NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN MUA SẮM VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÁC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRỰC THUỘC BỘ
Những vấn đề cơ bản về kiểm toán
Thuật ngữ “kiểm toán” thực sự mới xuất hiện và được sử dụng ở nước ta từ hơn một chục năm cuối thế kỷ XX Trong quá trình đó, cách hiểu và cách dùng khái niệm này chưa được thống nhất Có thể khái quát các cách hiểu về kiểm toán theo 3 loại quan niệm chính như sau:
Theo quan điểm thứ nhất, kiểm toán được hiểu theo đúng thời cuộc của nó: Phát sinh cùng thời với cơ chế thị trường Theo quan niệm đó, người ta thường dẫn ra định nghĩa trong Lời mở đầu “Giải thích các chuẩn mực kiểm toán” của Vương quốc Anh:
“Kiểm toán là sự kiẻm tra độc lập và là sự bày tỏ ý kiến về những bản khai tài chính của một xí nghiệp do một kiểm toán viên được bổ nhiệm để thực hiện những công việc đó theo đúng với bất cứ nghĩa vụ pháp định có liên quan”
Theo quan điểm của các chuyên gia kiểm toán Hoa Kỳ:
“Kiểm toán là một quá trình mà qua đó một người độc lập, có nghiệp vụ tập hợp và đánh giá rõ ràng về thông tin có thể lượng hoá có liên quan đến một thực thể kinh tế riêng biệt nhằm mục đích xác định và báo cáo mức độ phù hợp giữa thông tin có thể lượng hoá với những tiêu chuẩn đã được thiết lập” [1].
Theo quan niệm giáo dục và đào tạo kiểm toán ở Cộng hoà Pháp:
“Kiểm toán là việc nghiên cứu và kiểm tra các tài koản niên độ của một tổ chức do một người độc lập, đủ danh nghĩa gọi là một kiểm toán viên tiến hành để khẳng định rằng những tài khoản đó phản ánh đúng đắn tình hình tài chính thực tế, không che dấu sự gian lận và chúng được trình bày theo mẫu chính thức của luật định” [12]
Các định nghĩa nêu trên tuy có khác nhau về từ ngữ với ý nghĩa cụ thể được xác định song chung quy đều bao hàm vào khái niệm kiểm toán 5 yếu tố cơ bản:
Chức năng kiểm toán: Là xác minh và bày tỏ ý kiến (hoặc nghiên cứu và kiểm tra) Đây là yếu tố cơ bản chi phối cả quá trình kiểm toán và bộ máy kiểm toán Đối tượng trực tiếp của kiểm toán: Là các bảng khai tài chính (hay tài khoản niên độ) của các tổ chức hay một thực thể kinh tế Thông thường, các bảng khai này được hiểu là các bảng tổng hợp kế toán.
Khách thể kiểm toán: Được xác định là thực thể kinh tế hoặc một tổ chức được kiểm toán Thực thể hay tổ chức ở đây được giải thích là thực thể pháp lý hoặc một bộ phận thậm chí có thể một cá nhân.
Chủ thể kiểm toán: Là những kiểm toán viên độc lập, có nghiệp vụ
Cơ sở thực hiện kiểm toán: Là những luật định, tiêu chuẩn hay chuẩn mực chung Các luật định hoặc chuẩn mực này được giải thích với khái niệm rộng bao gồm cả trong lĩnh vực kiểm toán và kiểm toán hoặc rộng hơn tuỳ theo từng cuộc kiểm toán
Với nội dung trên, các định nghĩa đã nêu khá đầy đủ các mặt đặc trưng cơ bản của kiểm toán Tuy nhiên các quan niệm này chủ yếu phù hợp với kiểm toán tài chính với đối tượng là các báo cáo tài chính do kiểm toán viên độc lập tiến hành trên cơ sở các chuẩn mực chung.
Theo quan điểm thứ hai, kiểm toán được đồng nghĩa với kiểm tra kế toán, một chức năng của bản thân kế toán, một thuộc tính cố hữu của kế toán, Nội dung của hoạt động này là rà soát các thông tin từ chứng từ kế toán đến tổng hợp cân đối kế toán Đây là quan điểm mang tính truyền thống trong điều kiện kiểm tra chưa phát triển và trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung Trong cơ chế này, Nhà nước vừa là chủ sở hữu, vừa thực hiện lãnh đạo trực tiếp nền kinh tế Do đó, chức năng kiểm tra của Nhà nước được thực hiện trực tiếp với mọi thực thể kinh tế - xã hội thông qua nhiều khâu kể cả kiểm tra kế hoạch, kiểm tra thực hiện kế hoạch, xét duyệt hoàn thành kế hoạch, kiểm tra tài chính thường xuyên và xét duyệt quyết toán, thanh tra các vụ việc cụ thể.
Trong quá trình phát triển, kiểm toán không chỉ giới hạn ở kiểm toán bảng khai tài chính hay tài liệu kế toán mà còn thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệu quả hoạt động kinh tế, hiệu năng của quản lý xã hội, hiệu lực của hệ thống pháp lý trong từng loại hoạt động… Vì vậy, theo quan điểm hiện đại, phạm vi kiểm toán rất rộng, bao gồm những lĩnh vực chủ yếu như: Kiểm toán thông tin, kiểm toán quy tắ, kiểm toán hiệu quả, kiểm toán hiệu năng.
Các quan niệm khác nhau kể trên không hoàn toàn đối lập nhau mà phản ánh quá trình phát triển của cả thực tiễn và lý luận kiểm toán Có thể minh chứng cho thấy nhận xét này bởi những kết luận chủ yếu:
Là hoạt động độc lập, chức năng cơ bản của kiểm toán là xác minh, thuyết phục để tạo niềm tin cho những người quan tâm vào những kết luận kiểm toán cho dù những kết luận này có thể hướng vào những mục tiêu cụ thể khác nhau như tính trung thực của thông tin, tính quy tắc trong việc thực hiện các nghiệp vụ, tính hiệu quả hay tính hiệu năng của hoạt động Qua xác minh, KTV bày tỏ ý kiến của mình về những lĩnh vực tương ứng Chức năng này quyết định sự tồn tại của hoạt động kiểm toán.
Với bản chất và chức năng trên, kiểm toán phải thực hiện mọi hoạt động kiểm tra, kiểm soát những vấn đề liên quan đến thực trạng tài sản, các nghiệp vụ tài chính và sự phản ánh của nó trên sổ sách kế toán cùng hiệu quả đạt được Những loại công việc này tự nó đã gắn chặt với nhau Đó là luận cứ cho việc tổ chức kiểm toán khoa học.
Đặc điểm mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ ảnh hưởng tới kiểm toán
1.2.1 Tổ chức công tác mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
Tổ chức công tác mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ cơ bản gồm các bước công việc:
Thứ nhất, Lập kế hoạch mua sắm
Hàng năm, căn cứ vào nhu cầu sử dụng tài sản hoặc kế hoạch mua sắm đã được quy định trong Hiệp định (nếu có), các BQLDA trực thuộc bộ lập kế hoạch mua sắm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Nội dung kế hoạch mua sắm bao gồm liệt kê chi tiết danh mục các loại tài sản cần mua, giá trị ước tính cho từng loại (hoặc từng gói thầu) và thời gian tiến hành mua sắm cho từng gói thầu trong năm kế hoạch… Căn cứ vào tình hình kinh phí, cấp có thẩm quyền sẽ phê duyệt hoặc không phê duyệt kế hoạch mua sắm đó Trường hợp kế hoạch mua sắm được phê duyệt, trên cơ sở giá trị ước tính của từng gói thầu, cấp có thẩm quyền ra quyết định mua sắm cho BQLDA, trong đó quyết định danh mục, giá trị tài sản (gói thầu) được mua sắm, hình thức áp dụng trong mua sắm tài sản theo đúng quy định tại các văn bản của Nhà nước hoặc quy định trong Hiệp định (nếu có) và kế hoạch về thời gian tiến hành mua sắm.
Thứ hai, Thực hiện mua sắm
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm được cấp có thẩm quyền phê duyệt, các BQLDA tiến hành mua sắm, dụng các hình thức mua sắm theo đúng quy định Đối với những gói thầu phải áp dụng hình thức đấu thầu, BQLDA lập hồ sơ mời thầu trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Hồ sơ mời thầu bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu làm căn cứ pháp lý để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu; làm căn cứ cho việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng Ngay sau khi đóng thầu, hồ sơ dự thầu của các nhà thầu sẽ được mở công khai; tổ chấm thầu sẽ đánh giá theo các tiêu chí được quy định trong hồ sơ mời thầu để lựa chọn nhà thầu đáp ứng đầy đủ các điều kiện Dựa vào kết quả chấm thầu, BQLDA trình cấp có thẩm quyền phê duyệt đơn vị trúng thầu Sau khi kết quả chấm thầu được phê duyệt, BQLDA tiến hành thủ tục thương thảo và ký kết hợp đồng làm căn cứ cho việc thực hiện các nghĩa vụ của nhà thầu trong cung cấp hàng hóa. Đối với những gói thầu có giá trị nhỏ áp dụng hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp,…BQLDA phát hành hồ sơ yêu cầu, nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất có nội dung tương tự hồ sơ dự thầu, bao gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính, thương mại BQLDA tiến hành đánh giá hồ sơ đề xuất của nhà thầu theo tiêu chuẩn đánh giá nêu trong hồ sơ yêu cầu Kết quả đánh giá sẽ được cấp có thẩm quyền phê duyệt để chỉ định nhà thầu cung cấp hàng hóa Trên cơ sở quyết định phê duyệt kết quả BQLDA tiến hành thương thảo, hoàn thiện ký kết hợp đồng với nhà thầu.
