Đang tải... (xem toàn văn)
Giai đoạn Cải thiện (xem Hình 4.1) tập trung vào việc lựa chọn các ý tưởng cải tiến đã được nhóm xác định hoặc được xác định thông qua phân tích dữ liệu. Kế hoạch thực hiện cũng được xây dựng trong giai đoạn này. Chỉ có một bước trong giai đoạn này:
Giai đoạn Cải thiện (xem Hình 4.1) tập trung vào việc lựa chọn ý tưởng cải tiến nhóm xác định xác định thơng qua phân tích liệu Kế hoạch thực xây dựng giai đoạn Chỉ có bước giai đoạn này: Bước 12: Xác định yếu tố X quan trọng giải pháp triển khai Nếu mục tiêu dự án giảm thời gian chu kỳ cải thiện quy trình công cụ 5S, cân dây chuyền kaizen phù hợp Các dự án phức tạp hơn, mối quan hệ biến khơng hiểu rõ, dựa vào công cụ Six Sigma hồi quy Các sản phẩm bàn giao giai đoạn là: • Nếu nhóm tìm kiếm hội cải tiến “nhanh chóng”, tận dụng ngun tắc kaizen • Giới thiệu cơng cụ Lean bổ sung: +5S + Line balancing • Xây dựng chiến lược cải tiến • Phát triển quy trình giải pháp làm việc với nhà quản lý chức để thí điểm giải pháp • Thành lập nhóm “đồng ý” bắt đầu q trình bàn giao cho người quản lý chức BƯỚC 12: XÁC ĐỊNH CÁC YẾU TỐ X VÀ GIẢI PHÁP CÓ THỂ THỰC HIỆN Hình 4.2 cho thấy lộ trình sử dụng cơng cụ giai đoạn Hình 4.2 Sơ đồ đường giai đoạn cải tiến Các công cụ bạn chọn phụ thuộc nhiều vào mục đích mục tiêu dự án Tuy nhiên, để chắn bạn hướng, bạn nên xác định xem yếu tố X mà bạn xác định (các yếu tố X quan trọng) cần cải thiện yếu tố quan trọng hay thông số vận hành Định nghĩa cho thuật ngữ là: Critical elements Các yếu tố X thường thay đổi loại số lượng Chúng không thiết phải đo lường thang đo cụ thể chúng có ảnh hưởng đến trình Một cài đặt tối ưu xác định cách thử nghiệm lựa chọn thay Ví dụ dịng quy trình tiêu chuẩn hóa quy trình Operating parameters Các yếu tố X thay đổi lượng Để hiểu tác động chúng lên yếu tố Y, cần phải nghiên cứu nhiều cấp độ X Một cài đặt tối ưu xác định cách sử dụng mơ hình tốn học Ví dụ tốc độ tải lên hệ thống, khả phục hồi, thời gian chu kỳ xử lý thời gian xử lý bệnh nhân Dựa định nghĩa này, điểm X quan trọng bạn yếu tố quan trọng cơng cụ Lean lựa chọn tối ưu để xác định giải pháp Ngược lại, Six Sigma phù hợp để cải thiện yếu tố X thuộc loại thông số vận hành Công cụ Kaizen Lean Cho đến giờ, giai đoạn dự án, bạn sử dụng công cụ Lean để trả lời câu hỏi bắt buộc giai đoạn Một mẫu cơng cụ mà bạn sử dụng thời điểm bao gồm: Trong giai đoạn Xác định Đo lường: - Lập đồ quy trình cách chi tiết - Bản đồ đồng hóa sản phẩm—xác định cột mốc quan trọng, tùy chọn quy trình phần trăm làm lại Trong giai đoạn Phân tích: - Phân tích Value-adding/non-value-adding bước quy trình —xác định hội cải tiến - Xác định takt (số có sẵn/nhu cầu khách hàng)—xác định nhịp quy trình, số lượng nhân viên cần thiết tắc nghẽn tiềm ẩn + Tính tốn nhu cầu theo cơng suất + Tính số hiệu + Tạo biểu đồ thời gian chu kỳ/thời gian takt Điều đưa đến giai đoạn Cải thiện công cụ kaizen Với tất thông tin quan trọng quy trình tay (nghĩa quy trình diễn nào, có hoạt động làm lại hư hỏng đâu, hoạt động không gia tăng giá trị, nhịp độ cần thiết cho doanh nghiệp số lượng nhân viên bước quy trình), sử dụng kaizen để hướng tới giải pháp