CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP
1.1.1 Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp
Khi đánh giá về một doanh nghiệp, thông tin tài chính nội bộ - các báo cáo tài chính chính là nguồn thông tin cơ bản nhất Trong đó, Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính rất quan trọng đối với các đối tượng có quan hệ sở hữu, quan hệ kinh doanh và quan hệ quản lý với doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán chính là một báo cáo tài chính mô tả tình trạng tài chính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định nào đó Thông thường, Bảng cân đối kế toán được trình bày dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán: một bên phản ánh tài sản và một bên phản ánh nguồn vốn của doanh nghiệp Những đối tượng quan tâm hoặc có liên quan đến hoạt động quản lý tài sản của doanh nghiệp có thể xem xét Bảng cân đối kế toán như nguồn tư liệu đầu tiên để đánh giá chất lượng của hoạt động này tại doanh nghiệp được nghiên cứu Cơ cấu tài sản được thể hiện rất rõ trên Bảng cân đối kế toán Vì thế, người quan tâm có thể có được cái nhìn tổng quan về tỉ trọng giữa tài sản lưu động và tài sản cố định cũng như biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp qua các thời kì kế tiếp nhau Trong một doanh nghiệp sản xuất, tài sản lưu động mà đặc biệt là hàng tồn kho luôn chiếm một tỉ trọng nhất định trong cơ cấu tài sản. Theo dõi Bảng cân đối kế toán qua nhiều năm tài chính có thể thấy rõ vị trí và giá trị của hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Hàng tồn kho không chỉ liên quan đến các hoạt động đầu vào mà còn liên quan đến tình hình tiêu thụ và các chính sách quản lý khác nhau Nếu xét khía cạnh các năm tài chính, tỉ trọng và cơ cấu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán thay đổi đột biến qua các kì liên tiếp sẽ là một vấn đề đặt ra cho hoạt động quản lý hàng tồn kho nói riêng và quản lý tài sản lưu động nói chung của doanh nghiệp Để có thể nghiên cứu nội dung quản lý hàng tồn kho, trước hết ta cần nắm bắt những vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp. 1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp
Một trong những điều kiện thiết yếu nhất để tiến hành các hoạt động sản xuất – kinh doanh là đối tượng lao động Khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia và một chu kì sản xuất nhất định Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Chính vì vậy, đến chu kì sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng lao động khác.Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng để nhận biết cũng như tổ chức quản lý tài sản lưu động Từ đây ta có khái niệm chung về tài sản lưu động:
Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển trong quá trình sản xuất – kinh doanh 1
Mỗi một loại tài sản đều có vai trò, vị trí nhất định đối với các nhiệm vụ và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra Đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, giá trị của tài sản lưu động thường chiếm một tỉ trọng khá cao và ổn định trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Vì thế, yêu cầu đặt ra đối với bộ máy điều hành doanh nghiệp là nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản lưu động để góp phần hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra Để đạt được điều này, Doanh nghiệp cần phải quản lý tốt từng bộ phận của tài sản lưu động bao gồm:
Chứng khoán có tính thanh khoản cao
Dự trữ/Hàng tồn kho
Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Trong những bộ phận trên của tài sản lưu động, hàng tồn kho luôn được đánh giá là trung tâm của sự chú ý trong các lĩnh vực kế toán – tài chính, kiểm toán… cũng như trong các cuộc thảo luận của các chuyên gia tài chính
Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng:
Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý;
Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;
Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;
Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng;
Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau.
Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý…Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phức tạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng.
Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung hàng tồn kho
Hàng tồn kho: Là những tài sản: a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ 2
Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau.
Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó. Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời. Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng.
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho
Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:
Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc… Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận;
Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao Vì thế quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều;
Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ…
Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP
1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho
Quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản lu động có ảnh hởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp Việc quản lý tài sản lu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động, thậm chí dẫn đến phá sản
Ba vấn đề cơ bản về quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm: dự toán vốn đầu t dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lu động Trong đó, quản lý tài sản lu động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng nh các quyết định tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp Vì vậy, công tác quản lý tài sản lu động đóng một vai trò khá quan trọng trong công tác quản lý tài sản nói chung.
Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lu động – có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngợc nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của ngời tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho Ngợc lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến dự trữ chung Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức độ đầu t cho hàng tồn kho và lợi ích do thoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu ngời tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho càng gắt gao Có thể minh họa điều này bằng một vài con số: Bình quân mức tồn kho trong hệ thống sản xuất chế tạo thờng đạt vào khoảng 1,6 doanh số bán/tháng hay khoảng 13% doanh số năm, công ty bán lẻ khoảng 1,4 doanh số bán/tháng hay 12% doanh số năm, công ty bán buôn khoảng 1,2 doanh số bán/tháng hay 10% doanh số năm Quản lý hàng tồn kho tốt cũng góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp trớc những yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thị trờng nh:
Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;
Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lợng lớn;
Đảm bảo ổn định sản xuất và số lợng công nhân khi nhu cầu biến đổi;
Bảo vệ doanh nghiệp trớc các sự kiện làm đình trệ sản xuất nh đình công, thiÕu hôt trong kh©u cung cÊp…
Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất…
1.2.2 Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo
Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cần nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất – kinh doanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy đợc sự hiện diện của hàng tồn kho cũng nh các loại kho trong từng công đoạn đó
Hệ thống sản xuất đợc diễn tả nh là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp đen kĩ thuật thành các đầu ra Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra nh một quá trình dịch chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra.
Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm việc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàng cuối cùng
Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất, biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bán thành phẩm Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất – kinh doanh
Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là tính lợng tồn kho tối u sao cho chi phí tồn kho là nhỏ nhất Hoạt động quản lý hàng tồn kho đợc đặt trên cơ sở bốn câu hỏi lớn sau:
Lợng đặt hàng là bao nhiêu đơn vị vào thời điểm quy định;
Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng;
Các giai đoạn sản xuất
K ho n hà p hâ n ph ối
Loại hàng tồn kho nào đợc chú ý;
Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không. Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hình quản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho cũng nh chi phí tồn kho có thể có.
Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh nh chi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá…, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm… Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ Vì thế, việc nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trớc khi đa ra các mô hình Chi phí tồn kho thờng bao gồm:
Chi phí lu kho (Chi phí tồn trữ)
Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)
Chi phí khác Để có thể hình dung từng bộ phận của chi phí tồn kho ta có bảng minh hoạ sau với các số liệu giả định:
Chi phí tồn kho (năm) (% giá trị hàng tồn kho)
Chi phí đóng gói hàng 12%
Chi phí bốc xếp hàng vào kho 0.5%
Khấu hao thiết bị kho và thanh lý hàng cũ 12%
II Chi phí đặt hàng
Phí đặt hàng Thay đổi theo lô hàng
III Các chi phí khác
Giảm doanh thu (do mất hàng) Thay đổi
Mất uy tín với khách hàng Thay đổi
Gián đoạn sản xuất Thay đổi
Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lợng hàng tồn kho trung bình hiện có và đ- ợc phân ra làm hai loại:
Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn nh trả lãi tiền vay, chi phí vÒ thuÕ, khÊu hao…
Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản…
Bảng dới đây sẽ thống kê những chi phí tồn trữ có thể có:
Nhóm chi phí Tỉ lệ so với giá trị dự trữ
1 Chi phí về nhà cửa và kho tàng
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho tàng
- Chi phí cho thuê nhà đất
2 Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị
- Chi phí vận hành thiết bị
3 Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý
Nhóm chi phí Tỉ lệ so với giá trị dự trữ
4 Phí tồn kho việc đầu tư vào hàng dự trữ
- Thuế đánh vào hàng dự trữ
- Chi phí cho việc vay mượn (vốn)
- Bảo hiểm cho hàng dự trữ
5 Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho là D đơn vị hàng hóa/năm, và N là số lần đặt hàng trong một năm thì lợng hàng đặt mỗi lần sẽ là Q = D/N
Lợng tồn kho trung bình A = D
2N Giả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp nh sau:
Nh vậy, lợng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N0,000/40,000đv/1 lần đặt hàng
Lợng tồn kho trung bình A0,000/2,000đv
Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lợng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là
30,000 đơn vị và trớc khi lô hàng mới nhập kho, lợng hàng tồn kho ở mức thấp nhất và bằng 0 Lợng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15,000 đơn vị.
Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv
Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15,000 = $30,000
Chi phí lu kho = 10% giá trị hàng lu kho = 10% x 30,000 = $3,000/năm Chi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2,000/năm
Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm
Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng đợc $1,000/năm
Tổng chi phí tồn kho = 3,000 + 2,000 + 500 + 1,000 = $ 6,500
Nh vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6,500/30,000 = 0.217
Nếu gọi: t : Tỉ lệ chi phí lu kho
TCC (Total Carrying Cost): Tổng chi phí tồn kho p : Đơn giá hàng lưu kho
A : Giá trị tồn kho trung bình
C1 : Chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá
Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng) Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới Chi phí này bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá Chi phí này thường cố định cho một lô hàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ Do vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lô đặt hàng lớn và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ. Tổng chi phí đặt hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi.
N : Số lần đặt hàng trong năm
TOC (Total Ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng
C2 : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và C2
Q Theo ví dụ trên ta sẽ có:
30,000 Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho công nhân viên ngoài giờ…
Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC
Tổng chi phí tồn kho được tính bằng công thức:
Phương trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là: min (1)
Phương trình (1) sẽ được áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn kho dưới đây
1.2.3 Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Khi nghiên cứu các phương pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải quyết hai câu hỏi trọng tâm là:
Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất
Khi nào thì tiến hành đặt hàng
1.2.3.1 Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity)
Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm
1915, cho đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Kỹ thuật
2 Q kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó, người ta đã phảI dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:
Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi;
Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi;
Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước;
Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;
Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian.
Lượng hàng cung ứng Sơ đồ 2: Mô hình hàng tồn kho cơ bản
Q* - Sản lượng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa)
Q*/2 – Lượng dự trữ trung bình
OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt đặt hàng dự trữ
Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian. a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
Lượng đặt hàng tối ưu
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP
1.3.1 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
1.3.1.1 Chu kì vận động của tiền mặt
Chu kì vận động của tiền mặt vừa là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý tài sản lưu động vừa là căn cứ để phân loại tài sản lưu động Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động Vì thế ta cũng có thể dựa vào chỉ tiêu này để đánh giá phần nào thực tiễn hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp
Chu kì vận động của tiền mặt được hiểu là độ dài thời gian từ khi thanh toán khoản mục nguyên vật liệu đến khi thu được tiền từ nhưngx khoản phải thu do việc bán sản phẩm cuối cùng
Chu kì vận động của tiền mặt Thời gian vận động của nguyên vật liệu +
Thời gian thu hồi khoản phải thu -
Thời gian chậm trả khoản phải trả Nếu ở đây chỉ bàn đến thời gian vận động của nguyên vật liệu ảnh hưởng thế nào đến chu kì vận động của tiền mặt ta thấy rằng nếu thời gian vận động của nguyên vật liệu càng giảm (thông qua sản xuất và bán hàng nhanh hơn), chu kì vận động của tiền mặt cũng được rút ngắn.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu là độ dài thời gian trung bình để chuyển nguyên vật liệu đó thành sản phẩm cuối cùng và thời gian bán những sản phẩm đó
Thời gian vận động của nguyên vật liệu = Hàng tồn kho
Mức bán mỗi ngày Giả thiết rằng một công ty xe máy có mức tồn kho trung bình là 2 triệu đơn vị, mức bán hàng trong năm là 10 triệu đơn vị thì thời gian vận động của nguyên vật liệu sẽ là:
Thời gian vận động của nguyên vật liệu = 2.000.000
10.000.000/360 Như vậy, công ty này cần trung bình 72 ngày để chuyển nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng và bán nó.
Mục tiêu của các doanh nghiệp là rút ngắn chu kì vận động của tiền mặt càng nhiều càng tốt mà không có hại cho sản xuất Nếu doanh nghiệp duy trì chu kì vận động tiền mặt càng dài, có nghĩa là nhu cầu tài trợ từ bên ngoài sẽ càng lớn Nguồn tài trợ nào cũng phát sinh chi phí làm giảm lợi nhuận hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.1.2 Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho Đây là nhóm chỉ tiêu khá quan trọng trong phân tích tài chính để đánh giá hoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó
Vòng quay dự trữ = Doanh thu trong năm
Giá trị hàng tồn kho bình quân Vòng quay dự trữ có thể được dùng để so sánh hiệu quả hoạt động giữa các năm, kì tài chính của doanh nghiệp hoặc dùng để so sánh hoạt động của doanh nghiệp với tỉ số trung bình của ngành
Các doanh nghiệp luôn mong muốn tăng số vòng quay dự trữ Tỉ số này có thể giúp các nhà phân tích nhận định về hiệu quả quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp đã tốt chưa, có sự bất hợp lý nào không
Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho = 360
Tỉ số này cho biết để hàng tồn kho luân chuyển được một vòng cần bao nhiêu ngày
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho = Hàng tồn kho bình quân
Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng hàng tồn kho
1.3.1.3 Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồ n kho
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho = Lợi nhuận trước thuế/sau thuế
Hàng tồn kho bình quân Chỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận trước thuế hoặc lợi nhuận sau thuế
1.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và phương pháp dự trữ
Nhiều doanh nghiệp cố gắng quản lý hàng tồn kho dựa trên cơ sở khoa học của việc cân bằng giữa những chi phí phát sinh do thiếu dự trữ và chi phí do dự trữ quá nhiều Sự quản lý hàng tồn kho một cách khoa học có thể được phân tích trên ba khía cạnh:
Mô hình dự trữ hiệu quả EOQ được sử dụng để quyết định lượng đặt hàng tối ưu để tối thiểu hoá chi phí đặt hàng cũng như chi phí lưu kho;
Nếu có thể thực hiện mua hàng với số lượng lớn để được chiết khấu, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng tiền nhất định cho việc mua các bộ phận của hàng tồn kho;
Dù sử dụng phương pháp kiểm tra liên tục hay kiểm tra định kì như đã trình bày ở trên, các doanh nghiệp cần phải xác định được lượng hàng tồn kho dự phòng (tất nhiên sẽ làm tăng đầu tư của doanh nghiệp vào tài sản lưu động) để giảm và loại trừ rủi ro của việc thiếu dự trữ Nguyên nhân thiết lập tồn kho dự phòng là tính không xác định của nhu cầu và tính không xác định của hệ thống sản xuất Quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ dựa trên việc nghiên cứu các phương pháp, mô hình mà còn phải dựa trên những kinh nghiệm và chính sách loại trừ những nhân tố bất thường trong hệ thống sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA MOTORS
KHÁI QUÁT VỀ HIODA MOTORS VIỆT NAM
2.1.1 Lịch sử hình thànhvà phát triển của Hioda Motors
Hioda Motors là công ty liên doanh được thành lập tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư số 1521/GP cấp bởi Bộ kế hoạch và đầu tư vào ngày 22 tháng
3 năm 1997 và điều chỉnh theo giấy phép đầu tư số 1521/GPĐC1 ngày 13 tháng
4 năm 2003 Hoạt động của Hioda Motors sẽ kéo dài trong 50 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư đầu tiên.
Hoạt động chính của công ty là sản xuất và lắp ráp xe máy, sản xuất các phụ tùng để bán ở thị trường Việt Nam và nước ngoài, cung cấp các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng và sửa chữa xe máy Tại phiên họp lần thứ 9 của Ban giám đốc công ty vào tháng 9 năm 2004, Ban giám đốc đã thông qua kế hoạch để phát triển hoạt động sản xuất xe máy của Hioda Motors với lượng vốn pháp định và lượng vốn đầu tư ước đạt tương ứng là 10 triệu Đô la Mỹ và 90 triệu Đô la Mỹ. Hioda Motors hi vọng các cơ quan quản lý có thẩm quyền của Việt Nam (như
Bộ kế hoạch và đầu tư) sớm thông qua kế hoạch này của công ty.
Công ty bắt đầu thực hiện hoạt động sản xuất vào tháng 5 năm 1997. Hioda Motors có 2 dòng sản phẩm chính là Buddy và Karla Vào tháng 11 năm
2003, công ty tiếp tục cho ra mắt hai mẫu sản phẩm mới, kế thừa hai dòng xe truyền thống là Buddy-4U và Karla9.
Hioda Motors là công ty mới thành lập và hoạt động tại Việt Nam được 5 năm nên kết quả đạt được mới dừng lại ở những bước ban đầu Trên thị trường xe máy hiện nay đã tồn tại nhiều hãng sản xuất nổi tiếng như Honda Việt Nam, Suzuki, Yamaha cũng như sự bùng nổ của lượng xe máy sản xuất tại Trung Quốc nhập khẩu hoặc lắp ráp tại Việt Nam với chất lượng không cao và giá thành rất rẻ Vì thế, Hioda Motors gặp rất nhiều khó khăn trong thời kì đầu tạo lập vị thế trên thị trường Hioda Motors đang phấn đấu để giảm giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh, tăng doanh thu cho công ty Đứng trước mục tiêu này, công ty vẫn không quên tôn chỉ là giữ vững chất lượng sản phẩm mang nhãn hiệu Hioda Motors Có như vậy, thương hiệu của Hioda Motors mới có thể được người tiêu dùng nhớ đến giữa một lượng lớn các hãng sản xuất xe máy như hiện nay.
Dù chưa có nhiều thành tựu nổi bật nhưng công ty đã tồn tại được trên thị trường với những tín hiệu phát triển đáng mừng Trong năm 2004, với sự thay đổi vốn pháp định và vốn đầu tư theo giấy phép đầu tư điều chỉnh, vốn pháp định của công ty đã lên tới 10 triệu Đô la Mỹ bao gồm:
1 Tập đoàn máy cơ khí và nông nghiệp Việt Nam (30%)
1,900,000 Đô la Mỹ 1,100,000 Đô la Mỹ
2 Công ty trách nhiệm hữu hạn Hioda Motors (42%)
2,660,000 Đô la Mỹ 1,540,000 Đô la Mỹ
3 Công ty xe máy Đông Tây
1,773,000 Đô la Mỹ 1,026,000 Đô la Mỹ
Trong quý III của năm 2002, Hioda Motors đã thực hiện xây dựng dây chuyền sản xuất thuộc dự án nội địa hoá nhằm giảm chi phí sản xuất xe máy, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường cho công ty Dây chuyền này đã được hoàn thành và đưa vào hoạt động từ quý II của năm 2003 Từ đây, Hioda Motors không còn phải nhập khẩu một số linh kiện xe máy từ Công ty xe máy Đông Tây nữa
Ngoài ra, cũng vào cuối năm 2003, đầu năm 2004, Hioda Motors đã đầu tư thêm 1,5 triệu Đô la Mỹ tăng vốn cổ phần của mình lên 30% tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam Đây là công ty mới được thành lập vào tháng
12 năm 2002 với hoạt động chủ yếu là cung cấp phụ tùng cho Hioda Motors Việt Nam Hioda Motors hi vọng sẽ tăng tỉ lệ nội địa hoá cho xe máy và phụ tùng xe máy từ 40% hiện nay lên 54% với nỗ lực giảm chi phí và giá thành sản phẩm
2.1.2 Đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors
Hioda Motors được thành lập trong bối cảnh ngành công nghiệp sản xuất xe máy Việt Nam đã có sự phát triển ngày càng cao Vì thế, công ty phải không ngừng cải tiến quy trình sản xuất, tìm các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm giá thành sản phẩm để có thể đứng vững trên thị trường biến động và cạnh tranh không ngừng Hiện nay thị trường, sản phẩm dịch vụ, khách hàng của Hioda Motors có một số đặc điểm cơ bản là:
Về thị trường : Thị trường hiện nay của Hioda Motors là người tiêu dùng có thu nhập trung bình và khá Công ty đang dần tạo lập thương hiệu của mình, tuy nhiên để có thể trở thành một trong những công ty hàng đầu về sản xuất xe máy tại Việt Nam còn cần thêm nhiều thời gian Đồng thời, công ty cũng xuất khẩu các sản phẩm của mình ra một số nước, đặc biệt là những nơi có nhu cầu cao như khu vực Đông Nam Á (như Philipin, Myanma, Lào ) Lượng sản phẩm xuất khẩu trong năm 2004 theo kế hoạch là 7.500 chiếc tương đương với khoảng
4 triệu Đô la Mỹ (năm 2003 là 5.200 chiếc tương đương với khoảng 2.8 triệu Đô la Mỹ)
Các sản phẩm và dịch vụ : Sản phẩm chủ đạo của công ty là xe máy với hai dòng xe hướng tới đối tượng thanh niên trẻ là Rubi và Karla và gần đây là hai dòng cải tiến Rubi4U và Karla9 Đồng thời, phụ tùng xe máy thương hiệu Hioda Motors cũng được sản xuất và phân phối kèm hoặc độc lập với sản phẩm xe máy Dịch vụ hậu mãi ưu đãi cho khách hàng bao gồm kiểm tra xe miễn phí (hai lần kiểm tra miễn phí cho 12.000 km đầu tiên hoặc cho một năm sử dụng) và bảo hành cho những hỏng hóc hoặc trục trặc về kĩ thuật (trong vòng hai năm kể từ khi mua)
Khách hàng : Khách hàng chủ yếu của Hioda Motors là các đại lý ủy quyền của Hioda Motors Các đại lý này phải trả tiền đầy đủ cho công ty trước khi công ty bán sản phẩm cho họ Để có thể mua phụ tùng xe máy do Hioda Motors sản xuất, các đại lý phải đặt cọc một khoản tiền nhất định như sự đảm bảo cho việc chi trả Điều này nhằm đảm bảo không có các khoản nợ nào có liên quan đến việc phân phối và tiêu thụ giữa hãng và các đại lý Cho đến nay, Hioda Motors đã có khoảng 50 đại lý trên cả nước
Nhà cung cấp và các bên liên quan khác : Các nhà cung cấp chính bao gồm: Công ty xe máy Đông Tây (nhà đầu tư và cung cấp nguyên vật liệu thô - thành phần nhập khẩu); Công ty xe máy Hioda Motors Trung Quốc (cung cấp nguyên vật liệu thô nhập khẩu); Tập đoàn Hioda Motors (nhà đầu tư, hỗ trợ kĩ thuật); Các nhà cung cấp trong nước (cung cấp đầu vào trong nước, nguyên vật liệu và các dịch vụ có liên quan) Các ngân hàng giao dịch chủ yếu: ABN AMRO Bank (tiền gửi không kì hạn và mua Đô la Mỹ); Ngân hàng Tokyo Mitsubishi (hoạt động bán hàng và tiền gửi không kì hạn); Vietcombank (chi trả tiền mặt); Fuji Bank (mua Đô la Mỹ và Yên Nhật).
