Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ toàn việt

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TOÀN VIỆT

Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty

- Máy Trắc địa, Khảo sát, Đo đạc:

+ Máy Bộ đàm KENWWOOD TK 216

Máy Bộ đàm có đặc điểm với 200 kênh nhớ được xây dựng trên tín hiệu tính năng gọi theo mã địa chỉ, mã hóa thoại kỹ thuật số và gửi tin nhắn ngắn được chọn thêm Đặt tên riêng với 5 ký tự và hiển thị các chức năng truy cập của máy Màn hình LCD với đèn dạ quang Được sản xuất tại Nhật Bản

+ Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON

Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON là máy thực địa, bền nhẹ, có thể tích hợp một loạt các tính năng mạnh mẽ Cung cấp tính năng chụp ảnh, truyền tải dữ liệu di động, và năng suất cao GPS với 2 đến 5 vị trí chính xác mét trong thời gian thực hoặc 1 đến 3 mét xử lý sau Máy còn có tính năng bảo vệ phần mềm và dữ liệu trong bộ mặt của bụi, cát, bùn, độ ẩm và nhiệt độ cực đoan Tiến hành kiểm tra, thu thập thông tin, giao tiếp với trụ sở chính, tất cả đều có sự đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ.

+ Máy Toàn đạc điện tử leica TC 027” POWER

Máy được chế tạo gọn nhẹ, di chuyển dễ dàng, chế độ đo không gương xa tới 250 mét với độ chính xác cao, thời gian đo khoảng cách rất nhanh 0.8 giây, dung lượng bộ nhớ trong lưu được là 24.000 điểm đo, bàn phím gồm 24 phím có cả số và chữ cái giúp nhập số liệu nhanh và dễ dàng, có thể rút số liệu trực tiếp ngoài thực địa thông qua cổng USB, giúp linh hoạt hơn trong việc lưu trữ dữ liệu, Có thể giao tiếp với các thiết bị khác bằng Bluetooth, Có thể xuất ra máy vi tính nhiều dạng số liệu khác nhau, chương trình đo đạc đa dạng phù hợp với nhiều ứng dụng Hệ thống lăng kính sáng rõ.

+ Máy Kinh vĩ điện tử FDT2G-1

Máy Kinh vĩ này được thiết kế cho các ứng dụng thi công và khảo sát, thuận tiện, dễ sử dụng Thời gian hoạt động lên đến 48 giờ trong điều kiện làm việc bình thường Màn hình tinh thể lỏng LCD (20 ký tự x 2 dòng), có chiếu sáng giúp bạn tăng năng suất công việc, máy hoạt động bền bỉ, thuận tiện trong mọi thời tiết, hòm máy và phụ kiện nhỏ gọn dễ dàng.

Máy Thủy chuẩn có khả năng tự động điều quang Tăng hiệu quả thao tác, dùng để đo góc, đo cao Muốn đo độ cao phải sử dụng thủy bình mới có độ chính xác cao.

+ Máy Đo đạc bản đồ

Máy đo đạc bản đồ có khả năng đo đạc số liệu trên thực địa để rút gọn theo tỉ lệ quy định để đưa vào bản đồ.

Chân máy là công cụ giúp sử dụng các thiết bị máy móc khác thuận tiện hơn, được coi như giá đỡ các loại máy.

Máy này dùng để khoan sâu vào lòng đất, dùng để lấy mẫu hoặc để thi công các công trình liên quan như xây dựng hầm mỏ.

+ Máy Thiết bị xây dựng

Máy dùng để sử dụng trong các công trình xây dựng dân dụng, xây dựng cầu đường.

+ Máy Thiết bị thí nghiệm

SV: Nguyễn Thị Thúy Hạnh

Máy Thiết bị thí nghiệm chủ yếu dùng cho các trường học, dùng để phân tích mẫu cũng như nghiên cứu.

- Dịch vụ kiểm nghiệm Máy đo đạc, trắc địa

- Dịch vụ cho thuê Máy đo đạc, trắc địa và dụng cụ đo đạc, trắc địa

- Dịch vụ tư vấn, đo đạc bản đồ

- Định vị công trình, quan trắc biến dạng công trình

- Sữa chữa, bảo trì máy thiết bị đo đạc

* Danh mục (mã hóa) của các loại hàng hóa:

Bảng 1.1: Danh mục hàng hóa

Tên hàng hóa Mã hóa

Máy Bộ đàm KENWWOOD TK 216 BĐ06

Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON ĐV03

Máy Toàn đạc điện tử leica TC 027” POWER TĐ01

Máy Kinh vĩ điện tử FDT2G-1 KV07

Máy Đo đạc bản đồ ĐB12

Máy Khoan địa chất KC17

Máy Thiết bị xây dựng XD01

Máy Thiết bị thí nghiệm TB08

1.1.2 Thị trường của Công ty

Thị trường tiêu thụ hàng hóa của Công ty chủ yếu là các tỉnh thuộc Miền Bắc và Miền Trung, Phân bố rộng rãi ở các tỉnh, thành phố như: Hà Nội, Bắc Ninh, Bắc Giang, Thái Bình, Hưng Yên, Hải Phòng, Hòa Bình, Ninh Bình, Lào Cai, Tuyên Quang, Lạng Sơn, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh …

Khách hàng chủ yếu của Công ty Cổ phần Đầu Tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt là các công ty xây dựng, phát triển nhà, giao thông cầu cống, địa chính, phòng tài nguyên môi trường, điện lực, các ban quản lý đê điều … sử dụng Mặt hàng mà Công ty bán có độ chính xác cao, thời gian nhanh, tiết kiệm rất nhiều nhân công.

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

Quá trình bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vì quá trình bán hàng chuyển hóa vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị tiền tệ, giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh tiếp theo.

- Các phương thức bán hàng:

Kết quả tiêu thụ hàng hóa trong Công ty phụ thuộc vào việc sử dụng các hình thức, phương pháp và thủ thuật bán hàng, thiêt lập và sử dụng hợp lý các kênh tiêu thụ, có chính sách bán hàng đúng đắn, thực hiện tốt kế hoạch tiêu thụ hàng hóa của Công ty.

