TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH HÀ LÊ QUỲNH KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THINK NEX[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA HÀNG 1 1.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng
Khái niệm doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp được thành lập với mục tiêu là chuyên cung cấp các hoạt động kinh doanh thương mại nhằm mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong đó, hoạt động kinh doanh thương mại bao gồm hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ thương mại hoặc các hoạt động xúc tiến thương mại.
Hiện nay, có năm loại hình doanh nghiệp thương mại là:
- Doanh nghiệp thương mại kinh doanh chuyên môn hóa: Là loại hình doanh nghiệp chuyên kinh doanh tập trung vào một hoặc một nhóm hàng hóa có cùng công dụng, trạng thái hoặc tính chất cụ thể.
- Doanh nghiệp thương mại kinh doanh tổng hợp: Là loại hình doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hóa có công dụng, trạng thái, tính chất khác nhau, bất cứ hàng hóa nào có lợi thế thì kinh doanh.
- Doanh nghiệp thương mại kinh doanh đa dạng hóa: Là loại hình doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau như sản xuất, kinh doanh hàng hóa và thực hiện các hoạt động thương mại nhưng lúc nào cũng có một nhóm hàng hóa kinh doanh chuyên môn.
- Doanh nghiệp thương mại được thành lập và quản lý bởi các cơ quan Nhà nước: Là doanh nghiệp do các cơ quan Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
- Các doanh nghiệp thương mại được thành lập bởi các cá nhân, tổ chức thông thường.
Do đó, đầu vào của các doanh nghiệp thương mại chủ yếu là hàng hóa, công cụ, dụng cụ và tài sản cố định sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Khái niệm, phân loại hàng mua
Căn cứ Điều 26, Điều 29, Điều 35, Điều 37 Thông tư (TT) 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính (BTC), công cụ, dụng cụ, hàng hóa, tài
2 sản cố định được định nghĩa như sau:
Công cụ, dụng cụ (CCDC): Là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng như quy định đối với tài sản cố định.
Hàng hóa (HH): Là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn và bán lẻ) Hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản.
Tài sản cố định hữu hình (TSCĐ hữu hình): Là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình.
Tài sản cố định vô hình (TSCĐ vô hình): Là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê, phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình.
Quy trình nghiệp vụ mua hàng
Nghiệp vụ mua hàng phát sinh liên quan đến bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và được phê duyệt bởi các cấp quản lý Các bước trong nghiệp vụ mua hàng thông thường gồm:
- Bộ phận hoặc người yêu cầu mua hàng lập phiếu yêu cầu mua hàng với số lượng và giá ước lượng gửi cho trưởng bộ phận duyệt Nếu phiếu yêu cầu mua hàng được duyệt thì gửi cho bộ phận mua hàng Nếu phiếu yêu cầu không được duyệt thì lập lại hoặc hủy phiếu yêu cầu mua hàng.
- Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng yêu cầu nhà cung cấp gửi giấy báo giá; từ đó, nhân viên chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Nhân viên mua hàng lập đơn mua hàng và trình giám đốc phê duyệt Sau đó, nhân viên mua hàng gửi đơn mua hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn để đặt hàng.
- Căn cứ vào đơn mua hàng, nhà cung cấp ghi nhận đơn bán hàng và báo với doanh nghiệp đồng ý giao hàng hoặc báo không thể giao vì hết hàng.
- Khi hàng hóa được giao tới doanh nghiệp, bộ phận kho sẽ kiểm tra về số
3 lượng, tình trạng hàng hóa, mẫu mã, … Sau đó, bộ phận kho thực hiện quy trình nhập kho Nếu tình trạng hàng bị lỗi hoặc không đạt yêu cầu thì thực hiện quy trình trả hàng.
- Căn cứ phiếu nhập kho, đơn đặt mua hàng, hóa đơn từ các bộ phận gửi tới, bộ phận kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh như mua hàng trả ngay hoặc mua hàng trả chậm.
Tính giá hàng mua
Công cụ, dụng cụ và hàng hóa nhập kho được tính theo nguyên tắc giá gốc. Tùy theo nguồn nhập mà giá gốc của CCDC, hàng hóa được cấu thành khác nhau. Giá gốc của CCDC, hàng hóa mua ngoài gồm giá mua ghi trên hóa đơn (trừ chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại); chi phí thu mua khác như vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản; các khoản thuế (chỉ gồm các khoản thuế không được hoàn lại) (Nguyễn Thị Loan, 2018) Đối với tài sản cố định hữu hình, nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm được tính theo giá gốc Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, như: Chi phí chuẩn bị mặt bằng; chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu; chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử); chi phí chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác (Bộ Tài Chính, 2001)
Nguyên giá tài sản cố định vô hình mua riêng biệt, bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính (Bộ Tài Chính, 2001)
Chứng từ kế toán
Đối với mua công cụ dụng cụ, hàng hóa:
- Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường;
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi;
- Các chứng từ khác có liên quan. Đối với mua tài sản cố định:
- Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường;
- Biên bản giao nhận tài sản cố định (có ghi rõ thông tin về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của tài sản cố định);
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi;
- Các chứng từ khác có liên quan.
Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản
1.1.6.1 Tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
- Số thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được khấu trừ.
- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ;
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ;
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá;
- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn
Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT đầu lại. vào còn được khấu trừ, số thuế
GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả.
1.1.6.2 Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
- Trị giá thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn;
- Trị giá CCDC cho thuê nhập lại kho;
- Trị giá thực tế của CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của
CCDC tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
- Trị giá thực tế của CCDC xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn;
- Chiết khấu thương mại khi mua CCDC được hưởng;
- Trị giá CCDC trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá;
- Trị giá CCDC thiếu phát hiện trong kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của CCDC tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho.
- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);
- Chi phí thu mua hàng hóa;
- Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (gồm giá mua vào và chi phí gia công);
- Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho doanh nghiệp phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ;
- Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại;
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;
- Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);
- Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư.
- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;
- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán;
- Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;
- Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ); - Trị giá hàng hoá bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định.
Số dư bên Nợ: Trị giá mua vào và chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho.
1.1.6.4 Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình
Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình
- Nguyên giá của TSCĐ hữu hình tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, do mua sắm, do nhận vốn góp, do được cấp, do được tặng biếu, tài trợ, phát hiện thừa;
- Nguyên giá của TSCĐ hữu hình giảm do điều chuyển cho doanh nghiệp khác, do nhượng bán, thanh lý hoặc đem đi góp vốn liên doanh,
- Nguyên giá của TSCĐ giảm do tháo bớt một hoặc một số bộ phận;
Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình
- Điều chỉnh tăng nguyên giá của
TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm hoặc do cải tạo nâng cấp;
- Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do đánh giá lại.
- Điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ do đánh giá lại.
Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có ở doanh nghiệp.
1.1.6.5 Tài khoản 331 – Phải trả người bán
Tài khoản 331 – Phải trả người bán
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức;
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Tài khoản 331 – Phải trả người bán
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng
Số dư bên Nợ: Số tiền trả trước cho người bán nhưng chưa nhận hàng.
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ mua hàng
1.2.1.1 Mua hàng trong nước về nhập kho
Khi mua công cụ, dụng cụ, hàng hóa về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan, kế toán hạch toán vào các tài khoản (TK) sau.
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 153, 156, 157 (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 141, 331 (tổng giá thanh toán)
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 153, 156, 157 (giá có bao gồm thuế GTGT)
Có TK 111, 112, 141, 331 (tổng giá thanh toán có thuế GTGT)
1.2.1.2 Mua hàng trong nước đưa vào sử dụng ngay
Khi công cụ, dụng cụ, hàng hóa được mua về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động thương mại hoặc thực hiện dịch vụ, kế toán căn cứ vào chứng từ và hạch toán.
