Đang tải... (xem toàn văn)
Cơ sở lý thuyết và mô hình triển khai Balanced Scorecard và Key Performance IndicatorsPhân cấp mô hình OKRKPI nhằm đạt mục tiêu triển khai kế hoạch hành động của Công ty xuống từng cấp nhân viên nhỏ nhất trong công ty
QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Soạn thảo Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang Xem xét Phê duyệt Tên Phòng ban Chức vụ Xác nhận QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CƠNG VIỆC MỤC ĐÍCH I - Tạo liên kết chặt chẽ hiệu suất làm việc nhân viên trực thuộc Tổng công ty chi nhánh (CB-CNV) với kết mục tiêu Khối/Chi nhánh (Đơn vị) nhằm đạt mục tiêu chiến lược Công ty - Hướng dẫn thống định nghĩa, quy định nguyên tắc việc xây dựng thiết lập mục tiêu đo lường hiệu làm việc CB-CNV - Tạo đồng thống việc ghi nhận, đánh giá, đo lường hiệu làm việc CBCNV (KPI) cách đồng bộ, công khách quan II ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Quy định áp dụng cho toàn CB-CNV thuộc Khối/ phịng ban thuộc Tổng cơng ty phịng ban khơng thuộc khối trực thuộc Chi nhánh/nhà máy Lưu ý: Bảng tỷ trọng BSC Công ty điều chỉnh ban hành hàng năm, tùy thuộc vào mục tiêu chiến lược kế hoạch kinh doanh Công ty III CƠ SỞ LÝ THUYẾT Hệ thống đánh giá hiệu làm việc CB-CNV Công ty xây dựng triển khai dựa mơ hình sở lý thuyết áp dụng BSC-OKR-KPI Căn theo sở lý thuyết, quy định nêu rõ thống số định nghĩa áp dụng quy trình bao gồm: Mục tiêu: Là kết cá nhân/đơn vị/Công ty mong muốn đạt khoảng thời gian xác định Thiết lập mục tiêu: Là hành động mà cá nhân/đơn vị/Công ty thực hoạt động cần thiết để xác định mục tiêu cách thức đo lường kết công việc để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu mà cá nhân/đơn vị/Công ty đặt khoảng thời gian xác định 1/15 QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CƠNG VIỆC Số hiệu Số sốt xét Ngày hiệu lực Trang Balanced Scorecard (BSC): Hay gọi Thẻ điểm cân – phương pháp xây dựng đo lường hiệu thực thi chiến lược Kaplan & Norton xây dựng phát triển BSC đo lường hiệu thực thi chiến lược tổ chức thơng qua tiêu chí: Tài – Khách hàng – Quy trình nộ - Học hỏi & Phát triển Tài chính: Là thước đo sử dụng để xem xét triển khai mục tiêu liên quan đến tài định hướng triển khai tình hình sử dụng nguồn lực tài công ty Chỉ tiêu thường cụ thể hóa KPI đo lường cụ thể : Lợi nhuận, Doanh thu, Tỷ lệ sử dụng vốn, Dòng tiền hoạt động, Hệ số quay vòng… Khách hàng: Là thước đo sử dụng để xác định rõ việc khách hàng đánh giá Công ty nào, trả lời câu hỏi khách hàng, Công ty Thước đo cụ thể hóa KPI đo lường như: Mức độ hài lòng khách hàng, Tỷ lệ giữ chân khách hàng, Số lượng khách hàng mới,… Quy trình nội bộ: Là thước đo sử dụng để xác định hiệu suất vận hành tổ chức thơng qua lăng kính chất lượng hiệu sản phẩm dịch vụ Công ty Thước đo thường cụ thể hóa KPI đo lường như: Thời gian thực chu trình cơng việc, thời gian đáp ứng yêu cầu khách hàng, cách thức chất lượng thông tin đến khách hàng,… Học hỏi phát triển: Là thước đo sử dụng để xác định hiệu suất Công ty thông qua nguồn nhân lực, sở hạ tầng, cơng nghệ, văn hóa lực cốt lõi khác liên quan để đột phá hiệu suất Thước đo thường cụ thể hóa KPI đo lường như: Việc tăng cường hệ thống cơng nghệ thơng tin, liên kết quy trình, cải tiến thủ tục tổ chức, nân cao kiến thức, kỹ cho nhân viên Objective Key Result (OKR): Là kết mục tiêu trọng yếu, Công ty xây dựng thiết lập từ đầu năm Các Khối/Chi nhánh mục tiêu Công ty để triển khai mục tiêu quan trọng Khối/Chi nhánh Là sở để cấp nhân viên tiến hành xây dựng triển khai KPI cá nhân OKR giúp CB-CNV xác định mục tiêu Khối/Chi nhánh Công ty năm gì, từ tiến hành xây dựng KPI phù hợp Key Performance Indicator (KPI): Chỉ số đo lường hiệu công việc quan trọng, xây dựng thiết lập dựa việc triển khai mục tiêu Khối/Phịng ban mục tiêu Cơng ty KPI số đo lường để xác định hiệu làm việc CB-CNV Tỷ trọng KPI: Giúp xác định mức độ quan trọng phân loại ưu tiên KPI toàn KPI CB-CNV KPI quan trọng cần ưu tiên tỷ trọng cao IV QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI Được quy định chi tiết Phụ lục quy định Nguyên tắc xây dựng KPI cá nhân “Cái khơng đo lường khơng thiết lập, đánh giá quản lý được” Do đó, thiết lập mục tiêu xây dựng KPI cá nhân, cần lưu ý số nguyên tắc: Phải có mục tiêu cụ thể: Với KPI đặt ra, cần phải xác định mục tiêu (chỉ tiêu) cần đạt 2/15 QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang Cần phải đo lường được: Có nghĩa là, KPI cần phải xác định cách thức đo lường để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu Yêu cầu KPI phải bám sát theo thang đo cho loại tính chất KPI mà công ty ban hành Thời gian hoàn thành: Với KPI đặt ra, cần xác định rõ thời gian hồn thành Thơng thường theo quy trình thiết lập KPI Cơng ty, thời gian kết thúc cho KPI 31/12 năm Tuy nhiên, CB-CNV chủ động xếp thời gian hồn thành KPI cho phú hợp (Có thể sớm không trễ 31/12 hàng năm) Liên kết với mục tiêu Khối/Chi nhánh Công ty: CB-CNV cần phải nhận phân bổ KPI cấp quản lý trực tiếp, thêm vào KPI bổ trợ để hướng đến đạt mục tiêu Khối/Chi nhánh; gián tiếp giúp Công ty đạt mục tiêu đề Đảm bảo tính thách thức: Khi xây dựng tiêu KPI, cần phải vào mục tiêu Khối/Chi nhánh số liệu năm liền trước, nhằm đảm bảo tiêu khơng thấp năm liền trước Các bước để thiết lập xây dựng KPI cá nhân Nhận phân bổ KPI từ quản lý trực tiếp Bổ sung KPI cá nhân giúp đạt KPI phân bổ hướng tới đạt mục tiêu Khối/Chi nhánh Tổng hợp điều chỉnh bảng đăng ký KPI; đảm bảo KPI tuân theo nguyên tắc thiết lập Trao đổi thống với quản lý trực tiếp để phân bổ tỷ trọng phù hợp cho KPI V QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI Được quy định chi tiết Phụ lục quy định VI QUY ĐỊNH XẾP LOẠI HIỆU SUẤT LÀM VIỆC Cách tính điểm KPI ∑(Điểm theo thang đo KPI x Tỷ trọng KPI) Xếp loại đánh giá KPI Điểm Cấp độ Xếp loại Từ 4.5 điểm Xuất sắc A Từ 3.5 đến 4.5 điểm Vượt mức yêu cầu B Từ 2.75 đến 3.5 điểm Đạt yêu cầu C Từ đủ đến 2.75 điểm Cần cải thiện D Chưa đạt yêu cầu E Dưới điểm VII BIỂU MẪU AVNS-BM 01-OKR: Biểu mẫu ban hành mục tiêu Công ty AVNS-BM 02-OKR: Biểu mẫu xây dựng triển khai mục tiêu Khối/Chi nhánh AVNS-BM 01-KPI: Biểu mẫu xây dựng triển khai KPI Khối/Chi nhánh AVNS-BM 02-KPI: Biểu mẫu xây dựng triển khai KPI cá nhân 3/15 QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CƠNG VIỆC Số hiệu Số sốt xét Ngày hiệu lực Trang 4/15 QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CƠNG VIỆC Số hiệu Số sốt xét Ngày hiệu lực Trang PHỤ LỤC 1: Quy trình xây dựng đăng ký bảng đánh giá hiệu công