giấy) Landscape (in theo chiều ngang khổ giấy) - Size: Chọn khổ giấy cho trang in, nhấp chọn lệnh danh sách liệt kê khổ giấy xuất hiện, thông thường chọn khổ giấy A4 để in văn Ngồi mẫu có sẵn chọn More page size để tùy chỉnh khổ giấy theo yêu cầu sử dụng 151/165 - Print Area: Chọn vùng in, chọn vùng liệu cần in sau nhấp chuột vào biểu tượng chọn Set print area Như thực in ấn máy tính in vùng liệu mà chọn thiết lập vùng in ấn Nếu muốn hủy đánh dấu vùng in ấn chọn lại vùng liệu thiết lập lúc trước nhấp chọn lại biểu tượng Print Area chọn Clear print area - Print title: Trong trường hợp muốn tiêu đề cho tất trang chọn lệnh Hộp thoại Page setup xuất trỏ tới Tab Sheet hình đây: 152/165 Nhấp chọn vào vng nhỏ phía bên phải mục Row to repeat at top: o Một hộp thoại nhỏ (Page setup – Rows to repeat at top) xuất nhấp chuột chọn tới dòng tiêu đề cần in cho tất trang, địa dịng chọn lấy vào hộp thoại xuất lúc trước o Tiếp theo nhấn Enter để xác nhận nhấp OK hộp thoại Page Setup để lưu lại thay đổi Cách 2: Sử dụng hộp thoại Page Setup, để sử dụng hộp thoại nhấp chọn biểu tượng Page setup phía góc phải nhóm lệnh Page Setup 153/165 Hộp thoại Page setup xuất hình đây: - Tab Page o Oriention: xác định hướng trang giấy để in liệu Portrait: in liệu theo chiều dọc trang giấy Landscape: liệ theo chiều ngang trang giấy o Scaling: xác định tỷ lệ liệu in giấy thay đổi in khít với chiều ngang hay chiều dọc giấy Có chức cho chọn sau: Adjust to: thay đổi tỷ lệ liệu in giấy, giá trị nằm khoảng từ 10% đến 400%, mặc định 100% Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang giấy Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc trang giấy 154/165 Pager Size: lựa chọn khổ giấy Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách khổ giấy chọn khổ giấy thích hợp Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa số chấm điểm Inch, số lớn in liệu mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số chất lượng in Thông thường người chọn 600dpi Fist Page Number: định đánh số trang cho bảng tính có nhiều số trang o Nhấp nút Print, Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính - trước in tuỳ chọn in Tab Margin o Top: định khoảng cách từ mép trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 1Inch o Header: định khoảng cách tiêu đề đầu trang Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.5Inch o Left: định khoảng cách từ mép trái trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.75 Inch 155/165 o Right: định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.75 Inch o Bottom: định khoảng cách từ mép trang giấy đến nội dung liệu cần in Trong Excel mặc định cho khoảng cách Inch o Footer: định khoảng cách tiêu đề cuối trang Trong Excel mặc định cho khoảng cách 0.5Inch o Chức Horizonlly: Nếu nhấp chọn chức Excel in liệu tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn Excel in liệu bên trái tờ giấy o Chức Vertically: Nếu nhấp chọn chức Excel in liệu tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại khơng chọn Excel in liệu bên trái tờ giấy o Nhấp nút Print, Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính - trước in tuỳ chọn in Tab Header / Footer: In tiêu đề đầu cuối trang o Header Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn danh sách mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang 156/165 o Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý Nhấp vào nút Custom Header hộp thoại sau lên sau: Các biểu tượng hộp thoại Biểu tượng Mã Công dụng Biểu tượng dùng để định dạng Font chữ cho tiêu đề, &[Page] In số trang hành &[Page] In tổng số trang bảng tính &[Date] Hiển thị ngày hành &[Time] Hiển thị hành &[Path]&[File] Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin bảng tính tên tập tin bảng tính sử dụng &[File] Hiển thị tên tập tin bảng tính sử dụng &[Tab] Hiển thị tên bảng tính hành &[Picture] Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên ngồi vào Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh đưa vào bước Left Section: Khung cho phép nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên góc bên trái trang giấy 157/165 Center Section: Khung cho phép nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên trang giấy Right Section: nhập liệu (chữ, số…) hiển thị nội dung khung lên góc bên phải trang giấy o Custom Footer: Tương tự nút Custom Header o Nhấp nút Print Preview Option để in bảng tính, xem bảng tính trước in tuỳ chọn in VI.2 Xem thực in ấn Để in văn thực theo cách sau đây: Cách 1: Nhấn biểu tượng Print Quick Access Toolbar Với cách văn in tất trang máy in mặc định máy tính Với văn chứa nhiều nội dung khơng nên sử dụng cách dễ dẫn đến tình trạng máy in bị hóc giấy trừng in nhiều trang lúc Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P nhấp chọn nút Office Button Cửa sổ Office Button xuất chọn mục Print Khung bên trái chứa tùy chọn in ấn, khung bên phải hình xem trước in trang văn Dưới ý nghĩa cách tùy chọn tham số trước in ấn: - Number of copy: Số chép từ in, ví dụ muốn in hợp đồng thành để gửi khách hàng lưu lại điền giá trị - Print: Chọn máy in để in văn bản, máy tính có nhiều máy in khác cần phải định máy in in văn bản, không Microsoft Word lấy máy in mặc định máy tính 158/165 - Print What: Cho phép tùy chọn trang in, nhập vào trang bắt đầu in mục Pages trang cuối in mục To Ngồi nhấp vào Active Sheets để có thêm tùy chọn - o Active sheets: Chỉ in Sheet thời o Entire workboOK: In toàn Sheet có WorkBoOK o Selection: Chỉ in vùng liệu chọn Other Settings: Các tùy chọn khác in ấn 159/165 o Collated: Khi in copy thành nhiều bản, chọn mục Collated để in (lần lượt trang bắt đầu lại hết trang cuối cùng) chọn UnCollated để in liên tục (hết copy trang đến trang kế tiếp) o Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc o Chọn khổ giấy cho văn 160/165 o Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in Cuối nhấp chọn nút Print để thực in văn 161/165 162/165