(Tóm tắt đề án) xây dựng ứng dụng quản lý sinh viên tại viện công nghệ thông tin và truyền thông lào

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG - KHAMSONE KEOVILAY XÂY DỰNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ SINH VIÊN TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG LÀO Chuyên ngành : KHOA HỌC MÁY TÍNH Mã số : 8.48.01.01 TĨM TẮT ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ HÀ NỘI – 2023 Đề án tốt nghiệp hoàn thành tại: HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN TẤT THẮNG Phản biện 1: …………………………………………… Phản biện 2: …………………………………………… Đề án tốt nghiệp bảo vệ trước Hội đồng chấm đề án thạc sĩ Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Vào lúc: … … ngày … tháng …… năm 2023 Có thể tìm hiểu đề án tại: - Thư viện Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Xã hội phát triển, công nghệ thông tin giữ vai trị, vị trí quan trọng đời sống kỹ thuật Cùng với xu hướng phát triển công nghệ thông tin, việc áp dụng công nghệ, kỹ thuật tin học vào công tác quản lý, giảng dạy Trường Đại học nhu cầu cấp thiết đặc biệt giai đoạn nay, giai đoạn giao thời giáo dục đại học chuyển đổi từ mô hình quản lý giảng dạy theo niên chế sang mơ hình quản lý giảng dạy theo tín Việc ứng dụng công nghệ phần cứng phần mềm vào công tác đào tạo quản lý tạo tính hiệu cơng việc giúp người quản lý định đắn, xác, giúp cán giáo viên đạt hiệu cao công tác giảng dạy hoạt động chuyên môn, giúp sinh viên nắm vững thông tin cần thiết, chủ động việc học tập Trong vai trò kỹ sư CNTT quản lý hệ thống Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào tác giả đề án trăn trở việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý đào tạo Việc chọn đề tài “Xây dựng ứng dụng quản lý sinh viên Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào” thơng qua đề án móng để triển khai hệ thống CNTT tổng thể đáp ứng yêu cầu công tác quản lý đào tạo góp phần đổi cơng tác quản lý nâng cao chất lượng đào tạo Tổng quan vấn đề nghiên cứu Giải pháp hệ thống phần mềm quản lý đào tạo Hệ thống phần mềm quản lý đào tạo thiết kế với sở liệu tập trung, modul phân hệ triển khai đến đơn vị nghiệp vụ phòng ban Thông qua hệ thống mạng nhà trường đơn vị phịng ban kế thừa liệu việc tổ chức thi, nhập điểm, xét học bổng kết xuất liệu từ modul Trong phạm vi đề án tác giả phân tích thiết kế xây dựng hệ thống quản lý sinh viên sở liệu máy tính cá nhân mạng nội Ứng dụng có 04 module phần mềm phục vụ chức trình quản lý đào tạo Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào 1) Module Nhập học 2) Module Quản lý sinh viên 3) Module Quản lý tài 4) Module Quản lý điểm Mục tiêu nghiên cứu đề tài Mục tiêu tác giả hướng tới hệ thống với mục đích sau:  Xây dựng Database tập trung cho tất nghiệp vụ đào tạo quản lý toàn trường  Nghiên cứu xây dựng phần mềm đóng gói hồn chỉnh phục vụ tin học hố cơng việc quản lý sinh viên đơn vị Từ tự phát triển, nâng cấp hệ thống có yêu cầu nghiệp vụ phát sinh Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu đề án hệ thống phần mềm CSDL tập trung phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ quản lý đào tạo Việc nghiên cứu triển khai ứng dụng phần mềm Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào làm tảng cho ứng dụng phát triển sau chia sẻ sở liệu Phương pháp nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu: Kết hợp lý thuyết, khảo sát thực tế