luận văn thạc sĩ hoàn thiện tổ chức kế toán tại bưu điện trung tâm 1 bưu điện tp hà nội

GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI “HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM 1 – BƯU ĐIỆN TP HÀ NỘI”

Lý do lựa chọn đề tài

Xu thế toàn cầu hóa hiện nay đã cho phép Việt Nam hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới điều đó mở ra nhiều cơ hội phát triển đồng thời cũng là những thách thức rất lớn cho các doanh nghiệp.

Là một trong hai lĩnh vực của ngành Bưu chính - Viễn thông Việt Nam, nhưng Bưu chính bị lép vế trước sự phát triển vũ bão của ngành Viễn thông Dường như những khó khăn của ngành Bưu chính mới chỉ bắt đầu được đặt ra kể từ khi có sự phân tách Bưu chính ra khỏi Viễn thông Những khó khăn càng lúc càng trở nên nan giải trong bối cảnh hội nhập kinh tế mạnh mẽ với bên ngoài, ngành Bưu chính Việt Nam phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các nhà cung cấp dịch vụ mới, trong khi điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng bị cắt giảm đi nhiều so với thời kỳ còn đứng chung với Viễn thông trong cùng một khối.

Không chỉ khó khăn về nhân sự vì bị cắt giảm lao động, hạ tầng ít ỏi, ngành Bưu chính sau khi được phân tách khỏi Viễn thông lại tiếp tục phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các nhà cung cấp dịch vụ tư nhân và nước ngoài, trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu sắc.

Khó khăn lớn nhất của Bưu chính hiện nay là việc thu hẹp thị phần và dịch vụ Bởi thông tin, tài liệu, thư tín đều được số hóa nhờ Viễn thông, Internet phát triển; tiền tệ được giao dịch qua hệ thống ngân hàng, điện tử, duy chỉ có hàng hóa là vẫn nhờ đến "bàn tay" của bưu chính.

Bưu Điện thành phố Hà Nội nói riêng và Tổng công ty Bưu Điện Việt Nam nói chung đang phải chịu sức ép cạnh tranh rất lớn không chỉ phải đối mặt, cạnh tranh với các công ty chuyển phát lớn của những tập đoàn xuyên quốc gia và thương hiệu mạnh trên toàn cầu mà còn phải cạnh tranh với nhiều doanh nghiệp được cấp phép kinh doanh dịch vụ chuyển phát thư, doanh nghiệp được xác nhận hoạt động kinh doanh dịch vụ chuyển phát và rất nhiều đơn vị hoạt động "chui" không qua đăng ký Chính từ những khó khăn của hiện tại và dự tính những khó khăn trong tương lai, để tồn tại và phát triển cũng như giữ vững vị trí trên thị trường, trước hết ngành Bưu chính phải hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý doanh nghiệp mà tổ chức kế toán là một khâu rất quan trọng Điều này sẽ giúp cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết về các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp Những thông tin này là cơ sở để đưa ra những quyết định đúng đắn trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Mặt khác, thực tế hiện nay Bộ tài chính đã ban hành chế độ kế toán, các chuẩn mực và các quy định kế toán đối với các doanh nghiệp Tuy nhiên, một số quy định, chuẩn mực vẫn chưa phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế, chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu thực tế.

Chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bưu điện

Trung Tâm 1 – Bưu Điện TP Hà Nội” với mục đích tìm ra những tồn tại của bộ máy kế toán tại Bưu điện Trung tâm 1, từ đó có những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại đơn vị. Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài sử dụng các số liệu thống kê được thu thập thông qua các tài liệu thống kê, các báo cáo đã được công bố; tổng hợp: kế thừa các nghiên cứu khác để đưa ra các ý kiến nhận định cho nghiên cứu này; kết quả của quá trình điều tra, thu thập, tổng hợp số liệu được sử dụng để phân tích về tổ chức kế toán tại Bưu điệnTrung tâm 1.

Nội dụng cơ bản của luận văn

Luận văn đã có những đóng góp cơ bản sau:

Thứ nhất, luận văn đã phân tích những vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp nói chung

Theo đó, luận văn đã nêu rõ bản chất và vai trò của kế toán trong hoạt động quản lý doanh nghiệp Kế toán có hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm tra, là một bộ phận quan trọng của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế tài chính, có ý nghĩa rất lớn không chỉ đối với mỗi doanh nghiệp mà với toàn bộ nền kinh tế xã hội nói chung Để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán, đòi hỏi phải tiến hành việc tổ chức hạch toán kế toán, thiết kế một hệ thống thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu của các quá trình kinh tế diễn ra trong đơn vị kế toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ tốt nhất cho các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, của Nhà nước và các đối tượng liên quan.

Luận văn nêu rõ 3 quan điểm nổi bật về tổ chức kế toán:

Quan điểm thứ nhất: xuất phát từ bản chất của kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanh nghiệp Các tổ chức bằng hệ thống khoa học như chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và tổng hợp cân đối Một số nhà nghiên cứu cho rằng: Tổ chức kế toán là việc thiết lập những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của kế toán bao gồm: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán Theo quan điểm này, tổ chức kế toán thực chất là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán Có thể thấy, quan điểm này còn trừu tượng, khó hình dung một cách cụ thể để vận dụng vào thực tiễn.

Quan điểm thứ hai: Xuất phát từ nội dung công việc cụ thể và đối tượng của kế toán là ghi chép, tính toán, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài sản và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của đơn vị Quan điểm này cho rằng: Tổ chức kế toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán (chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp cân đối kế toán) Trong từng nội dung hạch toán và trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị Quan điểm này thể hiện cụ thể hơn về tổ chức kế toán Tuy nhiên lại chưa nêu rõ yếu tố con người, là yếu tố đảm nhiệm việc thực hiện các công việc và áp dụng các phương pháp kế toán Đó chính là bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị, một yếu tố không thể thiếu được của hệ thống tổ chức kế toán.

Quan điểm thứ 3: xuất phát từ nội dung và nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức kế toán phải giải quyết cả hai phương diện: tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện tốt công tác kế toán.

Nhìn chung, các quan điểm đều đã thể hiện được những nội dung, phương diện cơ bản của tổ chức kế toán trong mỗi đơn vị, song vẫn chưa đầy đủ Tổng hợp từ những quan điểm trên, có thể nêu lên khái niệm về tổ chức kế toán như sau: “Tổ chức kế toán là việc sắp xếp hợp lý các khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán theo một mô hình nào đó, trên cơ sở vận dụng hệ thống phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các căn cứ nhất định và trong những điều kiện, đặc điểm cụ thể của đơn vị nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán”.

Vậy, có thể thấy kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống quản lý kinh tế, giúp quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính ở mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân Do đó, hạch toán kế toán phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng doanh nghiệp Đặc biệt trong điều kiện khu vực hoá, toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay Tính cạnh tranh ngày càng cao, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, các quan hệ kinh tế ngày càng đa dạng, phức tạp thì thông tin phục vụ cho quản lý càng phải kịp thời và chính xác Thêm vào đó, ngày càng có nhiều đối tượng quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp ngoài các nhà quản lý như: Các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan chủ quản, chủ đầu tư, các cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng Do vậy việc tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý càng trở nên cần thiết. Trong phần này, thể hiện các nguyên tắc chung của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp:

- Nguyên tắc đơn vị kế toán

- Nguyên tắc hoạt động liên tục

- Nguyên tắc thước đo tiền tệ

- Nguyên tắc kỳ kế toán

- Nguyên tắc thực tế khách quan

- Nguyên tắc doanh thu thực hiện

- Nguyên tắc trọng yếu Để tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy vai trò là một công cụ quản lý kinh tế trong doanh nghiệp, việc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp phải tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định Một số nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ bao gồm:

- Tổ chức công tác kế toán phải đúng với những qui định trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước

- Nuyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Luận văn cũng nêu rõ nội dung của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm:

Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung rất quan trọng của tổ chức kế toán Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ công tác quản lý Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp có thể thực hiện theo những mô hình khác nhau, phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp.

Thứ hai, tổ chức công tác kế toán bao gồm:

- Tổ chức chứng từ kế toán

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

- Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán

- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

- Tổ chức kiểm tra kế toán

Thứ hai, bám sát nội dung trên, luận văn đã phân tích thực trạng tổ chức kế toán của Bưu Điện Trung tâm 1 – Bưu Điện thành phố Hà Nội trên các khía cạnh:

Luận văn khái quát rõ mục tiêu và cơ cấu tổ chức của Bưu điện Thành phố Hà Nội.

Từ đó, thể hiện đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ của Bưu Điện Trung tâm 1, trực thuộc Bưu điện TP Hà Nội.

Trong quá trình nghiên cứu, thống kê và tổng hợp số liệu tại Phòng Kế toán thống kê tài chính – Bưu điện Trung tâm 1, luận văn đã nêu rõ:

Tổ chức bộ máy và các phần hành kế toán tại Bưu điện trung tâm: Nêu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán phụ trách, các thành viên trong bộ máy kế toán được phân công tương đối cụ thể về nhiệm vụ và trách nhiệm quá trình tổ chức kế toán tại đơn vị Về cơ bản bộ máy kế toán ở bưu điện Trung tâm 1 đã thực hiện được nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế về mọi hoạt động của đơn vị mình, phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp.

Tổ chức hạch toán kế toán tại Bưu điện Trung tâm 1, bao gồm:

- Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: đơn vị thực hiện hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Bưu điện Trung tâm 1 là đơn vị hạch toán phụ thuộc Bưu điện TP Hà Nội, các mẫu chứng từ bắt buộc tuân theo quy định Bộ Tài chính phát hành Đối với chứng từ mang tính chất hướng dẫn, Tổng công ty có hướng dẫn riêng cho các đơn vị trong ngành.

Tại Bưu điện Trung tâm 1, các bưu cục trực thuộc khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở bộ phận nào thì bộ phận đó lập chứng từ kế toán theo đúng quy định của phòng Kế toán thống kê tài chính Đồng thời tuân thủ đúng quy định về chứng từ hóa đơn mà Bộ Tài chính, Tổng công ty, Bưu điện Trung tâm 1 quy định

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Do đặc thù riêng biệt, Tổng công ty Bưu chính - Viễn thông đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán riêng thống nhất của ngành, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán của Bộ Tài chính và được Bộ Tài chính cho phép sử dụng.

Hệ thống tài khoản kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quyết định số 2608/QĐ-KTTKTC ngày 22/12/2006 của Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam về việc ban hành quy định cụ thể áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp dựa trên căn cứ quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng bộ Tài chính.

