các nguyên tắc làm việc nhóm

Bạn chính là người chịu trách nhiệm về việc đào tạo của mình và học có hiệu quả có thể giúp bạn làm việc này tốt hơn.Cuối cùng xin có lời nhắn nhủ với các vinh viên là : Hãy học một cách

Các nguyên tắc làm việc nhóm

1 Tạo sự đồng thuận

Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm Những loạt buổi họp giúp các thànhviên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức

Những điểm cần ghi nhớ:

 Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới

 Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện

 Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm

 Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng

2.Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị

Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản

Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:

 Người bảo trợ chính của nhóm

 Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan

 Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm

4 Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có ngýời lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy Sau

đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi

Những điểm cần ghi nhớ:

 Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”.

 Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo

 Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp

 Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá

 Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo

 Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra

5 Học cách ủy thác

Sự ủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành

Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu

Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy

đủ quyền và để họ được hành xử nó

Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:

 Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm

 Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền chohọ

 Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm

 Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏngto

6 Khuyến khích mọi người phát biểu

Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng cógiá trị của nó

7 Chia sẻ trách nhiệm

Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời

Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến

độ và những thay đổi đường lối làm việc

8 Cần linh hoạt

Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác

Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm

Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn

thành

Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối

Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình

Một số kỹ thuật học tập có hiệu quả

Kỹ năng học tập có hiệu quả chủ yếu dựa vào ý chí và quyết tâm của bản thân muốn tiến bộ và học tập tốt Nếu bạn không chịu cố gắng và hi sinh thì có hướng dẫn bao nhiêu cũng vô ích Bạn chính là người chịu trách nhiệm về việc đào tạo của mình và học có hiệu quả có thể giúp bạn làm việc này tốt hơn.Cuối

cùng xin có lời nhắn nhủ với các vinh viên là : Hãy học một cách thông minh, đừng học một cách khổ sở

1/ Đọc đi đọc lại :

Đọc lại những gì đã ghi chép sau buổi học hay trước khi đi ngủ sẽ giúp nhớ bài tốt hơn Sau 9 tuần, nhữngsinh viên xem lại bài trong ngày còn nhớ 75% bài, những sinh viên không làm điều đó không nhớ đến 50% sau một ngày và ít hơn 25% sau 9 tuần

Có thể đọc một tài liệu nhiều lần, mỗi lần với một mục tiêu khác Do đó, trước mỗi lần đọc, bạn nên xác định mục tiêu của lần đọc đó là gì và đọc theo đúng mục tiêu đó

2/ Nắm ý chính:

Nắm được ý chính của tác giả trong mỗi đoạn văn và hiểu nó theo cách riêng của mình là điều cốt lõi của việc học có hiệu quả Bạn nên tạo thói quen tìm ra ý chính cuả đoạn để dần dần tóm lược được cả quyển sách

3/ Trích lược những chi tiết quan trọng :

Thông thường mỗi ý chính trong một bài đều có liên quan đến một chi tiết quan trọng Nhận diện được càng nhiều chi tiết quan trọng thì càng chuẩn bị tốt cho thi cử vì đã liên hệ được các ý tưởng và kiến thức nền tảng Xác định càng nhiều liên hệ giữa các chi tiết và các ý, giữa các ý với nhau thì học tập đạt hiệu quả càng cao hơn

4/ Đừng đọc to :

Đọc to không giúp nhớ bài tốt hơn Bạn không nên đọc to lên vì mấp máy môi khiến việc đọc bị chậm lại

và kém hiệu quả Muốn bỏ thói quen đó thì nên bỏ ngón tay đè lên môi Bạn nên cố gắng tập đọc nhanh

hơn và nhớ nhiều hơn Sau một thời gian bạn sẽ ngạc nhiên vì làm được điều đó dễ dàng hơn Rèn luyện khả năng đọc nhanh, đọc sâu là vô cùng cần thiết, và hãy duy trì khả năng này suốt đời.

5/ Ghi chép như thế nào:

Không thể ghi kại tất cả những gì thầy giáo nói vì tốc độ nói là 150-200 chữ trong một phút mà khả năng ghi chép tối đa là 25 chữ trong một phút Cho nên chỉ có thể ghi lại những ý chính và bổ sung sau

Ghi chép là một khả năng cần được học và rèn luyện mà đa số mọi học sinh đề không có

Phương pháp ghi chép được coi là Modified outlie :

· Chừa lề trái rộng 1/3 chiều ngang tờ giấy

+ Kỹ thuật ghi nhanh :

· Dùng từ viết tắt

· Không viết nguyên âm

· Dùng chữ bắt đầu một từ

· Dùng ký hiệu quy ước

· Tạo những từ viết tắt riêng cho mình nhưng tránh thay đổi

6/ Ghi chép ở đâu.

Bạn cần lưu trữ những điều ghi chép sao cho hợp lý và dễ học Nên nhớ rằng ngay cả bạn cũng không thể đọc được những gì bạn ghi chép thì ghi thật vô ích Tốt nhất là nên lưu trữ trong một tập, gồm nhiều trang giấy rời, có ngăn cách giữa các môn học Nên tạo cho mình thói quen ghi vào tập ghi chép này Nếu bạn quên không mang theo tập này thì ít ra cũng phải có một tập giấy rời để sẵn và nhanh chóng gắn tờ giấy

đó vào vào tập ghi chép đó Cố gắng bảo quản tập giấy này vì nó rất dễ sờn rách

7/ Đánh dấu trong sách :

Bạn nên dùng bút dạ quang thay vì gạch chân các đoạn, vì kinh nghiệm cho thấy những đoạn được đánh dấu bằng bút dạ quang dễ nhớ hơn Tuy nhiên, không nên đọc rồi tô những đoạn quan trọng vì nó ít có hiệu quả

8/ Ghi chép cái gì

Tìm hiểu, đặt câu hỏi và lắng nghe

Ghi chép chính xác và xúc tích là điều cần thiết Bạn nên tập thói quen ghi chép như đã mô tả trong phương pháp SQ3R Ví dụ : Như khi bạn nghe giảng, nên hình thành các câu hỏi trong đầu Công việc củabạn là phải chú ý tập trung vào các điểu chính của bài, chép lại và sắp xếp chúng theo ngôn từ của mình Nếu bạn thực hiện tốt bước này, việc ôn bài sẽ đơn giản và hiệu quả

9/ Sắp xếp những điều ghi chép.