lập trình xây dựng phần mềm phục vụ nghiệp vụ quản lý đào tạo Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào Việc hiểu thực trạng bám sát vào quy chế Bộ Giáo dục vả Thể thao Lào ban hành quy chế, quy định, cụ thể hoá quy chế nhà trường đề hệ thống CNTT phải đáp ứng Bố cục đề án Đề án trình bày chương: Chương 1: Tổng quan toán quản lý đào tạo Viện công nghệ thông tin truyền thơng Lào Chương 2: Phân tích, thiết kế hệ thống sở liệu Chương 3: Xây dựng phần mền thử nghiệm, đánh giá Viện công nghệ thông tin truyền thông Lào CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TRONG VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG LÀO 1.1 Khái niệm chung hệ thống quản lý đào tạo Quản lý đào tạo phận khoa học giáo dục chuyên ngành độc lập khoa học quản lý nói chung Bản thân khái niệm quản lý đào tạo chứa đựng nội dung rộng, bao hàm quản lý đào tạo hệ đại học, trung học, cao đẳng, dạy nghề hình thức bồi dưỡng nghiệp vụ khác Quản lý đào tạo có mối quan hệ chặt chẽ với quản lý giáo dục đào tạo, nhằm đạt mục tiêu đề đặt sở đào tạo Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) quản lý đào tạo trường đại học, viện công nghệ công việc phức tạp phải hệ thống xoay quanh quy trình, nghiệp vụ Khoa, mơn, Trung tâm, phịng ban tồn trường Mỗi cán bộ, giảng viên, nhà quản lý hay sinh viên nhân tố quy trình nghiệp vụ Xuất phát từ lý tác giả đề xuất mơ hình quản lý thơng tin nhằm đáp ứng tốt yêu cầu công tác quản lý đào tạo Nhận thức vai trò to lớn CNTT nghiệp đổi phát triển giáo dục đại học, trường Đại học Cao đẳng nước coi trọng công tác 1.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào 1.2.1 Hiện trạng cấu tổ chức sở vật chất Hiện Viện công nghệ thơng tin Truyền thơng Lào có 50 cán giáo viên tham gia vào công tác giảng dạy quản lý Số lượng sinh viên đào tạo tất hệ đào tạo khoảng 7.000 riêng hệ đại học quy khoảng 4.000 sinh viên Viện công nghệ thông tin Truyền thơng Lào nằm khn viên có diện tích sử dụng khoảng hecta Chính diện tích nhỏ trường lại môi truờng tốt để triển khai giải pháp CNTT theo mơ hình liệu tập trung hệ thống mạng LAN đến tất đơn vị toàn trường gặp nhiều thuận lợi Số lượng máy tính trường có khoảng 200 máy máy tính nối mạng Internet Với số lượng máy tính lớn nối mạng chắn phải có giải pháp mạng tối ưu cho hệ thống không xảy trục trặc mạng điều tất yếu 1.2.2 Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin • Về phần cứng: Với 200 máy tính có đáp ứng đủ nhu cầu cán giáo viên phần đáp ứng nhu cầu sinh viên Với đánh giá tác giả với tiềm lực Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào việc trang bị máy móc thiết bị tin học phục vụ cho công tác quản lý giảng dạy thực tốt trình ứng dụng CNTT vào cơng tác quản lý giảng dạy • Về hệ thống mạng: Như nói vấn đề cần quan tâm Việc nối mạng cho tất máy tính tồn trường nhu cầu tất yếu, khơng có giải pháp điểm yếu làm việc mạng Hiện Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào có 10 tồ nhà phục vụ cho cơng tác quản lý giảng dạy toàn trường Sơ đồ mặt tồ nhà khn viên Viện cơng nghệ thông tin Truyền thông Lào miêu tả chi tiết thơng qua Hình 1.1 sau: Hình 1.1: Sơ đồ mặt Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào 1.3 Các giải pháp công nghệ thông tin cần áp dụng 1.3.1 Giải pháp hệ thống mạng (System Network) Các thiết bị mạng nên dùng hãng Cisco cho dù giá đắt so với tính khác bù lại độ thơng minh thiết bị đánh giá có chất lượng Nên thay firewal với chủng loại Cisco PIX 515, thiết bị cho phép chia hệ thống mạng thư viện thành mạng ảo (VLAN), từ đó, bảo vệ phận khác hệ thống, đặc biệt hệ thống máy tính tồn trường Tất máy tính khác trường kết nối hệ thống mạng vật lý vậy, hệ thống mạng dễ bị tin tặc công phát tán virus không kiểm soát nổi.