- Tổ chức về hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, bưu điện Trung tâm 1 đang áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống, giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Bưu điện Trung tâm 1 tổ chức sử dụng chứng từ và hệ thống tài khoản áp dụng theo chế độ và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực tế hoàn thành đều được ghi chép và phản ánh một cách đầy đủ để làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản và các sổ sách, báo cáo của doanh nghiệp.

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Bản chất, ý nghĩa, vai trò và nội dung của tổ chức kế toán trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp

2.1.1 Bản chất, vai trò của kế toán trong hoạt động quản lý

Hoạt động sản xuất luôn là cơ sở tồn tại và phát triển của con người dưới mọi hình thái kinh tế xã hội và thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất là một nhu cầu tất yếu Xã hội càng phát triển thì sự quan tâm đến hoạt động sản xuất của con người càng tăng và quản lý hoạt động sản xuất là cần thiết Để quản lý tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp đã sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau Trong đó, kế toán rất được coi trọng trong công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính Hiện nay có rất nhiều khái niệm về kế toán đã được đưa ra như “Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để kiểm tra phản ánh tình hình vận động của các tài sản, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh, dùng vốn và kinh phí của nhà nước cũng như của tổ chức xí nghiệp …” Hay “hạch toán là một hệ thống điều tra quan sát, tính toán, đo lường và ghi chép các quá trình kinh tế, nhằm quản lý các quá trình đó ngày càng chặt chẽ hơn” Ở Việt Nam ngày 19 tháng 5 năm 2003, kỳ họp quốc hội khoá XI nước ta đã thông qua Luật Kế toán tại kỳ họp thứ 3 và Chủ tịch nước đã ký lệnh số 12/2003/L-CTN, công bố ngày 26 tháng 6 năm 2003 Luật kế toán nêu rõ “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.

Mục đích của hạch toán là cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất, cho quản lý nền kinh tế Các thông tin này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó hạch toán kế toán là một trong những nguồn quan trọng không thể thiếu.

Từ định nghĩa trên, có thể thấy hạch toán kế toán là một môn khoa học phản ánh và giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các cơ quan thông qua việc sử dụng hệ thống các phương pháp riêng: Phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối.

Tổ chức công tác kế toán hay nói cách khác là tổ chức hạch toán kế toán có các đặc điểm sau:

- Phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn và mọi hoạt động kinh tế.

- Sử dụng 3 thước đo: thước đo hiện vật, thước đo lao động và thước đo tiền tệ, trong đó thước đo tiền tệ được coi là chủ yếu Nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép theo giá trị và biểu hiện bằng tiền

- Sử dụng một hệ thống các phương pháp nghiên cứu khoa học như phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối Trong đó phương pháp lập chứng từ là thủ tục hạch toán đầu tiên và bắt buộc đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Như vậy, với hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm tra, kế toán chính là một bộ phận quan trọng của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế tài chính, có ý nghĩa rất lớn không chỉ đối với mỗi doanh nghiệp mà với toàn bộ nền kinh tế xã hội nói chung Để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán, đòi hỏi phải tiến hành việc tổ chức hạch toán kế toán, thiết kế một hệ thống thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu của các quá trình kinh tế diễn ra trong đơn vị kế toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ tốt nhất cho các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, của Nhà nước và các đối tượng liên quan.

2.1.2 Vai trò tổ chức kế toán trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp

Trên thực tế, các nhà kinh tế học đã đưa ra nhiều định nghĩa về tổ chức kế toán dưới nhiều khía cạnh khác nhau.

Trước đây, có quan điểm cho rằng: Tổ chức kế toán là việc tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở từng đơn vị, theo đó tổ chức kế toán chỉ đơn thuần là áp dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm, điều kiện của đơn vị.

Hiện nay, có nhiều quan điểm mới, hoàn thiện hơn về tổ chức kế toán, dưới đây là 3 quan điểm nổi bật.

Quan điểm thứ nhất: xuất phát từ bản chất của kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanh nghiệp Các tổ chức bằng hệ thống khoa học như chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và tổng hợp cân đối Một số nhà nghiên cứu cho rằng: Tổ chức kế toán là việc thiết lập những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của kế toán bao gồm: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán Theo quan điểm này, tổ chức kế toán thực chất là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán Có thể thấy, quan điểm này còn trừu tượng, khó hình dung một cách cụ thể để vận dụng vào thực tiễn.

Quan điểm thứ hai: Xuất phát từ nội dung công việc cụ thể và đối tượng của kế toán là ghi chép, tính toán, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài sản và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của đơn vị Quan điểm này cho rằng: Tổ chức kế toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán (chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp cân đối kế toán) Trong từng nội dung hạch toán và trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị Quan điểm này thể hiện cụ thể hơn về tổ chức kế toán Tuy nhiên lại chưa nêu rõ yếu tố con người, là yếu tố đảm nhiệm việc thực hiện các công việc và áp dụng các phương pháp kế toán Đó chính là bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị, một yếu tố không thể thiếu được của hệ thống tổ chức kế toán.

Quan điểm thứ 3: xuất phát từ nội dung và nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức kế toán phải giải quyết cả hai phương diện: tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện tốt công tác kế toán.

Nhìn chung, các quan điểm đều đã thể hiện được những nội dung, phương diện cơ bản của tổ chức kế toán trong mỗi đơn vị, song vẫn chưa đầy đủ Tổng hợp từ những quan điểm trên, có thể nêu lên khái niệm về tổ chức kế toán như sau: “Tổ chức kế toán là việc sắp xếp hợp lý các khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán theo một mô hình nào đó, trên cơ sở vận dụng hệ thống phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các căn cứ nhất định và trong những điều kiện, đặc điểm cụ thể của đơn vị nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán”.

Vậy, có thể thấy kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống quản lý kinh tế, giúp quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính ở mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân Do đó, hạch toán kế toán phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng doanh nghiệp Đặc biệt trong điều kiện khu vực hoá, toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay Tính cạnh tranh ngày càng cao, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, các quan hệ kinh tế ngày càng đa dạng, phức tạp thì thông tin phục vụ cho quản lý càng phải kịp thời và chính xác Thêm vào đó, ngày càng có nhiều đối tượng quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp ngoài các nhà quản lý như: Các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan chủ quản, chủ đầu tư, các cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng Do vậy việc tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý càng trở nên cần thiết.

2.1.3 Ý nghĩa của tổ chức kế toán

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp Tổ chức kế toán tốt sẽ đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị một cách có hệ thống, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, các chủ đầu tư, cổ đông, khách hàng giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả nhất.

Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán một cách hiệu quả.

Bố trí con người để thực hiện các khối lượng công tác kế toán là một nội dung của tổ chức kê toán Vì vậy, tổ chức kế toán khoa học, hợp lý còn giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, góp phần tinh giản bộ máy quản lý của đơn vị, nâng cao hiệu suất lao động kế toán và hiệu lực của bộ máy quản lý

Nguyên tắc và nhiệm vụ của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp 24 1 Các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận

2.2.1 Các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận

Như chúng ta đã biết nguyên tắc kế toán là những tuyên bố chung như là sự hướng dẫn để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính đạt được các mục tiêu: dễ hiểu, đáng tin cậy và dễ so sánh.

Các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (GAAP) được coi như một khuôn mẫu kế toán tiêu chuẩn nhằm định hướng cho hoạt động KTTC, được áp dụng tại nhiều quốc gia GAAP bao gồm các tiêu chuẩn, các quy ước và quy tắc kế toán sử dụng trong ghi chép và tóm tắt các giao dịch hoặc chuẩn bị các báo cáo tài chính Gồm có 12 nguyên tắc:

Nguyên tắc đơn vị kế toán: Bất cứ một đơn vị kinh tế nào tiến hành hoạt động kinh doanh cần phải ghi chép tổng hợp và báo cáo.

Trên góc độ kế toán, mỗi doanh nghiệp được coi là một đơn vị kế toán, được nhận thức và đối xử như là những tổ chức độc lập với chủ sở hữu và với các doanh nghiệp khác. Các đơn vị kế toán được nhìn nhận và đối xử như là những tổ chức độc lập vì mục đích của kế toán là ghi chép quá trình kinh doanh và báo cáo định kỳ tình trạng tài chính và quá trình sinh lợi của từng doanh nghiệp riêng biệt này Do vậy các số liệu ghi chép và báo cáo của một doanh nghiệp không được bao gồm bất kỳ quá trình kinh doanh hoặc tài sản của doanh nghiệp khác hoặc tài sản cá nhân và quá trình kinh doanh của chủ sở hữu doanh nghiệp vì như vậy sẽ làm sai lệch báo cáo về tình trạng tài chính và quá trình sinh lợi của doanh nghiệp.

Nguyên tắc hoạt động liên tục: Với giả thiết rằng doanh nghiệp sẽ hoạt động trong một thời gian vô thời hạn hoặc ít nhất sẽ không bị giải thể trong tương lai gần, thì nên lập báo cáo tài chính kế toán phản ánh giá trị tài sản theo giá gốc, không phản ánh giá trị thị trường Nguyên tắc này được vận dụng trong việc định giá các loại tài sản đang sử dụng trong doanh nghiệp Khi một doanh nghiệp mua và duy trì tài sản để hoạt động sản xuất kinh doanh thì giá thị trường của những tài sản này có thể thay đổi theo thời gian nhưng số liệu kế toán ghi chép lại của những tài sản này không được điều chỉnh để phản ánh giá trị thị trường thay đổi Là doanh nghiệp hoạt động liên tục nên tài sản sử dụng để hoạt độngSXKD của doanh nghiệp không được bán Hơn nữa, không có việc mua bán xảy ra thì giá trị thị trường thường không thể được xác lập một cách khách quan như yêu cầu của nguyên tắc khách quan.

Nguyên tắc hoạt động liên tục được vận dụng trong đa số các tình huống Tuy nhiên một doanh nghiệp đang chuẩn bị để bán hoặc ngừng kinh doanh thì khái niệm kinh doanh liên tục sẽ không được vận dụng vào việc lập các báo cáo của nó Trong trường hợp này các giá trị thị trường dự kiến trở nên có ích.

Nguyên tắc thước đo tiền tệ: Thước đo tiền tệ là đặc trưng cơ bản của tổ chức kế toán, chính vì vậy tiền tệ là đơn vị đồng nhất trong việc tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kế toán chỉ phản ánh những gì có thể biểu hiện bằng tiền. Nguyên tắc tiền tệ có nghĩa là tiền được sử dụng như một đơn vị đo lường cơ bản trong các BCTC Kế toán phải sử dụng đồng ngân hàng Việt Nam trong quá trình hạch toán.

