Đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
1.1 Đặc điểm chung về vật liệu:
Vật liệu là loại tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho Vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để bắt đầu quá trình hình thành nên sản phẩm Vật liệu rất đa dạng phong phú về chủng loại,phức tạp về kỹ thuật Vật liệu là đối tượng lao động- một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh (tư liệu lao động,sức lao động và đối tượng lao động) Vật liệu là yếu tố vật chất hình thành thực thể sản phẩm Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Khi tham gia vào quá trình sản xuất, vật liệu được tiêu dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Vật liệu tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau, rất phức tạp về đặc tính lý hoá nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh
Trong các doanh nghiệp sản xuất , vật liệu chiếm một tỷ trọng quan trọng trong tổng số tài sản lưu động và trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm thì chi phí về vật liệu cũng chiếm một tỷ trọng lớn
1.2 Yêu cầu quản lý vật liệu :
Vật liệu là yếu tố chính để hình thành nên sản phẩm và không thể thiếu khi tiến hành sản xuất Việc quản lý vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản ,dự trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Về góc độ tài chính thì vật liệu chính là một phần vốn lưu động đọng ở khâu sản xuất, nên doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua sắm, bảo quản ,dự trữ, sử dụng vật liệu một cách hợp lý để tránh ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn, gây thiệt hại trong sản xuất. Để tổ chức việc quản lý vật liệu , doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phải có đầy đủ hệ thống kho tàng được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản , cân đong đo đếm cần thiết nhằm hạn chế hao hụt mất mát.
-Vật liệu cần phải được sắp xếp gọn gàng theo trật tự xác định, theo đúng yêu cầu để thuận lợi cho công tác xuất nhập'
-Doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ cần thiết tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xác định các mức tiêu hao vật liệu trong việc sử dụng cũng như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, dự trữ và bảo quản
-Phải xác định chế độ vật chất trong việc quản lý sử dụng hợp liệu trong toàn doanh nghiệp và ở từng tổ , đội , phân xưởng sản xuất
ý nghĩa tác dụng của kế toán vật liệu
Kế toán nói chung là công cụ của công tác quản lý kinh tế tài chính và kế toán vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu Kế toán vật liệu có chính xác kịp thời hay không ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả , tình hình quản lý doanh nghiệp Để tăng cường công tác quản lý vật liệu phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu Kế toán vật liệu cung cấp kịp thời , chính xác các thông tin về tình hình thu mua , bảo quản , dự trữ và sử dụng vật liệu,chất lượng của công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Như vậy công tác kế toán vật liệu là rất quan trọng và cần thiết ,là tất yếu đối với bất cứ một doanh nghiệp nào.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.1 Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất ,nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại ,nhiều thứ có vai trò ,công dụng,tính chất lý hoá học khác nhau và biến động thường xuyên liên tục trong quá trình sản xuất Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán ,phải phân loại vật liệu theo những tiêu thức nhất định Tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế ,chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu trong các doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau.
Nhìn chung vật liệu trong các doanh nghiệp được phân chia thành các loại :nguyên liệu vật liệu chính ,vật liệu phụ ,nhiên liệu ,phụ tùng thay thế sửa chữa ,thiết bị xây dưng cơ bản và vật liệu khác.Tuy nhiên cách phân loại này chỉ mang tính chất tương đối do các qui trình sản xuất ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau song nó có ý nghĩa lớn đối với công tác quản vật liệu Nhờ có sự phân chia này mà ta biết được vai trò ,vị trí của từng loại vật liệu tham gia vào sản xuất và là cơ sở để quyết định đến mô hình kế toán vật liệu ở doanh nghiệp.
