Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin “quản lý vật tư”

1 Lời nói đầu Trong thời đại ngày song song với phát triển ngành khoa học kỹ thuật khác ngành công nghệ thông tin đÃ phát triển mạnh mẽ phơng diện đạt nhiều thành tựu khoa học kỹ thuật lĩnh vực Các ứng dụng công nghệ thông tin đÃ đợc áp dụng hầu hết çc lÜnh vùc cđa x· héi Cïng víi sù đời nhiều hệ máy tính đại với tốc độ xử lý cao, phần mềm ngôn ngữ lập trình không ngừng đợc cải tiến, phát triển nâng cao Trong có ngôn ngữ lập trình Access Microsoft windows đợc ứng dụng mạnh mẽ, đÃ khai thác khả giao diện để cải tiến làm việc với sở liƯu rÊt tiƯn lỵi Víi Microsoft Access, ta cã thĨ xây dựng hệ thống chơng trình ứng dụng môi trờng hệ điều hành Microsoft windows dễ dàng tiện lợi cho ngời sử dụng Access có nhiều u việc giải toán quản lý hệ quản trị Microsoft Access hệ quản trị sở liệu tơng tác với ngời dùng chạy môi trờng Windows, tăng sức mạnh cho ngời sử dụng công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lu trữ biểu diễn thông tin Vì chuyên đề thực tập tốt nghiệp em đÃ chọn Microsoft Access để xây dựng chơng trình quản lý vật t Công ty điện thoại lấy tên chơng trình Quản lý vật t 2 Trong trình thực tập làm chuyên đề với cố gắng thân, em đợc thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn tận tình hớng dẫn với hớng dẫn anh chị hớn dẫn thực tập giúp đỡ song trình độ hạn chế nên không tránh khỏi sai sót, mong đợc bổ sung đóng góp thầy cô để chơng trình em đa vào ứng dụng thực tế thành công tốt đẹp Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn, thầy, cô giáo đÃ tận tình giúp đỡ em thời gian vừa qua Em xin chân thành cảm ơn chị Bùi Thị Vân Trang toàn thể ngời đÃ tận tình bảo cho em thời gian vừa qua Cấu trúc chuyên đề thực tập: Lời nói đầu Chơng I: Giới thiệu tổng quan quan thực tập Chức nhiệm vụ công ty Cơ sở vật chất kỹ thuật Mô hình tổ chức sản xuất Giới thiệu phòng thực tập ChơngII: Cơ sở, phơng pháp luận nghiên cứu đề tài I Quản lý ứng dụng tin học quản lý I.1 Một số kháI niệm qu¶n lý I.2 øng dơng cđa tin häc qu¶n lý I.3 Những đặc đIểm hệ thống quản lý I.4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý II Những nội dung cho việc thiết kế hệ thống thông tin quản lý 3 Một số kháI niệm hệ thống thông tin Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin Các công đoạn việc phát triển hệ thống thông tin III Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Khảo sát hệ thống Ph©n tÝch hƯ thèng ThiÕt kÕ hƯ thèng IV Giới thiệu Access Giới thiệu Đặc đIểm Yêu cầu phần cứng Chơng III: Phân tích, thiết kế xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật t I Đánh giá yêu cầu hệ thống II Phân tích chơng trình II.1 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống II.2 Sơ đồ chức II.3 Sơ đồ môI trờng II.4 Sơ đồ IFD II.5 Sơ đồ DFD II.6 Thiết kế sở liệu II.7 Các giao diện mẫu báo cáo chơng trình Kết luận TàI liệu tham khảo Phụ lục 4 Chơng I : Giíi thiƯu tỉng quan vỊ c¬ quan thùc tập Chức nhiệm vụ công ty: Công ty Điện thoại Hà Nội trực thuộc Bu điệnThành phố Hà Nội, đơn vị Bu điện Hà Nội có nhiệm vụ quản lý bảo dỡng vận hành khai thác toàn hệ thống trang thiết bị kỹ thuật thông tin điện thoại mạng viễn thông Thủ đô, đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ quan Trung ơng Hà Nội, sở kinh tế văn hoá xÃ hội toàn nhân dân Thủ đô Với thành tích đÃ đạt đợc, Công ty đÃ đợc Nhà nớc trao tặng: Huân chơng Anh Hùng Lao Động Huân chơng Lao động hạng nhì Huân chơng Lao động hạng ba Huân chơng Kháng chiến hạng ba 12 Bằng khen loại cuả Tổng cục Bu điện Đến năm 2000, hệ thống chuyển mạch Công ty lên tới 20 trung tâm chuyển mạch, 100 tổng đài vệ tinh Công ty đa vào mạng lới kỹ tht míi: kü tht trun dÉn SDH, hƯ thèng v« tuyến cố định GMH 2000 Cơ sở vật chất kỹ thuật: Về lực thiết bị kỹ thuật liên tục hàng năm Công ty đợc đầu t đổi trang thiết bị kỹ thuật nớc tiên tiến góp phần tạo bớc đột phá kỹ thuật thông tin làm tảng cho cho bớc tiến đòng số hoá mạng viễn thông Thủ đô Các trang thiết bị kỹ thuật Công ty Điện Thoại Hà Nội bao gồm hệ thống trang thiết bị chuyển mạch kỹ thuật số đại tầm cỡ Thế giới đại bậc khu vực trung tâm chuyển mạch: Bờ Hồ, Từ Liêm, Hùng Vơng, Trần Khắc Chân tổng đài 1000 E10 hÃng ALCATEL Pháp sản xuất: Các trung tâm chuyển mạch Thợng đình, Ô Chợ Dừa tổng đài EWSD hÃng BOSH TELECOM CHLB Đức sản xuất: Các trung tâm chuyển mạch Đuôi cá, Mai Hơng tổng đài NEAX 61 hÃng NEC Nhật sản xuất Cùng với trung tâm chuyển mạch gần 70 tổng đài vệ tinh tạo nên hệ thống mạng đa trạm bao phủ khắp địa bàn Quận nội thành huyện ven đô đảm bảo tốt nhu cầu thông tin liên lạc Thủ đô Hệ thống mạng ngoại vi bao gồm hệ thống truyền dẫn cáp quang hệ thống cáp đồng thiết bị đầu cuối.Hệ thống truyền dẫn cáp quang kết nối tổng đài trung tâm với , tổng đài trung tâm với tổng đài vệ tinh với tốc độ truyền 34MB/ s kỹ thuật PDH (phân cấp số cận đồng bộ) tơng lai đợc thay kỹ thuật SDH (phân cấp số đồng bộ) Hệ thống cáp đồng với hàng trăm km cáp , phụ nớc Nhật, Nam triều tiên Công ty liên doanh nội địa sản xuất với hệ thống cống bể dài 250 km đÃ nối thông cho 200000 máy điện thoại thành phố hoạt động tốt.Cùng với hệ thống trang thiết bị hệ thống chuyển mach đại hệ thống mạng ngoại vi trải khắpđịa bàn Thủ đô Công ty ĐTHN có dịch vụ tiện lợi nh hệ thống Đại lý điện thoại công cộng1180 đại lý, 100 máy điện thoại công cộng dùng thẻ, dịch vụ 108 giải đáp 13 danh mục thông tin kinh tế xÃ hội, Dịch vụ 116 giải đáp điện thoại , Trung tâm niên giám trang vàng với niên giám phát hành hàng năm, Trung tâm bảo hành thiết bị viễn thông với dịch vụ cung cấp lắp đặt, bảo hành , sửa chữa trang thiết bị viễn thông nh Tổng đài nội , máy FAX, máy điện thoại Trong tất công việc Công ty việc ứng dụng tin học đợc đa lên hàng đầu Hoạt động tin học Công ty đÃ đạt đợc thành tựu định Công ty đÃ có mạng LAN số đơn vị mạng LAN chung Công ty.Các công tác nh quản lý nhân sự, quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật, nghiệp vụ quản lý khai thác dịch vụ đÃ đợc ứng dụng tin học cách sâu rộng Với đội ngũ cán bé kü tht lµnh nghỊ , víi hƯ thèng trang thiết bị kỹ thuật đại Công ty Điện Thoại Hà Nội đáp ứng tốt yêu cầu thông tin không ngừng phát triển tơng lai Sắp tới hệ thống chuyển mạch Công ty lên tới 17 trung tâm chuyển mạch, 100 tổng đài vệ tinh với phát triển rộng khắp mạng ngoại vi hớng tới năm 2000 với mật độ điện thoại 20 máy/ 100 dân địa bàn Hà nội Cùng với bớc tiến Công ty đa vào mạng lới kỹ thuật mạch vòng cáp quang RING I, RING II , kỹ thuật SDH, tổng đài phân phối gọi ACD, hệ thống vô tuyến cố định GMH-2000, phát triển dịch vụ phi thoại mạng nh truyền số liệu, INTERNET vv đóng góp vào nghiệp xây dựng kinh tếvăn hoá- xÃ hội Thủ đô Hà nội 7 3.mô hình tổ chức sản xuất: 3.1: Phòng tổ chức cán lao động tiền lơng: Phòng tổ chức - lao động tiền lơng (TC-LĐTL) đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc quản lý công tác tổ chức, lao động, tiền lơng, chế độ, sách, công tác dân quân tự vệ, công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động phòng cháy chữa cháy Công ty điện thoại Phòng TC-LĐTL có nhiệm vụ: - Xây dựng nội quy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi trách nhiệm, mối quan hệ đơn vị quản lý đơn vị sản xuất - Xây dựng chủ trơng biện pháp cụ thể nhằm thực quy hoạch, kế hoạch cán Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh tơng