Là quy tắc phân tích vấn đề do ông Ono Taiichi, cha để của phương thức sản xuất Toyota, đề xuất. Đối với bất cứ vấn đề gì, hãy tự hỏi và tự trả lời “5 lần tại sao” để tìm ra được nguyên nhân thực sự nằm khuất ở phía sau mỗi vấn đề. Đây là phương pháp tìm ra “vấn đề cốt lõi” được thực hiện tại mọi công xưởng sản xuất của Toyota
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Part 1: Tổng quát giải vấn đề VIETFUJI GROUP vietfuji.com tech.vietfuji.com contact.vietfuji(a)gmail.com 56 CHUYÊN 5W gì? ĐỀ HƯỚNG TỚI CƠNG TY “KHƠNG CĨ LÀ HỎNG” ĐỀvấn đề” 16 CHUN “Khơng có 17 TỒN LỰC DỤNG làVẬN vấn đề lớn THẾ MẠNH CỦA NHẬT BẢN loại vấn 25 26 CHUYÊN ĐỀđề cách giải BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC ĐÁNH GIÁ BẢN CHẤT Chúng tơi làm công nghiệp sản xuất Việt Nam 34 CHUYÊN 31 bước giải vấn đề ĐỀ “NÓI Toyota SAO LÀM VẬY” LÀ CƠ SỞ TẠO NÊN SỨC MẠNH 5W Quy tắc “5 lần hỏi sao” Là quy tắc phân tích vấn đề ơng Ono Taiichi, cha để phương thức sản xuất Toyota, đề xuất Đối với vấn đề gì, tự hỏi tự trả lời “5 lần sao” để tìm nguyên nhân thực nằm khuất phía sau vấn đề Đây phương pháp tìm “vấn đề cốt lõi” thực công xưởng sản xuất Toyota WHY Tại TOYOTA LẠI CÓ THỂ SẢN XUẤT RA CHIẾC PRIUS? AnSwer Vì Toyota có lực cách tân dẫn đến đột phá WHY Tại Toyota lại có lực cách tân? AnSwer Vì họ có khả suy nghĩ để đưa cách tân 10 WHY Tại Toyota lại có khả suy nghĩ? AnSwer Vì họ dạy nhân viên cách phát vấn đề cách suy nghĩ giải 11 vấn đề 12 WHY Tại nhân viên Toyota lại có khả giải vấn đề? AnSwer Vì họ giải vấn đề theo bước rõ ràng 13 14 WHY Tại bạn cần đọc tài liệu này? AnSwer Để hiểu rõ phương thức giải vấn đề nhân viên Toyota Ứng dụng để giải vấn đề bạn gặp phải công việc sống hàng ngày 15 16 "Khơng có vấn đề" vấn đề lớn Kỹ nhận biết vấn đề kỹ giải vấn đề kỹ Toyota Ông Ono Taiichi (1912-1990), cha đẻ phương thức sản xuất Toyota tiếng nói: “Khơng có kẻ khốn khó kẻ khơng có vấn đề” Xin lấy ví dụ sau, bạn điều hành công ty Theo quy định, ngày nhân viên phải viết báo cáo ngắn gọn làm hơm dự định làm ngày mai Tuy nhiên nhiều công việc nhân viên hàng tuần liền không thay đổi nên họ phát sinh tâm lý “lười”, kết vài tháng sau chẳng có viết báo cáo Cơng ty hoạt động bình thường Một ngày, bạn phát công ty không đạt tiêu đề bắt đầu tìm kiếm nguyên nhân Bạn tiến hành điều tra nhân viên cấp hoạt động cấp trên, người đồng cấp, ngược lại Thật “lạ”, dù khẳng định biết rõ hoạt động người lại đến hỏi kỹ họ lại vơ lúng túng Cấp việc cấp đành, cấp không nắm nhân viên minh làm Một người quản lý tầm thường dễ dàng kết luận: “A, vấn đề không nắm bắt thông tin” Nhưng thực chất bóng vấn đề http://blog.readytomanage.com 17 Bài học không tầm quan trọng báo cáo ngày Mặc dù vấn đề, sản phẩm lỗi ln cần biểu diễn trực quan báo cáo ngày công cụ giúp bạn thực điều Điểm cần ý tính cần thiết việc rèn luyện phương pháp tư nhằm