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642, 242 (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 141, 331 (tổng giá thanh toán) Khi mua TSCĐ về sử dụng, kế toán phải trích khấu hao định kỳ cho TSCĐ đó. Mua tài sản cố định về:
Nợ TK 211, 241 (nguyên giá không bao gồm thuế GTGT)
Nợ TK 1332 (thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 141, 331 (tổng giá thanh toán) Cuối kỳ, kế toán tiến hành hạch toán khoản chi phí trích khấu hao TSCĐ trong tháng đó, theo từng bộ phận sử dụng:
Nợ TK 627, 641, 642 (số tiền khấu hao định kỳ)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (số tiền khấu hao định kỳ)
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị CCDC, hàng hóa, TSCĐ bao gồm thuế GTGT.
1.2.2.1 Mua hàng nhập khẩu về nhập kho
Khi mua công cụ, dụng cụ, hàng hóa từ nước ngoài về nhập kho, giá trị hàng nhập khẩu phải bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế nhập khẩu (NK), thuế bảo vệ môi trường (BVMT) (nếu có).
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu:
Nợ TK 153, 156, 157 (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 111, 112, 331 (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường Phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị công cụ, dụng cụ,
1 0 hàng hóa, tải sản cố định hữu hình nhập khẩu bao gồm thuế GTGT.
1.2.2.2 Mua hàng trong nước đưa vào sử dụng ngay
Khi công cụ, dụng cụ, hàng hóa được nhập khẩu về, không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động thương mại hoặc thực hiện dịch vụ, kế toán căn cứ vào chứng từ và hạch toán.
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642, 242 (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 111, 112, 331 (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3332, 3333, 33381 (thuế TTĐB, thuế NK, thuế BVMT) Phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu Khi mua TSCĐ về và sử dụng, kế toán phải trích khấu hao định kỳ cho TSCĐ đó.
Mua tài sản cố định về:
Nợ TK 211, 241 (nguyên giá không bao gồm thuế GTGT)
Có TK 111, 112, 331 (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3332, 3333, 33381 (thuế TTĐB, thuế NK, thuế BVMT) Cuối kỳ, kế toán tiến hành hạch toán khoản chi phí trích khấu hao TSCĐ trong tháng đó, theo từng bộ phận sử dụng:
Nợ TK 627, 641, 642 (số tiền khấu hao định kỳ)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (số tiền khấu hao định kỳ)
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, CCDC, hàng hóa, TSCĐ bao gồm thuế GTGT.
Trình bày thông tin hàng mua trên báo cáo tài chính
1.3.1 Hàng mua nhập kho hoặc gửi đi bán
Trên bảng cân đối kế toán, tổng hàng mua nhập kho hoặc gửi đi bán của doanh nghiệp thương mại dịch vụ được thể hiện trong phần tài sản ngắn hạn, cụ thể là chỉ tiêu hàng tồn kho (mã số 140) Trong đó:
- Hàng tồn kho (mã số 141):
Chỉ tiêu hàng tồn kho phản ánh tổng giá trị của hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được luân chuyển trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo Chỉ tiêu này không bao gồm giá trị chi phí sản xuất kinh doanh dở dang dài hạn và giá trị thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế dài hạn Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này ở doanh nghiệp thương mại dịch vụ là số dư Nợ của các Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường, Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ, Tài khoản 156 – Hàng hoá, Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán, Tài khoản 158 – Hàng hoá kho bảo thuế (Bộ Tài Chính, 2014)
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (mã số 149):
Chỉ tiêu này phản ánh khoản dự phòng giảm giá của các loại hàng tồn kho tại thời điểm báo cáo sau khi trừ số dự phòng giảm giá đã lập cho các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang dài hạn Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của Tài khoản 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chi tiết dự phòng cho các khoản mục được trình bày là hàng tồn kho trong chỉ tiêu mã số 141 và được ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn: ( ) (Bộ Tài Chính, 2014) 1.3.2 Hàng mua về sử dụng ngay
Hàng mua về sử dụng ngay của doanh nghiệp thương mại chủ yếu là công cụ, dụng cụ, dịch vụ Chi phí CCDC, dịch vụ này được đưa vào chỉ tiêu chi phí bán hàng (mã số 25), chi phí quản lý doanh nghiệp (mã số 26) trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Chi phí bán hàng (mã số 25):
Chỉ tiêu này phản ánh tổng chi phí bán hàng hóa, thành phẩm đã bán, dịch vụ đã cung cấp phát sinh trong kỳ báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng cộng số phát sinh bên Có của Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”, đối ứng với bên Nợ của Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” trong kỳ báo cáo (Bộ Tài Chính, 2014)
- Chi phí quản lý doanh nghiệp (mã số 26):
Chỉ tiêu này phản ánh tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng cộng số phát sinh bên Có của Tài
1 2 khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, đối ứng với bên Nợ của Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh trong kỳ báo cáo (Bộ Tài Chính, 2014) Đối với CCDC, dịch vụ được phân bổ nhiều lần, chi phí CCDC sẽ đưa vào chỉ tiêu chi phí trả trước ngắn hạn hoặc chi phí trả trước dài hạn.
- Chi phí trả trước ngắn hạn (mã số 151):
Chỉ tiêu này phản ánh số tiền trả trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong khoảng thời gian không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm trả trước Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết của Tài khoản 242 – Chi phí trả trước (Bộ Tài Chính, 2014)
- Chi phí trả trước dài hạn (mã số 261):
Chỉ tiêu này phản ánh số tiền trả trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thời hạn trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm trả trước; lợi thế thương mại và lợi thế kinh doanh còn chưa phân bổ vào chi phí tại thời điểm báo cáo Số liệu để ghi vào vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết của Tài khoản 242 – Chi phí trả trước Doanh nghiệp không phải tái phân loại chi phí trả trước dài hạn thành chi phí trả trước ngắn hạn (Bộ Tài Chính, 2014)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA HÀNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM QAD ERP
Tổng quan về Công ty trách nhiệm hữu hạn Think Next
2.1.1 Khái quát về Công ty
- Tên tiếng Việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn Think Next
- Tên viết tắt: Công ty TNHH Think Next hoặc Think Next Co., Ltd
- Địa chỉ trụ sở: Tòa nhà Highland Plaza – Số 352 Trường Sa, Phường 2, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Người đại diện pháp lý: Nguyễn Lê Quang Vinh
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Quy mô: Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hiện tại, Công ty TNHH Think Next là văn phòng đại diện chuyên tư vấn và triển khai phần mềm QAD ERP, phù hợp với các ngành như ngành ô tô, khoa học đời sống, sản phẩm công nghiệp, thiết bị điện tử, sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm và đồ uống Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn phần mềm QAD ERP ở các khu vực, Công ty luôn làm hài lòng khách hàng trong và ngoài nước Think Next không chỉ là đối tác của QAD ở Việt Nam, mà còn là đối tác với một số công ty hàng đầu thế giới như Microsoft, Cisco, IBM và VNWare.
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Cột mốc Hoạt động tiêu biểu
12/07/2008 Thành lập Công ty TNHH Think Next tại thành phố Hồ Chí Minh.
Tháng 8/2009 Trở thành đối tác Bizspark của Microsoft tại Việt Nam.
Trở thành đối tác phân phối QAD ERP tại Việt Nam.
Tháng 8/2012 Trở thành đối tác Giải pháp của VMWare tại Việt Nam.
Tháng 11/2013 Trở thành đối tác Giải pháp IBM.
12/07/2014 Thay đổi thương hiệu doanh nghiệp mới.
Cột mốc Hoạt động tiêu biểu
Tháng 8/2014 Trở thành đối tác với Digital Marketing Agency.
05/10/2014 Trở thành đối tác của Microsoft.
12/07/2015 Dịch vụ phát triển ứng dụng di động mới.
30/09/2016 Chứng chỉ đủ điều kiện.
21/01/2018 Think Next có hơn 30 thành viên.
Tháng 5/2019 Trở thành đối tác UiPath tại Việt Nam.
Tháng 6/2019 Trở thành đối tác Honeywell.