lai - Tổ chức quản lý nắm tình hình đội ngũ cá nhân cán trực thuộc Công ty quản lý cán cấp quản lý Quản lý hồ sơ cán tập hợp báo cáo thống kê theo quy định - Thực nội dung công việc tuyển dụng, làm hộ khẩu, cho việc, nghỉ chế độ, sách Nhà nớc tình hình sản xuất Công ty - Chọn cử cán học tập trờng nớc, tham quan học tập ë níc ngoµi 9 - Tỉ chøc båi dìng thi nâng bậc hàng năm giúp đỡ học sinh, sinh viên trờng gửu đến học tập, thực tập Công ty - Tổ chức theo dõi đánh giá kết tập học sinh, sinh viên đợc phân bổ Công ty Và số nhiệm vụ khác 3.2: Phòng quản lý kỹ thuật: Phòng quản lý kỹ thuật gọi tắt phòng kỹ thuật, đơn vị trực thuộc Giám đốc công ty Điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc quản lý công tác kỹ thuật công ty Phòng quản lý Kỹ thuật có nhiệm vụ : - Tổ chức quản lý chặt chẽ hệ thống mạng lới thông tin điện thoại thành phố số lợng, kết cấu, chất lợng trang thiết bị, sơ đồ tổ chức mạng, hồ sơ kỹ thuật, trang thiết bị đo thử thiết bị phụ trợ khác - Tổ chức hớng dẫn quy trình qui phạm kỹ thuật khai thác, vận hành bảo dỡng quản lý trang thiết bị kỹ thuật - Quản lý, lu trữ tài liệu, sơ đồ, hồ sơ kỹ thuật mạng cáp, thiết bị chuyển mạch thiết bị phục vụ thông tin khai thác vận hành mạng lới Cập nhật biến động mạng cáp thiết bị 1 - Phối hợp đào tạo, tuyển chọn lao động kỹ thuật, thi nâng bậc, kiểm tra thử việc Công ty tổ chức 3.3: Phòng quản lý nghiệp vụ: Phòng quản lý nghiệp vụ gọi tắt phòng nghiệp vụ đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc quản lý kinh doanh dịch vụ khai thác điện thoại Công ty điện thoại Hà nội Phòng quản lý nghiệp vụ có nhiệm vụ sau : - Tổ chức thực qui trình nghiệp vụ nghành - Tổ chức hớng dẫn, kiểm tra đơn vị thực thể lệ thủ tục khai thác điện thoại đờng dài, dịch vụ đặc biệt, 108, 116, điện thoại công cộng Thanh tra, kiểm tra khiếu nại thuê bao - Xây dựng quy định, quy trình quản lý nghiệp vụ cho việc khai thác dịch vụ, PTTB, quản lý dàn số, cớc phí, 108, 116 nội BĐHN, Công ty điện thoại - Tỉ chøc thùc hiƯn cung cÊp sè liƯu : + Số máy điện thoại theo nội dung danh bạ 116, 108 + Trung tâm niên giám đơn vị quản lý + Đại lý điện thoại công cộng + Các loại khiếu nại 1 + Quản lý hồ sơ thuê bao đợc biến động theo mÃ thu cớc hàng tháng 3.4: Phòng Tài kế toán: Phòng tài kế toán gọi tắt phòng TC-KT đơn vị trực thuộc Giám đốc công ty Điện thoại Hà nội, có chức giúp Giám đốc lĩnh vực công tác tài kế toán, quản lý kinh tế công ty Phòng TC-KT cã çc nhiƯm vơ : - Tỉ chøc gi¸m s¸t việc thực thể lệ, thủ tục quản lý kinh tế, tài kế toán thuộc đơn vị doanh nghiệp nhà nớc - Tổ chức quản lý kinh doanh hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp theo qui định nhà nớc không để thất thoát tài sản thâm hụt công quĩ - Hoạch toán kinh doanh, cân đối thu chi đảm bảo hoạt động sản xuất, bảo toàn vốn đảm bảo đời sống cho cán công nhân viên - Tổ chøc bé m¸y kÕ to¸n çc nghiƯp vơ, thùc hiƯn đầy đủ chế độ kế toán : Kế toán tài sản cố định, kế toán vật t, tiền lơng, kế toán thu chi Phục vụ đắc lực cho công tác quản lý - Thực đầy đủ nội dung, chế độ kế toán tổng hợp, kiểm tra số liệu chứng từ, lập, ghi sổ cái, lập bảng kết toán tài sản, phân tích số liệu kế toán, lập báo cáo kiểm tra tài sản theo qui định 1 - Ra văn bản, hớng dẫn, qui định cho đơn vị thực hiệnnhững nội dung công việc thuộc phạm vi chức trách nhiệm vụ phòng đôn đốc đơn vị thực - Tổ chức hớng dẫn, tập huấn nhiệm vụ cho kế toán đơn vị công ty 3.5: Phòng kế hoạch kinh doanh: Phòng Kế hoạch kinh doanh viết tắt phòng KH-KD đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc Công ty lĩnh vực Công tác: kế hoạch, kinh doanh, vật t, tài sản, sửa chữa xây dựng Phòng KH-KD có nhiệm vụ: - Tổng hợp kế hoạch thu, chi, phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh lập kế hoạch hàng năm để trình duyệt bảo vệ kế hoạch cấp - Phân bổ kế hoạch thu, chi sở tính toán theo kế hoạch đÃ đợc giao, giao cho đơn vị thực thời gian thích hợp để đơn vị phấn đấu hoàn thành - Lập kế hoạch mua sắm vật t, phơng tiện, công cụ lao động sản xuất đảm bảo trang bị đủ đáp ứng đợc yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh Công ty 3.6: Phòng hành quản trị: Phòng Hành chính-Quản trị gọi tắt phòng Hành đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc tổ chức thực quản lý công tác hành quản trị Công ty Phòng Hành có nhiệm vụ: - Quản lý toàn mặt sản xuất đài trạm phòng làm việc thuộc khu vực văn phòng Công ty - Quản lý trang bị nội thất, phơng tiện làm việc hệ thống chiếu sáng, đảm bảo yêu cầu công tác sinh hoạt sở sản xuất Công ty - Lập kế hoạch sửa chữa, mua sắm trang bị thờng xuyên giải yêu cầu phát sinh đột xuất đáp ứng yêu cầu sản xuất công tác + Tập hợp yêu cầu sửa chữa, cải tạo nhà trạm, khảo sát cụ thể dề xuất ý kiến báo cáo Giám đốc - Tổ chức hệ thống lu trữ hồ sơ tài liệu Công ty - Quản lý, sử dụng giữ gìn tốt trang thiết bị văn phòng 3.7: Phòng máy tính: Phòng Máy tính đơn vị trực thuộc Công ty Điện thoại Hà nội có chức nghiên cứu tin học ứng dụng vào sản xuất tổ quản lý mạng máy tính Công ty Điện thoại Phòng máy tính có nhiệm vụ sau : - Tập trung nghiên cứu phần mềm, xử lý tin, phần cứng truyền thông - Nghiên cứu việc triển khai ứng dụng vào công nghệ thông tin, ứng dụng vào sản xuất Công ty : thiết bị phần cứng, hệ điều hành ( UNIX, NOVELL, WINDƠWS NT ), phần mềm quản trị liệu ( ORACLE, SYCBASE ) - Nghiên cứu vấn đề mạng máy tính bao gồm mạng LAN vµ WAN tiÕn hµnh triĨn khai thùc tÕ ë Công ty ( mạng LAN chung Công ty, đấu nối liên mạng, truy nhập từ xa ) - Khắc phục cố trục trặc, h hỏng thiết bị tin học đơn vị Công ty, đề xuất biện pháp sử lý cần thiết - Quản lý mạng LAN chung toàn Công ty, mạng LAN cđa 108, 116, 119, LAN nghiƯp vơ thể, phòng máy tính phải tập trung vào số công tác khác - Lấy số liệu mạng cáp theo định kỳ để kiểm tra, làm sở báo cáo tổng kết 3.8: Ban tra bảo vệ: Ban tra bảo vệ viết tắt ban TT-BV đơn vị chức trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội, giúp Giám đốc lĩnh vực công tác kiểm tra, tra, bảo vệ Công ty Điện thoại Hà nội Ban TT_BV có nhiƯm vơ : - Thùc hiƯn sù chØ đạo Giám đốc, tổ chức kiểm tra tra hoạt động thuộc lĩnh vực sản xuất, hoạt động kinh tế, tài chính, quản lý vật t chấp hành luật pháp nhà nớc vv - Xây dựng kế hoạch, tra, kiểm tra theo chế độ định kỳ bất thờng với nội dung cụ thể yêu cầu đơn vị liên quan phối hợp thực hện - Và nhiệm vụ khác 3.9: Các đài điện thoại: Có đơn vị: Đài điện thoại trung tâm Đài điện thoại Thợng Đình Đài điện thoại Hùng Vơng Đài điện thoại Giáp Bát Là đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hà nội,có chức quản lý mạng lới dây, máy, cáp (DMC) quản lý tổng đài vệ tinh, nhà trạm lắp đặt thiết bị trang thiết bị kỹ thuật khác Giám đốc Công ty giao 3.10: Đội điện điều hoà: Đội điện điều hoà đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội, có chức quản lý, vận hành, bảo dỡng hệ thống nguồn điện, hệ thống bơm thoát nớc, hệ thống điều hoà không khí Lắp đặt hệ thống điều hoà, nguồn điện gia công khí phục vụ yêu cầu sản xuất Công ty 3.11: Đội nâng cấp: Đội Nâng cấp mạng lới thông tin gọi tắt đội nâng cấp đơn vị SX trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức thực việc phát triển, nâng cấp chất lợng mạng cáp phục vụ yêu cấu sản xuất kinh doanh Công ty Đội nâng cấp có nhiệm vụ sau : Thi công , xây dựng công trình cáp phạm vi nhiệm vụ Công ty cho phép Kéo cáp quay