Do an phan tich va thiet ke he thong thong tin thu tien

Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A Lời nói đầu i i Nh đà biết việc quản lý thu tiền cửa hàng nhỏ đa phần quản lý cách thủ công Tuy nhiên siêu thị việc quản lý thu tiền thủ công khó khăn, quy mô siêu thị lớn, lợng khách hàng phải phục vụ cao việc áp dụng tin học vào công tác quản lý vấn đề thu tiền siêu thị cần thiết i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i ii i i i i i i i i i i i i i i i i i i Với mục đích tìm hiểu tiếp cận dần với vấn đề quản lý thực tế đa vài ý kiến sau nghiên cứu đề tài tự chọn em đà chọn đề tài PhânPhân tích thiết kế hệ thống thông tin thu tiền siêu thị Do lực thời gian có hạn nên không khỏi sai sót khiếm khuyết em mong đợc đóng góp ý kiến thầy, cô iiiiii i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i iii Em xin trân thành cảm ơn thầy Trơng Văn Tú thầy cô khoa Tin Học Kinh Tế đà tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tµi nµy i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i PhÇn i Giíi thiƯu chung i i Giới thiệu chung khung cảnh đề tài i i i i i i i Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A Trong thời đại ngày tin học hoá công tác quản lý vấn đề cấp bách nh: công tác quản lý th viện, quản lý nhân lực Vấn đề thu tiền siêu thị cần đợc tin học hoá vì: i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i ii i i i i i Giảm đợc thời gian cho khách hàng, không để họ chờ lâu cho công tác tính tiền thủ công i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Tăng độ xác, giảm thiểu sai sót sảy tÝnh tiỊn cho kh¸ch i i i i i i i i i i i i i i i i i Dễ dàng kiểm soát đợc lợng hàng hoá bán ra, mua vào, lợng hàng tồn kho i i i i i i i i i i i i i i i  C¸c sỉ s¸ch, báo cáo tình hình bán hàng, mua hàng, doanh thu bán hàng, chi phí mua hàng đợc đa lên cho giám đốc siêu thị xác kÞp thêi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Rút ngắn đợc thời gian lên sổ sách, viết báo cáo, kiểm kê hàng hoá i i i i i i i i i i i i i i i Một điều cần lu ý muỗn sử dụng đợc hệ thống thông tin vào việc quản lý công tác thu tiền siêu thị nhân viên thu tiền phải biết kỹ tin học i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Néi dung thùc hiƯn i i i ThiÕt kÕ phÇn mỊm có chức năng: i i i i i i i 2.1 Đối với chức quản lý thu tiền bán hàng i i i i i i i i i i Mục đích i - Soạn thảo hoá đơn mua hàng, tính tiền hàng cách nhanh nhất, chÝnh x¸c nhÊt i i i i i i i i i i i i i i i - ViÕt báo cáo tình bán hàng gửi đến phận kế toán Giám đốc cách nhanh i i i i i i i i i i i i i i i i i i Yêu cầu i - Thiết kế Form Hoá đơn bán hàng theo mẫu mặc định hình vào liệu bảng báo giá, hàng hoá tồn kho để tÝnh tiỊn hµng i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A - Một hoá đơn bao gồm nhiều mặt hàng bán, hoăc khác chủng loại hàng i i i i i i i i i i i i i i i i - Báo cáo hàng bán đợc liên kết với hoá đơn bán hàng i i i i i i i i i i i - Mỗi hoá đơn bán hàng phải ghi rõ thông tin sau: Số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, nhân viên lập hoá đơn, mà hàng hoá, tên hàng hoá, số lợng, đơn giá, số tiền toán hoá đơn i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i 2.2 Néi dung thùc hiƯn ®èi víi phần mềm chức quản lý hàng hoá i i i i i i i i i i i i i i 2.2.1 Néi dung thùc tÕ qu¶n lý kho i i i i i i i  NhËp kho: hàng hoá đợc nhập từ nhiều nguồn khác với chủng loại đa dạng Khi hàng hoá nhập kho cần phải lập chứng từ với nội dung sau: Số chứng từ, mà hàng, tên hàng, mà loại, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp, ngày nhập, thứ tự hàng mua, cán mua hàng có chữ ký phận cã liªn quan i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i  XuÊt kho: Chứng từ xuất kho hoá đơn bán hàng i i i i i i i i i i  Tồn kho: Bao gồm nội dung sau: Thời điểm(ngày, tháng, năm), tên hàng, mà hàng, mà nhóm, số lợng tồn, đơn giá, thành tiền i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i 2.2.2 