Tất cả những gì được ghi chép cần được sắp xếp theo từng mục trên thẻ Bạn có thể phân loại, xếp các thẻ theo nhu cầu của mình.Điều quan trọng là ghi chính xác tiêu đề để tham khảo trên phần đầu của thẻ Dùngthẻ này để học,ôn bài, tổ chức thông tin cho các bài báo cáo đều rất tốt Nếu có máy tính thì nên sắp xếp theo tập tin Một khi đã sắp xếp được các dữ liệu này thì việc tìm kiếm sửa đổi thật là đơn giản Nếu bạn

có máy in thì có thể in bài ra dưới nhiều hình thức

Kết luận

Một số phương pháp, chiến lược và kỹ thuật học tập đã được trình bày ở trên để giúp các bạn sinh viên nâng cao hiệu quả học tập gồm:

- Kiểm soát thời gian học bằng kế hoạch học tập

- Sử dụng phương pháp SQ3R để tiếp thu bài tốt hơn,có kỹ thuật đọc nhanh hơn, ghi chép nhanh và lưu giữ thông tin ghi chép…

Tuy nhiên, kỹ năng học tập có hiệu quả chủ yếu dựa vào ý chí và quyết tâm của bản thân muốn tiến bộ và học tập tốt Nếu bạn không chịu cố gắng và hi sinh thì có hướng dẫn bao nhiêu cũng vô ích Bạn chính là người chịu trách nhiệm về việc đào tạo của mình và học có hiệu quả có thể giúp bạn làm việc này tốt hơn.Cuối cùng xin có lời nhắn nhủ với các vinh viên là :

Hãy học một cách thông minh, đừng học một cách khổ sở.

Kỹ năng quyết đoán trong cuộc sống

Trong nhiều trường hợp, kỹ năng quyết đoán rất quan trọng Nó sẽ giúp chúng ta ứng

phó linh hoạt, vượt qua khó khăn và thay đổi kịp thời để chớp lấy thời cơ Thiếu tự tin,

không quyết đoán thì cho dù có kiến thức, có tầm nhìn, có được thông tin chăng nữa thì

sự do dự cũng sẽ làm lỡ mất cơ hội

Quyết đoán là sự cân bằng giữa rụt rè-thận trọng (thái độ phục tùng) và năng nổ-hiếu thắng (thái độ gây hấn) Để tạo ra sự cân bằng này không có nghĩa là phải tỏ ra gay gắt, liều lĩnh mà cũng không lo lắng, do dự, chờ đợi nơi người khác Tính quyết đoán, nói đơn giản là đạt tới những gì mình muốn, những điều mình xứng đáng có được mà không

vi phạm trắng trợn quyền lợi của người khác, là một cách để bạn có thể đứng trên quan điểm của mình và không để bị chi phối bởi những người có thể lợi dụng bạn Đồng thời quyết đoán là tôn trọng cảm xúc và ý kiến người khác

Quyết đoán không phải là làm bừa mà là dám nghĩ, dám làm Một việc gì nếu bạn dám hành động, hành động có suy nghĩ, chủ động và kiên quyết thì tại sao thành công lại không thể đến Những người quyết đoán thường là những người tự tin và biết mình cần

gì ở cuộc sống Họ cũng theo đuổi những gì họ muốn với tất cả nhiệt huyết và lòng quyếttâm Họ thường là những người thành công trên hầu hết mọi phương diện của cuộc sống, đặc biệt khi có cạnh tranh

Bạn có gặp khó khăn khi nói "không" trong lúc bạn muốn nói “có”? Bạn có khuynh hướng chiều theo ý kiến của người khác bởi vì bạn ngại không thể nói lên điều bạn muốnnói Nếu điều này xảy ra ở bạn thì bạn cần tìm cách làm mình thêm quyết đoán hơn Bạn

có thể luyện tập tính quyết đoán bằng cách phát huy tính linh hoạt, thái độ tiếp nhận và cách ứng xử của bạn đối với các sự việc cũng như đối với người khác trong giao tiếp

Một vài khía cạnh trong cuộc sống, bạn cần đến kỹ năng quyết đoán :

- Trong các cuộc họp là tình huống lý tưởng để bạn thể hiện sự quyết đoán của mình Đó

có thể là cơ hội cho bạn tỏa sáng và trình diễn những điểm nổi trội nhất Tận dụng các cuộc họp để chia sẻ ý tưởng sáng tạo và giải pháp cho các vấn đề sẽ giúp bạn chứng minh khả năng lãnh đạo của mình, thậm chí hỏi một câu hỏi đúng trong cuộc họp cũng

có thể cần đến sự quyết đoán

- Một cách khác giúp bạn thêm quyết đoán trong cuộc sống là luôn tự chủ Nếu đồng nghiệp của bạn khiến bạn bực mình, khó chịu, họ luôn muốn vượt trội trên bạn và sai khiến bạn Bạn hãy tỏ ra quyết đoán để xác định những giới hạn giúp bạn đối phó lại với các đồng nghiệp đó Bạn hãy tự chủ, giữ bình tĩnh tối đa khi đối mặt với những tình huống kịch tính Bạn càng tự chủ bao nhiêu thì bạn càng quyết đoán bấy nhiêu Và chỉ khi bạn tự chủ, bạn mới có thể quyết đoán được Hãy giữ sự sáng suốt và đừng để người khác chọc giận mình

