TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
Khái quát chung về công ty
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Xây lắp I - Petrolimex có trụ sở chính tại 550 - Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm - Hà Nội Tên giao dịch Quốc tế : Petrolimex Contruction Joint - Stock Company No I; gọi tắt là PCCI
Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex tiền thân là Công ty xây lắp I được thành lập theo Quyết định số 119/NT- QĐ ngày17/03/1969 của Tổng Cục trưởng Tổng Cục vật tư trên cơ sở hợp nhất lực lượng đội công trình công trường H102 và một số cán bộ ở các đơn vị trực thuộc Tổng Cục vật tư.
Khi mới thành lập Công ty là đơn vị trực thuộc Cục Kiến thiết cơ bản –Tổng Cục vật tư với chức năng nhiệm vụ ban đầu được giao trực tiếp tổ chức thi công xây dựng và lắp ráp các công trình chuyên dùng phục vụ nhiệm vụ tiếp nhận, dự trữ, trung chuyển vật tư kỹ thuật của ngành vật tư mà đầu tiên là tập trung thi công, công trình xăng dầu B12.
Năm 1969-1970 Công ty trực thuộc Cục kiến thiết cơ bản do Tổng cục vật tư trực tiếp quản lý điều hành đến các đội chuyên môn hoá như: đội kiến trúc, đội thi công cơ giới, đội sữa chữa xe máy, đội xe vận tải…
Trước những thách thức yêu cầu mới phải đẩy mạnh hoạt động của Công ty, hình thức tổ chức cũ không còn phù hợp nên ngày 03/02/1971 Bộ trưởng Bộ Vật tư có Quyết định số 057/VT-QĐ quyết định chuyển Công ty về trực thuộc ban chỉ đạo công trình thuỷ lợi 12-Bộ Vật tư Khi đó Công ty là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập với các đơn vị thành viên trực thuộc công ty do công ty trực tiếp quản lý và điều hành Ngày 21/11/1978 theo Quyết định số 668/VT-QĐ của Bộ trưởng
Bộ Vật tư giao nhiệm vụ chính thức cho Công ty là tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác xây dựng công trình kiến trúc, kho tàng, đường ống dẫn dầu ở Hà Nội và các tỉnh lân cận của ngành vật tư
Công ty tiếp tục củng cố, xây dựng và bổ sung lực lượng để trở thành đơn vị xây lắp chuyên ngành Bộ Vật tư Bộ đã giao cho Công ty tiếp nhận các đơn vị trực thuộc Bộ chuyển về như: Công ty xây lắp II (năm 1976); Công ty xây lắp III (năm
1974) và một số đơn vị khác.
Năm 1974 Bộ trưởng Bộ Vât tư có Quyết định số 2939/VT-QĐ ngày 14/11/1984 về sửa đổi, bổ sung nhiệm vụ của Công ty là tổ chức sản xuất kinh doanh và nhận thầu xây lắp chuyên ngành, hạch toán kinh tế độc lập, phạm vi hoạt động của Công ty từ Bình Trị Thiên trở ra phía Bắc.
Sau 15 năm phát triển và trưởng thành Công ty đã có khả năng đảm nhận xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của ngành xăng dầu vì đã có đội ngũ cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm, thành thạo tay nghề, có đủ vốn và khả năng kỹ thuật Ngày 13/04/1984 với Quyết định số 117/HĐBT của Hội đồng bộ trưởng nay là Chính phủ quyết định Công ty xây lắp I là đơn vị xây lắp chuyên ngành xăng dầu.Thực hiện Nghị định 338/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng bộ trưởng, Công ty xây lắp I được đăng ký và thành lập theo Quyết định số 344/TM-TCCB ngày 31/03/1993 của
Bộ trưởng Bộ Thương mại Từ tháng 8 năm 1996 Bộ Thương mại có Quyết định số 710/TM-TCCB chuyển Công ty xây lắp I thuộc Bộ Thương mại về trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
Trụ sở chính của công ty đặt tại số 550-Nguyễn Văn Cừ-Gia Lâm-Hà Nội Điện thoại: 04.8271489
Email : congtycpxaylap1@hn.vnn.vn
Công ty cổ phần xây lắp I có ba chi nhánh chính là Chi nhánh Hưng Yên, Chi nhánh Nghệ An, Chi nhánh phía Nam và các đội xây dựng.
Chi nhánh tại Hưng Yên: Xã Trưng Trắc - Văn Lâm - Hưng Yên Điện thoại: 0321.980003 0321.980932
Chi nhánh tại Nghệ An: Quán Bánh - Vinh - Nghệ An Điện thoại: 038.851921 038.851310
Chi nhánh phía Nam: 468/2 Nguyễn Tri Phương-Phường 9-Quận 10-Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: 089273106 089273139
Các đội xây dựng gồm:
+ Đội xây lắp 102: Sở Dầu-Hồng Bàng-Hải Phòng
+ Đội xe,máy: Tổ 17-Phường Thượng Thanh-Long Biên-Hà Nội
+ Đội kiến trúc: Tổ 17-Phường Thượng Thanh-Long Biên-Hà Nội Đội kiến trúc gồm 3 đội : Đội thi công Bắc Cạn, Đội thi công Việt Trì, Đội thi công Đà Nẵng
Công ty đã có đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật cao và đội ngũ công nhân tay nghề giỏi giầu kinh nghiệm, được trang bị đầy đủ những dụng cụ thi công xây lắp chuyên ngành, tiên tiến hiện đại, Công ty đã tham gia hàng nghìn công trình lớn nhỏ gồm các cảng xăng dầu (cảng xuất nhập, kho GAS, kho nhựa đường, các cửa hàng bán lẻ,…) của PETROLIMEX, VINAPCO, PETEC, PROSIMEX, Bộ Quốc phòng
…gia công các bồn bể và sản phẩm cơ khí đóng ô tô xitec…
Bên cạnh đó Công ty còn xây dựng những kho hàng khô, hàng công nghiệp các công trình kiến trúc Nhà nước đưa vào sử dụng và đạt hiệu quả cao.
Thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn, căn cứ Quyết định số 1519/QĐ-TTG ngày 30/11/2001 của Thủ tướng Chính phủ, Công ty xây lắp I chính thức chuyển thành Công ty cổ phần xây lắp I - Petrolimex trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của Công ty :
Công ty cổ phần xây lắp I – Petrolimex, trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam có trụ sở chính tại 550 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm – Hà Nội, là một đơn vị hạch toán độc lập, hoàn chỉnh, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản Việt nam tại ngân hàng, có con dấu riêng, được mở tài khoản ngân hàng ngoại tệ khi cần thiết
Mã số thuế : 0100108180 Tài khoản sử dụng : 2110000000052 Tại ngân hàng : Đầu tư và phát triển thành phố Hà Nội
Tổ chức bộ máy kế toán và công tác hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần xây lắp I - Petrolimex
1.2.1 Tổ chức về bộ máy kế toán của đơn vị
1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cổ phần xây lắp I – Petrolimex tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Phòng kế toán tại công ty được phân theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
1.2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán tại các chi nhánh có trách nhiệm tập hợp các chứng từ ban đầu để làm căn cứ cho việc vào sổ kế toán và lập báo cáo của chi nhánh Kế toán tại các chi nhánh chuyển số liệu của đơn vị mình cho kế toán tại Công ty thông qua các báo cáo định kì hoặc theo từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành Kế toán Công ty lập chứng từ phát sinh ở các chi nhánh và ở văn phòng Công ty để ghi chép và phản ánh vào các sổ sách thích hợp, sau đó chuyển số liệu cho bộ phận kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp trên cơ sở báo cáo của các chi nhánh và sổ sách của văn phòng Công ty để lập báo cáo của toàn Công ty Tất cả các chứng từ, sổ sách, báo cáo đều phải có sự kiểm tra, phê duyệt của kế toán trưởng.