Nguyên tắc kỳ kế toán: Hoạt động của doanh nghiệp là lâu dài và liên tục, nếu chờ cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh ngưng lại và mọi tài sản đều được bán xong kế toán mới lập báo cáo tài chính thì sẽ không có tác dụng gì trong việc điều hành hoạt động của Ban Giám đốc Để kịp thời cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý doanh nghiệp, kế toán phải chia hoạt động lâu dài của đơn vị thành nhiều kỳ có độ dài về thời gian bằng nhau, từ đó dễ dàng so sánh, đánh giá và kiểm soát doanh thu, chi phí và lãi (lỗ) của từng kỳ Giả định này dựa trên giả thiết hoạt động của đơn vị sẽ ngưng lại vào một thời điểm nào đó để kế toán có thể lập các báo cáo có tính chất tổng kết tình hình hoạt động trong thời gian qua và cung cấp các thông tin về kết quả đạt được lúc cuối kỳ

Thông thường, kỳ kế toán chính được tính theo năm dương lịch từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm Trong từng năm có thể phân thành các kỳ tạm thời như tháng, quý Thời gian để tính kỳ tạm thời là ngày đầu tiên của tháng, quý đến hết ngày cuối cùng của tháng, quý đó Trong chế độ kế toán doanh nghiệp ngoài kỳ kế toán tính theo năm dương lịch, trong những trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể tính theo 12 tháng tròn sau khi đã thông báo cho cơ quan thuế và được phép thay đổi ngày kết thúc kỳ kế toán năm Việc thay đổi này có thể dẫn đến việc lập báo cáo tài chính cho kỳ kế toán năm đầu tiên hay năm cuối cùng ngắn hơn hoặc dài hơn.12 tháng, nhưng không được vượt quá 15 tháng Kế toán không được khoá sổ và lập báo cáo trước ngày kết thúc của từng kỳ kế toán.

Nguyên tắc thực tế khách quan: Khi ghi chép phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào những giấy tờ hay sổ sách cần thiết, kế toán phải ghi chép một cách khách quan nghĩa là phải phản ánh theo đúng những sự việc thực tế đã diễn ra và có thể dễ dàng kiểm không đúng bản chất của vấn đề.

Nguyên tắc giá phí: Đây là nguyên tắc cơ bản của kế toán Theo nguyên tắc này, việc tính toán tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải dựa trên giá trị thực tế (giá gốc) mà không quan tâm đến giá thị trường Trong việc vận dụng nguyên tắc này, việc đánh giá dựa trên căn cứ tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt Nếu vật đền bù cho một tài sản hoặc dịch vụ là tiền mặt thì chi phí được đánh giá hoàn toàn theo số tiền mặt chi ra để được tài sản hoặc dịch vụ đó Nếu vật đền bù là loại khác với tiền mặt thì được đánh giá theo giá trị tiền mặt tương đương của số tiền cho sẵn hoặc giá trị tiền mặt tương đương của vật nhận được.

Nguyên tắc doanh thu thực hiện: Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động SXKD thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đơn vị đã hoàn thành trách nhiệm cung cấp sản phẩm, hàng hoá hay dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán.

Nguyên tắc phù hợp: Mỗi khoản doanh thu được tạo ra, đều xuất phát từ những khoản chi phí, vì vậy khi xác định doanh thu ở kỳ nào, thì cũng phải xác định những chi phí để tạo doanh thu đó ở kỳ ấy Tất cả các chi phí chi ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều có mục đích cuối cùng là tạo ra doanh thu và lợi nhuận Tuy nhiên trong từng kỳ kế toán (tháng, quý, năm) doanh thu có thể phát sinh ở kỳ này, nhưng những chi phí đã phải chi ra để đạt doanh thu đó ở kỳ trước, vì vậy nguyên tắc này yêu cầu khi tính chi phí được coi là chi phí hoạt động trong kỳ, phải trên cơ sở những chi phí nào tạo nên doanh thu được hưởng trong kỳ Như vậy có thể có những chi phí đã phát sinh trong kỳ, nhưng không được coi là chi phí hoạt động trong kỳ vì nó có liên quan đến doanh thu được hưởng ở kỳ sau như: chi phí mua nguyên vật liệu để sản xuất trong kỳ sau

Ngược lại, có những trường hợp đã thu tiền nhưng diễn ra trước khi giao hàng hay cung cấp dịch vụ thì cũng chưa được ghi nhận là doanh thu Trong trường hợp này kế toán phải coi như một món nợ phải trả cho đến khi nào việc giao hàng hay cung cấp dịch vụ đã được thực hiện

Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã lựa chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Điều này rất quan trọng, vì nó giúp người sử dụng thông tin có thể so sánh và phân tích thông tin cung cấp trên BCTC qua các kỳ, hiểu được những thay đổi về tình hình tài chính của đơn vị Tuy nhiên, nhất quán không có nghĩa là đơn vị không được thay đổi các chính sách, phương pháp kế toán đã áp dụng mà đơn vị có thể thay đổi nếu chứng minh được phương pháp kế toán mới hữu dụng hơn khi cung cấp thông tin trên BCTC Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong BCTC.

Ví dụ: Có nhiều phương pháp tính khấu hao tài sản cố định; tính giá trị hàng tồn khi cuối kỳ Mỗi phương pháp sẽ mang lại một con số khác nhau về chi phí và lợi nhuận áp dụng phương pháp nào là tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp vì tất cả các phương pháp đó đều được công nhận, nhưng theo nguyên tắc này, kế toán đã lựa chọn áp dụng phương pháp nào thì phải áp dụng nhất quán trong các kỳ kế toán.

Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

* Xác lập mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung rất quan trọng của tổ chức kế toán Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ công tác quản lý Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp có thể thực hiện theo những mô hình khác nhau, phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp.

Từ lý luận cũng như thực tiễn tổ chức bộ máy kế toán có thể khái quát thành ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán, đó là: Tập trung, phân tán và vừa tập trung vừa phân tán.

* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán Tại đơn vị phụ thuộc lớn khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một phần hành kê toán cụ thể định kỳ lập các báo cáo kế toán đơn giản (báo cáo kế toán nội bộ) kèm theo các chứng từ gốc gửi về văn phòng kế toán trung tâm

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung

Hình thức này thường được áp dụng ở các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ các bộ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời Mô hình này thường tồn tại trong những doanh nghiệp có tổ chức các doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính; thích hợp với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tập trung về không gian và mặt bằng kinh doanh, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng. Đối với các doanh nghiệp có địa bàn hoạt động rộng, phân tán, trình độ trang thiết bị, kỹ

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc

Kế toán nguồn vốn và quỹ

Kế toán chi phí và tính giá thành

Kế toán tổng hợp thuật xử lý, cung cấp thông tin không cao thì không nên áp dụng mô hình này vì việc lập báo cáo tài chính sẽ khó khăn và việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng và người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ bị hạn chế.

Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu địa bàn hoạt động rộng.

* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Hình thức tồ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận.Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có quy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh.

Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định.

Phòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng trung tâm đồng thời là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của kế toán trực thuộc, lập BCTC chung cho toàn doanh nghiệp.

Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán nội bộ (quan hệ ngang cấp) và quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ (quan hệ dọc: cấp trên - cấp dưới).

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường thích hợp với các doanh nghiệp có

Bộ phận kế toán vật tư,

Bộ phận kế toán tiền lương

Bộ phận kế toán thanh toán

Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ

Bộ phận kế toán tiền lương

Bộ phận kế toán thanh toán

Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc

Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc

Bộ phận kế toán hoạt động thực hiện ở cấp trên

Bộ phận kế toán tổng hợp

Bộ phận kiểm tra kế toán quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh, nhiều đơn vị trực thuộc ) và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán. Khi đó các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh, phân cấp quản lý và do đó phải phân cấp tổ chức kế toán (phân tán khối lượng công tác và nhân sự kế toán) Khi được áp dụng trong những điều kiện như vậy, mô hình này thường bộc lộ nhiều ưu điểm: Kế toán sẽ gắn được với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh Tuy vậy, mô hình này có nhược điểm là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo chung toàn doanh nghiệp thường bị chậm trễ, sự chỉ đạo, kiểm soát của kế toán trưởng cấp trên và lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ doanh nghiệp có thể bị hạn chế và trường hợp thiếu những điều kiện tiền đề mà doanh nghiệp vẫn áp dụng mô hình này sẽ dẫn đến làm yếu đi bộ máy quản lý doanh nghiệp, làm trì trệ thêm cho quá trình hạch toán, thông tin và kiểm tra.

* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp

Trong thực tế kinh doanh, có khá nhiều doanh nghiệp tồn tại cả những điều kiện của mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán Trong trường hợp này cần thiết phải xây dựng mô hình kế toán hỗn hợp hay còn gọi là mô hình kế toán nửa tập trung, nửa phân tán Mô hình này là sự kết hợp đặc trưng của cả mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán Ở mô hình này, đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mô nhỏ, gần trung tâm điều hành; mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện nhận vốn, kinh doanh và tự chủ trong quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán; toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt tại đơn vị cấp trên. Đối với những đơn vị trực thuộc có quy mô lớn, kinh doanh trên diện rộng, phân tán hoặc xa trung tâm điều hành và có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cách tự chủ thì cần được giao quyền quản lý điều hành Khi đó cần thiết phải tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện ở đơn vị trực thuộc. Quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ kinh tế nội bộ và quan hệ với cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quy định nội bộ Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của những đơn vị đó.

Mô hình kế toán hỗn hợp được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán hỗn hợp

Như vậy theo mô hình này, công tác kế toán được tiến hành ở phòng kế toán trung

Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Kế toán các hoạt động tại cấp trên

Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung

Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc

Bộ phận kiểm tra kế toán Đơn vị trực thuộc

Nhân viên hạch toán ban đầu tại đơn vị trực thuộc Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị trực thuộc tâm và ở một số đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán Còn một số đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung không tiến hành công tác kế toán Phòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung Tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán và của toàn đơn vị. Tóm lại, căn cứ vào điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp phải lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, với việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp Đồng thời, để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán cần phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hoá, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng.

2.3.2 Tổ chức công tác kế toán

* Tổ chức chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tin chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh, đã thực dự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh, là căn cứ để ghi sổ kế toán và tổng hợp số liệu kế toán.

Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành chứng từ kế toán, lựa chọn chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp, lập chứng từ, kiểm tra và bảo quản lưu trữ chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin và phục vụ kịp thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán. Để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong việc điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân, Bộ tài chính đã ban hành chế độ về chứng từ kế toán, trong đó bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn Các doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình để tổ chức thực hiện và vận dụng theo đúng quy định của Nhà nước về Chế độ chứng từ.

Tổ chức chứng từ kế toán tại doanh nghiệp bao gồm: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.

+) Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:

Tổng quan về Bưu Điện thành phố Hà Nội

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bưu Điện thành phố Hà Nội

Trải qua gần 63 năm hình thành và phát triển, để phát huy thế mạnh của viễn thông, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của bưu chính, từ ngày 01/01/2008 bưu chính được tách ra khỏi viễn thông chính thức hoạt động độc lập, chính vì vậy mà bưu chính viễn thông Hà Nội chính thức hoạt động độc lập với tên gọi mới Bưu Điện thành phố

Hà Nội và Viễn Thông Hà Nội

Bưu Điện thành phố Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc của Tống Công Ty Bưu chính Việt Nam, được thành lập theo quyết định số 547/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Chủ tịch Hội đồng quản trị của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam về việc thành lập Bưu Điện thành phố Hà Nội đơn vị thành viên của Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam (nay là Tổng Công ty Bưu Điện Việt Nam); Quyết định số 25/QĐ-TCLĐ ngày 07 tháng 12 năm 2007 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam về việc ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu Điện thành phố Hà Nội; Giấy phép thành lập số 011600947 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 28/12/2007 do Ông Bùi văn Lực làm Giám đốc.

Hiện nay Bưu Điện thành phố Hà Nội hoạt động theo Quyết định số 375/QĐ-BĐVN ngày 05/08/2013 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Bưu Điện Việt Nam về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bưu Điện thành phố Hà Nội thay thế cho

QĐ số 25/QĐ-TCLĐ ngày 07/12/2007 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam Bưu Điện thành phố Hà Nội là chi nhánh của Tổng Công ty Bưu Điện Việt Nam, hạch toán phụ thuộc Tổng Công ty

Tên gọi chính thức: Bưu Điện thành phố Hà Nội

Tên giao dịch quốc tế: HANOI POST

Trụ sở chính: 75 Đinh Tiên Hoàng, Tràng Tiền, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Trang Web : http://www.hanoi.vnpost.vn/

Bưu Điện TP Hà Nội ( tiền thân là Bưu Điện Hà Nội) được thành lập năm 1954 ( sau ngày tiếp cận thủ đô từ chính quyền thực dân Pháp) Chức năng, nhiệm vụ chù yếu thời kỳ đó là đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ cho các cơ quan Đảng và chính quyền các cấp.Tuy nhiên do vị trí đặc biệt của mình giai đoạn đó Bưu Điện TP Hà Nội không chỉ phục vụ riêng cho thu đô Hà Nội mà còn phục vụ cho các cơ quan đầu não cùa Đảng và chính phủ trong chi đạo, điểu hành và phát triển đẩt nước trong từng thời kỳ cách mạng. Trong quá trình xât dựng và phát triển, tùy theo yêu cầu phục vụ trong từng thời kỳ mà mô hình tổ chức sản xuất cùa Bưu Điện TP Hà Nội cũng có sự thay đổi cho phù hợp.

Cơ sở vật chát kỹ thuật của Bưu Điện TP Hà Nội khi mới thành lập chỉ có 4 bưu cục phục vụ nhu cầu và bưu chính, tổng đài công điện dung lượng 1500 số, khoảng 600 thuê bao điện thoại.Tính đến tháng 06/2007 Bưu Điện TP Hà Nội đã có mội mạng lưới bưu chính - viễn thông hiện đại bao gồm : Mạng lưới bưu chính với 105 bưu cục, 5 kiot 98 điểm bưu điện văn hóa xã và 640 đại lý bưu điện, 877 hộp thư công cộng và 650 điểm internet công cộng, 1678 đại lý điện thoại công cộng Mạng lưới viễn thông với hệ thống tổng đài cố định với dung lượng 1047.590 số ( trong đó thuê bao điện thoại cố định đạt 891.648), hệ thống Mega VNN với dung lượng 109.139 cổng ( trong đó thuê bao Mega đạt 83.698), hệ thống City phone với dung lượng 100.000 sổ ( trong đó thuê bao City phone đạt 84.355).

Nhân sự khi mới thành lập Bưu Diện TP Ilà Nội là 501 cán bộ công nhân viên Sau hơn 50 năm phát triển, Bưu Điện TP Hà Nội đã có một đội ngũ lao động hùng hậu gần

6000 cán bộ công nhân viên có trình độ từ công nhân đến tiến sĩ.

Kể từ ngày 1/1/2008 Bưu điện TP Ilà Nội (cũ) đã chính thức được chia tách thành 2 pháp nhân mới, đó là Bưu diện TP Hà Nội (mới) và Viễn thông Hà Nội Đây là kết quá của tiến trình đổi mới tố chức lại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam theo chủ trương của Nhà nước về việc tổ chức mô hình Tập đoàn và chia tách bưu chính viễn thông, nhằm tạo điều kiện cho kinh doanh bưu chính, viễn thông cùng phát triền, kịp thời thích ứng với môi tnrờng cạnh tranh, hội nhập.

Từ đó Bưu điện Thành phổ Ilà Nội là doanh nghiệp Nhà nước , đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc của Tổng Công Tv Bưu chính Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số 547/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06-12-2007 của chủ tịch Hội đồng quản trị tập đoànBưu chính viễn thòng Việt Nam, có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ của mình.

3.1.2 Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức của Bưu Điện TP Hà Nội

Kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn được giao.

Hoàn thành nghĩa vụ cung ứng dịch vụ bưu chính công ích và nhiệm vụ công ích khác do Nhà Nước, Tổng Công ty giao.

Tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh liên vùng, liên lĩnh vực, đảm bảo thực hiện hiệu quả chiến lược, kế hoạch và việc điều hành thống nhất của Tổng Công ty.

Lĩnh vực hoạt động của Bưu điện thành phố Hà Nội:

Thiết lập, quản lý, khai thác và phát triển mạng bưu chính công cộng, cung cấp các dịch vụ bưu chính công ích theo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của Tổng Công ty giao;

Cung cấp các dịch vụ bưu chính công ích khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà Nước có thẩm quyền hoặc Tổng Công ty giao.

Kinh doanh các dịch vụ bưu chính dành riêng theo quy định của cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền và của Tổng Công ty.

Kinh doanh các dịch vụ bưu chính trong và ngoài nước, phát hành báo chí;

Kinh doanh các dịch vụ tài chính, bán lẻ trên mạng bưu chính, các dịch vụ bảo hiểm, tài chính, ngân hàng theo quy định của pháp luật;

Tham gia các họat động cung cấp dịch vụ bưu chính quốc tế và các dịch vụ khác trong khuôn khổ các Điều ước quốc tế trong lĩnh vực bưu chính mà Việt Nam ký kết, gia nhập khi được Nhà Nước và Tổng Công ty cho phép; Đại lý dịch vụ viễn thông, bán lại dịch vụ viễn thông;

Tư vấn, nghiên cứu, đào tạo, dạy nghề và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực bưu chính;

Kinh doanh các dịch vụ trên môi trường mạng theo quy định của pháp luật;

Kinh doanh vận tải hành khách, vận tải hàng hóa theo quy định của pháp luật; Kinh doanh các dịch vụ Logicstics; Mua, bán, sửa chữa xe và vật tư, thiết bị xe, máy;

Mua, bán, đại lý mua, đại lý bán các loại hàng hóa và dịch vụ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật;

Xuất khẩu, nhập khẩu vật tư, thiết bị bưu chính viễn thông, công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng và các loại hàng hóa, dịch vụ khác, cho thuê máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải theo quy định của pháp luật;

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm bưu chính viễn thông và chức năng, nhiệm vụ của Bưu điện Trung tâm 1

3.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm

3.2.1.1 Ngành nghề kinh doanh của Bưu điện Trung tâm 1

Bưu điện Trung tâm 1 đã đăng ký ngành nghề kinh doanh rất đa dạng, ở nhiều lĩnh vực và phù hợp tình hình thực tế phát triển của đất nước hiện nay Bao gồm: Thiết lập, quản lý, khai thác và phát triển mạng bưu chính công cộng, cung cấp các dịch vụ bưu chính công; Cung cấp các dịch vụ bưu chính công ích; Kinh doanh các dịch vụ bưu chính, phát hành báo chí, chuyển phát trong và ngoài nước; Cung cấp dịch vụ bưu chính quốc tế và các dịch vụ khác trong khuôn khổ các điều ước quốc tế trong lĩnh vực bưu chính mà Việt Nam ký kết, gia nhập khi được Nhà nước cho phép; Cung cấp các dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin; Tư vấn, đào tạo, dạy nghề trong lĩnh vực bưu chính; Kinh doanh các dịch vụ môi trường mạng; Vận tải hành khách, hàng hóa đường bộ; Kinh doanh các dịch vụ Logistics; Đại lý mua - bán hàng hóa; Xuất - nhập khẩu vật tư, thiết bị bưu chính viễn thông, công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng; Cho thuê máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải; In, sao bản ghi các loại; Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng; Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, dịch vụ du lịch, quảng cáo; Lưu trữ và khai thác cơ sở dữ liệu viễn thông và công nghệ thông tin; Xây dựng công trình trong lĩnh vực bưu chính viễn thông.

* Quá trình sản xuất gắn liền quá trình tiêu thụ Đặc thù riêng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh thông tin bưu chính viễn thông là gắn với quá trình tiêu thụ Trong nhiều trường hợp quá trình tiêu thụ trùng với quá trình sản xuất Có nghĩa, khi nhận tin tức cũng là lúc bắt đầu sản xuất, khi tin tức đến tay người nhận, kết thúc quá trình sản xuất, cũng là lúc hoàn thành quá trình tiêu thụ sản phẩm Nói khác đi, hiệu quả có ích của quá trình truyền đưa tin tức được tiêu dùng ngay trong quá trình sản xuất Chính vì vậy nó liên quan đến quá trình hạch toán và sử dụng các tài khoản do Nhà nước ban hành.

Do quá trình sản xuất gắn liền quá trình tiêu thụ nên không hạch toán quá trình nhập - xuất kho thành phẩm đi bán, gửi hàng đi bán,… Ngoài ra, do đặc điểm này nên yêu cầu mạng lưới tiêu thụ phải phát triển rộng và ở mọi nơi để đảm bảo lợi ích cho khách hàng trong việc đưa tin tức cũng như để kích thích và thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng.

