1
Sự cần thiết tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp vận tải
1.1.1 Chi phí sản xuất và giá thành vận tải
Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt nh hiện nay doanh nghiệp kinh doanh nói chung và kinh doanh vận tải nói riêng muôn tồn tại và phát triển đợc đòi hỏi phải có kết quả kinh doanh tốt, có nghĩa là thu phải bù đợc chi và phải có lợi nhuận Muốn thực hiện đợc yêu cầu này, doanh nghiệp phải hạch toán đợc đầy đủ các khoản thu nhập và chi phí đã bỏ ra.
Kinh doanh dịch vụ vận tải khác với các nghành sản xuất kinh doanh khác ở chỗ sản xuất vận tải làm cho giá trị sử dụng của chúng đợc thực hiện và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng nhng không tạo ra sản phẩm vật chất cho xã hội Sản phẩm vận tải không có hình thái vật chất cụ thể mà chỉ là sự di chuyển hàng hóa hoặc hành khách từ địa điểm này tới địa điểm khác trong không gian và thời gian Vì vậy chi phí vận tải manh tính đặc thù và quá trình thực hiện dịch vụ vận taỉ cũng khác so với ngành sản xuất khác.
Trong ba yếu tố để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải là sức lao động, t liệu lao đông và đối tợng lao động thì đối tợng lao động của hoạt động vận tải mang tính chất đặc biệt Trong quá trình vận tải nó không thay đổi tính chất sinh lý hóa học để tạo ra sản phẩm mà chỉ đợc di chuyển từ địa điểm này tới địa điểm khác trong không gian Sản phẩm vận tải không có nguyên vật liệu chính làm cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm, và đối tợng lao động không đợc tính là một yếu tố chi phí trong sản xuất.
Nh vậy chi phí sản xuất trong vận tải là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống, lao động vật hóa và chi phí khác mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong một kỳ để thực hiện hoạt động kinh doanh vận tải.
Trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải bên cạnh hoạt động kinh doanh cơ bản là hoạt động vận taỉ còn có các hoạt động sản xuất kinh doanh phụ khác.Những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra cho hoạt động kinh doanh phụ mà không liên quan đến hoạt động vận tải thì không đợc tính vào chi phí vận tải, toàn bộ chi phí hợp lý của hoạt động vận tải sẽ cấu thành nên giá thành vận tải.
Theo thông t số 76/TC/TCDN ngày 15/11/1996 của bộ tài chính hớng dẫn chế độ quản lý doanh thu, chi phí sản xuất phi sau đây không thuộc phạm vi chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải:
- Các khoản chi phí đã đợc tính vào chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác nh: chi phí mua bán trái phiếu, cổ phiếu, chi phí chi liên doanh.
- Các khoản chi phí có nguồn bù đắp riêng nh kinh phí sự nghiệp chi cho nhà ăn tập thể, chi phí của các tổ chức Đoàn, Đảng.
- Các khoản thiệt hại đợc chính phủ trợ cấp và đợc ghi giảm giá vốn, hoặc đợc bên gây thiệt hại, cơ quan bảo hiểm bồi thờng.
- Các khoản chi phí đi công tác ở nớc ngoài vợt định mức do nhà nớc quy định.
Giá thành dịch vụ vận tải là thể hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống cần thiết và lao động vật hóa thực tế phát sinh cho toàn bộ sản lợng sản phẩm vận tải hoàn thành trong kỳ
Giá thành đơn vị vận tải là chi phí vận tải tính cho một đơn vị sản phẩm vận tải hoàn thành.
Giá thành vận tải có hai chức năng chủ yếu, thứ nhất đó là thớc đo bù đắp chi phí vận tải, là căn cứ xác định khả năng bù đắp chi phí trong quá trình thực hiện dịch vụ vận tải Thứ hai giá thành vận tải còn là căn cứ để lập giá kinh doanh vận tải, là xuất phát điểm để xác định giá cớc phí dịch vụ vận tải.
Trong cơ chế thị trờng, sự hoạt động đa dạng của các loại hình vận tải thuộc các loại hình kinh tế khác nhau đã dẫn đến sự cạnh tranh để chiếm u thế trên thị tr- ờng của mỗi doanh nghiệp Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải phấn đấu hạ giá thành và nâng cao chất lợng phục vụ vận tải.
Theo quyết định của cơ chế tài chính hiện hành thì giá thành dịch vụ vận tải gồm:
- Chi phí vật liệu trực tiếp: gồm các chi phí về nhiên liệu, vật liệu,động lực trực tiếp sử dụng cho các hoạt động dịch vụ.
- Chi phí nhân công trực tiếp: gồm các khoản chi phí trả cho lao động trực tiếp thực hiện các dịch vụ vận tải nh tiền lơng, BHXH, KPCĐ của lái xe, phụ xe hoặc của ngời trực tiếp bốc xếp trong dịch vụ bộc xếp.
- Chi phí sản xuất chung: gồm các khoản chi phí chung phát sinh ở các bộ phân sản xuất, sửa chữa phơng tiện nh chi phí về công cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài, khấu hao TSCĐ và các chi phí khác.
Toàn bộ chi phí vận tải doanh nghiệp chi ra để hoàn thành sản lợng dịch vụ hoặc công việc vận tải trông kỳ gọi là giá thành dịch vụ vận tải Có những chi phí thực tế phát sinh kỳ này nhng tính vào giá thành dịch vụ vận tải kỳ sau, và có những chi phí cha phát sinh kỳ này nhng phải tính trớc vào giá thành dịch vụ vận tải kỳ này nh chi phí trích trớc Do đó giá thành dịch vụ vận tải đợc xác định nh sau:
Gía thành dịch vụ vận tải kỳ này
Chi phÝ kú tríc chuyÓn sang kỳ này
Chi phÝ thùc tÕ phát sinh
Chi phÝ kú này chuyển sang kú sau
1.1.1.3 Mối quan hệ giũa chi phí sản xuất và giá thành vận tải
Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hai chỉ tiêu giống nhau về chất đều là các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra trong quá trình sản xuất Nhng do bộ phận chi phí sản xuất giữa các kỳ không đều nhau nên chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm lại khác nhau trên hai phơng diện:
-Về mặt phạm vi: Chi phí sản xuất gắn với một thời kỳ nhất định, còn giá thành sản phẩm gắn với khối lợng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành.
Phân loại chi phí sản xuất và giá thành vận tải
1.2.1 Phân loại chi phí sản xuất
Chi phí phí sản xuất bao gồm nhiều khoản chi phí có nội dung, công dụng, và mục đích sử dụng không nh nhau Vì vậy, để phục vụ cho công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, cần phân loại chi phí theo tiêu thức thích hợp, thông thờng chi phí đợc phân loại theo nội dung kinh tế và phân loại theo công dông kinh tÕ:
Phân loại theo nội dung kinh tế
Cách phân loại này căn cứ vào nội dung kinh tế của chi phí để sắp xếp chi phí kinh doanh vận tải có cùng nội dung kinh tế vào một loại chi phí không phân biệt chúng phát sinh ở đâu và nhằm mục đích sử dụng nh thế nào Trong ngành vận tải ôtô đợc chia thành các nội dung sau:
2) chi phí nguyên vật liệu
3) chi phÝ phÝ khÊu hao TSC§
4) chi phí dịch vụ mua ngoài
5) chi phí khác bằng tiền
Cách phân loại này cho biết kết cấu từng yếu tố chi phí để phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí vận tải Nó là cơ sở nhận biết trong hoạt động vận tải cần những chi phí gì, dựa vào đó lập dự toán chi phí vận tải và tính toán vốn lu động định mức.
