ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐẠI PHÁT
Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Thương mại Đại Phát
-Các mặt hàng của công ty được chia thành 3 nhóm chính:
+ Các sản phẩm kim loại đen và màu như: Thép cuộn, thép lá, thép tấm, thép hợp kim, nhôm, đồng.
+ Các sản phẩm cơ – kim khí như: Cán thép, palăng, xích, dụng cụ cầm tay. + Các sản phẩm tiêu dùng: Bình nóng lạnh.
* Danh mục (mã hóa) của các loại hàng hóa:
Bảng 1.1: Danh mục hàng hóa.
Tên hàng hóa Mã hóa
Dây hàn tự động phi 1,2 QH027
Que hàn LC318 phi 3,2 QH031
Dây điện 2C4 DAY04 ĐM xám 250x32x32 DM08 ĐM xám 200x20x32 DM03
Bình nóng lạnh 20 lít BN20
Thị trường của Công ty TNHH Thương mại Đại Phát
+ Thị trường đầu vào: Ngoài những nhà cung cấp ở trong nước công ty còn tìm kiếm nguồn hàng ở nhiều nước như: Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore, Indonexia, Trung Quốc, Hà Lan
+ Thị trường đầu ra: Công ty mở rộng và tận dụng tối đa thị trường nội địa Việt Nam đã gia nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO, môi trường cạnh tranh rất khốc liệt Công ty phải luôn có hướng phát triển đúng đắn để vừa chinh phục thị trường trong nước vừa hướng tới thị trường hàng xuất khẩu.
Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thương mại Đại Phát
Hàng hóa là những vật phẩm các DN mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Bán hàng là quy trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa cho bên mua để từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua. Trong các DN TM, bán hàng là khâu cuối cùng, khâu quan trọng nhất của quá trình kinh doanh Công ty áp dụng phương thức bán hàng sau:bán buôn, bán lẻ
1.1.3.1 Phương thức bán buôn Đặc điểm chủ yếu của phương thức bán buôn này là khối lượng hàng hóa giao dịch lớn theo từng lô hàng Hàng hóa sau khi bán ra vẫn còn nằm trong lĩnh vực lưu thông để tiếp tục chuyển bán hoặc đi vào lĩnh vực sản xuất để sản xuất ra sản phẩm mới rồi tiếp tục đi vào lưu thông Trong bán buôn giá trị hàng hóa chưa được thực hiện hoàn toàn Phương thức bán buôn được thực hiện dưới hai hình thức:
* Bán buôn qua kho: là bán buôn mà hàng bán được xuất ra kho bảo quản của Công ty
Bán buôn qua kho có hai loại:
- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của Công ty để nhận hàng Công ty xuất kho hàng hóa và giao nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới được xác định là tiêu thụ.
- Bán buôn qua kho theo hình thức chờ chấp nhận: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết hoặc theo đơn đặt hàng, Công ty xuất kho hàng hóa và bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, sau đó chuyển hàng giao cho bên mua ở địa điểm đã thỏa thuận Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Số hàng này được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán.
* Bán buôn vận chuyển thẳng: theo hình thức này Công ty sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà bán thẳng cho bên người mua.
Bán buôn vận chuyển thẳng có hai loại là:
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, Công ty sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp sẽ giao trực tiếp cho bên đại diện của bên mua tại kho của người bán, sau khi giao nhận đại diện của bên mua ký nhận đủ hàng, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ
- Bán buôn chuyển thẳng theo hình thức chờ chấp nhận: theo hình thức này, Công ty sau khi nhận được hàng từ nhà cung cấp, bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng hóa đến giao cho bên mua ở địa điểm đã thoả thuận từ trước Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
Chứng từ của nghiệp vụ bán buôn là “Hóa đơn bán hàng” do Phòng Kế toán lập.
Bán lẻ là phương thức bán hàng mà kết thúc quá trình bán hàng hàng hóa tách ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Đặc điểm của phương thức là khối lượng hàng hóa giao dịch mua bán nhỏ và việc thực hiện thanh toán là thanh toán ngay Sau khi hoạt động mua bán diễn ra, hàng hóa tách ra khỏi lĩnh vực lưu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng và giá trị của hàng hóa được thực hiện hoàn toàn.
Phương thức bán lẻ được thực hiện dưới một số hình thức sau đây:
- Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: theo hình thức này, nhiệm vụ thu tiền và giao nhận tách rời nhau Khách hàng nhận giấy thu tiền, hóa đơn của nhân viên cửa hàng rồi đến nhận hàng ở quầy hàng, hết ca bán hàng căn cứ vào hóa đơn giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng tồn quầy để xác định số lượng hàng bán trong ngày Nhân viên nộp tiền hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền.
- Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Hết ngày nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng, sau đó kiểm kê hàng hóa để xác định số hàng đã bán trong ngày.
- Hình thức bán trả góp: theo hình thức này người mua trả tiền hàng thành nhiều lần Công ty ngoài số tiền thu theo giá trị hàng thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm.
Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ cũng là “Hóa đơn bán hàng” do Phòng Kế toán lập và được lập cho mỗi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại Đại Phát
- Trưởng phòng kinh doanh là Ông Phan Quốc Phong
Nhiệm vụ của Trưởng phòng chủ yếu là quản lý nhân sự ở phòng kinh doanh
- Bộ phận Kinh doanh gồm có 7 người có nhiệm vụ là tìm kiếm đối tác, khai thác, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa Ngoài ra bộ phận kinh doanh còn có nhiệm vụ chăm sóc, quan tâm tới khách hàng để có thể đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả, thông qua việc theo dõi, nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Bộ phận kinh doanh sẽ xây dựng các phương án kinh doanh, phương thức bán hàng hiệu quả nhất
Bộ phận này còn chia ra thành:
+ Tổ Marketing (4người) có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác, xác định nhu cầu của thị trường.