* Quá trình sản xuất mang tính dây chuyền do nhiều cơ sở tham gia Để truyền đưa một tin tức hoàn chỉnh từ người gửi đến người nhận thường có từ hai hay nhiều cơ sở bưu điện tham gia Mỗi cơ sở chỉ được thực hiện một giai đoạn nhất định của quá trình truyền đưa tin tức hoàn chỉnh đó Việc thu cước chỉ diễn ra ở một nơi, thường là nơi nhận - gửi, vì vậy doanh thu cước không thể coi là kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị chấp nhận gửi Doanh thu này phải được phân chia cho tất cả các đơn vị cùng tham gia.

Do đó giữa các đơn vị thành viên trực thuộc phải mở các tài khoản chi tiết để thanh toán nội bộ.

Chính do đặc điểm này trong giai đoạn hiện nay toàn khối thông tin phải thực hiện hạch toán tập trung Toàn bộ doanh thu và chi phí được tập trung về một nguồn Khi thực hiện hạch toán tập trung cần phải giải quyết tốt các mâu thuẫn nảy sinh Do đặc điểm này dẫn đến việc sử dụng thêm các tài khoản không quy định trong hệ thống tài khoản kế toán doNhà nước ban hành Quá trình truyền tin tức được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3.2: Quá trình truyền đưa tin tức của ngành bưu chính – viễn thông

Sản phẩm ngành bưu chính – viễn thông

* Đối tượng lao động là tin tức do khách hàng mang đến Đây là đặc điểm vừa thuận lợi, vừa khó khăn cho công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp bưu chính viễn thông.

Thuận lợi: các doanh nghiệp bưu chính không phải bỏ tiền mua đối tượng lao động như các ngành khác Do vậy quá trình hạch toán nguyên vật liệu đơn giản hơn và công tác kế toán cũng giảm bớt phần nào do không phải mở sổ theo dõi chi tiết và hạch toán đối tượng lao động.

Khó khăn: Tin tức khách hàng mang đến không đồng đều theo thời gian, dẫn đến khối lượng nghiệp vụ phát sinh không đồng đều, công việc kế toán có những lúc bị dồn lại.

Vì vậy yêu cầu kế toán phải tập trung, tăng cường độ làm việc cũng như thời gian lao động mới có thể giải quyết được khối lượng công việc trong ngày.

Ngoài ra, muốn sản xuất kinh doanh hiệu quả, các bưu điện phải tiếp cận tốt với khách hàng, có mạng lưới phân phối rộng Các bưu cục cần triển khai tới từng quận, phường do tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất.

* Tải trọng không đồng đều theo thời gian và không gian

Lượng tin tức đến yêu cầu một cơ sở sản xuất nào đó của bưu điện phục vụ trong một thời gian nhất định Nhu cầu truyền đưa tin tức đa dạng, nó xuất hiện không đồng đều về thời gian và không gian Chính sự không đồng đều về thời gian làm cho các nghiệp vụ

Giai đoạn điNgười gửi kinh tế phát sinh liên tục dẫn đến nhiều chứng từ và định khoản tăng, kiểm tra ghi sổ cũng tăng, ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán Không đồng đều về không gian (ở nội thành và ngoại thành) làm cho một số nơi kế toán phải làm việc hết công suất còn một số nơi khác lại nhàn rỗi Vì vậy, cần bố trí đầy đủ, hợp lý cán bộ và những phương tiện cần thiết để đáp ứng được những nơi có tải trọng lớn.

Sự dao động không đồng đều của tải trọng cộng với những quy định về tiêu chuẩn chất lượng đã được đặt ra khiến các cơ sở bưu điện không thể làm dần mà phải tiến hành truyền đưa tin tức đảm bảo thời gian truyền đưa kịp thời Do đó khối lượng công việc tăng làm lên ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán của đơn vị.

*) Các dịch vụ mà Bưu điện Trung tâm 1 đang cung cấp trên thị trường.

+) Các dịch vụ Bưu chính:

- Bưu phẩm: Tem thư công ích, tem thư kinh doanh, tem máy công tích, tem máy kinh doanh, bưu phẩm đảm bảo nội tỉnh, bưu phẩm đảm bảo liên tỉnh, bưu phẩm đảm bảo COD nội tỉnh, bưu phẩm đảm bảo COD liên tỉnh.

- Bưu kiện: Bưu kiện nội tỉnh, Bưu kiện COD nội tỉnh, Bưu kiện COD liên tỉnh.

- Bưu chính ủy thác: BCUT nội tỉnh, EMS liên tỉnh, EMS quốc tế, UPS, Vnquickpost, Dịch vụ CPN khác.

- Cấp đổi, cấp mới hộ chiếu, thuê bao hộp thư, xuất trình hải quan, chuyển phát thẻ K+…

- Phát hành báo chí: Báo chí công ích, Báo chí kinh doanh.

+) Các dịch vụ Tài chính bưu chính:

- Thư chuyển tiền, chuyển tiền nhanh, điện hoa, các dịch vụ thu khác TCBC…

- Làm đại lý: đại lý bảo hiểm nhân thọ (Prevoir), đại lý bảo hiểm phi nhân thọ (PTI), nhờ thu nhận trả (Prudential).

- Dịch vụ thu hộ COD.

- Dịch vụ viễn thông tại giao dịch

- Dịch vụ thu cước Bưu điện phí

- Dịch vụ Phát triển thuê bao

- Dịch vụ Bán Sim, thẻ viễn thông tại bưu cục.

+) Các dịch vụ phân phối bản lẻ hàng hóa khác

+) Các dịch vụ khác: cho thuê mặt bằng, dịch vụ vận chuyển.

Sản phẩm bưu chính viễn thông không có tính vật thể cụ thể, hoặc vật thể chế tạo mới mà được biểu hiện dưới dạng kết tinh của lao động sống hiện tại và quá khứ trong tin tức được truyền đưa Chỉ khi tin tức truyền đi hoàn thành mới được coi là sản phẩm Chính vì vậy, tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp bưu chính – viễn thông có những đặc thù riêng được thể hiện cụ thể trong việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành, không giống các doanh nghiệp khác.

Thực trạng tổ chức kế toán tại Bưu điện Trung tâm 1

3.3.1 Tổ chức bộ máy và các phần hành kế toán

Hệ thống thông tin kế toán cung cấp phần lớn các thông tin quan trọng cho nhà quản lý trong quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp Để có được những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý, cần có một cơ cấu kế toán mạnh mẽ và hữu hiệu Ngày nay vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và trong công tác kế toán nói riêng là một nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp Do đó, cần tổ chức công tác kế toán như thế nào để tận dụng các lợi thế của công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán một cách hữu hiệu và hiệu quả.

Bộ máy kế toán nói chung rất quan trọng với tất cả các đơn vị, tổ chức hành chính sự nghiệp cũng như sản xuất kinh doanh Nhưng quan trọng hơn là tổ chức tốt bộ máy kế toán, bởi nó quyết định sự thành công hay không của công tác tổ chức hạch toán kế toán.

Sơ đồ 3.4: Tổ chức bộ máy kế toán tại bưu điện Trung tâm 1

Tổ chức bộ máy kế toán ở bưu điện Trung tâm 1là mô hình tổ chức vừa tập trung đáp ứng được yêu cầu quản lý trong điều kiện cạnh tranh, hội nhập và phát triển hiện nay.

Bộ máy kế toán của các đơn vị bưu điện tỉnh được tổ chức theo sơ đồ 2.4 cho thấy, đứng đầu bộ máy kế toán tại bưu điện tỉnh Trung tâm 1 là kế toán trường, đồng thời

Phó phòng kế toánPhó phòng kế toán là trưởng phòng kế toán thống kê tài chính Phòng kế toán Bưu điện Trung tâm 1 trực thuộc phòng kế toán thống kê tài chính bưu điện TP Hà Nội, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán bưu điện TP Hà Nội.

Bộ máy kế toán của bưu điện Trung tâm 1 hiện nay gồm 12 người, được phân công nhiệm vụ và tổ chức rất cụ thể tới từng nhân viên kế toán:

+ Kế toán trưởng: Do Giám đốc Bưu điện TP Hà Nội bổ nhiệm, là người giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của đơn vị, có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Kiểm tra định kỳ công tác kế toán thống kê tài chính, thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công tác của từng nhân viên kế toán trong phòng… + Hai phó phòng kế toán: Do Giám đốc Bưu điện Trung tâm 1 bổ nhiệm, là người giúp kế toán trưởng phụ trách quản lý một số phần hành mà kế toán trưởng phân công, giúp kế toán trưởng ra văn bản hướng dẫn quy định, chu chế kế toán liên quan tới các đơn vị trực thuộc…

+ Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ cụ thể là phụ trách chung về các phần hành kế toán tổng hợp Là người giúp kế toán trưởng một số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trưởng Bao gồm: lập báo cáo tài chính trên cơ sở căn cứ số liệu kế toán các phần hành cung cấp; Tổng hợp, phân bổ chi phí liên quan đến ghi sổ tổng hợp; Theo dõi tổng quát về nguồn vốn, thuế, vốn bằng tiền, công nợ, thanh toán Ngoài ra còn thực hiện kiểm tra công tác kế toán của các bưu cục trực thuộc khác cùng với kế toán trưởng Đồng thời chuyên quản 2 bưu cục.

+ Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thanh toán nội bộ giữa bưu điện Trung tâm và Bưu điện TP Hà nội Đồng thời, tính toán chính xác quỹ lương của đơn vị, tính lương cho cán bộ công nhân viên; Trích lập đầy đủ các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước; Thanh quyết toán các khoản khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, kinh phí công đoàn, quỹ bảo trợ, thuế thu nhập với tổng công ty,…; Theo dõi tiền gửi qua ngân hàng, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng, kho bạc về các khoản thu - chi thanh toán qua Ngân hàng và số dư tiền gửi; Quản lý chặt chẽ mọi chứng từ thanh toán Đồng thời chuyên quản 2 bưu cục

+ Kế toán công nợ: gồm 2 người có nhiệm vụ là theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả, kiểm tra tính chính xác, hợp pháp các khoản phải thu, phải trả Kế toán công nợ phải thu: Quản lý các khoản phải thu của Bưu điện Trung tâm 1, toàn bộ khách hàng nợ của Trung tâm, theo dõi và đôn đốc thu hồi công nợ đối với các khách hàng nợ lâu, quá hạn thanh toán, thực hiện báo cáo lên kế toán trưởng hệ số công nợ và tình hình thu hồi công nợ hàng tháng Trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi Kế toán công nợ phải trả: Phụ trách các khoản phải trả của Bưu điện Trung tâm 1 như mua sắm trang thiết bị, vật tư, hàng hóa…Lập thủ tục và thanh toán các khoản công nợ đúng quy định, đúng hạn; Trích lập các khoản dự phòng công nợ phải trả được xóa nợ Hai kế toán công nợ đồng thời phụ trách chuyên quản 4 bưu cục và các bưu cục phát.