Việc phân loại chi phí vận tải theo cách này mới chỉ cho biết doanh nghiệp đã bỏ ra những chi phí gì vào quá trình vận tải mà không cho biết công dụng kinh tế của chúng.
Phân loại kinh tế theo mục đích và công dụng kinh tế.
Theo cách phân loại này, căn cứ vào mục đích, công dụng kinh tế của chi phí, nơi phát sinh chi phí và đối tợng gánh chịu chi phí để chia chi phí vận tải thành các khoản mục khác nhau, mỗi khoản mục bao gồm nhng chi phí có cùng công dụng, mục đích Đối với mỗi loại hình vận tải có đặc điểm khác nhau nên chi phí vận tải của những loại hình vận tải đó cũng khác nhau Trong các doanh nghiệp vận tải ôtô theo cách phân loại này thì chi phí vận tải đợc chia thành các khoản mục chi phí sau:
1) Chi phí tiền lơng của lái xe, phụ xe
2) Chi phí BHXH, KPCĐ của lái xe, phụ xe
8)Chi phí công cụ dụng cụ
9)Chi phÝ khÊu hao TSC§
Cách phân loại này là cơ sở để tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải theo khoản mục Trong điều kiện áp dụng kế toán máy doanh nghiệp có thể tổ chức mã hóa, cài đặt các khoản mục chi phí phí này trong một danh mục nh khoản mục. Danh mục này sẽ chứa tất cả các khoản mục chi phí theo cách phân loại chi phí theo khoản mục chi phí của doanh nghiệp Tùy theo từng doanh nghiệp mà danh mục này có thể có ít hoặc nhỉều khoản mục chi phí Danh mục khoản mục chi phí kết hợp với các tài khoản phản ánh chi phí sẽ giúp doanh nghiệp quản lý đợc chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí, cung cấp các bảng tổng hợp chi phí theo khoản mục của một tài khoản chi phí Ngoài ra căn cứ vào danh mục khoản mục máy có thể tự động lập bảng tính giá thành theokhoản mục hoặc bảng tổng hợp chi phí sản xuất dở dang theokhoản mục.
Trong các doanh nghiệp vận tải ôtô phân loại chi phí vận tải theo hai cách trên là cơ sở để tập hợp chi phí phí vận tải và tính giá thành theo yếu tố chi phí và theo khoản mục chi phí Việc xác định đúng nội dung từng yếu tố, từng khoản mục chi phí là điều kiện cần thiết để tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải đầy đủ và chính xác.
1.2.2 phân loại giá thành vận tải
Nhìn trên góc độ kế hoạch hóa, trong các doanh nghiệp vận tải ôtô hiện nay thờng sử dụngba loại giá thành sau:
Giá thành kế hoạch là giá thànhđợc tính trên cơ sở chi phí sản xuất kế hoạch và sản xuất lợng kế hoạch Việc tính giá thành kế hoạch do bộ phận kế hoạch của doanh nghiệp thực hiện và đợc tiến hành trớc khi bắt đầu quá trình sản xuất, chế tạo ra sản xuất phẩm.
Giá thành định mức lầ giá thành đợc tính trên cơ sở định mức chi phí hiện hành và chỉ tính cho đơn vị sản phẩm Việc tính giá thành định mức cũng đ ợc thực hiện trớc khi tiến hành sản xuất Giá thành định mức là công cụ quản lý định mức của doanh nghiệp là thớc đo chính xác để xác định kết quả sử dụng lao động, vật t,tiền vốn trong sản xuất, giúp cho đánh giá đúng đắn các giải pháp kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp đã thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh
Giá thành thực tế là giá thành đợc tính trên cơ sở chi phí sản xuất thực tế đã phát sinh và tập hợp đợc trongn kỳ nh sản lợng sản phẩm thực tế đã san trong kỳ. Giá thành thực tế chỉ có thể tính đợc sau khi kết thúc quá trình sản xuất và đợc tính cho cả chỉ tiêu tổng giá thành và giá thành đơn vị Kế toán cần phân biệt hai loại giá thành thực tế:
- Giá thành sản xuất dịch vụ: loại giá thành này chỉ bao gồm những chi phí trực tiếp ( nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp) và chi phí chung không bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho dịch vụ hoàn thành.
- Giá thành toàn bộ dịch vụ vận tải bao gồm giá thành sản xuất dịch vụ và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho dịch vụ hoàn thành Do đặc thù riêng của hoạt động vận tải tải, quá trình sản xuất và tiêu thụ không thể tách rời nhau nên không phát sinh chi phí bán hàng riêng.
Tổ chức kế toán chi phí trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải ôtô
1.3.1 Nguyên tắc hạch toán chi phí sản xuất vận tải trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán toán.
Khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán thì bộ phận kế toán trong đơn vị không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc nh: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán; mà chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đa ra các quyết định phù hợp.
Tất cả các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán hiện đại đợc tích hợp với nhau, dới quyền chủ động tuyệt đối của con ngời, đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và có hệ thống; đáp ứng đợc yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin Nh vậy thực chất việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng u việt máy vi tính và kỹ thuật tin học Máy tính và kỹ thuật tin học chỉ là phơng tiện trợ giúp cho kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán; ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là điều cần thiết, song không thể thay thế hoàn toàn con ngời, sử dụng và điều khiển máy tính vẫn phải là con ngời, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ.
Nhận thức vị trí, vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác kế toán, để khẳng định việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính vẫn phải tuân theo các nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện thủ công
Từ những phân tích trên cho thấy khi tổ chức công tác kế toán chi phí trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học nhất thiết phải quán triệt và tuân thủ các nguyên tắc:
- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị.
- Đảm bảo phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán của DN
- Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hoá cao; trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán.
- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
- Việc tập hợp các CPSX hoàn toàn do máy tự nhận dữ liệu từ các bộ phận liên quan và tự máy tính toán, phân bổ CPSX trong kỳ Do đó, từng khoản mục chi phí phải đợc mã hoá ngay từ đầu tơng ứng với các đối tợng chịu chi phí.
- Căn cứ kết quả kiểm kê đánh giá sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ theo từng đối tợng tập hợp chi phí sản xuất và nhập dữ liệu sản phẩm dở dang cuối kỳ vào máy.
- Lập thao tác các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ, kết chuyển cuối kỳ trên cơ sở hớng dẫn có sẵn.
- Căn cứ vào yêu cầu của ngời sử dụng thông tin, tiến hành kiểm tra các báo cáo cần thiết.
1.3.2 Đối tợng kế toán chi phí vận tải, phơng pháp tập hợp chi phí vận tải trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải.