Thứ ba, Sử dụng tài sản
Tài sản được mua về BQLDA phải có phương án phân bổ theo đúng nhu cầu sử dụng Phòng Kế hoạch - Tài chính thực hiện theo dõi, hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành Các BQLDA có trách nhiệm định kỳ theo dõi và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng tài sản đem lại Mọi tài sản được mua, được tiếp nhận theo quyến định của cấp có thẩm quyền và tài sản được thuê để phục vụ cho hoạt động của dự án phải được sử dụng đúng mục đích, định mức tiêu chuẩn của nhà nước đã quy định
1.2.2 Hình thức mua sắm tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
Hầu hết tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ đều do BQLDA trực tiếp tiến hành mua Ngoài ra, tuỳ thuộc vào giá trị gói thầu, chủng loại tài sản và căn cứ vào quy định của dự án hay Hiệp định viện trợ mà việc mua sắm có thể thông qua các cơ quan chuyên trách hay các đại lý mua sắm
Thứ nhất, Mua sắm tài sản do các BQLDA thực hiện
Một số hình thức được áp dụng chủ yếu trong mua sắm tài sản tại các BQLDA ở các bộ để lựa chọn nhà thầu cung ứng là:
Một là, Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) Là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu với sự tham gia của các nhà thầu nước ngoài và nhà thầu trong nước.
Mục đích của đấu thầu cạnh tranh quốc tế nhằm cung cấp cho tất cả các nhà thầu tiềm năng và hợp lệ với thông báo đúng hạn và chính xác các yêu cầu của bên vay và tạo cơ hội dự thầu bình đẳng đối với hàng hoá và công trình theo yêu cầu
Hai là, Đấu thầu quốc tế hạn chế (LIB) Về cơ bản chính là đấu thầu cạnh tranh quốc tế nhưng thông qua mời thầu trực tiếp chứ không đăng quảng cáo rộng rãi Đây có thể là một hình thức mua sắm thích hợp khi mà chỉ có một số lượng hạn chế các nhà cung cấp, khối lượng hợp đồng không đủ lớn để thu hút các nhà cung cấp và nhà thầu nước ngoài thông qua đấu thầu cạnh tranh quốc tế, hoặc các nguyên nhân ngoại lệ khác có thể làm cơ sở minh chứng cho việc không cần thực hiện các thủ tục đấu thầu cạnh tranh quốc tế đầy đủ Theo hình thức LIB, bên vay tiến hành mời thầu từ một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và danh sách này phải đủ lớn để đảm bảo có sự cạnh tranh về giá cả và bao gồm tất cả các nhà cung cấp khi mà chỉ có một số lượng hạn chế các nhà cung cấp Các ưu đãi trong nước không được áp dụng khi xét thầu theo hình thức LIB
Ba là, Đấu thầu cạnh tranh trong nước (NCB) Là thủ tục đấu thầu cạnh tranh thường được sử dụng cho mua sắm công tại quốc gia bên vay và có thể là hình thức thích hợp nhất để mua sắm hàng hoá hoặc công trình mà theo bản chất hoặc quy mô thì khó có khả năng thu hút được cạnh tranh nước ngoài NCB có thể là hình thức mua sắm phù hợp nhất khi mà các nhà thầu nước ngoài dự kiến là sẽ không quan tâm đến đợt thầu vì giá trị hợp đồng nhỏ, hoặc hàng hoá trong nước với mức giá thấp hơn giá thị trường quốc tế Thủ tục NCB cũng có thể được sử dụng khi mà các lợi thế trong thủ tục ICB không bù đắp nổi những khó khăn về tài chính hoặc hành chính liên quan Việc quảng cáo có thể được hạn chế trong phạm vi báo chí trong nước hoặc công báo chính thức hoặc tại một trang web có thể tiếp cận một cách rộng rãi Hồ sơ mời thầu có thể chỉ in bằng ngôn ngữ của bên vay (hoặc ngôn ngữ được sử dụng trên toàn quốc đối với các giao dịch thương mại), đồng tiền của bên vay được sử dụng để đấu thầu và thanh toán
Ngoài ra, trong mua sắm hàng hoá tại các BQLDA trực thuộc bộ còn một số hình thức khác được áp dụng như:
Một là, Chào hàng cạnh tranh trong mua sắm hàng hoá Việc áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh phải được phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu
Hai là, Hợp đồng trực tiếp: Là hình thức hợp đồng mà không có cạnh tranh (một nguồn) và có thể là hình thức thích hợp cho một số trường hợp:
(1) Khi cần phải bổ sung các mặt hàng trong cùng một hợp đồng hiện hành đã được trao theo thủ tục ICB Trong các trường hợp này phải thoả mãn không có khả năng để nhận được hồ sơ chào tốt hơn và mức giá phải trả không cao hơn mức giá gốc Thông thường, việc đặt hàng lại được diễn ra trong một khoảng thời gian và số lượng hàng bổ sung không vượt quá một tỷ lệ % số lượng hàng lần trước theo quy định trong hướng dẫn mua sắm của tổ chức viện trợ.
(2) Khi chuẩn mực của các thiết bị hoặc phụ tùng thay thế phải tương xứng với thiết bị hiện hành thì có thể thực hiện mua sắm bổ sung từ nhà cung cấp ban đầu Để việc đặt mua có cơ sở, các thiết bị gốc phải thích hợp và số lượng hàng mới thường phải ít hơn số lượng hiện có, mức giá phải hợp lý và các lợi thế của việc mua thiết bị từ các nguồn khác phải được xem xét và loại bỏ trên các cơ sở được tổ chức viện trợ chấp nhận.
(3) Thiết bị cần mua là hàng độc quyền và chỉ có thể mua từ một nguồn.
(4) Trong các trường hợp ngoại lệ như do thiên tai xảy ra
Thứ hai, Mua sắm từ các cơ quan chuyên trách: Có thể có các trường hợp theo đó việc mua sắm được thực hiện trực tiếp từ các cơ quan chuyên môn hoá, đóng vai trò nhà cung cấp, tuân thủ theo các thủ tục mua sắm riêng của cơ quan này, có thể là hình thức mua sắm thích hợp nhất: số lượng nhỏ các hàng hoá bán sẵn; chủ yếu trong các lĩnh vực giáo dục và y tế; các sản phẩm chuyên biệt mà số lượng các nhà cung cấp bị giới hạn.
Thứ ba, Mua sắm thông qua các đại lý mua sắm: Khi bên vay (các BQLDA) thiếu kinh nghiệm, nguồn lực, tổ chức cần thiết, bên vay (hoặc tổ chức cho vay) tuyển dụng một số công ty hay hãng chuyên trách về mua sắm làm đại lý mua sắm cho mình Đại lý sẽ tuân thủ các thủ tục mua sắm được quy định trong hiệp định tài trợ và trong các hướng dẫn mua sắm, bao gồm cả việc sử dụng mẫu hồ sơ mời thầu chuẩn của tổ chức cho vay, thủ tục giám sát và các tài liệu Các thủ tục này cũng được áp dụng trong trường hợp các cơ quan của Liên Hiệp quốc đóng vai trò như các đại lý mua sắm (Chi phí và mức phí trả cho đại lý mua sắm và giám sát là hợp lệ để được tài trợ nếu được quy định trong hiệp định tài trợ và nếu các điều khoản, điều kiện về tuyển chọn, tuyển dụng đại lý được tổ chức tài trợ chấp thuận)
1.2.3 Quản lý tài chính trong mua sắm tài sản và quản lý sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
1.2.3.1 Quản lý tài chính trong mua sắm tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
Trong quá trình mua sắm tài sản tại các BQLDA đều có những quy định cụ thể về quản lý tài chính Các tài sản được hình thành từ các dự án thường có những quy định riêng, cụ thể cho từng dự án do chủ đầu tư hoặc theo Hiệp định được ký kết Về cơ bản công tác quản lý tài chính đối với mua sắm được quy định như sau:
Hàng năm, các BQLDA cần chuẩn bị một kế hoạch tài chính của dự án trình bộ chủ quản và tổ chức viện trợ để phê duyệt Nội dung kế hoạch tài chính cho dự án thể hiện đầy đủ khối lượng công việc sẽ được thực hiện, nguồn vốn, tiến độ rút vốn viện trợ và vốn đối ứng cần thiết Khi kế hoạch được duyệt, bộ chủ quản sẽ thông báo kế hoạch cấp phát vốn đầy tư đối với dự án cho các BQLDA căn cứ vào tổng kinh phí và cơ cấu sử dụng vốn được quy định tại hiệp định vay.