Kế toán trưởng: Là người tổ chức tổng hợp công tác kế toán, thống kê của công ty đồng thời cung cấp các thông tin kế toán cho Giám đốc và các cơ quan hữu quan, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các số liệu đã cung cấp.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, tổ chức bảo quản tốt hồ sơ tài liệu kế toán và tổ chức công tác kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ hơn Kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổng hợp tài liệu từ các bộ phận kế toán để lập báo cáo định kỳ, lập bảng tổng hợp, bảng kê và các báo cáo tài chính cho công ty.
Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các chứng từ để tổng hợp số liệu vào sổ kế toán chi tiết, sổ cái của các phần hành kế toán, tập hợp chi phí, đánh giá sản phẩm dở dang, tính giá thành, định kì lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp và phản ánh kịp thời, chính xác các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng khách hàng, từng khoản phải thu, phải trả Theo dõi và thanh quyết toán toàn bộ hợp đồng mua, hợp đồng bán kiểm tra việc nhập, xuất hàng theo từng hoá đơn, báo giá và theo dõi các khoản phải thu, phải trả khác Lập hồ sơ thanh toán cho khách hàng và sắp xếp kế hoạch trả nợ Quản lý các hoá đơn mua hàng, các chứng từ liên quan, lưu trữ luân chuyển, lập báo cáo kịp thời.
Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ quản lý và kiểm soát toàn bộ khối tài sản của Công ty Tập hợp, lập hồ sơ, lưu trữ và quản lý hồ sơ tài sản Ghi chép, phản ánh, kịp thời, chính xác TSCĐ hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty và nguồn vốn hình thành tài sản đó, tình hình tăng giảm TSCĐ, sửa chữa nâng cấp TSCĐ Tính và trích khấu hao theo quy định của Nhà nước và theo quy định của Công ty
Kế toán nguyên vật liệu: Hàng ngày nhận, tập hợp, cập nhật và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ kèm theo Kiểm tra, kiểm soát lại quá trình nhập xuất kho Tập hợp hóa đơn mua hàng để theo dõi hàng nhập xuất và làm cơ sở dữ liệu đối chiếu cho hàng nhập xuất về chủng loại, số lượng và giá cả Ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác số lượng và chất lượng, giá trị thực tế của từng loại.
Kế toán thuế: Có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán, thiết lập và lưu trữ hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật, lập báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của Nhà nước, tổng hợp,chọn lọc và hạch toán các số liệu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh phù hợp theo quy định của pháp luật.
Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt, thu chi vào sổ quỹ theo phiếu thu, phiếu chi.
Lập báo cáo hàng ngày về kết quả giao dịch với khách hàng, báo cáo quỹ. Đóng chứng từ theo quy định, báo cáo công việc cho kế toán trưởng, lập biên bản kiểm kê quỹ đình kỳ hàng tháng.
Trên góc độ tổ chức công tác kế toán việc phân công lao động kế toán như trên đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Việc tổ chức bộ máy kế toán này phù hợp với điều kiện của Công ty vì Công ty bao gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh trực tuyến nằm phân tán ở nhiều địa bàn khác nhau Tuy nhiên, việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán như trên có gây khó khăn trong việc tập hợp số liệu toàn Công ty, số liệu được tập hợp chậm và dồn dập vào cuối kì kế toán.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
1.2.2.1 Chính sách kế toán đang áp dụng tại Công ty
Công ty Cổ phần Xây Lắp I – Petrolimex thực hiện niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng tại Công ty để ghi sổ kế toán là Đồng Việt Nam (VND) Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra Đồng Việt Nam là giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, và các khoản mục tiền gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Đối với hàng tồn kho (HTK), Công ty đánh giá HTK theo giá gốc và xác định giá trị HTK cuối kì theo công thức sau:
HTK cuối kì = Giá thực tế HTK đầu kì + Giá trị HTK nhập trong kì - Giá trịHTK xuất trong kì.
Phương pháp hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên Giá trị HTK cuối kì được xác định theo phương pháp: nhập trước - xuất trước, đồng thời Công ty phải lập dự phòng giảm giá HTK
Ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ): tuân theo chuẩn mực số 03 ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được xác định theo nguyên giá, khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
Công ty tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế:
Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào. Đồng thời Công ty áp dụng hình thức kế toán thủ công có sự trợ giúp của máy tính.
1.2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toán
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được chia làm 5 loại:
-Chứng từ lao động tiền lương:
Bảng chấm công MS 01 – LĐTL
Bảng thanh toán tiền lương MS 02 – LĐTL
Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BMS 03 – LĐTL
Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH MS 04 – LĐTL
Bảng thanh toán tiền thưởng MS 05 – LĐTL
Phiếu báo làm thêm giờ MS 07 – LĐTL
Hợp đồng giao khoán MS 08 – LĐTL
Phiếu nhập kho MS 01 – VT
Phiếu xuất kho MS 02 – VT
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá MS 08 – VT
-Chứng từ về bán hàng
Hoá đơn GTGT MS 01 GTKT – 3LL
Hoá đơn bán hàng thông thường MS 02 GTTT – 3LL
Hoá đơn thu mua hàng MS 06 TMH – 3LL
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03 PXK – 3LL
-Chứng từ về tiền tệ:
Giấy đề nghị tạm ứng MS 03 – TT
Giấy thanh toán tiền tạm ứng MS 04 – TT
Bảng kiểm kê quỹ MS 07a –TT
Biên bản giao nhận TSCĐ MS 01 – TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ MS 03 – TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
1.2.2.3.Hệ thống tài khoản kế toán
Ảnh hưởng của đặc điểm chung tới công tác hạch toán nguyên vật liệu
Đặc điểm chung của Công ty có ảnh hưởng rất lớn tới công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex.
Xét về cơ cấu tổ chức: Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập trung, công tác quản lý có sự phân công phân nhiệm ở từng cấp quản lý rõ ràng, từ cấp Công ty tới cấp Chi nhánh, cấp tổ đội xây dựng.Đây cũng là điều kiện thuận lợi nhưng cũng gây ra những khó khăn nhất định đối với công tác hạch toán NVL tại công ty Trách nhiệm quản lý NVL chia thành ba cấp: Cấp Công ty, cấp chi nhánh, cấp tổ đội, tại các cấp quản lý trực tiếp thuộc về người đứng đầu: Giám đốc Công ty, Giám đốc chi nhánh, tổ trưởng tổ đội Mỗi cấp lại có phòng ban chuyên môn (Phòng kinh doanh, Phòng tài chính kế toán) có chức năng tham mưu và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu về quản lý NVL Việc quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới sẽ tạo ra sự thống nhất quản lý NVL trong toàn Công ty.
