GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI TÀI CHÍNH HẢI ÂU
Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Thương mại Tài Chính Hải Âu
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Thương mại Tài chính Hải Âu được thành lập vào ngày 15/01/2001 thuộc loại hình công ty TNHH có hai thành viên trở lên theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102001831 do phòng đăng ký kinh doanh-Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp và đăng ký thay đổi lần hai vào ngày 05/04/2005.
Tiền thân là Công ty Hải Âu được thành lập năm 1991 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là các mặt hàng thiết bị, phương tiện vận tải phục vụ cho việc thi công, xây dựng các công trình và được nhập khẩu từ nước ngoài như xe ôtô tải KAMAZ, máy xúc, máy đào Trải qua nhiều năm thay đổi cơ chế thị trường cũng như những giai đoạn phát triển của loại hình kinh doanh, Công ty dần dần đạt được những tiến bộ rõ rệt trong lĩnh vực kinh doanh thương mại những mặt hàng này, tạo được chỗ đứng trên thị trường Trong quá trình đổi mới, công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, nhận thức rõ được nhu cầu của nền kinh tế trong giai đoạn trước mắt cũng như lâu dài, Công ty đã tìm được phương hướng hoạt động và phương hướng phát triển cho riêng mình, đã vượt qua những giai đoạn hết sức khó khăn và khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường, được các khách hàng đánh giá cao Từ một công ty nhỏ với số lượng nhân viên, thợ kỹ thuật còn hạn chế, trình độ không đồng đều, kinh doanh ở mức độ nhỏ lẻ bằng cách mua lại máy móc,thiết bị, phương tiện từ các đơn vị kinh doanh khác, sau đó bán lại cho khách hàng theo đơn đặt hàng đến nay, Công ty Thương mại Tài chính Hải Âu trở thành một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị thi công công trình trong khi có không ít các doanh nghiệp đã không trụ được khỏi vòng xoáy của nền kinh tế thị trường Công ty đã mở các chi nhánh văn phòng đại diện, các kho bãi ở khắp ba miền Bắc, Trung, Nam để đáp ứng nhu cầu mua xe, thiết bị thi công cho các đơn vị và cá nhân trong cả nước. Đến nay, Công ty Thương mại Tài chính Hải âu được hoạt động với nguồn vốn góp của 3 thành viên
-Ông Nguyễn Văn Thêm: Giám đốc Công ty
-Bà Phùng Thị Phương Mai: Phó giám đốc Công ty
-Ông Hà Minh Hạnh: Phó giám đốc Công ty
Vốn điều lệ của công ty là: 15,000,000,000 VND
Công ty hoạt động dựa trên vốn góp 100% của các thành viên và nguồn vốn vay ngân hàng Công ty có quy mô vốn lớn phù hợp với đặc thù ngành kinh doanh thiết bị, phương tiện vận tải.
Trụ sở của Công ty Thương mại Tài chinh Hải âu Địa chỉ: 36A Hoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: (04) 5372815/5372816/5372817
Email: seabird@fpt.vn; website: www.Haiau.vn
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Trong nhiều năm qua với sự nỗ lực của Ban Giám đốc, toàn thể các bộ và nhân viên trong công ty và sự mến mộ của khách hàng, Công ty đã phát triển và đứng vững trong cơ chế thị trường vô cùng khó khăn, luôn hoàn thành tốt nghĩa vụ với Nhà Nước Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102001831 lĩnh vực kinh doanh chính của công ty như sau:
-Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là máy móc, thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất, phương tiện vận tải vả phụ tùng).
-Mua bán, lắp ráp và sửa chữa ôtô, thiết bị thi công công trình.
-Môi giới bất động sản, dịch vụ nhà đất.
-Xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty kinh doanh
Với tiềm năng về thị trường rất lớn, nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong các cá nhân, đơn vị, Tổng công ty, các hầm mỏ, các công trình thi công trong cả nước, với uy tín lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng này, hoạt động kinh doanh của Công ty thực sự có hiệu quả, tạo việc làm ổn định và thu nhập cho công nhân viên.
Bảng chỉ tiêu phản ánh quá trình phát triển của Công ty Đvị: Đồng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+Hàng bán bị trả lại
+Thuế TTĐB, thuế XK, thuế
1 Doanh thu 10 197,455,046,1 217,140,089,8 245,798,232,1 thuần về BH và cung cấp dịch vụ
02 3.Lợi nhuận gộp về bán hàng và c/c
4.Doanh thu hoạt động tài chính
5.Chi phí tài chính 22 2,212,925,351 2,624,560,789 2,800,532,746 -Trong đó lãi vay phải trả
7.Chi phí quản lý doanh nghiệp
8.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
9.Thu nhập khác 31 212,180,838 230,459,245 210,450,980 10.Chi phí khác 32 130,215,214 145,125,890 150,890,458 11.Lợi nhuận khác
12.Tổng lợi nhuận trước thuế
13.Lỗ năm trước chuyển sang
14.Lợi nhuận tính thuế TNDN
0 19.Số lao động bình quân
20.Thu nhập bình quân 1 LĐ (triệu đồng)
Biểu số 1: Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây
Có thể nói trong những năm gần đây tình hình phát triển kinh doanh của Công ty khá khả quan Doanh thu tăng lên qua các năm, doanh thu năm 2006 tăng 10,2% so với năm 2005, doanh thu năm 2007 tăng 13,7% so với năm
2006 Do đó lợi nhuận gộp cũng tăng qua các năm Các hoạt động khác ngoài hoạt động kinh doanh như hoạt động tài chính cũng được chú trọng Doanh thu tài chính tăng dần qua các năm Nhưng do vốn vay của Công ty chiếm tỷ trọng lớn và tăng dần qua các năm nên đã làm cho chi phí tài chính, đặc biệt là chi phí lãi vay tăng lên khá nhiều, đây là một điểm mà nhà quản lý công ty cần chú ý để tránh sự lệ thuộc quá lớn vào bên ngoài Do sản phẩm của Công ty là các máy móc phục vụ cho các công trình nên chế độ bảo hành rất được chú trọng, do đó chi phí bán hàng thường rất lớn Nhìn chung các khoản doanh thu và chi phí có sự biến động lớn nhưng nhìn chung lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng qua các năm, bên cạnh đó các hoạt động khác cũng tạo ra nguồn thu cho Công ty đã làm cho tổng lợi nhuận kế toán trước thuế tăng dần.