đầu, đấu nối , đấu chuyển cáp có yêu cầu cần thiết Xây dựng công trình cáp cần tiến độ nhanh mà đơn vị khác không làm kịp Xây dựng tuyến cáp chính, cáp phụ cần thiết phục vụ yêu cầu phát triển thuê bao 3.12: Trung tâm Chuyển mạch truyền dẫn: Trung tâm Chuyển mạch - truyền dẫn viết tắt Trung tâm CM-TD đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức quản lý vận hành, khai thác bảo dỡng hệ thống chuyển mạch hệ thống ghép kênh truyền dẫn cáp sợi quang Trung tâm CM-TD có nhiệm vụ: - Tổ chức xây lắp hệ thống thiết bị đài trạm thành phố Hà nội huyện ngoại thành - Quản lý bảo dỡng, vận hành khai thác hệ thống chuyển mạch, hệ thống ghép kênh - Truyền dẫn sợi cáp quang tổng đài trung tâm tổng đài vệ tinh nội thành - Giải yêu cầu mở kênh, tạo số, xoá số gọi, khoá, mở dịch vụ theo yêu cầu đạo - Cập nhật số liệu kỹ thuật, lu trữ hồ sơ tài liệu thực chế đọ báo cáo theo quy định - Giữ gìn đảm bảo quản lý linh kiện dự phòng thay tổ chức quản lý tốt tài sản đợc giao 3.13: Trung tâm đo thử điều hành sửa chữa: Viết tắt TTĐTĐHSC, gọi tắt trung tâm 119 đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức điều hành sửa chữa h hỏng DMC đảm bảo khôi phục liên lạc theo tiêu thời gian qui định toàn mạng lới công ty Điện thoại Hà nội quản lý TTĐTĐHSC có nhiệm vụ : - Tổ chức tiếp nhận báo hỏng, đo thử, xác định, lập phiếu sửa chữa xuất phiếu đến đài điện thoại 1 - Theo dõi điều hành đôn đốc sửa chữa đảm bảo tiêu thời gian khôi phục liên lạc - Đo thử nghiệm thu chất lợng khoá phiếu , tập hợp số liệu báo cáo hàng ngày - Quản lý chặt chẽ số liệu thực chế độ báo cáo theo quy định - Thực nghiêm chỉnh quy định giao tiếp với khách hàng quan hệ công tác 3.14: Trung tâm điện thoại công cộng: Trung tâm Điện thoại công cộng (sau viết tắt làTTĐTCC) đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc công ty Điện thoại Hà nội có chức tổ chức sản xuất, kinh doanh loại hình dịch vụ điện thoại công cộng (dạng đại lý điện thoại dùng thẻ) mạng lới điện thoại Hà nội công ty Điện thoại quản lý Trung tâm Điện thoại công cộng cã çc nhiƯm vơ sau : - Tỉ chøc ph¸t triển kinh doanh có hiệu mạng lới dịch vụ đại lý điện thoại công cộng địa bàn thành phố thuộc quyền quản lý Công ty Điện thoại Hà nội - Thực công tác quản lý, kiĨm tra thêng xuyªn viƯc thùc hiƯn qui chÕ hoạt động đại lý điện thoại công cộng Đảm bảo cho đại lý kinh doanh khai thác theo hợp đồng đÃ ký, đặc biệt giá cớc, tinh thần, thái độ phục vụ nh đảm bảo văn minh dịch vụ đại lý 1 -Tổ chức thực việc thu cớc điện thoại nhà đại lý : tiến độ, đảm bảo nguyên tắc quản lý tài chặt chẽ, tránh thất thu,mất mát - Quản lý chặt chẽ tổ chức mạng lới đại lý kinh doanh có hiệu số thẻ (Card) đÃ đợc nhận - Tổ chức tiếp thị nắm, bắt yêu cầu thông tin để đề xuất phơng án phát triển điểm đặt máy Pay-phone đạt hiệu kinh doanh 3.15: Trung tâm bảo hành thiết bị thông tin: Trung tâm bảo hành thiết bị thông tin viết tắt Trung tâm BHTBTT gọi tắt Trung tâm bảo hành đơn vị dịch vụ trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hà nội có chức bảo dỡng, sửa chữa, lắp đặt thiết bị điện thoại thuộc phạm vi quy định Công ty điện thoại Hà nội Trung tâm BHTBTT có nhiệm vụ : - Quản lý, bảo dỡng, sửa chữa, lắp đặt thiết bị điện thoại thiết bị nguồn điện cho tổng đài điện thoại PABX - Tổ chức tiếp thị tìm kiếm khách hàng mua bán thiết bị điện thoại đạt hiệu kinh doanh - Thực đầy đủ thủ tục thu tiền khách hàng, giao nộp Công ty cập nhật số liệu vào sổ sách kế toán ầy dủ - Sửa chữa đờng dây trung kế từ hộp đầu dây cạnh tổng đài đến máy nhánh 2 - Phục vụ khách hàng với tinh thần trách nhiệm cao, thái độ văn minh, lịch giao tiếp không để khách hàng kêu ca, phàn nàn Giới thiệu phòng thực tập: Em thực tập phòng Tài Kế toán công ty Phòng có 17 ngới đợc bố chí làm việc theo sơ đồ sau Trưởng phòng (kế toán trưởng) : Nguyễn Quang Hưng Bộ phận Công trình Phó phòng: Lê Thị Hoà Nguyễn Lê Hằng Nhữ Minh Hùng Nguyễn Minh Hạnh Võ Thị Điểm Bộ phận Vật tư Bùi Thị Vân Trang Ngô Thị Miến Bộ phận tài sản Công đoàn : Châu Minh Thu Ngun Kh¸nh Têng Bé phËn to¸n tiỊn mặt, ngân hàng Lê Kim Thanh (Tiền mặt) Ngô Kim Dung (Doanh thu) Lê Kim Thái (Công nợ) Phạm Thu Hà (Ngân hàng) Châu Minh Thu (Thủ quỹ) Nguyễn Minh Tuyết Nguyễn Thanh Hồng (Văn thư) Quách Xuân Thắng (KT tổng hợp) 4.1 Lý lựa chọn đề tài: Trong thời gian thực tập vừa qua phòng Tài Kế toán qua tìm hiểu nghiên cứu em thấy công việc phòng đợc ngời phòng thực vớng mắc riêng phận vật t có vấn đề Chơng trình quản lý vật t phòng dùng đÃ đợc dùng từ lâu nên không phù hợp có số vấn đề đòi hỏi nẩy sinh mà chơng trình cũ không đáp ứng đợc Ví du nh mẫu báo cáo, cách tính giá, Và không tơng thích với phần cứng có phòng Phòng Tài Kế toán đÃ định nhờ phòng máy tính viết hộ chơng trình cho việc quản lý vật t nhng đa vào sử dụng cha đáp ứng đợc nhu cầu có số vấn đề chơng trình đáp ứng đợc tốt chơng trình cũ nhng số vấn đề lại không đợc tốt chơng trình cũ phòng Tài Kế toàn dùng chơng trình cũ có số phần có lỗi Do em đÃ chọn đề tài thực tập chơng trình quản lý vật t Công ty điện thoại Tuy vấn đề vật t vấn đề đÃ có từ lâu đÃ đợc nhiều ngời giải nhng công ty có đặc thù riêng có đòi hỏi khác giải vấn đề 4.2.Tên đề tài: Qua tìm hiểu với hớng dẫn ngời phòng Tài Kế toán em định chọn đề tài chơng trình: Quản lý vật t 2 Chơng II sở phơng pháp Luận nghiên cứu đề tài I Quản lý ứng dụng tin học quản lý 1.1 Một số khái niệm quản lý: - Quản lý thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát, thờng đợc dùng để việc điều hành hoạt động tổ chức kinh tế xÃ hội - Trong công tác quản lý ngời ta phân hai loại hình lao động : Thứ là: Lao động mang tính chất máy móc lặp lặp lại nhiều lần nh việc thống kê sổ sách, bảng biểu, báo cáo, Thứ hai : Lao động mang tính chất sáng tạo nh việc đề phơng pháp mới, công việc kiểm tra, hớng dẫn Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ chiếm / 4, lại cho loại hình lao động thứ hai 1.2 ứng dụng tin học quản lý: Ngày víi sù ph¸t triĨn cđa m¸y tÝnh cịng nh çc phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin rÊt réng r·i trªn mäi lÜnh vùc Trong níc ta công nghệ thông tin đÃ khẳng định vai trò vị trí to lớn lÜnh vùc kinh tÕ, x· héi ViƯc ¸p dơng tin học vào quản lý nhằm mục đích giải phóng cho họ tập trung dồn sức vào quản lý chặt chẽ,khoa học,làm tăng hiệu tốc độ xử lý thông tin.Tïy theo tõng nhiƯm vơ thĨ mµ ngêi ta cã thĨ tin häc hãa toµn bé hay tin häc hóa phần 1.2.1 Tin học hóa toàn bộ: Phơng pháp tin học đồng thời chức quản lý thiết lập cấu trúc hoàn toàn tự động thay cho cấu trúc tổ chức quan quản lý Ưu điểm : chức quản lý đợc tin học hóa cách triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính quán tránh đợc trùng lặp, d thừa đầu lớn 1.2.2 Tin học hóa phần: Phơng pháp tin học hóa phần chức theo yêu cÇu thĨ cđa tõng bé phËn ViƯc thiÕt kÕ phần hệ quản lý hệ thống đợc thực cách độc lập tách biệt với giải pháp đợc chọn cho phân hệ khác Ưu điểm phơng pháp đơn giản thực ứng dụng phát triển tơng ®èi ®éc lËp víi nhau, vèn ®Çu t ban ®Çu không lớn Nhợc điểm: Không đảm bảo tính quán cao toàn hệ thống không tránh khỏi trùng lặp d thừa thông tin Trong hai phơng pháp cho dù áp dụng phơng pháp việc tin học hóa phải đợc xây dựng theo kế hoạch chặt chẽ thống 1.3 Những đặc điểm hệ thống quản lý: 1.3.1 Phân cấp quản lý: - Hệ thống quản lý trớc hết hệ thống đợc tổ chức thống từ xuống dới có chức tổng hợp thông tin