Bên cạnh đó do công ty có địa bàn hoạt động lớn nên việc quản lý NVL cũng có những khó khăn nhất định, việc xuất, nhập, sử dụng NVL thì thường xuyên hàng ngày không thể tổng hợp và báo cáo nhanh chóng từ các tổ đội, các kho ở các Chi nhánh một cách nhanh chóng chính xác lên cấp trên, đôi khi không tránh khỏi sai sót, chậm trễ
Xét về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán gọn nhẹ khoa học, cán bộ kế toán được bố trí hợp lý phù hợp với trình độ và khả năng của từng người, tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm và công việc được giao góp phần đắc lực vào công tác quản lý NVL của công ty. Phòng kế toán Công ty được phân công hợp lý đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm Tuy nhiên, việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán như trên có gây khó khăn trong việc tập hợp số liệu toàn Công ty, số liệu được tập hợp chậm và dồn dập vào cuối kì kế toán.
Trên đây là những ảnh hưởng chung nhất của đặc điểm chung của Công ty tới công tác hạch toán NVL tại Công ty.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP I - PETROLIMEX
Đặc điểm, phân loại, tính giá và quản lý nguyên vật liệu
2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu
Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex là doanh nghiệp hoạt động trên quy mô lớn trong nghành xây lắp Nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành công trình NVL rất phong phú về chủng loại, số lượng quy mô lớn.
Nguyên vật liệu là một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá: Sắt, thép, xi măng
Nguyên vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và chúng tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo vật chất của sản phẩm.
Tại Công ty nguyên vật liệu vừa mang một số đặc điểm nói chung vừa nêu trên, nó còn mang những đặc điểm riêng: NVL có thể tham gia vào một số chu kỳ kinh doanh hoặc một số công trình mà vẫn giữ nguyên được hình thái kinh vật chất ban đầu, giá trị của nó có thể dịch chuyển vào chi phí kinh doanh của một số kỳ như: Quạt thông gió, máy phát điện…
Với đặc điểm của ngành xây lắp, NVL tại Công ty phong phú về chủng loại từ đơn giản, giá trị nhỏ như: đinh, mũi khoan đến các nguyên vật liệu phức tạp và có giá trị lớn như: Máy nén khí LD, máy hàn Do đó việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả luôn là yếu tố đảm bảo cho sự thành công của Công ty.
2.1.2 Chính sách quản lý nguyên vật liệu
Việc mua sắm, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu phải tuân thủ theo những nguyên tắc chung của công ty:
Nguyên vật liệu khi mua sắm, bảo quản, sử dụng phải nằm trong kế hoạch và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
Các hoạt động quản lý, mua sắm, sử dụng nguyên vật liệu phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, Công ty.
Việc sử dụng nguyên vật liệu cho công trình, cho sản xuất phải thực hiện theo các chỉ tiêu định mức kinh tế kỹ thuật của nhà nước và định mức nội bộ Công ty.
* Phân cấp quản lý nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp có ý nghĩa vô cùng quan trọng và chiếm phần lớn giá trị trong tổng số tài sản lưu động của Công ty là nhân tố chiếm phần lớn chi phí, giá thành sản phẩm do vậy trong việc quản lý nguyên vật liệu rất cần sự phân cấp, phân công, phân nhiệm tốt nhằm tạo ra hiệu quả cao trong việc sử dụng nguyên vật liệu Việc quản lý NVL của Công ty cổ phần xây lắp I- Petrolimex được phân thành các cấp: Cấp Công ty, cấp chi nhánh và cấp tổ đội, mỗi cấp được quy định những trách nhiệm và quyền hạn cụ thể trong việc quản lý nguyên vật liệu :
Trách nhiệm và quyền hạn của Công ty trong việc quản lý nguyên vật liệu : Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, thi công công trình của Công ty, căn cứ theo nhu cầu cung cấp NVL của các đơn vị trực thuộc Công ty sẽ xem xét cân đối điều chuyển giữa các đơn vị và phê duyệt kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu cho các đơn vị trực thuộc lập kế hoạch sản xuất của đơn vị mình.
Công ty ban hành các quy định về chế độ phân cấp quản lý, hệ thống các biểu mẫu báo cáo thống nhất trong toàn Công ty, hướng dẫn các đơn vị lập báo cáo định kỳ theo quy định.
Công ty theo dõi, kiểm tra thường xuyên công tác quản lý, mua sắm, bảo quản chế độ cấp phát và sử dụng NVL của các đơn vị trực thuộc; kiểm tra việc chấp hành các quy định của Công ty, Nhà nước về công tác nguyên vật liệu Kiểm tra việc quyết toán NVL ở các đơn vị trực thuộc theo định kỳ hàng tháng Công ty tiến hành phê duyệt quyết toán chi phí NVL cho các đơn vị dựa trên cơ sở khối lượng và định mức NVL đã ban hành.
Công ty giao kế hoạch cung cấp NVL cho các đơn vị trên cơ sở giao kế hoạch sản xuất theo từng tháng, quý, năm hoặc theo công trình.
Công ty chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế và cung cấp cho các chi nhánh, tổ đội trực thuộc các loại NVL chiến lược có số lượng lớn (Xi măng, sắt thép ) phải đấu thầu hoặc uỷ quyền cho các đơn vị trực thuộc ký và thực hiện các hợp đồng mua bán nguyên vật liệu
Công ty có quyền điều chuyển nguyên vật liệu giữa các đơn vị trực thuộc trong Công ty đảm bảo nguyên tắc không ảnh hưởng tới tiến độ thi công, tránh tồn kho quá lớn và sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu.
Trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị trực thuộc trong việc quản lý, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu :
Tổ chức tốt bộ máy làm công tác quản lý, kế toán nguyên vật liệu : bộ phận cung ứng nguyên vật liệu, thủ kho, kế toán theo dõi kho, bộ phận tiếp liệu… xây dựng các nội quy ra vào kho, các quy định về công tác xuất, nhập nguyên vật liệu và các quy định sử dụng nguyên vật liệu với mỗi công trình cụ thể cho từng cấp quản lý từ đơn vị trực thuộc tới các tổ đội và cá nhân có trách nhiệm.
Thực hiện nghiêm túc việc ghi Thẻ kho, báo cáo Công ty về lượng xuất, nhập, tồn nguyên vật liệu theo định kỳ hàng Tháng, Quý, Năm theo mẫu biểu quy định.
Lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu định kỳ hàng Tháng, Quý, Năm trình Giám đốc phê duyệt Chủ động tổ chức thực hiện việc chào giá, lựa chọn nhà cung cấp ký kết hợp đồng mua bán, cung cấp các loại nguyên vật liệu theo kế hoạch đã phê duyệt theo quy định.
Quản lý tốt các loại nguyên vật liệu khi đưa vào sử dụng ở các công ty sao cho tiết kiệm, hiệu quả, chất lượng.
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây lắp I- Petrolimex
2.2.1 Tổ chức công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Mô hình kế toán tại Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex vừa mang tính tập trung vừa mang tính phân tán phù hợp với Công ty có địa bàn hoạt động tương đối rộng Mô hình này đảm bảo cho việc luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách và truyền đạt thông tin kế toán một cách thuận lợi, nhanh chóng, chính xác Kế toán nguyên vật liệu tại các chi nhánh, tổ đội thực hiện hạch toán ban đầu rồi ghi sổ, chuyển sổ và thực hiện các báo cáo nguyên vật liệu về văn phòng Công ty Tại Công ty, kế toán nguyên vật liệu thực hiện các nghiệp vụ tại kho Công ty và tổng hợp số liệu trong toàn Công ty nhằm cung cấp các báo cáo hợp nhất cho quản lý.
2.2.1.1 Nghiệp vụ nhập, xuất, chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu
*Nhập kho nguyên vật liệu
Tại Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex , nguyên vật liệu nhập kho có thể bao gồm các trường hợp sau:
Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài
Nhập kho nguyên vật liệu do bên giao thầu cung cấp
Nhận điều chuyển, cấp phát nguyên vật liệu trong nội bộ Công ty
Tuy nhiên nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài và nhận điều chuyển cấp phát nội bộ Công ty là hai hình thức chủ yếu.
Với nguyên vật liệu mua ngoài:
Căn cứ vào kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu đã được phê duyệt các đơn vị trong Công ty chủ động tổ chức thực hiện việc chào giá, lựa chọn nhà cung cấp Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, Công ty tiến hành thoả thuận với nhà cung cấp về đơn giá, số lượng, hình thức thanh toán và tiến hành làm “ Hợp đồng kinh tế”:
- Căn cứ vào Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của Hội đồng nhà nước, nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Căn cứ Nghị định số 17/ HĐBT ngày 16 tháng 01 năm 1990 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính Phủ) ban hành hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế;
- Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày 05 tháng 01 năm 2007 tại Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex : BÊN A (BÊN MUA): CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP I-PETROLIMEX Ông : Đoàn Văn Mầu Chức vụ: Phó Giám đốc Công ty (Theo uỷ quyền :số 04/UQ – XLI ngày 05/03/2007 của Giám đốc công ty) Địa chỉ : 550 Nguyễn Văn Cừ - Quận Long Biên- Hà Nội Điện thoại : 04.8 725 540
Tại ngân hàng : Đầu tư và phát triển thành phố Hà Nội
BÊN B (BÊN BÁN):CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚC NGUYÊN
Bà : Đỗ Thị Hiền Chức vụ: Phó Giám đốc Công ty Địa chỉ : 535 Nguyễn Văn Cừ - Quận Long Biên- Hà Nội Điện thoại : 04.8 272 438
Tại ngân hàng : ACB Hà Nội
Hai bên thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán với các điều khoản sau: Điều 1: Mặt hàng số lượng giá cả
Bên B đồng ý bán cho bên A số lượng Ống thép F219*8 chủng loại cụ thể sau: STT Tên hàng(ký hiệu) ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng giá trị của hợp đồng: 11.785.730
Bằng chữ: Mười một triệu bảy trăm tám mươi năm nghìn bảy trăm ba mươi đồng chẵn.
Ghi chú: Đơn giá trên đã bao gồm cả thuế GTGT 10%
Bên B có trách nhiệm vận chuyển tới kho bên A tại 552 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội. Điều 2: Chất lượng của hàng hoá
Các chỉ tiêu kỹ thuật cơ sở sản phẩm đạt chỉ tiêu chất lượng quy định của sản phẩm (Việt Nam). Điều 3: Trách nhiệm mỗi bên
Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng theo nội dung đặt mua
Tổ chức nhận hàng và ký vào hoá đơn mua hàng.
Thanh toán tiền mua hàng theo đúng tiến độ
Giao hàng kịp thời, đúng chủng loại, quy cách đủ số lượng theo yêu cầu
Thực hiện đúng tiến độ giao hàng.
Vận chuyển và bốc dỡ hàng tới kho cho bên A.
Cung cấp cho bên A hoá đơn GTGT do Bộ tài chính phát hành. Điều 4: ĐỊA ĐIỂM VÀ TIẾN ĐỘ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ Địa điểm giao hàng : 552 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên - Hà Nội
Tiến độ và thời gian giao hàng:
Tiến độ: Theo yêu cầu của bên A
Thời hạn giao hàng: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày 05/01/2007 Điều 5: THANH TOÁN
Hình thức thanh toán: bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
+ Ngay khi ký hợp đồng bên A tạm ứng cho bên B 30% tổng giá trị hợp đồng (Ba triệu năm trăm ba mươi năm nghìn bảy trăm mười chín đồng chẵn)
+ Số tiền còn lại bên A sẽ thanh toán hết cho bên B sau 07 ngày kể từ khi thanh lý hợp đồng được hai bên ký kết. Điều 6: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Hợp đồng có hiệu lực ngay khi ký,
Hai bên cam kết thực hiện các điều khoản ghi trong hợp đồng Mọi thay đổi về nội dung hợp đồng phải được hai bên nhất trí.
Khi xảy ra tranh chấp hai bên gặp nhau thượng lượng, nếu không đạt được sự nhất trí của hai bên sẽ đưa ra toà án kinh tế TP Hà Nội giải quyết, mọi phí tổn do bên thua chịu.
Hợp đồng được lập thành 06 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 03 bản để thực hiện. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
(Nguồn số liệu kế toán)
Biểu 2.2 :Mẫu “ Hợp đồng kinh tế”
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 – GTKT/ 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng BP/07B
Ngày 05 tháng 01 năm 2007 Số:083445 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Phúc Nguyên Địa chỉ: 535 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên - Hà Nội Điện thoại : 04.8 272 438 Mã số thuế: 0101 752 711
Họ tên người mua hàng: Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex Địa chỉ: 550 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội
Số tài khoản: 211000000052 Tại ngân hàng Đầu tư và phát triển thành phố Hà Nội Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 01001108180
T Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 10.714.300 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 1.071.430 Tổng cộng tiền thanh toán: 11.785.730
Số tiền bằng chữ : Mười một triệu bảy trăm tám mươi năm nghìn bảy trăm ba mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
(Nguồn tài liệu kế toán)
Biểu 2.3: Mẫu “ Hoá đơn GTGT”
Khi giao vật tư, nhà cung cấp sẽ lập Hoá đơn GTGT giao cho Công ty Hoá đơn GTGT ghi rõ họ tên địa chỉ của nhà cung cấp cũng như số lượng, giá trị, tiền thuế GTGT… của các loại nguyên vật liệu mà Công ty mua và thông thường Hoá đơn này luôn về cùng hàng hoá.