Yêu cầu phần mềm quản lý kho i i i i i i i i i - DÔ sư dơng i i - Tra cøu nhanh i i - Khai thác liệu thuận tiện, xác, hiệu qu¶ cao i i i i i i i i i i Đối với liên kết sản phẩm tồn Cơ sở liên kết liệu nhập, xuất, tồn nên sử dụng mà số theo chữ số liên tiếp (VD: 008823 ) số lợng hàng hoá lớn(khoảng 800 loại) có khoảng 650 loại ổn định( thay đổi tháng) làm nh khắc phục đợc tợng trùng mÃ, nhng để bảo đảm tra cứu nhanh trình nhập, xuất hàng hoá cần tra cứu theo tên hàng hoá sau chọn mà số quản lý(tự đặt) Vd: Khi xuất bán chai dầu gội đầu Feather 200 i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A ml(có mà số 008823) việc gọi tên, tức đánh chữ PhânFeather 200 ml ta có đợc mà số 008823 để làm sở cho việc trừ lợng tồn kho xuất hàng, vµ céng vµo nhËp hµng Cã ý kiÕn cho nên sử dụng mà hàng hoá nhà sản xuất để làm sở liên kết, với thực tế hiên sử dụng nhiều hàng hoá mÃ, khó để làm điều nµy i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i  Víi phÇn nhËp kho Chơng trình phải đảm bảo đợc: ii i i i i i i i i - Xem phần hàng nhập, ngày nhập, hàng nhập từ đến i i i i i i i i i i i - In chøng tõ nhËp hµng hµng ngµy nhà cung cấp(để duyệt lu trữ) i i i i i i i i i i i i i i i i - Tỉng hỵp chøng tõ nhập hàng ngày nhà cung cấp, loại s¶n phÈm i i i i Thêi gian thùc hiÖn i i i i i i i i i i i i i i i Thêi gian thùc hiÖn tõ 28/8/2002 ®Õn 25/8/2002 i i i i i i i Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A Phần i Quá trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin thu tiền bán hàng siêu thị 1E trờng chinh i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i I Quá trình phân tích i i i I.1 Giai đoạn 1: Thiết kế khả thi sơ i i i i i i i i I.1.1 Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin thu tiền bán hàng siêu thị i i i i i i i i i i i i i i i I.1.2 Cơ quan yêu cầu: Giám đốc siêu thị Vũ Đình Chiến i i i i i i i i i i i I.1.3 Mô tả dự án: i i i Siêu thị 1E Trờng Chinh đợc thành lập ngày 22/11/2000 vơí khuôn viên rộng 500 m2 nhà tầng rộng 300 m2 đợc đa vào khai thác i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Có 700 hàng hoá khác đợc chia lµm 11 nhãm: i i i i i i i i i i i - (01) Quần áo i i - (02) Dầy dép, cặp , túi sách i i i i i i - (03) §å trang søc i i i - (04) Đồ chơi trẻ em i i i i - (05) Dụng cụ gia đình i i i i - (06) Hµng mÜ phÈm i i i - (07) Các loại thực phẩm khô i i i i i - (08) Các loại thực phẩm tơi sồng i i i i i i Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A - (09) §å dïng häc sinh i i i i - (10) Đồ trang trí i i i - (11) Các hàng hoá tạp phẩm khác i i i i i i Sơ đồ bố trí hàng hoá siêu thị i i i i i i i i TÇng 1: Chứa loại hàng hoá thực phẩm tơi khô (thuéc nhãm hµng 07 vµ 08) i i i i i i i i i i i i i i i i i Tầng 2: Chứa nhóm hàng (03,04,05,06,09,11) i i i i i i Tầng 3: Chứa nhóm hàng(01,02,10) i i i i i Tầng 4: Là phòng giải trí với nhiều trò chơi điện tử ®¹i i i i i i i i i i i i i i Hiện sau thành lập vào hoạt động nhân viên tính tiền dựa vào phần mềm mua lại siêu thị khác, không phù hợp với môi trờng làm việc , thờng xuyên bị mộit số lỗi phơng pháp tính tiền, tính tiền sai, tạo phản ứng không tốt từ phía khách hµng i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Sơ đồ DFD i i Khách hàng Hàng đà chọn Hoá đơn thu tiền 1.0 lập hoá đơn, xử lý thu tiền Phiếu xuất 2.0 Ghi chép vào thẻ kho Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A Phiếu thu tiỊn chi PhiÕu nhËp 4.0 Tỉng hỵp thu, PhiÕu chi 3.0 Nhập hàng Bc Bá n hà ng Báo cáo thu, chi Bc tån kh o HD nhËp PhiÕu chi tiền Bc mua hàng Nhà cung cấp Giám Đốc I.1.4 Giải pháp i Tin học hoá khối xö lý i i i i i i i  Phần cứng: máy PC đợc kết nối thành mạng cục (LAN), máy chủ, máy in i i i i i i i i i i i i i i i i i i i  Phần mềm: Hệ điều hành Windows ME, MS Office2000 số phần mềm ứng dụng nhỏ khác nh( Font chữ ABC, số trò chơi giải trí nhỏ ) i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i  Tổng sỗ kinh phí i i i - máy PC (mỗi máy triệu ) 56 triệu i i i i i i i i i - m¸y in triƯu i i i i - PhÇn mỊm 10 triệu i i i - Đào tạo triệu i i i - Qu¶n lý triƯu i i i Tỉng sè chi phÝ ph¶i chi 72 triƯu i i i i i i i i Thêi gian thch giai đoạn từ 01/9/2002 đến 08/9/2002 i i i i i i i ii i i I.