Phát triển nguồn tài liệu số hóa toàn văn tại Thư viện Quốc gia Việt nam

LÊ ĐỨC THẮNG

PHAT TRIEN

NGUON TAI LIEU SO HOA TOAN VAN

TAI THU VIEN QUOC GIA VIET NAM

CHUYEN NGANH: THU VIEN HOC

MA SO: 60 32 20

LUẬN VAN THAC Si KHOA HQC THU VIEN

NGUOI HUONG DAN KHOA HOC: TS MAI HA

HÀ NỘI - 2010

Trước hết em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Mai Hà -

Người Thây đã tận tình hướng dẫn tôi thực hiện luận văn này

Em xin trân trọng cảm ơn PGS TS Trần Thị Minh Nguyệt - Trưởng Khoa Sau đại học, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội và các thay cô

giáo đã hết lòng vì sự nghiệp trồng người để tôi có được như ngày hôm nay Tôi xin cảm ơn Ban Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, nơi tôi đang công tác đã tạo mọi điều kiện trong công việc để tôi có thể tham gia học tập, nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ Tôi xin cảm ơn các bạn đồng

nghiệp đã luôn chia sẻ và hỗ trợ tôi dé tôi có thể hoàn thành luận văn

Tôi vô cùng biết ơn bồ mẹ tôi, những người luôn đõi theo từng bước tôi đi trên con đường học tập và trên đường đời, để luôn bên tôi

Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình thực hiện, luận văn chắc không tránh khỏi thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự xem xét, đánh giá, đóng góp ý kiến của các Thầy Cô và các bạn đông nghiệp

Xin trén trọng cảm ơn!

Lê Đức Thắng

MỞ ĐÀI

CHUONG 1: THU VIEN QUOC GIA VIET NAM VOL

12.HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN-THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA

13.VAI TRÒ CỦA NGUÔN TÀI LIỆUSÓ HOÁ TOÀN VĂN TẠI THƯ VIỆN

1.3.1 Đáp ứng nhu cầu tiếp cận và khai thác thông tin của người dùng tin 44

1.3.2 Hỗ trợ tạo lập và phát triển các loại hình sản phẩm và dich vụ thông tin mới 46

1.3.3 Góp phần đẩy mạnh việc chia sẻ nguồn lực thông tin 48

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGUÒN TÀI LIỆU SÓ HOÁ TOÀN VĂN

2.1.NGUONLUCTAILIEU SO HOA TOAN VANHIENNAY CUA THU’

2.1.1 Nguồn tài liệu số hoá toàn văn tự xây dựng 49 2.1.2 Nguồn tải liệu số hoá toàn văn ngoại sinh SI

2.2 TO CHUC QUAN LY TAILIEU SO HOA TOAN VAN 55

2.2.3 Phần mềm quản trị thư viện số NLVNPE 60

2.2.4 Bao quan tai liệu số 62

2.3.3 Các dịch vụ cung cấp thông tin số hoá toàn văn

2.3.4 Công tác tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá các nguồn tin số hóa

2.4.MỨC ĐỘ THOẢ MÃNNHU CÂU TIN VÈ TÀI LIỆU SÓ HOÁ TOAN

2.4.1 Về nội dung tải liệu số hoá toàn văn 70 2.4.2 Về hình thức tài liệu số hoá toàn văn 72 2.4.3 Về phương thức truy cập, khai thác tài liệu số hoá toàn văn 73

CHƯƠNG 3: CÁC NHÓM GIẢI PHÁP PHÁT TRIỀN NGUÒN TÀI

LIEU SO HOA TOAN VAN TẠI THƯ VIỆN QUOC GIA VIET NAM 77

3.1.1 Bỗ sung nguồn tài liệu số hoá toàn văn T1 3.1.2 Nâng cao chất lượng nguồn tài liệu số hoá toàn văn 7§

3.1.3 Nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin 80

3.1.4 Giai quyét van dé ban quyén 81

3.2.1 Công nghệ thu nhận ảnh số 84

3.2.3 Phần mềm quản lý tài liệu số hoá toàn văn 91

33.NHÓMGIẢI PHÁPPHÁT HUY NHÂN TÓCONNGƯỜI 93

3.3.1 Định hướng của người làm công tác lãnh đạo và quản lý 9 3.3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ ky thuật viên làm công tác tin học 93 3.3.3 Nâng cao trình độ đội ngũ thư viện viên % 3.3.4 Nâng cao năng lực khai thác thông tin của người dùng tin 95

KET LUAN

TAI LIEU THAM KHẢO

Trang

Bang 1: Sé lugng cac bé suu tap sach cia TVQGVN (tinh dén nim 2009) 33 'Bảng 2: Số lượng các bộ sưu tập báo, tạp chí của TVQGVN (tinh dén nim 2009) 33

Bảng 3: Thành phần bạn đọc của TVQGVN từ năm 2005-2009 37

'Bảng 4: Thành phần bạn đọc theo trình độ học vấn của TVQGVN (năm 2009) 38

Bảng 5: Thành phần nghề nghiệp của bạn đọc của TVQGVN (năm 2009) 39

Bảng 6: Số liệu tài liệu đã được số hóa toàn văn tại TVQGVN( tính đến 50 hết năm 2009)

Bảng 7: Mục đích sử dụng tài liệu số hoá toàn văn tại Thư viện 69

Bảng 8: Đánh giá về nội dung tài liệu số hoá toàn văn tại TVQGVN 70 Bang 9: Mức độ thường xuyên sử dụng nguồn tài liệu số hoá toàn văn 72

Bảng 10: Nguyên nhân cản trở người dùng tin truy cập và khai thác tài T3

liệu số hoá toàn văn

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tô chức Thư viện Quốc gia Việt Nam

Hình 2: Cơ cấu thành phần người dùng tin TVQGVN

Hình 3: Giao diện chính và module biên mục của ILIB4.0 nơi các dữ liệu cho biểu ghi thư mục được tạo ra theo chuẩn MARC21 Hình 4: Giao diện người dùng (OPAC) của ILIB4.0

Hình 5: Cán bộ biên mục có thể đây dữ liệu biên mục từ ILIB sang DLIB Hình 6: Giao diện biên mục DLIB đang sử dụng tại TVQGVN Hình 7: Giao diện biên mục của phần mềm NLVNPF

'Hình §: Giao diện kết quả tìm kiếm của NLVNPE

Hình 9: Bạn đọc khai thác tài liệu tại phòng đọc Đa phương tiện Hình I0: Biểu tượng truy cập nhanh các CSDLL trực tuyến trên màn hình Desktop Hình II: Giao diện websie và biểu tượng các CSDL trực tuyến của TVQGVNÍ

Hình 12: Một số cách truy cập dữ liệu số Hán Nôm toàn văn

Hình 13: Biểu tượng tệp số đính kèm biểu ghỉ thư mục phần mém DLIB Hình 14: Giao diện danh mục tài liệu Đông Dương trên DLIB Hình 15: Pano giới thiệu các CSDL được dán tại phòng Da phương tiện Hình 16: Một số tờ rơi được phát cho bạn đọc thư viện

Hình 17: Quy trình tạo lập tài liệu số hoá toàn văn từ liệu inấn tại TVQGVN

Hình 18: Một số loại hình thu nhận ảnh số tại TVQGVN

Hình 19: Máy Kirtas— APT 1200

31 38 35

56 58 s9 60 60 62 6 6 64 65 66 67 68 82 84 84

TVQGVN: Thư viện Quốc gia Việt Nam

CSDL: Cơ sở dữ liệu

OPAC: Mục lục truy cập công cộng trực tuyến CNNDS: Công nghiệp nội dung số

Trong thời đại “Bùng nồ thông tin”, với sự phát triên nhanh chóng của công nghệ thông tin và truyền thông đã, đang và vẫn sẽ tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động trong đời sống kinh tế, xã hội nói chung, riêng đối với ngành thư viện - thông tin thì công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho việc xử lý, quản lý và khai thác, truyền bá thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, thuận lợi, đa dạng hóa các loại hình cung cấp dịch vụ tới người sử dụng