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
2.1.3 Một số sản phẩm và dịch vụ
- Tư vấn, thiết kế và triển khai sản xuất giải pháp ERP;
- Tư vấn, thiết kế và triển khai CRM cho ngành dịch vụ và du lịch;
- Quản lý mạng và dịch vụ bảo mật cho doanh nghiệp;
- Phát triển ứng dụng phần mềm di động;
- Cung cấp dịch vụ SMS kết nối toàn cầu;
2.1.4 Cơ cấu tổ chức công ty
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu Công ty TNHH Think Next
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Vai trò của các phòng ban:
Giám đốc là chức vụ cao nhất trong Công ty, có vai trò điều hành và giám sát toàn bộ doanh nghiệp Ngoài ra, giám đốc còn lập kế hoạch chiến lược và mục tiêu hoạt động cho tương lai, phân công nhiệm vụ đến tất cả phòng ban Điều quan trọng nhất, giám đốc đại diện cho cả doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối
Phòng tư Vấn và triển khai
Phòng kỹ thuật Phòng mua hàng Kho Phòng hành chính - kế toán tác.
Phòng kinh doanh có vai trò nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch chiến lược bán hàng, tìm kiếm khách hàng mới, xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng, phối hợp với phòng tư vấn và triển khai để phân tích và đưa ra những giải pháp cho khách hàng.
Phòng tư vấn và triển khai phần mềm có vai trò tìm hiểu, khảo sát tình hình hoạt kinh doanh của khách hàng và giới thiệu các sản phẩm dịch vụ phù hợp với quy mô hoạt động của khách hàng Sau đó, nhân viên tổ chức đào tạo cho khách hàng sử dụng dịch vụ Nếu phát sinh các vấn đề trong quá trình sử dụng dịch vụ, phòng tư vấn và triển khai phần mềm làm việc với phòng kỹ thuật để tìm ra những phải pháp cho mỗi khách hàng.
Phòng kỹ thuật có vai trò quản lý hệ thống mạng của Công ty, bảo mật thông tin, sửa lỗi và cập nhật phần mềm, phối hợp với phòng tư vấn và triển khai phần mềm để tìm ra giải pháp và hỗ trợ cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
Phòng mua hàng có vai trò theo dõi, tổng hợp nhu cầu mua hàng hóa, tài sản cố định từ các phòng ban khác Bên cạnh đó, phòng mua hàng còn phân tích năng lực nhà cung cấp, quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.
Kho là nơi lưu trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp Bộ phận kho có vai trò nhận hàng, kiểm kê hàng hóa khi nhập hàng và xuất hàng, sắp xếp và bảo quản hàng hóa, thông tin tới phòng mua hàng và phòng kinh doanh về số lượng hàng trong kho.
Phòng hành chính – kế toán có vai trò ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, thu chi tiền khi mua hàng hoặc bán hàng, báo cáo tình hình tài chính cho giám đốc.
2.1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Think Next
2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng thành phần
- Tổ chức công tác bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ chức kinh doanh dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tổ chức ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng.
- Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của doanh nghiệp theo chế độ quy định.
- Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước giám đốc.
- Theo dõi phản ánh đúng tình hình tài chính của Công ty.
- Phân công và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán tại Công ty.
- Tham gia việc tuyển dụng, thuyên chuyển, xét nâng lương, kỷ luật các nhân viên kế toán trong phạm vi quản lý.
- Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu, số liệu cần thiết cho công tác kế toán của phòng Chịu trách nhiệm vể những tài liệu lập và ký duyệt.
- Được quyền từ chối việc lập, ký hoặc duyệt các báo cáo, chứng từ, tài liệu không phù hợp với pháp luật hiện hành.
- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn và biên bản công nợ phải thu, và công nợ phải trả vào phần mềm QAD Phân bổ khấu khao, chi phí định kỳ, lập báo cáo tài chính và khóa sổ cuối kỳ.
- Thông qua kế toán trưởng, có quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp những chứng liệu liên quan đến công tác tổng hợp số liệu.
- Được từ chối các yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin sai quy định.
- Thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo chứng từ thu, chi do kế toán các phần hành quyền chuyển giao theo quy định.
- Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn quỹ, kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ.
- Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận, rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
- Được từ chối các yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin sai quy định.
- Đề xuất các ý kiến, sáng kiến về chuyên môn có lợi cho công tác quản lý hạch toán.
2.1.6 Hình thức kế toán trên máy tính ở Công ty
Công ty TNHH Think Next đang sử dụng hình thức kế toán trên máy tính theo hình thức sổ nhật ký chung Cụ thể là, Công ty TNHH đang sử dụng phần mềm QADERP quản lý công tác kế toán như ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày,theo dõi công nợ, chi phí, doanh thu, … và lập báo cáo tài chính cũng được thực hiện trên phần mềm.
Mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ nhận được từ các phòng ban, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm QAD Kế toán mở các chương trình tương ứng với mỗi nghiệp vụ rồi nhập số liệu vào từng ô phải điền trong chương trình đó Sau khi kế toán nhập xong nghiệp vụ trên chương trình, ở sổ nhật ký chung và sổ cái sẽ tự động xuất hiện các bút toán của nghiệp vụ đã ghi nhận theo trình tự thời gian, đồng thời sổ chi tiết sẽ xuất hiện giá trị Nợ hoặc Có của nghiệp vụ. Đến cuối kỳ, kế toán kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn, chứng từ với sổ nhật ký chung; những nghiệp vụ chưa ghi vào sổ cái thì ghi nhận vào bằng các chương trình tương ứng; ghi nhận các nghiệp vụ phân bổ cuối kỳ; đánh giá lại số dư tài khoản có gốc ngoại tệ Sau đó, kế toán sử dụng chương trình trong phần mềm QAD để lập bảng cân đối số phát sinh và đối chiếu với sổ cái Kế toán đóng sổ cuối kỳ và in các sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, các báo cáo khác cần thiết từ phần mềm để trình lên cho ban giám đốc và lưu trữ.
- Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường;
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi;
- Biên bản giao nhận tài sản, hàng hóa;
- Bảng phân bổ chi phí trả trước;
- Bảng chấm công, bảng tính lương;
- Sổ tiền gửi ngân hàng;
- Sổ chi tiết các tài khoản;
- Sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp;
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản;
- Các sổ khác khác (cụ thể trong từng quy trình).
2.1.8 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp là tư vấn và triển khai dịch vụ, cho nên Công ty không có hàng tồn kho vào cuối năm Tất cả CCDC, hàng hóa được mua về với số lượng ít và được tiêu thụ hết trong một năm tài chính Đồng thời, đây là doanh nghiệp nhỏ cho nên không có tài sản cố định.
Các văn bản pháp luật chính mà Công ty đang áp dụng:
2.1.7 Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 về “Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp”.
2.1.8 Văn bản hợp nhất 14/VBHN-BTC ban hành ngày 09/05/2018 về “Hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng và nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều luật thuế giá trị gia tăng”.
Giới thiệu phần mềm QAD ERP
QAD Inc là một công ty phần mềm, chuyên cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các phần mềm doanh nghiệp liên quan cho các doanh nghiệp sản xuất QAD được thành lập vào năm 1979 bởi Pamela Lopker, hiện có trụ sở tại California, Mỹ Cho đến nay, QAD có hơn 1950 nhân viên, hơn 18 văn phòng đại diện ở các quốc gia để phục vụ cho khách hàng tại hơn 100 quốc gia trên thế giới. Đặc biệt, Công ty TNHH Think Next là văn phòng đại diện QAD ở Việt Nam.
QAD bán các sản phẩm và dịch vụ của mình cho các doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất chính sau: Ô tô, khoa học đời sống, sản phẩm công nghiệp, thiết bị điện tử, sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm và đồ uống.
2.2.2 Tính năng nổi bật của phần mềm QAD
Phần mềm QAD rất mạnh mẽ trong việc hỗ trợ người dùng truy cập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, thao tác tính toán, lọc, tổng hợp, đếm, tìm giá trị, thông tin tìm kiếm với điều kiện không giới hạn QAD rất mạnh mẽ trong việc xem các báo cáo nội bộ, báo cáo tài chính, các báo cáo khác một cách linh hoạt.