- Học cách nói "không" khi bạn bị quá tải, khi không thể giúp, khi không muốn Nói

"không" là dạng thức khó thể hiện nhất của tính quyết đoán

- Tính quyết đoán có thể giúp bạn kiếm được nhiều tiền hơn trong công viêc của mình

Có nhiều người chịu thiệt thòi chỉ vì họ không đủ quyết đoán để thỏa thuận mức lương hay thẳng thắn đề nghị tăng thu nhập cho mình, họ gặp rất nhiều khó khăn để thể hiện sự quyết đoán khi phải đề cập đến chuyện tiền bạc Nếu bạn cứ chờ đợi sếp chú ý tới những

đóng góp của bạn và sẽ đề nghị cho bạn một mức lương cao hơn, thì sự chờ đợi đó có lẽ chỉ là niềm hy vọng …kéo dài Bạn phải quyết đoán đến gặp sếp một cách tự tin và đề nghị tăng lương Bạn có thể ghi ra giấy mong muốn tăng lương kèm theo bản tóm tắt các thành tích bạn đạt được, sau đó sắp xếp một cuộc gặp và thẳng thắn trình bày điều mà bạn xứng đáng có được

Bạn có thể tự kiểm soát mình, tự tin, không nóng nảy và hãy luôn như thế!

Khi có những xung đột trong cuộc sống, sự linh động có thể là một giải pháp hiệu quả đểgiải quyết vấn đề giữa hai hay nhiều người Tính quyết đoán không chỉ đem lại lợi ích cho sự nghiệp mà còn cho cả cuộc sống của bạn, để bạn luôn cảm thấy hài lòng về bản thân và công việc Hiểu biết và nhận ra tính quyết đoán của mình là một phương cách then chốt trong việc giúp bạn phát huy các kỹ năng giao tiếp, ảnh hưởng của bạn đối với người khác và sự quyết định cần thiết khi giải quyết vấn đề trong cuộc sống

Giải quyết vần đề thật đơn giản (P2): Định nghĩa vấn đề và nguyên nhân của nó

Trong cuộc sống của chúng ta luôn có những vấn đề nảy sinh, và làm cách nào để giải quyết tốt những vấn đề đó? Sáu bước sau đây sẽ giúp bạn vượt qua những vấn đề khó

khăn đó

1 Nhận ra vấn đề:

Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn

đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu ?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì ? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng

2 Xác định chủ sở hữu của vấn đề:

Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết Nếu bạnkhông có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết

Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”

3 Hiểu vấn đề:

Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề

cứ lặp đi lặp lại Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang” Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau:

 Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?;

 Vấn đề xảy ra ở đâu?;

 Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?;

 Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?

 Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?

4 Chọn giải pháp:

Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả

Ở giai đoạn này, bạn cần thử nghiệm tính khả thi của từng giải pháp nhưng chỉ là thử trong đầu Các câu hỏi ở đây như sau:

 Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?

 Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?

 Phí tổn (về tài chính, thời gian, công sức…) cho việc áp dụng mỗi giải pháp là bao nhiêu?

 Giải pháp nào tốt hơn, giải pháp nào tốt nhất?

5 Thực thi giải pháp:

Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v

Phương pháp giải quyết các vấn đề phức tạp

Được phát triển vào năm 1940 bởi ông Alex Osborn - uỷ viên ban chấp hành một hãng quảng cáo của Mĩ, ông cho rằng bất cứ ai cũng có thể học được cách đưa ra các giải pháp

có tính sáng tạo cho những vấn đề phức tạp khác nhau

Đó là những mẹo nhỏ có thể giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết một vấn đề phức tạp

1 - Khi sắp xếp một cuộc họp bạn nhớ phải đưa ra vấn đề cần giải quyết và nguyên nhân của nó một cách ngắn gọn Điều này sẽ giúp các thành viên có sự chuẩn bị trước cho buổi họp và tập trung vào vấn đề cụ thể, các thông tin càng chi tiết buổi họp càng đạt kết quả tốt

2 - Khi mời khách đến dự họp phải chú ý đến những người có địa vị và trình độ chuyên môn khác nhau Đôi khi một ý tưởng mới lại xuất phát từ những người không được coi làchuyên gia hay hiểu rõ về vấn đề đó Tuy nhiên hãy cẩn thận với sự chênh lệch về trình

độ quản lí Thông thường khi có sự góp mặt của một nhà quản lí cấp cao mọi người sẽ không còn nhiệt tình đóng góp ý kiến và điều này sẽ hoàn toàn làm hỏng buổi họp

3 - Trước khi buổi họp bắt đầu, phát cho mỗi người một bản quy tắc của việc vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết vấn đề

Đó là:

* Không được phê phán các ý kiến

* Mọi ý kiến dù nhỏ nhất cũng được khuyến khích

* Càng nhiều ý kiến càng tốt Mỗi người nên cố gắng đóng góp ý kiến hoặc phối hợp với người khác

4 - Một buổi họp tập thể như vậy không nên kéo dài quá 30 hay 40 phút Nếu cảm thấy mệt mỏi hay không đạt được kết quả thoả đáng thì tốt nhất nên cho ngừng buổi họp rồi tiến hành họp lại vào một ngày khác bởi những ý tưởng hay có thể nảy sinh ở mọi lúc mọi nơi - dưới mưa, trên xe hay thậm chí trong công viên