Về phía Công ty, khi nhận vật tư phải có cán bộ phòng vật tư đi áp tải hàng Khi hàng về trước khi nhập kho, Công ty lập Ban kiểm nghiệm bao gồm đại diện của phòng Vật tư, phòng Tài chính kế toán và Thủ kho Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm” là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ giao nhận hàng giữa người cung cấp, bộ phận cung ứng và Thủ kho về số lượng, chất lượng, chủng loại.
TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM Mẫu số 03- VT
CÔNG TY CỔ PHẦN XLI- PETROLIMEX ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 083445 ngày 05 tháng 01 năm 2007 của Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex theo hợp đồng Số:09/HĐKT – 2007
Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Bùi Văn Nhậm, Đại diện phòng Vật tư, Cty CP XL I-Petrolimex,Trưởng ban Bà: Hoàng Thu Thuỷ, Đại diện phòng Kế toán,Cty CP XLI-Petrolimex, Uỷ viên Ông : Nguyễn Văn Sơn, Thủ kho Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại sau:
Tên,nhãn hiệu,quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách, phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất
1524040005 5 5 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng đủ tiêu chuẩn về chất lượng và số lượng. Đại diện kỹ thhuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn tài liệu kế toán)
Biểu 2.4 “ Biên bản kiểm nghiệm”
Sau khi kiểm nghiệm chất lượng nếu đạt yêu cầu nguyên vật liệu sẽ được nhập kho Khi nhập kho, Phòng vật tư lập “ Phiếu nhập kho” dựa trên “ Hoá đơn GTGT” và “Biên bản kiểm nghiệm”, “Phiếu nhập kho” phản ánh lượng hàng thực nhập kho. Phiếu này có thể do cán bộ phòng cung ứng hoắc kế toán vật tư lập thành 03 liên, người giao hàng và Thủ kho ký xác nhận “ Phiếu nhập kho” được lập làm 03 liên: Liên 1: Lưu tại quyển do Phòng vật tư giữ
Liên 2: Giao cho Thủ kho nhập hàng
Liên 3: Dùng để luân chuyển và cho kế toán thanh toán ghi sổ.
Quy trình luân chuyển của Phiếu nhập kho:
Ng có nhu cầu nhập hàng
Phụ trách phòng cung ứng
2.Lập Biên bản kiểm nghiệm
(Nguồn tài liệu kế toán)
Biểu 2.5: “Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho”
TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM Mẫu số 01- VT
CÔNG TY CỔ PHẦN XLI- PETROLIMEX Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính
Họ tên người giao hàng: Đinh Thế Hùng, Phòng vật tư, Công ty CP xây lắp I- Petrolimex
Theo HĐ số 083445 ngày 05 tháng 01 năm 2007 của Công ty CP xây lắp I- Petrolimex
Nhập kho: Đức Giang Địa điểm: Gia Lâm
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo Công ty cổ phần xây lắp I- Petrolimex ừ
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười triệu bảy trăm mười bốn nghìn ba trăm đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo:……….
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn tài liệu kế toán)
Với nguyên vật liệu nhận cấp phát , điều chuyển nội bộ:
Căn cứ vào nhu cầu thực tế tại các chi nhánh và tổ đội, kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu đã được phê duyệt, Công ty sẽ cân đối nhu cầu nguyên vật liệu giữa các chi nhánh, tổ đội nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất trong việc sử dụng nguyên vật liệu Giám đốc công ty ra “ Lệnh điều chuyển, cấp phát nguyên vật liệu” Đơn vị phải điều chuyển nhận được lệnh này nếu không có gì khiếu nại thì phải điều chuyển nguyên vật liệu theo đúng thời hạn trong lệnh Khi nguyên vật liệu tới kho của bên nhận, hai bên lập “ Biên bản giao nhận” Thủ kho sau khi nhận hàng ghi số thực nhập, ngày, tháng, năm nhập vào “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” vào các liên do người vận chuyển đưa tới đồng thời giữa Liên 2 để ghi vào Thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ.
*Xuất kho nguyên vật liệu
Tại Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex có các trường hợp xuất kho bao gồm: + Xuất kho nguyên vật liệu để thi công các công trình
+ Xuất thẳng tới chân công trình
+ Xuất kho cấp phát, điều chuyển trong nội bộ Công ty
Thủ tục xuất kho tuỳ từng trường hợp xuất kho nguyên vật liệu phải tuân thủ các thủ tục và cần lập các chứng từ khác nhau để minh chứng cho các nghiệp vụ có thể xem xét các trường hợp cụ thể sau:
Trường hợp 1: Xuất kho nguyên vật liệu để thi công các công trình
Căn cứ vào nhu cầu vật tư của công trình và hạng mục công trình, phòng Vật tư có nhiệm vụ cung cấp cho các đội đúng theo yêu cầu tiến độ thi công công trình. Phòng vật tư sau khi được sự đồng ý của Giám đốc sẽ viết “ Phiếu xuất kho” phản ánh số lượng nguyên vật liệu thực tế xuất kho.
Với trường hợp nguyên vật liệu xuất thẳng thì kế toán dựa trên các hoá đơn lập “Phiếu nhập kho” đồng thời lập luôn “Phiếu xuất kho”
“Phiếu xuất kho” lập thành 03 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển ở phòng Vật tư
Liên 2: Giao cho người nhận hàng
Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán
Quy trình luân chuyển của Phiếu xuất kho:
Ng có nhu cầu hàng
(Nguồn tài liệu kế toán)
Biểu 2.7: “Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho”
TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM Mẫu số 02- VT
CÔNG TY CỔ PHẦN XLI- PETROLIMEX (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ tên người nhận hàng: Trần Ngọc Sáng Địa chỉ: Chi nhánh Hưng Yên
Xuất tại kho: Đức Giang Địa điểm: Gia Lâm
T Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư,công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng 10.714.300 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười triệu bảy trăm mười bốn nghìn ba trăm đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo:……….
Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) ( Ký,họ tên)
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Trường hợp 2: Xuất kho thanh lý nguyên vật liệu
Phòng vật tư trên cơ sở “Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá” và
“Báo cáo chi tiết vật tư” tại các kho vào cuối tháng, quý, năm, cân đối với nhu cầu sử dụng, phân loại nguyên vật liệu Nếu thấy loại nguyên vật liệu không nằm trong nhu cầu sử dụng hoặc mất phẩm chất thì yêu cầu thanh lý loại nguyên vật liệu này. Tuỳ theo chủng loại, giá trị của nguyên vật liệu thanh lý mà cần có cấp duyệt phù hợp với quy chế quản lý của Công ty Nếu số lượng, giá trị nguyên vật liệu thanh lý lớn cần tổ chức chào bán và lập “ Hợp đồng kinh tế”.Căn cứ vào “ Hợp đồng kinh tế” khi xuất kho cho khách hàng lập “Phiếu xuất kho” đồng thời lập “ Hoá đơn GTGT” giao cho người mua Liên 2 của Hoá đơn GTGT.