Các hình thức bán hàng cơ bản được áp dụng là: bán buôn, bán lẻ

Bán buôn là phương thức bán hàng mà kết thúc quá trình bán hàng hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Đặc điểm chủ yếu của phương thức bán buôn này là khối lượng hàng hóa giao dịch lớn theo từng lô hàng Hàng hóa sau khi bán ra vẫn còn nằm trong lĩnh vực lưu thông để tiếp tục chuyển bán hoặc đi vào lĩnh vực sản xuất để sản xuất ra sản phẩm mới rồi tiếp tục đi vào lưu thông Trong bán buôn giá trị hàng hóa chưa được thực hiện hoàn toàn Phương thức bán buôn được thực hiện dưới hai hình thức:

* Bán buôn qua kho: là bán buôn mà hàng bán được xuất ra kho bảo quản của Công ty

Bán buôn qua kho có hai loại:

- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của Công ty để nhận hàng Công ty xuất kho hàng hóa và giao nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới được xác định là tiêu thụ.

- Bán buôn qua kho theo hình thức chờ chấp nhận: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết hoặc theo đơn đặt hàng, Công ty xuất kho hàng hóa và bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, sau đó chuyển hàng giao cho bên mua ở địa điểm đã thỏa thuận Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Số hàng này được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán.

* Bán buôn vận chuyển thẳng: theo hình thức này Công ty sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà bán thẳng cho bên người mua.

Bán buôn vận chuyển thẳng có hai loại là:

- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, Công ty sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp sẽ giao trực tiếp cho bên đại diện của bên mua tại kho của người bán, sau khi giao nhận đại diện của bên mua ký nhận đủ hàng, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ

Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty

* Phòng Kinh doanh và Kĩ thuật:

Phòng Kinh doanh được chia thành các bộ phận nhỏ để đảm trách các nhiệm vụ khác nhau, phòng nay chia thành hai bộ phận lớn là Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Kĩ thuật

+ Trưởng phòng kinh doanh và kĩ thuật là Ông Trần Duy Minh:

Nhiệm vụ của Trưởng phòng chủ yếu là quản lý nhân sự ở phòng kinh doanh và kĩ thuật, chia tách công việc cho hai bộ phận kinh doanh và bộ phận kĩ thuật một cách rõ ràng và hợp lý nhất, tránh tình trạng chồng chéo công việc giữa hai bộ phận, làm sai nhiệm vụ của bộ phận mình Trưởng phòng còn phải khái quát công việc trong công tác bán hàng nói chung và kinh doanh nói riêng để đưa ra ý kiến tối quan trọng cho Giám đốc về phương hướng kinh doanh trong tương lai.

- Bộ phận Kinh doanh có nhiệm vụ là tìm kiếm đối tác, khai thác, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa Ngoài ra bộ phận kinh doanh còn có nhiệm vụ chăm sóc, quan tâm tới khách hàng để có thể đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả, thông qua việc theo dõi, nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Bộ phận kinh doanh sẽ xây dựng các phương án kinh doanh, phương thức bán hàng hiệu quả nhất

+ Bà: Lê Thị Oanh (Trưởng bộ phận kinh doanh): Là người nắm bắt và theo dõi công việc bán hàng nói chung

+ Nhân viên Kinh doanh (5 người): nhiệm vụ chủ yếu là tìm kiếm đối tác, khai thác thông tin trên thị trường để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, những khách hàng có nhu cầu về mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh.

Nhân viên kinh doanh sẽ đưa ra những thông tin của riêng bản thân mình về nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, những thông tin này được tập hợp dưới dạng báo cáo, sau đó họ nộp cho Trưởng bộ phận kinh doanh, để bàn bạc xây dựng phương án kinh doanh hiệu quả.

Bộ phận này còn chia ra thành các tổ có chức năng khác nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ:

+ Tổ Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác, xác định nhu cầu của thị trường.

+ Tổ Bán hàng: thực hiện tất cả các công việc liên quan đến quá trình

SV: Nguyễn Thị Thúy Hạnh tiêu thụ sản phẩm từ việc giới thiệu và quảng bá sản phẩm cho khách hàng biết tới Sau khi khách hàng đã có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty thì bộ phận này chịu trách nhiệm trao đổi, thỏa thuận với khách hàng khi cả hai bên đã chấp nhận thực hiện một giao dịch mua - bán, giao hàng cho khách hàng

- Bộ phận Kĩ thuật: có chức năng là quản lý việc vận hành máy móc, xử lý những sự cố về máy móc quá trình vận hành, kiểm tra định kỳ máy móc, tham mưu cho các phòng ban liên quan.

+ Ông: Mai Văn Huỳnh (Trưởng bộ phận kĩ thuật): có nhiệm vụ quản lý nhân viên trong bộ phận kĩ thuật, phân công công việc của từng thành viên trong bộ phận Là người có chuyên môn về kĩ thuật, sửa chữa, bảo hành máy móc, nên những sự cố lớn thì các kĩ sư trong bộ phận đều phải được sự thông qua của trưởng bộ phận mới tiến hành xử lý sự cố.

+ Kĩ sư (12 người): Nhiệm vụ xử lý các sự cố về máy móc trong quá trình vận hành, bảo trì máy móc định kỳ, bảo hành sản phẩm cho khách hàng khi có yêu cầu theo định kỳ.

* Phòng Kế toán: có chức năng quản lý tài chính và hạch toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, tập hợp số liệu, lập các báo cáo tài chính để nộp cho Giám đốc công ty theo định kỳ báo cáo và khi có yêu cầu ngoài ra bộ phận Phòng Kế toán còn quản lý và thực hiện công tác tổ chức lao động tiền lương.

+ Trưởng phòng kế toán là Bà: Nguyễn Thị Hiền

Là người có nhiệm vụ quản lý công tác kế toán của toàn Công ty, xem xét công việc để phân công cho từng thành viên trong phòng nằm hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Là người tổng hợp mọi phần hành kế toán nói chung cũng như công tác kế toán bán hàng nói riêng Lập báo cáo tài chính vào định kỳ và khi có yêu cầu của cấp trên.

Phòng Kế toán có 1 Trưởng phòng, 3 Nhân viên kế toán và 1 thủ quỹTuy nhiên có 1 kế toán chịu trách nhiệm về kế toán bán hàng Kế toán này ghi chép phản ánh tất cả các nghiệp vụ bán hàng của Công ty Giúp kế toán trưởng theo dõi về hàng bán mọi chủng loại, tính giá cho các lô hàng khác nhau, các mặt hàng khác nhau, tránh tình trạng nhầm lẫn. Đối với yêu cầu quản lý về hàng hóa, bán hàng kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo các chỉ tiêu số lượng, chủng loại, giá trị

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản chi phí hoạt động của Công ty Đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng Cung cấp thông tin về kế toán bán hàng cho kế toán tổng hợp để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.