5 - Khi bắt đầu buổi họp nên giải thích cho mọi người các cụm từ mang tính khiêu khích

và nhấn mạnh rằng không nên sử dụng các cụm từ này Trước khi khách vào phòng bạn

có thể cung cấp cho mỗi người 2 chiếc thẻ, 1 đỏ 1 xanh Giống như đèn báo giao thông, ýkiến nào có tính tích cực thì mọi người sẽ giơ cao thẻ màu xanh và ngược lại nếu ai đó đềcập đến một cụm từ có tính khiêu khích mọi người sẽ giơ thẻ màu đỏ Việc này giúp nhóm nhận ra những ý kiến không xác đáng và để cho mọi người biết khi nào thì nên ủng

hộ ý kiến của người khác

6 - Trong trường hợp mời từ 10 người trở lên thì chia ra làm các nhóm nhỏ từ 5 đến 6 người, mối nhóm giải quyết 1vấn đề Chia làm các nhóm nhỏ sẽ làm giảm tính nghiêm

trang của buổi họp và tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, điều đó có nghĩa là càng cảm thấy thoải mái thì nhiều ý kiến càng đưa được ra.

7 - Viết các mục đích của cuộc họp ở nơi mà mọi người có thể trông thấy, ở trong phòng,hay trong bảng câu hỏi, bắt đầu với “Làm thế nào chúng ta có thể ?” hoặc “những gì cóthể làm để ” , “làm thế nào để chúng ta có thể biết rõ nhu cầu của khách hàng?” hoặc

“phải làm gì để nâng cao chất lượng sản phẩm?”

8 – Phải lấy được ý kiến cuả tất cả các nhóm Một chiếc bảng chiếu sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tổng kết ý kiến vì khi được chiếu lên đó (điều này sẽ thúc đẩy việc đưa thêm các

ý kiến) chúng có thể dễ dàng được chọn lọc và lưu giữ trong máy tính Cho dù bạn sử dụng công cụ nào để ghi thì nên nhớ những dữ liệu này sẽ được tái sử dụng cho các buổi họp sau Nói tóm lại, thu thập được các ý kiến để làm gì nếu như không có ai còn nhớ gì sau khi buổi họp kết thúc?

9 - Nếu mọi ý kiến dần đi vào bế tắc người chủ trì cuộc họp nên đưa ra một số giải pháp sau:

* Xem lại mọi ý kiến, điều đó có thể làm nảy sinh thêm các ý kiến khác

* Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 1 ý kiến và giải thích tại sao họ lại chọn như vậy Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm luận xoay quanh ý kiến đó và tạo cơ hội để phát triển nó

* Nếu bạn là trưởng ban tổ chức cuộc họp, tìm cho mình 1 hay 2 ý tưởng, sau khi các nhóm kết thúc thảo luận thì mình đưa ra để làm đề tài cho mọi người tiếp tục thảo luận Sau đó chọn lọc các ý kiến và sắp xếp vào một nhóm rồi gửi cho mỗi người một bản sao càng sớm càng tốt

* Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 5 ý tưởng mà mình tâm đắc nhất và đưa ra lý do tại sao những ý tưởng này có thể khai triển được và làm thế nào để có thể thực hiện được những ý tưởng này Nhớ đưa ra giới hạn thời gian phải nộp

Ray Bradbary, tác giả của những cuốn tiểu thuyết khoa học viễn tưởng cho biết: Các nhà

xã hội học đã xác minh được chu kỳ mà con người phải trải qua khi có được một ý tưởnghay Hiểu rõ chu kì này sẽ giúp bạn nghĩ ra nhiều ý tưởng hơn, hay hơn và ereka!!!

giải quyết Thời kỳ này ta không chủ động nghĩ đến các vấn đề mà thay vào đó tiềm thức đảm nhận việc đó Để tận dụng giai đoạn này hãy để những ý kiến tự xuất hiện và biến mất cũng như việc hãy để não bộ hoạt động.

3.Sự khai trí:

Đã bao giờ một ý tưởng hay giải pháp chợt loé lên trong đầu bạn ngay sau khi bạn ngừngsuy nghĩ về vấn đề đó chưa? Sự mở mang trí óc là tia sáng chợt loé lên ở bên trong, là ngọn đèn soi sáng trong tâm trí bạn Nó có thể nảy sinh ở bất cứ đâu và bất kể lúc nào cho dù bạn đang ở trong rạp chiếu phim hay đang cắt cỏ

4.Sự kiểm tra:

Trong bước này ý kiến được đưa ra phân tích, chứng minh và thực hiện, sự kiểm tra xảy

ra khi bạn bắt đầu chú ý đến các tiểu tiết, không phải mọi ý tưởng đều có thể thực hiện được trong thực tế vì vậy giai đoạn này đòi hỏi phải cân nhắc và kiểm tra một cách gắt gao

E.M Forster, nhà tiểu thuyết người Anh cho biết: Trái với niềm tin của nhiều người, tính sáng tạo là khả năng cơ bản của con người có thể phát triển được Vậy bạn có muốn nângcao khả năng sáng tạo của mình không?

Bạn đã bao giờ cố vắt óc suy nghĩ về một khái niệm căn bản nào chưa?

Bạn đã tham dự một buổi họp tập thể chưa?

Hãy thử vận dụng một vài chiến lược sau đây để nâng cao tính sáng tạo của mình:

Cố gắng quan sát mọi vật xung quanh mình

Ta biết rất rõ về chiếc xe mình đang lái hay chiếc máy tính đang ở trước mặt, chiếc máy photocopy đang sử dụng Những ý tưởng hay thường xuất phát từ sự thích nghi của những ý tưởng hiện thời hay sự liên kết giữa các ý tưởng cũ

Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình Tại sao vật này lại như vậy?