Một trong số các kết quả của hiện tượng bùng nô thông tin chính là sự

ra đời các tài liệu không ở dạng sách như: băng từ, đĩa CD - ROM, cơ sở dữ

liệu Chính sự gia tăng nhanh chóng các loại hình tài liệu đã dẫn đến sự thay

đổi cơ câu của kho tài liệu trong các cơ quan thông tin — thư viện Việc sử

dụng kỹ thuật số đề biêu diễn thông tin đã dẫn đến sự xuất hiện của một loại

hình tài liệu mới, đó là tài liệu số hoá Tài liệu số hoá được hiểu là tất cả

những thông tin được lưu trữ dưới dạng số, được xử lý, lưu trữ và truy cập trên máy tính, hay trên mạng máy tính Nguồn tài liệu số hoá hiện đang đóng

một vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin — thư viện nhờ có nhiều ưu

điểm nỗi trội: mật độ thông tin cao; thông tin được lưu giữ dưới nhiều dạng

khác nhau (âm thanh, hình ảnh ); thông tin có thê được truy cập từ xa, theo

nhiều dấu hiệu khác nhau và được nhiều người truy cập cùng một thời điểm Có thể nói, nguồn tài liệu số hoá đang góp phân làm thay đối về chat của hoạt động giao lưu thông tin, trong đó có hoạt động thông tin - thư viện trên toàn thế giới

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế đang diễn ra sôi động, xu hướng liên kết hoạt động giữa các cơ quan thông tin — thư viện là một tất yếu và sự liên kết này đang dần vượt qua biên giới giữa các quốc gia, châu lục, hình thành

chia kinh nghiệm trong giao tiếp với người dùng tin Sự liên kết sẽ không thể đạt hiệu quả như mong đợi, nếu các cơ quan thông tin — thư viện không sẻ

chia được toàn văn của tài liệu, vì chỉ có toàn văn mới mang lại giá trị đích

thực cho tài liệu Đó cũng là minh chứng cho sự phát triên về khoa học, công nghệ của một quốc gia, vùng lãnh thô Số hoá toàn văn tài liệu, hay số hoá nội dung tài liệu là giải pháp tối ưu cho việc chia sẻ nguồn lực thông tin, góp phân đưa thông tin trở thành một dịch vụ xã hội trên phạm vi toàn câu, thúc đây sự phát triên của nên kinh tế tri thức

Đảng và Nhà nước ta cũng xác định nên “kinh tế trí thức” là mục tiêu

cho phát triên nên kinh tế hiện tại và tương lai Báo cáo Chính trị tại Đại Hội X của Đảng đã chỉ ra:

Tranh thủ cơ hội thuận lợi do bối cảnh quốc tẾ tạo ra và tiêm năng,

lợi thế của nước ta đề rút ngắn quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa gắn với phát triển kinh tế tri thức, coi kinh tế tri thức là yếu tố quan trọng của nên kinh

tế và công nghiệp hoá, hiện đại hoá Phát triển mạnh các ngành và

sản phẩm kinh tế có giá trị gia tăng cao dựa nhiều vào tri thức; kết hợp việc sử dụng nguôn vốn tri thức của con người Việt Nam với tri thức mới nhất của nhân loại Coi trọng cả số lượng và chất lượng tăng trưởng kinh tế trong mỗi bước phát triển của đất nước, ở

từng vùng, từng địa phương, trong từng dự án kinh tế - xã hội

Việt Nam đang tham gia nhanh chóng vào nên kinh tế - xã hội thế giới, đây mạnh việc hội nhập kinh tế thế giới bằng việc đi tắt, don dau, van dé

nào Cơ hội không chỉ dành riêng cho các nước phát triên hay giàu có mà còn cho nhiều quốc gia khác trên thế giới biết tận dụng và nắm bắt cơ hội Thông tin, tri thức đang thực sự là nguồn lực quốc gia, là động lực thúc đây xã hội phat trién Trong nhiều ngành, tri thức đang thay thế vốn, tài nguyên, sức lao động với tư cách là nhân tố cạnh tranh mang tính quyết định Tri thức thắm sâu vào trong mọi mặt của đời sống xã hội, trong quá trình tô chức, quản lý, từ việc thiết kế đến sản xuất Công nghệ thông tin và truyền thông đã giúp thông tin và tri thức phát huy được những mặt mạnh, giúp bạn đọc dễ dàng truy cập đến mọi nguồn tri thức của nhân loại một cách nhanh chóng, không bị cản trở bởi không gian và thời gian

Trong Tuyên bố của Hội nghị toàn cầu về khoa học cho thế kỷ XXI

(tại Budapest, 1999) đã nhân mạnh: Coi tri thức là của chung của nhân loại và

khuyên cáo “ mở rộng quyên truy cập thông tin của mọi người

Mặt khác, có nhiều dự báo cho rằng, đến một thời điểm nào đó, một cơ quan thông tin - thư viện riêng lẻ, một quốc gia, một châu lục chắc chắn không thê có đủ diện tích dé lưu giữ và bảo quản mọi nguồn tin họ có, nếu chỉ liên tục bỗ sung một loại hình tài liệu duy nhất là tài liệu in an như: sách in, báo, tạp chí .Nhưng sẽ có những kho tài liệu không lồ, không bị hạn chế bởi diện tích kho hay dung lượng nhớ của Õ cứng máy tính thông thường, nếu các tài liệu được bô sung ở dạng số hoá và được lưu trữ trong một không gian ảo Đây cũng chính là một nguyên nhân quan trọng đề nhiều cơ quan thông tin — thư viện ở hầu hết các quốc gia trên thế giới quyết định triên khai việc số hoá toàn văn tài liệu của mình và bỗ sung ngày càng nhiều hơn các tài liệu ở dạng

sô hoá.

quả phục vụ được nhiều bạn đọc quan tâm, tuy nhiên nhăm mục đích đánh giá

toàn diện các khía cạnh về vấn đề phát triển nguôn tài liệu số hóa toàn văn

của Thư viện Quốc gia Việt Nam làm cơ sở hoàn thiện lý luận và tìm ra một

hướng đi đúng đắn, những cách làm chủ động, sáng tạo, hiệu quả nhăm phát trién nguôn tài liệu số hoá toàn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Phát triển nguồn tài liệu số hóa toàn văn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” cho luận văn Thạc sĩ khoa học Thư viện của mình

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Đã có một số luận văn thạc sĩ nghiên cứu về vẫn đề xây dựng mô hình thư viện điện tử và một số luận án nghiên cứu về việc xây dựng và khai thác

các nguôn tin điện tử như:

e Luận văn thạc sĩ năm 2003 của thạc sĩ Nguyễn Hoàng Sơn với đề tài “Xáy dựng mô hình thư viện điện tử ở Liệt Nam trong giai đoạn hiện

nay” Nội dung nhằm đưa ra các vấn đề lý luận về thư viện điện tử và giải pháp xây dựng mô hình thư viện điện tử ở Việt Nam

© Luận văn thạc sĩ năm 2003 của thạc sĩ Mạc Thùy Dương với đề tài

“Xây dựng và khai thác nguôn lực thông tin điện tử tại thư viện Quân đội” Nội dung luận văn khảo sát quá trình xây dựng và khai thác nguôn lực thông tin điện tử tại Thư viện Quân đội và một số giải pháp

hoàn thiện việc xây dựng, khai thác thông tin điện tử

o_ Luận văn thạc sĩ năm 2004 của thạc sĩ Trần Mỹ Dung với đề tài: “Tăng cường nguồn lực thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” Nội dung chủ yêu cập tới các nguôn lực thông tin, bao gồm cả nguôn lực thông

tin truyền thống và nguôn lực thông tin điện tử, nhưng chưa đề cập đến nguôn lực số hóa toàn văn, không phân tích các yếu tố kỹ thuật, công nghệ, cũng như chưa đưa ra các giải pháp cụ thê cho việc phát triển các nguôn thông tin số hóa

© Luận văn thạc sĩ năm 2009 của Thạc sĩ Lê Thị Vân Nga: “Phái triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn tại Thư viện trường Đại học Hà Nội ”

