MỤC LỤ LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 3 1 1 Những vấn đề chung về Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp Xây lắp3 1 1 1 Khái niệm, phân loại, đặc[.]
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
Những vấn đề chung về Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp Xây lắp3 1.Khái niệm, phân loại, đặc điểm Nguyên vật liệu
1.1.1 Khái niệm, phân loại, đặc điểm Nguyên vật liệu
NVL là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Ngoài ra nó còn là đối tượng lao động do doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự chế biến, dự trữ, để phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh tạo ra sản phẩm.
Các NVL sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất; được tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh và toàn bộ giá trị của NVL được chuyển trực tiếp vào sản phẩm hay là căn cứ cơ sở để tính giá thành.
Phân loại tài sản nói chung và vật liệu nói riêng là việc sắp xếp các loại tài sản khác nhau vào từng nhóm khác nhau theo từng tiêu thức nhất định. Mỗi cách phân loại khác nhau đều có những quy tắc nhất định trong quản lý và hạch toán Từ đó, việc phân loại Nguyên Vật Liệu sẽ dựa trên những tiêu thức sau đây:
- Theo công dụng của nguyên vật liệu: Trong thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, tiêu thức dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo Công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo tiêu thức này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây:
Nguyên vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm; là những vật phẩm tự nhiên chưa qua chế biến công nghiệp và cần được tác động của máy móc, kỹ thuật biến hoá mới thành sản phẩm.
Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
Nhiên liệu: có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, thể khí; là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng, dầu,… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường.
Phụ tùng thay thế: là các loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.
Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể tái sử dụng hoặc bán ra ngoài.
Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp như bao bì, vật đóng gói…
Việc phân loại như trên có ưu điểm là giúp người quản lý thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.Qua đó đề ra quyết định để quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng nguyên vật liệu Tuy nhiên cũng còn nhược điểm: nhiều khi khó phân loại rõ ràng vì có những lúc Nguyên vật liệu chính lại được dùng như Nguyên vật liệu phụ.
- Theo quyền sở hữu: Phân loại theo cách này giúp DN theo dõi, nắm bắt được tình hình hiện có Từ đó Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thu mua, dự trữ NVL phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu tự có: bao gồm tất cả các nguyên vật liệu thuộc sở hữu của Doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu nhận gia công, chế biến hay giữ hộ.
- Theo nguồn hình thành: Cách phân loại này tạo tiền đề cho quản lý và sử dụng riêng từng loại nguyên vật liệu, từng nguồn nhập khác nhau Trên cơ sở đó đánh giá được hiệu quả sử dụng NVL, đồng thời giúp tính giá nguyên vật liệu được chính xác.
Nguyên vật liệu mua ngoài: là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp mua ở ngoài thị trường.
Nguyên vật liệu tự sản xuất là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến
Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc được biếu tặng, cấp phát
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo; sợi trong doanh nghiệp dệt; da trong doanh nghiệp đóng giày; vải trong doanh nghiệp may mặc Bất kì một nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong những điều kiện nhất định, khi lao động của con người có thể tác động vào, biến đổi chúng để phục vụ cho sản xuất hay tái sản xuất sản phẩm mới được gọi là nguyên vật liệu
Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất
1.1.2 Tính giá Nguyên vật liệu Đây là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu Việc tính giá NVL phải tuân thủ chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho Theo chuẩn mực này, NVL luân chuyển trong doanh nghiệp phải được tính theo giá thực tế Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu.
1.1.2.1 Giá thực tế của Nguyên vật liệu nhập kho
- Đối với NVL mua ngoài:
= Giá mua ghi trên hoá đơn
+ Các loại thuế không được hoàn lại
- Chiết khấu thương mại, giảm giá
Giá hóa đơn: Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu. Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu.
Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức.
- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến:
= Giá thực tế NVL xuất gia công, chế biến
+ Chi phí gia công, chế biến
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:
= Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công
+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho
+ Chi phí phải trả cho bên nhận gia côngRiêng chi phí phải trả cho bên nhận gia công được xác định như sau:
Nguyên vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì chi phí gia công không bao gồm thuế GTGT đầu vào.
Kế toán Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp
*Thủ tục Nhập – Xuất kho Nguyên vật liệu
Với quy trình nhập kho, khi có giấy báo nhận hàng, hàng về đến nơi phải lập biên bản kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, ban kiểm nghiệm, bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi chuyển cho thủ kho một liên Thủ kho kiểm tra và nhận hàng ghi thẻ kho và chuyển lên phòn g kế toán làm thủ tục ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp nhập nguyên vật liệu Trường hợp hàng thừa, thiếu, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng và cùng người giao lập biên bản chờ xử lý.
Với quy trình xuất kho, căn cứ vào nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu của đơn vị sản xuất, nhân viên phòng tổng hợp lập phiếu xuất kho Sau khi có phiếu xuất kho, công nhân đội sản xuất cần đến kho lĩnh nguyên vật liệu Thủ kho ghi sổ thực xuất vào thẻ kho, rồi chuyển phiếu kho cho bộ phận kế toán làm thủ tục ghi số chi tiết và tổng hợp xuất nguyên vật liệu Phiếu xuất kho ghi làm 3 liên: 1 liên là thủ kho giữ, 1 liên người lập phiếu giữ, 1 liên người lĩnh nguyên vật liệu giữ
1.2.1 Ý nghĩa, nhiệm vụ kế toán Nguyên vật liệu
- Ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.
- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
- Tính toán và phản ánh chính xác số liệu và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để DN có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
1.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng
Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập - xuất nguyên vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập xuất là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán; để kiểm tra, giám sát tình hình biến động về số lượng của từng nguyên vật liệu Thực hiện quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả, phục vụ nhu cầu về doanh nghiệp Thông thường, chứng từ kế toán nhập - xuất nguyên vật liệu thường bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01/GTKT
- Hóa đơn bán hàng: Mẫu số 02/GTTT
- Phiếu nhập kho: Mẫu số 01-VT
- Phiếu xuất kho: Mẫu số 02-VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Mẫu số 03-VT
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Mẫu số 04-VT
- Biên bản kiểm kê vật tư: Mẫu số 05-VT
- Bảng kê mua hàng: Mẫu số 06-VT
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu: Mẫu số 07-VT
1.2.3 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
1.2.3.1 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của từng danh mục nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị.
- Tại kho: Phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu về mặt lượng.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật tư (PNK, PXK), thủ kho thực hiện việc nhập - xuất kho và ghi số lượng vật tư thực nhập, thực xuất vào PNK, PXK và thẻ kho.
Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho Thẻ kho được mở theo từng danh mục vật tư.
Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho phải tập hợp chứng từ nhập - xuất vật tư và giao cho kế toán.
Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành cộng tổng số lượng vật tư nhập - xuất trong tháng, từ đó tính ra lượng vật tư tồn cuối tháng theo từng danh mục vật tư.
- Tại phòng kế toán: Phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu cả về mặt lượng và giá trị.
Kế toán vật tư mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư theo từng danh mục vật tư tương ứng đã ghi ở thẻ kho.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật tư do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra, ghi đơn giá và tính ra thành tiền cho từng chứng từ nhập – xuất vật tư Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập – xuất vật tư vào sổ kế toán chi tiết vật tư theo từng danh mục vật tư.
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
- Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh mục vật tư một cách chính xác, nhanh chóng
- Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian.
- Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện
Thẻ kho Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn NVL
Sổ kế toán tổng hợp điều kiện doanh nghiệp có ít danh mục vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
1.2.3.2 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Thủ kho theo dõi số lượng NVL nhập xuất tồn trên Thẻ kho.
- Tại phòng kế toán: cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu và Bảng kê xuất vật liệu và dựa vào các Bảng kê này để vào Số đối chiếu luân chuyển Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi số lượng, giá trị của từng danh mục nguyên vật liệu trong từng kho. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập xuất của từng thẻ kho với Sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ đó lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp.
- Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi chép của kế toán Tuy nhiên, công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu bị dồn vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh mục nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác
- Phương pháp này thích hợp đối với những doanh nghiệp có nhiều danh mục nguyên vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều.
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn NVL
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
1.2.3.3 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
- Tại kho: Thủ kho ngoài việc ghi Thẻ kho thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ Thẻ kho vào Sổ số dư.
- Kế toán dựa vào số lượng nhập xuất tồn của từng danh mục nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập xuất tồn
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 12
Khái quát chung về công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Niềm tin cho nhà đầu tư
- Tên công ty: Công ty Cổ phần LICOGI 12
- Tên giao dịch quốc tế: LICOGI 12 Joint Stock Company
- Đơn vị quản lý: Tổng Công ty Xây dựng và Phát triển hạ tầng
- Văn phòng giao dịch: Số 21, Đường Đại Từ - Phường Đại Kim – Quận Hoàng Mai – TP Hà Nội.
Là một doanh nghiệp nhà nước thành lập ngày 24/02/1981 với tên gọi:
“Xí nghiệp thi công cơ giới số 12” tại Hòa Bình Xí nghiệp có nhiệm vụ tham gia thi công các hạng mục chính của nhà máy thuỷ điện Hoà Bình Với trên 1.500 CBCNV trong đó có hàng trăm kỹ sư, trung cấp, hàng ngàn công nhân kỹ thuật lành nghề, được trang bị hàng trăm ô tô, máy đào, máy ủi hạng nặng của Liên Xô và các nước Đông Âu Trong 10 năm (1981 – 1991) Xí nghiệp đã khoan nổ, phá đá, đào, vận chuyển hàng chục triệu mét khối đất đá, đắp đập lõi đất - tuyến năng lượng nhà máy thuỷ điện Hoà Bình đổi tên thành: Xí nghiệp cơ giới và xây lắp số 12 theo QĐ số 289BXD-TCLĐ ngày 07/05/1990, thành Công ty Cơ Giới và Xây Lắp số 12 theo QĐ số 01 BXD- TCLĐ ngày 02/01/1995 Đây là giai đoạn chuyển đổi của nền kinh tế từ kinh tế kế hoạch sang nền kinh tế thị trường.
Công ty cơ giới và xây lắp số 12 đã nhanh chóng chuyển hướng, đa dạng hóa sản phẩm tổ chức lại lực lượng, đầu tư nâng cấp máy móc, thiết bị, từng bước chiếm lĩnh thị trường, tham gia thi công nhiều công trình lớn nhỏ thuộc nhiều ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước như: thuỷ điện, nhiệt điện, công trình giao thông, thuỷ lợi, các nhà máy, khu công nghiệp, các khu đô thị, công sở và các công trình dân dụng…
Tháng 09/2004, Công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp, chuyển thành Công ty Cổ phần cơ giới và xây lắp số 12 – LICOGI 12.
Tháng 08/2006, đổi tên thành Công ty Cổ phần LICOGI 12.
Tháng 01/2012, Tập đoàn Công nghiệp xây dựng Việt Nam (VNIC) được thành lập, LICOGI 12 trở thành công ty liên kết.
Cùng với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức, công ty đã đổi mới toaà diện lực lượng cán bộ, công nhân kỹ thuật, máy móc thiết bị, công nghệ - áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000, tạo ra năng lực và khả năng cạnh tranh to lớn, đa dạng hoá sản phầm từ san nền, xử lý nền móng, xây dựng, sản xuất và lắp đặt kết cấu thép, đủ khả năng thi công nhiều công trình trọng điểm nhà nước như thuỷ điện Sơn La, trung tâm hội nghị Quốc Gia và hàng loạt công trình khác cùng lúc.
Tốc độ tăng trưởng bình quân của công ty đạt 30%/năm, giá trị sản lượng đạt trên 350 tỷ VNĐ/năm, doanh thu đạt trên 300 tỷ VNĐ/năm, lợi nhuận đạt trên 6 tỷ VNĐ/năm.
Công ty đã được Đảng và Nhà nước tặng nhiều danh hiệu cao quý:
• Huân chương lao động hạng hai năm 1995.
• Huân chương lao động hạng hai năm 1998.
• Cờ thi đua xuất sắc ngành xây dựng năm 2001, 2002, 2004, 2005, 2007.
• Nhiều bằng khen của Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng Bộ xây dựng, Tổng liên đoàn lao động và công đoàn xây dựng Việt Nam.
• Nhiều công trình do công ty thi công đạt huy chương vàng chất lượng. Đến nay, Công ty Cổ phần LICOGI 12 tự hào đã đóng góp một phần công sức của mình trong những công trình trịnh trọng của quốc gia, góp phần làm thay đổi diện mạo đất nước trong quá trình hội nhập
Bên cạnh việc phát triển các công tác ở lĩnh vực hoạt động như thi công cơ giới, xây dựng dân dụng, xử lý nền móng, sản xuất, đầu tư, Công ty coi trọng công tác đầu tư và hợp tác vào các dự án phù hợp với năng lực chuyên môn
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức; chức năng, nhiệm vụ của các Phòng ban và các bộ phận khác trong Doanh nghiệp
* Hội đồng quản trị : Là tổ chức quản lí của công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
* Ban kiểm soát : Gồm 3 thành viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lí điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán, BCTC, HĐQT và các quy định, điều lệ của công ty Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lí điều hành hoạt động kinh doanh.
* Tổng giám đốc điều hành : Là người có quyền điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
* Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính kế toán : Là người giúp việc choTổng giám đốc, chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc tổ chức thực hiện các quy chế, quy định tài chính của Nhà nước và Tổng công ty trong lĩnh vực tài chính.
* Phó tổng giám đốc phụ trách cơ giới vật tư : chỉ đạo toàn bộ công tác cơ giới, vật tư xưởng sửa chữa và quản lí cơ giới ngành dọc từ công ty trở xuống xí nghiệp, đội, công trường để thực hiện công tác quản lí.
* Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công và chất lượng : Điều hành các công việc về thi công, quản lí chất lượng các công trình đảm bảo an toàn lao động vệ sinh môi trường và công tác xây dựng cơ bản trong công ty và còn thực hiện một số công việc đột xuất mà Tổng giám đốc uỷ quyền giải quyết.
* Phòng tổ chức hành chính : Là phòng nghiệp vụ dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc công ty, có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc và tổ chức thực hiện công tác tổ chức quản trị nhân sự.
* Phòng kinh tế kế hoạch : Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc công ty trong lĩnh vực kinh tế, kế hoạch thị trường Tổ chức thực hiện các hoạt động thuộc lĩnh vực thị trường kinh tế, kế hoạch phục vụ sản xuất kinh doanh.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 12
Đánh giá chung về công tác quản lý và công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty
* Về tổ chức quản lý
Công ty thực hiện cổ phần hoá được 12 năm, bộ máy quản lý đã ổn định, được tổ chức khoa học và phân cấp rõ ràng, các phòng ban công ty độc lập với nhau nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ nhau trong việc quản lí, điều hành hoạt động của công ty đưa công ty ngày càng phát triển Cán bộ quản lí có trình độ cao (Tiến sỹ, thạc sỹ, cử nhân), trình độ lí luận từ trung cấp trở lên Thu nhập của CBCNV được đảm bảo là động lực giúp họ hăng say trong công việc.
* Về bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức dưới hình thức tập trung nửa phân tán, trong đó chủ yếu tập trung tại công ty hoàn toàn phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, nhiệt tình trung thực, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, sử dụng thành thạo máy vi tính, phần mềm kế toán, được phân công đảm nhiệm công việc hợp lý, do đó giúp cho công tác kế toán được nhanh, gọn, chính xác.
* Về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán:
Nhìn chung Công ty sử dụng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoán đúng với quy định trong chế độ tài chính kế toán Chứng từ được lập theo đúng mẫu, các nội dung được ghi đầy đủ, rõ ràng, chữ ký đầy đủ theo các chức danh quy định trên chứng từ, chứng từ đều được kiểm tra trước khi đưa vào luân chuyển thường xuyên phù hợp với các nội dung kinh tế phát sinh trong chứng từ đó Sau khi hạch toán xong chứng từ gốc được đóng sổ và lữu trữ đầy đủ tại phòng Tài chính kế toán công ty Hệ thống tài khoản được vận dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm cũng như yêu cầu quản lí của công ty.
* Về hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, hình thức này giản đơn, dễ hiểu, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu thuận lợi cho việc phân công công việc, đặc biệt là dễ dàng áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
* Về việc áp dụng kế toán máy
Với việc áp dụng phần mềm kế toán (kế toán máy) của Tổng công ty điện lực Việt Nam (EVNIT) vào trong công việc đã giúp cho công việc của kế toán được giảm nhẹ Việc sử dụng kế toán máy kết hợp với hình thức Nhật ký chung đã phát huy cao, đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ giữa các hệ thống sổ sách và các báo cáo, có thể cung cấp thông tin bất cứ thời điểm nào theo yêu cầu Nếu có sai sót chỉ cần điều chỉnh số liệu trên chứng từ của phần mềm kế toán máy, còn số liệu trên sổ, báo cáo sẽ tự động điều chỉnh khi chạy lại Phần mềm kế toán giúp theo dõi được chi tiết từng công trình, từng đối tượng, từng khoản mục, giúp cho công việc quản lí tài chính được chính xác, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, rõ ràng…
3.1.2 Những vấn đề còn tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu của Công ty vẫn còn một số tồn tại như sau:
* Lực lượng lao động trong phòng tài chính kế toán và phần mềm kế toán
Công ty cổ phần LICOGI 12 là một trong những công ty lớn trong lĩnh vực xây lắp Mỗi năm công ty có hàng chục công trình, hạng mục công trình lớn nhỏ thi công, đòi hỏi công tác quản lí rất vất vả Phòng tài chính kế toán công ty hiện tại chỉ có 8 người, Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, các nhân viên kế toán khác kiêm nhiệm rất nhiều công việc dẫn đến tình trạng có nhiều công việc không cập nhật dù việc áp dụng phần mềm kế toán đã phần nào giảm bớt công việc, vì có nhiều công việc vẫn đòi hỏi kế toán thủ công như: tính các khoản phải nộp ngân sách nhà nước, Tính toán và phân bổ khấu hao kế toán phải làm bằng tay vì phần hành này phần mềm chưa hoàn thiện, tính toán và phân bổ lương và các khoản trích theo lương, tính giá thành đòi hỏi phải làm bằng tay do sự phức tạp của phần hành này…
* Tốc độ luân chuyển chứng từ ở các đội về công ty còn quá chậm
Do các công trình công ty thi công trải rộng ở nhiều vùng, miền khắp cả nước, cả ở nước ngoài như Lào… cho nên việc luân chuyển chứng từ từ đội về công ty thực tế còn rất chậm, không đúng kỳ hạn do khó khăn trong việc đi lại để nộp chứng từ, làm cho việc hạch toán không kịp thời như chứng từ không kịp kê khai thuế vì quá thời hạn cho phép kê khai, công việc dồn lại vào một thời điểm…
Nguyên nhân: Mặc dù đã quy định thời hạn giao nộp chứng từ về công ty, nhưng do Công ty không đôn đốc kịp thời, cũng như chưa có biện pháp cứng rắn để xử lí trường hợp giao nộp chậm chứng từ nên tình trạng vẫn xảy ra.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty
Về cơ bản hệ thống nhân viên kế toán của Công ty là rất hoàn thiện nhưng trong điều kiện kinh tế thị trường luôn luôn biến động cùng với đó là sự gia tăng không ngừng của các nghiệp vụ kinh tế tế phát sinh khiến cho công tác kế toán trở nên phức tạp và dễ sai sót hơn, vì vậy cần thường xuyên bồi dưỡng đội ngũ kế toán và hướng dẫn chi tiết thông qua việc xây dựng sổ tay kế toán toàn diện hướng dẫn đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Ý kiến 1 :
Khi vật tư được đưa về để nhập kho thì ban kiểm nghiệm phải lập
“Biên bản kiểm nghiệm vật tư” để kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất vật tư đồng thời phải có đầy đủ chữ ký của người kiểm nhận vật tư như: đại diện kỹ thuật, thủ kho, trưởng ban
VD: trong trường hợp công ty mua Vật tư về nhập kho, thì ban kiểm nghiệm phải lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau:
Công ty CP Licogi 12 Ð/c: Số 21 Đại Từ – Đại Kim – Hà Nội
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Ðộc lập – Tự do – Hạnh phúc -o0o -
Vật tư công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Số: … Cãn cứ vào hoá đơn GTGT Số: …… ngày …/…/…
Bà Nguyễn Thị A Chức vụ: …
Bà Trần Thu B Chức vụ: …
Ông Nguyễn Trung C Chức vụ: …
Bà Ðặng Thu D Chức vụ: … Ðã kiểm nhận các loại:
Tên nhãn hiêu, quy cách, vật tư, công cụ sản phẩm hàng hoá
Phương thức kiểm nghiệm ÐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách phẩm chất
… Ý kiến kiểm nghiệm vật tư đủ số liệu đảm bảo chất lượng đồng ý nhập kho công ty Ðại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ý kiến 2 :
Thường xuyên cập nhật chứng từ, đúng thời gian kịp thời vào sổ kế toán giảm thời gian cập nhật chứng từ.
Vì dùng Excel nên kê khai còn mất thời gian, công ty nên chuyển sang hạch toán bằng phần mềm kế toán máy để việc hạch toán thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Sắp xếp và lưu trữ chứng từ hợp lý tránh việc bị ghi trùng hay bỏ sót chứng từ. Đề nghị thủ kho tại các công trình xa như: Đồng Nai, Hải Phòng, Sơn La… luân chuyển chứng từ về tổng công ty nhanh hơn để công tác kế toán NVL không còn bị chậm trễ.
Thường xuyên cử các kế toán viên đi nâng cao nghiệp vụ nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác kế toán tại tổng công ty.