* Kho: là nơi bảo quản hàng hóa mua về và đóng gói của Công ty. Thực hiện nhiệm vụ chứa hàng hóa mua về, sắp xếp các đơn hàng theo lô hàng hóa, chịu sự giám sát của Bộ phận Kĩ thuật và Phòng Kế toán

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG

Kế toán doanh thu

* Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh như bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Theo Chuẩn mực kế toán – Điều kiện ghi nhận doanh thu (Chuẩn mực kế toán số 14 - Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2011/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như chủ sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Quá trình bán hàng là quá trình Công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng, khách hàng có nghĩa vụ thanh toán tiền cho Công ty như thỏa thuận ban đầu Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, Công ty trao quyền sở hữu hàng hóa đó cho khách hàng và sau đó hoàn tất thủ tục bán hàng Đây là thời điểm để kế toán ghi nhận Doanh thu.

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

* Chứng từ kế toán: tùy vào từng phương thức bán hàng mà Công ty

Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt sử dụng các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau

- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT-3LL)

- Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ

* Thủ tục kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ:

Sơ đồ 2.1: Quy trình bán hàng theo phương thức bán buôn

Khi có khách hàng đến mua hàng, Phòng Kinh doanh xác định số hàng tồn kho tại thời điểm đó và viết phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: Phòng Kế toán giữ một liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, liên 2 giao cho Phòng Kinh doanh, liên

3 Thủ kho giữ làm chứng từ gốc để làm chứng từ xuất hàng.

Hóa đơn bán hàng cũng được lập thành 3 liên:

- Liên 1: Phòng Kế toán lưu làm chứng từ gốc để vào sổ chi tiết TK

511, hai liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán.

Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên tương ứng với hóa đơn bán hàng.

Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632, sổ chi tiết TK

Ký phiếu xuất kho, xuất hàng

Hóa đơn GTGT, Bảng kê bán hàng

Xác định hàng tồn, viết Phiếu xuất kho

Giám đốc, Kế toán trưởng

511 Sau đó phản ánh vào bảng kê bán hàng.

Sơ đồ 2.2: Quy trình bán hàng theo phương thức bán lẻ

Theo phương thức bán hàng này, nhân viên bán hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm về tất cả hàng hóa đã nhận để bán ở quầy bán lẻ Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách hàng, nghiệp vụ này không lập chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng mà hoàn thành trực tiếp với người mua.

Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý hàng hóa bán lẻ ở các quầy thì cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng hiện còn ở quầy hàng, dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển trong ngày để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng Tiền bán hàng nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ Nhân viên bán hàng lập Báo cáo bán hàng và Bảng kê nộp tiền chuyển đến Phòng Kế toán Kế toán sẽ lập Hóa đơn GTGT Báo cáo bán hàng và Hóa đơn GTGT là căn cứ để kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết bán hàng Khi nhận phiếu thu tiền (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt), khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc Công ty nhận được giấy báo

Hóa đơn bán hàng, bảng kê bán lẻ, giấy nộp tiền

Giám đốc, Kế toán trưởng có của Ngân hàng thì kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng.

* Căn cứ xác định doanh thu bán hàng

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Được xác định như sau:

Doanh thu tiêu thụ hàng hóa = Đơn giá bán x Số lượng hàng hóa tiêu thụ

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

* Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng Công ty sử dụng Tài khoản 511

“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

Tài khoản 511 được mở chi tiết:

- TK 5111: Doanh thu bán hàng

- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

Tài khoản này có kết cấu như sau:

- Các khoản giảm trừ doanh thu

- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh Bên Có:

- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ

Tài khoản này cuối kỳ không có số dư

Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu

- Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 511 cho từng khoản mục doanh thu

- Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và TK 511

* Kế toán đối với phương thức bán hàng trả tiền ngay và bán hàng theo hợp đồng thì kế toán bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng mà viết Hóa đơn GTGT

Ví dụ: Ngày 24 tháng 12 năm 2011, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt bán cho Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí IMICO, Địa chỉ: Tầng 4, số 632 đường La Thành, Quận Ba Đình, Hà Nội: một Máy Toàn đạc điện tử Leica TC 02 7” POWER với giá chưa thuế GTGT là 105.360.000đ/máy, hai Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON với giá chưa thuế GTGT là 92.450.000đ/máy, ba Máy Bộ đàm TK 216 giá chưa thuế GTGT là 3.100.000đ/máy, năm Máy Kinh vĩ điện tử FDT2G-1 giá chưa thuế là 24.936.000đ/máy Khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT

Bảng tổng hợp chi tiết

Mẫu số: 01 GTKT-3LL GX/2011B 0044320 Địa vị bán hàng: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt Địa chỉ: 163 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội

Số tài khoản: 0451 0016 97204 Điện thoại: 043.7761693 MS: 0103724558

Họ tên người mua hàng: Trần Hòa

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí IMICO Địa chỉ: Tầng 4, Số 623 Đường La Thành, Quận Ba Đình, Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0104757557

TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền

1 Máy Toàn đạc điện tử Leica TC

2 Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE

3 Máy Bộ đàm TK 216 Bộ 03 3.100.000 9.300.000

4 Máy Kinh vĩ điện tử FDT2G-1 Bộ 05 24.936.000 124.680.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 571.659.000

Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bảy mươi mốt triệu, sáu trăm năm mươi chín ngàn đồng chẵn.

(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng

(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:

Liên 1 lưu tại quyển hóa đơn GTGT, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 luân chuyển trong nội bộ Công ty.

- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thì Ngân hàng gửi Giấy báo có cho Công ty theo mẫu sau:

NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG

MẠI VÀ DỊCH VỤ TOÀN VIỆT

Số tài khoản: 0451 0016 97204 Địa chỉ: 163 – Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Loại tiền: VNĐ

Mã số thuế: 0103724558 Loại tài khoản: Tiền gửi thanh toán

Account: 147891 Số bút toán hạch toán:

TT0013391231 Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội xin thông báo đã ghi có tài khoản của quý khách theo số tiền dưới đây:

Số tiền bằng chữ: Năm trăm bảy mươi mốt triệu, sáu trăm năm mươi chín ngàn đồng chẵn.

Diễn giải: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí IMICO thanh toán tiền hàng

Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng

* Phương thức bán lẻ hàng hóa tại Công ty: Hầu hết hàng hóa bán lẻ của Công ty chủ yếu phục vụ cho nhu cầu mua Chân máy, Máy Bộ đàm và các thiết bị rời Còn các sản phẩm có giá trị tương đối lớn và yêu cầu gắt gao về độ chính xác của sản phẩm, các yêu cầu về thông số kĩ thuật thì thông thường đều được trao đổi thông qua hợp đồng từ trước, sau đó thì tiến hành các thủ tục như trên.