Nội dung chủ yếu đề cập đến việc phân tích, đánh giá thực trạng và đưa ra các giải pháp nhằm phát triển các nguồn thông tin số hóa toàn văn

hiện có tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

Ngoài ra, còn có một số bài nghiên cứu được đăng tải trên nhiều báo, tạp chí, Website, đặc biệt là các báo, tạp chí, ấn phâm điện tử chuyên ngành thông tin

— thư viện như:

- - Nguyễn Tiến Đức (2005), “Xây dựng thư viện điện tử và vấn đề số hoá

tài liệu ở Việt Nam”, Thông tin và Tư liệu, (2)

- Nguyễn Minh Hiệp (2004), “Thế giới Thư viện số”, Bản tin Thư viện-

Công nghệ thông tin, (Thang 4-2004), tr.2 — 13

- Via Thi Nha (2007), “Vài thách thức đối với Thư viện số và chiến lược

đối phó”, Thư viện Việt Nam, (2), tr 19 — 24

Đây cũng là chủ đề được nhiều tác giả trình bày tại các Hội nghị, Hội thảo chuyên ngành về thư viện số, nguôn lực tài liệu số

Tuy nhiên, cho đến nay, chưa có công trình nào nghiên cứu một cách toàn diện về công nghệ, thiết bị số hoá tài liệu, cũng như các giải pháp nhằm phát triên nguồn tài liệu số hoá toàn văn trong hoạt động thông tin — thư viện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu a Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là: Phát triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam và những vấn đề liên quan

b Pham vỉ nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu hiện trạng phát triển nguồn tài liệu số hoá

toàn văn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam từ năm 2003-2010 và định hướng

phát triển trong tương lai 4 Mục dích và nghiên cứu

Trên cơ sở tìm hiểu một số khái niệm liên quan đến tài liệu số hoá,

nghiên cứu các vấn đề về công nghệ và thiết bị số hoá toàn văn tài liệu, phân tích và đánh giá thực trạng phát triên nguôn tài liệu số hoá toàn văn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, luận văn đề xuất một số nhóm giải pháp khả với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Š Phương pháp nghiên cứu

Bên cạnh việc vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác- Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh, các đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước

trên các lĩnh vực Chính trị, Văn hoá, Khoa học —- Công nghệ và Thông tin —

Thư viện, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác

đề thực hiện đề tài:

- - Phương pháp phân tích và tông hợp tài liệu

- Phuong phap quan sat - Phuong phap phong van

- Phuong phap diéu tra bang phiéu hoi - Phuong phap déi chiéu, so sánh 6 Hướng tiếp cận tài liệu

7

Các văn bản của Đảng và Nhà nước vê Khoa học và Công nghệ

Các văn bản pháp quy về hoạt động thư viện của Bộ Văn hóa, Thê thao

Các bài, tin được đăng tải trên Internet

Các tài liệu nội bộ quy định và hướng dẫn cách thức số hóa tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam và của các đơn vị khác

Các báo cáo hàng năm, các báo cáo tình hình sử dụng các nguôn tin điện tử của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Dong gop và ý nghĩa khoa học của luận văn

Đánh giá được thực trạng phát triên nguôn tài liệu số hóa toàn văn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Kết quả của luận văn sẽ đưa ra các chỉ dẫn cụ thê và đề xuất những giải pháp nhăm hoàn thiện, góp phần nâng cao hiệu quả công tác tạo lập,

phát trién nguon tai liéu số hóa toàn văn tại Thư viện Quốc gia Việt

Nam

Góp phân phát triên lý luận việc xây dựng, phát triên và quản lý nguồn

tài liệu sô hóa toàn văn

- La tai liệu tham khảo cho các lãnh đạo thư viện, các giáo viên, sinh

viên chuyên ngành Thông tin — Thư viện

8 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, kiến nghị, phụ lục, và danh mục tài liệu

tham khảo Luận văn bao gồm 3 chương:

o_ Chương Ï: Thư viện Quốc gia Việt Nam với nguôn tài liệu số hoá toàn văn o Chương 2: Thực trạng nguồn tài liệu số hoá toàn văn tại Thư viện

Quốc gia Việt Nam

o Chương3: Các nhóm giải pháp phát triên nguôn tài liệu số hoá toàn văn tại Thư viện

CHƯƠNG 1

THU VIEN QUOC GIA VIỆT NAM VỚI NGUÔN TÀI LIỆU SÓ HOÁ TOÀN VĂN

1.1 TÀI LIỆU SỐ HOÁ

1.1.1 Khái niệm tài liệu số hoá

Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công

nghệ thông tin - truyền thông và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn cuộc sống cũng như trong công tác thông tin — thư viện đã sản sinh

ra mot loại hình tài liệu mới và từ đó cũng xuất hiện khái niệm “Tài liệu số

hóa — hay được gọi là tài liệu điện tử `

GO Việt Nam cũng như trên thế giới, có rất nhiều định nghĩa về tài liệu số hóa được đưa ra, điểm chung của các định nghĩa này đều cho răng “tài liệu số hóa là tài liệu mà thông tin được mã hóa và được biêu diễn dưới dạng nhị phân gồm hai số 0 và 1, được lưu trữ, khai thác trên máy tính điện tử, với sự hỗ trợ của một hay một vài thiết bị chuyên dụng, phần mềm ứng dụng và hệ thống mạng máy tính”

Theo tiêu chuân GOST R 51141-98 của Nga thì “Tài liệu điện tử là những tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang tin và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”, theo đó các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu được đọc bằng máy”, “tài liệu được máy tính hướng dẫn”

Theo định nghĩa của Lưu trữ Quốc gia Mỹ thì tài liệu điện tử “là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị, và văn bản có thê được ghi trên bất cứ vật mang máy tính nào ”` - nghĩa là nó chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính.

Do ban chất tồn tại và lưu trữ hoàn toàn khác biệt so với loại hình tài

liệu truyền thống, nguồn tài liệu số hoá chỉ có thê được truy cập và khai thác trên máy tính hay hệ thống mạng máy tính Một trong số các phương tiện cầu nói đưa người dùng tin tới với nguôn tài liệu số hoá chính là hệ thống các mục lục công cộng tra cứu trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog) Sự truy cập này ban đầu chỉ hạn chế trong phạm vi các máy tính đặt tại thư viện, trung tâm thông tin, cơ quan lưu trữ Tuy nhiên, ngày nay, nhờ sự tiến bộ không ngừng của công nghệ, người dùng tin có thê thông qua OPAC đề tra cứu thông tin ngay trên máy tính tại nhà, tại cơ quan thông qua các kết nối Internet Đặc biệt, trong thời gian gần đây, rất nhiều loại điện thoại di động

đời mới có hỗ trợ kết nói Internet được tung ra thị trường, một trong những

ứng dụng của các thiết bị này là tạo điều kiện đưa người dùng tin đến gần hơn với OPAC, với nguôn tin mà họ đang tìm kiếm Chính điều này cũng đang tạo nên một làn sóng mới trong hoạt động thông tin - thư viện, đó là quảng bá hình ảnh, marketing nguồn tin của mình trên mạng Internet và mạng điện thoại di động

Đối với một tài liệu ở dạng truyền thống: sách, báo, luận văn, việc số hoá tài liệu này có thê ở các cap độ khác nhau: Số hoá thư mục, số hoá dữ

kiện, dữ liệu và số hoá toàn văn

Tài liệu số hoá thư mục là tài liệu chỉ được số hoá phần thư mục Các yếu

tố thư mục được đưa vào số hoá bao gồm một số hoặc tất cả các yếu tố sau: Tác giả, lên tài liệu; Nơi xuất bản, Nhà xuất bản, Năm xuất bản; Khô cỡ của tài liệu:

Số trang của tài liệu; Chi số ISBN hoặc ISSN Ngoài ra, còn một số các yếu tố khác là: Ký hiệu phân loại tài liệu, Ký hiệu xếp giá tài liệu (có thê có cả ký hiệu

tên thư viện, trung tâm thông tim, cơ quan lưu trữ tài liệu nếu là mục lục liên hợp):