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết i i i i i i i Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A I.2.1 Đội ngũ cán ph©n tÝch: i i i i i - ph©n tích viên:(Trần Văn Sung Phạm Đăng Thành) i i i i i i i i i - c¸n quản lý siêu thị: Nhân viên Phạm Thanh Phơng i i i i i i i i i i i Xác định phơng pháp thu thập thông tin i i i i i i i i - Phỏng vấn i 1- Giám đốc siêu thị: Vũ Đình Chiến i i i i i i 2- Nhân viên kế toán: Phạm Thu Hơng i i i i i i 3- Nhân viên bán hàng: Nguyễn Thu Trang i i i i i i 4- Nhân viên phụ trách nhập hàng: Phạm Đăng Thịnh i i i i i i i i 5- Nhân viên quản lý kho: Lê Văn Hạnh i i i i i i i 6- Khách hàng mua hàng i i i - Quan sát việc thu tiền bán hàng i i i i i i i - Nghiên cứu tài liệu, với tµi liƯu: i i i i i i i 1- Hoá đơn nhập, xuất hàng hoá i i i i i 2- PhiÕu thu, chi tiÒn i i i 3- Danh mục hàng hoá i i i 4- Các báo cáo tài có liên quan i i i i i i i 5- Các dự án phát triển siêu thị tơng lai i i i i i i i i i Thêi gian thùc hiƯn tõ 08/9/2002 ®Õn 18/9/2002 i i i i i i i I.2.2 M«i trờng hệ thống i i i Môi trờng i i i 1- Hoạt động lĩnh vực thơng m¹i i i i i i i 2- Trong giai đoạn vấn đề văn minh mua sắm ngày đợc nâng cao, việc siêu thị lần lợt đời phản ánh i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A cách tích cực vấn đề an toàn văn minh việc mua sắm hàng hoá i i i i i i i i i i i i i i i i  M«i trêng hƯ thèng: i i i i 1- Nhiệm vụ siêu thị cung cấp hàng hoá phục vụ ngời tiêu dùng cách văn minh nhất, lịch đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng điều kiện Và tạo an toàn mua sắm i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i 2- Siêu thị 1E Trờng Chinh đợc xây dựng vào hoạt động tháng 11/2001, mục tiêu ban lÃnh đạo siêu thị sÏ më réng lÜnh vùc kinh doanh sang c¸c lÜnh vực khác nh điệ tử, điện máy họ đa sách nhằm phục vụ tốt nhu cầu khách hµng i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i 3- Siêu thị có 20 cán công nhân viên đó: Giám đốc, kế toán, nhân viên thu tiền (làm việc theo ca), nhân viên bảo vệ nhân viên phụ trách việc khuân vác xắp xếp hàng hoá siêu thị, nhân vên phụ trách vấn đề quản lý hàng tồn kho i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i  TiÕn hµnh pháng vÊn i i i 1- Pháng vÊn nhân viên bán hàng i Nguồni thôngi tini vào Khách hàng i i i i Họi vài tên:i Nguyễni Thui Trang iiiii Chứci vụ:i Nhâni viêni thui tiềni báni hàng iiiiii Hàng hoá đà chọn Đích thôngi tini Lập hoá đơn, xử lý thu tiền Phiếu xuất Hồ sơ hàng bán Phiếu thu tiền Nv Kế toán Bc bán hàng Giàm Đốc Nv quản lý kho Hoá đơn bán hàng Lập báo cáo bán hàng Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A 2- Phỏng vấn nhân viên quản lý kho i i i i i i i Họi vài tên:i Lêi Văni Hạnhi Nguồni thôngi tini vào i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Chứci vụ:i Nhâni viêni quảni lýi khoi i i i i i i Ghi chÐp vào thẻ kho Phiếu xuất Nv bán hàng iiiiii Danh sách hàng tồn Đích thôngi tini Nv kế toán Thẻ kho Lập báo cáo hàng tồn kho Bc tồn kho Giàm Đốc 3- Phỏng vấn nhân viên kế toán i i i i Nguồni thôngi tini vào i i Họi vài tên:i Phạmi Thui Hơngi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i Chøci vụ:i Nhâni viêni quảni lýi khoi i i i i i i i i i i i i iiiiii PhiÕu thu tiền Nv bán hàng Đích thôngi tini Tổng hợp thu, chi Sổ thu chi Nv mua hàng Phiếu chi LËp b¸o c¸o thu chi iiiiiiiiiiiii iii Bc thu, chi Giàm Đốc 4- Phỏng vấn nhân viên mua hàng i i i i i i i Họi vài tên:i Phạmi Đăngi Thịnhi Nguồni thôngi tini vào Nhà cung cấp Chứci vụ:i Nhâni viêni muai hàngi Hoá đơn mua hàng Xư lý chi tiỊn mua hµng i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i iiiiiii iiiiii Đích thôngi tini Phiếu chi Nv kế toán