Thông thường cuối tháng kế toán tập hợp giá trị hàng hóa đã bán lẻ trong tháng, sau đó viết hóa đơn GTGT và kê khai thuế GTGT đầu ra phải nộp cho từng mặt hàng bán lẻ trong tháng đó.

* Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT để ghi vào Sổ chi tiết TK 511 –

Biểu 2.3 : Sổ chi tiết doanh thu bán hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÂU TƯ THƯƠNG MẠI TOÀN VIỆT

163 – LÁNG HẠ - ĐỐNG ĐA – HÀ NỘI

TK 511 – DOANH THU BÁN HÀNG Đối tượng: Máy Toàn đạc điện tử Leica

Tháng 12 năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ

Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Ghi Có TK 5111

0044290 12/12 Bán máy cho Công ty Cổ phần Đầu tư Khoáng sản An Thông

0044320 24/12 Bán máy cho Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí IMICO 112 105.360.000

0044390 26/12 Bán máy cho Cửa hàng Thiết bị Kỹ thuật Dung Sơn

Cộng phát sinh trong tháng 1.158.960.000

Người ghi sổ (Đã ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Đã ký, họ tên) Sau đó kế toán bán hàng căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu TK 511 của

SV: Nguyễn Thị Thúy Hạnh từng mặt hàng để ghi bảng tổng hợp chi tiết doanh thu của tất cả các mặt hàng, để kế toán biết được tổng doanh thu bán hàng của tháng đó là bao nhiêu Do ghi sổ chi tiết như vậy nên tình hình kinh doanh của Công ty được cập nhật hàng tháng rất đầy đủ.

Biểu 2.4: Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu b án hàng

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

TK 511 – DOANH THU BÁN HÀNG (Trích)

STT Tên hàng ĐVT SL Doanh thu bán hàng

1 Máy Toàn đạc điện tử

Kế toán trưởng (Đã ký, họ tên)

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ tổng hợp về doanh thu

Kế toán bán hàng căn cứ vào Sổ chi tiết để ghi vào Nhật ký chung Sau đó căn cứ từ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái tài khoản liên quan Cuối niên độ kế toán tổng hợp số liệu để vào Báo cáo tài chính.

* Trích Nhật ký chung của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ

Biểu 2.5: Sổ Nh ật ký chung

Mẫu số S03a – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Trích)

DIỄN GIẢI Đã ghi sổ cái

PXK 12 01/12/11 Xuất Máy định vị x 632 238.000.000 x 156 238.000.000

02/12/11 Bán máy định vị cho Công ty

PT 01 02/12/11 Thu tiền lãi vay của Công ty

Báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh …)

PC 03 09/12/11 Chi phí lãi vay x 635 16.000.000 x 111 16.000.000

PXK 15 09/12/11 Xuất Máy bộ đàm x 632 11.800.000 x 156 11.800.000

09/12/11 Bán máy bộ đàm cho Cho

Công ty khoáng sản An Thông x 111 13.640.000 x 511 12.400.000 x 333 1.240.000

GBN 04 10/12/11 Chi phí quảng cáo x 641 75.000.000 x 133 7.500.000 x 112 82.500.000

PX 21 12/12/11 Xuất bán Máy Toàn đạc

12/12/11 Bán Máy Toàn đạc điện tử

Leica cho Công ty Cổ phần Đầu tư khoáng sản An Thông x 112 115.896.000 x 511 105.360.000 x 333 10.536.000

24/12/11 Bán Máy móc cho Công ty

Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu Khí IMICO x 112 571.659.000 x 511 519.690.000 x 333 51.969.000

26/12/11 Bán Máy Toàn đạc cho Cửa hàng

Thiết bị Kỹ thuật Dung Sơn x 112 347.688.000 x 511 316.080.000 x 333 31.608.000

PC 15 29/12/11 Chi mua văn phòng phẩm x 642 2.153.000 x 111 2.153.000

PN 11 29/12/11 Nhập kho Chân máy các loại x 156 57.490.000 x 131 57.490.000

30/12/11 Bán Máy Toàn đạc Leica cho

Công ty Cổ phần Sông Đà 3 x 112 115.896.000 x 511 105.360.000 x 333 10.536.000

PC 22 30/12/11 Chi tạm ứng cho nhân viên x 141 3.200.000 x 111 3.200.000

BPB 31/12/11 Các khoản trích theo lương x 641 48.800.000 x 642 37.515.000 x 338 86.315.000

BPB 31/12/11 Khấu hao Tài sản cố định x 641 25.600.000 x 642 20.000.000 x 214 45.600.000

PKT 02 31/12/11 Kết chuyển giá vốn hàng bán x 911 2.656.000.000 x 632 2.656.000.000

PKT 03 31/12/11 Kết chuyển chi phí bán hàng x 911 331.700.000 x 641 331.700.000

PKT 04 31/12/11 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp x 911 x 642 ………

PKT 05 31/12/11 Kết chuyển chi phí tài chính x 911 …… x 635 ……….

PKT 06 31/12/11 Kết chuyển doanh thu tài chính x 515 ……… x 911 ………

PKT 07 31/12/11 Kết chuyển thu nhập khác x 711 ……. x 911 ………….

Sau khi vào Nhật ký chung thì kế toán căn cứ các nghiệp vụ đã ghi ở

Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái TK 511

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÂU TƯ THƯƠNG MẠI TOÀN VIỆT Mẫu số S03b-DN

163 – LÁNG HẠ - ĐỐNG ĐA – HÀ NỘI (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

TK 511 – DOANH THU BÁN HÀNG

SV: Nguyễn Thị Thúy Hạnh Đơn vị tính: VNĐ

- Đầu kỳ + Máy Toàn đạc Leica + Máy Bộ đàm

0004320 02/12/11 Doanh thu bán máy định vị

0004260 09/12/11 Doanh thu bán máy bộ đàm

0044290 12/12/11 Doanh thu bán máy toàn đạc Leica

0044320 24/12/11 Doanh thu bán máy toàn đạc Leica, máy định vị, máy bộ đàm, máy kinh vĩ

Kết chuyển doanh thu thuần

Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người ghi sổ

Giám đốc(Đã ký, đóng dấu, họ tên)

2.1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt bán hàng cho khách hàng chủ yếu dựa trên những hợp đồng hoặc đơn đặt hàng do đó phải căn cứ vào mặt hàng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, phẩm chất … ghi trong hợp đồng Công ty mới tiến hành giao hàng cho khách theo đúng yêu cầu Hơn nữa hàng hóa đều là hàng được nhập từ các hãng lớn, uy tín, chất lượng chính vì vậy trong quá trình bán hàng ở Công ty không có trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán do không đạt yêu cầu, do đó Công ty

Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt không sử dụng các tài khoản như TK 531, TK 532 cũng như không hạch toán các tài khoản này.