Đặc điểm kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
dự án trực thuộc bộ
1.3.1 Hình thức tổ chức kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
Có 2 hình thức tổ chức có thể áp dụng đối với kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ là: Cuộc kiểm toán độc lập hoặc là bộ phận trong cuộc kiểm toán bộ, ngành
Thứ nhất, Tổ chức cuộc kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các
BQLDA trực thuộc bộ độc lập Đối với cuộc kiểm toán này, tiến hành kiểm toán chuyên sâu vào tình hình mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ Toàn bộ thời gian của cuộc kiểm toán là kiểm toán tình hình mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA. Vấn đề mua sắm và sử dụng tài sản được xem xét kỹ lưỡng ở nhiều khía cạnh nên ngoài việc kiểm toán tính tuân thủ, tính đúng đắn, hợp pháp của báo cáo tài chính như các cuộc kiểm toán thông thường thì cuộc kiểm toán này có đầy đủ điều kiện để xem xét, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động (kiểm toán hoạt động) Hơn nữa, cuộc kiểm toán độc lập này phải đánh giá được hiệu quả của việc quản lý, sử dụng các nguồn vốn trong mua sắm tài sản, tức là đồng nghĩa với việc phải tiến hành kiểm toán hoạt động.
Do quy mô kiểm toán lớn, các thành viên Đoàn kiểm toán được chia làm nhiều Tổ kiểm toán thực hiện kiểm toán tại các BQLDA trực thuộc bộ về tình hình mua sắm và sử dụng tài sản từ các nguồn kinh phí Các thành viên tham gia Đoàn kiểm toán phải có trình độ chuyên môn về lĩnh vực được kiểm toán
Các phương pháp được sử dụng trong cuộc kiểm toán đa dạng, KTV phải vận dụng cùng lúc nhiều phương pháp kiểm toán để có thể thu thập được những bằng chứng kiểm toán logic, chính xác cho những nhận định, kết luận của mình.
Cũng như các cuộc kiểm toán khác, trình tự cuộc kiểm toán độc lập về mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ cũng bao gồm 4 giai đoạn: Chuẩn bị kiểm toán; Thực hiện kiểm toán; Lập báo cáo kiểm toán; Kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.
Thứ hai, Là bộ phận trong cuộc kiểm toán bộ, ngành Đối với hình thức kiểm toán này, nội dung kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản được thể hiện là một phần công việc cần phải được kiểm toán trong cuộc kiểm toán báo cáo quyết toán NSNN, tiền và tài sản nhà nước của bộ, ngành để đánh giá tính tuân thủ pháp luật và tính tiết kiệm, hiệu quả và hiệu lực trong việc sử dụng NSNN (hoặc nguồn viện trợ nếu có) để mua sắm tài sản đáp ứng nhu cầu hoạt động của các BQLDA.
Nội dung kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản chỉ là một nội dung nhỏ trong các nội dung kiểm toán của Đoàn kiểm toán, của từng Tổ kiểm toán, do vậy số lượng KTV được bố trí kiểm toán nội dung này trong các Tổ kiểm toán thường chỉ là 1 KTV KTV được phân công nhiệm vụ kiểm toán tình hình mua sắm và sử dụng tài sản tại BQLDA đồng thời cũng thực hiện kiểm toán các nội dung kinh tế khác trong báo cáo tài chính của đơn vị theo sự phân công của Tổ trưởng Tổ kiểm toán.
Việc phân công công việc căn cứ vào trình độ của từng KTV KTV được phân công kiểm toán tình hình mua sắm và sử dụng tài sản yêu cầu phải có chuyên môn, am hiểu về các văn bản, chế độ của Nhà nước trong mua sắm và sử dụng tài sản để đưa ra những kết luận chính xác
Mục đích của nội dung kiểm toán này nhằm đưa ra những đánh giá, kết luận về tình hình tăng, giảm tài sản trong năm của đơn vị; việc theo dõi trên sổ sách kế toán; tình hình sử dụng tài sản tại đơn vị thông qua xem xét các biên bản kiểm kê cuối năm, kiểm tra đối chiếu thực tế, phỏng vấn người sử dụng,…
Do chỉ là một nội dung trong kế hoạch kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán, do vậy thời gian bố trớ cho nội dung này rất ớt, thụng thường là ẵ đến 1 ngày làm việc.
1.3.2 Tổ chức và hoạt động của Đoàn kiểm toán Đoàn kiểm toán được thành lập để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của KTNN theo từng đối tượng kiểm toán và mục tiêu cụ thể Đoàn kiểm toán tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ kiểm toán, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về những đánh giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị trong báo cáo kiểm toán Tổ chức Đoàn kiểm toán bao gồm: Trưởng Đoàn kiểm toán và các thành viên Đoàn kiểm toán.
Thứ nhất, Đối với Trưởng Đoàn kiểm toán Trưởng Đoàn kiểm toán có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kiểm toán của cuộc kiểm toán trình Kiểm toán trưởng để trình Tổng KTNN phê duyệt; Phân công nhiệm vụ cho các thành viên Đoàn kiểm toán; chỉ đạo, điều hành Đoàn kiểm toán thực hiện kiểm toán theo kế hoạch kiểm toán đã được phê duyệt; Lập báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán; Quản lý các thành viên của Đoàn kiểm toán trong thời gian thực hiện nhiệm vụ kiểm toán… Trưởng Đoàn kiểm toán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng đắn, trung thực, khách quan của những đnahs giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị trong báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán; Chịu trách nhiệm vê hoạt động của Đoàn kiểm toán trước Kiểm toán trưởng và Tổng KTNN.
Thứ hai, Đối với thành viên Đoàn kiểm toán Thành viên Đoàn kiểm toán có nhiệm vụ hoàn thành nhiệm vụ và báo cáo kết quả thực hiện theo sự phân công; Tuân thủ chuẩn mực, quy trình và phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ kiểm toán; Chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao…
Tuỳ thuộc vào quy mô của đối tượng kiểm toán, Đoàn kiểm toán sẽ phân chia thành các Tổ kiểm toán với số lượng thành viên cần thiết cho cuộc kiểm toán.
Tổ kiểm toán là bộ phận của Đoàn kiểm toán, thực hiện nhiệm vụ kiểm toán độc lập tại một đối tượng kiểm toán nào đó theo sự phân công thuộc phạm vi kiểm toán của Đoàn kiểm toán. Đối với kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản, do quy mô công việc lớn Đoàn kiểm toán bố trí làm nhiều Tổ kiểm toán, mỗi Tổ kiểm toán chịu trách nhiệm kiểm toán đối với một bộ Ngoài ra, liên quan đến nhiệm vụ tổng hợp, lập dự thảo báo cáo kiểm toán, các Tổ kiểm toán thực hiện tổng hợp kết quả tại bộ mà mình thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng Đoàn kiểm toán Quy mô mỗi tổ kiểm toán được bố trí tuỳ theo quy mô của đối tượng kiểm toán, thông thường từ 4 KTV trở lên để đảm bảo tính khách quan trong công tác kiểm toán Tổ trưởng tổ kiểm toán phải là những KTV có kinh nghiệm về quản lý và khả năng về chuyên môn. Để hoạt động của Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán đảm bảo chất lượng và đáp ứng mục tiêu đề ra cần phân công, phân cấp rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các chức danh trong Đoàn kiểm toán Việc phân công trong một Đoàn kiểm toán chính là phân công nhiệm vụ kiểm toán giữa các Tổ kiểm toán, giữa các thành viên trong một
THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN MUA SẮM VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÁC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRỰC THUỘC BỘ DO KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC THỰC HIỆN
Tổng quan về tổ chức hoạt động mua sắm và sử dụng tài sản của các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
2.1.1 Tổ chức và hoạt động của các ban quản lý dự án trực thuộc bộ do Kiểm toán Nhà nước thực hiện
BQLDA là cơ quan giúp việc cho chủ đầu tư thực hiện các dự án Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của BQLDA được quy định theo hướng dẫn tại Thông tư 03/2007/TT-BKH ngày 12/3/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Có thể khái quát một số quy định cụ thể:
Thứ nhất, Về nguyên tắc tổ chức và hoạt động của BQLDA
BQLDA được thành lập để giúp cơ quan chủ quản, chủ dự án quản lý thực hiện chương trình, dự án Việc giao nhiệm vụ và ủy quyền cho BQLDA phải được quy định trong Quyết định thành lập BQLDA hoặc tại các văn bản ủy quyền cụ thể của cơ quan quyết định thành lập BQLDA
Việc thành lập và cơ chế hoạt động của BQLDA phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và Điều ước quốc tế ký kết với nhà tài trợ (nếu có); BQLDA và người đứng đầu BQLDA chịu trách nhiệm trước cơ quan quyết định thành lập BQLDA và pháp luật về hành vi của mình trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao; Có trách nhiệm giải trình với cơ quan quyết định thành lập BQLDA,các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA, các cơ quan bảo vệ pháp luật, các cơ quan dân cử, các tổ chức chính trị, xã hội và nhà tài trợ về các vấn đề thuộc thẩm quyền;Mọi hoạt động của BQLDA phải được công khai và chịu sự giám sát theo các quy định hiện hành;
BQLDA thực hiện quản lý và sử dụng có hiệu quả, chống thất thoát, lãng phí các nguồn lực của chương trình, dự án; Thực hiện các quy định của pháp luật về phòng chống tham nhũng; có các biện pháp phòng chống tham nhũng.