Các phân hệ trong QAD gồm:
(2) Quản lý bán hàng và giao nhận;
(4) Quản lý hàng tồn kho;
(5) Lập kế hoạch và quản lý sản xuất;
Trong đó, phân hệ kế toán tài chính gồm các phân hệ con chính sau:
- Quản lý vốn bằng tiền (Banking/ Cash management);
- Công nợ phải thu (Account Receivable);
- Công nợ phải trả (Account Payable);
- Tài sản cố định (Fixed Assets);
- Lập dự toán ngân sách (Budgeting);
- Hợp nhất báo cáo (Consolidations).
2.2.3 Tài khoản kế toán trong quy trình mua hàng
Công ty TNHH Think Next là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, kinh doanh lĩnh vực thương mại dịch vụ Dó đó, hàng mua về của doanh nghiệp chủ yếu là công cụ, dụng cụ, một số ít hàng hóa như linh kiện máy tính và không có tài sản cố định Tất cả các tài sản trong doanh nghiệp như bàn, ghế, tủ, … đều dưới 30 triệu đồng và có thời gian sử dụng không dài nên được quy thành công cụ, dụng cụ và được phân bổ theo quy định.
Bảng 2.1 Một số tài khoản kế toán được sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng
Tên tài khoản Số hiệu tài khoản
Tiền mặt Cash on hand 111 11110000
Tiền gửi ngân hàng Cash in bank 112 11200000
Tiền gửi ngân hàng-ACB Cash in bank-ACB 112 11211200
Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
Deductible VAT of goods and Services 1331 13310000
Nhập kho hàng hóa (Tài khoản trung gian)
Unmatched invoices (Tài khoản trung gian) 15299999
Công cụ, dụng cụ Tools and supplies 153 15300000
Chi phí trả trước Long-term prepaid expenses 242 24210000
Phải trả cho người bán Trade payables 331 33110000
Thanh toán cho nhà cung cấp Supplier payment 331 33111111
Phải trả cho người bán (Tài khoản trung gian)
Chi phí dụng cụ, đồ dùng Tools and instruments 6413 64130000 Chi phí dịch vụ mua ngoài Outside services 6427 64270000
Chi phí đồ dùng văn phòng Office equipment expenses 6423 64230000
Chi phí dịch vụ mua ngoài Outside services 6427 64270000
Tổng quan công tác kế toán mua hàng tại Công ty
Công ty TNHH Think Next là một doanh nghiệp nhỏ, chuyên tư vấn và triển khai các phần mềm, sửa chữa máy tính Do đó, hàng mua hiện tại của doanh nghiệp gồm công CCDC, hàng hóa và dịch vụ.
CCDC của Công ty bao gồm đồ dùng văn phòng như tủ, bàn, ghế, giấy, bút… và thiết bị điện tử như máy tính, máy in, các đồ dùng điện tử nhỏ phục vụ công việc tư vấn và triển khai phần mềm.
Công cụ, dụng cụ ở Công ty gồm CCDC phân bổ một lần và CCDC phân bổ nhiều lần CCDC phân bổ một lần thường là bút, giấy, bình nước, sổ, bánh kẹo… CCDC phân bổ nhiều lần gồm bàn làm việc, bàn tiếp khách, ghế, tủ, kệ, bộ máy tính, máy in, bảng, tivi, đèn, quạt, máy lạnh, máy lọc nước.
Hàng hóa của doanh nghiệp thường là phần mềm, những linh kiện máy tính nhỏ, thiết bị ngoại vi như ổ đĩa, thẻ nhớ, bàn phím, USB …
Công ty mua phần mềm từ nhà sản xuất để kinh doanh Do phần mềm là một hàng hóa đặc biệt, cho nên theo phần mềm mua về không chịu thuế GTGT Trong quá trình hỗ trợ khách hàng về phần mềm máy tính, nếu khách hàng có yêu cầu về sửa chữa máy tính hoặc cần mua những thiết bị hỗ trợ máy tính thì doanh nghiệp mới mua hàng hóa về.
Vì CCDC, hàng hóa của doanh nghiệp chủ yếu là các thiết bị điện tử cho nên doanh nghiệp bảo quản trong kho, tránh để nơi ẩm ướt, dễ cháy nỗ Thông thường, doanh nghiệp mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay, lưu trữ trong kho ít nên số lượng hàng trong kho dễ quản lý.
Dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm dịch vụ điện, nước, viễn thông, taxi, xe công nghệ, sửa chữa nhỏ.
2.3.2 Tính giá công cụ, dụng cụ, hàng hóa
- Tính giá công cụ, dụng cụ, hàng hóa nhập kho
Công cụ, dụng cụ, hàng hóa của doanh nghiệp là do mua ngoài Giá trị CCDC,hàng hóa mua về được tính theo nguyên tắc giá gốc, công thức như sau:
Trong đó, các khoản giảm trừ bao gồm chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,
- Tính giá công cụ, dụng cụ, hàng hóa xuất kho: Theo phương pháp nhập trước, xuất trước.
2.3.3 Trình bày thông tin hàng mua trên báo cáo tài chính
Hàng mua về của doanh nghiệp gồm CCDC, hàng hóa và dịch vụ.
Trường hợp mua vật tư, thiết bị, hàng hóa về nhập kho, khi trình bày trên báo cáo tài chính, giá trị CCDC, hàng hóa được ghi ở chỉ tiêu hàng tồn kho (mã số 141) của bảng cân đối kế toán Số liệu để ghi chỉ tiêu này tính từ tổng số dư Nợ của Tài khoản
153 – Công cụ, dụng cụ, Tài khoản 156 – Hàng hóa, Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi trên đường (nếu có).
Trường hợp mua CCDC về sử dụng ngay hoặc sử dụng dịch vụ thuộc loại phân bổ một lần, giá trị của hàng mua được chuyển thành chi phí trong kỳ Tùy vào đối tượng sử dụng mà ghi vào chỉ tiêu chi phí bán hàng (mã số 25) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (mã số 26) trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Số liệu để ghi các chỉ tiêu này là số tổng cộng số phát sinh bên Có của Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng (chỉ tiêu chi phí bán hàng) hoặc Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp).
Trường hợp mua CCDC về sử dụng ngay hoặc sử dụng dịch vụ thuộc loại phân bổ nhiều lần, giá trị của hàng mua về được ghi nhận vào chỉ tiêu chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán Nếu phân bổ CCDC, dịch vụ dưới 12 tháng thì giá trị phân bổ được thể hiện ở chỉ tiêu chi phí trả trước ngắn hạn (mã số 151); nếu phân bổ CCDC, dịch vụ trên 12 tháng nhưng dưới 3 năm thì giá trị phân bổ được thể hiện ở chỉ tiêu chi phí trả trước dài hạn (mã số 261) Ngoài ra, ở thuyết minh báo cáo tài chính phải chi tiết chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn gồm chi phí CCDC và chi phí dịch vụ.
Giá mua ghi trên hóa đơn
Các khoản + thuế không được hoàn lại
2.3.4 Quy trình phân bổ công cụ, dụng cụ
Nếu CCDC là phân bổ một lần, giá trị hàng mua về hạch toán vào tài khoản chi phí Nếu CCDC là phân bổ nhiều lần, giá trị hàng mua về hạch toán toàn bộ vào Tài khoản 242 – Chi phí trả trước.
2.3.4.1 Lưu đồ quy trình và diễn giải
Hình 2.4 Biểu tượng dùng trong các lưu đồ quy trình
Start Điểm bắt đầu quy trình
End Điềm kết thúc quy h ình
Thê hiện một bước băt buộc trong quy trinh (thực hiện trong hệ thông)
Thê hiện một bước tùy chọn trong quy trinli (thực hiện trong hệ thõng)
Thê hiện sự nôi tiêp của các bước trong quy trình và hướng đi cùa quy trình
Thê hiện phãi chọn lựa giữa 2 hoặc nhiêu quyêt định theo các hướng khác nliau trong quy trinh
Thê hiện một bước thực hiện thủ công trong quy trình
Chứng từ hoặc báo cáo
Thê hiện liên két tới một quy trìnli khác
Hình 2.5 Lưu đồ quy trình phân bổ chi phí trả trước công cụ, dụng cụ
Bảng 2.2 Diễn giải quy trình phân bổ chi phí trả trước công cụ, dụng cụ
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.1.11) để tạo bút toán mẫu là bút toán phân bổ chi phí.
Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.1) để tạo kỳ kế toán ghi nhận bút toán phân bổ chi phí trả trước, những bút toán này chưa ghi nhận trong sổ nhật ký chung và sổ cái.
Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.3) để kiểm tra những kỳ kế toán ghi nhận bút toán phân bổ chi phí trả trước đã tạo.
Nếu kiểm tra thấy sai kỳ kế toán ghi nhận bút toán phân bổ, bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.2) để sửa lại cho đúng.
Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.5) để ghi nhận bút toán phân bổ này chính thức lên sổ nhật ký chung.
Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.1.3) hoặc (25.15.2.10) để xem bút toán phân bổ chi phí trả trước.
Chi tiết cách thực hiện phân bổ CCDC trên phần mềm được trình bày tại Phụ lục 1.4.2 và Phụ lục 1.4.3.
2.3.4.2 Bút toán và sổ kế toán trên phần mềm
Chương trình Recurring Entry Create (25.13.4.1) cho phép tạo các kỳ phân bổ với bút toán mẫu cố định Trong đó, bút toán mẫu tạo ở chương trình Journal Entry
Transient Create (25.13.1.11) có thể tạo một trong hai trường hợp sau:
Tổng giá trị phân bổ mỗi kỳ bằng nhau.
Tổng giá trị phân bổ mỗi kỳ khác nhau và tỷ lệ phân bổ mỗi kỳ bằng nhau.
Tổng giá trị phân bổ
Nếu giá trị phân bổ hàng kỳ không thuộc hai trường hợp trên thì kế toán không thể sử dụng chương trình Recurring Entry Create (25.13.4.1) để tạo kỳ phân bổ vì bút toán mẫu của các kỳ khác nhau Lúc này, kế toán phải sử dụng chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1) để hạch toán thủ công bút toán phân bổ CCDC vào sổ nhật ký chung
Sổ kế toán của quy trình phân bổ chi phí trả trước trên phần mềm:
Sổ sách kế toán Tên chương trình trên phần mềm QAD
Sổ các nhóm phân bổ chi phí Recurring Entry View (25.13.4.3)
Sổ nhật ký chung Journal Entry View (25.13.1.3)
Sổ cái GL Transactions View Extended
2.3.5 Các quy trình mua hàng thực hiện trên phần mềm QAD
Khi sử dụng phần mềm QAD, cho dù doanh nghiệp chọn phương thức thanh toán nào thì kế toán đều phải lập hóa đơn để ghi nhận hàng hóa mua về hoặc dịch vụ sử dụng như một khoản phải trả người bán Khi nào thanh toán thì kế toán sẽ mở phần mềm và chọn vào hóa đơn cần trả nợ để thanh toán.
Nghiệp vụ mua hàng ở Công ty TNHH Think Next liên quan tới các quy trình sau:
- Quy trình mua hảng có đơn mua hàng
Gồm các quy trình con:
• Quy trình tạo mới mã nhà cung cấp
• Quy trình nhập kho hàng mua
• Quy trình trả hàng cho nhà cung cấp
• Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
- Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
Kế toán mua hàng có đơn mua hàng
2.4.1 Lưu đồ quy trình và diễn giải
- Quy trình mua hàng có đơn mua hàng:
Hình 2.6 Lưu đồ quy trình mua hàng có đơn mua hàng
Bảng 2.3 Diễn giải quy trình mua hàng có đơn mua hàng
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Khi kiểm tra thấy CCDC, hàng hóa cần để xuất dùng nhưng trong kho không có đủ số lượng hoặc không còn hàng, bộ phận kho lập phiếu yêu cầu mua hàng hóa, thiết bị, vật tư gửi cho giám đốc duyệt.
Lập phiếu thủ công, ngoài phần mềm.
Giám đốc duyệt loại hàng, số lượng hàng, đơn giá ước lượng, mục đích sử dụng.
- Nếu phiếu yêu cầu mua hàng được duyệt thì chuyển phiếu yêu cầu cho bộ phận mua hàng thực hiện bước tiếp theo.
- Nếu phiếu yêu cầu mua hàng không được duyệt thì kết thúc quy trình mua hàng.
Duyệt thủ công trên giấy.
Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được duyệt, bộ phận mua hàng kiểm tra thông tin nhà cung cấp trong hệ thống, nếu chưa có thực hiện quy trình tạo mã nhà cung cấp mới trong hệ thống.
Quy trình tạo nhà cung cấp mới
Trường hợp đã tồn tại thông tin nhà cung cấp trong hệ thống, bộ phận mua hàng tiến hành tạo đơn mua hàng bằng chương trình (5.7), sau đó gửi giám đốc duyệt lần 2.
Giám đốc sẽ duyệt đơn mua hàng về giá mua, nhà cung cấp.
- Nếu đơn mua hàng được duyệt thì thực thực hiện bước tiếp theo.
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
- Nếu đơn mua hàng không được duyệt thì bộ phận mua hàng tìm nhà cung cấp để thương lượng giá hoặc tìm nhà cung cấp khác, sau đó hủy đơn mua hàng (nếu có) và tạo lại đơn mua hàng.
Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (5.10) để in đơn mua hàng gửi cho nhà cung cấp.
Sau khi nhà cung cấp giao hàng cùng phiếu bán hàng, bộ phận kho kiểm tra chất lượng:
- Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì thực hiện quy trình nhập kho.
- Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì thực hiện quy trình xuất kho.
- Quy trình nhập kho hàng mua.
- Quy trình trả hàng nhà cung cấp.
Căn cứ vào phiếu nhập kho bộ phận kho chuyển sang và hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán thực hiện quy trình lập hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả.
Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng.
- Quy trình tạo mã nhà cung cấp mới:
Hình 2.7 Lưu đồ quy trình tạo mã nhà cung cấp mới
Bảng 2.4 Diễn giải quy trình tạo nhà cung cấp mới
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Bộ phận mua hàng xác định tạo mã nhà cung cấp (NCC) thủ công hay tạo nhiều mã NCC cùng một lúc.
- Tạo thủ công: bắt đầu từ bước 1 - 6.
- Tạo hàng loạt: bắt đầu từ bước 7.
Trường hợp tạo thủ công từng mã Business Relation cho NCC mới, bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (36.1.4.3.1).
Sau đó sử dụng chương trình (28.20.1.1) để tạo mã NCC.
Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (2.3.1) để kích hoạt mã NCC, khi đó mã này mới có thể sử dụng được.
Bộ phận mua hàng Để kiểm tra mã NCC có được kích hoạt chưa và các thông tin của nhà cung cấp, sử dụng chương trình (2.3.2) hoặc (2.3.4)
Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (28.20.1.3) để kiểm tra thông tin NCC.
Nếu thông tin của NCC bị sai, sử dụng chương trình (28.20.1.2) để sửa lại.
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Trường hợp tạo nhiều mã Business Relation cho nhiều NCC, bộ phận mua hàng vào chương trình (36.1.4.3.5):
- Xuất file mẫu (file excel): chọn Export to Excel for Maintenance Sau đó điền thông tin mã Business Relation của NCC vào khung mẫu.
- Nhập dữ liệu vào hệ thống: chọn Import from Excel.
Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (28.20.1.5) để tạo mã NCC hàng loạt:
- Xuất file mẫu: chọn Export to Excel for Maintenance Sau đó điền thông tin mã NCC vào khung mẫu.
- Nhập dữ liệu vào hệ thống: chọn Import from Excel.
Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (28.20.1.7) để nhập số tài khoản ngân hàng tương ứng với mã NCC có trong hệ thống:
- Xuất file mẫu: chọn Export to Excel for Maintenance Sau đó điền thông tin tài khoản ngân hàng của NCC vào khung mẫu.
- Nhập dữ liệu vào hệ thống: chọn Import from Excel.
Supplier Bank Number Excel Integration (28.20.1.7)
- Quy trình nhập kho hàng mua:
Hình 2.8 Lưu đồ quy trình nhập kho hàng mua
Bảng 2.5 Diễn giải quy trình nhập kho hàng mua
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Nhân viên nhận công cụ, dụng cụ, hàng hóa kèm phiếu giao hàng từ nhà cung cấp.