+ Tổ Bán hàng (3 người): thực hiện tất cả các công việc liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm từ việc giới thiệu và quảng bá sản phẩm cho khách hàng biết tới Sau khi khách hàng đã có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty thì bộ phận này chịu trách nhiệm trao đổi, thỏa thuận với khách hàng khi cả hai bên đã chấp nhận thực hiện một giao dịch mua - bán, giao hàng cho khách hàng
* Ban dự án bao gồm Ban dự án và Bộ phận Kĩ thuật:
- Trưởng ban dự án là Bà Trần Thu Hà có chức năng là quản lý, đề ra các phương hướng kinh doanh tham mưu cho các phòng ban liên quan.
- Trưởng bộ phận kĩ thuật là Ông Mai Ngọc Phúc có nhiệm vụ quản lý nhân viên trong bộ phận kĩ thuật, phân công công việc của từng thành viên trong bộ phận Là người có chuyên môn về kĩ thuật, sửa chữa, bảo hành máy móc, nên những sự cố lớn thì các kĩ sư trong bộ phận đều phải được sự thông qua của trưởng bộ phận mới tiến hành xử lý sự cố.
+ Kĩ sư (6 người): Nhiệm vụ xử lý các sự cố về máy móc trong quá trình vận hành, bảo trì máy móc định kỳ, bảo hành sản phẩm cho khách hàng khi có yêu cầu theo định kỳ.
* Phòng Kế toán: có chức năng quản lý tài chính và hạch toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, tập hợp số liệu, lập các báo cáo tài chính để nộp cho Giám đốc công ty theo định kỳ báo cáo và khi có yêu cầu
+ Kế toán trưởng là Bà: Nguyễn Thị Kim Dung
Là người có nhiệm vụ quản lý công tác kế toán của toàn Công ty, xem xét công việc để phân công cho từng thành viên trong phòng nằm hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Là người tổng hợp mọi phần hành kế toán nói chung cũng như công tác kế toán bán hàng nói riêng Lập báo cáo tài chính vào định kỳ và khi có yêu cầu của cấp trên.
Phòng Kế toán có 1 kế toán trưởng, 10 Nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ, có 1 kế toán chịu trách nhiệm về kế toán bán hàng Kế toán này ghi chép phản ánh tất cả các nghiệp vụ bán hàng của Công ty Giúp kế toán trưởng theo dõi về hàng bán mọi chủng loại, tính giá cho các lô hàng khác nhau, các mặt hàng khác nhau, tránh tình trạng nhầm lẫn. Đối với yêu cầu quản lý về hàng hóa, bán hàng kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo các chỉ tiêu số lượng, chủng loại, giá trị
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản chi phí hoạt động của Công ty Đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng Cung cấp thông tin về kế toán bán hàng cho kế toán tổng hợp để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.
* Kho: Thực hiện nhiệm vụ chứa hàng hóa mua về, sắp xếp các đơn hàng theo lô hàng hóa, chịu sự giám sát của Bộ phận Kĩ thuật và Phòng Kế toán
+ Thủ kho Bà Nguyễn Thị Hà là nhân viên coi giữ hàng hóa, kiểm kê hàng hóa theo từng lô, sắp xếp hàng hóa mua về hợp lý, tránh tình trạng hư hỏng do không được bảo quản Và là người chịu trách nhiệm quản lý nhân viên kho
+ Nhân viên kho (15 người): có nhiệm vụ đóng gói, bảo quản hàng hóa, trông giữ hàng hóa trong kho, có nhiệm vụ bốc dỡ hàng hóa khi nhập hàng vào kho và khi xuất hàng đi bán.
* Đội xe vận chuyển hàng hóa: có nhiệm vụ chở hàng hóa đến địa điểm giao hàng ghi trong hóa đơn
+ Đội xe có 6 người(3xe tải) có nhiệm vụ chở hàng hóa, chịu trách nhiệm về hàng hóa khi ở trên xe, giao hàng hóa tới địa điểm ghi trong hóa đơn.Ngoài ra có nhiệm vụ bảo quản xe trong quá trình làm việc, hết thời gian làm việc hoặc giao hàng thì trả xe về kho Công ty.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI ĐẠI PHÁT
Kế toán doanh thu
* Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ : Theo Chuẩn mực kế toán – Điều kiện ghi nhận doanh thu (Chuẩn mực kế toán số 14 - Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2011/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa cho người mua
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như chủ sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Quá trình bán hàng là quá trình Công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng, khách hàng có nghĩa vụ thanh toán tiền cho Công ty như thỏa thuận ban đầu Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, Công ty trao quyền sở hữu hàng hóa đó cho khách hàng và sau đó hoàn tất thủ tục bán hàng Đây là thời điểm để kế toán ghi nhận Doanh thu.
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chứng từ kế toán: tùy vào từng phương thức bán hàng mà Công ty TNHH TM Đại Phát sử dụng các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau
- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT-3LL)
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ
* Thủ tục kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.1: Quy trình bán hàng theo phương thức bán buôn
Khi có khách hàng đến mua hàng, Phòng Kinh doanh xác định số hàng tồn kho tại thời điểm đó và viết phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: Phòng Kế toán giữ một liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, liên 2 giao cho Phòng Kinh doanh, liên 3 Thủ kho giữ làm chứng từ gốc để làm chứng từ xuất hàng.
Hóa đơn bán hàng cũng được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Phòng Kế toán lưu làm chứng từ gốc để vào sổ chi tiết TK 511, hai liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên tương ứng với hóa đơn bán hàng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632, sổ chi tiết TK
Kinh doanh Thủ kho Kế toán
Ký phiếu xuất kho, xuất hàng
Hóa đơn GTGT, Bảng kê bán hàng
Xác định hàng tồn, viết Phiếu xuất kho
Giám đốc, Kế toán trưởng
511 Sau đó phản ánh vào bảng kê bán hàng.
Sơ đồ 2.2: Quy trình bán hàng theo phương thức bán lẻ
Theo phương thức bán hàng này, nhân viên bán hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm về tất cả hàng hóa đã nhận để bán ở quầy bán lẻ Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách hàng, nghiệp vụ này không lập chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng mà hoàn thành trực tiếp với người mua.