Quản lý tốt vật liệu không chỉ thể hiện ở việc phân loại có chính xác hay không mà còn phụ thuộc vào việc đánh giá vật liệu (quản lý về mặt giá trị của vật liệu ).Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ,Nhà nước không còn bao cấp về số lượng ,chủng loại vật liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải nhạy bén trong việc thu thập thông tin về giá cả thị trường trên cơ sở đó tính giá vật liệu một cách hợp lý
Tính giá vật liệu là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu Việc tính giá của vật liệu là để xác định chính xác giá trị vật liệu hiện có của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp quản lý tốt quá trình nhập ,xuất,dự trữ,bảo quản ,sử dụng vật liệu Nguyên tắc cơ bản của tính giá vật liệu là tính giá theo giá vốn thực tế Việc tính giá vật liệu phải đảm bảo yêu cầu xác thực ,thống nhất ,liên tục và thận trọng để tiện cho việc kiểm tra ,đối chiếu giữa các kỳ hạch toán Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà người ta áp dụng các phương pháp tính giá khác nhau Thông thường người ta tính giá vật liệu theo hai cách : tính theo giá thực tế hoặc giá hạch toán.
Giá thực tế của vật liệu nhập kho được tính cho nhiều trường hợp :vật liệu mua ngoài ,vật liệu tự chế ,thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được tinh theo nhiều phương pháp khác nhau:
- Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ
- Phương pháp tính giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- Phương pháp tính giá thực tế đích danh
- Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
- Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)
Tính giá vật liệu theo giá hạch toán thì người ta sử dụng phương pháp hệ số giá,từ đó xác định giá thực tế vật liệu xuất kho.
2 Kế toán chi tiết vật liệu
Có 3 phương pháp kế toán chi tiết vật liệu:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ số dư
- Phương pháp đối chiếu luân chuyển:
Về nguyên tắc hạch toán: cả ba phương pháp đều có thẻ kho theo dõi về mặt số lượng vật liệu Đối với hai phương pháp thẻ song song và đối chiếu luân chuyển ,kế toán theo dõi kể cả về số lượng và giá trị vật liệu,chỉ khác phương pháp thẻ song song được ghi hàng ngày trên thẻ hoặc sổ chi tiết và đến cuối tháng sẽ ghi số tổng cộngvào sổ tổng hợp,còn phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển chỉ được ghi một lần vào cuối thángcăn cứ vào các bảng kê nhập xuất vật liệu.Phương pháp sổ số dư thì chỉ theo dõi về mặt giá trị và cũng chỉ ghi một lần vào cuối tháng thông qua các bảng kê và bảng luỹ kế nhập xuất vật liệu.
Trong thực tế ,tuỳ điều kiện kinh doanh cụ thể ,tuỳ yêu cầu và trình độ quản lý mà các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp trên.
3 Kế toán tổng hợp vật liệu
Có hai phương pháp kế toán tổng hợp là kê khai thương xuyên và kiểm kê định kỳ Tuỳ vào đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu cuả doanh nghiệp mà kế toán có thể vận dụng một trong hai phương pháp này.
Theo phương pháp kê khai thường xuyên ,việc nhập xuất tồn kho vật liệu được theo dõi một cách thường xuyên trên sổ kế toán (các bảng kê nhập xuất tồn kho).Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình luân chuyển của vật liệu và nó được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá hữu hình có giá trị lớn.
Còn phương pháp kiểm kê định kỳ kế toán không theo dõi một cách thương xuyên liên tục phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu,thành phẩm ,hàng hoá mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê để xác định số thực tế của vật liệu, thành phẩm,hàng hoá đó để ghi vào các tài khoản hàng tồn kho Phương pháp này được áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ nhưng chủng loại vật tư nhiều,giá trị mỗi thứ thấp hoặc ở các doanh nghiệp thương mại bán lẻ.
