Kịch Bản Tổ Chức Sự Kiện Của Bộ Phận Lễ Tân.docx

KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN Tên chương trình HỘI THẢO CHIẾN LƯỢC KINH DOANH VÀ MARKETING THỜI KỲ HỘI NHẬP Thời gian Địa điểm ST T Công việc Mô tả Người thực hiên Yêu cầu 1 Check in (tạ[.]

KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN Tên chương trình: HỘI THẢO : CHIẾN LƯỢC KINH DOANH VÀ MARKETING THỜI KỲ HỘI NHẬP Thời gian: Địa điểm: ST T Công Mô tả việc Check-in -Cập nhật (tại cửa MSSV chính) -Mời khách vào Người thực hiên Yêu cầu 1.Nguyễn Thị Bích Thảo 2.Dương Thị Mỹ Ngân 3.Nguyễn Thị Mai Hương -Tìm hiểu rõ chương trình hội thảo đồng thời trả lời cách lưu lốt -Tận tình,vui vẻ, lịch chào hỏi, hướng dẫn -Cập nhật MSSV Hỗ trợ -Hướng dẫn check-in sv check-in Minh Hùng Đón khách mời sv cầu thang -Yêu cầu sv cầm sẵn thẻ tay -Điều phối cho bạn check-in lần lượt, khơng chen lấn -Nhạy bén xử lý tình nhận định đâu khách mời đâu sv đến tham dự hội thảo -Ln tươi cười, có thái độ lịch chuyên nghiệp bạn đứng vị trí -Chào hỏi 1.Minh Thư khách, 2.Nguyễn Ái Vy sv mời vào bàn check-in, khách mời mời họ sang cửa 4 Điều phối sv -Sắp xếp sv xếp hàng 1.Quốc Vương 2.Mỹ Lộc Hướng dẫn khách mời -Hướng dẫn 1.Lê Lộc khách mời vào cửa -Sau hội thảo diễn 10p vào bên hội trường trực cửa người tiếp xúc với khách để họ có ấn tượng thật tốt chương trình -Sắp xếp bạn sv đứng xếp hàng ngắn -Ngắt hàng, chừa lối cho đại biểu khách mời -Hướng dẩn khách mời đến chỗ bạn Lê Lộc -Trước hết bạn cần phải chào hỏi khách mời khách theo mình,phải vui vẻ, lịch sự, thân thiên -Bạn người dẫn khách mời làm để thể người tiếp tân chuyên nghiệp chương trình có đầu tư kỹ lưỡng -Lưu ý đừng bỏ vị trí lâu -Sau khách đến gần hết bạn vào bên hội Hướng dẫn khách mời -Vị trí trực: 1.Lê Nguyễn Anh cửa Kim -Sắp xếp chỗ 2.Lên Thị Vi Diệu ngồi cho khách mời, không cho sv ra,vào lối này* trường vị trí cổng phụ bạn lễ tân bên xếp chỗ ngồi cho sv, hỗ trợ cần -Khi đón khách u cầu phải ln tươi cười, lịch để tạo cho khách cảm thấy thoai mái -2 bạn thay phiên đưa khách vào trong, tuyệt đối khơng bỏ trống vị trí -Sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời theo cấp bậc* đươc nhắc nhở sau* -Bạn cần đưa khách vào đến hội trường có người khu vực đón để tránh trường hợp nhiều thời gian, bỏ vị trí lâu -Nếu sv yêu cầu bạn mở cửa cho bạn nên có thái độ thật lịch sự, thuyết phục Trong trường hợp bạn sv đến sát cửa Hướng dẫn khách mời -Vị trí trực: 1.Thùy Trang gần bàn IT (bên phải sân khấu) -Hỗ trợ bạn lễ tân cửa số 3sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời Hướng dẫn sv -Vị trí trực: cửa 1.Như Quỳnh bạn mở cửa cho Đặc biệt hay cố gắng đừng gây ý người xung quanh ng họ theo hết hình tượng chương trình k đẹp cho -Bạn đón khách mời từ bạn vị trí cửa sau xếp chỗ ngồi theo qui định*sẽ đc nhắc nhở sau* -Yêu cầu bạn phải tươi cười, chào hỏi, mời khách lối hay mời khách ngồi vị trí -Hãy khách mời cảm thấy vui, thoải mái chun nghiệp bạn -Nếu khơng có khách mời bạn hỗ trợ xếp chỗ ngồi cho sv -Nhiệm vụ bạn hỗ trợ bạn lễ -Sắp xếp chỗ ngồi cho sv -Không cho sv ra, vào lối này* Hướng dẫn sv -Vị trí trực: lối -Sắp xếp chỗ ngồi cho sv tân khác xếp chỗ ngồi cho sv cách hợp lí -Nếu sv yêu cầu bạn mở cửa cho bạn phải lịch vui vẻ giải thích cho họ biết phần sau chương trình cịn nhiều điều hay với cửa chỗ bạn đứng bị khóa  1.Tiến Việt 