2.1.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Cơ sở lập các báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính được trình bày bằng Đô la Mỹ được lập theo luật pháp và các quy định về kế toán của Việt Nam Mục đích của các báo cáo tài chính này nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng lưu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán phổ biến tại Việt Nam Các báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giá gốc Công ty áp dụng nhất quán các chính sách kế toán trong năm và nhất quán với các chính sách kế toán áp dụng trong năm trước.
Năm tài chính của Hioda Motors bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 theo công văn phê duyệt số 643 TC/CĐKT ngày 17 tháng 1 năm 2003 của Bộ tài chính. Đơn vị tiền tệ dùng trong ghi sổ kế toán là Đô la Mỹ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Hàng tồn kho được phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời được lập dựa vào đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đi các khoản chi phí liên quan ước tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phí bán hàng ước tính Giá gốc được tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước (FIFO) và bao gồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đã được phân bổ.
2.1.3 Các quy trình sản xuất - kinh doanh chủ yếu
Các quy trình sản xuất kinh doanh chính
Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng trong báo cáo tài chính
Hoạt động kinh doanh xe máy/marketing
TÌNH HÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY HIODA MOTORS
2.2.1 Hàng tồn kho tại công ty Hioda Motors
Hàng tồn kho là một thành phần khá quan trọng trong cơ cấu tổng tài sản của công ty Hioda Motors là doanh nghiệp sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy nên cơ cấu hàng tồn kho bao gồm hầu hết những hạng mục quan trọng nhất của hàng tồn kho Sau đây là bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại doanh nghiệp qua ba năm tài chính kế tiếp nhau.
Tỉ lệ hàng tồn kho trên tổng tài sản 23,34% 15,60% 10,92%
Các thành phần của hàng tồn kho
Hàng mua đang đi trên đường 2.006.075 2.015.023 1.989.950
Nguyên liệu vật liệu tồn kho 4.668.978 5.001.252 4.026.047
Công cụ dụng cụ tồn kho 321.301 314.389 537.829
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 328.386 270.376 606.464
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (172.056) (272.457) (404.488)
Nhìn một cách tổng thể, hàng tồn kho của Hioda Motors có xu hướng chiếm tỉ trọng trên tổng tài sản nhỏ dần qua các năm Đây là một xu thế tất yếu kể từ khi Hioda Motors đóng góp thêm cổ phần vào Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam để chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Tuy nhiên, đối với từng thành phần hàng tồn kho ta cũng cần tìm hiểu thực tiễn tại công ty để có những đánh giá về hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại đây.
2.2.1.1 Nguyên vật liệu tồn kho
Nguyên vật liệu tồn kho của Công ty được chia ra làm ba loại chủ yếu:
Nguyên vật liệu nhập khẩu;
Nguyên vật liệu nội địa;
Sơn, nhựa, dầu động cơ, dầu phanh.
Nguồn: Bảng cân đối kế toán ngày 31 tháng 12 năm 2002, 2003, 2004 công ty Hioda Motors
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu sử dụng cho sản xuất được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và bao gồm giá mua và thuế nhập khẩu.
Thành phần nguyên vật liệu nhập khẩu chủ yếu thuộc về các bộ phận của động cơ xe máy (5 chi tiết động cơ cho dòng xe Buddy và 6 chi tiết động cơ cho dòng xe Karla), khung xe, xích líp thuộc bộ chuyền động, công tơ mét, màng lọc dầu, hệ thống bơm dẫn dầu, đĩa phanh, bộ phận khởi động, mạch tích phân (IC). Hầu hết, loại nguyên vật liệu này được nhập theo bộ (lô) và số lượng có xu hướng giảm dần qua các năm do chủ trương nội địa hoá các loại nguyên vật liệu của công ty Ngoài ra, nguyên vật liệu nhập khẩu còn bao gồm một số nguyên vật liệu nhập riêng lẻ như hộp R, hộp L, vỏ R, vỏ L, xi lanh, vỏ xi lanh, đầu bọc xi lanh, ống dây các loại, Tuy nhiên, nguyên vật liệu loại này không chiếm nhiều trong tỉ trọng nguyên vật liệu nhập khẩu
Trong năm, thông thường công ty nhập hàng theo tháng Lượng nguyên vật liệu nhập khẩu có thể không bằng nhau giữa các lô hàng Nguyên nhân là do công ty nhập hàng dựa trên kế hoạch sản xuất của mình Nguyên vật liệu nhập khẩu sau khi đến cảng Hải Phòng có thể được vận chuyển về kho của nhà máy ngay hoặc để lại tại kho ở cảng tuỳ theo tình hình Công ty sẽ phải trả tiền lưu kho tại đây.