1.3.2.1 Đối tợng kế toán chi phí vận tải Đối tợng kế toán chi phí vận tải là phạm vi, giới hạn mà các chi phí vận tải bỏ đối tợng kế toán chi phí vận tải là khâu đầu tiên trong việc tổ chức kế toán chi phí. Thực chất của việc xác định đối tợng kế toán chi phí sản xuất là xác định nơi gây ra chi phí hoặc đối tợng chịu chi phí
Khi xác định đối tợng chịu chi phí vận tải, trớc hết phải căn cứ vào:
- Mục đích, công dụng của chi phí
- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Yêu cầu quản lý giá thành và đối tợng của doanh nghiệp
- Trình độ nghiệp vụ chuyên môn và trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp
+ Đối với các doanh nghiệp vận tải ôtô thì căn cứ vào nhiệm vụ là vận chuyển hàng hóa hoặc vận chuyển hành khách thì đối tợng tập hợp chi phí có thể là toàn doanh nghiệp hay từng đầu xe, đội xe.
+Đối với các doanh nghiệp vận tải đờng thủy có thể tập hợp chi phí vận tải theo từng con tàu, đoàn tàu.
+Đối với vận tải đờng sắt do quy trình công nghệ phức tạp, nên chi phí vận tải phải tập hợp riêng cho từng bộ phận.
+ Đối với vận tải hàng không do mang tính chất đặc thù riêng, để hoàn thành khối lợng công việc vận tải cũng liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau nên chi phí vận tải cũng phải tập hợp riêng theo các bộ phận
Việc xác định đối tợng kế toán chi phí vận tải quyết định đến việc tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải nh: tổ chức hạch toán ban đầu, luân chuyển chứng từ, phơng pháp tập hợp và phân bổ chi phí cho phù hợp với các đối tợng đã xác định.
Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, các đối tợng tập hợp chi phí của doanh nghiệp đợc tập hợp thành môt danh mục và tổ chức mã hóa, cài đặt theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp phục vụ công tác tập hợp chi phí và tính giá thành trong doanh nghiệp Đối tợng chi phí có tên, đơn vị tính, mã số, loại Đối tợng tập hợp chi phí trong các doanh nghiệp vận tải ôtô thờng là các đội xe sẽ đợc mã hóa theo các cấp, loại tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
1.3.2.2 Phơng pháp kế toán tập hợp chi phí kinh doanh vận tải
Tập hợp chi phí vận tải là hệ thống các phơng pháp dùng để tập hợp chi phí đã đợc lựa chọn Nội dung chủ yếu của phơng pháp tập hợp chi phí vận tải là căn cứ tổng hợp theo từng đối tợng cụ thể Căn cứ vào khả năng quy nạp chi phí vào các đối tợng tập hợp chi phí kế toán sử dụng phơng pháp tập hợp chi phí phù hợp Đối với ngành vận tải tải ôtô thờng tập hợp theo hai phơng pháp sau:
Tổ chức công tác tính giá thành sản phẩm kinh doanh vận tải
1 4.1 Đối tợng tính giá thành vận tải tải, kỳ tính giá thành vận tải Đối tợng tính giá thành vận tải Đối tợng tính giá thành là căn cứ quan trọng để kế toán mở các phiếu tính giá thành Hầu hết các doanh nghiệp xác định đối tợng tính giá thành là các loại sản phẩm doanh nghiệp cần phải tính tổng giá thành và giá thành đơn vị theo khoản mục chi phí Việc xác định đối tợng tính giá thành cũng cần phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp Đối tợng tính giá thành dịch vụ vận tải là khối lợng sản phẩm vận tải hoàn thành nh: Tổng khối lợng hàng hóa vận tải chuyển; tổng số lợt khách hàng đã vận chuyển; khối lợng hàng hóa xếp dỡ.
Trong điều kiện áp dụng kế toán trên máy đối tợng tính giá thành cũng đợc mã hóa, và cũng theo nguyên tắc quy mô, phạm vi quản lý càng nhỏ, càng chi tiết thì càng đứng ở sau, yếu tố cần quản lý tổng quát thì đứng ở trớc Ký hiệu dùng để mã hóa đối tợng tính giá thành cũng có thể là chữ số, chữ cái, hoặc kết hợp cả chữ số và chữ cái.
Kỳ tính giá thành là thời kỳ mà bộ phận kế toán cần phải tiến hành công việc tính giá thành cho các đối tợng cần tính giá thành Xác định kỳ tính giá thành hợp lý sẽ giúp cho công tác tính giá thành đợc chính xác, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giá thành Tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất và chu kỳ sản xuất mà ngời ta xác định kỳ tính giá thành phù hợp cho các đối tợng tính giá thành.
Trong các doanh nghiệp vận tải chỉ có một mặt hàng( tấn xkm, ngời x km), nên giá thành là giá thành giản đơn, kế hoạch sản xuất ổn định, chu kỳ sản xuất ngắn, liên tục không có sản phẩm hoàn thành nhập kho thì áp dụng kỳ tính giá thành là hàng tháng (vào thời điểm cuối tháng).
1.4.2 Công tác kiểm kê, đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ Đối với doanh nghiệp sản xuất, sản phẩm dở dang cuối kỳ là những sản phẩm còn đang trong quá trình gia công, chế biến hoặc nằm trên dây truyền sản xuất ch a đến kỳ thu hoạch, cha hoàn thành bàn giao tính vào khối lợng bàn giao thanh toán. Để tính giá thành một cách chính xác thì cần phải đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ một cách chính xác Phần mềm kế toán không thể tự xác định đợc khối lợng và mức độ hoàn thành của sản phẩm làm dở và mức độ hoàn thành để nhập vào ch- ơng trình.
Việc đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau và căn cứ vào đặc điểm tình hình cụ thể về tổ chức sản xuất, tùy thuộc vào trình độ quản lý của doanh nghiệp mà vận dụng phơng pháp đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ một cách thích hợp.
Thông thờng có 3 phơng pháp đánh gianSPLD sau:
- Phơng pháp đánh giá SPLD cuối kỳ theo chi phí NVL trực tiếp hoặc
- Phơng pháp đánh giá SPLD cuối kỳ theo sản lợng sản xuất phẩm hoàn thành tơng đơng.
- Phơng pháp đánh giá SPLD cuối kỳ theo chi phí sản xuất định mức
Trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải do đặc thù của ngành là quá trình kinh doanh vận tải đồng thời là quá trình cung cấp lao vụ cho khách hàng Vì vậy kinh doanh vận tải không có sản phẩm làm dở cuối kỳ.
1.3.4.3 Phơng pháp tính giá thành dịch vụ vậ tải trong các doanh nghiệp vận tải
Phơng pháp tính giá thành vận tải lá phơng pháp sử dụng số liệu về chi phí sản xuất, dịch vụ vận tải đã tập hợp đợc trong kỳ để tính toán tổng hợp giá thành và giá thành đơn vị theo từng khoản mục chi phí quy định cho các đối tợng tính giá thành Doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ, đặc điểm sản phẩm, yêu cầu quản lý và căn cứ vào mối quan hệ giữa đối tợng tập hợp chi phí và đối tợng tính giá thành để lựa chọn phơng pháp tính giá thành phù hợp Trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải thờng áp dụng các phơng pháp sau:
- Phơng pháp tính giá thành giản đơn
- Phơng pháp tính giá thành định mức
- Phơng pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng
+Giá thành vận tải đợc tính theo phơng pháp đơn đặt hàng
Tổng giá thành vận tải = Tổng chi phí vận tải đã tập hợp trong kỳ
Khối lợng vận tải đã thực hiện +Giá thành vận tải tính theo phơng pháp giản đơn.