Trường hợp 3: Xuất kho cấp phát điều chuyển nguyên vật liệu trong nội bộ Công ty
Khi nhận được lệnh “ Cấp phát, điều chuyển nguyên vật liệu ”, Phòng vật tư lập “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” Phiếu này lập thành 02 liên:
Thực trạng quản lý nguyên vật liệu trong cung cấp, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu
Tại Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex nguyên vật liệu có vai trò quan trọng Nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho, tổng giá trị tài sản của Công ty Chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng chính trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Theo phân công dọc, trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu chia thành ba cấp : :Cấp Công ty, cấp Chi nhánh và cấp tổ đội Trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu tại các cấp quản lý trực tiếp thuộc về người đứng đầu : Giám đốc Công ty, Giám đốc chi nhánh, tổ trưởng các tổ đội Có chức năng tham mưu cho người đứng đầu và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu về quản lý nguyên vật liệu là hệ thống các phòng ban chuyên môn ở Cấp công ty (Phòng Kinh doanh, Phòng tài chính kế toán) cấp chi nhánh, tổ đội ( Kế toán nguyên vật liệu).
Như vậy trách nhiệm về quản lý nguyên vật liệu thuộc về cả hệ thống quản lý nguyên vật liệu Nếu hệ thống hoạt động tốt làm tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu giảm chi phí mất mát, chi phí lưu kho, tăng vòng quay từ đó làm giảm chi phí nguyên vật liệu và tăng lợi nhuận của Công ty Do vậy, thường xuyên đánh giá hiệu quả hệ thống quản lý nguyên vật liệu giúp cho Công ty nhận ra đựơc những ưu điểm, tìm ra những khiếm khuyết, những mặt còn chưa thực hiện tốt từ đó đưa ra chính sách quản lý kịp thời, làm tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu
Công việc phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu được thực hiện định kỳ Tháng, Quý, Năm tại Công ty Việc đánh giá này thực hiện trên cả mặt chủ yếu: Tình hình cung cấp Nguyên vật liệu , Tình hình sử dụng nguyên vật liệu , Tình hình dự trữ nguyên vật liệu
2.3.1 Thực trạng cung cấp nguyên vật liệu Đầu tháng căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu Phòng Vật tư sẽ tính ra số lượng nguyên vật liệu cần dùng trong tháng Từ đó dựa vào định mức tồn kho nguyên vật liệu cuối tháng và lượng tồn kho nguyên vật liệu đầu tháng tính ra số nguyên vật liệu cần mua trong tháng theo công thức Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A
Cuối tháng căn cứ vào thực tế mua NVL trong tháng, so sánh với định mức thu mua NVL theo kế hoạch đánh giá tình hình cung cấp NVL Nói chung tình hình cung cấp NVL tại Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex đảm bảo được sản xuất kinh doanh trong Công ty vẫn đều đặn, đúng kế hoạch, thúc đẩy nhanh lưu chuyển NVL Nguyên nhân là Công ty xây dựng được mối quan hệ bạn hàng lâu năm với nhà cung cấp và luôn chủ động đề ra kế hoạch cung cấp NVL hợp lý nên ứng phó nhanh với biến động của thị trường.
2.3.2 Thực trạng sử dụng nguyên vật liệu
Quá trình sử dụng NVL là một trong những nhân tố cơ bản có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và giá thành thi công của một công trình Quản lý tốt quá trình sử dụng NVL sẽ góp phần giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho Công ty Để đánh giá được hiệu quả sử dụng NVL ta có thể đánh giá thông qua việc sử dụng Hàng tồn kho của Công ty Dưới đây là Bảng 2.24 các chỉ tiêu sử dụng Hàng tồn kho tại Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex :
BẢNG CHỈ TIÊU SỬ DỤNG HÀNG TỒN KHO
3 Vòng quay HTK Lần/ năm 4,43 5,56 5,12
4 Số ngày 1 vòng quay HTK Ngày 82,46 65,57 71,29
Biểu 2.24: Trích “Bảng chỉ tiêu sử dụng Hàng tồn kho”
(Nguồn tài liệu kế toán)
Qua Bảng chỉ tiêu sử dụng Hàng tồn kho của Công ty ta thấy Số vòng quay của HTK từ năm 2004 đến năm 2005 tăng lên từ 4,43 lần lên 5,56 lần Mặc dù số vòng quay HTK năm 2006 có giảm đi hơn so với năm 2005 nhưng giảm không đáng kể Số vòng quay của HTK tăng lên dẫn tới của số ngày của 1 vòng quay HTK cũng giảm xuống khi so sánh năm 2004 với năm 2006, đồng thời làm tăng hiệu quả sử dụng HTK nói chung và của NVL nói chung trong toàn Công ty. Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A
2.3.3 Thực trạng dự trữ nguyên vật liệu
Cùng với công tác cung ứng nguyên vật liệu, công tác dự trữ nguyên vật liệu cũng có vai trò quan trọng, đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn Do đặc điểm của ngành xây lắp, nguyên vật liệu của ngành đa dạng do vậy cần dự trữ một mức tối thiểu theo kế hoạch Có những nguyên vật liệu rất dễ xảy ra tình trạng khan hiếm vào từng thời, Phòng Kinh doanh cần phải tính toán hợp lý để mua vào dự trữ đảm bảo cho thi công công trình không bị ngừng trệ vì không đáp ứng đủ nhu cầu nguyên vật liệu trong thi công Dưới đây là Bảng 2.25 thể hiện tình hình dự trữ nguyên vật liệu qua các năm của Công ty:
BẢNG DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU ĐVT:VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006
1 NVL dự trữ đầu năm 248.513.749 234.886.971
2 NVL dự trữ cuối năm 234.886.971 263.720.658
(Nguồn tài liệu kế toán)
Biểu 2.25: Trích “Bảng dự trữ nguyên vật liệu”
Qua Bảng dự trữ nguyên vật liệu ta thấy tình hình dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty tương đối ổn định Mặc dù cuối năm 2005 có giảm hơn so với đầu năm
2005 nhưng giảm không đáng kể Và đến cuối năm 2006 lượng dự trữ đã tăng lên đáng kể, đảm bảo cho quá trình sản xuất trong năm 2007 được kịp thời. Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP I - PETROLIMEX
Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex
Trải qua hơn 40 năm phát triển cùng với các giai đoạn thăng trầm của nền kinh tế, Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex đã giành được nhiều thành tựu to lớn. Công ty tiến hành mở rộng quy mô, đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh để đưa công ty phát triển lên một tầm cao mới, tăng đóng góp cho ngân sách nhà nước, tạo nhiều công ăn việc làm, nâng cao đời sống cho cán bộ công viên trong Công ty góp phần vào công cuộc đổi mới của đất nước.
Thời gian thực tập ở Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex vủa qua, đựơc sự định hướng và hướng dẫn của cô giáo và các cán bộ phòng Kế toán, em nhận thấy nguyên vật liệu tại Công ty có vai trò rất quan trọng, nó chiếm tỷ lệ cao trong tổng số tài sản lưu động Do đó việc chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây lắp I-Petrolimex” trước hết em mong muốn nhận biết về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Sau nữa, em muốn vận dụng những kiến thức đã được trang bị để đánh giá ưu nhược điểm và đưa ra một vài phương hướng hoàn thiện với công tác kế toán nguyên vật liệu.