+ Kế toán doanh thu: Phụ trách hạch toán doanh thu toàn Bưu điện Trung tâm, tính toán doanh thu phân chia hàng tháng từng khoản mục: doanh thu phân chia bưu kiện, doanh thu phân chia BCUT, doanh thu phân chia chuyển tiền, doanh thu phân chia tài chính bưu chính, doanh thu phân chia khác…Thực hiện tính toán doanh thu tính lương hàng tháng báo cáo lên Kế toán trưởng Đồng thời phụ trách chuyên quản 4 bưu cục. + Kế toán cân đối: tại các bưu cục trực thuộc Bưu điện Trung tâm 1 đều được cài đặt chương trình cân đối STK1, tại đây toàn bộ số liệu về ghi số, bưu kiện, EMS…đều được nhân viên giao dịch nhập vào chương trình hàng ngày, tại phòng kế toán, kế toán cân đối sẽ tổng hợp cân đối toàn bộ trung tâm, lên số liệu doanh thu thu ngay và doanh thu ghi nợ hàng ngày, cân đối số liệu nộp với kế toán thanh toán Đồng thời mỗi bưu cục đều được cài đặt chương trình hàng hóa, trong đo có mã hàng hóa riêng từng loại, kế toán cân đối phụ trách chương trình hàng hóa, cân giữa kế toán vật tư với từng bưu cục Đồng thời phụ trách bưu điện phí: hàng ngày tập hợp số liệu thu hộ viễn thông, đối chiếu và chuyển tiền về trung tâm dịch vụ khách hàng - viễn thông Hà Nội Đồng thời chuyên quản 4 bưu cục

+ Kế toán vật tư: là người chịu trách nhiệm theo dõi xuất - nhập - sử dụng nguyên – nhiên vật liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, thiết bị, hàng hóa bằng số lượng, chất lượng và giá trị đảm bảo khớp, đúng thực tế và sổ sách Đồng thời kiểm tra, quản lý, hướng dẫn các hoạt động về công tác vật tư hàng hóa tại bưu cục Mở sổ theo dõi các tài khoản

152, 153, 156, 157 Đồng thời phụ trách chuyên quản 4 bưu cục.

+ Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động về tài sản cố định; Quản lý và hạch toán, trích khấu hao đúng theo quy định của BộTài chính và phù hợp tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của bưu điện Trung tâm 1 Đồng thời lập dự toán, tập hợp chi phí, lập quyết toán, nghiệm thu cho từng hạng mục, từng công trình đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành theo nguồn vốn xây dựng cơ bản (nguồn vốn doTổng công ty cấp, nguồn vốn đầu tư của bưu điện trung tâm,…) Đồng thời phụ trách

+ Thủ quỹ: nhiệm vụ chính là giữ quỹ, tiến hành các hoạt động xuất nhập tiền căn cứ vào phiếu chi, phiếu thu được duyệt và tiến hành ghi sổ quỹ Đồng thời tổng hợp, theo dõi thu, chi tiền mặt để phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình biến động và sử dụng tiền mặt, đảm bảo mức tồn quỹ hợp lý.

Các thành viên trong bộ máy kế toán được phân công tương đối cụ thể về nhiệm vụ và trách nhiệm quá trình tổ chức kế toán tại đơn vị Về cơ bản bộ máy kế toán ở bưu điện Trung tâm 1 đã thực hiện được nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế về mọi hoạt động của đơn vị mình, phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp.

3.3.2 Tổ chức hạch toán kế toán tại Bưu điện Trung tâm 1

3.3.2.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM 1

Định hướng phát triển của Tổng Công ty và Bưu điện TP Hà Nội

4.1.1 Định hướng phát triển của Tổng Công ty

Tầm nhìn của Tổng Công ty Bưu Điện Việt Nam

Tổng Công ty Bưu Điện Việt Nam luôn là doanh nghiệp chủ đạo của Việt Nam trong cung cấp các dịch vụ Bưu chính Không chỉ giới hạn hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Bưu chính mà còn mở rộng kinh doanh trong các lĩnh vực khác như: tài chính, bảo hiểm, bán lẻ hàng hóa Có khả năng vươn ra thị trường thế giới và đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn khác.

Tổng Công ty Bưu Điện Việt Nam trở thành doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính chuyển phát, tài chính bán lẻ hàng đầu Việt Nam Là sự lựa chọn tốt nhất cho khách hàng.

Là doanh nghiệp phát triển bền vững kinh doanh có hiệu quả.

Chiến lược trong thời gian tới của Tổng Công ty Bưu Điện Việt Nam là Xây dựng

Phát triển phù hợp với quy hoạch, kế hoạch, chiến lược phát triển của nghành và vùng kinh tế của Nhà Nước; tương thích với xu hướng phát triển chung của Bưu chính thế giới.

Phát triển dịch vụ theo hướng đa ngành lấy bưu chính chuyển phát là dịch vụ cốt lõi, phát triển lĩnh vực tài chính bán lẻ; đại lý kênh phân phối đa dịch vụ; các dịch vụ kinh doanh trên mạng internet và các lĩnh vực kinh doanh khác nhằm phát huy và khai thác triệt để các thế mạnh về quy mô mạng lưới và các nguồn lực

Phát triển bền vững theo chiều sâu.

Tổng Công ty Bưu Điện Việt Nam phải tiếp tục duy trì vai trò chủ lực của mình: chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ công ích và phát triển các dịch vụ mới đem lại nhiều lợi nhuận góp phần vào phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

Nâng cao năng lực kinh doanh các dịch vụ bưu chính và các dịch vụ khác, đáp ứng mục tiêu trước mắt là bù đắp được chi phí tiến dần tới kinh doanh có lãi.

Mở cửa cạnh tranh, lấy khách hàng làm trung tâm phát triển và kinh doanh Kinh doanh dịch vụ bưu chính và các dịch vụ khác phải tính tới nhu cầu của khách hàng về loại hình, chất lượng và giá cả Công tác chăm sóc khách hàng cần được đặc biệt quan tâm và được đặt ở vị trí trung tâm khi tiến hành cung cấp dịch vụ.

Thích ứng với xu hướng hội nhập và cạnh tranh vì thách thức tụt hậu rất có thể xảy ra nếu hoạt động kinh doanh bưu chính và các dịch vụ khác của VnPost không bắt kịp với những thay đổi của môi trường mới và không có những hành động thích ứng với nó

Mục tiêu tổng quát của chiến lược

Từ nay đến năm 2018, VnPost tiếp tục hoàn thiện cơ cấu tổ chức và hoạt động ổn định theo mô hình mới.

Phấn đấu đến năm 2016, VNPost phải tự lực đạt mục tiêu cân bằng thu chi tổng thể hoạt động bưu chính (cả công ích và kinh doanh); và đi vào kinh doanh có lãi ở giai đoạn sau năm 2017

Phải duy trì và phát triển được vị thế cạnh tranh trong kinh doanh các dịch vụ, trước mắt là trên thị trường trong nước và tiến tới ở thị trường nước ngoài Cần phải tận dụng được ưu thế của mình để phát triển các dịch vụ mới nhằm duy trì thị phần hiện tại và vươn tới các thị trường mới. Đa dạng hoá các loại hình dịch vụ cung cấp trên cơ sở hạ tầng tiên tiến với giá cả phù hợp đáp ứng mọi nhu cầu về thông tin của nền kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng đồng thời đảm bảo cho kinh doanh có lãi Bên cạnh việc tiếp tục phát triển và duy trì ổn định tốc độ tăng trưởng của các dịch vụ bưu chính và dịch vụ khác, chú trọng phát triển các dịch vụ mũi nhọn có khả năng lợi nhuận cao như EMS, Datapost, tài chính bưu chính… Tận dụng sự phát triển của khoa học kỹ thuật mở thêm các dịch vụ bưu chính mới khác như bán hàng qua bưu điện, e-post; các dịch vụ thuộc các ngành nghề khác như ngân hàng, vận tải, xây dựng Điều chỉnh cơ cấu phát triển dịch vụ theo hướng hệ thống dịch vụ đa dạng.

Nâng cao chất lượng các dịch vụ hiện có kết hợp với việc nâng cao năng suất lao động, hợp lý giá thành dịch vụ Các dịch vụ hiện tại phải được cải tiến về cung cách phục vụ khách hàng cũng như chất lượng dịch vụ nhằm tạo uy tín đối với khách hàng Ứng dụng công nghệ tiên tiến của tin học và viễn thông vào chức năng quản lý khai thác để nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng mạng lưới kinh doanh phục vụ khách hàng.

Tăng tốc phát triển dịch vụ Bưu chính trên cơ sở đảm bảo tính kế thừa, tận dụng những thành tựu, kết quả đã có, phù hợp với các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của nhà nước, Bộ TTTT, Tổng công ty Bưu chính Song cần có những đột phá trong phát triển với những mục tiêu cao hơn, tốc độ nhanh hơn, sớm đưa VNPost trở thành đơn vị hàng đầu cung cấp các dịch vụ bưu chính của khu vực.

Phát triển hợp lý cả chiều rộng, chiều sâu, số lượng và chất lượng trên cơ sở phát huy nội lực, tận dụng tri thức và các nguồn lực quốc tế.

Tiếp tục duy trì là doanh nghiệp chủ lực thực hiện nhiệm vụ của Đảng và nhà nước giao trong việc đi đầu cung ứng các dịch vụ bưu chính công ích phục vụ nhu cầu phát triển KT-XH, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân và đảm bảo an ninh quốc phòng

Tiếp tục là công cụ của Nhà Nước cùng các thành phần kinh tế trong việc phát triển bưu chính, đóng góp quan trọng trong việc phát triển kinh tế

Phương hướng và chiến lược phát triển của Bưu điện Trung tâm 1

4.2.1 Phương hướng phát triển Để phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ năm 2016, Bưu điện Trung tâm 1 đã có những buổi tập huấn nghiệp vụ làm chuyển biến mạnh mẽ nhận thức của cán bộ công nhân viên về kinh doanh, cạnh tranh Đẩy mạnh thực hiện kế hoạch doanh thu ngay từ đầu năm, phấn đấu vượt kế hoạch Tổng công ty giao từ 1% trở lên Sản lượng dịch vụ các năm tiếp theo chủ yếu tăng bình quân từ 8 - 15% so với năm 2014 Sắp xếp lao động hợp lý để nâng cao năng suất lao động Chú trọng tiết kiệm chi phí, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành quản lý sản xuất kinh doanh Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, phát triển dịch vụ mới đạt hiệu quả Nâng cao năng lực cạnh tranh.