Nghiên cứu xem làm thế nào để làm mọi việc tốt hơn hoặc theo nhiều cách khác nhau Tất cả chúng ta đều sai lầm khi rơi vào thói quen dập khuôn mà không suy nghĩ kĩ Khi một ý tưởng nào đó xuất hiện phải chộp lấy và ghi lại, bạn tưởng rằng mình có thể nhớ lại nhưng tính đãng trí làm mọi thứ dễ dàng bị quên lãng

Ghi lại những ý tưởng và giữ ở một chỗ, trong sổ hay máy vi tính

Mỗi tháng xem lại một lần rồi phát triển dựa trên những gì đã ghi chép Đừng bỏ qua bất

kì ý tưởng nào bởi vì nhiều phát minh vĩ đại ngày nay đều xuất phát từ những ý tưởng

dường như không thể thực hiện được tại thời điểm đó.

Hãy tin vào trực giác, linh cảm và bản năng của mình vì bạn thường xuyên gặp khó khăn khi phải giải quyết các vấn đề kinh doanh Nhưng bạn có biết rằng trực giác và linh cảm

là công cụ của tâm thức? Lắng nghe chúng bởi đó là đỉnh điểm của sự học hỏi và tìm tòi của cả đời người

Thay đổi thói quen

Làm việc theo thói quen hàng ngày chính là kẻ thù của óc sáng tạo vì thế hãy sắp xếp lại phòng làm việc hoặc cùng ăn trưa với những người khác nhau, luyện tập thể thao để tinh thần sảng khoái và cơ thể khoẻ mạnh

Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác

Giả sử bạn là một đứa trẻ, một ông lão hay người ngoài hành tinh Làm thế nào để nhận biết từng trường hợp và phản ứng với từng đối tượng đó Thực hiện được điều này có thể giúp bạn làm sáng tỏ, gợi lại hay nảy sinh một ý tưởng mới và phát triển những ý tưởng

cũ Hãy thử nghiệm và khám phá những gì giúp ích cho bạn

Lần sau nếu bạn ở trong một trạng thái tốt có tính sáng tạo thì nhớ lưu lại những thứ đangdiễn ra xung quanh Bạn đang làm gì? Bạn đang nghe một loại nhạc đặc biệt? Bạn đang ởmột mình hay được mọi người vây quanh? Ngay khi xác định được việc gì khiến bạn cảm thấy hứng thú hãy sử dụng những lời khuyên bổ ích này khi cần để đạt được kết quả tốt nhất

Tại sao chúng ta luôn ở trong tình trạng "tâm hồn treo ngược cành cây" và làm thế nào để khắc phục?

Một bài viết xuất bản ngày 15/11 trên tờ Thời đại New York có dẫn một nghiên cứu gần đây của hai chuyên gia nghiên cứu về hạnh phúc của trường Harvard là Daniel Gilbert và Matthew Killingsworth

Trong nghiên cứu này, hai ông sử dụng một tiện ích của iPhone để liên lạc với khoảng 2.200 người, và nhận được gần 250.000 câu trả lời từ họ, trong đó họ miêu tả về cảm giác

và hoạt động mình đang làm ngay tại thời điểm được nhóm nghiên cứu liên lạc

Không có gì ngạc nhiên khi những người cho biết họ đang ở "đỉnh cao" của trạng thái hứng khởi đều đang quan hệ tình dục khi được liên lạc (tôi không rõ là họ cảm thấy như thế nào sau khi bị gián đoạn như vậy) Và họ đều đang tập trung cao độ vào những việc mình đang làm, chí ít là trước khi bị nhóm nghiên cứu "làm phiền"

Cái ngạc nhiên là ở 99,5% những người không quan hệ tình dục vào thời điểm được liên lạc Gần một nửa trong số họ khi đó đang "lãng đãng", tức là họ không tập trung vào việc

mình đang làm Những người tập trung hơn có mức độ hạnh phúc cao hơn rất nhiều so với họ.

Tôi vốn là một chuyên gia nghiên cứu các biện pháp để đạt được chất lượng hoạt động đỉnh cao, đồng thời cũng nghiên cứu về hội chứng rối loạn giảm tập trung (ADD) và nhịpsống quay cuồng của xã hội hiện đại, nên nghiên cứu này quả thực đã khiến tôi chú ý.Như vậy là, trừ những lúc quan hệ tình dục, một nửa trong số chúng ta, tại bất kỳ thời điểm nào, đều không tập trung vào công việc mình đang thực hiện Sự thiếu tập trung nhưvậy không những khiến chúng ta không cảm thấy hạnh phúc, mà còn dẫn tới một loạt những sai lầm, lãng phí về thời gian, giao tiếp kém hiệu quả, hiểu lầm nhau, năng suất laođộng giảm, và tổn thất thu nhập trên phạm vi toàn cầu (chắc chắn là sẽ sớm có một nghiên cứu về vấn đề này)

Tất cả đều hướng tới một câu hỏi: tại sao lại có tình trạng thiếu tập trung tràn lan như vậy? Và chúng ta có thể làm gì để "chữa trị" chứng bệnh này?

Có thể có người gợi ý dùng thuốc Ritalin (thuốc kích thích hệ thần kinh) để trị chứng ADD do nền văn hóa gây ra này Tuy nhiên, điều đó không những không nên làm xét về mặt y học, mà trên thực tế, chúng ta từ lâu cũng đã "bổ sung" cho mình những thứ có chức năng tương tự Ritalin rồi

Nếu bạn không tin, hãy thử nhìn vào hàng dài những người xếp hàng để mua cà phê tại các chuỗi cửa hàng của Starbucks và Dunkin' Donuts mà xem, đó là còn chưa tính đến những sản phẩm tăng lực như Mountain Dew, Red Bull,

Nhưng tại sao lại cần một lượng lớn caffeine như vậy để "đối phó" với chứng thiếu tập trung? Nếu Killingsworth và Gilbert thực hiện nghiên cứu này cách đây 100 năm, hay thậm chí là 20 năm, thì liệu kết quả họ thu về có khác đi? Liệu từ trước tới nay, có phải tại bất kỳ thời điểm nào, một nửa dân số Mỹ - hay dân số thế giới - đều luôn ở tình trạng

"tâm hồn treo ngược cành cây"? Hay đây là một hiện tượng mới?