Chi phí nhiên liệu còn ở phơng tiện ®Çu kú
Chi phÝ vËn tải phát sinh trong kú
Chi phí nhiên liệu còn ở phơng tiện cuèi kú + Trờng hợp khoán chi phí vận tải cho lái xe, cuối kỳ không tính trị giá nhiên liệu còn ở phơng tiện, giá thành sản phẩm trong trờng hợp này là giá thành theo định mức.
Phơng pháp tính giá thành thờng đợc cài đặt sẵn trong các phần mềm kế toán là phơng pháp tính giá thành giản đơn Tuy nhiên nếu doanh nghiệp sử dụng phơng pháp khác thì có thể cài đặt lại
1.3.5 Tổ chức hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán về chi phí sản xuất và giá thành kinh doanh vận tải trong điều kiện áp dụng kế toán trên máy.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán xác định hình thức kế toán; mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau Trong điều kiện hiện tại, hình thức Nhật ký Chung và hình thức Chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy.
Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin tơng ứng với từng hình thức kế toán đã đợc quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp; các chơng trình phần mềm kế toán sẽ đợc thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu
Thông thờng quá trình xử lý hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực hiện theo quy trình sau: Các tài liệu gốc đợc cập nhập vào máy tính thông qua thiết bị nhập và đợc lu giữ trên thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu chi tiết, từ các tệp dữ liệu chi tiết đợc chuyển vào các tệp sổ cái để hệ thống hoá các nghiệp vụ theo từng đối tợng quản lý Định kỳ, các sổ cái sẽ đợc xử lý để lập báo cáo kế toán Để xử lý tệp dữ liệu, ngời lập trình có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau; thông thờng hai chế độ xử lý đợc sử dụng là: xử lý theo lô và chế độ trực tiếp.
Trờng hợp xử theo lô : Tất cả các nghiệp vụ tơng tự nhau đợc tập hợp vào một tệp dữ liệu nghiệp vụ riêng, từ các tệp dữ liệu nghịêp vụ này, chơng trình sẽ chuyển vào sổ cái để phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán.
Đặc điểm của công ty vận tải vận tải hành khách số 14 hà nội
Tên đơn vị: Công ty vận tải hành khách số 14 Hà Nội. Địa chỉ: 35B Nguyễn Huy Tởng- Thanh xuân- Hà Nội.
Tổng số cán bộ công nhân viên:195 ngời.
Trong đó có : 165 lái xe và 10 phụ xe
Nhiệm vụ chủ yếu: - Dịch vụ vận tải hành khách
- Giấy phép đào tạo nghế sửa chữa đờng bộ.
Trong đó ngành nghề chính là kinh doanh vận tải hành khách
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty vận tải hành khách
Hà nội
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty vận tải hành khách số 14
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty VTHK số 14 là vận tải hành khách đi các tỉnh Bắc, Trung, Nam và một số tỉnh thuộc nớc bạn Lào Ngoài ra công ty còn tổ chức bảo dỡng, sửa chữa các phơng tiện của công ty. Để thực hiện nhiệm vụ này công ty có các đội xe 142,144 làm nhiệm vụ vận tải hành khách đi các tỉnh miền Bắc nh Thái Nguyên, Tuyên quang, Lạng sơn, Điện biên…trong cácPhía nam nh TP.Hồ Chí Minh, và một số tỉnh của lào nh: Viên Chăn,
Sanathakhet…trong cácSau mỗi chuyến đi, mỗi đội xe đã hoàn thành công việc của mình Các đội xe làm nhiệm vụ vận tải hành khách theo các tuyến quy định và là những đơn vị độc lập Đội xe 142 phụ trách các tuyến Hà nội đi Điện biên, TP. HCM, Tuyên quang, Sơn la, Thanh hóa ; Đội xe 144 phụ trách cácc tuyến Hà nội đi Thái nguyên, Cẩm phả, Hải phòng…trong cácMỗi chuyến xe hoàn thành coi nh hoàn thành một đơn vị sản phẩm( ngời x km), do vậy các xe hầu nh không có quan hệ với nhau về mặt kinh tế, mà chỉ có quan hệ với nhau về mặt xã hội.
Công ty không tổ chức các trạm bảo dỡng, sửa chữa riêng mà taị các đội xe đã có thự sửa chữa làm nhiệm vụ chăm sóc, sửa chữa, đại tu, tiểu tu cho các xe th- ờng xuyên hoạt động sau mỗi chyến đi về đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, định kỳ sửa chữa lớn, đại tu theo kế toán hoạch.
Hai chi nhánh Hải dơng và TP.HCM mới đợc thành lập năm 2003, đến nay vẫn cha chính thức đi vào hoạt động.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của Công ty.
Công ty vận tải hành khách số 14 Hà nội trực thộc Cục đờng bộ Việt nam, là một doanh nghiệp nhà nớc có đầy đủ t cách pháp nhân, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh vận tải hành khách, phục vụ việc đi lại của nhân dân trên các tuyến đờng Bắc, Trung, Nam và nớc bạn Lào Xuất phát từ đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty Hiện nay bộ máy tổ chức quản lý của công ty gồm các phòng ban chức n¨ng sau:
Ban giám đốc trong công ty gồm giám đốc và hai phó giám đốc(Phó giám đốc nội chính và phó giám đốc kinh doanh )
Giám đốc là ngời có quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là ngời chủ tài khoản và chịu trách nhiệm trớc các cơ quan Nhà nớc về mặt pháp lý Hai phó giám đốc có nhiệm vụ đảm bảo về mặt kỹ thuât của các đầu xe và tình hình tổ chức nội chính của công ty
2) Các bộ phận chức năng.
+ Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm về mặt tổ chức hành chính của công ty, quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà nớc giao, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của công nhân viên trong công ty.
+ Phòng kế toán hoạch và nghiềp vụ kinh doanh : có nhiệm vụ xây dựng và lập kế toán hoạch sản xuất kinh doanh nghiệp của cả năm, từng quý, từng tháng, ngoài ra còn ký các hợp đồng với khách hàng Trực tiếp quản lý hoạt động vận tải của các đôị xe.
+ Phòng tài chính Kế toán: Phản ánh và giám đốc toàn bộ hoạt động thu chi tài chính theo quy định tài chính hiện hành, thờng xuyên tham mu cho giám đốc về các chính sách, chế độ tài chính kế toán giúp cho giám đốc có phơng pháp quản lý hợp lý Phản ánh trung thực, kịp thời tình hình tài chính của công ty, tổ chức giám sát, phân tích hoạt động kinh tế từ đó cung cấp thông tin cho giám đốc nắm bắt tình hình cụ thể của công ty.