việc (Key Performance Indicator – KPI) TT Trách nhiệm Tiến trình Thời gian Biểu mẫu Tổng giám đốc/Ban điều hành Xây dựng & ban hành mục tiêu Công ty (OKR) Tuần – tháng 11 hàng năm AVNS-BM 01OKR Giám đốc Khối/Chi nhánh Xây dựng mục tiêu (OKR) Tuần & tháng 11 hàng năm AVNS-BM 02OKR Tổng giám đốc Giám đốc Khối/Chi nhánh Trưởng phòng ban/bộ phận Phê duyệt Xây dựng & Phân bổ KPI Xây dựng KPI Tuần tháng 11 hàng năm Tuần tháng 12 hàng năm AVNS-BM 01KPI Tuần tháng 12 hàng năm AVNS-BM 01KPI 5/15 QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang Giám đốc Khối/Chi nhánh Phê Duyệt Tuần tháng 12 hàng năm Trưởng phòng ban/bộ phận Phân bổ KPI Tuần tháng 12 hàng năm CB-CNV Thiết lập KPI cá nhân Tuần & tháng 12 hàng năm Trưởng phòng ban/bộ phận Xem xét Tuần tháng 01 năm sau 10 Giám đốc Khối/Chi nhánh Phê Duyệt Tuần tháng 01 năm sau 11 CB-CNV Theo dõi thực Tuần tháng 01 năm sau 12 Phòng HC-NS Tổng hợp & Lưu trữ Tuần tháng 01 năm sau AVNS-BM 02KPI 6/15 Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CƠNG VIỆC Diễn giải quy trình STT Tiến trình Diễn giải Xây dựng ban hành mục tiêu Công ty - Thời gian thực hiện: Tháng 11 hàng năm - Giám đốc Ban điều hành ban hành mục tiêu năm cho cấp nhân viên nhằm đảm bảo nhân viên tổ chức biết mục tiêu Công ty - Ban hành văn theo biểu mẫu: AVNS-BM 01-OKR Xây dựng mục tiêu Khối/Chi nhánh - Thời gian thực hiện: Tháng 11 hàng năm - Sau BOD ban hành mục tiêu năm, giám đốc Khối/Chi nhánh tiến hành xây dựng mục tiêu Khối/Chi nhánh, đồng thời triển khai KPI phân bổ cho cấp quản lý Khối/Chi nhánh - Mục tiêu Khối/Chi nhánh cần phải có phê duyệt Tổng giám đốc theo quy trình - Ban hành văn theo biểu mẫu: AVNS-BM 02-OKR Xây dựng & phân bổ KPI - Thời gian thực hiện: Tháng 12 hàng năm - Khi nhận KPI phân bổ từ quản lý trực tiếp, CB-CNV tiến hành xây dựng thiết lập KPI cá nhân theo nguyên tắc bước quy định bên - Cấp độ xem xét/phê duyệt quy định cụ thể trọng phụ lục xxxx quy định - Sau phê duyệt, tiến hành phân bổ cho cấp nhân viên thuộc quyền quản lý trực tiếp/gián tiếp (nếu có) - Xây dựng văn theo biểu mẫu: AVNS-BM 01-KPI & AVNSBM 02-KPI Tổng hợp lưu trữ - Thời gian thực hiện: Hạn cuối gửi bảng KPI cá nhân phòng HCNS đầu tháng 01 năm - Phòng HC-NS có trách nhiệm tổng hợp, lưu trữ nhận xét để CBCNV điều chỉnh cho phù hợp (Nếu có) 7/15 QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang PHỤ LỤC 2: Quy trình đánh giá kết thực công việc (Key Performance Indicator – KPI) STT Trách nhiệm CB-CNV Trưởng phòng ban/bộ phận Trưởng phịng ban/bộ phận Tiến trình Thời gian Đánh giá kết thực công việc (KPI) Tuần tháng 11 hàng năm Xem Xét Tuần tháng 11 hàng năm Tổng hợp tự đánh giá Tuần tháng 12 hàng năm Giám đốc Khối/Chi nhánh Phê Duyệt Tuần tháng 12 hàng năm Giám đốc Khối/Chi nhánh Tổng hợp tự đánh giá Tuần tháng 12 hàng năm Tổng giám đốc/Ban điều hành Phê duyệt Biểu mẫu Tuần tháng 12 hàng năm 8/15 QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang Tổng giám đốc/Ban điều hành Tổng hợp đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu Tuần tháng 12 hàng năm Tổng giám đốc/Ban điều hành Phê duyệt ngân sách thưởng Tuần tháng 12 hàng năm Tổng hợp kết thực chi trả thưởng hiệu suất làm việc Tuần tháng 01 năm sau Phịng HC-NS Diễn giải quy trình STT Tiến