Nhiệm vụ của năm 2016 cho đến 2020 còn gặp nhiều khó khăn, nhưng toàn thể cán bộ công nhân viên bưu điện Trung tâm 1 vẫn tiếp tục phát huy tinh thần đoàn kết, tập trung cao độ, tận dụng mọi thời cơ thuận lợi, vượt qua khó khăn, thách thức để hoàn thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Tổng công ty giao cho năm 2016 và

Ngày 10/01/2015, tại hội trường bưu điện Trung tâm 1 đã diễn ra Hội nghị tổng kết đánh giá những việc làm được, chưa làm được năm 2014 và kế hoạch thực hiện chiến lược kinh doanh năm tiếp theo Bưu điện Trung tâm 1 đã đạt được kết quả như sau: Toàn thể cán bộ, công nhân viên bưu điện trung tâm đã nhận thức rõ quyền lợi và trách nhiệm, đặc biệt là nhận thức về tình hình kinh doanh Bưu điện trung tâm đã cùng trung tâm dịch vụ khách hàng tuyên truyền, quảng cáo các đợt khuyến mại, tổ chức tốt công tác đi thu cước, quản lý tình hình nợ đọng bưu điện phí Đồng thời vào quý 4 năm 2014 đơn vị đã đôn đốc, thu hồi được công nợ phải thu khá tốt, giảm đáng kể số tiền công nợ khó đòi tại đơn vị.

Hội nghị đã đánh giá từng mặt trong hợp đồng hợp tác kinh doanh về các vấn đề vận chuyển, bảo vệ thiết bị, cung cấp dịch vụ, mặt bằng giao dịch Nêu ra một số hạn chế và tồn tại cần khắc phục trong năm 2015 và một số giải pháp để công tác bưu chính, cung cấp dịch vụ được tốt hơn trong những năm tiếp theo Đặc biệt công tác chăm sóc khách hàng được nhấn mạnh.

Trong bối cảnh đất nước và quốc tế hội nhập, đang có sự chuyển biến, có nhiều khó khăn, thách thức và cả thuận lợi đan xen Qua những năm đổi mới, đòi hỏi ngành bưu chính nói chung, bưu điện Trung tâm 1 nói riêng cần nắm bắt và tận dụng thời cơ, nắm bắt những cơ hội, đồng thời dự đoán những khó khăn, thách thức nhằm đưa ra những giải pháp phù hợp, kịp thời, hạn chế những bất lợi khách quan từ nền kinh tế

Sau những năm đổi mới, hệ thống thể chế và chính sách từng bước được củng cố và hoàn thiện Nhiều chính sách sau khi được ban hành đã có những tác động tích cực đối với sự phát triển của nền kinh tế Tác động của hội nhập lên chính sách kinh tế - xã hội ngày càng sâu và rộng.

Trên cơ sở đánh giá tình hình hoạt động bưu chính và công nghệ thông tin của đất nước trong mối liên hệ với thế giới, ngành bưu chính đã đề ra chiến lược phát triển trên quan điểm nhận thức đúng đắn vai trò của bưu chính và công nghệ thông tin Phát triển dựa trên nội lực là chính, huy động mọi nguồn lực quốc gia để phát triển, chủ động hội nhập. Mục tiêu của chiến lược phát triển toàn ngành là:

- Xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia có công nghệ hiện đại ngang tầm các nước tiên tiến trong khu vực, có độ bao phủ rộng khắp trên cả nước với thông tin lượng lớn, tốc độ và chất lượng cao, hoạt động hiệu quả, tạo điều kiện để toàn xã hội cùng khai thác, chia sẻ thông tin trên nền xa lộ thông tin quốc gia đã xây dựng làm nền tảng cho việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.

- Cung cấp cho xã hội, người tiêu dùng các dịch vụ bưu chính hiện đại, đa dạng, phong phú với giá cả thấp hơn hoặc tương đương mức bình quân của các nước trong khu vực. Đáp ứng mọi nhu cầu thông tin trong lĩnh vực kinh tế - chính trị - xã hội - an ninh - quốc phòng Thực hiện phổ cập các dịch vụ bưu chính viễn thông, tin học tới tất cả các vùng, miền trong cả nước với chất lượng phục vụ ngày càng cao

- Xây dựng bưu chính trong xu thế hội tụ công nghệ thành ngành kinh tế - kỹ thuật mũi nhọn hoạt động hiệu quả Đóng góp ngày càng cao vào tăng trưởng GDP của cả nước, tạo thêm nhiều việc làm cho xã hội.

Là đơn vị hoạt động sự nghiệp trực thuộc Bưu điện TP Hà Nội, thuộc Bộ thông tin và truyền thông, bưu điện Trung tâm 1 không nằm ngoài mục tiêu hoạt động trên vì sự phát triển của toàn ngành Chiến lược phát triển đến năm 2020, mỗi đơn vị đều phải tự đặt ra các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để phát triển toàn diện về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động,

…nhằm thực hiện tốt hoạt động sự nghiệp của mình Bưu điện Trung tâm 1 xác định được nhiệm vụ của mình ngày càng nặng nề, phạm vi hoạt động ngày càng mở rộng, công việc ngày càng nhiều, càng phong phú, đa dạng, nên để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ thì luôn phải nỗ lực hoàn thiện mọi mặt của đơn vị.

Hoàn thiện tổ chức kế toán tại bưu điện Trung tâm 1 và bưu cục trực thuộc là một yêu cầu nhằm cụ thể hóa các mục tiêu, chiến lược phát triển mà ngành đề ra.

4.2.2 Chiến lược phát triển của Bưu điện Trung tâm 1 Để theo kịp với xu thế phát triển của thế giới và đất nước, cũng như phục vụ tối đa nhu cầu của người tiêu dùng Ngành bưu chính nói chung, bưu điện Trung tâm 1 nói riêng cần cố gắng tận dụng nguồn lực sẵn có, phát huy thế mạnh để có thể vừa thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng vừa thu lại lợi nhuận tối đa trong kinh doanh Vì vậy, tiếp tục hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đồng thời xây dựng được một bộ máy kế toán hợp lý là vấn đề quan trọng đối với bưu điện Trung tâm 1 hiện nay Một số giải pháp sau đây có thể khắc phục những hạn chế, phát huy những lợi thế trong tổ chức kế toán của bưu điện trung tâm 1 trong giai đoạn sắp tới.

Trong hội nghị tổng kết đánh giá vào đầu tháng 1 năm 2015, Bưu điện Trung tâm 1 cũng xác định chiến lược phát triển trong các năm tiếp theo:

- Đẩy mạnh thực hiện kế hoạch doanh thu ngay từ đầu năm, phấn đấu vượt kế hoạch được giao từ 2% trở lên.

- Tăng cường công tác giáo dục làm chuyển biến mạnh mẽ nhận thức của CBCNV về chiến lược kinh doanh và cạnh tranh.

- Đẩy mạnh việc sắp xếp định biên lao động hợp lý để nâng cao năng suất lao động.

- Thực hiện tốt hợp đồng, hợp tác kinh doanh với Viễn thông Hà Nội, đảm bảo sự đoàn kết phối hợp chặt chẽ trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Yêu cầu và sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bưu điện Trung tâm 1

4.3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán tại bưu điện Trung tâm 1

Gia nhập WTO sẽ tạo ra những cơ hội và điều kiện về không gian mới cho hoạt động của nền kinh tế thị trường và các doanh nghiệp Quan trọng nhất vẫn là sự phấn đấu của các doanh nghiệp Việt Nam trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh để hội nhập.

Có thể thấy ngay những thuận lợi khi Việt Nam hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới, đó là hệ thống quota sẽ được rỡ bỏ, sự đối xử không công bằng khi nhập khẩu vào thị trường các nước cũng sẽ không còn Bưu điện Việt Nam sẽ có điều kiện thâm nhập vào thị trường các nước một cách bình đẳng hơn với ngành bưu điện của các nước khác trên thị trường đã gia nhập WTO Đối với ngành bưu điện nói chung và bưu điện Trung tâm nói riêng thì đây chính là cơ hội để mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường cạnh tranh.

Tuy nhiên, việc gia nhập WTO cũng sẽ tạo ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp nói chung và ngành bưu điện nói riêng Trong đó, khó khăn lớn nhất là hàng rào bảo hộ tại thị trường nội địa sẽ không còn

Ngành bưu chính muốn tồn tại và phát triển được phải nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế Do vậy phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp, trong đó hoàn thiện tổ chức kế toán là một biện pháp rất quan trọng Mặc dù Nhà nước và Bộ tài chính đã ban hành Luật kế toán, các chế độ, chuẩn mực kế toán nhưng kế toán Việt Nam vẫn có những khoảng cách nhất định so với kế toán quốc tế về quy định, chuẩn mực, chất lượng cán bộ kế toán và công tác kế toán Chính vì vậy, hoàn thiện tổ chức kế toán tại bưu điện Trung tâm 1 hiện nay càng trở nên cấp thiết, giúp cho đơn vị đứng vững trên thị trường quốc tế và đạt được các mục tiêu chiến lược đề ra.

Với tư cách là công cụ quản lý, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, tổ chức hệ thống thông tin hữu ích cho các quyết định kinh tế Vì vậy, kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ với hoạt động tài chính Nhà nước, mà còn rất cần thiết và quan trọng với hoạt động tài chính doanh nghiệp của mọi thành phần kinh tế.

Sau năm 1954, Việt Nam bắt đầu thừa nhận sự tồn tại kế toán và yêu cầu thực hiện công tác kế toán tại các đơn vị Trải qua bước ngoặt lịch sử năm 1975, kế toán Việt Nam có những bước phát triển mạnh mẽ: Pháp lệnh kế toán và thống kê được ban hành năm 1988; đồng thời hoàn thiện dần các chế độ kế toán thông qua các quyết định và thông tư hướng dẫn Đến ngày 01 tháng 01 năm 2004, Luật kế toán bắt đầu có hiệu lực tạo cho nền kinh tế Việt Nam có một hành lang pháp lý hoàn thiện Giúp cho các nhà quản lý, các tổ chức và các cá nhân liên quan thực hiện theo quy tắc, chuẩn mực chung.