Ký hiệu định chủ đề; Các từ khoá; Bản tóm tắt nội dung tài liệu

Tài liệu số hoá đữ kiện, dữ liệu là tài liệu ngoài phần số hoá thư mục

còn có thêm phần số hoá một số dữ kiện, dữ liệu của tài liệu gốc nhưng không

phải là toàn bộ các thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc Các dữ kiện, dữ liệu này có thê là thông tin lịch sử; số liệu thống kê; biểu đồ tăng trưởng: thành phân cấu tạo; công thức điều chế hoá học; một số nhận định, phân tích và dự báo được nêu trong tài liệu gốc

Tài liệu số hoá toàn văn có nội dung là toàn bộ nội dung của tài liệu gốc đã được số hoá Đây là loại hình tài liệu số hoá trọn vẹn nhất, có giá trị sử dụng lớn nhất trong số các loại hình tài liệu số hoá Bởi giá trị của thông tin, năm ngay ở chính thông tin đó, chứ không phải được quy định bởi tên tác giả, tên tài liệu hay một vài dòng xuất hiện trong nguôn tin Nếu có trong tay tài liệu số hoá thư mục, người dùng tin chỉ biết thông tin về tài liệu (nghĩa là thông tin về thông tin) Nếu có được tài liệu số hoá dữ kiện, dữ liệu thì người dùng tin cũng mới chỉ chạm được vào một phần của kho báu thông tin Nghĩa là, để có được toàn bộ thông tin mình cần, người dùng tin phải trải qua ít nhất một bước nữa đề có được có toàn văn tài liệu ở định dạng thích hợp Đề thực hiện điều này, có thê người dùng tin phải tới tận nơi lưu giữ thông tin đề tìm

kiếm tài liệu gốc (nếu tài liệu đó chưa được số hoá toàn văn) hoặc đưa ra yêu

cầu được truy cập tới nguồn toàn văn (nếu người dùng tin chưa được cap quyền truy cập, hoặc chưa đủ điều kiện đề được truy cập tới các nguồn toàn

văn của tài liệu quý, hiếm và chỉ lưu hành nội bộ, hay chưa thực hiện các

nghĩa vụ cần thiết như: trả phí truy cập, đăng ký thông tin người dùng ) Nhưng nếu chỉ sau một thao tác kích chuột, người dùng tin truy cập được đến nguôn tài liệu số hoá toàn văn — điều đó cũng đồng nghĩa với việc họ được sử dụng toàn bộ thông tin đó, rất nhanh chóng và thuận tiện mà không cần phải tính đến các trở lực lớn như: khoảng cách địa lý, giới hạn thời gian hay những ức chế trong khi chờ đợi để được đến lượt tiếp cận với toàn văn tài liệu Đó là

niềm mơ ước lớn lao nhất của mọi người dùng tin trên thế giới và cũng là diém đích mà mọi thư viện, trung tâm thông tin, cơ quan lưu trữ trên toàn cầu đang nỗ lực hướng tới

1.1.2 Đặc trưng của tài liệu số hoá

Sự ra đời và phát triên nhanh chóng của tài liệu điện tử là kết quả tat

yêu của bùng nỗ thông tin, của sự phát triển khoa học, công nghệ, nhất là công nghệ thông tin và truyền thông và nhu cầu người dùng tin Tài liệu số hóa có những đặc trưng sau đây [ I8, tr S7]:

- Mật độ thông tin của tài liệu số hoá rất lớn Những bước tiến dài trong công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ nén và lưu trữ thông tin trên các vật mang tin số, đã khiến cho tài liệu số hoá có khả năng lưu trữ một dung lượng thông tin cực lớn Một minh chứng dễ nhận thấy nhất là CD- ROM Đây là một thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số, được coi là một loại tài liệu

số hoá và được sử dụng đê lưu trữ các dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau: văn bản, âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ Theo tiêu chuẩn ISO 9660, mỗi

CD - ROM được sản xuất theo quy trình công nghệ chuẩn có khả năng lưu trữ lượng thông tin lên tới 650MB, tương đương 300.000 trang văn bản khô A4

- Thông tin chứa trong tài liệu số hoá luôn mới vì có thê được cập nhật nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời với một mức chi phí hợp lý và thao tác không quá phức tạp, không chiếm nhiều thời gian và công sức Ngày nay, người ta có thê đôi mới nội dung thông tin của tài liệu số hoá hàng giờ, thậm chí với những thông tin số hoá có khả năng được cập nhật tự động như thông tin trên website, blog thì thời gian đề có tin tức mới chỉ còn tính bằng phút

- Tài liệu số hoá có khả năng được truy cập theo nhiều dấu hiệu khác

nhau: Tác giả, nhan đề, từ khóa, năm xuất bản, nơi xuất bản

- Có khả năng truy cập từ xa, không giới hạn về không gian, thời gian, nhiều người dùng ở cùng một thời điêm mà không bị giới hạn về thời gian

hay vị trí địa lý Bởi vậy, có thê coi nguồn tài liệu số hoá là một hệ thống đa

truy cập Rất nhiều dấu hiệu khác nhau được sử dụng trong khi tra cứu, truy cập nguồn tài liệu này: tác giả, nhan đề, từ khoá, năm xuất bản Mặc dù hiện nay, chỉ khoảng 10% trong tông số trên 200 trường của MARC2I (không kê trường con) đang được thường xuyên sử dụng trong quá trình biên mục tài liệu, con số đó đã đủ để người dùng tin có thê tìm kiếm theo hàng chục dấu hiệu liên quan đến tài liệu Bên cạnh đó, người dùng tin có thê tra cứu tài liệu từ xa ngay tại nhà mình, tại phòng làm việc, trường học bất kê lúc nào họ cần Đồng thời, trong cùng một lúc, nhiều người dùng từ khắp nơi trên thế giới có thê truy cập tới một nguôn tin mà không phải xếp hàng dài chờ đợi

- Tài liệu số hoá có thê lưu trữ thông tin theo nhiều định dạng khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video Điều này giúp cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, sinh động hơn và làm cho người dùng tin dễ thu nhận thông tin hơn Thay vì ngồi hàng giờ trước cuốn sách giáo trình truyền thống, có nhôi nhét kiến thức vào đầu, lúc này người dùng tin chỉ cần một tài khoản cho phép truy cập nguôn giáo trình số hoá và một thiết bị đọc tài liệu đa phương tiện là có thể thoải mái nghe bài giảng của một giáo sư danh tiếng, thậm chí có thê nhìn thấy hình ảnh vị giáo sư đang giảng bài với các ví dụ trực quan sinh động được đưa ra trong bài giảng

- Tài liệu số hoá tạo ra một kênh thông tin phản hôi đa chiều, giúp người dùng tin có thể liên hệ trực tiếp với tác giả hay người tô chức nguôn tin , cũng như hỗ trợ người dùng tin tham gia vào các diễn đàn học thuật đê trao đôi thông tin và chia sẻ cảm nhận với những người dùng tin khác Băng việc

sử dụng các kết nối linh hoạt được tạo sẵn từ tài liệu số hoá, người dùng có

thê liên hệ với các tác giả đã sáng tạo ra nguôn tin hoặc người tô chức nguôn

tin qua dia chỉ email của họ, hoặc theo các đường siêu liên kết (hyperlink) dé

tới với các bài viết khác của cùng tác giả, tới các thông tin cùng chủ đề được viết bởi các tác giả khác nhau, hoặc liên kết tới các nguồn tham khảo hay các tác giả khác đã trích dẫn công trình Với khả năng đó, dường như mỗi thông tin trong tài liệu số hoá không phải là một thông tin đơn thuần, mà là thông tin ân chứa trong đó những thông tin tiềm năng khác Tạo lập các kết nối trên tài liệu số hoá và sử dụng các kết nối ấy chính là một cách đê mở rộng phạm vi tìm kiếm, mở rộng phạm vi kho tàng kiến thức nhân loại Điều đó cho thấy, mỗi tài liệu số hoá (nếu được tạo nhiều liên kết hữu ích) có thê được mở rộng