* Căn cứ xác định doanh thu bán hàng
Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Được xác định như sau:
Doanh thu tiêu thụ hàng hóa = Đơn giá bán x Số lượng hàng hóa tiêu thụ
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu
Hóa đơn Hóa đơn bán GTGT hàng, bảng kê bán lẻ, giấy nộp tiền
Khách hàng Nhân viên bán hàng
Phòng Kế toán Giám đốc, Kế toán trưởng
* Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng Công ty sử dụng Tài khoản 511
“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản 511 được mở chi tiết:
- TK 5111: Doanh thu bán hàng (không chi tiết theo hàng hóa).
- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Tài khoản này có kết cấu như sau:
- Các khoản giảm trừ doanh thu
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh Bên Có:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có số dư
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu
- Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 511 cho từng khoản mục doanh thu
- Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và TK 511
Bảng tổng hợp chi tiết
* Kế toán đối với phương thức bán hàng trả tiền ngay và bán hàng theo hợp đồng thì kế toán bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng mà viết Hóa đơn GTGT
Ví dụ: Ngày 17 tháng 02 năm 2012, Công ty bán cho Công ty TNHH
Tân Cương, Địa chỉ: Số 53 đường Phạm Ngũ lão, Huyện Bình Giang, TỉnhHải Dương:37.000 kg Cán thép 6x37-13 với giá chưa thuế GTGT là 11.000 đồng/kg, thuế VAT 10% Khách hàng trả bằng chuyển khoản Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT.
0062783 Địa vị bán hàng: Công ty TNHH TM Đại Phát Địa chỉ: 273 Cầu Giấy – Hà Nội
Số tài khoản: 710A01085 Điện thoại: 043.7673447 MS: 0100516574
Họ tên người mua hàng: Trần Văn Diện
Tên đơn vị: Công ty TNHH Tân Cương Địa chỉ: Số 53 Phạm Ngũ Lão – T.T Kẻ Sặt- Bình Giang – Hải Dương
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0800039366
TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán: 447.700.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn mươi bảy triệu, bảy trăm ngàn đồng chẵn.
(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1 lưu tại quyển hóa đơn GTGT, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 luân chuyển trong nội bộ Công ty.
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thì Ngân hàng gửi Giấy báo có cho Công ty theo mẫu sau:
NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN - HÀ NỘI
Ngày 17 tháng 02 năm Kính gửi: CÔNG TY TNHH TM ĐẠI PHÁT 2012Số tài khoản: 710A01085 Địa chỉ: 272 Cầu Giấy – Hà Nội Loại tiền: VNĐ
Mã số thuế: 0100516574 Loại tài khoản: Tiền gửi thanh toán
Account: 141789 Số bút toán hạch toán:
TT0013392233 Ngân hàng TMCP Sài Gòn - Hà Nội xin thông báo đã ghi có tài khoản của quý khách theo số tiền dưới đây:
Số tiền bằng chữ: Bốn trăm bốn mươi bảy triệu, bảy trăm ngàn đồng chẵn.Diễn giải: Công ty TNHH Tân Cương thanh toán tiền hàng
Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng
* Phương thức bán lẻ hàng hóa tại Công ty: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng không lập hóa đơn GTGT mà chỉ ghi số lượng, loại hàng, giá bán vào Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ Định kỳ khoảng 10 ngày một lần gửi bảng kê này cho phòng kế toán Kế toán bán hàng căn cứ vào Bảng kê này để lập hóa đơn GTGT Mẫu bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ:
Biểu 2.3: Bảng kê bán lẻ
BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ
Ngày 10 tháng 02 năm 2012 Địa chỉ nơi bán hàng: Cửa hàng điện cơ kim 14 - Tôn Đản – Hải Phòng.
T Mã số Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV
T SL Đơn giá Thành tiền
1 QH027 Dây hàn tự động phi
2 QH031 Que hàn LC318 phi
5 DAY04 Dây điện 2Cx4 Mét 1.000 935 935.000
0062780 Địa vị bán hàng: Công ty TNHH TM Đại Phát Địa chỉ: 273 Cầu Giấy – Hà Nội
Số tài khoản: 710A01085 Điện thoại: 043.7673447 MS: 0100516574
Họ tên người mua hàng: Bán lẻ
Tên đơn vị: Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:
TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán: 4.632.200
Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu sáu trăm ba mươi hai nghìn, hai trăm đồng chẵn.
(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
* Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT để ghi vào Sổ chi tiết TK 511 –
Biểu 2.4 : Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
CÔNG TY TNHH TM ĐẠI PHÁT
TK 511 – DOANH THU BÁN HÀNG Đối tượng: Cán thép 6x37-13
Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Ghi Có TK 5111
0062770 03/02 Xuất bán cho Công ty
0062783 17/02 Xuất bán cho Công ty
0063617 24/02 Xuất bán cho Công ty TM
Cộng phát sinh trong tháng 1.144.000.000
Người ghi sổ (Đã ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Đã ký, họ tên)
Sau đó kế toán bán hàng căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu TK 511 của từng mặt hàng để ghi bảng tổng hợp chi tiết doanh thu của tất cả các mặt hàng
Biểu 2.5 : Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng
CÔNG TY TNHH TM ĐẠI PHÁT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
TK 511 – DOANH THU BÁN HÀNG (Trích)
Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: VNĐ
STT Tên hàng ĐVT SL Doanh thu bán hàng
2 Dây hàn tự động phi 1,2 Kg 1150 18.170.000
3 Que hàn LC318 phi 3,2 viên 400 7.160.000
Người ghi sổ (Đã ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Đã ký, họ tên)
2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu
Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ tổng hợp về doanh thu
Kế toán bán hàng căn cứ vào Chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Sau đó căn cứ từ Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ cái tài khoản liên quan Cuối niên độ kế toán tổng hợp số liệu để vào Báo cáo tài chính.
Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 511 Báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh …)
Biểu 2.6: Sổ theo dõi doanh thu bán hàng
SỔ THEO DÕI DOANH THU BÁN HÀNG
CT Diễn giải Giá vốn Giá bán Thuế GTGT
Khối cán thép công ty TNHH Tân Cương
Kế toán bán hàng Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 2.7: Chứng từ ghi sổ
2 Xuất bán hàng cho công ty TNHH
Cộng X 10.190.922.000 10.190.922.000 kèm theo…chứng từ gốc.
Người ghi sổ (đã ký)
Kế toán trưởng(đã ký)
Công ty TNHH TM Đại Phát SỔ CÁI (trích)
Ghichú hiệuSố Ngày tháng Nợ Có
Doanh thu bán hàng cho công ty TNHH Tân Cương
Kế toán trưởng (đã ký)
Thủ trưởng đơn vị (đã ký)
2.1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Do công ty hạch toán thẳng các khoản giảm trừ doanh thu vào TK 511 chứ không hạch toán qua các tài khoản trung gian la TK 521 “Chiết khấu thương mại”, TK 531 “Hàng bán bị trả lại’, TK 532 “Giảm giá hàng bán” Vì khi phát sinh các nghiệp vụ ghi giảm doanh thu kế toán phản ánh vào Chứng từ ghi sổ chi tiết cho TK 511 và Sổ Cái TK 511.
Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các Phiếu xuất kho đã kiểm tra, những phiếu này được dùng làm căn cứ ghi sổ, căn cứ vào số liệu đã ghi trên phiếu để ghi vào Chứng từ ghi sổ, sau đó lấy số liệu trên Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái TK 632 – “Giá vốn hàng bán” Đồng thời khi ghi Chứng từ ghi sổ kế toán cũng ghi luôn nghiệp vụ đó vào Sổ chi tiết TK 632.
- Khóa Sổ chi tiết TK 632 và lấy đó làm căn cứ để lập Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán
- Khóa Sổ cái TK 632 và đối chiếu với số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán.
Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Việc xác định giá vốn hàng bán là cơ sở để tính kết quả hoạt động kinh doanh.
Hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp đơn giá bình quân: Đơn giá bình quân được tính bằng công thức: Đơn giá bình quân Trị giá hàng hóa tồn trước mỗi lần nhập + Trị giá hàng hóa mỗi lần
Số lượng hàng hóa tồn nhập trước mỗi lần nhập + Số lượng hàng hóa mỗi lần nhập Trị giá vốn của hàng xuất kho được tính theo công thức:
Trị giá vốn của hàng xuất kho = Đơn giá bình quân X Số lượng hàng xuất kho
Giá vốn hàng bán = Giá mua thực tế của hàng xuất kho + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra
Chi phí thu mua tính toán theo công thức
CP thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ
Tồn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ x
Trị giá mua của hàng xuất bán trong kỳ
Trị giá hàng tồn đầu kỳ + trị giá hàng nhập trong kỳ
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Công ty TNHH TM Đại Phát sử dụng tài khoản 632
TK 632 – “Giá vốn hàng bán” được mở thành nhiều tài khoản cấp hai để theo dõi giá vốn của từng loại hàng hóa cụ thể như:
TK 6321 – Giá vốn thép cuộn
TK 6322 – Giá vốn thép lá
TK 6323 – Giá vốn thép hợp kim
TK 6324 – Giá vốn cán thép
TK 6326 – Giá vốn bình nóng lạnh
TK này con được chia thành tài khoản cấp 3, phù hợp với từng mặt hàng. Tài khoản này có kết cấu như sau:
+ Phản ánh trị giá vốn hàng hóa chưa tiêu thụ đầu kỳ
+ Tổng giá vốn hàng hóa nhập kho trong kỳ
+ Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ
+ Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ
Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán” không có số dư.
Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ chi tiết TK 632
Sau đó từ Sổ chi tiết làm căn cứ để vào Bảng tổng hợp chi tiết TK 632. Đây là căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái TK 632 sau này
Ví dụ: Ngày 17 tháng 02 năm 2012, Công ty bán cho Công ty TNHH
Tân Cương, Địa chỉ: Số 53 đường Phạm Ngũ lão, Huyện Bình Giang, Tỉnh Hải Dương:37.000 kg Cán thép 6x37-13 với giá chưa thuế GTGT là 11.000 đồng/kg, thuế VAT 10% Khách hàng trả bằng tiền mặt Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT Giá vốn hàng bán là:9.018 đồng/kg (theo Đơn giá bình quân được tính ở dưới)
(Phiếu xuất kho) Sổ chi tiết TK
632 Bảng tổng hợp chi tiết TK 632
Biểu 2.9 : Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH TM Đại Phát Mẫu số: 02 - VT
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-
BTC Địa chỉ: 273 Cầu Giấy – Hà Nội Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của
Họ tên người nhận hàng: Trần Văn Diện
Lý do xuất: Xuất hàng bán cho Công ty TNHH Tân Cương
Xuất tại kho: Kho Mai Dịch (Kho công ty)
STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền (Bằng chữ): Ba trăm ba mươi ba triệu, sáu trăm sáu mươi sáu ngàn đồng chẵn./.