Căn cứ vào danh sách hàng hóa đã nhận, bộ phận mua hàng thực hiện nhập kho bằng chương trình (5.13.1)
3 Bộ phận kho Để kiểm tra lại nghiệp vụ dùng chương trình (5.13.3) hoặc (5.8) và kiểm tra chất lượng, số lượng hàng nhập kho.
Nếu hàng bị lỗi, bộ phận mua hàng thực hiện quy trình xuất kho trả hàng cho nhà cung cấp.
Quy trình trả hàng nhà cung cấp
Bộ phận kho in chứng từ (phiếu nhập kho hàng mua) bằng chương trình (5.13.2).
Khi CCDC, hàng hóa được nhập kho, bộ phận mua hàng in và dán nhãn lên CCDC, hàng hóa và tủ/kệ.
Bộ phận mua hàng cập nhật số lượngCCDC, hàng hóa nhập vào phiếu theo dõiCCDC, hàng hóa trên mỗi tủ/kệ.
Hình 2.9 Lưu đồ quy trình trả hàng cho nhà cung cấp
- Quy trình trả hàng cho nhà cung cấp:
Bảng 2.6 Diễn giải quy trình trả hàng cho nhà cung cấp
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Khi phát hiện hàng bị lỗi, bộ phận kho tiến hành trả hàng cho nhà cung cấp, dùng chương trình (5.13.1), thực hiện tương tự như lúc nhập hàng nhưng với số lượng âm.
Sau đó kiểm tra lại bằng chương trình (5.13.3) hoặc chương trình (5.8):
- Nếu sai thì thực hiện bước 3.
- Nếu đúng thì thực hiện tiếp bước 4.
Khi kiểm tra thấy nghiệp vụ sai dùng chương trình (5.13.1) để điều chỉnh, tương tự bước 1 nhưng với số lượng dương, sau đó quay về bước 1 để thực hiện lại nghiệp vụ trả hàng.
Sau khi kiểm tra nghiệp vụ đúng tiến hành in chứng từ, dùng chương trình (5.13.6).
Căn cứ vào số lượng còn lại trong tủ/kệ, bộ phận kho cập nhật lại thông tin hàng hóa.
- Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng:
Hình 2.10 Lưu đồ quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
Bảng 2.7 Diễn giải quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Bộ phận mua hàng thực hiện quy trình mua hàng có đơn mua hàng, sau đó gửi các chứng từ có liên quan đến bộ phận kế toán.
Quy trình mua hàng có đơn mua hàng
Căn cứ vào đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn mà bộ phận mua hàng chuyển sang, kế toán lập hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả bằng chương trình (28.1.1.1).
3 Bộ phận kế toán Để kiểm tra, xem lại hóa đơn vừa tạo sử dụng chương trình (28.1.1.3).
Nếu hóa đơn vừa tạo đúng thì thực hiện bước 4 Nếu hóa đơn vừa tạo sai thì thực hiện bước 5.
Sau khi tạo xong hóa đơn bộ phận kế toán tiến hành liên kết hóa đơn đã tạo với đơn mua hàng ngay trong chương trình (28.1.1.1) hoặc (28.1.1.2) Sau đó kiểm tra:
Nếu liên kết đúng hóa đơn với đơn mua hàng thì hiện bước 6 (nếu cần) hoặc kết thúc quy trình Nếu liên kết sai hóa đơn với đơn mua hàng thực hiện bước hủy hóa đơn.
5 Bộ phận kế toán Để hủy hóa đơn vừa mới tạo, sử dụng chương trình (28.1.1.11), sau đó quay lại bước 2 để tạo hóa đơn mới.
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
6 Bộ phận kế toán Để kiểm tra tổng số dư nhà cung cấp, sử dụng chương trình (28.17.8).
2.4.2 Bút toán kế toán ở mỗi chương trình
- Nhập kho hàng mua: Chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1):
Bộ phận mua hàng tạo đơn mua hàng bằng chương trình Purchase Order Maintenance (5.7) Đến khi hàng mua về nhập kho, bộ phận mua hàng sử dụng chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1) để nhập kho Ở đây, từ “kho” không chỉ là kho vật lý của doanh nghiệp, mà “kho” còn là số liệu trên sổ sách Khi nhập kho số lượng hàng hóa, vật tư trong phần mềm, kế toán hạch toán vào Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ hoặc Tài khoản 156 – Hàng hóa Lúc này, một bút toán xuất hiện nhưng không được ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung và sổ cái, mà được ghi trong sổ những bút toán chưa được đưa lên sổ cái Unposted Transaction Browse (25.13.15) và những bút toán đó sẽ được đưa lên sổ nhật ký chung và sổ cái vào cuối tháng, trước khi kế toán đóng sổ.
Bút toán (1) nhập kho hàng mua trên phần mềm:
Nợ TK 15310000 – Công cụ, dụng cụ/
Có TK 33199999 – Phải trả cho người bán Công nợ phải trả không được ghi nhận trực tiếp vào TK 33100000 – Phải trả cho người bán mà ghi nhận vào TK 33199999 (tài khoản trung gian) Đến khi lập hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả, số tiền nợ phải trả người bán mới được hạch toán vào TK 33100000.
Khi nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán áp dụng quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng để ghi nhận nợ phải trả Trường hợp Công ty mua vật tư về sử dụng ngay và có tạo đơn mua hàng, bộ phận kho phải nhập kho toàn bộ vật tư đó, sau đó mới thực hiện quy trình xuất kho để sử dụng Nếu CCDC thuộc loại phân bổ nhiều lần thì sau khi xuất kho, kế toán thực hiện quy trình phân bổ chi phí trả trước để phân bổ giá trị CCDC hàng kỳ.
- Tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng: Chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1):
Căn cứ vào đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, kế toán tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp thông qua chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) Sau khi lưu nghiệp vụ, hệ thống sẽ tự động hạch toán như sau:
Bút toán (2) ghi nhận khi lập hóa đơn công nợ phải trả nhà cung cấp:
Nợ TK 15299999 – Nhập kho hàng hóa
Nợ TK 13310000 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
Có TK 33110000 – Phải trả cho người bán Bút toán (3) sau liên kết đơn mua hàng và hóa đơn:
Nợ TK 33199999 – Phải trả cho người bán
Có TK 15299999 – Nhập kho hàng hóa Bởi vì bộ phận kho đã ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho vào Tài khoản
15310000 – Công cụ, dụng cụ hoặc Tài khoản 15610000 – Hàng hóa thông qua chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1), khi bộ phận kế toán ghi nhận công nợ vào Tài khoản 33110000 – Phải trả cho người bán thì tài khoản đối ứng của nó phải là Tài khoản 15299999 – Nhập kho hàng hóa để tránh việc ghi hai lần giá trị hàng mua về.
Kế toán mua hàng không lập đơn mua hàng
Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng có nghĩa là ghi nhận hóa đơn mua hàng mà trước đó bộ phận mua hàng không lập đơn mua hàng (Non purchase order – NON-PO) Các hóa đơn này là các hóa đơn sử dụng dịch vụ như hóa đơn điện, nước, điện thoại, truyền hình, Internet,
2.5.1 Lưu đồ quy trình và diễn giải
Hình 2.11 Lưu đồ quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
Bảng 2.8 Diễn giải quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Bộ phận có nhu cầu/ người yêu cầu mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ lập phiếu đề nghị mua hàng gửi cho giám đốc duyệt.
Nếu phiếu yêu cầu được duyệt thì gửi cho bộ phận mua hàng để gửi cho nhà cung cấp và kiểm tra thông tin nhà cung cấp để thực hiện quy trình tạo thông tin nhà cung cấp nếu là nhà cung cấp mới.
Quy trình tạo nhà cung cấp mới
Bộ phận kế toán căn cứ vào các chứng từ để ghi nhận công nợ trực tiếp không lập đơn mua hàng bằng chương trình (28.1.1.1).