giúp lÃnh đạo quản lý thống toµn bé hƯ thèng 2 - HƯ thèng đợc phân thành nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dới lên truyền từ xuống dới 1.3.2 Luồng thông tin vào: - Mỗi công việc khối lợng thông tin phải xử lý thờng nhật lớn, đa dạng chủng loại nh cách xử lý hay tính toán Có thể phân thông tin làm ba loại: Loại thông tin dùng cho tra cứu Loại thông tin luân chuyển chi tiết Loại thông tin luân chuyển tổng hợp Trong đó: - Thông tin dùng cho tra cứu loại thông tin đợc dùng chung cho hệ thống thay đổi, loại thông tin đợc đa vào lần dùng để tra cứu - Thông tin luân chuyển chi tiết loại thông tin chi tiết hoạt động thờng nhật hàng ngày quan quản lý, khối lợng thông tin loại thờng lớn - Thông tin luân chuyển tổng hợp loại thông tin tổng hợp hoạt động phận, thông tin cô đọng mang nhiều thông tin 1.3.3 Luồng thông tin ra: - Thông tin đầu đợc tổng hợp từ thông tin vào phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trờng hợp cụ thể Các hình thức đầu chủ yếu toán quản lý sổ sách báo cáo loại thông tin thông báo 1.4 quản lý: Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin Việc xây dựng hệ thông tin quản lý làm theo phơng pháp sau: 1.4.1 Phơng pháp phân tích: phơng pháp trớc hết phải xây dựng đảm bảo khoa học toàn hệ thống sau xây dựng chơng trình làm việc - Ưu điểm:Tránh đợc việc thiết lập mảng làm việc cách thủ công - Nhợc điểm: Hệ thống hoạt động đợc đa vào cách thủ công 1.4.2 Phơng pháp tổng hợp: Là phơng pháp đòi hỏi phải xây dựng mảng làm việc cho toán riêng biệt - Ưu điểm: cho phép ta đa dần hệ thống vào hoạt động theo giai đoạn Nh nhanh chóng thu đợc kết qủa - Nhợc điểm: Khó tránh khỏi trùng lặp thông tin 1.4.3 Kết hợp hai phơng pháp: Với phơng pháp ngời ta kết hợp đồng thời việc xây dựng mảng số mảng làm việc cần thiết, nhiên cần phải tổ chức cách chặt chẽ để đảm bảo xây dựng sở thông tin thống toàn hệ thống II Những nội dung cho việc thiết kế hệ thống thông tin quản lý: Một số khái niệm hệ thống thông tin: a Thông tin: Dữ liệu số liệu tài liệu cha đợc xử lý Thông tin liệu đÃ đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có nghĩa có giá trị đối tợng nhận tin việc định Thông tin trình xử lý trở thành liệu trình khác Thông tin phải phản ánh đợc mối quan hệ đối tợng chủ thể Đối tợng phản ánh thông tin cho chủ thể, chủ thể biến thông tin đợc phản ánh thành tri thức Do thông tin phải chủ thể, thông tin phải đợc chủ thể tri thức hoá áp dụng vào sống Đặc trng thông tin: + Giảm độ bất định đối tợng + Thông tin mang tính thời điểm + Thông tin mang tính định hớng, thông tin hẹp giá trị lớn + Thông tin mang tính cục b Thông tin quản lý: Thông tin vừa nguyên liệu đầu vào vừa sản phẩm đầu hệ thống quản lý Chủ thể quản lý thu thập thông tin từ môi trờng từ đối tợng quản lý mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, huy, kiểm tra kiểm soát hoạt động toàn tổ chức Thông tin từ môi trường Thông tin tác nghiệp Hệ thống quản lý Thông tin môi trường Thông tin định Đối tượng quản lý ờng Nh vậy, thông tin quản lý thông tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý Có loại định quản lý là: Quyết định chiến lợc: nhằm xác định mục tiêu xây dựng nguồn lực cho tổ chức; Quyết định chiến thuật nhằm cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, nhằm kiểm soát khai thác tối đa nguồn lực; Quyết định tác nghiệp nhằm thùc thi nh÷ng nhiƯm vơ thĨ c HƯ thèng thông tin: Hệ thống thông tin tập hợp ngời, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệuthực hoạt động thu thập, lu trữ phân phối thông tin tập ràng buộc đợc gọi môi trờng 2 Trong hệ thống thông tin, liệu đợc thu thập từ nguồn đa vào xử lý với liệu đÃ đợc lu trữ kho liệu từ trớc, sau thông tin đầu đợc phân phát đến đích Nguồn Đích Xử lý lưu trữ Thu thập Phân phát Kho liệu d Các tiêu chuẩn để đánh giá hoạt động hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin đợc đánh giá hoạt động tốt hay xấu thông qua chất lợng thông tin mà cung cấp Tiêu chuẩn chất lợng thông tin đợc thể ở: - Độ tin cậy - Tính đầy đủ - Tính thích hợp dễ hiểu - Tính đợc bảo vệ - Tính kịp thời Phơng pháp phát triển hệ thông thông tin: a Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin: Do vấn đề quản lý yêu cầu nhà quản lý Những luật cđa chÝnh phđ ban hµnh, viƯc ký kÕt mét hiƯp tác mới, đa dạng hoá hoạt động doanh nghiệp sản phẩm dịch vụ Các hành động đối thủ cạnh tranh có tác động mạnh vào động buộc doanh nghiệp phải có hành động đáp ứng theo hớng tăng khả cạnh tranh suất lao động Khi công nghệ đời dẫn đến việc tổ chức phải xem xét lại thiết bị có hệ thống thông tin Khi phần mềm đời nhiều doanh nghiệp phải xem xét, cân nhắc xem có nên sử dụng để cải tiến, trợ giúp tốt cho công việc hay không Những thách thức trị nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin b Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin: Mục đích dự án phát triển hệ thống thông tin có đợc sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngời sử dụng, đợc hoà hợp vào hoạt động tổ chức, xác mặt kỹ thuật, tuân thủ giới hạn tài thời gian định trớc Không thiết phải theo đuổi phơng pháp để phát triển hệ thống thông tin nhng phơng pháp ta có nguy không đạt đợc mục tiêu định trớc Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin tập hợp bớc công cụ cho phép tiến hành trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý Có ba nguyên tắc chung cho việc phát triển hệ thống thông tin là: Nguyên tắc sử dụng mô hình: Ta cần phải nắm vững ba mô hình: logíc, vật lý ngoài, vật lý trong, đồng thời phải phân định rõ ràng ranh giới chúng Nguyên tắc chuyển từ chung sang riêng: nguyên tắc đơn giản hoá Trong thực tế ngời ta đÃ chứng minh để hiểu tốt hệ thống phải từ mặt chung trớc xem xét đến mặt chi tiết Nguyên tắc chuyển đổi mô hình: Ta phải chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc giai đoạn phân tích chuyển từ mô hình logíc sang mô hình vật lý giai đoạn thiết kế Giai đoạn phân tích đợc bắt đầu việc thu thập liệu hệ thống thông tin tồn Nguồn liệu đợc cung cấp từ ngời sử dụng, tài liệu quan sát, cho ta mô tả mô hình vật lý hệ thống Từ mô tả này, phân tích viên biến đổi, phiên dịch thành mô hình logíc, thể liên quan logíc tợng, đối tợng hệ thống hoạt động Từ mô hình logíc này, giai đoạn thiết kế, phân tích viên xem xét cụ thĨ xem hƯ thèng míi sÏ thùc hiƯn nh÷ng công việc cách để ngời sử dụng tơng tác với hệ thống Nh phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống tồn tại, thiết kế mét hƯ thèng míi, thùc hiƯn vµ tiÕn hµnh cµi đặt Phân tích hệ thống việc thu thập liệu chỉnh đốn chúng để đa đợc chẩn đoán tình hình thực tế Thiết kế nhằm xác định phận hệ thống có khả cải thiện tình trạng xây dựng mô hình logíc mô hình vật lý hệ thống Việc thực hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý hệ thống chuyển mô hình sang ngôn ngữ tin học Cài đặt hệ thống tích hợp vào hoạt động tổ chức 3 Vòng đời phát triển hệ thống thông tin đợc thể mô hình thác nớc sau: Đánh giá yêu cầu Phân tích 21 Phân tích chi tiết Thiết kế logíc Xây dựng phương án Thiết kế Thiết kế vật lý Bảo trì Thực kỹ thuật Cài đặt khai thác Cài đặt Các công đoạn việc phát triển hệ thống thông tin: a Đánh giá yêu cầu: Giai đoạn đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lÃnh đạo tổ chức hội đồng giám ®èc nh÷ng d÷ liƯu ®Ých thùc ®Ĩ qut vỊ thời cơ, tính khả thi hiệu dự án phát triển hệ thống Đây giai đoạn tơng đối ngắn thời gian, tốn chi phí nhng đòi hỏi phân tích viên phải đánh giá yêu cầu thực tế, phạm phải sai lầm dẫn tới làm lùi bớc toàn dự án, kéo theo tốn chi phÝ cho tỉ chøc  Çc bíc cđa giai đoạn gồm: Lập kế hoạch: giai đoạn lập kế hoạch làm quen với hệ thống xét, xác định thông tin phải thu thập nh nguồn phơng pháp thu thập cần dùng Làm rõ yêu cầu: làm cho phân tích viên hiểu yêu cầu ngời yêu cầu Xác định xác đối tợng yêu cầu, thu thập yếu tố môi trờng hệ thống xác định khung cảnh nghiên cứu Đánh giá khả thi: tìm xem cã u tè nµo vỊ tỉ chøc, tµi chÝnh, thời gian, kỹ thuật ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt cách thành công giải pháp đÃ đề hay không Chuẩn bị trình bày báo cáo b Phân tích chi tiết: Mục đích giai đoạn phân tích chi tiết đa đợc chẩn đoán hệ thống tồn tại, có nghĩa xác định đợc vấn đề nh nguyên nhân chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc hệ thống đề đợc yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu Các bớc giai đoạn gồm: Lập kế hoạch phân tích chi tiết: lập thành đội ngũ, lựa chọn công cụ phơng pháp, xác định thời hạn xây dựng Nghiên cứu môi trờng hệ thống tồn : bao gồm nghiên cứu môi trờng ngoài, môi trờng tổ chức, môi trờng vật lý, môi trờng kỹ thuật Nghiên cứu hệ thống tại: từ việc thu thập thông tin hệ thống phân tích viên phải xây dựng đợc mô hình vật lý mô hình logíc hệ thống Chẩn đoán xác định yếu tố giải vấn đề: Phân tích viên phải đa chẩn đoán xác vấn đề hệ thống tại, từ xác định mục tiêu hệ thống yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi: việc khẳng định lại tính khả thi tổ chức, tài chính, kỹ thuật thời gian phơng án đề Sửa đổi đề xuất dự án: dựa vào thông tin thu thập đợc với đánh giá, phân tích đợc, ta phải cung cấp cho ngời định tranh toàn diện dự án, nhiệm vụ phải thực hiện, chi phí ràng buộc thời gian thực dự án Chuẩn bị trình bày báo cáo Để thu thập thông tin giai đoạn ta sử dụng số phơng pháp nh vấn, nghiên cứu tài liệu, dùng phiếu điều tra, quan sát Trong trình thu thập thông tin ta cần xử lý nhiều liệu ta phải mÃ hoá chúng MÃ hoá đợc xem việc xây dựng tập hợp hàm thức mang tính quy ớc gán cho tập hợp ý nghĩa cách cho liên hệ với tập hợp đối tợng cấn biểu diễn Có phơng pháp mÃ hoá sau: mÃ hoá phân cấp; mÃ hoá liên tiếp, mÃ hoá theo xeri, mÃ hoá gợi nhớ, mÃ hoá ghép nối MÃ hoá liệu nhằm nhận diện không nhầm lẫn đối tợng, mô tả nhanh chóng đối tợng, nhân diện nhóm đối tợng nhanh hơn, đồng thời giảm chi phí, giảm không gian lu trữ thời gian tìm kiếm Từ thông tin thu thập đợc, ngời phân tích phải mô hình hoá chúng thông qua sơ đồ luồng thông tin sơ đồ luồng liệu Các ký pháp sơ đồ luồng thông tin gồm có: - Xử lý: Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lu trữ liệu: Thủ công Tin học hoá hoàn toàn - Dòng thông tin: Tài liệu - Điều khiển: Các ký pháp sơ đồ luồng liệu (DFD) gồm có: - Nguồn đích: Tên ngời/bộ phận phát/nhân thông tin - Dòng liệu: Tên dòng liệu - Tiến trình xử lý: Tên tiến trình xử lý - Kho liệu: Tên tệp liệu Sơ đồ luồng liệu gồm có mức: sơ đồ ngữ cảnh (mức 0); phân rÃ sơ đồ thành mức 1,2, c Thiết kế logíc: Giai đoạn nhằm mục đích xác định tất thành phần logic hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc yếu điểm hệ thống thực tế đặt đạt đợc mục tiêu đÃ đợc thiết lập giai đoạn trớc, đồng thời tuân thủ ràng buộc môi trờng Trong giai đoạn ta phải đa mô hình hệ thống sơ đồ DFD sơ đồ cấu trúc liệu DSD, sơ đồ phân tích tra cứu phích logíc từ điển hệ thống 3 Việc thiết kế logic nên việc thiết kế sở liệu cho hệ thống thông tin Vì cách tiếp cận nh đảm bảo tất liệu cần thiết, liệu đợc nhập vào lu trữ hệ thốngvà xử lý yêu cầu đợc thực Thiết kế logic bao gồm công đoạn: Thiết kế sở liệu: việc xác định yêu cầu thông tin ngời sử dụng hệ thống thông tin Có hai phơng pháp thiết kế là: - Thiết kế sở liệu logic từ thông tin đầu ra: phơng pháp xác định đầu ra, liệt kê chúng thực chuẩn hoá qua mức + Mức : việc thực quy tắc danh sách không đợc phép chứa thuộc tính lặp, có thuộc tính lặp phải tách thành danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý Đồng thời gắn cho tên, tìm cho thuộc tính định danh riêng thêm thuộc tính định danh danh sách gốc + Mức 2: Trong danh sách, thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn khoá không phụ thuộc phần Nếu có phải tách phận phụ thuộc phần thành danh sách mới, lấy phận làm khác cho danh sách đăt cho danh sách tên riêng + Mức 3: Mức yêu cầu danh sách không đợc có phụ thuộc bắc cầu thuộc tính Nếu có phụ thuộc phải tách chúng thành danh sách riêng cho không phụ thuộc bắc cầu mà phải phụ thuộc trực tiếp Đồng thời tạo khóa tên cho danh sách tạo Sau chuẩn hoá qua mức ta phải xác định khối lợng liệu cho tệp toàn sơ đồ xác định liên hệ logíc tệp, thiết lập sơ đồ cấu trúc liệu - Thiết kế sở liệu phơng pháp mô hình hoá: phơng pháp mô tả mối quan hệ đối tợng hệ thống, xem xét mức độ quan hệ chúng quan hệ 1@1 (Một Một), 1@N (Mét – NhiÒu) hay M@N (NhiÒu – NhiÒu) ThiÕt kÕ xử lý Thiết kế luồng liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hoá mô hình logic d Đề xuất phơng án giải pháp: Mục đích giai đoạn thiết lập phác hoạ cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí lợi ích cho phác hoạ, xác định khả đạt đợc mục tiêu nh tác động chúng vào lĩnh vực tổ chức, nhân làm việc hệ thống đa khuyến nghị cho lÃnh đạo phơng án khả thi Trong giai đoạn ta cần phải xác định ràng buộc liên quan đến tổ chức tin học; Xác định biên giới cho phần tin học hoá, xác định cách thức xử lý; Phân tích chi phí/lợi ích thực đánh giá đa tiêu chuẩn e Thiết kế vật lý ngoài: Thiết kế vật lý việc mô tả chi tiết phơng án giải pháp đÃ đợc chọn giai đoạn trớc Nhiệm vụ giai đoạn lập kế hoạch, thiết kế chi tiết giao diện vào ra, thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá, thiết kế thủ tục thủ công chuẩn bị trình bày báo cáo Thiết kế giao diện xác định hệ thống thông tin trình bày thông tin nh cho ngời sử dụng nhập liệu vào hệ thống hay đa kết Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá xác định cách thức mà ngời sử dụng hội thoại với hệ thống thông tin thiết kế thủ tục thủ công quanh việc sử dụng hệ thống thông tin tin học hoá Kết thúc giai đoạn phải đa đợc hai tài liệu tài liệu chứa tất đặc trng cđa hƯ thèng míi sÏ cÇn cho viƯc thùc hiƯn kü tht vµ tµi liƯu dµnh cho ngêi sư dụng, mô tả phần thủ công giao diện với phần tin học hoá f Triển khai kỹ thuật hệ thống: Giai đoạn có nhiệm vụ đa định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý sở liệu, cách thức truy nhập tới ghi tệp chơng trình máy tính khác cấu thành nên hệ thống thông tin Những công đoạn giai đoạn là: lập kế hoạch triển khai, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống tài liệu, đào tạo ngời sử dụng Mục tiêu giai đoạn triển khai hệ thống xây dựng hệ thống hoạt động tốt Kết quan trọng giai đoạn phần tin học hoá hệ thống thông tin - phần mềm Việc hoàn thiện tµi liƯu hƯ thèng va tµi liƯu híng dÉn cho ngời sử dụng, cho thao tác viên trách nhiệm nhà thiết kế hệ thống g Cài đặt, bảo trì khai thác hệ thống: Đây giai đoạn thực trình chuyển đổi từ hệ thèng cị sang hƯ thèng míi Mơc tiªu cđa giai đoạn tích hợp hệ thống đợc phát triển vào hoạt động tổ chức cách va vấp đáp ứng với thay đổi xẩy suốt trình sử dụng giai đoạn ta phải thực hai chuyển đổi chuyển đổi mặt kỹ thuật chuyển đổi mặt ngời Các công đoạn giai đoạn bao gồm: lập kế hoạch chuyển đổi, chuyển đổi tệp sở liệu, đào tạo, hỗ trợ ngời sử dụng, khai thác bảo trì, đánh giá sau cài đặt IiI- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý Khảo sát hệ thống: 1.1 Khảo sát ban đầu: 1.1.1 Mục đích khảo sát: Cần phải làm sáng tỏ câu hỏi sau: - Có cần thiết tiến hành không? - Cái cần tiếp tục? - Thời gian làm? - Chi phí bao nhiêu? - Những nhân tố ủng hộ cản trở? 1.1.1 Phơng thức tiến hành: Việc khảo sát ban đầu đợc tiến hành qua bớc sau: - Xác định điều cần thực để giải vấn đề phù hợp với Công ty - Xác định phạm vi vấn đề: vấn đề cụ thể 4 - Xác định user ngời trực tiếp chịu chi phối bëi sù ph¸t triĨn HƯ thèng - ViÕt çc b¸o cáo khảo sát ban đầu để có cách nhìn bao quát dự án làm gợi ý cho giai đoạn 1.1.2 Quan sát User: Thông thờng việc quan sát gồm mức: - Mức ®iỊu hµnh: User lµm viƯc trùc tiÕp víi hƯ thèng, th- ờng xuyên gặp phải khó khăn chi tiết mà nhận thấy Khi thay đổi hệ thống công việc họ bị ảnh hởng lớn Sự cộng tác họ quan trọng - Mức giám sát: Nhu cầu thông tin họ thờng báo cáo định kỳ, báo cáo thông tin chi tiết thời điểm Đó nguồn thông tin điều khiển tốt - Mức thực hiện: Gồm ngời định chiến lợc nhân viên thi hành Họ có nhu cầu thông tin đặc biệt nh chi tiết cách nhanh chóng Đó nguồn tốt đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý - Mức chuyên nghiệp: Lĩnh vực chuyên sâu họ bị ảnh hởng hệ thống mới, cần quan tâm đến vấn đề họ đề xuất 1.2 Khảo sát chi tiết: Mục tiêu giai đoạn tìm giải pháp tối u kỹ thuật, tài chính, thời gian ràng buộc để lập báo cáo yêu cầu user, xác định dòng thông tin, đánh giá lựa chọn giải pháp, nêu kiến nghị user hệ thống công việc tơng lai - Lĩnh vực khảo sát bao gồm: Chi tiết hoá mục tiêu Xác định nguồn thông tin, yêu cầu thông tin 1.3Một số phơng pháp khảo sát trạng: Nguyên tắc chung phơng pháp khảo sát biết nhiều thông tin môi trờng hoạt động tổ chức hiểu rõ vấn đề đợc đặt có khả đặt đợc câu hỏi thiết thực với vấn đề đợc xem xét, thông tin chia làm nhóm: - Thông tin chung ngành công ty - Thông tin thân công ty - Thông tin phận có liên quan trực tiếp đến vấn đề 1.3.1 Phơng pháp quan sát: - Quan s¸t chÝnh thøc: - ViƯc quan s¸t tØ mØ làm việc thu thập thông tin hiệu - Ngời bị quan sát thấy khó chịu thay đổi cách hành động - Việc quan sát thờng đòi hỏi tốn nhiều thời gian - Quan sát không thức : Có tác dụng thấy đợc tranh tổng quát Tổ chức cách hoạt động nó, nhiên thông tin có tính chủ quan cần thận trọng 1.3.2 Phơng pháp vấn: Đây nguồn thông tin chủ yếu hệ thống cần phát triển tơng lai 1.3.3 Phơng pháp mẫu ghi: Để bắt đầu công việc cần chuẩn bị tiếp cận cách có hệ thống tới nhiệm vụ sau: - Trong bảng tờng thuật gạch chân điều kiện đờng liền nét hoạt động đờng ngắt quÃng - Những điều kiện để điền vào ô trống bảng định đÃ phác thảo đờng gạch đôi 4 - Những hoạt động đợc điền vào dới đờng gạch đôi - Hoàn thiện bảng dới dạng mở rộng Xác định thống cách trình bày - Kiểm tra rõ ràng, độ d thừa tính trọn vẹn - Bổ sung nguyên tắc khác - Kiểm tra xem vấn đề có đợc biểu diễn tốt bảng Phân tích hệ thống: 2.1 Khái niệm: Phân tích hệ thống có cấu trúc cách tiếp cận tới giai đoạn phân tích thiết kế chu trình phát triển hệ thống Nó sử dụng phơng pháp luận bao gồm thành phần: - Bộ công cụ, kỹ thuật, mô hình để ghi nhận phân tích Hệ thống yêu cầu từ xác định khuôn dạng theo dự kiến - Một khuôn khổ chung giai đoạn sử dụng công cụ liên quan với 2.2 Công cụ sử dụng: 2.2.2 Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin đợc dung để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức mô tả di chuyển d÷ liƯu, viƯc xư lý, viƯc lu tr÷ thÕ giới vật lý sơ đồ 2.2.3 Sơ đồ luồng liệu: Sơ dồ luồng liệu dung để mô tả hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng góc độ trừu tợng Trên sơ đồ bao gồm: luồng liệu, xử lý, lu trữ liệu, nguồn đích nhng không quan tâm tới nơi, thời điểm đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng liệu mô tả đơn hệ thống thông tin làm để làm 2.2.4 Sơ đồ chức nghiệp vụ (BFD-Bussiness Funtion Diagram) - BFD việc phân rÃ có thứ bậc chức hệ thống Mỗi chức gồm nhiều chức thể khung sơ đồ - Mỗi sơ đồ có mục tiêu là: + Nhằm xác định phạm vi hệ thống cần phân tích + Là cách tiếp cận logic tới hệ thống mà chức đợc làm sáng tỏ để sử dụng cho mô hình sau + Làm sáng tỏ công việc trách nhiệm cđa bé phËn hƯ thèng, qua ®ã cã thể lọc bỏ tiến trình trùng lắp - Phân rÃ sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết ngời ta dung kỹ thuật phân rÃ sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rÃ thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức lµ møc 1… 3.1 ThiÕt kÕ : ThiÕt kế logic: Giai đoạn nhằm mục đích xác định tất thành phần logic hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc yếu điểm hệ thống thực tế đặt đạt đợc mục tiêu đÃ đợc thiết lập giai đoạn trớc, đồng thời tuân thủ ràng buộc môi trờng Trong giai đoạn ta phải đa mô hình hệ thống sơ đồ DFD sơ đồ cấu trúc liệu (DSD), sơ đồ phân tích tra cứu phích logic cđa tõ ®iĨn hƯ thèng ViƯc thiÕt kÕ logic nên việc thiết kế sở liệu cho hệ thống thông tin Vì cách tiếp cận nh đảm bảo tất liệu cần thiết, liệu đợc nhập vào lu trữ hệ thống xử lý yêu cầu đợc thực Thiết kế logic bao gồm công đoạn: Thiết kế sở liệu: việc xác định yêu cầu thông tin cđa ngêi sư dơng hƯ thèng th«ng tin míi Có hai phơng pháp thiết kế là: - Thiết kế sở liệu logic từ thông tin đầu ra: phơng pháp xác định đầu ra, liệt kê chúng thực chuẩn hoá qua mức + Mức 1(1.NF) : việc thực quy tắc danh sách không đợc phép chứa thuộc tính lặp, có thuộc tính lặp phải tách thành danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý Đồng thời gắn cho tên, tìm cho thuộc tính định danh riêng thêm thuộc tính định danh danh sách gốc + Mức 2(2.NF): Trong danh sách, thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn khoá không phụ thuộc phần Nếu có phải tách phận phụ thuộc phần thành danh sách mới, lấy phận làm khác cho danh sách đăt cho danh sách tên riêng + Mức 3(3.NF): Mức yêu cầu danh sách không đợc có phụ thuộc bắc cầu thuộc tính Nếu có phụ thuộc phải tách chúng thành danh sách riêng cho không phụ thuộc bắc cầu mà phải phụ thuộc trực tiếp Đồng thời tạo khóa tên cho danh sách tạo 4 Sau chuÈn ho¸ qua møc ta phải xác định khối lợng liệu cho tệp toàn sơ đồ xác định liên hệ logic tệp, thiết lập sơ đồ cấu trúc liệu - Thiết kế sở liệu phơng pháp mô hình hoá: phơng pháp mô tả mối quan hệ đối tợng hệ thống, xem xét mức độ quan hệ chúng quan hƯ 1@1 (Mét – Mét), 1@N (Mét – NhiỊu) hay M@N (NhiỊu – NhiỊu) ThiÕt kÕ xư lý ThiÕt kÕ luồng liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hoá mô hình logic 3.2 Thiết kế vật lý ngoài: 3.2.2 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài: phân tích viên phải lựa chọn phơng tiện, khuôn dạng dòng vào/ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá hệ thống cách thức thực thủ tục thủ công Phân bố thời gian lập danh mục sản phẩm Đó việc lập kế hoạch cho giai đoạn 3.2.3 Một số nguyên tắc thùc hiƯn: Theo Joseph Dusmas th× thiÕt kÕ vËt lý HTTT phải dựa vào nguyên tắc chung sau đây: - Đảm bảo ngời sử dụng kiểm soát hệ thống Có nghĩa là, luôn thông báo cho hệ thống viƯc ph¶i thùc hiƯn -ThiÕt kÕ hƯ thèng theo thãi quen kinh nghiệm ngời sử dụng - Gắn chặt chẽ với thuật ngữ, dạng thức thủ tục đÃ đợc dung - Che khuất phận bên phần mềm phần cứng tạo thành hệ thống 4 - Cung cấp thông tin tài liệu hình - Giảm tới mức tối thiểu lợng thông tin mà ngời sử dụng phải nhí sư dơng hƯ thèng - Dùa vµo quy tắc đÃ đợc chấp nhận đồ hoạ, ký hoạ thể thông tin hình giấy 3.2.4 Thiết kế chi tiết vào/ra: Thiết kế khuôn dạng trình bày đầu thĨ thøc nhËp tin cho ngêi sư dơng C«ng viƯc quan trọng thực tế, nhận xét đánh giá hệ thống thông tin ngời sử dụng dựa vào yếu tố vào/ra Họ từ chối sử dụng yếu cho dù HTTT đợc đánh giá tốt khía cạnh khác Khuôn dạng vào/ra đẹp, hợp lý mà phải giúp ngời sử dụng thực tốt hơn, dễ dàng công việc họ - Thiết kế vật lý đầu ra: Trong giai đoạn phân tích, cán thiết kế đÃ xác định phần tử thông tin đầu ra, nơi đến, tần xuất khối lợng chúng Thiết kế vật lý đầu có hai nhiệm vụ phải làm: - Lựa chọn vật mang tin - Sắp đặt thông tin đầu - Thiết kế vào: Mục đích thiết kế vào thiết kế thủ tục nhập liệu có hiệu giảm thiểu sai sót Thiết kế vào gồm: - Lựa chọn phơng tiện - Thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhËp IV.Giíi thiƯu vỊ Access: IV.1 Giíi thiƯu: Microsoft Access 97 bốn phần mềm øng dơng cđa bé Microsoft Office 97 Access 97 lµ hệ quản trị sở liệu quan hệ chạy môi trờng Windows dùng để tạo, xử lý sở liệu Đặc điểm sở liệu quan hệ không cần phải lu trữ liệu có liên quan đến nhiều lần bảng liệu khác Nhờ vào mối liên kết bảng liệu, thông tin bổ sung cần thiết đợc tạo IV.2 Đặc điểm: Microsoft Access có điểm đặc trng sau hệ quản trị sở liệu quan hệ: - Hệ định nghĩa khóa bảng sau tự động kiểm tra trùng khóa mà không cần phải lập chơng trình để kiểm tra - Hệ cho phép xây dựng biểu thức qui định tính hợp lệ liệu nhập vào cho vùng bảng sau thông qua biĨu thøc nµy, hƯ kiĨm tra sù rµng bc toµn vẹn gía trị liệu - Nếu hai bảng có vùng chung sở liệu có mối ràng buộc toàn vẹn dạng phụ thuộc vùng nay, Access tự động kiểm tra mối ràng buộc thực thao tác cập nhật vùng chung xóa bỏ mẩu tin vùng thứ hai - Khả vấn tin b»ng vÝ dơ: cung cÊp mét c«ng gäi QBE, thực mô tả vấn tin sở đồ họa - Access cung cấp hai công cụ Form Wizard Report Wizard giúp bạn dễ dàng thiÕt kÕ 5 - Cung cÊp mét vïng cã kiểu OLE để nhúng liên kết đối tợng tạo từ ứng dụng khác - Một sở liệu Access tập tin có phần mở rộng MDB chứa tất đối tợng sở liệu - Có khả trao đổi liệu với ứng dụng khác thông qua tính : nhập, gắn, xuất - Là hệ quản trị sở liệu môi trờng nhiều ngời sử dụng, cho phép nhiều ngời truy xuất đến sở liệu làm việc môi trờng máy tính đợc nối mạng, đồng thời có khả tổ chức ngời sử dụng theo nhóm IV.3 Yêu cầu phần cứng: Để sử dụng đợc Access, phần cứng phải đáp ứng yêu cầu tối thiểu sau đây: - Máy vi tính 386DX trở sau, tốt hết phải 486 trở sau - Bé nhí RAM cã dung lỵng tèi thiĨu 12MB máy tính với Window 95 tối thiểu 16MB máy tính với Window NT 5 Chơng III: Phân tích thiết kế xây dựng hệ thống quản lý vật t I: Đánh Giá yêu cầu hệ thống: I.1 Phần liệu chung: a) Danh mơc vËt t: KÕ to¸n theo dâi tõng chđng loạI vật t theo mÃ vật t, chủng loạI vËt t theo dâi trªn mét m· vËt t (KÕ toán tự đánh mÃ vật t cho danh đIểm vËt t) NÕu cã mét lo¹I vËt t míi, kÕ toán trực tiếp mở mÃ trực tiếp sửa đổi tên cho mÃ vật t b) Danh mục kho: Kế toán quản lý kho theo mÃ riêng Kế toán mở thêm kho sửa đổi tên kho c) Danh mục đơn vị: Mỗi đơn vị khách hàng hay nhà cung cấp đợc theo dõi mÃ riêng Kế toán thêm sửa I.2 Phần nhập kho: - Trờng hợp mua vật t ngoàI mua vật t đơn vị trực thuộc Bu ĐIện Hà Nội, vào hoá đơn kế toán viết phiếu nhập kho - Trờng hợp nhập theo phiếu xuất kho đÃ cấp cho đơn vị (đây trờng hợp vật t đÃ xuất cho công trình nhng đơn vị sử dung không hết, tiến hành nhập lạI kho cho công ty I.3 Phần xuất kho: - Căn vào giấy cấp vật t giám đốc kế toán nhập vật t vào I.4 Phần hoàn tạm ứng: Đây phần giảm trừ giá trị vật t đÃ tạm ứng cho đơn vị I.5 Các báo cáo: a) Báo cáo nhập kho: Mục đích: Để soát xét kiểm tra vào cuối tháng cung cấp số liệu cần thiết Báo cáo lọc theo ngày nhập vật t b) Báo cáo xuất kho: Mục đích: Để soát xét vật t xuất cho công trình cung cấp số liệu cần thiết Báo cáo lọc theo ngày xuất vật t c) Báo cáo đơn vị: Báo cáo cho biết đơn vị cung ứng vật t hay đơn vị thi công d) Báo cáo kho: Báo cáo cho biết kho có công ty e) Báo cáo hoàn tạm ứng: Báo cáo cho biết tình hình hoàn tạm ứng Báo cáo đợc lọc theo ngày hoàn f) Báo cáo tạm ứng: Báo cáo cho biết tình hình tạm ứng vật t cho đơn vị thi công công ty g) Báo cáo nhập, xuất, tồn kho công ty Báo cáo cho biết tình hình nhập, xuất tồn kho công ty theo thời đIểm Báo cáo lọc theo thời đIểm mà ngời dùng muốn II PHân tích chơng trình: II.1 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống: II.2 Các loại phiếu Các loại hoá đơnHệ thống quản lý vật tư Các đơn vị cung cấp thi công Các đơn vị Các loại báo cáo Chỉ đạo Của cấp Sơ đồ chức chơng trình: Hệ thống quản lý vật tư Cập nhật Báo cáo Nhập Nhập Xuất Xuất Tạm ứng Tạm ứng Hoàn tạm ứng Hoàn tạm ứng Tổng hợp nhập, xuất tồn kho Tìm kiÕm Theo m· vËt t Theo tªn vËt t 5 2.3 Sơ đồ môi trờng hệ thống: Ban giám đốc Phòng kế hoạch kinh doanh Đơn vị cung cấp Quản lý vật tư Phòng tài chín - Kế toán Đơn vị thi công Các kho 2.4 Sơ đồ luồng thông tin (IFD): Thời Đơn vị điểm Giám đốc kế toán Các hoá đơn Các đơn Phòng tài vị gửi hoá Kiểm tra tính xác Cập nhật đơn đến Hồ sơ Các phiếu Các đơn vị đến lấy Báo cáo Lập báo cáo In loại phiếu loại phiếu 2.5 Sơ đồ luồng liệu (DFD): a) Sơ đồ DFD mức khung cảnh: Các báo cáo Giám đốc Các hóa đơn Các đơn vị Quản lý vật tư Các phiếu xuất nhập Thủ kho Các phiếu xuất nhập a) B) Sơ đồ DFD mức đỉnh: Các đơn vị Các loại hoá đơn Báo cáo Phòng kế toán Giám đốc Các loại phiếu Các loại phiếu Thủ kho Các loại phiếu Hồ sơ 2.6 Thiết kế sở liệu: Có cách thiết kế sở liệu nh: 2.6.1 Thiết kế sở liệu lô gíc từ thông tin Bớc1 xác định đầu -Liệt kê toàn thông tin đầu -Nội dung , khối lợng , tần suất nơi nhận chúng Bớc2 Xác định tệp cần thiết cung cấp đầy đủ liệu cho việc tạo đầu - Liệt kê phần tử thông tin đầu - Trên dòng thông tin đầu bao gồm phần tử thông tin (Information Element) nh số hoá đơn ,tên hàng , đơn vị tính đợc gọi thuộc tính Phân tích viên liệt kê toàn thuộc tính thành danh sách Đánh dấu thuộc tính lặp thuộc tính nhận nhiều giá trị liệu Chẳng hạn nh mục tên hàng hoá đơn bán hàng ghi nhiều tên hàng thuộc tính lặp - Đánh dấu thuộc tính thứ sinh thuộc tính đựơc tính toán suy từ thuộc tính khác - Gạch chân thuộc tính khoá cho thông tin đầu Ví dụ Số hoá đơn thc tÝnh kho¸ cho danh s¸ch çc thc tÝnh cđa đẩu Hoá đơn bán hàng - Loại bỏ thuộc tính thữ sinh khỏi danh sách , để lại thuộc tính sở Xem xét loại bỏ thuộc tính ý nghĩa qu¶n lý Thùc hiƯn viƯc chn ho¸ møc (1.NF) - ChuÈn ho¸ møc (1NF) quy định rằng, danh sách không đợc phép chứa thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lặp phải tách thuộc tính lặp thành danh sách , có ý nghĩa dới góc đội quản lý - Gắn thêm cho tên , tìm cho thuộc tính định danh riêng thêm thuộc định danh danh sách gèc Thùc hiƯn chn ho¸ møc (2NF) Chn ho¸ mức (2NF) quy định , danh sách thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn khoá không phụ thuộc vào phần cđa kho¸ NÕu cã sù phơ thc nh vËy tách thuộc tính phụ thuộc hàm vào phận khoá thành danh sách - Lấy phận khoá làm khoá cho danh sách Đặt cho danh sách tên riêng cho phù hợp với nội dung thuéc tÝnh danh s¸ch ChuÈn ho¸ møc (3NF) - Chuẩn hoá mức quy định rằng, danh sách không đợc phép có phụ thuộc bắc cầu thuộc tính Nếu có thuộc tính Z phơ thc hµm vµo thc tÝnh Y vµ Y phụ thuộc hàm vào X phải tách chúng vào danh sách chứa quan hệ Z, Y danh sách chứa quan hệ Y với X - Xác định khoá tên cho danh sách Bớc Tích hợp tệp để tạo CSDL - Từ đầu theo cách thực bớc tạo nhiều danh sách danh sách liên quan tới đối tợng quản lý ,có tồn riêng tơng đối độc lập Những danh sách mô tả thực thể phải tích hợp lại, nghĩa tạo thành danh sách chung , cách tập hợp tất thuộc tính chung riêng danh sách Bớc XÃc định liệu cho tệp toàn sơ đồ - Xác định số lợng ghi cho tệp - Xác định độ dài cho thuộc tính Tính độ dài cho ghi Đối với tệp CSDL (gọi R) ta sử dụng số đo kinh điển cho việc tính toán khối lợng liệu : L(R) độ dài ghi tính theo số lợng ký tự N(R) số lợng trung bình ghi R NP(R) số lợng trang lô gíc dùng R TP kích thớc trang lô gíc Thì NP(R) = E1[N(R )/ E(TP/L(R )] Trong E1(x) số nguyên đợc làm tròn lên x E(x) phần nguyên x Từ ta tính đợc tổng dung lợng chiếm chỗ (tính theo trang lô gíc) tất tệp Ngày , phần lớn tệp đợc sử dụng kèm với bảng số, cần phải tính thêm dung lợng chiếm chỗ bảng chØ sè B¶ng chØ sè cho phÐp truy nhËp tíi trang lô gíc chứa ghi cần tìm Độ phức tạp phụ thuộc vào khoá Gọi độ dài khoá D ký tự( lu ý cần phải tính thêm dung lợng chiếm chỗ phần địa vật lý giai đoạn thiết kế vật lý sau này) Trong phần lớn hệ QTCSDL quan hệ thờng có số ký tự đợc gắn kèm vào ghi với chức phục vụ nh điểm mốc để truy tìm lại , phòng cã sù cè , ta gäi S lµ số lợng ký tự phục vụ Khối lợng liệu sơ đồ đợc tính theo c«ng thøc sau: K ∑ N ( Ri )(L( Ri )+S + D) i=1 Trong K tổng số tệp sơ đồ Trong thực tế chọn giá trị trung bình D giá trị trung bình S 12 để tính Bớc Xác định liên kết hệ lô gíc tệp thiết lập sơ đồ cấu trúc liệu Xác định mối liên kết tệp , biểu diễn chúng mũi tên hai chiỊu , nÕu cã mét quan hƯ mét - nhiỊu vẽ hai mũi tên hớng 2.6.2 Thiết kế Cơ sở liệu phơng pháp mô hình ho¸: a) Mét sè kh¸i niƯm: - Thùc thĨ(Entity): Thùc thể mô hình logic liệu đợc dung để biểu diễn đối tợng cụ thể trừu tợng giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin vỊ chóng - Liªn kÕt(association): Mét thùc thĨ thực tế không tồn độc lập với thực thể khác Có liên hệ qua lại thực thể khác Cũng gọi có quan hệ qua lại với Khái niệm liên kết hay quan hệ đợc dùng để trình bày , thể - Số mức độ liên kết: + 1@1 Liên kết loại Một-Một: Một lần xuất thực thể A đợc liên kết với lần xuất thực thể B ngợc lại + 1@N Liên kết loại Một Nhiều: Mỗi lần xuất thực thể A đợc liên kết với nhiều thực thể B lần xuất thùc thĨ B chØ liªn kÕt víi nhÊt mét lần xuất thực thể A + N@M Liên kết loại Nhiều Nhiều: Một lần xuất thực thể A đợc liên kết với nhiều lần xuất thực thể B lần xuất thực thể B đợc liên kết với nhiều lần xuất thực thể A - Khả tuỳ chọn cđa liªn kÕt : Trong thùc tÕ, nhiỊu cã lần xuất thực thể A không tham gia vào liên kết tồn thực thể A thực thể B - Chiều liên kết: Chiều quan hệ số lợng thực thể tham gia vào quan hệ Ngời ta chia quan hệ làm loại: Một chiều, hai chiỊu vµ nhiỊu chiỊu 6 b) Ta cã thĨ mô hình hoá quan hệ nh sau: Các đơn vÞ cung cÊp N Cung cÊp VËt t N LÊy N Có Phòng tài kế toán Quản lý 2.6.3 Các đơn vị thi công Kho Các bảng chơng trình: Bảng đơn vị: Tên tr- ờng Kiểu liệu Độ lớn Mô tả Ma_dv Text MÃ đơn vị Ten_dv Text 30 Tên đơn vị Dia_chi Text 50 Địa Ghi_chu Text 50 Ghi Bảng kho: Tên tr- Kiểu ờng liệu Độ lớn Mô tả Ma_kho Text MÃ kho Ten_kho Text 30 Tên kho Dia_chi Text 50 Địa Ghi_chu Text 50 Ghi Độ lớn Mô tả Bảng hoá đơn nhập: Tên tr- Kiểu ờng liệu So_pn Sè phiÕu Text Date/time 10 Ngµy nhËp Ma_kho Text MÃ kho Ma_dv Text MÃ đơn vị Dai_dien Text 50 Đại diện Dia_chi Text 50 Địa Độ lớn Mô tả Text Số phiếu xuất Date/Time 10 Ngµy xuÊt Ma_kho Text M· kho Ma_dv Text MÃ đơn vị So_ct Text Số chứng từ Ngay_ct Date/Time 10 Ngày chứng từ Cong_trin Text 50 Công trình Ngay_nha p nhập Bảng hoá đơn xuất: Tên tr- Kiểu êng So_px Ngay_xua t d÷ liƯu h Dien_giai Text 50 Diễn giải 6 Bảng hoàn: Tên tr- Kiểu ờng liệu Độ lớn Mô tả Số phiếu t¹m So_ptu Text Ma_vt Text M· vËt t Ten_vt Text 20 Tªn vËt t So_luong Number 10 Sè lợng Don_gia Number 10 Đơn giá Độ lớn Mô tả ứng Bảng hoàn vật t: Tên tr- Kiểu ờng So_ptu liệu Số phiếu tạm Text Date/Time 10 Ngày hoµn Ma_kho Text M· kho Ma_dv Text M· đơn vị So_ct Text Số chứng từ Ngay_ct Date/Time 10 Ngày chứng từ Text 50 Công trình Text 50 DiƠn gi¶i Ngay_hoa n Cong_trin h Dien_giai øng Bảng nhập: Tên tr- ờng Kiểu liệu Độ lớn Mô tả Số So_pn Text Ma_vt Text MÃ vËt t Ten_vt Text 20 Tªn vËt t So_luong Number 10 Số lợng Don_gia Number 10 Đơn giá Độ lớn Mô tả phiếu nhập Bảng Tạm ứng: Tên tr- Kiểu ờng liệu Số phiếu tạm So_ptu Text Ma_vt Text M· vËt t Ten_vt Text 20 Tªn vËt t So_luong Number 10 Số lợng Don_gia Number 10 Đơn giá Bảng xuất tạm ứng: ứng Tên tr- ờng Kiểu liệu Độ lớn Mô tả Số phiếu tạm So_ptu Text Ngay_tu Date/Time 10 Ngày tạm ứng Ma_kho Text MÃ kho Ma_dv Text MÃ đơn vị Độ lớn Mô tả ứng Bảng xuất: Tên tr- êng KiĨu d÷ liƯu Sè So_px Text Ma_vt Text M· vËt t Ten_vt Text 20 Tªn vËt t So_luong Number 10 Số lợng Don_gia Number 10 Đơn giá xu©t phiÕu 2.6.4 Ta cã quan hƯ cđa bảng nh sau: 2.7 Các giao diện chơng trình mẫu báo cáo: 7 7 7 7 Kết luận Đất nớc ta bớc vào thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa bắt đầu phát triển lên Sau 10 năm đổi mới, cục diện kinh tế đÃ có nhiều tiến tích cực, phải kể đến đóng góp hoạt động ngành công nghệ thông tin vào phát triển chung Ngành công nghệ thông tin đÃ góp phần đáng kể vào trình thúc đảy sản xuất phát triển Tuy vậy, chế thị trờng ngành mẻ nên tránh khỏi khó khăn vớng mắc ban đầu Điều đòi hỏi công ty phải với nhà nớc quan chức cố gắng để thúc đẩy ngành phát triển mạnh sánh cờng quốc giới, đa đất nớc tiến nhanh đờng công nghiệp hóa, đại hóa Trong khuôn khổ đề tài Quản lý vật t , em đÃ thực đầy đủ mục tiêu đề tài Thực tế cho thấy chơng trình nhiều khiếm khuyết cần khắc phục nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày cao công ty Là ngời có kinh nghiệm lĩnh vực Tin học, bên cạnh cố gắng thân kết hợp với ứng dụng kinh nghiệm thực tế để viết chơng trình này, cha đợc hoàn thiện cho nhng đáp ứng đợc phần nhu cầu quản lý công ty Em mong đợc đóng góp ý kiến thầy cô bạn bè để chơng trình đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn đÃ tận tình giúp đỡ hớng dẫn em hoàn thành đợt thực tập tổng hợp vừa qua Em xin chân thành cảm ơn anh Nguyễn Quang Hng, chị Bùi Thị Vân Trang, chị Ngô Thị Miến, toàn thể ngời phòng Tài Kế toán đÃ tận tình giúp đỡ bảo cho em tạo điều kiện thuận lợi cho em thùc tËp tèt thêi gian võa qua 8 Tài liệu tham khảo: Trơng Văn Tú: Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất thống kê, Hà Nội, 2000 2.Trần Công Uốn: GIáo trình sở liệu SQL, Access, Nhà xuất thống kê, Hà Nội, 2000 Ngô Trung Việt Phân tích thiết kế hệ thống , Nhà xuất giao thông vận tải , 1995 4.Võ Văn Viện, Giúp tự học Access 97, Nhà xuất Đồng Nai, 1999 8 Phụ lục MÃ nguồn Query dùng chơng trình: Queryhoàn vật t SELECT Hoan.STT, Hoan.Ma_vt, Hoan.Ten_vt, Hoan.So_luong, Hoan.Don_gia, Hoan_VT.Ngay_hoan FROM Hoan_VT INNER JOIN Hoan ON Hoan_VT.So_ptu = Hoan.So_ptu WHERE [tungay] (((Hoan_VT.Ngay_hoan)>=[Forms]![Bchoan]! And (Hoan_VT.Ngay_hoan)=[Forms]![Bcnhap]![tungay] And (Ngay_nhap)=[Forms]![Bctu]! And (Xuat_tam_ung.Ngay_tu)=[Forms]![Bcxuat]! And (HD_xuat.Ngay_xuat)=[Forms]![Bcton]! And [denngay]) [tungay] [denngay])); AND And (HD_nhap.Ngay_nhap)=[Forms]![Bcton]! (HD_xuat.Ngay_xuat)

Định dạng
Số trang	84
Dung lượng	546,06 KB