Thứ hai, Về chức năng và nhiệm vụ chung
BQLDA có chức năng giúp Chủ dự án quản lý thực hiện chương trình, dự án với các nhiệm vụ sau đây:
Một là, Nhiệm vụ lập kế hoạch bao gồm: Xây dựng kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện chương trình, dự án (kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch đấu thầu, ), trong đó xác định rõ các nguồn lực sử dụng, tiến độ thực hiện, thời hạn hoàn thành, mục tiêu chất lượng và tiêu chí chấp nhận kết quả đối với từng hoạt động của chương trình, dự án để làm cơ sở theo dõi, đánh giá
Hai là, Nhiệm vụ quản lý chuẩn bị thực hiện chương trình, dự án:
Việc quản lý chuẩn bị thực hiện chương trình, dự án đầu tư thực hiện theo quy định hiện hành về quản lý đầu tư và xây dựng công trình, có tính đến một số yêu cầu có tính đặc thù đối với chương trình, dự án ODA (di dân, tái định cư, giải phóng mặt bằng; đánh giá tác động môi trường; đánh giá tác động xã hội) trên cơ sở Điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ.
Ba là, Nhiệm vụ thực hiện các hoạt động mua sắm (đấu thầu và quản lý hợp đồng), bao gồm: (1) Thực hiện nhiệm vụ về đấu thầu do cơ quan quyết định thành lập BQLDA giao phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định đấu thầu của nhà tài trợ (2) Quản lý việc thực hiện các nghĩa vụ quy định tại hợp đồng đã được người có thẩm quyền ký kết với nhà thầu (trên các phương diện: tiến độ, khối lượng, chất lượng, an toàn lao động và vệ sinh môi trường) Theo dõi, giám sát, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu Kịp thời giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện các hợp đồng theo thẩm quyền (3) Tổ chức thực hiện nghiệm thu sản phẩm; thanh quyết toán theo quy định của pháp luật.
(4) Nhiệm vụ quản lý tài chính và giải ngân (Quản lý tài chính và thực hiện các thủ tục giải ngân theo quy định của pháp luật và phù hợp với các quy định của nhà nước và nhà tài trợ) (5) Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự án (6) Nhiệm vụ đối với việc nghiệm thu, bàn giao, quyết toán chương trình, dự án (Chuẩn bị để cơ quan chủ quản, chủ dự án nghiệm thu chương trình, dự án và bàn giao chương trình, dự án đã hoàn thành cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác; Lập báo cáo kết thúc chương trình, dự án và báo cáo quyết toán chương trình, dự án trong thời hạn quy định Trường hợp điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ có quy định cơ cấu tổ chức quản lý dự án, nhiệm vụ và trách nhiệm của BQLDA, thì cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của BQLDA phải được cụ thể hóa và thể hiện đầy đủ trong Quy chế tổ chức và hoạt động của BQLDA)
Thứ ba, Về quản lý và sử dụng tài sản
BQLDA được trang bị tài sản để phục vụ công tác quản lý chương trình, dự án theo quy định của pháp luật và Điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ; Tài sản của BQLDA phải được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Không được cho thuê, cho mượn, biếu, tặng và sử dụng tài sản vào mục đích cá nhân; BQLDA phải báo cáo cơ quan quyết định thành lập BQLDA về các tài sản được các đơn vị tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp bàn giao, tặng, để lại cho BQLDA để quản lý theo quy định của pháp luật; Tài sản của BQLDA sau khi chương trình, dự án kết thúc hoặc không cần sử dụng trong quá trình thực hiện phải được xử lý theo quy định hiện hành.
Việc mua sắm tài sản tại các ban quản lý dự án căn cứ vào dự toán kinh phí hàng năm và căn cứ vào kế hoạch mua sắm được quy định trong đề cương dự án. Trên cơ sở giá trị từng gói thầu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt (hoặc quy định trong Hiệp định), BQLDA tiến hành mua sắm theo đúng quy định Hình thức mua sắm cũng như quy trình mua sắm áp dụng cho từng gói thầu phải được căn cứ vào các văn bản của nhà nước và quy định trong Hiệp định (nếu có).
Việc trang cấp tài sản phục vụ công tác quản lý của các Ban quản lý dự án phải phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ được giao, phù hợp với tiêu chuẩn, định mức doNhà nước quy định, đảm bảo thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Tài sản được trang cấp cho Ban quản lý dự án phải được sử dụng đúng mục đích, được hạch toán, theo dõi đầy đủ theo chế độ quy định Trường hợp Điều ước quốc tế cụ thể về ODA có quy định khác quy định hiện hành của Việt Nam về trang cấp, quản lý tài sản của Ban quản lý dự án thì chủ dự án phải báo cáo Thủ tướng Chính phủ xin ý kiến trước khi ký kết hoặc thực hiện mua sắm theo quy định của Điều ước quốc tế đó. Đối với các bộ được kiểm toán trong năm 2007 do KTNN thực hiện, chủ yếu việc mua sắm tài sản được thực hiện bởi các BQLDA với các hình thức như đấu thầu cạnh tranh trong nước, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu, Ngoài ra, tuỳ thuộc vào giá trị gói thầu, chủng loại tài sản và căn cứ vào các thoả thuận trong hiệp định (nếu có) mà việc mua sắm có thể thông qua các cơ quan chuyên trách hay các đại lý mua sắm
2.1.2 Quy trình mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
2.1.2.1 Quy trình mua sắm tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
Mục tiêu của hoạt động mua sắm là đáp ứng tốt nhất yêu cầu tài sản với đầy đủ ý nghĩa cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả và thời điểm phù hợp với mục tiêu của dự án Để đạt được mục tiêu đó, quá trình tổ chức mua sắm phải đáp ứng sự kết hợp giữa tính năng động với tính công nghệ trong tác nghiệp Quá trình tác nghiệp đó có thể được chia thành các bước chính sau:
Thứ nhất, Ước tính nhu cầu và hình thành đơn đặt hàng Các đơn vị thụ hưởng tổng hợp nhu cầu trên cơ sở tính cần thiết, mục tiêu và kế hoạch của từng hoạt động gửi BQLDA để tổng hợp nhu cầu chung Ước tính phải nêu rõ số lượng,chủng loại, chất lượng cũng như những đặc điểm riêng, những thông tin cần thiết khác về tài sản cần trang bị Những yếu tố có thể làm căn cứ xác định nhu cầu gồm:Mục tiêu của dự án trong quan hệ với việc xác định quy mô, cơ cấu và thời gian cung ứng từng loại tài sản; Định mức sử dụng và dự trữ cùng các tiêu chuẩn kỹ thuật làm căn cứ xác định nhu cầu trong quan hệ với tính tiên tiến của tiêu chuẩn và trách nhiệm của các bộ phận liên quan sử dụng tài sản; Xem xét các thông tin liên quan đến việc xác định nhu cầu Ước tính nhu cầu cần được xem xét trên khía cạnh pháp lý cả về trách nhiệm, cả về thủ tục xác định nhu cầu Về trách nhiệm, xác định nhu cầu cần căn cứ vào nhu cầu của bộ phận sử dụng trực tiếp Về thủ tục, xác định nhu cầu cần căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật kèm theo cho từng loại tài sản sao cho phù hợp với đối tượng sử dụng.
Thứ hai, Xét duyệt yêu cầu mua Việc xét duyệt nhu cầu trước hết được các
BQLDA thẩm định, sau đó được chuyển lên bộ chủ quản và tổ chức viện trợ quyết định trên cơ sở những thông tin gửi kèm về tài sản Bộ chủ quản sẽ kiểm tra lại các thông tin về nhu cầu ở tầm cao hơn và yêu cầu sửa đổi khi cần thiết Sau đó sẽ ký duyệt hoặc bác bỏ yêu cầu nếu không sửa đổi hoặc bổ sung làm rõ các vấn đề đặt ra.
Mục tiêu chủ yếu của quá trình xét duyệt này là xác định mức phù hợp về số lượng, giá cả của tài sản với kế hoạch mua sắm năm, và kế hoạch mua sắm quy định trong hiệp định; độ tin cậy (chính xác) của những thông tin cơ sở về nhu cầu mua; mức đầy đủ và kịp thời về những thông tin liên quan đến khả năng lỗi thời hoặc khan hiếm của hàng hoá; Khả năng thanh toán trong kỳ và trong tương lai,
Thông thường, sau khi yêu cầu đã được xét duyệt, BQLDA sẽ thực hiện tổ chức mua sắm.
Kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ do Kiểm toán Nhà nước thực hiện
2.2.1 Hình thức tổ chức cuộc kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ do Kiểm toán Nhà nước thực hiện
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 17/2007/CT-TTg ngày 25/7/2007 về việc tăng cường quản lý tài sản của các ban quản lý dự án có sử dụng vốn nhà nước, một cuộc kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại cácBQLDA trực bộ độc lập đã được xây dựng trong kế hoạch kiểm toán năm của KTNN
Cuộc kiểm toán được tiến hành trong thời gian 55 ngày, toàn bộ thời gian kiểm toán tập trung kiểm toán tình hình mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ Cuộc kiểm toán nhằm đưa ra các kết luận về tính đúng đắn, tuân thủ pháp luật trong việc sử dụng các nguồn kinh phí để mua sắm tài sản; đánh giá việc sử dụng tài sản tại các BQLDA; tính tiết kiệm, hiệu quả, hiệu lực trong mua sắm và sử dụng tài sản từ đó có những kiến nghị với các BQLDA, các bộ, các cơ quan chức năng trong việc quản lý tài sản và ban hành các văn bản chế độ phù hợp với tình hình để sử dụng ngân sách cho hiệu quả trong mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ. Đoàn kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ gồm:Trưởng Đoàn kiểm toán, Phó trưởng Đoàn kiểm toán, các Tổ trưởng và thành viên.
