Một số giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh tại tổng công ty lương thực miền bắc

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CÔNG TY

Giới thiệu chung

Tổng công ty lương thực miền Bắc được thành lập căn cứ Quyết định 312/ TTg ngày 24/5/1995 của Thủ tướng Chính phủ và nghị định 46/CP ngày 17/7/1995 của Chính phủ, là tổng công ty 91 thuộc Chính Phủ, mô hình hạng đặc biệt, hiện đang chuyển đổi theo mô hình công ty mẹ con Trụ sở chính của Tổng công ty hiện đóng tại số 6, phố Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.Tên giao dịch của Tổng công ty trên thị trường trong nước và quốc tế là Vinafood 1 (Vietnam Northern Food Corporation 1)

Một số thông tin khác liên quan đến công ty:

Số tài khoản tại ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam:

0681000007824 (VND) (Tài khoản tiền gửi thanh toán tổ chức trong nước).

Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty

Tiền thân của TCT lương thực miền Bắc từ năm 1946 đến năm 1987 lần lượt là:

- 5/1946 : Nha tiếp tế thuộc Bộ kinh tế quốc dân.

- 10/1947 : Cục tiếp tế vận tải.

- 12/1954 : Thành lập các Tổng công ty chuyên ngành.

- 8/1955 : Sáp nhập Sở kho thóc và các Tổng công ty lương thực chuyên ngành thành Cục lương thực.

- 8/1969 : Bộ lương thực, thực phẩm.

- 4/1981 : Tách thành 2 Bộ: Lương thực và Công nghiệp thực phẩm.

- 3/1987 : Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm.

Từ năm 1987 đến năm 1995, tổ chức và hoạt động sản xuất - kinh doanh lương thực có sự thay đổi cơ bản so với thời kỳ trước Đáng kể hơn, năm 1989 Việt Nam có chuyến tàu xuất khẩu 10.000 tấn gạo đầu tiên sang châu Phi do Tổng công ty lương thực TW thực hiện, chấm dứt một thời kỳ dài phải nhập khẩu lương thực, mở ra một hướng mới để hạt gạo Việt Nam vươn ra thị trường thế giới, trở thành một trong hai nước có khối lượng xuất khẩu hàng đầu thế giới như hiện nay (sau Thái Lan) Bên cạnh đó đã định hình các tổ chức chuyên doanh về lương thực tiếp cận sát hơn với nền kinh tế thị trường Tổ chức này, có lúc theo mô hình Tổng công ty cả nước (thời kỳ 1987-1990); có lúc là các Tổng công ty khu vực theo miền (thời kỳ 1990-1995), với các tên gọi Tổng công ty lương thực trung ương 1 (miền Bắc), Tổng công ty lương thực TW2 (miền Nam) và Công ty lương thực Trung ương 3 (miền Trung) Quan hệ giữa các Tổng công ty lương thực với các Công ty lương thực các tỉnh thành phố đơn thuần chỉ trong phạm vi “Chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ và kỹ thuật” Như vậy trước khi có quyết định thành lập các Tổng công ty lương thực miền Bắc, miền Nam theo mô hình các “ Tổng công ty 91”, các tổng công ty này được tổ chức và hoạt động theo mô hình các Tổng công ty trung ương, mỗi Tổng công ty có 10-12 công ty thành viên, chủ yếu là các đơn vị sản xuất chế biến và kinh doanh lương thực quốc doanh đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh.Đây là những doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, hoạt động theo tinh thầnQuyết định 388/QĐ của Chính Phủ, còn các Công ty lương thực các tỉnh, thành phố vẫn trực thuộc sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, thành phố Tình trạng này dẫn đến sự phân tán, cục bộ giữa các địa phương; Trái với nguyên tắc thống nhất quản lý lương thực của TW; Việc điều động, hỗ trợ từ nơi thừa sang nơi thiều lúc cần thiết nhiều khi chậm trễ- kể cả khi có “lệnh” của Bộ chủ quản, thì hiệu lực cũng không cao vì không nắm chắc về lượng tồn kho, về giá và các chi phí, thanh toán thiếu kịp thời Để khắc phục tình hình này, ngày 24/5/1995 Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 312/TTg thành lập Tổng công ty lương thực miền Bắc, “Trên cơ sở sắp xếp lại Tổng công ty lương thực TW1 và các đơn vị kinh doanh lương thực của các tỉnh, từ Thừa Thiên Huế trở ra”, với mô hình là một Tổng công ty Nhà nước hoạt động kinh doanh, có tư cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn do Tổng công ty quản lý , có tài sản , có các quỹ tập trung và được tổ chức hoạt động theo Điều lệ Tổng công ty, có con dấu, được mở tài khoản tại Ngân hàng trong nước và nước ngoài theo quy định của Nhà nước. Mục đích thành lập TCT lương thực miền Bắc nhằm “Tăng cường tích tụ, tập trung, phân công chuyên môn hoá và hợp tác sản xuất để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao, nâng cao khả năng và hiệu quả của các đơn vị thành viên và của toàn TCT, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế”.

Trước khi TCT Lương thực miền Bắc ra đời, trừ các đơn vị thuộc Tổng công ty lương thực Trung ương 1 hoạt động hiệu quả (dù doanh số, doanh thu, lợi nhuận chưa cao nhưng có lợi thế từ nguồn xuất khẩu gạo mà Tổng công ty là một đầu mối được Nhà nước phân bổ hạn ngạch 200.000-300.000 tấn gạo các loại/ năm); còn lại hầu hết Công ty lương thực các tỉnh đều thua lỗ, hoạt động khó khăn, vốn kinh doanh chỉ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng/ đơn vị; cơ sở vật chất kỹ thuật cũ kỹ, lạc hậu do được đầu tư, xây dựng trong thời kỳ bao cấp, trải qua hai cuộc chiến tranh nên bị tàn phá, xuống cấp trầm trọng Vì vậy, khi tiếp nhận các Công ty lương thực các tỉnh,thành phố, đồng thời TCT phải tiếp nhận luôn một khoản lỗ gần 100 tỷ đồng (thời điểm 1995), hàng chục tỷ đồng thuộc diện công nợ và công nợ khó đòi, hàng ngàn lao động không bố trí được việc làm hoặc việc làm không ổn định, đời sống bấp bênh

Cho đến nay, sau 10 năm hoạt động hiệu quả và đang tiếp tục phát triển,TCT đang phấn đấu xây dựng và đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh.Cùng với việc cổ phần hoá các công ty thành viên, TCT đang tiến tới mô hình công ty mẹ con.Việc cổ phần hoá các công ty thành viên giúp cho các công ty thành viên kinh doanh có hiệu quả hơn trước Không chỉ kinh doanh trong ngành lương thực, TCT còn thực hiện các dự án liên doanh liên kết ngày càng nhiều với nước ngoài, không những hỗ trợ về khoa học kỹ thuật mà còn học hỏi được nhiều kinh nghiệm kinh doanh, năng lực quản lý.

Chức năng và ngành nghề kinh doanh

Chức năng và ngành nghề kinh doanh chính của Tổng công ty (TCT) là kinh doanh, sản xuất, chế biến các loại lúa gạo, nông sản, thực phẩm và các mặt hàng tiêu dùng khác; Xuất nhập khẩu lương thực, các loại nông sản, thực phẩm,các sản phẩm chế biến, các loại vật tư thiết bị chuyên dùng cho sản xuất, kinh doanh các ngành nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm; Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ kỹ thuật vào các lĩnh vực bảo quản, chế biến nông sản,thực phẩm, xây dựng kho tàng, nhà máy và các công trình dân dụng khác; Sản xuất cung ứng vật liệu xây dựng, liên doanh, liên kết kinh tế với các tổ chức ở trong và ngoài nước.

CƠ CẤU TỔ CHỨC

Chức năng và mối liên hệ trong việc ra quyết định

A Cơ quan văn phòng Tổng công ty

- Hội đồng quản trị: Thực hiện chức năng quản lý TCT theo nhiệm vụ nhà nước giao Hội đồng quản trị điều hành trực tiếp hoặc gián tiếp toàn bộ hoạt động của TCT thông qua Tổng giám đốc.

- Ban Tổng giám đốc: Tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của TCT và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước người bổ nhiệm mình và trước pháp luật về điều hành và hoạt động của TCT Tổng giám đốc có nhiệm vụ xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm, chương trình hoạt động có sự trợ giúp của hội đồng quản trị.

- Phó tổng giám đốc là người giúp việc của Tổng giám đốc, điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của TCT theo sự phân công của Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về nhiệm vụ được phân công thực hiện.

- Các phòng ban chức năng thuộc Tổng công ty: Có chức năng riêng đồng thời là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban chính:

+ Phòng tổ chức cán bộ lao động: Giúp việc cho Tổng giám đốc Tổng công ty trong công tác lập kế hoạch sử dụng lao động, tuyển dụng và sa thải cán bộ công nhân viên, phụ trách an toàn lao động trong các phân xưởng sản xuất, tư vấn cho Tổng giám đốc trong việc đề bạt, nâng lương cho cán bộ công nhân viên.

+ Phòng kế hoạch kinh doanh: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho TCT, lập dự toán hoàn chỉnh hồ sơ, tham mưu cho Tổng giám đốc trong ký kết hợp đồng kinh tế Ngoài ra còn đảm nhận cả chức năng nghiên cứu thị trường, quản lý thu mua lương thực, xuất hàng tại cảng.

+ Phòng tài chính kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc, có trách nhiệm tổng hợp ghi chép kịp thời mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị, phân tích đánh giá tình hình tài chính của công ty, tổ chức luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách và lập báo cáo tài chính nộp các cơ quan hữu quan. + Phòng kinh tế đối ngoại: Phụ trách kinh doanh xuất nhập khẩu

Tuy nhiên nhìn vào sơ đồ tổ chức của TCT cũng chưa thấy có bộ phận chuyên trách về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đây là một hạn chế cần được xem xét vì hiện nay nguồn nhân lực vừa có trình độ, năng lực lại được đào tạo quy củ sẽ giúp ích rất nhiều cho TCT

Việc ra quyết định kinh doanh được thông qua cơ chế: Sau khi nghiên cứu thị trường, phòng Kinh tế đối ngoại nộp báo cáo về tình hình xuất nhập khẩu, phòng KHKD thống kê việc thu mua và tiêu thụ trên thị trường nội địa hàng tháng Sau đó phòng KHKD lập kế hoạch cho tháng sau, trên cơ sở thực hiện tháng này, thông báo cho các phòng đầu tư xây dựng và kỹ thuật, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức lao động để thống nhất Cuối cùng là trình lên Ban Tổng giám đốc để phê duyệt và ra quyết định cụ thể cho từng phòng thực hiện.

B Các đơn vị thành viên của TCT

- 17 đơn vị (trong đó có 02 đơn vị hạch toán phụ thuộc).

- 02 đơn vị liên doanh với nước ngoài.

Các đơn vị hạch toán độc lập: Là các doanh nghiệp được quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ tài chính và chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng công ty Kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên kế hoạch mà TCT giao đến từng đơn vị trên cơ sở tăng cường hợp tác giữa các thành viên và với TCT Để có nguồn vốn đầu tư phải tự huy động bằng các phương thức và tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với các dự án đầu tư này.

Các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của TCT, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi TCT chịu trách nhiệm cuối cùng về các nghĩa vụ tài chính phát sinh do sự cam kết của các đơn vị này.Muốn tiến hành kinh doanh phải dựa trên sự phân cấp của TCT.

LAO ĐỘNG

Tính đến nay số lao động toàn Tổng công ty có 4207 lao động, với mức thu nhập bình quân là 1.500.000 đồng/ người/ tháng Trong đó trình độ và năng lực của cán bộ quản lý:

1 Hội đồng quản trị: có 5 đ/c- 01 Thạc sĩ và 4 Đại học.

2 Ban Tổng giám đốc: có 4 đ/c- 100% Đại học.

3 Kế toán trưởng Tổng công ty: có 01 đ/c- Đại học.

4 Đảng uỷ- Công đoàn Tổng công ty: 01 thường trực Đảng uỷ và 01 Chủ tịch Công đoàn TCT - Đại học.

5 Các phòng ban: Có 5 trưởng phòng và 9 phó phòng- 100% Đại học.

6 Các đơn vị thành viên của TCT:

- Giám đốc: có 17 đ/c ( trong đó: có 01 đ/c Quyền Giám đốc)- 100% Đại học.

- Phó giám đốc: có 34 đ/c- 100% Đại học.

- Trưởng phòng của công ty thành viên: có 63 đ/c- 90% Đại học và có 10% Trung học.