Kế toán giá vốn hàng bán

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các Phiếu xuất kho đã kiểm tra, những phiếu này được dùng làm căn cứ ghi sổ, căn cứ vào số liệu đã ghi trên phiếu để ghi vào Nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 632 – “Giá vốn hàng bán” Đồng thời khi ghi Nhật ký chung kế toán cũng ghi luôn nghiệp vụ đó vào Sổ chi tiết TK 632.

- Khóa Sổ chi tiết TK 632 và lấy đó làm căn cứ để lập Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán

- Khóa Sổ cái TK 632 và đối chiếu với số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán.

Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Việc xác định giá vốn hàng bán là cơ sở để tính kết quả hoạt động kinh doanh.

Hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hóa thì căn cứ vào số lượng hàng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt, giá vốn hàng bán bao gồm:

Giá vốn hàng bán = Giá mua thực tế của hàng xuất kho + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra Mà:

Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra

Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ

Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt sử dụng tài khoản 632

TK 632 – “Giá vốn hàng bán” được mở thành nhiều tài khoản cấp hai để theo dõi giá vốn của từng loại hàng hóa cụ thể như:

TK 6321 – Giá vốn Máy Toàn đạc Leica

TK 6322 – Giá vốn Máy Bộ đàm

TK 6323 – Giá vốn Máy Kinh vĩ

TK 6324 – Giá vốn Máy Định vị

TK 6325 – Giá vốn Máy Thủy chuẩn

TK 6326 – Giá vốn Máy Đo đạc bản đồ

Tài khoản này có kết cấu như sau:

+ Phản ánh trị giá vốn hàng hóa chưa tiêu thụ đầu kỳ

+ Tổng giá vốn hàng hóa nhập kho trong kỳ

+ Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ

+ Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ

Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán” không có số dư.

Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán

Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ chi tiết TK 632

Sau đó từ Sổ chi tiết làm căn cứ để vào Bảng tổng hợp chi tiết TK 632. Đây là căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái TK 632 sau này

Khi xuất hàng bán Kế toán bán hàng căn cứ vào trị giá thực tế của từng lô hàng xuất bán Sau đó Thủ kho xuất hàng hóa rồi viết Phiếu xuất kho rồi kê vào Bảng kê nhập – xuất – tồn, Kế toán bán hàng thì ghi vào Sổ chi tiết giá vốn hàng hóa cho từng mặt hàng cụ thể, từng lô hàng cụ thể để đến cuối tháng đối chiếu giữa Kế toán bán hàng và thủ kho Phòng Kế toán sẽ theo dõi từng lô hàng nhập, xuất, tồn và tính ra giá vốn hàng hóa xuất bán theo phương pháp giá thực tế đích danh.

Bảng tổng hợp chi tiết TK 632

Ví dụ trên: Ngày 24 tháng 12 năm 2011, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt bán cho Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí IMICO, Địa chỉ: Tầng 4, số 632 đường La Thành, Quận Ba Đình, Hà Nội: một Máy Toàn đạc điện tử Leica TC 02 7” POWER với giá chưa thuế GTGT là 105.360.000đ/máy, hai Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON với giá chưa thuế GTGT là 92.450.000đ/máy, ba Máy Bộ đàm TK 216 giá chưa thuế GTGT là 3.100.000đ/máy, năm Máy Kinh vĩ điện tử FDT2G-1 giá chưa thuế là 24.936.000đ/máy Khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT Giá vốn của các loại máy như sau:

- Máy Toàn đạc điện tử Leica TC 02 7” POWER với giá vốn là

- Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE R 3 NIKON với giá vốn là

- Máy Bộ đàm TK 216 giá vốn là 2.950.000đ/máy,

- Máy Kinh vĩ điện tử FDT2G-1 giá vốn là 23.621.000đ/máy

Biểu 2.7 : Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt

Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 163 - Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Vân Anh

Lý do xuất: Xuất hàng bán cho Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Dầu khí IMICO

Xuất tại kho: Kho Láng Hạ (Kho công ty)

STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền

1 Máy Toàn đạc điện tử Leica TC Bộ 01 95.636.000 95.636.000

2 Máy Định vị vệ tinh TRIMBLE

3 Máy Bộ đàm TK 216 Bộ 03 2.950.000 8.850.000

4 Máy Kinh vĩ điện tử FDT2D-1 Bộ 05 23.621.000 118.107.000

Cộng thành tiền (Bằng chữ): Bốn trăm triệu, bảy trăm chín mươi ba ngàn đồng chẵn./.

Xuất, ngày 24 tháng 12 năm 2011 Thủ trưởng đơn vị

Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu

Từ phiếu xuất kho kế toán định khoản:

Biểu 2.8 : Bảng Kê Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa

BẢNG KÊ NHẬP – XUẤT – TỒN HÀNG HÓA

TT LOẠI HÀNG HÓA Mã số DƯ ĐẦU THÁNG NHẬP XUẤT TỒN

SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền

1 Máy Toàn đạc điện tử Leica TĐ01 16 1.530.176.000 0 0 11 1.051.996.000 4 478.180.000

Cuối tháng căn cứ vào các Phiếu xuất kho kế toán lập Sổ chi tiết, Nhật ký chung, từ Nhật ký chung vào Sổ Cái TK 632

Biểu 2.9 : Sổ chi tiết TK 632

TK 632 – “Giá vốn hàng bán”

Tên hàng hóa: Máy Toàn đạc điện tử Leica

Tháng 12 năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ

Ghi Nợ TK 6321 Ghi Có TK 6321

SH NT Tổng số tiền Trả Ngay … Tổng số tiền

12/12 Xuất bán Máy Toàn đạc Leica

30 26/12 Xuất bán Máy Toàn đạc Leica 156 286.908.000 286.908.000

Người ghi sổ (Ký, họ tên)

Biểu 2.10 : Bảng Tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT (Trích)

TK 632 – “GIÁ VỐN HÀNG BÁN”

DIỄN GIẢI SL Tổng tiền

Ghi Nợ TK 632 Chia ra

Máy Toàn đạc điện tử Leica

12/12 Xuất Máy Toàn đạc điện tử Leica

Người lập (Ký, họ tên)

2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán

Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ tổng hợp về giá vốn hàng bán

Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 632 –

Biểu 2.11: Sổ cái tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”

TK 632 – “GIÁ VỐN HÀNG BÁN”

Chứng từ DIỄN GIẢI Nhật ký chung

+ Máy Toàn đạc điện tử Leica + Máy Bộ đàm

+ Máy Định vị + Máy Kinh vĩ

12/12 Xuất Máy Toàn đạc điện tử

- Cộng số phát sinh trong kỳ + Máy Toàn đạc điện tử Leica + ………

Kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ và bảo quản sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.