Trưởng Đoàn kiểm toán điều hành hoạt động của Đoàn kiểm toán; duyệt các biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán; quản lý các thành viên Đoàn kiểm toán trong suốt thời gian thực hiện kiểm toán,
Tổ kiểm toán gồm Tổ trưởng và các thành viên Mỗi Tổ kiểm toán gồm 4 KTV có kinh nghiệm ở các KTNN chuyên ngành, có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực kiểm toán Các Tổ kiểm toán được phân công kiểm toán tại các BQLDA trực thuộc bộ, với nội dung kiểm toán là kiểm toán tình hình mua sắm và sử dụng tài sản từ các nguồn kinh phí (nguồn NSNN, nguồn viện trợ).
KTNN chưa ban hành quy trình kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ, do vậy cuộc kiểm toán vận dụng quy trình kiểm toán chung, bao gồm 4 giai đoạn: Chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiêm toán, lập báo cáo kiểm toán và kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.
2.2.2 Mục tiêu, đối tượng và nội dung kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ do Kiểm toán Nhà nước thực hiện
Thứ nhất, Mục tiêu kiểm toán
Mục tiêu kiểm toán của kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ do KTNN thực hiện gồm:
Một là, Đánh giá và xác nhận tính đúng đắn và trung thực của các số liệu báo cáo của các bộ và của các BQLDA trực thuộc bộ;
Hai là, Đánh giá và xác nhận việc tuân thủ hệ thống các văn bản về quản lý sử dụng ngân sách của Nhà nước trong hoạt động mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ; Đánh giá việc chấp hành Chỉ thị số 17/2007/CT-TTg ngày 25/7/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường quản lý tài sản của các BQLDA sử dụng vốn Nhà nước.
Ba là, Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ; đánh giá tính kinh tế,tính hiệu quả của việc quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước trong hoạt động mua sắm và sử dụng tài sản của các BQLDA.
Thứ hai, Đối tượng kiểm toán Đối tượng kiểm toán của kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản của các BQLDA trực thuộc bộ do KTNN thực hiện là hoạt động quản lý và sử dụng nguồn vốn (NSNN hoặc nguồn kinh phí viện trợ) trong mua sắm và sử dụng tài sản nhà nước
Thứ ba, Nội dung kiểm toán
Nội dung kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ do KTNN thực hiện gồm: (1) Kiểm toán việc tuân thủ các quy định của nhà nước (hoặc Hiệp định viện trợ) trong hoạt động mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ; (2) Kiểm toán việc sử dụng các nguồn vốn trong mua sắm và sử dụng tài sản; (3) Kiểm toán việc xử lý tài sản khi dự án kết thúc hoặc không có nhu cầu sử dụng; (4) Kiểm toán việc chấp hành chế độ thanh quyết toán trong mua sắm tài sản tại các BQLDA
2.2.3 Tổ chức và hoạt động của Đoàn kiểm toán Đoàn kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ do KTNN thực hiện gồm: Trưởng Đoàn kiểm toán, Phó trưởng Đoàn kiểm toán và các thành viên Trong đó, Đoàn kiểm toán chia thành 4 Tổ kiểm toán, mỗi Tổ kiểm toán gồm từ 4 đến 5 KTV có trình độ chuyên môn sâu về lĩnh vực kiểm toán Đoàn kiểm toán được quản lý theo 02 cấp: cấp Đoàn kiểm toán có Trưởng Đoàn kiểm toán và Phó trưởng Đoàn kiểm toán; cấp dưới là các Tổ kiểm toán trực tiếp thực hiện công tác kiểm toán tại các BQLDA
Trưởng Đoàn kiểm toán trực tiếp điều hành các Tổ kiểm toán thông qua các
Tổ trưởng Tổ kiểm toán Trưởng Đoàn kiểm toán chịu trách nhiệm phân công tổ khảo sát gồm 04 KTV có kinh nghiệm thực hiện khảo sát, thu thập và phân tích thông tin tại 4 bộ được kiểm toán để lập kế hoạch kiểm toán trình cấp có thẩm quyền (Vụ Tổng hợp, Tổng KTNN) phê duyệt
Tổ kiểm toán có tổ trưởng và các thành viên Tổ trưởng Tổ kiểm toán chịu trách nhiệm điều hành các thành viên thực hiện nhiệm vụ kiểm toán được phân công trong kế hoạch kiểm toán chi tiết và định kỳ báo cáo tiến độ thực hiện kế hoạch kiểm toán, tình hình và kết quả kiểm toán cho Trưởng Đoàn kiểm toán
Các thành viên Đoàn kiểm toán được lựa chọn tham gia là những KTV có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm đối với lĩnh vực kiểm toán Theo đó, Tổ kiểm toán tại Bộ Y tế gồm những KTV thuộc KTNN chuyên ngành III có kinh nghiệm đối với lĩnh vực y tế; Tổ kiểm toán tại Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Giáo dục và Đào tạo gồm những KTV thuộc KTNN chuyên ngành II có kinh nghiệm đối với lĩnh vực giao thông, nông nghiệp, giáo dục Mỗi Tổ kiểm toán được bố trí gồm 4 KTV, thực hiện kiểm toán tại các BQLDA trực thuộc bộ
Đánh giá về kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản của các ban quản lý dự án trực thuộc bộ do kiểm toán nhà nước thực hiện
lý dự án trực thuộc bộ do kiểm toán nhà nước thực hiện
2.3.1 Những kết quả đạt được trong kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ
Kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ đã đạt được những kết quả nhất định, góp phần chấn chỉnh công tác quản lý, sử dụng tài sản của các bộ
Thứ nhất, Kết quả kiểm toán đã chỉ ra những sai phạm trong quản lý sử dụng nguồn kinh phí NSNN trong mua sắm tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ.
Từ kết quả kiểm toán năm 2008 cho thấy việc mua sắm tài sản của các BQLDA còn chưa chưa tuân thủ theo quy định của Nhà nước, chưa tiết kiệm, việc quản lý và sử dụng còn không hiệu quả …cụ thể:
Về tính tuân thủ pháp luật trong mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ:
Việc đầu tư, mua sắm tài sản tại các BQLDA chưa đúng quy trình, chậm và mang tính hình thức: Công tác thực hiện kế hoạch mua sắm chậm, một số khoản mua sắm chậm từ 1 đến 3 năm đã làm cho dự án kéo dài, chậm phát huy hiệu quả;quá trình mua sắm thông qua công tác đấu thầu, xét chọn nhà thầu chưa đúng quy định (một số gói thầu có giá trúng thầu vượt giá gói thầu 508USD đến 7.858USD nhưng vẫn được phê duyệt trúng thầu); nghiệm thu thanh toán ngay cả khi hàng hoá được cung cấp sai thông số kỹ thuật trong hợp đồng kinh tế hoặc khi hàng hoá cung cấp không có giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ,… Các nguyên nhân trên làm giảm tính hữu dụng của tài sản, sai mục đích đầu tư, giảm hiệu quả đầu tư và gây lãng phí NSNN.
Quá trình mua sắm tài sản của các BQLDA thiếu đồng bộ, việc mượn và cho mượn tài sản sai nguyên tắc diễn ra dưới nhiều hình thức,…khi kết thúc dự án và cả khi tài sản không cần sử dụng các BQLDA chưa tiến hành xử lý theo quy định.
Nhiều bộ cho phép các BQLDA trang cấp cho các cán bộ của mình nhiều loại tài sản đắt tiền không đúng quy định như: BQLDA Y tế nông thôn có 22 người thì được trang bị 22 máy tính để bàn, 6/22 máy tính xách tay (nằm ngoài tiêu chuẩn); BQLDA phòng chống HIV/AIDS có 17 ngưòi thì trang bị 23 bộ máy tính để bàn, 6 máy tính xách tay, 8 máy in và hệ thống tổng đài điện thoại 22 máy; Nhiều BQLDA còn trang bị cho cả đơn vị không phải đối tượng thụ hưởng của dự án… Đánh giá về tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực:
Kế hoạch mua sắm được duyệt của các dự án chưa thực hiện kịp thời, một số khoản mua sắm chậm hơn từ 1 đến 3 năm làm cho dự án kéo dài thời gian hoàn thành đưa vào sử dụng, chậm phát huy hiệu quả của dự án Công tác quản lý và sử dụng tài sản riêng rẽ theo từng dự án làm hạn chế việc khai thác công năng của tài sản, mặt khác làm tăng số lượng tài sản mua sắm, giảm hiệu quả sử dụng vốn dự án;
Mua trang thiết bị nhưng không khảo sát nhu cầu nên không sử dụng được hoặc phải điều chuyển cho đơn vị khác Đầu tư không đồng bộ: mua máy trong khi chưa có phòng đặt máy, chưa có người sử dụng máy, mua thiết bị dạy học khi chưa có phòng học dẫn đến tình trạng thiết bị mua về không được sử dụng ngay, dễ dẫn đến hư hỏng gây lãng phí và làm giảm hiệu quả đầu tư của dự án Chất lượng tài sản, trang thiết bị không đảm bảo, hỏng ngay khi bàn giao;
Xử lý tài sản của dự án kết thúc, tài sản không cần dùng chậm làm giảm giá trị tài sản, tăng chi phí bảo quản, lưu kho lưu bãi;
Một số bộ thành lập các BQLDA không chuyên trách để quản lý một hoặc một vài dự án dẫn đến một bộ có nhiều BQLDA vừa khó khăn cho công tác quản lý, đồng thời lại phải chi phí tốn kém cho việc mua sắm tài sản, phương tiện phục vụ hoạt động của các BQLDA Mặt khác hoạt động của mỗi BQLDA theo thời gian thực hiện dự án, chủ yếu từ 4-5 năm nhưng vẫn phải mua sắm đầy đủ các loại tài sản phương tiện, do vậy dễ dẫn đến tình trạng lãng phí Hầu hết lãnh đạo các BQLDA là các cán bộ kiêm nhiệm dễ dẫn đến tài sản, phương tiện làm việc phải trang bị 2 lần, sử dụng không hết công suất, không hiệu quả Cán bộ, nhân viên của các BQLDA làm việc không ổn định, ý thức sử dụng, bảo quản tài sản không cao
Thứ hai, Nâng cao trách nhiệm quản lý của các cơ quan chủ quản
Báo cáo kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ đã chỉ ra cả những ưu điểm cũng như những hạn chế trong việc sử dụng kinh phí để mua sắm và sử dụng tài sản của các BQLDA Dựa vào báo cáo kiểm toán được ban hành, các cơ quan chủ quản đưa ra được những biện pháp quản lý phù hợp, cụ thể: Đối với những ưu điểm cần tiếp tục được phát huy Đối với những hạn chế, cơ quan chủ quản sẽ có được những nghiên cứu để đưa ra biện pháp quản lý chặt chẽ hơn; có thể được thể hiện qua sự thay đổi quy chế nội bộ hay bằng việc giao dự toán kinh phí cho việc mua sắm tài sản theo hướng tiết kiệm, hiệu quả.