Giá trị các lần nhập khẩu NVL VND’000
Giá trị NVL nhập khẩu đưa vào sản xuất VND’000
Bảng 1: Tình hình nhập khẩu nguyên vật liệu của Hioda Motors năm
Giá trị các lần nhập khẩu nguyên vật liệu đã tính đến cả nguyên vật liệu nhập khẩu theo lô và nguyên vật liệu nhập khẩu không theo lô Để thấy rõ được sự biến động, ta xem xét biểu đồ sau:
Nguồn: Báo cáo chi tiết hàng tồn kho tại Hioda Motors năm 2004
Biểu đồ trên đã thể hiện lượng nguyên vật liệu mà công ty nhập khẩu theo từng tháng và giá trị đă đưa vào sản xuất trong tháng đó Có thể thấy rằng, gần như toàn bộ các tháng trong năm, lượng giá trị đưa vào sản xuất cao hơn lượng hàng đặt mua Có hai cách lý giải cho điều này: 1- Lượng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho của năm ngoái sẽ bù đắp được phần nào nhu cầu gối đầu của năm nay nên công ty chỉ đặt hàng vừa đủ, không để tình trạng tồn kho quá lâu, ứ đọng vốn và làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu; 2- Chi phí để mua loại nguyên vật liệu này không rẻ và bao gồm cả phí hải quan và các loại dịch vụ có liên quan Vì thế, xu hướng của công ty là giảm lượng nguyên vật liệu nhập khẩu và tăng cường sử dụng đầu vào nội địa. Điều kiện thuận lợi ở đây là nhà cung cấp chính là công ty xe máy Đông Tây, thành viên góp vốn của công ty Mối quan hệ nhà sản xuất - nhà cung cấp vì thế càng gắn bó Tuy nhiên, chênh lệch giữa giá trị các lô hàng nhập khẩu hàng tháng và nhu cầu sản xuất thực tế không lớn, có nghĩa là lượng nguyên vật liệu tồn kho an toàn (dự phòng) luôn ở mức thấp Theo một khía cạnh nào đó, điều này có thể dẫn đến sự thiếu hụt nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho và ảnh hưởng không tốt đến hoạt động sản xuất – kinh doanh khi Công ty xe máy Đông Tây không thể đảm bảo cung cấp đủ và kịp thời lượng hàng yêu cầu
Nguyên vật liệu mua trong nước
Hioda Motors đã có mối quan hệ chặt chẽ với những nhà cung cấp chính như Công ty sản xuất thiết bị Machiniri Việt Nam (cung cấp các loại khớp nối, ốc vít, đèn xe, gương xe ), Công ty cao su Super (cung cấp bánh xe, đệm xe máy theo yêu cầu mẫu mã của Hioda Motors), Công ty TNHH Quảng Đông (cung cấp các bộ phận bằng plastic lớn như yếm, vỏ máy ), Công ty Cella Break Việt Nam (các bộ phận về tay phanh, dây phanh, phanh đĩa ), Công ty TNHH TNC và rất nhiều nhà cung cấp lớn nhỏ khác Sau 7 năm hoạt động tại
Biểu đồ 2: Nguyên vật liệu nhập khẩu năm 2004
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Giá trị nguyên vật liệu đưa vào sản xuất
Việt Nam, công ty đã tạo lập được rất nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Vì thế, hoạt động sản xuất luôn được đáp ứng đủ và kịp thời lượng nguyên vật liệu trong nước Hiện nay, tỉ lệ nội địa hoá của Buddy và Karla đều đã được tăng lên Đây chính là điều kiện thuận lợi để giảm chi phí sản xuất
Dòng xe – kí hiệu Tỉ lệ nội địa hoá
Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu mua trong nước
Giá trị của nguyên vật liệu mua trong nước được xác định dựa trên những giá mua thực tế gần nhất Vì vậy, giá trị của nguyên vật liệu nội địa tồn kho thường được xác định cao hơn tổng giá trị thực tế Cứ 6 tháng một lần, sau khi kiểm kê hàng tồn kho, công ty lại điều chỉnh sự chênh lệch giữa giá trị thực tế tồn kho tính bằng lượng nguyên vật liệu tồn kho nhân với những giá mua gần nhất và giá trị trên sổ cái Chênh lệch này sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Lượng nguyên vật liệu nội địa yêu cầu trong tháng này sẽ được sử dụng hầu hết trong tháng tiếp theo (tỉ lệ xuất kho cao)
Tổng nguyên vật liệu nội địa biến động qua các tháng trong năm 2004 như sau:
Giá trị các lần nhập NVL nội địa VND’000
Giá trị NVL nội địa đưa vào sản xuất VND’000
Bảng 2: Tình hình biến động nguyên vật liệu nội địa tồn kho của Hioda
Motors năm 2004 7 Tình hình biến động của nguyên vật liệu nội địa được thể hiện qua biểu
Nguồn: Báo cáo chi tiết hàng tồn kho tại Hioda Motors năm 2004 đồ sau:
Qua biểu đồ 3 và bảng 2 ta có cùng kết luận là giá trị của những đơn hàng các tháng đều không chênh lệch nhiều so với giá trị nguyên vật liệu nội địa tồn kho đưa vào sản xuất Công ty cũng có chính sách quản lý đối với loại nguyên vật liệu này là hướng tới mô hình JIT Điều này là hoàn toàn có cơ sở Hầu như những nhà cung cấp nguyên vật liệu nội địa cho công ty đều cùng nằm trong cùng khu công nghiệp nơi nhà máy sản xuất chính của công ty đang hoạt động. Đây cũng là những nhà cung cấp có uy tín và đã hoạt động lâu năm tại Việt Nam Chính vì thế, họ có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ và đúng chất lượng hàng hoá mà công ty yêu cầu Mô hình quản lý này thực sự đã giúp công ty trong việc giảm chi phí hàng tồn kho như chi phí về thời gian vận chuyển, phương tiện vận chuyển, kho tàng bến bãi, nhân viên quản lý kho
Hàng tháng, công ty vẫn xác định lượng nguyên vật liệu tồn kho cho tháng tới trong bảng kế hoạch chi tiết của mình:
NVL nội địa tồn kho tháng T = NVL nội địa ước tính đưa vào sản xuất theo kế hoạch tháng (T-1) - NVL nội địa tồn kho ước tính tháng (T-1)
Tuy nhiên, thông thường, lượng nguyên vật liệu nội địa tồn kho khi hàng về là lượng đáp ứng khoảng 2 đến 3 ngày sản xuất mà thôi Công ty sẽ yêu cầu đơn hàng tuỳ theo tình hình nhu cầu nguyên vật liệu của mình và nhà cung cấp sẽ có thể cung cấp ngay cho Hioda Motors đúng lượng hàng mà công ty đặt mua Vì vậy, gần như không có lượng nguyên vật liệu nội địa tồn kho an toàn (dự phòng)
Sơn, plastic, dầu động cơ tồn kho
Sơn, plastic, dầu động cơ tồn kho được xác định dựa trên tỉ lệ tiêu chuẩn. Đơn vị: USD
Biểu đồ 3: Nguyên vật liệu nội địa tồn kho năm 2004
Giá trị đơn hàng mỗi tháng nguyên vật liệu nội địa Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đưa vào sản xuất
Sản phẩm Sơn Plastic Dầu động cơ Dầu phanh
Bảng 4: Giá trị sơn, plastic, dầu trên từng loại sản phẩm 8 Những tỉ lệ tiêu chuẩn này được xem xét và sửa đổi lại (nếu cần thiết) 6 tháng một lần và được Ban giám đốc phê duyệt trước khi áp dụng Đồng thời cũng 6 tháng một lần, sau khi kiểm kê hàng tồn kho, công ty cũng điều chỉnh chênh lệch giữa giá thực tế tính bằng lượng sơn, plastic, dầu động cơ nhân với những giá mua gần nhất và giá trên sổ cái.
Lượng sơn, plastic, dầu các loại chiếm tỉ lệ nhỏ nhất trong ba thành phần của nguyên vật liệu tồn kho Tuy nhiên, thiếu thành phần này, hoạt động sản xuất cũng không thể tiến hành nhịp nhàng được do sự thống nhất và liên kết giữa các bộ phận của sản phẩm trong dây chuyền công nghiệp để có thể tạo nên một chiếc xe máy hoàn chỉnh.
Lượng sơn, plastic, dầu tồn kho qua 3 năm có xu hướng tăng do năng lực sản xuất của công ty ngày càng được cải thiện Hioda Motors luôn cho xuất xưởng lượng xe máy năm nay lớn hơn năm trước Mỗi tháng, công ty cũng đặt mua một lượng vừa đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất trong tháng tiếp theo Nhà cung cấp chính cho khoản mục này là Công ty TNHH Jumbo Paint, Công ty Kiwi Plastic và Công ty Peppi Oil Các nhà cung cấp này cũng nằm trong hoặc gần nhà máy sản xuất chính của Hioda Motors Công ty áp dụng mô hình JIT để xác định lượng hàng tồn kho và lượng hàng đặt mua mỗi lần Cũng như nguyên vật liệu nội địa tồn kho, lượng sơn, plastic, dầu tồn kho trước khi đợt hàng mới về cũng được giữ ở mức đủ đáp ứng nhu cầu của vài ngày sản xuất nhất định và giảm được chi phí tồn kho cho doanh nghiệp.
2.2.1.2 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (WIP)
WIP tại Hioda Motors bao gồm những khoản mục sau:
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA MOTORS
2.3.1 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các chỉ số tài chính
Không thể phủ nhận tính ưu việt của những chỉ số tài chính trong việc đánh giá định tính và định lượng về một hoạt động nào đó của doanh nghiệp Để đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors ta cũng bắt đầu từ các chỉ số này.
Trong lịch sử, lượng hàng tồn kho tích trữ từng được biểu trưng cho sự giàu có, là thước đo tài sản của một thương gia Tuy nhiên, khi khoa học quản lý phát triển, các nhà quản lý doanh nghiệp đã từ bỏ khái niệm tích trữ hàng hoá, coi trọng tính lưu động của hàng tồn kho
Các chỉ số trên đều đưa ra cùng một kết luận: hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty ngày càng được cải thiện.
Vòng quay hàng tồn kho đã tăng lên trong ba năm liên tiếp Một đơn vị hàng tồn kho đã đem lại ngày càng nhiều đơn vị doanh thu Hệ quả của điều này là thời gian một vòng luân chuyển của hàng tồn kho cũng tăng lên giữa các năm.
Số ngày cần thiết cho hàng tồn kho luân chuyển được một vòng đã giảm từ hơn
1 tháng xuống khoảng 18 ngày Điều này cho thấy tốc độ luân chuyển vốn lưu động tại công ty ngày càng tăng Tốc độ luân chuyển vốn cao giúp đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, tiếp tục tái đầu tư cho kì sản xuất – kinh doanh tiếp theo, nắm bắt thêm những cơ hội kinh doanh mới Đồng thời, hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho cũng giảm đi rõ rệt Hệ số này càng nhỏ, hiệu quả sử dụng vốn ngày càng cao, số vốn tiết kiệm được càng nhiều
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho cũng tăng lên Điều này được lí giải bởi lợi nhuận tăng lên và hàng tồn kho giảm đi qua các năm tài chính Tốc độ giảm của hàng tồn kho lại cao hơn tốc độ tăng của lợi nhuận trước thuế Vì thế, khả năng sinh lợi của hàng tồn kho càng tăng.
Tuy nhiên, các chỉ số tài chính chỉ phản ánh được một phần nào đó tình hình quản lý hàng tồn kho thực tế tại doanh nghiệp Các số liệu cho thấy về mặt định lượng, hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho qua ba năm của Hioda Motors đã tăng lên Điều này sẽ giúp công ty giảm được nhiều chi phí, tăng tốc độ luân chuyển vốn, tăng doanh thu và lợi nhuận.
2.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại Hioda Motors
Nhắc đến hoạt động quản lý là nhắc đến nguồn nhân lực Để có thể quản lý hiệu quả bất cứ một đối tượng nào, với hình thức nào cũng cần tổ chức khoa học, hợp lý các bộ phận có trách nhiệm, tách biệt các bộ phận đó với sự chuyên môn hoá rõ ràng Quản lý hàng tồn kho là hoạt động khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải biết tổ chức và phân công các phòng ban một cách hợp lý. Tại Hioda Motors, có hai phòng ban thực hiện hoạt động này là phòng kế toán tài chính và phòng kinh doanh, cùng các bộ phận dưới các kho, phân xưởng và bộ phận chuyên trách kiểm tra
Về cơ bản, hệ thống tổ chức này đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, với nguyên tắc của một hệ thống quản lý hàng tồn kho (các bộ phận phải chuyên trách về một công việc nào đó trong toàn bộ chu trình và phải độc lập với nhau), hệ thống tổ chức quản lý hàng tồn kho của Hioda Motors còn có một số nhược điểm cần được cải thiện.
Hiện nay, phòng kinh doanh vẫn kiêm nhiều nhiệm vụ là mua hàng hoá vật tư, phê chuẩn xuất thành phẩm theo đơn đặt mua hàng Đối với một doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện như vậy Tuy nhiên, Hioda Motors là một công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh khá sôi động, lượng vốn đầu tư tương đối lớn. Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ thích đáng với các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho, mỗi phòng ban chỉ nên kiêm nhiệm một chức năng nhất định. Ngoài ra, bộ phận nhận và kiểm tra hàng vẫn chưa được thành lập thành phòng riêng biệt với các phòng mua hàng, lưu hàng và vận chuyển Chức năng của phòng này rất quan trọng, bảo đảm hàng vào kho đáp ứng chất lượng và tiêu chuẩn kĩ thuật đề ra Tuy nhiên, tại Hioda Motors, hoạt động của bộ phận này vẫn chưa được tăng cường.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho về cơ bản được ghi chép cẩn thận, cụ thể Tuy nhiên, để quản lý được cả chất lượng và số lượng hàng tồn kho, hệ thống sổ sách này cần được hoàn thiện thêm, các mẫu phiếu như Phiếu nhập kho, xuất kho chưa nêu rõ nhu cầu nhập, xuất phát sinh dựa trên mục đích hay cơ sở nào (Đơn đặt hàng của khách hàng, kế hoạch mua hàng từ nhà cung cấp của kho nào, loại hàng gì ) Nếu công ty thiết kế các loại phiếu cần thiết trong chu trình quá đơn giản có thể dẫn đến việc sử dụng thiếu mục đích rõ ràng có thể gây lãng phí hoặc gian lận, chứng từ thiếu thống nhất gây khó khăn cho chính các nhà quản lý.
Công ty đã thực hiện kiểm kê thường xuyên đối với hầu hết các loại hàng tồn kho Tuy nhiên, công cụ và dụng cụ, tuy là thành phần phụ, chưa được chú ý kiểm kê thích hợp Cụ thể là các loại hàng tồn kho khác đều có biên bản kiểm kê từng tháng và cuối năm nhưng công cụ dụng cụ lại không được kiểm kê lại vào cuối năm Như vậy, hoạt động quản lý hàng tồn kho vẫn chưa đều, chưa thống nhất giữa các thành phần đòi hỏi doanh nghiệp cần xem xét thêm.
2.3.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors qua các mô hình dự trữ
Mỗi một doanh nghiệp khi đi vào sản xuất kinh doanh cũng cố gắng tìm cho mình một mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp Với một doanh nghiệp sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy như Hioda Motors, điều này lại càng quan trọng vì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm đều đóng những vai trò nhất định trong hoạt động sản xuất Tuy nhiên, không phải loại hàng tồn kho nào cũng áp dụng mô hình EOQ hay mô hình JIT một cách cứng nhắc mà tùy vào đặc điểm của loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu của thị trường mà doanh nghiệp tìm những mô hình phù hợp cho riêng mình.
Dựa vào tỉ trọng của từng thành phần hàng tồn kho, công ty sẽ xác định lượng đặt mua thích hợp cho từng đơn hàng.
Chỉ tiêu Giá trị trong một đơn vị sản phẩm (USD)
Tỉ trọng trong giá trị một đơn vị sản phẩm Nguyên vật liệu nhập khẩu bao gồm cả thuế 540 54%
Nguyên vật liệu nội địa 420 42%
Giá trị trung bình một đơn vị sản phẩm 1000 100%
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Nguyên vật liệu nhập khẩu được đặt mua trung bình mỗi tháng một lần. Giá trị đặt mua mỗi lần dựa trên giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu ước tính đưa vào sản xuất tháng đó Giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu và thuế nhập khẩu tính trên một đơn vị sản phẩm bình quân là 54% Dựa vào kế hoạch sản xuất trong tháng, công ty sẽ xác định lượng đặt mua mỗi lần Tuy nhiên, giữa kế hoạch và thực hiện luôn có một độ chênh lệch nhất định.
Công ty xác định lượng nguyên vật liệu nhập khẩu đặt mua mỗi đơn hàng theo kế hoạch sản xuất hàng tháng với cơ sở:
NVL nhập khẩu tháng (T) = Tổng giá trị sản xuất theo kế hoạch tháng (T) x
Trong đó, tỉ lệ 54% dựa trên giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu trên một đơn vị sản phẩm hoàn thành
Tuy nhiên, thời gian để hàng về đến cảng Hải Phòng trung bình là 20 ngày (nơi sản xuất chính của Công ty Đông Tây – nhà cung cấp nguyên vật liệu nhập khẩu chính của Hioda Motors được đặt tại Inđônêxia) và về đến kho của công ty là 30 ngày Điều này có ảnh hưởng quan trọng đến cách tính lượng nguyên vật liệu nhập theo mỗi đơn hàng
Trung bình một lần đặt hàng có giá trị: 1.623.000 USD
Giá trị trung bình một đơn vị nguyên vật liệu nhập khẩu: 540 USD
Lượng đặt hàng trung bình mỗi lần: 1.623.000/540 = 3000 (bộ)
Từ đây ta có nhu cầu hàng hoá trung bình một năm: 3000 x 12 = 36.000 (bộ)
Chi phí cho một lần đặt hàng bao gồm: Chi phí quản lý giao dịch4000USD (C2) bao gồm chi phí đàm phán thương lượng, hội họp, vận chuyển hàng hoá từ cảng Hải Phòng về nhà máy sản xuất chính tại Hà Nội Chi phí lưu kho một bộ nguyên vật liệu nhập khẩu trung bình là 50 USD (C1) bao gồm chi phí bảo quản 15 USD và chi phí tài chính (thuế 30 USD, bảo hiểm 5 USD)
Xét theo mô hình EOQ ta có lượng đặt hàng tối ưu là:
Số lần đặt hàng trong năm là: 36.000/2.400 = 15 lần
Thời gian giữa mỗi lần đặt hàng là: 360/15 = 24 ngày
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY HIODA MOTORS
ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA HIODA MOTORS TRONG TƯƠNG LAI
Trong những năm vừa qua, Hioda Motors đã đạt được nhiều thành tựu trong hoạt động sản xuất – kinh doanh Kế thừa những kết quả đã đạt được, Hioda Motors chủ trương kiên trì theo đuổi những mục tiêu đã đặt ra để ngày càng tiến những bước vững chắc để đi tới thành công
Trước hết, Công ty vẫn xác định mục tiêu khuyếch trương thương hiệu, sản phẩm ngày càng được người tiêu dùng biết đến và đón nhận Trước thị trường xe máy sôi động và đầy cạnh tranh với nhiều hãng đã có uy tín và thành tựu tại Việt Nam, Hioda Motors vẫn mong muốn tăng thị phần, mở rộng phạm vi tiêu thụ, hướng tới đối tượng khách hàng là tầng lớp dân cư có thu nhập trung bình và khá Trong thời gian tới, công ty sẽ cố gắng giảm chi phí hơn nữa, tăng tỉ lệ nội địa hoá để giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường Việt Nam.
Ngoài ra, trong năm 2004, Công ty đã kí kết được một số hợp đồng xuất khẩu xe máy sang Philipines, Lào và Cămpuchia (như hợp đồng xuất sang Philipines là 1000 chiếc xe máy Buddy) Đây cũng là những thị trường tiềm năng mà Công ty muốn mở rộng tiêu thụ ngoài thị trường Việt Nam Từ Việt Nam, Công ty có thể xâm nhập vào thị trường Đông Dương và các vùng lân cận. Công ty đang xúc tiến quảng cáo thương hiệu và gây dựng mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng để đến năm 2006 có thể xây dựng thêm một nhà máy sản xuất xe máy tại Lào, từ đó càng đưa thương hiệu đến với người tiêu dùng và tăng doanh thu đồng thời thực hiện kế hoạch sản xuất dài hạn hiệu quả.
Cũng với mục tiêu đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng, Công ty sẽ tiếp tục tăng số lượng Đại lý uỷ quyền từ 50 lên 100 trong 2 năm tới và xâm nhập thị trường các khu vực khác như miền Trung, miền Nam của Việt Nam.
Mục tiêu thứ hai không kém phần quan trọng và luôn được nhắc đến trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp là mục tiêu tối đa hoá giá trị tài sản cho các chủ sở hữu Để thực hiện mục tiêu này, mục tiêu thứ nhất trước hết phải đạt được Có thực hiện thành công chiến lược sản phẩm mới có thể tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và đưa mô hình sản xuất đạt hiệu quả tối ưu Đồng thời, chiến lược sáp nhập dọc (thôn tính các nhà cung cấp) để giảm chi phí, tăng tỉ lệ nội địa hoá cũng được Hioda Motors vạch rõ và thực hiện ngay từ những năm đầu hoạt động Trong năm 2003, Công ty đã tăng lượng vốn cổ phần tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam lên 30% và nắm quyền kiểm soát công ty này. Trong năm 2005, Công ty dự định sẽ tăng vốn cổ phần tại Công ty TNHH Quảng Đông – Trung Quốc để chủ động trong việc sản xuất các thành phần của xe máy Đây cũng là biện pháp nhằm giảm nhu cầu phụ thuộc (lượng xe máy sản xuất ra tỉ lệ với lượng nguyên vật liệu mà các nhà cung cấp phân phối cho doanh nghiệp) Từ đó, có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng khả năng tự chủ trong sản xuất cho công ty.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA MOTORS
Để có thể nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Hioda Motors cần xác định tầm quan trọng của vấn đề này trong hoạt động quản lý tài sản của mình. Mục đích của quản lý hàng tồn kho là nhằm giảm vòng quay dự trữ, khống chế hàng tồn kho để giảm chi phí, tránh ứ đọng vốn, tăng khả năng sử dụng vốn, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động tìm kiếm đầu vào cho sản xuất.
3.2.1 Áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp cho các thành phần hàng tồn kho khác nhau Áp dụng mô hình EOQ để quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho
Với các bước tính toán như đã trình bày trong phần 2.3.3., Công ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho doanh nghiệp mình trước khi bước vào một năm tài chính mới Điều này rất quan trọng vì hiện nay lượng đặt hàng của Công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiểu hoá được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Thay vì đặt mỗi lô 3000 bộ mỗi tháng một lần, áp dụng cách đặt hàng mỗi đơn đặt hàng 2400 bộ và một năm đặt hàng 15 lần sẽ giúp công ty cải thiện được vấn đề này Tương tự như nguyên vật liệu nhập khẩu, đối với các thành phần hàng tồn kho phải nhập từ bên ngoài về hoặc nhà cung cấp chưa đủ gắn bó để thực hiện mô hình JIT, Hioda Motors cũng nên tính toán cụ thể để tìm được cho mỗi loại hàng tồn kho một lượng đặt hàng tối ưu Có như vậy, chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm mới có thể giảm để có thể cạnh tranh với các hãng sản xuất xe máy khác.
Cũng với nguyên vật liệu nhập khẩu, do điểm đặt hàng lại là khoảng 800 bộ nên Công ty chưa có chính sách về lượng dự trữ an toàn Tuy nhiên, dựa trên những biến động của lượng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho đưa vào sản xuất thực tế trong năm, đặt ra một lượng dự trữ an toàn là rất cần thiết Thực tế cho thấy trong năm 2004, lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất thực tế hầu hết đều lớn hơn lượng đặt mua mỗi lần Vì thế, Công ty có thể đặt ra một tỉ lệ nhất định cho lượng dự trữ an toàn Tỉ lệ tham khảo có thể là 20% của điểm đặt hàng mới tức là 850 x 20% = 170 (bộ) tương ứng với hai ngày sản xuất bình quân. Áp dụng mô hình JIT để quản lý nguyên vật liệu nội địa tồn kho
Mô hình JIT là sự lựa chọn rất hợp lý cho loại hình hàng tồn kho này. Lượng nguyên vật liệu nội địa tồn kho được giảm thiểu Để nâng cao hiệu quả mô hình JIT trong trường hợp này, Công ty nên kí kết những hợp đồng thương mại lâu dài với các nhà cung cấp để tránh trường hợp vì giá mua của công ty khác cao hơn mà nhà cung cấp bỏ dở việc phân phối giữa chừng gây khó khăn rất lớn khiến Công ty rơi vào tình trạng bị động, hoạt động sản xuất bị ngừng trệ Một giải pháp khác đã được nhắc đến là tăng cường sáp nhập, hợp nhất và thâu tóm các nhà cung cấp tạo thành một tập đoàn sản xuất – kinh doanh có hệ thống và quan hệ khăng khít Đây chính là giải pháp mang tính chiến lược cho sự tồn tại lâu dài của Hioda Motors tại thị trường Việt Nam.
Liên tục giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Để thực hiện được điều này, Công ty phải thực hiện đồng bộ hoá quá trình sản xuất Với một dây chuyền lắp ráp xe máy khá hiện đại và tự động hoá, để tăng năng suất lao động, giảm bán thành phẩm, Công ty cần chú trọng vào các khâu được thực hiện bởi người lao động Đây chính là những khâu gây ứ đọng nguyên vật liệu và các loại hàng tồn kho khác đưa vào sản xuất, làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Triết lý sản xuất JIT là đem phương thức sản xuất dây chuyền số lượng lớn kết hợp với phương thức sản xuất luân phiên theo lô Từ đó sẽ giúp ngắn thời gian chuyển đổi công việc và đồng bộ hoá quá trình sản xuất.
Nếu có thể lập kế hoạch sản xuất theo ngày, xác định lượng hàng tồn kho cần sử dụng trong một ngày làm việc sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc quản lý hàng tồn kho theo mô hình JIT Tuy nhiên, đây chỉ là một giải pháp mang tính lý thuyết mà rất ít công ty có khả năng và đã thực hiện trên thực tế.
3.2.2 Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo các mô hình đã đề ra và mô hình chiết khấu giảm giá
Nếu Công ty đặt hàng chiết khấu với số lượng lớn, mô hình EOQ cơ bản sẽ có thể được thay đổi đôi chút Để quyết định có nên yêu cầu lô hàng với số lượng lớn để được chiết khấu hay không, doanh nghiệp cần tối thiểu hoá tổng chi phí mua hàng, đặt hàng và chi phí lưu kho.
Tổng chi phí cần phải được tối thiểu hoá: tại lượng đặt hàng tối ưu EOQ trước chiết khấu – tại đó chiết khấu sẽ không có lợi, hoặc tại lượng đặt hàng tối thiểu để chiết khấu là có lợi.
Ví dụ: Công ty sử dụng một loại hàng tồn kho với các thông tin sau:
Giá mua: 96$/1 đơn vị sản phẩm
Nhu cầu năm: 4000 đơn vị
Chi phí 1 lần đặt hàng: 300$
Chi phí lưu kho hàng năm: bằng 10% giá mua
Lượng đặt mua tối ưu: 500 đơn vị
Nếu công ty đặt mua mỗi lần 1000 đơn vị sẽ được chiết khấu 8%
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 500 đơn vị sản phẩm thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là:
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 1.000 đơn vị sản phẩm với giá chiết khấu 8% thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là:
Kết luận: Công ty nên đặt hàng với lượng 1.000 đơn vị sản phẩm mỗi đơn hàng Như vậy, Công ty sẽ tiết kiệm được 1 số tiền là 388.000 – 358.896 29.904$ một năm.
Qua ví dụ trên có thể thấy rằng mô hình đặt hàng chiết khấu cũng có thể được áp dụng tại Hioda Motors vì ưu điểm của nó là Công ty có thể giảm chi phí hàng tồn kho một năm nếu đặt hàng đủ lớn để hưởng tỉ lệ chiết khấu hợp lý Tuy nhiên, Công ty phải cân nhắc xem có thể áp dụng mô hình này cho những loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí nào tăng lên (như chi phí lưu kho), chi phí nào giảm đi (như chi phí mua hàng) Có những loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ làm giảm giá trị, kết quả là dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho
Trước hết, dù áp dụng mô hình nào, đặc biệt là mô hình JIT, vấn đề đặt ra là nhà quản lý làm thế nào để quản lý con người, phát huy được đầy đủ tính tích cực của nhân viên và tính sáng tạo của họ, khiến họ có tinh thần trách nhiệm cao
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho cần được hoàn thiện hơn, đặc biệt là các phiếu xuất, nhập kho cần được thiết kế sao cho có thể chuyển tải được những nội dung cần thiết cho nhà quản lý, tránh những sai sót, gian lận hoặc nhầm lẫn có thể xảy ra trong mọi hoạt động liên quan đến hàng tồn kho
Các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho cần được phân công nhiệm vụ rõ ràng và độc lập để nâng cao khả năng chủ động và trách nhiệm trong công việc Phòng kinh doanh cần được phân tách nhiệm vụ và giao bớt một số nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho cho các bộ phận khác Để đạt được hiệu quả trong quản lý, Công ty cần thành lập các phòng chức năng liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho của mình Cơ cấu có thể như sau:
Phòng mua hàng Tương tác lẫn nhau
Phòng nhận hàng kiểm tra
Phòng lưu hàng Phòng vận chuyển
Kho NVL mua trong nước
Kho công cụ, dụng cụ
Việc phân công trách nhiệm cụ thể trong cơ cấu các phòng ban sẽ giúp
Công ty đạt hiệu quả cao hơn trong việc quản lý hàng tồn kho Đối với những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, điều này sẽ khó thực hiện vì hạn chế về nhân lực. Tuy nhiên, tại một công ty sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy mà nguyên vật liệu chiếm một ý nghĩa quan trọng thì rất cần thực hiện chuyên môn hoá hoạt động của các phòng ban có liên quan Cùng với những phòng ban độc lập quản lý, các kho cũng cần tuyển chọn những thủ kho có kinh nghiệm và hiểu biết để cùng phối hợp quản lý.