Bên cạnh những chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh thì tình hình phát triển của Công ty cũng được phản ánh qua một số chỉ tiêu khác Số nộp
NSNN của Công ty được duy trì ở mức cao và tương đối ổn định Số thu nhập bình quân của người lao động tăng qua các năm chứng tỏ chính sách tiền lương của Công ty tương đối phù hợp, chăm lo đến người lao động Mặt khác số vốn kinh doanh của Công ty cũng tăng dần qua các năm, đồng thời quy mô vốn tương đối lớn so với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề, Công ty đã tìm cho mình một chỗ đứng trên thị trường, có thị phần ổn định, vững mạnh và tạo nên sự tín nhiệm của khách hàng trong cả nước.
1.1.3.Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Là doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong lĩnh vực ôtô, máy móc, thiết bị phục vụ việc chuyên chở vật liệu, thi công các công trình nên quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty Thương mại Tài chính Hải âu chủ yếu tập trung vào việc tìm kiếm các nguồn hàng từ nước ngoài, làm thủ tục nhập khẩu và thực hiện các hoạt động mua bán hàng hoá với các đơn vị, cá nhân trong cả nước.
Quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty được thực hiện thông qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty
Toàn bộ khối lượng hàng hoá của Công ty là mua ngoài Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình luân chuyển hàng hoá có ảnh hưởng trực tiếp đến
Nhập kho hàng hoá hoặc giao cho khách hàng
Thanh lý hợp đồng kinh tế
Kế hoạch bán hàng, đơn đặt hàng,
Hợp đồng mua bán bắt đầu từ việc tìm kiếm đối tác để nhập hàng Nguồn hàng cung cấp phải đảm bảo tính ổn định về số lượng và chất lượng, việc này sẽ giúp quá trình luân chuyển hàng hoá diễn ra liên tục Quá trình mua hàng của Công ty được diễn ra khi có nhu cầu của khách hàng (đơn đặt hàng) hay mua theo kế hoạch kinh doanh của Ban giám đốc Quá trình này được thực hiện thông qua phương thức mua hàng trực tiếp và nhập khẩu hàng hoá Đối với loại xe nhập khẩu mới 100%, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng đại lý phân phối mặt hàng xe ôtô KAMAZ các loại với Tổng Công ty ngoại thương KAMAZ-Liên Bang Nga để nhập khẩu xe và các phụ tùng thay thế cho xe (nằm trong các danh mục được Nhà nước cho phép) theo số lượng và chủng loại phù hợp với nhu cầu đòi hỏi của thị trường trong từng giai đoạn cụ thể. Đối với xe đã qua sử dụng, nhập khẩu nguyên chiếc thì trước khi nhập khẩu, Công ty phải cử cán bộ kỹ thuật, nhân viên kinh doanh trực tiếp sang kiểm tra hàng tại nước ngoài theo thông báo kiểm tra hàng của bên cung cấp gửi Nếu đạt yêu cầu, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế Phòng Xuất nhập khẩu kết hợp với phòng Kế toán mở Thư tín dụng (L/C) và làm thủ tục thanh toán, nhập khẩu lô hàng.
Quá trình bán hàng của Công ty chủ yếu được thực hiện theo hợp đồng. Khi hàng nhập khẩu về đến Việt Nam, phòng kinh doanh kết hợp với các bộ phận chức năng khác như phòng thị trường tiến hành công tác chào giá, tìm nguồn tiêu thụ, giao dịch khách hàng và ký hợp đồng mua bán với người mua trong nước hoặc tiến hành giao hàng cho khách hàng (đối với khách hàng đã ký kết hợp đồng kinh tế) Các phòng ban kết hợp chặt chẽ trong công tác bán hàng, thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng, tổ chức dịch vụ trưng chuyển xe đến các địa điểm giao hàng trong phạm vi toàn quốc theo thoả thuận.
Quá trình kinh doanh của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2 : Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh
1.1.4.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng Đây là cơ cấu khá phổ biến trong các doanh nghiệp và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp Mỗi phòng ban chức năng có nhiệm vụ cụ thể như sau:
-Giám đốc: Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất trrong công ty.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Thương mại Tài chính Hải âu
1.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Cũng như các doanh nghiệp khác, bộ máy kế toán của Công ty Thương mại Tài chính Hải âu đóng vai trò rất quan trọng Phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, tài chính của Công ty, lập Báo cáo tài chính theo định kỳ và kết hợp với các phòng ban khác tham mưu cho Giám đốc để hoạch định ra những chiến lược kinh doanh.
Về nhân sự, phòng kế toán bao gồm 01 Kế Toán Trưởng kiêm Trưởng Phòng Kế Toán, 01 Kế Toán Tổng Hợp, 04 Kế Toán chi tiết Mỗi nhân viên trong Phòng Kế Toán phụ trách từng phần hành cụ thể, dưới sự phân công, quản lý của Trưởng Phòng và chịu trách nhiệm báo cáo trước Trưởng Phòng.
Bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu tập trung Ngoài các nhân viên trong Phòng Kế toán, mỗi Chi nhánh và Văn phòng đại diện đều có Kế toán thống kê, định kỳ gửi báo cáo thống kê lên các Kế Toán Viên phụ trách từng phần hành liên quan để theo dõi và hạch toán Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên kế toán tại Công ty như sau:
Kế Toán Trưởng kiêm Trưởng Phòng Kế Toán: là người trực tiếp quản lý hoạt động của Phòng Kế Toán và là trợ giúp, tham mưu đắc lực cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán Kế Toán Trưởng tổ chức, phân công công việc cho từng kế toán viên đảm bảo việc ghi chép kịp thời, tính toán và phản quả hoạt động kinh doanh của Công ty, khai thác và sử dụng mọi nguồn vốn của Công ty một cách hiệu quả với chi phí thấp Kế Toán Trưởng cũng là người hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính và các quy định mới về chế độ kế toán tới các nhân viên trong công ty và thay mặt nhóm báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám Đốc về công việc của phòng.