Nếu kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên các doanh nghiệp thường sử dụng các tài khoản:
- TK 152 : Nguyên liệu vật liệu
- TK 151 : Hàng mua đang đI trên đường
- TK 331 : Phải trả cho người bán
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK111 ,112 ,621, 627
Nếu kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ,các doanh nghiệp sử dụng TK 151,152 nhưng chúng không được dùng để theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng đang đi đường vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ Quá trình nhập xuất được theo dõi trên TK 611- Mua hàng
3.2.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp này được biểu diễn bằng sơ đồ khái quát sau:
Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK152
Nhập kho hàng Xuất dùng trực tiếp đi đường kỳ trước cho SX
Nhập kho do mua ngoài Xuất kho phục vụ QLSX bán hàng ,QLSX,XDCB
Thuế nhập khẩu do mua vật liệu Xuất bán vật liệu từ nước ngoài
Nhập góp vốn LD Xuất tự chế hoặc thuê cổ phần ,cấp phát ngoài gia công chế biến
Nhập kho do tự chế ,thuê ngoài Xuất góp vốn liên doanh gia công chế biến
Nhận lại vốn góp LD bằng vật liệu Phát hiện thiếu khi kiểm kê TK338(3381)
Phát hiên thừa khi kiểm kê TK412
TK 412 đánh giá lại vật liệu
Chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu
3.2.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ :
Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế vật liệu = vật liệu + vật liệu - vật liệu xuất trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ.
Kế toán tổng hợp theo phương pháp này được biểu diễn bằng sơ đồ sau
Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
K/C giá thực tế vật liệu Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn (đang đi đường) đầu kỳ tồn (đang đi đường ) cuối kỳ
Mua vật liệu trả tiền ngay Chiết khấu hàng được hưởng giảm giá, hàng mua bị trả lại
Số tiền Mua vật liệu Xuất vật liệu dùng cho SXKD đã trả chưa T.Toán
Thuế nhập khẩu Vật liệu xuất bán
Nhận vốn góp liên doanh ,cổ Vật liệu xuất kho thuê ngoài phần,cấp phát băng vật liệu gia công chế biến
Vật liệu tự sản xuất ,thuê ngoài Vật liệu thiếu hụt, mất mát gia công chế biền nhập kho
Chênh lệch tăng về đánh giá Chênh lệch giảm giá về lại vật liệu đánh giá lại vật liệu
3.3 Hệ thống sổ kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất
Theo chế độ sổ kế toán hiện hành ở nước ta có 4 hình thức sổ kế toán: nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ và nhật ký chung Mỗi một hình thức kế toán có một hệ thống sổ sách riêng ,trình tự kế toán riêng thích hợp với từng đơn vị cụ thể và có ưu ,nhược điểm riêng Do đó ,khi vận dụng hình thức sổ kế toán cần phải căn cứ vào chức năng nhiệm vụ ,tính chất hoạt động,yêu cầu quản lý,quy mô của doanh nghiệp ,trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán để áp dụng cho thích hợp nhằm phát huy ưu điểm ,khắc phục nhược điểm của hình thức sổ kế toán sử dụng.
- Đối với hình thức nhật ký sổ cái : Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập,xuất kho để ghi vào nhật ký sổ cái theo hệ thống kết hợp ghi theo thứ tự thời gian phát sinh các chứng từ.
- Đối với hình thức chứng từ ghi sổ : Căn cứ vào các chứng từ về vật liệu,kế toán tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho cho từng đối tượng phản ánh trên bảng phân bổ số 2,sau đó lập các chứng từ ghi sổ đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
- Đối với hình thức chứng từ ghi sổ: Kế toán tổng hợp vật liệu được thực hiện trên các sổ kế toán sau:
+ Sổ chi tiết TK 331 " Phải trả người bán "(sổ chi tiết số 2) gồm 2 phần :
* Phần " Ghi có TK 331,nợ các TK liên quan"
* Phần " Theo dõi thanh toán - ghi nợ TK 331"
+ NKCT số 5 "ghi có TK331 - phải trả cho người bán" cũng có hai phần như số chi tiết số 2.
+ NKCT số 6 "ghi có TK 151 - hàng mua đang đi trên đường "phản ánh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến TK 151.
+ Bảng phân bổ số 2 dùng để phản ánh giá thực tế của vật liệu được phân bổ vào các đối tượng sử dụng,gồm 2 phần chính:
* Phần "đối tượng sử dụng - ghi nợ các TK"
Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 ghi vào các bảng kê số 4"Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng" và bảng kê số 5 "Tập hợp chi phí bán hàng". Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê trên được ghi vào nhật ký chứng từ số 7.