đến vô hạn, chứ không phải chỉ bó hẹp tại kho tin của một thư viện, trung tâm

thông tin hay cơ quan lưu trữ riêng lẻ của một quốc gia riêng lẻ

Tuy nhiên, ngoài những thế mạnh vượt trội như trên, tài liệu số hoá

cũng có một sô hạn chê:

- Tính ôn định của nguồn tài liệu số hoá không cao, độ bên vững

không đồng nhất Có một số tài liệu ôn định, tôn tại lâu dài như các tài liệu được ghi trên các CD - ROM và được bảo quản cân thận Ngược lại, cũng có những thông tin có vòng đời rất ngắn như một số bản tin, bài báo được xuất

bản trên mạng Internet hay một số diễn đàn học thuật sau khi mở ra, có quá ít

tài khoản tham gia và phải ngừng hoạt động sau một thời gian ngắn Đề khắc phục tình trạng này, ngay từ đầu cần xác định những nguồn tin nào có giá trị sử dụng cao và lâu dài đê có biện pháp thu thập, xử lý và lưu trữ thích hợp, không đê đến khi thông tin mat đi rồi mới tiến hành tìm kiếm lại

- Tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu số hoá đôi khi rất kém, do việc sao chép thông tin từ nguồn này tương đối dễ dàng, nhanh chóng Có rất nhiều thông tin trên mạng Internet dễ bị vi phạm bản quyên, thậm chí bị làm

sai lệch nội dung, gây nên hiện tượng nhiễu tin, tạp tin, tin xấu Cá biệt, có

nhiều thông tin bị huỷ hoại hoàn toàn do những vi phạm sơ ý hay có tình của người dùng tin Đó là hiện tượng các thông tin bị hacker phá hoại bằng nhiều cách: đột nhập và chỉnh sửa hay xoá bỏ thông tin, phát tán virus gây hại Đến nay, chưa có cách thức ngăn chặn và đối phó hoàn hảo đê tránh tuyệt đối bị xâm phạm an toàn thông tin theo kiêu này Những biện pháp nhằm giảm thiêu rủi ro là tăng cường các lớp khoá bảo mật dữ liệu, thường xuyên cập nhật phiên bản mới của các chương trình diệt virus, phân quyền người dùng hợp lý và kiêm soát việc sử dụng quyên truy cập của người dùng, tuyên truyền và đào tạo để nâng cao ý thức sử dụng thông tin trong tài liệu số hoá của cộng đồng người dùng tin

Mặc dù có một vài hạn chế khó khắc phục hoàn toàn, nguồn tài liệu số

hoá, đặc biệt là tài liệu số hoá toàn văn vẫn có nhiều ưu việt nôi trội hơn

nguôn tài liệu truyền thống:

- Khả năng kiểm soát tài nguyên thông tin ở tài liệu số hoá là rất mạnh và thông tin được kiểm soát ở nhiều cấp độ khác nhau trong hệ thống thông tin Việc lưu trữ, quản lý truy cập và khai thác thông tin trên máy tính và hệ thống mạng máy tính một mặt thu hẹp tối đa diện tích không gian kho vật lý, mặt khác giúp phân quyền và theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng quyền truy cập tài liệu số hoá của người dùng tin Đồng thời, các kênh thông tin giữa các nhóm người dùng được tạo lập còn góp phần làm phong phú thêm nguồn tin và cũng thông qua kênh phản hồi này để biết thêm về giá trị của thông tin

- Tài liệu số hoá giúp bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc Điều này được thê hiện rõ nét nhất ở trường hợp các tài liệu quý, hiểm, đơn bản hay tài liệu giấy có giá thành cao Khi đã được số hoá, nội dung của các tài liệu này vừa được bảo mật hợp lý, vừa có thê được đưa ra sử dụng bởi

những người dùng tin có đủ năng lực, thâm quyền để tiếp cận tài liệu Đồng thời, các tài liệu gốc sẽ tránh được nguy cơ bị hư hỏng, cắt xén, huỷ hoại trong quá trình được đưa ra phục vụ Nếu không được số hoá toàn văn, các tài liệu này có thê bị hạn chế đối tượng sử dụng hoặc không được đưa ra sử dụng Nghĩa là, giá trị của thông tin chứa trong đó bị làm giảm đi, hoặc bị “chết”, vì thông tin chỉ có giá trị khi được đưa ra khai thác, và càng được khai thác nhiêu thì giá trị của thông tin càng được tăng lên

Những đặc trưng trên cho thấy, tài liệu số hoá có nhiều điểm ưu việt và trong tương lai, sẽ có thêm nhiều kho tài liệu số hoá được hình thành, được sẻ chia, góp phân thúc đây hoạt động thông tin - thư viện của Việt Nam ngày càng phát triên và vươn đến một tầm cao mới

1.1.3 Vai trò của tài liệu số hoá

Ngày nay, nguôn tài liệu số hoá đang giữ vai trò quan trọng, làm thay đôi về chất hoạt động giao lưu thông tin nói chung và hoạt động thông tin —

thư viện nói riêng [ 18, tr.1S§]:

- Tài liệu số hoá toàn văn là “hạt nhân ” của Thư viện số

Thư viện điện tử, Thư viện số, Thư viện ảo là những tên gọi không

còn nhiều xa lạ đối với Việt Nam nhưng vẫn còn tôn tại nhiều cách hiệu, cách

định nghĩa khác nhau Có thê coi Thư viện số là một kho thông tin số hoá, được câu trúc sao cho dễ dàng truy cập thông qua các mạng máy tính hay các

mạng viễn thông Đó là một hệ thống thông tin tự động hoá mà ở đó, người ta

có thê thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và phô biến các tài liệu dưới dạng số hoá thông qua các phương tiện công nghệ thông tin và truyền thông

Hạt nhân của Thư viện số là nguôn tài liệu số hoá Trong đó, một bộ phận là tài liệu in ấn được số hoá toàn văn, phần chủ yếu là các bộ sưu tập số mới được xây dựng hoặc bô sung qua nhiêu con đường khác nhau: mua, được

biếu tặng, trao đôi Bộ sưu tập số là một tập hợp có tô chức nhiều tài liệu số

hoá với nhiều định dạng khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video Dù

mỗi tài liệu riêng lẻ có sự khác nhau về cách thê hiện, nhưng đều cung cấp

một giao diện đồng nhất mà qua đó việc tra cứu, truy cập tài liệu được thực hiện dễ dàng, thuận tiện

Bộ sưu tập số có nhiều đặc tính nôi trội mà dịch vụ thư viện truyền

thống chưa có như: Tạo ra một môi trường bình đăng cho mọi người được sử

dụng tri thức nhân loại mà không vướng phải rào cản về không gian, thời gian; Có tính linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng rất cao nhờ tính chat đa truy cập của nguồn tài liệu số hoá; Tiết kiệm thời gian và kinh phí cho thư viện trong việc xây dựng kho tàng, kinh phí bô sung cũng như giúp người dùng tin cắt giảm chi phí, giảm thời gian trong tìm kiếm thông tin; Số hoá toàn văn tài liệu và xây dựng bộ sưu tập số là lựa chọn tối ưu để bảo tồn lâu dài các tài liệu gốc quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro, huỷ hoại do thời gian, thiên tai

Phân cốt lõi của Thư viện số là kho tài liệu số hoá hay tập hợp của các bộ sưu tập số Vì vậy, việc phát triên kho tài liệu số hoá là công việc quan trọng hàng đầu trong xây dựng Thư viện số

- Tài liệu số hoá là cơ sở của sự hình thành và phát triển ngành xuất

bản điện tiv

Tài liệu số hoá ra đời đã góp phần làm thay đôi diện mạo ngành xuất bản với hàng loạt sản phẩm mới được tung ra thị trường với tên gọi loại hình là Án phẩm điện tử hay Xuất bản phâm điện tử Ý tưởng đầu tiên về xuất bản

