Đề tài nghiên cứu khoa học quản lý tài liệu điện tử tại chi cục thế quận long biên hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ H oi an ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ity rs ve ni U TÊN ĐỀ TÀI QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ LONG BIÊN - HÀ NỘI : 1705LTHB om H Lớp : Nguyễn Hữu Phước of Chủ nhiệm đề tài Cán hướng dẫn : ThS Tạ Thị Liễu e fa Af irs Hà Nội 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ H oi an ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ity rs ve ni U TÊN ĐỀ TÀI QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI of Chủ nhiệm đề tài : Nguyễn Hữu Phước H : Nguyễn Hữu Phước Lớp : 1705LTHB Cán hướng dẫn : ThS Tạ Thị Liễu e om Thành viên tham gia fa Af irs Hà Nội 2020 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, nghiên cứu viên xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Th.S Tạ Thị Liễu đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện tốt để nhóm nghiên cứu có hội thực đề tài; Thứ hai, nghiên cứu viên xin gửi lời cảm ơn tới Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội, tạo điều kiện cho nghiên cứu viên có hội tìm hiểu, tiếp cận với nguồn tài liệu hữu ích quy trình quản lý tài liệu điện tử Chi cục từ phục vụ trình làm đề tài; H Cuối cùng, xin cảm ơn bạn sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà an Nội đặc biệt bạn sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ oi Hà Nội, đóng góp kiến thức liên quan ý kiến xác đáng để nghiên cứu U ve ni viên hồn thành đề tài nghiên cứu ity rs TM NHĨM NGHIÊN CỨU Chủ nhiệm đề tài of e om H Nguyễn Hữu Phước fa Af irs LỜI CAM ĐOAN Thay mặt nhóm nghiên cứu tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập, riêng biệt nhóm chúng tơi Mọi số liệu, ngơn từ thơng tin đề tài có nguồn gốc rõ ràng công bố theo quy định Chúng thực đề tài lấy nguyên tắc trung thực, khách quan làm tảng trung tâm sợi đỏ cho vấn đề xuyên suốt trình thực nghiên cứu Các kết đề tài chưa trùng lặp đề tài khác H TM NHÓM NGHIÊN CỨU oi an Chủ nhiệm đề tài ni U ity rs ve Nguyễn Hữu Phước of e om H fa Af irs DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH PDF Portable Document Format CSDL Cơ sở liệu HQTCSDL Hệ quản trị sở liệu IBM International Business Machine NASA H an oi National Aeronautics and Space ity rs ve ni U Administration of e om H fa Af irs DANH MỤC GIẢI NGHĨA TỪ TIẾNG ANH STT DỊCH NGHĨA TÊN TIẾNG ANH Scan Số hóa User Người dùng File Tập tin Folder Website Portable Document Format Network Document Record H Thư mục an oi Trang Web U ve ni Định dạng tài liệu di động ity rs Mạng Tài liệu of e om H Sự ghi chép fa Af irs MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC GIẢI NGHĨA TỪ TIẾNG ANH MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu 3 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu H an Phương pháp nghiên cứu oi Kết cấu đề tài Đóng góp đề tài U ni NỘI DUNG ve Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC rs THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI ity 1.1 Một số lý luận quản lý tài liệu điện tử of 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu H om 1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ 10 1.1.1.3 Khái niệm tài liệu điện tử 12 e 1.1.1.4 Khái niệm quản lý 16 Af 1.1.1.5 Khái niệm quản lý tài liệu điện tử 19 fa 1.1.2 Cơ sở pháp lý việc hình thành sở liệu điện tử 19 irs 1.1.3 Cơ sở pháp lý vấn đề quản lý tài liệu điện tử Việt Nam 23 1.1.4 Ý nghĩa tài liệu điện tử 38 1.2 Vai trò - tầm quan trọng hoạt động quản lý điện tử 39 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI 40 2.1 Giới thiệu Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 40 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 40 2.1.2 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ 41 