DỰ ÁN KHU NHÀ Ở C AO T ẦNG – DỊCH VỤ Ô Đ ẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI ARTELIA VIETNAM Fl.11, HQ Building 193 C3 Bà Triệu Ha Noi Tel.: +84 (04) 3734 7260 DATE: NOV 2017 REF: CT8.ART.QAP.POC DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI HIỆU ĐÍNH Ý KIẾN NHẬN XÉT NGÀY 00 Bản thảo để lấy ý kiến 01/11/2017 01 Đệ trình lần LƯU CHUYỂN TỚI CĐT – CÔNG TY CP ĐT BẤT ĐỘNG SẢN MỸ ĐÌNH TV QLDA - ARTELIA Các Tư vấn/ nhà thầu / CT8.ART.QAP.POC / NOV 2017 A DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI MỤC LỤC Sơ đồ tổ chức dự án _ Ma trận trách nhiệm _ MÔ tả cÔng việc 3.1 QUẢN LÝ DỰ ÁN 3.1.1 VAI TRÒ 3.1.2 QUẢN LÝ NHĨM THI CƠNG DỰ ÁN _ 3.1.3 TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN LỰC _ 3.2 TRƯỞNG NHÓM – GIÁM SÁT THI CÔNG 3.2.1 VAI TRÒ 3.2.2 CÁC CÔNG VIỆC LIÊN QUAN _ 3.3 TRƯỞNG BỘ PHẬN CƠ ĐIỆN _ 3.4 KỸ SƯ HIỆN TRƯỜNG _ 3.5 TRỢ LÝ DỰ ÁN 3.6 QUẢN LÝ HỒ SƠ / CT8.ART.QAP.POC / NOV 2017 B DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN Sơ đồ tổ chức dự án thể chủ thể khác có liên quan đến dự án mối quan hệ họ với Vui lòng xem sơ đồ tổ chức phần Phụ lục Tài liệu cập nhật liên tục suốt thời gian thực dự án MA TRẬN TRÁCH NHIỆM Ma trận trách nhiệm cách tiếp cận đơn giản để xác định vai trò tổ chức trách nhiệm dựa việc hiểu biết hoạt động định sau xem xét Các phần “Ma trận” bao gồm trách nhiệm, đánh giá, tư vấn thông báo Ma trận trách nhiệm bảng đơn giản với công việc định thể phía bên trái đơn vị tổ chức đầu trang Các yếu tố định nghĩa sau: Trách nhiệm: Các cá nhân nhóm mà thực "làm" cơng việc, có trách nhiệm kết Phải có phần trách nhiệm dòng Đánh giá: Các cá nhân nhóm tổ chức trực tiếp đánh giá để đảm bảo cơng việc hồn thành nhận phần thưởng khiển trách dựa vào việc công việc thực Người "có thể trả lời" kết Phải có đánh giá cho dịng Tư vấn: Người tổ chức phải tham khảo ý kiến trước đề nghị đưa định cuối Nếu người không đồng ý với hành động đề nghị họ nên báo cáo vấn đề cho người đánh giá, để giải quyết, khơng người đánh giá tiến hành đề xuất Thông báo: Cá nhân hay tổ chức phải thơng báo sau đề xuất cuối Người yêu cầu để chấp hành định, họ phải thông báo cơng việc họ bị ảnh hưởng đáng kể Trích xuất từ ma trận trách nhiệm / CT8.ART.QAP.POC / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI MÔ TẢ CÔNG VIỆC 3.1 QUẢN LÝ DỰ ÁN 3.1.1 VAI TRÒ Quản lý dự án xử lý tất khía cạnh nhiệm vụ yêu cầu chủ đầu tư sau: Chịu trách nhiệm cho mục tiêu liên quan đến nhiệm vụ đặt 3.1.2 Điều phối hành động bên tham gia vào việc thi công dự án Ban hành thông tin theo định kỳ đến CĐT Quản lý dự án đội nhóm phải tn thủ với điều khoản sổ tay hướng dẫn lưu ý biện pháp thực Quản lý tổ/đội thực dự án Quản lý nhóm thi công dự án Để chuẩn bị thực nhiệm vụ, dựa file đấu thầu hợp đồng, Quản lý dự án phải: Lập chi tiết Bản tóm tắt thực dự án (PEB), xác định mục tiêu nội dung cơng việc, cách tổ chức phương tiện có sẵn để thực thành công dự án phương án theo dõi áp dụng