điện tử được ông Vanner Bush đưa ra tại một hội thảo khoa học ở Viện Công nghệ Massachusertte (Mỹ) vào năm 1945 Sau đó ít lâu, đã có một sự bùng nỗ

hàng loạt các sản phâm kỹ thuật số và các lợi thế về kỹ thuật không thê phủ

nhận Năm 1991, cuốn sách điện tử đầu tiên chào đời tai Mỹ Từ năm 1998, sách điện tử được xuất bản ở dạng đĩa và có thê được tải xuống máy tính cá

nhân từ Internet Không còn nghi ngờ gì nữa, điều này có ý nghĩa vô cùng

quan trọng cả về mặt học thuật cũng như trên phương diện kinh doanh

Vào năm 1995, F.W Lancaster đã phác thảo một lịch sử ngắn gọn về việc xuất bản các Ân phâm điện tử như sau: Sử dụng máy tinh dé tao ra những ấn bản như bản ïn trên giấy thông thường: Phân phối văn bản bằng hình thức điện tử (số) nơi mà phiên bản điện tử tương đương chính xác với phiên bản ¡n ấn; Xuất bản những ấn bản nhỏ gọn hơn bản ïn dưới hình thức số hoá, có thêm những đặc điểm phụ trội để mở rộng khả năng nghiên cứu, điều khiến dữ liệu (qua sự tương xứng hình ảnh); Tạo ra những ấn bản hoàn toàn mới và khai thác thêm nhiều tính năng của các phương tiện kỹ thuật số, như ứng dụng các kết nói siêu văn bản, tích hợp các chức năng truyền thông

Các loại hình xuất bản phâm điện tử có trên thị trường hiện nay là sách điện tử (E-Book) và các bao, tap chi dién tu (E-Journal)

Có thê hiểu một cách đơn giản, sách điện tử là sự trình bày các

tệp tin trên màn hình số, có thê là trên mang hoac tren CD — ROM hay một

thiết bị số khác Bản thân thuật ngữ sách điện tử đã có thể được hiểu là sự chứa đựng các thông tin dạng sách và việc biểu thị nội dung thông tin ay sẽ được thực hiện nhờ một thiết bị chuyên dụng nào đó Cũng giống như nguyên lý ra đời của sách điện tử, các loại báo và tạp chí điện tử cũng được ra đời và ngày càng trở nên phô biến

Có một số cách thông dụng để khách hàng sử dụng ấn phâm điện tử: Lên mạng đọc từ Website; Dùng tài khoản đăng nhập hệ thống và tải về máy tính cá nhân đề đọc chúng: In ra giấy đề đọc

Sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã thúc đây sự

phát triển của nguồn xuất bản phẩm điện tử Theo số liệu thống kê, năm 199]

chi co 110 tén tạp chí dién tu Nam 1995, con số này là 700 va nam 1998 co

khoảng 5.000 Đến năm 2002, có trên 6.000 tạp chí điện tử Cũng trong năm này, khoảng 61% thông tin khoa học và công nghệ, 41% thông tin khoa học được xuất bản dạng só

Sự xuất hiện của các xuất bản phẩm điện tử một lần nữa khăng định việc tài liệu số hoá ra đời đã làm thay đôi diện mạo ngành xuất bản toàn cầu

- Tài liệu số hoá là cơ sở của sự hình thành và phát triển ngành công nghiệp nội dung số

Sự phát triển có tính chất bùng nô của các nguồn tài liệu số hoá trong những năm gần đây đã dẫn đến hình thành khái niệm “nội đưng số” và kéo theo đó là sự ra đời của ngành công nghiệp nội dung số

Nội dung số (tiếng Anh là E-Content hay Digital Content) la thuật ngữ được dùng đê chỉ các thông tin hữu ích chứa đựng trong các tài liệu số hoá Các thông tin này có thể tồn tại trên Website, hay thông tin chứa trong các tệp dữ liệu ở dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng đa phương tiện, tích hợp văn bản, âm thanh, video Đây là một khái niệm rộng, bao quát nhiều lĩnh vực và phát triên liên tục, bao gồm phần mềm nội dung, trò chơi điện tử, học tập trực tuyến (E-learning), xuất bản điện tử, quảng cáo trên Internet

Các sản phâm chứa đựng nội dung só, khi tham gia thị trường, sẽ làm hình thành nên ngành công nghiệp nội dung số (CNNDS) Công nghiệp nội dung số (tiếng Anh la Digital Content Industry - DC]) là một khái niệm không còn mới Theo quan điểm của Bộ Bưu chính- Viễn thông Việt Nam: CNNDS là ngành thiết kế, sản xuất, xuất bản, lưu trữ, phân phối, phát hành các sản phẩm nội dung số và dịch vụ liên quan Tập hợp các hoạt động liên

quan đến số hoá thông tin ở quy mô lớn, có sản phẩm hoàn chỉnh và có khả năng đem lại lợi nhuận thì được gọi là ngành CNNDS Các hoạt động trong CNNDS bao gồm: thu thập thông tin; phân tích nội dung đê phân loại, lưu

trong bộ nhớ máy tính hoặc hiện thị nội dung trên mạng; bao gói thông tin

thành các CSDL trên vật mang tin mong muốn: CD - ROM, DVD, thiết bị lưu trữ di động: nhân bản và cung cấp (bán) các sản phâm thuộc CSDL đó hoặc toàn bộ CSDL

Nhiều người cho rằng, CNNDS là một nhánh của công nghệ thông tin vì nó găn liền với công nghệ thông tin Sản phâm của CNNDS chính là sản pham của quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, từ công nghệ phần mềm, thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ thông tin đến cung cấp thông tin CNNDS không chỉ liên quan đến phần cứng, phần mềm máy tính hay hệ thống mạng mà còn liên quan đến nhiều lĩnh vực khác như: lưu trữ, sản xuất các thiết bị lưu trữ là các vật mang tin hiện đại Như vậy, nguyên vật liệu đầu vào của ngành CNNDS là thông tin và sản phẩm đầu ra cũng là thông tin Nhưng

thông tin đầu ra là C SDL, là thông tin có cau trúc, có nội dung cu thê và được

cung cấp cho những đối tượng cụ thê nhằm phục vụ cho một hay một số hoạt động kinh tế - xã hội nhất định

Chắc chắn rằng, nếu được tô chức tốt, các sản phâm số hoá sẽ có thị

trường rộng lớn, không phải chỉ ở trong một quốc gia Nhận biết được điều đó, ngày 19/7/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 901/QD -TTg vé việc “Thành lập Viện Công nghệ phan mém và nội dung số Việt Nam, thuộc Bộ Bưu chính, Viên thông ° Từ đây, CNNDS ở Việt Nam bước sang một trang mới Hy vọng, CNNDS sẽ không ngừng lớn mạnh đê hỗ

trợ, cung cấp các nguồn tài liệu số hoá cho các Thư viện số và làm cho hoạt

động thông tin khoa học công nghệ sôi động, hấp dẫn hơn.

1.2 HOAT DONG THONG TIN — THU VIEN TAI THU VIEN QUOC GIA VIET NAM

1.2.1 Giới thiệu sơ lược về Thư viện Quốc gia Việt Nam

Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) được thành lập ngày

29/11/1917, tiền thân là Thư viện Đông Dương được thành lập theo Nghị định

ngày 29/11/1917 của A.Sarraut - Toàn quyền Pháp ở Đông Dương Trụ sở đặt tại đường Trường Thi (nay là số 31 - Tràng Thi) Hà Nội

Ngày 28/2/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương Hà Nội được đôi tên thành Thư viện Pierre Pasquier (Pierre Pasquier: 1877-1934 từng là Toàn quyền Pháp ở Đông Dương)

Ngày 8/9/1945, chỉ 6 ngày sau khi tuyên bố Độc lập, Chính phủ lâm

thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Sắc lệnh số 13 chuyên giao các Thư

viện công cộng trong đó có Thư viện Pierre Pasquier về cho Bộ Quốc gia Giáo dục quản lý Cùng ngày hôm đó Chính phủ lại ra Sắc lệnh số 21 bô nhiệm ông Ngô Đình Nhu làm giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc

Ngày 20/10/1945, Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục ra quyết định đôi tên Thư viện Pierre Pasquier thành Quốc gia Thư viện Nhưng sau đó, cùng với một số cơ quan khác, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc được sáp nhập vào Nha Giám đốc Đại học vụ và được đối tên thành Sở Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc

Từ khi Pháp chiếm lại Hà Nội (tháng 2/1947), theo Nghị định ngày

25/7/1947 của Phủ Cao ủy Pháp thì Nha Lưu trữ công văn và Thư viện Đông Dương được tái lập tại Sài Gòn Nha này ngoài việc lưu trữ tài liệu còn có nhiệm vụ điều khiến Thư viện Trung ương lúc đó được đôi tên thành Thư viện Trung ương ở Hà Nội.