3) Mối quan hệ của các phòng ban. Để có một bộ máy giúp việc cho giám đốc trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thì giữa các phòng ban trong công ty phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Mối quan hệ đó đợc thể hiện nh sau:
Phòng kế hoạch và nghiệp vụ kinh doanh căn cứ vào các thông số kỹ thuật của ngành để lập kế toán hoạch hoạt động cho từng đội xe, đầu xe, năm bắt đợc tình hình cụ thể từng xe, số lợng xe tốt, xe trong thời gian bảo dỡng để ký kết các hợp đồng Phòng còn có nhiệm vụ xây dựng các định mức chi phí để kế toán làm căn cứ tính toán chi phí cho từng xe theo từng khoản mục nhiên liệu dầu nhờn, sửa ch÷a, trÝch khÊu hao tõng xe.
Phòng tổ chức hành chính phải thờng xuyên cung cấp số lợng công nhân viên tăng, giảm, số lợng lái xe, phụ xe để kế toán tính toán, phân bổ cho các cán bộ công nhân viên và lái xe, phụ xe.
Mọi công việc liên quan đến tổ chức kỹ thuật, tài chính đều phải thông qua giám đốc.
Có thể khái quát mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty nh sau:
Phòng tài chÝnh kế toán
Phòng tổ chức hành chÝnh
TT Đào tạo và D.vô du lịch
Phã G§ néi chÝnh Phã G§ kinh doanh §éi xe
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty VTHK số 14
* Tổ chức mô hình công tác kế toán:
Hình thức tổ chức kế toán ở Công ty là hình thức tập trung Do đó công tác quản lý kinh tế tài chính đợc hạch toán chung cho toàn Công ty.Các đội xe không có bộ phận kế toán riêng Đây là hình thức phù hợp với quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp Phòng kế toán gồm 5 ngời đứng đầu là Kế toán trởng, đặt dới sự lãnh đạo của Giám đốc Công ty Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của kế toán, đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý, bộ máy kế toán đ - ợc tổ chức nh sau:
Kế toán trởng có nhệm vụ tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán trong công ty, tổng hợp thông tin kinh tế tài chính cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý của ban giám đốc và các phòng ban liên quan, phục vụ công tác sản xuất kinh doanh toàn công ty.
Kế toán tiền lơng, BHXH, thanh toán, TSCĐ có nhiệm vụ :
+ Tính toán phân bổ tiền lơng hàng tháng và các khoản trích theo lơng cho cán bộ công nhân viên, lái xe, phụ xe trong công ty, định kỳ nộp tiền đóng BHXH lên cơ quan BHXH
+ Quản lý theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ trong công ty và hàng tháng tÝnh trÝch khÊu hao cho tõng xe.
KT tổng hợp Doanh thu
+ Quản lý theo dõi tình hình tăng, giảm và biến động của các khoản công nợ của công ty với các đối tác bên ngoài.
Kế toan thuế, tiền mặt có nhiệm vụ: Tập hợp các chứng từ có liên quan đến thuế đầu ra, đầu vào thực hiện khấu trừ, và tính ra số thuế phải nộp cho cơ quan thuế, đồng thời theo dõi số hiện có và tình hình biến động các khoản vốn bằng tiền trong công ty đảm bảo đủ để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty.
Kế toán doanh thu, tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu trên các báo cáo sổ sách theo yêu cầu của kế toán trởng Kế toán tổng hợp kiêm luôn cả phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tổng hợp doanh thu, xác định kết quả.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi và quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 02 Sơ đồ tổ chức công tác kế toán
* Giới thiệu về phần mềm kế toán sử dụng tại công ty.
Phần mềm EFFECT đợc viết bằng ngôn ngữ Visual Foxpro 2.0, sổ sách in ra dới phông chữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc cả tiếng Việt và tiếng Anh, chạy trên các phiên bản Windows
Phầm mềm này có đặc điểm nổi bật sau :
- Tính giá thành chi tiết đến từng khoản mục chi phí đúng theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Hạch toán chi tiết từng loại, khoản doanh thu của từng đội xe, tuyến xe, và từng xe, phục vụ cho công tác lập kế toán hoạch định mức của công ty
- Tự động trích khấu hao tài sản cố định theo công thức, và quan hệ đối ứng tài khỏan đã cài sẵn trên máy
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
- Thực hiện kết chuyển, phân bổ chi phí theo tiêu chuẩn mà đơn vị đã lựa chọn.
- Tự động tính VAT đầu vào, VAT đầu ra,
Toàn bộ tài khoản sử dụng trong Công ty đợc mở theo quyết định 1141/TC của Bộ tài chính ngày 1/4/1995 có bổ sung theo thông t 165.
*hình thức kế toán áp dụng tại công ty Để đáp ứng nhu cầu xử lý và cung cấp thông tin nhanh, chính xác, kịp thời Công ty đã sử dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:
Ghi chú : Ghi hàng ngày
2 Nhập dữ liệu cho máy:
Nhập mọi thông tin về các nghiệp vụ phát sinh chi phí sản xuất Định khoản kế toán
3 Xem, sửa Nhập các bút toán kết chuyển
4 Máy tự động xử lý
1 Chuẩn bị Đối với hạch toán trên máy vi tính, quan trọng nhất là khâu thu thập, xử lý phân loại chứng từ và định khoản kế toán Đây là khâu đầu tiên của quy trình hạch toán trên máy vi tính và là khâu quan trọng nhất vì kế toán chỉ vào dữ liệu cho máy thật đầy đủ và chính xác (các bút toán), còn thông tin đầu ra nh sổ cái, sổ chi tiết, các báo cáo kế toán đều do máy tự xử lý thông tin, tính toán và đa ra các biểu bảng khi cần in.
Về phơng pháp kế toán toán hàng tồn kho: Do đặc điểm của ngành vận tải nói chung và đặc điểm cụ thể của Công ty VTHK số 14 nên công ty áp dụng ph- ơng pháp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Kế toán tiến hành tính và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Kế toán trởng chịu trách nhiệm kiểm tra công tác kế toán và lập báo cáo kế toán theo quy định hiện hành. Đối với công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải công ty xác định:
+kỳ tính giá thành tại Công ty là 1 tháng.
+ Phơng pháp tập hợp chi phí tùy theo từng loại có thể áp dụng phơng pháp trực tiếp hoặc phơng pháp gián tiếp.
+Phơng pháp tính giá thành mà công ty áp dụng là phơng pháp tính giá thành giản đơn.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thì trình tự kế toán trên máy vi tính đợc tiến hành theo các bớc
Tình hình thực tế công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải tại công ty VTHK số 14
2.2.1 Những đặc điểm đặc thù chi phối đến công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải của công ty. Đặc điểm cơ bản của nghành vận tải đã chi phối đến công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành của công ty Cụ thể sự ảnh hởng đó thể hiện qua các vấn đề sau:
Một là: Công ty chỉ thực hiện một loại hình vận tải đó là vận tải hành khách, mà việc quản lý kinh doanh lại theo nhiều khâu khác nhau nh: Hợp đồng vận chuyển hành khách, lập kế hoạch cho nhiều tuyến khác nhau…trong cácDo vậy việc tập hợp chi phí để tính giá thành phải phù hợp với các khâu đó, điều này đòi hỏi bộ phận kế toán phải có phơng pháp tập hợp chi phí và tính giá thành phù hợp để phản ánh chính xác, đầy đủ về chi phí trong giá thành vận tải của công ty.