Đặc điểm về tổ chức sản xuất và cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
2.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC SẢN XUẤT
Hiện nay , Công ty in TTXVN tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến tham mưu , đứng đầu là Giám đốc ,dưới có một phó giám đốc , một kế toán trưởng,các phòng ban và phân xưởng.
Các phòng ban Các phân xưởng
1 Phòng kế hoạch sản xuất 1.Phân xưởng in I
2.Phòng hành chính tổ chức 2 Phân xưởng in II
3.Phòng kế toán ,tài vụ 3 Phân xưởng chế bản
4.Phòng vi tính 4.Phân xưởng sửa chữa,cơ điện
Sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm được sản xuất trên công nghệ in OFFSET Qui trình cônh nghệ in OFFSET phải trải qua nhiều công đoạn: đầu tiên là công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho một quá trình sản xuất khép kín và lần lượt thực hiện các giai đoạn sau:
Các giai đoạn này có thể khái quát thành sơ đồ sau :
Sơ đồ 1 : sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất của
Công ty in TTXVN ký HĐ phiếu SX đặt hàng giao hàng nhập kho
2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
Bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến tham mưu và được khái quát theo sơ đồ sau: khách h ngàng phòng kế hoạch - sảnxuất phân xưởng in I,II phơi bản in KCS gia công th nhàng phẩm phòng tiêu thụ giám đốc phó giám đốc SX
PX chế bản phòng kế toán phòng
TC- HC P vật tư tiêu thụ phòng
KHSX phân xưởng cơ điện kế toán trưởng
Sơ đồ 2 : sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của
Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán tại Công ty in TTXVN18 4 Tình hình thực tế về công tác quản lý,cung cấp và sử dụng vật liệu tại Công ty in TTXVN
Tại Công ty in TTXVN ,công tác kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung,hầu hết các công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán từ khâu thu nhập,kiểm tra chứng từ ghi sổ đến khâu lập các báo cáo chi tiết báo cáo tổng hợp dựa trên các chứng từ đã được lập ở các bộ phận và kiểm tra ở phòng kế toán trung tâm. Để phù hợp với loại hình tập trung của công tác kế toán , bộ máy kế toán của Công ty in TTXVN được tổ chức theo loại hình trực tuyến , mọi nhân viên kế toán đều được điều hành trực tiếp dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng
Sơ đồ 3 : sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty in TTXVN
4 Tình hình thực tế về công tác quản lý,cung cấp và sử dụng vật liệu tại Công ty in TTXVN.
Là một công ty mà hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên các đơn đặt hàng ,Công ty in TTXVN phải chủ động tìm kiếm khách hàng để ký các hợp đồng sản xuất Từ khi nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế trị trường ,không còn được nhà nước bao cấp về đầu vào ,Công ty phải tự mình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh Phòng kế hoạch sản xuất của công ty sẽ tiến hành phân tích ,nghiên cứu xem xét và duyệt nhu cầu vật tư,xây dựng kế hoạch cung cấp vật liệu.công ty sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp ,thoả thuận thích hợp ,thoả thuận giá cả với quyền tự chủ về tài chính,đảm bảo thu mua vật liệu đúng về chất lượng ,đủ về số lượng,đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh và luân chuyển vật tư liên tục ,tránh bị ứ đọng vốn.
Do đặc điểm của nghành in ,vật liệu thường chiếm 70% tổng giá thành sản phẩm ,nên công tác quản lý vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong chiến lược phát triển của công ty Tỉ lệ vật liệu cao sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm(vì vật liệu thu mua có chất lượng cao phù hợp với yêu cầu sản xuất ,giá cả hợp lý sẽ có tác động tích cực kế toán trưởng thủ quỹ kế toán nguyên vật liệu kế toán tiền mặt,TGN tới sản xuất và ngược lại ý thức được điều này nên công ty luôn hoàn thành kế hoạch cung cấp và sử dụng vật liệu.