phù hợp Kaizen gì? Kaizen theo nghĩa đen có nghĩa thay đổi để tốt Từ xuất phát từ ký tự tiếng Nhật kai, “tách rời” zen, “làm tốt” Nó cơng cụ nâng cao chất lượng quy trình, trường hợp lãng phí loại bỏ trường hợp một, với chi phí tối thiểu, nhờ cơng nhân tổng hợp ý tưởng họ tăng hiệu cách kịp thời Và quan trọng nhất, triết lý dựa cải tiến liên tục—bạn khơng thể có giải pháp lý tưởng bước Điều định kiện Kaizen thành cơng? Kaizen tập trung vào việc cải thiện quy trình hiệu cách loại bỏ lãng phí Cuối cùng, đảm bảo cải tiến thực trì Mục tiêu kiện Kaizen là: • Nâng cao lực • Giảm hoạt động không tạo giá trị gia tăng lãng phí • Tăng suất • Giảm hàng tồn kho • Cải thiện bố cục quy trình Một cách nhanh chóng để đánh giá liệu mục tiêu nêu có đáp ứng thành công hay không đặt câu hỏi sau vào cuối kiện: Sort Quy trình làm việc xếp ưu tiên chưa? Ví dụ: giao dịch cũ hồ sơ tồn đọng có xem xét trước khơng? Simplify Chúng ta ngăn chặn vấn đề xảy chưa? Ví dụ: có đảm bảo tất liệu cần thiết có sẵn trước cơng việc chuyển sang bước không? Sweep Khu vực làm việc dọn dẹp chưa? Ví dụ: mặt hàng hạn thiếu có xác định nhanh chóng khơng? Standardize Chúng ta xác định nhiệm vụ rõ ràng chưa? Ví dụ: có cách hiểu thống tệp “sạch” sẵn sàng gửi cho Kiểm tốn khơng? Sustain Làm đảm bảo thói quen hình thành giữ ngun? Ví dụ: áp dụng khuyến khích thước đo để đảm bảo thay đổi hành vi nhân viên? Tóm lại kiện kaizen nên: Thế lãng phí? Lãng phí hoạt động không tạo thêm giá trị cho sản phẩm dịch vụ cuối Để xác định rõ lãng phí, bạn đặt hai câu hỏi bước quy trình dịch vụ nào: Khách hàng có sẵn sàng trả tiền cho hoạt động không? Hoạt động có ảnh hưởng đến hình thức, phù hợp chức sản phẩm dịch vụ không? Nếu bạn trả lời không cho hai câu hỏi bạn xác định lãng phí, hay cịn gọi hoạt động khơng tạo giá trị gia tăng Ví dụ lãng phí cần xác định loại bỏ bao gồm: Chỉ cần nhớ từ góc độ Lean, có đến 10 phần trăm hoạt động thực mang lại giá trị gia tăng Phần lại rơi vào danh mục không gia tăng giá trị không gia tăng giá trị cần thiết (ví dụ: yêu cầu quy định tuân thủ) Vai trò trách nhiệm kiện Kaizen Trong kiện Kaizen, có nhiều bên tham gia giai đoạn khác nhau, bên có vai trị trách nhiệm cụ thể Biết vai trò cụ thể mục tiêu chúng cần thiết để kiện thành cơng Những người tham gia trách nhiệm họ là: • Người đứng đầu quản lý chất lượng chuyên gia Master Black Belt Người đặt chương trình nghị định hướng chiến lược, đưa trọng tâm, phân công nguồn lực xác định trách nhiệm giải trình để thúc đẩy thay đổi văn hóa MBB giúp chọn (các) chủ đề ban đầu cho kiện kaizen • Người đỡ đầu Kaizen người quản lý chức Người chịu trách nhiệm thành công kiện Kaizen cụ thể Người loại bỏ rào cản thúc đẩy việc thực kết • Nhân tố thay đổi (Change agent) Còn gọi người điều phối kaizen, người chuyên gia việc áp dụng quản lý thay đổi phương pháp kaizen Người hợp tác với người đỡ đầu để chuẩn bị thiết kế phiên họp Cuối cùng, người chịu trách nhiệm dẫn dắt điều hành phiên họp • Người tham gia Kaizen Những người tham gia cung cấp kiến thức chuyên môn nội dung để giải vấn đề tình Họ chủ sở hữu cải tiến đề xuất đảm bảo khuyến nghị kế hoạch hành động thực Sự