Xuất, ngày 17 tháng 02 năm 2012 Thủ trưởng đơn vị
Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu
* Khi thủ trưởng đơn vị đã ký duyệt phiếu xuất kho kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT thành 3 liên: Liên 1: Lưu
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán
Từ phiếu xuất kho kế toán định khoản:
Có TK 156: 338.180.000 Đơn giá bình quân
Biểu 2.10 : Bảng Kê Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa
CÔNG TY TNHH TM ĐẠI PHÁT
BẢNG KÊ NHẬP – XUẤT – TỒN HÀNG HÓA
Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: 1.000 VNĐ
TT LOẠI HÀNG HÓA Mã số
SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền
Tổng cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Cuối tháng căn cứ vào các Phiếu xuất kho kế toán lập Sổ chi tiết,Chứng từ ghi sổ, từ Chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái TK 632
Biểu 2.11 : Sổ chi tiết TK 632
CÔNG TY TNHH TM ĐẠI PHÁT
TK 632 – “Giá vốn hàng bán”
Tên hàng hóa: Cán thép 6x37-13
Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: 1.000VNĐ
Ngày Số HĐ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
SL TT SL TT SL TT
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ tổng hợp về giá vốn hàng bán
2 Xuất bán hàng cho công ty TNHH
4 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 9.990.189.000
Cộng X 9.990.189.000 9.990.189.000 kèm theo…chứng từ gốc.
GHI SỔ Sổ Cái TK 632 –
Người ghi sổ (đã ký)
Kế toán trưởng(đã ký)
Biểu 2.12: Sổ cái tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”
CÔNG TY TNHH TM ĐẠI PHÁT Mẫu số S03b-DN
273 CẦU GIẤY – HÀ NỘI (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
TK 632 – “GIÁ VỐN HÀNG BÁN”
Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: VNĐ
CTGS Diễn giải TK ứng đối
SH NT Nợ Có GC
Cộng phát sinh tháng 1 X xxx xxx
Giá vốn hàng xuất bán cho công ty
Giá vốn hàng xuất bán cho công ty
Giá vốn hàng xuất bán cho cty TM XNK Việt Hàn
29/02 412/12 29/02 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 9.990.189.000
Kế toán trưởng (Đã ký, họ tên)
Giám đốc(Đã ký, đóng dấu, họ tên)
* Ở kho: Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho ghi vào Thẻ kho:
Biểu 2.13: Thẻ kho hàng hóa
Công ty TNHH TM Đại Phát
Từ ngày: 01/02/2012 đến ngày: 29/02/2012 Kho hàng: Kho Mai Dịch
Hàng hóa: Cán thép 6x37-13 ĐVT: Kg Tồn đầu kỳ: 45.540
Số HĐ xuất Diễn giải Số lượng
CP thu mua là một bộ phận trong giá vốn hàng hóa xuất kho tiêu thụ.
Trong thực tế Cp thu mua tại công ty phát sinh hàng tháng không lớn, song lại là khoản mục CP dễ phát sinh các sai sót làm ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và ảnh hưởng gián tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty, CP này phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra ngoài công ty, do các nhân viên thuộc phòng kinh doanh đảm nhận Hơn nữa, hóa đơn gốc của CP này thường không phải hóa đơn do nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển giao mà chỉ là các Phiếu chi tiền mặt của công ty Vì vậy, vấn đề đặt ra là công ty phải quản lý chặt chẽ để có thể giảm thiểu được CP hạ giá vốn của hàng hóa, vừa tăng đáng kể lợi nhuận vừa tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường
CP thu mua bao gồm chi phí vận chuyển hàng hóa, chi phí kho bãi… được phân bổ cho tổng giá trị hàng bán trong tháng Công thức phân bổ chi phí thu mua đã được trình bày ở phần trên.
Tài khoản công ty dùng để hạch toán CP thu mua là TK 142 “Chi phí trả trước”.
Các loại sổ theo dõi bao gồm: Sổ theo dõi dõi chi phí thu mua (theo dõi phát sinh trong một tháng).
Hàng tháng, kế toán căn cứ vào các Hóa đơn liên quan đến chi phí thu mua hàng để vào Sổ theo dõi chi phí thu mua.
Biểu 2.14: Sổ theo dõi chi phí thu mua
SỔ THEO DÕI CHI PHÍ THU MUA
CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền
1541 08/02 Chi phí vận chuyển lô hàng hạt nhựa PP164 1111 13.750.000
Phân bổ CP thu mua cho hàng xuất bán trong kỳ 632 121.459.500
Kế toán trưởng (đã ký)
Kế toán bán hàng(đã ký)
Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ và bảo quản sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Bao gồm: chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, chi phí bảo hành sản phẩm…
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chứng từ kế toán sử dụng:
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
* Thủ tục kế toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan như phiếu chi, bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương… ghi vào Chứng từ ghi sổ.
2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Kế toán sử dụng TK 6421 – “Chi phí bán hàng”, dùng để tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ kế toán.
- Tập hợp các khoản chi phí bán hàng
- Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
- Kết chuyển chi phí bán hàng
Tài khoản 6421 – “chi phí bán hàng” không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng
Khi phát sinh chi phí bán hàng kế toán lập chứng từ gốc liên quan tới nghiệp vụ như Phiếu chi, Bảng khấu hao TSCĐ…, sau đó căn cứ số liệu từ trên chứng từ gốc để ghi vào Sổ chi tiết TK 6421 – “Chi phí bán hàng”.
Ví dụ: Ngày 03 tháng 02 năm 2012 Công ty TNHH TM Đại Phát chi tiền cước vận chuyển hàng bán từ Hà Nội – Hưng Yên, có Hóa đơn vận chuyển kèm theo số 0070 ngày 03/02/2012, chi phí cước vận chuyển bằng tiền mặt là 280.000 đồng.
Kế toán trưởng và Giám đốc xem xét Hóa đơn và duyệt chi, rồi sau đó chuyển sang cho Kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp viết phiếu chi tiền khi nhận được Hóa đơn vận chuyển, theo yêu cầu của cấp trên.
Chứng từ gốc (Phiếu chi, Bảng phân bổ …)
Biểu 2.15 : Phiếu Chi Đơn vị: Công ty TNHH TM Đại Phát Mẫu số: 02-TT
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 273 Cầu giấy– Hà Nội Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của
Ngày 03 tháng 02 năm 2012 Quyển số: 07
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Đức Bình Địa chỉ: Đội xe, Công ty TNHH TM Đại Phát
Lý do chi: Thanh toán chi phí cước vận chuyển từ Hà Nội – Hưng Yên
Số tiền: 280.000 đ (Viết bằng chữ): Hai trăm tám mươi ngàn đồng chẵn.
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Giám đốc Kế Toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
Kế toán định khoản cho Phiếu chi này là:
Chi phí cước vận chuyển:
Phiếu Chi này được lập làm 3 liên: Liên 1 được lưu tại quyển phiếu chi, liên 2 giao cho người nhận tiền, liên 3 dùng để luân chuyển nội bộ, dùng để vào các sổ sách kế toán liên quan.
Ví dụ: Ngày 03 tháng 02 năm 2012, Anh Nguyễn Đức Bình phòng Kinh doanh đề nghị thanh toán chi phí tiếp khách cho Nhà hàng Phù Đổng, số tiền là
680.000đ, Anh viết giấy đề nghị thanh toán kèm với hóa đơn mang tới Phòng Kế toán, sau khi được Giám đốc công ty và Kế toán trưởng xem xét hóa đơn và duyệt chi, tất cả chứng từ liên quan được chuyển sang cho Kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp viết phiếu chi tiền.
Anh:Nguyễn Đức Bình lập giấy đề nghị thanh toán kèm theo Hóa đơn
GTGT số 0062779 của công ty TNHH Hoài Nam.
Biểu 2.16 : Giấy đề nghị thanh toán Đơn vị: Công ty TNHH TM Đại Phát Mẫu số: 05-TT
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 273 Cầu Giấy – Hà Nội Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH TM Đại Phát, đồng kính gửi
Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Đức Bình
Bộ phận: Phòng kinh doanh
Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền tiếp khách cho Nhà hàng Phù Đổng
Số tiền: 680.000đ (Viết bằng chữ): Sáu trăm tám mươi ngàn đồng chẵn.
(Kèm theo 1 chứng từ gốc – hóa đơn GTGT hàng hóa, dịch vụ).
Người đề nghị thanh toán
Kế Toán trưởng (Ký, họ tên)
Người duyệt (Ký, họ tên)
Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho Kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc duyệt chi Căn cứ quyết định của Giám đốc, Kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ tiền mặt chi trả cho người đề nghị thanh toán.
TK : 6421 No/Co: NO ĐVT: VNĐ
NTGS Số CT Diễn giải
Mã KM PHI Số tiền
Chi phí vận chyển Chi phí nhân công Chi phí lưu cont
Km phí: Chi phí vận chuyển
Chi phí mua xăng Chi phí tiếp khách Chi phí làm thủ tục hải quan
Km phí: Chi phí công tác tiếp khách
Kế toán bán hàng (đã ký)
Kế toán trưởng(đã ký)
Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên Sổ chi phí lập Chứng từ ghi sổ chi tiết
TK 6421, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái TK 6421.
Tại công ty TNHH TM Đại Phát, CPBH và CPQLDN được phân bổ hết cho hàng tiêu thụ trong kỳ.
Biểu mẫu Sổ Cái TK 6421 có bố cục tương tự Sổ Cái TK 632
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Ưu điểm
Công ty lựa chọn hình thức tổ chức kế toán tập trung là rất đúng đắn và hợp lý Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán với hoạt động kinh doanh.
Bộ máy kế toán của Công ty nói chung và kế toán bán hàng nói riêng được tổ chức phù hợp với quy mô của Công ty, phù hợp với chuyên môn của từng người Hầu hết các nhân viên phòng kế toán đều là những người có chuyên môn và nhiệt huyết với công việc, ngoài nắm vững chuyên môn còn sử dụng thành thạo máy vi tính, góp phần cung cấp đầy đủ, kịp thời cho Giám đốc đặc biệt là thông tin về hàng hóa tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty.
Quá trình hạch toán ban đầu của nghiệp vụ bán hàng Công ty đã tổ chức tốt, hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên quan để việc ghi sổ diễn ra nhịp nhàng, đúng thời gian, hợp lý, khoa học trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán hiện hành.
Việc tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp vớ quy mô của công ty, kết cấu sổ của hình thức này đơn giản Đồng thời việc áp dụng phương pháp KKTX để hạch toán lưu chuyển hàng hóa của công ty tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động của hàng hóa Phương pháp này giúp công ty quản lý chặt chẽ việc nhập – xuất – tồn hàng hóa, việc ghi nhận doanh thu do có được biện pháp xử lý kịp thời khi có gian lận sai sót trong việc ghi chép hoặc điều chỉnh sao cho có hiệu quả đáp ứng được sự biến động của cơ chế thị trường Công ty sử dụng khá đầy đủ và quy củ bộ sổ chi tiết giúp cho việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được chính xác, chi tiết tới từng mặt hàng một giúp tăng cường khả năng quản lý cao đối với thông tin trên Báo cáo kế toán.
Việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều theo quy trình của hình thức Chứng từ ghi sổ; luôn có sự kiểm tra thường xuyên giữa kế toán chi tiết và tổng hợp do công ty áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song Trong quá trình hạch toán, công ty đã ghi sổ chi tiết đến từng mặt hàng, với các chỉ tiêu nhập xuất tồn cả mặt số lượng và giá trị và xác định kết quả tiêu thụ tới từng mặt hàng.
Về bộ máy quản lý : Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, thống nhất từ trên xuống theo cơ chế tập trung, rất thuận lợi cho việc điều hành quản lý.