- Các cán bộ chủ chốt trực thuộc của Công ty thành viên: 148 đ/c –75% Đại học và có 25% Trung học.

7 Về đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán:

- Tổng số cán bộ kế toán ( Thành phần: Kế toán trưởng, Phó kế toán trưởng và kế toán tổng hợp) có 46 người.

- Số doanh nghiệp chưa bổ nhiệm Kế toán trưởng: 15 đơn vị ( do mới sắp xếp lại tổ chức, đang làm thủ tục bổ nhiệm).

Nhìn chung đội ngũ lao động làm việc tại đây rất có trình độ và năng lực.Không khí làm việc nghiêm túc, chấp hành kỉ luật giờ làm việc và quy định chung của TCT Các trưởng phòng, tổng giám đốc, phó giám đốc hầu hết có độ tuổi từ 45 đến 55, có thâm niên quản lý và kinh nghiệm kinh doanh Để thích hợp với công việc, riêng phòng Kinh tế đối ngoại tất cả các nhân viên và trưởng phòng đều ở độ tuổi từ 27 đến 32, trẻ và năng động Hầu hết các nhân viên làm việc tại Văn phòng TCT đều trẻ và có nhiều ý kiến hay đóng góp xây dựng TCT ngày càng phát triển Tuy nhiên để đánh giá được trình độ của cán bộ quản lý của TCT trong thực tiễn kinh doanh là rất khó vì không cụ thể hoá được trình độ đại học là chính quy hay tại chức

Biểu 2 - Tổng số lao động và thu nhập bình quân lao động trong 5 năm qua:

Tổng số lao động (người)

(Nguồn: Phòng tổ chức lao động)

Biểu đồ biểu diễn mức tăng thu nhập bình quân:

Tổng số lao động qua 5 năm đã giảm đáng kể, nguyên nhân chính là do nhiều lao động không đáp ứng được yều cầu công việc và thực hiện sắp xếp, tổ chức lại doanh nghiệp cho phù hợp với cơ chế kinh tế mới Căn cứ vào thực trạng sản xuất kinh doanh của TCT để có thể giải quyết vấn đề lao động dôi dư một cách thoả đáng Nhìn vào tỷ lệ phần trăm của lao động nữ có thể thấy tăng lên, do ngày nay phụ nữ đang ngày càng chứng tỏ được năng lực không thua kém so với nam giới, đặc biệt những vị trí chủ chốt trong TCT cũng có rất nhiều nhân viên nữ

Do đời sống ngày càng cao nên thu nhập của lao động cũng tăng lên để đảm bảo cho sinh hoạt, chi tiêu hàng ngày Thu nhập tăng lên cũng chứng tỏ việc kinh doanh của TCT ngày càng tiến triển Hàng năm TCT đều tổ chức cho nhân viên đi tham quan, nghỉ mát, các hoạt động thi đua nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên.

SẢN PHẨM, THỊ TRƯỜNG, ĐỐI THỦ CẠNH TRANH

Sản phẩm

So với thời kì trước năm 2000 thì sản phẩm của TCT trong 5 năm gần đây ngày càng đa dạng và phong phú hơn, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường Chất lượng của sản phẩm ngày càng được nâng cao nhờ khoa học kĩ thuật từ khâu thu mua cho đến bảo quản và chế biến Cụ thể :

- Các sản phẩm chính cho nội tiêu và xuất khẩu: Các loại gạo (tám thơm, hạt tròn, hạt dài, nếp hoa vàng) Các loại nông sản (ngô vàng, đỗ tương, hạt tiêu, lạc nhân, đậu trắng, cà phê, vừng, đậu xanh, sắn).

- Các sản phẩm chế biến: Gạo, bột mỳ, tinh bột sắn, tôm, cà phê, mì ăn liền, thức ăn chăn nuôi, nước giải khát Trong đó sản phẩm gạo chất lượng ổn định, đảm bảo tiêu chuẩn xuất khẩu, góp phần tạo thương hiệu Vinafood 1 trên thị trường quốc tế và sản phẩm nước ngọt được sản xuất theo tiêu chuẩn quốc tế và vệ sinh an toàn thực phẩm

Nhìn chung việc đẩy mạnh áp dụng các tiêu chuẩn ISO9000 và ISO14000 đang được tổ chức triển khai, hướng dẫn cho các công ty thành viên thực hiện. Đến nay đã có nhiều đơn vị đang triển khai áp dụng hệ thống tiêu chuẩnISO9000 và đã có một đơn vị được cấp chứng chỉ ISO9000 Ngoài ra TCT đã tổ chức nhiều lớp học bổ sung kiến thức về công tác quản lý đo lường chất lượng sản phẩm cho các công ty thành viên, do đó chất lượng sản phẩm, nhất là các sản phẩm xuất khẩu ngày càng được nâng cao.

Thị trường, đối thủ cạnh tranh

Thị trường chính là Irắc, CuBa, Châu Phi Ngoài ra còn có Đông Nam á, châu Âu Hiện nay do chiến tranh ở Irắc, khó khăn trong tín dụng của CuBa mà hai thị trường này tạm ngừng giao dịch, tuy nhiên đến giữa năm 2005 đã dần nối lại được Trước đây, khách hàng chủ yếu của TCT là Liên Hợp Quốc, Hội chữ Thập Đỏ, chủ yếu mua về để phân phát cho các vùng có chiến tranh, nạn đói và thiên tai Hiện nay đã xuất hiện thêm nhiều đối tác mua sản phẩm về với mục đích kinh doanh Có thể hình dung cụ thể khối lượng gạo xuất khẩu vào hai thị trường CuBa và Iraq qua bảng sau:

Biểu 3- Khối lượng gạo xuất khẩu vào hai thị trường CuBa, Iraq Đơn vị : Tấn

( Nguồn: Phòng Kinh tế đối ngoại )

Nhìn vào bảng có thể thấy khối lượng gạo xuất khẩu năm 2003 rất cao, năm

2005 thấp nhất do hai thị trường này gặp khó khăn về tín dụng và hậu quả của chiến tranh

Trong nước đối thủ cạnh tranh của Tổng công ty chủ yếu là Tổng công ty lương thực miền Nam (Vinafood 2 ), là nơi có vựa lúa lớn nhất nước - Đồng bằng sông Cửu Long Năm 2005 khối lượng gạo xuất khẩu của cả nước là 5,2 triệu tấn trong đó Vinafood 1 là 0,7 triệu tấn, Vinafood 2 là 2,8 triệu tấn Ngoài ra còn có các công ty kinh doanh lương thực tư nhân, liên doanh Đây là các đối thủ có lợi thế về thuế và công tác thu mua, họ có thể tổ chức thu mua trực tiếp từ nông dân Các đối thủ mạnh có thể kể đến là Agrimexco, Vegetexco,

Animex, Hà Thành… Các nước xuất khẩu lương thực lớn như Thái Lan, Trung Quốc luôn là đối thủ mạnh của TCT trên thị trường thế giới Bên cạnh đó còn có các tập đoàn mạnh về kinh doanh lương thực, thực phẩm như CarGill ( Mỹ), ToPer ( Tập đoàn đa quốc gia)

Việc phát triển thị trường và các sản phẩm phù hợp với đặc điểm tiêu dùng riêng của từng thị trường chưa được chú trọng Bên cạnh đó việc thu mua trực tiếp từ nông dân gặp phải hạn chế lớn về thuế giá trị gia tăng nên không mua trực tiếp mà thông qua các công ty thu mua khác.

CƠ CẤU VỐN VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT, MÁY MÓC

Cơ cấu vốn

Biểu 4 – Nguồn vốn SXKD của TCT giai đoạn 2001- 2005 : Đơn vị tính: Triệu đồng

1 Vốn cố định 267.646 267.746 331.797 407.062 408.084 Vốn thuộc sở hữu nhà nước 800.000 901.000 1.039.00

(Tài liệu được phân tích từ bảng cân đối kế toán và kết quả sản xuất kinh doanh do Phòng Tài chính kế toán cung cấp).

Qua số liệu có thể thấy vốn của TCT tăng lên rõ rệt qua từng năm, điều này thể hiện TCT rất quan tâm đến nguồn vốn, vừa đảm bảo mua máy móc thiết bị sản xuất, vừa đủ khả năng đầu tư vào các dự án lớn, đa dạng ngành nghề kinh doanh Vốn lưu động chiếm phần lớn trong tổng vốn chứng tỏ TCT vẫn chưa thực hiện được nhiều dự án đầu tư lớn đã định ra trong kế hoạch, vốn lưu động lớn không sử dụng hiệu quả rất dễ bị thất thoát và gặp rủi ro cao nếu tồn đọng quá lâu hoặc quản lý không tốt Vốn tự bổ sung là vốn trích ra từ lợi nhuận để đầu tư, nguồn vốn này khá cao chứng tỏ doanh nghiệp kinh doanh có lãi Vốn thuộc sở hữu nhà nước chiếm tỷ lệ phần trăm lần lượt là: 24,8% ( 2001), 27,86%

(2002), 32,88% (2003), 27,73% (2004), 27,89% (2005) Theo số liệu có thể thấy vốn thuộc sở hữu nhà nước chiếm một phần đáng kể trong tổng vốn, tuy nhiên không tăng đều cũng không giảm đều mà biến động thất thường tuỳ theo chính sách của nhà nước từng thời kỳ và tuỳ thuộc vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp tự chủ được nguồn vốn, trong đó vốn thuộc sở hữu nhà nước chỉ là hỗ trợ thì việc kinh doanh sẽ chủ động hơn, tránh được tình trạng phụ thuộc về lâu dài

1.5.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc Điều kiện làm việc tại các văn phòng của TCT rất tốt, đều được trang bị máy tính đời mới, có nối mạng, điều hoà nhiệt độ, bàn ghế, tủ đựng hồ sơ đạt tiêu chuẩn.Nhà ăn sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

Qua catalog của TCT có thể thấy hệ thống dây chuyền sản xuất của các công ty thành viên là khá mới, các kho bảo quản đạt tiêu chuẩn về độ ẩm và ánh sáng Bên cạnh đó còn một số đơn vị thành viên tiến hành sản xuất kinh doanh với các thiết bị máy móc từ thời bao cấp để lại, vẫn sản xuất đủ sản lượng nhưng chất lượng sản phẩm không cao.

Công tác đầu tư xây dựng chủ yếu của TCT là các nhà máy xay xát chế biến gạo, trung tâm thương mại, siêu thị nhỏ, kinh doanh dịch vụ như xăng dầu,khách sạn; Nâng cấp hoàn chỉnh hệ thống văn phòng tại các công ty thành viên kết hợp với kinh doanh bán lẻ lương thực, thành phẩm chế biến Cho đến nay,TCT đã đưa vào khai thác 7 nhà máy chế biến gạo- kho tại đồng bằng Sông CửuLong, có tổng công suất chế biến 417.600 tấn/ năm với tổng vốn đầu tư 57.102 triệu đồng TCT vẫn tiếp tục triển khai đầu tư mua, xây dựng các nhà máy chế

Cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc

Trong lĩnh vực đầu tư công nghệ, TCT đã đầu tư và đưa vào khai thác một số dự án sản xuất chế biến, trong đó nổi bật là các dự án : sản xuất kinh doanh bao bì lương thực, nhà máy xay xát lúa mì Hưng Quang, nhà máy chế biến tinh bột sắn, nhà máy nước ngọt Đông Nam Á.

KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG 5 NĂM GẦN ĐÂY ( 2001-2005)

Kết quả

Biểu 5 - Tình hình tiêu thụ các sản phẩm trong 5 năm gần đây:

200 5 Khối lượng hàng hoá mua vào 1000 Tấn

Khối lượng hàng hoá bán ra 1000 Tấn

Giá vốn, giá thành các sản phẩm chủ yếu

Giá bán các sản phẩm chủ yếu Ng.đồng/

2255( Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh).

Nhìn chung sản phẩm tiêu thụ chính trong 5 năm qua là thóc, gạo Chỉ đến năm 2005 mới tiêu thụ được các sản phẩm khác Chênh lệch giữa giá vốn và giá bán không lớn do đó lợi nhuận không cao.

So với trước năm 2000, thị trường ngày càng được mở rộng Trong 5 năm qua TCT đã thiết lập được quan hệ với hơn 20 nước trên thế giới về xuất khẩu gạo.TCT đang tiến hành mở rộng thị trường các nước không chỉ ở lĩnh vực xuất khẩu gạo mà còn xuất khẩu các sản phẩm chế biến khác Về cơ bản các đơn vị thuộc TCT đã duy trì được thị trường trong nước, bảo đảm khả năng tiêu thụ thường xuyên về lương thực ở mức bình quân đạt được khoảng 700-800 ngàn tấn gạo/ năm Bên cạnh đó đã góp phần quan trọng trong việc ổn định nhu cầu và giá cả, bảo đảm an ninh lương thực trên địa bàn, kể cả những thời điểm thiên tai bão lụt.