Thứ ba, Kết quả kiểm toán giúp cơ quan quản lý Nhà nước ban hành các văn bản pháp luật phù hợp hơn và chặt chẽ hơn trong mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA
Các quy định của Nhà nước trong các văn bản quy phạm pháp luật trong thực tế có thể không phù hợp Đối với các thủ tục hay quy định, định mức trong mua sắm tài sản tại các BQLDA nhiều trường hợp không phù hợp với điều kiện thực tế do sự phát triển kinh tế ngày càng cao Do vậy, qua kiểm toán các cơ quan quản lý của Nhà nước, đứng đầu là Quốc hội – cơ quan lập pháp, chỉ đạo các bộ, ngành liên quan nghiên cứu để sửa đổi các văn bản pháp luật quy định việc trang bị và sử dụng tài sản cho các cơ quan nhà nước phù hợp với tình hình thực tế, cải tiến chế độ mua sắm tại các BQLDA
Thứ tư, Tăng cường trao đổi thông tin giữa Kiểm toán nhà nước với các cơ quan chức năng
Từ những kết quả đạt được, KTNN thông báo cho Bộ Tài chính và Cục Quản lý công sản để các cơ quan chức năng này nắm bắt được thông tin chính xác hơn về số liệu tài chính, tình hình tuân thủ pháp luật trong mua sắm tài sản Hàng năm, các số liệu thống kê về tình hình mua sắm và sử dụng tài sản của các bộ, ngành được Bộ Tài chính, Cục Quản lý công sản gửi về cho KTNN, đây là cơ sở để KTNN lập kế hoạch kiểm toán năm Việc phối hợp, trao đổi thông tin giúp tăng cường công tác quản lý sử dụng ngân sách trong mua sắm tài sản tại các cơ quan, bộ máy Nhà nước.
2.3.2 Một số hạn chế trong kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các
BQLDA trực thuộc bộ Để phát hiện ngăn ngừa và sửa chữa các thiếu sót trong mua sắm và sửu dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ, KTNN đã có nhiều cố gắng trong tổ chức kiểm toán từ khâu soạn thảo, ban hành chính sách (kể cả soạn thảo Luật KTNN, các nghị định đến ban hành các quy định chuẩn mực, quy trình KTNN ) đến điều hành thực tiễn hoạt động kiểm toán Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện kiểm toán còn nhiều hạn chế, biểu hiện:
Thứ nhất, Chưa chú trọng đánh giá hệ thống KSNB tại đơn vị được kiểm toán
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN MUA SẮM VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÁC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRỰC THUỘC BỘ DO KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC THỰC HIỆN
Phương hướng của kiểm toán nhà nước đối với kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
Cùng với yêu cầu ngày càng cao về chất lượng kiểm toán của KTNN, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ hỗ trợ Quốc hội, các cơ quan quản lý của Nhà nước, việc hoàn thiện kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ do KTNN Việt Nam thực hiện cần tuân theo những định hướng chủ yếu như sau:
Thứ nhất, Việc hoàn thiện tổ chức kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA phải gắn liền với hoàn thiện tổ chức cơ quan KTNN theo hướng chuyên nghiệp, tập trung nâng cao năng lực kiểm toán, đảm bảo tính độc lập trong thực thi nhiệm vụ kiểm toán Phát triển KTNN để thực sự trở thành công cụ quan trọng và đủ mạnh của Nhà nước thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát nghiêm ngặt trong việc quản lý và sử dụng tài sản nhà nước Việc hoàn thiện tổ chức kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA cần đặt trong tiến trình chung của đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, đổi mới và hoàn thiện thể chế, nền hành chính quốc gia, nền kinh tế thị trường, mở cửa và hội nhập
Việc tổ chức các KTNN các khu vực và các KTNN chuyên ngành kiểm toán phải đảm bảo về chất lượng, có chiều sâu và phù hợp với tình hình thực tế và mục tiêu hoạt động dài hạn, tránh tình trạng phát triển quá nhanh so với năng lực hoạt động kiểm toán Tăng quy mô mẫu kiểm toán về tổng thể và tại các đầu mối trên, nhất là các cơ quan, đơn vị, tổ chức có sử dụng ngân sách để mua sắm tài sản với quy mô lớn Tập trung kiểm toán việc quản lý và sử dụng tài sản; nâng cao chất lượng kiểm tra, phân tích, đánh giá việc quản lý, sử dụng tài sản.
Thứ hai, Việc hoàn thiện kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA các bộ phải đạt được mục tiêu đánh giá tính tuân thủ, tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả của việc quản lý, sử dụng NSNN trong việc mua sắm và sử dụng tài sản của các BQLDA; đồng thời kiến nghị với các cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm, sửa đổi, bổ sung cải tiến chế độ mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA.
Với việc hoạt động độc lập, theo nguyên tắc khách quan và chỉ tuân theo pháp luật, KTNN là công cụ quan trọng thực hiện quyền lực của nhân dân bằng kiểm kê và kiểm soát trong quản lý, sử dụng NSNN để mua sắm tài sản Ý kiến và sự xác nhận của KTNN là sự đảm bảo độ tin cậy của các thông tin tài chính. Chính vì vậy, việc hoàn thiện kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA bảo đảm thực hiện được các mục tiêu kiểm toán đó là: đánh giá việc tuân thủ các quy định, chế độ, chính sách của nhà nước trong mua sắm và sử dụng tài sản; tính kinh tế, tính hiệu quả của việc sử dụng ngân sách trong mua sắm, sử dụng tài sản của các BQLDA trực thuộc bộ.
Một trong những mục tiêu quan trọng khác của việc đổi mới công tác kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA là phải chỉ ra được các sai phạm, thiếu sót (nếu có) đối với việc mua sắm và sử dụng tài sản và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan để kiến nghị vói các đơn vị được kiểm toán và các cơ quan có thẩm quyền nhằm chấn chỉnh kịp thời, góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả của việc mua sắm và sử dụng tài sản…các phát hiện kiểm toán phải gắn với việc kiến nghị xử lý liên quan đến trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Tuỳ theo mục tiêu và cách thức tổ chức kiểm toán, KTNN cần thực hiện đa dạng hoá các loại hình kiểm toán, phương pháp kiểm toán đối với việc áp dụng từng loại hình kiểm toán, KTNN sẽ đáp ứng ngày càng tốt hơn trong việc đánh giá hiệu lực, hiệu quả trong quản lý, sử dụng NSNN
Thứ ba, Tổ chức tốt việc công khai kết quả kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ nhằm bảo đảm tính minh bạch của việc quản lý và sử dụng NSNN trong mua sắm tài sản Đây là một trong các tiền đề, điều kiện quan trọng để hội nhập kinh tế với khu vực và thế giới Những thông tin kiểm toán được công bố công khai rộng rãi sẽ làm tăng thêm niềm tin của các nhà đầu tư trong và ngoài nước, đồng thời tạo điều kiện để xã hội và người dân được quyền tham gia giám sát sử dụng NSNN Chính vì vậy, kết quả kiểm toán phải công bố công khai, đầy đủ và kịp thời, tránh việc có độ trễ làm giảm hiệu quả sử dụng thông tin.
Việc công khai kết quả kiểm toán đồng thời tăng cường tính hiệu lực của các kết luận và kiến nghị kiểm toán Mặt khác, công khai kết quả kiểm toán cũng tạo nên sức ép cho việc nâng cao chất lượng kiểm toán Những thông tin trong báo cáo kiểm toán không chính xác sẽ là vấn đề rất nhạy cảm đến uy tín của cơ quan, ảnh hưởng đến niềm tin của các cơ quan quản lý, đối tượng kiểm toán đến ngành KTNN.