Bao gồm: chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, chi phí bảo hành sản phẩm…

Chi phí bán hàng được hạch toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt bao gồm các khoản chi phí mà Công ty bỏ ra liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ

Chi phí này bao gồm:

- Chi phí nhân viên: Là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản và vận chuyển hàng hóa, bao gồm: tiền lương, tiền ăn trưa, phụ cấp, các khoản trích theo lương.

- Chi phí vật liệu bao bì: Là các khoản bỏ ra cho việc mua bao bì để bảo quản hàng hóa, để giữ gìn khi vận chuyển hàng hóa trong quá trình bán hàng, vật liệu dùng cho việc sửa chữa, bảo quản Tài sản cố định của Công ty.

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: là những chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán hay phương tiện làm việc …

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Là những chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng như: Nhà kho, nhà ăn, phương tiện vận chuyển…

- Chi phí bảo hành: Là các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành hàng hóa, sản phẩm đã bán cho khách hàng, bao gồm chi phí sửa chữa, thay thế sản phẩm, hàng hóa.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc bán hàng như: chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, thuê bốc dỡ…

- Chi phí khác bằng tiền: chi phí giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hàng hóa, chi phí tiếp khách…

Việc tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ do kế toán tổng hợp thực hiện

* Chứng từ kế toán sử dụng:

- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương

* Thủ tục kế toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan như phiếu chi, bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương… ghi vào Sổ Nhật ký chung. Đồng thời khi ghi Sổ Nhật ký chung thì kế toán ghi nghiệp vụ đó vào

Sổ chi tiết TK 641 – “Chi phí bán hàng”

Sau đó căn cứ số liệu trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái TK 641.

Cuối tháng kế toán khóa Sổ chi tiết TK 641 và Sổ Cái TK 641.

2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Kế toán sử dụng TK 641 – “Chi phí bán hàng”, dùng để tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ kế toán.

Tài khoản này có các tài khoản cấp 2 như:

TK 6411: Chi phí nhân viên

TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì

TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng

TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định

TK 6415: Chi phí bảo hành

TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6418: Chi phí khác bằng tiền.

- Tập hợp các khoản chi phí bán hàng

- Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng

Tài khoản 641 – “chi phí bán hàng” không có số dư cuối kỳ

Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng

Khi phát sinh chi phí bán hàng kế toán lập chứng từ gốc liên quan tới nghiệp vụ như Phiếu chi, Bảng khấu hao TSCĐ…, sau đó căn cứ số liệu từ trên chứng từ gốc để ghi vào Sổ chi tiết TK 641 – “Chi phí bán hàng”.

Ví dụ: Ngày 16 tháng 12 năm 2011 Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt chi tiền cước vận chuyển hàng bán từ Hà Nội – Hải

Phòng, có Hóa đơn vận chuyển kèm theo số 0761 ngày 16/12/2011, chi phí

Chứng từ gốc (Phiếu chi, Bảng phân bổ …)

641 – “Chi phí bán hàng” cước vận chuyển bằng tiền mặt là 640.000 đồng.

Kế toán trưởng và Giám đốc xem xét Hóa đơn và duyệt chi, rồi sau đó chuyển sang cho Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp viết phiếu chi tiền khi nhận được Hóa đơn vận chuyển, theo yêu cầu của cấp trên.

Biểu 2.12 : Phiếu Chi Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt Mẫu số: 02-TT

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 163 - Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của

Ngày 16 tháng 12 năm 2011 Quyển số: 03

Họ tên người nhận tiền: Nguyễn văn Hùng Địa chỉ: Đội xe, Công ty Cổ Phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt

Lý do chi: Thanh toán chi phí cước vận chuyển từ Hà Nội – Hải Phòng

Số tiền: 640.000 đ (Viết bằng chữ): Sáu trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn.

Kèm theo 1 chứng từ gốc

Giám đốc Kế Toán trưởng

Thủ quỹ Người lập phiếu

Kế toán định khoản cho Phiếu chi này là:

Chi phí cước vận chuyển:

Phiếu Chi này được lập làm 3 liên: Liên 1 được lưu tại quyển phiếu chi, liên 2 giao cho người nhận tiền, liên 3 dùng để luân chuyển nội bộ, dùng để vào các sổ sách kế toán liên quan.

Ví dụ: Ngày 13 tháng 12 năm 2011, Anh Lê Huy Hợp (Đội xe) đề nghị thanh toán chi phí bốc dỡ hàng bán cho Công ty An Thông, số tiền là 170.000đ,

Anh viết giấy đề nghị thanh toán kèm với hóa đơn mang tới Phòng Kế toán, sau khi được Giám đốc công ty và Kế toán trưởng xem xét hóa đơn và duyệt chi, tất cả chứng từ liên quan được chuyển sang cho Kế toán tổng hợp.

Kế toán tổng hợp viết phiếu chi tiền.

Anh: Lê Huy Hợp lập giấy đề nghị thanh toán

Biểu 2.13: Giấy đề nghị thanh toán Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt Mẫu số: 05-TT

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 163 - Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Kính gửi: Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ

Toàn Việt, đồng kính gửi Phòng Kế toán

Họ và tên người đề nghị thanh toán: Lê Huy Hợp

Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền bốc dỡ hàng bán cho Công ty An

Số tiền: 170.000đ (Viết bằng chữ): một trăm bảy mươi ngàn đồng chẵn.

(Kèm theo 1 chứng từ gốc)

Người đề nghị thanh toán

Kế Toán trưởng (Ký, họ tên)

Người duyệt (Ký, họ tên)

Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho Kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc duyệt chi Căn cứ quyết định của Giám đốc, Kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ tiền mặt chi trả cho người đề nghị thanh toán.