Kiểm tra, xem lại hóa đơn đã tạo sử dụng chương trình (28.1.1.3):
- Nếu hóa đơn vừa tạo sai thực hiện bước 4.6.
- Nếu hóa đơn vừa tạo đúng thì thực hiện bước tiếp theo.
5 Bộ phận kế toán Để kiểm tra tổng số dư của nhà cung cấp sử dụng chương trình (28.17.8), có thể bỏ qua bước này thực hiện tiếp bước 6.
6 Bộ phận kế toán Để hủy hóa đơn vừa tạo sử dụng chương trình (28.1.1.11) sau đó quay lại bước 3 để tạo lại hóa đơn mới.
2.5.2 Bút toán kế toán ở mỗi chương trình
Nghiệp vụ minh họa: Công ty nhận hóa đơn điện tháng 02/2021 tổng số tiền là 3.115.000 đồng từ Công ty điện lực có mã số S0000302 Kế toán ghi nhận công nợ phải trả vào ngày 02/03/2021 Chi phí điện được tính cho cả Công ty.
- Tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng: Chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1):
Khi kế toán đã nhận được hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp, kế toán sử dụng chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) để tạo ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp (chi tiết cách tạo hóa đơn dịch vụ phải trả được trình bày tại Phụ lục 2.1). Sau khi lưu nghiệp vụ trên chương trình, hệ thống sẽ tự hạch toán:
Bút toán (1): Ghi nhận công nợ phải trả:
Nợ TK 15299999 – Nhập kho hàng hóa 2.831.818
Nợ TK 13310000 – Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV 283.182
Có TK 33110000 – Phải trả cho người bán 3.115.000 Bút toán (2): Kết chuyển từ TK 15299999 sang TK chi phí:
Nợ TK 64170000 – Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.415.909
Nợ TK 64270000 – Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.415.909
Có TK 15299999 – Nhập kho hàng hóa 2.831.818 Bởi vì đây là hóa đơn dịch vụ, không lập đơn mua hàng cho nên giá trị dịch vụ sử dụng được hạch toán vào tài khoản chi phí (TK 6-).
- Hủy hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả đã tạo: Chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11):
Khi kế toán phát hiện ghi nhận công nợ phải trả bị sai so với hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán bắt buộc phải hủy hóa đơn trên QAD bằng chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11) Lúc này, kế toán có thể chọn một trong hai lệnh sau: Trường hợp 1: Chọn lệnh Credit Note để ghi bút toán đảo với giá trị dương.
Nợ TK 33110000 – Phải trả cho người bán 3.115.000
Có TK 15299999 – Nhập kho hàng hóa 2.831.818
Có TK 13310000 – Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV 283.182
Nợ TK 15299999 – Nhập kho hàng hóa 2.831.818
Có TK 64170000 – Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.415.909
Có TK 64270000 – Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.415.909 Trường hợp 2: Chọn lệnh Invoice Correction để ghi bút toán đúng như bút toán ban đầu nhưng với số âm.
Nợ TK 15299999 – Nhập kho hàng hóa -
Nợ TK 13310000 – Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV -
Có TK 33110000 – Phải trả cho người bán -
Nợ TK 64170000 – Chi phí dịch vụ mua ngoài -
Nợ TK 64270000 – Chi phí dịch vụ mua ngoài -
Có TK 15299999 – Nhập kho hàng hóa -
Chi tiết thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm được trình bày tại Phụ lục 2.2
2.5.3 Sổ kế toán trên phần mềm
Sổ sách kế toán Tên chương trình trên phần mềm QAD
Sổ hóa đơn mua hàng Supplier Invoice View (28.1.1.3)
Sổ chi tiết phải trả người bán Supplier Account Summary (28.17.8)
Sổ cái GL Transactions View Extended (25.15.2.10)
Sổ nhật ký chung Journal Entry View (25.13.1.3)
Chi tiết sổ sách kế toán của quy trình thể hiện trong Phụ lục 2.3.
Kiểm soát và quản lý trong quy trình mua hàng
2.6.1 Quản lý đơn mua hàng Ở quy trình mua hàng có đơn mua hàng, sau khi tạo đơn mua hàng bằng chương trình Purchase Order Maintenance (5.7), bộ phận mua hàng gửi đơn mua hàng cho giám đốc ký duyệt trên QAD Bộ phận mua hàng không cần thiết in đơn mua hàng ra bản giấy rồi trình cho giám đốc ký, thay vào đó, hệ thống QAD cho phép người sử dụng gửi thông báo cho giám đốc trực tiếp trên QAD Giám đốc có thể ở bất cứ nơi nào có truy cập mạng đều có thể mở QAD, xem thông báo, xem đơn mua hàng và nhấn Đồng ý xét duyệt đơn mua hàng hoặc Không đồng ý xét duyệt.
Trong chương trình Purchase Order Maintenance (5.7), người dùng chọn thẻ Actions, chọn Workflow để gửi thông báo đến cho Giám đốc Sau đó, chương trình New Message xuất hiện, nhân viên mua hàng nhập địa chỉ gửi của giám đốc, nội dung thông báo và nhấn Send để gửi.
Hình 2.12 Màn hình chọn chức năng gửi thông báo
Hình 2.13 Màn hình gửi thông báo phê duyệt đơn mua hàng
Giám đốc sẽ nhận được thông báo và xét duyệt (như hình dưới đây) Giám đốc mở Inbox trong mục Messages bên góc trái, chương trình Messages – Inbox xuất hiện, chọn thông báo mới nhất về đơn mua hàng để xem và duyệt.
Hình 2.14 Giám đốc kiểm tra và xét duyệt đơn mua hàng
2.6.2 Quản lý hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả
Khi kế toán tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả, hệ thống QAD cho phép người dùng thiết lập trạng thái hóa đơn trong chương trình Supplier Invoice Create(28.1.1.1) ở ô Invoice Status Code (như hình 2.15) Sau đó, nhấn kính lúp để tùy chọn trạng thái, một cửa sổ mới xuất hiện (hình 2.16) Ở cửa sổ này, người dùng chọn một trạng thái để phù hợp với hóa đơn Trong đó, cột Inv Approve (InvoiceApprove) nếu hiển thị là Yes thì khi hóa đơn đó phải được cấp trên ký duyệt rồi mới được phép thanh toán; nếu hiển thị là No thì hóa đơn không cần ký duyệt để thanh toán.
Hình 2.15 Tùy chọn trạng thái hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả
Hình 2.16 Các trạng thái hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả
NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ
Nhận xét tình hình chung về kế toán mua hàng tại Công ty TNHH Think
Về mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Với mô hình và lĩnh vực kinh doanh về công nghệ thông tin, Công ty TNHH Think Next đã lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty.
Về hệ thống tài khoản áp dụng: Hiện tại Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Do lĩnh vực kinh doanh của Công ty là thương mại, dịch vụ với quy mô vừa và nhỏ, không mua nguyên liệu, vật liệu, tài sản cố định nên không sử dụng các Tài khoản 152, 211, 213, 214 mà thay vào đó sử dụng Tài khoản 153, 156.
Về tổ chức hệ thống chứng từ: chứng từ được Công ty tổ chức xây dựng đầy đủ phù hợp với hoạt động kinh doanh và đúng theo quy định của nhà nước Công ty tổ chức luân chuyển chứng từ theo quy trình mua hàng có sự kiểm soát chặt chẽ.
Về hệ thống sổ sách kế toán: Công ty chọn hình thức Sổ nhật ký chung và hình thức kế toán máy tính trên phần mềm QAD ERP phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Các sổ sách được thiết kế trên phần mềm QAD tuân thủ theo quy định của nhà nước và theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Việc thực hiện kế toán trên phần mềm QAD ERP giúp cho kế toán quản lý chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiết kiệm thời gian khi xuất dữ liệu Lập các báo cáo một cách nhanh chóng để trình bày cho kế toán trưởng và giám đốc.