Hiện nay để từng bước phấn đấu giảm chi phí ,hạ thấp giá thành sản phẩm ,công ty đang tiến hành xây dựng định mức tiêu hao đối với tất cả các loại vật liệu.
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY IN TTXVN
1.Đặc điểm chung về vật liệu ở Công ty in TTXVN
1.1.Vật liệu và phân loại vật liệu
Công ty in TTXVN là doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất các sản phẩm in ấn thuộc về nghành in trên qui trình công nghệ in OFFSET.Vật liệu trong công ty bao gồm rất nhiều thứ nhiều loại khác nhau(riêng về giấy đã có gần 100 loại),được quản lý ở các kho khác nhau và công tác bảo quản các loại vật liệu này cũng rất phức tạp và gặp nhiều hạn chế
Với đặc thù sản xuất của ngành in,chi phí vật liệu ở xí nghiệp thường chiếm tới 70% trong giá thành sản phẩm , đó là một tỷ trọng lớn đối với các doanh nghiệp sản xuất ,cho nên khi biến động về khoản chi phí vật liệu sẽ ảnh hưởng lớn tới sự tăng giảm giá thành sản phẩm Vật liệu của công ty là những loại liên quan tới ngành in như : giấy, phim bản, nhôm, keo vào bìa, thép khâu trong đó vật liệu chính có giấy và mực Giấy là một loại vật liệu dễ hút ẩm ,thấm nước ,dễ bắt lửa ,hư hỏng nên gây khó khăn trong công tác vận chuyển nên phải bảo quản riêng.
Về vật liệu chính là giấy thì giấy có rất nhiều chủng loại khác nhau như : giấy offset ,giấy couché,giấy Bãi Bằng, giấy Woodfree ,giấy báoNga Mỗi loại giấy này lại gồm nhiều loại khác nhau về khuôn khổ định lượng.Ví dụ :trong giấy Couches có:
-giấy couches 54g/m -giấy couches 85g/m -giấy couches 105g/m
Cũng trong loại giấy couches 85g/m2 lại có khổ 79 x 109 hoặc khổ 76 x
100 tuỳ theo tính chất kỹ thuật ,yêu cầu sản phẩm và hợp đồng đã ký kết với khách hàng mà công ty sử dụng một trong các loại giấy trên
Về vật liệu chính là mực ,cũng như giấy mực có nhiều loại ,tuỳ theo màu sắc :xanh ,đen ,đỏ,vàng trong mỗi loại lại có mực của Trung Quốc ,của Nhật, của Hồng Kông hay của Đài Loan
Vật liệu phụ của công ty gồm rất nhiều loại phức tạp có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như : chỉ khâu,bản nhôm,phim chụp ,keo dán Với các loại vật liệu đa dạng như vậy, công ty đặc biệt quan tâm tới công tác bảo quản như : kho tàng ,phương tiện để quản lý chặt chẽ các loại vật liệu.
.Cụ thể vật liệu ở công ty được phân loại như sau:
- Loại 1(1521): Vật liệu chính gồm những loại vật liệu tham gia trực tiếp vào sản xuất tạo nên sản phẩm Loại này được chia thành 2 nhóm:
+ giấy(1521): bao gồm tất cả các loại giấy được sử dụng trong công ty + mực(1522): bao gồm tất cả các loại mực được sử dụng trong công ty
- Loại 2 (1523): vật liệu phụ gồm những loại vật liệu không phải là cơ sở chủ yếu tạo nên sản phẩm mà khi tham gia vaò quá trình sản xuất nó chỉ góp phần nâng cao tính năng để hoàn thiện sản phẩm Ví dụ : cồn công nghiệp phim,bản nhôm
- Loại 3 (1524) : nhiên liệu là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng ,động lực cho quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng ,dầu hoả ,dầu nhớt
- Loại 4 (1525):phụ tùng thay thế gồm những loại phụ tùng cần dự trữ để sửa chữa ,thay thế các bộ phận của máy móc thiết bị sản xuất như : vòng bi ,lưỡi dao,lưỡi khoan Để tiện cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu công ty đã sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu theo từng kho
1.2.1.Giá vật liệu nhập kho
Giá thực tế của vật liệu nhập kho mà kế toán dùng để ghi sổ trong tháng là giá mua vật liệu thực tế ghi trên hoá đơn Còn tất cả chi phí vận chuyển ,bốc dỡ bảo quản vật liệu nhập kho được theo dõi trên một TK riêng là TK 152 v/c,không tính vào giá thực tế vật liệu nhập kho.