2.Quỳnh Liên 3.Khánh Vy 4.Võ Trang -Vị trí địi hỏi bạn phải có sức thuyết phục cao, nhạy bén xử lý, vui vẻ,chuyên nghiệp, biết lắng nghe yêu cầu ng tham dự buổi hội thảo -Bạn phải xếp chỗ ngồi cách logic để ng đến sau vào ngồi cách dễ dàng: vd bạn tới trước mời ngồi vào dãy ghế phía để tiện cho việc lại Trong trương hợp người ta cương Hướng dẫn sv, phát tài liệu -Vị trí trực: 1.Cẩm Tú Ngay cổng 2.Thu Trang -Mời sv vào trong, phát tài liệu, hướng dẫn giải thích khách cần muốn ngồi vị trí bạn khơng nên ép người ta q nhé, để ấn tượng khơng tốt.Vì bạn phải thực khéo léo cách nói chuyện thuyết phục -4 bạn phải phối hợp với sv ngồi cách đẹp nhất: vd không chừa trống ghế, dãy ghế phía phải full… -Nhiệm vụ bạn phát tài liệu cho khách(nếu có), hướng dẫn sv vào -Đọc trước tài liệu mà phát để có giả đáp cần -Tận tình giúp đỡ, có thái độ lịch sự, vui vẻ với người tham gia -Vào giải lao yêu cầu bạn phải đứng cửa nhằm hạn chế số lượng sv Nếu chưa hết 2/3 thời gian diễn hội thảo bạn phải xin mssv cách mượn thẻ sv,…Vì theo quy định chưa hết 2/3 thời gian diễn hội thảo k cộng điểm rèn luyện Tuy nhiên, bạn cần phải linh động tình này, tùy theo trường hợp cụ thể mà có thề châm chước bỏ qua vd: bận đột xuất, k có xe bus, người nhà tới đón, Giai pháp xin lại mssv nhằm áp dụng cho thành phần vào hội thảo nhằm mục đích check-in xong nên bạn lưu ý giải thật công tâm *KHI HỘI THẢO ĐIỄN RA -yêu cầu bạn BÍCH THẢO, ÁI VY có mặt hậu trường để bưng hoa quà *SƠ ĐỒ LỄ TÂN TỪ 17h đến 18h30 SƠ ĐỒ LỄ TÂ SAU 18H30(SV ổn định vị trí, ctrinh bắt đầu) Sau bưng quà xong ÁI VY- BÍCH THẢO hỗ trợ thay ca VI DIỆU-ANH KIM LÊ LỘC-QUỐC VƯƠNG hỗ trợ thay ca cho CẨM TÚ-THU TRANG MINH THƯ đón khách THÙY TRANG-NHƯ QUỲNH, bạn thay phiên trực MỸ LỘC hỗ trợ MAI HƯƠNG-MỸ NGÂN-MINH HÙNG tiếp tục nhiệm vụ check-in TIẾN VIỆT-KHÁNH VY & LIÊN-VÕ TRANG, bạn rút phía bạn làm thành cụm, thay đổi ca trực cho BẮT BUỘC vị trí phải có 01 người trực LƯU Ý: - Khi cần check-in lên hội trường lầu bạn NHƯ QUỲNHMỸ LỘC phụ trách hỗ trợ CHECK-IN (sẽ thông báo điều động người nắm chính) Vì thế, u cầu bạn phải hiểu rõ qui trình check-in làm Riêng bạn NHƯ QUỲNH check-in đến 18h30 phải vào trog hội trường hỗ trợ thay ca cho THÙY TRANG -Đúng 19h phận check-in đón khách gồm bạn MỸ NGÂNMAI HƯƠNG-MINH HÙNG –MINH THƯ-MỸ LỘC rút hậu trường hỗ trợ bạn lại - Các bạn tự thu xếp thời gian đổi ca cho để khỏi mỏi chân ( vd 30p đổi ca lần) Những bạn đổi ca trực đề nghị sau hậu trường, không nên đứng dọc hành lang làm xấu đội hình NHỮNG BẠN ĐỨNG TRỰC TRONG HỘI TRƯỜNG , có câu hỏi dành cho khán giả phải LINH ĐỘNG chuyền MIC  SỐ LƯỢNG LỄ TÂN: 19  QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI LỄ TÂN: - Phương châm đón khách: Phải có thái độ lịch niềm nở, thân thiện, tận tình - Trang phục quy định: + Nam: quần jean kaki, áo sơ mi trắng đóng thùng, giày thể thao TỐI MÀU + Nữ: chân váy đen, áo sơ mi trắng đóng thùng, giầy búp bê ĐEN, trang điểm nhẹ - Lễ tân mặt chương trình yêu cầu thành viên phải chun nghiệp - Tuyệt đối khơng rời vị trí mình, nói chuyện riêng, “tự sướng” lúc làm nhiệm vụ - Đặc biệt giữ nụ cười môi đồng thời chuyên nghiệp cách đứng !!!! Hãy để ấn tượng thật tốt với người đến ham dự - Nếu có trục trặc cần giải quyết, thơng qua cho người nắm trước hành động Các bạn đồng thời nắm chương trình để người ta hỏi cịn biết trả lời nha!!!!