Ngày 28/1/1955 Phó Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký Nghị định số 446-TTg chuyên việc quản lý Thư viện Trung ương thuộc Bộ Giáo dục sang Bộ Tuyên truyền

Ngày 21/11/1958 Bộ trưởng Bộ Văn hóa ra Nghị định tách Thư viện ra khỏi Vụ Văn hóa đại chúng thành Thư viện Quốc gia trực thuộc Bộ

Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện đứng đầu trong hệ thống

Thư viện công cộng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Văn hóa —- Thê thao và Du lịch

Trải qua một chặng đường dài 92 năm xây dựng và trưởng thành, đến nay thư viện ngày càng lớn mạnh và phát triên không ngừng, là chi nhánh của Thư viện Liên hợp quốc (từ 1982), là thành viên chính thức của Hiệp hội các thư viện và cơ quan thư viện quốc tế (IFLA), là thành viên tích cực của Đại hội cán bộ thư viện Đông Nam Á (CONSAL), là đối tác của nhiều tô chức xuất bản trong và ngoài nước

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ

Thư viện có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau vào từng giai đoạn

lịch sử Hiện nay TVQGVN đang thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được

quy định trong Pháp lệnh Thư viện được Uỷ ban thường vụ Quốc hội khoá X thông qua ngày 28.12.2000 có qui định về TVQGVN như sau:

Điệu 17:

- Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước

Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn qui định tại điều 13 và 14 của pháp lệnh này, Thư

viện Quốc gia Việt Nam còn có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Khai thác các nguồn tài liệu trong nước và ngoài nước đề đáp ứng nhu cầu người đọc.

- Thu thap cac xuat ban pham luu chiéu trong nude theo qui dinh: xay dựng, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc, biên soạn, xuất bản

Thư mục Quốc gia và Tong thu muc Viét Nam

- Tô chức phục vụ các đối tượng người đọc theo qui chế của Thư viện - Hợp tác, trao đôi tài liệu với các thư viện trong nước và ngoài nước - Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin - thu

viện

- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác

thư viện, hướng dẫn nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá -

Thong tin

Căn cứ vào Quyết định số 263§/QĐÐ-BVHTTDL, ngày 11/6/2008 của

Bộ Văn hoa, Thé thao va Du lich quy định chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn

và cơ cấu tô chức của TVQGVN, hiện nay TVQGVN có chức năng, nhiệm vụ

như sau:

Điêu 1: Vi tri và chức năng:

- Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước, là đơn vị sự nghiệp văn hoá có thu trực thuộc Bộ Văn hoá, Thê thao và Du lịch,

có chức năng: thu thập, giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; bô sung, bảo quản, tô chức khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội

- Thư viện Quốc gia Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng

I Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm của Thư viện và tô chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

2 Thu thập, tô chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc va tai

liệu của nước ngoài viết về Việt Nam

3 Thu nhận theo chế độ lưu chiều các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, của công dân nước

ngoài bảo vệ tại Việt Nam

4 Bồ sung, trao đôi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tô chức trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật

5 Tô chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng

vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tô chức

6 Xử lý thông tin, biên soạn, xuất bản Thư mục quốc gia, tông thư

mục Việt Nam, Tạp chí thư viện Việt Nam và các sản phâm thông tin khác

7 Nghiên cứu khoa học thông tin - thư viện và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện

§ Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước

bằng các phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bôi dưỡng, tô chức hội

nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch

9 Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tô chức quốc tế

về thư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị và dự án bôi dưỡng cán bộ thư viện cho các thư viện, tô chức nước ngoài tài trợ

hoặc tô chức; tô chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động; triên lãm tài

liệu theo quy định của pháp luật

10 Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản Điều 5 Pháp lệnh Thư

viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của pháp luật.

11 Tô chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ

được giao theo quy định của pháp luật

12 Thực hiện, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của thư

viện; đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan môi trường khu vực do thư viện

quản lý

13 Quản lí tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo qui định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng

14 Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật

1Š Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

Do những đóng góp to lớn đối với nền văn hoá, khoa học, giáo dục, kinh tế của nhà nước nên TVQGVN đã được Đảng và Nhà nước trao tặng 3 Huân chương Lao động và năm 2002 được tặng thưởng Huân chương Độc lập hang ba, năm 2007 Chủ tịch nước Trần Đức Lương đã ký Quyết định tặng TVQGVN Huân chương Độc lập hạng Hai Đây là phần thưởng quý báu ghi nhận những hy sinh và đóng góp âm thầm của các thế hệ người công tác tại thư viện, đồng thời là nguôn cô vũ, động viên cán bộ và công chức đang và sẽ

làm việc tại thư viện chủ động, sáng tạo hơn nữa, phục vụ có hiệu quả hơn

nữa các mục tiêu phát triển của đất nước 1.2.3 Nhân sự, vốn tài liệu và trang thiết bị

L23.L Nhân sự:

Hiện nay, TVQGVN có tông số 173 cán bộ, viên chức và người lao dong trong co | tién si, 16 thac si, 124 cu nhan thu vién va cac nganh khac Cơ cấu tô chức của TVQGVN được chia như sau:

Cơ cầu tô chức TVQGVN được phác họa qua sơ đồ sau:

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tô chức Thư viện Quốc gia Việt Nam

1.2.3.2 Von tài liệu:

Sau hơn 90 năm xây dựng và phát triên TVQGVN đã xây dựng được một nguôn vốn tài liệu khá lớn về số lượng, phong phú về ngôn ngữ thê hiện và đa dạng về loại hình Về ngôn ngữ, tài liệu của Thư viện được viết bằng tiếng Việt và các thứ tiếng: Anh, Trung Quốc, Pháp, Nga, Nhật Bản, Tây Ban Nha Về loại hình, Thư viện hiện đang lưu trữ các tài liệu ở nhiều loại hình: Sách, báo, tạp chí in ấn, CD- ROM, cassette, CSDL thư mục, CSDL số hóa

toàn văn

TVQGVN là thư viện có vốn tài liệu lớn vào bậc nhất nước Với

khoảng hơn 1.500.000 đơn vị (hàng năm tăng từ 100-120 nghìn bản sách), hơn 6.000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài Vốn tài liệu của thư viện lớn nhất, phong phú nhất với khoảng 60% trong số đó là tài liệu của Việt Nam xuất bản từ trước tới nay Trong đó có những vốn tài liệu rất có giá trị và quý hiếm như:

+ Sách, báo, tạp chí xuất bản về Đông Dương trước 1954 với hơn 67 nghìn bản và 1.700 tên báo, tạp chí Đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu về Đông Dương và Việt Nam

+ Sách Hán - Nôm có hơn 5.000 tên, trong đó có những cuốn sách có tudi tho tir thé ky XV — XVI

+ Kho Luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài

nước và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam gồm hơn 15.000 ban

Hang nam trung binh kho nay tang tir 700 dén 900 ban

+ Microfim, microfiche cac tài liệu quý trong và ngoài nước: 16.000 tên tài liệu, trong đó có hơn 10.000 tên sách của Việt Nam đang được lưu giữ tại Thư viện Quốc gia Pháp

+ 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các vùng giải phóng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong nhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô

+ Ngoài ra còn nhiều ấn phâm đặc biệt và vật mang tin khác như:

tranh, ảnh , ban do

+ Hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam việt và xuât bản ở nước ngoài

Chi tiết số liệu sách, báo-tạp chí tại TVQGVN được thê hiện qua các

bảng tông hợp sau:

Bảng 1: Số lượng các bộ sưu tập sách của TƯQGVN (tính đến năm 2009)

* Bao — Tap chi

STT Bộ sưu tập Số lượng (tên) 1 | Báo - Tạp chí Tiếng Việt 1.417 2 | Báo- Tạp chí Tiếng Anh 2.143 3 | Báo - Tạp chí Tiếng Pháp 976 4 | Báo - Tạp chí Tiếng Nga 785 5 | Bao — Tạp chí Tiếng Trung Quốc 500

* Kho Lưu chiều :

Kho này chỉ được thành lập từ tháng 10 năm 1954 Đến nay kho lưu chiêu đã có gần 200.000 tên với khoảng 300.000 bản và tăng dần theo mức độ tăng trưởng của ngành xuất bản nước ta Kho này được dé tại phòng riêng, được bảo quản với điều kiện tốt nhất và an toàn nhất nhằm chuyên giao cho

các thế hệ mai sau như là một phần di sản văn hoá thành văn của dân tộc Việt Nam

* Tài liệu số hóa toàn văn microfilm microfich

- Từ năm 2003, TVQGVN đã tiến hành số hóa tài đến nay đã số hóa được gân 2 triệu trang tài liệu, trong đó phân lớn là kho quý hiếm của thư viện như : Luận án Tiến sĩ, Hán Nôm, Đông Dương, sách tiếng Anh viết về Việt

Nam

- Đặc biệt TVQG còn có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước

năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfilm Ngoài ra còn có 1.812 cuộn phim âm bản

Đây là những nguồn dữ liệu số hóa toàn văn quan trọng cho sự hình

thành Thư viện Quốc gia số trong thời gian tới 1.2.3.3 Trang thiết bị:

Trang thiết bị hiện đại là yếu tố không thê thiếu đối với một Thư viện trong thời đại ngày nay Tại TVQGVN, hệ thống trang thiết bị đã không ngừng được đầu tư, qua các dự án nâng cao năng lực hoạt động thư viện, TVQGVN được trang trị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như: Các phòng phục vụ bạn

đọc, phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp

hiện hạn tầng cơ sở đang được khai thác khá hiệu quả.

Với bộ sưu tập tài liệu đồ sộ như vậy, thư viện đã có gắng áp dụng

nhiều biện pháp đê đưa giá trị bộ sưu tập của mình tới đông đảo quân chúng

bạn đọc như: Tăng chỗ ngồi của bạn đọc và tiện nghi các phòng phục vụ bạn

đọc Nếu trước kia thư viện chỉ có 1 phòng đọc với 100 chỗ ngôi thì ngày nay là 7 phòng đọc với 1.000 chỗ ngồi trong đó tới 6 phòng đọc tự chọn Các

phòng thoáng mát, sạch sẽ và có điều hoà nhiệt độ Các thủ tục làm thẻ bạn

đọc được giản tiện ở mức tối đa nên số lượng bạn đọc của thư viện không ngừng tăng

Ngoài ra Thư viện còn được trang bị một hạ tầng công nghệ thông hiện đại bao gồm 12 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thích hợp đề thực hiện các chức năng: Quản trị phần mềm thư viện ILIB, DLIB,

NLVNPFE, lưu trữ thong tin, quan trị website, quản lý thư điện tử, quan lý truy

cập Internet/Intranet Số lượng máy trạm là 260 chiếc máy hiện đại, cầu hình cao, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thư viện và văn phòng, được nối mạng Internet băng thông rộng, phục vụ cho công tác xử lý tài liệu của đơn vị Irong đó có 30 máy phục vụ cho phòng Đa phương tiện, 20 máy phục vụ

cho phòng Đào tạo, 32 máy tại sảnh tra cứu tập trung cho bạn đọc tra cứu tài

liệu thư viện, số lượng máy còn lại đều được phục vụ cho các phòng ban

trong thư viện xử lý tài liệu và các mục đích quản lý khác

Dé dap ứng nhu cầu của người dùng tin về sao chụp tài liệu, in sao băng đĩa, cũng như phục vụ công tác số hoá tài liệu và công tác tập huấn, đào tạo người dùng tin, Thư viện có các máy photocopy, máy In, máy scanner, máy in sao băng đĩa, máy chiếu

Hệ thống trang thiết bị của Thư viện hiện nay đang được khai thác tốt và thường xuyên được bảo trì, sửa chữa đê tăng hiệu quả sử dụng.

1.2.4 Đối tượng người dùng tin và nhu cầu thông tin

TVQGVN là thư viện trung tâm của hệ thống thư viện công cộng và của cả nước, là nơi tàng trữ, phô biến văn hóa phâm lưu chiều của cả nước một cách đầy đủ nhất, do đó người dùng tin của thư viện ngày càng gia tăng cả về số lượng, yêu cầu tin ngày càng phong phú, đa dạng

Với đặc trưng là thư viện công cộng, việc nghiên cứu người dùng tin

là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan thông tin - thư viện nói chung và của TVQGVN nói riêng, với mục tiêu là không ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu cau thông tin của họ Người dùng tin và nhu cầu thông tin của họ đã trở thành một cơ sở thiết yếu định hướng hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện

Nghiên cứu nhu cầu tin là nhận dạng nhu cầu về thông tin và tài liệu

của người dùng tin, trên cơ sở đó tìm ra những biện pháp cụ thê và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu thích hợp cho họ

Việc tìm hiểu đặc điểm của người dùng tin và nhu cầu thông tin về tài liệu số hóa tại TVQGVN đã được nghiên cứu thông qua phiếu hỏi, qua khảo sát, hồ sơ đăng ký bạn đọc, báo cáo thống kê định kỳ tại phòng đọc Đa phương tiện, và báo cáo công tác hàng năm của TVQGVN

Kết quả nghiên cứu cho phép xác định được thành phần người dùng

tin tại TVQGVN, xác định được trình độ học vấn, lĩnh vực chuyên môn, đồng

thời cho phép xác định được nhu câu tin về tài liệu số hóa của người dùng tin tại thư viện từ đó đưa ra giải pháp để nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu câu tin về loại hình tài liệu đặc biệt này

Đặc biệt trong những năm gần đây lượng bạn đọc đến sử dụng thư viện rất đông, nhất là trong những năm qua, TVQGVN đã mở rộng đối tượng phục vụ là sinh viên, và nhân dân từ 1§ tuôi trở lên có thê làm thẻ đọc tại thư

viện, trung bình một năm thư viện cấp hơn 20 nghìn thẻ bạn đọc, mà đối tượng chủ yếu là sinh viên các trường đại học trên địa bàn Hà Nội và cán bộ

nghiên cứu, nhân dân

* Số liệu thống kê thành phần bạn đọc: (từ 2005 đến 2009) tại thư viện thê hiện ở bảng 1 (ở đây bạn đọc được chia làm 2 nhóm chính là cán bộ và sinh viên — trước đây có phân chia theo các nhóm khác như: Văng lai, Đối tượng Khác nhưng hiện tại TVQG chỉ chia thành 2 đối tượng chính — thống kê này cũng gộp lại và chia thành 2 đối tượng bạn đọc như theo báo cáo của

Bảng 3: Thanh phan ban doc ctia TVOGVN tit nam 2005-2009

Qua bảng thống kê trên ta nhận thấy hàng năm số lượng bạn đọc đăng ký sử dụng thư viện là rất đông, nguyên nhân là: Thư viện luôn cải tiến, đa dạng phương thức phục vụ, mở rộng đối tượng đăng ký thẻ đọc Mở rộng

thêm các phòng đọc, tạo điều kiện thuận lợi đê bạn đọc có thê tiếp cận, khai

thác vốn tài liệu Bộ phận phục vụ của thư viện luôn đảm bảo giảm bớt thời

gian chờ đợi tài liệu