Ví dụ :Phiếu nhập kho số 58 ngày 21/2/2004 công ty in đã mua của
Công ty Văn hoá phẩm 50kg mực xanh Nhật theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 01758,đơn giá 98.000đ/kg,thuế GTGT 10% là 490.000đ tổng thành tiền là 5.390.000 đồng chưa thanh toán Như vậy kế toán ghi sổ theo đúng giá thực tế ghi trên hoá đơn mua vật liệu :
Biểu số 2 : Danh mục vật tư kho 152.1 -vật liệu chính - giấy (trích)
Danh mục tên vật tư qui cách đơn vị tính
Biểu số 3: danh mục vật tư kho 152.2-vật liệu chính- mực (Trích)
Danh mục tên vật tư đơn vị tính
1 Mực đen Hồng Công Kg
2 Mực vàng Hồng Công Kg
Biểu số4: Danh mục vật tư kho 152.3-vật liệu phụ (trích)
Danh mục tên vật tư đơn vị tính
1.2.2.GIÁ VẬT LIỆU XUẤT KHO ở Công ty in TTXVN ,giá thực tế của vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân tồn đầu tháng và nhập trong tháng trong đó giá thực tế của vật liệu trong tháng là giá mua thực tế ghi trên hoá đơn Đơn giá xuất của vật liệu cuối tháng được tính như sau: Đơn giá bình quân Trị giá thực tế vật liệu Trị giá thực tế vật liệu vật liệu tồn đầu tháng + nhập trong tháng xuất trong tháng Số lượng vật liệu Số lượng vật liệu tồn đầu tháng + nhập trong tháng
Từ đó tính ra vật liệu xuất kho trong tháng:
Trị giá Đơn giá bình quân Số lượng vật liệu = vật liệu + vật liệu xuất trong tháng xuất trong tháng xuất trong tháng
Ví dụ : Trên sổ theo dõi vật liệu chính giấy Couché loại 85g/m2 khổ 79 (
109 kế toán theo dõi số vật liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng để tính giá vật liệu xuất trong tháng :
Số tồn đầu tháng : 45.187 (tờ ) 47.954.139 (đ)
Số nhập trong tháng : 137.500 (tờ ) 145.929.740 (đ)
Số xuất trong tháng: 180.386 (tờ )
Giá thực tế xuất kho giấy couches 85g/m2 = 47.954.139 + 145.920.740 = 1.061,28 (đồng/tờ) khổ 79x109 45.187 + 137.500
Giá giấy couches 85g/m2 khổ 79 x 109 xuất trong tháng:
2.Các thủ tục nhập xuất kho và kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty in TTXVN
2.1 THỦ TỤC NHẬP KHO VẬT LIỆU
Khi vật liệu về đến kho, thủ kho nhập vào kho vật liệu, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập ở phòng kế toán và được lập làm 3 liên ,viết một lần trên giấy than :
-Một liên do phòng kế toán lưu giữ tại văn phòng.
-Một liên do người thu mua giữ cùng với hoá đơn kiêm phiếu xuất ( do bên bán lập ) để làm thủ tục thanh toán.