Đề xuất thay đổi hệ thống mạng trường nên chia mạng ảo độc lập (V-LAN) kết hợp với khả tường lửa cấp quyền truy cập cho đối tượng người sử dụng khác (bên bên ngoài) máy chủ, việc cung cấp máy chủ cho thư điện tử, trang web xuất điện tử cách an tồn Có thể định cách chi tiết thông tin cho phép lưu thông phận ảo hệ thống mạng Vì vậy, bảo vệ hệ thống mạng toàn trường đảm bảo việc cung cấp thông tin cho người sử dụng 1.3.2 Giải pháp hệ thống phần mềm quản lý đào tạo Hình 1.2: Mơ hình hệ thống phần mềm quản lý đào tạo - Đảm bảo tính liên thơng đơn vị - Quy trình nghiệp vụ phần mềm phù hợp với quy chế Bộ Giáo dục Thể thao Lào - Các chức hệ thống phần mềm quản lý đào tao trường đại học viện - Các yêu cầu kỹ thuật cần đạt 1.4 Kết luận Chương Trong chương đề án tác giả trình bày thực trạng cơng tác ứng dụng CNTT Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào vấn đề tồn đọng cần giải quyểt công tác triển khai ứng dụng CNTT Xây dựng mơ hình tốn quản lý đào tạo tổng thể kết hợp hạ tầng mạng phần mềm chạy mạng, đưa giải pháp nhằm khắc phục vấn đề tồn đọng hạ tầng mạng module phần mềm cần thiết để triển khai CHƯƠNG PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.1 Khảo sát trạng xác định yêu cầu nhập học 2.1.1 Khảo sát trạng nhập học Hiện hầu hết trường Đại học Lào nước phải trải qua kỳ thi tuyển sinh quốc gia vào tháng hàng năm Khi thí sinh dự thi vào trường trúng tuyển xét tuyển đến khoảng tháng hàng năm trường gửi giấy báo nhập học cho thí sinh Tại Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào số thí sinh trúng tuyển hàng năm rơi vào khoảng 1800 hệ quy theo quy định BGD&ĐT số thí sinh trúng tuyển hàng năm tăng dần theo năm khoảng từ 6%9% Việc tiếp nhận sinh viên vào nhập học vấn đề mệt mỏi cần đến nhiều nhân lực ngày nhập trường số lượng thí sinh đơng bàn nhập học lại làm thủ công nên việc nhầm lẫn, sai sót khó tránh khỏi Dữ liệu thí sinh nhập học phải thao tác thủ công nên chưa thể cập nhật vào hệ thống máy chủ việc xử lý thơng tin, phân lớp làm công tác khác thường phải chậm so với quy định khoảng tuần 2.1.2 Yêu cầu chức nhập học Vấn đề đặt Module phần mềm phải kết nối tương thích với module phần mềm tuyển sinh Bộ giáo dục đào tạo để lấy liệu danh sách trúng tuyển, đáp ứng tối đa yêu cầu phòng ban liên quan tới sinh viên khoá đến nhập học liệu chuyển đến liệu tập trung toàn trường cách nhanh để sinh viên giáo viên học tập, tổ chức giảng dạy cách chủ động mà không cần phải chờ đợi việc số hố thơng tin sinh viên sau nhập học Chính việc chậm trễ khâu xử lý số liệu sau sinh viên nhập học gây nên việc không chủ động việc tổ chức giảng dạy, giảm tính tự chủ sinh viên sau nhập học xong chưa thể tham gia vào hoạt động nhà trường ví dụ lên thư viện, vào ký túc xá…Một vấn đề bất cập khác liệu chưa cập nhật phịng ban tồn trường có nhu cầu số liệu sinh viên thường phải liên hệ với Phòng đào tạo để lấy số liệu cách thủ cơng chưa xác Hình 2.1: Thứ tự bàn nhập học 2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống nhập học  Biểu đồ ngữ cảnh: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống nhập học thể chi tiết hình 2.2 Hình 2.2: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Nhập học 10  Biểu đồ phân rã chức năng: Các chức hệ thống nhập học thể Hình 2.3 đây: Hình 2.3 Sơ đồ phân rã chức hệ thống Nhập học 10 11 2.2 Khảo sát trạng xác định yêu cầu quản lý sinh viên 2.2.1 Khảo sát trạng quản lý sinh viên Hiện phịng Cơng tác sinh viên Viện cơng nghệ thông tin Truyền thông Lào dùng phần mềm Tinh Vân để quản lý Tuy nhiên sản phẩm Tinh Vân thiết kế từ năm 2003 sản phẩm Tinh Vân khơng cịn hỗ trợ Từ năm 2003 tới quy chế đào tạo thay đổi, việc áp dụng quy trình mới, quy chế việc xét thi đua, xét học bổng nên phần mềm đến thời điểm không đáp ứng nhu cầu người sử dụng 2.2.2 Yêu cầu chức quản lý sinh viên Do phần mềm cũ đáp ứng tương đối nhu cầu quản lý hồ sơ, tra cứu thông tin quản lý danh sách lớp học theo lớp theo khoa nên nội dung modul phần mềm chủ yếu nhằm vào mục mà phần mềm cũ chưa đáp ứng nhu cầu người dùng là: • Cập nhật đối tượng học phí, đối tượng sách cho sinh viên • Kiểm tra tình trạng nộp học phí • Nhập điểm rèn luyện cho sinh viên theo kỳ năm học • Xét học bổng, danh hiệu thi đua cho sinh viên theo học kỳ năm học 2.2.3 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý sinh viên  Biểu đồ ngữ cảnh 12 Hình 2.6: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý sinh viên  Biểu đồ phân rã chức Hình 2.7: Sơ đồ phân rã chức hệ thống Quản lý sinh viên 2.3 Khảo sát trạng xác định yêu cầu quản lý tài 2.3.1 Khảo sát trạng quản lý tài Hiện Viện công nghệ thông tin Truyền thông Lào khoản thu sinh viên bao gồm số khoản thu như: • Thu tiền học phí: Do phịng Cơng tác sinh viên đảm nhận, cán quản lý khố học trực tiếp thu học phí sinh viên quản lý kết thúc học kỳ tốn nộp cho phịng Tài kế tốn • Thu tiền học lại: Các sinh viên bị học lại học phần đăng ký học lại nộp tiền cho cán quản lý học lại phòng Đào tạo Kết thúc học kỳ cán phịng Đào tạo tốn nộp tiền cho phịng Tài kế tốn 13 • Thu tiền kí túc xá: Các sinh viên nội trú nộp tiền cho cán quản lý kí túc xá ban quản lý kí túc xá Kết thúc học kỳ cán quản lý kí túc xá tốn nộp tiền cho phịng Tài kế tốn 2.3.2 Yêu cầu chức quản lý tài Do lượng sinh viên lớn thời gian nộp học phí lại tập trung vào thời gian nên yêu cầu chức phải thao tác tốc độ nhanh, xác, chạy phần mềm nhiều máy thu song song hệ CSDL tập trung  Chức thu tiền học lại: Chức thu tiền học lại kết nối đến liệu đăng ký học lại phòng Đào tạo thu khoản thu học lại mà không cần phải nhập lại số liệu xem đơn học lại sinh viên  Thu tiền kí túc xá Việc thu tiền ký túc xá vào đầu học kỳ công việc cần chuẩn hoá Sinh viên phép nội trú tự động lên phịng 2.3.3 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý tài  Biểu đồ ngữ cảnh Hình 2.10: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý tài  Biểu đồ phân rã chức 14 Hình 2.11: Sơ đồ phân rã chức hệ thống Quản lý tài 2.4 Khảo sát trạng xác định yêu cầu quản lý điểm 2.4.1 Khảo sát trạng quản lý điểm Như nói chương trước Viện cơng nghệ thơng tin Truyền thơng Lào có hệ thống quản lý điểm tập đoàn Tinh Vân triển khai, nhiên phần mềm đáp ứng nhu cầu nhập điểm kết thúc học phần tổng hợp điểm lớp Tuy nhiên với nhu cầu đại hố quy trình quản lý đào tạo, nghiệp vụ phịng ban khơng chồng chéo nhau, tiện ích cho giảng viên giảng dạy việc đánh giá kết học tập sinh viên quy chế đào tạo BGD&ĐT thay đổi phần mềm