Biểu 6 - Kim ngạch xuất khẩu và biểu đồ biểu diễn:

Chỉ tiêu Đơn vị tính 2001 2002 2003 2004 2005

Kim ngạch xuất khẩu Tr.USD 79 189 227 170 199

( Nguồn: Phòng kinh tế đối ngoại).

Nhìn vào biểu đồ ta thấy năm 2003 kim ngạch xuất khẩu cao nhất nhưng đến năm 2004 lại sụt giảm, lý do là gián đoạn giao dịch với Irắc, tình hình an ninh chính trị ở nước này rất bất ổn Đến năm 2005 tăng dần trở lại do đã tìm được nhiều thị trường mới Như vậy trong 5 năm qua kim ngạch xuất khẩu tăng

Kim ngạch xuất khÈu nhưng không tăng đều mà rất biến động do nhiều sự kiện quốc tế quan trọng đã xảy ra, ảnh hưởng đến kinh tế nhiều nước, nhiều hiệp định, liên minh các khối được thành lập Điển hình là giá dầu mỏ tăng khiến nguồn nhiên liệu cho các phương tiện vận chuyển trở nên đắt đỏ.

Biểu 7 - Doanh thu, lợi nhuận và biểu đồ biểu diễn:

Chỉ tiêu Đơn vị tính 2001 2002 2003 2004 2005

(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán).

Nhìn vào số liệu và biểu đồ có thể thấy doanh thu tăng qua các năm:

Năm 2002 tăng 2693 tỷ (74,82%) so với năm 2001; Năm 2003 tăng 242 tỷ (3,85%) so với năm 2002; Năm 2004 tăng 362 tỷ (5,54%) so với năm 2003; Năm 2005 tăng 1005 tỷ (14,57%) so với năm 2004 Nhìn chung tốc độ tăng không đều, nguyên nhân có thể do biến động về nguồn thu mua trong từng thời kỳ bị chi phối bởi thời tiết trong 5 năm qua thay đổi rất bất thường Mặt khác đây là chặng đường chuyển đổi trong quan niệm kinh doanh theo kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế của TCT Trên thế giới xảy ra nhiều sự kiện kinh tế, chính trị quan trọng tác động đến kinh tế của các khu vực.

Nhìn vào biểu đồ có thể thấy lợi nhuận so với doanh thu quá nhỏ, chứng tỏ TCT chưa giảm được các khoản chi phí, chưa tăng được giá bán nhiều hơn so với giá vốn vì không mua được trực tiếp từ nông dân Đặc biệt năm 2002, 2004 đột ngột giảm lần lượt là 62,38% và 42,27% Năm cao nhất là năm 2003 đạt 220 tỷ đồng, trung bình mỗi năm sản xuất kinh doanh đều có lãi hơn 140 tỷ đồng. Biểu 8- Một số Chỉ tiêu đánh giá:

Doanh lợi của doanh thu bán hàng =LN/ DT % 3,028 0,65 3,37 1,84 2,6

Tỷ suất lợi nhuận trên vốn nhà nước giao = LN/VNN % 13,62

Số vòng quay toàn bộ vốn kinh doanh = DT/ VKD Vòng 1,12 1,95 2,07 1,77 2,02 Hiệu quả sử dụng vốn lưu động = LN/VLĐ 0,037 0,01

Nhìn vào bảng phân tích các chỉ tiêu có thể rút ra những nhận xét sau:

So với tổng doanh thu thì lợi nhuận còn rất thấp, doanh nghiệp nên tiến hành cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết hoặc tìm ra hướng mua nông sản trực tiếp từ nông dân để có thể nâng cao được giá bán.

So với vốn nhà nước giao, lợi nhuận thu về tuy không cao nhưng đạt chỉ tiêu, kinh doanh có lãi Có biến động nhưng không đáng kể, chỉ tiêu này không phản ánh hết được hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp vì cơ cấu vốn của doanh nghiệp khá phức tạp.

Số vòng quay càng lớn chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn càng cao, nguyên nhân chủ yếu khiến số vòng quay toàn bộ vốn kinh doanh của TCT không cao do đây là một doanh nghiệp nhà nước chỉ mới hoạt động kinh doanh 10 năm,việc sử dụng vốn có thể nói là chưa hiệu quả do còn phụ thuộc nhiều vào nhà nước Khi doanh nghiệp đã cổ phần hoá phải đối mặt với việc vay vốn ở các ngân hàng với lãi suất không ưu đãi, khi đó nhận thức được tầm quan trọng của nguồn vốn sẽ phải đề ra những phương hướng sử dụng hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất

Chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn lưu động cho biết khả năng sinh lợi của vốn, một đồng vốn lưu động tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận Như vậy khả năng sinh lợi của vốn cố định của TCT thấp, mặt khác chỉ tiêu này cũng phản ánh hiệu quả sử dụng vốn Có thể kết luận tuy trong 5 năm gần đây TCT kinh doanh có lãi nhưng kém hiệu quả Về phía TCT cũng đã nhận ra điều này, vì vậy đã đề ra những phương hướng kinh doanh có thể nói là khả thi trong 5 năm tới, nhưng cần có kế hoạch cụ thể trong quản lý và sử dụng vốn đúng mục đích.

Đóng góp cho Ngân sách Nhà nước

Biểu 9- Đóng góp cho Ngân sách Nhà nước

Nộp Ngân sách Nhà nước

( Nguồn: Phòng Tài chính kế toán) Đóng góp cho Ngân sách Nhà nước năm 2002 tăng 61 tỷ (83,56%) so với năm 2001, đến năm 2003 lại giảm 25 tỷ ( 18,6%) so với năm 2002, năm 2004 giảm 18 tỷ (16,5%) so với năm 2003, năm 2005 lại tăng lên 54 tỷ (59,34%) so với năm 2004 Tuỳ theo quy định của Nhà nước mà từng năm có những khoản nộp ngân sách khác nhau, tuy nhiên phải căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong 5 năm qua cùng với việc sắp xếp tổ chức lại doanh nghiệp cũng đã gây biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các khoản nộp ngân sách không tăng, giảm đồng đều Đặc biệt năm 2002 phải nộp ngân sách một khoản rất lớn dẫn tới lợi nhuận năm này rất thấp.

Một số đánh giá chung về hoạt động sản xuất kinh doanh

1.6.3.1 Những kết quả đạt được

- Đã duy trì và ổn định được thị trường tiêu thụ trong nước và nước ngoài, bảo đảm kế hoạch bán ra Đặc biệt trong năm 2005 TCT đã tìm thị trường xuất khẩu một số mặt hàng ngoài gạo, gồm: 12 ngàn tấn cà phê, 23 ngàn tấn sắn lát, 15 triệu chiếc bao PP góp phần đưa tổng khối lượng hàng hoá xuất khẩu đạt 140% kế hoạch.

- Đã tiến thêm một bước trong việc khai thác và mở rộng mặt hàng, thực hiện đa dạng hoá các lĩnh vực sản xuất kinh doanh Từ những kinh nghiệm trong xuất khẩu, TCT từng bước đi vào hoạt động nhập khẩu Riêng năm 2005 đã tổ chức nhập khẩu 188 ngàn tấn lúa mì cung cấp cho các nhà máy, 150 ngàn tấn hạt nhựa đưa vào sản xuất bao PP Ngoài ra TCT cũng đã cố gắng tổ chức kinh doanh, sản xuất để tiêu thụ một số mặt hàng gồm: mua bán phân bón các loại, sản xuất và tiêu thụ mạnh bia và nước giải khát, mì ăn liền

- Tiếp tục đầu tư xây dựng để hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật và nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh, chất lượng sản phẩm Đặc biệt năm 2005 TCT đã chỉ đạo tập trung vốn cho những dự án đầu tư nâng cao công suất và chất lượng chế biến gạo xuất khẩu tại đồng bằng sông Cửu Long, đầu tư xây dựng kho chứa có thiết bị sấy để mua ngô, sắn ở Sơn La Các công trình này đã nhanh chóng hoàn thành, phát huy ngay được hiệu quả và đáp ứng được kịp thời nhu cầu SXKD, giúp TCT chủ động về nguồn hàng trong thị trường lên xuống thất thường.

- Tổ chức quản lý tài chính chặt chẽ, đáp ứng được nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh Điển hình năm 2005 TCT đã tổ chức mua một khối lượng hàng hoá lớn trực tiếp với người sản xuất, thông qua các chi nhánh đặt tại các tỉnh đồng bằng Việc tổ chức mua tiến hành liên tục, mỗi ngày thanh toán với người bán hàng hàng tỷ đồng tiền mặt TCT đã xây dựng cơ chế quản lý phù hợp, vừa đảm bảo tính chủ động cho chi nhánh, vừa quản lý được tiền hàng, đảm bảo không xảy ra tình trạng thất thoát Với những quy định về tín dụng ngân hàng,việc vay vốn chuẩn bị nguồn hàng cũng gặp một số khó khăn, trong điều kiện như vậy TCT đã có biện pháp khai thông, chỉ đạo quay vòng tiền một cách hợp lý, vừa đảm bảo khâu quản lý, vừa bảo đảm tiến độ mua hàng theo kế hoạch xuất khẩu từng tháng, từng quý

1.6.3.2 Những tồn tại chung nhất hạn chế kết quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

Năm 2005, mặc dầu TCT tập trung tổ chức thực hiện việc sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả Doanh nghiệp Nhà nước nhưng cho đến nay, TCT vẫn chưa tạo được sự chuyển biến cơ bản trong sản xuất kinh doanh (SXKD) và quản lý theo hướng đổi mới Trong khi Đảng và Nhà nước đã cảnh báo về những thách thức mà nền kinh tế nói chung và các doanh nghiệp nói riêng phải đối mặt trong giai đoạn 2006-2010, nhưng TCT vẫn đang loay hoay tìm lối ra, chưa tạo được cho mình khả năng cạnh tranh khi nền kinh tế hội nhập, chưa làm chủ được công nghệ tiên tiến nên chưa tạo được những loại sản phẩm mà người mua cần, với chất lượng và giá cả cạnh tranh.

Những năm qua, từ văn phòng đến các đơn vị thành viên đều đã rất nỗ lực, trong việc sắp xếp, cổ phần hoá doanh nghiệp Tuy nhiên nỗ lực đó chưa đủ tạo ra đột biến, xoay chuyển tình thế để TCT trở thành một doanh nghiệp có thực lực hơn trong SXKD và có uy tín hơn trên thương trường Thời gian qua, TCT đã tiến hành cổ phần hoá 15 doanh nghiệp Thực hiện phương án chuyển đổi, cả

15 doanh nghiệp, nếu tổ chức xong việc bán cổ phần, cũng chỉ có thể bán được khoảng 15-20% số vốn Nhà nước có tại doanh nghiệp- chủ yếu là bán giá ưu đãi cho lao động trong doanh nghiệp Như vậy các doanh nghiệp ít có cơ hội cơ cấu lại SXKD, thay đổi phương thức quản lý và nâng cao hiệu quả Hầu như các doanh nghiệp cổ phần hoá đều xây dựng mức chi trả cổ tức rất thấp, nếu thực hiện được sau 3 năm cũng chỉ mới bằng 50-70% lãi suất tiết kiệm ngân hàng Rõ ràng việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển đổi sở hữu và phương thức quản lý của TCT chưa đáp ứng được những đòi hỏi của nền kinh tế và bắt kịp những thay đổi kinh tế vĩ mô mà Đảng và Nhà nước đang tập trung điều chỉnh.Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đã được đề cập nhiều nhưng không được đầu tư thực hiện, không có kế hoạch cụ thể hay vạch ra chi tiết hệ thống đào tạo Hiện tại các công nhân trực tiếp sản xuất đều không được đào tạo quy củ cho phù hợp với công việc, chưa có các lớp đào tạo nâng cao tay nghề.Cán bộ chủ chốt đều có thâm niên trong ngành lương thực nhưng chưa được tiếp cận với phương thức quản lý tiên tiến của các nước phát triển Công tác tổ chức cho cán bộ trẻ có năng lực, đủ khả năng đi học ỏ nước ngoài để nắm các vị trí chủ chốt chưa có Nguyên nhân chính là do quan niệm làm việc dựa trên kinh nghiệm là chủ yếu có từ thời bao cấp.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TỔNG CÔNG TY

CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TỔNG CÔNG TY

2.1 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TỔNG CÔNG TY

TCT lương thực miền Bắc là một doanh nghiệp Nhà nước gồm 22 đơn vị thành viên vì vậy công tác xây dựng kế hoạch được thực hiện từ trên xuống Tại văn phòng TCT các phòng ban được tổ chức chặt chẽ và có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, bên cạnh phụ trách công việc kinh doanh xuất nhập khẩu còn phải quản lý và giám sát các hoạt động kinh doanh của các đơn vị thành viên Văn phòng TCT chịu trách nhiệm xây dựng các chỉ tiêu kết quả kinh doanh cho toàn bộ TCT, trên cơ sở các chỉ tiêu đó các đơn vị thành viên lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Ngoài các đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị hạch toán phụ thuộc chịu ảnh hưởng và bị TCT chi phối về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các dự án đầu tư Như vậy với một bộ máy tổ chức lớn từ thời bao cấp để lại, chỉ mới qua 10 năm kinh doanh nên công tác lập kế hoạch vẫn còn duy trì được và được sự hỗ trợ của Nhà nước nên rất thuận lợi Tuy nhiên bộ máy lớn cũng gây ra những khó khăn nhất định cho công tác xây dựng kế hoạch TCT có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho toàn bộ TCT và để thực hiện được kế hoạch đó đòi hỏi có sự nỗ lực của toàn bộ các đơn vị thành viên Do các đơn vị thành viên nằm rải rác khắp các tỉnh trên toàn quốc nên TCT không thể nắm rõ được tình hình sản xuất kinh doanh của từng đơn vị thành viên dẫn đến các chỉ tiêu kế hoạch đề ra không sát với thực tế Mặt khác khi triển khai thực hiện việc kinh doanh không thuận lợi dẫn đến tình trạng mỗi đơn vị đã tự điều chỉnh hoạt động SXKD cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp mình Bộ máy lớn nên không linh hoạt trong việc lập kế hoạch, không có nhiều phương án đối phó với thị trường luôn biến động Công tác kế hoạch của một doanh nghiệp Nhà nước vẫn mang nặng tính thành tích, do thời hạn nộp kế hoạch kinh doanh cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn không được quy định rõ ràng nên kế hoạch kinh doanh được chỉnh sửa nhiều lần cho sát với thực tế Việc quản lý các nguồn lực vì vậy không được chú trọng, không hiệu quả dẫn đến tình trạng lãng phí, cấp ngân sách vượt so với thực hiện Đặc biệt nhờ sự bảo hộ của Nhà nước nên kế hoạch SXKD được xây dựng trên giả thiết mọi yếu tố tác động đều ổn định Đây là hạn chế của một bộ máy quản lý lớn, chỉ có tác dụng trong việc triển khai xuất khẩu gạo, xác lập hệ thống kênh phân phối rộng khắp

2.1.2 Đội ngũ lao động Đội ngũ lao động 5 năm gần đây của TCT không ổn định do các đơn vị thành viên đang tiến hành cổ phần hoá, sắp xếp lại nguồn nhân lực cho phù hợp giữa công việc và năng lực Hiện tại lao động của TCT gồm hai thành phần: lao động có hợp đồng và lao động không có hợp đồng Lao động thuộc biên chế của TCT thường là cán bộ và nhân viên, công nhân làm việc lâu năm có thông qua tuyển dụng và đào tạo Trong nền kinh tế thị trường, nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng vì vậy sắp xếp lại nguồn nhân lực là đúng đắn, không những lao động phải có năng lực mà còn phải được bố trí phù hợp với công việc Nguồn nhân lực chính là công cụ thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh Tại các đơn vị thành viên, lao động thường xuyên biến động do đặc trưng của ngành nghề là kinh doanh lương thực, lao động được tuyển chủ yếu làm việc ngay tại địa phương nên không phải xây dựng khu tập thể cho công nhân, góp phần giảm chi phí Trong quá trình sản xuất kinh doanh nếu cần điều động thêm lao động thì tổ chức thuê ngoài Nguồn nhân lực không ổn định gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch lao động và tiền lương

Riêng đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch đều có kinh nghiệm lâu năm nhưng chưa thoát khỏi thói quen lập kế hoạch cho một doanh nghiệp nhà nước,coi trọng và luôn đề cao tính khả thi Hiện tại TCT đã tổ chức đào tạo cán bộ có năng lực bằng hình thức cử đi học ở nước ngoài, nhưng cán bộ làm công tác kế hoạch hầu như không có Nguyên nhân dẫn đến khó khăn cho cán bộ làm công tác xây dựng kế hoạch là chưa được đầu tư thích đáng, bản thân các nhà lãnh đạo cũng chưa hiểu hết được tầm quan trọng của kế hoạch SXKD Chính những người trực tiếp lập kế hoạch SXKD lại đóng vai trò quyết định có cho ra đời được một kế hoạch SXKD có chất lượng hay không Tính linh hoạt và nhạy bén, cùng các kỹ năng lập kế hoạch cũng ảnh hưởng không kém, hiện tại TCT có nhiều cán bộ quản lý tốt nghiệp chuyên ngành quản trị, có khả năng lập kế hoạch tốt nếu được đào tạo thêm nhưng hầu hết họ đều được chuyển sang làm các bộ phận khác

2.1.3 Sản phẩm, thị trường, đối thủ cạnh tranh

Sản phẩm của TCT ngày càng đa dạng và phong phú, không chỉ kinh doanh, chế biến các sản phẩm nông nghiệp mà còn các sản phẩm công nghiệp. Chất lượng sản phẩm ngày càng được chú trọng hơn, nhất là trong bối cảnh TCT xác định cạnh tranh với các nước xuất khẩu nông sản khác trên thế giới Sản phẩm càng đa dạng càng phát sinh nhiều chỉ tiêu phải tính toán gây khó khăn và kéo dài thời gian lập kế hoạch Thuận lợi khi lập kế hoạch chung cho tất cả các loại sản phẩm, nhưng mỗi sản phẩm có một đặc điểm riêng, có kế hoạch phân phối và tiêu thụ riêng nên không thể lập kế hoạch chung được Trong nước các đối thủ cạnh tranh cũng đang đa dạng hoá sản phẩm vì vậy để cạnh tranh được đòi hỏi sản phẩm vừa chất lượng cao, giá cả còn phải hợp lý Công tác đầu tư nâng cao chất lượng sản phẩm cũng có tác động thay đổi đến kế hoạch Đặc trưng của sản phẩm là phụ thuộc vào thời tiết, đất đai và kỹ thuật chăm bón. Trong đó yếu tố không thay đổi được là thời tiết và đất đai ảnh hưởng rất lớn đến công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, thường bị phụ thuộc và không dự báo trước được Các biện pháp kỹ thuật chỉ có thể hạn chế chứ không khắc phục được những thiệt hại do thời tiết gây ra Mỗi đơn vị thành viên sản xuất kinh doanh một hoặc một số loại sản phẩm nhất định, các sản phẩm có thể trùng hoặc khác nhau, chính vì vậy việc phân loại lập chỉ tiêu cho từng loại sản phẩm gặp rất nhiều khó khăn Chính vì vậy kế hoạch SXKD có tác dụng lớn trong việc phòng ngừa các sự cố xảy ra ngoài ý muốn như lũ lụt, hạn hán, đặc biệt là kế hoạch dự trữ Tuy nhiên TCT chưa chú trọng đến công tác dự trữ và bảo quản sản phẩm, nhiều khi bị động trong trường hợp thị trường khan hiếm, không đáp ứng đủ lượng hàng hoá đã ký theo hợp đồng, mất uy tín và mất khách hàng

2.1.3.2 Thị trường, đối thủ cạnh tranh

TCT lương thực miền Bắc là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động lâu năm trong ngành kinh doanh buôn bán lương thực, trên thị trường là một trong hai TCT cung cấp lương thực trong nước và xuất khẩu lớn nhất vì vậy được các bộ, ngành liên quan hỗ trợ nhiều trong công tác tìm kiếm và mở rộng thị trường. Các thông tin cần thiết đều được cung cấp và truyền đạt một cách đầy đủ, chi tiết Đây là điều kiện thuận lợi cho việc phân tích thông tin thị trường nhằm làm căn cứ cho việc lập kế hoạch kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường, mọi diễn biến về giá cả, nguồn cung ứng không được ổn định trong một thời gian dài, gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch Chính vì vậy doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào một kế hoạch kinh doanh mà phải đặt ra nhiều tình huống kinh doanh và kế hoạch hành động trong từng trường hợp đó Thị trường xuất khẩu chính của TCT là Cuba và Irắc, đây là hai nước gặp nhiều biến động về chính trị trong những năm qua, có những sự kiện không thể dự đoán trước được như cuộc chiến tranh giữa Mỹ và Irắc, đã làm gián đoạn việc xuất khẩu gạo trong một thời gian dài, hiện nay vẫn chưa nối lại được như trước Công tác nghiên cứu thị trường chưa được chú trọng dẫn đến công tác xây dựng kế hoạch gặp nhiều khó khăn trong thu thập thông tin thị trường làm căn cứ Đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều, ngay chính những nhà cung ứng cũng là những đối thủ cạnh tranh không lường trước được, chính vì vậy việc lập kế hoạch SXKD trở nên khó khăn khi phải đối phó với nhiều tình huống mà đối thủ cạnh tranh mang đến Hiện nay đối thủ cạnh tranh của TCT, đặc biệt là các công ty tư nhân đang có nhiều lợi thế về thuế, nguồn cung ứng trực tiếp chính vì vậy việc lập kế hoạch SXKD càng trở nên quan trọng

2.1.4 Máy móc thiết bị và khoa học kỹ thuật

Hiện nay TCT đang tăng cường đầu tư đổi mới máy móc thiết bị nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và công suất sản xuất để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường trong nước và xuất khẩu Đội ngũ cán bộ được cử đi đào tạo ở nước ngoài nhằm tiếp thu những ứng dụng công nghệ và quản lý của các nước tiên tiến Tuy nhiên đa số máy móc vẫn lạc hậu và đã có thời gian sử dụng trên

10 năm, do vậy việc hoàn thành kế hoạch SXKD và vượt chỉ tiêu khó có thể thực hiện được trong một vài năm tới Nếu đảm bảo sử dụng hợp lý và quản lý hiệu quả, kết hợp với báo cáo một cách chi tiết về thực trạng của từng hệ thống máy móc sản xuất thì công tác kế hoạch gặp nhiều thuận lợi Mặt khác, máy móc đa dạng, công suất lớn bên cạnh việc đảm bảo sự đa dạng và công suất sản xuất sản phẩm cũng gặp khó khăn trong tính toán và định mức Nắm được thực trạng máy móc thiết bị để có kế hoạch mua sắm, bảo dưỡng và sửa chữa hợp lý. Hiện tại các đơn vị thành viên đang có nhu cầu mua sắm máy móc thiết bị mới, hiện đại nhưng phải được sự đồng ý của TCT và được sự hỗ trợ từ bộ kế hoạch và đầu tư Đẩy mạnh áp dụng các bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và 14000 kết hợp với các lớp học đo lường chất lượng sản phẩm, áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến là bước đi đúng đắn về quảnlý chất lượng sản phẩm Công tác đầu tư xây dựng rất được chú trọng, vì vậy tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch và hoàn thành kế hoạch khi các dự án đầu tư phát huy tác dụng

2.1.5 Nguồn cung ứng và năng lực tài chính

Hoạt động chủ yếu và thu được kết quả cao nhất của TCT là xuất khẩu gạo, nhưng hiện tại TCT vẫn chưa tổ chức thu mua được gạo chất lượng cao trực tiếp từ nông dân Nguồn cung ứng gạo chủ yếu hiện nay là từ Đồng bằng sôngCửu Long, riêng khâu vận chuyển từ miền Nam ra miền Bắc đã tốn không ít chi phí Trước mắt TCT vẫn chưa xây dựng được vùng trồng lúa chất lượng cao,mục đích là xuất khẩu và gửi bán tại các siêu thị toàn quốc Để đảm bảo thuận lợi cho công tác lập kế hoạch SXKD, công tác kiểm kê định kỳ hàng hoá, nguyên vật liệu được chú trọng và có nhiều cán bộ có năng lực trực tiếp tham gia giám sát ngay tại các kho đặt tại Đồng Tháp và Cần Thơ Tuy nhiên việc liên lạc, hỗ trợ gặp nhiều khó khăn, thông tin về thị trường không được cập nhật liên tục nhằm đảm bảo kế hoạch mua và dự trữ đề phòng các biến cố về thời tiết, nhu cầu tăng Để đảm bảo ổn định trong sản xuất kinh doanh, nguồn cung ứng ổn định là một yếu tố cần thiết hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch Hiện tại các nguồn cung ứng chủ yếu vẫn đặt tại miền Nam, chỉ có một số ít các nhà cung ứng luôn đảm bảo uy tín và chất lượng Không tránh được thực tế là chính các nhà cung ứng là một trong số những đối thủ cạnh tranh của các đơn vị thành viên trong một số mặt hàng, gây khó khăn nhất định cho công tác lập kế hoạch.

TCT là một doanh nghiệp nhà nước chính vì vậy nguồn vốn Nhà nước cấp chiếm một phần khá lớn trong tổng vốn Hiện tại TCT đang tăng cường đầu tư vào các lĩnh vực mới triển vọng phát triển cao vào những năm tới chính vì vậy nguồn vốn luôn trong tình trạng thiếu hụt Đặc biệt tại các đơn vị thành viên, công tác đầu tư mua sắm máy móc thiết bị mới nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng diễn ra ồ ạt dẫn đến việc huy động vốn từ các nguồn khác nhau Việc cổ phần hoá đã làm xáo trộn bộ máy tổ chức, việc kinh doanh gặp nhiều khó khăn, gây cản trở lớn trong công tác lập kế hoạch Hàng năm kế hoạch sử dụng vốn của các đơn vị thành viên đều phải đề trình lên TCT, trong đó thường xuyên có yêu cầu được cấp vốn hỗ trợ tái đầu tư Lượng vốn do Nhà nước cấp ngày càng giảm xuống do chính sách mới tự kinh doanh và huy động vốn từ các nguồn khác nhau nhằm nâng cao trách nhiệm trong sử dụng hiệu quả nguồn vốn, tránh lãng phí và thất thoát

2.1.6 Kết quả hoạt động SXKD năm trước và các định hướng phát triển năm nay

Kết quả hoạt động SXKD năm trước là một trong những căn cứ để lập kế hoạch Nếu kết quả được thể hiện bằng những chỉ tiêu càng chi tiết cụ thể, và kèm theo nhưng phân tích đánh giá tình hình năm qua sẽ tạo điều kiện cho một kế hoạch SXKD mới chi tiết, nhằm tiết kiệm được hầu hết các nguồn lực Kết quả SXKD không được đánh giá một cách có hệ thống sẽ gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch, đặc biệt là khâu nắm vững từng lĩnh vực kinh doanh Các định hướng phát triển cho những năm tới càng khả thi và chi tiết thì kế hoạch hàng năm càng hỗ trợ tốt cho kế hoạch dài hạn Các định hướng phát triển thường ở dạng dự báo tình hình, nên cụ thể bằng các con số thông qua dự báo sẽ tạo điều kiện cho lập kế hoạch một cách chính xác và nhanh chóng Hiện nay các định hướng của TCT vẫn rất mơ hồ, chưa có một đề án hay một kế hoạch hành động cụ thể nào, đây là một thực tế gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch hàng năm.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT

2.2.1 Giới thiệu hệ thống kế hoạch SXKD của TCT

2.2.1.1 Các loại kế hoạch theo thời gian

Kế hoạch theo thời gian là việc phân đoạn kế hoạch theo thời gian cần thiết để thực hiện các chỉ tiêu đặt ra Hiện nay do thị trường thường xuyên biến động nên một kế hoạch 5 năm có thể xem là một kế hoạch dài hạn, hay là một kế hoạch chiến lược Là một doanh nghiệp nhà nước việc lập kế hoạch dài hạn không thể không có Kế hoạch dài hạn thường được vạch ra cho toàn bộ TCT dựa trên tình hình SXKD của các đơn vị thành viên trong 5 năm qua Kế hoạch dài hạn thường mang tầm chiến lược, do Ban Tổng giám đốc lập Ban Tổng giám đốc của TCT là những người chịu trách nhiệm toàn diện mọi hoạt động SXKD và quản lý của doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của ban Tổng giám đốc là xác định các mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp và các chính sách cơ bản để đạt được các mục tiêu chung đó Hiện tại TCT đã xây dựng các kế hoạch dài hạn về tài chính, đầu tư, nhân lực Đặc biệt trong lĩnh vực tài chính và đầu tư đã thể hiện rõ trong định hướng phát triển của doanh nghiệp trong 5 năm tới

Biểu 10 - Các nguồn vốn dự kiến cho đầu tư phát triển trong 5 năm tới: Đơn vị : Triệu đồng

( Nguồn: Phòng đầu tư xây dựng và kỹ thuật)

Tuy nhiên hiện nay tất cả các công ty thành viên trong TCT đang tiến hành cổ phần hoá nên trong thực tế sẽ có nhiều thay đổi sẽ sửa đổi bổ sung thông qua kế hoạch từng năm

Biểu 11 - Một số dự kiến các chỉ tiêu kế hoạch SXKD 5 năm 2006-2010:

Chỉ tiêu Đơn vị tính

III Kim ngạch XNK Tr USD

1 Kim ngạch xuất khẩu Tr.USD 199 203 218 238 272 275

2 Kim ngạch nhập khẩu Tr.USD 49 57 74 101 105 120

IV Doanh thu Tỷ đồng 7901 9090 10250 11350 13050 15500

( Nguồn Phòng kế hoạch kinh doanh)

Các chỉ tiêu trên đã tính đến các yếu tố tồn kho, hư hỏng mất mát trên đường vận chuyển Các chỉ tiêu này mới dựa trên tình hình SXKD 5 năm qua, đã tính đến các dự án đầu tư phát huy tác dụng Các chỉ tiêu này được xây dựng vào tháng 10 năm 2005 nên chưa lường trước được các khó khăn mà các doanh nghiệp thành viên đang gặp phải sau khi cổ phần hoá Kế hoạch dự kiến năm sau cao hơn năm trước, đây là những chỉ tiêu mang tính chất tượng trưng, không thể đánh giá được tính chính xác của chúng bởi còn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố khác.

Hiện nay ngoài kế hoạch dài hạn, TCT còn lập các kế hoạch ngắn hạn, cụ thể là kế hoạch hàng năm Hàng năm TCT lập kế hoạch chung cho toàn bộ TCT thể hiện qua các chỉ tiêu kết quả SXKD Thông qua các chỉ tiêu này, TCT yêu cầu các đơn vị thành viên lập kế hoạch năm nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đặt ra Dựa trên các chỉ tiêu kế hoạch năm của các đơn vị thành viên, TCT kết hợp với tình hình sản xuất kinh doanh các tháng đầu năm mà báo cáo với Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn kế hoạch điều chỉnh Sau khi Bộ xem xét, đánh giá sẽ có các biện pháp hỗ trợ cụ thể nhằm đạt được kết quả

2.2.1.2 Các kế hoạch bộ phận

Mặc dù đã hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường được 10 năm nhưng hiện tại TCT vẫn chưa chú trọng đến công tác Marketing trong kinh doanh Thể hiện cụ thể là cho đến nay, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của TCT là xuất khẩu gạo, nhưng vẫn chưa có kế hoạch Marketing Hiện tại các kế hoạch bộ phận mà TCT xây dựng hàng năm chỉ bao gồm: kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch tài chính, kế hoạch tiền lương, kế hoạch đầu tư xây dựng Chỉ có một số ít các đơn vị thành viên và 2 liên doanh thực hiện lập kế hoạch Marketing hàng năm, chính vì vậy đây là những doanh nghiệp hiện đang có sức cạnh tranh cao trên thị trường Có thể bắt gặp ở bất kỳ một đại lý,hay siêu thị nào sản phẩm bột mỳ Vimaflour có gắn kèm một gói bột nở và công thức làm bánh bao Đây là một trong những liên doanh hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất hiện nay trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh bột mỳ Lý do đơn giản là doanh nghiệp này luôn chú trọng đến công tác lập kế hoạch marketing hàng năm, các kế hoạch thường xuyên được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và thị hiếu thường xuyên thay đổi của người tiêu dùng, hay nói cách khác các kế hoạch marketing luôn đảm bảo được tính linh hoạt Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm bao gồm các chỉ tiêu như tổng sản lượng mua vào, bán ra; Doanh thu, Chi phí, lợi nhuận, nộp ngân sách Kế hoạch tài chính bao gồm: Thuyết minh số liệu kế hoạch tài chính, kế hoạch khấu hao, tổng hợp thuế, giá thành kế hoạch Kế hoạch tiền lương bao gồm: Dự thảo quy chế trả lương, giải trình đơn giá tiền lương Bên cạnh các kế hoạch bộ phận là một số biện pháp hỗ trợ thực hiện Hiện nay kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm chiếm vị trí chủ đạo của kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm Không có kế hoạch tiêu thụ thì không có sản xuất, không sản xuất thì không cần lập kế hoạch vật tư, lao động tiền lương, giá thành sản phẩm, tài chính Mọi bộ phận kế hoạch khác đều phải bắt đầu và dựa vào kế hoạch tiêu thụ và sản xuất để lập các chỉ tiêu của mình

2.2.2 Căn cứ để xây dựng kế hoạch SXKD của TCT

2.2.2.1 Mục tiêu chiến lược và định hướng của TCT

Hàng năm để lập được kế hoạch SXKD của năm đó TCT phải căn cứ vào các mục tiêu chiến lược đã đề ra và định hướng chiến lược trong những năm tiếp theo Tránh trường hợp nhiều kế hoạch ngắn hạn đã không những không đóng góp gì cho cho mục tiêu dài hạn mà còn gây trở ngại cho các kế hoạch dài hạn. Cần thiết phải giải quyết mối quan hệ giữa các kế hoạch thời gian vì trong thực tế đã nảy sinh nhiều lãng phí từ các quyết định theo tình huống trước mắt mà không đánh giá được những ảnh hưởng của các quyết định này đối với các mục tiêu dài hạn hơn Trong quá trình lập kế hoạch các nhà lãnh đạo chủ chốt của TCT vẫn thường xuyên xem xét và sửa đổi các quyết định trước mắt nhằm phục vụ cho các mục tiêu dài hạn Các nhà quản lý cấp dưới vẫn thường xuyên được thông báo về các kế hoạch dài hạn sao cho các quyết định của họ phù hợp với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp Dựa trên những mục tiêu, định hướng đó mà các đơn vị thành viên cũng phải lập kế hoạch năm một cách chi tiết cụ thể nhằm hình dung được quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra như thế nào, có khó khăn gì cần khắc phục Các định hướng phát triển trong 5 năm tới chủ yếu là đầu tư xây dựng và tham gia vào các lĩnh vực mới như tài chính, bất động sản chính vì vậy các đơn vị thành viên khi lập kế hoạch kinh doanh cần quan tâm để góp phần tham gia một cách tích cực, hỗ trợ cho TCT.

2.2.2.2 Chỉ tiêu và chính sách của Nhà nước

Mỗi doanh nghiệp đều có hình thức kinh doanh riêng, không thể ép buộc kinh doanh theo ý muốn của bất kỳ ai, như vậy về nguyên tắc các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong công tác xây dựng kế hoạch Song giới hạn và phạm vi của việc phát huy quyền tự chủ là pháp luật và chính sách Căn cứ này góp phần làm cho các phương án kinh doanh của doanh nghiệp hợp pháp, đúng hướng Bộ

Kế hoạch và Đầu tư hàng năm vẫn họp và có các văn bản thông báo cho các doanh nghiệp Nhà nước về tình hình phát triển trong 5 năm tiếp theo và tình hình cụ thể của năm tới Thông qua việc phân tích đánh giá về những chính sách ưu đãi hay thông thoáng hơn về luật cũng là cơ hội nắm bắt một cách nhanh nhạy của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ cho công tác xây dựng kế hoạch Thực chất việc tham khảo môi trường vĩ mô có những khó khăn và mở ra những thuận lợi gì là rất cần thiết Bên cạnh các chính sách còn có các chỉ tiêu cụ thể về kinh tế, xã hội, tài nguyên môi trường cũng cho thấy được những triển vọng và thách thức trong năm tới.

2.2.2.3 Kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá các nguồn lực hiện tại

Thị trường bản thân nó rất linh hoạt và thường xuyên biến động, kế hoạch và quản lý bằng kế hoạch giúp các doanh nghiệp dự kiến được những cơ hội thách thức có thể xảy ra để quyết định nên làm cái gì, làm thế nào, khi nào làm và ai làm Nếu không căn cứ vào thị trường thì những nhà quản lý doanh nghiệp đã để cho các sự kiện liên quan đến sinh mệnh sống của doanh nghiệp mình diễn ra một cách ngẫu nhiên và tính rủi ro trong hoạt động sẽ tăng lên Kết quả nghiên cứu thị trường là một trong những căn cứ quan trọng nhất của việc lập kế hoạch SXKD Sản phẩm của TCT chủ yếu là gạo, một loại sản phẩm phụ thuộc chủ yếu vào thời tiết, nhu cầu tăng hay giảm cũng ảnh hưởng rất nhiều đến công tác lập kế hoạch Thời tiết năm nay thuận lợi nhưng năm tiếp theo có thể xảy ra nhiều đợt lũ lụt, hạn hán, như vậy năm sau tình hình lương thực rất khan hiếm, kế hoạch dự trữ là không thể không xây dựng Nghiên cứu thị trường không chỉ có cung, cầu, bên cạnh đó là cả một hệ thống kinh tế chung, thị trường lao động, môi trường công nghệ mới, các yếu tố về cơ sở hạ tầng, thời tiết, khí hậu, xu hướng tăng giảm chi phí, giá cả, sự biến động về sức mua và nguồn cung ứng, tình trạng cạnh tranh, tình hình thị trường thế giới Năm tới đối thủ cạnh tranh có những phương thức kinh doanh mới và có khả năng thao túng nguồn cung ứng, đó là một trong những nguy cơ mà bất kỳ người lập kế hoạch nào cũng phải tính toán để tránh tình trạng không đủ đáp ứng nhu cầu Những nhân tố về thị trường thu thập được không phải là những căn cứ dễ kiểm soát và chính xác, vì vậy cũng nên đánh giá tính chính xác của chúng một cách tương đối, và cần có các kế hoạch thay thế để dự phòng khi xảy ra rủi ro ngoài ý muốn Hiện nay những thông tin về thị trường mà TCT dùng làm căn cứ thường được cập nhật từ các phương tiện truyền thông là chính, những thông tin đó chỉ mang tính chung chung, độ chính xác không cao

Nguồn lực hiện có của doanh nghiệp phải được đánh giá hàng năm để lập kế hoạch cho năm tới, đặc biệt quan trọng là tình trạng máy móc thiết bị, tài chính, nhân lực có đủ đáp ứng nhu cầu cho năm tới không, nếu không thì phải có kế hoạch điều động thêm Việc đánh giá nguồn lực hiện có thông qua báo cáo hàng năm của các đơn vị thành viên, từ đó TCT tổng hợp và phân tích, đánh giá chung dựa trên những kết luận của Ban Kiểm soát Hiện nay tình hình tài chính của TCT khá ổn định, các nguồn vốn được huy động thông qua hình thức liên doanh, liên kết với nước ngoài ngày càng tăng lên Sau khi cổ phần hoá gần hết các đơn vị thành viên, nguồn nhân lực được sắp xếp và phân bố lại một cách hợp lý, đội ngũ lao động có trình độ và khả năng đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường Máy móc thiết bị trong năm 2005 được đầu tư khá nhiều, là cơ sở để phát huy năng lực sản xuất trong những năm tới

2.2.2.4 Kết quả thực hiện năm trước và dự báo những diễn biến năm nay

Kết quả thực hiện năm trước là căn cứ quan trọng nhất nhằm xác định các chỉ tiêu kế hoạch năm nay TCT đang kinh doanh và xuất khẩu mặt hàng thiết yếu là gạo nên có đặc điểm là nhiều người tiêu dùng nhưng lại bị cạnh tranh gay gắt bởi nhiều đơn vị cung ứng Các số liệu về kết quả sản xuất kinh doanh kỳ trước chủ yếu được sử dụng là số lượng bán ra, mua vào, doanh thu, lợi nhuận Đối với mặt hàng xuất khẩu, thì chủ yếu dựa vào đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký làm căn cứ quan trọng nhất, vì mặt hàng xuất khẩu có nhiều đặc điểm khác với nội địa Hàng xuất khẩu ký được hợp đồng làm bao nhiêu thì sản xuất chừng ấy, còn hàng nội địa tuy chưa có đủ đơn hàng vẫn sản xuất hoặc sản xuất nhiều hơn đơn hàng đã có Việc thu thập số liệu trong nội bộ TCT thường chính xác và không mất nhiều thời gian Chỉ tiêu kế hoạch năm sau thường cao hơn năm trước, tuy nhiên tính chính xác và khả thi còn phụ thuộc nhiều vào trình độ của người lập kế hoạch, kinh nghiệm, sự nhạy bén và khả năng nắm bắt, tổng hợp thông tin để biết cách gia giảm, điều chỉnh.

Dự báo là dự đoán những kết quả trong tương lai, căn cứ cho dự báo là những kết quả của nghiên cứu môi trường Dự báo doanh thu phải dựa vào số liệu trong những năm qua, xu hướng thay đổi về kinh tế- xã hội , các yếu tố khác trong môi trường để tìm ra xu hướng biến đổi doanh thu của doanh nghiệp trong tương lai Dự báo được những thay đổi về công nghệ và thời điểm áp dụng những công nghệ mới Kỹ thuật dự báo được chia thành hai khía cạnh: dự báo về lượng và dự báo về chất Thường áp dụng các quy tắc toán học vào các dữ liệu đã có trong quá khứ để dự báo những kết quả trong tương lai về mặt lượng.

Dự báo về chất chủ yếu sử dụng các phán đoán và ý kiến của các chuyên gia. Chỉ khi không thu thập đủ số liệu tính toán mới thực hiện các dự báo về chất. Căn cứ mà TCT sử dụng là các dự báo kinh tế về chất, nguyên nhân là cán bộ làm công tác dự báo không nẵm vững được các kỹ năng về tính toán, và sử dụng thành thạo các mô hình dự báo

2.2.3 Quy trình xây dựng kế hoạch SXKD của TCT

2.2.3.1 Phân công và tổ chức xây dựng kế hoạch

Xây dựng kế hoạch SXKD hàng năm không chỉ có cán bộ kế hoạch mà đòi hỏi sự tham gia của hầu hết các nhà quản lý, từ các đơn vị thành viên cho đến văn phòng TCT Đó là sự phối hợp nhịp nhàng nhằm tạo ra được một bản kế hoạch SXKD hoàn chỉnh và tiên tiến Tuy nhiên hiện nay tại các đơn vị thành viên, công tác xây dựng kế hoạch chỉ do một trưởng phòng và một phó phòng kế hoạch đảm nhận, các nhân viên khác trong phòng đều được phân công làm công tác thị trường Tại văn phòng TCT công tác kế hoạch được chú trọng hơn, có sự tham gia của hầu hết các phòng ban Phòng kinh tế đối ngoại thu thập thông tin về thị trường xuất khẩu, nộp số liệu về đơn hàng và danh mục các hợp đồng đã ký được trong năm tới cho phòng Kế hoạch Phòng kế hoạch thu thập thêm thông tin từ phòng đầu tư xây dựng, đó là một bản kế hoạch về đầu tư, xây dựng trong những năm tới, thông tin, bản kê năng lực hiện tại của máy móc thiết bị, nhà kho của các đơn vị thành viên Phòng tài chính kế toán cung cấp số liệu về kết quả sản xuất kinh doanh năm trước, phòng tổ chức cung cấp thông tin về sự thay đổi số lượng lao động Ban Tổng giám đốc cung cấp các định hướng phát triển trong năm tới, những việc cần phải làm Trưởng phòng và phó phòng kế hoạch sau khi phân tích số liệu đã thu thập được cùng với kết quả nghiên cứu thị trường nội địa, các văn bản của Bộ kế hoạch và đầu tư, các dự báo ngắn hạn thì tiến hành lập kế hoạch SXKD.

Kế hoạch 5 năm thường được cụ thể hoá dưới các chỉ tiêu và mục tiêu cụ thể, để đạt được các mục tiêu đề ra TCT phân công các phòng ban chức năng chuẩn bị các dự án chi tiết Phòng Kinh tế đối ngoại phối hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh nghiên cứu trình lãnh đạo TCT đề án “ Phát triển thị trường và sản phẩm mới “ Phòng Đầu tư xây dựng nghiên cứu trình lãnh đạo TCT đề án “Quy hoạch tổng thể về đầu tư xây dựng giai đoạn 2006- 2010“ Phòng Tổ chức nghiên cứu trình lãnh đạo TCT dự án“ Mô hình tổ chức TCT, quy hoạch nhân sự“ Phòng Tài chính kế toán nghiên cứu trình lãnh đạo TCT dự án“ Tổ chức kinh doanh bất động sản và kinh doanh đầu tư tài chính“

2.2.3.2 Phương pháp tính toán các chỉ tiêu kế hoạch

ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TỔNG CÔNG TY

2.3.1 Những kết quả đạt được

Trong 5 năm qua, TCT lương thực miền Bắc đã chuyển hướng trong hoạt động SXKD nên kết quả đạt được là năm nào cũng thu được lợi nhuận, vừa đảm bảo công tác trả lương, vừa đảm bảo cho việc tái đầu tư một cách hiệu quả Bên cạnh sự nỗ lực của toàn bộ TCT phải kể đến đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch, họ đã đóng góp nhiều cho TCT trong việc đề ra các chỉ tiêu sát với thực tế nhằm hỗ trợ cho hoạt động SXKD được chủ động, linh hoạt và góp phần tiết kiệm các nguồn lực Công tác kế hoạch ngày càng được chú trọng hơn, đặc biệt là từ sau năm 2004 với những diễn biến bất thường xảy ra khiến TCT mất đi nhiều nhà cung ứng và một số thị trường ở nước ngoài Kế hoạch hàng năm của

TCT được tính toán cụ thể, bằng các phương pháp tính thông dụng, tạo điều kiện cho việc kiểm tra Cùng với các chỉ tiêu kế hoạch là các biện pháp nhằm thực hiện được kế hoạch đặt ra, các nhận định về thị trường và tình hình nguồn lực hiện tại Công tác phân công tổ chức xây dựng kế hoạch rất rõ ràng và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban của TCT, giữa TCT với các đơn vị thành viên Kế hoạch được lập ra đều dựa trên biến động thị trường, nguồn lực hiện có, kết quả SXKD của năm trước làm căn cứ chính Đây là những căn cứ quan trọng nhất chi phối trực tiếp đến hoạt động SXKD năm nay của TCT Mặt khác khi xây dựng kế hoạch TCT tập trung vào những chỉ tiêu có thể thực hiện được do vậy hầu hết các chỉ tiêu đều được hoàn thành, TCT kinh doanh có lãi, thực hiện các nghĩa vụ kinh tế, xã hội đầy đủ Công tác lập kế hoạch của các đơn vị thành viên cũng được chú trọng, đặc biệt có một số đơn vị thành viên rất coi trọng công tác xây dựng kế hoạch, có thể nhận thấy điều đó qua bản kế hoạch SXKD hàng năm báo cáo lên TCT; Bên cạnh những kế hoạch chính còn có các kế hoạch hỗ trợ, phương pháp tính được sử dụng tuy hơi phức tạp nhưng độ chính xác cao Hiện tại những đơn vị thành viên này đều kinh doanh có hiệu quả và rất năng động TCT luôn hoàn thành kế hoạch đặt ra, xứng đáng là một doanh nghiệp Nhà nước nhưng kinh doanh có hiệu quả TCT phấn đấu không chỉ hoàn thành kế hoạch mà phải vượt kế hoạch, kế hoạch hàng năm, kế hoạch bộ phận phải làm tốt để đảm bảo cho kế hoạch dài hạn, mang tầm chiến lược Kế hoạch chiến lược được xây dựng trên những căn cứ chắc chắn, đảm bảo sẽ thực hiện được Riêng các chỉ tiêu dài hạn được tính toán dựa trên phương pháp ngoại suy theo xu hướng tăng dần nên chưa thể đánh giá được tính chính xác của chúng. Tuy nhiên công tác hoạch định chiến lược được thực hiện tốt nhờ vào bộ máy quản lý tại văn phòng TCT rất có kinh nghiệm trong quản lý và có tầm nhìn rộng Chiến lược kinh doanh đặt ra trong thời gian 5 năm tới có khả thi hay không phụ thuộc vào tiền đề mà TCT ra sức tạo dựng ngày hôm nay, đó là các dự án đầu tư, các lĩnh vực kinh doanh mới, các sản phẩm mới, tiêu chuẩn, chất lượng lao động mới Đây là những kết quả đạt được xứng đáng với tầm vóc của một TCT

2.3.2 Những vấn đề còn tồn tại

- Bên cạnh một số đơn vị thành viên hoạt động kinh doanh hiệu quả, vẫn tồn tại các đơn vị thành viên thường xuyên thua lỗ, ảnh hưởng đến kết quả chung của toàn TCT Đặc biệt các đơn vị thành viên này không có kế hoạch kinh doanh cụ thể chi tiết, hàng năm cũng như kế hoạch dài hạn Nguyên nhân chủ yếu là còn ỷ lại vào TCT, có thua lỗ cũng được TCT bù lỗ Nhưng trong tình hình hiện nay, việc cổ phần hoá các đơn vị thành viên đã diễn ra gần như hoàn chỉnh, thì mỗi đơn vị thành viên phải tự chịu trách nhiệm trước kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mình Bản báo cáo kế hoạch kinh doanh hàng năm trình lên TCT chỉ là những chỉ tiêu cơ bản, dễ tính, hoàn toàn là những con số, không có kiến nghị, không có đánh giá tình hình Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng này là TCT vẫn còn lỏng lẻo trong công tác kiểm tra, giám sát công tác xây dựng kế hoạch của các đơn vị thành viên Thực chất việc giao chỉ tiêu thực hiện xuống các đơn vị thành viên chỉ là hình thức, mỗi đơn vị thành viên đều tuỳ theo tình hình cụ thể của mình mà đặt ra những chỉ tiêu có khả năng thực hiện nhất.

- Lĩnh vực hoạt động chính và cũng mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho TCT chính là xuất khẩu gạo nhưng ngay tại văn phòng TCT kế hoạch marketing vẫn chưa từng có, chỉ là tuỳ theo từng hoàn cảnh mà đối phó Đặc biệt công tác nghiên cứu thị trường không được chú trọng, thông tin thu thập được là những thông tin cơ bản, nhiều thông tin hỗ trợ không đảm bảo tính chính xác và tuyệt mật Nguyên nhân chính là các phòng như kinh tế đối ngoại và kế hoạch kinh doanh phải đảm nhận quá nhiều việc, không đủ cán bộ làm công tác nghiên cứu thị trường Riêng phòng kinh tế đối ngoại, tiến hành giao dịch và ký hợp đồng đã là một khối lượng công việc khổng lồ, mà chỉ có 5 nhân viên, đặc biệt họ không được đào tạo về nghiên cứu thị trường Phòng kế hoạch kinh doanh gồm một cán bộ làm công tác kế hoạch, một nhân viên thanh lý hợp đồng, 2 cán bộ và 1 nhân viên còn lại thường xuyên quản lý các kho hàng và vận chuyển hàng lên tàu ở miền Nam Nhiều nhân viên đã có ý kiến đề xuất lập thêm phòng nghiên cứu thị trường, chỉ cần 3 nhân viên đảm nhận, nắm rõ công tác dự báo và nhạy bén trong nắm bắt những thay đổi nhu cầu Nhưng cho đến nay vẫn chưa được sự đồng ý của Ban lãnh đạo, với lý do là không cần thiết.

- Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác lập kế hoạch không có, đặc biệt là các phần mềm dự báo, các tài liệu tham khảo về phương pháp tính toán. Trên thực tế người lập kế hoạch thường phải tự tính toán dựa trên những công thức đơn giản, độ chính xác không cao Cán bộ làm công tác kế hoạch chủ yếu dựa trên kinh nghiệm từ thời kế hoạch hoá, không có sự linh hoạt, nhạy bén trong xử lý thông tin, số liệu Kế hoạch xây dựng chỉ có một phương án, không có các phương án thay thế khi xảy ra những thay đổi bất thường Người lập kế hoạch không có tính thận trọng, những kế hoạch xây dựng được đều đề cao tính khả thi mà không tính đến các yếu tố rủi ro.

- Công tác lập kế hoạch vẫn chỉ mang tính hình thức, không nhất thiết phải có Kế hoạch của các đơn vị thành viên trình lên TCT không được phân tích đánh giá cụ thể mà chỉ xem xét qua loa có khả năng thực hiện không, có những kiến nghị gì Kế hoạch chỉ là một hướng đi có sẵn phải đi theo, là một bằng chứng để xin cấp ngân sách từ Nhà nước Ban lãnh đạo TCT chưa có sự đầu tư thích đáng cho công tác xây dựng một kế hoạch kinh doanh hoàn thiện và tiên tiến Trong khi các doanh nghiệp tư nhân đã có kế hoạch cụ thể thôn tính từ thị trường này đến thị trường khác một cách mau lẹ thì TCT vẫn đang chậm chạp điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức, giải quyết các vấn đề phát sinh sau khi cổ phần hoá.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA TCT TRONG THỜI GIAN TỚI .51 1 Định hướng chung

Tổng công ty lương thực miền Bắc là một trong số 17 Tổng công ty 91 do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, đã có 10 năm kinh doanh lương thực Sự phát triển của TCT trong một thời gian dài chủ yếu theo hướng chuyên ngành, kinh doanh lương thực là chính Xuất phát từ tình hình và thực lực hiện nay của TCT, kết hợp đáp ứng nhu cầu phát triển của nền kinh tế thị trường trong xu thế hội nhập, những định hướng tổng quan của TCT trong 5 năm tới là:

- Phát huy kết quả đầu tư và tích luỹ 10 năm qua trong lĩnh vực thương mại làm nền tảng để phát triển hoạt động sản xuất, chế biến, kinh doanh lương thực, nông sản và thực phẩm với quy mô lớn hơn, hiện đại hoá ở mức độ cao hơn, có chất lượng và trở thành một nhà cung cấp có tầm vóc, có thị phần ổn định, đủ khả năng cạnh tranh trên thị trường thế giới.

- Khai thác triệt để tiềm năng, lợi thế về đất đai, cơ sở vật chất kỹ thuật,kinh nghiệm nghề nghiệp, môi trường kinh doanh, cơ chế quản lý nhằm tăng cường đầu tư, đặt nền móng để bước vào thị trường bất động sản, hướng tới khả năng tìm kiếm lợi nhuận trong lĩnh vực này từ những năm sau 2010.

- Bằng việc cổ phần hoá để đa sở hữu các doanh nghiệp thành viên, TCT thực sự đi vào lĩnh vực kinh doanh tài chính Bắt đầu bằng những kinh nghiệm từ quản lý phần vốn nhà nước tại các công ty thành viên mới chuyển đổi, TCT chuẩn bị điều kiện sẵn sàng tham gia vào thị trường tài chính sau năm 2010.

1 - Đầu tư mở rộng và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và dịch vụ:

- Trên cơ sở 7 nhà máy- kho chế biến gạo tại đồng bằng sông Cửu Long đã có, tiếp tục đầu tư thêm để nâng cao công suất thiết bị, năng lực tạm trữ và chất lượng sản phẩm chế biến gạo để chủ động nguồn hàng xuất khẩu cho những năm tới đây.

- Thực hiện chủ trương của Chính phủ kết hợp bốn nhà cùng tham gia sản xuất kinh doanh, dịch vụ nhằm ổn định vùng nguyên liệu, đảm bảo số lượng, chất lượng, giá cả, để đạt hiệu quả kinh tế cao trong xuất khẩu và kinh doanh nội địa.

- Với những sản phẩm đồ uống hiện có, đầu tư chiều sâu vào lĩnh vực sản xuất đồ uống để có các thực phẩm đồ uống thân thiện môi trường từ nguyên liệu TCT đang kinh doanh Tập trung các nguồn lực đầu tư xây dựng để sớm có những nhà máy sản xuất chế biến thực phẩm đồ uống thương hiệu Vinafood đi từ nguyên liệu là nông lâm sản nội địa với quy mô và chất lượng đảm bảo cạnh tranh trong khu vực khi hội nhập Trước mắt tập trung vào các sản phẩm như: sản xuất chế biến sữa gạo (từ tấm là chủ yếu), sản xuất chế biến sữa lạc từ lạc, gạo sấy chất lượng cao, nước quả.

- Đầu tư xúc tiến thương mại, lập kho ngoại quan để mở rộng thị trường nâng cao hiệu quả công tác chế biến bảo quản xuất khẩu nông sản.

- Tiếp tục đầu tư hạ tầng cụm công nghiệp đã có, xây dựng các tổng kho đa năng, kết hợp với du lịch để khai thác triệt để các nhà nghỉ, khách sạn đã có nhằm nâng cao hiệu quả từ việc khai thác các loại dịch vụ nói trên.

- Tập trung đầu tư xây dựng một vài công trình cao tầng, quy mô lớn ở những vị trí chiến lược phù hợp quy hoạch công năng là trung tâm thương mại, siêu thị, văn phòng và nhà ở hỗn hợp khác để kinh doanh bất động sản và kinh doanh dịch vụ khác đảm bảo sự phát triển ổn định, bền vững của TCT nói riêng và đáp ứng xu thế hội nhập quốc tế nói chung.

2- Đầu tư mua cổ phần, cổ phiếu và từng bước thực hiện lộ trình để trở thành nhà đầu tư tham gia thị trường chứng khoán Hà Nội.

3- Tiếp tục đầu tư để củng cố các liên doanh Vimaflour, BicTungsing và đẩy mạnh đầu tư chiều sâu để nâng cao hiệu quả của các liên doanh, hợp tác nêu trên nhằm thu được lợi nhuận cao hơn, đồng thời tiếp tục xúc tiến những liên doanh đang trong giai đoạn chuẩn bị như liên doanh nhà máy chế biến gạo, liên doanh nhà máy thức ăn chăn nuôi Mở rộng các loại hình hợp tác liên doanh, liên kết trong và ngoài nước theo hướng đa sở hữu đa nghành nghề.

4 - Thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 29/2003/CT-TTg ngày 23/12/2003 của Thủ tướng Chính phủ về chấn chỉnh quản lý đầu tư và xây dựng bằng vốn tự có của doanh nghiệp nhà nước, tăng cường phân cấp, đảm bảo kỷ cương trong công tác xây dựng, làm tốt công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá đầu tư, thanh tra đầu tư trong phạm vi TCT, kịp thời phát hiện và xử lý những hành vi vi phạm quy định về quản lý đầu tư.

5 - Theo sự chỉ đạo của lãnh đạo TCT, phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ lập kế hoạch tuyển mới, đào tạo và đào tạo lại nguồn nhân lực để có đội ngũ cán bộ làm công tác đầu tư xây dựng và quản lý kỹ thuật- an toàn chất lượng cho TCT và các công ty thành viên.

6 - Đẩy mạnh áp dụng ISO 9000, ISO 14000, HACCP cho các đơn vị sản xuất, dịch vụ Tăng cường nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ mới.

3.1.3 Các mục tiêu đặt ra

Trong lĩnh vực thương mại, TCT xác định, kinh doanh lương thực vẫn là chủ yếu Qua từng năm, TCT nâng dần khả năng tiêu thụ lương thực hàng hoá của nông dân, đến năm 2010 sản lượng lương thực bán ra đạt mức 3,5 triệu tấn (quy thóc) Trong đó, xuất khẩu khoảng 1,3-1,5 triệu tấn (quy thóc) Cùng với tăng sản lượng lương thực hàng hoá bán ra, TCT hướng tới mục tiêu sản xuất, kinh doanh lương thực có chất lượng cao Phấn đầu xây dựng một số thương hiệu gạo cao cấp có uy tín trên thị trường được cung cấp tới người tiêu dùng thông qua hệ thồng các trung tâm thương mại trong nước và những quốc gia có tập quán sử dụng gạo trong các bữa ăn chính Cùng với kinh doanh lương thực dưới dạng thô (bao gồm các loại sản phẩm có hàm lượng tinh bột cao như gạo, ngô, sắn ) TCT hướng tới mục tiêu cung cấp ra thị trường một số sản phẩm chế biến từ lương thực, nông sản, phục vụ cho nhu cầu ăn và uống của người, nguyên liệu của công nghiệp, thức ăn chăn nuôi Gắn với xuất khẩu lương thực, TCT mở rộng khả năng nhập khẩu và tổ chức kinh doanh đa dạng các mặt hàng như: phân bón, máy móc, thiết bị, vật tư nông nghiệp,thức ăn gia súc, hàng tiêu dùng.

3.1.3.2 Kinh doanh bất động sản

Khai thác triệt để quỹ đất hiện có để hình thành một lĩnh vực kinh doanh mới của TCT Thông qua quá trình đầu tư xây dựng, sử dụng các công trình đầu tư xây dựng vào mục đích kiếm lợi nhuận ( mua, bán, cho thuê ) Năm 2006 đến 2010 xác định là giai đoạn đầu tư, nếu được thực hiện tốt sẽ tạo cơ hội tăng trưởng đột biến trong những giai đoạn kế tiếp Cùng với việc kinh doanh thông qua đầu tư xây dựng, TCT thông qua các sàn giao dịch để trực tiếp tham gia vào thị trường bất động sản, tiến hành các hoạt động môi giới, mua, bán, thuê và cho thuê để tìm kiếm lợi nhuận.

3.1.3.3 Kinh doanh đầu tư tài chính

GIẢI PHÁP

Với những định hướng và mục tiêu đặt ra của TCT trong 5 năm tới, công tác kế hoạch hàng năm cần được xây dựng một cách chính xác và chất lượng hơn nữa nhằm góp phần đạt kết quả cao trong tất cả các lĩnh vực mới Những mục tiêu chiến lược đặt ra cũng là thách thức lớn cho TCT nói chung và các đơn vị thành viên nói riêng Nhưng cũng chính những suy nghĩ đúng đắn này của Ban Tổng giám đốc TCT là căn cứ để em đề xuất những giải pháp của mình, những giải pháp có khả năng thực hiện được Sau đây em xin trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch SXKD của TCT lương thực miền Bắc.

3.2.1 Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác kế hoạch hóa hoạt động SXKD, hình thành hệ thống kế hoạch SXKD

Một trong những nguyên nhân dẫn đến chất lượng kế hoạch kém là từ chính lãnh đạo cấp trên không nhận thức được tầm quan trọng của kế hoạch SXKD.

Từ đó không có ý thức trong xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh có chất lượng, việc lập kế hoạch chỉ là hình thức Nhận thức của các nhà quản lý khác nhau cũng sẽ khác nhau, chính vì vậy việc nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của kế hoạch SXKD trở nên khó khăn Hệ thống kế hoạch không theo một chuẩn mực nhất định, gây khó khăn trong công tác quản lý và thực hiện Tuy bộ máy cơ cấu tổ chức lớn nhưng hệ thống kế hoạch lại nhỏ lẻ, không có hệ thống trình tự, đặc biệt các bản kế hoạch của TCT cho đến các đơn vị thành viên rất lộn xộn và khó hiểu đối với người đọc Hiện nay TCT đang hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh nhưng các kế hoạch bộ phận không đầy đủ, chưa có kế hoạch khoa học- công nghệ, kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu, kế hoạch marketing, kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn Nâng cao được nhận thức của cán bộ quản lý tất yếu sẽ kéo theo được sự hợp tác của nhân viên nhằm xây dựng được một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, chất lượng.

Một số nội dung cơ bản của giải pháp:

- Tại các cuộc họp hàng năm của TCT và các đơn vị thành viên cần nhấn mạnh hơn đến tầm quan trọng của kế hoạch SXKD Không có một bản kế hoạch cụ thể là một trong những nguyên nhân dẫn đến hiệu quả kinh doanh chưa cao.

- Thông qua các lớp tập huấn nghiệp vụ, thường xuyên nhắc nhở, đề cập đến công tác xây dựng kế hoạch SXKD nhằm chủ động hơn nữa trong nền kinh tế thị trường.

- Các tài liệu tham khảo của TCT cần được bổ sung nhiều sách có nội dung về kế hoạch SXKD.

- Hình thành hệ thống kế hoạch SXKD từ TCT đến các đơn vị thành viên một cách chuẩn mực thông qua sự đóng góp của các nhà tư vấn về kế hoạch Tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh của từng đơn vị mà thiết lập hệ thống kế hoạch cho phù hợp Xây dựng hệ thống kế hoạch nhằm tăng cường tính thuận tiện trong quản lý, đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch đề ra

- Hiện nay xuất khẩu gạo là hoạt động chính của TCT, nhằm mở rộng thị trường hơn nữa TCT nên xác định sự cần thiết của một bản kế hoạch Marketing Kế hoạch marketing là một bản tài liệu được thiết lập dựa trên nhiều cơ sở khác nhau nhằm phục vụ cho việc đưa ra những mục tiêu chinh phục thị trường, làm cơ sở cho việc dự định các hoạt động khác Kế hoạch marketing bao gồm kế hoạch bán hàng, kế hoạch phân phối, các kế hoạch hỗ trợ như: kế hoạch quảng cáo, kế hoạch khuyến mại, kế hoạch hành động phụ trợ khác

Một số điều kiện cần có để thực hiện được giải pháp trên:

- Thay đổi nhận thức của mỗi một cá nhân là rất khó, điều đó phụ thuộc vào bản thân các nhà quản lý cấp cao Bản thân những thành viên trong Ban Tổng giám đốc phải tự nâng cao trình độ của mình thông qua việc tìm hiểu và nghiên cứu thêm tài liệu hỗ trợ cho chức năng quản lý của mình Thông qua quá trình tìm tòi, học hỏi, các nhà quản lý nhận thức được tầm quan trọng của kế hoạch SXKD, từ đó mới phổ biến được cho các thành viên khác trong TCT.

- Để thiết lập được một hệ thống kế hoạch SXKD chuẩn mực cần phải có sự trợ giúp của các chuyên gia về kế hoạch Các nhà tư vấn về kế hoạch phải có những hiểu biết sâu sắc về lý thuyết cũng như thực hành về kế hoạch hóa doanh nghiệp Trách nhiệm của các nhà tư vấn là giúp chuẩn bị các quyết định về kế hoạch hóa, hướng dẫn, giảng dạy và tư vấn về kỹ năng soạn lập kế hoạch cũng như xử lý các tình huống nảy sinh trong quá trình triển khai, tổ chức thực hiện

3.2.2 Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác kế hoạch hóa hoạt động SXKD

Thông tin hiện nay TCT dùng làm căn cứ lập kế hoạch chủ yếu là thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài được sử dụng rất ít Đặc biệt là những thông tin về thị trường quốc tế, thị trường các nước nhập khẩu gạo Các thông tin thu thập được cũng không được phân tích và xử lý để tạo điều kiện cho công tác lập kế hoạch mà chỉ có tính chất tham khảo Trong nền kinh tế thị trường, ai nắm được thông tin một cách nhanh nhất và chính xác nhất đó là người chiến thắng, thông tin ngày càng trở nên quan trọng, phải tìm hiểu kết hợp với dự đoán nhạy cảm của bản thân Các kế hoạch kinh doanh mà TCT xây dựng luôn luôn phải điều chỉnh mỗi khi có một yếu tố nào đó thay đổi, bản thân nó không linh hoạt, có nhiều việc đã triển khai thực hiện, vừa tốn kém lại không mang lại hiệu quả chỉ vì một thay đổi nhỏ của thị trường Các nhân viên phòng kinh tế đối ngoại hầu hết đều giỏi nghiệp vụ xuất nhập khẩu nhưng không nắm rõ được kỹ năng thu thập và phân tích thông tin thị trường Mặc dù đã thấy được tầm quan trọng của việc thu thập thông tin, Tổng giám đốc đã phê duyệt thành lập phòng nghiên cứu thị trường nhưng đến nay vẫn chưa thành hiện thực Đặc biệt nhiều trường hợp các phó phòng và một số nhân viên quản lý ngay tại các cảng đã tiếp xúc và thu thập được một số thông tin mà các đối thủ cạnh tranh không có, họ đã đề xuất những đề án phát triển kế hoạch sắp tới của họ nhưng không được Ban TGĐ phê duyệt Sau khi thông tin đó trở thành một cơ hội cho nhiều công ty tư nhân kiếm lãi thì TCT đã để mất một khoản lợi nhuận không nhỏ Như vậy nếu chỉ dựa vào những thông tin có sẵn, phổ biến thì không thể cạnh tranh được

Một số nội dung cụ thể của giải pháp:

- Thành lập phòng nghiên cứu thị trường, gồm một trưởng phòng đảm nhận việc phân tích và sàng lọc thông tin, một phó phòng làm công tác dự báo, 3 nhân viên thường xuyên thu thập thông tin và khảo sát thị trường.

- Trong một năm 3 lần cử 1 nhân viên phòng nghiên cứu thị trường và 1 nhân viên phòng kinh tế đối ngoại đi nước ngoài để thu thập thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu Những thông tin thu thập được phải có là: Cầu thị trường, tình hình an ninh, chính trị, kinh tế của các nước nhập khẩu gạo Các hình thức tiếp cận thông tin có thể thông qua Đại sứ quán Việt Nam, các phương tiện truyền thông, các giao dịch trực tiếp Đây cũng là cơ hội để TCT tìm kiếm, mở rộng thị trường, đối tượng khách hàng Có thể tiến hành chào hàng đối với các doanh nghiệp tư nhân nước ngoài kinh doanh lương thực, thực phẩm Có thể thông qua ngân hàng để kiểm tra tình hình tài chính của các đối tác, nhằm thu hồi các khoản nợ hoặc để đảm bảo trong thanh toán.

- Đối với thị trường nội địa, thông tin chủ yếu cần thu thập là thông tin về các nhà cung ứng, đối thủ cạnh tranh, những thay đổi trong chính sách thuế và hỗ trợ kinh doanh của Nhà nước, nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng Thường xuyên cập nhật thông tin trên các phương tiện truyền thông, các cơ quan thống kê, hội chợ Để đảm bảo nguồn tin được chính xác nên cử nhân viên đi khảo sát thị trường, xác lập quan hệ với các nhà cung ứng, các đại lý tiêu thụ, các siêu thị Kết hợp với đặc trưng của ngành nghề là kinh doanh lương thực, nên đặc biệt chú ý đến các thông tin về thời tiết, những diễn biến về giá cả một số nhân tố ảnh hưởng như xăng, dầu, phân bón

- Để đảm bảo được tính thống nhất của thông tin từ TCT đến các đơn vị thành viên, nhất thiết các đơn vị thành viên cũng phải tiến hành công tác nghiên cứu thị trường, đồng thời nên báo cáo lên TCT những diễn biến trong lĩnh vực kinh doanh của mình Với hệ thống máy fax tiện dụng, những thông tin này luôn chính xác và kịp thời Các đơn vị thành viên hầu hết đóng tại các tỉnh trong toàn quốc, vì vậy kênh thông tin phải có mới đảm bảo hoạt động kinh doanh thống nhất giữa các đơn vị và TCT

- Sau khi thu thập thông tin cần tiến hành phân tích và xử lý, nên chọn những thông tin trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của TCT Càng nhiều nhân tố tác động các kết luận đưa ra càng có cơ sở vững chắc, nên loại bỏ các nhân tố mang tính chất ngẫu nhiên, cá biệt Các thông tin sau khi được sàng lọc nên báo cáo lên Ban Tổng giám đốc để phân loại theo từng nhóm nhỏ tác động đến từng bộ phận.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ

- Cho đến nay TCT đã tiến hành cổ phần hoá hoàn chỉnh, tất cả các đơn vị thành viên đã chính thức hoạt động như một công ty cổ phần Tuy nhiên đây cũng là thời kỳ khó khăn đối với việc tiếp cận các nguồn vốn tín dụng của ngân hàng để tổ chức kinh doanh lại một số mặt hàng và đầu tư phát triển Các ngân hàng nên có một số hỗ trợ ban đầu về lãi suất và ưu đãi khi cho cho vay Muốn vậy, các cơ quan pháp luật Nhà nước nên nhanh chóng tiến hành xác lập quyền sở hữu tài sản đối với các công ty cổ phần để doanh nghiệp có điều kiện thế chấp, vay vốn ngân hàng Sau khi cổ phần hoá số lượng lao động dôi dư khá lớn, đề nghị Nhà nước cấp kinh phí để giải quyết số lao động dôi dư này Lao động không ổn định, nguồn vốn kinh doanh khó huy động ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch SXKD của TCT

- Đề nghị các cơ quan quản lý ( như Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Thương mại ) chỉ đạo các tổ chức chuyên ngành cải tiến cách thống kê, theo dõi để dự báo và đánh giá kết quả sản xuất, tình hình thị trường một cách sát đúng hơn với thực tế Tổ chức cập nhật và thông tin kịp thời đến doanh nghiệp, tạo điều kiện để các doanh nghiệp có cơ sở phân tích, đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp và ít rủi ro.

- Bộ Kế hoạch và đầu tư nên thông qua các văn bản nhằm phổ biến và tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch SXKD Thông qua đó cũng nêu lên một số điều kiện bắt buộc đối với một doanh nghiệp muốn được cấp vốn cho đầu tư phát triển cần có một bản kế hoạch khả thi, rõ ràng và chính xác Qua các đại hội về công tác kế hoạch cần phổ biến cho các cán bộ kế hoạch những tài liệu nhằm hoàn thiện hơn phương pháp lập kế hoạch SXKD tại đơn vị.

- Các đại sứ quán tại CuBa, Irắc, một số nước châu Phi, châu Âu nên tạo điều kiện để các cán bộ nghiên cứu thị trường tiếp cận được với các nguồn tin chính xác, tạo điều kiện cho các kế hoạch xuất khẩu và mở rộng thị trường.

- Tại các địa phương, chính quyền địa phương nên hỗ trợ các đơn vị thành viên nhanh chóng quy hoạch được vùng trồng lúa chất lượng cao, giúp ổn định nguồn nguyên liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập kế hoạch kinh doanh.