Về công tác quản lý hàng hóa: Công ty có sự quan tâm đúng mức đến quản lý hàng hóa nhập kho, xuất kho cả về số lượng và giá trị Hệ thống kho hàng được bố trí hợp lý đảm bảo quản lý theo từng loại hàng hóa, thuận tiện cho việc xuất nhập hàng ngày Mặt khác, công tác quản lý hàng hóa cũng được đánh giá cao thông qua việc xác định đúng đắn trách nhiệm của các bộ phận (bảo vệ, thủ kho, kế toán) trong công tác quản lý tránh nhầm lẫn.
Về tổ chức bộ máy kế toán : Để đảm bảo sự quản lý thống nhất trong toàn công ty thì việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là hoàn toàn phù hợp Mỗi kế toán viên được phân công công việc cụ thể, dưới sự quản lý của kế toán trưởng
Việc sử dụng chứng từ ban đầu : Các chứng từ công ty sử dụng đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Bên cạnh đó, vẫn có sự giảm thiểu để tránh tình trạng lãng phí thời gian vào việc giấy tờ thủ tục gây ra việc chậm tiến độ công việc, tạo sự tin tưởng cho khách hàng.
Các chứng từ công ty sủ dụng đều theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính và đều có chữ ký đầy đủ của các bên liên quan Chứng từ (đặc biệt là Hóa đơn
GTGT) được phân loại, sắp xếp, hệ thống hóa theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinh và được đóng thành từng quyển theo tháng thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng máy tính vào công tác kế toán nên Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Việc áp dụng kế toán máy đã giúp công ty giảm được đáng kể lao động kế toán tiết kiệm chi phí nhân công tránh được tình trạng sai sót do việc ghi chép thủ công.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc mở sổ danh điểm hàng hóa là : thống nhất được tên gọi hàng hóa như mã số, đơn vị tính… thống nhất việc mở Thẻ kho và Sổ chi tiết hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu giữa Thủ kho và Kế toán bán hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho công ty áp dụng kế toán máy, Công ty đã tiến hành mã hóa tên gọi của tên hàng hóa.
Nhược điểm
Ngoài những điểm mạnh nêu trên, công tác hạch toán bán hàng của
Công ty vẫn còn những hạn chế mà đòi hỏi cần được cải tiến hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý, hiệu qủ hoạt động của công tác kế toán và hiệu năng của quản lý Một số tồn tại cần khắc phục như sau :
- Việc sử dụng tài khoản :
+ TK 511 không được mở chi tiết theo từng mã hàng mà điều này thì rất cần thiết, nó giúp cho quản lý doanh thu một cách chính xác từng mặt hàng nào đã đem lại lợi nhuận lớn cho công ty thì chúng ta sẽ tập trung vào khai thác từng mặt hàng đó Mặt hàng nào không đem về doanh thu cho công ty hay lỗ thì công ty sẽ xem lại để triển khai hướng kinh doanh thực hiện nâng cao mặt hàng kinh doanh.
+ Công ty đã không sủ dụng tài khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 139, TK 159) Điều này, sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp khi có tình huống bất thường xảy ra liên quan đến việc giảm giá hàng tồn kho, không đòi được nợ củ khách hàng.
+ Đối với các khoản giảm trừ doanh thu : Công ty không sử dụng các tài khoản trung gian la TK 521, TK531, TK 532 mà khi phát sinh các khoản này hạch toán thẳng vào bên Nợ TK 511 điều này gây ra sự khó khăn cho công tác quản lý việc tăng giảm doanh thu trong kỳ của doanh nghiệp.
- Việc áp dụng tổ chức sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của Công ty, nhưng trong quá trình hạch toán của mình Công ty không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - một công cụ để quản lý chứng từ luân chuyển.
+ Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng được ghi chi tiết hóa đến từng mặt hàng nhưng Sổ Cái TK 156 lại hạch toán gộp chung cho tất cả các mặt hàng, điều này gây ra sự khó khăn cho người kiểm tra và theo dõi sổ sách.
+ Công ty áp dụng nhiều phương thức bán hàng trong đó có phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho Khi hạch toán giá vốn hàng bán các nghiệp vụ bán hàng theo phương thức này, công ty vẫn hạch toán qua TK
156 mà không sử dụng TK 157 “hàng gửi đi bán” Hạch toán như vậy là không phản ánh đúng sự vận động của hàng hóa.
Trên đây là những tồn tại chủ yếu trong việc hạch toán bán hàng tại
Công ty TNHH TM Đại Phát, phần này sẽ còn được đề cập chi tiết cụ thể hơn trong phần sau : Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng.
Phương hướng hoàn thiện
Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty TNHH TM Đại Phát, em nhận thấy công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty còn có một số vấn đề chưa thật hợp lý, cần phải xem xét và hoàn thiện hơn.
Kế toán bán hàng là một phần khá quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là bộ phận cung cấp thông tin về công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng của từng hoạt động, từ những thông tin đầy đủ kịp thời ban lãnh đạo thấy được kết quả thực tế của từng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý hoạch định chiến lược của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, trên cơ sở hệ thống các tài khoản nói chung thì phải xác định các tài khoản cần dùng và các tài khoản không dùng tới để tránh nhầm lẫn, tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của Công ty
- Hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo Công ty đến nhân viên trong Công ty
- Hoàn thiện sổ sách kế toán sao cho thực sự phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất, giúp cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết đơn giản nhưng vẫn đạt yêu cầu
Muốn hoàn thiện kế toán bán hàng thì kế toán phải thực hiện các yêu cầu cơ bản sau:
* Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả
* Yêu cầu chính xác, kịp thời
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH TM Đại Phát
Trước bối cảnh mới : Nền kinh tế mở của hội nhập, sự canh tranh lại càng trở lên khốc liệt, đòi hỏi công tác quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng phải chặt chẽ hơn, hiệu quả hơn Qua quá trình thực tập tại
Công ty TNHH TM Đại Phát, em mong muốn những ý kiến của em về công tác kế toán bán hàng của Công ty sẽ trở thành công cụ quản lý đắc lực.