Thời đại hiện nay, hội nhập kinh tế nói chung và hội nhập kế toán quốc tế nói riêng là một xu thế tất yếu và là yêu cầu khách quan.Việt Nam không thể nằm ngoài quy luật vận động này Hội nhập quốc tế sẽ góp phần hoàn thiện môi trường thể chế, chính sách trong nước; tham gia hội nhập và chấp nhận các luật lệ của một sân chơi chung sẽ là nền tảng,căn cứ cho quá trình xây dựng các cơ chế, chính sách cho Việt Nam Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đã, đang và sẽ tiếp tục hội nhập sâu hơn vào kinh tế quốc tế, chế độ kế toán doanh nghiệp càng cần được hoàn thiện Hội nhập quốc tế trong vấn đề kế toán, kiểm toán sẽ giúp chúng ta góp phần xây dựng sân chơi bình đẳng, môi trường kinh doanh lành mạnh, tạo điều kiện cho các đơn vị trong đó có bưu điện trong và ngoài nước hoạt động hiệu quả.

Những quan điểm trên đã chứng minh quan điểm luôn đổi mới và hoàn thiện hệ thống kế toán là hoàn toàn phù hợp với tư duy phát triển mới Bưu điện vừa là cơ quan hành chính sự nghiệp, vừa là đơn vị kinh doanh nên cũng không nằm ngoài quy luật đó.

4.3.2 Các yêu cầu hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại bưu điện Trung tâm 1

Vấn đề hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại bưu điện Trung tâm 1 cần được xét trên cả góc độ vĩ mô và vi mô với các yêu cầu sau:

Trên góc độ vĩ mô, hoàn thiện các chế độ chính sách đối với bưu điện Trung tâm 1 (luật ngân sách, luật kế toán cùng các quyết định và thông tư hướng dẫn) sẽ đảm bảo cho việc hạch toán được thuận tiện, sát với thực tế của đơn vị Bao quát được hoạt động phong phú của đơn vị, đảm bảo các yếu tố cung cấp thông tin.

Dưới góc độ vi mô, giải pháp đưa ra đảm bảo việc tổ chức tốt các khâu, các mặt của hoạt động kế toán trong đơn vị Từ việc tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức tài khoản kế toán, tổ chức sổ sách, báo cáo kế toán, tổ chức phần hành kế toán đến việc tổ chức bộ máy kế toán.

Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhằm đảm bảo cho kế toán thực sự trở thành một công cụ đắc lực của người quản lý, đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác,…

Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán cần phải tôn trọng các hệ thống chuẩn mực chung nhưng các yếu tố riêng của đơn vị cũng không thể bỏ qua.

Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức bộ máy quản lý.

Tổ chức hạch toán kế toán nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh dịch vụ bưu chính. Đối với bưu điện Trung tâm 1 khi nhận được các thông tin, báo cáo từ các bưu cục trực thuộc phải kiểm tra xử lý kịp thời, chính xác để đảm bảo được yêu cầu quản lý của Tổng công ty Bưu chính và Nhà nước. Đổi mới và hoàn thiện tổ chức kế toán tại bưu điện Trung tâm phải phù hợp với điều kiện về nhân lực, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán và trang thiết bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin hiện có Đồng thời phải đảm bảo được yêu cầu tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất lao động của kế toán.

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại bưu điện Trung tâm 1

Đổi mới và hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại bưu điện Trung tâm 1 và các bưu cục trực thuộc sao cho phù hợp với đặc điểm quản lý hiện nay Đồng thời tạo bước đệm cho quá trình tiến lên một tập đoàn kinh tế bưu chính viễn thông của nước ta là hết sức quan trọng và cần thiết

4.4.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

Hạch toán kế toán tại bưu điện tỉnh Trung tâm 1 có đạt hiệu quả như mong muốn và đúng thực tiễn hay không phụ thuộc phần lớn vào nghệ thuật và trình độ tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị.

Hiện nay giai đoạn 2015-2016 Tổng công ty đang xây dựng mô hình tổ chức mới, tại đó thuyên giảm bộ máy lãnh đạo tại các Bưu điện trung giang mà tập trung quản lý tại Bưu điện tỉnh, Thành phố Theo đó, phòng Kế toán thống kê tài chính cũng thuyên giảm nhân sự và đồng thời đẩy một phần công việc lên Bưu điện TP Hà Nội Chính vì vậy, tại thời điểm hiện nay Bưu điện Trung tâm 1 nên xây dựng một đội ngũ nhân sự phù hợp với mô hình mới Ngoài ra, Bưu điện Trung tâm cũng xây dựng một đội ngũ kế toán quản trị chuyên nghiệp, phục vụ việc ra quyết định kinh doanh của ban lãnh đạo Trung tâm.

*) Nhiệm vụ của Kế toán trưởng

Kế toán trưởng bưu điện Trung tâm 1 có nhiệm vụ tổ chức quản lý và điều hành bộ máy kế toán thống kê tài chính Đồng thời kiểm tra, giám sát mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực kế toán tài chính của đơn vị

Kế toán trưởng còn có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong bộ máy kế toán.

*) Một số vấn đề cần hoàn thiện bộ máy kế toán

Trong thời gian thực hiện các hướng dẫn của Tổng công ty về đổi mới mô hình tổ chức nói chung và tổ chức bộ máy kế toán nói riêng ở bưu điện Trung tâm 1 bước đầu đã có kết quả Tuy nhiên, để hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy kế toán theo phương pháp đổi mới, đòi hỏi đơn vị cần thực hiện một số yêu cầu sau:

Phổ biến rộng rãi tình hình thực tế cho cán bộ công nhân viên đặc biệt kế toán của bưu điện về yêu cầu tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình đổi mới quản lý, khai thác kinh doanh lĩnh vực bưu chính để có một mô hình tổ chức kế toán hợp lý và phù hợp với điều kiện hiện nay.

Cân đối khối lượng công việc và số lượng nhân viên ở từng bộ phận trong bộ máy kế toán Đồng thời kiểm tra lại yêu cầu của công việc về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và thực tế đáp ứng của các cán bộ kế toán ở từng bộ phận, tổ quản lý Đặc biệt trong các phần hành kế toán cụ thể hiện nay để bộ máy kế toán của bưu điện hoạt động hiệu quả hơn.

Trong quá trình tuyển dụng và lựa chọn cán bộ, nhân viên kế toán cần phải được coi trọng và theo yêu cầu thực tế công việc Đối tượng được tuyển dụng phải là người tin cậy, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thực sự có năng lực công tác, quản lý.

Thực hiện chuyên môn hóa đội ngũ kế toán theo hướng đảm bảo tốt việc thực hiện các phần hành kế toán.

Ngành bưu chính sử dụng thống nhất một hệ thống phần mềm kế toán chung cho toàn tổng công ty Do vậy yêu cầu đội ngũ kế toán phải có khả năng sử dụng tốt, hiểu biết về phần mềm và các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán.

Bưu điện tỉnh Trung tâm 1 cần lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ trong đơn vị Ngoài ra cần thông báo, hướng dẫn cụ thể những thông tư, những quy định, chế độ chính sách mới đặc biệt liên quan đến mảng kế toán tài chính Từ đó, các báo cáo tài chính được xây dựng một cách đúng đắn và các quyết định kinh doanh được đưa ra một cách đúng đắn và xác thực hơn. Đơn vị có thể sử dụng hình thức khuyến khích khen thưởng cho các cán bộ công nhân viên để tinh thần của họ thoải mái trong công tác Từ đó họ có thái độ tự giác nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và phục vụ tốt công việc mình đang đảm nhận.

Bên cạnh đó, trong quá trình hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán, kế toán quản trị có vai trò hết sức quan trọng nhằm nâng cao năng lực quản lý Có thể kết hợp kế toán quản trị và kế toán tài chính để thực hiện công tác kế toán tại bưu điện Trung tâm 1 là rất phù hợp để thực tế hơn công tác kế toán tại đơn vị Phương án này rất phù hợp với việc sử dụng thống nhất hệ thống tài khoản và hệ thống sổ để ghi chép trong điều kiện tin học hóa Các thông tin sẽ được hệ thống hóa theo yêu cầu của kế toán quản trị và kế toán tài chính Kế toán quản trị sẽ giúp ích rất nhiều cho việc thực hiện kế toán tài chính của đơn vị Khi kết hợp được kế toán tài chính và kế toán quản trị thì việc quản lý sản xuất kinh doanh của bưu điện sẽ hiệu quả hơn Bởi những thông tin mà kế toán quản trị mang lại rất thiết thực đối với các doanh nghiệp nói chung và bưu điện Trung tâm 1 nói riêng.

4.4.2 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

4.4.2.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

Tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển, xử lý chứng từ là những khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán Việc tổ chức luân chuyển chứng từ trong đơn vị nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, tránh chồng chéo là rất cần thiết Vì vậy, công tác này đã được thống nhất trong toàn tổng công ty bưu chính Tuy nhiên đôi khi vẫn bị chậm hoặc chưa đúng nhất là công tác luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho vật tư.

Ví dụ: Tại bưu điện Trung tâm 1, khi tiến hành làm thủ tục hoàn tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, chứng từ chỉ bao gồm phiếu thu mà không có đề nghị hoàn ứng ghi nội dung đã tạm ứng theo công việc Như vậy sẽ gây ra khó khăn trong vấn đề kiểm soát nội dung tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong đơn vị.

Tại các bưu cục trực thuộc sử dụng một số chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn do Bộ Tài chính ban hành đã đúng mẫu quy định Tuy nhiên trên chứng từ vẫn còn sửa chữa, tẩy xóa.

Ví dụ: Tại bưu cục trực thuộc khi viết hóa đơn chuyển phát nhanh (EMS) cho khách hàng, giao dịch viên tính nhầm cước, theo nguyên tắc phải viết lại nhưng lại sửa trực tiếp số tiền trên hóa đơn dẫn đến việc tổng hợp dễ bị sai sót và khó khăn cho công tác kiểm soát chứng từ Vì hầu hết mọi hóa đơn viết cho khách hàng đều ở dưới bưu cục giao dịch, nên việc phòng kế toán kiểm soát khá khó khăn, chủ yếu dưới bưu cục do kiểm soát viên kiểm. Đối với chứng từ hướng dẫn, bưu điện Trung tâm 1 cần thiết kế một mẫu cho thống nhất toàn bưu cục nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như tính pháp lý của chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau: