Khảo sát hệ thống 6 I Khảo sát
Khảo sát hiện trạng
sau khi sinh viên thi đỗ vào trờng, sinh viên phải nộp hồ sơ trúng tuyển cho nhà trờng Theo ngành học đã đăng ký, hồ sơ đó đợc ngời quản lý nhập vào máy tính để xử lý và lu trữ Từ đầu vào là hồ sơ trúng tuyển của sinh viên thì đầu ra là danh sách các lớp Các sinh viên đợc xếp vào các lớp theo một tiêu chuẩn nào đó nh căn cứ vào điểm thi tuyển của sinh viên, căn cứ theo địa chỉ quê quán của sinh viên hoặc căn cứ theo tên sinh viên… Quá trình học tập của sinh viên đ Quá trình học tập của sinh viên đợc theo dõi bằng điểm số của các môn học qua các học kỳ Điểm của các môn trong từng học kỳ đợc ngời quản lý sinh viên nhập vào máy tính để xử lý và lu trữ Xử lý bao gồm các công việc nh tính điểm trung bình bằng cách sử dụng các công thức Căn cứ vào các quy chế đào tạo ngời quản lý sẽ lập ra các danh sách theo yêu cầu của thực tế đòi hỏi nh danh sách lớp, danh sách thi học kỳ, danh sách sinh viên thi lại, danh sách sinh viên học lại, danh sách sinh viên lu ban, danh sách sinh viên không thi tốt nghiệp, danh sách sinh viên thi tốt nghiệp, danh sách sinh viên đợc làm luận văn, bảng điểm của cá nhân, của cả lớp theo học kỳ, theo năm và các danh sách khác tuỳ chọn nội dung cho phù hợp với mục đích và yêu cầu đặt ra… Quá trình học tập của sinh viên đ Khi tốt nghiệp, ra trờng sinh viên đợc nhận lại hồ sơ
6 sinh viên cùng với bằng tốt nghiệp và bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quá trình học tập tại trờng.
Đánh giá hiện trạng
quản lý sinh viên là một công việc rất phức tạp và khó bởi vì số lợng sinh viên thì nhiều lại có nhiều vấn đề liên quan tới sinh viên nh hồ sơ sinh viên, các quy chế đào tạo, chuyển lớp, chuyển trờng, xử lý các yêu cầu của sinh viên đặt ra, xử lý điểm thi học kỳ, xử lý tốt nghiệp và các xử lý khác liên quan đến sinh viên… Quá trình học tập của sinh viên đ Làm sao ngời làm công tác quản lý sinh viên phải xử lý nhanh chính xác tránh gây ra nhầm lẫn lu trữ và bảo quản phải an toàn Điều này thật khó đòi hỏi chúng ta phải mất nhiều thời gian và công sức cho việc này thì mới mong có kết quả tốt đợc.
Hiện nay việc quản lý sinh viên cao đẳng của khoa Toán – tin ứng dụng tr ờng đại học Bách Khoa Hà Nội phải trải qua nhiều công đoạn làm thủ công bằng tay nên mất rất nhiều thời gian mà hiệu quả công việc lại không cao, hay gây ra nhầm lẫn… Quá trình học tập của sinh viên đ Khi làm thủ công nh vậy thì việc tìm kiếm, sửa chữa, lu trữ và bảo quản là những công việc rất vất vả Nếu số lợng sinh viên càng nhiều thì các công việc này càng vất vả hơn rất nhiều Và tất cả những thông tin về sinh viên ngời quản lý đều phải dùng sổ để ghi lại và theo dõi dẫn đến sự quản lý còn rời rạc không nhất quán, việc lu trữ cần rất nhiều bản ghi Khi sinh viên có yêu cầu lấy bảng điểm cá nhân của năm học nào đó thì ngời quản lý phải tìm quyển sổ đó và viết ra những điểm số cho sinh viên đó, công việc rất đơn giản nhng ngời quản lý lại rất vất vả và mất nhiều thời gian Sinh viên đó không thể lấy bảng điểm đó ngay đợc và phải chờ một thời gian Nếu nh có nhiều ngời yêu cầu, mỗi ngời một kiểu thì ngời quản lý sẽ bận rộn suốt cả ngày mà vẫn không đáp ứng đợc yêu cầu đòi hỏi của thực tế Nhng nếu nh có sự trợ giúp của máy tính thì các công việc đó lại rất là đơn giản mà vẫn đáp ứng đợc yêu cầu đòi hỏi của thực tế.
Do đó, tin học hoá là một nhu cầu cần thiết cho hệ thống quản lý sinh viên cao đẳng của khoa Toán – tin ứng dụng.
Xác định phạm vi, mục tiêu của đề tài
Tin học hoá toàn bộ thông tin về quản lý sinh viên cao đẳng, tất cả các chức năng đều đợc xử lí bằng máy vi tính Ưu điểm : Về mặt tổng thể sẽ nhất quán sẽ không nảy sinh mâu thuẫn trong t- ơng lai bởi vì các thông tin chỉ có một bản ghi duy nhất ta lập một cơ sở dữ liệu tập trung
Nh ợc điểm : Rất khó khăn trong việc xây dựng hệ thống và chi phí đầu t ban ®Çu lín. b Khả năng hạn chế
Về phơng diện con ngời : Tạo sự thoải mái cho giáo viên khi thực hiện công việc, giúp cho giáo viên thuận tiện dễ dàng xử lý các công việc, không gây mất thời gian
Về phơng diện thiết bị : Các thao tác phần lớn là dùng trên máy vi tính. c Mục tiêu
- Thực hiện các công việc ở mức tự động hoá.
- Chỉ cần tổ chức lại các hoạt động thủ công của quá trình quản lý sinh viên.
- Tự động hoá các công việc nhng không đảo lộn tổ chức hoạt động của quá trình quản lý.
Tất cả các mức này nhằm:
- Khắc phục các yếu kém hiện tại của công việc thủ công.
- Đáp ứng đợc các yêu cầu mới nảy sinh trong công tác quản lý.
- Thể hiện các hạn chế về mặt thời gian.
Qua quá trình khảo sát trên ta thấy :
Cần phải xây dựng một hệ thống quản lý sinh viên cao đẳng tối u, đảm bảo độ tin cậy cũng nh việc đơn giản hoá các khâu thực hiện của giáo viên Hệ thống này phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Xây dựng một cơ sở dữ liệu nhất quán đầy đủ với các thông tin cần thiết và việc truy cập đợc dễ dàng.
- Giảm thời gian xử lý các công việc, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác.
- Tạo độ tin cậy và an toàn dữ liệu.
- Thực hiện công việc tìm kiếm, sửa chữa dữ liệu rất thuận tiện.
- Tận dụng tối đa khả năng tính sẵn có.
- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tìm kiếm, tra cứu đều đợc thực hiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian.
- Công việc của ngời quản lý không còn vất vả, đạt hiệu quả cao trong công việc.
Các chức năng của hệ thống
Hệ thống quản lý sinh viên cao đẳng của khoa Toán – tin ứng dụng bao gồm 5 chức năng chính, trong mỗi chức năng chính có các chức năng con đợc trình bày nh sau:
1 Chức năng hệ thống: gồm có 4 chức năng con sau:
2 Chức năng cập nhật: gồm có 2 chức năng con sau: a Quản lý hồ sơ sinh viên: gồm có 5 chức năng con sau:
- Cập nhật hồ sơ mới.
- Cập nhật trả hồ sơ.
- Khen thởng, kỷ luật. b Quản lý điểm thi: gồm có 7 chức năng con sau:
- Cập nhật điểm thi học kỳ.
- Cập nhật điểm thi lại.
- Cập nhật điểm thi tốt nghiệp.
- Lập danh sách không đợc thi học kỳ.
3 Chức năng tìm kiếm: gồm có 4 chức năng con sau:
- Tìm kiếm sinh viên (theo mã sinh viên, họ tên, quê quán… Quá trình học tập của sinh viên đ)
- Tìm kiếm danh sách thi lại.
- Tìm kiếm khen thởng, kỷ luật.
4 Chức năng in ấn, báo cáo: gồm có 5 chức năng con sau:
- In hồ sơ sinh viên.
- Báo cáo kết quả học tập của sinh viên.
- Báo cáo kết quả tốt nghiệp của sinh viên.
5 Chức năng thống kê: gồm có 4 chức năng con sau:
- Danh sách lên lớp, ở lại lớp.
- Danh sách sinh viên không đợc thi tốt nghiệp.
- Danh sách sinh viên đợc làm luận văn và thi tốt nghiệp.
- Trả hồ sơ, cấp bằng và bảng điểm cho sinh viên tốt nghiệp.
Ph©n tÝch
Phân tích chính là sự khảo sát nhận diện và phân lập các thành phần của một phức hợp nào đó và cái quan trọng hơn là ta phải chỉ ra đợc cái liên quan giữa các thành phần và làm rõ đợc cấu trúc hệ thống.
1 Phân tích về xử lý. Đối với hệ đơn giản ta biểu diễn các xử lý bằng biểu đồ phân cấp chức năng là đủ Nhng đối với bài toán quản lý sinh viên cao đẳng này tính liên kết giữa các chức năng là cao, phức tạp nên cần phải biểu diễn bằng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu nhng chủ yếu là biểu diễn bằng biểu đồ luồng dữ liệu.
Với phơng pháp này em diễn tả hệ thống bằng cách theo dõi sự dịch chuyển, theo dõi việc xử lý dữ liệu một cách lần lợt ra sao Trong phơng pháp này em xây dựng công cụ phân tích từ trên xuống bằng cách này phân rã biểu đồ luồng dữ liệu thành nhiều mức -> làm mịn dần.
Mức 1 : Thu đợc biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.
Ta tiến hành coi cả hệ thống chỉ là một chức năng đại diện cho nhiệm vụ chung của hệ thống Bên cạnh đó ta cho xuất hiện các tác nhân ngoài (xuất hiện ở chỗ vào ra của hệ thống).
Mức 2 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Từ mức 2 trở đi , ở mức trên có bao nhiêu chức năng thì mức dới sẽ có bấy nhiêu biểu đồ luồng dữ liệu tơng ứng.
Mức 3 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh.
Từ mức 3 tiếp tục phân rã các chức năng ở mức đỉnh theo từng chức n¨ng.
- Bảo toàn các luồng dữ liệu ở mức trên.
- Bảo toàn các tác nhân ngoài (có bao nhiêu tác nhân ngoài ở mức đỉnh thì có bấy nhiêu tác nhân ngoài ở mức dới đỉnh).
- Trong quá trình phân rã có thể làm xuất hiện dần các kho dữ liệu.
2 Phân tích về dữ liệu.
Dữ liệu của hệ thống đợc lu trữ dới dạng bảng, trong đó các dữ liệu đã đợc chuẩn hoá về dạng 3 NF, giữa các bảng có các mối quan hệ 1-1, 1- n.
Chuẩn hoá dữ liệu gồm có:
Dạng chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đợc gọi là ở dạng chuẩn 1 nếu nh tất cả các thuộc tính của nó đều là thuộc tính nguyên tố.
Dạng chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đợc gọi là ở dạng chuẩn 2 nếu nh nó đã ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không khoá đều phụ thuộc đầy đủ vào thuộc tính khoá.
Dạng chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ đợc gọi là dạng chuẩn 3 nếu nh nó đã ở dạng chuẩn 2 và không tồn tại những thuộc tính bắc cầu.
+ Thuộc tính nguyên tố: A gọi là 1 thuộc tính nguyên tố nếu nh A không thể phân chia nhỏ hơn nữa.
+ Thuộc tính khoá: A đợc gọi là thuộc tính khoá nếu nh A thuộc khoá tối thiểu của r Ngợc lại A đợc gọi là thuộc tính không khoá
+ Khoá tối thiểu: K gọi là khoá tối thiểu của r nếu K là khoá của r và không tồn tại K’ thuộc K để K’ là khoá.
+ Khoá của một quan hệ : r K đợc gọi là khoá của r nếu K -> U là 1 phụ thuộc hàm thoả mãn trên r (K -> U đợc suy dẫn từ F).
+ Phụ thuộc hàm : Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U , X và Y là 2 tập con của U Ngời ta nói X xác định hàm Y hay Y phụ thuộc hàm vào X và kí hiệu
X -> Y nếu nh mọi t1 , t2 (- r mà t1[X] = t2[X] thì t1[Y] = t2[Y]).
Mục đích của chơng này nhằm:
+ Phân tích hệ thống về chức năng.
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống về chức năng
Phần này nhằm xây dựng các biểu đồ:
+ Biểu đồ phân cấp chức năng.
+ Biểu đồ luồng dữ liệu.
I Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.
Bớc đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống là xác định các chức năng cần phải đợc tiến hành bởi hệ thống dự định xây dựng Nó mô tả điều cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thực hiện, chứ không phải là việc nghiệp vụ đó đợc thực hiện ở đâu, nh thế nào hoặc do ai làm Quan điểm chức năng này chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xét hệ thống trong giai đoạn phân tích, nó là một quan điểm đặc biệt có ích vào lúc bắt dầu tiến hành tiến trình đó.
Mục tiêu của biểu đồ phân cấp chức năng là:
+ Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích.
+ Để giúp tăng cờng cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệ thống Các chức năng xác định sẽ đợc dùng trong nhiều mô hình sau này nh những tiến trình tiềm năng và các tiến trình này càng thuần tuý chức năng thì chúng càng mềm dẻo sẵn sàng cho giai đoạn thiết kế.
+ Để chỉ ra vị trí của miền khảo sát hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Điều này có thể làm rõ trách nhiệm giúp tránh đợc sự trùng lặp công việc và xác định đợc các tiến trình trùng lặp và d thừa trong hệ thống.
Biểu đồ phân cấp chức năng đợc thực hiện nh sau:
Báo cáo kÕt quả học tËp
Báo cáo kÕt quả tốt nghiệp
Danh sách đ ợc làm luËn v¨n và thi tốt nghiệp
Trả hồ sơ, cấp bằng, bảng ®iÓm cho sinh viên tèt nghiệp
LËp danh sách không đ ợc thi học kú
CËp nhËt ®iÓm thi tèt nghhiệp
CËp nhËt trả hồ sơ
CËp nhËt khen th ởng , kỷ luËt
T×m kiÕm danh sách thi lại
T×m kiÕm khen th ởng, kỷ luËt
II Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu: sử dụng các yếu tố biểu diễn sau:
+ Định nghĩa: chức năng là quá trình biến đổi dữ liệu nh thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu hay một số dữ liệu đã cho tạo ra một dữ liệu mới.
+ Biểu diễn: bởi một hình tròn hay một hình elip, bên trong có tên của chức năng đó và tên đó phải là động từ.
+ Định nghĩa: Luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó.
+ Biểu diễn: dới dạng một mũi tên, trên đó viết tên luồng dữ liệu và phải là danh tõ.
+ Định nghĩa: Kho dữ liệu là nơi lu trữ dữ liệu để có thể sử dụng về sau.
+ Biểu diễn: dới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu và tên đó phải là danh từ.
+ Định nghĩa: Tác nhân ngoài là thực thể nằm ngoài hệ thống nhng có trao đổi thông tin với hệ thống.
+ Biểu diễn: dới dạng một hình chữ nhật, bên trong có tên của tác nhân ngoài.
Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình Nó chỉ ra cách thông tin chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc chức năng khác Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có sẵn trớc khi thực hiện một hành động hay một tiến trình Điều này nhấn mạnh vào việc định dạng các yêu cầu dữ liệu và xếp biểu đồ luồng dữ liệu vào một phần tiến trình phân tích chứ khong phải của tiến trình điều tra và phân biệt rõ rệt với sơ đồ khối có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu đợc dãy thủ tục và dòng điều khiển của tiến trình Một số hạn chế của biểu đồ luồng dữ liệu là không cho đợc một sự phân tích đầy đủ về cả hệ thống Chẳng hạn nó không chỉ ra đợc yếu tố thời gian, nó cũng không xác định đợc trật tự thực hiện các chức năng Nó cũng không chỉ ra đợc yếu tố định lợng đối với dữ liệu có liên quan nh khối lợng tối đa và tối thiểu, những thông tin là thành phần cơ bản trong tiến trình phân tích Cho nên biểu đồ luồng dữ liệu cũng có những giới hạn nhất định.
Quản lý sinh viên cao đẳng Giáo vụ
1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.
Yêu cầu Thông tin Yêu cầu Thông tin cập nhật trả lời báo cáo, trả lời thông tin thống kê quản lý sinh viên
Thông tin Yêu cầu trả lời xem, t×m kiÕm
2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Yêu cầu Thông tin xem, Thông tin đăng nhập trả lời tìm kiếm trả lời
In Ên, báo cáo Thống kê
CËp nhËt thông tin Danh sách lớp sinh viên
Danh sách môn học §iÓm thi
Báo cáo Yêu cầu kết quả thống kê học tập của lên lớp, ở Thông tin sinh viên lại lớp trả lời
3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng hệ thống.
Yêu cầu sao lu dữ liệu Đăng nhập hệ thèng Sao lu dữ liệu
Quản lý hồ sơ sinh viên
Yêu cầu Thoát khỏi trợ giúp hệ thống
4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng cập nhật.
Thông tin Thông tin trả lời hồ sơ Hồ sơ sinh viên sinh viên §iÓm thi
CËp nhËt trả hồ sơ
CËp nhËt hồ sơ mới
Cập nhật khen th ởng, kỷ luật
Thông tin điểm thi trả lời
4.1 Quản lý hồ sơ sinh viên.
Trả hồ sơ cho sinh viên
Cập nhật hồ sơ Thông tin Thông tin sinh viên mới trả lời trả lời Cập nhật việc trả hồ sơ cho sinh viên
Yêu cầu cập nhật khen
Yêu cầu sửa thởng, kỷ luật hồ sơ cũ Thông tin trả lời
Thông tin trả lời Thông tin trả lời
Yêu cầu xoá hồ sơ
Cập nhật điểm thi học kỳ
TÝnh ®iÓm trung b×nh Cập nhật điểm thi lại
Lập danh sách không đ ợc thi
Cập nhật điểm thi tốt nghiệp
Cập nhật môn học Cập nhật lớp học
4.2 Quản lý điểm thi. §iÓm thi
Thông tin Yêu cầu Yêu cầu Thông tin trả lời nhập điểm tính điểm trả lời thi lại
Yêu cầu Yêu cầu nhập điểm học kỳ nhập điểm tốt nghiệp
Thông tin trả lời Thông tin trả lời
Yêu cầu cập nhật Yêu cầu Yêu cầu cập nhật lớp học lập danh Thông tin môn học
Thông tin sách Thông tin trả lời trả lời trả lời
Danh sách lớp Danh sách môn học
5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng tìm kiếm.
T×m kiÕm điểm thi Tìm kiếm danh sách thi lại
Tìm kiếm khen th ởng, kỷ luật
In bảng điểm In hồ sơ
In các danh sách Giáo vụ
Yêu cầu Thông tin tìm kiếm trả lời sinh viên
Yêu cầu Thông tin tìm kiếm tìm kiếm trả lời Thông tin sinh viên trả lời
Yêu cầu tìm kiếm Thông tin Yêu cầu tìm kiếm điểm trả lời danh sách thi lại
Thông tin trả lời §iÓm thi
6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng in ấn, báo cáo.
Yêu cầu Yêu cầu Yêu cầu in in Thông tin in
Thông tin trả lời trả lời Thông tin trả lời
Báo cáo kết quả học tập Báo cáo kết quả tốt nghiệp
In bảng điểm In hồ sơ
Danh sách lên lớp, ở lại lớp Danh sách không đ ợc thi tốt nghiệp
Phòng đào tạo §iÓm thi
Yêu cầu Báo cáo Báo cáo báo cáo Yêu cầu báo cáo
7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng thống kê. §iÓm thi
Thông tin thống kê Yêu cầu Thông tin trả lời thống kê trả lời
Danh sách làm luận văn, thi tốt nghiệp Trả hồ sơ cấp bằng, bảng điểm cho sinh viên tốt nghiệp
Thông báo Thông báo §iÓm thi
Yêu cầu Thông tin thống kê trả lời
Danh sách lớp Hồ sơ sinh viên
Phân tích hệ thống về dữ liệu
I Khái niệm chung về cơ sở dữ liệu.
Trớc hết ta cần phải biết dữ liệu về các thông tin đợc lu trữ trên máy vi tính theo một qui định nào đó và đợc gọi là cơ sở dữ liệu.
Phần chơng trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu trên máy vi tính là hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Nh vậy, m t h qu n tr cột hệ quản trị c ệ quản trị c ản trị c ị c ơ s d li u l h th ng các chở dữ liệu là hệ thống các ch ữ liệu là hệ thống các ch ệ quản trị c à hệ thống các ch ệ quản trị c ống các ch ương trình h trỗ trợ ợ các tác v qu n lý, khai thác d li u theo mô hình cụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình c ản trị c ữ liệu là hệ thống các ch ệ quản trị c ơ s d li u quan h Nó cóở dữ liệu là hệ thống các ch ữ liệu là hệ thống các ch ệ quản trị c ệ quản trị c nhiệm vụ rất quan trọng nh là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp ngời sử dụng có thể dùng đợc hệ thống mà ít nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy.
Có nhiều loại cơ sở dữ liệu nhng ở đây ta chỉ quan tâm đến cơ sở dữ liệu quan hệ.
Cơ sở dữ liệu quan hệ là cơ sở dữ liệu m dà hệ thống các ch ữ liệu bên trong nó được tổ chức thành các bảng Các bảng được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẫu tin, và các cột còn gọi là các trờng Cho phép lấy về (hay truy vấn) các tập hợp dữ liệu con từ các
2 3 bảng Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẫu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau.
II Công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu.
- Công cụ dùng để xây dựng cơ sở dữ liệu là Microsoft Access.
- Tên cơ sở dữ liệu là Quản lý sinh viên.
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dựa trên mô hình quan hệ Theo quan điểm của Microsoft Access, một cơ sở dữ liệu (Database) có thể chứa 6 loại đối tợng Database: Table, Query, Form, Report, Macro và Module.