trình Diễn giải Đánh giá kết thực công việc - Thời gian thực hiện: Tuần 04 tháng 11 hàng năm - CB_CNV vào bảng KPI cá nhân kết thực công việc năm để cập nhật điểm số cho KPI cụ thể bảng KPI cá nhân - Trong trình thực đánh giá kết thực cơng việc, CB-CNV lưu ý cập nhật đầy đủ số liệu, minh chứng để cấp đối chiếu kết - Gửi cho cấp xem xét/phê duyệt theo quy định Tổng hợp tự đánh giá - Thời gian thực hiện: Tuần 01 tháng 12 hàng năm - Cấp quản lý xem xét kết thực công việc nhân viên cấp - Tổng hợp kết thực đánh giá kết thân - Gửi cho cấp xem xét/phê duyệt theo quy định Tổng hợp đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu - Thời gian thực hiện: Tuần 02 tháng 12 hàng năm - Giám đốc Khối/Chi nhánh thực bước trên, đồng thời tổng hợp, rà sốt đánh giá mức độ hồn thành mục tiêu Khối/Chi nhánh theo bảng mục tiêu xây dựng, thiết lập đầu năm - Báo cáo cho Tổng giám đốc gửi xem xét phê duyệt 9/15 QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CƠNG VIỆC Số hiệu Số sốt xét Ngày hiệu lực Trang Phê duyệt ngân sách thưởng - Thời gian thực hiện: Tuần 03 tháng 12 hàng năm - Ban giám đốc xem xét, phê duyệt báo cáo cho cổ đông - Ban hành tỷ lệ xếp loại ngân sách thưởng Tổng hợp kết - Thời gian thực hiện: Tuần 01 tháng 01 năm - Phòng nhân tổng hợp kết đánh giá thực tính thưởng hiệu suất cơng việc theo quy định Công ty 10/15 QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang BIỂU MẪU: BAN HÀNH MỤC TIÊU CÔNG TY_AVNS-BM 01-OKR Biểu mẫu: AVNS-BM 01-OKR MỤC TIÊU CÔNG TY NĂM Thời gian thực hiện: Từ 01/01/2023 - 31/12/2023 STT BSC A Tài B Khách hàng C Quy trình D Học hỏi phát triển Mục tiêu Thời gian hoàn Đơn vị chịu trách thành nhiệm Đơn vị hỗ trợ Tỷ trọng Ký ban hành Tổng giám đốc 11/15 Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC BIỂU MẪU: XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI MỤC TIÊU KHỐI/CHI NHÁNH AVNS-BM 02-OKR Biểu mẫu: AVNS-BM 02-OKR MỤC TIÊU KHỐI/CHI NHÁNH Tên chi nhánh: Thời gian thực hiện: Từ 01/01/2023 - 31/12/2023 STT BSC A Tài B Khách hàng C Quy trình D Học hỏi phát triển Mục tiêu Khối/Chi nhánh Chỉ tiêu Thời gian hồn Đơn vị chịu trách thành nhiệm Đơn vị hỗ trợ Tỷ trọng Ký ban hành Giám đốc Khối/Chi nhánh 12/15 Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC BIỂU MẪU: XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KPI KHỐI/CHI NHÁNH AVNS-BM 01-KPI Biểu mẫu: AVNS-BM 01-KPI BẢNG ĐĂNG KÝ KPI CÁ NHÂN Tên Khối/chi nhánh: Thời gian thực hiện: Từ 01/01/2023 - 31/12/2023 STT BSC A Tài B Khách hàng C Quy trình D Học hỏi phát triển Mục tiêu Khối/Chi nhánh KPI Chỉ tiêu Thời gian hồn Người chịu trách thành nhiệm Người hỗ trợ Tỷ trọng Ký ban hành Giám đốc Khối/Chi nhánh 13/15 Số hiệu Số soát xét Ngày hiệu lực Trang QUY ĐỊNH XÂY DỰNG & ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC BIỂU MẪU: XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KPI CÁ NHÂN_AVNS-BM 02-KPI Biểu mẫu: AVNS-BM 02-KPI BẢNG ĐĂNG KÝ KPI CÁ NHÂN Tên Khối/chi nhánh: Thời gian thực hiện: Từ 01/01/2023 - 31/12/2023 Mã nhân viên: Tên nhân viên: Khối/chi nhánh: Bộ phận: Quản lý trực tiếp: STT BSC A Tài B Khách hàng C Quy trình D Học hỏi phát triển Mục tiêu Khối/Chi nhánh KPI Chỉ tiêu Thời gian hoàn Người chịu trách thành nhiệm Người hỗ trợ Tỷ trọng 14/15