- Kiến nghị 1: Hoàn thiện hạch toán chi phí thu mua hàng hóa:
Nhìn chung, Công ty hạch toán khoản mục chi phí này khá chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý đối với khoản mục khá nhạy cảm này Tuy nhiên việc công ty hạch toán chi phí vào TK 142 “Chi phí trả trước” là chưa phù hợp với
Quy định của chế độ tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Công ty nên đổi sang hạch toán vào Tk 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” và vẫn tiến hành hạch toán phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ như bình thường Mẫu Sổ theo dõi chi phí như mẫu.
SỔ THEO DÕI CHI PHÍ THU MUA
CTGS Diễn giải TK đối ứng
- Kiến nghị 2: Hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:
Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty, nhưng đặc điểm của hình thức bán hàng này là khách hàng sẽ thanh toán chủ yếu theo phương thức trả chậm Điều này dễ gây ra rủi ro trong việc thu tiền hàng, trong trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán Công ty sẽ gặp bất lợi rất lớn trong việc quay vòng vốn ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp Trên thực tế, cũng đã phát sinh trường hợp khách hàng
Kế toán trưởng(đã ký) không thanh toán hết nợ nhưng với giá trị không lớn do đó kế toán đã hạch toán thẳng vào chi phí trong kỳ Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán Công ty nên bổ sung vào hệ thống tài khoản của mình TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”,TK 6426 “Chi phí dự phòng” để tiện cho việc hạch toán khi phát sinh nghiệp vụ này Việc lập dự phòng phải thu khó đòi sẽ giúp
Công ty taon nguồn bù đắp khi có rủi ro xảy ra do những khách hàng có nghi vấn.
Phải thu khó đòi là các khoản nợ mà người mắc nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ đúng kỳ hạn trong năm kế hoạch.
Phương pháp hạch toán được thực hiện theo sơ đồ sau:
Trình tự hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
+ Cuối năm N: Khi tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán phản ánh:
+ Cuối năm N + 1: Trường hợp số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư dự phòng phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp không phải trích lập, còn nếu có phát sinh chênh lệch : tiến hành điều chỉnh số chênh lệch theo một trong hai bút toán:
Mức dự phòng cần trích cho năm kế hoạch
Hoàn nhập số chênh lệch
Trích bổ sung số chênh lệch
+ Trường hợp các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được, được phép xóa nợ Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi :
Có TK1388 Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”.
Với các khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, sau đó lại thu hồi được nợi, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi:
Có TK711 Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”.
-Kiến nghị 3: Hoàn thiện hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính trước vào chi phí (giá vốn hàng bán) và thời điểm cuối niên độ khi giá trị thuần của hàng hóa có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc.
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức :
Mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch
SL hàng tồn kho bị giảm giá tại thời điểm cuối năm báo cáo x
Giá đơn vị hàng tồn kho ghi sổ kế toán
Giá đơn vị hàng tồn kho trên thị trường năm báo cáo
Số liệu để tính toán mức lập dự phòng, kế toán có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu:
BẢNG TÍNH TRÍCH DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO
Ngày tháng năm 20 hàngTên SL ĐG hàng tồn Giá thị trường
Số dự phòng năm cũ còn lại
Số dự phòng cần lập cho niên độ tới
Số phải trích thêmlập đượcSố hoànnhập
- Kiến nghị 4: Hoàn thiện hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu:
Thủ trưởng đơn vị (ký,đóng dấu)
Kế toán trưởng (ký, họ tên)
+ Khi sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Công ty chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 là:
TK 5111: Doanh thu bán hàng
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Công ty nên mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 3 để theo dõi được doanh thu của từng loại mặt hàng như:
TK 51111: Doanh thu bán thép cuộn
TK 51112: Doanh thu bán cán thép
TK 51113: Doanh thu bán bình nóng lạnh
TK 51114: Doanh thu bán thép lá
TK 51115: Doanh thu bán xích
Việc sử dụng hệ thống các tài khoản chi tiết như trên tạo điều kiện quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng của từng mặt hàng khác nhau và đúng với quy định của chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định.
+ Tài khoản 157 – “Hàng gửi đi bán”: đối với hàng bán thẳng không qua kho thì kế toán nên sử dụng tài khoản này Cụ thể:
Khi hàng về đến sân bay, bến cảng được gửi đi cho khách hàng trên cở sở phiếu báo nhận hàng, hóa đơn mua hàng kế toán ghi định khoản:
Có TK 331, TK 111, TK 112 Đến khi khách hàng nhận được hàng, chấp nhận thanh toán, xác định là hàng hóa đã tiêu thụ, căn cứ hóa đơn bán hàng kế toán ghi định khoản ghi nhận doanh thu:
Có TK 333 Đồng thời ghi nhận giá vốn:
+ Tài khoản 521 – “Chiết khấu thương mại”
Công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại với những khách hàng mua hàng hóa với khối lượng lớn Khi thực hiện chính sách này để hạch toán kế toán sử dụng tài khoản 521.
Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 521: Số tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng
Nợ TK 333: Số thuế GTGT đầu ra tính trên khoản chiết khấu thương mại
Có TK 111, 112, 131: Tổng tiền phải giảm trừ
Cuối kỳ kế toán kết chuyển chiết khấu thương mại để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
- Kiến nghị 5: Hoàn thiện hạch toán giá vốn hàng xuất bán :
Trường hợp phản ánh giá vốn theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng chỉ khác hình thức bán buôn qua kho ở chỗ phương thức này không có
Phiếu xuất kho mà chỉ có Hóa đơn GTGT, Công ty vẫn hạch toán qua TK
156 Hạch toán như vậy, là không phản ánh đúng sự vận động của hàng hóa.