Hai là: Do phạm vi hoạt động kinh doanh của công ty rất rộng, trải khắp các tuyến đờng dài liên tỉnh Bắc- Trung- Nam, và nớc bạn Lào, mà lái xe và phơng tiện làm việc chủ yếu ở ngoài Công ty,do vậy kế hoạch tác nghiệp cần phải cụ thể hóa, cho từng ngày, từng tuần, định kỳ ngắn, điều đó đòi hỏi việc quản lý phải rất cụ thể, phải xây dựng đợc chế độ vật chất rõ ràng, vận dụng cơ chế khoán hợp lý.
Ba là: Trong công ty bao gồm nhiều loại phơng tiện nh: IFA, ASSIAN, HUYNDAI…trong cácchúng có các tính năng tác dụng hiệu suất và mức tiêu hao nhiên liệu khác nhau, điều này có ảnh hởng đến khoản mục chi phí nhiên liệu trong giá thành.
Do vậy Công ty phải có bộ phận kỹ thuật giàu kinh nghiệm để tính đợc định mức chính xác về mức tiêu hao nhiên liệu cho mỗi loại xe góp phần tính đúng chi phí nhiên liệu trong giá thành vận tải của công ty
Bốn là: Do địa bàn mà phơng tiện của công ty hoạt động là các tuyến đờng có nhiều đồi núi nh: Tây bắc, Lào cai, nớc bạn Lào…trong cácDo vậy điều kiện về cơ sở hạ tầng: đờng xá, cầu phà và điều kiện khí hậu có ảnh hởng lớn đến bộ phận máy móc, thiết bị, đồ dùng trên phơng tiện, do vậy Công ty phải nắm bắt đợc thực tế để có biện pháp tính trích khấu hao phơng tiện, khấu hao săm lốp, dầu nhờn…trong cáccho hợp lý và phải có kế hoạch định kỳ bảo dỡng, sửa chữa lớn phù hợp, điều này có ảnh hởng không nhỏ đến việc tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải trong công ty.
Ngoài ra, do đặc điểm của ngành vận tải việc tính sản phẩm dở dang cuối kỳ là rất khó khăn bởi vì SPDD trong ngành vận tải trên lý luận là không có nhng trên thực tế vẫn có, cụ thể là về khoản mục chi phí nhiên liệu trên phơng tiện Thông th- ờng nhiên liệu còn d trên phơng tiện mà việc quản lý số nhiên liệu này là rất khó do vậy việc tính SPDD cũng rất khó, mà trên thực tế việc tính giá thành của Công ty lại tính cả cho số nhiên liệu còn trên phơng tiện Do vậy giá thành vận tải của Công phản ánh cha chính xác.
Tóm lại: Về đặc điểm chi phối đến việc tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải của Công ty là rất phức tạp Song để giải quyết đợc những vấn đề đó là cả một quá trình qua nhiều năm kinh nghiệm trong ngành vận tải mà Công ty có bộ phận cán bộ kỹ thuật để tính toán hợp lý về các định mức chi phí trong giá thành giúp cho bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành trong Công ty đợc thuận tiện dễ dàng.
2.2.2.Nội dung chi phí vận tải trong giá thành của công ty. Để tiến hành kinh doanh vận tải, Công ty phải bỏ ra những khoản chi phí cần thiết song không phải toàn bộ chi phí bỏ ra đều đợc tính vào giá thành Mặt khác do đặc thù của ngành, Công ty không thực hiện đánh giásản phẩm làm dở cuối kỳ Do đó nội dung chi phí trong giá thành vận tải bao gồm những khoản mục sau:
+ BHXH của lái xe, phụ xe.
+ Chi phí sữa chữa thờng xuyên và accquy.
+ Chi phí, lệ phí cầu đờng bến bãI
+ Chi phí sửa chữa lớn
+ Chi phÝ khÊu hao TSC§
+Chi phí trực tiếp khác
2.2.3 Nguyên tắc hạnh toán chi phí sản xuất và giá thành vận tải
Cũng nh nhiều doanh nghiệp kinh doanh nghiệp khác hiện nay, để phục vụ cho công tác kế toán một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí mà hiệu quả lại cao hơn Công ty VTHK số 14 thực hiện hạch toán kế toán trên máy Do vậy
Công ty cũng thực hiện những nguyên tắc kế toán chi phí và tính giá thành nh bao doanh nghiệp khác Nhng thông thờng các doanh nghiệp hạch toán chi phí trên các khoản mục nh “ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” , “ chi phí nhân công trực tiếp”, “ chi phí sản xuất chung”…trong cácthì công ty lại không tập hợp chi phí theo những khoản mục này Nguyên nhân là do nội dung chi phí của công ty khác so với các đơn vị khác Do đó công tác kế toán chi phí sản xuất và giá thành vận tải của Công ty cũng phải tuân theo một số nguyên tắc cụ thể khác nữa trong điều kiện áp dụng phần mềm hiện nay
Cụ thể là với nội dung chi phí nh đã nêu trên nên ngay từ khi sử dụng bắt bắt đầu sử dụng phần mềm công ty đã tổ chức hệ thống hóa sắp xếp các khoản mục chi phí này sau đó gắn kết các ký hiệu cho chúng rồi cài vào máy Nói cách khác là tổ chức mã hóa các khoản mục chi phí Danh mục khoản mục trong công ty đợc mã hãa nh sau:
Với EFFECT, có thể tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hệ thống danh mục khoản mục do Công ty đặt ra ở danh mục khoản mục Trong quá trình hoạt động nếu phát sinh thêm khoản mục chi phí nào thì kế toán có thể thêm khoản chi phí đó vào danh mục khoản mục bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+I sau đó gõ tên và mã kế toán cài đặt cho khoản mục chi phí đó Mặt khác do tập hợp chi phí và tính giá thành theo hệ thống khoản mục trong danh mục khoản mục nên Công ty phải tuân thủ theo nguyên tắc Nhập dữ liệu và phân bổ kết chuyển chi phí sản xuất của EFFECT Cụ thể là:
+ Các chi phí đã đợc xác định cho từng xe, từng tuyến thì khi nhập dữ liệu phải chỉ ra tên xe, tuyến đó, khi đó máy sẽ tính ngay ra chi phí của từng xe, tuyến dó
+ Các chi phí đã xác định cho từng tuyến nhng cha xác định cho từng xe thì phải chỉ ra tên tuyến,để chống tên xe khi nhập dữ liệu.