Các nghiên cứu đã thực hiện cho thấy đây là một hiện tượng mới, hoặc ít ra là hiện tượng này đã trở nên tồi tệ đi trong thời gian gần đây Con người dành tới 30 - 40% thời gian tạinơi làm việc cho những gián đoạn không có chủ định từ trước, và sau đó họ lại tìm cách lập lại sự tập trung trí não trước khi bị gián đoạn

Tôi chắc chắn rằng hiện tượng này không tồn tại cách đây 20 năm, bởi lẽ khi đó các công

cụ tạo gián đoạn không xuất hiện nhiều như bây giờ Và tất cả những giây phút xao nhãng đó đã tạo ra những vật cản trở, không cho phép chúng ta được tư duy và cảm xúc một cách sâu sắc Cuộc sống của chúng ta đang trở nên hời hợt hơn, và ồn ào hơn

Nhờ tham gia công tác giảng dạy nên tôi đã có cơ hội hỏi hàng nghìn người một câu hỏi như sau: "Đâu là nơi anh/chị tư duy hiệu quả nhất?" Rất hiếm khi có người trả lời: "Tại nơi làm việc" Câu trả lời phổ biến nhất là: "Trong phòng tắm" Đây là một trong những

"pháo đài" cuối cùng còn lại, nơi chúng ta ít bị làm phiền hơn Nhưng ai mà biết được,

nhỡ đâu món quà "hot" sắp tới lại là một chiếc BlackBerry chống nước?

Công nghệ khiến chúng ta mất tập trung Nhưng ngoài ra, tôi cho rằng còn tồn tại một

mâu thuẫn khác sâu sắc hơn; và mâu thuẫn này thực ra đã xuất hiện từ cách đây cả ngàn

năm Nội dung của nghịch lý này là: tuy rằng trạng thái tập trung cao độ cho một hoạt

động nhất định sẽ khiến chúng ta cảm thấy hạnh phúc hoặc làm việc hiệu quả ở mức độ

cao nhất, nhưng chúng ta lại có xu hướng tránh né và "chống đối" trạng thái đó Tại sao

lại vậy? Nếu các nghiên cứu hiện nay đều chứng minh rằng sự tập trung có lợi cho chúng

ta đến thế nào, vậy tại sao ai cũng muốn kháng cự nó?

Lý do chỉ là các nguyên tắc vật lý học cơ bản mà thôi Tự nhiên thường hướng đến trạng

thái mất trật tự Còn sự tập trung lại thiết lập trật tự Vì thế để tập trung được cần có năng

lượng, cần phải dụng công; và nó có thể khiến chúng ta không thoải mái

Con người thường có xu hướng tránh né sự không thoải mái và lao động Con người có

nhiều suy nghĩ mâu thuẫn về việc sử dụng năng lượng, ngay cả khi điều đó đem lại niềm

vui cho chúng ta Chẳng hạn, trong nghiên cứu đề cập ở trên, hoạt động đem lại cảm giác

hạnh phúc nhiều thứ hai sau quan hệ tình dục là vận động cơ bắp Và bạn thử nghĩ xem,

bao nhiêu người trong số chúng ta vẫn đang ngần ngại thực hiện hoạt động đó?

Sau đây là các giải pháp của tôi đối với vấn đề thiếu tập trung:

Thứ nhất, hãy lập lại các ranh giới mà công nghệ đã phá bỏ, từ đó giúp bạn có thời gian

thực sự để suy nghĩ khi đang làm việc Hãy tắt các thiết bị công nghệ đi Đóng cửa lại

Đừng "lao" vào mạng ngay khi bạn cảm thấy bực bội, cáu gắt Cứ tiếp tục làm việc Tìm

cách giải quyết vấn đề Hãy suy nghĩ cho thật sâu sắc và kiên trì Đừng cho phép bất kỳ

điều gì xâm phạm vào quá trình tư duy sáng tạo quý giá đó

Thứ hai, cố gắng dành càng nhiều thời gian càng tốt ở "giao lộ" của ba phạm trù: những

gì bạn làm tốt, những gì bạn thích làm, và những gì tạo thêm giá trị cho thế giới (VD:

những gì mà người khác sẵn lòng trả công cho bạn để bạn làm điều đó) Tại "giao lộ"

này, bạn có thể tìm thấy niềm vui và hiệu quả lao động, có khả năng đương đầu với

những sự "phá hoẵng" và mất trật tự vốn vẫn thường tìm cách đẩy chúng ta rơi vào trạng

thái trì trệ Khi thổi bùng ngọn lửa hạnh phúc trong công việc, bạn sẽ có ý muốn được

làm việc, dù rằng điều đó có thể đôi khi khiến bạn cảm thấy khó chịu

Vậy là, vì bạn không thể quan hệ tình dục suốt ngày, và cũng không ai có thể tập luyện

cơ bắp nhiều hơn 1 - 2 tiếng mỗi ngày, nên bạn hãy chọn làm những công việc mình có

khả năng làm tốt, và thích làm, rồi sau đó nâng cao đòi hỏi đối với công việc đó hơn mỗi

ngày Trạng thái tập trung sẽ theo đó mà xuất hiện Và khi đã tập trung, bạn sẽ vừa có cả

hạnh phúc lẫn thành công

Làm chủ thời gian của chính mình

Làm chủ thời gian trong công việc không phải là điều dễ dàng, ai cũng có thể làm được Sau đây

là một vài bí quyết giúp bạn sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất

Ngăn nắp:

Bạn hãy sắp xếp lại đồ đạc trong nhà một cách thuận tiện nhất và luôn để chúng ở một vị trí cố định Sau khi sử dụng hãy để chúng lại vị trí quy định Và nơi làm việc cũng vậy, bạn hãy dọn dẹpbàn làm việc của mình, để đồ đạc, tài liệu một cách khoa học nhất Mỗi cặp tài liệu ghi tên và để vào một ô Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian Thay vì bạn phải lục tung lên đi

tìm một tờ giấy tờ nào đó, bạn chỉ cần đọc danh sách tài liệu là biết ngay chúng đang ở đâu

Thời khóa biểu:

Một cuốn sổ ghi lịch làm việc trong tuần, trong tháng, hay trong năm Một quyển lịch bàn cũng khá cần thiết Bên cạnh đó với chiếc máy tính hay chiếc điện thoại bạn cũng có thể biến nó thành người nhắc việc độc đáo Đánh dấu những công việc ưu tiên Những ngày quan trọng, những côngviệc quan trọng bạn nên bôi đỏ, để lúc nào bạn cũng để ý tới Có thể ghi chú thêm thông tin trên những sticker nhỏ dán trước mặt nhưng nhớ là các mẩu giấy này ngoài việc khiến cho bàn làm việc trông không đẹp mắt còn có thể bị bay đi mất

Có một người nhắc việc tốt bụng:

Bên cạnh quyển lịch, một người bạn, hay thành viên trong gia đình cũng có thể là người nhắc việccho bạn Mỗi khi có công việc quan trọng bạn nên nhờ ai đó nhắc bạn, điều này sẽ khiến bạn không bao giờ quên

Lên kế hoạch trước:

Bạn hãy bắt đầu một tuần làm việc, một tháng làm việc mới bằng cách lên kế hoạch công việc Vàmột ngày cũng thế Hãy bắt đầu nghĩ đến việc mình làm từ tối hôm trước, sắp xếp việc thật cụ thể.Hãy tách riêng các công việc và xác định rõ việc nào nên làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước trong tuần này, việc nào có thể để lại Tuy nhiên, các công việc có thể thay đổi hàng ngày dophát sinh thêm việc mới

Ưu tiên trong công việc :

Bạn cần xác định công việc nào quan trọng với bạn hơn khi phải lựa chọn Khi bạn sử dụng quỹ thời gian của công việc này bù vào công việc kia., bạn phải biết tìm cách để công việc đó không bị

bỏ ngỏ Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên, hoặc bạn không thể làm

do phát sinh

Khi nào mình làm việc hiệu quả nhất.

Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, vậy hãy đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những khoảng thời gian còn lại thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn

Không coi thường việc nhỏ:

Đừng bỏ qua những công việc nhỏ Nó tuy chiếm một khoảng thời gian nhất định của bạn Nhưng

nó có thể ảnh hưởng đến việc lớn của bạn Thay vì mất thời gian, bạn có thể gộp chúng lại Trong lúc đi in tài liệu, bạn có thể tranh thủ gọi điện cho đối tác chẳng hạn

Tính kỷ luật:

Bạn cần xác định công việc đó ảnh hưởng đến bạn thế nào Khi bạn không làm đuợc điều đó thì sẽ

có một kết quả không tốt Hôm nay không làm được việc đó, bạn sẽ phải làm vào hôm sau, và nó

sẽ chiếm mất thời gian biểu hôm sau Điều này bạn cần phải nghiêm khắc với chính bản thân bạn

Đánh giá kết quả làm việc:

Sau một ngày, một tuần hay một tháng bạn cần phải xem lại mình đã làm được những gì, những gìcảm thấy thành công, những gì chưa đạt được Việc này sẽ giúp bạn biết mình sẽ phải làm gì trongngày, tuần tháng tiếp theo

Tự thưởng cho mình khi đạt kết quả tốt:

Một tuần làm việc hiệu quả thì cũng nên tự thưởng cho mình những phút giây thoải mái, hay một món quà mình thích Hãy động viên mình để làm tốt hơn.Thời gian là vô tận nhưng nó không bao giờ quay trở lại Mỗi ngày những con số càng lớn lên Một người thành đạt là người biết sử dụng thời gian của mình hợp lý Mỗi ngày bạn chỉ có 24 tiếng mà thôi, bạn không thể sử dụng quá hay

ít đi khoảng thời gian đó Điều quan trọng là bạn biết dùng thời gian đó như thế nào

Chuẩn bị cho bài thuyết trình

Trong công việc cũng như mọi hoạt động khác, kỹ năng thuyết trình đóng 1 phần quan trọng dẫn đến sự thành công của mỗi cá nhân cũng như tập thể Có đực kỹ năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được tưởng và mong muốn của mình đến người nghe Với kĩ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được mọi đối tác, ban giám khảo dù là khó tính nhất

Nhưng để đạt được điều đó, nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ, chúng ta cần có sự chuẩn

bị tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả hình thức Do đó phần chuẩn bị , phần "bếp núc" cho 1 bài thuyết trình là vô cùng quan trọng Với sự chuẩn bị tốt, dự trù mọi tình huống có thể xảy ra bạn đã nắm được 70% thành công Dưới đây chúng tôi xin đưa ra 1 số điều quan trọng trong công việc chuẩn bị cho 1 bài thuyết trình:

1 Xác định đối tượng

Trả lời các câu hỏi:

- Ai sẽ đến dự?

- Bao nhiêu người sẽ đến dự?