sớm phát tìm kiếm cốt lõi vấn đề Các doanh nghiệp thất bại thường họ nghiệp không biết, không xác định vấn đề có phản hồi khách hàng Đến lúc q muộn, niềm tin khơng cịn Cách rèn luyện Toyota Tại Toyota, nhân viên đàn anh trước trực tiếp dẫn việc tiếp cận, tìm “chìa khố vấn đề” cơng việc hàng ngày Đó cách rèn luyện vừa thực tế lại hiệu Có lần, ơng Ono Taiichi yêu cầu nhân viên Toyota đứng vào vịng trịn nhìn xung quanh cơng xưởng để xem có vấn đề khơng Ban đầu anh nhân viên không phát điều gì, kiên trì quan sát phát sản phẩm, quy trình có người, có phận nhanh, có phận chậm Từ biết cần phải kaizen vấn đề đâu Triết lý giản dị, giống đêm bạn dừng hết hoạt động nghe thấy tiếng vo ve muỗi rõ hết Đấy lý mà nhân viên Toyota phải thường xuyên đặt nghi vấn, tuyệt đối không sa lầy vào suy nghĩ “cách 18 làm tuyệt vời nhất” Dưới số câu hỏi giúp bạn phát vấn đề theo phương thức Toyota: • ◦Có thể làm theo cách đơn giản khơng ? • ◦Có thể giảm bớt thao tác khơng ? • ◦Có thể giảm chi phí khơng ? • ◦Có thể giảm lãng phí khơng ? • ◦Có thể làm nhanh hơn khơng ? • ◦Có thể làm khách hàng vui khơng ? Tóm lại, thường xun sử dụng cụm từ (Có khơng), tự hỏi thân hỏi người khác cách thức để nhìn vấn đề LỜI KẾT Dù vị trí nào, cơng việc ln có vấn đề Đơi lúc dừng lại để nhìn lại cách làm việc xem có điểm cần phải kaizen hay khơng Nếu thời gian dài bạn làm công việc theo cách thức lặp lặp lại, có vấn đề xảy bạn dễ dàng bỏ qua ảnh hưởng kinh nghiệm Do vậy, khơng có vấn đề có vấn đề lớn Nhận thức điều bước rèn luyện kỹ phát vấn đề chìa khố giải vấn đề -TrungmasterCách làm Chúng tơi dự tính phát hành số Chuyên Đề giải vấn đề Rất mong ủng hộ người số CẢM ƠN CÁC BẠN ĐÃ QUAN TÂM VÀ ĐÓN ĐỌC CĨ đơn giản HƠN ĐƯỢC KHƠNG? CĨ thao tác HƠN ĐƯỢC KHƠNG? CĨ giảm chi phí HƠN ĐƯỢC KHƠNG? CĨ giảm lãng phí HƠN ĐƯỢC KHƠNG? CĨ làm nhanh HƠN ĐƯỢC KHƠNG? CĨ làm khách hàng vui HƠN ĐƯỢC KHÔNG? Phát vấn đề 19 20 “Vấn đề” chênh lệch hình thái "hiện tại" “lý tưởng” http://blog.im.edu.au Định nghĩa Toyota vấn đề Để giải vấn đề, trước tiên ta cần định nghĩa chúng cách cụ thể Theo Toyota, vấn đề chênh lệch mong muốn, hay nói cách khác “hình thái đạt được” “hình thái lý tưởng” Ví dụ, xưởng sản xuất bạn đạt doanh thu 300.000 USD/tháng, bạn cho mức tốt đạt “hình thái lý tưởng” Thế cấp bạn không, lý xưởng sản xuất khác đạt Hình thái lý tưởng hình đến 500.000 USD/ tháng Chính bạn ảnh cụ thể hố mục tiêu, mong khơng nắm rõ quy chuẩn chung muốn, mục đích, tiêu chuẩn,…Ví dụ, (500.000 USD), bạn tự hài lịng xưởng sản xuất bạn đặt mục tiêu có 3% sản phẩm bị lỗi (hình thái với đạt khơng lý tưởng) Thế thực tế có 5% sản nhận thức vấn đề thân cịn yếu chuẩn Nói cách phẩm bị lỗi (hình thái tại) Chênh khác, bạn xác định sai “hình thái lý lệch 2% vấn đề bạn cần tưởng” nên không nhận biết vấn giải đề Tại Toyota, để cụ thể hoá mục tiêu, họ sử dụng “tiêu chuẩn”, ví dụ tiêu chuẩn dẫn, tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng, tiêu chuẩn tác nghiệp,… Các tiêu chuẩn giúp công nhân thao tác trình độ ổn định, đảm bảo suất, chất lượng sản phẩm Ngoài ra, tiêu chuẩn giúp người quản lý dễ dàng định lượng hoá chênh lệch Nếu khơng có tiêu chuẩn này, tốc độ chất lượng làm việc cơng nhân có chênh lệch Đó điểm phát sinh vấn đề Khơng biết hình thái lý tưởng, khơng nhìn vấn đề Theo định nghĩa bên trên, xác định hình thái lý tưởng, hình thái chênh lệch chúng bước để giải vấn đề Nói cách khác, mấu chốt ý thức mục tiêu, tiêu chuẩn 21 Nhưng ý, tiêu chuẩn ln có khác biệt cá nhân, nhân viên & quản lý, cấp & cấp Sự khác biệt hình thái lý tưởng Như nói bên trên, tuỳ vào vị trí lập trường tư tưởng mà hình thái lý tưởng cơng xưởng có biến đổi, từ vi mơ (sản xuất xxx chiếc/ tháng) đến vĩ mô (doanh thu xxx.xxx USD/năm) Nhưng dù vị trí nào, bạn cần làm rõ vấn đề càn đề cần giải Nếu không họ không nhận thức cho vấn đề người khác, kết vấn đề cịn ngun Đơi giám đốc ăn to nói lớn, đừng ép buộc người khác theo một chiều Ngồi ra, hình thái lý tưởng khác với hình thái mong muốn Hình thái lý tưởng cần phải cụ thể, đạt được, ước mơ cá 22 nhân Bởi dù có nói nguyện vọng mà khơng thực khơng có nhiều ý nghĩa Kết thảo luận lý tưởng viển vông không liên quan đến giải vấn đề thực tế Thảo luận hình thái lý tưởng Làm để thành viên nhóm tìm thấy điểm chung “hình thái lý tưởng”? Theo Toyota, khác biệt phát sinh lập trường, kinh nghiệm, để người đưa ý tưởng trước đến kết luận Như hình thái lý tưởng đặt gắn kết suy nghĩ tất người, tất có nghĩa vụ giải có vấn đề phát sinh LỜI KẾT Để nhận thức vấn đề, bước làm rõ khác biệt tưởng tượng thực tế Chênh lệch vấn đề cần giải Bạn cần phải mổ xẻ tường tận để “hình thái lý tưởng” phù hợp Hãy đơn giản đến phức tạp quan trọng tất người nhóm phải có gắn kết suy nghĩ biz-group.ae/ 23 24 loại vấn đề cách giải http://www.everydayinterviewtips.com Nói tóm lại giải vấn đề phát sinh trình đưa trạng thái âm (minus) trở trạng thái (zero) Chủ đề giải vấn đề phát sinh Toyota đưa vào giáo trình huấn luyện cho nhân viên quản lý cấp thấp Toyota Ví dụ: Cơng xưởng: xuất hàng phế phẩm, lượng tồn kho vượt mức cho phép, chiếu sáng thiếu dẫn đến làm việc không hiệu quả,… Văn phòng: lỗi nhầm lẫn xác nhận giấy tờ, phàn nàn từ khách hàng tăng cao… Dù cơng xưởng hay văn phịng, nơi đỏi hỏi nhân viên phải nắm kỹ giải vấn đề phát sinh để công việc tiến hành cách thuận lợi Nếu chăm tích lũy thành giải vấn đề phát sinh ngày thời gian lâu dài, bạn tạo đột phá (innovation) Đây điều kiện cần thiết để tổ chức phát triển Vấn đề tự “Thiết kế" Vấn đề phát sinh sống ngày Ví dụ tủ lạnh bị hư, không sử dụng phải gọi thợ đến Trong thời điểm tại, trạng hình thái lý tưởng có khác biệt sửa Bản chất hành động gọi thợ tồn vấn đề mãn tính chưa đến sửa để thay đổi trạng giải được… vấn đề loại tủ lạnh hư trở hình thái lý tưởng (tủ gọi vấn đề phát sinh Đây loại lạnh chạy bình thường) vấn đề bạn thường gặp dễ nhận 25 Trong thời điểm tại, trạng hình thái lý tưởng chưa có khác biệt Nhưng tương lai có thay đổi dẫn đến phát sinh vấn đề Nếu nhìn thấu sai biệt với hình thái lý tưởng phát sinh tương lai đưa phương án giải phù hợp, bạn hạn chế tối đa tổn thất vấn đề xuất Ví dụ: vòng tháng tới thuế tiêu dùng tăng lên 10%, thay đổi đó, bạn phải đưa phương án để giải vấn đề tiềm ẩn mà công ty bạn gặp phải Ngồi ra, bạn chủ động tự “thiết kế” vấn đề để hướng tới, để phát triển, để đạt đến mục tiêu tầm cao Ví dụ, tháng tỷ lệ lượng hàng phế phẩm xuất quy trình sản xuất 3% Vậy trọng tháng tiếp theo, làm cách để đưa tỷ lệ xuống 1%? Doanh số bán hàng năm 100 tỷ, cần thay đổi chiến dịch PR để năm tới doanh số tăng lên 120 tỷ? Đây kỹ bạn bắt buộc phải nắm vững mức độ định muốn làm quản lý tầm trung công ty Toyota Vấn đề “Tầm nhìn chiến lược” Về vấn đề “Tầm nhìn chiến lược” tương tự với vấn đề tự “Thiết kế" với cách suy nghĩ tương lai xa tầm nhìn cao hơn, bao quát hơn, vĩ mô Quản lý cấp cao cần có lực để định hướng phát triển lâu dài cho tồn cơng ty Cách giải vấn đề trọng chỗ phải phân tích “bối cảnh” Áp dụng trường hợp cơng ty Toyota hình dung sau: Trong năm tới, 20 năm tới tình hình kinh tế giới sao? Có thể nhìn xu hướng tương lai? Tình hình cơng nghiệp sản 26 Vì sau phân tích tình hình giới thời gian dài, họ nhận nhiên liệu hoá thạch ngày cạn kiệt dần, vấn đề môi trường ngày trở nên nghiêm trọng Trong tương lai, cần thiết phải có loại xe tiêu tốn xăng, thân thiện với môi trường để đáp ứng xu hướng kể Vì dịng xe hybrid kết hợp sử dụng lượng điện xăng với concept “thân thiện với người môi trường” đời từ Prius theo tiếng la-tinh có nghĩa “đi tiên phong”, theo Toyota, họ chọn tên họ bắt đầu bán Prius trước vấn đề môi trường coi trọng trở thành vấn đề truyền thông nhắc đến nhiều xuất ô tô sao? Kể từ thay đổi sao? Kinh tế Nhật Bản công nghiệp sản xuất ô tô trở nên nào? sau đây: Công ty Toyota cần thay đổi sao? Nơi làm việc cần thay đổi nào? Bản thân cần thay đổi thế? Sau phân tích kỹ vấn đề áp dụng để trả lời câu hỏi tiếp Cứ hạ cấp mức độ 27 phạm vi vấn đề để giải dẫn đến đột phá (innovation) Một ví dụ điển hình loại giải vấn đề xe Prius Vì Toyota lại phát triển sản xuất với số lượng cơng nghiệp dịng xe Hybrid này? Đây mức vấn đề khó bao qt Nhưng khơng thể nói mức độ giải vấn đề cao siêu nên nhân viện cấp thấp không cần quan tâm, kể cấp độ có cao bước giải giống nhau, cách giải vấn đề tầm nhìn chiến lược lớn lao thường chia nhỏ thành nhiều vấn đề cấp cấp để hương tới phương án giải cụ thể bước VietFuji trình bày chi tiết hai tài liệu 28 Hãy đưa suy nghĩ vào định hướng tương lai http://www.pace.edu/ POINT: Chỉ “slogan” sinh “động lực” Không thể “làm tới cùng” với suy