Kế Toán Tổng Hợp: chịu sự quản lý trực tiếp của Kế Toán Trưởng, theo dõi chung hoạt động kế toán Định kỳ, Kế Toán Tổng Hợp nhận báo các báo cáo chi tiết từ các Kế Toán Viên, kiểm tra và lập báo cáo tổng hợp về hoạt động tài chính của Công ty, đồng thời kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ CNV trong công ty Trong trường hợp Kế Toán Trưởng vắng mặt, Kế Toán Tổng Hợp có trách nhiệm điều hành công việc trong phòng theo sự uỷ quyền của Kế Toán Trưởng.
Kế toán ngân hàng: làm công tác giao dịch với các Ngân hàng, kho bạc Nhà Nước, lên Bảng Kê, vào Sổ TK112 Cuối tháng đối chiếu, xác nhận số dư với các Ngân hàng.
Kế toán tiền mặt và công nợ: có nhiệm vụ theo dõi tiền mặt, theo dõi và thu hồi công nợ với cả người mua và người bán Kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ thủ tục trước khi thanh toán các khoản chi bằng tiền mặt Lập Chứng từ, Bảng kê, vào Sổ chi tiết TK111, thường xuyên đối chiếu với Thủ quỹ Hàng tháng cùng với Thủ quỹ, Kế toán tổng hợp, Phó phòng kế toán tổ chức kiểm kê quỹ, xác định số dư cuối tháng Đồng thời theo dõi hạch toán tổng hợp và chi tiết TK131, TK331, định kỳ lập Báo cáo chi tiết số dư TK131, Tk331 Kế toán tiền mặt kết hợp cùng với Kế toán ngân hàng có trách nhiệm quan hệ vay vốn cho Công ty nhằm bổ xung nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh.
Kế Toán TSCĐ, hàng hoá: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tăng giảm TSCĐ, hàng hoá của Công ty Cuối ký tiến hành lập bảng kê phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn của hàng hoá vật tư và thường xuyên đối soát với thủ kho.
Thủ quỹ kiêm Kế toán thuế: có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt, kiểm tra các chứng từ hợp lệ, hợp pháp thì tiến hành xuất nhập tiền cho các khoản thu chi, thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán tiền mặt, tham gia kiểm kê hàng tháng Đồng thời có nhiệm vụ lưu giữ, hạch toán các chứng từ, hoá đơn liên quan đến phần hành thuế, chuẩn bị các báo cáo và hoá đơn về thuế khi cơ quan thuế hay ngân hàng yêu cầu, giữ liên lạc với cơ quan thuế, thường xuyên báo cáo với Kế toán trưởng các nghiệp vụ về thuế phát sinh.
Ngoài ra, mỗi Chi nhánh và Văn phòng đại diện đều có Kế toán thống kê, định kỳ gửi báo cáo thống kê lên các kế toán viên phụ trách từng phần hành liên quan để theo dõi và hạch toán.
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thương mại tài chính Hải âu
1.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty
1.2.2.1.Đặc điểm chung trong việc vận dụng chế độ kế toán
+Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng:
-Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc ngày 31/12 của năm đó).
Kế Toán Trưởng kiêm Trưởng Phòng Kế Toán
Kế Toán tiền mặt và công nợ
Kế toán TSCĐ, vật tư hàng hoá
Thủ quỹ kiêm Kế toán thuế
+Phương pháp tính thuế: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+Nguyên tắc ghi nhận một số khoản mục:
*Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền:
Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ do ngân hàng công bố Số dư các khoản mục có gốc ngoại tệ cuối kỳ được quy đổi theo tỷ giá tại ngày cuối kỳ.
*Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được xác định theo số lượng và đơn giá trên sổ kế toán và thẻ kho Hàng tồn kho được xác định theo phương pháp thực tế đích danh và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
*Nguyên tắc ghi nhận và tính khấu hao TSCĐ:
Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn luỹ kế, phương pháp khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006-QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm
2006 và các chuẩn mực kế toán, kiểm toán do Bộ Tài Chính ban hành Việc áp dụng chế độ kế toán này rất thuận tiện cho việc thực hiện vì dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, kiểm soát với cách sắp xếp tài khoản, Bảng cân đối kế toán, thông tin do kế toán cung cấp cho phép đánh giá được tình hình tài chính của công ty tại mọi thời điểm Cụ thể như sau:
1.2.2.2 Đặc điểm hệ thống chứng từ tại Công ty
Theo đó, tại Công ty hiện nay đang sử dụng những loại chứng từ sạu: Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH…
Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê.
Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI TÀI CHÍNH HẢI ÂU
Đặc điểm hàng hoá tại công ty
Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các phương tiện vận tải phục vụ cho thi công các công trình, hầm mỏ như:
-Xe ôtô tải, ôtô ben tự đổ, xe ôtô chuyên trộn bêtông
-Xe rơmooc, xe xúc lật, xe ủi Đặc điểm của các mặt hàng này như sau:
+Công ty cung cấp nhiều chủng loại hàng hoá Các mặt hàng mang tính đơn chiếc, mỗi loại có đặc điểm, tính năng khác nhau Các hàng hoá được nhập mua theo đơn đặt hàng và theo kế hoạch kinh doanh của Ban giám đốc. +Hàng hoá mang đặc tính kỹ thuật cao, gồm nhiều chi tiết, phụ kiện đi kèm do đó phải đòi hỏi có kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt, hướng dẫn sử dụng bảo trì, bảo dưỡng.
+Các loại máy móc có khối lượng lớn Do đó việc vận chuyển được thực hiện bằng xe chuyên dụng.
+Các mặt hàng của Công ty chịu thuế GTGT với mức thuế suất 5%. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+Về nguồn hàng: Công ty nhập hàng từ hai nguồn: mua trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài Các nguồn hàng nhập từ nước ngoài chủ yếu là của các Nhà máy sản xuất ôtô KAMAZ tại Cộng Hoà Liên Bang Nga, nhà máy xe ôtô DONGFENG-Trung Quốc, nhà máy bồn trộn CIFA-Italy.