3.1.1.2 Quy trình phân bổ chi phí trả trước
Trường hợp giá trị phân bổ công cụ, dụng cụ bằng nhau, hệ thống cho phép kế toán đưa các bút toán phân bổ CDCD lên sổ nhật ký chung và sổ cái một cách nhanh chóng vào cuối mỗi kỳ mà không cần mở sổ nhật ký chung để hạch toán Nợ, Có Kế toán chỉ cần tạo bút toán mẫu ban đầu và vào chương trình Recurring Entry Post (25.13.4.(5) nhấn Post vào cuối mỗi kỳ, hệ thống tự động đưa bút toán phân bổ CCDC lên sổ nhật ký chung giống như bút toán mẫu.
3.1.1.3 Quy trình nhập kho hàng mua
Khi hàng hóa, công cụ, dụng cụ về doanh nghiệp, nhân viên mua hàng thực hiện nhập kho kể cả kho vật lý và kho trên phần mềm Vì phần mềm QAD mạnh về quản trị sản xuất trong doanh nghiệp, cho nên phần mềm cho phép người dùng quản lý chi tiết từng loại mặt hàng theo ngày mua, lô, kho bãi, giá cả, số lượng tồn kho. Phần mềm giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
3.1.1.4 Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
- Công tác quản lý nợ phải trả:
Nghiệp vụ ghi nhận nợ phải trả có lập đơn mua hàng trên phần mềm giúp cho kế toán tiết kiệm thời gian và hệ thống tự động hạch toán trên sổ nhật ký chung và sổ cái Tuy nhiên, khác với quy trình ghi nhận nợ phải trả không lập đơn mua hàng, chương trình Supplier Invoice Create (287.1.1.1) cho phép liên kết hóa đơn mua hàng với đơn mua hàng đã lập trên hệ thống Do đó, khi có sai sót xảy ra thì người dùng có thể truy suất ra nợ phải trả của nhà cung cấp nào, đơn hàng số mấy và giải quyết lỗi sai đó.
- Hủy hóa đơn mua hàng trên phần mềm: Đối với những hóa đơn ghi nhập công nợ phải trả bị lập sai, hệ thống cho phép người dùng chọn một trong hai lệnh để hủy hóa đơn là Credit Note – hủy hóa đơn với bút toán đảo và Invoice Correction – hủy hóa đơn với bút toán thuận nhưng số âm Sau đó, kế toán phải lập biên bản tường trình do ghi sai trong nội bộ Công ty và hệ thống cho phép đính kèm tập tin này ngay trên chương trình hủy hóa đơn (Supplier Invoice Reverse) Kế toán tạo lại hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả với thông tin đúng.
3.1.1.5 Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
Việc thực hiện nghiệp vụ ghi nhận công nợ phải trả trên phần mềm giúp cho kế toán tiết kiệm thời gian Kế toán chỉ cần mở phần mềm nhập các thông tin hóa đơn mua hàng như mã nhà cung cấp, ngày hóa đơn, ngày hạch toán, tổng số tiền và trạng thái hóa đơn phải là không lập đơn mua hàng (Invoice status: Non-PO) Sau đó,phần mềm tự động tính toán ra số tiền không bao gồm thuế GTGT, tiền thuế GTGT dựa theo mức thuế suất lúc ban đầu thiết lập mã nhà cung cấp và tự động hạch toán
Nợ, Có vào mỗi tài khoản thích hợp trên sổ nhật ký chung và sổ cái.
3.1.2.1 Quy trình phân bổ chi phí trả trước
Nếu giá trị phân bổ CCDC không thuộc hai trường hợp phân bổ trong quy trình phân bổ chi phí trả trước thì kế toán phải hạch toán tay hàng kỳ vào sổ nhật ký chung – chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1) Việc này gây tốn thời gian cho kế toán nếu doanh nghiệp có nhiều CCDC cần phân bổ với giá trị phân bổ hàng kỳ khác nhau.
Nếu Công ty phân bổ CCDC theo tỷ lệ mà tỷ lệ phân bổ cho tài khoản chi phí là số thập phân vô hạn tuần hoàn thì tổng tỷ lệ phân bổ không bằng 100%, điều này dẫn đến sai số trong phân bổ chi phí trên hệ thống Ngoài ra, chữ số trong phần mềm là được làm tròn đến hàng đơn vị Do đó, trường hợp phân bổ theo tỷ lệ, giá trị phân bổ là số thập phân thì hệ thống sẽ tự động làm tròn lên hàng đơn vị Điều này cũng dẫn đến sai số nhỏ trong một số tài khoản kế toán nhưng tổng giá trị của chi phí trả trước là không đổi.
3.1.2.2 Quy trình nhập kho hàng mua
Sau khi thực hiện nhập kho trên hệ thống bằng chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1), phần mềm QAD cho phép in phiếu nhập kho nhưng không phải mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Do đó, doanh nghiệp tự ghi phiếu nhập kho theo mẫu Thông tư 200/2014/TT-BTC ở ngoài phần mềm.
3.1.2.3 Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
- Có hai tài khoản trung gian và nhiều bút toán:
Bởi vì doanh nghiệp có lập đơn mua hàng và trạng thái của hóa đơn là có liên kết đơn mua hàng cho nên hệ thống xuất hiện ba bút toán, gây phức tạp trong quá trình truy xuất và kiểm tra mỗi hóa đơn.
Khi hàng hóa về Công ty, bộ phận mua hàng thực hiện lệnh nhận hàng trên phần mềm QAD Khi đó, hệ thống tự động hạch toán theo bút toán (1), nhưng bút toán này không hiện trên sổ nhật ký chung, đến cuối kỳ, kế toán mới đưa lên sổ:
Nợ TK 15310000, 15610000 (nhập kho, giá chưa có thuế GTGT)
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng tại CôngtyTNHH
Để khắc phục những điểm còn hạn chế trong công tác kế toán mua hàng, dưới đây là một số giải pháp theo từng quy trình.
3.2.1 Quy trình phân bổ chi phí trả trước
Nếu phân bổ CCDC không theo tỷ lệ và giá trị phân bổ hàng kỳ không bằng nhau hoặc phân bổ theo tỷ lệ nhưng tỷ lệ là số thập phân vô hạn tuần hoàn thì doanh nghiệp nên phân bổ CCDC hàng tháng bằng chương trình Journal Entry Create(25.13.1.1) Từ chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1), kế toán hạch toán thủ công nghiệp vụ phân bổ chi phí trả trước vào sổ nhật ký chung.
3.2.2 Quy trình nhập kho hàng mua
Trên phần mềm QAD chưa có mẫu chứng từ phiếu nhập kho theo mẫu của Thông tư 200/2014/TT-BTC Công ty có thể liên hệ và trao đổi với đối tác QAD để viết một chương trình xuất phiếu nhập kho theo mẫu của Thông tư 200/2014/TT- BTC nhằm tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán thực hiện in phiếu nhập kho và lưu giữ các chứng từ về chung một chỗ trên phần mềm.
3.2.3 Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
Kế toán kiểm tra cẩn thận các chứng từ về tính chính xác, trung thực trước khi hạch toán Quy trình mua hàng có đơn mua hàng bao gồm nhiều quy trình con, nhiều bước, có sự tham gia của nhiều bộ phận Do đó, các trưởng phòng nên giám sát và kiểm tra thường xuyên các hoạt động thực hiện trên phần mềm và tổ chức đào tạo cho nhân viên sử dụng phần mềm QAD định kỳ để tránh dẫn đến các sai sót trong công việc, cụ thể là dẫn đến hủy hóa đơn.
3.2.4 Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng Để đơn giản hóa bút toán trong ghi nhận nợ phải trả không có đơn mua hàng, Công ty TNHH Think Next nên trao đổi với đối tác QAD viết lại chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) trong phần mềm QAD ở phân hệ kế toán Cụ thể, khi chọn trạng thái hóa đơn là Non-PO (trạng thái dành cho hóa đơn dịch vụ) thì chỉ cần ghi nhận một bút toán trên sổ cái và sổ nhật ký chung Hoặc Công ty nên viết một chương trình riêng dành cho tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả của loại dịch vụ - không tạo đơn mua hàng Bút toán của nghiệp vụ có thể viết như sau:
Nợ TK 13310000 – Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV
Có TK 33100000 – Phải trả cho người bán