nghĩ không rõ ràng Trong định hướng tương lai, điều quan trọng “bạn muốn làm gì?” Để giải vấn đề cấp độ định hướng tương lai cần ý thức thân muốn làm Điều kiểm tra thơng qua câu hỏi Đơn giản thử hỏi học sinh cấp “em muốn làm tương lai?” Nếu bạn trả lời “Em muốn thành kỹ sư khí”, thử hỏi xem “Em làm để trở thành kỹ sư khí?” Với câu trả lời “Em không rõ”, “Em thi vào trường Bách Khoa để trở thành kỹ sư” hay “Hiện em hay đọc sách báo liên quan đến máy móc tương lai thi vào trường kỹ thuật” có thẻ xác nhận ý thức thực định hướng tương lai người Tương tự câu hỏi dạng giúp nhìn thấy ý thức giải vấn đề công việc Với người có câu trả lời rõ ràng định hướng trả lời cụ thể việc họ làm để thực điều Bởi định hướng rõ ràng, cụ thể bắt đầu cho hành dộng cụ thể phải biết “Mình muốn làm gì, muốn cơng ty trở nên nào?” Chính mong muốn trở thành “đề tài” để nhân viên cố gắng thực nó, thơng qua đóng góp cho phát triển doanh nghiệp Đối với công ty vậy, slogan chung chung kiểu “Hướng tới xây dựng công ty phát triển ổn định” hay “Hướng tới công ty cống hiến cho xã hội” khó cho thấy định hướng rõ ràng Ví dụ, cơng ty gặp vấn đề tài đưa hiểu cho năm sau “Mục tiêu trả hết nợ có lãi năm nay” Nếu nhìn qua câu hiệu với mục địch “hết nợ” “có lãi” Tuy nhiên, thiếu tính cụ thể để nhân viên biết phải làm để đạt điều “Có lãi” nghĩa bao nhiều? Lãi đạt mục tiêu đề ra? Bởi đơn giản, ngàn hay tỷ đồng gọi lãi Khi có mục tiêu cụ thể “lãi tỷ” tất người suy nghĩ, chuyển động để đạt tỷ Cịn khơng có số cụ thể nghĩ khơng lỗ Và vấn đề cần giải mục tiêu đề chưa giải Trong công việc, làm nhờ vả nhân viên chẳng có định hướng cho mình, đơn giản định hướng khơng thể tự sinh Điều quan trọng khơng hồn thành việc giao mà 29 30 bước giải vấn đề Toyota B1 B2 B6 B5 B7 B8 sử dụng “kinh nghiệm” sẵn có đủ, vấn đề lớn khơng đơn giản giải với kinh nghiệm, có giải cần nhiều thời gian Vì Toyota, họ sử dụng bước sau để giải vấn đề lớn: • • • • • • • • B3 31 B4 Trong doanh nghiệp đương nhiên tồn nhiều vấn đề Từ vấn đề nhỏ sản xuất nhân viên không dọn dẹp bàn làm việc, không tuân thủ quy định…cho đến vấn đề lớn chậm tiến độ, lượng phế phẩm mức cho phép, nhân cho năm tới, tầm nhìn tương lai doanh nghiệp… Để giải vấn đề nhỏ cần Bước 1: Làm sáng tỏ vấn đề Bước 2: Nắm rõ trạng Bước 3: Thiết lập mục tiêu Bước 4: Suy nghĩ tới nguyên nhân cót lõi Bước 5: Lên đối sách giải Bước 6: Thực đối sách Bước 7: Xác nhận hiệu Bước 8: Tiêu chuẩn hóa Với bước này, nhân viên Toyota dùng để giải hầu hết vấn đề công ty Hơn việc sử dụng liệu cụ thể, khách quan để phân tích, đánh giá vấn đề cách khoa học có lý luận giúp họ khơng phải phụ thuộc vào kinh nghiệm số nhân viên định Chính mà việc nắm rõ bước giải vấn đề kỹ tối thiểu nhân viên Toyota 32 Chúng tơi dự tính phát hành số Chun Đề giải vấn đề Rất mong ủng hộ người số CẢM ƠN CÁC BẠN ĐÃ QUAN TÂM VÀ ĐÓN ĐỌC 33 34