để chia sẻ nhóm thi cơng dự án gửi đến phịng Quản lý chất lượng Dựa Kế hoạch quản lý chất lượng Phòng quản lý chất lượng cấp, người quản lý dự án lập kế hoạch đảm bảo chất lượng chi tiết cụ thể cho dự án mà / CT8.ART.QAP.POC / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI phụ trách để trình cho CĐT chứng chứng minh cho phương pháp làm việc chuyên nghiệp Artelia 3.1.3 Nhận tình nguy hiểm thiết lập kế hoạch an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OHS) cho dự án Phân tích cố tai nạn để tránh lặp lại đóng góp vào việc cải thiện suất thi công OHS (phối hợp với ban an tồn phịng Quản lý chất lượng) Lập quản lý nhà thầu phụ tiềm (xác định công việc nhiệm vụ họ, hồ sơ tham vấn, hồ sơ chất vấn, lựa chọn, phân tích hồ sơ dự thầu đề xuất lựa chọn, lập hồ sơ dự án, xác thực việc hồn thành cơng việc nhiệm vụ, kiểm sốt việc tuân thủ theo nguyên tắc OHS, toán, đánh giá) Miêu tả chi tiết trì hệ thống báo cáo, lập trình báo cáo cho CĐT cách thường xuyên đặn (ít hàng tháng) Tham gia họp điều phối với CĐT Quản lý sản phẩm đầu thiết kế (theo dõi vẽ việc phê duyệt vẽ bên thứ 3) Quản lý thay đổi, phát sinh, khiếu nại đội thiết kế nêu Kiểm tra khía cạnh thiết kế mà có khả ảnh hưởng đến chất lượng, chức năng, chi phí thời gian hồn thành dự án Lâp dự tốn, ngân sách dòng tiền Lập theo dõi ngân sách riêng Quản lý việc kiểm sốt chi phí Đảm bảo độ quán thiết thiết kế kiến trúc, thiết kế cấu trúc điện Đảm bảo công tác khảo sát cần thiết hay kiểm tốn cần có tổ chức thực trình tự Đảm bảo thực cộng việc cụ thể để có giấy phép cần thiết Kiểm tra quán tính hồn chỉnh gói thầu mà Tư vấn chuẩn bị Điều phối việc đánh giá thầu quy trình đàm phán với nhà thầu thực công việc kiến trúc Lập hợp đồng với tất hồ sơ liên quan tới nhà thầu Chuẩn bị đánh giá chứng toán tạm Nhà thầu đệ trình Đánh giá hậu xảy trường hợp thay đổi chỉnh sửa nội dung hay điều kiện thi công, hành động cần làm Tham gia vào việc nhận kiện, trình tiến triển công việc thực không cách, đề xuất hành động khắc phục tương ứng TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN LỰC Quản lý dự án thường hỗ trợ đội thực dự án, làm rõ PEB Người quản lý dự án có quyền lực khả tự cần thiết để thực thành công công việc nhiệm vụ dự án Quản lý dự án thực nhiệm vụ cách áp dụng điều khoản nêu cụ thể tờ ghi hay thư ủy quyền trách nhiệm / CT8.ART.QAP.POC / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI 3.2 TRƯỞNG NHÓM – GIÁM SÁT THI CƠNG 3.2.1 Vai trị Để thực nhiệm vụ Giám sát thi cơng, Artelia thành lập nhóm kỹ sư giám sát trường, nhóm Trưởng nhóm quản lý Trưởng nhóm hỗ trợ Quản lý dự án việc đạt mục tiêu định q trình thi cơng dự án báo cáo gửi cho CĐT 3.2.2 3.3 Các công việc liên quan Thu thập liệu để lập báo cáo giúp Quản lý dự án lập báo cáo Xem xét biện pháp thi công Nhà thầu (tính khả thi, trang thiết bị cần thiết, điều phối với bên khác) Tổ chức phê duyệt tất hạng mục hoàn thiện trang thiết bị hồn thiện (Đề trình mẫu lúc cung cấp thiết bị CĐT sở hữu) Quản lý kỹ sư/ giám sát trường Artelia Lập kế hoạch kiểm tra chất lượng tiến hành suốt thời gian thi công, cụ thể tất loại công việc thi cơng Tiến hành kiểm tra an tồn chất lượng chỗ cho tất công việc kiến trúc kể ghi chép giữ Kiểm soát xem xét việc kiểm tra chất lượng riêng nhà thầu Tổ chức tham gia nghiệm thu trước bàn giao – viết danh sách khuyết điểm cần khắc phục Đảm bảo lỗi thi công công tác khắc phục thực nhà thầu điện Có sổ tay vận hành bảo trì tất trang thiết bị lắp ráp Có hồ sơ hồn cơng cho cơng tác kiến trúc Nhà thầu Đưa hỗ trợ cho cơng tác chuẩn bị lập báo cáo tốn Nhà thầu TRƯỞNG BỘ PHẬN CƠ ĐIỆN Trưởng phận điện chịu trách nhiệm cho tất lĩnh vực kết cấu dự án Trưởng thiết lập qui trình kiểm sốt chất lượng với Nhà thầu thông qua sơ đồ công việc phù hợp yêu cầu nghiệm thu để đảm bảo công việc kiểm tra lúc cách phù hợp , giai đoạn quan trọng Ông hỗ trợ Quản lý dự án quản lý thi công truong suốt giai đoạn thiết kế, đấu thầu thi công, cụ thể họp với bên thứ Quản lý sản phẩm đầu thiết kế (theo dõi vẽ, tính tốn việc phê duyệt bên thứ 3) ban hành kỹ sư điện CĐT bổ nhiệm Tham gia họp điều phối với CĐT bên thiết kế mặt điện Kiểm tra khía cạnh thiết kế mà có tiềm ảnh hưởng đến chất lượng, chức năng, chi phí hay thời gian hồn thành dự án Đảm bảo độ quán thiết kế điện với thiết kế kiếm trúc kết cấu / CT8.ART.QAP.POC / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI 3.4 Đảm bảo phải có đủ tiện ích cơng cộng cần thiết (Cấp-thốt nước, điện, viễn thơng,…) Tham gia vào việc lập tiến độ thời gian chi tiết Điều phối đánh giá đấu thầu trình đàm phán với nhà thầu điện Soạn thảo hợp đồng tài liệu liên quan tới nhà thầu điện Tham dự họp điều phối với kỹ sư kết cấu để xác định chỗ mở BVTC (tổng hợp dịch vụ cơng trình) Cung cấp liệu (tiến độ dự án, quản lý thay đổi quản lý chất lượng, thống kê, vấn đề gặp phải giải quyết) liên quan đến điện để lập báo cáo quản lý dự án Xem xét biện pháp thi cơng nhà thầu điện (tính khả thi, trang thiết bị cần thiết, điều phối với bên khác) Đảm bảo BVTC Nhà thầu xem xét phê duyệt bên có liên quan cập nhật Tổ chức phê duyệt thiết bị cơ, điện, cấp thoát nước thiết bị đầu cuối (thỉnh thoảng có trường hợp đệ trình mẫu thiết bị Chủ đầu tư cung cấp) Trong suốt giai đoạn thi công, quản lý kỹ sư/ giám sát trường Artelia Tham gia họp điều phối công trường suốt thời gian thi công Thực kiểm tra an toàn chất lượng chỗ cho công tác kết cấu ghi chép giữ Kiểm soát xem xét việc kiểm tra chất lượng nhà thầu Quản lý yêu cầu thay đổi nhà thầu thi công, xác thực thay đổi với yêu cầu CĐT (chi phí đầu tư/ vận hành) trì lưu ghi chép Tổ chức tham gia vận hành thử Tổ chức tham gia công tác nghiệm thu quan quyền thực (chủ yếu hệ thống PCCC) Đảm bảo lỗi thi công công tác sửa lỗi nhà thầu điện tiến hành Có sổ tay vận hành bảo trì tất trang thiết bị lắp ráp Có hồ sơ hồn cơng từ nhà thầu kết cấu Hỗ trợ công tác chuẩn bị lập báo cáo toán nhà thầu KỸ SƯ HIỆN TRƯỜNG