Thứ tư, Việc hoàn thiện kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại cácBQLDA các bộ phải đáp ứng yêu cầu hội nhập, phù hợp với các nguyên tắc,thông lệ quốc tế và điều kiện thực tiễn của Việt Nam Hội nhập về chuẩn mực,các nguyên tắc kiểm toán và các hướng dẫn kiểm toán là rất cần thiết Trong lĩnh vực kiểm toán công ngày càng có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan kiểm toán trong thực hiện nhiệm vụ kiểm toán chung liên quốc gia đối với việc đánh giá thực hiện các cam kết theo các hiệp định, nghị định thư hoặc đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn vốn tài trợ, nguồn vốn ODA.
Giải pháp hoàn thiện kiểm toán mua săm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức Đoàn kiểm toán trong kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án trực thuộc bộ
Việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức kiểm toán phải quán triệt nguyên tắc bảo đảm hiệu lực, hiệu quả hoạt động cho các tổ chức kiểm toán thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ phù hợp với môi trường pháp luật ở Việt Nam; tạo thế chủ động, sáng tạo cho đơn vị nâng cao quyền hạn, trách nhiệm trong phạm vi nhiệm vụ được giao, đồng thời tránh bỏ sót và chồng chéo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Vì vậy, tổ chức bộ máy của KTNN trong đó có tổ chức kiểm toán hoạt động cần tiếp tục được hoàn thiện để bảo đảm: tính độc lập, khách quan trong hoạt động kiểm toán; thực hiện tốt, đầy đủ các chức năng và loại hình kiểm toán.
Tổ chức đoàn, tổ kiểm toán phải gắn với phân công nhiệm vụ rõ ràng, gắn trách nhiệm quản lý với việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn; phù hợp với năng lực, sở trường của KTV; đảm bảo các điều kiện để có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát hữu hiệu chất lượng hoạt động kiểm toán Theo những nguyên tắc trên, việc hoàn thiện tổ chức đoàn kiểm toán, tổ kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA được bố trí gọn nhẹ và có cơ chế linh hoạt trong việc bố trí nhân sự và trao đổi thông tin giữa các tổ kiểm toán:
Một là, Đoàn kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA cần được tổ chức theo hướng gọn nhẹ, cân đối về khả năng của KTV trong từng lĩnh vực y tế, giáo dục, nông nghiệp,… để sắp xếp nhân sự của các tổ kiểm toán, chú trọng tới việc đào tạo các KTV dự bị, thành viên khác của đoàn kiểm toán, nhất là kỹ năng kiểm toán tại các cơ quan quản lý tổng hợp.
Hai là, Việc bố trí tổ kiểm toán tại các đơn vị tổng hợp phải được chú trọng hơn về mặt thời gian và năng lực của KTV kết hợp với xác định nội dung, phương pháp kiểm toán tại các cơ quan quản lý tổng hợp rõ ràng, khả năng phân tích và lập báo cáo kiểm toán của các thành viên trong tổ kiểm toán Cần quán triệt nguyên tắc không bố trí kiêm nhiệm kiểm toán tại các cơ quan tổng hợp và chi tiết trong cùng một thời điểm kiểm toán để tránh việc tập trung quá nhiều cho việc kiểm toán chi tiết và thông qua biên bản kiểm toán Bố trí tổ kiểm toán tại các cơ quan quản lý tổng hợp ngay từ đầu và kết thúc cuộc kiểm toán.
Ba là, Cần có cơ chế linh hoạt tại đoàn kiểm toán, điều động nhân sự giữa các tổ kiểm toán để cân đối nhiệm vụ kiểm toán trong một số trường hợp cần thiết, khắc phục việc kế hoạch kiểm toán được phê duyệt không sát với đối tượng kiểm toán dẫn đến không cân đối phù hợp về thời gian kiểm toán cũng như năng lực của tổ kiểm toán Trưởng đoàn kiểm toán có thể điều động nhân sự trong nội bộ đoàn kiểm toán, giữa các tổ kiểm toán, không phải xin ý kiến kiểm toán trưởng, lãnh đạo KTNN như hiện nay.
Bốn là, Tăng cường việc cung cấp và trao đổi thông tin giữa các tổ kiểm toán mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản thông qua việc điều hành của lãnh đạo đoàn kiểm toán để tăng cường chất lượng kiểm toán, đặc biệt là đối với những đối tượng kiểm toán có cùng quy mô hoặc mô hình quản lý tương đối giống nhau Tổ trưởng tổ kiểm toán cần phải thực hiện chế độ báo cáo định kỳ 3-5 ngày một lần với trưởng đoàn kiểm toán về kết quả sơ bộ và tình hình kiểm toán của tổ kiểm toán để trưởng đoàn nắm thông tin và điều phối chung giữa các tổ kiểm toán Bên cạnh cần tăng cường trao đổi thông tin giữa tổ kiểm toán tại các cơ quan quản lý tổng hợp và tổ kiểm toán chi tiết để thu thập tốt các bằng chứng có liên quan phục vụ cho kết luận và kiến nghị kiểm toán.
3.2.2 Hoàn thiện trình tự kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các ban quản lý dự án ở các bộ
3.2.2.1 Chuẩn bị kiểm toán a Hoàn thiện khảo sát và thu thập thông tin Đây là khâu đầu tiên ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình kiểm toán đặc biệt trong việc xem xét, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và lập kế hoạch kiểm toán. Trong quá trình khảo sát thu thập thông tin hiện nay, KTV mới tập trung thu thập thông tin tại các BQLDA, phần nào đi khảo sát tại các đơn vị thụ hưởng nhưng chưa nhiều Do đó, các thông tin thu thập chưa đảm bảo tính khách quan, đây là một hạn chế trong quá trình chọn mẫu các đơn vị được kiểm toán để đảm bảo tính đại diện cho tổng thể của bộ và ảnh hưởng đến kế hoạch bố trí công tác kiểm toán cho các tổ kiểm toán Để thực hiện tốt khâu này, cần có quan điểm và định hướng sau:
Thứ nhất, Xác định khâu thu thập thông tin là quá trình tích luỹ liên tục theo thời gian các thông tin về đơn vị được kiểm toán (bao gồm các thông tin được thu thập từ khi kiểm toán năm đầu đến khi chuẩn bị tiến hành cuộc kiểm toán tiếp theo).Theo đó, có định hướng chỉ đạo các KTNN chuyên ngành tổ chức xây dựng một cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ về khách thể kiểm toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán và giảm thiểu rủi ro kiểm toán;
Thứ hai, Xây dựng các định hướng cụ thể trong việc xác định số lượng và lựa chọn mẫu kiểm toán cụ thể có tính chất đại diện, bao trùm.
Trong chọn mẫu cần phân loại các đơn vị được kiểm toán trên một số tiêu chí: (1) Mục tiêu của dự án; (2) Nguồn viện trợ, kinh phí NSNN bố trí vốn đối ứng;
(3) Thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án; …
Trên cơ sở phân loại đơn vị kết hợp với các tiêu chí, tính chất của loại kinh phí nhằm rút ra các mẫu chọn (các đơn vị được chọn kiểm toán) có tính chất đại diện cho tổng thể, thu thập các thông tin nhằm hiểu biết rõ về hoạt động, các mục tiêu cần đạt được của dự án phục vụ cho công tác lập kế hoạch kiểm toán Sau khi chọn mẫu việc thu thập thông tin cần quan tâm các vấn đề sau:
Một là, Lựa chọn phương pháp tiếp cận thu thập thông tin: Có thể KTV trực tiếp gặp gỡ, trao đổi với cán bộ quản lý các bộ phận như: giám đốc BQL, kế toán, bộ phận đấu thầu (mua sắm); Trong trường hợp không cần gặp gỡ trực tiếp có thể áp dụng phương pháp khai thác tài liệu kết hợp với sử dụng sự hiểu biết của chính KTV;
Hai là, Khảo sát các bộ phận trực thuộc trong đơn vị để quan sát các quá trình hoạt động, các thao tác xử lý nghiệp vụ của nhân viên trong quá trình làm việc;
Ba là, Đặc điểm hoạt động, tổ chức bộ máy BQLDA;
Bốn là, Hệ thống văn bản, các chế độ liên quan
KTV phải nhận biết toàn diện, đầy đủ về đơn vị được kiểm toán để định hướng cho cuộc kiểm toán sát thực, phù hợp với những đặc điểm của từng đơn vị. Trên cơ sở thu thập các bằng chứng kiểm toán, KTV phải nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Việc nghiên cứu và đánh giá phải được thực hiện xuyên suốt trong quá trình cuộc kiểm toán b Hoàn thiện lập kế hoạch kiểm toán
Kế hoạch kiểm toán được xây dựng dựa trên các thông tin, tài liệu đã thu thập được trong quá trình khảo sát Do vậy, ở khâu này cần thiết phải có sự chuẩn bị, xem xét, phân tích một cách chi tiết về các thông tin đã thu thập trong khâu khảo sát để xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp với điều kiện thực tế, ít bị điều chỉnh, thay đổi khi thực hiện và đạt mục tiêu kiểm toán Đồng thời phải lập kế hoạch kiểm toán chi tiết một cách đầy đủ cho mọi cuộc kiểm toán trước khi tiến hành cuộc kiểm toán, trong đó xác định rõ nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm toán trên từng phần hành cụ thể.