NHận xét khái quát về công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty
3.1 NHận xét khái quát về công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty VTHK số 14 Hà nội
Trong quá trình hoạt động kinh doanh vận tải tại công ty VTHK số 14, giữa các phòng ban trong công ty luôn có mối liên hệ hỗ trợ nhau, phòng kế toán và phòng kế hoạch luôn kết hợp chặt chẽ với nhau để xây dựng đợc một hệ thống các định mức chi phí, hệ thống giá thành đơn vị, kế hoạch tơng đối chính xác, giúp cho việc phân tích sự biến động của giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, từ đó có những biện pháp thích hợp nhằm điều chỉnh hoạt động kinh daonh theo hớng có hiệu quả nhất, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra giám sát quá trình sản xuất Đây thực sự là một thành tích của công ty cần phát huy hơn nữa để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Có đợc những thành tích đó trớc tiên phải kể đến sự năng động sáng tạo của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của kế toán tài chính công ty.
Công ty đã áp dụng hình thức trả lơng theo doanh thu Bên cạnh đó việc trích các khoản bảo hiểm cho ngời lao động theo đúng chế độ đã góp phần làm cho ngời lao động yên tâm công tác, nhất là đối với ngành vận tải bảo hiểm cho lái xe, phụ xe là rất quan trọng
Với vai trò quan trọng của mình, kế toán công ty đã không ngừng phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh, thúc đẩy tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm Cùng với sự lựa chọn hình thức kế toán nhật ký chung với phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ rất phù hợp với công tác quản lý hạch toán các hoạt động kinh doanh vận tải, công ty đã mạnh dạn ứng dụng công nghệ tin học vào công tác hạch toán kế toán
Việc áp dụng hình thức kế toán máy giúp gọn nhẹ hoá quá trình xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị mà trớc đây là một khối lợng công việc đồ sộ.
Qua thời gian thực tập ở công ty VTHK số 14 Hà Nội, bằng những nhận thức của bản thân, cùng với những kiến thức thu đợc ở trờng và quá trình tìm hiểu thực tế, em có một số nhận xét về công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm ở công ty nh sau:
Phơng pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất:
+ Công ty xác đinh đối tợng kế toán tập hợp chi phí theo luồng tuyến và đối tợng tính giá thành vận tải tơng đối hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh vận tải của công ty
+ Công ty đã xây dựng đợc định mức chi phí làm căn cứ cho việc tính các khoản mục chi phí vào giá thành vận tải tơng đối chính xác, rõ ràng, đầy đủ.
+ Các danh mục khoản mục chi phí, tài khoản, đối tợng chi phí, TSCĐ…trong các đều đợc mã hoá rõ ràng, tránh nhầm lẫn, trùng lặp.
Kỳ tính giá thành hàng tháng phù hợp với yêu cầu quản trị của công ty,việc tập hợp chi phí và tính giá thành đợc tiến hành kịp thời không bị ứ đọng màn hình cho tất cả các giao diện nhập liệu và tìm kiếm giúp ngời sử dụng thành thạo hơn trong các thao tác nhập và tìm kiếm dữ liệu Phần mềm còn cho phép mặc định sẵn một số yếu tố trong quá trình nhập liệu giúp giảm bớt cá thao tác trong quá trình nhập liệu.
Về sổ sách, báo cáo áp dụng: Trong điều kiện áp dụng kế toán máy các phần hành kế toán chủ yếu đợc thực hiện trên máy nên việc áp dụng hình thức nhật ký chung là rất hợp lý, đảm bảo chính xác tuyệt đối, quá trình nhập dữ liệu vào máy cũng là thực hiện việc ghi sổ nhật ký chung Trên cơ sở các đề mục sẵn có kế toán máy chỉ cần cập nhật nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài khoản sử dụng, số tiền đảm bảo tính chính xác kịp thời của các thông tin kinh tế
Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành nói chung tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, đi dần vào ổn định phù hợp với yêu cầu hạch toán ở công ty Tuy nhiên, một vấn đề bao giờ cũng tồn tại hai mặt, bên cạnh những mặt mạnh đáng khích lệ công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty VTHK số 14 Hà Nội vẫn còn những bất cập cần có sự quan tâm thích đáng hơn nữa để tiếp tục đợc cải tiến và hoàn thiện
+ Việc thực hiện một số khoản chi phí giao khoán cho lái xe:
Một số khoản công ty thực hiện giao khoán cho lái xe nh chi phí nhiên liệu, chi phí dầu nhờn…trong cáccông ty đã tính mức thuế VAT đợc khấu tr để tính giảm trừ mức khoán cho lái xe Tuy nhiên còn một số khoản mục công ty cha thực hiện giảm trừ phần thuế cho lái xe mà vẫn thực hiện giao khoán cho lái xe theo giá đã có thuế nh chi phí SCTX+Acc, chi phí khăn nớc Điều này gây khó khăn cho lái xe trong việc thực hiện kế toán hoạch giao khoán và không phản ánh đúng chi phí cấu thành nên giá thành vận tải.
+ Việc sử dụng tài khoản để phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình tập hợp chi phí sản xuất cha thực sự đúng với nội dung của tài khoản Ví dụ nh việc sử dụng TK 642 trong công ty.
Nội dung chi phí quản lý đã đợc trình bày nh trên, công ty tập hợp các khoản chi phí này vào giá thành vận tải là không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Các khoản nh chi phí quản cáo, chi phí bảo hiểm hành khách, bảo hiểm phơng tiện là những chi phí mà chế dộ kế toán hiện hành cho phép hạch toán vào giá thành sản xuất kinh doanh vận tải …trong cáchơn nữa chúng lại liên quan trực tiếp đến hoạt động sản phòng phẩm, khấu hao văn phòng, dụng cụ làm việc…trong cáclầ các khoản chi phí phục vụ việc quản lý chung toàn doanh nghiệp, không liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải.
+ Chi phí nhiên liệu trong công ty chíêm tỷ trọng tơng đối lớn nên công ty nên có biện pháp quản lý tốt hơn.
Từ những nhận xét trên em có một vài ý kiến sau nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi phí và tính giá thành vận tải của công ty.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải tại công ty VTHK số 14 .82 KÕt luËn
Để cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ngày càng đạt hiệu quả cao thì kế toán cần phải biết phát huy những u điểm đã đạt đợc và tìm ra những giải pháp để khắc phục những tồn tại Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty VTHK số 14 Hà Nội, nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, với mong muốn công tác này ngày càng hoàn thiện hơn em xin mạnh dạn đa ra một vài ý kiến sau: ý kiến 1: Về việc thực hiện một số khoản chi phí thực hiện giao khoán cho lái xe Đối với một số khoản chi phí công ty thực hiện giao khoán cho lái xe công ty nên có biện pháp điều chỉnh lại Điều cha hợp lý là với mức trích khoán cố định cho lái xe nh vậy khi lái xe mua hàng hoá vật t để sửa chữa thờng xuyên thì kế toán lại hạch toán phần chi phí này vào chi phí vận tải theo giá đã có thuế, điều này làm cho giá thành vận tải tăng lên, không phản ánh đúng chi phí thực tế cấu thành nên giá thành vận tải Do đó để giải quyết vấn đề bất hợp lý trên, theo em công ty nên thực hiện các biện pháp sau:
Một là : Đối với những mặt hàng mà lái xe bỏ tiền ra mua hàng hoá vật t liên quan đến việc sửa chữa thờng xuyên hoặc chi mua khăn nớc đối với những tuyến xe chất lợng cao phục vụ cho hoạt động kinh doanh vận tải của công ty mà có hoá đơn thuế GTGT thì kế toán trong công ty sẽ căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT đầu vào đ- ợc khấu trừ để tính ra số thuế đợc giảm trong giá thành và giảm mức khoán cho lái xe Trong đó thuế suất tính cho các loại hàng hoá này đều là 10% Cụ thể từng khoản mục nh sau:
+ Đối với khoản chi phí sửa chữa thờng xuyên công ty khoán cho lái xe đã tính ở biểu số 24 là 34.952.039 đồng công ty chỉ nên hạch toán vào giá thành là:
+ Đối với khoản chi phí khăn nớc công ty khoán trả cho lái xe nh đã tính ở biểu số 33 là 7.101.600 đồng, công ty chỉ nên hạch toán vào giá thành là:
Nh vậy là công ty đã tính vào giá thành khoản chi phí SCTX và khăn nớc là:
Mà lẽ ra công ty chỉ hạch toán có một khoản là:
Nh vậy là giá thành vận tải tải của công ty đã tăng lên:
Nh vậy nếu công ty hạch toán đúng trong trờng hợp này thì đã tính giảm đợc cho giá thành một khoản là 3.823.059 đồng , đây cũng chính là số tiền giảm cho lái xe Do vậy việc hạch toán thuế GTGT trong trờng hợp này là rất quan trọng, làm cơ sở cung cấp thông tin cho kế toán quản trị và cho lãnh đạo công ty biết đợc tình hình thực tế về chi phí trong giá thành sản xuất kinh doanh vận tải và đảm bảo cả về mặt quyền lợi cho lái xe.