Trả lời được 2 câu hỏi trên bạn sẽ biết điều chỉnh bài thuyết trình phù hợp nhất để thu hut người nghe Vd: Bill gate đã có buổi nói chuyện với sinh viên Bách Khoa Việt Nam Với phong cách

thoải mái đút tay 1 bên túi quần, nụ cười luôn thường trực trên gương mặt ông đã tạo 1 không khíthân thiện và cởi mở với những thanh niên trẻ.

2 Nội dung

- Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình

- Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắt được (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình)

- Xây dựng dàn cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần : giới thiệu, nội dung và kết luận): có 3 bước : động não ( Tìm ý chọn ý -> sắp xếp ý)

- Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.Điều này rất quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất

- Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm Với một bài thuyết trình

về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời, trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa , tượng,,,,Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ trang trí.rườm rà

- Tập nói trước ở địa điểm đã chọn Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm thanh Nếu trong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn ngoan Lưu tâm đến độ sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bản thân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư liệubạn cung cấp

b Thiết bị hỗ trợ

- Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước , kiểm tra chất lượng và giá

cả hợp lí

- Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau

- Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200 người tham gia

4 Tập luyện

Rèn luyện lâu dài :

- Giọng nói: tiếng nói chuẩn là cần thiết, bạn cũng nên tập thở bằng bụng để cho hơi được dài , thường xuyên đọc văn và hành văn để có lời nói hay, cũng cần phải tập sử dụng nhiều giọng điệukhác nhau Không phải ai sinh ra cũng có giọng nói hay, nhưng nếu kiên trì tập luyện, giọng nói của bạn sẽ có sức lôi cuốn khán giả

- Ứng khẩu : viết dàn bài ra giấy, tập nói một mình nhiều lần, bạn sẽ luyện được khả năng xử lýngôn từ nhanh Đồng thời, thường xuyên thu thập dụng ngữ , lời hay, cách dùng từ ngữ lạ từ sáchbáo, trong khi nói chuyện

- Cử chỉ : tập sử dụng các cử chỉ của tay, nét mặt để thể hiện tình cảm trong khi thuyết trình

Để quá trình rèn luyện này có hiệu quả, cách tốt nhất là cùng học theo nhóm, tham gia sinh hoạt

câu lạc bộ, có như vậy bạn mới được thực hành nói trước mọi người.

Luyện tập ngay trước khi thuyết trình :

- Chọn trang phục phù hợp chủ đề sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho khán giả và giúp bạn tự tin hơn

Khớp với các thiết bị phụ trợ và với các phần khác của chương trình Đặc biệt khi thuyết trình theo nhóm thì phải có buổi thao luyện cùng các thành viên khác để có sự thống nhất và logic trong cả buổi thuyết trình

Giai đoạn trình bày bài thuyết trình

1 Khi bắt đầu thuyết trình:

a Thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của thính giả Một cử chỉ liên quan đến

chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe hình dung được sơ lược về đề tài bạn sắp đề cập Thường thì bạn có thể đưa nó vào sau bài diễn thuyết

b Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác phải giật mình

c Hãy bông đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề Không phải ai cũng thích sự

hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn không biết gì về người nghe, nhưng thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả của bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái

d Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngôn nổi tiếng )

Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra sự tín nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp

e Thuật lại một câu chuyện có liên quan

Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kể chuyện hằng ngày

Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài diễn văn

f Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có tác dụng lôi kéo sự chú ý

của khán giả

2 Phần chính:

a Ngôn ngữ nói: Diễn thuyết hay đọc

Thuyết trình một cách tự nhiên, như đang trò chuyện với khán giả Tránh nói một cách đều đều như trả bài, cũng không nên chỉ nhìn và đọc lại bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn

- Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích về chủ đề bạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét mặt Nét mặt tươi vui, đừng quên những nụ cười sẽ

là vũ khí giúp bạn tự tin hơn và lấy thiện cảm với người nghe

- Sự rõ ràng: giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp và lòng vòng, lan man chỉ một vấn đề

-.Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ gây khó khăncho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi Sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn

- Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện , cởi mở Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ nụ cười đó mà khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ cảm thấy thư giãn hơn Đừng để quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối

- Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại Dùng cử chỉ của bạn:như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi khán giả

- Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn

Ko nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho người nghe Cần chú ý khi đi lên bậc thuyết trình vì không có gì làm cho sự tin cậy của thính giả đối với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường bước lên trước người nghe

c Phương tiện trợ giúp (visual aid):

Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác Thường là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị…Các phương tiện nhìn nên:

- Đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ

- Được đặt tại vị trí dễ nhìn, không đứng che tầm nhìn khán giả

- Đơn giản và dễ hiểu: Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu ra ý chính

mà thôi Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát được nội dung theo cách logic nhất, đồng thời giúp người nghe tiện theo dõi và tránh được sự rườm rà Mỗi trangthuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu là hợp lý

d Giao lưu khán giả :

- Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu Bác Hồ đã có câu nói nổi tiếng: ”Tôi nói đồng bào nghe rõ không?” rất hiệu quả

- Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn Khi đó người thuyết trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường

e Giải quyết câu hỏi:

- Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi ( sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay bất cứ lúc nào ) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một

- Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và bình tĩnh tìm một câu trảlời tích cực

Nếu bạn không biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tôi chưa có câu trả lời, bạn có thể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy nhiên , chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thôi

Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu người đó

f Tâm thế khi thuyết trình :

Tự chủ, không lo lắng, hăng hái, nhiệt tình là cần thiết khi bạn muốn truyền đạt lại cho người khác Điều này có được khi bạn có sự chuẩn bị tốt ( nội dung, thiết bị, luyện tập,… )

- Minh họa để tiêu biểu hoá các ý

- Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ

Kỹ năng sử dụng điện thoại trong giao tiếp

Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong các hoạt động hàng ngày hay