3.1.1 Ưu điểm và thành quả đạt được
Công ty cổ phần xây lắp I –Petrolimex đã trải qua gần 40 năm đã lớn mạnh không ngừng cả về quy mô lẫn chất lượng sản xuất Một điều không thể thiếu khi nói đến Công ty là ở chỗ luôn tiếp cận thị trường, mở rộng quy mô kinh doanh, thu hút khách hàng và ký kết các hợp đồng xây dựng Đối với mỗi dự án xây dựng, Công ty đều lập hồ sơ dự thầu, lập ra dự toán tối ưu để dành thầu công trình.
Về chính sách quản lý:
Công ty có hệ thống chính sách quản lý nguyên vật liệu thống nhất trong toàn Công ty Đây là định hướng tốt cho các hoạt động nghiệp vụ liên quan tới NVL nói chung và nghiệp vụ kế toán nói riêng tạo ra tính hiệu quả trong hoạt động kế toán tại Công ty.
Chính sách quản lý NVL tạo ra tính phân công phân nhiệm cao thể hiện ở hai khía cạnh : Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A
Thứ nhất: Mối quan hệ trách nhiệm giữa công ty với các đơn vị trực thuộc được quy định rõ ràng tạo ra tính thống nhất trong quản lý.
Thứ hai: Việc quản lý NVL trong công ty có đầu mối là Phòng vật tư, Thủ kho quản lý NVL về mặt hiện vật , Kế toán đảm nhiệm công việc hạch toán, ghi sổ về mặt giá trị đảm bảo nguyên tắc tập trung và nguyên tắc bất kiêm nhiệm tăng hiệu quả quản lý nguyên vật liệu.
Về quản lý nhập, xuất, dự trữ nguyên vật liệu:
Công ty xây dựng được kế hoạch cung cấp dự trữ NVL theo định kỳ Tháng, Quý, Năm Từ đó có căn cứ để kiểm tra quy mô, tiến độ cung cấp tính hợp lý của dự trữ NVL theo yêu cầu sản xuất, kinh doanh.
Công ty có hệ thống kho tàng có chất lượng tốt, thuận tiện cho việc lưu trữ và cung cấp NVL Tại mỗi kho dều có quy tắc ra vào kho, trực tiếp quản lý kho là Thủ kho, chịu trách nhiệm quản lý NVL về hiện vật.
Về vấn đề sử dụng nguyên vật liệu:
Việc sử dụng NVL tại Công ty được quản lý rất chặt chẽ Theo dự toán ban đầu và tiến độ thi công các công trình, Phòng vật tư sẽ chịu trách nhiệm cung cấp nguyên vật liệu theo kế hoạch đã được phê duyệt Nếu có nhu cầu sử dụng NVL ngoài định mức thì phải có giải trình với ban Giám đốc và phải được Giám đốc phê duyệt Việc quy định như vậy tạo ra sự tiết kiệm tránh lãng phí trong việc sử dụng NVL.
L ĩnh vực hạch toán nguyên vật liệu:
Về bộ máy kế toán: Được tổ chức gọn nhẹ, quy trình làm việc khoa học, cán bộ kế toán được bố trí hợp lý phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người, tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm và công việc được giao Chính vì thế mà việc hạch toán nội bộ có hiệu quả, góp phần đắc lực vào công tác quản lý của Công ty.
Về tổ chức công tác kế toán:
Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ Cách thức hạch toán của Công ty nói chung đã khá hữu hiệu phù hợp với chế độ kế toán.
Hệ thống sổ sách (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản …) đầy đủ đúng mẫu quy định.
Sổ chi tiết được lập trên cơ sở các nhu cầu về quản lý của Công ty đảm bảo quan hệ đối chiếu với sổ tổng hợp Công ty thực hiện hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên đúng như chế độ quy định. Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A
Công ty đã áp dụng hình thức giao khoán xuống các chi nhánh, các tổ đội xây lắp thi công công trình.
Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu theo đúng quy định hiện hành đối với các doanh nghiệp xây lắp Theo phương pháp này, kế toán sẽ phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu trên sổ sách kế toán Do vậy, kế toán có thể xác định số dư về hiện vật của vật liệu sau từng lần nhập, xuất Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê trên thực tế nguyên vật liệu, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời.
Về Báo cáo nguyên vật liệu:
Hệ thống báo cáo về NVL của công ty được quy định cụ thể về mẫu biểu và thời gian lập gửi trong toàn Công ty tạo ra tính pháp lý trong thông tin mà kế toán cung cấp Hệ thống báo cáo gồm Báo cáo chi tiết và Báo cáo tổng hợp đảm bảo thông tin cho các mục đích quản lý khác nhau.
Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty đã phản ánh đúng thực trạng, yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan khác Kế toán NVL thực hiện đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với việc ghi chép ở kho đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị Việc đối chiếu cũng thực hiện giữa sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp, đảm bảo thông tin về tình hình biến động NVL được chính xác Tổ chức công tác kế toán tại công ty tương đối khoa học, tiết kiệm được khối lượng công việc kế toán và tăng tính hiệu quả và tính chính xác.
3.1.2 Những tồn tại chủ yếu và nguyên nhân:
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu của Công ty vẫn còn tồn tại những mặt chủ yếu sau:
Lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu:
Thứ nhất: Do Công ty bao gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh trực tuyến nằm phân tán ở nhiều địa bàn khác nhau nên hệ thống kho bãi cũng phân tán dẫn đến việc quản lý NVL cũng gặp những khó khăn về vấn đề bảo quản, dự trữ, sử dụng, kiểm kê Công tác nhập, xuất, sử dụng NVL thì diễn ra hàng ngày thường xuyên, nên không tránh khỏi thất thoát, thiếu hụt ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây lắp I- Petrolimex
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
Hoàn thiện theo nghĩa chung là khắc phụ những nhược điểm, phát huy những ưu điểm vốn có của sự vật, hiện tượng nhằm đạt tới một hình thái cao hơn về chất để có thực hiện tốt hơn nữa chức năng của mình Kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý Trong một doanh nghiệp, quản lý là những hoạt động nghiệp vụ nhằm sử dụng tốt các nguồn lực hiện có trong doanh nghiệp để tạo ra lợi nhuận Để làm được điều này, quản lý cần thu thập thông tin, vận dụng các quy luât kinh tế khách quan, các chính sách kinh tế của nhà nước một cách linh hoạt, phù hợp để đưa ra những quyết định quản lý Qua phân tích, ta thấy quản lý là hoạt động chủ quan có mục đích của doanh nghiệp chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế, các chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước và môi trường kinh doanh đầy biến động do vậy để đạt được hiệu quả quản lý thì đòi hỏi tất yếu hoạt động quản lý phải luôn đổi mới hướng tới sự hoàn thiện Đồng thời để thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán cũng cần hướng tới sự hoàn thiện phù hợp với yêu cầu quản lý.