Hai là : Đối với những mặt hàng lái xe bỏ tiền ra mua mà hóa đơn GTGT lại là hoá đơn trực tiếp thì về nguyên tắc công ty khấu trừ phần thuế này mà lái xe phải chịu, trên thực tế thì công ty thực hiện hạch toán khoản chi phí này vào TK 632 “ Giá vốn hàng bán” cuối tháng kết chuyển sang TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” Việc hạch toán này là không chính xác và có ảnh hởng đến thu nhập của công ty, vì vậy công ty nên nên tuân theo nguyên tắc là:
+ Không dợc khấu trừ phần thuế VAT theo hoá đơn trực tiếp vào giá vốn hàng bán mà phần này tính cho lái xe chịu.
+ Yêu cầu lái xe khi mua hàng phải có hoá đơn VAT đợc khấu trừ thì mới khấu trừ cho lái xe
Việc tính toán nh trên sẽ khuyến khích lái xe trong việc mua hàng hoá vật t ở những cửa hàng có hoá đơn VAT khấu trừ, bên cạnh đó còn góp phần cho công ty thực hiện đúng luật VAT. ý kiến2 Về việc sử dụng TK 642 trong công ty:
Nội dung chi phí của TK642 đã đợc trình bày ở mục 2.2.5.11 Toàn bộ các khoản chi phí này đều là chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp,nhng không phải tất cả đều liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải Vì vậy công ty thực hiện tập hợp tất cả các khoản chi phí này vào giá thành vận tải là không chính
Do đó theo em, công ty nên thực hiện hạch toán tách các khoản mục chi phí quản lý trên các tài khoản thích hợp hơn Các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải nh: chi phí quảng cáo cho hoạt động vận tải, chi bảo hộ lao động, chi bảo hiểm hành khách, bảo hiểm phơng tiện thì hạch toán vào chi phí vận tải, tính vào giá thành vận tải Còn các khoản chi phí tiền nhà, điện, nớc, điện thoại, văn phòng phẩm, khấu hao văn phòng, dụng cụ làm việc…trong cácthì mới hạch toán vào TK642 để cuối tháng kết chuyển sang TK911 “ Xác định kết quả” Một số các khoản chi phí khác công ty cũng thực hiện hạch toán vào TK642 trái với quy định, vì vậy công ty phải xem xét lại Cụ thể:
+ Việc hạch toán khoản chi phí tiếp khách, hội nghị…trong cácvào TK 642 nh công ty hiện nay cũng là trái với quy định mới, vì khoản chi phí này thờng phát sinh tơng đối lớn Vì vậy theo em công ty nên sử dụng một tài khoản khác hợp lý hơn để quản lý khoản chi phí trên.
+ Về chi phí tiền lơng của bộ phận lao động gián tiếp trong công ty: Công ty thực hiện hạch toán vào TK642 bao gồm cả chi phí tiền lơng của bộ phận quản lý công ty và của bộ phận quản lý các đội xe Thực chất chỉ có tiền lơng của cán bộ công nhân viên trong các phòng hành chính và tiền lơng của ban lãnh đạo công ty la hạch toán vào TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” còn chi phí tiền lơng cho bộ phận quản lý đội xe ở công ty theo em cũng giống nh chi phí tiền lơng của bộ phận quản lý phân xởng trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất Công ty nên hạch toán vào TK 627 “ Chi phí sản xuất chung” Từ đó em thấy rằng việc công ty sử dụng
TK 635 để tập hợp chi phí là rất khó khăn cho việc nhận biết, phân biệt rõ ràng các khoản chi phí tính vào giá thành Việc sử dụng các TK621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, TK622 “ Chi phí nhân công trực tiếp”, TK627 “ Chi phí nhân công trực tiếp” để tập hợp chi phí sẽ tiện lợi hơn cho doanh nghiệp.
Ví dụ minh hoạ: Với số liệu ở biểu số 07 tiền lơng gián tiếp mà doanh nghiệp trả cho quản lý đội là 5.904.507 đồng công ty nên hạch toán nh sau
Bảng phân bổ chi tiết tiền lơng của bộ phận gián tiếp đội xe
STT Họ và tên Lơng sản phẩm Hệ số lơng Tổng lơng
Kế toán định khoản nh sau:
Tiền lơng công ty trả cho bộ phận văn phòng là: 20.145.700 đồng côngn ty nên hạch toán là:
Phần BHXH của quản lý đội và văn phòng công ty là:
Cã TK 338 1.746.004 + Về khoản bảo hiểm hành khách: Số tiền này phụ thuộc vào số lợng hành khách đi trên xe và căn cứ vào số lợng vé bán ra, với bảo hiểm hành khách cho một hành khách đi trên xe là 100đồng/ 1 hành khách Theo em khoản chi phí này thờng phát sinh không lớn trong tháng nên kế toán nên hạch toán vào TK 627 để cuối tháng phân bổ kết chuyển vào giá thành vận tải.
+ Về khoản chi phí Bảo hiểm trách nhiệm xe cơ giới: Khoản chi phí này công ty thực hiện mua theo thời hạn một năm một lần với giá mua khác nhau tuỳ thuộc vào số lợng ghế trên xe Việc mua bảo hiểm trách nhiệm xe cơ giới thờng đợc thực hiện vào đầu năm Khi phát sinh chi phí kế toán căn cứ vào các chứng từ ban đầu nh Phiếu Chi phí, Giấy báo Nợ để hạch toán Theo em công ty cũng nên hạch toán vào TK627.
Ví dụ minh hoạ: Trong tháng 3 công ty mua bảo hiểm trách nhiệm xe cơ giới bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán hạch toán là:
