Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý sinh viên

Lời Mở Đầu Trong phát triển nhân loại cuối kỷ 20 đầu kỷ 21 , công nghệ thông tin đợc coi lĩnh vực ảnh hởng sâu rộng đến toàn sinh hoạt loài ngời Trên giới công nghệ thông tin đà thúc đẩy phát triển ngành từ khoa học, giáo dục, y tế, giao thông, văn hoá, ngôn ngữ v.v sống ngời Chính , công nghệ thông tin ngành công nghệ có tốc độ phát triển cao giới Ngay ViƯt Nam , c«ng nghƯ th«ng tin cịng cã tèc độ tăng trởng nhanh cách chóng mặt Vì nhà quản lý đại ngày phải chịu trách nhiệm nhiều việc xác định yêu cầu hệ thống hệ thống thông tin trách nhiệm việc phân tích, thiết kế cài đặt hệ thống thông tin cho chúng trợ giúp tốt yêu cầu thông tin nhà quản lý Chơng trình quản lý sinh viên chơng trình quản lý nghiệp vụ liên quan đến tình hình sinh viên trờng nh : Quản lý hồ sơ sinh viên, nhập điểm sinh viên, in bảng điểm sinh viên Thông báo cho phận lÃnh đạo biết tình hình sinh viên trờng Căn vào nghiệp vụ công việc quản lý sinh viên, chơng trình quản lý sinh viên đợc thực nhằm đáp ứng nghiệp vụ Chơng trình đợc viết ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro 6.0, ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc, đợc coi ngôn ngữ hệ Phơng pháp nhập số liệu đựợc thực form nhập số liệu, sau đà nhập xong liệu cần phải ghi nhận liệu này, sau ghi nhận liệu liệu đợc thể bảng sau Chơng trình cho phép ngời quản lý tệp liệu xuất báo cáo tổng hợp cho biết tình hình sinh viên thời gian đó, tìm sinh viên theo mà sinh viên cho biết tất thông tin lý lịch sinh viên Hiện trờng đại học Việt Nam, nh doanh nghiệp tiến trình ứng dụng mạnh mẽ phát triển công nghệ thông tin vào quản lý Mới đầu máy tính cá nhân đơn giản mạng thông tin phức tạp Tuy nhiên đặc ®iĨm cđa c«ng nghƯ th«ng tin cđa ViƯt Nam míi trình phát triển nên đà quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhng phần mềm hệ thống, phần mềm trợ giúp phần mềm quản lý thay hoàn toàn công việc thủ công cha đợc quan tâm Với chơng trình quản lý sinh viên hy väng sÏ gióp cho ngíi sư dơng tiÕt kiƯm đợc thời gian việc quản lý giúp cho nhà quản lý ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý với hiệu cao Chơng 1: Phơng pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý sinh viên I.Khái quát quản lý hệ thống quản lý sinh viên Khái quát chung : Trong suốt thời gian chuyển đổi từ nỊn kinh tÕ bao cÊp sang nỊn kinh tÕ thÞ trờng, với quan tâm đạo cấp lÃnh đạo đảng, quan giáo dục nỗ lực không ngừng tập thể giáo viên, học sinh trờng kinh tế quốc dân đà đạt đợc kết đáng tự hào Thực phơng hớng đề nghị Đảng Nhà níc : “øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin tÊt lĩnh vực, tạo chuyển biến rõ rệt chất lợng hiệu công tác giảng dạy học tập, hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với số mạng thông tin quốc tế, Nghị 49/CP ngày 4/8/1993 phát triển công nghệ thông tin Việt Nam năm 90 thực chơng trình phát triển công nghệ thông tin ngành giáo dục Trờng đại học kinh quốc dân đà thành lập riêng khoa tin học kinh tế với phơng châm Chất lợng, hiệu quả, đổi phát triển tin học tập trung xây dựng sở vật chất, nâng cao chất lợng đào tạo, học tập Trờng đại học kinh tế quốc dân đơn vị trực thuộc quản lý Bộ giáo dục đào tạo, đợc điều hành hiệu trởng Trong năm gần đây, số lợng sinh viên tăng lên yêu cầu ngày cao công việc, đòi phải đợc đào tạo cách quy Hiện số sinh viên trờng khoảng 12000 ngời, không kể loại hình đào tạo khác Bộ máy quản lý trờng bao gồm : - Hiệu trởng - Phó hiệu trởng(3 ngời) - Phòng đào tạo phòng chức - Các khoa trực tiếp quản lý sinh viên thuộc chuyên ngành - Các lớp trùc thc khoa  NhiƯm vơ cđa tõng bé phËn : 1.1 Hiệu trởng: đạo chung * Chịu trách nhiệm truớc nhà nớc cán công nhân viên trờng hoạt động đào tạo * Xác lập phê duyệt sách cam kết hoạt động đào tạo trờng * Bổ nhiệm, uỷ quyền phân công trách nhiệm cho cán phụ trách công việc quản lý đào tạo thực hiện, kiểm tra công hoạt động liên quan đến chất lợng, đảm bảo cho họ hiểu quy 1.2-Hiệu phó: phụ trách đào tạo, phụ trách hậu cần phụ trách quan hệ 1.3-Phòng đào tạo : quản lý tất thứ liên quan đến sinh viên nh hồ sơ sinh viên, điểm sinh viên 1.4-Các khoa : quản lý sinh viên thuộc khoa chuyển thông tin cho phòng đào tạo 1.5-Các lớp : quản lý sinh viên lớp từ báo cáo cho khoa thuộc chuyên ngành 2- Lý cần thiết việc xây dựng đề tài ứng dụng tin học việc quản lý sinh viên trờng đại học kinh tế quốc dân 2.1 - Tình hình thực tế hệ thống quản lý điểm sinh viên Trờng đại học kinh tế quốc dân thuộc quản lý giáo dục đào tạo, bao gồm 15 khoa Mỗi khoa có nhiệm vụ quản lý sinh viên thuộc khoa mình, phòng đào tạo có trách quản lý chung tất sinh viên trờng với néi dung : - NhËp míi hå s¬ sinh viên đợc trúng tuyển vào trờng với thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán - Nạp điểm cho sinh viên sau kì thi - Tính điểm trung bình sau học kì - In danh sách sinh viên đợc học bổng, lu ban, ngừng học, học - In bảng điểm tổng hợp năm cho sinh viên - Tìm kiếm hồ sơ sinh viên để bổ sung, sửa chữa, bổ sung thông tin đáp ứng yêu cầu - In giấy chứng nhận để sinh viên đăng kí xe máy, hộ khẩu, thẻ sinh viên - In báo cáo tình hình học tập sinh viên 2.2 - Tình hình ứng dụng tin học công tác quản lý điểm sinh viên trờng đại hoc kinh tế quốc dân Hiện tát khoa phòng ban có máy tính đà nối mạng Tuy nhiên cha có hệ thống mạng chung toàn trờng, hệ thống mạng chuẩn bị đợc xây dựng Điều cho thấy trờng ngày quan tâm đến việc ứng dụng tin học vào công tác giáo dục trờng quản lý sinh viên Tuy số bất cập nh sinh viên lên mạng để xem kết thi mình, thông tin sinh viên thiÕu cËp nhËt Lý thiÕt kÕ ®Ị tài ứng dụng tin học vào công tác quản lý sinh viên trờng đại hoc kinh tế quốc dân Trong giai đoạn nay, với việc Công nghệ thông tin phát triển nh vũ bÃo toàn giới đà có ảnh hởng lớn đến việc phát triển Công nghệ thông tin nớc ta Công nghệ thông tin góp phần tổ chức khai thác có hiệu nguồn thông tin phong phú tiềm tàng lĩnh vực hoạt động ngời xà hội Công nghệ thông tin phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý nhà nớc nâng cao hiệu hoạt động giáo dục đào tạo, sản xuất kinh doanh hoạt động kinh tế xà hội khác, từ góp phần nâng cao chất lợng đào tạo nh nâng cao chất lợng sống nhân dân Trờng đại học kinh tế quốc dân đà xác định công nghệ thông tin năm tới đòi hỏi cấp bách nhằm nâng cao hiệu công tác giảng dạy học tập trờng, đáp ứng tốt nhiệm vụ mà giáo dục đà giao cho, đồng thời hoà nhập với phát triển CNTT nớc trở thành trờng mà cấp đợc công nhận toàn giới Trờng đà khai thác sử dụng máy tính vào hàng sớm trờng đại học nhiên từ nhà nớc ta chuyển sang kinh tế thị trờng tin học thực bắt đầu đợc giảng dạy phổ biến Đặc biệt năm gần trờng đà trú trọng vào công nghệ thông tin đà thành lập riêng khoa tin học, đà đào tạo đợc đội ngũ cử nhân trờng có trình độ cao tin học đà tạo đợc chỗ đứng công ty lớn nh số vị trí lÃnh đạo cấp cao đảng nhà nớc Từ góp phần nâng cao hiệu quản lý, làm lợi cho xà hội nâng cao đời sống nhân dân công đổi đất nớc Mặc dù đà đạt đợc nhiều thành tích nh nhng khó khăn nh thiếu giáo viên tin học, thiếu giáo viên có trình độ giảng dạy tin học, đội ngũ làm công tác quản lý có trình độ tin học cha cao nên dễ dẫn đến sai sót công tác quản lý đa đợc thông tin sinh viên, báo cáo tình hình học tập sinh viên hay sửa chữa điểm nhiều thời gian Chính nhứng lý mà em cho cần thiêt kế hệ thống cho công tác quản lý sinh viên Mục ®Ých cđa viƯc thiÕt kÕ hƯ thèng míi lµ dƠ dàng sử dụng, nhanh chóng đa đợc thông tin sinh viên cách thuận tiện đạt hiệu cao Để đạt đợc yêu cầu hệ thống cần đạt đợc công việc sau -Tạo điều kiện thuận lợi công tác chỉnh sửa huỷ bỏ lu trữ hồ sơ sinh viên trờng - Việc truy cập đến đối tợng theo tiêu thức đợc nhanh chóng dễ dàng -Việc xem xét, thống kê sinh viên theo tiêu thức thực lúc cần đến, khoảng thời gian ngắn nắm bắt đợc thông tin cần thiết -Quá trình tạo báo cáo để đáp ứng nhu cầu lÃnh đạo nh đáp ứng nhu cầu khoa, sinh viên trình học tập cách kịp thời, xác đầy đủ tiết kiệm thời gian -Chơng trình phải dễ sử dụng, tránh d thừa liệu nhng phải đảm bảo đầy đủ thông tin, đảm bảo đợc tính bí mật thông tin (nghĩa xác định ngời đợc phép sử dụng chơng trình thông tin đợc phân phát cho đối thợng II- Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin 1.Đánh giá yêu cầu phát triển HTTT Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành có yêu cầu Vì loại dự án đòi hỏi đầu t không tiền bạc, thời gian mà nguồn nhân lực, định vấn đề phải đợc thực sau phân tích cho phép xác định hội khả thực thi Sự phân tích đợc gọi đành giá hay thẩm định yêu cầu hay đợc gọi nghiên cứu khả thi hội.Bao gồm công đoạn sau: Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả thực thi, chuẩn bị trình bày báo cáo 1.1.Lập kế hoạch Mỗi giai đoạn trình phát triển hệ thống cần phải đợc lập kế hoạch cẩn thận.Lập kế hoạch giai đoạn thẩm định dự án làm quen với hệ thống xét, xác định thông tin cần thu thập nh nguồn phơng pháp thu thập Số lợng đa dạng nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thớc độ phức tạp hệ thống nghiên cứu 1.2.Làm rõ yêu cầu Làm rõ yêu cầu làm cho phân tích viên hiểu yêu cầu ngời yêu cầu Xác định xác đối tợng yêu cầu, thu thập yếu tố môi trờng hệ thống xác định khung cảnh nghiên cứu Làm sáng tỏ yêu cầu đợc thực chủ yếu qua gặp gỡ với ngời yêu cầu sau với ngời quản lý mà phận họ bị tác động Phân tích viên phải tổng hợp thông tin dới ánh sáng vần đề đà đợc xác định nguyên nhân nhất, chuẩn bị tranh khái quát giải pháp để tiến hành đánh giá khả thực thi dự án 1.3.Đánh giá khả thi Đánh giá khả thức thi dự án tìm xem có yếu tố ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt cách thành công giải pháp đà đề hay không Những vấn đề khả thực thi là: khả thi tổ chức, khả thi tài chính, khả thi thời hạn khả thi kỹ thuật Khả thi tổ chức: Đánh giá tình khả thi tổ chức đòi hỏi phải có hoà hợp giải pháp dự kiến với môi trờng tổ chøc Kh¶ thi kü thuËt: TÝnh kh¶ thi kü thuËt đợc đánh giá cách so sánh công nghệ có mua sắm đợc với yêu cầu kỹ thuật hệ thống đề xuất Khả thi tài chính: Khả thi tài xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn tổng chi phí bỏ hay không Khả thi mặt thời gian: Xem có khả hoàn thành hạn không 1.4.Chuẩn bị trình bày báo cáo Báo cáo cho phép nhà định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại Báo cáo phải cung cấp tranh sáng sửa đầy đủ tình hình, khuyết nghị hành động tiếp theo.Báo cáo thờng đợc trình bày để nhà định yêu cầu làm rõ vấn đề, sau định tiếp tục hay loại bỏ dự án 2.Phân tích nghiệp vụ Mục đích giai đoạn đa phân tích logic hệ thống thời, rút từ yêu cầu không tờng minh nghiệp vụ, điều hiển nhiên phải tính đến thiÕt kÕ hƯ thèng míi Mơc ®Ých cđa giai đoạn để đa vào yêu cầu nghiệp vụ tiên nghi phụ mà ngời sử dụng xác định cha có hệ thông Các công đoạn giai đoạn bao gồm: sơ đồ chức phân cấp, sơ đồ dòng liệu, mô hình quan hệ thực thể, mô hình quan hệ 2.1 Phân tích chức nghiệp vụ Một vấn đề khó khăn mà nhà phân tích gặp phải việc xác định đùng yêu cầu logic đăng sau thực vật lý hệ thống thời Để làm cho nhiệm vụ dễ dàng hơn, phơng pháp luận bắt buộc tiến hành phân rà cách có thứ bậc chức nghiệp vụ bên lĩnh vực nghiên cứu(sơ đồ chức nghiệp vụ) Việc nhấn mạnh vào chức hơnvào tiến trình gây khó khăn cho nhà phân tích làm chệch hớng ghi nhận cách thức tiến trình đợc thực mặt vật lý í tởng đợc chuyển tiếp sang hoạt động mô hình tiếp theo, chức IFD trở thành tiến trình sơ đồ dòng liệu DFD Hai mô hình IFD DFD kiểm tra chéo lẫn đớc lặp lặp lại cho đền đạt tới mô hình yêu cầu chức thoả đáng đơn giản thẩm mỹ.Một khía cạnh quan trọng khác việc dùng sơ đồ chức nghiệp vụ BFD làm công cụ lập mô hình chỗ nhà phân tích thờng xác định toàn chức tích hợp tiến hành khảo sát, phân tích thiết kế chức cách tách biệt chức khác 2.2 Phân tích yêu cầu thông tin nghiệp vụ Để xem xét chi tiết yêu cầu thông tin hệ thống, cần dùng thêm hai mô hình mô hình liệu mô hình quan hệ Mô hình liệu mô hình quan hệ-thuộc tính-thức thể đạt đợc thông qua cách tiếp cận từ xuống dới Mô hình quan hệ đợc xây dựng từ thuộc tính xác định mô hình trớc đợc chuyển qua trình chuẩn hoá Hai mô hình đợc dùng để kiểm tra chéo lẫn nhng chúng đợc tích hợp với mô hinhf chức mà kiểu thực thể cuối sơ đồ dòng liệu Bốn mô hình cha đủ t liệu cho đặc tả yêu cầu, cần phải có giải thích thêm, mục từ từ điển liệu, mô tả tiến trình mức thấp DFD, thông tin tảngv.v 3.Thiết kế hệ thống Trong giai đoạn phân tích nghiệp vụ tuý xử lý cho quan điểm logic hệ thống không liên quan tới cách thức thoả mÃn cho yêu cầu, giai đoạn thiÕt kÕ hƯ thèng l¹i bao gåm viƯc xem xÐt khả cài đặt yêu cầu nghiệp vụ cách sử dụng máy tính Quá trình thiết kế sử dụng tất phần đặc tả yêu cầu đợc xây dựng trình phân tích làm đầu vào Quá trình bao gồm phần sau: sơ đồ chức nghiệp vụ, sơ đồ dòng liệu, mô hình thực thể, mô hình quan hệ Các tài liệu trợ giúp gồm: mô tả tiến trình, biểu đồ yêu cầu vật lý, từ điển liệu 3.1.Xác định hệ thống máy tính Đây công đoạn tiến trình thiết kế dùng sơ đồ dòng liệu nghiệp vụ nh đầu vào Công cụ mô hình đợc dùng tiến trình dạng DFD với tên sơ đồ dòng liệu hệ thống đợc xây dựng cách chia trình logic DFD nghiệp vụ thành tiến trình vật lý, số chúng đợc thực máy tính số khác đợc thực ngời Đờng đứt quÃng qua trung tâm sơ đồ phân tách tiến trình máy tính khỏi tiến trình thủ công Tuy nhiên, có dòng liệu liên hệ tiến trình máy tính thủ công, dòng liệu biểu cho tài liệu, khuân dạng, báo cáo hình tạo giao diện ngời máy hệ thống 3.2.Xác nhận vào, Khi ngời sử dụng đà nhÊt trÝ víi mét c¸ch dïng m¸y tÝnh cho mét phần hệ thống, nhà thiết kế có khả xác định khu vực hệ thống thích hợp với cách tiếp cận làm mẫu Các dự tuyển mẫu riêng biệt đợc đánh dấu DFD hệ thống nhà thiết kế xây dựng mẫu dùng chi tiết lấy từ đặc tả yêu cầu, từ cđa tµi liƯu hƯ thèng cị DFD hƯ thèng sÏ kho liệu logic đợc sử dụng tiến trình đợc làm mẫu 3.3 Phân tích việc sử dụng sở liệu Tiến trình liên quan tới cách thức thực thâm nhập liệu tiến trình hệ thống tơng ứng với mô hình liệu logic đợc xây dựng giai đoạn phân tích Các tiến trình thâm nhập liệu đợc ánh xạ lên mô hình liệu, mẫu sử dụng liệu chi tiết cung cấp tài liệu gốc cho thiết kế vật lý hệ thống tệp sở liệu 3.4 Phát triển hệ thống máy tính Đây phần phức tạp tiến trình thiết kế đợc vẽ sơ đồ thực tế đợc caáu thành từ ba tiến trình tách biệt Các tiến trình nµy cïng cung cÊp 10