Kỹ sư trường hay giám sát cơng trường có vai trị đảm bảo cơng việc thi công trường thực theo tiêu chuẩn yêu cầu hợp đồng Kỹ sư trường có quyền hướng dẫn đốc cơng Nhà thầu hay giám sát nhà thầu công việc không đạt yêu cầu Kỹ sư trường phải đảm bảo Nhà thầu khơng phép trì hỗn công việc bắng cách đặt mục tiêu hàng ngày rõ ràng, theo tiến độ dự án Kỹ sư trường làm việc giám sát người quản lý thi công lĩnh vực liên quan Ghi chép lại thiết kế, BVTC đảm bảo nhà thầu thi công với vẽ thiết kế duyệt (có đóng dấu “dùng cho thi công”) Liên tục giám sát công việc thi công – Cụ thể vật tư đưa vào cơng trình thi cơng, đảm bảo việc thi công tuân thủ theo thiết kế dẫn kỹ thuật Đảm bảo tốt mối quan hệ với quyền địa phương vùng lân cận / CT8.ART.QAP.POC / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI 3.5 Kiểm tra tiến độ hàng ngày công việc thi công, đối chiếu với tiến độ thời gian báo cáo cho người quản lý thi công Kiểm tra khối lượng trường hợp phát sai lệch BoQ Điều phối công việc hàng ngày công trường với Nhà thầu Đảm bảo cách tổ chức công trường, lối vào quản lý giao thông phải tuân thủ với Biện pháp thi công Nhà thầu Đảm bảo công trường thi công ln giữ an tồn công việc tuân thủ theo qui định an toàn địa phương – báo cáo tất cố cho đội quản lý dự án Đảm bảo vật tư cung cấp lúc, không bị lỗi lưu trữ cách Thực kiểm tra chất lượng danh sách kiếm tra lưu giữ Kiểm soát xem xét việc kiểm tra chất lượng nhà thầu Đảm bảo khuyêt điểm ghi chép lại khắc phục lúc Báo cáo cố khơng lường trước hay thiếu sót thiết kế tới nhóm quản lý dự án Tham gia chuẩn bị lập báo cáo quản lý dự án Tham gia thí nghiệm kiểm tra nghiệm thu tiến hành nghiệm thu trước bàn giao – phác thảo danh sách khuyết tật - lỗi thi công Tham gia công tác nghiệm thu quan quyền thực (chủ yếu hệ thống PCCC) Đảm bảo nhà thầu thực công tác khắc phục sửa chữa khuyết tật TRỢ LÝ DỰ ÁN Trợ lý dự án phải trợ giúp Quản lý dự án tất công việc hành Trợ lý dự án làm việc giám sát Quản lý dự án 3.6 Quản lý nguồn cung văn phòng văn phòng phẩm Dịch tài liệu tiếng Anh sang tiếng Việt ngược lại Lưu giữ lại hồ sơ trì file theo dõi (hóa đơn, tốn, kiểm tra chất lượng …) Đánh máy thư, biên Phân phối thông tin hồ sơ thông tin cho bên tham gia dự án khác Duy trì hệ thống lưu hồ sơ (bản mềm cứng) theo nguyên tắc đặt tên fille phù hợp với qui trình Artelia Kiểm sốt khoản chi vặt QUẢN LÝ HỒ SƠ Người quản lý hồ sơ phải trợ giúp Quản lý dự án tất cơng việc hành Người quản lý hồ sơ làm việc giám sát Quản lý dự án / CT8.ART.QAP.POC / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ BIỂU ĐỒ RACI Báo cáo lên PM Quản lý nguồn cung văn phòng văn phòng phẩm Dịch tài liệu tiếng Anh sang Việt ngược lại Ghi chép lưu giữ lại hồ sơ trì file theo dõi (hóa đơn, tốn kiểm tra chất lượng…) Phân phối thông tin hồ sơ thông tin cho bên tham gia dự án khác Duy trì hệ thống lưu hồ sơ (bản mềm cứng) theo nguyên tắc đặt tên fille phù hợp qui trình Artelia / CT8.ART.QAP.POC / NOV 2017