Tuy ra đời do yêu cầu của quản lý, nhưng trong quá trình phát triển của mình kế toán đã xây dựng được hệ thống phương pháp và tôn chỉ hoạt động riêng của mình Một hệ thống kế toán hiệu quả là hệ thống kế toán cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ Trong nền kinh tế thị trường nói chung và hoạt động thực tiễn tại một doanh nghiệp nói riêng, sự biến đổi xảy ra liên tục Là một khoa học có chức năng phản ánh hiện thực, kế toán cần luôn đổi mới hoàn thiện phương pháp của mình để kịp thời thu thập, xử lý, cung cấp thông tin một cách hiệu quả nhất.
Thông tin kế toán không chỉ phục vụ cho quản lý trong nội bộ doanh nghiệp mà nó còn được cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau ngoài doanh nghiệp như: Nhà cung cấp, nhà đầu tư,…nên kế toán chịu sự điều chỉnh của các chính sách kế toán này Mặt khác, các chính sách này thường đựơc xây dựng chung cho các doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế do vậy thường “cứng nhắc”, việc vận dụng vào doanh ngiệp cần có sự phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp Do đó, kế toán luôn luôn cần phải thay đổi và hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu. Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A
3.2.2 Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
Lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu:
Giải pháp thứ nhất: Để khắc phục trong việc báo cáo và tổng hợp tình hình
NVL chậm trễ thì cần phải có sự liên hệ, đối chiếu giữa các bộ phận trong công ty: Cán bộ phòng Kinh doanh, Cán bộ phòng Tài chính kế toán, ở Công ty và các Chi nhánh, tổ đội, Thủ kho giữa các khâu cung ứng, thu mua, bảo quản, dự trữ để có sự thống nhất trong toàn Công ty Để kiểm tra việc thu mua tại các tổ đội, ngoài việc đối chiếu biên bản, cán bộ Công ty có thể xuống kiểm tra đột xuất chất lượng vật tư ở các kho, đối chiếu với “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá” xem có khớp giữa số liệu và thực tế không.
Giải pháp thứ hai: Để tránh tình trạng thất thoát, thiếu hụt NVL do hệ thống kho bãi phân tán, đơn vị có thể sử dụng các nhà kho di động có thể di chuyển được Biện pháp này vừa tiết kiệm chi phí dựng kho bãi mà vẫn đảm bảo việc bảo quản NVL tốt Khi hoàn thành công trình chuyển tới địa điểm thi công mới vẫn có thể tiếp tục sử dụng nhà kho này Với những NVL như: đất, cát thường để ngoài trời dễ ảnh hưởng bởi thời tiết thì nên thu mua bao nhiêu sử dụng bấy nhiêu tránh gây lãng phí, thất thoát.
Giải pháp thứ ba: Để tránh những vấn đề phát sinh từ phía nhà đầu tư, hay những chi phí, giá cả của NVL biến động thì ngay từ công tác lập kế hoạch, xây dựng dự án cần phải đưa ra những phương án cụ thể dự trù cho những tình huống xấu để chủ động trong quản lý, thu mua, dự trữ NVL hợp lý.
Lĩnh vực kế toán nguyên vật liệu:
Giải pháp thứ nhất:Về chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu Để khắc phục những tồn tại trong tổ chức hạch toán ban đầu cần rà soát các quy định quản lý chứng từ, luân chuyển và trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong Công ty.
Trước hết để đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển chứng từ từ nơi thi công tới bộ phận kế toán,giải pháp hữu hiệu nhất là công ty cần có quy định thời hạn giao nhận chứng từ cụ thể, nâng cao trách nhiệm của nhân viên.
Trường hợp NVL nhập thẳng tại công trình không nên làm thủ tục nhập, xuất thông qua kho như hiện nay Thay vào đó Công ty nên đưa ra quy định bổ sung thủ tục giao nhận vật tư nói chung và NVL nói riêng cho nghiệp vụ nhập NVL mua, khai thác giao nhận tại chân công trình qua việc sử dụng thêm “Biên bản giao nhận vật tư”, lập khi nhập vật tư tại công trình thi công. Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A
Giải pháp thứ hai: Áp dụng phần mềm kế toán hợp lý và đồng bộ
Việc áp dụng phần mềm kế toán thống nhất trong toàn Công ty là rất cần thiết cho việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán Công ty cần nghiên cứu tổng thể, cân đối giữa nguồn lực và lợi ích của việc áp dụng phần mềm kế toán mang lại rồi có kế hoạch triển khai đồng bộ trong toàn Công ty Việc tiến hành đào tạo, nâng cao trình độ của nhân viên kế toán tại các chi nhánh cần được thực hiện trước một bước là tiền đề cho toàn bộ quá trình hạch toán NVL tại Công ty.
Giải pháp thứ ba: Đối với những nghiệp vụ xuất NVL từ kho cho các công trình mà Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức thì Công ty nên phản ánh qua “Phiếu xuất kho theo hạn mức” Mẫu của chứng từ này có thể tham khảo theo Biểu 3.1
PHIẾU XUẤT KHO THEO HẠN MỨC
Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư
Hạn mức được duyệt trong tháng
Người nhận Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 3.1: Mẫu “Phiếu xuất kho theo hạn mức”
Giải pháp thứ tư: Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A Để dễ dàng cho quản lý NVL Công ty có thể sử dụng “Sổ danh điểm vật tư” thay cho “Danh điểm vật tư” mà hiện này Công ty đang dùng để quản lý NVL Mẫu chứng từ này có thể tham khảo Biểu số 3.2 dưới đây:
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Ký hiệu Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư ĐV T Đơn giá hạch toán Ghi chú
Biểu 3.2: Mẫu “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” Để thuận lợi cho quản lý vật tư xuất kho theo từng công trình hoặc từng tổ đội Công ty có thể lập Bảng phân bổ NVL Bảng này cho phép kế toán tính, phân bổ, theo dõi vật tư xuất dùng cho từng công trình Mẫu chứng từ này có thể tham khảo theo mẫu Biểu 3.3 dưới đây:
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU
STT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng
1 TK 621- Chi phí NVL trực tiếp
2 TK 623- Chi phí sử dụng máy thi công
3 TK 627-Chi phí sản xuất chung
Biểu 3.3: Mẫu “Bảng phân bổ nguyên vật liệu”
3.2.3 Điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện Đào Hồng Hạnh Kế toán 45A
Kế toán là một hoạt động nghề nghiệp chuyên sâu, nằm trong mối quan hệ hữu quan với các bộ phận khác trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, kế toán còn chịu sự chi phối của các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp đặc biệt là chế độ tài chính kế toán do nhà nước ban hành Do đó, để thực hiện các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các yếu tố đặt trong mối quan hệ lợi ích.
Về phía nhà nước, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động tài chính kế toán là yêu cầu tiên quyết Hoàn thiện ở đây có nghĩa là làm cho hệ thống văn bản này phù hợp với thực tiễn hơn nữa, rõ ràng dễ hiểu, dễ dàng áp dụng và có sự đồng bộ, thống nhất giữa các văn bản với nhau