1 Đối tợng trong Microsoft Access.
Table (Bảng) : Đợc tổ chức thành dòng và cột để thể hiện một lợc đồ quan hệ.
Các cột đợc gọi là các field, mỗi field tơng ứng với một lợc đồ quan hệ Các dòng đợc gọi là các record, mỗi record là một bộ giá trị của các field, nó chứa tất cả thông tin về một đối tợng dữ liệu.
Query : Dùng để xem, thay đổi và phân tích dữ liệu trong cách khác nhau Cũng có thể dùng chúng nh một nguồn record cho Form hoặc Report Khi một Table (hay Query) đợc làm nguồn cho một Form hay một Report thì Table (hay Query) đó đợc gọi là Table (hay Query) cơ sở cho Form hay Report căn cứ trên Table (hay Query) đó.
Trong Microsoft Access có 5 loại Query với các công dụng khác nhau, đó là Select Query, Parameter Query, CrossTab Query, Action Query và SQL Specific Query Tuỳ theo mục đích yêu cầu mà sử dụng các loại Query cho phù hợp.
Form : Đợc dùng cho nhiều mục đích khác nhau Chúng đợc dùng để tạo ra các dạng thật trực quan, hấp dẫn và hiệu lực để xem và sửa dữ liệu Ngoài ra Form còn đ - ợc thiết kế nh một dạng Dialog box (dạng hộp đối thoại) để nhắc ngời dùng nhập liệu, rồi thực hiện một hành động nào đó căn cứ trên dữ liệu vừa nhập hoặc đợc thiết kế nh một Form bật chuyển mà từ đó có thể mở các Form và các Report khác trong cơ sở dữ liệu.
Report : Cung cấp một cách rất hiệu quả để trình bày dữ liệu cho công việc in.
Có thể trình bày thông tin theo cách muốn in nó, bởi vì có thể điều khiển kích cỡ và diện mạo của mọi thành phần trên các Report đợc cung cấp từ các Table cơ sở, tạo liên
A B kết giữa dữ liệu nguồn và Report thông qua các Control Điều khác biệt là Form cung cấp cho ngời dùng các phơng thức để thao tác với dữ liệu, trong khi Report cung cấp các công cụ hữu hiệu nhất phục vụ cho công tác in ấn.
Macro : Là một action (hành động) hay một tập action Một action là một khối đã đợc xây dựng sẵn để làm cơ sở cho một Macro Mỗi action sẽ thực hiện một thao tác riêng biệt, nh là mở một Form hay một Report Macro có thể giúp cho ngời làm ứng dụng thực hiện tự động hoá các công việc thờng thực hiện Một Macro có thể thực hiện một loạt các action để tạo thành một Macro group Có thể dùng biểu thức điều kiện để quyết định khi nào thì thực hiện một Macro.
Module : Dùng cho ngời lập trình ứng dụng Nó đợc dùng để khai báo các biến, hằng, hàm và thủ tục do ngời dùng định nghĩa Vì Microsoft Access dùng Visual Basic làm ngôn ngữ lập trình cho nên hàm và thủ tục trong này đợc gọi là Sub procedure và Function procedure Nguyên tắc xây dựng ác hàm, thủ tục, việc đặt tên các biến hầu hết đều tuân theo các nguyên tắc của một ngữ trình thông thờng.
2 Mối quan hệ trong Microsoft Access.
Trong Access, mối quan hệ là một cầu nối giữa hai bảng mà hai bảng này chỉ ra rằng dữ liệu chứa trong chúng liên quan đến nhau nh thế nào Mối quan hệ làm tăng chất keo dính các trờng trong cơ sở dữ liệu với nhau tạo nên một hệ quản trị cơ sở dữ liệu Linh hồn của các mối quan hệ giữa các bảng là các trờng có kiểu giống nhau. Thông thờng các trờng đó là khoá chính trong bảng.
Các kiểu quan hệ giữa các bảng:
- Quan hệ một “ – một ” : Tồn tại khi mỗi bản ghi trong bảng A chỉ có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B, và mỗi bản ghi trong bảng B chỉ có thể có một bản ghi phù hợp trong bảng B Mối quan hệ này ít dùng vì cả hai bảng về thực chất có thể gộp lại thành một bảng kiểu quan hệ này dùng trong các trờng hợp: tách một bảng rất nhiều trờng thành các bảng con cho dễ quản lý, một số trờng của một bảng đợc tách thành bảng con vì lý do bí mật thông tin (điểm thi các môn).
- Quan hệ một “ – nhiều ” : Đây là loại quan hệ phổ biến nhất đợc sử dụng trong cơ sở dữ liệu Trong mối quan hệ “một - nhiều”, mỗi bản ghi trong bảng A tơng
A A/B B ứng với nhiều bản ghi trong bảng B, ngợc lại một bản ghi trong bảng B chỉ tơng ứng với một bản ghi trong bảng A.
Thiết kế và thực hiện hệ thống
Công cụ thiết kế hệ thống
Công cụ dùng để xây dựng hệ thống là Visual Basic.
Visual Basic phát xuất từ ngôn ngữ Basic, nó chứa các hàm lệnh và từ khoá Ngôn ngữ Visual Basic đợc ứng dụng trong Excel, Access và nhiều ứng dụng khác.
Visual Basic là một công cụ lập trình trực quan của Microsoft, giúp ta có thể xây dựng nhanh các ứng dụng trên Windows Khác với các môi trờng lập trình hớng sự kiện trên Windows.
Visual Basic cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hoá việc triển khai lập trình ứng dụng.
Visual Basic có 3 ấn bản:
+ The Visual Basic Learning Edition.
Trong đó ấn bản ‘The Visual Basic Learning Edition’ không thông dụng lắm ấn bản ‘The Professional Edition’ cung cấp đầy đủ những gì ta cần để triển khai một ứng dụng, nhất là các Control ActiveX ấn bản ‘The Enterprise’ là ấn bản Professional cộng thêm các công cụ Back Office (SQL Server, Microsoft Transaction Server, Internet Information Server).
Khi viết một chơng trình trong Visual Basic, ta phải trải qua hai bớc: Thiết kế giao diện và viết lệnh Khi thiết kế giao diện, ta sử dụng các công cụ do Visual Basic cung cấp sẵn Các công cụ này cho phép thiết kế giao diện bằng chuột lẫn bàn phím. Sau đây ta khảo sát các đối tợng trong Visual Basic.
1 các đối tợng của Visual Basic.
Bớc đầu tiên tạo ra một ứng dụng Visual Basic là tạo ra giao diện để giao tiếp với ngời sử dụng, chúng là các Object mà tạo ra ứng dụng.
Forms là các Objects trình bày các Property mà định nghĩa bên ngoài của nó, Method định nghĩa các phơng thức và các sự kiện mà tơng tác với ngời sử dụng.
Form còn đợc gọi là các biểu mẫu, là thành phần quan trọng nhất trong số tất cả các thành phần giao diện Form là cơ sở cho việc thiết kế giao diện ngời dùng của ứng dụng Tất cả các thành phần tạo thành giao diện ngời dùng đều đợc đặt trong Form.
Bằng cách cài đặt các thuộc tính của Form và viết các đoạn chơng trình Visual Basic để đáp ứng với các sự kiện, ta có thể tạo ra các yêu cầu của ứng dụng.
Controls là các đối tợng nằm trong Form Mỗi loại Control có 1 bộ các Properties, Methods và các Events mà phù hợp với mục đích đặc biệt.
Controls gióp ta cã thÓ nhËp hay Display Text.
Controls khác cho phép truy nhập các ứng dụng khác và xử lý Data.
Giao diện ngời dùng là thành phần quan trọng của một ứng dụng đối với ngời sử dụng giao diện họ không nhận thức đợc code đợc thực thi ở phía bên trong.
Khi ta thiết kế một ứng dụng, ta phải quyết định sử dụng Single Document hay Multiple Document? Sử dụng bao nhiêu Form? Lệnh nào sẽ nằm trong Menu? Ta có sử dụng các ToolBar không? Ta sử dụng với loại hộp Dialog Box để giao diện với ngời sử dụng?
Có hai loại giao diện chính:
Thuộc tính, phơng thức và sự kiện
Các Form và các Control của Visual Basic là các đối tợng mà có các thuộc tính (Properties), phơng thức (Methods) và sự kiện (Events).
+ Thuộc tính (Properties): tập hợp các thuộc tính của Control mà ta có thể thiết lập khi thiết kế hay khi chạy chơng trình.
+ Phơng thức (Methods): những gì Control thực hiện đợc.
+ Sự kiện (Events): những sự kiện mà Control sẽ thông báo cho chơng trình biết khi nó xảy ra với Control Khi một sự kiện xảy ra, chơng trình sẽ tự động xử lý một hàm sự kiện (Event Handler).
2 Các thao tác cơ bản trên Form.
Thêm một control vào Form : Muốn thêm một control vào Form, chúng ta chỉ việc chọn biểu tợng của control tơng ứng trên Toolbox, sau đó di chuyển chuột đến vị trí mong muốn trên Form và kéo chuột vẽ một hình chữ nhật bằng đúng kích thớc của control sẽ đợc tạo.
Chọn nhiều control : Khi muốn di chuyển, xoá, thay đổi thuộc tính của nhiều control một lúc, đầu tiên chúng ta phải chọn nhiều control Sau đó thực hiện các tác vụ trên bạn có thể chọn nhiều control một lúc bằng một trong các cách sau:
+ Chọn từng đối tợng bằng cách Click chuột vào các control trong khi nhấn gi÷ phÝm Shift.
+ Sử dụng control Pointer trên Toolbox, sau đó kéo chuột tạo thành một hình chữ nhật, khi đó chúng ta sẽ chọn đợc các control trong phạm vi hình chữ nhËt.
Thay đổi kích thớc, di chuyển, xoá …control control : Bạn có thể thay đổi kích th- ớc, di chuyển, xoá… Quá trình học tập của sinh viên đmột control bằng một trong các cách sau:
Một số màn hình giao diện hệ thống
Việc tạo ra đợc giao diện yêu cầu biểu thị cho điểm cuối của giai đoạn phân tích nghiệp vụ Nó cung cấp cho ngời dùng một định nghĩa về nhu cầu nghiệp vụ do nhà phân tích nêu ra và cho phép họ kiểm nghiệm lại độ chính xác và tính đầy đủ của mô tả.
Một số màn hình giao diện sẽ đợc thiết kế nh sau:
Dới đây là form chính của chơng trình, khi chạy chơng trình thì form này đợc gọi đầu tiên Từ form này ta có thể thực hiện chơng trình bằng cách kích chọn các form khác trên menu.
Tại giao diện chính của chơng trình khi muốn đăng nhập vào hệ thống để quản lý thông tin thì kích chuột vào hệ thống trên thanh menu rồi chọn đăng nhập Lúc đó
4 1 form Login sẽ xuất hiện yêu cầu nhập tên ngời sử dụng và Password Sau đó nhấn vào nút OK, nếu muốn thoát khỏi form Login thì nhấn nút Cancel.
Dim strSQL dbConnect strSQL = "Select * From tblUsers Where UserName = '" & txtUserName & "'" objRS.Open strSQL, objConn
If Not objRS.EOF Then
Dim strName, strPasswd, strGroup strName = objRS("FullName") strPasswd = objRS("Password") strGroup = objRS("GroupID")
If (Encodestring(txtPassword.Text) = strPasswd) Then mdiMain.LoginSucceeded = True mdiMain.mnuLogin.Caption = "Chao " & txtUserName.Text & " (Logoff)" mdiMain.mnuNhapHS.Enabled = True mdiMain.mnuQuanly.Enabled = True mdiMain.mnuView.Enabled = True mdiMain.mnuProfile.Enabled = True mdiMain.mnuDiemTB.Enabled = True mdiMain.mnuQLMon.Enabled = True frmProfileUser.strUserName = txtUserName.Text
If strGroup = 1 Then mdiMain.mnuInsertUser = True
MsgBox "Ban da dang nhap thanh cong !", vbInformation, "Xin chao " & strName
MsgBox "Sai Password, hay nhap lai!", , "Login" txtPassword.SetFocus
MsgBox "UserName nay khong ton tai, hay nhap lai!", , "Login" txtUserName.SetFocus
End If objRS.Close objConn.Close
Sau khi đăng nhập vào hệ thống, kích chuột vào menu Cập nhật rồi chọn Nhập hồ sơ khi đó form nhập hồ sơ sinh viên sẽ hiển thị cho phép ta nhập tên lớp và khoá học sau đó nhấn nút tiếp tục, nếu không muốn sử dụng nữa ta nhấn nút thoát.
Private Sub Form_Load() mdiMain.Enabled = False dbConnect
If NhapHSSV = True Then frmHSSV.Caption = "Nhap ho so sinh vien"
Else frmHSSV.Caption = "Quan ly ho so sinh vien"
Sau khi nhấn nút tiêp tục ở trên form nhập hồ sơ sinh viên thì form hồ sơ sinh viên sẽ đợc hiển thị cho phép ta nhập thông tin về sinh viên cha có trong hệ thống Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin thì nhấn vào nút Add New thông tin sẽ đợc lu vào trong hệ thống.
If (Len(txtMSSV.Text) > 10) Then
MsgBox "MSSV chi co toi da 10 ky tu", vbCritical, "Warning !" txtMSSV.SetFocus
Dim rsCheck As New ADODB.Recordset txtSQL = "Select * From tblDSSV Where " txtSQL = txtSQL & "MSSV='" & txtMSSV.Text & "'" rsCheck.Open txtSQL, objConn
If Not rsCheck.EOF Then
MsgBox "MSSV nay da su dung", vbCritical, "Warning !" txtMSSV.SetFocus rsCheck.Close
If (txtMSSV.Text = "") Or (txtName.Text = "") Or (txtDay.Text = "") Or
(txtMonth.Text = "") Or (txtYear.Text = "") Or (txtHKTT.Text = "") Then
MsgBox "Ban can phai nhap day du thong tin", vbCritical, "Warning !" txtMSSV.SetFocus
End If strBirthday = txtMonth.Text & "-" & txtDay.Text & "-" & txtYear.Text
If (IsDate(strBirthday) = False) Then
MsgBox "Kieu ngay sai", vbCritical, "Warning !" txtDay.SetFocus
End If objRS.AddNew objRS("MSSV") = txtMSSV.Text objRS("HoVaTen") = txtName.Text objRS("NgaySinh") = strBirthday objRS("GioiTinh") = cboGioiTinh.Text objRS("ThuongTru") = txtHKTT.Text objRS("MaLop") = strMaLop objRS.Update
MsgBox "Da them sinh vien moi", vbInformation, "Thong bao"
Muốn sửa, xoá thông tin trong hồ sơ sinh viên đã có trong hệ thống thì kích vào menu Cập nhật rồi chọn xem sửa hồ sơ Sau đó chơng trình cũng chạy tơng tự nh khi ta chọn nhập hồ sơ.
Muốn cập nhật thông tin về môn học ta chọn trên menu quản lý môn học thì form danh sách môn học sẽ đợc hiển thị cho phép ta nhập đầy đủ các thông tin về môn học vào trong các textbox, sau đó nhấn nút thêm thông tin về môn học mới sẽ đợc cập nhật vào trong hệ thống.
Addflag = True cmdExit.Caption = "&Huû"
4 5 cmdThem.Caption = "&Add" cmdBegin.Enabled = False cmdPrev.Enabled = False cmdNext.Enabled = False cmdEnd.Enabled = False cmdSua.Enabled = False cmdXoa.Enabled = False txtMaMon.Text = "" txtMon.Text = "" txtSoTrinh.Text = "" txtKy.Text = ""
MsgBox "Ban chua nhap ma mon", vbCritical, "Warning !" txtMaMon.SetFocus
MsgBox "Ban chua nhap ten mon", vbCritical, "Warning !" txtMon.SetFocus
MsgBox "Ban chua nhap so trinh", vbCritical, "Warning !" txtSoTrinh.SetFocus
MsgBox "Ban chua nhap hoc ky", vbCritical, "Warning !" txtKy.SetFocus
Else objRS.AddNew objRS("MaMon") = txtMaMon.Text objRS("TenMon") = txtMon.Text objRS("SoTrinh") = txtSoTrinh.Text objRS("HocKy") = txtKy.Text objRS.Update
MsgBox "Da them mon hoc moi", vbInformation, "Thong bao" objRS.MoveLast number = number + 1 n = number
Muốn sửa thông tin về môn học thì nhấn vào nút sửa sau đó thay đổi thông tin trong các textbox rồi lại nhấn tiếp vào nút sửa, lúc đó sẽ có thông báo thông tin sửa đã đợc cập nhật lại.
If suaflag = False Then cmdExit.Caption = "&Hủy" cmdThem.Enabled = False cmdXoa.Enabled = False cmdBegin.Enabled = False cmdPrev.Enabled = False cmdNext.Enabled = False cmdEnd.Enabled = False suaflag = True
Else objRS("TenMon") = txtMon.Text objRS("SoTrinh") = txtSoTrinh.Text
4 7 objRS("HocKy") = txtKy.Text objRS.Update
MsgBox "Da cap nhat xong thong tin", vbInformation, "Thong bao"
Muốn xoá một môn học nào đó thì ta chọn môn học đó rồi nhấn nút xoá, lúc đó thông tin về môn học đó sẽ bị xoá khỏi hệ thống.
Dim strAnswer strAnswer = MsgBox("Ban that su muon xoa lop nay ?", vbYesNo + vbQuestion,
If strAnswer = vbYes Then objRS.Delete
MsgBox "Da xoa xong ban ghi !", vbInformation, "Successed" objRS.MoveFirst n = 1
Khi muốn thêm, sửa, xoá lớp học thì ta chọn trên menu, form danh sách lớp sẽ đợc hiển thị.
Muốn thêm một lớp mới thì nhập đầy đủ thông tin vào trong các textbox rồi nhấn nút thêm khi đó lớp mới sẽ đợc cập nhật vào trong hệ thống tơng tự nh form danh sách lớp.
Muốn sửa hay xoá một lớp học nào đó thì ta cũng thực hiện tơng tự nh sửa, xoá môn học.
Muốn xem toàn bộ danh sách lớp học thì ta nhấn vào nút xem, lúc đó form View sẽ hiển thị cho ta xem toàn bộ danh sách lớp.
Private Sub cmdXem_Click() frmView.Show
Khi muốn quản lý thông tin về điểm số của sinh viên thì cũng kích hoạt tơng tự nh các form trên chọn menu quản lý điểm sinh viên Lúc đó form tìm kiếm sẽ đợc hiển thị cho phép ta tìm kiếm môn học và lớp mà ta muốn quản lý điểm, sau khi nhập đầy đủ thông tin vào các textbox nh ở bên dới rồi nhấn nút tìm kiếm.
Dim strSQL strSQL = "Select * From tblLop, tblMon Where " strSQL = strSQL & "tblMon.TenMon='" & txtName.Text & "'" strSQL = strSQL & " and tblLop.Lop='" & txtClass.Text & "'" strSQL = strSQL & " and tblLop.KhoaHoc='" & txtKhoa.Text & "'"
MsgBox "Thong tin khong hop le", vbCritical, "Warning !" txtName.SetFocus objRS.Close
Else frmQLDiem.strMaLop = objRS("MaLop") frmCapNhatDiem.strMaMon = objRS("MaMon") objRS.Close frmQLDiem.Show
Lúc đó form quản lý điểm sinh viên sẽ đợc hiển thị cho phép ta chọn sinh viên cần cập nhật điểm, sau đó nhấn nút cập nhật điểm.
Private Sub cmdUpdate_Click() frmCapNhatDiem.Show
Form cập nhật điểm sinh viên sẽ hiển thị cho phép ta thêm mới điểm cho sinh viên bằng cách nhập điểm vào các textbox rồi nhấn nút Add New.
Dim strLan1, strLan2, strLan3, strLan4 strLan1 = txtLan1.Text strLan2 = txtLan2.Text strLan3 = txtLan3.Text strLan4 = txtLan4.Text rsDiem.AddNew
If (strLan1 "") Then rsDiem("Lan1") = strLan1
If (strLan2 "") Then rsDiem("Lan2") = strLan2
If (strLan3 "") Then rsDiem("Lan3") = strLan3
If (strLan4 "") Then rsDiem("Lan4") = strLan4 rsDiem("MSSV") = frmQLDiem.txtMSSV.Text rsDiem("MaMon") = strMaMon rsDiem.Update
MsgBox "Da cap nhat thong tin", vbInformation, "Thong bao"
Muốn cập nhật lại điểm cho sinh viên thì ta nhập lại điểm vào các textbox rồi nhÊn nót Update.
Private Sub cmdUpdate_Click() rsDiem.Close strSQL = "Select * From tblDiem Where " strSQL = strSQL & "MSSV='" & frmQLDiem.txtMSSV.Text & "' " strSQL = strSQL & "and MaMon='" & strMaMon & "'" rsDiem.Open strSQL, objConn, adOpenDynamic, adLockPessimistic
Dim strLan1, strLan2, strLan3, strLan4 strLan1 = txtLan1.Text strLan2 = txtLan2.Text strLan3 = txtLan3.Text strLan4 = txtLan4.Text
If (strLan1 "") Then rsDiem("Lan1") = strLan1
If (strLan2 "") Then rsDiem("Lan2") = strLan2
If (strLan3 "") Then rsDiem("Lan3") = strLan3
If (strLan4 "") Then rsDiem("Lan4") = strLan4 rsDiem.Update
MsgBox "Da cap nhat thong tin", vbInformation, "Thong bao"
Muốn tìm kiếm thông tin về sinh viên thì kích chuột vào tìm kiếm trên thanh menu rồi chọn tìm kiếm sinh viên, khi đó form tìm kiếm sẽ đợc hiển thị cho phép ta nhập tên sinh viên và lớp cần tìm kiếm vào các textbox rồi nhấn nút tìm kiếm, các thông tin về sinh viên ta cần tìm sẽ đợc hiển thị Sau khi xem xong ta nhấn vào nút thoát để thoát khỏi form.