-Một liên giao cho thủ kho để nhập vào kho vật liệu Để làm thủ tục nhập kho vật liệu ,nhất thiết phải có hoá đơn kiêm phiếu xuất kho có đóng dấu của đơn vị bán để làm cơ sở ghi số tiền và thanh toán Do vật liệu của Xí nghiệp thường được mua từ những khách quen thuộc nên hầu như Xí nghiệp không phải lập"biên bản kiểm nghiệm vật tư"
Biểu số 5: Đơn vị bán: Công ty Xuất nhập khẩu v KT Màng ẫu số 02B- XK3LL bao bì -Bộ Thương Mại Ban h nh theo Qàng Đsố 1/4-
Ng y1/1/1995 càng ủa Bộ TC
HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
Ng y 1 tháng 2 nàng ăm 2004 (liên 2: giao cho khách h ng)àng
Họ v tên ngàng ười mua: Anh Cường- Công ty in TTX Nơ Địa chỉ : 136- H ng Bông Có àng
Xuất tại kho: Cổ Loa-Đông Anh- H Nàng ội
Hình thức thanh toán:Séc hoặc tiền mặt, nơ 10 ng yàng
SốTT Tên qui cách, sản phẩm h ngàng hoá Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Th nh tiàng ền
Người người viết HĐ thủ kho KT trưởng thủ trưởng đơn ký ký ký ký ký, đóng dấu
Bộ VH- Thông tin Mẫu số 02 VT- QĐ
Công ty In TTXVN Liên bộ TCTK- TC
PHIẾU NHẬP KHO VẬT TƯ SỐ 20 Định khoản
Ng y 3 tháng 2 nàng ăm 2004 Nợ…
Có… Đơn vị bán: Công ty xuất nhập khẩu v kàng ỹ thuật bao bì
Chứng từ số… ng yàng ……tháng… năm….
Biên bản kiểm nghiệm số… Ng yàng ….tháng… năm…
Nhập v o kho theo hoá àng đơn kiêm phiếu xuất kho 011549
Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính
Thủ kho người giao h ng thàng ống kê phụ trách cung tiêu ký ký ký ký
2.2 Thủ tục xuất kho vật liệu
Khi có nhu cầu về vật tư( trừ giấy) các phân xưởng phải lập giấy xin lĩnh vật tư đưa lên phó giám đốc phụ trách sản xuất duyệt.Nếu phó giám đốc xét thấy loại vật tư đó là cần thiết và phù hợp với yêu cầu lĩnh thì ký duyệt đồng ý cho lĩnh Kế toán vật liệu sẽ lập phiếu xuất kho và ghi nhu cầu của phân xưởng vào phiếu xuất kho đó Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được duyệt ,bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu Khi xuất vật liệu thủ kho và người nhận ký xác nhận số lượng thực xuất vào phiếu xuất. Đối với vật liệu chính là giấy thì căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký kết ,căn cứ vào tiến độ sản xuất của các phân xưởng cũng như của từng máy in(có kích cỡ,tính chất kỹ thuật và khuôn khổ khác nhau) phòng kế hoạch lập kế hoạch in cho tứng ấn phẩm cụ thể theo từng tài liêụ ấn phẩm ,đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật và ký kết với khách hàng Phiếu xuất giấy được lập thành
- Một liên giao cho người lĩnh vật tư
- Một liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất vật liệu sau đó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu.
- Một liên giao cho phòng kế hoạch sản xuất lưu lại.
2.3 KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN TTXVN
Sau một thời gian tìm hiểu thực tế về công tác kế toán vật liệu tại Công ty in TTXVN ,và để hạn chế những tồn tại và thiếu sót đã nêu ở trên ,tôi xin mạnh dạn đưa ra mốt số ý kiến như sau :
1.ý kiến thứ nhất : Để có thể hạch toán hợp lý chi phí vận chuyển vật liệu nhập kho và chính xác giá trị vật liệu xuất kho :
- Đối với chi phí vận chuyể vật liệu nhập kho có thể phân bổ bằng cách + Chi phí vận chuyển cho các loại vật liệu nào sẽ tính gộp thẳng vào giá trị thực tế ghi trên hoá đơn của loại vật liệu đó,nếu như chi phí được Công ty thanh toán bằng tiền mặt
+ Nếu chi phí vận chuyển cho nhiều loại vật liệu cùng nhập kho một lần sẽ được phân bổ cho mỗi loại vật liệu theo một tiêu thức hợp lý như đơn vị tính,khối lượng ,giá trị
+ Nếu việc vận chuyển được thựch hiện bằng tổ xe của Công ty thì khi phát sinh sẽ được tập hợp vào TK 641 và đến cuối tháng sẽ phân bổ cho mỗi loại vật liệu nhập kho đã được chuyên chở bằng tổ xe của Công ty theo một tiêu thức hợp lý
Ví dụ : Tháng 2/2004 có một phiếu nhập kho mực số 58 (mực xanh Nhật) hoá đơn mua hàng Trị giá 4.900.000 đ,chi phí vận chuyển 100.000đ, Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt
Giá thực tế vật liệu nhập kho = 4.900.000 + 100.000 = 5.000.000đ
- Khi đó ,việc tính giá vật liệu xuất kho trong tháng sẽ như sau :
Giá thực tế 14.896.000 + 5.000.000 mực xanh Nhật = x 100 xuất trong tháng 152 + 50
Như vậy ,việc tính giá vật liệu xuất kho sẽ hợp lý và chính xác ,đúng với quy định của chế độ kế toán.
2.ý kiến thứ hai: Để tiến hành theo dõi quá trình gia công chế biến giấy,Công ty nên mở một tài khoản riêng để phản ánh gía trị giấy xuất đi gia công , giá trị giấy đã gia công nhập về và để tập hợp các chi phí chế biến có liên quan , cụ thể là sử dụng TK chi tiết 1526 Mặt khác việc tính giấy đã gia công nhập về kho sẽ lớn hơn giá trị của số giấy đã gia công nhập kho là thiếu chính xác vì thực chất giá trị của số giấy đã gia công nhập kho sẽ lớn hơn giá trị của số giấy xuất đi gia công dù có bị hao hụt về số lượng vì trong quá trình chế biến phát sinh thêm các chi phí chế biến liên quan tới việc gia công giấy như : tiền lương , bảo hiểm xã hội , khấu hao TSCĐ Để khắc phục những nhược điểm trên , theo tôi Công ty nên tính giá giấy đã gia công như sau:
+ Giá thực tế của lô giấy đã gia công tính như cũ.
+ Toàn bộ chi phí chế biến phát sinh trong quá trình gia công chính lô giấy đó.
Việc xuất kho giấy đi gia công sẽ hoàn toàn được coi là xuất vật liệu để sản xuất chỉ khác là sẽ theo dõi giá trị giấy trên một tài khoản riêng là TK 1526,và phần chế biến trên một tài khoản riêng(giả sử TK A nào đó trên hệ thống TK kế toán).TK 1526 sẽ có kết cấu như sau:
+ Giá trị giấy cuộn xuất gia công chế biến.
+ Kết chuyển chi phí chế biến vào cuối đợt chế biến.
+Giá trị giấy tờ đã gia công nhập về(tính theo công thức như trên cộng toàn bộ chi phí chế biến được kết chuyển từ TK A)
- Dư nợ : Chênh lệch hao hụt trong chế biến.
Khi đó trình tự hạch toán gia công chế biến giấy sẽ như sau:
+ Khi xuất giấy chế biến:
Nợ TK 1526 Giá thực tế lô giấy xuất
` + Chi phí gia công chế biến được tập hợp:
Có TK 334,338,214,111 + Kết chuyển chi phí chế biến vào cuối đợt chế biến
Có TK A +Khi nhập giấy đã gia công
Nợ TK 1521 giá trị giấy tờ (cộng chi phí chế biến)
3 ý kiến thứ ba Để hạch toán đúng và tập hợp chính xác chi phí về vật liệu sản xuất và theo dõi quá trình phân bổ vật liệu cho đối tượng sử dụng,cần phải có sự sửa đổi theo đúng quy định của chế độ kế toán là "Phân bổ vật liệu cho đối tượng sử dụng nào phải ghi cho đúng đối tượng đó ".
- Xuất vật liệu cho sản xuất:
Có TK 152 -Xuất vật liệu cho quản lý chung(quản lý phân xưởng)
- Xuất vật liệu cho quản lý doanh nghiệp:
Có TK 152Trên đây là một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty in TTXVN