Ví dụ: Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 12 tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt

Biểu 2.14: Bảng Phân bổ khấu hao TSCĐ

BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Số Khấu hao TK 641 TK 642

1 I Số Khấu hao đã trích tháng trước

2 II Số Khấu hao TSCĐ tăng trong tháng

III Số khấu hao giảm trong tháng

IV Số Khấu hao phải trích trong tháng

Khi hoàn tất bảng phân bổ khấu hao TSCĐ kế toán định khoản:

Sau khi đã thu thập hết tất cả chứng từ liên quan tới chi phí bán hàng thì Kế toán vào đồng thời hai sổ là Sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 641

Biểu 2.15 : Sổ chi tiết TK 641

TK 641 – “CHI PHÍ BÁN HÀNG”

DIỄN GIẢI Đã ghi sổ cái

04 10/12 Chi phí quảng cáo trên truyền hình 641 75.000.000

13/12 Chi tiền bốc dỡ hàng bán cho

16/12 Chi tiền cước vận chuyển từ

31/12 BPB 31/12 Các khoản trích theo lương 641 48.800.000

Người ghi sổ (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng

Kế toán căn cứ vào số liệu trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK

Sơ đồ 2.8: : Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng

Sổ Nhật ký Sổ Cái TK 641 – Báo cáo tài chính

Biểu 2.16 : Sổ Cái TK 641 – “Chi phí bán hàng”

TK 641 – “Chi phí bán hàng”

Tháng 12 năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ NT

31/12 PC 09 13/12 Chi tiền bốc dỡ hàng bán cho

31/12 PC 11 16/12 Chi tiền cước vận chuyển Hà

31/12 BPB 31/12 Các khoản trích theo lương 338 48.800.000

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TOÀN VIỆT

Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt và phương hướng hoàn thiện

tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn

Việt và phương hướng hoàn thiện

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt là một

Công ty mới thành lập, Công ty đã và đang chứng tỏ được những bước đi đúng đắn của mình trên con đường phát triển và hội nhập Công ty có thị trường đầu vào ổn định và uy tín, hàng hóa được nhập khẩu từ nước ngoài.

Do đó, Công ty có những bạn hàng ở các nước trên thế giới và Công ty còn làm đại lý cho nhiều hãng nổi tiếng như Nhật Bản (NIKON, TOPCON,

SOKKIA) ,Thụy Sĩ (LEICA), Tập đoàn Máy Trắc địa hàng đầu Trung Quốc

(SOUTH, BOIF, SANDINH) … với các sản phẩm chính hiệu, giá cả cạnh tranh, phù hợp với điều kiện của nhiều khách hàng.

Trong cơ chế của nền kinh tế thị trường đã xuất hiện hàng loạt các loại hình doanh nghiệp nên đã tạo ra một loạt các sức ép cạnh tranh rất lớn đối với

Công ty Ngoài ra những thay đổi về chính sách của nhà nước nhằm thích ứng với những biến động của nền kinh tế thị trường cũng gây ra không ít khó khăn cho Công ty trong việc nắm bắt, vận dụng chính sách vào hoạt động kinh doanh và công tác kế toán … Song nhờ sự nhanh nhạy kịp thời nắm bắt xu hướng phát triển của xã hội, sự đổi mới, năng động của đội ngũ cán bộ lãnh đạo và tinh thần tập thể của người lao động mà Công ty đã từng bước tháo gỡ khó khăn, nhanh chóng tiếp cận chuyển đổi bắt kịp với sự biến đổi của thị trường. Để đạt được những thành công nhất định như hiện nay thì công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng của Công ty nói riêng đã đóng góp một phần không nhỏ Phòng Kế toán ngoài chức năng chủ yếu của mình là giám sát và quản lý tình hình tài sản cũng như tình hình sử dụng vốn, thì còn chức năng là tích cực phối hợp với các phòng ban khác trong công tác quản lý kinh doanh giúp lãnh Giám đốc nắm bắt được chính xác kịp thời những thông tin cần thiết để có phương hướng điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.

Trong thời gian tìm hiểu tình hình thực tế về công tác hoạt động kinh doanh đặc biệt là công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư

Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt, em nhận thấy rằng cơ bản về công tác kế toán đã đi vào nề nếp đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực, chế độ kế toán phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty đáp ứng được yêu cầu quản lý Tình hình tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng như sau:

Công tác kế toán của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ

Toàn Việt được tổ chức và thực hiện tương đối hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán của nhà nước ban hành, đúng với yêu cầu và nguyên tắc kế toán đề ra.

Công ty lựa chọn hình thức tổ chức kế toán tập trung là rất đúng đắn và hợp lý Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán với hoạt động kinh doanh.

Bộ máy kế toán của Công ty nói chung và kế toán bán hàng nói riêng được tổ chức phù hợp với quy mô của Công ty, phù hợp với chuyên môn của từng người Hầu hết các nhân viên phòng kế toán đều là những người có chuyên môn và nhiệt huyết với công việc, ngoài nắm vững chuyên môn còn sử dụng thành thạo máy vi tính, góp phần cung cấp đầy đủ, kịp thời cho Giám đốc đặc biệt là thông tin về hàng hóa tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty. Đội ngũ lãnh đạo năng động, nắm bắt thông tin nhanh nhạy, cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và khoa học, rất phù hợp với yêu cầu trong công việc Công ty hàng năm đều xây dựng kế hoạch, đề ra phương hướng mục tiêu phấn đấu cụ thể, không ngừng vươn lên trên thị trường với những phương hướng kinh doanh mới và đầy hiệu quả.

Quá trình hạch toán ban đầu của nghiệp vụ bán hàng Công ty đã tổ chức tốt, hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên quan để việc ghi sổ diễn ra nhịp nhàng, đúng thời gian, hợp lý, khoa học trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán hiện hành.

Hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung, hình thức này phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty.

Công tác kế toán bán hàng ở Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và

Dịch vụ Toàn Việt được tổ chức khá khoa học, hợp lý đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như việc cung cấp thông tin trong quản lý

- Về tổ chức hạch toán ban đầu:

Nhìn chung các chứng từ ban đầu được lập tại Công ty đều phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ đó Việc mua bán hàng hóa đều có hóa đơn, chứng từ Các chứng từ được lập ở tất cả các khâu đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính đã quy định Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ.

Việc xác định các chứng từ bên ngoài được giám sát, kiểm tra rất chặt chẽ và được xử lý kịp thời Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo các nghiệp vụ, theo trình tự thời gian, sau đó được lưu trữ gọn gàng, khoa học thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.

- Về trình tự hạch toán:

Do khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục trong tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hóa.

Công ty áp dụng phương pháp quản lý quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên rất hợp lý.

Công ty lựa chọn phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng hóa là rất phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt, các mặt hàng kinh doanh tương đối nhiều, giá trị hàng hóa cao, thì việc áp dụng phương pháp này làm cho giá trị hàng hóa cuối kỳ sẽ tương đối sát với giá thị trường.