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức 42 2.1.2.2 Vị trí, chức 45 2.1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 45 2.2 Tình hình quản lý tài liệu điện tử Chi cục Thuế quận Long Biên 48 2.2.1 Thực trạng quản lý tài liệu điện tử Chi cục Thuế quận Long Biên 48 2.2.2 Quy trình quản lý tài liệu điện tử Chi cục Thuế quận Long Biên 48 2.2.1.1 Quy trình quản lý giai đoạn văn thư 49 2.2.1.2 Quy trình quản lý giai đoạn lưu trữ 56 2.3 Đánh giá chung cách thức quản lý tài liệu điện tử Quận Long Biên - Hà Nội 68 2.3.1 Ưu điểm 68 2.3.2 Hạn chế 68 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI 70 H an 3.1 Kiến nghị nâng cao công tác quản lý tài liệu điện tử tài Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 70 oi 3.1.1 Xây dựng, ban hành quy định riêng liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử 70 U ni 3.1.2 Hoàn thiện hạ tầng sở vật chất - kỹ thuật quản lý tài liệu điện tử 74 ve 3.1.3 Tập huấn, bồi dưỡng, tăng cường quy trình nghiệp vụ quản lý văn điện tử 75 rs 3.1.4 Mở rộng hợp tác, trao đổi kinh nghiệm vấn đề quản lý tài liệu điện tử 76 ity 3.2 Giải pháp nâng cao công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử giai đoạn lưu trữ Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 77 of 3.2.1 Tổ chức xây dựng hệ thống phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử H om gắn với lợi ích kinh tế 77 3.2.1.1 Nguyên tắc xây dựng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 77 e 3.2.1.2 Quy định hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 79 Af 3.2.2 Tổ chức tuyên truyền vai trò, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ theo hướng fa tiếp cận môi trường điện tử thông qua kênh thông tin truyền thông khác irs đến đối tượng 82 KẾT LUẬN 85 PHỤ LỤC 98 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong phát triển toàn nhân loại đặc biệt kỷ nguyên cách mạng khoa học công nghệ 4.0 với bùng nổ nhiều loại công nghệ: công nghệ sinh học, công nghệ nano, công nghệ vật liệu, v.v dần làm thay đổi diện mạo giới nhiều phương diện, phát triển khơng thể thiếu góp mặt cơng nghệ thơng tin - phần tất yếu sống mà để có thơng tin tạo nên giá trị sống, mang đến cho H người hiểu biết vấn đề đời sống xã hội tài liệu lưu trữ an đóng vai trị lớn việc tạo giá trị ấy, khơng góp phần oi quan trọng việc phát triển đất nước mà khía cạnh định cịn ni U liên quan đến tồn vong quốc gia, dân tộc đặc biệt tài liệu ve liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành đất nước Tài liệu lưu trữ rs chứng cụ thể, minh chứng khách quan phản ánh đầy đủ, chi tiết ity mặt đời sống xã hội Mỗi thời kỳ lịch sử qua tài liệu lưu trữ tái of lại thực sâu sắc thời kỳ đó, xem nguồn tư om H liệu sống phản ánh chân thực giai đoạn lịch sử mà để nhìn vào người ta biết nội dung thơng tin liên quan có bên tài liệu e thể vấn đề gì? thuộc lĩnh vực nào? Trong thời đại kỷ nguyên số với nhiều Af fa sản phẩm công nghệ nay, tài liệu lưu trữ đơn irs qua loại hình truyền thống chất liệu khác như: giấy (chủ yếu), vải, gỗ, v.v mà hình thức mà người hướng tới nhằm tạo biến đổi cách thức tiếp cận, khai thác thông tin tài liệu điện tử, tài liệu chứa đựng hệ thống phần mềm thiết lập sẵn máy tính dùng để chứa liệu mà liệu người ta gọi tài liệu điện tử Ngày nay, việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ cơng nghệ thơng tin q trình xây dựng Chính phủ điện tử khơng Việt Nam mà nước khác giới làm cho văn bản, tài liệu điện tử trở thành công cụ thông tin chủ yếu hoạt động quan, tổ chức Đặc biệt vấn đề quản lý Nhà nước, tài liệu điện tử dần tạo chuyển biến tích cực cách thức tổ chức, hoạt động điều hành quản lý, dần thay phương thức hoạt động truyền thống tạo giá trị phi truyền thống riêng biệt dễ dàng việc quản lý, khai thác sử dụng nhằm hướng tới Chính phủ điện tử khơng giấy Lý luận thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ môi trường điện tử đối tượng xử lý văn bản, tài liệu điện tử địi hỏi phải có thay đổi so với đối tượng tài liệu truyền thống, yếu tố kế thừa tảng cách thức sử H dụng phương tiện truyền thống mà cịn phải có sáng tạo phát triển an truyền thống oi ni U Tài liệu điện tử loại tài liệu lưu trữ tiêu biểu, đại diện ve cho hành điện tử, kết hoạt động Chính phủ điện tử Tài liệu rs lưu trữ điện tử di sản quốc gia, cần quản lý thống nhất, hiệu để phục ity vụ hoạt động quản lý Nhà nước, quan, tổ chức nhu cầu xã hội of Với đời tài liệu điện tử dần trở thành điểm sáng, om H công cụ có hiệu cao việc giải quyết, quản lý, khai thác sử dụng tài liệu quan Nhà nước từ đem lại nhiều hiệu suất tích cực cơng e việc, đồng nghĩa với việc phát triển loại hình tài liệu xu Af hướng công nghệ địi hỏi quan, tổ chức phải có đầu tư, fa irs phát triển trang thiết bị, kỹ thuật để thích ứng với thời đại thời đại kết nối số Bên cạnh đó, phát triển loại hình tài liệu chứa đựng rủi ro tiềm ẩn ngày cao thiết bị công nghệ số phát triển địi hỏi phải có cách thức quản lý phù hợp để không xảy cố đáng tiếc như: rị rỉ thơng tin, đánh cắp liệu, v.v Do đó, phải hình thành cách thức quản lý để phù hợp với điều kiện mà mang lại Từ lý Vì vậy, nhóm nghiên cứu định lựa chọn đề tài “Quản lý tài liệu điện tử Chi cục Thế quận Long Biên - Hà Nội” để minh an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 153 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 154 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 155 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 156 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 157 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 158 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 159 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 160 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 161 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 162 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 163 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 164 an H oi ity rs ve ni U of e om H irs fa Af 165 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Lưu trữ 2011 Luật Giao dịch điện tử 2005 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ H an Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2018 Quy định chi tiết oi thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký ve ni U số Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn ity rs thư of Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn om H thư Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT quy định sử dụng chữ ký số cho văn e irs fa Af điện tử quan Nhà nước Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức 166 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 đời quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ 10.Quyết định số 245/QĐ-TCT việc quy định chức năng, nhiệm vụ đội Chi cục Thuế 11 Quyết định số 110/QĐ-BTC quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn an H cấu tổ chức Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố chi cục Thuế khu vực trực thuộc cục thuế tỉnh, thành phố oi U 12 Quyết định số 1936/QĐ-TCT ban hành tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo ve ni thuộc Tổng cục Thuế rs 13 Quyết định 503/QĐ-TCT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ity cấu tổ chức Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế of 14 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018về quy trình gửi, H om nhận văn điện tử quan hệ thống hành Nhà nước e 15 Quyết định số: 2220/QĐ-TCT ngày 16 tháng 11 năm 2015 việc ban hành irs fa Af quy trình tiếp nhận, quản lý văn đi, đến quan Tổng cục Thuế 16 Quyết định số: 2205/QĐ-TCT ngày 13 tháng 11 năm 2015 việc ban hành quy chế công tác lưu trữ ngành thuế 167