Kiến nghị thực hiện giải pháp
3.3.1 Kiến nghị với Kiểm toán nhà nước
3.3.1.1 Hoàn thiện hệ thống chuẩn mực, quy trình và chuẩn hoá hồ sơ mẫu biểu kiểm toán
Hoàn thiện hệ thống chuẩn mực kiểm toán, quy trình kiểm toán và phương pháp chuyên môn nghiệp vụ kiểm toán phù hợp với thông lệ quốc tế và yêu cầu hội nhập của nước ta Bên cạnh đó kiểm kê và bổ sung các chuẩn mực kiểm toán và tổ chức xây dựng một hệ thống văn bản hướng dẫn chi tiết từng chuẩn mực để tổ chức triển khai một cách có hiệu quả
Hoàn thiện quy trình kiểm toán trên cơ sở bảo đảm quy trình được xây dựng phù hợp với cả kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động Các quy trình kiểm toán phải được xây dựng một cách có hệ thống gồm quy trình chung và quy trình cho từng loại hình đơn vị;
Các quy trình trên nên được cập nhật thường xuyên và bổ sung qua thực tế công tác kiểm toán Quy trình này cần được trang bị tới các KTV dưới dạng văn bản giấy tờ lẫn trên máy vi tính khi thực hiện kiểm toán.
KTNN nên định hướng xây dựng việc xác định về cỡ mẫu, đánh giá trọng yếu, rủi ro kiểm toán dưới dạng định lượng và thiết kế khuôn mẫu trình bày ý kiến kiểm toán; Đặc biệt định hướng xây dựng trình tự, thủ tục chỉnh sửa, bổ sung kết quả kiểm toán (sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán trước thời điểm công khai kết quả kiểm toán);
Cùng với xu thế phát triển trong lĩnh vực kiểm toán của các nước trên thế giới, KTNN cần tăng cường triển khai KTHĐ trong mối quan hệ với kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán tuân thủ; Đẩy nhanh việc ứng dụng tin học hoá trong hoạt động kiểm toán, nhất là ứng dụng phần mềm kiểm toán và chuẩn hoá các hồ sơ mẫu biểu nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ. 3.3.1.2 Tăng cường năng lực và đạo đức nghề nghiệp cho kiểm toán viên
Khoản 14 của Tuyên bố Lima đưa ra những điều kiện đòi hỏi KTV nhà nước và các công chức thuộc cơ quan KTNN phải có đủ năng lực cần thiết và sự chính trực về đạo đức đáp ứng các nhiệm vụ được giao đồng thời rất coi trọng việc đào tạo bồi dưỡng về mặt lý luận và thực tiễn thường xuyên cho tất cả KTV nhà nước và các công chức thuộc cơ quan KTNN Vì vậy, KTNN cần chú trọng trong việc đào tạo đạo đức nghề nghiệp và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ KTV, gắn kết chương trình đào tạo lý luận vào thực tiễn kiểm toán và tạo điều kiện tiếp cận với những tiến bộ về khoa học và công nghệ kiểm toán trên thế giới
3.3.1.3 Những điều kiện vật chất
Trong điều kiện hiện nay để tạo điều kiện cho KTV làm việc khách quan, trung thực và đồng thời thu hút được tài năng cho KTNN, Nhà nước cần nghiên cứu chính sách đãi ngộ phù hợp hơn nữa về vật chất, điều kiện sinh hoạt cho các KTV
Nhà nước cần ưu tiên đầu tư, trang bị các điều kiện về trang thiết bị kỹ thuật hạ tầng công nghệ thông tin cho KTNN Theo đó, KTNN sớm hình thành các trung tâm thu thập, duy trì và xử lý hệ thống dữ liệu về các đơn vị được kiểm toán, cũng như tích hợp các thông tin, nghiệp vụ và kiến thức nhằm phục vụ cho mục đích tra cứu, phân tích, xử lý nghiệp vụ chung của toàn ngành.
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kiểm toán, việc kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán sẽ giảm tối thiểu; Việc phân tích thông tin sẽ đa chiều hơn trong việc so sánh dữ liệu giữa nhiều đối tượng, rất tiện ích cho việc so sánh và kiểm tra hoặc theo dõi các sự kiện bất thường để lựa chọn phạm vi, giới hạn kiểm toán.
Bên cạnh đó, thực trạng của việc thu thập, cập nhật lưu trữ các thông tin về đơn vị được kiểm toán hạn chế và thụ động Biểu hiện, Đoàn kiểm toán chưa chủ động trong việc cập nhật và chưa tập trung về một mối quản lý, gây khó khăn cho việc khai thác thông tin lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán Đáng lưu ý là chưa chú trọng trong công tác tổng kết, phân tích các dạng sai phạm về các đối tượng kiểm toán để có những đúc kết kinh nghiệm và giải pháp hợp lý trong công tác kiểm toán tiếp theo KTNN cần xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, thông tin, kết quả kiểm toán về đối tượng kiểm toán một cách hệ thống, đầy đủ và khoa học để phục vụ hoạt động kiểm toán, bao gồm dữ liệu thông tin về các đơn vị được kiểm toán; các chế độ chính sách, quy trình, chuẩn mực, phương pháp kiểm toán; tình hình, kết quả kiểm toán Bên cạnh đó cần tăng cường trao đổi thông tin, kết quả kiểm toán giữa các cơ quan quản lý.
Nhằm tăng cường tính kịp thời và hiệu quả trong công tác kiểm toán, khắc phục tình trạng không cập nhật thông tin về đối tượng kiểm toán, KTNN cần có chỉ đạo thống nhất về cách thức, nội dung của việc tổ chức cập nhật thông tin liên quan đến đối tượng được kiểm toán một cách có hệ thống, khoa học và hiện đại Cụ thể: thu thập, cập nhật và lưu trữ thông tin, tài liệu của đối tượng kiểm toán một cách xuyên suốt, liên tục: từ khâu chuẩn bị lập kế hoạch- khâu lập kế hoạch- khâu thực hiện kiểm toán (đặc biệt các phát hiện kiểm toán)- khâu kiểm tra thực hiện kiến nghị kết luận, kiến nghị kiểm toán và các thông tin tài liệu, sự kiện phát sinh sau khi quy trình kiểm toán kết thúc. Để đáp ứng với yêu cầu cung cấp thông tin một cách đầy đủ và kịp thời phục vụ cho hoạt động giám sát của Quốc hội và HĐND, KTNN cần đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án về tin học hóa hoạt động kiểm toán; xây dựng các phần mềm ứng dụng trong hoạt động kiểm toán; xây dựng quy trình và phương pháp kiểm toán trên cơ sở ứng dụng công nghệ tin học; đào tạo cho hầu hết đội ngũ KTV Nhà nước có thể sử dụng các phần mềm kế toán, kiểm toán…Từng bước triển khai các quy trình và phương pháp kiểm toán trên cơ sở ứng dụng công nghệ tin học vào hoạt động kiểm toán của KTNN để rút ngắn thời gian kiểm toán, mở rộng phạm vi kiểm toán Hoạt động trao đổi, cung cấp thông tin giữa KTNN với các cơ quan của Quốc hội, Chính phủ, HĐND, nhất là kết quả kiểm toán cũng cần phải được tin học hóa để bảo đảm tính đầy đủ, kịp thời và thường xuyên.
KTV thuộc tổ kiểm toán tại các cơ quan quản lý tổng hợp và các tổ trưởng tổ kiểm toán cần chú trọng trao đổi thông tin thường xuyên với các tổ kiểm toán khác hoặc báo cáo kịp thời với lãnh đạo đoàn kiểm toán để chỉ đạo việc thu thập bằng chứng kiểm toán Các đoàn kiểm toán cần tránh trường hợp các thông tin qua kiểm toán tại các cơ quan quản lý tổng hợp chưa được xử lý nếu có liên quan đến kiểm toán chi tiết tại các đơn vị dự toán Trưởng đoàn kiểm toán cần có sự chỉ đạo để kiểm toán tập trung vào các vấn đề trọng yếu và nhấn mạnh nội dung kiểm toán theo kế hoạch kiểm toán đã được duyệt
3.3.2 Kiến nghị phối hợp hoạt động với các cơ quan khác Để nâng cao hiệu quả, hiệu lực của hoạt động kiểm toán nhất là các kết luận và kiểm nghị kiểm toán, cần thiết gắn hoạt động KTNN với hoạt động của các cơ quan tiến hành tố tụng Theo đó, KTNN sớm xây dựng, trình Quốc hội quy chế phối hợp với các cơ quan điều tra, tố tụng nhằm nâng cao hiệu quả chống tham nhũng,lãng phí và sử dụng kinh phí tiết kiệm và hiệu quả.
Vai trò, vị trí của KTNN đã được đề cao trong Luật KTNN có hiệu lực thi hành từ 1/1/2006 qui định KTNN là "cơ quan chuyên môn về lĩnh vực tài chính nhà nước, có chức năng kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán hoạt động đối với cơ quan, tổ chức quản lý, sử dụng ngân sách, tiền và tài sản nhà nước" [22] Để nâng cao chất lượng kiểm toán góp phần phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của Nhà nước về sử dụng ngân sách trong mua sắm tài sản tại các BQLDA, Luận văn đã tiến hành nghiên cứu một cách có hệ thống từ lý luận chung đến nghiên cứu đánh giá thực trạng của kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ để đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ Cụ thể:
Thứ nhất, Luận văn đã đi sâu nghiên cứu về bản chất, qui trình, nội dung kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ làm cơ sở khoa học và thực tiễn cho việc hoàn thiện qui trình kiểm toán mua sắm và sử dụng tài sản tại các BQLDA trực thuộc bộ;