- Về việc sử dụng tài khoản:

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt áp dụng hệ thống tài chính kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Dựa trên hệ thống tài khoản đó, để phù hợp với tình hình và đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận tiện trong việc theo dõi hạch toán, tăng hiệu quả công tác kế toán tại Công ty.

- Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán:

Công ty hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung là hình thức kế toán rất chặt chẽ, có tính đối chiếu cao nên dễ phát hiện sai sót nếu có Áp dụng hình thức kế toán này công việc kế toán được dàn đều trong tháng và thông tin kế toán luôn được cung cấp kịp thời.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt

phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Toàn Việt

Công tác Kế toán bán hàng của Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc cải tiến, đổi mới nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại ở một số khâu cần sửa đổi hoàn thiện hơn Qua quá trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở Công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng để Công ty xem xét

3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng

Ngày nay kết quả kinh doanh bị ảnh hưởng nhiều từ việc quản lý hoạt động bán hàng Quản lý hoạt động bán hàng được coi như sự kết hợp giữa quản lý hoạt động trước và sau khi bán hàng và quan hệ với khách hàng

Công tác quản lý bán hàng đặt ra nhiều yêu cầu mới như là việc quản lý giữa trưởng các bộ phận với nhân viên, phải phân công công việc hợp lý, tránh chồng chéo, không đạt được lợi ích và hiệu quả tối đa trong công tác bán hàng.

Công tác quản lý bán hàng trở thành công tác tối quan trọng trong quá trình bán hàng, muốn bán hàng đạt hiệu quả thì trước hết phải tổ chức đội ngũ nhân viên bán hàng nhiệt tình với công việc, có tác phong bán hàng chuyên nghiệp, có thể trả lời tất cả mọi thắc mắc của khách hàng cũng như tư vấn cho khách hàng về các loại hàng hóa phù hợp với nhu cầu, mục đích sử dụng của họ.

Chọn lựa nhân viên ưu tú để làm trưởng các nhóm bán hàng, sau đó có các phương thức khuyến khích bán hàng mới.

Trong tình hình nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, các quan hệ thương mại diễn ra gay gắt, nhạy bén đã tạo cho Công ty không ít thuận lợi cũng như khó khăn, thách thức.

Vì vậy mà Công ty phải:

- Phải giám sát chặt chẽ hàng hóa ở cả ba yếu tố: số lượng, chất lượng, chủng loại nhằm phát triển thị trường, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.

- Nắm vững tình hình thị trường, xác định đúng giá cả, lựa chọn phương thức tiêu thụ phù hợp với mặt hàng mà Công ty đem ra thị trường, lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp.

- Cấp trên cần kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng và kế hoạch lợi nhuận, giám sát quy trình thực hiện của cấp dưới.

- Tận dụng mọi cơ hội để tiếp xúc với khách hàng để khách hàng thấy được dịch vụ chăm sóc và những ưu đãi mà khách hàng sẽ có được nếu là đối tác của Công ty.

- Phân tích những số liệu thu thập được, phân tích là một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý bán hàng Số liệu phân tích dựa trên những thông tin thu thập được, hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn, tình hình nhân sự phải được cập nhật và có độ chính xác cao, thông thường những số liệu này không đáp ứng so với sự chuyển biến của thị trường nếu thực hiện không có phương pháp.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán

- Về tài khoản sử dụng:

+ Khi sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Công ty chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 là:

TK 5111: Doanh thu bán hàng

TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

Công ty nên mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 3 để theo dõi được doanh thu của từng loại mặt hàng như:

TK 51111: Doanh thu bán máy toàn đạc Leica

TK 51112: Doanh thu bán máy bộ đàm

TK 51113: Doanh thu bán máy kinh vĩ

TK 51114: Doanh thu bán máy định vị

TK 51115: Doanh thu bán máy thủy chuẩn

Việc sử dụng hệ thống các tài khoản chi tiết như trên tạo điều kiện quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng của từng mặt hàng khác nhau và đúng với quy định của chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định.

+ Tài khoản 157 – “Hàng gửi đi bán”: đối với hàng bán thẳng không qua kho thì kế toán nên sử dụng tài khoản này Cụ thể:

Khi hàng về đến sân bay, bến cảng được gửi đi cho khách hàng trên cở sở phiếu báo nhận hàng, hóa đơn mua hàng kế toán ghi định khoản:

Có TK 331, TK 111, TK 112 Đến khi khách hàng nhận được hàng, chấp nhận thanh toán, xác định là hàng hóa đã tiêu thụ, căn cứ hóa đơn bán hàng kế toán ghi định khoản ghi nhận doanh thu:

Có TK 333 Đồng thời ghi nhận giá vốn:

+ Tài khoản 521 – “Chiết khấu thương mại”

Công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại với những khách hàng mua hàng hóa với khối lượng lớn Khi thực hiện chính sách này để hạch toán kế toán sử dụng tài khoản 521.

Kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 521: Số tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng

Nợ TK 333: Số thuế GTGT đầu ra tính trên khoản chiết khấu thương mại

Có TK 111, 112, 131: Tổng tiền phải giảm trừ

Cuối kỳ kế toán kết chuyển chiết khấu thương mại để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ

+ Tài khoản 635 – “Chi phí tài chính”

Nên vận dụng tài khoản này để phản ánh khoản chiết khấu thanh toán trong quá trình bán hàng, Công ty cần phải thực hiện các chính sách thanh toán linh hoạt để nâng cao hiệu quả bán hàng Công ty nên thực hiện chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng trả tiền trước hạn trong hợp đồng.

Khi thực hiện chiết khấu thanh toán này, kế toán sử dụng tài khoản 635

– “Chi phí tài chính” để hạch toán, kế toán bán hàng hạch toán như sau:

Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán trên số tiền khách hàng còn nợ

Nợ TK 111, 112: Số tiền thực thu

Có TK 131: Số tiền khách hàng còn nợ

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

Công ty nên quy định rõ trách nhiệm của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ Khi luân chuyển chứng từ kế toán thì Công ty phải phân loại riêng từng loại chứng từ như chúng từ về doanh thu, chứng từ về tiền mặt, chứng từ về thanh toán… mục đích cuối cùng là chứng từ được luân chuyển một cách khoa học và hợp lý, hiệu quả nhất.

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Bán Hàng Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Và Dịch Vụ Toàn Việt
Tác giả	Nguyễn Thị Thúy Hạnh
Người hướng dẫn	Ths. Bùi Thị Minh Hải
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Luận Văn

Định dạng
Số trang	64
Dung lượng	625 KB