kiện Kaizen tiêu biểu Mọi kiện kaizen, kéo dài bao lâu, trải qua mốc quan trọng giống nhau, bắt đầu “sự kiện bắt đầu” kết thúc “báo cáo kế hoạch hành động định” Hình 4.3 cung cấp phác thảo giai đoạn khác kiện Hình 4.3 Cuộc họp Kaizen Trong kiện kaizen, nhóm phải giới thiệu vấn đề mục tiêu Đề án kinh doanh phát triển giai đoạn Xác định giúp phục vụ mục đích Sơ đồ quy trình quy trình và/hoặc liệu khách hàng thu thập trình thực phải trình bày thảo luận với thành viên nhóm Điều cho phép người hiểu rõ nhu cầu cải tiến danh sách vấn đề tiềm ẩn Thông qua động não, vấn đề danh sách củng cố, phân loại ưu tiên Nhóm chịu trách nhiệm xác định giải pháp khả thi Tuy nhiên, trước trình bày danh sách giải pháp, nhóm nên ưu tiên giải pháp dựa tính dễ thực so với phân tích lợi ích Báo cáo cuối sau trình bày cho người đứng đầu kaizen bên liên quan chính, người phải phê duyệt danh sách khuyến nghị Sau đó, người đại diện thay đổi người tham gia có trách nhiệm xây dựng kế hoạch hành động với “việc cần làm” cụ thể cho người tham gia ngày đến hạn ấn định Tất cải tiến phải thực vịng 90 ngày sau Kaizen kết thúc Tám nguyên tắc Kaizen Để giữ cho nhóm tập trung vào việc mang lại kết có ý nghĩa tránh bị mắc kẹt thảo luận việc “chúng thử điều trước đây” “điều không hiệu quả”, quy tắc sau cho kiện kaizen tỏ hữu ích: Loại bỏ quan điểm cố hữu liên quan đến quy trình Hãy nghĩ cách làm điều khơng phải khơng thể làm Đừng chấp nhận lời bào chữa Bắt đầu cách quan sát đặt câu hỏi thực tiễn Sửa lỗi Hỏi “tại sao” năm lần tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ Hãy tìm kiếm khơn ngoan mười người kiến thức người Đừng tìm kiếm hồn hảo Hãy làm điều lập tức, đạt 50% mục tiêu Chúc vui vẻ! Các công cụ nguyên tắc Lean bổ sung Các khái niệm bổ sung mà bạn sử dụng kiện kaizen (bản thân khái niệm Lean) để giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giải pháp 5S cân dây chuyền 5S Trong ngày làm việc tám giờ, thời gian thực dành cho cơng việc thay lãng phí vào việc tìm kiếm thơng tin tập tin, để lấy fax in? Bạn lãng phí thời gian vào việc sửa lỗi bạn sử dụng thơng tin khơng xác lỗi thời? Nguyên tắc 5S giúp xác định giải vấn đề Thuật ngữ 5S đề cập đến năm từ tiếng Nhật bắt đầu chữ S Chúng tảng để tạo quy trình Lean với kiểm sốt trực quan hoạt động tiêu chuẩn Năm từ là: Seiton Sắp xếp mục khu vực xếp chúng Phân biệt thứ cần thiết không cần thiết khu vực Loại bỏ thứ không cần thiết, chẳng hạn thiết bị, tài liệu, bàn Kết sau kiện kéo dài hai ngày là: • Giảm số bước từ 14 xuống • Loại bỏ điểm kiểm tra • Giảm 85% việc từ chối làm lại quy trình • Giảm 70% thời gian chu trình tổng thể Tóm tắt Kaizen Bạn sử dụng kiện kaizen để xác định triển khai giải pháp liên quan đến thời gian chu trình nỗ lực tiêu chuẩn hóa Dưới số ngun tắc cho q trình này: • Đảm bảo tất điểm nghẽn, thiếu hiệu lãng phí xác định trước thực Kaizen • Thành lập nhóm đa lĩnh vực—tất thành viên bị ảnh hưởng quy trình phải tham gia • Loại bỏ tắc nghẽn cách sử dụng cân dây chuyền: + Cân nhiệm vụ theo takt + Giảm thời gian vận chuyển + Giảm thời gian làm việc thủ công + Cải thiện quy trình làm việc cách sử dụng 5S giảm lãng phí Cơng cụ Sigma Không phải tất mục tiêu dự án đạt cách sử dụng nguyên tắc Lean Điều xảy bạn cân nhắc việc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ người bán hàng? Làm bạn biết liệu hiệu suất nhà cung cấp có tốt mặt thống kê hay khơng? Điều xảy bạn tìm thấy nhiều yếu tố ảnh hưởng đến trình mình—làm bạn biết yếu tố có ý nghĩa thống kê nhất? Câu trả lời cho câu hỏi đạt cách sử dụng công cụ Six Sigma, cụ thể kiểm định giả thuyết (được thảo luận Chương 3, “Phân tích”) hồi quy (xem Hình 4.8) Figure 4.8 Lean and Six Sigma Tools Thống kê đơn giản hơn—Quay lại biết Mặc dù có nhiều cơng cụ thống kê để phân tích hiển thị liệu đồ họa mục tiêu Six Sigma sử dụng công cụ phù hợp để có câu trả lời cần thiết Và điều có nghĩa đơi có nguyên tắc đơn giản mang lại phát cần thiết Mục tiêu tất chuyên gia Đai xanh Đai đen giữ cho đơn giản mặt thống kê (keep it statistically simple - KISS) Để chứng minh quan điểm này, ngân hàng khu vực xem xét chuyển đổi nhà cung cấp phát hành sổ séc Dựa kết hoạt động trước đây, họ biết thời điểm năm loại sổ séc mà khách hàng yêu cầu ảnh hưởng đến thời gian chu kỳ giao hàng Nó yêu cầu nhà cung cấp xem xét (Nhà cung cấp B) cung cấp thông tin thời gian chu kỳ giao hàng khoảng thời gian hai năm Bằng cách sử dụng kiểm định giả thuyết, ngân hàng xác định liệu nhà cung cấp (Nhà cung cấp A) có hoạt động tốt giống với nhà cung cấp xem xét hay không Đây cách ngân hàng thiết lập kiểm định: giả thuyết không, ngân hàng giả định thời gian chu kỳ giao hàng trung bình hai nhà cung cấp giả thuyết thay thế, ngân hàng giả định thời gian chu kỳ giao hàng hai nhà cung cấp khác Hình 4.9 cho thấy sơ đồ hộp Minitab kết phân tích thống kê từ việc kiểm tra giả thuyết Figure 4.9 Box Plot for Hypothesis Testing Mỗi nhà cung cấp cung cấp 20.000 điểm liệu (được biểu thị cột có nhãn N) thời gian giao hàng trung bình Nhà cung cấp A 38 ngày so với 33 ngày Nhà cung cấp B Vì có giá trị p nhỏ 0,05 nên kết luận cần bác bỏ giả thuyết không Do đó, có khác biệt mặt thống kê Nhà cung cấp A Nhà cung cấp B Dựa biểu đồ hình hộp, Nhà cung cấp B hoạt động tốt Bước ngân hàng cần xem xét mục sau trước thực chuyển đổi thử nghiệm nhà cung cấp mới: • Nhà cung cấp có đủ lực khơng? • Có vấn đề thực tế khơng (vị trí, CTQ khác)? • Liệu nhà cung cấp làm việc khơng? • Điều tác động đến q trình khác? • Điều tác động đến chi phí? Việc sử dụng kiểm định giả thuyết, công cụ Six Sigma phổ biến mạnh mẽ, cung cấp cho nhóm thơng tin quan trọng việc nên tiếp tục dự án hay từ bỏ ý định thực chuyển đổi Giới thiệu ý tưởng giải pháp thí điểm Thí điểm bao gồm việc thử nghiệm cải tiến quy trình quy mơ nhỏ mơi trường kinh doanh thực tế, khả thi Mục tiêu thí điểm thu thập phân tích liệu quy trình thực tế để: • Xác nhận giải pháp bạn đề xuất đạt hiệu mục tiêu (chẳng hạn tăng sản lượng giảm sai sót) • Xác định vấn đề triển khai tiềm ẩn (công nghệ, đào tạo, v.v.) trước triển khai toàn diện Nếu thử nghiệm cải tiến lựa chọn nhóm cần xác định mơi trường thực tế trơng Nhóm cần đảm bảo điều kiện chương trình thí điểm phản ánh điều kiện kinh doanh thực Nghĩa là, cải tiến phải thực trải nghiệm tất biến thể quy trình có (khu vực, ca làm