quản lý điểm khơng cịn đáp ứng 2.4.2 Yêu cầu chức quản lý điểm Như nói phần trạng tác giả đề án khơng hướng tới chương trình quản lý điểm mà tập trung bổ sung tính ưu việt cho chương trình tính đáp ứng tốt nghiệp vụ quản lý mới, khai thác liệu dùng chung mạng LAN toàn trường 2.4.3 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm  Biểu đồ ngữ cảnh Hình 2.14 trình bày biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý điểm 15 Hình 2.14: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý điểm  Biểu đồ phân rã chức năng: Hình 2.15 trình bày biểu đồ phân rã chức hệ thống Quản lý điểm Hình 2.15: Sơ đồ phân rã chức hệ thống Quản lý điểm 2.5 Kết luận Chương Trong chương phân tích, thiết kế, xây dựng Modul phần mềm “Nhập học”, tiếp nhận sinh viên trúng tuyển sau kỳ thi tuyển sinh vào nhập học Modul tự động hố q trình nhập học sinh viên Phân tích, thiết kế, xây dựng modul phần mềm “Quản lý sinh viên”, thực Phịng cơng tác sinh viên để quản lý thông tin sinh viên, đối tượng miễn giảm học phí, đối tượng trợ cấp xã hội, đối tượng bảo hiểm y tế, nhập điểm rèn luyện cho sinh viên dựa vào điểm tổng kết học kỳ dùng để xét học bổng, thi đua cho sinh viên Phân tích, thiết kế, xây dựng modul phần mềm 16 “Quản lý tài chính”, thực phịng Tài kế tốn dùng để thu khoản sinh viên cần phải nộp như: Học phí, học lại, Ký túc xá, tiền trọ thí sinh dự thi tuyển sinh, tiền làm lại thẻ sinh viên, tiền bảo hiểm y tế bắt buộc, tiền vé xe tháng…Các khoản thu có tác động đến q trình tổ chức thi xét điều kiện dự thi sinh viên tuỳ thuộc vào quy định Nhà trường phân tích, thiết kế, xây dựng modul phần mềm “Quản lý điểm”, dùng Khoa, Phòng ban để tổ chức thi nhập điểm quản lý điểm cho sinh viên tồn Viện cơng nghệ thơng tin Truyền thơng Lào 17 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM VÀ THỬ NGHIỆM, ĐÁNH GIÁ TRONG VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG LÀO 3.1 Xây dựng mơ hình nhập hoc cài đặt thử nghiệm chương trình nhập học 3.1.1 Xây dựng mơ hình hập hoc Module phần mềm nhập học hệ thống có tính khả thi cao, thiết kế CSDL đơn giản hiệu lúc triển khai thực tế Module phần mềm đáp ứng quy trình tự động hố khâu nhập học cho sinh viên khắc phục gần tất vấn đề xảy nhập học thủ cơng Tác giả đề án hồn thiện module phần mềm áp dụng thành công vào cơng tác nhập học khố 35 Số lượng sinh viên gọi nhập học 1927 sinh viên, số lượng nhập học thành công 1825 sinh viên 3.1.2 Cài đặt thử nghiệm chương trình nhập học Tác giả đề án hoàn thiện module phần mềm áp dụng vào công tác nhập học Số lượng sinh viên gọi nhập học 1052 sinh viên Dưới dây biểu mẫu nhập liệu Module quản lý nhập học DMTT (DANH MỤC NHÂN VIÊN THU TIỀN) Hình 3.1: Giao diện bàn Thanh tra đào tạo Hình 3.2: Giao diện bàn Đào tạo 18 Hình 3.3: Giao diện bàn Tài kế tốn Hình 3.4: Giao diện bàn Y Tế Hình 3.5: Giao diện bàn Ngân hàng làm thẻ ATM Phần tác giả trình bày module phần mềm Quản lý sinh viên, module phần mềm nhận liệu trực tiếp từ module nhập học để thực quy trình nghiệp vụ phịng Cơng tác sinh viên 3.2 Xây dựng mơ hình quản lý sinh viên cài đặt thử nghiệm quản lý sinh viên 3.2.1 Xây dựng mơ hình quản lý sinh viên Cũng giống Module Nhập học module phần mềm Quản lý sinh viên chức có tính khả thi hiệu áp dụng vào thực tế Qua phương pháp nghiên cứu lý thuyết cộng với khảo sát sát vào nghiệp vụ cần chun viên phịng Cơng tác sinh viên, tác giả đề án tin tưởng