2.1.2 Yêu cầu quản lý hàng hoá tại công ty
Công ty có 3 kho hàng hoá do Thủ kho quản lý
Kho bãi 1: tại Sài Đồng-Gia Lâm-Hà Nội.
Kho bãi 2: tại Đường Cao Tốc Thăng Long-Nội Bài-Hà Nội.
Kho bãi 3: tại Như Quỳnh-Hưng Yên.
Mọi nhân viên được yêu cầu làm thủ tục tài chính khi mang hàng hoá vào hay ra khỏi kho. Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song Thủ kho lập Thẻ kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hoá nhập, xuất, tồn kho Tại phòng kế toán, Kế toán hàng hoá theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá cả về số lượng và giá trị Vì giá trị hàng hoá của Công ty lớn nên kế toán phải tiến hành lập mã hàng hoá để theo dõi từng chiếc xe nhập, xuất, tồn nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực Khi nhập khẩu hoặc mua trong nước, căn cứ chứng từ nhập hàng và số khung, số máy trên chứng từ, kế toán lập mã hàng hoá theo dõi từng chiếc xe Khi xuất bán, kế toán xác định số khung, số máy của chiếc xe bán, tra mã hàng và xác định chiếc xe xuất kho từ đó xác định giá vốn hàng bán cho chiếc xe đó Cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng hoá tiến hành đối chiếu số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho.
Quy trình nhập kho hàng hoá:
Khi có thông bán hàng đến, nhân viên hỗ trợ tiến hành nhận hàng, vận chuyển hàng đến kho Nhân viên nhận hành phải viết Giấy Đề nghị nhập kho ghi rõ mã hàng, số lượng gửi cho kế toán hàng hóa cùng với các chứng từ liên quan Sau khi kế toán hàng hoá kiểm tra chứng từ, viết phiếu nhập kho hàng hoá 02 liên (có đầy đủ chữ ký), chuyển cho người đề nghị Thủ kho kiểm tra phiếu nhập kho, tiến hành nhập kho hàng hoá, ký tên vào phiếu nhập kho Thủ kho giao cho nhân viên nhận hàng 1 liên và giữ lại 1 liên để ghi Thẻ kho Định kỳ, Thủ kho chuyển cho kế toán hàng hoá để ghi sổ.
Quy trình xuất kho hàng hoá:
Khi có nhu cầu hàng hoá, Phòng kinh doanh viết Giấy đề nghị xuất kho(ghi rõ số hợp đồng hay khách lẻ, tên khách, số lượng) có đầy đủ chữ ký củaTrưởng bộ phận, Giám đốc, Kế toán trưởng gửi cho kế toán hàng hoá Kế toán hàng hoá kiểm tra Giấy đề nghị xuất kho, Bảng kê theo dõi hàng hoáNhập, xuất, tồn và phiếu xuất kho (02 liên), giao cho nhân viên kinh doanh.Khi nhận được phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho, ký nhận và giữ lại 01 liên để ghi Thẻ kho, giao 01 liên cho nhân viên kinh doanh Định kỳ,Thủ kho giao Phiếu Xuất kho cho nhân viên kế toán hàng hoá ghi sổ.
Các phương thức bán hàng áp dụng tại công ty
Công ty thực hiện bán hàng theo hai hình thức: bán hàng qua hợp đồng và bán lẻ.
Phương thức bán hàng theo hợp đồng:
Phương thức bán hàng qua hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty Theo phương thức này, sau khi khách hàng chấp nhận báo giá, hai bên sẽ thoả thuận các điều khoản hợp đồng và ký kết hợp đồng kinh tế. Sau khi nhập về đầy đủ máy móc, thiết bị, linh kiện, phụ kiện đi kèm, tiến hành xuất bán cho khách hàng đúng thời gian và địa điểm ghi trên hợp đồng. Phương thức bán lẻ:
Theo nghiên cứu của bộ phận bán lẻ, một số thiết bị, linh kiện có giá trị nhỏ được nhập về kho để xuất bán khi có yêu cầu của khách hàng Khách hàng có nhu cầu liên hệ trực tiếp với phòng bán lẻ và hẹn thời gian nhận hàng Đến ngày hẹn, khách hàng trực tiếp tới văn phòng công ty nhận hàng và trả tiền.
Kế toán tổng hợp quá trình tiêu thụ tại Công ty Thương mại Tài chính Hải âu
2.3.1.Kế toán giá vốn hàng bán
Kế toán giá vốn hàng bán dựa trên các chứng từ: Hợp đồng kinh tế; Phiếu đề nghị nhập, xuất kho; Phiếu xuất, nhập kho; Hoá đơn GTGT…
Công ty sử dụng TK632- Giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn hàng bán Để thuận tiện cho việc theo dõi kết quả kinh doanh, TK632 của Công ty được chi tiết thành các TK cấp hai (chi tiết cho từng loại hàng hoá).
Sổ sách theo dõi giá vốn hàng bán gồm: Sổ cái TK632-Giá vốn hàng bán, Sổ cái TK156-Hàng hoá, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ chi tiết hàng hoá.
Số lượng chủng loại hàng hoá của Công ty rất nhiều, hàng hoá mang tính đơn chiếc, mỗi loại có đặc tính kỹ thuật cao, có giá trị lớn do đó Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để ghi nhận giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán = Giá trị hàng mua (chưa thuế) + Thuế nhập khẩu (nếu có) -Giá trị hàng mua:
+Đối với hàng mua trong nước: giá trị hàng mua là giá ghi trên hoá đơn GTGT chưa bao gồm thuế GTGT.
+Đối với hàng nhập khẩu: giá trị hàng mua là giá ghi trên Tờ khai hàng hoá nhập khẩu theo giá CIF chưa bao gồm thuế nhập khẩu, Thuế GTGT hàng nhập khẩu Giá mua hàng nhập khẩu theo đơn vị USD được quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá ghi trên tờ khai hàng hoá nhập khẩu đã được Hải quan chấp nhận và thông quan.
-Thuế nhập khẩu: Thuế nhập khẩu là khoản thuế được ghi nhận trên Tờ khai nhập khẩu hàng hoá và được Hải quan chấp nhận theo thông báo thu thuế của Hải quan.
-Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá: không có
-Các khoản chi phí khác như chi phí vận chuyển, giao hàng, lưu kho được tính vào chi phí bán hàng Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng được hạch toán vào chi phí mua hàng TK1562.
Giấy đề nghi xuất kho
Nhật ký chứng từ số 8
Sổ tổng hợp chi tiết TK632
Công tác hạch toán giá vốn được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán
Trong khuôn khổ bài viết này, tôi xin trình bày nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán hàng theo hợp đồng.
Nghiệp vụ 1: Bán hàng theo hợp đồng (hàng nhập khẩu).
Ngày 31 tháng 10 năm 2008, Công ty thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế số 771/HĐKT 2008/MĐ-COMA với các điều khoản cụ thể sau:
-Tên hàng hoá: Xe chassis LZ 1360M3
-Số lượng, đơn giá, tổng thanh toán ghi trên Hoá đơn GTGT
-Thanh toán bằng chuyển khoản, chia làm 3 đợt: Đợt 1: 20% giá trị hợp đồng sau khi hợp đồng có hiệu lực. Đợt 2: 70% Sau khi nghiệm thu thiết bị. Đợt 3:Số tiền còn lại 20 ngày sau khi hai bên ký biên bản nghiệm thu thiết bị
Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty tiến hành thương thảo với người bán để ký hợp đồng mua hàng Khi có thông báo hàng đến, Công ty làm thủ tục
P.O.BOX 333 WUHAN CITY, HUBEI PROVINCE 430056, P.R CHINA
Date: DEC, 21 INVOICE of AS BELOW
For account and risk of Messrs: TAICHINHHAIAU COMPANY LTD.
36A HOANG CAU, DONG DA, HA NOI, VIETNAM
Shipped by DONGFENG MOTOR CORP per MCP KOPENHAGEB V.S018 Sailing on/about DEC, 25, 2008Form KAOHSI PORT to HAIPHONG PORT
SAY TOTAL U.S DOLLARS TWO HUNDRED TWENTY FIVE THOUSAND ONLY
+THE BENEFICIARY: DONGFENG MOTOR CORP
+IN ARTICLE 3 OF CONTRACT NO 253-1007/MD-DONGFENG
+THE CREDIT NUMBER AND THE CREDIT DATE: 100114851013556/ DDA AND 071213
LOADING PORT: KAOHSI PORT, CHINA
UNLOADING PORT: HAIPHONG PORT, VIETNAM
MADE IN CHINA, R.O.C DONGFENG MOTOR CORP
Biểu 2.1: Hoá đơn mua hàng nhập khẩu
Sau khi tiến hành nộp đầy đủ các khoản thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, công ty tiến hành nhập kho hàng hoá
CÔNG TY THƯƠNG MẠICỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÀI CHÍNH HẢI ÂU Độc lập- Tự do- Hạnh phúc 36A Hoàng Cầu-Đống Đa- Hà Nội Ngày 24 tháng 12 năm 2008
GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO
Người đề nghị nhập: Phạm Văn Chung Phòng: Kinh doanh
Hãng nhập: DONGFENG Hợp đồng số: 253-1007/MD- DONGFENG
Kèm theo: 1 bộ chứng từ gốc (hàng nhập khẩu)
Tên hàng hóa Đơn vị
SL Mục đích Hãng nhập
Người đề nghị Người kiểm tra Trưởng phòng Kế toán Giám đốc (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.2: Giấy đề nghị nhập kho
Căn cứ vào giấy đề nghị nhập kho và bộ chứng từ đi kém, kế toán hàng hoá làm Phiếu nhập kho (đối với hàng mua trong nước) hoặc Phiếu nhập mua nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu).
CÔNG TY THƯƠNG MẠI TÀI CHÍNH HẢI ÂU
36A Hoàng Cầu-Đống Đa- Hả Nội
PHIẾU NHẬP MUA NHẬP KHẨU
Người giao hàng: Đơn vị: HN 0195-Cty Thương mại và Công nghệ CNC Địa chỉ:
Số hoá đơn: 4208 Seri: Ngày: 24/12/2008
Nội dung: nhập hàng theo Tờ khai số 4208, ngày 21/12/2008
Tài khoản có: 112-Tiền gửi ngân hàng
TK Đvt Số lượn g Đơm giá Thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán 3,899,250,0
Thuế GTGT hàng nhập khẩu 204,710,625
Bằng chữ: Bốn tỷ không trăm chín tư triệu hai trăm mười hai nghìn năm trăm đồng chẵn.
Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 2.3: Phiếu nhập mua nhập khẩu Đến hạn giao hàng theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng viết Giấy đề nghị xuất kho để làm thủ tục xuất kho giao cho khách hàng:
CÔNG TY THƯƠNG MẠICỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÀI CHÍNH HẢI ÂU Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
36A Hoàng Cầu-Đống Đa-Hà Nội Ngày 29 tháng 12 năm 2008
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO
Người đề nghị: Phạm Văn Chung Phòng: Kinh doanh
Bán cho: Tổng Cty cơ khí xây dựng Hợp đồng số: 771/HĐKT2008/MĐ- COMA
TT Hàng hoá Đơn vị Số lượng Mục đích Hãng nhập
Người đề nghị Người kiểm tra Trưởng phòng Kế toán Giám đốc (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.4: Giấy đề nghị xuất kho
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho và hợp đồng kinh tế (hợp đồng bán) kế toán hàng hoá làm Phiếu xuất kho.
CÔNG TY THƯƠNG MẠI TÀI CHÍNH HẢI ÂU
36A-Hoàng Cầu-Đống Đa-Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO Số: 06/12 Ngày 29 tháng 12 năm 2008
Người nhận hàng: Đơn vị: HN0298-Tổng công ty cơ khí xây dựng Địa chỉ: 125D Minh Khai-Hai Bà Trưng-Hà Nội
Nội dung: Xuất hàng theo Hợp đồng số 771/HĐKT 2008/MĐ-COMA S t t
Tên HH TK Nợ Tk
Có Đvt Số lượn g Đơn giá Thành tiền
Bằng chữ: Hai t ỷ ba trăm linh hai triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Xuất ngày 29 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận Người nhận hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá.
Cơ sở lập: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra như: phiếu nhập kho, xuất kho, và Bảng kê số 8 kỳ trước kế toán lấy số liệu ghi trực tiếp vào Bảng kê số 8 kỳ này Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên Bảng kê số 8 Cuối tháng cộng bảng kê số 8 kế toán chuyển ghi vàoNKCT số 8 (cột ghi Có Tk156).
BẢNG KÊ SỐ 8 Mẫu số: S04b8-DN
Nhập- Xuất- Tồn Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Hàng hoá: Tk156 Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Tháng 12 năm 2008 Đvị: 1000 Đồng Số dư Đkỳ: 10,539,650,000 VND
St t Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ Tk156; ghi Có TK Ghi Có Tk156; ghi Nợ TK
SH NT TK112 Tk632 Cộng Nợ
1 HĐ120 3/12 Xuất bán xe chassis cho cty XDGT số1 1,052,790 1,052,790
2 Xuất bán xe đầu kéo cho cty XDGT số 8 2,705,700 2,705,700
2 Mu axe ôtô trọng tải 5 tấn của Cty thiết bị phụ tùng
2 Bán xe chassis cho Cty
2 Bán xe ôtô trọng tải 5 tấn cho Cty XDGT số 3 2,254,750 2,254,750
2 Bán xe chassis cho Cty
2 Nhập xe chassis và Xe đầu kéo của Cty DONGFENG 4,094,212.5 4,094,212.5
27/1 2 Cty XDGT số 8 trả lại xe đầu kéo bán tại HĐ 17/2008
2 Bán xe shassis cho Tổng cty cơ khí xây dựng 1,819,650 1,819,650
Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nhật ký chứng từ số 8 ghi Có các Tk156, 157, 511, 632, 641, 642, 911…
Cơ sở và phương pháp ghi NKCT số 8:
-Căn cứ vào Bảng kê số 8 phần ghi Có Tk156 và sổ theo dõi chi phí mua hàng hoá để ghi vào cột ghi Có Tk156.
-Căn cứ vào Bảng Kê số 11 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK131.
-Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng dùng cho TK511 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK511.
-Căn cứ vào biên bản trả lại hang và phiếu nhập kho hang trả lại để ghi vào cột ghi Có TK 531.
-Cuối kỳ khoá sổ NKCT số 8 xác định tổng số phát sinh bên Có của các TK
156, 131, 511, 531, 641, 642, 821, 911 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 8 để ghi Sổ Cái.
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Mẫu số S04a8-DN Ghi có các TK 156, 632, 131, 511, 531, 641, 642, 635… Ban hành theo QĐ số 15/2006/BTC
Tháng 12 năm 2008 Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Đvị: 1,000,000 đồng
531 Hàng bán bị trả lại 552.35 552.35
911 Xác định kết quả kinh doanh
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.7: Nhật ký chứng từ số 8
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Tk632-XCHLZ03: Gía vốn hàng bán xe chassis
Từ ngày 1/12/2008 đến 31/12/2008 Đvị: 1000 đồng
NTghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi NợTk 632, CóTk… Ghi Có TK632, Nợ TK…
SH NT 156 Cộng Nợ 632 911 Cộng Có 632
3/12 HĐ120 3/12 Xuất bán xe chassis cho
17/12 HĐ112 17/12 Bán xe chassis cho Cty XD
HĐ170 25/12 Bán xe chassis cho Cty
HĐ771 29/12 Bán xe chassis cho Tổng
Cty cơ khí xây dựng
Kế toán trưởng Người ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu2 8: Sổ chi tiết giá vốn (xe chassis)
Cuối kỳ, căn cứ vào NKCT số 8 Kế toán vào Sổ Cái Tk 632 Số liệu trên
Sổ cái TK 632 được đối chiếu với số tổng cộng trên Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn.
SỔ CÁI GIÁ VỐN HÀNG BÁN
TK632: Giá vốn hàng bán
Ghi CóTK, đối ứng Nợ với TK này
-Dòng từ NKCT số 8 (ghi
Dư cuối tháng : Dư Nợ
Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu)
Biểu 2.9: Sổ Cái giá vốn hàng bán
2.3.2 Kế toán doanh thu bán hàng
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Hợp đồng kinh tế với khách hàng, Đơn đặt hàng của khách hàng, Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho…
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BẤN HÀNG XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TMTC HẢI ÂU
Nhận xét chung về tình hình kế toán bán hang và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TMTC Hải Âu
Công ty TMTC Hải Âu là công ty hạch toán độc lập Sau 20 năm hoạt động,với sự nỗ lực của Ban Giám Đốc và toàn thể nhân viên, Công ty đã xây dựng được quy trình làm việc hiệu quả, mang tính chuyên nghiệp cao, đáp ứng nhu cầu khách hàng về chất lượng và thời gian Do vậy, công ty đã tạo dựng được vị thế trên thị trường và là bạn hàng quen thuộc của nhiều công ty trên khắp cả nước. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như công ty Thương mại Tài Chính Hải Âu, hoạt động bán hàng là chủ yếu có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty Chính vì thế, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một phần kế toán trọng yếu đã được Ban Giám Đốc quan tâm và chú ý hoàn thiện Sau một thời gian thực tập tại Công ty, tôi có một số đánh giá về kế toán tại Công ty nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh như sau:
Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty tiến hành tương đối hoàn chỉnh, dựa trên đặc điểm thực tế ở công ty và tình hình vận dụng chế độ kế toán hiện hành Điều này được thể hện trên các mặt:
Trước hết về tổ chức hoạt động của công ty:
Những thành tích mà công ty đạt được có một phần là nhờ vào đường lối lãnh đạo của Ban Giám Đốc công ty Về mặt quản lý luôn có sự phối hợp nhịp nhàng và chặt chẽ giữa các cấp trên và cấp dưới, giữa các phòng ban trong công ty với nhau. Các quyết định và chỉ đạo luôn được đưa xuống các phòng ban một cách thống nhất và đồng bộ Các Công văn, Chỉ thị của cấp trên được thi hành theo quyết định.
Tổ chức bộ máy kế toán:
Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, quy mô phòng kế toán tương đối nhỏ, mỗi người kiêm nghiệm nhiều phần hành bao gồm cả kế toán và tài chính là tương đối hợp lý Việc thường xuyên đối chiếu và báo cáo giữa các nhân viên kế toán, kế toán trưởng và Ban Giám Đốc đã giúp cho Kế toán trưởng và Bán Giám Đốc thường xuyên nắm bắt được tình hình tài chính của Công ty để có những quyết định đúng đắn Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ và năng lực nhiệt tình, sự trung thực trong công tác đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý tài chính của công ty Trong đó phần hành kế toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá được đặc biệt quan tâm Nhờ vậy,kế toán phản ánh nhanh chóng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên các chứng từ, sổ sách kế toán để theo dõi kết quả kinh doanh Tuy nhiên, mặc dù đã cố gắng sắp xếp nhưng nguyên tắc bất kiên nghiệm vẫn chưa được bảo đảm: Kế toán thuế đồng thời là thủ quỹ Điều này có thể là nguyên nhân dẫn đến rủi ro cho công ty.
Về hình thức kế toán:
Công ty lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ Hình thức này tương đối phù hợp đối với quy mô công ty và trình độ của đội ngũ nhân viên Nhưng hình thức ghi sổ này còn chứa nhiều sự trùng lặp của các nghiệp vụ làm công tác kế toán trở nên phức tạp, công việc trở nên nhiều hơn.
Về tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng hệ thống Tài khoản ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC Do nhu cầu thực tế hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp đã chi tiết các TK thành các tài khoản cấp hai để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh một cách khoa học, cụ thể, chính xác Tuy nhiên, việc vận dụng hệ thống tài khoản vẫn còn những bất cập như:
-Các tài khoản theo dõi bán hàng và xác định kết quả được chi tiết thành tài khoản cấp hai chi tiết cho từng loại hàng hoá Tuy nhiên, TK641, 642 lại không được theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hoá Điều này làm cho việc theo dõi kết quả kinh doanh của từng mặt hàng chưa được triệt để và chính xác.
-Doanh nghiệp tuy đã có hệ thống tài khoản tương đối hoàn chỉnh nhưng vẫn còn thiếu một số tài khoản như: TK151, 139, 159 Điều này làm cho hoạt động kinh doanh phản ánh thiếu chính xác.
Về hệ thống chứng từ, sổ sách:
Hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty được tổ chức theo quy định của pháp luật và được vận dụng theo yêu cầu thực tế.
-Hệ thống chứng từ đầy đủ, thiết kế khoa học và tổ chức luân chuyển hợp lý, đúng nguyên tắc.
-Tổ chức lưu trữ chứng từ, sổ sách một cách khá cẩn thận.
Tuy nhiên vẫn còn có điểm chưa hợp lý sau:
-Hoạt động bán hàng theo hợp đồng là chủ yếu nhưng kết quả bán hàng theo từng hợp đồng thì chưa được theo dõi trên các sổ cụ thể Do vây, việc đánh giá hiệu quả kinh doanh có nhiều bất cập, chưa chính xác.
Về báo cáo kế toán
Cuối kỳ kế toán, công ty lập đầy đủ các báo cáo kế toán theo quy định và nộp cho cơ quan thuế chủ quản đúng hạn.
Ngoài các báo cáo tài chính, công ty tổ chức hệ thống báo cáo sử dụng nội bộ giúp Ban Giám Đốc có thể theo dõi, đánh giá công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và có hướng chỉ đạo cụ thể, kịp thời.
Về kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ
Công ty sử dụng phương pháp Giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng bán phù hợp với đặc điểm hang hoá kinh doanh của Công ty.
Hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song là phù hợp Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ dàng ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn của hàng hoá.
Do hàng nhập về chủ yếu là các mặt hàng nguyên chiếc nên việc lập thẻ kho được chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.
Việc theo dõi các khoản phải thu khách hàng được chuyên môn bởi kế toán công nợ Việc đối chiếu và đôn đốc khách hàng trả nợ trong thời gian qua được thực hiện tương đối tốt Nhưng nhìn chung trên Bảng cân đối kế toán của công ty có thể thấy số dư công nợ phải thu của công ty luôn rất lớn là do giá trị các hợp đồng ký kết thường từ vài trăm triệu đồng đến vài tỷ đồng Thêm vào đó, nguồn vốn thực hiện hợp đồng của công ty có phần vốn vay của các tổ chức tín dụng Do vậy, trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán thì công ty sẽ gặp khó khăn rất lớn trong việc thánh toán các khoản tín dụng.
Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thương Mại Tài Chính Hải Âu
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
Trong thị trường cạnh tranh đầy gay gắt mà côngty đang phải đối mặt, nhất là khi Việt nam đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO thì sự cạnh tranh càng tăng lên.Tuy nhiên, cùng với sự phát triển kinh tế của cả nước, các ngành nghề, lĩnh vực, quy mô sản xuất kinh doanh mở rộng, công ty có nhiều cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng số lượng khách hàng cũng như tăng quy mô đơn đặt hàng Trong bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào thì kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các thong tin phục vụ cho việc ra quyết định kinh tế của nhà quản lý Ngoài ra kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho cơ quan nhà nước và các đối tác quan tâm tình hình tài chính của côngty Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại thì phần hành bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là không thể thiếu và nó phản ánh thực chất kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì thế, không ngừng hoàn thiện công tác kế toán là việc làm cần thiết để nâng cao thế mạnh và khắc phục những điểm yếu nhằm tăng nhanh lợi nhuận cho công ty cũng như đáp ứng yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo công ty.
Việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ cần được thực hiện trên một số nguyên tắc sau đây:
Nguyên tắc tuân thủ: việc hoàn thiện phải tuân thủ đúng theo quy định trong Luật kế toán và các văn bản pháp luật về quản lý kinh tế.
Nguyên tắc phù hợp: hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với các chuẩn mực và chế toán quốc tế nhằm đáp ứng được nhu cầu hội nhập hiện nay Song không phải phù hợp và tuân thủ một cách cứng nhắc mà không sáng tạo.
Nguyên tắc hiệu quả: việc hoàn thiện phải có tính khả thi để công ty có khả năng thực hiện được Vì thế phù hợp vơi quy mô đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, phù hợp với cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ bộ máy kế toán cũng như trình độ quản lý của công ty, cần có biện pháp giảm tối đa khối lượng công tác kế toán nhưng đem lại hiệu quả cao nhất, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời và có chất lượng cao nhất.
3.2.3 Các giải pháp hoàn thiện
Với mong muốn góp phần cho sự phát triển của công ty trong tương lai, tôi xin đưa ra một số kiến nghị như sau:
Về bộ máy kế toán
Cần phân tách trách nhiệm của kế toán thuế và thủ quỹ, của kế toán công nợ và tiền mặt để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nghiệm Trong trường hợp không có điều kiện, cần thường xuyên giám sát chặt chẽ công việc và đối chiếu sổ sách theo dõi quỹ tiền mặt để đảm bảo giảm thiểu rủi ro do việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nghiệm gây ra.
Về hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản cần được tổ chức lại cho phù hợp với quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và đặc điểm kinh doanh thực tế của công ty Cụ thể là:
-Các Tài khoản theo dõi bán hàng nên được chi tiết theo các mặt hàng để đảm bảo quá trình theo dõi kinh doanh diễn ra thuận tiện, hiệu quả.
-Cần xây dựng hệ thống tài khoản theo dõi bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo từng hợp đồng thực hiện Như vậy, cùng với việc theo dõi tiến độ hợp đồng có thể theo dõi được kết quả thực hiện hợp đồng.
Phân bổ chi phí bán hang và quản lý doanh nghiệp
Các Tài khoản theo dõi tiêu thụ như: 632, 511 đều được chi tiết cho từng loại hàng hoá trong khi đó thì các TK641, 642 lại tập hợp chung các chi phí phát sinh Do vậy, để thấy rõ kết quả hoạt động của từng loại hàng hoá thì sau khi tập hợp chi phí trên TK641, 642, doanh nghiệp cần phân bổ chi phí một cách phù hợp để xác định kết quả kinh doanh từng loại hàng hoá được khoa học và chính xác. Phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng theo doanh thu:
Chi phí quản QLDN=Tổng chi phí QLDN *Doanh thu của mặt hàng cho từng mặt hàng
Tổng doanh thu Chi phí bán hàng = Tổng chi phí bán hàng * Doanh thu của từng mặt hàng từng mặt hàng Tổng doanh thu bán hàng
Như vậy, Công ty có thể tập hợp đầy đủ các khoản doanh thu và chi phí trên sổ chi tiết TK911 để thấy rõ hiệu quả hoạt động của từng mặt hàng.
Thẻ theo dõi hợp đồng
Bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty Số lượng hợp đồng của Công ty khá nhiều, các hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện hợp đồng thường kéo dài từ 1-3 tháng Bởi vậy, để theo dõi và đánh giá kết quả tiêu thụ được cụ thể, chính xác, em xin kiến nghị Công ty lập Thẻ hợp đồng để theo dõi từng hợp đồng mà Công ty đang thực hiện Nội dung của Thẻ theo dõi hợp đồng như sau:
THẺ THEO DÕI HỢP ĐỒNG
Khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại:
STT Chỉ tiêu Số tiền
3 Chi phí bán hàng phân bổ cho từng hợp đồng
4 Chi phí QLDN phân bổ theo hợp đồng
Số tiền % giá trị hợp đồng
Biểu 3.1: Thẻ theo dõi theo hợp đồng
Phân bổ chi phí mua hàng
Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ được tập hợp vào Tk1562 Nhưng đến cuối kỳ thì kế toán kết chuyển toàn bộ cho phí mua hàng phát sinh trong kỳ vào giá vốn hàng bán trong kỳ mà không phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Như vậy đã làm sai lệch giá vốn hàng bán ra trong kỳ và ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ kế toán Như vậy nên phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra trong kỳ và cho hàng tồn kho cuối kỳ Như vậy, để phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng thì chi phí mua hàng TK1562 cần được chi tiết cho từng mặt hàng Phân bổ chi phí mua hàng như sau:
CPMH của mặt hàng A = CPMH của A tồn đkì + CPMH của A p/s trong kỳ phân bổ cho kỳ kế toán Giá trị hàng A tồn đkì + Giá trị hàng A mua trong kỳ *Giá vốn hàng A bán ra trong kỳ
Kế toán hàng mua đi đường Để theo dõi hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho, kế toán ghi thẳng vào tài khoản 156 là không đúng bản chất Theo em nên cho tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường là hợp lý Phương pháp hạch toán như sau:
Trường hợp mua hàng chưa về mà chứng từ mua hàng về trước, kế toán lưu các chứng từ này vào Cuối kỳ nếu hàng mua vẫn chưa về thì kế toán ghi bút toán:
Nợ TK151: hàng mua đang đi đường
Nợ TK133: VAT được khấu trừ
Sau khi nhập hàng về kho, tuỳ từng trường hợp cụ thể lúc đó mà kế toán ghi:
Nợ TK 156: Hàng về nhập kho
Nơ TK 632: Hàng mua giao bán trực tiếp
Có TK 151: Hàng mua đang đi đường
Về dự phòng nợ phải thu khó đòi
Với phương thức bán hàng theo hợp đồng là chủ yếu, hàng hoá của Công ty được nhập về theo đơn đặt hàng của khách hàng nên việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là không cần thiết Tuy nhiên, với số dư công nợ thường xuyên ở mức rất cao so với khả năng tín dụng của doanh nghiệp gây nên những rủi ro cao.